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Circular 232 · 25/10/2021
OutcomeResultado
SummaryResumen
Circular 232-2021 communicates the approval by the Superior Council of the Judiciary of the Document Retention Schedule for the Agrarian Environmental Commission. This schedule governs the retention periods applicable to documentation generated by said commission, in both physical and electronic formats, in order to manage its lifecycle. The regulation imposes on the Commission the obligation to coordinate with the Judicial Archives the elimination of documents, including publishing a notice in the Judicial Bulletin. Additionally, a selection process is emphasized to identify documents with historical-cultural value, considering criteria such as the status of the parties, impact on National Heritage, social impact, or notoriety of the matters. The circular is an internal administrative act of the Judiciary that does not create, modify, or extinguish substantive rights; it merely establishes document management guidelines for a specialized commission in agrarian and environmental matters.La Circular 232-2021 comunica la aprobación por el Consejo Superior del Poder Judicial de la Tabla de Plazos de Conservación de Documentos para la Comisión Agrario Ambiental. Esta tabla regula los períodos de retención aplicables a la documentación generada por dicha comisión, tanto en formato físico como electrónico, con el fin de gestionar su ciclo de vida. La norma impone a la Comisión la obligación de coordinar con el Archivo Judicial la eliminación documental, incluyendo la publicación de un aviso en el Boletín Judicial. Además, se enfatiza un proceso de selección para identificar documentos con valor histórico-cultural, considerando criterios como las calidades de las partes, la afectación al Patrimonio Nacional, el impacto social o la notoriedad de los asuntos. La circular es un acto administrativo interno del Poder Judicial que no crea, modifica ni extingue derechos sustantivos; simplemente establece directrices de gestión documental para una comisión especializada en materia agraria y ambiental.
Key excerptExtracto clave
The Document Retention Schedule for the Agrarian Environmental Commission applies to documentation in traditional (paper) and electronic formats. The Agrarian Environmental Commission must coordinate with the Judicial Archives the preparation of the document elimination record and the publication of the elimination notice in the Judicial Bulletin. Furthermore, when carrying out the document selection process (as applicable), the Agrarian Environmental Commission must comply with what was ordered by the Superior Council in session 66-07 of September 6, 2007, article XXXVII, regarding clearly separating and identifying documentation that meets the general parameters to be considered when defining the historical-cultural value of documents...La Tabla de Plazos de Conservación de Documentos de la Comisión de Agrario Ambiental, rige para documentación en formato tradicional (papel) y electrónico. La Comisión de Agrario Ambiental, deberán coordinar con el Archivo Judicial la confección del acta de eliminación de la documentación y la publicación del aviso de eliminación en el Boletín Judicial. Además, deberá la Comisión de Agrario Ambiental, cuando realice el proceso de selección de los documentos (en lo que aplique) cumplir con lo dispuesto por el Consejo Superior en sesión 66-07 del 06 de setiembre de 2007, artículo XXXVII, respecto a separar e identificar claramente la documentación que cumpla con los parámetros generales a considerar a la hora de definir el valor histórico cultural de los documentos...
Pull quotesCitas destacadas
"La Tabla de Plazos de Conservación aprobada rige para documentación en formatos tradicionales (papel) y electrónicos."
"The approved Document Retention Schedule applies to documentation in traditional (paper) and electronic formats."
Comunicación final
"La Tabla de Plazos de Conservación aprobada rige para documentación en formatos tradicionales (papel) y electrónicos."
Comunicación final
"La Comisión de Agrario Ambiental, deberán coordinar con el Archivo Judicial la confección del acta de eliminación de la documentación y la publicación del aviso de eliminación en el Boletín Judicial."
"The Agrarian Environmental Commission must coordinate with the Judicial Archives the preparation of the document elimination record and the publication of the elimination notice in the Judicial Bulletin."
Instrucción operativa
"La Comisión de Agrario Ambiental, deberán coordinar con el Archivo Judicial la confección del acta de eliminación de la documentación y la publicación del aviso de eliminación en el Boletín Judicial."
Instrucción operativa
"respecto a separar e identificar claramente la documentación que cumpla con los parámetros generales a considerar a la hora de definir el valor histórico cultural de los documentos"
"regarding clearly separating and identifying documentation that meets the general parameters to be considered when defining the historical-cultural value of documents"
Criterio de selección
"respecto a separar e identificar claramente la documentación que cumpla con los parámetros generales a considerar a la hora de definir el valor histórico cultural de los documentos"
Criterio de selección
Full documentDocumento completo
in the entirety of the text - Full Text of Regulation 232 Document Retention Schedule of the Agrarian Environmental Commission CIRCULAR NO. 232-2021 Subject: Document Retention Schedule of the Agrarian Environmental Commission TO THE JUDICIAL OFFICES OF THE COUNTRY BE ADVISED THAT:
The Superior Council, in session No. 90-2021 held on October 19, 2021, article XLVII, approved the Document Retention Schedule of the Agrarian Environmental Commission.
The Document Retention Schedule of the Agrarian Environmental Commission applies to documentation in traditional (paper) and electronic formats.
The Agrarian Environmental Commission must coordinate with the Judicial Archives the preparation of the record of elimination for the documentation and the publication of the notice of elimination in the Judicial Bulletin.
Furthermore, the Agrarian Environmental Commission, when conducting the document selection process (where applicable), must comply with the provisions of the Superior Council in session 66-07 of September 6, 2007, article XXXVII, regarding separating and clearly identifying documentation that meets the general parameters to consider when defining the historical-cultural value of documents, namely:
1. Characteristics of the parties.
2. Matters involving National Heritage assets.
3. Matters that generate social impact.
4. Matters related to changes in legislation.
5. Matters that present notoriety at a national or local level.
6. Matters that, due to their connotation, are not common in the office.
7. Person in a condition of vulnerability.
When in doubt about separating this documentation, the head of the Judicial Archives must be consulted.
Document Retention Schedule of the Agrarian and Environmental Commission The approved Retention Schedule applies to documentation in traditional (paper) and electronic formats. Publish once only in the Judicial Bulletin.
San José, October 25, 2021.
en la totalidad del texto - Texto Completo Norma 232 Tabla de Plazos de Conservación de Documentos de la Comisión Agrario Ambiental CIRCULAR Nº 232-2021 Asunto: Tabla de Plazos de Conservación de Documentos de la Comisión Agrario Ambiental A LOS DESPACHOS JUDICIALES DEL PAÍS SE LES HACE SABER QUE:
El Consejo Superior en Nº 90-2021 celebrada el 19 de octubre de 2021, artículo XLVII aprobó la Tabla de Plazos de Conservación de Documentos de la Comisión Agrario Ambiental.
La Tabla de Plazos de Conservación de Documentos de la Comisión de Agrario Ambiental, rige para documentación en formato tradicional (papel) y electrónico.
La Comisión de Agrario Ambiental, deberán coordinar con el Archivo Judicial la confección del acta de eliminación de la documentación y la publicación del aviso de eliminación en el Boletín Judicial.
Además, deberá la Comisión de Agrario Ambiental, cuando realice el proceso de selección de los documentos (en lo que aplique) cumplir con lo dispuesto por el Consejo Superior en sesión 66-07 del 06 de setiembre de 2007, artículo XXXVII, respecto a separar e identificar claramente la documentación que cumpla con los parámetros generales a considerar a la hora de definir el valor histórico cultural de los documentos, a saber:
1. Calidades de las partes.
2. Asuntos que involucren bienes del Patrimonio Nacional.
3. Asuntos que generen impacto social.
4. Asuntos relacionados con cambios en la legislación.
5. Asuntos que presenten notoriedad a nivel nacional o local.
6. Asuntos que por su connotación no son comunes en el despacho.
7. Persona en condición de vulnerabilidad.
Ante dudas a la hora de separar esta documentación, deberán consultar a la jefatura del Archivo Judicial.
Tabla de Plazos de Conservación de Documentos de la Comisión Agrario y Ambiental La Tabla de Plazos de Conservación aprobada rige para documentación en formatos tradicionales (papel) y electrónicos. Publíquese una sola vez en el Boletín Judicial.
San José, 25 de octubre de 2021.
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