Regulation on the Operation and Oversight of Executing Units in CNE Emergency ProjectsReglamento para el funcionamiento y fiscalización de las unidades ejecutoras

8488 establishes a National Risk Management System integrating all public institutions and seeking the participation of the private sector and organized civil society, under the stewardship of the National Commission for Risk Prevention and Emergency Response, hereinafter CNE, which is articulated through the implementation of a National Risk Management Policy, by means of the interaction of instruments, programs, and resources that become ordinary and extraordinary activities aimed at preventing the occurrence of disasters and attending to emergencies in all their phases.

82 of April 29, 2015, which requires updating in order to improve aspects pertaining to the reconstruction processes in the recovery stage of declared national emergencies pursuant to the provisions of the National Emergency and Risk Prevention Law No. 8488, to properly determine the roles of the involved institutions and the procedures to be developed in the planning, approval, and execution of projects.

8488 as public institutions with competence in the area where the reconstruction actions of a National Emergency are carried out, therefore the regulations governing their actions must be promulgated in accordance with the hierarchy of the sources of the administrative legal system established in article 6 of the General Law of Public Administration.

019-02-2020, of ordinary session No. 02-02-2020 of February 5, 2020, has approved a draft wording for the Regulation for the Operation and Oversight of Executing Units in Emergency Projects of the CNE and recommends its promulgation to the Executive Branch.

They decree:

REGULATION FOR THE OPERATION AND OVERSIGHT OF EXECUTING UNITS IN EMERGENCY PROJECTS OF THE NATIONAL COMMISSION FOR RISK PREVENTION AND EMERGENCY RESPONSE

Single Section General Provisions

article 4 of Law No. 8488, for the application of this Regulation the following concepts are defined:

It is a sustainable and preventive model, incorporating effective criteria of disaster prevention and mitigation within territorial, sectoral, and socioeconomic planning, as well as preparation, response, and recovery for emergencies.

All current regulations regarding the responsibility that assists them in the execution and direction of the project apply to this professional.

Like the other professionals described above, all current regulations regarding the responsibility that assists them in the execution and direction of the project(s) apply to them.

In the case of a public or infrastructure work, they must be registered with the Federated College of Engineers and Architects of Costa Rica (CFIA) as responsible for the work and be guided by the provisions of the current Regulations pertaining to the exercise of their profession, issued by the CFIA; they are also responsible for the logistics of supplies, materials, equipment, construction methods and quality, in accordance with the technical specifications. All current regulations regarding the responsibility that assists them in the execution and direction of the project apply to them.

It is obtained by relating the hazard (amenaza) with the vulnerability (vulnerabilidad) of the exposed elements.

It is responsible for issuing directives, observations, and recommendations to the Executing Unit.

Single Section Investment Plan

It is a pre-feasibility level project document (documento de proyecto a nivel de prefactibilidad) through which the Public Institution justifies the need for the project and the investment, after a damage has been previously reported in a community in the General Emergency Plan (Plan General de la Emergencia) and it must be intervened to rehabilitate or reconstruct infrastructure. The Investment Plan offers a description of the event, likewise, it must estimate the costs of the works to be developed, making an impact analysis, probable duration of the works, risk management component that incorporates the multi-hazard (multi amenaza) approach and resilience (resiliencia) as an element to not reproduce vulnerability, appointment of the official responsible for the supervision of the works, according to the guidelines stipulated by the UGPR of the CNE.

The Investment Plan must also contain the technical aspects necessary for the eventual formulation of the terms of reference for the administrative procurement that must be generated in order to develop the project.

The CNE may contract, under the exception regime, the preparation of investment plans and preliminary studies, as well as the fulfillment of the functions of an Executing Unit, if so required, in the absence of a competent public entity or if the corresponding technical or operational incapacity is demonstrated.

Projects that are executed through an Investment Plan must fulfill the causal link (nexo de causalidad) contemplated in the General Emergency Plan (Plan General de la Emergencia) and will follow the format established by the UGPR through a guide duly published in the Official Gazette La Gaceta.

When the Investment Plan is submitted to the UGPR, it must review the project proposals in detail, according to the official guide. Said Plan must clearly indicate: The causal link and the verification means used, if it has sufficient studies to be able to execute the requested works or project or, failing that, if reinvestment in preliminary studies is required to guarantee the viability and feasibility of the project, as well as the best investment of public funds. The review period will be ten business days from the receipt of the Plan at the UGPR. In cases of proven technical complexity, whose amount exceeds the award limit established for Public Tender (Licitación Pública) and with prior authorization from the Executive Directorate of the CNE, the period may be extended for up to five additional business days.

The Investment Plan will be subject to review by the UGPR as part of the oversight and its result will be recorded through the criteria of "Reviewed without Observations" or "Reviewed with Observations".

The review process of the Investment Plans implies, in the first instance, the verification of the causal link by the UGPR, according to the Procedures Manual. Therefore, once the causal link is verified, the specific review of the contents and relevance of the project will proceed, as well as the technical aspects necessary to assess the eventual formulation of the terms of reference.

The proven non-existence of the causal link implies that the project is not viable for processing, regardless of whether it was recorded in the General Emergency Plan (Plan General de la Emergencia). In such cases, the Oversight Officer (Fiscalizador) will send a report to the Board of Directors, attaching the proposed investment plan, for the ratification of the project's rejection and the modification of the General Emergency Plan (Plan General de la Emergencia) agreement.

When the criterion of the UGPR on the Investment Plan is: "Reviewed with Observations," the Oversight Officer must substantiate the reasons motivating the decision and will leave record of the recommendations to modify the Plan, which must be notified to the UE, which will have a maximum period of thirty calendar days to comply with the requested corrections. Once this period has expired, if the requested corrections are not submitted, the UGPR will notify the Board of Directors of the CNE of the substantiated need to revoke the project from the General Emergency Plan (Plan General de la Emergencia) or replace the Executing Unit.

The UGPR will publish in the procedures manual the single review form for Declared Emergency Investment Plans, in which the aspects to be reviewed, compliance or non-compliance, and the observations linked to the recommendation will be recorded.

In the event that there are no observations, objections, or recommendations; or the notified observations have been corrected, the UGPR will request from the Head of Financial Resources the budget reserve for the project and from the Legal Advisory Unit that it issue the certificate of legality (constancia de legalidad).

Once the information is complete, it will forward the request for approval of the Investment Plan to the Executive Directorate of the CNE so that it, in turn, presents the Investment Plan to the Board of Directors of the CNE, who will be responsible for its approval or rejection.

In the execution of the Investment Plan, the Executing Unit must implement all the actions that are indicated in the Risk Management Model determined by the UGPR. In case the Board of Directors of the CNE approves the Investment Plan, it must, in that act, appoint the Executing Unit of the Project and, if necessary, will be empowered to appoint one or several co-adjuvant units to channel efforts - when deemed convenient - and achieve the proposed goal. These co-adjuvant units will provide their services upon specific requests from the Executing Unit and the Reconstruction Process Management Unit. The Secretary of the Board of Directors will notify the UE and the UGPR of the agreement reached.

Evaluation and Appointment of the Executing Units

The UGPR will prepare a technical performance evaluation study of the UE with the aim of determining their technical and administrative capacity for the execution of the project. The technical performance evaluation study of the UE will assess compliance with the aspects indicated in article 6 of this Regulation, and must also consider the manner in which that Executing Unit has performed its role, at least in the last five reconstruction projects. The performance evaluation criteria for the UE will be defined by the UGPR, through the Procedures Manual. If it has fewer than five executed projects, those it has will be evaluated, and if it has none, it must be expressly authorized by the Board of Directors based on the specific competencies of the entity regarding the project to be executed.

The study must have the signature of the official who prepares it and the approval of the head, both from the UGPR, recommending the Executing Unit for the project with the explicit indication of the qualifications and the UE official designated for the supervision of the works to be developed.

Any public institution competent in the matter of the project intended to be executed may be designated as an Executing Unit, provided that it has the capacity, technical and administrative resource, the risk management model, and the resilience (resiliencia) to guarantee the fulfillment of the proposed goals, the satisfaction of needs, and control in the management and use of available resources. Once appointed by the Board of Directors, it must sign the letter of commitment (carta de compromiso).

In accordance with the National Emergency and Risk Prevention Law, in its fourth paragraph of article 39, hereinafter Law No. 8488, it confers upon the Board of Directors of the CNE the power to appoint as an Executing Unit any public institution or state entity that has competence in the area where the projects are to be developed and meets the requirements indicated in the previous article.

The technical performance evaluation study of the Executing Unit must be attached to the investment plan before it is submitted to the knowledge of the Board of Directors.

In accordance with article 15 of Law No. 8488, if it is impossible to appoint the UE, the CNE will assume the role of the UE, and may resort to contracting the necessary project management, supervision, inspection, and execution roles through the exception regime.

Replacement of Executing Units

The Board of Directors of the CNE, after analyzing the eventual risks, may unilaterally and in accordance with public interest, replace at any time the Executing Unit that has been appointed, in the event it is proven that there is non-compliance with its obligations, or administrative or technical incapacity arising after its appointment. For this, the new Executing Unit must sign a letter of commitment (carta de compromiso) prior to the start of its functions and meet the requirements indicated in this Regulation for all Executing Units.

Functions of the Executing Units

Without prejudice to those additionally indicated in this regulation, the Executing Units will have the following functions:

a. Prepare the Investment Plan guaranteeing the proper execution of the projects indicated in the General Emergency Plan (Plan General de la Emergencia).

b. In the preparation and execution of the Investment Plans, they must attend to the provisions established in the Risk Management Model as indicated by the Reconstruction Process Management Unit.

c. Deliver the necessary terms of reference for the preparation of the procurement tender documents in accordance with the approved Investment Plans.

d. Collaborate in the administrative procurement process by issuing criteria on matters consulted by the UGPR.

e. Appoint a professional person responsible for the execution of the Investment Plan, who will be responsible for maintaining direct communication with the UGPR regarding all the particularities of the project execution.

f. Request authorization from the UGPR to execute the necessary actions to support unforeseen situations in the execution of the projects. In these cases, the UGPR must assess whether the actions are pertinent and indispensable for the development of the project. To issue the criterion and approval or disapproval of the modifications, the UGPR will have a maximum period of three business days, starting from the receipt of the modification order (orden de modificación) or service order (orden de servicio), as appropriate, from the Executing Unit.

g. Carry out the appropriate supervision of the project in all its stages, maintaining documentary records of all the actions carried out in the process.

h. Facilitate the oversight procedures carried out by the UGPR, as well as the administrative procedures necessary for the execution of the approved projects.

i. The permits or authorizations necessary for the correct execution of the project must be obtained by the Executing Unit prior to the start of contractual execution; such commitments must be documented for the purposes of providing the corresponding follow-up.

j. In the event that other types of commitments are acquired at any moment during the life of the project, they must also be documented for its correct execution.

k. In the event of a conflict of criteria at any stage of the project execution, the oversight officer (fiscalizador) must submit the respective report to the Executive Directorate, who will give a hearing to the UE and recommend the pertinent actions to the Presidency of the CNE, who will ultimately resolve the matter.

Oversight of the Executing Units

The UGPR will prepare a Risk Management Model, in which the actions and responsible parties will be recorded according to the characteristics of each project; the necessary visits and control activities must be carried out to verify compliance with the Risk Management Model from the presentation of the investment plan until the contractual settlement (finiquito contractual). Each visit and control activity must be recorded in the file by the officials of the UGPR.

After the final delivery of the contractual object, the UGPR must monitor the resilience (resiliencia) of the project, which must be considered in the Risk Management Model, as well as the necessary reactive or proactive measures.

In the event that the acquired good requires maintenance, the provisional maintenance form must be delivered by the UGPR to the institution responsible for it within the ten business days following the final receipt; it must contain the measures associated with the conservation of the good and the continuity of the service during its useful life; the UGPR will verify compliance with the provisions of the provisional maintenance form according to its competencies as indicated in article 46 of this Regulation.

In fulfillment of their duties, they must visit the project execution site at least once a month and record in the designated official medium (logbook, minute book, administrative file, according to the type of project) any observation or recommendation they deem pertinent in a legible and specific manner.

In the event that there are no observations or recommendations to make, the oversight officer assigned by the CNE must leave record of this, and of their presence at the site, indicating the date, time, and signature.

All actions of the professional oversight officer of the UGPR must be recorded in the administrative file opened for the project.

Obligations of the Executing Unit

Once the Executing Unit is appointed by the Board of Directors, it must sign a letter of commitment prior to the execution of the project; the format of the letter of commitment will be provided by the official designated by the Reconstruction Process Management Unit for the oversight of the works.

This must contain the qualifications of the official responsible for the inspection of the project on behalf of the Executing Unit.

Minimum requirements that the document must contain:

a. Qualifications of the Authority or official to whom said subscription was delegated (full name, identity card number, profession or trade, exact address of the place of residence, exact address of the place of work, position held, email address, direct telephone number or central telephone number and extension, as well as the indication of an electronic means for notifications).

b. Acceptance of the designation as an Executing Unit.

c. Designation of the responsible professional of the UE, with the same information requested in subsection "a".

d. Express declaration that they have the necessary structure to assume such function and the signatures and photocopies of identification of the signatories.

e. Express declaration that the Investment Plan was developed as a participatory process and applying the risk management model.

f. Express commitment to comply with the Risk Management Model and the maintenance forms issued by the UGPR.

If necessary, the Executing Unit may appoint support personnel for the supervisor of the project execution, for which it must inform the UGPR of all the necessary data, such as qualifications and activities to be carried out, so as not to hinder their ordinary work.

The UE will also have the duty of verification contemplated in article 218 of the Regulation to the Administrative Procurement Law and will be responsible before the contractor for the execution of irregular contracts.

The responsible professional assigned by the Executing Unit must have a specialty and academic degree pertinent to the type of project or studies to be executed. As a requirement, they must belong to the Professional College (Colegio) pertinent to their academic background. The foregoing will not exempt the Executing Unit from its responsibility in fulfilling the requirements.

It is also responsible for supervising that the project is developed within the terms and deadlines stipulated in the tender documents (cartel) and in accordance with what was offered by the contractor company.

In cases where there are no plans, the project supervisor, based on their experience and knowledge, may present a technical proposal to the UGPR of the instructions or methods they consider appropriate for the contractor to follow, in order for the work to be developed with appropriate criteria, methods, and constructive techniques, as well as with adequate risk management with a resilience (resiliencia) approach. Said proposal must be endorsed by the UGPR prior to its application and in accordance with current regulations.

The official responsible for project supervision from the Executing Unit (Unidad Ejecutora) must render reports on the physical and financial progress of the project or projects, in accordance with the schedules, diagrams, and work methodologies provided by the contractor in its bid. The work schedule must be updated every two weeks so that the progress and/or delays experienced by the contractor in the development of the project are recorded, for the application of possible sanctions as determined by the procurement conditions (cartel de la contratación).

Should the contractor fail to comply with the contractual obligations according to the schedule presented in its bid, fail to update the same, or incur any contractual breach, the Executing Unit or, failing that, the Project Inspector (Fiscalizador) must inform the Procurement Department (Proveeduría) of the CNE so that the pertinent measures are taken as stipulated in the procurement conditions, for the application of the corresponding fines as well as the eventual initiation of contract termination procedures, and administrative sanctions against suppliers, in accordance with the regulations of the Administrative Contracting Law (Ley de Contratación Administrativa) and its Regulations (Reglamento).

Periodically and after each visit to the project, the officials of the UGPR must render a report on the progress of each project in accordance with their duties, which will be placed on file in each case file (expediente) and will serve as the basis for monitoring the Executing Units and the contractors.

The reports of the UGPR officials in charge of the inspection and monitoring of the Risk Management Model (Modelo de Gestión de Riesgos) must contain, in addition to the project identification, the financial and physical progress, the tasks they performed, and the results obtained. For each modification order, suspension, adjustment, or time compensation, they must issue a technical opinion regarding the request submitted and the technical recommendation.

Upon completion of the project, the UGPR officials who participated in it must issue a final report that must contain, at least in a descriptive manner: the relevant events during the execution of the project, comparison and results of the project as planned in the Investment Plan (Plan de Inversión) and as defined in the procurement, the results obtained compared to those expected, performance measurement of the UE, compliance with the Risk Management Model, and any other aspect that is required of them.

The designated responsible person from the UE must render accounts for risk management and the resilience of the project.

The minimum information that the Executing Unit's reports must contain is the following:

• a)Date on which the report is issued.
• b)Name of the project.
• c)Period covered by the report.
• d)Name of the inspector assigned by the Reconstruction Process Management Unit (Unidad de Gestión de Procesos de Reconstrucción).
• e)Contract Data: amount, delivery deadline, start order date, delivery date, modifications authorized to date, modification orders, extension of performance bond (garantía de cumplimiento), and any other data deemed relevant.
• f)Provisions for adjustments approved to date: amount according to contract, extensions, modification orders, total amount of provisions.
• g)Progress to date, percentage of physical progress of the project, percentage of financial progress according to the estimated budget, and total amount paid.
• h)Documentation in process: service orders, modification orders, invoices, extension of purchase orders and contract.
• i)Extension of purchase orders: total amount, amount used, available balance, amount in process, modified contract amount (original, adjustments, total).

The UGPR may request other reports outside the established ordinary deadlines, for which it must request them in writing from the Executing Unit, stating the reason for the request. The format of said report will be communicated by the UGPR to the Executing Unit.

Sole Section Public Works Projects

To fulfill the above, the Executing Unit shall appoint a professional in engineering, who must be specialized in a field related to the work, and be the person responsible for execution, who must visit the work site at least once a week and record any observation or recommendation in the logbook (bitácora); likewise, if any exist, must communicate them within three business days after recording them in the logbook, by official letter to the Inspector (Fiscalizador) of the CNE.

The Inspector of the UGPR must visit the work site at least once a month and record in the logbook any observation or recommendation deemed pertinent in a legible and specific manner.

The responsible professional who is registered with the CFIA on behalf of the contracting company shall be the sole person responsible for signing the opening entry in the Logbook, expressly indicating the date on which the work begins and recording that all legal requirements to start that construction have been met (Article 5 Bis of the aforementioned Regulations); must record the names, professional codes, and other qualifications of the specialists who will be part of the project, as well as the professionals from the UGPR and the UE who may make entries in the Logbook.

It shall be the obligation of the responsible professional on behalf of the Executing Unit to ensure that the contractor complies with the above, and in case of non-compliance, to immediately communicate it to the UGPR.

In the event of a change of professional by the CNE or the UE, the contractor shall be notified via official letter to record the new authorization of signatures in the Logbook.

The responsible official designated by the Executing Unit shall verify weekly that the company(ies) contracted for the execution of the work(s) keep the logbook for the project(s) being developed, under the conditions established by the Special Regulations for the Logbook in Works of the Federated College of Engineers and Architects, and that said logbook is available for the professionals of the Executing Unit and the UGPR.

Document Management

When the reconstruction stage is not for civil works and therefore there is no logbook (cuaderno de bitácora), the responsible professional for the project from the UE must keep a printed minute book, where the actions carried out are recorded. Said minute book shall serve as input for the Biweekly Physical and Financial Progress Report that must be submitted to the UGPR.

Conformation of the Project Case File

The case file shall be complete once the execution of the contract is finished and its final settlement (finiquito) has been completed. Once the project is finished, the Executing Unit must send the complete, digitized case file to the UGPR.

The UGPR shall keep a complete and duly paginated case file with all the reports and records of the procedures carried out; it must contain the original schedule and its updates. All acts issued by the CNE must be recorded in the UGPR's case file, and the inspector, in coordination with the administrative staff, shall be responsible for verifying that the case file is complete; if a lack of information is detected, both shall be responsible for completing the case file.

A record of all procedures carried out by UGPR officials must be kept in each case file according to the defined institutional format.

The Executing Unit shall prepare minutes of the visit containing a summary of the topics discussed; it must contain express reference to the attention to risk management and resilience, and to the observations issued by the representatives of the contractors interested in the procurement, a copy of which shall be sent to the Procurement Department and to the UGPR, signed by the representatives of the potential bidders, for which it has one business day after the visit.

Should suggestions or observations of a technical nature need to be addressed, requiring further analysis by the Inspector, the Risk Manager, or the professional assigned by the Executing Unit, the responsible person must address the inquiry and deliver the response to the CNE's Institutional Procurement Department within a period not exceeding two business days, counted from the business day following the day on which the site visit was conducted, it being their entire responsibility to inform the Procurement Department if the bid opening date needs to be moved.

If during the pre-bid site visit, observations or recommendations arise from the CNE, the UE, or failing that, from the potential bidders, whose resolution can be addressed immediately, the matter shall be noted in the minutes, as well as the response provided.

It is the obligation of the CNE's Institutional Procurement Department to communicate to the bidders the agreements, modifications, or clarifications that arise as a result of the site visit and were recorded in the minutes, in addition to including said documents in the procurement case file created for this purpose. If modifications exist, the Institutional Procurement Department must prepare updated procurement conditions and make them available in the procurement case file.

The procurement conditions must expressly mention the contractor's obligation to comply with the Risk Management Model and its possible modifications at the request of the UGPR or the Executing Unit.

The UE shall immediately coordinate the date and time to summon the contractor and the UGPR to the meeting prior to the start order; said summons must be made within a period not exceeding three business days following notification of the purchase order; the foregoing, to define the type of documentation, permits, risk management, that the contractor must present to the Executing Unit and the CNE, and the deadlines required for obtaining them, for the purpose of establishing a date to grant the start order. The deadlines set for obtaining the additional documentation must be in accordance with the conditions proposed in the procurement bid, and non-compliance therewith may only be justified by duly substantiated reasons in the judgment of the UGPR.

The UE shall prepare minutes recording the agreements reached, deadlines, and other pertinent information for the procurement, which must contain the information indicated above, the place for delivery of the documentation, as well as the qualifications of those present and their respective signatures.

If, for exceptional reasons, the contractor is unable to start within the deadline defined in the start order, it must expressly submit the justifications for the case to the Executing Unit within a period not exceeding twenty-four hours after notification of the start order or after the occurrence of the event preventing the start, indicating the justification and the suggested new date. The Executing Unit shall immediately assess and issue a written communication to the UGPR within a period not exceeding twenty-four hours so that this Unit can analyze the situation. The UGPR shall issue a technical opinion on what was requested by the contractor within a period not exceeding two business days. The UE shall resolve the request in a justified manner within a maximum period of three business days following receipt of the UGPR's technical opinion. The document resolving the contractor's request must indicate the new start date and must be communicated to the UGPR and the CNE's Procurement Department.

In case of rejecting the contractor's request, the days of processing the submitted request shall be added to the delivery deadline so as not to affect the contractor. However, this period may not exceed the maximums established in this article, in which case there shall be liability on the part of the official who exceeded the period set for the procedure.

The start order date shall be the one governing all contractual aspects related to the deadline, such as extensions, suspensions, fines, execution of bonds, and the like. The delivery deadline shall be counted from the start order date issued by the Executing Unit, and if an extension of the start order is approved, this shall be the one that contractually governs.

Non-compliance by the contractor with the terms of the start order must be reported by the Executing Unit, or failing that, by the Project Inspector, to the CNE's Procurement Department so that the pertinent measures are taken as stipulated in the procurement conditions, for the application of a declaration of insubsistence (insubsistencia), or if applicable, the corresponding fines as well as the eventual initiation of contract termination procedures, and administrative sanctions against suppliers, in accordance with the regulations of the Administrative Contracting Law and its Regulations.

Application of Technical Standards

In the event that the Executing Unit points out that the contractual object does not match the technical specifications, or is of inferior or unsatisfactory quality, it shall order the contractor to correct the situation within a period not exceeding 3 business days; otherwise, the Executing Unit shall communicate it to the UGPR, and this in turn to the Institutional Procurement Department to initiate the corresponding procedure according to the Regulations for the Functioning of the Institutional Procurement Department of the CNE (Reglamento de Funcionamiento de la Proveeduría Institucional de la CNE), the Administrative Contracting Law, and its Regulations for supplementary application.

The Inspector of the UGPR must verify the correct use of the logbook and take the corresponding measures as regulated by the respective professional association.

It is the contractor's obligation to comply with all guidelines given during the project execution by the Executing Unit and the UGPR.

When there are doubts about the quality of the contractual object received, the Executing Unit shall request the UGPR to order the contractor to take samples, perform tests, and carry out the relevant trials, under its immediate control, to ensure the correctness of the procedure and the veracity of the results.

Specific Aspects of Reconstruction Project Procurements

For the procurement of Reconstruction Projects, the Executing Unit must submit the technical specifications and a Risk Management proposal to the UGPR, for purposes of inspection review and processing before the CNE's Institutional Procurement Department, according to the deadlines that appear below:

These technical proposals must be analyzed by the UGPR within a period of 10 business days from their receipt, in order to determine whether their authorization to issue the respective procurement conditions is appropriate or to prevent the correction of defects by the UE. If amendments are necessary, the UE shall have a period of five business days, counted from the notification of the act by the UGPR, to present the corrected documents.

Having made the prevention of defects, if the UE does not comply with the requested corrections, the project shall be suspended for up to sixty days, and once this period has expired, the UGPR shall notify the Board of Directors (Junta Directiva) of the CNE of the need to revoke the Investment Plan or replace the Executing Unit.

Investment plans must consider within their costs and activities the quality control and supervision of the materials used in the projects. The funds for this type of procurement must be previously included in the project's investment plan.

Any activity carried out to direct toward legality, timeliness, and the best practices of technical standards shall also be considered quality control for inspection purposes.

Modification Orders

Modification orders shall be approved by the President of the CNE when the variation is equal to or less than twenty-five percent (25%) of the originally awarded amount. If the indicated percentage is exceeded, the approval must be processed before the Board of Directors.

The UGPR shall evaluate the causal link and the technical basis of the modification order, for which it has three business days to issue its opinion. If found appropriate according to the UGPR's technical assessment and if it does not reach the percentage of the awarded amount established as a limit by the Board of Directors for its knowledge, approval shall be granted and it shall be forwarded to the institutional head for final approval. If the modification order contemplates a percentage greater than that established, it must be submitted to the knowledge of the Board of Directors for approval.

The UGPR shall forward the modification order to the Institutional Procurement Unit for processing, which must require the extension of the performance bond and prepare the corresponding purchase order.

If the percentage established for approval of the modification order is exceeded or when the object of the contract is modified, the UGPR shall present the modification order to the Executive Directorate (Dirección Ejecutiva) for its review, and the latter shall elevate it to the Board of Directors for its knowledge and eventual approval.

Once the approval of the modification order by the Board of Directors is notified, the UGPR shall be responsible for its processing, according to the deadlines established in the Regulations for the Functioning of the Institutional Procurement Department, and an additional purchase order must be issued for the project with the new conditions.

The UGPR must issue the respective technical report within five business days following its receipt and forward it, along with the respective service order, to the Presidency of the institution for its final approval, which shall have five additional business days to resolve.

The detailed technical report must be issued by the Head of the Unit requesting the procedure, with the approval of the Risk Management Directorate (Dirección de Gestión del Riesgo), with precise indication, among other things, of the justification for suspending the contract, the start date of the suspension, the part completed up to that moment, its status, and the name of the person responsible for preserving what has been executed; it must also indicate the measures to be adopted to guarantee financial equilibrium and the date for eventual resumption of execution.

If the CNE approves the suspension service order, the Executing Unit must notify it to the contractor within a maximum period of 3 business days following its receipt; said order must determine the effective period of the suspension. If it is not approved, the technical reasons for the rejection shall be communicated, and the UE shall have the same period for notification.

The UGPR shall forward a monthly report to the CNE Presidency on the projects that have experienced suspensions or restarts.

The contractor shall request the extension within five business days following knowledge of the event causing the extension of the deadline, and the UE shall have the same period to justifiably request the time compensation from the UGPR. If the request is made outside the deadline, but the contract is still in execution, the UE may process it, if it is duly supported, provided the contractual deadline is current.

Resource Management

The loan of goods or assets must be recorded in the loan contract, signed by the Presidency of the CNE and the highest-ranking authority of the Institution assigned as the Executing Unit, in which must be mandatorily established the description and condition of the goods or assets with their respective asset number, their updated value, the term during which the loan shall be in effect, possible extensions, and the responsibilities of the parties, for which a person must be appointed as responsible. The assets or goods may not be delivered until after the loan contract between the parties is signed.

Once the term and possible extensions have expired, the Executing Unit must manage the return of the assets or goods that were provided to it on loan. The CNE shall verify their condition and issue a receipt report recording satisfactory compliance or noting any possible damage suffered. The report must be signed by both parties. In case of disagreement, the disagreement shall be recorded in the same document.

The existence of damage or losses to the assets provided on loan shall generate disciplinary liability for the responsible officials of the Executing Unit. Civil liability for the damage and losses incurred shall be joint and several between the UE and its officials in charge of the project.

The UE must submit biweekly reports to the UGPR indicating the physical and financial progress percentage of the project.

When the project is not being developed under the agreed terms, the UGPR must immediately intervene to assess the situation and instruct the necessary corrective measures within a period not exceeding five business days. If the detected breaches are extremely serious, the case must be referred within that same period to the Institutional Presidency for its resolution, which, if deemed necessary, shall proceed to elevate the situation described by the UGPR to the knowledge of the Board of Directors.

Payment Processing

Project Closure

The Supervising Engineer of the UE shall record in a report the condition of the work, whether it is accepted to satisfaction, whereupon all responsible parties shall sign at the foot of the report.

In the event that the contractor must make corrections or improvements to the work, provisional acceptance (recepción provisional) shall be noted in the report, for which the contractor shall have a maximum of 30 calendar days to make the corrections; the provisional acceptance report shall establish a new date for definitive acceptance of the work, which must be recorded in a new report.

In case of non-compliance, the UGPR must analyze its causes and assess whether or not they are justified. In cases where there is a technical justification, or a force majeure or act of God for the delay or non-compliance, an additional period may be granted, which in no case shall exceed a term of 30 calendar days. In cases of unjustified non-compliance, the administrative contracting regulations pertaining to the application of fines or even contract termination, if pertinent, shall be applied.

The document must be signed by the works supervisor of the UE, the head of the UE, the contractor, the Inspector of the UGPR, and whoever holds the Presidency of the CNE. Should the respective final settlement be omitted within the indicated terms, the UGPR shall inform the Institutional Presidency, which, if deemed necessary, shall proceed to elevate the situation described by the UGPR to the knowledge of the Board of Directors so that administrative responsibilities in the UE may be processed.

The CNE, as the directing and oversight body of the project, if it determines that there are actions or omissions by the involved officials that have affected the project’s development, shall request the Executing Unit or the Assisting Unit to initiate the corresponding investigation in order to determine the administrative and/or judicial responsibilities of the case, the foregoing due to the safeguarding of public funds.

Once that period has elapsed, within the following 15 business days it shall send to the party responsible for the works or the acquired assets a definitive maintenance form, which must contain the measures associated with the conservation of the asset and the continuity of service during its useful life and shall replace the provisional form established in Article 11 of these Regulations. The institution responsible for the asset shall be obligated to comply with what is indicated in both the provisional and definitive forms.

Single Section Final Provisions

031-02-2015 dated February 11, 2015, and published in the Official Gazette La Gaceta No. 82 of April 29, 2015, as well as any rule of the same or lower rank that regulates differently what is regulated herein.

Given at the Presidency of the Republic. San José, on the eighteenth day of February, two thousand twenty-one.

REGLAMENTO PARA EL FUNCIONAMIENTO Y FISCALIZACIÓN DE LAS UNIDADES EJECUTORAS EN PROYECTOS DE EMERGENCIA DE LA COMISIÓN NACIONAL DE PREVENCIÓN DE RIESGOS Y ATENCIÓN DE EMERGENCIAS

8488, para la aplicación del presente Reglamento se definen los siguientes conceptos:

1. Constancia de legalidad: Documento emitido por la Unidad de Asesoría Legal de la CNE en el cual se hace constar que se ha verificado la existencia del reporte de afectación de la zona respecto del Decreto Ejecutivo y del Plan General de la Emergencia.

2. Contratista: Quien resultare adjudicatario de una contratación por emergencia y haya superado la fase de formalización contractual.

3. Documento de proyecto a nivel de prefactibilidad: Documento que deberá contener: información y análisis profundo de la necesidad, variables importantes, justificación de ser la mejor alternativa de proyecto, tiene niveles mínimos de incertidumbre que facilita la toma de decisiones gerenciales para poder aceptarlo, actualizarlo, requerir más profundidad de estudios específicos, ejecutarlo, rechazarlo o dejarlo en espera.

4. Gestión del riesgo: Proceso mediante el cual se reducen las condiciones de vulnerabilidad de la población, los asentamientos humanos, la infraestructura, así como de las líneas vitales, las actividades productivas de bienes y servicios y el ambiente. Es un modelo sostenible y preventivo, al que incorporan criterios efectivos de prevención y mitigación de desastres dentro de la planificación territorial, sectorial y socioeconómica, así como a la preparación, atención y recuperación ante las emergencias.

5. Gestor de Riesgo de la UGPR: Profesional en gestión de riesgos que elabora análisis y elabora un modelo de gestión de riesgos, con un enfoque de análisis multi-amenaza y resiliencia.

6. Manual de Procedimientos: Documento emitido por la CNE mediante el cual se implementa el modelo de gestión de proyectos en la fase de reconstrucción de las emergencias declaradas y establece los formatos de los documentos, informes y formularios a utilizarse en el desarrollo de los proyectos.

7. Multi - amenaza: Combinación de dos o más factores de amenaza, que se manifiestan de manera aislada, simultánea o por consecuencia uno del otro, para producir un suceso disparador de un desastre.

8. Nexo de Causalidad: La relación existente entre el evento que provoca el estado de emergencia declarada y los daños efectivamente provocados.

9. Órdenes de Modificación: Las órdenes de modificación obedecen a imprevistos presentados durante la ejecución del proyecto incluyendo todos los cambios que contemplan variaciones en la base de pago, en el monto, el plazo de las especificaciones establecidas o una combinación de estos factores.

10. Órdenes de Servicio: Las órdenes de servicio son las instrucciones que se le giran al contratista por parte de la Unidad Ejecutora, que no modifican las condiciones del contrato.

11. Planes de Inversión: Son los instrumentos donde se detallan en forma pormenorizada las acciones, las obras y los recursos financieros que se emplearán para atender una afectación registrada en el Plan General de la Emergencia y que deberá ser aprobado por la Junta Directiva de la CNE para la ejecución de la fase de reconstrucción de la atención de la emergencia.

12. Profesional Responsable de la UE: Funcionario profesional de la Unidad Ejecutora, designado para supervisar el avance del proyecto a través de visitas periódicas, de acuerdo a lo que establece este Reglamento; entendidas como tales: la vigilancia o atención que el profesional o grupo de profesionales suministra durante el proceso de ejecución de una obra o proyecto, verificación constante de los planos de construcción en relación con el avance de las obras -en caso de obras de infraestructura-, consulta de los estudios técnicos que se hayan realizado para llevar a cabo el proyecto; revisión y seguimiento del cuaderno de bitácora de las anotaciones que en él se indiquen. A este profesional le aplican todas las normas vigentes en cuanto a la responsabilidad que le asiste en la ejecución y dirección del proyecto.

13. Profesional Responsable de la UGPR (Fiscalizador de Obras): Funcionario de la Unidad de Gestión de Procesos de Reconstrucción de la CNE, que tendrá a cargo la fiscalización de la inversión de los fondos públicos, de los proyectos desarrollados mediante contrataciones por emergencias. Al igual que los otros profesionales antes descritos, le aplican todas las normas vigentes en cuanto a la responsabilidad que le asiste en la ejecución y dirección del o los proyectos.

14. Profesional responsable del contratista o Director del Proyecto: Profesional que labora directamente para el contratista, responsable de la dirección de la ejecución del contrato. En caso de tratarse de obra pública o de infraestructura, debe estar inscrito en el Colegio Federado de Ingenieros y Arquitectos de Costa Rica (CFIA) como responsable de la obra y guiarse con lo establecido en los Reglamentos vigentes y atinentes al ejercicio de su profesión, emitidos por el CFIA, es responsable además de la logística de suministros, materiales, equipos, métodos constructivos y calidad, acorde con las especificaciones técnicas. Le aplican todas las normas vigentes en cuanto a la responsabilidad que le asiste en la ejecución y dirección del proyecto.

15. Resiliencia: Es la capacidad de los seres humanos y los ecosistemas para adaptarse positivamente a situaciones adversas, superar las contingencias, recuperarse, lo más pronto posible, preservando y restaurando las estructuras y funciones básicas y trascendiendo o superando su condición previa de vulnerabilidad.

16. Riesgo: Probabilidad de que se presenten daños y pérdidas, o consecuencias económicas, sociales o ambientales en un sitio particular y durante un período definido. Se obtiene al relacionar la amenaza con la vulnerabilidad de los elementos 17. Unidad Coadyuvante: Cualquier entidad pública o privada que preste colaboración a la CNE conforme lo señalado en el artículo 33 de la Ley 8488, en cualquier fase de la emergencia.

18. Unidad Ejecutora (UE): Institución pública nombrada mediante acuerdo de la Junta Directiva de la CNE para la ejecución de uno o varios planes de inversión, cuya designación depende de que cuente con la competencia y estructura necesarias.

19. Unidad de Gestión de procesos de reconstrucción (UGPR): Es la Unidad administrativa, que, por parte de la CNE, es la encargada de la Fiscalización de la inversión en los proyectos para ejecutar las acciones, obras y los contratos destinados a la reposición del funcionamiento normal de los servicios públicos afectados, en adelante UGPR. Es responsable de emitir las directrices, observaciones y recomendaciones a la Unidad Ejecutora.

Plan de Inversión

Es un documento de proyecto a nivel de prefactibilidad mediante el cual la Institución Pública justifica la necesidad del proyecto y la inversión, que de previo a haberse reportado un daño en una comunidad en el Plan General de la Emergencia y que éste deba intervenirse para rehabilitar o reconstruir infraestructura. El Plan de Inversión ofrece una descripción del evento, así mismo, deberá estimar los costos de las obras a desarrollar, haciendo un análisis de impacto, plazo probable de duración de las obras, componente de gestión de riesgos que incorpore el enfoque multi amenaza y la resiliencia como elemento para no reproducir la vulnerabilidad, nombramiento del funcionario responsable de la supervisión de las obras, según los lineamientos estipulados por UGPR de la CNE.

El Plan de Inversión deberá contener además los aspectos técnicos necesarios para la formulación eventual de los términos de referencia para la contratación administrativa que deberá generarse con el fin de desarrollar el proyecto.

La CNE podrá contratar la elaboración de los planes de inversión y los estudios preliminares por el régimen de excepción, así como el cumplimiento de las funciones de una Unidad Ejecutora, de así requerirlo, ante la ausencia de una entidad pública competente o demostrarse la incapacidad técnica u operativa correspondiente.

Los proyectos que se ejecuten mediante un Plan de Inversión deberán cumplir el nexo de causalidad contemplado en el Plan General de la Emergencia y seguirán el formato establecido por la UGPR mediante una guía debidamente publicada en el Diario Oficial La Gaceta.

Cuando se presente el Plan de Inversión a la UGPR, ésta deberá revisar las propuestas de los proyectos detalladamente, según la guía oficial. Dicho Plan deberá indicar con claridad: El nexo de causalidad y los medios de verificación utilizados, si cuenta con estudios suficientes para poder ejecutar las obras o proyecto solicitado o, si en su defecto, se requiere la reinversión en estudios preliminares para garantizar la viabilidad y factibilidad del proyecto, así como la mejor inversión de los fondos públicos. El plazo para la revisión será de diez días hábiles a partir de la recepción del Plan en la UGPR. En casos de complejidad técnica demostrada, cuyo monto supere el límite de adjudicación establecido para la Licitación Pública y previa autorización de la Dirección Ejecutiva de la CNE, el plazo podrá ampliarse hasta por cinco días hábiles adicionales.

El Plan de Inversión será sometido a revisión por la UGPR como parte de la fiscalización y su resultado se consignará mediante los criterios de "Revisado sin Observaciones" o "Revisado con Observaciones".

El proceso de revisión de los Planes de Inversión implica en primera instancia la verificación del nexo de causalidad por parte de la UGPR, según el Manual de Procedimientos. Por lo que, comprobado el nexo de causalidad, se procederá con la revisión especifica de los contenidos y pertinencia del proyecto, así como los aspectos técnicos necesarios para valorar la eventual formulación de los términos de referencia.

La inexistencia comprobada del nexo de causalidad implica que el proyecto no es viable para la tramitación, independientemente que se haya consignado en el Plan General de la Emergencia. Ante estos casos el Fiscalizador remitirá un informe a la Junta Directiva, adjuntando la propuesta de plan de inversión, para que se proceda a la ratificación del rechazo del proyecto y la modificación del acuerdo del Plan General de la Emergencia.

Cuando el criterio de la UGPR sobre el Plan de Inversión sea: "Revisado con Observaciones", el Fiscalizador deberá fundamentar las razones que motivan la decisión y dejarán constancia de las recomendaciones para modificar el Plan, las cuales deben ser notificadas a la UE que tendrá un plazo máximo de treinta días naturales para cumplir con las correcciones solicitadas. Una vez vencido este plazo, si no se presentan las correcciones solicitadas, la UGPR notificará a la Junta Directiva de la CNE, la necesidad fundamentada de revocar el proyecto del Plan General de la Emergencia o sustituir a la Unidad Ejecutora.

La UGPR publicará en el manual de procedimientos el formulario único de revisión de Planes de Inversión por Emergencia Declarada, en el que se consignarán los aspectos a revisar, el cumplimiento o incumplimiento y las observaciones vinculadas a la recomendación.

En caso de que no existan observaciones, objeciones o recomendaciones; o se hayan corregido las observaciones notificadas, la UGPR solicitará a la Jefatura de Recursos Financieros la reserva presupuestaria para el proyecto y a la Unidad de Asesoría Legal que emita la constancia de legalidad.

Completada la información, remitirá la solicitud de aprobación del Plan de Inversión a la Dirección Ejecutiva de la CNE para que a su vez presente el Plan de Inversión a la Junta Directiva de la CNE, quien será la responsable de su aprobación o rechazo.

En la ejecución del Plan de Inversión, la Unidad Ejecutora deberá implementar todas las acciones que se le adviertan en el Modelo de Gestión de Riesgos que determine la UGPR. En caso de que la Junta Directiva de la CNE aprobara el Plan de Inversión, deberá en ese acto nombrar la Unidad Ejecutora del Proyecto y en caso de ser necesario, estará facultada para nombrar una o varias unidades coadyuvantes para canalizar esfuerzos -cuando así se considere conveniente- y lograr el fin propuesto. Estas unidades coadyuvantes prestarán sus servicios según solicitudes específicas de la Unidad Ejecutora y de la Unidad de Gestión de Procesos de Reconstrucción. La Secretaría de la Junta Directiva notificará lo acordado a la UE y a la UGPR.

Evaluación y Nombramiento de las Unidades Ejecutoras

La UGPR elaborará un estudio técnico de evaluación del desempeño de las UE con el objeto de determinar su capacidad técnica y administrativa para la ejecución del proyecto. El estudio técnico de evaluación del desempeño de la UE, valorará el cumplimiento de los aspectos señalados en el artículo 6 de este Reglamento, también deberá considerar la forma en que esa Unidad Ejecutora ha ejercido su rol, mínimo en los últimos cinco proyectos de reconstrucción. Los criterios de evaluación del desempeño de las UE serán definidos por la UGPR, mediante el Manual de Procedimientos. En caso de que tenga menos de cinco proyectos ejecutados, se evaluarán los que tenga y de no tener ninguno, deberá ser autorizada expresamente por la Junta Directiva con base en las competencias específicas de la entidad respecto del proyecto a ejecutar..

El estudio deberá contar con la firma del funcionario que lo elabora y el visto bueno del jefe, ambos de la UGPR, donde recomienden la Unidad Ejecutora para el proyecto con la indicación supervisión de las obras a desarrollar.

Podrá designarse como Unidad Ejecutora cualquier institución pública que sea competente en la materia de la cual se pretenda ejecutar un proyecto, con la condición de que cuente con la capacidad, recurso técnico y administrativo, el modelo de gestión de riesgos y la resiliencia para garantizar el cumplimiento de las metas propuestas, la satisfacción de las necesidades y el control en el manejo y uso de los recursos disponibles. Una vez nombrada por la Junta Directiva, deberá suscribir la carta de compromiso.

De conformidad con la Ley Nacional de Emergencias y Prevención del Riesgo en su artículo 39 párrafo cuarto, en adelante la Ley N° 8488, confiere a la Junta Directiva de la CNE la potestad de nombrar como Unidad Ejecutora a cualquier institución pública o ente estatal que tenga competencia en el área donde se desarrollen los proyectos y cumpla con los requisitos señalados en el artículo anterior.

Al plan de inversión se le debe adjuntar el estudio técnico de evaluación del desempeño de la Unidad Ejecutora previo a ponerse en conocimiento de la Junta Directiva.

Conforme al artículo 15 de la Ley No. 8488, en caso de imposibilidad de nombrar la UE, la CNE asumirá como tal, pudiendo recurrir a la contratación de los roles de dirección de proyectos, supervisión, inspección y ejecución de obra necesarios por medio del régimen de excepción.

Sustitución de las Unidades Ejecutoras

La Junta Directiva de la CNE, previo análisis de los eventuales riesgos podrá de manera unilateral y de acuerdo al interés público, sustituir en cualquier momento a la Unidad Ejecutora que haya sido nombrada, en caso de comprobarse que exista incumplimiento de sus obligaciones, incapacidad administrativa o técnica surgida posterior a su nombramiento. Para ello, la nueva Unidad Ejecutora deberá suscribir una carta de compromiso previo al inicio de sus funciones y reunir los requisitos señalados en este Reglamento para todas las Unidades Ejecutoras.

Funciones de las Unidades Ejecutoras

Sin perjuicio de las señaladas de forma adicional en el presente reglamento las Unidades Ejecutoras tendrán las siguientes funciones:

a. Elaborar el Plan de Inversión garantizando la debida ejecución de los proyectos señalados en el Plan General de la Emergencia.

b. En la elaboración y ejecución de los Planes de Inversión deberán atender lo establecido en el Modelo de Gestión de Riesgos según les sea indicado por la Unidad de Gestión de Procesos de Reconstrucción.

c. Entregar los términos de referencia necesarios para la realización de los carteles de contratación de conformidad con los Planes de Inversión aprobados.

d. Colaborar en el proceso de contratación administrativa emitiendo criterios sobre lo que se les consulte por parte de la UGPR.

e. Nombrar una persona profesional responsable de la ejecución del Plan de Inversión, quien tendrá la responsabilidad de mantener una comunicación directa con la UGPR respecto de todas las particularidades de la ejecución del proyecto.

f. Solicitar autorización a la UGPR para ejecutar las acciones necesarias para sustentar las situaciones imprevistas en la ejecución de los proyectos. En estos casos la UGPR deberá valorar si las acciones resultan atinentes e indispensables para el desarrollo del proyecto. Para emitir el criterio y aprobación o improbación de las modificaciones, la UGPR dispondrá de un plazo máximo de tres días hábiles, a partir de recibido de la orden de modificación o servicio según corresponda por parte de la Unidad Ejecutora.

g. Realizar la supervisión adecuada del proyecto en todas sus etapas, manteniendo registros documentales de todas las actuaciones que se realicen en el proceso.

h. Facilitar los trámites de fiscalización que realice la UGPR, así como los trámites administrativos necesarios para la ejecución de los proyectos aprobados.

i. Los permisos o autorizaciones necesarios para la correcta ejecución del proyecto deben ser obtenidos por parte de la Unidad Ejecutora previo al inicio de la ejecución contractual, tales compromisos deben quedar documentados a efectos de dar el seguimiento correspondiente.

j. En caso de que se adquieran otro tipo de compromisos en cualquier momento de la vida del proyecto, éstos deben quedar igualmente documentados para la correcta ejecución de éste.

k. En caso de conflicto de criterios en cualquier etapa de ejecución del proyecto, el fiscalizador debe presentar el informe respectivo a la Dirección Ejecutiva, quien dará audiencia a la UE y recomendará las acciones pertinentes a la Presidencia de la CNE, quien resolverá, en definitiva.

Fiscalización de las Unidades Ejecutoras

La UGPR elaborará un Modelo de Gestión de Riesgos, donde quedarán consignadas las acciones y responsables según las características de cada proyecto, se deberán realizar las visitas y actividades de control necesarias para verificar el cumplimiento del Modelo de Gestión de Riesgos desde la presentación del plan de inversión y hasta el finiquito contractual. Cada visita y actividad de control debe quedar consignada en el expediente por parte de los funcionarios de la UGPR.

Posterior a la entrega definitiva del objeto contractual, la UGPR deberá monitorear la resiliencia del proyecto, lo cual deberá estar considerado en el Modelo de Gestión de Riesgos, así como las medidas reactivas o proactivas necesarias.

En caso de que el bien adquirido requiera mantenimiento, el formulario de mantenimiento provisional deber ser entregado por la UGPR a la institución encargada de éste dentro de los diez días hábiles siguientes a la recepción definitiva, deberá contener las medidas asociadas a la conservación del bien y a la continuidad del servicio durante su vida útil, la UGPR verificará el cumplimiento de lo señalado en el formulario de mantenimiento provisional según sus competencias conforme lo señalado en el artículo 46 de este Reglamento.

En cumplimiento de sus funciones deberá visitar el sitio de ejecución del proyecto al menos una vez por mes y dejar consignado en el medio oficial designado (bitácora, libro de actas, expediente administrativo, según el tipo de proyecto) cualquier observación o recomendación que estime pertinente de manera legible y específica.

En caso de que no haya observaciones o recomendaciones que realizar, el fiscalizador asignado por la CNE deberá dejar constancia de ello, de su presencia en el sitio, con la indicación de la fecha, hora y firma.

Todas las actuaciones del profesional fiscalizador de la UGPR deben quedar consignadas en el expediente administrativo que se levante para el proyecto.

Obligaciones de la Unidad Ejecutora

Una vez nombrada la Unidad Ejecutora por la Junta Directiva, deberá suscribir una carta de compromiso previo a la ejecución del proyecto, el formato de la carta de compromiso le será suministrado por el funcionario designado por la Unidad de Gestión de Procesos de Reconstrucción para la fiscalización de las obras.

Esta deberá contar con las calidades del funcionario responsable de la inspección del proyecto por parte de la Unidad Ejecutora.

Requisitos mínimos que debe contener el documento:

a. Calidades del Jerarca o funcionario al cual se le delegó dicha suscripción (nombre completo, cédula de identidad, profesión u oficio, dirección exacta del lugar de habitación, dirección exacta del lugar de trabajo, puesto que desempeña, correo electrónico, número telefónico directo o número de central telefónica y la extensión, así como la indicación de un medio electrónico para notificaciones).

b. Aceptación de la designación como Unidad Ejecutora.

c. Designación del profesional responsable de la UE, con la misma información solicitada en el apartado "a".

d. Declaración expresa de que cuentan con la estructura necesaria para asumir tal función y las firmas y fotocopias de respaldo de los firmantes.

e. Declaración expresa de que el Plan de Inversión se desarrolló como un proceso participativo y aplicando el modelo de gestión de riesgos.

f. Compromiso expreso de que se cumplirá con el Modelo de Gestión de Riesgos y los formularios de mantenimiento emitidos por la UGPR.

De ser necesario, la Unidad Ejecutora podrá nombrar personal de apoyo al supervisor de la ejecución del proyecto, por lo que deberá informar a la UGPR de todos los datos necesarios, como calidades y actividades a desarrollar, para no entorpecer su labor ordinaria.

La UE tendrá también el deber de verificación contemplado en el artículo 218 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa y será la responsable ante el contratista por la ejecución de contratos irregulares.

El profesional responsable asignado por la Unidad Ejecutora deberá de contar con una especialidad y grado académico atinente con el tipo de proyecto o estudios a ejecutar. Como requisito deberá pertenecer al Colegio atinente a su formación académica. Lo anterior no dispensará a la Unidad Ejecutora de su responsabilidad en el cumplimiento de los requisitos.

Es responsable, también, de supervisar que el proyecto se desarrolle en los términos y plazos estipulados en el cartel y de conformidad con lo ofrecido por la empresa contratista.

En los casos en los que no se cuente con planos, el supervisor del proyecto con base en su experiencia y conocimiento podrá presentar una propuesta técnica ante la UGPR de las instrucciones o métodos que considere convenientes a seguir por el contratista, con el fin de que se desarrolle la obra con criterios, métodos y técnicas constructivas apropiadas, así como con una gestión de riesgos adecuada con enfoque de resiliencia. Dicha propuesta deberá ser avalada por la UGPR previo a su aplicación y conforme a la normativa vigente.

El funcionario responsable de la supervisión del proyecto de la Unidad Ejecutora deberá rendir informes sobre el avance material y financiero del o los proyectos, de acuerdo con los cronogramas, diagramas y metodologías de trabajo aportados por el contratista en su oferta. El cronograma de trabajo debe ser actualizado quincenalmente con el fin de que se consignen los avances y/o los atrasos sufridos por el contratista en el desarrollo del proyecto, para la aplicación de las posibles sanciones según determine el cartel de la contratación.

En caso de que el contratista no cumpla con las obligaciones contractuales según el cronograma presentado en su oferta, así como la falta de actualización del mismo o incurra en cualquier incumplimiento contractual, la Unidad Ejecutora o en su defecto el Fiscalizador del proyecto deberán informar a la Proveeduría de la CNE para que se tomen las medidas pertinentes según lo estipulado en el cartel, para la aplicación de las multas correspondientes así como la eventual instrucción de los procedimientos de resolución contractual, y sanciones administrativas a los proveedores, de conformidad con las regulaciones de la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento.

De manera periódica y después de cada visita al proyecto, los funcionarios de la UGPR, deberán rendir un informe del avance de cada proyecto conforme sus funciones, el cual quedará constando en cada expediente y será la base de seguimiento a las Unidades Ejecutoras y a los contratistas.

Los informes de los funcionarios de la UGPR encargados de la fiscalización y del seguimiento del Modelo de Gestión de Riesgos, deben contener además de la identificación del proyecto, el avance financiero y material, las labores que realizaron y los resultados obtenidos. Para cada orden de modificación, suspensión, reajuste o compensación de tiempo, deben emitir un criterio técnico con respecto a la solicitud planteada y la recomendación técnica.

Al finalizar el proyecto, los funcionarios de la UGPR que participaron en él, deberán emitir un informe final que debe contener al menos de manera descriptiva: los acontecimientos relevantes durante la ejecución del proyecto, comparación y resultados del proyecto conforme lo planificado en el Plan de Inversión y lo definido en la contratación, los resultados obtenidos en comparación con los esperados, medición del desempeño de la UE, el cumplimiento del Modelo de Gestión de Riesgos y cualquier otro aspecto que le sea requerido.

El responsable designado por la UE, deberá rendir cuentas por la gestión de riesgos y la resiliencia del proyecto.

La información mínima que deben contener los informes de la Unidad Ejecutora es la siguiente:

• a)Fecha en que se emite el informe.
• b)Nombre del proyecto c) Periodo que cubre el informe.
• d)Nombre del fiscalizador asignado por la Unidad de Gestión de Procesos de Reconstrucción.
• e)Datos del Contrato: monto, plazo de entrega, fecha orden de inicio, fecha de entrega, modificaciones autorizadas a la fecha, órdenes de modificación, ampliación de garantía de cumplimiento, y cualquier otro dato que considere relevante.
• f)Previsiones para reajustes aprobadas a la fecha: monto según contrato, ampliaciones, órdenes de modificación, monto total de previsiones.
• g)Avances a la fecha, porcentaje de avance material del proyecto, porcentaje de avance financiero según presupuesto estimado y monto total pagado.
• h)Documentación en trámite: órdenes de servicio, órdenes de modificación, facturas, ampliación de órdenes de compra y de contrato.
• i)Ampliación de las órdenes de compra: monto total, monto utilizado, saldo disponible, monto en trámite, monto modificado del contrato (original, reajustes, total).

La UGPR podrá solicitar otros informes fuera de los plazos ordinarios establecidos, para lo cual deberá solicitarlos por escrito a la Unidad Ejecutora, fundamentando el motivo de la solicitud. El formato de dicho informe será comunicado por la UGPR a la Unidad Ejecutora.

Proyectos de Obra Pública

Para el cumplimiento de lo anterior, la Unidad Ejecutora nombrará una persona profesional en ingeniería, el cual debe serlo en alguna materia relacionada con la obra, y ser el responsable de la ejecución, quien deberá visitar el sitio de la obra al menos una vez por semana y dejar consignado en bitácora cualquier observación o recomendación, de igual forma, en caso de que existan deberá comunicarlas en el término de tres días hábiles posteriores a la consignación en la bitácora, mediante oficio al Fiscalizador de la CNE.

El Fiscalizador de la UGPR deberá visitar el sitio de la obra al menos una vez por mes y dejar consignado en la bitácora cualquier observación o recomendación que estime pertinente de manera legible y específica.

El profesional responsable que es inscrito en el CFIA por parte de la empresa contratista, será el único responsable de suscribir la razón de apertura en el Cuaderno de Bitácora, indicando ha cumplido con todos los requisitos legales para iniciar esa construcción (artículo 5 Bis del Reglamento de cita); deberá dejar anotación de los nombres, códigos profesionales y demás calidades de los especialistas que serán parte del proyecto , así como de los profesionales de la UGPR y de la UE que podrán realizar anotaciones en el Cuaderno de Bitácora.

Será obligación del profesional responsable por parte de la Unidad Ejecutora velar por que el contratista cumpla con lo anteriormente indicado y en caso de incumplimiento comunicarlo inmediatamente a la UGPR.

En caso de cambio de profesional por parte de la CNE o la UE, le será comunicado al contratista vía oficio para dejar constancia de la nueva autorización de firmas en el Cuaderno de Bitácora.

El funcionario responsable designado por la Unidad Ejecutora verificará semanalmente que la(s) empresa(s) contratada(s) para la ejecución de la(s) obra(s) lleven la bitácora del o los proyectos que se desarrollen, bajo las condiciones que dispone el Reglamento Especial del Cuaderno de Bitácora en Obras del Colegio Federado de Ingenieros y Arquitectos y que dicha bitácora esté disponible para los profesionales de la Unidad Ejecutora y de la UGPR.

Gestión Documental

Cuando la etapa de reconstrucción no sea para obras civiles y por ende no exista el cuaderno de bitácora, el profesional responsable del proyecto de la UE, deberá llevar un libro de actas impreso, donde se registren las acciones realizadas. Dicho libro de actas servirá de insumo para el Informe Quincenal de Avance Material y Financiero que debe presentar a la UGPR.

Conformación del Expediente del Proyecto

El expediente estará completo una vez finalizada la ejecución del contrato y realizado el finiquito de este. Una vez finalizado el proyecto, la Unidad Ejecutora deberá remitir el expediente digitalizado, completo, a la UGPR.

La UGPR llevará un las gestiones que se realicen, éste deberá contener el cronograma original y las actualizaciones. Todos los actos emitidos por la CNE deben constar en el administrativo serán los responsables de verificar que el expediente se encuentre completo, en caso de detectar falta de información, ambos serán responsables de completar el expediente.

De todas las gestiones realizadas por los funcionarios de la UGPR, deberá quedar un registro en cada

La Unidad Ejecutora preparará un acta de la visita que contenga un sumario de los temas tratados, deberá contener la referencia expresa a la atención de la gestión de riesgos y resiliencia, y de las observaciones emitidas por los representantes de los contratistas interesados en la contratación, de la cual hará llegar una copia a la Proveeduría y a la UGPR firmada por los representantes de los potenciales oferentes, para lo cual cuenta con un día hábil posterior a la visita.

En caso de que se deban atender sugerencias u observaciones de índole técnico, que amerite un análisis mayor del Fiscalizador, del Gestor de Riesgo o del profesional asignado por la Unidad Ejecutora, deberá el responsable atender la consulta y entregar la respuesta a la Proveeduría Institucional de la CNE en un plazo no mayor a dos días hábiles, contados a partir del día hábil siguiente al que se llevó a cabo la visita en sitio, quedando bajo su entera responsabilidad informar a la Proveeduría si amerita trasladar la fecha de apertura de ofertas.

Si durante la visita en sitio pre-oferta surgieran observaciones o recomendaciones tanto de la CNE como de la UE, o en su defecto de los potenciales oferentes, cuya evacuación pueda atenderse inmediatamente, se tomará nota en el acta del asunto, así como de la respuesta que se brinde.

Es obligación de la Proveeduría Institucional de la CNE comunicar a los oferentes los acuerdos, modificaciones o aclaraciones que surjan como resultado de la visita al sitio y que quedaron consignados en el acta, además de incluir dichos documentos en el expediente de la contratación levantado al efecto. De existir modificaciones, deberá la Proveeduría Institucional elaborar un cartel actualizado y ponerlo a disposición en el expediente de contratación.

El cartel deberá tener mención expresa de la obligación del contratista de cumplir con el Modelo de Gestión de Riesgos y sus posibles modificaciones a solicitud de la UGPR o de la Unidad Ejecutora.

La UE coordinará de inmediato la fecha y hora para citar al contratista y a la UGPR a la reunión previa a la orden de inicio, dicha convocatoria debe realizarse en un plazo no mayor a tres días hábiles posteriores a la notificación de la orden de compra; lo anterior, para definir el tipo de documentación, permisos, gestión de riesgos, que debe presentar el contratista los plazos que se requiere para su obtención, a la Unidad Ejecutora y a la CNE, a efectos de establecer fecha para otorgar la orden de inicio. Los plazos señalados para la obtención de la documentación adicional deberán ser acordes a las condiciones propuestas en la oferta de contratación y su incumplimiento sólo podrá ser justificado por razones debidamente fundamentadas a juicio de la UGPR.

La UE elaborará un acta donde consten los acuerdos tomados, plazos y demás información pertinente para la contratación, misma que debe contener la información antes indicada, lugar de entrega de la documentación, así como, calidades de los presentes y sus respectivas firmas.

En caso de que por razones excepcionales el contratista se encuentre imposibilitado para iniciar dentro del plazo definido en la orden de inicio, deberá someter expresamente las justificaciones del caso a la Unidad Ejecutora en un plazo no mayor a veinticuatro horas después de notificada la orden de inicio o de acaecido el hecho que impide el inicio, indicando la justificación y la nueva fecha sugerida. La Unidad Ejecutora valorará inmediatamente y emitirá un escrito a la UGPR en un plazo no mayor a veinticuatro horas para que esta Unidad analice la situación. La UGPR en un plazo no mayor a dos días hábiles emitirá un criterio técnico sobre lo solicitado por el contratista. La UE resolverá la solicitud de manera justificada en un plazo máximo de tres días hábiles posteriores a la recepción del criterio técnico de la UGPR. El documento que resuelva la solicitud del contratista deberá indicar la nueva fecha de inicio y deberá comunicársele a la UGPR y a la Proveeduría de la CNE.

En caso de rechazar la gestión del contratista, se sumará al plazo de entrega los días de trámite de la gestión presentada con el fin de no afectar al contratista. Sin embargo, este plazo no puede exceder de los máximos establecidos en este artículo, en cuyo caso habrá responsabilidad del funcionario que haya excedido el plazo fijado para el trámite.

La fecha de la orden de inicio será la que rija para todos los aspectos contractuales relacionados con el plazo; tales como ampliaciones, suspensiones, multas, ejecución de garantías y similares. El plazo de entrega se contará a partir de la fecha de la orden de inicio emitida por la Unidad Ejecutora y, en caso de aprobarse una prórroga de la orden de inicio, esta será la que rija contractualmente.

El incumplimiento por parte del contratista de los términos de la orden de inicio deberá ser informado por la Unidad Ejecutora o en su defecto por el Fiscalizador del proyecto a la Proveeduría de la CNE para que se tomen las medidas pertinentes según lo estipulado en el cartel, para la aplicación de la declaración de insubsistencia, o de ser procedente las multas correspondientes así como la eventual instrucción de los procedimientos de resolución contractual, y sanciones administrativas a los proveedores, de conformidad con las regulaciones de la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento.

Aplicación de Normas Técnicas

En el caso de que la Unidad Ejecutora señalara que el objeto contractual no concuerda con las especificaciones técnicas, o sea de inferior calidad o insatisfactorio, ordenará al contratista corregir la situación en un plazo no mayor a 3 días hábiles, caso contrario la Unidad Ejecutora lo comunicará a la UGPR y esta a su vez a la Proveeduría Institucional para iniciar el procedimiento correspondiente según el Reglamento de Funcionamiento de la Proveeduría Institucional de la CNE, Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento de aplicación supletoria.

El Fiscalizador de la UGPR deberá fiscalizar el uso correcto de la bitácora y tomar las medidas correspondientes conforme lo regula el Colegio profesional respectivo.

Es obligación del contratista acatar todos los lineamientos que se den durante la ejecución del proyecto por parte de la Unidad Ejecutora y de la UGPR.

Cuando haya dudas sobre la calidad del objeto contractual recibido, la Unidad Ejecutora solicitará a la UGPR que se ordene al contratista la toma de muestras, la realización de pruebas y los ensayos que sean pertinentes, bajo su control inmediato para asegurar la corrección del procedimiento y la veracidad de los resultados.

Aspectos específicos de las Contrataciones de Proyectos de Reconstrucción

Para la contratación de Proyectos de Reconstrucción, la Unidad Ejecutora deberá presentar las especificaciones técnicas y una propuesta de Gestión de Riesgos a la UGPR, para efectos de revisión fiscalización y trámite ante la Proveeduría Institucional de la CNE, según los plazos, que aparecen a continuación:

Estas propuestas técnicas, deberán ser analizadas por la UGPR en un plazo de 10 días hábiles a partir de su recepción, con el fin de determinar si procede su autorización para emitir el respectivo cartel de contratación o prevenir la corrección de defectos por parte de la UE. En caso de que sea necesario realizar enmiendas, la UE contará con un plazo de cinco días hábiles, contados a partir de la notificación del acto por parte de la UGPR para presentar los documentos corregidos.

Habiéndose realizado la prevención de los defectos, si la UE no cumple con las correcciones solicitadas, el proyecto quedará suspendido hasta por sesenta días y una vez vencido este plazo, la UGPR notificará a la Junta Directiva de la CNE, la necesidad de revocar el Plan de Inversión o sustituir a la Unidad Ejecutora.

Los planes de inversión deberán considerar dentro de sus costos y actividades el control de calidad y supervisión de los materiales utilizados en los proyectos. Los fondos para este tipo de contratación deben estar incluidos previamente en el plan de inversión del proyecto.

Se considerará también control de calidad para efectos de la fiscalización, toda actividad ejecutada para dirigir a la legalidad, oportunidad y a las mejores prácticas de las normas técnicas.

Órdenes de Modificación

Las Ordenes de modificación serán aprobadas por el Presidente de la CNE, cuando la variación sea igual o menor a un veinticinco por ciento (25%) del monto originalmente adjudicado. Si se supera el porcentaje señalado, la aprobación deberá ser tramitada ante la Junta Directiva.

La UGPR valorará el nexo causal y el fundamento técnico de la orden de modificación, para lo cual cuenta con tres días hábiles para emitir su criterio. De resultar procedente según la valoración técnica de la UGPR y si no alcanza el porcentaje respecto del monto adjudicado establecido como límite por la Junta Directiva para su conocimiento, se brindará el visto bueno y se remitirá al jerarca institucional para la aprobación definitiva. De contemplar la orden de modificación un porcentaje mayor al establecido deberá someterse a conocimiento de la Junta Directiva para su aprobación.

La UGPR remitirá a la Unidad de Proveeduría Institucional la orden de modificación para su trámite, quien deberá requerir la ampliación de la garantía de cumplimiento y elaborar la orden de compra correspondiente.

De superarse el porcentaje establecido para aprobación de la orden de modificación o cuando se modifique el objeto del contrato, la UGPR presentará a la Dirección Ejecutiva la orden de modificación para su revisión y ésta la elevará a la Junta Directiva para su conocimiento y eventual aprobación.

Una vez notificada la aprobación de la orden de modificación por la Junta Directiva, le corresponderá a la UGPR su tramitación, según los plazos establecidos en el Reglamento de Funcionamiento de Proveeduría Institucional, y deberá emitirse una orden de compra adicional para el proyecto con las nuevas condiciones.

La UGPR deberá emitir el informe técnico respectivo dentro de los cinco días hábiles posteriores a su recepción y remitirlo, junto con la orden de servicio respectiva, a la Presidencia de la institución para su aprobación final, quien tendrá cinco días hábiles más para resolver.

El informe técnico detallado deberá ser dictado por la Jefatura de la Unidad solicitante del trámite, con visto bueno de la Dirección de Gestión del Riesgo, con indicación precisa, entre otras cosas, de la justificación para suspender el contrato, fecha de inicio de la suspensión, la parte realizada hasta ese momento, su estado y nombre del responsable de conservar lo ejecutado, deberá indicar, además, las medidas que se adoptarán para garantizar el equilibrio financiero y la fecha de eventual reinicio de la ejecución.

Si la CNE aprueba la orden de servicio de suspensión, la Unidad Ejecutora deberá notificarla al contratista en el plazo máximo de 3 días hábiles siguientes a su recepción, dicha orden deberá determinar el período de vigencia de la suspensión. Si no es aprobada, serán comunicadas las razones técnicas para el rechazo y la UE tendrá el mismo plazo para la notificación.

La UGPR remitirá a la Presidencia de la CNE, de manera mensual, un informe de los proyectos que han tenido suspensiones o reinicios.

El contratista solicitará la prórroga dentro de los cinco días hábiles siguientes al conocimiento del hecho que provoca la extensión del plazo y la UE contará con igual plazo para solicitar de manera justificada a la UGPR la compensación de tiempo. Si la solicitud se hace fuera de plazo, pero estando aún el contrato en ejecución, la UE podrá tramitarla, en caso de estar debidamente sustentada, siempre que esté vigente el plazo contractual.

Manejo de Recursos

El préstamo de bienes o activos deberá de ser consignado en el contrato de préstamo, suscrito por la Presidencia de la CNE y el máximo jerarca de la Institución asignada como Unidad Ejecutora en el cual deberá establecerse obligatoriamente la descripción y estado de los bienes o activos con su respectivo número de patrimonio, valor actualizado de este, plazo en el que regirá el préstamo, las posibles prórrogas y las responsabilidades de las partes, para lo cual, deberá nombrarse a una persona como su responsable. Los activos o bienes no podrán ser entregados hasta antes de que sea firmado el contrato de préstamo entre las partes.

Una vez vencido el plazo y las posibles prórrogas, la Unidad Ejecutora deberá gestionar la devolución de los activos o bienes que le hayan sido entregados en calidad de préstamo. La CNE verificará el estado de los mismos y emitirá un acta de recibo en la que consignará el cumplimiento a satisfacción o dejará constancia de los posibles daños sufridos. El acta deberá ser firmada por ambas partes. En caso de desavenencia se consignará en el mismo documento el desacuerdo.

La existencia de daños o pérdidas en los activos dados en préstamo generará una responsabilidad disciplinaria para los funcionarios responsables de la Unidad Ejecutora. La responsabilidad civil por los daños y pérdidas ocurridos será solidaria entre la UE y sus funcionarios a cargo del proyecto.

La UE deberá presentar informes quincenales a la UGPR donde se indique el porcentaje material y financiero de avance del proyecto Cuando el proyecto no se desarrolla en los términos convenidos, la UGPR deberá intervenir de forma inmediata a valorar la situación e instruir las medidas correctivas necesarias en un plazo no mayor a cinco días hábiles. Si los incumplimientos detectados son de extrema gravedad, el caso debe ser remitido dentro de ese mismo plazo a la Presidencia Institucional para su resolución, quien en caso de considerarlo necesario procederá a elevar a conocimiento de Junta Directiva la situación descrita por la UGPR.

Trámite de Pago

Cierre del proyecto

El Ingeniero supervisor de la UE consignará en un acta el estado en que se encuentra la obra, si se recibe a satisfacción, por lo que todos los responsables firmarán al pie del acta.

En el caso de que el contratista deba hacer correcciones o mejoras de la obra, se consignará en el acta la recepción provisional, para lo cual, el contratista contará con máximo de 30 días naturales para efectuar las correcciones, en el acta de recepción provisional se establecerá una nueva fecha para la recepción de la obra definitiva que deberá constar en una nueva acta.

En caso de incumplimiento la UGPR deberá analizar las causas de este y valorar si son o no justificadas. En los casos que exista una justificación técnica, o una causa de fuerza mayor o caso fortuito para el atraso o incumplimiento, podrá otorgarse un plazo adicional que en ningún caso sobrepasará el lapso de 30 días naturales. En los casos de incumplimientos injustificados se aplicará la normativa de contratación administrativa atinente a la aplicación de multas o incluso la resolución contractual si fuera pertinente.

El documento debe ser suscrito por el supervisor de obra de la UE, por el jerarca de la UE, por el contratista, por el Fiscalizador de la UGPR y por quien ocupe la Presidencia de la CNE. En caso de que se omita el respectivo finiquito en los términos señalados, la UGPR informará a la Presidencia Institucional, quien en caso de considerarlo necesario procederá a elevar a conocimiento de Junta Directiva la situación descrita por la UGPR para que se tramiten las responsabilidades administrativas en la UE.

entregar a la UGPR una copia en digital del expediente de la etapa de operación del proyecto, completo y debidamente foliado, dentro de los cinco días hábiles posteriores a la suscripción del finiquito; a su vez la UGPR remitirá copia del finiquito a la proveeduría de la CNE, dentro de los siguientes dos días hábiles al recibo del expediente.

La CNE como ente director y fiscalizador del proyecto, en caso de determinar que existen acciones u omisiones de los funcionarios involucrados que hayan afectado el desarrollo del proyecto, solicitará a la Unidad Ejecutora o a la Unidad Coadyuvante levantar la investigación correspondiente a fin de que se determinen las responsabilidades administrativas y/o judiciales del caso, lo anterior por tratarse del resguardo de los fondos públicos.

Transcurrido ese plazo, en los siguientes 15 días hábiles le remitirá al responsable de la obra o de los bienes adquiridos, un formulario definitivo de mantenimiento, que deberá contener las medidas asociadas a la conservación del bien y a la continuidad del servicio durante su vida útil y sustituirá el formulario provisional establecido en el artículo 11 de este Reglamento. La institución responsable del bien estará obligada a cumplir con lo señalado tanto en el formulario provisional como definitivo.

Dado en la Presidencia de la República. San José, a los dieciocho días del mes de febrero de dos mil veintiuno.