Regulation for the implementation of the 'Low-Emission Coffee' certification markReglamento para la implementación del distintivo Café bajo en emisiones

Additionally, the Industrialization Unit of the Technical Management, through the "CR-Café" platform, shall review such GHG emission inventory.

Coffee Processor (Beneficiador de Café): Natural or legal person who owns a coffee fruit processing plant whose responsibility consists of receiving, processing, financing, and selling coffee. They receive the raw material or coffee fruit from one or several coffee growers through collection centers (recibidores) and transform it into green coffee (café oro).

Trader Buyer (Comprador comerciante): Natural or legal person who engages in the coffee trade as an intermediary between processing firms, roasters, or other traders.

National Consumers: Any natural person or de facto or de jure entity that, as a final recipient, acquires, enjoys, or uses goods or services, or receives information or proposals for them within the territory.

Carbon dioxide equivalent (CO2e): Unit for comparing the radiative forcing of a GHG with carbon dioxide.

Note 1. Definition from standard INTE/ISO 14064-1 (section 2.19).

Note 2. Carbon dioxide equivalent is calculated using the mass of a given GHG, multiplied by its global warming potential.

"Low-Emission Coffee" Seal: Recognition seal granted by ICAFE to all those processing and roasting firms that process and offer, under all or some of their trademarks and trade names, "Low-Emission Coffee" presentations to the market in accordance with the NAMA Café de Costa Rica project.

Greenhouse Gas (GHG) Emission: Total mass of a GHG released into the atmosphere in a specific period.

Greenhouse Gases (GHGs): Atmospheric component, both natural and anthropogenic, that absorbs and emits radiation at specific wavelengths within the spectrum of infrared radiation emitted by the Earth's surface, the atmosphere, and clouds.

ICAFE: Instituto del Café de Costa Rica.

Greenhouse Gas Inventory: GHG sources, GHG sinks, GHG emissions, and removals of an organization.

Registered Trademark (Marca registrada): Trademark duly registered in the National Registry.

Roaster (Tostadora): Establishment dedicated to the roasting and grinding of coffee and packing, registered with ICAFE.

(Note from Sinalevi: In the publication of this regulation, numeral N° 2 was recorded twice)

Of the Seal in General

Of the Requirements to Obtain the Seal

• a)Be registered as a Processor (Beneficiador) and Roaster (Tostador) with the Instituto del Café de Costa Rica and be up to date with their obligations before ICAFE.
• b)Be the registered owner or legal representative of the trademarks they market.
• c)Be enrolled in the NAMA Café de Costa Rica Project.
• d)Have access to the CR-Café platform with their complete profile.
• e)Have their GHG inventories up to date and reviewed by the Industrialization Unit and the Quality Control Section (at least for the last year elapsed as of the date of the application).
• f)Authorize inspections to their facilities and regular coffee sampling by the inspection personnel, regional offices, and the Industrialization Unit of the Instituto del Café de Costa Rica.
• g)Declare, under oath, that the coffee received for its processing and packaging by the Roaster is received from producers who comply with good agricultural practices (BPA).
• h)In order to have a representative sample of the producers who deliver to the processing firm, the statistical formula for calculating sample size for finite populations shall be used, with the following parameters: They must have at least one technical visit by ICAFE personnel where the applications of good agricultural practices are attested at the time of inspection. This information is updated on each visit to the producer by the ICAFE official through forms on the CR-CAFÉ computer tool, and the producer receives a copy each time a visit is made with the results thereof according to compliance with any of the agricultural practices that are verified.
• i)The roasted coffee must have traceability to the green coffee (café oro) from the fruit received. The maximum quantity of roasted coffee in kg may not exceed the conversion of green coffee (café oro) in consumption contracts to roasted coffee by a factor of 0.82.
• j)A record must be maintained of the roasted coffee to which the seal has been applied, in order to verify compliance with the previous section.
• k)Authorize ICAFE unrestricted access to all documentation of their firm demonstrating the origin of the coffee acquired and processed, such as the Registrations of Sale of Coffee for National Consumption (Inscripciones de Venta de Café de Consumo Nacional)1, Transfer or Assignment Letters of Sale of Coffee for National Consumption (Cartas de Traspaso o Cesiones de Venta de Café de Consumo Nacional)2, and other documentation fulfilling the required purpose.

1Documentation submitted by Coffee Processors, Exporters, Roasters (Torrefactores), and Traders to the Instituto de Café de Costa Rica as part of Law Nº2762 on the Regime of Relations between Producers, Processors, and Exporters of Coffee.

2Documentation submitted by Coffee Processors, Exporters, Roasters (Torrefactores), and Traders to the Instituto de Café de Costa Rica as part of Law Nº2762 on the Regime of Relations between Producers, Processors, and Exporters of Coffee

Violation of any of the rules established to verify the origin and traceability of the coffee, or good agricultural practices, shall be cause for loss of the use of the "low-emission coffee" seal.

Of the Registration Procedure

• a)Submit the formal request for the use of the "low-emission coffee" seal through the application form provided on ICAFE's website.
• b)The Legal Affairs Unit of ICAFE shall verify: active code of the processing and roasting firm, describing the general data of the processing plant (beneficio) and the roaster (tostadora), the names of the trademark(s) or trade names of the company, produced with low-emission coffee, the quantity of seals required to cover their production for 12 months, and other requirements established in Article 8 of this regulation.
• c)Provide their GHG inventories for at least 1 year prior to the application through CR-CAFE, which shall be duly reviewed by the Industrialization Unit and the Quality Control Section.
• d)Upon completing the form through ICAFE's website, the applicant shall expressly authorize the Institution's personnel to manage the necessary inspections at the processing and roaster (Torrefactora) plants, as well as to provide the necessary documentation to corroborate that the producers from whom they have received the coffee fruit have good agricultural practices (BPA) and/or are part of the NAMA Café de Costa Rica Project.

The regional offices shall be responsible for conducting technical visits to the producers reported by the processing firm to verify the applications of good agricultural practices (BPA). Such verifications shall be conducted using the sample number formula for finite populations. The verifications shall be recorded in CR-CAFE.

For its part, the Industrialization Unit and Quality Control Section shall be responsible for issuing a technical opinion that the processing plant (Beneficio) has evidence that the coffee fruit received under BPA and processed in the plant is part of the NAMA Café project and that it is processed in its roasting plant.

The Regulatory Management of Traffic and Liquidations shall verify that the coffee corresponds to a final product made with 100% coffee of Costa Rican origin; identifying the origin of the product to be placed on the markets, for which it shall carry out a documentary review supporting the lawful possession of the coffee, and shall also conduct an inventory and take samples of green coffee (café oro), in order to guarantee, through the NIRS Laboratory technique (NEAR-INFRARED SPECTROSCOPY), the origin of the coffee.

Such departments must issue the respective technical report within a period not exceeding 5 business days.

If it is rejected, a warning shall be sent to the processing and roasting firm so that within a period of eight business days it rectifies and complies with the warned requirements; if no response to said warning is received, the request shall be deemed withdrawn.

In case of approval, the use of the seal shall be enabled for a period of 12 months from the notification of the resolution. Once this period has ended, the interested party may manage the renewal, having to meet the same requirements indicated in Article 8 of this regulation.

Of the Traceability and Control of the Product

It constitutes a requirement for the respective processing to verify that the raw material has its lot duly identified.

Said slip shall contain at least the following information:

• a)Name of the Roasting Company and registration code with ICAFE.
• b)Code of the trademark or trade name to be worked on with the raw material reported.
• c)Discharge quantity to be made from the Costa Rican lot to be used for processing.
• d)Date and time of the lot discharge.
• e)Signature and identification number of the legal representative of the roasting company.

Of the Use of the Seal

ICAFE may implement in such artwork, control mechanisms such as alphanumeric codifications, in order to obtain the traceability of the seals.

Such seal must only be used for ground or roasted coffee packaging, and may not be used for purposes other than those authorized by this Regulation.

Likewise, said seal may be used in publications, promotional articles, and activities in which the roasting firms participate.

Any interested party in obtaining information may send an email to [email protected], requesting specific information required.

Approved by the Board of Directors of ICAFE, according to agreement 6, of minutes N° 2379, with session date of 21/12/2022 and through the final approval to be issued by the Legal Affairs Unit of ICAFE with the signature of the Head of said Unit, the interested party who sends the requested information and wishes to participate in the process shall receive a final resolution of the case.

Además, la Unidad de Industrialización de la Gerencia técnica mediante la plataforma "CR-Café" deberá revisar tal inventario de emisiones GEI.

Beneficiador de Café: Persona física o jurídica que posee una planta de procesamiento de café fruta cuya responsabilidad consiste en recibir, elaborar, financiar y vender el café. Recibe la materia prima o café fruta de uno o varios caficultores por medio de los centros de acopio (recibidores) y lo transforman en café verde (oro).

Comprador comerciante: Persona física o jurídica que ejerce el comercio de café como intermediario entre firmas Beneficiadoras, Tostadores u otros comerciantes.

Consumidores nacionales: Toda persona física o entidad de hecho o de derecho, que, como destinatario final, adquiere, disfruta o utiliza los bienes o los servicios, o bien, recibe información o propuestas para ello en territorio me.

Dióxido de carbono equivalente (CO2e): Unidad para comparar la fuerza de radiación de un GEI con el dióxido de carbono.

Nota 1. Definición de la norma INTE/ISO 14064-1 (apartado 2.19).

Nota 2. El dióxido de carbono equivalente se calcula utilizando la masa de un GEI determinado, multiplicada por su potencial de calentamiento global.

Distintivo "Café bajo en emisiones": Distintivo de reconocimiento que otorga el ICAFE a todas aquellas firmas Beneficiadoras y Tostadoras que procesen y ofrezcan en todas o algunas de sus marcas y nombres comerciales, presentaciones al mercado "Café bajo en emisiones" de conformidad con el proyecto NAMA Café de Costa Rica.

Emisión de gases de efecto invernadero (GEI): Masa total de un GEI liberado a la atmósfera en un periodo determinado.

Gases de efecto invernadero (GEI): Componente atmosférico, tanto natural como antropogénico, que absorbe y emite radiación a longitudes de onda específicas dentro del espectro de radiación infrarroja emitida por la superficie de la Tierra, la atmósfera y las nubes.

ICAFE: Instituto del Café de Costa Rica.

Inventario de gases de efecto invernadero: Fuentes de GEI, sumideros de GEI, emisiones y remociones de GEI de una organización.

Marca registrada: Marca comercial debidamente Inscrita en el Registro Nacional.

Tostadora: Establecimiento dedicado al tostado y molido del café y empacado, inscrito en el ICAFE.

(Nota de Sinalevi: En la publicación de este reglamento se consignó dos veces el numeral N° 2)

Del distintivo en general

De los requisitos para obtener el distintivo

• a)Estar registrado como Beneficiador y Tostador, ante el Instituto del Café de Costa Rica y estar al día con sus obligaciones ante el ICAFE.
• b)Ser el propietario registral o representante legal de las marcas que comercializa.
• c)Estar inscritos en el Proyecto NAMA Café de Costa Rica.
• d)Tener acceso a la plataforma en el CR-Café con su perfil completo.
• e)Tener sus inventarios GEI al día y revisado por parte de la Unidad de Industrialización y Sección de Control de Calidad (al menos al último año transcurrido al día de la solicitud).
• f)Autorizar las inspecciones a sus instalaciones y los muestreos regulares del café por parte del personal fiscalizador, sedes regionales y la Unidad de Industrialización del Instituto del Café de Costa Rica.
• g)Declarar, bajo la fe de juramento, que el café recibido para su beneficiado y empaquetado por el Tostador es recibido por productores que cumplen las buenas prácticas agrícolas (BPA).
• h)Con el fin de tener una muestra representativa de los(as) productoras que le entregan a la firma Beneficiadora, se utilizará la formula estadística para cálculo de muestra para poblaciones finitas, con los siguientes parámetros: Deben tener al menos una visita técnica por parte del personal del ICAFE donde se haga constar las aplicaciones de las buenas prácticas agrícolas al momento de la inspección. Esta información se actualiza en cada visita al productor por parte del funcionario de ICAFE a través de formularios de la herramienta informática CR-CAFÉ y el productor recibe copia cada vez que se realiza una visita de los resultados de la misma según el cumplimiento de alguna(s) de las prácticas agrícolas que se verifiquen.
• i)El café tostado debe tener trazabilidad al café oro de la fruta recibida. La cantidad máxima de café tostado en kg, no podrá ser mayor a la conversión de café oro en contratos de consumo a café tostado por un factor de 0,82.
• j)Se deberá mantener un registro del café tostado al cual se le ha aplicado el distintivo, con el fin de verificar el cumplimiento del apartado anterior.
• k)Autorizar al ICAFE, el acceso irrestricto de toda aquella documentación de su firma con la que se demuestre la procedencia del café adquirido y procesado, tales como las Inscripciones de Venta de Café de Consumo Nacional1, Cartas de Traspaso o Cesiones de Venta de Café de Consumo Nacional2 y demás documentación que cumplan con el fin requerido.

1Documentación que presentan los Beneficiadores, Exportadores, Torrefactores y Comerciantes de Café al Instituto de Café de Costa Rica como parte de Ley Nº2762 sobre el Régimen de Relaciones entre Productores, Beneficiadores y Exportadores de Café. , Cartas de Traspaso o Cesiones de Venta de Café de Consumo Nacional2 2Documentación que presentan los Beneficiadores, Exportadores, Torrefactores y Comerciantes de Café al Instituto de Café de Costa Rica como parte de Ley Nº2762 sobre el Régimen de Relaciones entre Productores, Beneficiadores y Exportadores de Café

La infracción a alguna de las normas establecidas para verificar el origen y trazabilidad del café, las buenas prácticas agrícolas, será causal de pérdida en el uso del distintivo "Café bajo en emisiones."

Del procedimiento de inscripción

• a)Realizar la solicitud formal del uso distintivo "Café bajo en emisiones" mediante el formulario de solicitud dispuesto en la página web de ICAFE.
• b)La Unidad de Asuntos Jurídicos del ICAFE verificará: código activo de la Firma Beneficiadora y Tostadora, donde se describan los datos generales del beneficio y la tostadora, los nombres de la (o las) marcas o nombres comerciales de la empresa, elaboradas con café bajo en emisiones, la cantidad de distintivos que requieren para cubrir su producción durante 12 meses y demás requisitos establecidos en el artículo 8 del presente reglamento.
• c)Suministrar sus inventarios de GEI de al menos 1 año previa a la solicitud mediante el CR-CAFE, el cuál será debidamente revisado por la Unidad de Industrialización y Sección de Control de Calidad.
• d)Al completar el formulario a través de la página web del ICAFE, el solicitante autorizará de manera expresa al personal de la Institución, a gestionar las inspecciones necesarias en las plantas Beneficiadoras y Torrefactora, así como brindar la documentación necesaria en aras de corroborar que los productores a los cuales les han recibido el café en fruta cuentan con buenas prácticas agrícolas (BPA) y/o forman parte del Proyecto NAMA Café de Costa Rica.

Las oficinas regionales serán las encargadas de realizar las visitas técnicas a los productores que informó la firma beneficiadora para verificar las aplicaciones de las buenas prácticas agrícolas (BPA). Dichas verificaciones se realizarán utilizando la fórmula de número de muestra para poblaciones finitas. Las verificaciones se registrarán en el CR-CAFE.

Por su parte, la Unidad de Industrialización y Sección de Control de Calidad, será la encargada de emitir criterio técnico de que el Beneficio cuenta con evidencia de que el café en fruta recibido bajo BPA y que se procesa en el Beneficio se encuentra en el proyecto NAMA Café y que el mismo se procesa en su planta de tostado.

La Gerencia Regulatoria de Trafico y Liquidaciones, verificará que el café responde a un producto final elaborado con café 100% de origen costarricense; identificando el origen del producto que se colocará en los mercados, para lo cual realizará una revisión documental que respalde la tenencia lícita del café, además levantará un inventario y tomará muestras del café en verde (café oro), con el fin de garantizar mediante la técnica de Laboratorio NIRS (ESPECTROSCOPIA DE INFRARROJO CERCANO),el origen del café.

Tales dependencias, deberán emitir el informe técnico respectivo en un plazo no mayor a 5 días hábiles.

De rechazarse la misma, se remitirá una prevención a la firma Beneficiadora y Tostadora para que en el plazo de ocho días hábiles subsane y cumpla con los requisitos prevenidos; de no recibir respuesta a dicha prevención se dará por desistida la solicitud.

En caso de aprobación, se habilitará el uso del distintivo en un periodo de 12 meses a partir de la notificación de la resolución. Finalizado dicho periodo, el interesado podrá gestionar la renovación, debiendo cumplir los mismos requisitos indicados en el artículo 8 del presente reglamento.

De la trazabilidad y control del producto

Constituye requisito para el respectivo procesamiento comprobar que la materia prima lleva debidamente identificado su lote.

Dicha boleta contendrá al menos la siguiente información:

• a)Nombre de la Empresa Tostadora y código de inscripción ante el ICAFE.
• b)Código de la marca o nombre comercial que trabajará con la materia prima que se reporta.
• c)Cantidad de descargo que realizará del lote costarricense que vaya a utilizar para el procesamiento.
• d)Fecha y hora de la descarga del lote.
• e)Firma y cédula del representante legal de la empresa tostadora.

Del uso del distintivo

El ICAFE podrá implementar en dichos artes, mecanismos de control como codificaciones alfa-numéricas, en aras de poder obtener la trazabilidad de los distintivos.

Tal distintivo únicamente deberá utilizarse para los empaques de café molido o Tostado, no pudiéndose utilizar el mismo en usos distintos al autorizado por este Reglamento.

De igual forma, dicho sello podrá ser utilizado en publicaciones, artículos promocionales y actividades en las que participen las firmas Tostadoras.

Cualquier interesado en obtener información puede enviar un correo a [email protected], solicitando información específica que requiera.

Aprobado por la Junta Directiva del ICAFE, según el acuerdo 6, del acta N° 2379, con fecha de sesión del 21/12/2022 y a través de la aprobación final que emitirá la Unidad de Asuntos Jurídicos del ICAFE con la firma de la Jefatura de dicha Unidad, el interesado que envíe la información solicitada y desee participar del proceso, recibirá una resolución final del caso