This Decree 42846-MINAE regulates mandatory use of the digital platform ‘Sistema Integral de Permisos y Concesiones’ (SIPECO) for electronic processing of all procedures before the Water Directorate of MINAE. It defines the scope, covering drilling permits, surface and groundwater concessions, discharge permits, works in public watercourses, hydraulic power, water user associations, and complaints. It establishes conditions for digital signature authentication, alternatives for users without digital signatures (notarized or in-person submission), electronic notice validity, and continuous system availability. It imposes safeguarding, confidentiality, and service quality duties on the Water Directorate. One year after publication, it mandates that all filings, processing, and resolutions be conducted exclusively through SIPECO, fully digitizing water resource administration.Este Decreto 42846-MINAE regula el uso obligatorio de la plataforma digital ‘Sistema Integral de Permisos y Concesiones’ (SIPECO) para la tramitación electrónica de todos los procedimientos ante la Dirección de Agua del MINAE. Establece el ámbito de aplicación, que incluye permisos de perforación, concesiones de agua superficial y subterránea, vertidos, obras en cauces públicos, fuerza hidráulica, inscripción de sociedades de usuarios y denuncias, entre otros. Fija condiciones para el uso de firma digital certificada, autenticación sin firma digital mediante comparecencia notarial o presencial, validez de las notificaciones electrónicas, y disponibilidad continua del sistema. Impone a la Dirección de Agua deberes de custodia, confidencialidad y calidad del servicio. Tras un año de su publicación, ordena la presentación, tramitación y resolución de todos los trámites exclusivamente por SIPECO, digitalizando integralmente la gestión del recurso hídrico.
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Article 1–Purpose. This Regulation aims to govern the use and operation of the digital platform for processes and filings of the Water Directorate of the Ministry of Environment and Energy, called 'Integrated System of Permits and Concessions' (SIPECO), which shall be mandatory for all Water Directorate users. Additionally, through the SIPECO platform, the requirements necessary to complete procedures at the Water Directorate shall be disseminated via forms designed for that purpose.
Article 27–Obligation to use SIPECO for Water Directorate procedures. One year after publication of this Regulation, all procedures carried out before this Office must be filed, processed, and resolved through SIPECO. Procedures that already have a digital file must continue via that same channel and be resolved exclusively through the digital platform. Procedures lacking a digital file shall continue in physical form.Artículo 1º-Objeto. El presente Reglamento tiene por objeto regular el uso y funcionamiento de la Plataforma digital para gestiones y procesos de la Dirección de Agua del Ministerio de Ambiente y Energía denominado 'Sistema Integral de Permisos y Concesiones' (SIPECO), que será de acatamiento obligatorio para todos los usuarios de la Dirección de Agua. Además, por medio de la plataforma SIPECO se difundirán los requisitos necesarios para realizar los trámites en la Dirección de Agua, a través de los formularios elaborados para ese fin.
Artículo 27.-Obligación del uso de SIPECO en trámites de la Dirección de Agua. Un año después de la publicación del presente Reglamento, todos los trámites que se realicen ante esta Dependencia, deberán presentarse, tramitarse y resolverse por medio de SIPECO. En el caso de los trámites que ya cuenten con expediente digital, deberán continuar por esa misma vía y resolverse exclusivamente por medio de la plataforma digital. Aquellos trámites que no cuenten con expediente digital, deberán continuar con el trámite en físico.
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"El presente Reglamento tiene por objeto regular el uso y funcionamiento de la Plataforma digital para gestiones y procesos de la Dirección de Agua del Ministerio de Ambiente y Energía denominado 'Sistema Integral de Permisos y Concesiones' (SIPECO), que será de acatamiento obligatorio para todos los usuarios de la Dirección de Agua."
"This Regulation aims to govern the use and operation of the digital platform for processes and filings of the Water Directorate of the Ministry of Environment and Energy, called 'Integrated System of Permits and Concessions' (SIPECO), which shall be mandatory for all Water Directorate users."
Artículo 1
"El presente Reglamento tiene por objeto regular el uso y funcionamiento de la Plataforma digital para gestiones y procesos de la Dirección de Agua del Ministerio de Ambiente y Energía denominado 'Sistema Integral de Permisos y Concesiones' (SIPECO), que será de acatamiento obligatorio para todos los usuarios de la Dirección de Agua."
Artículo 1
"Todos los actos que se realicen por medio de SIPECO deben estar firmados digitalmente por el solicitante, o en su defecto, deberá cumplirse con lo establecido en el artículo 13 del presente Reglamento."
"All acts performed through SIPECO must be digitally signed by the applicant, or otherwise comply with Article 13 of this Regulation."
Artículo 8
"Todos los actos que se realicen por medio de SIPECO deben estar firmados digitalmente por el solicitante, o en su defecto, deberá cumplirse con lo establecido en el artículo 13 del presente Reglamento."
Artículo 8
"Un año después de la publicación del presente Reglamento, todos los trámites que se realicen ante esta Dependencia, deberán presentarse, tramitarse y resolverse por medio de SIPECO."
"One year after publication of this Regulation, all procedures carried out before this Office must be filed, processed, and resolved through SIPECO."
Artículo 27
"Un año después de la publicación del presente Reglamento, todos los trámites que se realicen ante esta Dependencia, deberán presentarse, tramitarse y resolverse por medio de SIPECO."
Artículo 27
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Articles
in the entirety of the text - Complete Text of Norm 42846 Regulation for the operation and use of the digital platform for procedures and processes of the Water Directorate called: integrated system of permits and concessions (SIPECO) No. 42846-MINAE THE PRESIDENT OF THE REPUBLIC AND THE MINISTER OF ENVIRONMENT AND ENERGY In use of the powers conferred by articles 50, 140 subsections 3) and 18) and 146 of the Political Constitution; articles 25 subsection 1), 27 subsection 1) and 28 subsection 2) paragraph b) of the General Law of Public Administration, No. 6227 of May 2, 1978; article 4 subsection k) of the Law for the Promotion of Scientific and Technological Development and Creation of the Ministry of Science and Technology, Law No. 7169 of June 26, 1990; article 5 of the Law for the Protection of the Citizen from Excess Administrative Requirements and Procedures and its amendments, Law No. 8220 of March 4, 2002; and article 01 of the Law on Certificates, Digital Signatures and Electronic Documents, Law No. 8454 of August 30, 2005.
1That it is the responsibility of the Ministry of Environment and Energy (MINAE), in accordance with article one of the Organic Law of the Environment No. 7554, to provide Costa Ricans and the State with the necessary instruments to achieve a healthy and ecologically balanced environment, as well as greater well-being for all inhabitants of the Nation. Article 2 thereof provides that "... The State shall promote, through its institutions, the implementation of a system of information with environmental indicators, intended to measure the evolution and correlation with economic and social indicators for the country."
2That in accordance with the Water Law No. 276 of August 27, 1942, in its articles 17, 21, 27, 176, 177 and 178, the Ministry of Environment and Energy is the governing body of water resources and is responsible for disposing and resolving on the domain, exploitation, use, governance and surveillance of waters.
3That Law No. 5516 of May 2, 1974, which amends the Water Law No. 276, provides that to facilitate the attributions of domain, governance and surveillance of public domain waters that correspond to the Ministry of Environment and Energy, it shall keep a registry for the registration of persons or companies that have well drilling as an activity and shall not grant a license to drill to those not registered in the aforementioned registry.
4That by means of Executive Decree No. 36176-MP-PLAN of September 8, 2010, the Intersectoral Commission for Digital Government was created as an inter-institutional body for coordination and policy definition, to design, plan and develop public policies on Digital Government.
5That in accordance with the provisions of the Law for the Promotion of Scientific and Technological Development and Creation of the Ministry of Science and Technology No. 7169, one of its objectives is to stimulate the technological management capacity of public enterprises; therefore, in accordance with article 4 subsection k) one of the duties of the State is: "To promote the selective incorporation of modern technology in public administration, in order to streamline and update, permanently, public services, within the framework of an administrative reform, to achieve the modernization of the Costa Rican state apparatus, in pursuit of better levels of efficiency."
6That article 5 of the Law for the Protection of the Citizen from Excess Administrative Requirements and Procedures No. 8220, establishes for every official, entity or public body, the obligation to provide the administered party with information on the procedures and requirements that are carried out in the respective administrative unit or department. For these purposes, it may not require the physical presence of the administered party, except in cases where the Law expressly requires it. Therefore, through article 8 of the same regulatory body, the inter-institutional coordination procedure is established to obtain photocopies, certificates, certifications, maps or any information required to resolve citizens' procedures.
7That the Law on Certificates, Digital Signatures and Electronic Documents No. 8454, in its article one, provides that the State and all public entities are
electronic documents, within their respective areas of competence.
8That article 4 of the Regulation to the Law on Certificates, Digital Signatures and Electronic Documents, Executive Decree No. 33018-MICITT of March 20, 2006, indicates that the State and all public agencies shall encourage the use of electronic documents, certificates and digital signatures for the direct provision of services to the administered parties, as well as to facilitate the electronic reception, processing and resolution of their procedures and the communication of the corresponding result.
9That by means of Directive No. 067-MICITT-H-MEIC published in La Gaceta 79 of April 25, 2014, it is established that any new development, functionality or implementation of information systems of Costa Rican public sector institutions, in which citizen-facing or internal-use services are offered, must incorporate authentication mechanisms via certified digital signature, as well as document signing mechanisms and electronic transactions via certified digital signature, when the procedure so requires, both for use by officials and for the citizens involved in the process.
10.-That the Water Directorate implemented the Digital platform for procedures and processes of the Water Directorate of the Ministry of Environment and Energy called "Integrated System of Permits and Concessions" (hereinafter SIPECO), which is made available on the electronic portal called "Digital Platform", of the aforementioned Directorate, for the procedures and processes of the Water Directorate.
11.-That in accordance with the Regulation to the Law for the Protection of the Citizen from Excess Administrative Requirements and Procedures, Executive Decree No. 37045-MP-MEIC and its amendments, it was determined that this proposal does not establish or modify procedures, requirements or processes that the administered party must comply with, a situation for which the prior control procedure was not carried out.
12.-That currently the procedures that the Water Directorate of MINAE handles by law are received in person; and since 2010, some of them have been received online, digitally. Likewise, since 2016 it began a planned process of digitization of physical files. For its part, the digital platform has been universalized to all services to allow management with greater precision and effectiveness, resulting in time and response savings, making it easier for the citizen to process their procedure and to have control and follow-up on their procedure without needing to leave their home. The digital system does not integrate new requirements, procedures or new processes; on the contrary, it allows requirements and activities that today must be carried out independently to be carried out from the same platform, such as direct access to the National Registry, Civil Registry, Ministry of Finance, CCSS, SETENA, SENARA, AyA, simplifying the procedure and providing security and legal validity. Therefore, this Regulation complies with the exception budget established in article 02 subsection e) of Directive 052-MP-MEIC called "Moratorium on the creation of new procedures, requirements or processes for citizens for the obtaining of permits, licenses or authorizations", published in La Gaceta No. 118 of June 25, 2019, as well as point B.2.e.i of Circular 001-2019 MEIC-MP, in that it eliminates requirements and promotes the digitization of the processing of all procedures carried out within the Water Directorate. Therefore,
"Regulation for the operation and use of the digital platform for procedures and processes of the Water Directorate called: integrated system of permits and concessions (SIPECO)"
General Aspects
Object and Scope of the Decree
Considering:
Decree:
CHAPTER I
SECTION I
1
The purpose of this Regulation is to regulate the use and operation of the Digital platform for procedures and processes of the Water Directorate of the Ministry of Environment and Energy called "Integrated System of Permits and Concessions" (SIPECO), which shall be mandatory for all users of the Water Directorate. Furthermore, through the SIPECO platform, the necessary requirements to carry out procedures in the Water Directorate shall be disseminated, through the forms developed for that purpose.
2
The following procedures of the Water Directorate may be carried out through SIPECO:
1. Drilling permit.
2. Groundwater and surface water concessions and associated procedures.
3. Registration and update of drilling company.
4. Drilling for piezometer.
5. Registration of artisanal well.
6. Hydraulic power concession and associated procedures.
7. Discharge permits and associated procedures.
8. Permit for works in a public domain channel.
9. Permit for minor works in public domain channels.
10. Permit to carry out agricultural drainage.
11. Registration of the Constitution of a Water Users' Association and associated procedures.
12. Request for Special Certification.
13. Pronouncement on water concessions or registrations.
14. Request for an opinion on water bodies.
15. Form for recording complaints
Definitions and Abbreviations
SECTION II
3
For the purposes of the application of this Regulation, the following terms have the meaning attributed to them herein:
a)SIPECO Administrator: The Water Directorate, on its digital platform, shall be the Administering Institution.
b)Digital Platform: It is the set of systems, components and technological infrastructure provided by the Administering Institution, so that applicants can carry out procedures with only a computer, digital signature and internet access.
c)Consultation of the Digital Platform: Allows the visualization of the status of the procedures carried out, as well as those responsible for processing them. The Administering Institution shall keep without any type of alteration the electronic forms sent and received through the System and shall record in its Database all transactions and messages generated.
d)Applicant: Natural or legal person, public or private, who has or initiates in their name a digital procedure before the Water Directorate. They may process personally or through a third party what corresponds on the digital platform.
e)Consent for communication through legally authorized notification means: In addition to informing through the Digital Platform, in cases where the procedure is submitted through this means, the Administering Institution may communicate to the user and/or applicant the status of each procedure carried out. This communication shall be made via email.
f)File: Digital documentary bundle of all the successive and chronological actions that are presented in the processing of the respective administrative procedure.
g)Digital Signature: It is the set of data attached to or logically associated with an electronic document, which allows verifying its integrity, as well as uniquely identifying and legally linking the author with the document.
h)Procedure: Each of the steps, actions or processes previously considered by the Public Administration, for the course and resolution of an administrative matter or of a request made by individuals before the bodies and entities that comprise it.
i)Associated Procedure: Those procedures carried out on a registered concession or permit file.
j)User: External entity that has legitimate conditions and/or authorization from the applicant to enter to consult and/or process on their behalf some procedure, through the digital platform or printed form.
4
1. MINAE: Ministry of Environment and Energy.
2. SIPECO: Integrated System of Permits and Concessions.
Of Procedures in SIPECO
General Conditions of Procedures
CHAPTER II
SECTION I
5
The official means to enter and carry out a procedure before the Water Directorate shall be the official electronic portal of the institution, namely http://www.da.go.cr.
6
The forms authorized by the Water Directorate for the procedures included in this Regulation are available on the official electronic portal of the institution, namely http://www.da.go.cr.
7
For the purposes of the Institution's procedures that may be processed through SIPECO, users must comply with all the processes and all the requirements established in the provisions of the Water Law No. 276 and related regulations. The inclusion of false information on the digital platform shall cause users to incur the civil and criminal offenses established in current regulations.
The user shall be responsible for the custody and conservation of the original printed documents attached to the application and for presenting them to the Water Directorate if required.
Digital Procedure
SECTION II
8
SIPECO shall be used for various users to carry out procedures before the Water Directorate, in such a way that it enhances the use of new digital tools and the processes for processing national development projects, simplifying the procedure and the access of the interested party under the scheme of a single electronic portal, so as to contribute to improving institutional performance and facilitate the relationship with users.
All acts carried out through SIPECO must be digitally signed by the applicant, or failing that, must comply with the provisions of article 13 of this Regulation.
9
The content, organization, graphics, compilation and other matters related to SIPECO are protected under the application of copyright, registered trademarks and any other proprietary right.
10
The applicant / user is authorized to access and use SIPECO strictly in accordance with this Regulation.
11
SIPECO shall be available twenty-four hours a day, seven days a week, except when any of the following situations occur:
a)Act of God.
b)Force majeure.
c)Acts of third parties.
d)Support and maintenance of the institutions.
In the cases covered in subsections a), b) and c) the Administration is not responsible for interruptions or suspensions of the service. In the case of subsection d), the suspension of the System's availability shall be notified with due advance notice and in compliance with established service levels.
The electronic platforms of the various public institutions that interconnect with the administering institution are available according to the schedule established by each entity. Likewise, the actions of public officials shall be executed in accordance with the schedule established by the Ministry of Environment and Energy, except when any of the situations indicated in the subsections cited above in this article occur.
12
The conditions for the use of the platform are defined in the User Manuals and their updates available in the documentation center of the Water Directorate and in the help section of the electronic portal: http://www.da.go.cr.
13
For all those applicants or users who do not have a digital signature, they may register in SIPECO. To request procedures before the Institution, they must upload to the digital platform the documents with the signature authenticated by a notary or else, go to the offices of the Water Directorate to submit them physically.
14
All acts carried out through SIPECO may be performed using a digital signature issued under the provisions of the Law on Certificates, Digital Signatures and Electronic Documents No. 8454 and its Regulation. If the user or applicant has a digital signature, they may authenticate themselves on the digital platform using said device.
15
It is the duty of the applicant/user to safeguard the credentials assigned by SIPECO during the corresponding registration process, the Administering Institution not having responsibility for the improper use of these by third parties authorized by the applicant or user on a personal basis. The inclusion of false information shall cause users to incur civil and criminal offenses established in current regulations.
16
It is the duty of registered users to keep the information they provide upon registration updated.
17
The applicant who has an electronic file in the Water Directorate may follow up on the corresponding procedure with that file.
18
Notifications shall be governed according to the provisions of the Law on Judicial Notifications No. 8687.
19
At the time of processing an application, users must designate an email address to receive notifications; which may be modified at any time through SIPECO.
20
Persons who need to consult the electronic administrative file may do so through SIPECO.
21
All documentation attached to the electronic forms available on the digital platform must be submitted in the Spanish language. Official documents written in a different language must be submitted with their respective official translation.
Security of the Digital Platform
SECTION III
22
Through the use of the certified digital signature by users of the Digital Platform and officials responsible for the procedures, the Administering Institution guarantees the legal linkage of the sender's signature with the electronic document and identifies the receiver thereof, in such a way that the non-alteration and conservation of the original content of each document received and sent through the digital platform is certified.
23
The Administering Institution must have optimal mechanisms to guarantee that the information is stored and safeguarded, so as to avoid risks, damage, loss, destruction, alteration, theft or improper disclosure.
24
Public institutions that establish interoperability with the Digital Platform must have officials authorized to operate the System according to the established roles. Said officials are responsible for ensuring the veracity and reliability of the information entered and attending in a timely manner to the procedures received through the digital platform.
25
The Administering Institution must adopt the pertinent internal control measures to guarantee the confidentiality of information so classified, and implement security mechanisms in the System. Public officials who are authorized to carry out transactions in the System, such as registering data or sending and receiving information, are obliged to maintain strict confidentiality about the security mechanisms applied by the System, as well as not to disclose information without the corresponding authorization.
Likewise, the reproduction and total or partial use of the information available on the digital platform is prohibited, for purposes other than those for which it was provided, all in accordance with applicable regulations. It is prohibited for public officials who use or administer SIPECO to reveal their passwords or allow third parties to use their certified digital signature.
26
The Administering Institution is responsible for the administration, management and operation of the System, as well as for ensuring compliance with the agreed service levels. It is the obligation of the Administering Institution to adopt the necessary measures so that the System has the physical and IT support for its operation, as well as to avoid risks, damage, loss, destruction, alteration, theft or improper disclosure of information.
Final Provisions
CHAPTER III
27
One year after the publication of this Regulation, all procedures carried out before this Department must be submitted, processed and resolved through SIPECO.
In the case of procedures that already have a digital file, they must continue through that same means and be resolved exclusively through the digital platform.
Those procedures that do not have a digital file must continue with the procedure in physical form.
28
It shall take effect from its publication in the Official Gazette La Gaceta.
Given at the Presidency of the Republic.-San José, on the fifteenth of January of the year two thousand twenty-one.
Artículos
en la totalidad del texto - Texto Completo Norma 42846 Reglamento para el funcionamiento y utilización de la plataforma digital para gestiones y procesos de la Dirección de Agua denominado: sistema integral de permisos y concesiones (SIPECO) N° 42846-MINAE EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA Y LA MINISTRA DE AMBIENTE Y ENERGÍA En uso de las facultades conferidas en los artículos 50, 140 incisos 3) y 18) y 146 de la Constitución Política; artículos 25 inciso 1 ), 27 inciso 1) y 28 inciso 2) acápite b) de la Ley General de la Administración Pública, N° 6227 del 02 de mayo de 1978; artículo 4 inciso k) de la Ley de Promoción del Desarrollo Científico y Tecnológico y Creación del Ministerio de Ciencia y Tecnología, Ley N° 7169 del 26 de junio de 1990; el artículo 5 de la Ley de Protección al Ciudadano del Exceso de Requisitos y Trámites Administrativos y sus reformas, Ley N° 8220 del 4 de marzo de 2002; y el artículo 01 de la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, Ley N° 8454 del 30 de agosto de 2005.
1Que le corresponde al Ministerio de Ambiente y Energía (Minae), de conformidad con el artículo primero de la Ley Orgánica del Ambiente N° 7554, dotar a los costarricenses y al Estado, de los instrumentos necesarios para conseguir un ambiente sano y ecológicamente equilibrado, así como un mayor bienestar para todos los habitantes de la Nación. En su artículo 2 se dispone que "... El Estado propiciará, por medio de sus instituciones, la puesta en práctica de un sistema de información con indicadores ambientales, destinados a medir la evolución y la correlación con los indicadores económicos y sociales para el país".
2Que de conformidad con la Ley de Aguas N° 276 del 27 de agosto de 1942, en sus artículos 17, 21, 27, 176, 177 y 178, el Ministerio de Ambiente y Energía es el ente rector del recurso hídrico y le corresponde disponer y resolver sobre el dominio, aprovechamiento, utilización, gobierno y vigilancia de las aguas.
3Que la Ley N° 5516 del 2 de mayo de 1974 que reforma la Ley de Aguas N° 276, dispone que para facilitar las atribuciones de dominio, gobierno y vigilancia de las aguas de dominio público que corresponde al Ministerio de Ambiente y Energía, éste llevará un registro para la inscripción de las personas o empresas que tengan como actividad, la perforación de pozos y no dará licencia para perforar a quienes no estén inscritos en el mencionado registro.
4Que mediante el Decreto Ejecutivo N° 36176-MP-PLAN del 08 de septiembre de 2010, se crea la Comisión Intersectorial de Gobierno Digital como un órgano interinstitucional de coordinación y de definición política, para diseñar, planificar y elaborar las políticas públicas en materia de Gobierno Digital.
5Que de conformidad con lo dispuesto en la Ley de Promoción del Desarrollo Científico y Tecnológico y Creación del Ministerio de Ciencia y Tecnología N° 7169, uno de sus objetivos es estimular la capacidad de gestión tecnológica de las empresas públicas, por ello de conformidad con el artículo 4 inciso k) uno de los deberes del Estado es: "Impulsar la incorporación selectiva de la tecnología moderna en la administración pública, a fin de agilizar y actualizar, permanentemente, los servicios públicos, en el marco de una reforma administrativa, para lograr la modernización del aparato estatal costarricense, en procura de mejores niveles de eficiencia."
6Que el artículo 5 de la Ley de Protección al Ciudadano del Exceso de Requisitos y Trámites Administrativos N° 8220, establece para todo funcionario, entidad u órgano público, la obligación de proveerle al administrado, información sobre los trámites y requisitos que se realicen en la respectiva unidad administrativa o dependencia. Para estos efectos, no podrá exigirle la presencia física al administrado, salvo en los casos en que la Ley expresamente lo requiera. Por lo que mediante el artículo 8 del mismo cuerpo normativo, se establece el procedimiento de coordinación interinstitucional para obtener fotocopias, constancias, certificaciones, mapas o cualquier información requerida para resolver gestiones de los ciudadanos.
7Que la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos N° 8454, en su artículo primero, dispone que el Estado y todas las entidades públicas quedan
los documentos electrónicos, dentro de sus respectivos ámbitos de competencia.
8Que el artículo 4 del Reglamento a la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, Decreto Ejecutivo N° 33018-MICITT del 20 de marzo de 2006, señala que el Estado y todas las dependencias públicas incentivarán el uso de documentos electrónicos, certificados y firmas digitales para la prestación directa de servicios a los administrados, así como para facilitar la recepción, tramitación y resolución electrónica de sus gestiones y la comunicación del resultado correspondiente.
9Que mediante Directriz N° 067-MICITT-H-MEIC publicada en La Gaceta 79 del 25 de abril de 2014, se establece que todo nuevo desarrollo, funcionalidad o implementación de sistemas de información de las instituciones del sector público costarricense, en los cuales se ofrezcan servicios de cara al ciudadano o de utilización interna, deberá incorporar mecanismos de autenticación mediante firma digital certificada, así como mecanismos de firma de documentos y transacciones electrónicas mediante firma digital certificada, cuando el trámite así lo requiera, tanto para uso de los funcionarios como para los ciudadanos involucrados en el proceso.
10.-Que la Dirección de Agua implementó la Plataforma digital para gestiones y procesos de la Dirección de Agua del Ministerio de Ambiente y Energía denominado" Sistema Integral de Permisos y Concesiones" (en adelante SIPECO), misma que está puesta a disposición en el portal electrónico denominado "Plataforma Digital", de la citada Dirección, para las gestiones y procesos de la Dirección de Agua.
11.-Que de conformidad con el Reglamento a la Ley de Protección al Ciudadano del Exceso de Requisitos y Trámites Administrativos, Decreto Ejecutivo N° 37045-MP- MEIC y sus reformas, se determinó que la presente propuesta no establece ni modifica trámites, requisitos o procedimientos, que el administrado deba cumplir, situación por la que no se procedió con el trámite de control previo.
12.-Que actualmente los trámites que por ley atiende la Dirección de Agua del MINAE, se reciben de forma presencial; y desde el 2010 de forma digital en línea, algunos de ellos. Igualmente, desde el 2016 inició un proceso planificado de digitalización de expediente físicos. Por su parte, la plataforma digital se ha universalizado a todos los servicios para permitir una gestión con mayor precisión y efectividad, como consecuencia un ahorro de tiempo y respuesta, haciendo más fácil al ciudadano su trámite y tener control y seguimiento a su gestión sin necesidad de desplazarse de su domicilio. El sistema digital no integra nuevos requisitos, ni trámites ni procedimientos nuevos, al contrario, permite que requisitos y actividades que hoy se deben realizar de forma independiente, se realicen desde la misma plataforma, tales como, acceso directo al Registro Nacional, Registro Civil, Ministerio de Hacienda, CCSS, SETENA, SENARA, AyA, simplificando el trámite y brindando seguridad y validez jurídica. Por tanto, el presente Reglamento se ajusta al presupuesto de excepción establecida en el artículo 02 inciso e) de la Directriz 052-MP-MEIC denominada "Moratoria a la creación de nuevos trámites, requisitos o procedimientos al ciudadano para la obtención de permisos, licencias o autorizaciones", publicada en La Gaceta N° 118 del 25 de junio de 2019, así como al punto B.2.e.i de la Circular 001-2019 MEIC-MP, en cuanto a que elimina requisitos y promueve la digitalización del trámite de todos los procedimientos que se realizan dentro de la Dirección de Agua. Por tanto,
"Reglamento para el funcionamiento y utilización de la plataforma digital para gestiones y procesos de la Dirección de Agua denominado: sistema integral de permisos y concesiones (SIPECO)"
Aspectos generales
Objeto y alcance del decreto
Considerando:
Decretan:
CAPÍTULO I
SECCIÓN I
1
El presente Reglamento tiene por objeto regular el uso y funcionamiento de la Plataforma digital para gestiones y procesos de la Dirección de Agua del Ministerio de Ambiente y Energía denominado "Sistema Integral de Permisos y Concesiones" (SIPECO), que será de acatamiento obligatorio para todos los usuarios de la Dirección de Agua. Además, por medio de la plataforma SIPECO se difundirán los requisitos necesarios para realizar los trámites en la Dirección de Agua, a través de los formularios elaborados para ese fin.
2
Los siguientes trámites de la Dirección de Agua podrán realizarse por medio de SIPECO:
1. Permiso de perforación.
2. Concesiones de agua subterránea y superficial y trámites asociados a estos.
3. Inscripción y actualización de empresa perforación.
4. Perforación para piezómetro.
5. Inscripción de pozo artesanal.
6. Concesión de fuerza hidráulica y trámites asociados.
7. Permisos de vertidos y trámites asociados.
8. Permiso de obras en cauce de dominio público.
9. Permiso de obras menores en cauces de dominio público.
10. Permiso para realizar drenaje agrícola.
11. Inscripción de Constitución de Sociedad de Usuarios de Agua y trámites asociados.
12. Solicitud de Constancia Especial.
13. Pronunciamiento sobre concesiones o inscripciones de agua.
14. Solicitud dictamen sobre cuerpos de agua.
15. Formulario para el registro de denuncias
Definiciones y abreviaturas
SECCIÓN II
3
Para efectos de la aplicación del presente Reglamento, los siguientes términos tienen el significado que aquí se les atribuye:
a)Administrador de SIPECO: La Dirección de Agua, en su plataforma digital, será la Institución Administradora.
b)Plataforma digital: Es el conjunto de sistemas, componentes e infraestructura tecnológica dispuesta por la Institución Administradora, para que los solicitantes puedan realizar trámites con sólo contar con una computadora, firma digital y acceso a internet.
c)Consulta a la Plataforma Digital: Permite la visualización del estado en que se encuentran los trámites realizados, así como los responsables de diligenciarlos. La Institución Administradora conservará sin ningún tipo de alteración los formularios electrónicos enviados y recibidos mediante el Sistema y dejará constancia en su Base de Datos de todas las transacciones y los mensajes generados.
d)Solicitante: Persona física o jurídica, pública o privada que tiene o inicia a su nombre un trámite digital, ante la Dirección de Agua. Este puede gestionar a título personal o a través de un tercero lo correspondiente en la plataforma digital.
e)Consentimiento de comunicación mediante medios de notificación legalmente autorizados: Además de informar mediante la Plataforma Digital, en los casos en que el trámite se presente por esta vía, la Institución Administradora podrá comunicar al usuario y/o solicitante el estado de cada trámite efectuado. Esta comunicación se realizará por medio de correo electrónico.
f)Expediente: Legajo documental digital de todas las actuaciones sucesivas y cronológicas que se presenten en la tramitación del respectivo procedimiento administrativo.
g)Firma Digital: Es el conjunto de datos adjuntos o lógicamente asociado a un documento electrónico, que permite verificar su integridad, así como identificar en forma unívoca y vincular jurídicamente al autor con el documento.
h)Trámite: Cada una de las diligencias, actuaciones o gestiones consideradas previamente por la Administración Pública, para el curso y resolución de un asunto administrativo o de una solicitud realizada por los particulares ante los órganos y entidades que la integran.
i)Trámite Asociados: Son aquellas gestiones que se realizan a un expediente de concesión o permiso registrado.
j)Usuario: Entidad externa que cuenta con condiciones legitimadas y/o autorización del solicitante para ingresar a consultar y/o tramitar en su nombre alguna gestión, mediante la plataforma digital o vía impresa.
4
1. Minae: Ministerio de Ambiente y Energía.
2. SIPECO: Sistema Integral de Permisos y Concesiones.
De los trámites en SIPECO
Condiciones generales de los trámites
CAPÍTULO II
SECCIÓN I
5
El medio oficial para ingresar y realizar un trámite ante la Dirección de Agua será el portal electrónico oficial de la institución, entiéndase http://www.da.go.cr.
6
Los formularios autorizados por la Dirección de Agua para los trámites que se incluyen en el presente Reglamento, se encuentran disponibles en el portal electrónico oficial de la institución, entiéndase http://www.da.go.cr.
7
Para efectos de los trámites de la Institución que podrán gestionarse por medio de SIPECO, los usuarios deberán cumplir con todos los procedimientos y la totalidad de los requisitos establecidos en lo señalado en la Ley de Aguas N° 276 y la normativa conexa. La inclusión de información falsa en la plataforma digital, hará que los usuarios incurran en las faltas civiles y penales establecidas en la normativa vigente.
El usuario será el responsable por la custodia y conservación de los documentos impresos originales adjuntos a la solicitud y de presentarlos ante la Dirección de Agua en caso de que se le requieran.
Trámite digital
SECCIÓN II
8
SIPECO será usada para que los diversos usuarios realicen trámites ante la Dirección de Agua, de tal forma que potencie el uso de las nuevas herramientas digitales y los procesos para la tramitación de los proyectos de desarrollo nacional, simplificando el trámite y el acceso del interesado bajo el esquema de un portal electrónico único, de manera que contribuya a mejorar el desempeño institucional y facilite la relación con los usuarios.
Todos los actos que se realicen por medio de SIPECO deben estar firmados digitalmente por el solicitante, o en su defecto, deberá cumplirse con lo establecido en el artículo 13 del presente Reglamento.
9
El contenido, organización, gráficos, compilación y otros asuntos relacionados con SIPECO, están protegidos bajo la aplicación de derechos de autor, marcas registradas y cualquier otro derecho de propiedad.
10
El solicitante / usuario está autorizado, para acceder y utilizar SIPECO estrictamente de conformidad con el presente Reglamento.
11
SIPECO estará disponible veinticuatro horas al día los siete días de la semana, excepto cuando ocurra alguna de las siguientes situaciones:
a)Caso fortuito.
b)Fuerza mayor.
c)Hechos de terceros.
d)Soporte y mantenimiento de las instituciones.
En los supuestos comprendidos en los incisos a), b) y c) la Administración no es responsable por las interrupciones o suspensiones del servicio. En caso del inciso d), la suspensión de la disponibilidad del Sistema se informará con la debida antelación y cumpliendo los niveles de servicio establecidos.
Las plataformas electrónicas de las diversas instituciones públicas que se interconecten con la institución administradora, están disponibles según el horario establecido por cada entidad. Asimismo, las actuaciones de los funcionarios públicos se ejecutarán de acuerdo con el horario establecido por el Ministerio de Ambiente y Energía, excepto cuando ocurra alguna de las situaciones indicadas en los incisos citados anteriormente en el presente artículo.
12
Las condiciones para el uso de la plataforma se encuentran definidas en los Manuales de Usuario y sus actualizaciones disponibles en el centro de documentación de la Dirección de Agua y en la sección de ayuda del portal electrónico: http://www.da.go.cr.
13
Para todos aquellos solicitantes o usuarios que no posean firma digital, podrán registrarse en SIPECO. Para solicitar gestiones ante la Institución, deberán incorporar en la plataforma digital los documentos con la firma autenticada por un notario o bien, acudir a las oficinas de la Dirección de Agua para realizar la entrega física.
14
Todos los actos que se efectúen por medio de SIPECO, podrán realizarse mediante firma digital emitida al amparo de lo dispuesto en la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos N°8454 y su Reglamento. Si el usuario o solicitante cuenta con firma digital, podrá autenticarse en la plataforma digital haciendo uso de dicho dispositivo.
15
Es deber del solicitante/usuario, salvaguardar las credenciales asignadas por SIPECO durante el proceso de registro correspondiente, no teniendo la Institución Administradora responsabilidad por el uso indebido de éstas por parte de terceros autorizados por el solicitante o usuario a título personal. La inclusión de información falsa, hará que los usuarios incurran en faltas civiles y penales establecidas en la normativa vigente.
16
Es deber de los usuarios registrados mantener actualizada la información que suministren al inscribirse.
17
El solicitante que cuente con un trámite correspondiente con ese expediente.
18
Las notificaciones se regirán según lo dispuesto en la Ley de Notificaciones Judiciales N° 8687.
19
Al momento de tramitar una solicitud, los usuarios deben designar una dirección de correo electrónico para recibir notificaciones; el que podrá ser modificado en cualquier momento a través de SIPECO.
20
Las personas que requieran consultar el expediente administrativo electrónico podrán realizarlo a través de SIPECO.
21
Toda la documentación que se adjunte a los formularios electrónicos disponibles en la plataforma digital, debe ser presentada en idioma español. Los documentos oficiales escritos en idioma distinto, deberán presentarse con su respectiva traducción oficial.
Seguridad de la plataforma digital
SECCIÓN III
22
Por medio del uso de la firma digital certificada por parte de usuarios de la Plataforma Digital y funcionarios responsables de los trámites, la Institución Administradora garantiza la vinculación jurídica de la firma del emisor con el documento electrónico e identifica al receptor de este, de manera tal, que se certifique la no alteración y la conservación del contenido original de cada documento que se reciba y se envíe por medio de la plataforma digital.
23
La Institución Administradora debe contar con los mecanismos óptimos para garantizar que la información se encuentra almacenada y custodiada, de modo que se eviten riesgos, daños, pérdida, destrucción, alteración, sustracción o divulgación indebida.
24
Las instituciones públicas que establezcan interoperabilidad con la Plataforma Digital, deben contar con funcionarios autorizados para operar el Sistema según los roles establecidos. Dichos funcionarios son responsables de velar por la veracidad y la confiabilidad de la información que ingresa y atender oportunamente las gestiones que se reciban por medio de la plataforma digital.
25
La Institución Administradora deberá adoptar las medidas de control interno pertinentes para garantizar la confidencialidad de la información así calificada, e implementar los mecanismos de seguridad en el Sistema. Los funcionarios públicos que tengan autorización para realizar transacciones en el Sistema, tales como registrar datos o enviar y recibir información, quedan obligados a guardar estricta confidencialidad sobre los mecanismos de seguridad que aplica el Sistema, así como no revelar información sin la autorización correspondiente.
Asimismo, queda prohibido la reproducción y la utilización total o parcial de la información disponible en la plataforma digital, con fines distintos para los que fue suministrada, todo de conformidad con la normativa aplicable. Queda prohibido a los funcionarios públicos que utilicen o administren SIPECO, revelar sus claves o permitir que terceros utilicen su firma digital certificada.
26
La Institución administradora es responsable de la administración, la gestión y la operación del Sistema, así como de velar por el cumplimiento de los niveles de servicio pactados. Es obligación de la Institución administradora, adoptar las medidas necesarias para que el Sistema cuente con el soporte físico e informático para su funcionamiento, así como para evitar riesgos, daños, pérdida, destrucción, alteración, sustracción o divulgación indebida de la información.
CAPÍTULO III
Disposiciones finales
27
Un año después de la publicación del presente Reglamento, todos los trámites que se realicen ante esta Dependencia, deberán presentarse, tramitarse y resolverse por medio de SIPECO.
En el caso de los trámites que ya cuenten con expediente digital, deberán continuar por esa misma vía y resolverse exclusivamente por medio de la plataforma digital.
Aquellos trámites que no cuenten con expediente digital, deberán continuar con el trámite en físico.
28
Rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta.
Dado en la Presidencia de la República.-San José, el quince de enero del año dos mil veintiuno.