INCOPESCA Performance Evaluation GuidelinesLineamientos para la Evaluación del Desempeño del INCOPESCA

in the entirety of the text - Full Text of Standard 082 Guidelines for the performance evaluation (evaluación del desempeño) of the Costa Rican Institute of Fisheries and Aquaculture COSTA RICAN INSTITUTE OF FISHERIES AND AQUACULTURE AJDIP/082-2023.—Puntarenas, on the twenty-fifth day of April, two thousand twenty-three.

1. 1That through official communication INCOPESCA-PE-DAFI-007-2023, signed by Mrs. Betty Valverde Cordero, Financial Administrative Director of INCOPESCA and Mr. Rándall Sánchez Campos, Institutional Planning Coordinator, the following instruments are submitted for the knowledge, analysis, and deliberation of the Board of Directors: Basic Organization and Functions Manual, Procedures Manuals, Job Classification and Description Manual, and Competency Dictionary of INCOPESCA, which were developed with the support of the Management Development Center (Centro de Desarrollo Gerencial, CDG) of the School of Administration (EDA) of the National University of Costa Rica (UNA), thereby fulfilling pending actions assigned to the Financial Administrative Directorate in the management system for tracking Internal Audit recommendations, which had not been addressed for several years. Furthermore, these are part of the documents that the institution must have for the implementation of the Modernization, approved by Mideplan through official communication MIDEPLAN-DM-OF-0231-2020 of February 21, 2020, and approved by the Board of Directors of INCOPESCA through agreement AJDIP/146-2020 of 07/10/2020.
2. 2That Mrs. Betty Valverde Cordero, Mr. Rándall Sánchez Campos, Head of the INCOPESCA Planning Department, Mr. José Núñez, and Mr. Diego Fallas, both officials from the Management Development Center of the National University of Costa Rica, gave a detailed presentation on the aforementioned instruments.
3. 3That Mrs. Betty Valverde Cordero and Mr. Randall Sánchez Campos issued a positive opinion and considerations to proceed with the approval of the instruments: Basic Organization and Functions Manual, Job Classification and Description Manual, and Competency Dictionary of the Costa Rican Institute of Fisheries and Aquaculture. Likewise, regarding the guidelines for performance evaluation (evaluación del desempeño), it is noted that their implementation could be carried out in a staggered or gradual manner, which is an alternative permitted by the instrument. Concerning the procedures manuals, they note that the documents would be forwarded by the Financial Administrative Directorate to each process owner for the purposes of proceeding with the approval of each directorate and the Minister of Fisheries and Aquaculture, these being documents inherent to operational management.
4. 4That once the referred presentation has been heard and analyzed in depth, the Board of Directors of the Costa Rican Institute of Fisheries and Aquaculture. Therefore,

AGREES 1º—To approve the instruments entitled: Basic Organization and Functions Manual, Job Classification and Description Manual, Competency Dictionary, and guidelines for the performance evaluation (evaluación del desempeño) of the Costa Rican Institute of Fisheries and Aquaculture. These are available at the following link: https://www.incopesca.go.cr/acerca_ incopesca/transparencia_institucional/recursos_human os.aspx, specifically in the section called "Human Resources Regulations".

(Sinalevi Note: As each document is independent, the texts of the Basic Organization and Functions Manual, Job Classification and Description Manual, Competency Dictionary of the Costa Rican Institute of Fisheries and Aquaculture must be consulted in the National System of Legislation in Force, independently.)

2º—In the case of the procedures manual, the documents must be forwarded by the Financial Administrative Directorate to each process owner for the purposes of proceeding with the approval of each directorate and the Minister of Fisheries and Aquaculture, these being documents inherent to operational management.

3º—The Financial Administrative Directorate is commissioned to continue with the corresponding procedures for the effective communication of the referred instruments to the respective responsible bodies.

4º—Final Agreement.

5º—Publish in the Official Gazette La Gaceta.

(Sinalevi Note: The guidelines for the performance evaluation (evaluación del desempeño) of the Costa Rican Institute of Fisheries and Aquaculture were provided by the Costa Rican Institute of Fisheries and Aquaculture, and are transcribed below:)

OBJECTIVE 4 SPECIFIC REGULATIONS 5 PROCEDURE FOR COMPLETING THE PERFORMANCE EVALUATION (EVALUACION DEL DESEMPEÑO) FORM 8 PROCEDURE FOR GRADING THE PERFORMANCE EVALUATION (EVALUACION DEL DESEMPEÑO) FORM 11 Final Version This document was produced by the team from the Management Development Center (CDG), the external liaison unit of the School of Administration of the National University.

Consulting team:

M.Sc. Jefry Muñoz Hernández MAP. Diego Fallas Bejarano Bach. Daniela Calderón Bolaños Representative team:

M. Sc. José Manuel Núñez González, Coordinating Lead, Management Development Center, National University.

M. Sc. Dunnia Marín Corrales, Director, School of Administration, National University.

OBJECTIVE Evaluate the work effectiveness of each collaborator at the Costa Rican Institute of Fisheries and Agriculture (INCOPESCA), aligned with the fundamental purposes of the respective position, in order to determine specific actions for continuous improvement.

SPECIFIC REGULATIONS 1. The Work Performance Evaluation (Evaluación del desempeño laboral) System corresponds to the measurement of both the fulfillment of the strategic objectives associated with the position, as well as the behaviors associated with its competency profile.

2. The Performance Evaluation (Evaluación del Desempeño) System is carried out using an automated instrument for both evaluators and the integration of results. Specifically for the integration of results, the basic process requires pouring the data from each evaluation form into an instrument called: Integrated Grading Form (Formulario Integrado de Calificación), which must be administered by the Human Resources Department.

3. The Work Performance Evaluation (Evaluación del desempeño laboral) System must provide inputs for the development of action plans oriented towards continuous improvement in the evaluated individuals, for the fulfillment of work results.

4. The Work Performance Evaluation (Evaluación del desempeño laboral) System must be aligned with the institution's training and development strategies.

5. The application of the Evaluation is annual, with quarterly follow-up on the actions established as opportunities for improvement, which are binding for the fulfillment of the contractual obligations of the evaluated person with the Costa Rican Institute of Fisheries and Aquaculture (INCOPESCA).

6. The Human Resources Department is responsible for coordinating the application of the system and consolidating the results, in accordance with the established guidelines and schedule.

7. The Work Performance Evaluation (Evaluación del desempeño laboral) System comprises the following aspects:

a. Commitment dimension: Evaluates the desire to be present, through the established institutional competencies. For each position, based on the Competency Dictionary, the cross-cutting competencies and the minimum required proficiency level are established.

Cross-cutting Competencies . Commitment to public service . Integrity in the performance of the public function Cross-cutting Competencies apply to every person who is or wishes to be a public official of INCOPESCA.

b. Functional dimension: Evaluates the know-how and conduct (skills and attitudes), based on the specific competencies associated with the position (Job Classification). For each position, based on the Competency Dictionary , the specific competencies and the minimum required proficiency level are established.

| | Managerial Competencies . Leadership . Strategic vision . Decision-making . Effective communication . Conflict management and resolution | | --- | --- | | Professional Competencies . Analysis and solution of situations . Strategic and innovative action . Quality management . Technological sensitivity . Collaborative work | Technical Competencies . Technical mastery and credibility . Quality and productivity . Analysis and solution of situations . Collaborative work | | Core Competencies . Quality and productivity . Practical mastery and application . Collaborative work | | These competency groups apply to the pertinent occupational group or stratum, namely:

| . Core Competencies: will apply to the position classifications of the Operational and Skilled Strata. | | --- | | . Technical Competencies: frame the position classifications inherent to the Technical Stratum. | | . Professional Competencies: will apply to the position classifications inherent to the occupational group that frames the Professional Stratum, without formal supervision. | | . Managerial Competencies: frame the position classifications inherent to the occupational group of the Professional Stratum with formal supervision, and those of the Management Stratum. | c. Evaluation Result: A quantitative and qualitative result for the evaluated person is established based on what is generated in the evaluation of the commitment and functional dimensions, called: Competency-Based Performance Evaluation Result (Resultado de la Evaluación del desempeño por competencias).

d. The overall result will be the product of the consolidated weighting of the evaluations in the 2 dimensions for each competency, generating a quantitative and a qualitative grade, which is called: Overall Performance Evaluation Result (Resultado general de la Evaluación del desempeño).

e. Action plans for closing gaps, defined between the Human Resources Department and the immediate supervisor of the evaluated person. Said plans are established in two directions:

i. Individual Commitments: those actions of direct responsibility that the evaluated person must fulfill.

ii. Institutional Commitments: those support actions that can be provided by the immediate supervisor or other institutional body, for the consolidation of the established improvement opportunities.

iii. The follow-up on said commitments must be carried out by the immediate supervisor in coordination with the Human Resources Department.

f. Action plans must be established with those improvement opportunities considered significant for the continuous improvement of each evaluated person. Deficient results must lead to a more exhaustive improvement plan, in which both actions and execution timelines will be defined by a commission composed of the Coordinator of the Human Resources Department, the immediate supervisor, and the corresponding Director. This commission must conduct a quarterly follow-up on the process to determine the fulfillment of the plan, and generate a report according to the observed results, with recommendations and conclusions.

8. Those results equal to or greater than the "Very Good" rating level enable the evaluated person to participate in internal competitions that arise in the institution, as well as to earn the annuity.

9. Every evaluation conducted must be recorded in the file corresponding to the evaluated person, including evaluated aspects, obtained results, and established action plans, as appropriate.

10. The performance evaluation (evaluación del desempeño) system can be linked to other processes in people management, such as:

a. Recruitment and Selection (Internal competitions).

b. Training Needs Detection.

c. Succession and Career Development Plans.

d. Occupational and workload analysis.

e. Contents of Occupational Health programs.

PROCEDURE FOR COMPLETING THE PERFORMANCE EVALUATION (EVALUACION DEL DESEMPEÑO) FORM The Performance Evaluation (Evaluación del desempeño) System is based on a 360° methodology, which entails a multi-actor evaluation, specifically:

The evaluated person.

Their immediate supervisor.

A peer or internal client.

i. For the evaluation of a person in a supervisory position, the form is applied with a person on the same hierarchical line.

An external client i. If one does not exist, it is applied with another internal client concerning the execution of their duties, who can have an opinion on the performance of the evaluated person.

ii. For the case of supervisors, this corresponds to the evaluation by the subordinate collaborators, randomly selecting a different collaborator in each evaluation period.

The institution must decide whether to apply the evaluation from the beginning considering the four actor spheres and to implement it gradually, starting with a) and b), which must be formally determined and prior to the application of the procedure, as well as the percentage of relevance that will be given to each of the parties involved in the grading.

For the application of said System, there is an Excel instrument, called: Integrated Grading Form (Formulario integrado de calificación), which is sent by the Human Resources Department to the actors involved in the evaluation process, as previously mentioned. There is a form for each of the existing positions in the institution and that will be applicable to the positions with which they are homologated.

Each evaluator will receive the file, and must complete it, according to objective criteria based on the evaluation factors associated with the commitment and functional dimensions, with what they consider corresponds to the performance of the evaluated person, and generate a file named according to the following structure: position - name of the evaluated person.xlsx Each Excel file is composed of the following sheets, namely:

Applicable Categories: It mentions, as a reminder and for verification, to which positions the evaluation will be applied.

For example:

D Compromiso (Commitment): This section includes the items related to cross-cutting competencies. As indicated in the Competency Dictionary, they are applicable to all positions, and the difference lies in the required competency proficiency level for each position.

Example:

D Compromiso for printing: This sheet will record the same information that was included in D Compromiso, but is adjusted to a ready-to-print format for physical backup of the evaluation.

D Funcional (Functional). This section includes the items related to specific competencies. As indicated in the Competency Dictionary, the competencies to be evaluated— core, technical, professional, managerial competencies—vary according to the position.

For example:

D Funcional for printing: This sheet will record the same information that was included in D Funcional, but is adjusted to a ready-to-print format for physical backup of the evaluation.

Resultado de evaluación (Evaluation Result): consolidates the information of the evaluated person and the results of the evidenced level and the required level for each of the competencies that were evaluated per dimension. This provides the result per item and total, and once printed, it can be signed by the evaluator and the evaluated person.

For example:

g. Plan de Acción (Action Plan): is completed between the immediate supervisor and the Human Resources Department as part of the improvement plan in the case of evaluations whose results have been deficient or good.

Example:

All identification information required in the instruments must be completed (Full name of the collaborator, Evaluator's Name, Position, ID Number, Evaluation Date). This information is replicated in the different sheets of the file.

For the Compromiso and Funcional dimensions, the competencies of the position are established, as well as the observable behaviors associated with the desired level, on which an evaluation must be established based on 4 levels of fulfillment with their corresponding values, namely:

Basic - value 0 Intermediate - value 1 Advanced - value 2 Outstanding - value 3 There is a brief explanation for each level, which must be considered when conducting the evaluation.

An X is marked in the level that is considered to represent the person's performance associated with each competency. Only one option can be chosen; if two or more are selected, the instrument automatically records the lowest value chosen.

For the evaluation of each competency, comments must be made on what is highlighted and what should be improved, to support the resulting evaluation.

PROCEDURE FOR GRADING THE PERFORMANCE EVALUATION (EVALUACION DEL DESEMPEÑO) FORM To perform the grading, there are two Excel instruments, called: Formulario integrado de calificación general (General Integrated Grading Form) and Formulario integrado de calificación jefaturas (Supervisory Integrated Grading Form).

These forms are used by the Human Resources Department, completing them with the corresponding information entered by the evaluators.

The Formulario integrado de calificación general corresponds to non-hierarchical positions.

The Formulario integrado de calificación jefaturas corresponds to hierarchical positions.

Each Excel file is composed of five sheets, namely:

D Compromiso D Funcional Resultado Evaluación Planes de Acción The data is transferred directly to the sheets of each evaluation dimension in the corresponding integrated form. The forms are automated, so that, when the information is entered, there are cells with established formulas to generate the results.

The planes de acción sheet is completed with the information defined between the Human Resources Department and the immediate supervisor of the evaluated person, for the achievement of the improvement opportunities that are established.

8. The information is integrated into the corresponding file.

Diagram

Considering:

en la totalidad del texto - Texto Completo Norma 082 Lineamientos para la evaluación del desempeño del Instituto Costarricense de Pesca y Acuicultura INSTITUTO COSTARRICENSE DE PESCA Y ACUICULTURA AJDIP/082-2023.-Puntarenas, a los veinticinco días del mes de abril de dos mil veintitrés.

1. 1Que mediante oficio INCOPESCA-PE-DAFI-007-2023, suscrito por parte de la señora Betty Valverde Cordero, Directora Administrativa Financiera del INCOPESCA y el Lic. Rándall Sánchez Campos, Coordinador de Planificación Institucional, se remite para conocimiento, análisis y deliberación de la Junta Directiva, los instrumentos denominados: Manual Básico de Organización y Funciones, Manuales de Procedimientos, Manual de Clases y Descripción de Cargos y Diccionario de Competencias del INCOPESCA, los cuales fueron elaborados con el apoyo del Centro de Desarrollo Gerencial (CDG) de la Escuela de Administración (EDA) de la Universidad Nacional de Costa Rica (UNA), con lo cual se estaría cumpliendo con acciones pendientes asignadas a la Dirección Administrativa Financiera en el Sistema gestor de seguimiento de recomendaciones de la Auditoría Interna, que no había sido atendidas desde hace varios años. Además, es parte de los documentos que debe contar la institución para la implementación de la Modernización, aprobada por Mideplan mediante oficio MIDEPLAN-DM-OF-0231-2020 de 21 de febrero del 2020 y aprobada por la Junta Directiva del INCOPESCA mediante acuerdo AJDIP/146-2020 del 10/07/2020.
2. 2Que por parte de los señores Betty Valverde Cordero, Rándall Sánchez Campos, Jefe del Departamento de Planificación del INCOPESCA, José Núñez y Diego Fallas, ambos funcionarios del Centro de Desarrollo Gerencial de la Universidad Nacional de Costa Rica, se realiza presentación pormenorizada sobre los instrumentos señalados.
3. 3Que por parte de la señora Betty Valverde Cordero y el señor Randall Sánchez Campos, se emite criterio positivo y consideraciones para proceder con la aprobación de los instrumentos Manual Básico de Organización y Funciones, Manual de Clases y Descripción de Cargos y Diccionario de Competencias del Instituto Costarricense de Pesca y Acuicultura. Asimismo, en cuanto a los lineamientos para la evaluación del desempeño, se señala que la implementación de estos podría realizarse de forma escalonada o paulatina, que es una alternativa que permite el instrumento. En lo referente a los manuales de procedimientos señalan que los documentos serían remitidos por la Dirección Administrativa Financiera a cada responsable de proceso a los efectos de proceder con la aprobación de cada dirección y del Ministro de Pesca y Acuicultura siendo documentos propios de gestión operativa.
4. 4Que una vez escuchada y analizada a profundidad la exposición referida, la Junta Directiva del Instituto Costarricense de Pesca y Acuicultura. Por tanto,

ACUERDA 1º-Aprobar los instrumentos denominados: Manual Básico de Organización y Funciones, Manual de Clases y Descripción de Cargo, Diccionario de Competencias y lineamientos para la evaluación del desempeño del Instituto Costarricense de Pesca y Acuicultura. Mismos que se encuentran disponibles en el siguiente link: https://www.incopesca.go.cr/acerca_ incopesca/transparencia_institucional/recursos_human os.aspx, específicamente en la sección denominada "Normativa de Recursos Humanos".

(Nota de Sinalevi: Por ser cada documento independiente los textos del Manual Básico de Organización y Funciones, Manual de Clases y Descripción de Cargo, Diccionario de Competencias del Instituto Costarricense de Pesca y Acuicultura, deben de ser consultados en el Sistema Nacional de Legislación Vigente, de forma independiente.)

2º-En el caso del manual de procedimientos, los documentos deben ser remitidos por la Dirección Administrativa Financiera a cada responsable de proceso a los efectos de proceder con la aprobación de cada dirección y del Ministro de Pesca y Acuicultura siendo documentos propios de gestión operativa.

3º-Se comisiona a la Dirección Administrativa Financiera, con el fin de que se continue con los trámites correspondientes para la efectiva comunicación de los instrumentos referidos a las instancias responsables respectivas.

4º-Acuerdo Firme.

5º-Publíquese en el Diario Oficial La Gaceta.

(Nota de Sinalevi: Los lineamientos para la evaluación del desempeño del Instituto Costarricense de Pesca y Acuicultura, fueron suministrados por el Instituto Costarricense de Pesca y Acuicultura, y se trascribe a continuación:)

OBJETIVO 4 NORMATIVA ESPECIFICA 5 PROCEDIMIENTO PARA COMPLETAR EL FORMULARIO DE EVALUACION DEL DESEMPEÑO 8 PROCEDIMIENTO PARA CALIFICAR EL FORMULARIO DE EVALUACION DEL DESEMPEÑO 11 Versión Final Este documento fue realizado por el equipo del Centro de Desarrollo Gerencial (CDG), unidad de vínculo externo de la Escuela de Administración de la Universidad Nacional.

Equipo consultor:

M.Sc. Jefry Muñoz Hernández MAP. Diego Fallas Bejarano Bach. Daniela Calderón Bolaños Equipo representante:

M. Sc. José Manuel Núñez González, Responsable coordinador, Centro de Desarrollo Gerencial, Universidad Nacional.

M. Sc. Dunnia Marín Corrales, Directora, Escuela de Administración, Universidad Nacional.

OBJETIVO Evaluar la eficacia laboral de cada colaborador en el Instituto Costarricense de Pesca y Agricultura (INCOPESCA), alineada a los propósitos fundamentales del cargo respectivo, con el fin de determinar acciones específicas para la mejora continua.

NORMATIVA ESPECIFICA 1. El Sistema de Evaluación del desempeño laboral, corresponde a la medición tanto del cumplimiento de los objetivos estratégicos asociados al cargo, así como a los comportamientos asociados al perfil competencial del mismo.

2. El Sistema de Evaluación del Desempeño, se realiza mediante un instrumento automatizado tanto para los evaluadores como para la integración de los resultados. Específicamente para la integración de resultados, el proceso básico, requiere verter los datos de cada formulario de evaluación, en un instrumento denominado: Formulario Integrado de Calificación, el cual debe ser administrado por el Departamento de Recursos Humanos.

3. El Sistema de Evaluación del desempeño laboral debe proporcionar insumos para el desarrollo de planes de acción orientados a la mejora continua en las personas evaluadas, para el cumplimiento de los resultados de trabajo.

4. El Sistema de Evaluación del desempeño laboral, debe alinearse con las estrategias de capacitación y desarrollo de la institución.

5. La aplicación de la Evaluación es anual, con seguimiento trimestral de las acciones que se establezcan como oportunidades de mejora, las cuales son vinculantes para el cumplimiento de las obligaciones contractuales de la persona evaluada con el Instituto Costarricense de Pesca y Acuicultura (INCOPESCA).

6. El Departamento de Recursos Humanos es el responsable de coordinar la aplicación del sistema y consolidar los resultados, conforme a los lineamientos y programación establecida.

7. El Sistema de Evaluación del desempeño laboral comprende los siguientes aspectos:

a. Dimensión de compromiso: Evalúa el querer estar, a través de las competencias institucionales establecidas. Para cada puesto con base en el Diccionario de Competencias están establecidas las competencias transversales y el dominio mínimo requerido.

Competencias Transversales . Compromiso con el servicio público . Integridad en el desempeño de la función pública Las Competencias Transversales, son de aplicación para toda persona que sea o desee ser funcionaria pública de INCOPESCA.

b. Dimensión funcional: Evalúa el saber hacer y estar (habilidades y actitudes), a partir de las competencias específicas asociadas al cargo (Clase). Para cada puesto con base en el Diccionario de Competencias están establecidas las competencias específicas y el dominio mínimo requerido.

| | Competencias Directivas . Liderazgo . Visión estratégica . Toma de decisiones . Comunicación efectiva . Manejo y resolución de conflictos | | --- | --- | | Competencias Profesionales . Análisis y solución de situaciones . Acción estratégica e innovadora . Gestión de calidad . Sensibilidad tecnológica . Trabajo colaborativo | Competencias Técnicas . Dominio y credibilidad técnica . Calidad y productividad . Análisis y solución de situaciones . Trabajo colaborativo | | Competencias Iniciales . Calidad y productividad . Dominio y aplicación práctica . Trabajo colaborativo | | Estos grupos de competencias aplican para el grupo ocupacional o estrato pertinente, a saber:

| . Competencias Iniciales: serán de aplicación para las clases de puestos de los Estratos Operativo y Calificado. | | --- | | . Competencias Técnicas: enmarcan las clases de puestos propias del Estrato Técnico. | | . Competencias Profesionales: se aplicarán a las clases de puestos propias del grupo ocupacional que enmarca el Estrato Profesional, sin supervisión formal. | | . Competencias Directivas: enmarca las clases de puestos propias del grupo ocupacional del Estrato Profesional con supervisión formal, y las del Estrato Gerencial. | c. Resultado Evaluación: Se establece un resultado cuantitativo y cualitativo de la persona evaluada a partir de lo generado en la evaluación de las dimensiones compromiso y funcional, denominado: Resultado de la Evaluación del desempeño por competencias.

d. El resultado global será producto de la ponderación consolidada de las evaluaciones en las 2 dimensiones para cada competencia, generando una calificación cuantitativa y otra cualitativa, el cual se denomina: Resultado general de la Evaluación del desempeño.

e. Planes de acción para el cierre de brechas definidos entre el Departamento de Recursos Humanos y la Jefatura de la persona evaluada. Dichos planes se establecen en dos direcciones:

i. Compromisos Individuales: aquellas acciones de responsabilidad directa que la persona evaluada debe cumplir.

ii. Compromisos Institucionales: aquellas acciones de apoyo que puedan ser propiciadas por la Jefatura u otra instancia institucional, para la consolidación de las oportunidades de mejora establecidas.

iii. El seguimiento a dichos compromisos los debe realizar la Jefatura inmediata en coordinación con el Departamento de Recursos Humanos.

f. Se debe establecer planes de acción, con aquellas oportunidades de mejora que se consideren significativas para la mejora continua a cada persona evaluada. Los resultados deficientes deben conducir a un plan de mejora más exhaustivo, en el cual tanto acciones como tiempos de ejecución, se definirán mediante una comisión conformada por el Coordinador del Departamento de Recursos Humanos, la Jefatura inmediata y el Director correspondiente. Dicha comisión deberá hacer seguimiento trimestral al proceso, con el fin de determinar el cumplimiento del plan, y generar un informe conforme a los resultados observados, con recomendaciones y conclusiones.

8. Aquellos resultados iguales o superiores al nivel de calificación Muy bueno posibilitan a la persona evaluada participar de concursos internos que surjan en la institución, así como a devengar la anualidad.

9. Toda evaluación realizada debe ser registrada en el expediente correspondiente a la persona evaluada, incluyendo aspectos evaluados, resultados obtenidos y planes de acción establecidos, según corresponda.

10. El sistema de evaluación del desempeño puede ser vinculante con otros procesos en la gestión de personas, tales como:

a. Reclutamiento y Selección (Concursos internos).

b. Detección de Necesidades de Capacitación.

c. Planes de Sucesión y Desarrollo de Carrera.

d. Análisis y ocupacional y de cargas de trabajo.

e. Contenidos de programas de Salud Ocupacional.

PROCEDIMIENTO PARA COMPLETAR EL FORMULARIO DE EVALUACION DEL DESEMPEÑO El Sistema de Evaluación del desempeño, se sustenta en una metodología de 360°, lo que remite una evaluación de múltiples actores, específicamente:

La persona evaluada.

Su jefatura inmediata.

Un par o cliente interno.

i. Para la evaluación de una persona en puesto de jefatura, se aplica el formulario con una persona en la misma línea jerárquica.

Un cliente externo i. En caso de no existir, se aplica con otro cliente interno concerniente a la ejecución de sus labores, que pueda tener criterio sobre el desempeño de la persona evaluada.

ii. Para el caso de las jefaturas, acá corresponde la evaluación por parte de los colaboradores a cargo, seleccionando de forma aleatoria un colaborador diferente en cada periodo de evaluación.

La institución deberá tomar la decisión de si aplica desde el inicio la evaluación considerando los cuatro ámbitos de los actores y lo realiza de manera paulatina, iniciando con los a) y b), lo que debe determinar de manera formal y previa a la aplicación del procedimiento, así como el porcentaje de relevancia que dará a cada una de las partes que intervienen en la calificación.

Para la aplicación de dicho Sistema, existe un instrumento en Excel, denominado: Formulario integrado de calificación, el cual es remitido por el Departamento de Recursos Humanos a los actores concernientes al proceso de evaluación, anteriormente mencionados. Existe un formulario para cada uno de los puestos existentes en la institución y que será aplicable a los cargos con los cuales están homologados.

Cada evaluador recibirá el archivo, y deberá completar según criterio objetivamente sustentado en los factores de evaluación asociados a las dimensiones compromiso y funcional, lo que considere corresponde al desempeño de la persona evaluada, y generar un archivo que lleve por nombre lo correspondiente a la siguiente estructura: cargo - nombre del evaluado.xlsx Cada archivo Excel está compuesto por las siguientes hojas, a saber:

Categorías Aplicables: Se menciona, como recordatorio y para verificación, a cuáles puestos será aplicada la evaluación.

Por ejemplo:

D Compromiso: En este apartado se incluyen los items relacionados con las competencias transversales. Tal como lo señala el Diccionario de Competencias, son aplicables en todos los puestos, y la diferencia radica en el dominio de la competencia requerido para cada puesto.

Ejemplo:

D Compromiso para imprimir: En esta hoja quedará registrada la misma información que fue incluida en D Compromiso, pero está ajustada a formato listo para imprimir como respaldo físico de la evaluación.

D Funcional. En este apartado se incluyen los items relacionados con las competencias específicas. Tal como lo señala el Diccionario de Competencias, de acuerdo con el puesto así son las competencias que deben ser evaluadas: competencias iniciales, técnicas, profesionales, directivas.

Por ejemplo:

D Funcional para imprimir: En esta hoja quedará registrada la misma información que fue incluida en D Funcional, pero está ajustada a formato listo para imprimir como respaldo físico de la evaluación.

Resultado de evaluación: consolida la información del evaluado y los resultados del nivel evidenciado y del nivel requerido para cada una de las competencias que fueron evaluadas según dimensión. En este se obtiene el resultado por ítem y total, y una vez impreso puede ser firmado por el evaluador y el evaluado.

Por ejemplo:

g. Plan de Acción: se completa entre la jefatura y el Departamento de Recursos Humanos como parte del plan de mejora en el caso de los evaluaciones cuyos resultados han sido deficientes o buenos.

Ejemplo:

Se debe completar toda la información de identificación que se requiere en los instrumentos (Nombre completo del colaborador, Nombre del evaluador, Cargo, N° Identificación, Fecha de evaluación). Esta información se replica en las diferentes hojas del archivo.

Para las dimensiones Compromiso y Funcional, se establecen las competencias del cargo, así como las conductas observables asociadas al nivel deseado, sobre las cuales se debe establecer una evaluación en función de 4 niveles de cumplimiento con sus valores correspondientes, a saber:

Básico - valor 0 Intermedio - valor 1 Avanzado - valor 2 Destacado - valor 3 Existe una breve explicación para cada nivel, necesario de considerar cuando se realiza la evaluación.

Se marca con una X en nivel que se considera representa el desempeño de la persona asociado a cada competencia. Se puede escoger solamente una opción; en caso de hacer dos o más el instrumento automáticamente consigna el menor valor escogido.

A la evaluación de cada competencia se debe realizar comentarios sobre lo que se destaca y lo que debe mejorarse, para argumentar la evaluación resultante.

PROCEDIMIENTO PARA CALIFICAR EL FORMULARIO DE EVALUACION DEL DESEMPEÑO Para realizar la calificación, existen dos instrumentos en Excel, denominados: Formulario integrado de calificación general y Formulario integrado de calificación jefaturas.

Dichos formularios son utilizados por el Departamento de Recursos Humanos, completándolos con la información correspondiente, consignada por los evaluadores.

El Formulario integrado de calificación general, corresponde a puestos no jerárquicos.

El Formulario integrado de calificación jefaturas, corresponde a puestos jerárquicos.

Cada archivo Excel está compuesto por cinco hojas, a saber:

D Compromiso D Funcional Resultado Evaluación Planes de Acción Los datos se trasladan de forma directa a las hojas de cada dimensión de evaluación en el formulario integrado correspondiente. Los formularios están automatizados, de manera tal que, al verter la información existen casillas con fórmulas establecidas para generar los resultados.

La hoja planes de acción, se completa con la información definida entre el Departamento de Recursos Humanos y la Jefatura de la persona evaluada, para la consecución de las oportunidades de mejora que se establezcan.

8. La información se integra al expediente correspondiente.

Diagrama

Considerando: