SENARA Procurement Commission RegulationReglamento de la Comisión de Licitaciones de SENARA

• a)To hear about the fulfillment of the prerequisites for contracting.
• b)To ensure that the contracting procedure used is the one legally appropriate, in accordance with the amount or the nature of the contracting.
• c)To verify that the tender documents (cartel) prepared under the responsibility of the promoting unit (unidad promovente) ensure that the broad participation of bidders is not limited and that it has clear, coherent, proportionate, and reasonable qualification parameters.
• d)To hear and recommend to the Management, upon a prior report from the Promoting Unit and the Legal Directorate, the resolution of Objection to the Tender Documents appeals (recursos de Objeción al Cartel).
• e)To verify the existence of the technical, legal, and administrative-financial reports that support the award recommendation, without prejudice to any observations the Committee may make on said reports; the content of these reports shall be under the exclusive responsibility of the unit that prepares them, and the Committee shall limit itself to confirming their existence for the purpose of issuing a recommendation based on them.
• f)To make the duly reasoned and non-binding award recommendation to the body competent to award.
• g)To issue a recommendation to the Management for the resolution of the appeals for revocation (recursos de revocatoria) or appeal (apelación), based on the reports issued by the Promoting Unit and the Legal Directorate.

• a)The Deputy Manager (Subgerente) of the Institution, who shall be its chairperson.
• b)The Coordinator of Administrative Services, who shall act as executive secretary of the Committee.
• c)The Administrative Director.
• d)The Director of Water Research and Management.
• e)The Director of Engineering and Project Development.
• f)The Legal Director.
• g)The Director of Institutional Planning.
• h)The Director of the Arenal Irrigation District When matters from specific programs are heard, the head or representative of said program shall join as an extraordinary member with voice and vote in the Tender Committee for matters pertaining to their program.

In the event of the absence of the Deputy Manager of the Institution, the chair shall be exercised by the administrative-financial director.

The chairperson of the Tender Committee may suspend the session if there are no matters to address.

In the event that it is virtual or hybrid, the electronic address or physical address at which each member participates shall be indicated in the minutes (acta).

Decisions shall be made by a simple majority of the members present. In the event of a tie, the Chair shall have a second, tie-breaking vote. The agreements become final from the moment they are adopted, unless the Committee approves otherwise for specific cases.

Except for specific qualified cases that, at the discretion of the Chair of the Committee, are submitted to the Tender Committee for its consideration.

• a)Convening the sessions and defining the agendas by mutual agreement with the executive secretary.
• b)Chairing the sessions.
• c)Sending to the Management, jointly with the secretary, the reports and recommendations on awards, objections to tender documents, and appeals for revocation or appeal.

• a)Communicating the call for regular or extraordinary sessions, upon prior coordination with the Chair.
• b)Preparing the Minutes of the regular or extraordinary sessions, for their review and approval by the Tender Committee at the next regular session.
• c)Communicating the agreements.
• d)Presenting a report to the Tender Committee on the status of compliance with the prior contracting conditions.
• e)Receiving, processing, and safeguarding the correspondence of the Tender Committee.
• f)Presenting to the members of the Tender Committee a report on the status of the tenders prior to each regular session.
• g)Preparing the integrated report with the tender award recommendation, based on the legal, technical, and administrative-financial reports.

Final and binding agreement.

• a)Conocer sobre el cumplimiento de los prerrequisitos de la contratación.
• b)Velar porque el procedimiento de contratación empleado sea el que legalmente corresponde, de acuerdo con el monto o la naturaleza de la contratación.
• c)Verificar que en el cartel elaborado bajo la responsabilidad de la unidad promovente se asegure que no se limite la participación amplia de oferentes y tenga los parámetros de calificación claros, coherentes, proporcionados y razonables.
• d)Conocer y recomendar a la Gerencia, previo informe de la Unidad Promovente y la Dirección Jurídica, la resolución de recursos de Objeción al Cartel.
• e)Verificar la existencia de los informes técnicos, legal y administrativo-financiero que den sustento a la recomendación de adjudicación, sin perjuicio de las observaciones que pueda hacer la Comisión sobre dichos informes, el contenido de estos estará bajo exclusiva responsabilidad de la unidad que los elabora y la Comisión se limitará a constatar su existencia para efectos de emitir con base en ellos una recomendación.
• f)Realizar la recomendación de adjudicación debidamente motivada y con carácter no vinculante, al órgano competente para adjudicar.
• g)Emitir una recomendación a la Gerencia o para la resolución de los recursos de revocatoria o apelación, con base en los informes emitidos por parte de la Unidad promovente y de la Dirección Jurídica.

• a)El Subgerente de la Institución, quien será su presidente.
• b)El coordinador de Servicios Administrativos, quien actuará como secretario ejecutivo de la Comisión.
• c)El Director Administrativo.
• d)El Director de Investigación y Gestión Hídrica.
• e)El Director de Ingeniería y Desarrollo de Proyectos.
• f)El Director Jurídico.
• g)El Director de Planificación Institucional.
• h)El Director del Distrito de Riego Arenal Cuando se conozcan asuntos de programas específicos se integrará el titular o representante de dicho programa como miembro extraordinario con voz y voto de la Comisión de Licitaciones para los asuntos atinentes a su programa.

En caso de ausencia del subgerente de la Institución, la presidencia será ejercida por el director administrativo-financiero.

El presidente de la Comisión de Licitaciones podrá suspender la sesión si no hay temas a tratar.

Las decisiones se tomarán por mayoría simple de los miembros presentes. En caso de empate la Presidencia contará con doble voto. Los acuerdos quedan en firme desde el momento que se adoptan, salvo que la Comisión apruebe lo contrario para casos específicos.

Salvo casos específicos calificados que a criterio de la presidencia de la Comisión someta a conocimiento de la Comisión de Licitaciones.

• a)Convocar a las sesiones y definir las agendas de común acuerdo con la secretaría ejecutiva.
• b)Dirigir las sesiones.
• c)Remitir a la Gerencia, en conjunto con la secretaría, los informes y recomendaciones sobre adjudicaciones, objeciones a cartel y recursos de revocatoria o apelación.

• a)Comunicar la convocatoria a sesiones ordinarias o extraordinarias, previa coordinación con la Presidencia.
• b)Confeccionar las Actas de las Sesiones ordinarias o extraordinarias, para su revisión y aprobación por parte de la Comisión de Licitaciones en la siguiente sesión ordinaria.
• c)Comunicar los acuerdos.
• d)Presentar un informe a la Comisión de Licitaciones con el estado de cumplimiento de condiciones previas de contratación.
• e)Recibir tramitar y custodiar la correspondencia de la Comisión de Licitaciones.
• f)Presentar a los miembros de la Comisión de Licitaciones un informe sobre el estado de las licitaciones previo a cada sesión ordinaria.
• g)Preparar el informe integrado con la recomendación de adjudicación de licitaciones, con base en los informes legal, técnico y administrativo-financiero.

Acuerdo firme.