Procedure for Filing and Processing Complaints before the Ministry of FinanceProcedimiento para la presentación y atención de denuncias ante el Ministerio de Hacienda

To issue a procedure for the submission and handling of complaints before the Ministry of Finance, with the purpose of informing and making known the requirements that a complaint must contain to be processed.

The Ministry of Finance or its offices will process complaints that concern:

• a)Possible irregular or illegal acts regarding the use, handling, collection, and distribution of public funds that affect the Public Treasury and the provisions of the Law against Corruption and Illicit Enrichment in Public Service, Law No. 8422 of October 29, 2004.
• b)Possible actions that violate the adequate development of the activity of the body or agency, as provided by the General Law of Internal Control, Law No. 8292 of September 4, 2002.
• c)Possible actions or omissions by officials of this institution, contrary to the principles, prohibitions, duties, and obligations contained in the Autonomous Service Regulations of this Ministry, Executive Decree No. 25271 dated July 12, 1996.
• d)Possible irregular actions by persons or companies that may allegedly be classified as tax offenses, in accordance with the provisions of the Code of Tax Rules and Procedures, Law No. 4755, dated July 1, 1971, and the General Customs Law, Law No. 7557, dated July 1, 1996.

The principles of simplicity, economy, effectiveness, efficiency, and due process will be observed in the admission of complaints.

The interested party must submit their complaint electronically, through the digital tool called "DENUNCIE YA," available on the website of this Ministry, completing the corresponding form, according to the matter to be reported, whether for tax offenses (incorrect actions by persons or companies) or for incorrect actions by officials of this Ministry.

This tool will subsequently and internally redirect the complaints to the corresponding Office, linking the complaint with the complaints email address of the respective Office.

The identity of the complainant, the information, documentation, and other evidence provided by them or arising from the investigations conducted will be confidential for all purposes, in accordance with the provisions of Articles 117 of the Code of Tax Rules and Procedures, 6 of the General Law of Internal Control, 8 of the Law against Corruption and Illicit Enrichment in Public Service, 69 of the Tax Procedure Regulations, and 98 of the Autonomous Service Regulations of this Ministry.

Violations of the obligation to maintain such confidentiality may be sanctioned as provided for in the cited regulations.

Complaints filed before the Ministry of Finance must meet the following requirements:

• a)The reported facts must be presented clearly, precisely, and in detail, providing sufficient detail to allow an investigation regarding the time and place where such facts occurred and the subject who allegedly committed them.
• b)The possible irregular situation affecting the public treasury must be identified for investigation.
• c)The complainant's claim regarding the reported fact must be indicated.
• d)The relevant and necessary evidentiary elements, documentary or testimonial, supporting the alleged reported facts must be provided, or otherwise, indicate where they can be found.

The complainant must also provide supplementary information regarding the estimated economic harm caused to public funds if known, the identification of probable witnesses and the place or means to summon them, as well as the provision or suggestion of other evidence.

If any office of the Ministry of Finance determines that the facts are imprecise, the complainant will be granted a period of no less than 10 business days to complete their information; otherwise, the action will be archived or dismissed without prejudice to it being subsequently submitted as a new request, with more elements.

Anonymous complaints will be attended to as long as they provide sufficient compelling evidence and are supported by suitable means of proof that allow the initiation of the investigation; otherwise, these will be archived.

In the event that the complaint assigned through the digital tool DENUNCIE YA is made in an office without the competence to admit, hear, and process it, said office must immediately forward it to the Service Comptroller of the Ministry and maintain total confidentiality of the reported facts.

The Service Comptroller's Office will follow up on the complaints filed before this Ministry; likewise, the complainant can follow up on the complaint filed electronically by making an inquiry to the email and/or telephone number indicated by the DENUNCIE YA system.

However, when the complaint concerns acts classified as tax offenses, the results of the investigations are confidential, both for uninvolved offices and for the complainant.

In the latter case, according to the provisions of Article 69 of Decree No. 38277 dated March 7, 2014, called Tax Procedure Regulations, the complainant is not part of the proceedings carried out, nor is entitled to request them or file appeals.

The offices of the Ministry of Finance will dismiss or archive complaints when any of the following conditions occur:

• a)If the complaint does not fall within the scope of competence indicated in Article 2 of this Directive.
• b)If the complaint refers to the exclusive private interests of the complainants in relation to conduct exercised or omitted by the Administration, unless from the information provided in the complaint it is possible to determine that there are relevant aspects that warrant investigation by an office of the Ministry of Finance.
• c)If the reported facts must be investigated or discussed exclusively in other venues, whether administrative or judicial.
• d)If the reported facts refer to labor-related issues that arose between the complainant and the reported Administration, which must be managed in the pertinent instance.
• e)If the approximate cost of the investigation is higher than the benefit that would be obtained by proceeding with the reported matter, according to the cost-benefit analysis carried out by the processing body.
• f)If the matter brought before the Ministry of Finance is already under the knowledge of other instances with the competence to conduct the investigation, exercise control, and disciplinary powers.
• g)If the complaint filed is a reiteration or reproduction of other similar complaints without providing new elements and that have already been resolved previously by the competent office of the Ministry of Finance.
• h)If the complaint omits any of the essential requirements mentioned in Article 6.

The dismissal or archiving of complaints will be carried out through a duly reasoned act establishing the arguments assessed for making that decision.

The complainant must be notified of the resolution adopted regarding their action, whether it is:

• a)The decision to dismiss the complaint and archive it.
• b)The decision to transfer the action for internal handling within the Ministry of Finance.
• c)The result of the investigation conducted based on their complaint, except for cases concerning tax offenses as stipulated in Article 69 of the Tax Procedure Regulations; in accordance with the provisions of Article 24 of the Regulations to the Law against Corruption and Illicit Enrichment.

Once a complaint is admitted, its due analysis is carried out for the purpose of:

• a)Appointing a Preliminary Investigation Committee (Comisión de Investigación Preliminar), in order to identify the alleged responsible parties and gather evidence to determine if there are sufficient elements to form a Procedure Directing Body (Órgano Director del Procedimiento).
• b)Appointing a Procedure Directing Body (Órgano Director del Procedimiento), in order to determine the real truth of the facts, for the purpose of making the respective recommendations before the Deciding Body (Órgano Decisor).

In accordance with Article 25 bis of the Regulations to the Law against Corruption and Illicit Enrichment in Public Service, against the resolution ordering the rejection, archiving, or dismissal of the complaint and Article 2 subsection a) of this Directive, the complainant may file appeals for reconsideration (revocatoria) and appeal (apelación), within three business days following notification, in accordance with the challenge regime established in the General Law of Public Administration.

This Directive repeals Directive No. DM-008-2006 dated August 16, 2006, called "Procedure for the Submission and Handling of Complaints before this Ministry."

It takes effect upon its publication.

Given in San José, on the 04 day of the month of December of two thousand twenty.

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Emitir un procedimiento para la presentación y atención de denuncias ante el Ministerio de Hacienda, con la finalidad de informar y dar a conocer, los requisitos que debe contener una denuncia para ser tramitada.

El Ministerio de Hacienda o sus dependencias darán trámite a las denuncias que versen sobre:

• a)Posibles hechos irregulares o ilegales con relación al uso, manejo, recaudación y distribución de fondos públicos que afecten la Hacienda Pública y lo dispuesto por la Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública, Ley número 8422 del 29 de octubre de 2004.
• b)Posibles actuaciones que violenten el adecuado desarrollo de la actividad del ente o del órgano, según lo dispone Ley General de Control Interno, Ley número 8292 del 04 de setiembre de 2002.
• c)Posibles acciones u omisiones de los funcionarios de esta institución, contrarias a los principios, prohibiciones, deberes y obligaciones, contenidos en el Reglamento Autónomo de Servicio del este Ministerio, Decreto Ejecutivo número 25271 de fecha 12 de julio de 1996.
• d)Posibles actuaciones irregulares de personas o empresas que se tipifiquen presuntamente como ilícitos fiscales, de acuerdo a lo establecido en el Código de Normas y Procedimientos Tributarios, Ley número 4755, de fecha 01 de julio de 1971 y la Ley General de Aduanas, Ley número 7557, de fecha 01 de julio de 1996.

En la admisión de denuncias se atenderán los principios de simplicidad, economía, eficacia, eficiencia y debido proceso.

El interesado deberá presentar su denuncia de manera electrónica, mediante la herramienta digital denominada "DENUNCIE YA", disponible en la página web de este Ministerio, completando el formulario correspondiente, según el asunto que va a denunciar, ya sea por ilícitos fiscales (actuaciones incorrectas de personas o empresas) o por actuaciones incorrectas de funcionarios de este Ministerio.

Esta herramienta redireccionará posteriormente y de manera interna las denuncias a la Dependencia correspondiente; vinculando la denuncia con el correo electrónico de denuncias de la Dependencia respectiva.

La identidad del denunciante, la información, la documentación y otras evidencias que aporte éste o que surjan de las investigaciones que se efectúen serán confidenciales para todos los efectos, de conformidad con lo establecido en los artículos 117 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios, 6 de la Ley General de Control Interno, 8 de la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública, 69 del Reglamento de Procedimiento Tributario y 98 del Reglamento Autónomo de Servicios de este Ministerio.

Las infracciones a la obligación de mantener dicha confidencialidad podrán ser sancionadas según lo previsto en la normativa citada.

Las denuncias que se presenten ante el Ministerio de Hacienda deben reunir los siguientes requisitos:

• a)Los hechos denunciados deberán ser expuestos en forma clara, precisa y circunstanciada, brindando el detalle suficiente que permita realizar la investigación respecto al momento y lugar en que ocurrieron tales hechos y el sujeto que presuntamente los realizó.
• b)Se debe señalar la posible situación irregular que afecta el erario para ser investigada.
• c)Se debe indicar cuál es la pretensión del denunciante con relación al hecho denunciado.
• d)Deberán aportarse los elementos probatorios pertinentes y necesarios documentales o testimoniales que amparen los presuntos hechos denunciados, o de lo contrario, indicar en donde se encuentran.

El denunciante también deberá brindar información complementaria respecto de la estimación del perjuicio económico producido a los fondos públicos en caso de conocerlo, la indicación de probables testigos y el lugar o medio para citarlo, así como aportación o sugerencia de otras pruebas.

En caso de determinar alguna dependencia del Ministerio de Hacienda que existe imprecisión de los hechos, se otorgará al denunciante un plazo no menor de 10 días hábiles para que complete su información, en caso contrario se archivará o desestimará la gestión sin perjuicio de que sea presentada posteriormente como una nueva solicitud, con mayores elementos.

Las denuncias anónimas serán atendidas en el tanto aporten elementos de convicción suficientes y se encuentren soportadas en medios probatorios idóneos que permitan iniciar la investigación, de lo contrario éstas se archivarán.

En el caso de que la denuncia asignada mediante la herramienta digital DENUNCIE YA, se realice en una oficina sin competencia para admitir, conocer y tramitar la misma, dicha dependencia deberá remitirla de manera inmediata al Contralor de Servicios del Ministerio y guardar total confidencialidad de los hechos denunciados.

La Contraloría de Servicios dará el seguimiento de las denuncias que se interpongan ante este Ministerio; asimismo, el denunciante puede brindar el seguimiento respectivo a la denuncia interpuesta electrónicamente, realizando la consulta al correo y/o número telefónico, que señala el sistema DENUNCIE YA.

No obstante, cuando la denuncia verse sobre actos tipificados como ilícitos fiscales, los resultados de las investigaciones son confidenciales, tanto para las oficinas no involucradas, como para el denunciante.

En este último caso, de acuerdo a lo establecido en el artículo 69 del Decreto número 38277 de fecha 07 de marzo de 2014, denominado Reglamento de Procedimiento Tributario, el denunciante no forma parte de las actuaciones que se lleven a cabo, ni está legitimado para solicitarlas ni interponer recursos.

Las dependencias del Ministerio de Hacienda desestimarán o archivarán las denuncias cuando se presente alguna de las siguientes condiciones:

• a)Si la denuncia no corresponde al ámbito de competencia señalado en el artículo 2° de la presente Directriz.
• b)Si la denuncia se refiere a los intereses particulares exclusivos de los denunciantes con relación a conductas ejercidas u omitidas por la Administración, salvo que de la información aportada en la denuncia se logre determinar que existen aspectos de relevancia que ameritan ser investigados por alguna dependencia del Ministerio de Hacienda.
• c)Si los hechos denunciados corresponde investigarlos o ser discutidos exclusivamente en otras sedes, ya sean administrativas o judiciales.
• d)Si los hechos denunciados refieren a problemas de índole laboral que se presentaron entre el denunciante y la Administración denunciada, los cuales deben ser gestionados en la instancia pertinente.
• e)Si el costo aproximado de la investigación fuera superior al beneficio que se obtendría al darle curso al asunto denunciado, esto conforme al análisis costo-beneficio que de la misma se realice por parte del órgano que la tramite.
• f)Si el asunto planteado ante el Ministerio de Hacienda, se encuentra en conocimiento de otras instancias con competencia para realizar la investigación, ejercer el control y las potestades disciplinarias.
• g)Si la denuncia presentada fuera una reiteración o reproducción de otras denuncias similares sin aportar elementos nuevos y que ya hubieran sido resueltas con anterioridad por la dependencia competente del Ministerio de Hacienda.
• h)Si la denuncia omite alguno de los requisitos esenciales mencionados en el artículo 6º.

La desestimación o archivo de las denuncias se realizará mediante un acto debidamente motivado en el que se establezcan los argumentos valorados para tomar esa decisión.

Al denunciante se le deberá comunicar la resolución que se adopte respecto de su gestión, ya sea:

• a)La decisión de desestimar la denuncia y de archivarla.
• b)La decisión de trasladar la gestión para su atención a lo interno del Ministerio de Hacienda.
• c)El resultado de la investigación que se realizó con motivo de su denuncia, exceptuando los casos sobre ilícitos fiscales según lo estipulado en el artículo 69 del Reglamento de Procedimientos Tributarios; en atención a lo estipulado en el artículo 24 del Reglamento a la Ley contra la Corrupción y Enriquecimiento Ilícito.

Una vez admitida una denuncia, se procede a realizar su debido análisis a efectos de:

• a)Nombrar una Comisión de Investigación Preliminar, con la finalidad de identificar a los presuntos responsables y recabar pruebas a efectos de determinar si se cuentan con elementos suficientes para conformar un Órgano Director del Procedimiento.
• b)Nombrar un Órgano Director del Procedimiento, a efectos de determinar la verdad real de los hechos, en aras de realizar las recomendaciones respectivas ante el Órgano Decisor.

De conformidad con el artículo 25 bis del Reglamento a la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública, contra la resolución que dicta el rechazo, archivo o desestimación de la denuncia y el artículo 2 inciso a) de esta Directriz, cabrá, por parte del denunciante, los recursos de revocatoria y apelación, dentro del plazo de tres días hábiles siguientes a la comunicación, conforme al régimen de impugnación establecido en la Ley General de la Administración Pública.

La presente Directriz deroga la Directriz número DM-008-2006 de fecha 16 de agosto del 2006 denominado "Procedimiento para la Presentación y Atención de Denuncias ante este Ministerio".

Rige a partir de su publicación.

Dada en San José, a los 04 días del mes de diciembre de dos mil veinte.