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C-317-2004 · 02/11/2004
OutcomeResultado
The Procuraduría declines to issue an opinion as the matter involves a specific case concerning internal control and public funds, which falls under the prevailing competence of the General Comptroller of the Republic.La Procuraduría se abstiene de emitir criterio por tratarse de un caso concreto en materia de control interno y fondos públicos, competencia prevalente de la Contraloría General de la República.
SummaryResumen
The inquiry concerns the legality of paying overdue salaries to an official of the Montes de Oca Cantonal Sports Committee who simultaneously holds the roles of Board President and Administrative Manager, a situation deemed incompatible by the Municipal Internal Audit. The Procuraduría declines to issue an opinion, arguing that the consultation involves a specific case pending administrative decision and relates to internal control and public fund management—matters within the exclusive competence of the General Comptroller of the Republic. It reiterates that its opinions are limited to abstract analysis of norms and principles and cannot substitute the active administration in specific decisions, urging the Committee to seek guidance from municipal legal advisors or the Comptroller itself.La consulta versa sobre la legalidad del pago de salarios adeudados a un funcionario del Comité Cantonal de Deportes de Montes de Oca que desempeña simultáneamente la Presidencia de la Junta Directiva y la Gerencia Administrativa, situación que la Auditoría Interna Municipal considera incompatible. La Procuraduría se abstiene de emitir criterio, argumentando que la consulta involucra un caso concreto pendiente de decisión administrativa y versa sobre control interno y manejo de fondos públicos, materias de competencia prevalente de la Contraloría General de la República. Se recuerda que los dictámenes de la Procuraduría se limitan al análisis abstracto de normas y principios, sin poder sustituir a la administración activa en decisiones específicas, y se insta al Comité a recurrir a las asesorías legales municipales o a la propia Contraloría.
Key excerptExtracto clave
This Advisory Body has repeatedly stated that it is not authorized to rule on specific cases subject to the decision-making authority of the active administration, as follows from articles 2, 3(b), 4, and 5 of the Organic Law of the General Procuraduría of the Republic. […] The General Comptroller has expressly addressed its prevailing competence in matters of oversight and administrative contracting: '...the competence exercised by the General Comptroller over the Public Treasury must be understood, for practical purposes, as referring to three main areas in which it is constitutionally and legally indisputable, namely, in matters of interpretation of budget execution and liquidation rules, in everything concerning oversight, and finally, in everything related to administrative contracting.'Este Órgano Asesor ha señalado, de manera reiterada, que no se encuentra autorizado para pronunciarse sobre los casos concretos sujetos a la competencia decisoria de la administración activa, según se desprende de los artículos 2, 3 inciso b), 4 y 5 de la Ley Orgánica de la Procuraduría General de la República. […] La Contraloría General se ha referido expresamente a su competencia prevalente en materia de fiscalización y contratación administrativa: '…la competencia que ejerce la Contraloría General sobre la Hacienda Pública, debe entenderse referida, para efectos prácticos, a tres grandes áreas en las que constitucional y legalmente ésta resulta indiscutible, a saber, en materia de interpretación de normas de ejecución y liquidación presupuestaria, en todo lo concerniente al área de fiscalización y, por último, en todo lo relacionado con el área de la contratación administrativa'
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"Este Órgano Asesor ha señalado, de manera reiterada, que no se encuentra autorizado para pronunciarse sobre los casos concretos sujetos a la competencia decisoria de la administración activa, según se desprende de los artículos 2, 3 inciso b), 4 y 5 de la Ley Orgánica de la Procuraduría General de la República."
"This Advisory Body has repeatedly stated that it is not authorized to rule on specific cases subject to the decision-making authority of the active administration, as follows from articles 2, 3(b), 4, and 5 of the Organic Law of the General Procuraduría of the Republic."
Considerando
"Este Órgano Asesor ha señalado, de manera reiterada, que no se encuentra autorizado para pronunciarse sobre los casos concretos sujetos a la competencia decisoria de la administración activa, según se desprende de los artículos 2, 3 inciso b), 4 y 5 de la Ley Orgánica de la Procuraduría General de la República."
Considerando
"Por otra parte, debe señalarse que la consulta planteada refiere directamente a un problema de control interno y de manejo de fondos públicos, por lo que en todo caso, de subsistir dudas en torno a los asuntos en cuestión, las mismas deben dirigirse a la Contraloría General de la República, Órgano Constitucional que ostenta una competencia prevalente en la materia."
"Furthermore, it should be noted that the consultation directly concerns a matter of internal control and management of public funds; therefore, any remaining doubts on the issues at hand should be directed to the General Comptroller of the Republic, a Constitutional Body that holds prevailing competence in this area."
Considerando
"Por otra parte, debe señalarse que la consulta planteada refiere directamente a un problema de control interno y de manejo de fondos públicos, por lo que en todo caso, de subsistir dudas en torno a los asuntos en cuestión, las mismas deben dirigirse a la Contraloría General de la República, Órgano Constitucional que ostenta una competencia prevalente en la materia."
Considerando
Full documentDocumento completo
Opinion: 317 of 11/02/2004 C-317-2004 November 2, 2004 Mr. Rodolfo Hernández Sibaja Vicepresident Cantonal Sports Committee of Montes de Oca S. O.
Dear Mr. Hernández:
With the approval of the Attorney General of the Republic, we refer to your communication of September 10, 2004, in which you indicate that the President of the Board of Directors of the Cantonal Sports Committee of Montes de Oca, Mr. Manuel Francisco Barrantes Carrillo, was appointed as Administrative Manager of the aforementioned Committee. Due to the foregoing, the Internal Audit Office of the Municipality issued Partial Audit Report No. 01-2004, in which it notes the incompatibility of the positions of President of the Board of Directors and of Administrative Manager of the Cantonal Sports and Recreation Committee, and therefore recommends annulling the administrative appointment of that official, as well as requesting reimbursement of the sums received as Administrative Manager.
Notwithstanding the foregoing, it is noted that Mr. Barrantes Carrillo remains in his administrative post, but that for budgetary reasons his professional services have not been paid for two and a half months, and therefore this Attorney General's Office is asked whether or not the payment of the sums owed is appropriate and whether the Board of Directors would incur any liability if it does not pay the sums in question. This, despite the fact that the statement of facts prepared by the Internal Audit Office was submitted to the Public Prosecutor's Office. A copy of the Audit Report is attached, which refers to the opinions expressed by the Legal Advisory Office of the Municipality and the Legal Advisory Office of the Municipal Council, which coincide as to the nullity of the referred appointment.
As can be seen, the consultation raised refers to a matter pending resolution by the administration, the subject matter of which—in any event—is within the exclusive and prevalent knowledge of the Office of the Comptroller General of the Republic, for which reason this Attorney General's Office is not authorized to render the requested opinion.
This Advisory Body has repeatedly indicated that it is not authorized to rule on specific cases subject to the decision-making competence of the active administration, as follows from Articles 2, 3 subsection b), 4, and 5 of the Organic Law of the Attorney General's Office of the Republic. The technical-legal advice that the Attorney General's Office provides to the various entities and bodies of the Public Administration “(…) is limited to the analysis and specification of the various institutes, principles, and legal rules, abstractly considered. In this line of thought, specific matters on which a decision by the active administration is pending are not consultable” (Opinion C-194-94 of December 15, 1994).
Indeed, the Attorney General's Office is not authorized to refer to specific cases, since doing so would imply substituting for the Administration—given the binding nature of our opinions—, thereby relieving public servants of the responsibilities inherent to their function.
It bears reminding the Cantonal Sports Committee that if it requires legal advice for the resolution of the specific matters submitted to its knowledge, it must resort to the opinion of the legal bodies established for that purpose by law which, in the case at hand, are the legal advisory office of the Municipality or of the Municipal Council. Note, in any event, that the respective legal advisory offices have already referred to the consequences of the appointment of the President of the Board of Directors of the Committee as its Administrative Manager—as is derived from the audit report attached to the consultation formulated—, so they may well rule on the matters consulted to this Advisory Body.
Furthermore, it must be noted that the consultation raised refers directly to a problem of internal control and management of public funds, so in any event, should doubts persist regarding the matters in question, they must be directed to the Office of the Comptroller General of the Republic, a Constitutional Body that holds prevalent competence in the matter.
The Office of the Comptroller General has expressly referred to its prevalent competence in matters of oversight and administrative contracting:
“(…) the competence exercised by the Office of the Comptroller General over the Public Treasury must be understood, for practical purposes, as referring to three large areas in which constitutionally and legally this competence is indisputable, namely, in matters of interpretation of budget execution and liquidation rules, in everything concerning the oversight area, and, lastly, in everything related to the administrative contracting area” (Office of the Comptroller General of the Republic, Directorate of Legal Affairs, communication No. 698-DAJ-96, of March 23, 1996) In the case at hand, the Cantonal Sports and Recreation Committee of Montes de Oca asks whether it has the duty to pay the Administrative Manager the sums owed to him for his professional services for the past two and a half months; likewise, it asks whether liability would be incurred if the sums in question are not recognized. For its part, this consultation is based on an internal audit report of the Municipality of Montes de Oca according to which there is an incompatibility of functions insofar as the President of the Committee exercises, at the same time, the position of Administrative Manager, thereby violating Article 22 of the Organic Law of the Office of the Comptroller General and standard 4.6 of the Manual of General Standards of Internal Control for the Office of the Comptroller General.
It should be recalled, in this regard, that the internal audit office is one of the organic components of the internal control system (Article 9 of the Law on Internal Control, Law No. 8292 of July 31, 2002), which forms part of the broader oversight system of the Public Treasury, governed by the Office of the Comptroller General of the Republic (Article 12 of the Organic Law of the Office of the Comptroller General). Hence the importance that the administration conduct its actions within the framework of the control and oversight system established by law and that, in case of doubt, it raises its consultations before the competent body in the matter (Article 29 of the Organic Law). The foregoing, especially in a case such as the one described, in which the Office of the Comptroller General could eventually establish the civil liability of the servants involved in illegal acts, in accordance with the provisions of Articles 74 et seq. of its Organic Law.
In accordance with the foregoing, as we are faced with a specific case pending resolution, the subject matter of which is within the prevalent knowledge of the Office of the Comptroller General of the Republic, the issuance of the requested legal opinion is omitted.
Without further particular, I subscribe very sincerely, Georgina Inés Chaves Olarte DEPUTY ATTORNEY GENERAL GICHO/kgr
Dictamen : 317 del 02/11/2004 C-317-2004 02 de noviembre del 2004 Señor Rodolfo Hernández Sibaja Comité Cantonal de Deportes de Montes de Oca S. O.
Estimado señor:
Con la aprobación de la señora Procuradora General de la República, nos referimos a su oficio del 10 de setiembre del 2004, en el que indica que el Presidente de la Junta Directiva del Comité Cantonal de Deportes de Montes de Oca, Señor Manuel Francisco Barrantes Carrillo, fue nombrado como Gerente Administrativo del referido Comité. Debido a lo anterior, la Auditoría Interna de la Municipalidad emitió el Informe Parcial de Auditoría N.° 01-2004, en el que señala la incompatibilidad de cargos del Presidente de la Junta Directiva y de Gerente Administrativo del Comité Cantonal de Deportes y Recreación, por lo que se recomienda dejar sin efecto el nombramiento administrativo de ese funcionario, así como solicitarle el reintegro de las sumas percibidas como Gerente Administrativo.
No obstante lo anterior, se señala que el Sr. Barrantes Carrillo continúa en su puesto administrativo, pero que por razones presupuestarias no se le han pagado sus servicios profesionales desde hace dos meses y medio, por lo que se consulta a esta Procuraduría si es procedente o no el pago de las sumas adeudadas y si la Junta Directiva incurriría en responsabilidad alguna si no cancela las sumas en cuestión. Lo anterior, no obstante que la relación de hechos elaborada por la Auditoría Interna fue presentada al Ministerio Público. Se adjunta copia del Informe de Auditoría, el cual hace referencia a los criterios externados por la Asesoría Legal de la Municipalidad y la Asesoría Legal del Consejo Municipal, que son coincidentes en cuanto a la nulidad del nombramiento referido.
Como se observa, la consulta planteada se refiere a un asunto pendiente de resolución por parte de la administración, cuya materia -en todo caso- es de conocimiento exclusivo y prevalente de la Contraloría General de la República, razón por la cual esta Procuraduría no se encuentra facultada para rendir el criterio solicitado.
Este Órgano Asesor ha señalado, de manera reiterada, que no se encuentra autorizado para pronunciarse sobre los casos concretos sujetos a la competencia decisoria de la administración activa, según se desprende de los artículos 2, 3 inciso b), 4 y 5 de la Ley Orgánica de la Procuraduría General de la República. El asesoramiento técnico-jurídico que la Procuraduría otorga a los diferentes entes y órganos de la Administración Pública "(…) se circunscribe al análisis y precisión de los distintos institutos, principios y reglas jurídicas, abstractamente considerados. En tal orden de ideas, no son consultables asuntos concretos sobre los que se encuentre pendiente una decisión por parte de la administración activa" (Dictamen C-194-94 del 15 de diciembre de 1994).
En efecto, la Procuraduría no se encuentra facultada para referirse a los casos concretos, ya que ello implicaría sustituir a la Administración –dado el carácter vinculante de nuestros dictámenes-, con lo que se relevaría a los servidores públicos de las responsabilidades propias de su función.
No está demás recordarle al Comité Cantonal de Deportes que de requerir asesoría legal para la solución de los asuntos específicos sometidos a su conocimiento debe recurrir al criterio de los órganos legales establecidos al efecto por ley que, en el caso que nos ocupa, son la asesoría legal de la Municipalidad o del Concejo Municipal. Obsérvese, en todo caso, que las asesorías legales respectivas ya se refirieron a las consecuencias del nombramiento del Presidente de la Junta Directiva del Comité como Gerente Administrativo del mismo -tal y como se deriva del informe de auditoría adjunto a la consulta formulada-, por lo que bien pueden pronunciarse sobre los asuntos consultados a este Órgano Asesor.
Por otra parte, debe señalarse que la consulta planteada refiere directamente a un problema de control interno y de manejo de fondos públicos, por lo que en todo caso, de subsistir dudas en torno a los asuntos en cuestión, las mismas deben dirigirse a la Contraloría General de la República, Órgano Constitucional que ostenta una competencia prevalente en la materia.
La Contraloría General se ha referido expresamente a su competencia prevalente en materia de fiscalización y contratación administrativa:
"(…) la competencia que ejerce la Contraloría General sobre la Hacienda Pública, debe entenderse referida, para efectos prácticos, a tres grandes áreas en las que constitucional y legalmente ésta resulta indiscutible, a saber, en materia de interpretación de normas de ejecución y liquidación presupuestaria, en todo lo concerniente al área de fiscalización y, por último, en todo lo relacionado con el área de la contratación administrativa" (Contraloría General de la República, Dirección de Asuntos Jurídicos, oficio N° 698-DAJ-96, del 23 de marzo de 1996) En el caso que nos ocupa, el Comité Cantonal de Deportes y Recreación de Montes de Oca consulta si tiene el deber de cancelarle al Gerente Administrativo las sumas que se le adeudan, por sus servicios profesionales, desde hace dos meses y medio; igualmente, consulta si se incurriría en responsabilidad en caso de no reconocer las sumas en cuestión. Por su parte, esta consulta se basa en un informe de la auditoría interna de la Municipalidad de Montes de Oca según el cual existe incompatibilidad de funciones en tanto el Presidente del Comité ejerce, al mismo tiempo, el cargo de Gerente Administrativo, por lo que se violenta el artículo 22 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y la norma 4.6 del Manual de Normas Generales de Control Interno para la Contraloría General de la República.
Recuérdese, al efecto, que la auditoría interna es uno de los componentes orgánicos del sistema de control interno (artículo 9 de la Ley de Control Interno, Ley N.° 8292 del 31 de julio del 2002), el cual forma parte del más amplio sistema de fiscalización de la Hacienda Pública, regido por la Contraloría General de la República (artículo 12 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República). De allí la importancia de que la administración rija su proceder dentro del marco del sistema de control y fiscalización establecido por la ley y de que, en caso de duda, plantee sus consultas ante el órgano competente en la materia (artículo 29 de la Ley Orgánica). Lo anterior, sobre todo, en un caso como el descrito, en el que eventualmente la Contraloría General podría establecer la responsabilidad civil de los servidores involucrados en actos ilegales, de conformidad con lo dispuesto en los artículos 74 y ss. de su Ley Orgánica.
De conformidad con lo anterior, por encontrarnos ante un caso concreto pendiente de resolución, cuya materia es de conocimiento prevalente por parte de la Contraloría General de la República, se omite la emisión del criterio jurídico solicitado.
Sin otro particular, se suscribe muy atentamente, Georgina Inés Chaves Olarte PROCURADORA ADJUNTA GICHO/kgr
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