2020 Environmental Excellence RecognitionReconocimiento a la Excelencia Ambiental 2020

in the entirety of the text - Complete Text of Norm 0187 Creates the Recognition for Environmental Excellence - 2020 Edition and approves the Procedure "Evaluation methodology for granting the Environmental Excellence Recognition - 2020 Edition" Complete Text of record: 13A220 MINISTRY OF ENVIRONMENT AND ENERGY R-0187-2020-MINAE.-Ministry of Environment and Energy.- San José, at eight hours and fifty minutes on the fourth of August of two thousand twenty.

Sole-That on the ninth day of May of two thousand eleven, Executive Decree No. 36499-S-MINAE "Regulation for the elaboration of Institutional Environmental Management Programs in the Public Sector of Costa Rica" was published in La Gaceta No. 88, whose purpose is to establish the guidelines so that all institutions of the Public Administration can formulate, update and implement an Institutional Environmental Management Program "PGAI".

I.-That Executive Decree No. 36499-S-MINAE establishes the possibility of promoting award and/or recognition mechanisms for those institutions that demonstrate outstanding environmental performance.

II.-That Article 19 of Executive Decree No. 36499-S-MINAE establishes that based on the annual report of submission and implementation of the PGAI, public recognition will be granted to the institutions of the Public Administration that have an outstanding environmental performance.

III.-That based on the visits to the institutions of the Public Administration that are carried out periodically, an evaluation of their PGAI is made with its respective score, for which a template composed of approximately 18 criteria is used, among which the identification of good practices regarding water and energy savings (electricity and fuel), promotion of environmental policy, adequate waste management and the application of environmental criteria in state purchases, among other aspects, stands out.

IV.-The PGAI stoplight (semáforo del PGAI) is a tool in which the performance of public institutions in the implementation of the PGAI is illustrated. Based on the score obtained with the "Template for the scoring of public institutions" (Plantilla para la calificación de instituciones públicas), the institutions are categorized into three possible ranges: red, yellow, and green.

V.-In the PGAI Stoplight (Semáforo de los PGAI), the green (+) color represents those institutions that have submitted a PGAI and have had a score of 92.5 or higher in the follow-up visit, which implies that their environmental management has been excellent; the green (-) color corresponds to the range of scores between less than 92.5 to 85, denoting very good management. The yellow (+) color shows those institutions that have submitted a PGAI and the implementation has been good with a score of less than 85 to 62.5, while the yellow (-) color includes those institutions with scores between less than 62.5 to 40 with fair management. The red (+) color represents deficient management, having been scored in a range of less than 40 to 20, and the red (-) identifies those institutions with a very deficient level of implementation with scores of less than 20. Additionally, an X is included in the Stoplight, evidencing those institutions that have not submitted their PGAI.

VI.-Many institutions of the Public Administration have taken on the challenge, achieving outstanding environmental performance in these 11 years of the Program's operation. It is for this reason that it is considered necessary to make the effort undertaken known to the citizenry through the creation of the Recognition for Environmental Excellence - 2020 Edition (Reconocimiento a la Excelencia Ambiental - Edición 2020). Therefore, THE MINISTER OF ENVIRONMENT AND ENERGY,

Based on the foregoing considerations, orders:

1°-To create the Recognition for Environmental Excellence - 2020 Edition (Reconocimiento a la Excelencia Ambiental - Edición 2020), which will be awarded in the second half of 2020 to all those institutions of the Public Administration that, based on the last annual follow-up visit conducted by DIGECA, have been placed in the green (+) band of the PGAI Implementation Stoplight (Semáforo de Implementación del PGAI). Additionally, these offices must meet the following requirements to be awarded:

• a)Have an on-site or virtual evaluation in which the tools and procedures defined by DIGECA have been applied. Said evaluation must be no more than one year old (as of the date the global scoring cutoff concludes).
• b)Be located in the green (+) category of the PGAI Implementation Stoplight (Semáforo de Implementación del PGAI).
• c)Be up to date with the PGAI progress reports (2019 progress reports).
• d)In the case of institutions that have already completed 5 years of PGAI implementation, they must have the new PGAI in their file, as stipulated in Article 17 of Executive Decree No. 36499.

2°-To approve the Procedure "Evaluation methodology for granting the Environmental Excellence Recognition - 2020 Edition" (Procedimiento "Metodología de evaluación para el otorgamiento del Reconocimiento Excelencia Ambiental - Edición 2020").

(Note from Sinalevi: The present Procedure "Evaluation methodology for granting the Environmental Excellence Recognition - 2020 Edition" was extracted from the website of the Ministry of Environment and Energy and is transcribed below:)

Procedure "Evaluation methodology for granting the Environmental Excellence Recognition - 2020 Edition" 1. Introduction Since 2007, the Ministry of Environment and Energy, through the Directorate of Environmental Quality Management (Dirección de Gestión de la Calidad Ambiental, hereinafter DIGECA), has promoted the elaboration and implementation of Environmental Management Programs in the institutions of the Public Administration. It is from 2011, with the impetus given in environmental matters by Law for Integrated Waste Management (Ley para la Gestión Integral de Residuos) No. 8839 and the Publication of Executive Decree No. 36499 "Regulation for the Elaboration of Institutional Environmental Management Programs in the Public Sector of Costa Rica", that these programs gained greater strength, incorporating all instances that make up the Costa Rican public sector (including municipalities).

According to Executive Decree No. 36499, compliance with the implementation of the PGAI falls on the highest authorities and the environmental commissions of each institution, who have the function of executing environmental measures in pursuit of the rational consumption of water, electricity, fuel, and paper; as well as the challenge of reducing atmospheric emissions and implementing integrated waste management (solid and liquid), among other aspects.

Many public institutions have taken on the challenge, achieving outstanding environmental performance in these years. It is for this reason that it is considered necessary to make known to the citizenry and the institutions of the Public Administration the effort that many offices are making, which is why the Environmental Excellence Recognition (Reconocimiento Excelencia Ambiental) is created, which arrives this year 2020 at its IV Edition.

The mechanism used for the designation of said Recognition has been the score obtained from a face-to-face visit to the institution to verify performance in the implementation of the PGAI. However, within the framework of the Covid-19 pandemic, starting in April of the current year, a visit was applied to the remaining Public Administration institutions that were yet to be visited via a virtual mechanism (virtual meetings between the evaluator and personnel of the institutions, as well as through emails). In both conditions (physical visit or via virtual mechanisms), the same template was applied, which evaluates 18 aspects of the PGAI, regarding which each office had to provide the corresponding evidence. These variations of the procedure are covered by the declaration of a national state of emergency throughout the territory of the Republic of Costa Rica, due to the health emergency situation caused by the COVID-19 disease, established by Executive Decree No. 42227-MP-S and the other instructions issued by the Executive Branch through: Presidential Directive No. 073-S-MTSS "On the measures of attention and inter-institutional coordination before the health alert for coronavirus", Directive 077-S-MTSS-MIDEPLAN "Operation of state institutions during the national emergency declaration for covid-19", the internal Directive of the Ministry of Environment and Energy No. 0002-2020 and the measures requested by the COVID19 Commission of MINAE in various official letters (No. C-COVID19-001-2020 and CCOVID19-004-2020).

2. Objective To publicize the steps, instruments, and technical criteria by which the Environmental Excellence Recognition, in its 2020 edition, will be assigned to the institutions of the Public Administration within the framework of the implementation of Institutional Environmental Management Programs (PGAI); programs established in accordance with Article 28 of Law No. 8839, Executive Decree No. 37567 "General Regulation to the Law for Integrated Waste Management" and Executive Decree No. 36499.

3. Scope of the procedure This procedure applies to the institutions of the Public Administration that have officially submitted the PGAI and have more than 6 months of its implementation.

4. Definitions a) Database administrator: official in charge of keeping up to date the databases of the PGAI files of public institutions that have submitted the PGAI and that periodically deliver the progress reports. Likewise, assumes the permanent updating of the PGAI Implementation Stoplight (Semáforo de Implementación de los PGAI).

• b)Environmental Excellence Recognition (Reconocimiento de Excelencia Ambiental): Is the annual recognition granted to public institutions that have a PGAI and have had outstanding performance, according to the last follow-up visit, for which they are placed in the green (+) band in the PGAI Implementation Stoplight (Semáforo de Implementación del PGAI), which means they are offices that have obtained scores of 92.5% or higher. The classification is made in adherence to the application of the evaluation instrument called: "Template for the Scoring of Public Institutions" (Plantilla para la Calificación de Instituciones Públicas) and whose results are disclosed in the PGAI Implementation Stoplight (Semáforo de Implementación del PGAI) (on the DIGECA website). Said recognition establishes a specific methodology for each Edition, which is formalized through a Resolution of the Minister of Environment and Energy.
• c)Evaluation criteria (criterios de evaluación): set of aspects analyzed in the implementation of the PGAI. These include: environmental policy, operation of the institutional PGAI commission, implementation of good practices, sustainable purchases, metrics, information management, among other criteria that are contained in the evaluation instrument "Template for the Scoring of Public Institutions" (Plantilla para la Calificación de Instituciones Públicas).
• d)Public institutions: organs of the Legislative Branch, Judicial Branch, ministries, decentralized institutional public sector institutions, decentralized territorial public sector institutions, and all those contained in the organization of the Public Sector.
• e)Organizer: in charge of managing the technical and logistical processes of the Environmental Excellence Recognition (Reconocimiento Excelencia Ambiental). For the purposes of this recognition, this function shall fall to the Directorate of Environmental Quality Management (DIGECA) of MINAE.
• f)Evaluator (a): official from the Monitoring and Control process of DIGECA who carries out the evaluations, following the provisions of the Procedure "Execution of follow-up visits to public institutions that submit PGAI" (Procedimiento Ejecución de visitas de seguimiento a instituciones públicas que entregan PGAI). In summary, the evaluator conducts a documentary analysis of the file from the PGAI database, applies a Template for PGAI inspections (Plantilla para inspecciones de PGAI) to the institution (face-to-face or virtually), collects the evidence provided by the office, applies the template for the scoring of public institutions, and subsequently generates an official letter with the score and recommendations.
• g)Template for PGAI inspections (Plantilla para inspecciones de PGAI): is an instrument that records a series of basic environmental criteria of the PGAI. This template is applied within the framework of face-to-face or virtual visits to the institutions. The information in the template must be supported by documentation provided by the institution.
• h)Template for the Scoring of Public Institutions (Plantilla para la Calificación de Instituciones Públicas): consists of a spreadsheet where all the PGAI evaluation criteria, their respective weights, and decision rules are included. This template was designed using the Multiple Criteria Analysis (MCA) methodology and paired comparison matrices (the latter for assigning weights according to the evaluation criterion). In this template, the results obtained from the inspection visit are recorded, an ordinary score is determined on a scale from 1 to 100 (with the possibility of assigning extra points, which could raise the total score to 104.5), and it is finally illustrated in the instrument called "PGAI Implementation Stoplight" (Semáforo de Implementación de los PGAI), where institutions can fall into four categories: white, indicating that the institution does not have a PGAI; red, implying deficient performance; yellow (ranging from fair to very good); green, implying from very good to excellent. See the template on the website http://www.digeca.go.cr/documentos/plantilla-de-evaluacion-de-implementacion-de-pgai i) Institutional Environmental Management Program (Programa de Gestión Ambiental Institucional): according to Executive Decree No. 36499, the PGAI is a planning instrument based on the methodological principles of an Environmental Management System. It starts from an environmental diagnosis of the institutional work that considers all the environmental aspects inherent to the organization, including those related to energy efficiency, waste, and climate change, among other environmental aspects. From this diagnosis, prevention, mitigation, compensation, or restoration measures for environmental impacts are prioritized, established, and implemented, whether in the short, medium, or long term.
• j)PGAI Implementation Stoplight (Semáforo de Implementación de los PGAI): the PGAI stoplight (semáforo del PGAI) is a tool in which the performance of public institutions in the implementation of the PGAI is illustrated. Based on the score obtained with the "Template for the Scoring of Public Institutions" (Plantilla para la Calificación de Instituciones Públicas). The institutions are categorized into three possible ranges: red, yellow, and green. See the stoplight on the website http://www.digeca.go.cr/areas/semaforo-de-implementacion-de-pgai k) PGAI Inspection Visit (Visita de Inspección de PGAI): process of verifying the level of implementation of the institutional PGAI, consisting of three phases: a) preparation of the inspection (documentary review and coordination of the on-site or virtual inspection), b) On-site or virtual inspection in which the information is recorded in the instrument called "Template for PGAI inspections" (Plantilla para inspecciones de PGAI), c) Scoring of the implementation level of the institutional PGAI (application of the "Template for the Scoring of Public Institutions" (Plantilla para la Calificación de Instituciones Públicas) and referral of findings and recommendations to the institution).

5. Responsibilities 5.1 The Organizer:

The organizer of this Recognition shall be in charge of the following responsibilities:

• a)Annually plan the inspection visits, face-to-face or virtual, to public institutions that have officially submitted the PGAI.
• b)Keep the PGAI Implementation Stoplight (Semáforo de Implementación de los PGAI) up to date.
• c)Keep up to date the registry of institutions that submit Progress Reports.
• d)Carry out the inspection visits with a team of evaluators from DIGECA.
• e)Select the institutions that will be recognized according to the methodology applied for that edition.
• f)Coordinate, jointly with the Office of the Minister of Environment and Energy, the logistics of the act of delivering the recognitions.
• g)Maintain an updated record of the institutions recognized in each edition.
• h)Officially communicate to the institutions about the recognition that will be granted to them.

5.2 The Recognized Institution The institution that is recognized shall have the following responsibilities:

• a)The institutions selected for the Environmental Excellence Recognition (Reconocimiento Excelencia Ambiental) assume the commitment to inform all the institution's personnel about the award obtained, as well as to make public the recognition of the work of the Institutional Environmental Commission that coordinated the process of the activities contemplated in the PGAI Action Plan.
• b)For the period of validity of the recognition, which is one year, the institution shall maintain all the environmental practices that placed the institution in the green (+) category.
• c)Must remain up to date with the delivery of progress reports.
• d)The external signs regarding the recognition that the institution elaborates shall be placed exclusively in the buildings that are within the scope indicated in the follow-up visit.
• e)In the event of being requested by DIGECA, the recipient of the recognition must document the experience of successful PGAI implementation, according to the guidelines stipulated by the Directorate.

6. Development 6.1 Procedure 6.1.1. On Participation in the Environmental Excellence Recognition Any institution that submits its PGAI will automatically be subject to the evaluation procedure detailed in this document, as it will be applied ex officio within the framework of the monitoring and control procedures established by Executive Decree No. 36499, on Institutional Environmental Management Programs (PGAI). The registry of institutions submitting a PGAI is recorded in the PGAI Database available at DIGECA.

6.1.2. Evaluation of the Level of PGAI Implementation For the evaluation of the level of institutional PGAI implementation, the procedure called "Execution of follow-up visits to public institutions that submit PGAI" (Ejecución de visitas de seguimiento a instituciones públicas que entregan PGAI) (Anexo 1) shall be applied. This will guarantee the rigor of the evaluation, in cases where the visit must be conducted through virtual means.

As established by the procedure, the information from the visit will be compiled using the instrument "Template for PGAI inspections" (Plantilla para inspecciones de PGAI), which is called "Form for monitoring progress in the implementation of the PGAI" (which evaluates 18 items). This may be applied on-site or through virtual means.

Subsequently, the scoring of the level of institutional PGAI implementation will be carried out based on the application of the "Template for the Scoring of Public Institutions" (Plantilla para la Calificación de Instituciones Públicas). The final score obtained is then sent for review by the database administrator, who is responsible for placing the institution on the PGAI Implementation Stoplight (Semáforo de Implementación del PGAI). Once the definitive score is available, the findings and final recommendations are communicated to the public institution by means of an official letter.

6.1.3 Exceptional Cases In cases where an institution, for reasons justified by means of an official letter, has requested not to be evaluated during the period in which the follow-up visit applies, the office will not be considered in the selection for this Edition of the Environmental Excellence Recognition (Reconocimiento Excelencia Ambiental).

6.1.4. Selection of Recognized Institutions The Environmental Excellence Recognition in its IV Edition 2020, will be granted to all those public institutions that meet the following requirements:

• a)Have an on-site or virtual evaluation in which the tools and procedures defined by DIGECA have been applied. Said evaluation must be no more than one year old (as of the date the global scoring cutoff concludes).
• b)Be located in the green (+) category of the PGAI Implementation Stoplight (Semáforo de Implementación del PGAI).
• c)Be up to date with the PGAI progress reports (2019 progress reports).
• d)In the case of institutions that have already completed 5 years of PGAI implementation, they must have the new PGAI in their file, as stipulated in Article 17 of Decree No. 36499.

6.1.4. Communication to Recognized Institutions and the Granting of the Recognition DIGECA will inform the Office of the Minister of Environment and Energy (MINAE) of the list of institutions recommended for the recognition, so that from this instance the designation is ratified and communicated to the institutions by means of an official letter.

The official awarding of the recognitions will be made by the Minister of Environment and Energy at the place, date, and time indicated in the official communication that accredits the institution as selected for the award. The logistical aspects of said awarding will be subject to the resources available for this act on the part of the organizer.

7. Anexos 7.1 Procedure "Execution of follow-up visits to public institutions that submit PGAI" (Procedimiento "Ejecución de visitas de seguimiento a instituciones públicas que entregan PGAI") (Anexo I).

7.2 Evaluation criteria and weights considered in the "Template for the Scoring of Public Institutions" (Plantilla para la Calificación de Instituciones Públicas) (Anexo II).

o Introduction In order to have a tool that defines the guidelines to follow in the follow-up visits to the different public institutions that have processed the PGAI before the PGAI Technical Evaluation Committee (Comisión Técnica Evaluadora de PGAI), this procedure is developed, establishing the guidelines to follow for the preparation and execution of the inspection visits, so that the assessment process is standardized and the result is representative. MINAE and MS officials must act attentively and professionally to seek to compile and/or verify the necessary information that demonstrates the level of institutional PGAI implementation, in addition to showing an open attitude in order to identify support needs in the institution as well as suggestions for improvement in the process.

Purpose - Objective To have an agile and systematic instrument where the guidelines to follow in the follow-up visits are established, in order to verify the results of PGAI implementation in the organizations.

Scope This procedure is applicable to all MINAE and MS officials directly and indirectly involved with the PGAI Technical Evaluation Committee (Comisión Técnica Evaluadora de PGAI) and who seek to participate in the follow-up visits to determine the level of PGAI implementation in public institutions.

Abbreviations CTE: Technical Evaluation Committee for PGAI (Comisión Técnica Evaluadora de los PGAI) composed of representatives from MINAET and MS, according to Executive Decree No. 36499 DCC: Directorate of Climate Change (Dirección de Cambio Climático) of MINAE DIGECA: Directorate of Environmental Quality Management (Dirección de Gestión de la Calidad Ambiental) of MINAE DE: Directorate of Energy (Dirección de Energía) of MINAE MINAE: Ministry of Environment and Energy MS: Ministry of Health PGAI: Institutional Environmental Management Programs (Programas de Gestión Ambiental Institucional) ITU: Unified Technical Report (Informe Técnico Unificado)  Codes used CTE-P-02-2012: Procedure for the execution of follow-up visits to public institutions that submit PGAI.

 References . Law No. 7447 Regulation of the Rational Use of Energy, December 13, 1994.

. Law No. 8219 of March 2, 2002, through which the Kyoto Protocol of the United Nations Framework Convention on Climate Change is approved.

. Executive Decree No. 36499-S-MINAET Regulation for the elaboration of Institutional Environmental Management Programs.

. Executive Decree No. 25584 Regulation for the Regulation of the Rational Use of Energy, November 08, 1996.

. Law No. 8839 Law for Integrated Waste Management, July 13, 2010 . Executive Decree No. General Regulation to the Law for Integrated Waste Management  Authorities and Responsibilities It is the responsibility of the PGAI Technical Evaluation Committee (CTE) to ensure the application, control, and supervision of the rigorous use of this procedure in organizational management, as well as its review and updating.1 1 See articles 4 and 5 of Executive Decree No. 36499  Definitions Public Administration Institutions: ministries, autonomous or semi-autonomous institutions, regional offices, municipalities, and all those offices or installations where officials of the Costa Rican State work.

Institutional Environmental Management Program: according to Executive Decree No. 36499, a PGAI is a planning instrument based on the methodological principles of an Environmental Management System. It starts from an environmental diagnosis of the institutional work that considers all the environmental aspects inherent to the organization, including those related to energy efficiency, waste, and climate change, among other environmental aspects. From this diagnosis, prevention, mitigation, compensation, or restoration measures for environmental impacts are prioritized, established, and implemented, whether in the short, medium, or long term.

A PGAI is based on a cyclical process of planning, implementation, review, and improvement of the procedures and actions carried out by an institution to perform its activity; in order to guarantee compliance with its environmental objectives and thus promote better environmental performance in all institutions of the Public Administration.

 Forms and numbering o PGAI Numbering: shall correspond to the assigned file that identifies each of the public institutions that submit the PGAI.

o ITU Numbering corresponds to the technical report that unifies the recommendations issued by the instances/offices that are part of the CTE.

o Template for PGAI Inspections (Plantilla para Inspecciones de PGAI): corresponds to the form used to compile/corroborate information on-site.

o Template for the Scoring of Public Institutions (Plantilla para la Calificación de Instituciones Públicas): corresponds to the form used to assign the final score which feeds the PGAI implementation stoplight (semáforo de implementación de PGAI).

``` | Row | Task Code | DESCRIPTION OF PROCEDURE TASKS | | --- | --- | --- | | 01 | T 01 | Depending on the status of the PGAI process and the progress reports, the process begins with the CTE identifying the need for follow-up visits to the institutions. | | 02 | T 02 | Upon instruction from the Coordinator of the Monitoring and Control Process of DIGECA, the database administrator for this process prepares the visit plan, which consists of: a) forming the inspection groups (composed of officials from MINAE and MS, seeking a balanced distribution according to field of work: environment, climate change, energy efficiency), b) assigning the public institutions to each inspection group according to the implementation traffic light timeline, and c) defining the expected time to carry out the assigned inspections. | | Inspection Visit Preparation Phase | | | | 03 | T 03 | Each inspection group coordinates the visit with the institution. To do this, the coordinator of the Institutional Commission must be contacted; the contact information is found in the submitted PGAI, specifically in the table "Datos generales de la Institución y de la Comisión Institucional," or in the most recent progress report (some institutions renew their commissions2). When proceeding to call the coordinator of the PGAI Commission, the following documents must be requested for the agreed-upon visit date: · If an environmental policy exists within the document provided to DIGECA, they must attach a document where the highest-ranking official approves said policy. · If no PGAI Commission has been appointed, along with its respective coordinator, within the same PGAI document provided to DIGECA, they must attach a document formalizing said commission. · Request meeting minutes or attendance lists for meetings held by the PGAI Commission, or demonstrate some other coordination mechanism for environmental management. · For cases where an institution has been notified of the ITU more than 6 months ago and has also made changes to the action plan, they must show the new action plan. · They must show posters, consumption records (no more than two months out of date), and other external signs demonstrating PGAI implementation. · Some type of verification or attendance lists for officials at training activities carried out in the last year. · Some type of informational material and attendance lists of the participating officials at the time the PGAI was presented to the entire institution. · Present the official hard copy PGAI documentation that has been archived as a backup. · The Greenhouse Gas Inventory document, if they have it. · The Electrical Inventory document, if they have it. · Some type of verification or photographs of environmental fairs they have organized in the last year. | 2 The updating of Commissions in the PGAI Access Database is carried out by Mrs. Magda Protti | | | · Show the established procedures regarding the PGAI through official documentation. · Show any document verifying some type of cost analysis and investment savings from implementing the PGAI. · The latest progress reports corresponding to the evaluated period. · If, within a reasonable period (one month after calling or sending a coordination email for the follow-up visit), the inspection date could not be set with the institutional PGAI coordinator, an official letter is generated to the highest-ranking official with a copy to the coordinator explaining the situation and communicating the deficient rating on the implementation traffic light, identified with the color red - (see email templates for communicating that a Deficient note on the traffic light will be sent for not attending the visit at the following address: \\SRVDIGECA2\Digeca\PGAs\REVISIÓN DE PGAI E INFORMES DE AVANCE\Procedimientos\Machotes para comunicación de nota deficiente). At this same address, you will find the template for the note to be sent to the administrator to communicate that it is in red. | | --- | --- | --- | | 04 | T 04 | The institution's complete file is reviewed (review the PGAI document both in hard copy and digitally, as well as the progress reports corresponding to the period to be evaluated, the two semesters following the last follow-up visit carried out, and the corresponding program update); this is done in order to define the status of the evaluation points contained in the "Plantilla para Inspecciones de PGAI," and to identify key points to observe during the visit. | | 05 | T 05 | It is verified that transportation is available, as well as equipment and materials to be used during the inspection visit. The identification card or institutional badge, the Plantilla para Inspecciones de PGAI, and a camera must be brought. | | Inspection Visit Execution Phase | | | | 06 | T 06 | Upon entering the institution, public officials must identify themselves (present a valid identification document) and the presence of the PGAI Commission coordinator must be requested. | | 07 | T 07 | The visit begins with an opening meeting, where the inspection team is introduced and the purpose of the visit is communicated (which is to follow up on PGAI implementation). A brief explanation of the methodology to be followed for the purposes of the visit is given (basically the methodology to follow is: application of the "Plantilla para Inspecciones de PGAI", tour of the facilities, closing meeting). | | 08 | T 08 | The "Plantilla para Inspecciones de PGAI" is applied (this can begin at the same location as the opening meeting; it must be filled out legibly and without spelling errors, preferably completed with a personal computer). The corresponding supporting documents must be requested for each point (all documents mentioned in T03; if they are not on hand, it is indicated that they were not presented at the closing meeting, and the Institutional Environmental Commission is given 5 business days to present said documentation digitally). If another tool (surveys) is used, it is applied in this step. | | 09 | T 09 | A tour of the institution's facilities is conducted in order to verify the implementation of environmental measures (section 3) and/or some desirable points to verify from section 2. Evidence is collected (photographs, testimonials, etc.). Before the tour, it is recommended to ask the | | | | staff responsible for attending the visit about the safety measures that must be followed. | | 10 | T 10 | Subsequently, a closing meeting must be held. The supporting documents for the items that still need to be filled out in the template are verified. The main findings of the visit are communicated, and time is given for the person attending the visit to express their opinion on the PGAI implementation process, institutional limitations, training needs, as well as aspects for improvement in the tools available on the DIGECA website, among others. Finally, the group members must proceed to sign the template (section 1), and the possibility of making a copy of said template is offered. | | Post-Inspection Phase | | | | 11 | T 11 | The "Plantilla para la Calificación de Instituciones Públicas" spreadsheet is filled out. There are 6 business days after the day of the inspection, or 5 business days after the satisfactory receipt of the documents that could not be verified during the visit, to generate this rating template. | | 12 | T 12 | The rating template is sent to the database administrator, email [email protected]. The database administrator is responsible for reviewing said rating within one day from the moment the previously described email is received and, with that, proceeding to update the rating on the PGAI implementation traffic light, and a copy is saved at \\SRVDIGECA2\Digeca\PGAs\SEGUIMIENTO Y RECONOCIMIENTO\Inspecciones 2019-2020\Calificación de instituciones. The file name must have the following structure: "Plantilla de Calificación año 2019-2020 [Institution Name].xlsx". | | 13 | T 13 | A feedback note is created for the highest-ranking official of the visited institution, with a copy to the members who attended the visit (including the PGAI coordinator). This note cites the main findings during the visit, listing both the achievements and any suggestions necessary to strengthen the program's implementation process, also considering recommendations derived from the progress reports (if any exist, for the period reported between the ITU notification date by DIGECA and the date the visit is made). The rating range in which the institution falls must be cited, according to the score obtained from the findings discovered during the follow-up visit. The template for the feedback note (duly updated) is located on the DIGECA site: \\SRVDIGECA2\Digeca\PGAs\REVISIÓN DE PGAI E INFORMES DE AVANCE\REVISIÓN DE PGAI\PLANTILLAS. | | 14 | T14 | The official conducting the follow-up visit will have a deadline of 7 business days after the date of the visit, or after the satisfactory receipt of the documents that could not be verified during the visit, to generate the feedback note and send it for review to the coordinator of the Monitoring and Control process. | | 15 | 15 | The Coordinator of the Monitoring and Control Process has 5 business days to review and proceed to notify the final note to the administered party. | | 16 | T 16 | End of the procedure. |

Criteria and evaluation weights considered in the "Plantilla para la Calificación de Instituciones Públicas" | Criterion | Weight | Decision Rule | Decision Rule Factor | | | --- | --- | --- | --- | --- | | 1 | Regarding the environmental policy | 2 | Has an unapproved environmental policy | 0 | | Has an approved environmental policy | 0.33 | | | | | Has an approved and passively disseminated environmental policy | 0.66 | | | | | Has an approved and actively disseminated environmental policy | 1 | | | | | 2 | Functioning of the Institutional PGAI Commission during the last year | 7.5 | No commission exists (in this case, a responsible person may or may not exist) | 0 | | A commission exists in practice, but there is no PGAI responsible person appointed by the hierarchy. | 0.33 | | | | | A commission appointed by the highest-ranking official exists, but there are no coordination mechanisms. | 0.66 | | | | | A commission appointed by the highest-ranking official exists, but there are no coordination mechanisms. | 1 | | | | | 3 | Scope of the PGAI (applies to institutions with more than one building) | 13 | Less than 10% coverage | 0 | | Between 10% and 30% coverage (not including 30%) | 0.2 | | | | | Between 30% and 50% coverage (not including 50%) | 0.4 | | | | | Between 50% and 70% coverage (not including 70%) | 0.6 | | | | | Between 70% and 90% coverage (not including 90%) | 0.8 | | | | | More than 90% coverage | 1 | | | | | 4 | The PGAI is up to date (Five-year period) | 4 | Does not have an up-to-date PGAI (period greater than 5 years) | 0 | | Has an up-to-date PGAI (period no greater than 5 years) | 1 | | | | | 5 | Has a Detailed Action Plan | 3 | The Action Plan has one or more environmental aspects where there are no clear goals or detailed environmental measures | 0 | | Has an action plan that contains at least the basic environmental aspects with clear goals and activities | 0.5 | | | | 3°-The purpose of the foregoing procedure is to make known the steps, instruments, and technical criteria used this year to assign the Environmental Excellence Recognition (Reconocimiento Excelencia Ambiental) to public institutions within the framework of the implementation of the Institutional Environmental Management Programs (Programas de Gestión Ambiental Institucional, PGAI); programs established in accordance with Article 28 of Ley N°8839 and Decreto Ejecutivo N° 36499.

4°-This procedure will be published, upon the signing of this resolution, on the site http://www.digeca.go.cr/areas/reconocimiento-ambiental 5°-Let this resolution be communicated and published in the Diario Oficial La Gaceta.

Whereas:

Considering:

RESOLVES:

ANEXO I

Anexo II

en la totalidad del texto - Texto Completo Norma 0187 Crea el Reconocimiento a la Excelencia Ambiental - Edición 2020 y aprueba el Procedimiento “Metodología de evaluación para el otorgamiento del Reconocimiento Excelencia Ambiental - Edición 2020 Texto Completo acta: 13A220 MINISTERIO DE AMBIENTE Y ENERGÍA R-0187-2020-MINAE.-Ministerio de Ambiente y Energía.- San José, a las ocho horas cincuenta minutos del cuatro de agosto de dos mil veinte.

Único-Que el día nueve de mayo de dos mil once, se publicó en La Gaceta N° 88 el Decreto Ejecutivo N° 36499-S-MINAE "Reglamento para la elaboración de Programas de Gestión Ambiental Institucional en el Sector Público de Costa Rica", cuyo objeto es establecer los lineamientos para que todas las instituciones de la Administración Pública logren formular, actualizar e implementar un Programa de Gestión Ambiental Institucional "PGAI".

I.-Que en el Decreto Ejecutivo N° 36499-S-MINAE se establece la posibilidad de promover mecanismos de premiación y/o reconocimiento para aquellas instituciones que demuestren un destacado desempeño ambiental.

II.-Que el artículo 19 del Decreto Ejecutivo N° 36499-S-MINAE establece que con fundamento al informe anual de presentación e implementación de los PGAI se otorgará un reconocimiento público a las instituciones de la Administración Pública que tengan un destacado desempeño ambiental.

III.-Que con base en las visitas a las instituciones de la Administración Pública que se realizan periódicamente, se hace una evaluación de sus PGAI con su respectiva calificación, para lo cual se emplea una plantilla compuesta por aproximadamente 18 criterios, entre los que destaca la identificación de buenas prácticas en cuanto ahorros de agua y energía (electricidad y combustible), promoción de la política ambiental, gestión adecuada de residuos y la aplicación de criterios ambientales en las compras del estado, entre otros aspectos.

IV.-El semáforo del PGAI es una herramienta en que se ilustra el desempeño de las instituciones públicas en la implementación del PGAI. Con base en la nota de calificación obtenida con la "Plantilla para la calificación de instituciones públicas" las instituciones se categorizan en tres posibles rangos: rojo, amarillo y verde.

V.-En el Semáforo de los PGAI el color verde (+) representa a aquellas instituciones que han entregado PGAI y que han tenido una calificación de 92.5 o superior en la visita de seguimiento, lo que implica que su gestión ambiental ha sido excelente, el color verde (-) corresponde al rango de notas entre menos de 92.5 hasta 85 que denota una muy buena gestión. El color amarillo (+) muestra a aquellas instituciones que han entregado PGAI y la implementación ha sido buena con una calificación inferior a 85 hasta un 62.5, mientras que el color amarillo (-) se encuentran aquellas instituciones con calificaciones entre menos de 62.5 hasta 40 con una regular gestión. El color rojo (+) representa una gestión deficiente, por lo que fueron calificadas en un rango de menos de 40 hasta 20, y el rojo (-) identifica aquellas instituciones con un nivel de implementación muy deficiente con notas menores a 20. Adicionalmente, en el Semáforo se incluye una X (equis) evidenciando aquellas instituciones que no han presentado su PGAI.

VI.-Muchas instituciones de la Administración Pública han asumido el reto, logrando en estos 11 años de funcionamiento del Programa un destacado desempeño ambiental. Es por ello que se considera necesario dar a conocer ante la ciudadanía el esfuerzo realizado por medio de la creación del Reconocimiento a la Excelencia Ambiental - Edición 2020. Por tanto, El MINISTRO DE AMBIENTE Y ENERGÍA,

Con fundamento en los anteriores considerandos, dispone:

1°-Crear el Reconocimiento a la Excelencia Ambiental - Edición 2020, que será entregado en el segundo semestre del 2020 a todas aquellas instituciones de la Administración Pública, que a partir de la última visita de seguimiento anual realizada por la DIGECA se hayan ubicado en la franja verde (+) del Semáforo de Implementación del PGAI. Adicionalmente, estas dependencias deberán cumplir con los siguientes requisitos para ser galardonadas:

• a)Contar con una evaluación in situ o virtual en la que se hayan aplicado las herramientas y procedimientos definidos por la DIGECA. Dicha evaluación debe contar con no más de un año (a la fecha que concluye el corte de calificación global).
• b)Estar ubicada en la categoría verde (+) del Semáforo de Implementación del PGAI.
• c)Estar al día con los informes de avance del PGAI (informes de avance 2019).
• d)En el caso de las instituciones que ya cumplieron 5 años de implementación del PGAI, deberán contar en su expediente con el nuevo PGAI, tal como se estipula en el artículo 17 del Decreto Ejecutivo N° 36499.

2°-Aprobar el Procedimiento "Metodología de evaluación para el otorgamiento del Reconocimiento Excelencia Ambiental - Edición 2020".

(Nota de Sinalevi: El presente Procedimiento "Metodología de evaluación para el otorgamiento del Reconocimiento Excelencia Ambiental - Edición 2020 se extrajo del sitio web del Ministerio de Ambiente y Energía y se transcribe a continuación:)

Procedimiento "Metodología de evaluación para el otorgamiento del Reconocimiento Excelencia Ambiental - Edición 2020" 1. Introducción Desde el año 2007, el Ministerio de Ambiente y Energía, por medio de la Dirección de Gestión de la Calidad Ambiental (en adelante DIGECA) ha promovido la elaboración e implementación de Programas de Gestión Ambiental en las instituciones de la Administración Pública. Es a partir del año 2011, con el impulso que dio en materia ambiental la Ley para la Gestión Integral de Residuos N° 8839 y la Publicación del Decreto Ejecutivo No 36499 "Reglamento para la Elaboración de Programas de Gestión Ambiental Institucional en el Sector Público de Costa Rica", que estos programas tomaron mayor fuerza, al incorporar a todas las instancias que conforman el sector público costarricense (incluyendo a las municipalidades).

De acuerdo con el Decreto Ejecutivo N° 36499, el cumplimiento en la implementación de los PGAI recae en los jerarcas y en las comisiones ambientales de cada institución, quienes tienen la función de ejecutar medidas ambientales en procura del consumo racional del agua, la electricidad, el combustible, el papel; así como el reto de reducir emisiones atmosféricas e implementar la gestión integral de residuos (sólidos y líquidos), entre otros aspectos.

Muchas instituciones públicas han asumido el reto, logrando en estos años un destacado desempeño ambiental. Es por ello que se considera necesario dar a conocer ante la ciudadanía y las instituciones de la Administración Pública, el esfuerzo que muchas dependencias están haciendo, razón por la que se crea el Reconocimiento Excelencia Ambiental, el cual llega en este año 2020 a su IV Edición.

El mecanismo empleado para la designación de dicho Reconocimiento ha sido la calificación que se obtiene de una visita presencial a la institución para verificar el desempeño en la implementación del PGAI, no obstante, en el marco de la pandemia por el Covid-19, a partir del mes de abril del año en curso, a las instituciones de la Administración Pública que faltaban de ser visitadas se les aplicó una visita mediante un mecanismo virtual (reuniones virtuales entre evaluador (a) y personal de las instituciones, así como por medio de correos electrónicos) En ambas condiciones (visita física o por mecanismos virtuales) se aplicó la misma plantilla, la cual evalúa 18 aspectos del PGAI, sobre lo que, cada dependencia debía aportar las evidencias correspondientes. Estas variaciones del procedimiento se amparan en la declaratoria de estado de emergencia nacional en todo el territorio de la República de Costa Rica, debido a la situación de emergencia sanitaria provocada por la enfermedad COVID-19 establecida por medio delDecreto Ejecutivo N° 42227-MP-S y las demás instrucciones emanadas del Poder Ejecutivo por medio de: Directriz Presidencial Nº 073-S-MTSS "Sobre las medidas de atención y coordinación interinstitucional ante la alerta sanitaria por coronavirus", Directriz 077-S-MTSS-MIDEPLAN "Funcionamiento de las instituciones estatales durante la declaratoria de emergencia nacional por el covid-19", la Directriz interna del Ministerio de Ambiente y Energía Nº 0002-2020 y las medidas solicitadas por la Comisión del COVID19 del MINAE en distintos oficios (Nº C-COVID19-001-2020 y CCOVID19-004-2020).

2. Objetivo Dar a conocer los pasos, instrumentos y criterios técnicos mediante los cuales se asignará el Reconocimiento Excelencia Ambiental, en su edición 2020, a las instituciones de la Administración Pública en el marco de la implementación de los Programas de Gestión Ambiental Institucional (PGAI); programas establecidos de acuerdo con el artículo 28 de la Ley N°8839, el Decreto Ejecutivo N°37567 "Reglamento General a la Ley para la Gestión Integral de Residuos" y el Decreto Ejecutivo N°36499.

3. Alcance del procedimiento El presente procedimiento aplica a las instituciones de la Administración Pública que han entregado oficialmente el PGAI y tienen más de 6 meses de su implementación.

4. Definiciones a) Administrador de base de datos: funcionario que tiene a cargo el mantener al día las bases de datos de los archivos de PGAI de las instituciones públicas que han presentado el PGAI y que entregan periódicamente los informes de avance. Asimismo, asume la actualización permanente del Semáforo de Implementación de los PGAI.

• b)Reconocimiento de Excelencia Ambiental: Es el reconocimiento anual que se otorga a las instituciones públicas que cuentan con un PGAI y han tenido un destacado desempeño, de acuerdo con la última visita de seguimiento, por lo cual se ubican en el Semáforo de Implementación del PGAI en la franja verde (+), lo que significa que son dependencias que han obtenido calificaciones de 92.5% o superior La clasificación se hace en apego a la aplicación del instrumento de evaluación denominado: "Plantilla para la Calificación de Instituciones Públicas" y cuyos resultados se divulgan en el Semáforo de Implementación del PGAI (en el sitio web de la DIGECA). Dicho reconocimiento establece para cada Edición una determinada metodología, la cual es oficializada por medio de una Resolución del Ministro de Ambiente y Energía.
• c)Criterios de evaluación: conjunto de aspectos que se analizan en la implementación de los PGAI. Destacan entre ellos: política ambiental, funcionamiento de la comisión institucional de PGAI, implementación de buenas prácticas, compras sustentables, métricas, gestión de la información, entre otros criterios que están contenidos en el instrumento de evaluación "Plantilla para la Calificación de Instituciones Públicas".
• d)Instituciones públicas: órganos del Poder Legislativo, del Poder Judicial, ministerios, instituciones del sector público descentralizado institucional, instituciones del sector público descentralizado territorial y todas aquellas contenidas en la organización del Sector Público.
• e)Organizador: encargado de gestionar los procesos técnicos y logísticos del Reconocimiento Excelencia Ambiental. Para efectos del presente reconocimiento, esta función recaerá en la Dirección de Gestión de la Calidad Ambiental (DIGECA) del MINAE.
• f)Evaluador (a): funcionario (a) del proceso de Monitoreo y Control de la DIGECA que lleva a cabo las evaluaciones, siguiendo con lo estipulado en el Procedimiento Ejecución de visitas de seguimiento a instituciones públicas que entregan PGAI. En resumen, el evaluador lleva a cabo análisis documental del expediente de la base de datos de PGAI, aplica a la institución (presencial o virtualmente) una Plantilla para inspecciones de PGAI, recaba las evidencias aportadas por la dependencia, aplica la plantilla para la calificación de instituciones públicas y posteriormente genera un oficio con la calificación y recomendaciones.
• g)Plantilla para inspecciones de PGAI: es un instrumento que registra una serie de criterios ambientales básicos del PGAI. Dicha plantilla se aplica en el marco de las visitas presenciales o virtuales a las instituciones. La información de la plantilla debe estar respaldada por documentación que aporta la institución.
• h)Plantilla para la Calificación de Instituciones Públicas: consiste en una hoja de cálculo en donde se incluyen todos los criterios de evaluación del PGAI, sus respectivos pesos y reglas de decisión. Esta plantilla fue diseñada empleando la metodología de Análisis de Múltiples Criterios (AMC) y matrices de pares comparados (esto último para efectos de asignar los pesos según criterio de evaluación). En dicha plantilla se registran los resultados obtenidos de la visita de inspección, se determina una nota de calificación ordinaria, en una escala de 1 a 100 (teniendo posibilidad de asignación de puntos extra, que podría elevar la nota total hasta 104.5) y finalmente se ilustra en el instrumento denominado "Semáforo de Implementación de los PGAI", donde las instituciones pueden enmarcarse en cuatro categorías: blanco, que indica que la institución no cuenta con el PGAI, rojo que implica un desempeño deficiente, amarillo (que va de regular a muy bueno), verde que implica de muy bueno a excelente. Ver plantilla en el sitio Web http://www.digeca.go.cr/documentos/plantilla- de-evaluacion-de-implementacion-de-pgai i) Programa de Gestión Ambiental Institucional: según el Decreto Ejecutivo No. 36499, el PGAI es un instrumento de planificación que se fundamenta en los principios metodológicos de un Sistema de Gestión Ambiental. Se parte de un diagnóstico ambiental del quehacer institucional que considere todos los aspectos ambientales inherentes a la organización, incluyendo los relacionados con la eficiencia energética, residuos y cambio climático, entre otros aspectos ambientales. A partir de este diagnóstico, se priorizan, establecen e implementan medidas de prevención, mitigación, compensación o restauración de los impactos ambientales, ya sea a corto, mediano o largo plazo.
• j)Semáforo de Implementación de los PGAI: el semáforo del PGAI, es una herramienta en que se ilustra el desempeño de las instituciones públicas en la implementación del PGAI. Con base en la nota de calificación obtenida con la "Plantilla para la Calificación de Instituciones Públicas". Las instituciones se categorizan en tres posibles rangos: rojo, amarillo y verde. Ver el semáforo en el sitio Web http://www.digeca.go.cr/areas/semaforo-de-implementacion-de-pgai k) Visita de Inspección de PGAI: proceso de verificación del nivel de implementación del PGAI institucional que consiste de tres fases: a) preparación de la inspección (revisión documental y coordinación de la inspección in situ o virtual), b) Inspección in situ o virtual en la cual se consigna la información en el instrumento denominado "Plantilla para inspecciones de PGAI", c) Calificación del nivel de implementación del PGAI institucional (aplicación de la "Plantilla para la Calificación de Instituciones Públicas" y remisión de hallazgos y recomendaciones a la institución. 5.1 El Organizador:

5. Responsabilidades El organizador del presente Reconocimiento tendrá a cargo las siguientes responsabilidades:

• a)Planificar anualmente las visitas de inspección, presenciales o virtuales, a las instituciones públicas que han presentado oficialmente el PGAI.
• b)Mantener al día el Semáforo de Implementación de los PGAI.
• c)Llevar al día el registro de las instituciones que presentan los Informes de Avance.
• d)Llevar a cabo las visitas de inspección con un equipo de evaluadores de la DIGECA.
• e)Seleccionar las instituciones que serán reconocidas de acuerdo con la metodología que se aplique para esa edición.
• f)Coordinar en conjunto con el Despacho del Ministro de Ambiente y Energía, la logística del acto de entrega de los reconocimientos.
• g)Mantener un registro actualizado de las instituciones reconocidas en cada edición.
• h)Comunicar oficialmente a las instituciones acerca del reconocimiento que se les otorgará. 5.2 La Institución Reconocida La institución que resulte reconocida tendrá las siguientes responsabilidades:
• a)Las instituciones seleccionadas para el Reconocimiento Excelencia Ambiental, asumen el compromiso de informar a todo el personal de la institución acerca del galardón obtenido, así como de hacer público el reconocimiento al trabajo de la Comisión Ambiental Institucional que coordinó el proceso de las actividades contempladas en el Plan de Acción del PGAI.
• b)En el plazo de vigencia del reconocimiento, que es de un año, la institución deberá mantener todas las prácticas ambiéntales que ubicaron a la institución en la categoría verde (+).
• c)Deberá mantenerse al día con la entrega de los informes de avance.
• d)Los signos externos sobre el reconocimiento que la institución elabore deberán colocarse exclusivamente en los edificios que estén dentro del alcance que se indicó en la visita de seguimiento.
• e)En caso de ser solicitado por la DIGECA, el acreedor del reconocimiento deberá documentar la experiencia de implementación exitosa del PGAI, según los lineamientos que estipule la Dirección. 6.1 Procedimiento 6. Desarrollo 6.1.1. Sobre la Participación en el Reconocimiento Excelencia Ambiental Toda aquella institución que haga entrega de su PGAI, automáticamente será sujeta al procedimiento de evaluación que en el presente documento se detalla, pues se aplicará de oficio en el marco de los procedimientos de seguimiento y control que establece el Decreto Ejecutivo N° 36499, sobre los Programas de Gestión Ambiental Institucional (PGAI). El registro de instituciones que realiza entrega de PGAI, se consigna en la Base de Datos de PGAI disponible en la DIGECA.

6.1.2. Evaluación del Nivel de Implementación del PGAI Para la evaluación del nivel de implementación del PGAI institucional, se aplicará el procedimiento denominado "Ejecución de visitas de seguimiento a instituciones públicas que entregan PGAI" (Anexo I). De esta manera se garantizará la rigurosidad de la evaluación, en los casos en que la visita deba realizarse por medios virtuales.

Tal como lo establece el procedimiento, la información de la visita se recopilará en el instrumento "Plantilla para inspecciones de PGAI", el cual se denomina "Formulario para el seguimiento del avance en la implementación del PGAI" (que evalúa 18 items). Este podrá aplicarse in situ o bien por medios virtuales.

Posteriormente, la calificación del nivel de implementación del PGAI institucional, se hará con base en la aplicación de la "Plantilla para la Calificación de Instituciones Públicas", luego se remite la nota final obtenida para ser revisada por el administrador de bases de datos, quien se encarga de ubicar a la institución en el Semáforo de Implementación del PGAI. Una vez que se cuenta con la calificación definitiva se comunica a la institución pública por medio de un oficio los hallazgos y recomendaciones finales.

6.1.3 Casos Excepcionales En los casos en que una institución, por razones justificadas por medio de un oficio, haya solicitado no ser evaluada en el periodo en que aplica la visita de seguimiento, la dependencia no será considerada en la escogencia para la presente Edición del Reconocimiento Excelencia Ambiental.

6.1.4. Selección de las Instituciones Reconocidas El reconocimiento Excelencia Ambiental en la IV Edición 2020, será otorgado a todas aquellas instituciones públicas que cumplan con los siguientes requisitos:

• a)Contar con una evaluación in situ o virtual en la que se hayan aplicado las herramientas y procedimientos definidos por la DIGECA. Dicha evaluación debe contar con no más de un año (a la fecha que concluye el corte de calificación global).
• b)Estar ubicada en la categoría verde (+) del Semáforo de Implementación del PGAI.
• c)Estar al día con los informes de avance del PGAI (informes de avance 2019).
• d)En el caso de las instituciones que ya cumplieron 5 años de implementación del PGAI, deberán contar en su expediente con el nuevo PGAI, tal como se estipula en el artículo 17 del Decreto N° 36499. 7.1 Procedimiento "Ejecución de visitas de seguimiento a instituciones públicas que entregan PGAI" (Anexo I).

Posteriormente, se ordenan las instituciones en un ranking según nota obtenida en el semáforo de PGAI hasta llegar a la calificación de 92.5%.

6.1.4. Comunicación a las Instituciones Reconocidas y la Entrega del Reconocimiento La DIGECA informará al Despacho del Ministerio de Ambiente y Energía (MINAE), sobre la lista de las instituciones recomendadas para el reconocimiento, para que desde esta instancia se ratifique y comunique la designación a las instituciones por medio de un oficio.

La entrega oficial de los reconocimientos se hará por parte del Ministro de Ambiente y Energía en el lugar, fecha y hora que se indique en el oficio de comunicación que acredita la institución como seleccionada para el galardón. Los aspectos logísticos de dicha entrega, estarán supeditados a los recursos con que se cuenten para este acto por parte del organizador.

7. Anexos 7.1 Procedimiento "Ejecución de visitas de seguimiento a instituciones públicas que entregan PGAI" (Anexo I).

7.2 Criterios y pesos de evaluación considerados en la "Plantilla para la Calificación de Instituciones Públicas" (Anexo II).

| | PROCEDIMIENTO | Pertenece a: Comisión Técnica evaluadora de PGAI | | | --- | --- | --- | --- | | Fecha de Revisión: 29-01-2020 | Fecha de emisión: 04/01, 2016. | | | | Ejecución de visitas de seguimiento a instituciones públicas que entregan PGAI | Código: CTE-P-02-2013 | Revisión: 1 | Página: 1 / 5 | o Introducción Con el fin de contar con una herramienta que defina las pautas a seguir en las visitas de seguimiento a las distintas instituciones públicas que han tramitado el PGAI ante la Comisión Técnica Evaluadora de PGAI, se desarrolla el presente procedimiento donde se establecen las pautas a seguir para la preparación y ejecución de las visitas de inspección, de manera que el proceso de valoración sea estandarizado y el resultado sea representativo. Los funcionarios de MINAE y MS deben actuar de manera atenta y profesional para procurar recopilar y/o verificar la información necesaria que demuestre el nivel de implementación del PGAI institucional, además de mostrar una actitud abierta con el fin de identificar necesidades de apoyo en la institución así como sugerencias de mejora en el proceso.

Propósito - Objetivo Contar con un instrumento ágil y sistemático donde se establezca los lineamientos a seguir en las visitas de seguimiento, con el fin de verificar los resultados de implementación del PGAI en las organizaciones.

Alcance Este procedimiento es de aplicación de todos los funcionarios de MINAE y MS involucrados directamente e indirectamente con la Comisión Técnica Evaluadora de PGAI y que procuran participar en las visitas de seguimiento para determinar el nivel de implementación del PGAI en las instituciones públicas.

Abreviaturas CTE: Comisión Técnica Evaluadora de los PGAI integrada por representantes de MINAET y MS, según Decreto Ejecutivo No. 36499 DCC: Dirección de Cambio Climático del MINAE DIGECA: Dirección de Gestión de la Calidad Ambiental del MINAE DE: Dirección de Energía del MINAE MINAE: Ministerio de Ambiente y Energía MS: Ministerio de Salud PGAI: Programas de Gestión Ambiental Institucional ITU: Informe Técnico Unificado  Códigos utilizados CTE-P-02-2012: Procedimiento para la ejecución de visitas de seguimiento a instituciones públicas que entregan PGAI.

 Referencias . Ley Nº 7447 Regulación del Uso Racional de la Energía, 13 diciembre 1994.

. Ley Nº 8219 del 2 de marzo del 2002, mediante la cual se aprueba el Protocolo de Kyoto de la Convención Marco de las Naciones Unidas sobre el Cambio Climático.

. Decreto Ejecutivo Nº 36499-S-MINAET Reglamento para la elaboración de los Programas de Gestión Ambiental Institucional.

. Decreto Ejecutivo Nº 25584 Reglamento para la Regulación del Uso Racional de la Energía, 08 noviembre 1996.

. Ley Nº. 8839 Ley para la Gestión Integral de Residuos,13 julio 2010 . Decreto Ejecutivo Nº Reglamento General a la Ley para la Gestión Integral de Residuos  Autoridades y Responsables Es responsabilidad de la Comisión Técnica Evaluadora de los PGAI (CTE) asegurar la aplicación, el control y la supervisión del empleo riguroso de este procedimiento en la gestión organizacional, así como, su revisión y actualización.1 1 Ver artículos 4 y 5 del Decreto Ejecutivo No. 36499  Definiciones Instituciones de la Administración Pública: ministerios, instituciones autónomas o semiautónomas, oficinas regionales, municipalidades y todas aquellas dependencias o instalaciones en las que laboren funcionarios del Estado Costarricense.

Programa de Gestión Ambiental Institucional: según el Decreto Ejecutivo No. 36499, un PGAI es un instrumento de planificación que se fundamenta en los principios metodológicos de un Sistema de Gestión Ambiental. Se parte de un diagnóstico ambiental del quehacer institucional que considere todos los aspectos ambientales inherentes a la organización, incluyendo los relacionados con la eficiencia energética, residuos y cambio climático, entre otros aspectos ambientales. A partir de este diagnóstico, se priorizan, establecen e implementan medidas de prevención, mitigación, compensación o restauración de los impactos ambientales, ya sea a corto, mediano o largo plazo.

Un PGAI se basa en un proceso cíclico de planificación, implementación, revisión y mejora de los procedimientos y acciones que lleva a cabo una institución para realizar su actividad; con el fin de garantizar el cumplimiento de sus objetivos ambientales y por ende, promover un mejor desempeño ambiental en todas las instituciones de la Administración Pública.

 Formularios y consecutivos o Consecutivo de PGAI: corresponderá al hacen entrega del PGAI.

o Consecutivo de ITU corresponde al informe técnico que unifica las recomendaciones emitidas por las instancias/dependencias que forman parte de la CTE.

o Plantilla para Inspecciones de PGAI: corresponde al formulario que se utiliza para recopilar/corroborar la información in situ.

o Plantilla para la Calificación de Instituciones Públicas: corresponde al formulario que se utiliza para poner la nota final de calificación la cual alimenta el semáforo de implementación de PGAI.

| Renglón | Código de Tarea | DESCRIPCIÓN DE LAS TAREAS DEL PROCEDIMIENTO | | --- | --- | --- | | 01 | T 01 | Dependiendo del estado en el trámite de los PGAI y de los informes de avance, se inicia el proceso identificando, por parte del CTE, la necesidad de visitas de seguimiento a las instituciones. | | 02 | T 02 | Con instrucción del Coordinador del Proceso de Monitoreo y Control de la DIGECA, el administrador de base de datos de este proceso elabora el plan de visitas, el cual consiste en: a) la conformación de los grupos de inspección (integrados por funcionarios del MINAE y MS, procurando una distribución equitativa según campo de trabajo: ambiente, cambio climático, eficiencia energética), b) la asignación de las instituciones públicas por cada grupo de inspección según cronología del semáforo de implementación, y c) la definición del tiempo esperado para realizar las inspecciones asignadas. | | Fase de preparación de la visita de inspección | | | | 03 | T 03 | Cada grupo de inspección coordina la visita con la institución. Para ello se debe contactar al coordinador de la Comisión institucional, los datos de contacto se encuentran en el PGAI entregado, específicamente en el cuadro "Datos generales de la Institución y de la Comisión Institucional", o en el informe de avance más reciente (algunas instituciones renuevan las comisiones2). Al proceder a realizar la llamada al coordinador de la Comisión de PGAI, se deben de solicitar para la fecha pactada de la visita los siguientes documentos: · En caso de contar con Política ambiental dentro del documento aportado a DIGECA, deben de adjuntar un documento en donde el máximo jerarca dé por aprobada dicha política. · En caso de no haber Comisión de PGAI nombrada, así como su respectivo coordinador dentro del mismo documento de PGAI aportado a DIGECA, es necesario que adjunten un documento en donde se oficialice dicha comisión. · Solicitar minutas de reuniones o listas de asistencias a reuniones por parte de la Comisión de PGAI o evidenciar algún otro mecanismo de coordinación de la gestión ambiental. · Para los casos en que alguna institución tenga más de 6 meses de habérsele comunicado el ITU y además han realizado cambios en el plan de acción, es necesario que muestren el nuevo plan de acción. · Es necesario que muestren carteles, registros de consumo (no más de dos meses desactualizados) y demás signos externos que demuestren implementación en el PGAI. · Algún tipo de verificación o listas de asistencia de los funcionarios a actividades de capacitación realizadas en el último año. · Algún tipo de material divulgativo y listas de asistencia por parte de los funcionarios participantes en el momento de la presentación del PGAI a toda la institución. · Presentar la documentación oficial del PGAI en físico que ha sido archivada como respaldo. · El documento del Inventario Gases Efecto Invernadero si lo tienen. · El documento del Inventario eléctrico si lo tienen. · Algún tipo de verificación o fotografías de ferias ambientales que hayan organizado el último año. | 2 Las actualizaciones de Comisiones en la Base de Datos de Access PGAI, las realiza la señora Magda Protti | | | · Mostrar mediante documentación oficial los procedimientos establecidos en torno al PGAI. · Mostrar algún documento en donde se verifique algún tipo de análisis de costos y ahorros de inversión al implementar el PGAI. · Últimos Informes de avance correspondientes al periodo evaluado. · Si en un periodo prudencial (un mes después de haber llamado o enviar un correo de coordinación de la visita de seguimiento), no se pudo establecer la fecha de inspección con el coordinador del PGAI institucional, se genera un oficio al jerarca con copia al coordinador explicando la situación y comunicando la calificación deficiente en el semáforo de implementación identificada con color rojo - (ver plantillas de correo para comunicar que se enviará una Nota deficiente en el semáforo por no atender la visita en la siguiente dirección: \\SRVDIGECA2\Digeca\PGAs\REVISIÓN DE PGAI E INFORMES DE AVANCE\Procedimientos\Machotes para comunicación de nota deficiente). En esta misma dirección estará la plantilla de la nota que se enviará al administrador para comunicar que está en rojo. | | --- | --- | --- | | 04 | T 04 | Se revisa el expediente de la institución completo (revisar el documento de PGAI tanto en físico como digital, así como los informes de Avance correspondientes al periodo por evaluar, los dos semestres posteriores a la última visita de seguimiento realizada y la actualización del programa correspondiente); lo anterior con el fin de definir el estado de los puntos de evaluación contenidos en la "Plantilla para Inspecciones de PGAI", e identificar puntos clave a observar durante la visita. | | 05 | T 05 | Se verifica que se cuente con transporte, además de equipos y materiales a emplear en la visita de inspección. Se debe llevar la cédula de identificación o carné institucional, la Plantilla para Inspecciones de PGAI, y una cámara fotográfica. | | Fase de ejecución de la visita de inspección | | | | 06 | T 06 | En el momento de hacer ingreso a la institución los funcionarios públicos se deben identificar (presentar el documento de identidad vigente) y se debe solicitar la presencia del coordinador de la Comisión de PGAI | | 07 | T 07 | Se inicia con una reunión de apertura, donde se procede a la presentación del equipo de inspección, comunicación del propósito de la visita (que es dar seguimiento en la implementación del PGAI). Se da una breve explicación de la metodología a seguir para efectos de la visita (básicamente la metodología a seguir es: aplicación de "Plantilla para Inspecciones de PGAI", recorrido por las instalaciones, reunión de cierre). | | 08 | T 08 | Se aplica la "Plantilla para Inspecciones de PGAI" (esto puede iniciarse en el mismo sitio de la reunión de apertura, se debe llenar con letra legible y sin faltas ortográficas, preferiblemente completarla con una computadora personal). Se deben solicitar los documentos de respaldo correspondientes en cada punto (todos los documentos mencionados en T03, en caso que no se tengan a mano se indica que no se presentan en la reunión de cierre, y se la dan 5 días hábiles para que la Comisión Ambiental Institucional presente dicha documentación vía digital). En caso que se lleve otra herramienta (encuestas) se aplican en este paso. | | 09 | T 09 | Se hace un recorrido por las instalaciones de la institución con el fin de verificar la implementación de medidas ambientales (apartado 3) y/o algunos puntos deseables de verificar del apartado 2. Se toman las evidencias (Fotografías, testimonios, etc). Previo al recorrido se recomienda consultar al | | | | personal encargado de atender la visita las medidas de seguridad que se deben de seguir. | | 10 | T 10 | Posteriormente se debe realizar una reunión de cierre. Se verifican los documentos de respaldo para los puntos faltantes de llenar en la plantilla. Se comunican los principales hallazgos de la visita y se da espacio para que la persona que atiende la visita manifieste su opinión sobre el proceso de implementación del PGAI, limitaciones institucionales, necesidades de capacitación, así como aspectos de mejora en las herramientas disponibles en la página de DIGECA, entre otros. Finalmente los integrantes del grupo deben proceder a firmar la plantilla (apartado 1) y se ofrece la posibilidad de sacar una copia de dicha plantilla. | | Fase post-inspección | | | | 11 | T 11 | Se llena la hoja de cálculo "Plantilla para la Calificación de Instituciones Públicas". Se tiene 6 días hábiles después del día de la inspección o 5 días hábiles después del recibo conforme de los documentos que no se hayan podido verificar durante la visita, para generar esta plantilla de calificación. | | 12 | T 12 | Se remite la plantilla de calificación al administrador de base de datos, correo [email protected] El administrador de bases de datos se encarga de revisar dicha calificación en un día a partir del momento en que recibe el correo anteriormente descrito y con ello, proceder a actualizar la calificación en el semáforo de implementación de PGAI y se guarda una copia en \\SRVDIGECA2\Digeca\PGAs\SEGUIMIENTO Y RECONOCIMIENTO\Inspecciones 2019-2020\Calificación de instituciones. El nombre del archivo debe tener la siguiente estructura: "Plantilla de Calificación año 2019-2020 [Nombre de institución].xlsx | | 13 | T 13 | Se realiza una nota de Realimentación al máximo jerarca de la institución visitada con copia a los miembros que atendieron la visita (incluido el coordinador del PGAI). En dicha nota se citan los principales hallazgos durante la visita, enumerando tanto los logros, como las sugerencias que sean necesarias para fortalecer el proceso de implementación del programa, considerando también recomendaciones derivadas de los informes de avance (en caso de existir, para el periodo reportado entre la fecha de notificación del ITU por DIGECA y la fecha en que se realiza la visita. Se debe de citar el rango de calificación en el que se encuentra la institución según la nota obtenida a partir de los hallazgos encontrados durante la visita de seguimiento. La plantilla de la nota de realimentación (debidamente actualizada) se encuentra en el sitio de DIGECA: \\SRVDIGECA2\Digeca\PGAs\REVISIÓN DE PGAI E INFORMES DE AVANCE\REVISIÓN DE PGAI\PLANTILLAS | | 14 | T14 | El funcionario que realiza la visita de seguimiento tendrá 7 días hábiles como límite después de la fecha de visita después del recibo conforme de los documentos que no se hayan podido verificar durante la visita, para que genere la nota de realimentación y se envíe a revisión al coordinador del proceso de Monitoreo y Control. | | 15 | 15 | El coordinador del Proceso de Monitoreo y Control tienen 5 días hábiles para revisar y proceder a notificar la nota final al administrado. | | 16 | T 16 | Fin del procedimiento |

Criterios y pesos de evaluación considerados en la "Plantilla para la Calificación de Instituciones Pública | Criterio | Peso | Regla de decisión | Factor de regla de decisión | | | --- | --- | --- | --- | --- | | 1 | Respecto a la política ambiental | 2 | Cuenta con política ambiental sin aprobar | 0 | | Cuenta con política ambiental aprobada | 0,33 | | | | | Cuenta con Política ambiental aprobada y divulgada pasivamente | 0,66 | | | | | Cuenta con Política ambiental aprobada y divulgada activamente | 1 | | | | | 2 | Funcionamiento de la Comisión Institucional de PGAI durante el último año | 7,5 | No existe comisión (en este caso puede que exista o no un responsable) | 0 | | Existe comisión conformada en la práctica pero no hay responsable del PGAI nombrado por la jerarquía. | 0,33 | | | | | Existe comisión nombrada por el jerarca pero no se tienen mecanismos de coordinación. | 0,66 | | | | | Existe comisión nombrada por el jerarca pero no se tienen mecanismos de coordinación. | 1 | | | | | 3 | Alcance del PGAI (aplica para instituciones con más de un edificio) | 13 | Menos del 10% de cobertura | 0 | | Entre 10% a 30% de cobertura (sin incluir el 30%) | 0,2 | | | | | Entre 30% a 50% de cobertura (sin incluir el 50%) | 0,4 | | | | | Entre 50% a 70% de cobertura (sin incluir el 70%) | 0,6 | | | | | Entre 70% a 90% de cobertura (sin incluir el 90%) | 0,8 | | | | | Más de 90% de cobertura | 1 | | | | | 4 | El PGAI se encuentra actualizado (Quinquenio) | 4 | No cuenta con PGAI actualizado (plazo mayor a 5 años) | 0 | | Cuenta con PGAI actualizado (plazo no mayor a 5 años) | 1 | | | | | 5 | Cuenta con Plan de Acción Detallado | 3 | El Plan de Acción tiene uno o más aspectos ambientales en los que no existen metas claras o medidas ambientales detalladas | 0 | | Cuenta con plan de acción que contiene al menos los aspectos ambientales básicos con metas y actividades claras | 0,5 | | | | 3°-El anterior procedimiento tiene como objetivo dar a conocer los pasos, instrumentos y criterios técnicos empleados en el presente año para asignar el Reconocimiento Excelencia Ambiental a las instituciones públicas en el marco de la implementación de los Programas de Gestión Ambiental Institucional (PGAI); programas establecidos de acuerdo con el artículo 28 de la Ley N°8839 y el Decreto Ejecutivo N° 36499.

4°-Este procedimiento estará publicado a partir de la firma de esta resolución en el sitio http://www.digeca.go.cr/areas/reconocimiento-ambiental 5°-Comuníquese y publíquese esta resolución en el Diario Oficial La Gaceta.

Resultando:

Considerando:

RESUELVE:

ANEXO I

Anexo II