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Circular 188 · 24/08/2021
OutcomeResultado
SummaryResumen
Circular 188-2021 from the Superior Council of the Judiciary approves the Document Retention Schedule for the Institutional Environmental Management Commission. This schedule establishes retention periods for documentation generated by said commission, both in paper and electronic format. The circular instructs all judicial offices nationwide on the application of the schedule and orders the Commission to coordinate with the Judicial Archive the disposal of documents and the publication of the corresponding notice in the Judicial Bulletin. Additionally, it reiterates the obligation to identify documents with potential historical-cultural value according to the parameters defined by the Superior Council in 2007, including qualities of the parties, National Heritage assets, social impact, legislative changes, notoriety, uncommon documents, and persons in vulnerable condition. The circular is administrative and document-management in nature, with no substantive environmental content beyond the commission's name.La Circular 188-2021 del Consejo Superior del Poder Judicial aprueba la Tabla de Plazos de Conservación de Documentos de la Comisión de Gestión Ambiental Institucional. Esta tabla establece los períodos de retención para la documentación generada por dicha comisión, tanto en formato papel como electrónico. La circular instruye a todos los despachos judiciales del país sobre la aplicación de la tabla y ordena a la Comisión coordinar con el Archivo Judicial la eliminación documental y la publicación del aviso correspondiente en el Boletín Judicial. Además, reitera la obligación de identificar documentos con posible valor histórico-cultural según los parámetros definidos por el Consejo Superior en 2007, incluyendo calidades de las partes, bienes del Patrimonio Nacional, impacto social, cambios legislativos, notoriedad, documentos no comunes y personas en condición de vulnerabilidad. La circular es de naturaleza administrativa y de gestión documental, sin contenido ambiental sustantivo más allá del nombre de la comisión.
Key excerptExtracto clave
The Superior Council of the Judiciary, in session number 70-2021 held on August 17, 2021, article LX, approved the Document Retention Schedule for the Institutional Environmental Management Commission. The Document Retention Schedule for the Institutional Environmental Management Commission governs documentation in traditional (paper) and electronic format. The Institutional Environmental Management Commission shall coordinate with the Judicial Archive the preparation of the document disposal record and the publication of the disposal notice in the Judicial Bulletin.El Consejo Superior del Poder Judicial, en sesión número 70-2021 celebrada el 17 de agosto de 2021, artículo LX, aprobó la Tabla de Plazos de Conservación de Documentos de la Comisión de Gestión Ambiental Institucional. La Tabla de Plazos de Conservación de Documentos de la Comisión de Gestión Ambiental Institucional, rige para documentación en formato tradicional (papel) y electrónico. La Comisión de Gestión Ambiental Institucional, deberá coordinar con el Archivo Judicial la confección del acta de eliminación de la documentación y la publicación del aviso de eliminación en el Boletín Judicial.
Pull quotesCitas destacadas
"La Comisión de Gestión Ambiental Institucional, deberá coordinar con el Archivo Judicial la confección del acta de eliminación de la documentación y la publicación del aviso de eliminación en el Boletín Judicial."
"The Institutional Environmental Management Commission shall coordinate with the Judicial Archive the preparation of the document disposal record and the publication of the disposal notice in the Judicial Bulletin."
Instrucción operativa
"La Comisión de Gestión Ambiental Institucional, deberá coordinar con el Archivo Judicial la confección del acta de eliminación de la documentación y la publicación del aviso de eliminación en el Boletín Judicial."
Instrucción operativa
"deberá la Comisión de Gestión Ambiental Institucional, cuando realice el proceso de selección de los documentos (en lo que aplique) cumplir con lo dispuesto por el Consejo Superior en sesión 66-07 del 06 de setiembre de 2007, artículo XXXVII, respecto a separar e identificar claramente la documentación que cumpla con los parámetros generales a considerar a la hora de definir el valor histórico cultural de los documentos."
"the Institutional Environmental Management Commission, when carrying out the document selection process (where applicable), must comply with the provisions of the Superior Council in session 66-07 of September 6, 2007, article XXXVII, regarding clearly separating and identifying documentation that meets the general parameters to consider when defining the historical-cultural value of documents."
Parámetros de valor histórico
"deberá la Comisión de Gestión Ambiental Institucional, cuando realice el proceso de selección de los documentos (en lo que aplique) cumplir con lo dispuesto por el Consejo Superior en sesión 66-07 del 06 de setiembre de 2007, artículo XXXVII, respecto a separar e identificar claramente la documentación que cumpla con los parámetros generales a considerar a la hora de definir el valor histórico cultural de los documentos."
Parámetros de valor histórico
Full documentDocumento completo
in the entirety of the text - Full Text of Regulation 188 Document Retention Schedule of the Institutional Environmental Management Commission CIRCULAR No. 188-2021 SUBJECT: Document Retention Schedule of the Institutional Environmental Management Commission.
TO ALL JUDICIAL OFFICES OF THE COUNTRY BE IT KNOWN THAT:
The Superior Council of the Judiciary, in session number 70-2021 held on August 17, 2021, article LX, approved the Document Retention Schedule of the Institutional Environmental Management Commission.
The Document Retention Schedule of the Institutional Environmental Management Commission applies to documentation in traditional (paper) and electronic format.
The Institutional Environmental Management Commission must coordinate with the Judicial Archive the preparation of the document disposal record and the publication of the disposal notice in the Judicial Bulletin.
Furthermore, the Institutional Environmental Management Commission, when carrying out the document selection process (where applicable), must comply with the provisions of the Superior Council in session 66-07 of September 6, 2007, article XXXVII, regarding clearly separating and identifying documentation that meets the general parameters to consider when defining the historical-cultural value of documents, namely:
1. Status of the parties.
2. Matters involving National Heritage assets.
3. Matters that generate social impact.
4. Matters related to changes in legislation.
5. Matters that present notoriety at a national or local level.
6. Matters that, due to their connotation, are not common in the office.
7. Person in a condition of vulnerability.
In case of doubt when separating this documentation, the head of the Judicial Archive must be consulted.
Document Retention Schedule of the Institutional Environmental Management Commission, Judiciary Publish once in the Judicial Bulletin.
San José, August 24, 2021.
en la totalidad del texto - Texto Completo Norma 188 Tabla de Plazos de Conservación de Documentos de la Comisión de Gestión Ambiental Institucional CIRCULAR N° 188-2021 ASUNTO: Tabla de Plazos de Conservación de Documentos de la Comisión de Gestión Ambiental Institucional.
A TODOS LOS DESPACHOS JUDICIALES DEL PAÍS SE LES HACE SABER QUE:
El Consejo Superior del Poder Judicial, en sesión número 70-2021 celebrada el 17 de agosto de 2021, artículo LX, aprobó la Tabla de Plazos de Conservación de Documentos de la Comisión de Gestión Ambiental Institucional.
La Tabla de Plazos de Conservación de Documentos de la Comisión de Gestión Ambiental Institucional, rige para documentación en formato tradicional (papel) y electrónico.
La Comisión de Gestión Ambiental Institucional, deberá coordinar con el Archivo Judicial la confección del acta de eliminación de la documentación y la publicación del aviso de eliminación en el Boletín Judicial.
Además, deberá la Comisión de Gestión Ambiental Institucional, cuando realice el proceso de selección de los documentos (en lo que aplique) cumplir con lo dispuesto por el Consejo Superior en sesión 66-07 del 06 de setiembre de 2007, artículo XXXVII, respecto a separar e identificar claramente la documentación que cumpla con los parámetros generales a considerar a la hora de definir el valor histórico cultural de los documentos, a saber:
1. Calidades de las partes.
2. Asuntos que involucren bienes del Patrimonio Nacional.
3. Asuntos que generen impacto social.
4. Asuntos relacionados con cambios en la legislación.
5. Asuntos que presenten notoriedad a nivel nacional o local.
6. Asuntos que por su connotación no son comunes en el despacho.
7. Persona en condición de vulnerabilidad.
Ante dudas a la hora de separar esta documentación, deberán consultar a la jefatura del Archivo Judicial.
Tabla de Plazos de Conservación de Documentos de la Comisión de Gestión Ambiental Institucional, Poder Judicial Publíquese una sola vez en el Boletín Judicial.
San José, 24 de agosto de 2021.
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