Sustainable Purchasing Manual of the Municipality of EscazúManual de Compras Sustentables de la Municipalidad de Escazú

in the entirety of the text - Complete Text of Norm 061 Sustainable Purchasing Manual of the Municipality of Escazú MUNICIPALITY OF ESCAZÚ MUNICIPAL COUNCIL I hereby inform you of the agreement adopted by the Municipal Council of Escazú in ordinary session No. 098, minute No. 118 of March 14, 2022, which states the following: Agreement AC-061-2022 "It is agreed: based on the provisions of articles 11, 169 and 170 of the Political Constitution; 11, 13, 16, 121 and 136 subsection e) of the General Law of Public Administration; 2, 3, 4 subsection a), 13 subsection d), 43, 126, 133, 137, 139, 140 and 142 of the Municipal Code; 32 and 37 of the Autonomous Regulation of Services of the Municipality of Escazú; official letters COR-AL-10822021 and COR-AL-1126-2021 both from the Municipal Mayor's Office, CORAJ-225-2021 from the Legal Affairs Subprocess and RHM-258-2021 from the Human and Material Resources Management; and following the reasoning contained in Point Two of Opinion C-AJ-24-21 of the Legal Affairs Commission, which this Council adopts as its own and takes as the basis for motivating this agreement, it is resolved: First: to accept the recommendation to the text of the 'Sustainable Purchasing Manual of the Municipality of Escazú', contained in official letter CORAJ-1042022 from the Legal Affairs Subprocess signed by Lic. Carlos Bermúdez Rivera. Second: to approve the text of the 'Sustainable Purchasing Manual of the Municipality of Escazú'. Third: to authorize the municipal administration to proceed with the integral publication of this 'Sustainable Purchasing Manual of the Municipality of Escazú', in the Official Gazette La Gaceta once only, given that it is an Internal Manual. Notify this agreement to the Office of the Municipal Mayor for its respective duties." Declared definitively approved.

Content Why sustainable purchasing?..... 1 What is sustainable purchasing?..... 1 At what point to incorporate sustainable criteria? 1 Sustainable criteria of a socioeconomic nature.2 Mandatory clauses.. 2 Optional clauses 3 Sustainable clauses of an environmental nature... 4 Examples of Criteria ... 5 Implementation... 7 Training... 8 Conclusion... 8 Bibliography... 9 Why sustainable purchasing?

The Political Constitution of Costa Rica indicates in its article 169 the responsibility of Local Governments to administer the interests and services they provide to the community under their jurisdiction, while at the same time in its numeral 50 it indicates that every person has the right to a healthy and ecologically balanced environment; it is for this reason that the need arises for the implementation of purchasing processes that involve sustainable criteria, solving the needs of the Administration and the community, while their socio-environmental impact is positive.

This document aims to point out general guidelines for their application by technical and operational areas in Administrative Contracting processes and represents the institution's commitment to updating the traditional model of purchasing and procurement, from the planning and definition of technical specifications, through the development of administrative procedures, and up to their contractual execution, in those cases where their application is viable for the due satisfaction of the public interest. What is sustainable purchasing?

According to the Technical Regulation for the Application of Sustainable Criteria in Public Procurement and Implementation Guide (2015) of the General Directorate of Asset Administration and Administrative Contracting of the Ministry of Finance, "Sustainable Public Procurement is that in which state institutions satisfy their needs for goods and services in a manner that guarantees value for money based on the life cycle in terms of generating benefits not only for the institution, but also for society and the country's economy, while minimizing damage to the environment." Criteria can be incorporated that assess the environmental contribution of the goods, services or works to be contracted, taking into account criteria related to one or several stages of the life cycle of the product or service to be acquired, from the extraction of raw material, manufacturing, distribution, use, useful life, final disposal and inputs in the case of services, in addition to economic and social criteria whose added value allows satisfying the needs of the community and the Municipal Corporation, with a positive contribution on axes of common interest such as inclusion, equity, innovation, development of the local economy, etc.

At what point to incorporate sustainable criteria?

The technical areas, as those responsible for executing the assigned budget for the fulfillment of their goals and objectives, must conduct market studies or prior analyses that allow them to correctly define the goods, services or works they need to contract according to the identified needs; it is for this reason that during the definition of the contractual object and its technical specifications, it can, in the first instance, be defined whether or not criteria of a sustainable nature apply and if so, to indicate them and at which stage of the process to conduct their evaluation or review.

Whatever the applicable sustainable criteria may be, they must be clear and set forth from the bidding documents (cartel), as they cannot be included after it acquires finality; furthermore, they must not generate any restriction or condition the participation of bidders and must be duly justified.

Sustainable criteria of a socioeconomic nature Mandatory clauses Given the regulations applicable to Administrative Contracting processes, there are a series of mandatory clauses that can be classified as sustainable within a socioeconomic scope, and these must be complied with and/or corrected in a timely manner, as appropriate.

Among these clauses we can find:

. Being up to date with employer-employee obligations to the CCSS, FODESAF and other social charges linked to the Social Security Regime, not only to participate but also during the duration of the respective contract.

. The employer must have a current Workers' Compensation Insurance (Riesgos del Trabajo) policy, in accordance with the duties performed, and keep it current for the duration of the contract.

Optional clauses Contracting processes may include additional socioeconomic clauses if applicable, which must be established from the bidding documents (cartel), for example:

Sustainable clauses of an environmental nature According to the Technical Regulation for the Application of Sustainable Criteria in Public Procurement and Implementation Guide (2015) of the General Directorate of Asset Administration and Administrative Contracting of the Ministry of Finance, there are ten goods and/or services that are prioritizable for proposing sustainable criteria: computer equipment, office equipment, printing and reproduction, cleaning services, office supplies, vehicles, food services, clothing provision, advertising, and security services.

However, in addition to those mentioned, there are others regulated by additional regulations, but binding to their fields of action, such as, for example, wood, agricultural products, and paper products.

As a General Framework for Action, account must be taken of the Political Constitution, the Administrative Contracting Law and its Regulation, the General Health Law, as well as all documentation generated on the subject by the Comptroller General of the Republic on related specific topics.

Below, the specific environmental regulations in force are presented; however, future modifications or additions to the regulatory framework, both general for Administrative Contracting and for each area of action, must be taken into account.

Examples of Sustainable Criteria Below, a series of general criteria are listed that can be considered when defining the technical specifications of goods or services; for greater detail of short, medium and long-term criteria, the document Sustainable Public Procurement (2011) of the General Directorate of Asset Administration and Administrative Contracting of the Ministry of Finance can be consulted.

Implementation.

For the implementation of this manual, personnel with knowledge in the area of environmental management, as well as administrative contracting, and from other departments or sub-processes responsible for managing the purchase of various municipal goods and services are required, therefore the formation of a Green Purchasing Committee is suggested, made up of at least the Procurement Department and Environmental Management, as well as personnel from areas expert in technical criteria such as, for example, Information Technology, Institutional Services, Public Works, Human Development, Municipal Services, etc. The Municipal Mayor will be requested to appoint the officials who will form the commission, with the aim of ensuring the application of sustainable criteria in purchasing processes.

The commission may monitor compliance with the application of sustainable criteria periodically and define indicators for its evaluation, and based on its results, it may offer the Administration the necessary feedback for advancement in sustainable matters.

Training.

Given the importance of applying sustainable criteria in purchasing processes, as well as the constant additions and updates to the relevant regulations, municipal personnel must be in constant training, which is why it is urged that, from the Human and Material Resources Management, through the Annual Training Plan, training of the following nature and related topics be included in a cross-cutting manner:

. Environmental management and its relationship with the purchasing process: aimed at officials in general, so they understand why the Municipality has decided to implement a green purchasing program.

. Environmental legislation: aimed at the members of the green purchasing committee.

. Legislation on administrative contracting: aimed at the members of the green purchasing committee.

. Identification of environmental aspects and impacts:

aimed at the members of the green purchasing committee.

Given the direct responsibility of Local Governments and the Public Administration in general to ensure a healthy environment and the general well-being of citizens, the incorporation of pertinent and reasoned sustainable criteria collaborates with the acquisition of goods and services with a high degree of sustainability that in the short, medium and long term will contribute to generating better opportunities and reducing socioeconomic gaps while contributing to environmental conservation.

This document arises as a need for a basic guiding guide so that technical areas consider the inclusion of criteria that, hand in hand with the specific literature from entities such as the Ministry of Finance or CEGESTI, can ensure the quality of goods and services without neglecting the cross-cutting environmental and socioeconomic factor of Administrative Contracting.

Bibliography.

CEGESTI (2008), Manual para la implementación de Compras Verdes en el sector público de Costa Rica, First Edition, CEGESTI, available at: http://cegesti.org/manuales_old17.html CEGESTI (2013), Recomendaciones generales para la compra de productos orgánicos en el sector público costarricense, First Edition, CEGESTI, available at: http://cegesti.org/manuales_old17.html CEGESTI (2012), Compras Públicas Sostenibles en Costa Rica Normativa, CEGESTI, available at: http://publicaciones.cegesti.org/ CEGESTI (2014), Guía de criterios sociales en la contratación pública en Costa Rica, First Edition, CEGESTI, available at: http://cegesti.org/manuales_old17.html Cabrera & Marras (2008), Introducción A Las Compras Públicas Sustentables, San José, Costa Rica, available at: https://www.hacienda.go.cr/comprared/Compras_Publicas_Sustentables.pdf General Directorate of Asset Administration and Administrative Contracting of the Ministry of Finance (2011), Compras Públicas Sustentables, available at: https://www.hacienda.go.cr/comprared/GUIA_COMPRAS_SUSTENTABLES.pdf General Directorate of Asset Administration and Administrative Contracting of the Ministry of Finance (2015), Normativa Técnica para la Aplicación de Criterios Sustentables en las Compras Públicas Guía para la Implementación, available at: https://www.hacienda.go.cr/docs/552443b92e7b5_N ormativa%20Tecnica%20Criterios%20Sustentables%20DGABCA.pdf

Conclusion.

en la totalidad del texto - Texto Completo Norma 061 Manual de Compras Sustentables de la Municipalidad de Escazú MUNICIPALIDAD DE ESCAZÚ CONCEJO MUNICIPAL Le comunico el acuerdo adoptado por el Concejo Municipal de Escazú en la sesión ordinaria N° 098, acta N° 118 del 14 de marzo del 2022, que indica lo siguiente: Acuerdo AC-061-2022 "Se acuerda: con fundamento en las disposiciones de los artículos 11, 169 y 170 de la Constitución Política; 11, 13, 16, 121 y 136 inciso e) de la Ley General de la Administración Pública; 2, 3, 4 inciso a), 13 inciso d), 43, 126, 133, 137, 139, 140 y 142 del Código Municipal; 32 y 37 del Reglamento Autónomo de Servicios de la Municipalidad de Escazú; los oficios COR-AL-10822021 y COR-AL-1126-2021 ambos de la Alcaldía Municipal, CORAJ- 225-2021 del Subproceso de Asuntos Jurídicos y RHM- 258-2021 de la Gerencia de Recursos Humanos y Materiales; y siguiendo la motivación contenida en el Punto Segundo del Dictamen C-AJ-24-21 de la Comisión de Asuntos Jurídicos, la cual hace suya este Concejo y la toma como fundamento para motivar este acuerdo se dispone: Primero: acoger la recomendación al texto del "Manual de Compras Sustentables de la Municipalidad de Escazú", contenida en el oficio CORAJ-1042022 del Subproceso Asuntos Jurídicos suscrito por el Lic. Carlos Bermúdez Rivera. Segundo: aprobar el texto del "Manual de Compras Sustentables de la Municipalidad de Escazú". Tercero: autorizar a la administración municipal para que se proceda a publicar de manera integral este ·Manual de Compras Sustentables de la Municipalidad de Escazú», en el Diario Oficial La Gaceta por única vez en razón de tratarse de un Manual Interno. Notifíquese este acuerdo al Despacho de la Alcaldía Municipal para lo de su cargo". Declarado definitivamente aprobado.

Contenido ¿Por qué compras sustentables?..... 1 ¿Qué es una compra sustentable?..... 1 ¿En qué momento incorporar criterios sustentables? 1 Criterios sustentables de carácter socioeconómico.2 Cláusulas obligatorias.. 2 Cláusulas opcionales 3 Cláusulas sustentables de carácter ambiental... 4 Ejemplos de Criterios ... 5 Implementación... 7 Capacitación... 8 Conclusión... 8 Bibliografía... 9 ¿Por qué compras sustentables?

La Constitución Política de Costa Rica señala en su artículo 169 la responsabilidad de los Gobiernos Locales de administrar los intereses y servicios que presta a la comunidad bajo su jurisdicción, al mismo tiempo que en su numeral 50 señala que toda persona tiene derecho a un ambiente sano y ecológicamente equilibrado; es por ello que surge la necesidad de la implementación de procesos de compra que involucren criterios sustentables, solventando las necesidades de la Administración y la comunidad, al mismo tiempo que su impacto socio ambiental sea positivo.

El presente documento pretende señalar directrices generales para su aplicación por áreas técnicas y operativas en los procesos de Contratación Administrativa y representa el compromiso de la institución en actualizar el modelo tradicional de compras y adquisiciones, desde la planeación y definición de las especificaciones técnicas, el desarrollo de los procedimientos administrativos y hasta su ejecución contractual, en aquellos casos en que su aplicación sea viable para la debida satisfacción del interés público. ¿Qué es una compra sustentable?

De acuerdo con la Normativa Técnica para la Aplicación de Criterios Sustentables en las Compras Públicas y Guía para la Implementación (2015) de la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa del Ministerio de Hacienda, "las Compras Públicas Sustentables son aquellas en las que las instituciones estatales satisfacen sus necesidades de bienes y servicios de manera que se garantice la relación calidad-precio con base en el ciclo de vida en términos de generar beneficios no sólo a la institución, sino también a la sociedad y a la economía del país, al mismo tiempo que se minimiza el daño al ambiente." Pueden incorporarse criterios que valoren el aporte ambiental de los bienes, servicios u obras por contratar, que tomen en cuenta criterios relacionados con una o varias etapas del ciclo de vida del producto o servicio a adquirir, desde la extracción de la materia prima, fabricación, distribución, uso, vida útil, disposición final e insumos en caso de servicios, además de criterios económicos y sociales cuyo valor agregado permita satisfacer las necesidades de la comunidad y la Corporación Municipal, con un aporte positivo en ejes de interés común como la inclusión, la equidad, la innovación, el desarrollo de la economía local, etc.

¿En qué momento incorporar criterios sustentables?

Las áreas técnicas, como responsables de la ejecución del presupuesto asignado para el cumplimiento de sus metas y objetivos, debe realizar estudios de mercado o análisis previos que le permitan definir correctamente los bienes, servicios u obras que requiere contratar de acuerdo a las necesidades identificadas; es por ello que durante la definición del objeto contractual y sus especificaciones técnicas puede, en primera instancia, definirse si aplican o no criterios de carácter sustentable y si aplican, señalarse y en qué etapa del proceso realizar su evaluación o revisión.

Cuales fueren los criterios sustentables aplicables, deben de quedar claros y plasmados desde el cartel, pues no podrán incluirse posteriormente que el mismo adquiera su firmeza; además no podrán generar alguna restricción o condicionar la participación de los oferentes y deberán estar debidamente justificados.

Criterios sustentables de carácter socioeconómico Cláusulas obligatorias Dada la normativa aplicable a los procesos de Contratación administrativa, existen una serie de cláusulas de carácter obligatorio que se pueden clasificar como sustentables dentro de un ámbito socioeconómico, y las mismas deben de cumplirse y/o subsanarse a tiempo según correspondan.

Dentro de estas cláusulas podemos encontrar:

. Estar al día con las obligaciones obrero-patronales ante la CCSS, FODESAF y demás cargas sociales vinculadas al Régimen de Seguridad Social, no solo para participar sino también durante la duración del respectivo contrato.

. Debe el patrono contar con una póliza de Riesgos del Trabajo Vigente, de acuerdo con las labores que desempeña, y mantenerla vigente durante el tiempo de duración del contrato.

Cláusulas opcionales Los procesos de contratación pueden incluir cláusulas socioeconómicas adicionales si aplicaran, mismas que deben ser establecidas desde el cartel, por ejemplo:

Cláusulas sustentables de carácter ambiental De acuerdo con la Normativa Técnica para la aplicación de Criterios Sustentables en las Compras Públicas y Guía de Implementación (2015) de la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa del Ministerio de Hacienda, existen diez bienes y/o servicios priorizables para el planteamiento de criterios sustentables: equipo de cómputo, equipo de oficina, impresión y reproducción, servicios de limpieza, suministros de oficina, vehículos, servicios de alimentación, dotación de vestuario, publicidad y los servicios de seguridad.

Sin embargo, además de los mencionados existen otros regulados por normativas adicionales, pero vinculantes a sus campos de acción como por ejemplo la madera, los productos agrícolas y los productos de papel.

Como marco General de Acción debe de tomarse en cuenta la Constitución Política, la Ley de contratación Administrativa y su Reglamento, la Ley General de Salud, así como toda la documentación generada sobre el tema por parte de la Contraloría General de la República en temáticas específicas relacionadas.

A continuación, se presenta la normativa específica vigente en materia ambiental, sin embargo, debe tomarse en cuenta futuras modificaciones o adiciones al marco regulatorio tanto general de la contratación Administrativa, como de cada área de acción.

Ejemplos de Criterios Sustentables A continuación, se enlistan una serie de criterios generales que pueden considerarse a la hora de definir las especificaciones técnicas de los bienes o servicios; para mayor detalle de criterios a corto, mediano y largo plazo puede consultarse el documento Compras Públicas Sustentables (2011) de la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa del Ministerio de Hacienda.

Implementación.

Para la implementación del presente manual se requiere de personal con conocimiento en el área de gestión ambiental, como de contratación administrativa, así como de otros departamentos o subprocesos encargados de gestionar la compra de los distintos bienes y servicios municipales, por lo que se sugiere la conformación de un Comité de Compras Verdes, conformado por al menos Proveeduría y Gestión Ambiental, así como personal de áreas expertas en criterios técnicos como, por ejemplo, Tecnologías de Información, Servicios Institucionales, Obra Pública, Desarrollo Humano, Servicios Municipales, etc. Se solicitará al Alcalde Municipal el nombramiento de los funcionarios que conformarán la comisión, con el fin de velar por la aplicación de criterios sustentables en los procesos de compras.

La comisión podrá monitorear el cumplimiento de la aplicación de criterios sustentables de manera periódica y definir indicadores para su evaluación y con base en sus resultados podrá ofrecer a la Administración la Realimentación necesaria para el avance en materia sustentable.

Capacitación.

Dada la importancia de la aplicación de criterios sustentables en los procesos de compras, así como las constantes adiciones y actualizaciones en la normativa atinente es que el personal municipal debe de estar en constante capacitación, por lo que se insta a que, desde la Gerencia de Recursos Humanos y Materiales, mediante el Plan Anual de Capacitaciones, se incluya de manera transversal capacitaciones de la siguiente índole y relacionada:

. Gestión ambiental y su relación con el proceso de compras: dirigido a los funcionarios en general, de modo que comprendan por qué la Municipalidad ha decidido implementar un programa de compras verdes.

. Legislación ambiental: dirigida a los miembros del comité de compras verdes.

. Legislación en contratación administrativa: dirigida a los miembros del comité de compras verdes.

. Identificación de aspectos e impactos ambientales:

dirigida a los miembros del comité de compras verdes.

Dada la responsabilidad directa de los Gobiernos Locales y de la Administración Pública en general, de asegurar un ambiente sano y el bienestar general de los administrados, es que la incorporación de criterios sustentables pertinentes y razonados colaboran con la adquisición de bienes y servicios con un grado alto de sustentabilidad que al corto, mediano y largo plazo contribuirán a generar mejores oportunidades y a disminuir brechas socioeconómicas mientras se aporta a la conservación del ambiente.

El presente documento surge como necesidad de guía orientadora básica para que las áreas técnicas consideren la inclusión de criterios que de la mano con la literatura específica de entidades como el Ministerio de Hacienda o CEGESTI puedan asegurar la calidad de los bienes y servicios sin descuidar el factor ambiental y socioeconómico transversal de la Contratación Administrativa.

Bibliografía.

CEGESTI (2008), Manual para la implementación de Compras Verdes en el sector público de Costa Rica, Primera Edición, CEGESTI, disponible en: http://cegesti.org/manuales_old17.html CEGESTI (2013), Recomendaciones generales para la compra de productos orgánicos en el sector público costarricense, Primera Edición, CEGESTI, disponible en:http://cegesti.org/manuales_old17.html CEGESTI (2012), Compras Públicas Sostenibles en Costa Rica Normativa, CEGESTI, disponible en: http://publicaciones.cegesti.org/ CEGESTI (2014), Guía de criterios sociales en la contratación pública en Costa Rica, Primera Edición, CEGESTI, disponible en: http://cegesti.org/manuales_old17.html Cabrera & Marras (2008), Introducción A Las Compras Públicas Sustentables, San José, Costa Rica, disponible en: https://www.hacienda.go.cr/comprared/Compras_Publicas_Sustentables.pdf Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa del Ministerio de Hacienda (2011), Compras Públicas Sustentables, disponible en: https://www.hacienda.go.cr/comprared/GUIA_COMPRAS_SUSTENTABLES.pdf Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa del Ministerio de Hacienda (2015), Normativa Técnica para la Aplicación de Criterios Sustentables en las Compras Públicas Guía para la Implementación, disponible en: https://www.hacienda.go.cr/docs/552443b92e7b5_N ormativa%20Tecnica%20Criterios%20Sustentables%20DGABCA.pdf

Conclusión.