Public Access to the El Diquís Environmental StudyAcceso público al estudio ambiental del Proyecto El Diquís

*110041520007CO* Case File: 11-004152-0007-CO Decision No. 2011006123 CONSTITUTIONAL CHAMBER OF THE SUPREME COURT OF JUSTICE. San José, at nine hours and fifteen minutes on the thirteenth of May, two thousand eleven.

Amparo action (recurso de amparo) filed by Víctor Hugo Arroyo Calderón, of legal age, identity card number 2-0367-0680, on behalf of Ecoplan S.R.L., corporate identification No. 3-102-121785, against the Director of Procurement, the Consulting Coordinator, and the Head of the Guarantees, Registries, and Sanctions Division, all of the Instituto Costarricense de Electricidad.

Background:

1. 1In a written submission received by the Office of the Clerk of the Chamber at twelve hours on the sixth of April, two thousand eleven, the petitioner filed an amparo action against the Director of Procurement, the Consulting Coordinator, and the Head of the Guarantees, Registries, and Sanctions Division, all of the Instituto Costarricense de Electricidad, and states that, through official letter 2011-01-10 5525-0059-2011, the Instituto Costarricense de Electricidad initiated against the company he represents a “Proceeding for Contract Termination, Recovery of Damages, Enforcement of the Performance Bond, and Admonishment in Special Direct Contracting Procedure 2008CD-3993-PROV,” which had been awarded to that company. He states that, through official letter ECO-015-11, sent to the respondent institution by fax on 16 de febrero de 2011 and physically delivered on 18 de febrero of the current year, he requested the issuance of certified copies of documentation relevant to the company he represents.He explains that on 23 de febrero de 2011 the company he represents was served with official letter 5802-20-2011, through which Jaime Vargas Loría, CCA Consulting Coordinator of the respondent institution, acknowledged receipt of official letter ECO-015-11 and stated that the requested information would be provided in accordance with the law. Notwithstanding the foregoing, he states that through official letter ECO-018-11 he informed Vargas Loría that the time limit established in the Political Constitution was about to expire and that the information he had requested was extremely urgent for the case being processed before that same Institute. He emphasizes that, through official letter 5802-030-2011, the aforementioned Coordinator reiterated that the request was under review. However, he complains that on 30 de marzo de 2011, Engineer Franklin Álvarez Pérez, without further grounds or arguments, denied the petitioner’s request and indicated that Ley 8660 authorizes the respondent Institute to maintain the confidentiality of information for strategic reasons. He considers that the conduct of the respondent administration violates Articles 27 and 30 of the Political Constitution. He requests that the action be granted.
2. 2Waldemar Núñez López, Jaime Vargas Loría, and Ronald Rivera Rojas, in their respective capacities as Director of Procurement, Consulting Coordinator, and Head of the Guarantees, Registries, and Sanctions Division, all of the Instituto Costarricense de Electricidad, report under oath (written submission filed at 15:22 hrs on 28 de abril del 2011) that Ecoplan S.R.L. was indeed retained through Direct Contracting by Exception 2008CD-003993-PROV, the purpose of which was to conduct the Socioeconomic and Cultural Characterization Study of the Río Grande de Térraba Basin for the Proyecto Hidroeléctrico El Diquís. Through memorandum No. 5802-121-2010 of 2 de diciembre del 2010, the Director of Proyecto Hidrológico El Diquís and others requested that the ICE Institutional Procurement Office, as the body responsible for conducting administrative proceedings (procedimientos administrativos), open an administrative proceeding seeking termination of the contract, recovery of damages, enforcement of the performance bond, and the imposition of the sanction of admonishment against Ecoplan S.R.L. for breaches in the performance of direct contracting procedure 2008CD-003993-PROV.Accordingly, the Institutional Procurement Office opened case file No. PA-078-2010, and a directing body for the proceeding was constituted. At the outset, through official letter No. 5225-0059-2011 of 10 de enero del 2011, notice and a statement of charges concerning the alleged contractual breaches were provided, granting a ten-day hearing so that the contractor could exercise its right of defense. They state that on 27 de enero Ecoplan S.R.L. responded to the hearing granted. They add that on 14 de febrero, the legal representative of Ecoplan S.R.L., through letter ACO-015-11, requested from the Consulting Coordinator various items of information concerning the Environmental Impact Study (Estudio de Impacto Ambiental) that ICE is conducting for Proyecto Hidrológico El Diquís. They contend that on 2 de marzo, the ICE Consulting Department informed the legal representative of Ecoplan SRL that the submitted request was being reviewed by the persons responsible for the Hydrological Project so that an appropriate response could be issued.Thus, on 30 de marzo, through official letter No. PHED-78100-00133-2011, the Project Director responded to Ecoplan S.R.L., stating that it was not institutionally advisable to provide the requested information. They clarify that, in the administrative proceeding, the petitioner has had the opportunity to access all the information contained in the administrative case file (expediente administrativo), as well as to exercise fully his right of defense. They explain that, according to the tender specifications (cartel de licitación), the consulting services awarded to the protected company were an input required for the subsequent preparation of the Project’s Environmental Impact Study, which ICE is currently preparing; it is therefore clear that the company would not participate in the Environmental Impact Study and was not even going to prepare it. They argue that the requested information bears no relation whatsoever to the alleged breaches being considered in the pending administrative proceeding.They assert that, in the present case, the protected company has suffered no actual, substantial, or serious harm or any type of denial of an adequate defense (indefensión). They emphasize that the case under review concerns a request for information that is still being prepared—namely, the Environmental Impact Study for Proyecto Hidroeléctrico El Diquís—and that such information is strategic for the Institution. They request that the action be denied.
3. 3The applicable legal requirements have been observed in the proceedings conducted.

Justice Castillo Víquez writes for the Court; and,

Considerations:

I.Subject matter of the action. The petitioner alleges a violation of the right of access to public information because the Instituto Costarricense de Electricidad denied him information concerning a hydroelectric project that has no connection whatsoever with the telecommunications sector.

II.Proven facts. The following facts are deemed duly established and relevant to the disposition of this matter, either because they have been substantiated or because the respondents failed to address them as directed in the initial order:

a. Through letter No. ACO-015-11 of 14 de febrero del 2011, the petitioner, in his capacity as legal representative of Ecoplan S.R.L., requested from the Consulting Coordinator of the Instituto Costarricense de Electricidad information concerning the preparation process for the Environmental Impact Study (EsIA) being conducted within Proyecto Hidrológico El Diquís (PHED), specifically: a) the commencement date of the current EsIA being prepared for PHED, the person responsible for the study, and the companies, consultants, and ICE professionals participating in that process; b) the terms of reference for preparation of the current EsIA and the date on which the study is expected to be completed; and c) other EsIA processes contracted by ICE or funded by other entities for PHED and their current status, including the dates on which they were undertaken or suspended (undisputed fact).

b. Through official letter No. 5802-046-2011 of 31 de marzo del 2011, the Consulting Coordinator of the Instituto Costarricense de Electricidad informed the protected company that its request was being answered on the basis of letter No. PHED-78100-00133-2011 of 30 de marzo last, in which the Director of Proyecto Hidroeléctrico El Diquís stated that Ley 8600 establishes the confidentiality, for strategic reasons, of information related to the activities of ICE and its companies, and that the corresponding analysis had determined that the requested information bears no relation whatsoever to the Contract Termination Proceeding mentioned; therefore, it would not be provided (documentary evidence submitted).

III.The right of access to administrative information. The right to petition and receive a prompt response is subject to limitations related to the subject matter or aspects about which information is requested, since it is necessary to analyze the right of access to administrative information—Article 30 of the Political Constitution—and, consequently, to weigh and balance both rights so as to afford comprehensive and appropriate protection. Thus, the right of access to administrative information guarantees free access to administrative departments for the purpose of obtaining information on matters of public interest. The right of access to administrative information is a mechanism of oversight available to the governed (administrados), since it enables optimal oversight of legality and of timeliness, advisability, or merit and, in general, of the effectiveness and efficiency of the administrative function performed by the various public entities.

In this manner, a logical chain may be established among access to administrative information, knowledge and management of that information, effective or timely public oversight, and efficient public administrations, as it is an indispensable instrument for the full application of the principles of administrative transparency and openness (see, among others, judgment No. 2003-002120, issued at thirteen hours and thirty minutes on 14 de marzo de 2003, and judgment No. 2008-008772, issued at ten hours and thirty-eight minutes on 27 de mayo de 2008).

IV.Merits (fondo). In the case under review, the reasons stated by the respondent authorities for not providing the requested information, both in the response given to the protected company and in the report submitted, are deemed unacceptable. This is because the requested information does not fall within the factual circumstances provided for in Article 35 of Ley No. 8660. It is not information obtained by ICE and its companies from their users and customers. Nor are we dealing with an industrial, commercial, or economic secret, especially since, in the hydroelectric sector, ICE and its companies do not operate under a competitive regime. It should be noted that the information sought concerns the Environmental Impact Study (Estudio de Impacto Ambiental) being conducted by that Institution for the Proyecto Hidroeléctrico El Diquís. It must also be borne in mind that, based on the right of access to administrative information (derecho de acceso a la información administrativa) and the principle of transparency (principio de transparencia), the rule is that all information held by the Instituto Costarricense de Electricidad must be available to the inhabitants of the Republic, except for confidential information, which, as indicated above, is not the case here.

Although that information was requested by the accused party within the framework of an administrative sanctioning proceeding (procedimiento administrativo sancionatorio) for the purpose of exercising its right of defense (derecho de defensa), as argued, this is not a reason to deny it, because, being public in nature, the purpose for which it is requested is irrelevant. Indeed, the Administration may not question its potential usefulness as a condition for providing it. Accordingly, this Court considers the denial of the information request submitted by the appellant Víctor Hugo Arroyo Calderón to be arbitrary and, therefore, to infringe the fundamental rights of the protected party; consequently, the application must be granted, with the effects indicated in the operative portion (parte dispositiva) of this judgment.

Por tanto:

The application is granted. Jaime Vargas Loría, in his capacity as Coordinator of Consultancies of the Instituto Costarricense de Electricidad, or whoever holds that position, is ordered to provide access to and make available to the appellant Víctor Hugo Arroyo Calderón the information he requested in his capacity as legal representative of Ecoplan S.R.L., by means of official letter No. ACO-015-11 of February 14, 2011, within ten days from service of this ruling. The foregoing is subject to the warning that, pursuant to Article 71 of the Law governing this jurisdiction, any person who receives an order issued in an amparo proceeding (recurso de amparo) that he or she is required to comply with or enforce, and who fails to comply with or enforce it, shall be sentenced to imprisonment for three months to two years or a fine of twenty to sixty days, provided that the offense is not subject to a more severe penalty.

The Instituto Costarricense de Electricidad is ordered to pay the costs, damages, and losses caused by the facts underlying this declaration, which shall be assessed during enforcement of the judgment before the administrative litigation court (ejecución de sentencia de lo contencioso administrativo). This ruling shall be served personally upon Jaime Vargas Loría, in his capacity as Coordinator of Consultancies of the Instituto Costarricense de Electricidad, or whoever holds that position.

Ana Virginia Calzada M.

Presiding Judge Gilbert Armijo S.

Fernando Cruz C.

Ernesto Jinesta L.

Fernando Castillo V.

Jorge Araya G.

Enrique Ulate C.

*110041520007CO* SALA CONSTITUCIONAL DE LA CORTE SUPREMA DE JUSTICIA. San José, a las nueve horas y quince minutos del trece de mayo del dos mil once.

Recurso de amparo interpuesto por Víctor Hugo Arroyo Calderón, mayor, cédula de identidad número 2-0367-0680, a favor de Ecoplan S.R.L., cédula jurídica No. 3-102-121785, contra el Director de Proveeduría, el Coordinador de Consultorías y el Jefe del Área de Garantías, Registros y Sanciones, todos del Instituto Costarricense de Electricidad.

Resultando:

1. 1Por escrito recibido en la Secretaría de la Sala a las doce horas del seis de abril del dos mil once, el recurrente interpone recurso de amparo contra el Director de Proveeduría, el Coordinador de Consultorías y el Jefe del Área de Garantías, Registros y Sanciones, todos del Instituto Costarricense de Electricidad y manifiesta que por medio de oficio 2011-01-10 5525-0059-2011, el Instituto Costarricense de Electricidad inició en contra de su representada un "Procedimiento de Resolución de Contrato, Cobro de Daños y Perjuicios, Ejecución de Garantía de Cumplimiento y Apercibimiento en la Contratación Directa Especial 2008CD-3993-PROV", que había sido adjudicada a su favor. Indica que por medio de oficio ECO-015-11, enviado a la institución recurrida vía fax el 16 de febrero de 2011, y físicamente el 18 de febrero de los corrientes, solicitó que se extendiera certificación de documentación relevante para su representada.Explica que el 23 de febrero de 2011 su representada fue notificada del oficio 5802-20-2011, por medio del cual, Jaime Vargas Loría, Coordinador de Consultorías CCA de la institución recurrida, acusa recibo del oficio ECO-015-11 y señala que se remitirá la información solicitada conforme a lo establecido por ley. No obstante lo anterior, indica que por medio del oficio ECO-018-11 comunicó a Vargas Loría, que el plazo señalado en la Constitución Política estaba pronto a vencer y que la información que había solicitado era de extrema urgencia para el caso que se tramitaba ante ese mismo Instituto. Destaca que por medio del oficio 5802-030-2011, el citado Coordinador reiteró que la petición estaba en estudio. Sin embargo, acusa que en fecha 30 de marzo de 2011, el Ingeniero Franklin Álvarez Pérez, sin mayores fundamentos o argumentos, rechazó la solicitud realizada por el recurrente e indicó que la Ley 8660 faculta al Instituto recurrido para mantener la confidencialidad de la información por razones estratégicas. Estima que la actuación de la administración recurrida infringe los artículos 27 y 30 de la Constitución Política. Solicita se declare con lugar el recurso.
2. 2Informan bajo juramento Waldemar Núñez López, Jaime Vargas Loría y Ronald Rivera Rojas, en su condición de Director de Proveeduría, Coordinador de Consultorías y Jefe del Área de Garantías, Registros y Sanciones, todos del Instituto Costarricense de Electricidad (escrito presentado a las 15:22 hrs del 28 de abril del 2011), que, efectivamente, la empresa Ecoplan S.R.L. fue contratada mediante Contratación Directa por Excepción 2008CD-003993-PROV, cuyo objeto es la realización del estudio de Caracterización Socioeconómica y Cultural de la Cuenca del Río Grande de Térraba para el Proyecto Hidroeléctrico El Diquís. Mediante memorial nota No. 5802-121-2010 del 2 de diciembre del 2010, el Director del Proyecto Hidrológico El Diquís y otros solicitaron a la Proveeduría Institucional del ICE, como órgano encargado de instruir los procedimientos administrativos, la apertura de un procedimiento administrativo tendiente a la resolución del contrato, cobro de daños y perjuicios, ejecución de garantía de cumplimiento y sanción de apercibimiento en contra de la empresa Ecoplan S.R.L., por incumplimientos en la ejecución de la contratación directa 2008CD-003993-PROV.De esta forma, Proveeduría Institucional abrió el Como inició, mediante oficio No. 5225-0059-2011 del 10 de enero del 2011 se dio un traslado y comunicación de cargos acerca de los incumplimientos contractuales reprochados, confiriéndose audiencia por diez días, a fin de que el contratista ejerciera su derecho de defensa. Indican que 27 de enero la empresa Ecoplan S.R.L. atendió la audiencia conferida. Agregan que el 14 de febrero, el representante legal de Ecoplan S.R.L. solicitó mediante nota ACO-015-11 al Coordinador de Consultorías una serie de información referente al Estudio de Impacto Ambiental que está realizando el ICE para el Proyecto Hidrológico El Diquís. Aducen que el pasado 2 de marzo, el Departamento de Consultorías del ICE indicó al representante legal de Ecoplan SRL que la solicitud presentada estaba siendo estudiada por los encargados del Proyecto Hidrológico para responder como corresponda.Así, el 30 de marzo, mediante oficio No. PHED-78100-00133-2011 el Director del Proyecto emitió respuesta a la empresa Ecoplan S.R.L. en la que indicó sobre la no conveniencia institucional de suministrar la información requerida. Aclaran que en el procedimiento administrativo el recurrente ha tenido la oportunidad de acceder a toda la información contenida en el expediente administrativo, así como de ejercer ampliamente su derecho de defensa. Explican que, según el cartel de licitación, la consultoría otorgada a la amparada era un insumo requerido para la posterior elaboración del Estudio de Impacto Ambiental del Proyecto, que a la fecha se encuentra en etapa de elaboración por parte del ICE, de manera que es claro que la empresa no participaría del Estudio de Impacto Ambiental y éste ni siquiera iba a ser realizado por ella. Alegan que la información requerida no tiene relación alguna con los supuestos incumplimientos que se conocen dentro del procedimiento administrativo en trámite.Aseguran que en el presente caso no ha existido un perjuicio efectivo, sustancial o grave, o algún tipo de indefensión que se haya producido a la empresa amparada. Enfatizan que en el caso bajo estudio, se está ante una solicitud de información que está en proceso de elaboración, sea, el Estudio de Impacto Ambiental del Proyecto Hidroeléctrico El Diquís, la cual es estratégica para la Institución. Solicitan se declare sin lugar el recurso.
3. 3En los procedimientos seguidos se ha observado las prescripciones legales.

Redacta el Magistrado Castillo Víquez; y,

Considerando:

I.Objeto del recurso. El recurrente alega violación al derecho de acceso a la información pública porque el Instituto Costarricense de Electricidad le negó una información sobre un proyecto hidroeléctrico que no tiene nada que ver con el sector de telecomunicaciones.

II.Hechos probados. De importancia para la decisión de este asunto, se estiman como debidamente demostrados los siguientes hechos, sea porque así han sido acreditados o bien porque los recurridos hayan omitido referirse a ellos según lo prevenido en el auto inicial:

a. Mediante nota No. ACO-015-11 del 14 de febrero del 2011, el recurrente en su condición de representante legal de Ecoplan S.R.L. solicitó al Coordinador de Consultorías del Instituto Costarricense de Electricidad, información referente al proceso de elaboración del Estudio de Impacto Ambiental (EsIA) que se lleva a cabo dentro del Proyecto Hidrológico El Diquís (PHED), en concreto: a) Fecha de inicio del actual EsIA que se elabora para el PHED, responsable del estudio, empresas, consultores y profesionales del ICE que participan en dicho proceso; b) Marco de referencia para la elaboración del actual EsIA y fecha en la que se espera tener listo dicho estudio y c) Otros procesos de EsIA contratados por el ICE o financiados por otros entes para el PHED y estado de situación de los mismos, con las fechas de desarrollo o de suspensión (hecho no controvertido).

b. Por oficio No. 5802-046-2011 del 31 de marzo del 2011, el Coordinador de Consultorías del Instituto Costarricense de Electricidad, le indicó a la amparada que procedía a dar respuesta a su gestión con sustento en la nota No. PHED-78100-00133-2011 del 30 de marzo pasado, en la cual el Director del Proyecto Hidroeléctrico El Diquís, señaló que la Ley 8600 establece la confidencialidad de la información relacionada con las actividades del ICE y sus empresas por motivos estratégicos y que realizado el análisis respectivo se determinó que la información solicitada no tiene relación alguna con el Proceso de Resolución Contractual que se menciona, por lo cual no será suministrada (prueba documental aportada).

III.Sobre el derecho de acceso a la información administrativa. El derecho de petición y a recibir pronta respuesta, encuentra situaciones límite relacionadas con la materia o aspectos sobre los que se solicita información, pues debe analizarse lo referente al derecho de acceso a la información administrativa –artículo 30 de la Constitución Política-, y, en consecuencia, realizar la ponderación y balance entre ambos derechos que permita otorgar de manera integral la protección debida. Así, el derecho de acceso a la información administrativa garantiza el libre acceso a los departamentos administrativos con propósitos de información sobre asuntos de interés público. El derecho de acceso a la información administrativa es un mecanismo de control en manos de los administrados, puesto que permite ejercer un control óptimo de la legalidad y de la oportunidad, conveniencia o mérito y, en general, de la eficacia y eficiencia de la función administrativa desplegada por los diversos entes públicos.

De este modo, se puede establecer un encadenamiento lógico entre acceso a la información administrativa, conocimiento y manejo de ésta, control ciudadano efectivo u oportuno y administraciones públicas eficientes, siendo que es un instrumento indispensable para la vigencia plena de los principios de transparencia y publicidad administrativas (véanse, entre otras, sentencia No. 2003-002120, de las trece horas treinta minutos del 14 de marzo de 2003 y sentencia No. 2008-008772, de las diez horas treinta y ocho minutos del 27 de mayo de 2008).

IV.Sobre el fondo. En el caso bajo estudio, las razones expuestas por las autoridades recurridas para no proporcionar la información requerida, tanto en la respuesta dada a la empresa amparada como en el informe rendido, se consideran que no son de recibo. Ello se estima así por cuanto la información solicitada no es subsumible dentro de los supuestos de hecho que prevé el artículo 35 de la Ley No. 8660. No es información que el ICE y sus empresas obtuvieron de sus usuarios y clientes. Tampoco estamos en presencia de un secreto industrial, comercial o económico, amén de que en materia hidroeléctrica, el ICE y sus empresas no actúan en un régimen de competencia. Véase que la información que se demanda es la referente al Estudio de Impacto Ambiental que está realizando esa Institución para el Proyecto Hidroeléctrico El Diquís. Asimismo, debe tenerse presente que con base en el derecho de acceso a la información administrativa y el principio de transparencia, la regla es que toda la información del Instituto Costarricense de Electricidad esté a disposición de los habitantes de la República, salvo aquella que es confidencial, que conforme a lo indicado, no es este caso.

Ahora, si bien dicha información fue solicitada por la parte acusada dentro del marco de un procedimiento administrativo sancionatorio, con el objeto de ejercer su derecho de defensa, según se argumentó, ello no es razón para denegarla, pues al ser de carácter pública, es irrelevante la finalidad para la cual se requiere. Incluso, no puede la Administración cuestionar, para efectos de proporcionarla, su eventual utilidad. Así las cosas, este Tribunal considera que la denegatoria de la solicitud de información del recurrente Víctor Hugo Arroyo Calderón resulta arbitraria, y por ende lesiona los derechos fundamentales de la amparada, por lo que procede declarar con lugar el recurso, con los efectos que se indican en la parte dispositiva de este pronunciamiento.

Por tanto:

Se declara con lugar el recurso. Se ordena a Jaime Vargas Loría, en su condición de Coordinador de Consultorías del Instituto Costarricense de Electricidad, o a quien ejerza ese cargo, brindar acceso y facilitar al recurrente Víctor Hugo Arroyo Calderón la información que solicitó en su condición de representante legal de Ecoplan S.R.L., mediante oficio No. ACO-015-11 del 14 de febrero del 2011, dentro del plazo de diez días, contado a partir de la notificación de esta resolución. Lo anterior bajo la advertencia que, de conformidad con el artículo 71 de la Ley de esta jurisdicción, se impondrá prisión de tres meses a dos años, o de veinte a sesenta días multa, a quien recibiere una orden que deba cumplir o hacer cumplir, dictada en un recurso de amparo y no la cumpliere o no la hiciere cumplir, siempre que el delito no esté más gravemente penado. Se condena al Instituto Costarricense de Electricidad al pago de las costas, daños y perjuicios ocasionados con los hechos que sirven de base a esta declaratoria, los que se liquidarán en ejecución de sentencia de lo contencioso administrativo. Notifíquese la presente resolución a Jaime Vargas Loría, en su condición de Coordinador de Consultorías del Instituto Costarricense de Electricidad, o a quien ejerza ese cargo, en forma personal.

Ana Virginia Calzada M.

Presidenta Gilbert Armijo S.

Fernando Cruz C.

Ernesto Jinesta L.

Fernando Castillo V.

Jorge Araya G.

Enrique Ulate C.