Reform to Article 161 of the Commerce Code on notarial convocation of shareholder meetingsReforma al artículo 161 del Código de Comercio sobre convocatoria notarial de asambleas

Legal Opinion: 071 - J of 06/10/2024 June 10, 2024 PGR-OJ-071-2024 Madam Daniela Agüero Bermúdez Permanent Committee on Legal Affairs Legislative Assembly Dear Madam:

With the approval of the Attorney General of the Republic, Iván Vincenti Rojas, we respond to the request in official letter AL-CPAJUR-1146-2024 of March 11, 2024, by which you request the opinion of this advisory body on the bill being processed under file number 23.615, in the Permanent Committee on Legal Affairs, entitled “REFORM TO ARTICLE 161 OF THE COMMERCE CODE, LAW No. 3284, OF APRIL 30, 1964 AND ITS REFORMS”.

In accordance with Law No. 6815 of September 27, 1982, Organic Law of the Attorney General's Office, this advisory body can only perform its consultative function by rendering the legal opinions requested by the heads of the different levels of the Public Administration. That is, the Legislative Assembly is not entitled to consult when exercising its legislative function; however, in order to collaborate with that branch of the Republic, we will address the consultation made, noting that it is a non-binding opinion.

Likewise, we must indicate that the eight-day period granted for a response does not apply to this Institution, as we do not fall under any of the situations in article 157 of the Regulations of the Legislative Assembly (consultation with the Supreme Electoral Tribunal, the University of Costa Rica, the Judicial Branch, or an autonomous institution).

I. OBJECT OF THE BILL

The object of the bill is to reform the provisions of article 161 of the Commerce Code, to include the possibility that, should an administrator of a corporation (sociedad anónima) refuse to call a shareholders' meeting (asamblea de socios), the shareholders meeting the conditions of articles 159 and 160 of the Commerce Code may request it before a notary public (notario público), this being a valid and practical possibility to avoid the need to resort to the judicial route as currently required by the rule in force.

The bill's sponsor considers that the status of partner must guarantee effective and efficient mechanisms for supervising the proper management of the company's business by the administrators and legal representatives, as it is essential to ensure respect for majority decisions.

He considers that the current wording creates a loophole that endangers the shareholders' capital, since it attributes to the administrator powers that can be considered abusive, which may go beyond those transferred by the company's shareholders in the act of his appointment.

Likewise, he points out that the current wording of article 161 involves non-contentious judicial activity, which causes long waits and loss of time for shareholders, potentially leading to loss of capital. Likewise, it refers to article 178.2 of the Civil Procedure Code, which establishes that in case of conflict it will be resolved through ordinary proceedings, taking even more time to resolve.

He deems it the legislator's obligation to generate concrete actions that allow for the protection of capital, as well as to generate the necessary means for the correct development of investments within commercial companies, in order to promote and diversify business management.

II. ON CORPORATIONS

The corporation (sociedad anónima) is a commercial entity by which a group of united persons contribute economic capital in order to carry out a specific activity and thereby obtain a financial gain. This corporate capital is divided into shares, and the partners are only obligated to pay their contributions.

Its formation requires the union of two or more persons (who are called shareholders [accionistas]), and it must be executed by public deed (escritura pública), complying with the requirements established in article 18 of the Commerce Code, Law No. 3284 of April 30, 1964, which states:

Article 18.- The articles of incorporation (escritura constitutiva) of every commercial company must contain:

• 1)Place and date the contract is executed; 2) Name and surnames, nationality, profession, marital status, and domicile of the natural persons constituting it; 3) Name or corporate name of the legal entities participating in the founding; 4) Type of company being constituted; 5) Corporate purpose it pursues; 6) Corporate name or denomination; 7) Duration and possible extensions; 8) Amount of the corporate capital and the manner and term in which it must be paid; 9) Expression of each partner's contribution in money, in property, or in other values. When values other than money are contributed, the corresponding valuation must be given and recorded. If an appraisal higher than the true value is set through fault or fraud, the partners shall be jointly and severally liable to third parties for the excess value assigned and for the resulting damages and losses. The same liability shall apply to partners through whose fault or fraud the contributions recorded as made in cash were not made real; 10) Domicile of the company: must be a current and certain address within the Costa Rican territory, where notifications may be validly delivered. (As amended above by article 1 of law No. 7413 of June 3, 1994) 11) Form of administration and powers of the administrators; 12) Appointment of the administrators, indicating those who shall have the company's representation with their acceptance, if applicable; 13) Appointment of a resident agent who meets the following requirements: be a lawyer, have an office open in the national territory, possess sufficient powers to attend to judicial and administrative notifications on behalf of the company, when none of its representatives has domicile in the country. The Registry shall not register any document related to the company, if in cases where it is necessary, the appointment is not in force. (Thus addition 13) above by article 8 of the law approving the Securities Market Regulatory Law, No. 7201 of October 10, 1990) (As amended above by article 1 of law No. 7413 of June 3, 1994) 14) Manner of preparing balance sheets and distributing profits or losses among the partners; (Thus renumbered from the previous paragraph by article 8 of the law approving the Securities Market Regulatory Law, No. 7201 of October 10, 1990, which transferred it from the former paragraph 13 to the current 14) 15) Stipulations on the legal reserve, when applicable; (Thus renumbered from the previous paragraph by article 8 of the law approving the Securities Market Regulatory Law, No. 7201 of October 10, 1990, which transferred it from the former paragraph 14 to the current 15) 16) Cases in which the company is to be dissolved early; (Thus renumbered from the previous paragraph by article 8 of the law approving the Securities Market Regulatory Law, No. 7201 of October 10, 1990, which transferred it from the former paragraph 15 to the current 16) 17) Bases for carrying out the company's liquidation; (Thus renumbered from the previous paragraph by article 8 of the law approving the Securities Market Regulatory Law, No. 7201 of October 10, 1990, which transferred it from the former paragraph 16 to the current 17) 18) Manner of proceeding to the election of the liquidators, when they have not been previously designated, and powers conferred upon them; and (Thus renumbered from the previous paragraph by article 8 of the law approving the Securities Market Regulatory Law, No. 7201 of October 10, 1990, which transferred it from the former paragraph 17 to the current 18) 19) Any other agreement to which the founders have consented. (Thus renumbered from the previous paragraph by article 8 of the law approving the Securities Market Regulatory Law, No. 7201 of October 10, 1990, which transferred it from the former paragraph 18 to the current 19) In addition to the aforementioned information, relevant information must be recorded in the bylaws (pacto social), such as the manner in which the notice of meeting (convocatoria) for the constitutive general meeting (asamblea general constitutiva) will be made and the rules under which it will be held. It is at this Meeting where the appointment of the administrators is made to record it in the bylaws and thus proceed with its registration in the Commercial Registry.

Now then, the partners are those persons recorded as such in the shareholder register, and it is they who can request meetings to be held for the discussion of various company matters.

There are two types of meetings: general and special; the former are, in turn, divided into ordinary and extraordinary. Ordinary meetings are held at least once a year within the three months following the close of the fiscal year, and extraordinary meetings at any time. (articles 155 and 156 of the Commerce Code) On the other hand, article 158 of the Commerce Code establishes the manner in which the shareholders' meeting must be called, indicating:

“ARTICLE 158.- The meeting must be called in the manner and by the official or body indicated in the corporate charter (escritura social), and in the absence of an express provision, by notice published in "La Gaceta". The notice of meeting shall be dispensed with when, the totality of the partners being gathered, they agree to hold a meeting and expressly consent to such proceeding being dispensed with, which shall be recorded in the minutes to be signed by all.” It also allows shareholders representing at least twenty-five percent of the corporate capital to request in writing from the administrators at any time, the calling of a shareholders' meeting, to address the matters indicated in their petition. (article 159 of the Commerce Code) Similarly, article 160 of said Code establishes the possibility for holders of a single share to request in writing from the administrator that a meeting be called; however, it is only permitted in the following cases:

“ARTICLE 160.- The petition referred to in the preceding article may be made by the holder of a single share, in the following cases: a) When no meeting has been held for two consecutive fiscal years; and b) When the meetings held during that time did not address the matters indicated in article 155.” As can be seen, current regulations govern the manner in which the notice of shareholders' Meetings will be made when the administrator or the person designated in the bylaws refuses or omits to perform this function.

III. ANALYSIS OF THE PROPOSED ARTICLE

The bill under review consists of a single article, which proposes amending the existing text in article 161 of Law No. 3284, Commerce Code, of April 30, 1964, and its reforms.

For a better understanding of the proposed reform, a comparison is made below:

CURRENT RULE PROPOSED RULE ARTICLE 161.- In the cases of the two preceding articles, if the administrators refuse to call the meeting, or fail to do so within the fifteen days following that in which they received the request, the request shall be made before a competent judge to issue the notice of meeting, after transferring the petition to the administrators and following the procedures established for voluntary jurisdiction acts. Article 161- In the cases of the two preceding articles, if the administrators refuse to call the meeting, or fail to do so within the fifteen days following that in which they received the request, the request may be made before a competent judge to issue the notice of meeting, after transferring the petition to the administrators and following the procedures established for voluntary jurisdiction acts, likewise it may be made before a notary public, who must duly call the totality of the shareholders, indicating the date, place, and time of the Shareholders' Meeting, with the advance notice set forth in the corporate charter or, failing that, fifteen days prior to the date the Shareholders' Meeting is to be held. For their validity, the resolutions must be approved by a simple majority of all the corporate capital represented at the duly called Meeting.

As can be observed, the article includes the possibility that, before an administrator of a corporation's refusal to call a shareholders' meeting, the shareholders meeting the conditions of articles 159 and 160 of the Commerce Code may request it before a notary public, to avoid the need to resort to the judicial route as currently required by the rule in force.

In this regard, we must point out that the notary public is the legal professional, a specialist in Notarial and Registry Law, legally authorized to exercise the notarial function, which consists of advising persons on the correct legal formation of their will in legal acts or contracts and attesting to the existence of facts that occur before them (article 1 of Law No. 7764 of April 17, 1998, Notarial Code).

His competence is described in article 30 of the Notarial Code, as follows:

“ARTICLE 30.- Material competence of the function The person authorized to practice as a notary, in the exercise of this function, legitimizes and authenticates the acts in which he intervenes, subject to the regulations of this code and any other resulting from special laws, for which he enjoys public faith (fe pública). Public agencies must provide the notary with all the information he requires for the optimal fulfillment of his function.” Public faith is the presumption of veracity contained in the acts issued by notaries, regarding which we addressed in opinion PGR-C-286-2022 of December 20, 2022, stating:

“(…) Public faith stems from an official reality or truth, by which it is concretized or materialized not through an internal or intimate conviction, but by a legal imperative that obligatorily leads to considering as certain the facts or events that the notary claims to have perceived. It is thus a presumption of veracity; what the notary affirms to have perceived is full truth. Therefore, the Notary certifies and is responsible for what he states as true that occurred in his presence. The author Gonzalo de las Casas (cited by Enrique Giménez-Arnau, Derecho Notarial, Pamplona, ediciones Universidad Navarra S·A 1976, p. 37) says the following about public faith:

‘Public faith is a legal presumption of veracity with respect to certain officials whom the law recognizes as upright and true, empowering them to grant it to facts and conventions occurring among citizens… it obliges us to consider as authentic and indisputable the facts or acts submitted to its protection, whether we wish to believe in them or not…’ Public faith is thus consolidated as a State guarantee that certain events considered legally relevant are true. It is a power belonging to the State, but since it cannot be exercised directly, it has been delegated to the Notary Public so that he is the one who provides veracity and certainty to what is stated by him in documents that acquire legitimacy.

Through Public Faith, the notary becomes a regulator of legal peace from a preventive standpoint, thereby promoting legal certainty, to provide full assurance in social relationships.

It is necessary to indicate that Public Faith is a function that belongs to the State by legal reserve; however, it is delegated to the notary public to guarantee its effectiveness.

Among the notary's functions are to give form, prove, and grant legal efficacy. Thus, public faith endows with authenticity everything that passes through the notary's senses, generating thereby actions that materialize in documents and that grant certainty, leaving aside all doubt. (…)” As can be seen, the notary acts with public faith at the request of the parties. However, this bill does not indicate through which activity or means he must exercise the entrusted function of calling the totality of shareholders to hold the Meeting, which is necessary to clarify because the notary cannot act without the formalities and limitations set forth in current regulations.

In this regard, article 34 of the Notarial Code establishes:

“ARTICLE 34.- Scope of the notarial function. The notary public is competent to: a) Receive, interpret, and adapt the expressions of will of those who require it, in compliance with legal provisions, contractual stipulations, or for another lawful cause, to reliably document facts, legal acts, or transactions. b) Inform the interested parties of the legal value and significance of the waivers they make, as well as the legal encumbrances for taxes or contributions affecting the property referred to in the act or contract. c) Affirm facts that occur in his presence and verify them by granting them authentic character. d) Prepare the documents corresponding to his actions. e) File and maintain, with sufficient powers, the actions, proceedings, or remedies authorized by law or regulations, regarding the documents he has authorized. f) Provide legal and notarial advice. g) Carry out registry studies. h) Perform the proceedings concerning the registration of the documents authorized by him. i) Authenticate signatures or fingerprints. j) Issue certifications. k) Carry out the proceedings entrusted to him by judicial or administrative authorities, in accordance with the law. l) Process the matters referred to in title VI of this Code. m) Conduct public auctions and record their result in all extrajudicial enforcement proceedings on movable property on which a possessory security interest has been constituted in accordance with the procedure established by law. Additionally, he may conduct public auctions and record their result in cases of extrajudicial enforcement of pledges on vehicles in those extrajudicial enforcement proceedings agreed upon according to the rules established for such enforcement pursuant to the law. n) Execute any other functions assigned to him by law. (As amended by article 83 of the Law on Security Interests in Movable Property, No. 9246 of May 7, 2014)” As can be seen, the notary can perform a series of actions to grant legal certainty and veracity to the acts and documents he issues through his public faith.

However, the proposed bill does not indicate in what manner the notary would carry out the actions nor in what format, nor whether he must prepare a separate file, as he does with some actions of non-contentious judicial activity, or the manner in which he must notify the called partners.

Similarly, it is recommended to incorporate the new function intended to be authorized to notaries, within the provisions of article 129 of the Notarial Code which refers to their material competence.

Finally, it is recommended to clarify in the proposed text under which circumstances the partners must necessarily resort to the judicial route to request the notice of meeting, as this is a scenario that is maintained in the proposed formulation.

IV. CONCLUSION

Based on the foregoing, this advisory body considers that the approval or rejection of the bill is a matter of legislative discretion; however, it is recommended to evaluate the aspects indicated here regarding legislative technique.

Sincerely,

Silvia Patiño Cruz Attorney Amalia Zeledón Lostalo Lawyer of the Attorney General's Office SPC/AZL/cpb

Opinión Jurídica : 071 - J del 10/06/2024 10 de junio del 2024 PGR-OJ-071-2024 Señora Daniela Agüero Bermúdez Comisión Permanente de Asuntos Jurídicos Asamblea Legislativa Estimada señora:

Con aprobación del señor Procurador General de la República, Iván Vincenti Rojas, se atiende lo solicitado en el oficio AL-CPAJUR-1146-2024 del 11 de marzo de 2024, mediante el cual requiere criterio de este órgano asesor sobre el proyecto de ley que se tramita bajo el número de expediente 23.615, en la Comisión Permanente de Asuntos Jurídicos, denominado “REFORMA AL ARTÍCULO 161 DEL CÓDIGO DE COMERCIO, LEY N° 3284, DEL 30 DE ABRIL DE 1964 Y SUS REFORMAS”.

De conformidad con la Ley N.° 6815 del 27 de setiembre de 1982, Ley Orgánica de la Procuraduría General de la República, este órgano asesor sólo puede realizar su función consultiva rindiendo los criterios jurídicos que le soliciten los jerarcas de los diferentes niveles de la Administración Pública. Es decir, la Asamblea Legislativa no está legitimada para consultar cuando ejerce su función legislativa, sin embargo, con el fin de colaborar con ese poder de la República, atenderemos la consulta realizada, advirtiendo que se trata de un criterio no vinculante.

Asimismo, debemos señalar que el plazo de los ocho días otorgado para dar respuesta, no es aplicable a esta Institución, por no encontrarnos en alguno de los supuestos del artículo 157 del Reglamento de la Asamblea Legislativa (consulta al Tribunal Supremo de Elecciones, la Universidad de Costa Rica, el Poder Judicial o una institución autónoma).

I. OBJETO DEL PROYECTO DE LEY

El objeto del proyecto de ley es reformar lo dispuesto en el artículo 161 del Código de Comercio, para incluir la posibilidad de que, ante la negativa de un administrador de una sociedad anónima de realizar una convocatoria de la asamblea de socios, los accionistas que reúnan las condiciones de los artículos 159 y 160 del Código de Comercio, puedan solicitarla ante un notario público, siendo esto una posibilidad válida y práctica para evitar la necesidad de acudir a la vía judicial como se requiere actualmente en la norma vigente.

El promovente del proyecto de ley considera que la condición de socio debe garantizar efectivos y eficaces mecanismos de supervisión del correcto manejo de los negocios de la sociedad por parte de los administradores y representantes legales, ya que es imprescindible asegurar el respeto a las decisiones de las mayorías.

Considera que la redacción actual genera un portillo que pone en peligro el capital de los accionistas, ya que le atribuye al administrador potestades que pueden ser consideradas abusivas, que pueden ir más allá de aquellas que son transferidas por los accionistas de la sociedad en el acto de su nombramiento.

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Asimismo, señala que la redacción actual del artículo 161 involucra la actividad judicial no contenciosa, lo que provoca larga espera y pérdida de tiempo para los accionistas, lo que puede generar pérdida de capital. Asimismo, remite al artículo 178.2 del Código Procesal Civil, en el que establece que en caso de conflicto se resolverá en vía ordinaria, tomando más tiempo para su solución.

Estima que es obligación del legislador generar acciones concretas que permitan la protección del capital, al igual que generar los medios necesarios para el correcto desarrollo de las inversiones dentro de las sociedades mercantiles, esto con el fin de fomentar y diversificar la gestión de los negocios.

II. SOBRE LAS SOCIEDADES ANÓNIMAS

La sociedad anónima es una figura mercantil, mediante la cual un grupo de personas unidas aportan capital económico con el fin de realizar una actividad específica y obtener así una ganancia patrimonial. Este capital social, se encuentra dividido en acciones y los socios sólo se obligan al pago de sus aportaciones.

Para su conformación se requiere la unión de dos o más personas (a las cuales se les llama accionistas), y que se realice en escritura pública, cumpliendo con los requisitos establecidos en el artículo 18 del Código de Comercio, Ley N° 3284 del 30 de abril de 1964, el cual indica:

Artículo 18.- La escritura constitutiva de toda sociedad mercantil deberá contener:

• 1)Lugar y fecha en que se celebra el contrato; 2) Nombre y apellidos, nacionalidad, profesión, estado civil y domicilio de las personas físicas que la constituyan; 3) Nombre o razón social de las personas jurídicas que intervengan en la fundación; 4) Clase de sociedad que se constituye; 5) Objeto que persigue; 6) Razón social o denominación; 7) Duración y posibles prórrogas; 8) Monto del capital social y forma y plazo en que deba pagarse; 9) Expresión del aporte de cada socio en dinero, en bienes o en otros valores. Cuando se aporten valores que no sean dinero, deberá dárseles y consignarse la estimación correspondiente. Si por culpa o dolo se fijare un avalúo superior al verdadero, los socios responderán solidariamente en favor de terceros por el exceso de valor asignado y por los daños y perjuicios que resultaren.

Igual responsabilidad cabrá a los socios por cuya culpa o dolo no se hicieren reales las aportaciones consignadas como hechas en efectivo; 10) Domicilio de la sociedad: deberá ser una dirección actual y cierta dentro del territorio costarricense, en la que podrán entregarse válidamente notificaciones.

(Así reformado el inciso anterior por el artículo 1 de la ley N°7413 del 3 de junio de 1994) 11) Forma de administración y facultades de los administradores; 12) Nombramiento de los administradores, con indicación de los que hayan de tener la representación de la sociedad con su aceptación, si fuere del caso; 13) Nombramiento de un agente residente que cumpla con los siguientes requisitos: ser abogado, tener oficina abierta en el territorio nacional, poseer facultades suficientes para atender notificaciones judiciales y administrativas en nombre de la sociedad, cuando ninguno de sus representantes tenga su domicilio en el país.

El Registro no inscribirá ningún documento relativo a la sociedad, si en los casos en que sea necesario, el nombramiento no se encuentre vigente.

(Así adicionado el inciso 13) anterior por el artículo 8º de la ley que aprobó la Ley Reguladora del Mercado de Valores, Nº 7201 del 10 de octubre de 1990) (Así reformado el inciso anterior por el artículo 1 de la ley N° 7413 del 3 de junio de 1994) 14) Modo de elaborar los balances y de distribuir las utilidades o pérdidas entre los socios; (Así corrida la numeración del inciso anterior por el artículo 8º de la ley que aprobó la Ley Reguladora del Mercado de Valores, Nº 7201 del 10 de octubre de 1990, que lo traspasó del antiguo inciso 13 al 14 actual) 15) Estipulaciones sobre la reserva legal, cuando proceda; (Así corrida la numeración del inciso anterior por el artículo 8º de la ley que aprobó la Ley Reguladora del Mercado de Valores, Nº 7201 del 10 de octubre de 1990, que lo traspasó del antiguo inciso 14 al 15 actual) 16) Casos en que la sociedad haya de disolverse anticipadamente; (Así corrida la numeración del inciso anterior por el artículo 8º de la ley que aprobó la Ley Reguladora del Mercado de Valores, Nº 7201 del 10 de octubre de 1990, que lo traspasó del antiguo inciso 15 al 16 actual) 17) Bases para practicar la liquidación de la sociedad; (Así corrida la numeración del inciso anterior por el artículo 8º de la ley que aprobó la Ley Reguladora del Mercado de Valores, Nº 7201 del 10 de octubre de 1990, que lo traspasó del antiguo inciso 16 al 17 actual) 18) Modo de proceder a la elección de los liquidadores, cuando no hayan sido designados anticipadamente y facultades que se les confieren; y (Así corrida la numeración del inciso anterior por el artículo 8º de la ley que aprobó la Ley Reguladora del Mercado de Valores, Nº 7201 del 10 de octubre de 1990, que lo traspasó del antiguo inciso 17 al 18 actual) 19) Cualquier otra convención en que hubieren consentido los fundadores.

(Así corrida la numeración del inciso anterior por el artículo 8º de la ley que aprobó la Ley Reguladora del Mercado de Valores, Nº 7201 del 10 de octubre de 1990, que lo traspasó del antiguo inciso 18 al 19 actual) Además de la información antes señalada, se debe consignar en el pacto social información relevante como la manera en que se hará la convocatoria para la asamblea general constitutiva y reglas conformes a las cuales se celebrará. Es en esta Asamblea, donde se realiza el nombramiento de los administradores para consignarlo en el pacto social y proceder así con su inscripción en el Registro Mercantil.

Ahora bien, los socios son aquellas personas que están consignadas así en el registro de accionistas, y son éstos los que pueden pedir la realización de asambleas para la discusión de diferentes temas de la sociedad.

Existen dos tipos de asambleas: las generales y las especiales; las primeras, se dividen a su vez en ordinarias y extraordinarias. Las ordinarias se realizan por lo menos una vez al año dentro de los tres meses siguientes a la clausura del ejercicio económico, y la extraordinaria en cualquier momento. (artículo 155 y 156 del Código de Comercio) Por otro lado, el artículo 158 del Código de Comercio establece la forma en que se debe de convocar la asamblea de socios indicando:

“ARTÍCULO 158.- La asamblea deberá ser convocada en la forma y por el funcionario u organismo que indica en la escritura social, y a falta de disposición expresa, por aviso publicado en "La Gaceta".

Se prescindirá de la convocatoria cuando, estando reunida la totalidad de los socios, acuerden celebrar asamblea y se conformen expresamente con que se prescinda de dicho trámite, lo que se hará constar en el acta que habrán de firmar todos.” También se permite que accionistas que representen por lo menos el veinticinco por ciento del capital social, puedan solicitar por escrito a los administradores en cualquier tiempo, la convocatoria de una asamblea de accionistas, para tratar de los asuntos que indiquen en su petición. (artículo 159 del Código de Comercio) Del mismo modo, el artículo 160 de dicho Código, establece la posibilidad que tienen los titulares de una sola acción de solicitar por escrito al administrador que se convoque a asamblea, no obstante, únicamente lo permite en los siguientes casos:

“ARTÍCULO 160.- La petición a que se refiere el artículo anterior podrá ser hecha por el titular de una sola acción, en los casos siguientes:

• a)Cuando no se haya celebrado ninguna asamblea durante dos ejercicios consecutivos; y b) Cuando las asambleas celebradas durante ese tiempo no se hayan ocupado de los asuntos que indica el artículo 155.” Como se observa, la normativa actual regula la forma en que se realizarán las convocatorias de las Asambleas de socios cuando el administrador o la persona designada en el pacto social se niegue u omita a realizar tal función.

III. ANALISIS DEL ARTÍCULO PROPUESTO

El proyecto de ley en consulta corresponde a un único artículo, el cual propone modificar el texto existente en el artículo 161 de la Ley N° 3284, Código de Comercio, de 30 de abril de1964, y sus reformas.

Para mejor entendimiento de la reforma propuesta, se procede a realizar la comparación:

NORMA VIGENTE NORMA PROPUESTA ARTÍCULO 161.- En los casos de los dos artículos anteriores, si los administradores rehusaren hacer la convocatoria, o no la hicieren dentro de los quince días siguientes a aquél en que hayan recibido la solicitud, ésta se formulará ante un juez competente para que haga la convocatoria, previo traslado de la petición a los administradores y siguiendo los trámites establecidos para los actos de jurisdicción voluntaria.

Artículo 161- En los casos de los dos artículos anteriores, si los administradores rehusaran hacer la convocatoria, o no la hicieran dentro de los quince días siguientes a aquel en que hayan recibido la solicitud, esta se podrá formulará ante un juez competente para que haga la convocatoria, previo traslado de la petición a los administradores y siguiendo los trámites establecidos para los actos de jurisdicción voluntaria, de igual manera esta se podrá formular ante un notario público, quien deberá convocar debidamente a la totalidad de los accionistas, indicándoles la fecha, lugar y hora de la Asamblea de Socios, con la anticipación que fije la escritura social o en su defecto quince días antes de la fecha a celebrarse la Asamblea de Socios. Para su validez, los acuerdos deberán de ser aprobados por mayoría simple de todo el capital social representado en la Asamblea debidamente convocada.

Como se observa, el artículo incluye la posibilidad de que, ante la negativa de un administrador de una sociedad anónima de realizar una convocatoria de la asamblea de socios, los accionistas que reúnan las condiciones de los artículos 159 y 160 del Código de Comercio, puedan solicitarla ante un notario público, para evitar la necesidad de acudir a la vía judicial como se requiere actualmente en la norma vigente.

Al respecto, debemos señalar que el notario público es el profesional en Derecho, especialista en Derecho Notarial y Registral, habilitado legalmente para ejercer la función notarial, la cual consiste en asesorar a las personas sobre la correcta formación legal de su voluntad en los actos o contratos jurídicos y dar fe de la existencia de los hechos que ocurran ante él (artículo 1 de la Ley N°7764 del 17 de abril de 1998, Código Notarial).

Su competencia se encuentra descrita en el artículo 30 del Código Notarial, de esta manera:

“ARTÍCULO 30.- Competencia material de la función La persona autorizada para practicar el notariado, en el ejercicio de esta función legitima y autentica los actos en los que interviene, con sujeción a las regulaciones del presente código y cualquier otra resultante de leyes especiales, para lo cual goza de fe pública. Las dependencias públicas deben proporcionarle al notario toda la información que requiera para el cumplimiento óptimo de su función.” La fe pública es la presunción de veracidad que contienen los actos emitidos por los notarios, sobre lo cual nos referimos en el dictamen PGR-C-286-2022 del 20 de diciembre de 2022, indicando:

“(…) La fe pública obedece a una realidad o verdad oficial, mediante la cual se concreta o materializa no por un convencimiento interno o íntimo, sino por un imperativo jurídico que obligatoriamente conlleva a tener por ciertos los hechos o acontecimientos que el notario dice haberlos apreciado. Se trata pues de una presunción de veracidad, lo que el notario afirme haber apreciado es plena verdad. Por lo tanto, el Notario es certificante y responsable de lo que dice como cierto que ocurrió en su presencia. El autor Gonzalo de las Casas (citado Enrique Giménez- Arnau, Derecho Notarial, Pamplona, ediciones Universidad Navarra S·A 1976, pág. 37) dice sobre la fe pública lo siguiente:

“La fe pública es una presunción legal de veracidad respecto a ciertos funcionarios a quienes la ley reconoce como probos y verdaderos, facultándoles para darla a hechos y convenciones que pasan entre los ciudadanos…nos obliga a estimar como auténticos e indiscutibles los hechos o actos sometidos a su amparo, queramos o no queramos creer en ellos…” La fe pública se consolida entonces como una garantía que tiene el Estado de que algunos hechos que se consideran relevantes jurídicamente sean ciertos. Se trata de una potestad propia del Estado, pero cómo no la puede ejercer directamente ha sido delegada al Notario Público con el fin de que sea éste quien provea veracidad y certeza a lo manifestado por él en documentos que adquieren legitimidad.

El notario a través de la Fe Pública se convierte en regulador de la paz jurídica desde el punto de vista preventivo, promoviendo con ello la seguridad jurídica, para dar plena seguridad en las relaciones sociales.

Es menester indicar que la Fe Pública es una función que le pertenece al Estado por reserva legal, sin embargo, se delega en el notario público para garantizar su eficacia.

Dentro de las funciones que tiene el notario están el dar forma, probar y dar eficacia legal. Siendo así, la fe pública dota de autenticidad todo lo que pase por los sentidos del notario, generando con ello actuaciones que se materializan en documentos y que otorgan certeza, dejando por fuera toda duda. (…)” Como se observa, el notario actúa con fe pública a petición de las partes. Sin embargo, en el presente proyecto de ley no se indica mediante cual actividad o cuáles medios debe ejercer la función encomendada de realizar la convocatoria de la totalidad de los accionistas para la realización de la Asamblea, lo cual es necesario aclarar pues el notario no puede actuar sin las formalidades y limitaciones previstas en la normativa vigente.

Al respecto, el artículo 34 del Código Notarial establece:

“ARTÍCULO 34.-Alcances de la función notarial. Compete al notario público:

• a)Recibir, interpretar y adecuar al ordenamiento jurídico las manifestaciones de voluntad de quienes lo requieran, en cumplimiento de disposiciones legales, estipulaciones contractuales o por otra causa lícita, para documentar, de forma fehaciente, hechos, actos o negocios jurídicos.
• b)Informar a los interesados del valor y la trascendencia legales de las renuncias que hagan, así como de los gravámenes legales por impuestos o contribuciones que afecten los bienes referidos en el acto o contrato.
• c)Afirmar hechos que ocurran en su presencia y comprobarlos dándoles carácter de auténticos.
• d)Confeccionar los documentos correspondientes a su actuación.
• e)Entablar y sostener, con facultades suficientes, las acciones, las gestiones o los recursos autorizados por la ley o los reglamentos, respecto de los documentos que haya autorizado.
• f)Asesorar jurídica y notarialmente.
• g)Realizar los estudios registrales.
• h)Efectuar las diligencias concernientes a la inscripción de los documentos autorizados por él.
• i)Autenticar firmas o huellas digitales.
• j)Expedir certificaciones.
• k)Realizar las diligencias que le encomienden autoridades judiciales o administrativas, de acuerdo con la ley.
• l)Tramitar los asuntos a que se refiere el título VI de este Código.
• m)Realizar subastas públicas y hacer constar su resultado en todos los procesos de ejecución extrajudicial sobre bienes muebles sobre los cuales se haya constituido una garantía mobiliaria de conformidad con el procedimiento establecido en la ley. Además, podrá realizar subastas públicas y hacer constar su resultado en los casos de ejecución extrajudicial de prendas sobre vehículos en aquellos procesos de ejecución extrajudicial pactados de acuerdo con las reglas establecidas para dichas ejecuciones conforme a la ley.
• n)Ejecutar cualesquiera otras funciones que le asigne la ley.

(Así reformado por el artículo 83 de la Ley de Garantías Mobiliarias, N° 9246 del 7 de mayo de 2014)” Como se observa, el notario puede realizar una serie de actuaciones para otorgar seguridad jurídica y veracidad a los actos y documentos que él emite a través de su fe pública.

No obstante, en el proyecto propuesto no se indica de qué manera realizaría el notario las actuaciones ni en qué formato, tampoco si debe confeccionar un expediente aparte, como lo realiza con algunas actuaciones de actividad judicial no contenciosa o la forma en que debe notificar a los socios convocados.

De igual forma, se recomienda incorporar la nueva función que se pretende autorizar a los notarios, dentro de lo dispuesto en el artículo 129 del Código Notarial que se refiere a su competencia material.

Finalmente, se recomienda aclarar en el texto propuesto bajo qué supuestos los socios deben acudir necesariamente a la vía judicial a solicitar la convocatoria, pues es un supuesto que se mantiene en la propuesta planteada.

IV. CONCLUSIÓN

Con base en lo expuesto, este órgano asesor considera que la aprobación o no del proyecto de ley es un asunto de discrecionalidad legislativa, no obstante, se recomienda valorar los aspectos aquí señalados respecto a la técnica legislativa.

Atentamente,

Silvia Patiño Cruz Amalia Zeledón Lostalo Procuradora Abogada de la Procuraduría SPC/AZL/cpb