Regulation of the Scientific-Technical Coordination Commission of IncopescaReglamento de la Comisión de Coordinación Científico Técnica de Incopesca

In accordance with the composition contained in Article 28 of Law No. 7384, the appointment of the members of the Commission shall be governed by the following provisions:

• a)The representatives of the institutions must be appointed within each institution at the request of Incopesca, and such appointment must be notified by official letter to the Board of Directors of Incopesca, with the exception of the representative from subsection d) of Article 28 of Law 7384, who shall be appointed by the Board of Directors from the shortlists proposed by non-governmental entities.
• b)The Board of Directors shall send an agreement requesting the competent institutions to appoint their representatives to this Commission. It shall also establish the call for non-governmental entities to propose shortlists to elect the member referred to in subsection d) of Article 28.
• c)The members of the Commission shall be appointed for a term of four years and may be re-elected.
• d)When a vacancy occurs, a new representative must be appointed within a maximum period of one month.
• e)The revocation of the appointment of members may be requested from the represented entity, in the event of non-compliance with duties or anomalous conduct by any member in the performance thereof.

The obligations of the members of the Commission are:

• a)To attend ordinary and extraordinary sessions.
• b)To communicate with a minimum of 24 hours' notice their inability to attend a session.
• c)To fulfill the tasks assigned to them by agreement within the Commission.

The Executive Presidency of Incopesca shall designate a Coordinator, who shall be an official of the Institute, and who shall have the following powers:

• a)To convene the ordinary and extraordinary working sessions of the Commission, with no less than forty-eight hours' notice.
• b)To prepare the agenda, also considering the requests made to him/her by the members of the Commission.
• c)To direct the working sessions of the Commission.
• d)To attend to and sign the correspondence received and sent by the Commission.
• e)To socialize the requests and communications of the Executive Presidency and the Board of Directors with the other members of the Commission.
• f)To prepare the minutes of the Commission so that they are duly reviewed, approved, and signed by the members of the Commission.
• g)To prepare an annual report on the work of the Commission, addressed to the Executive Presidency and Board of Directors of Incopesca.

In the event that the Commission becomes aware of a possible conflict of interest on the part of any of the members in relation to the topics to be addressed by the Commission, that member must abstain from participating in the discussion, development of the recommendations, and resolution of said topic.

The Commission shall hold its sessions as required by the Board of Directors or the Executive President. The day, time, and place of its sessions shall be set by the members of the Commission.

The Commission may invite, when it deems pertinent, one or more specialists to ordinary or extraordinary sessions to issue a technical opinion regarding the specific topic under review, considering scientific and traditional knowledge. These specialists may be from the public or private sector, researchers or academics, and their participation requires agreement and approval by the Commission. Likewise, it may request in writing a technical-scientific opinion from specialists, which shall be done by agreement of the Commission in ordinary or extraordinary session.

The Commission shall make its decisions by simple majority; in the event of a tie, the Coordinator may exercise his/her right to a double vote. The Commission may validly meet when a quorum exists, that is, half plus one of its members.

Procedure for issuing a scientific-technical pronouncement

In accordance with the power conferred in Article 29, subsection a) of Law No. 7384, the Board of Directors or the Executive Presidency of Incopesca must request, via official letter or Board of Directors Agreement, as appropriate, the matters on which a scientific-technical pronouncement is required from this Commission.

Likewise, the Commission may suggest topics of national importance in the area of fisheries or aquaculture management so that they are assessed in the management decision-making by the Board of Directors.

The Board of Directors, the Executive Presidency, and officials of the Institute must deliver to the Coordinator of this Commission the inputs required to analyze the matter on which a scientific-technical pronouncement is required.

Once the matters requiring a scientific-technical pronouncement are received, these shall be analyzed in chronological order, according to their submission, provided that all the required inputs (Art. 8) to carry out the evaluation of the matter are available. The matters to be heard by the Commission may be prioritized by the Board of Directors or by the Executive Presidency of Incopesca; otherwise, the Commission shall carry out its own prioritization.

In cases where the Board of Directors or Executive Presidency determine priority or urgent matters, these shall be addressed in extraordinary sessions, with prior approval of the Commission in ordinary session.

The Commission shall have at least one calendar month to issue the respective pronouncement, a period that shall begin to run once all the necessary inputs requested by the members of the Commission are available. This time may be extended depending on the complexity of the topic to be analyzed.

The matter shall be heard and discussed by the Commission in ordinary or extraordinary session. To this end, the members of the Commission shall analyze the available inputs and determine if additional inputs or the participation of an external expert are required to complete the pronouncement.

If more time or additional inputs are required, the members of the Commission must inform the Coordinator of the Commission, so that he/she may communicate it to the Executive Presidency or Board of Directors, as appropriate.

For the approval of the scientific-technical pronouncement, a simple majority of votes shall be required. The approval of the pronouncements shall be carried out in ordinary or extraordinary sessions.

In the same voting session, a member of the Commission shall be chosen to draft a draft of the pronouncement, who shall have eight business days to prepare it and share it with the rest of the members of the Commission.

The members of the Commission shall have five business days for any correction or modification to the draft pronouncement, which shall be sent to the Coordinator of the Commission.

If there are corrections or modifications, the Coordinator of the Commission shall include them in the pronouncement, and subsequently share it again with all the members of the Commission, for its respective approval, for which there is a period of three business days. If approval is not obtained by a simple majority of the Commission, the matter shall be heard and discussed again at the next session of the Commission.

If there are no corrections or modifications, the pronouncement shall be considered final at the next session of the Commission.

Once the pronouncement is final, it shall be submitted to the Executive Presidency, the Board of Directors, and the Internal Audit of Incopesca for its assessment and approval, with a copy to all the members of the Commission.

After submission to the internal authorities of Incopesca, the members of the Commission may send a copy of the pronouncement to their superiors and institutional authorities.

The pronouncement may not be disclosed by the Commission to third parties, with the exception of those indicated in the preceding article, until the document is heard and approved by the Executive Presidency or the Board of Directors, as appropriate.

De conformidad con la integración contenida en el Artículo 28 de la Ley Nº 7384, el nombramiento de los integrantes de la Comisión se regulará por las siguientes disposiciones:

• a)Los representantes de las instituciones deben ser nombrados en el seno de cada institución a solicitud del Incopesca, y tal nombramiento debe ser notificado mediante oficio a la Junta Directiva del Incopesca, con excepción del representante del inciso d) del artículo 28 de la Ley 7384 que será nombrado por la Junta Directiva a partir de las ternas propuestas por las entidades no gubernamentales.
• b)La Junta Directiva enviará un acuerdo solicitando a las instituciones competentes el nombramiento de sus representantes en esta Comisión. Así como, establecerá la convocatoria para que las entidades no gubernamentales propongan ternas para elegir el miembro a que se refiere el inciso d) del artículo 28.
• c)Los integrantes de la Comisión serán nombrados por un plazo de cuatro años y podrán ser reelegibles.
• d)Cuando se produzca una vacante, se debe nombrar un nuevo representante en un plazo máximo de un mes.
• e)La revocatoria del nombramiento de los miembros podrá ser solicitada a la entidad representada, ante el incumplimiento de funciones o actuación anómala de algún miembro en el desempeño de estas.

Son obligaciones de los miembros de la Comisión:

• a)Asistir a las sesiones ordinarias y extraordinarias.
• b)Comunicar con un mínimo de 24 horas su imposibilidad de asistir a una sesión.
• c)Cumplir con las tareas que por acuerdo se le asignen en el seno de la Comisión.

La Presidencia Ejecutiva del Incopesca designará un Coordinador, que será funcionario del Instituto, y el que tendrá las siguientes atribuciones:

• a)Convocar a las sesiones ordinarias y extraordinarias de trabajo de la Comisión, con una antelación no menor a cuarenta y ocho horas.
• b)Confeccionar el orden del día, considerando además las peticiones que le formulen los miembros de la Comisión.
• c)Dirigir las sesiones de trabajo de la Comisión.
• d)Atender y suscribir la correspondencia recibida y enviada por la Comisión.
• e)Socializar las solicitudes y comunicaciones de la Presidencia Ejecutiva y la Junta Directiva con los demás miembros de la Comisión.
• f)Preparar las actas de la Comisión para que sean debidamente revisadas, aprobadas y suscritas por los miembros de la Comisión.
• g)Preparar un informe anual sobre las labores de la Comisión, dirigido a la Presidencia Ejecutiva y Junta Directiva del Incopesca.

En caso de que la Comisión conozca que existe un posible conflicto de interés por parte de alguno de los miembros en relación a los temas a tratar por la Comisión, este miembro deberá abstenerse de participar en la discusión, desarrollo de las recomendaciones y resolución de dicho tema.

La Comisión realizará sus sesiones según sea requerido por la Junta Directiva o el Presidente Ejecutivo. El día, hora y lugar de sus sesiones serán fijados por los miembros de la Comisión.

La Comisión podrá invitar, cuando estime pertinente, a uno o varios especialistas a sesiones ordinarias o extraordinarias para que emitan criterio técnico con respecto al tema específico en revisión, contemplando conocimiento científico y tradicional. Estos especialistas podrán ser del sector público o privado, investigadores o académicos, y su participación requiere ser acordada y aprobada por parte de la Comisión. Asimismo, podrá solicitar por escrito criterio técnico-científico a especialistas, lo cual se realizará mediante acuerdo de la Comisión en sesión ordinaria o extraordinaria.

La Comisión tomará sus decisiones por mayoría simple, en caso de empate, el Coordinador podrá ejercer su derecho de doble voto. La Comisión podrá sesionar válidamente cuando exista quorum, es decir la mitad más uno de sus miembros.

Procedimiento para emitir pronunciamiento científico-técnico

De conformidad con la atribución conferida en el Artículo 29, inciso a) de la Ley Nº 7384, la Junta Directiva o la Presidencia Ejecutiva del Incopesca, deberán solicitar vía oficio o Acuerdo de Junta Directiva según corresponda, los asuntos en los cuales se requiere pronunciamiento científico técnico por parte de esta Comisión.

Asimismo, la Comisión podrá sugerir temas de importancia nacional en materia de gestión pesquera o acuícola a fin de que sean valorados en la toma de decisiones de manejo por parte de la Junta Directiva.

La Junta Directiva, la Presidencia Ejecutiva y funcionarios de Instituto, deberán entregar al Coordinador de esta Comisión los insumos que se requieran para analizar el asunto del cual se requiere pronunciamiento científico-técnico.

Una vez recibidos los asuntos que requieren pronunciamiento científico-técnico, estos serán analizados en orden cronológico, conforme a su envío, siempre y cuando se tengan todos los insumos requeridos (Art. 8) para hacer la evaluación del asunto. Los asuntos que deben ser conocidos por la Comisión podrán ser priorizados por la Junta Directiva o por la Presidencia Ejecutiva del Incopesca, caso contrario, la Comisión hará su propia priorización.

En los casos que la Junta Directiva o Presidencia Ejecutiva determinen asuntos prioritarios o urgentes, estos serán tratados en sesiones extraordinarias, previa aprobación de la Comisión en sesión ordinaria.

La Comisión tendrá al menos un mes natural para emitir el pronunciamiento respectivo, tiempo que comenzará a correr una vez se tengan todos los insumos necesarios solicitados por los miembros de la Comisión. Este tiempo podría extenderse dependiendo de la complejidad del tema a analizar.

El asunto será conocido y discutido por la Comisión en sesión ordinaria o extraordinaria. Para ello, los miembros de la Comisión analizarán los insumos disponibles y determinarán si se requieren insumos adicionales o la participación de un experto externo para completar para el pronunciamiento.

En caso de requerir más tiempo o insumos adicionales, los miembros de la Comisión deberán informar al Coordinador de la Comisión, para que éste lo comunique a la Presidencia Ejecutiva o Junta Directiva, según corresponda.

Para la aprobación del pronunciamiento científico-técnico, se requerirá de mayoría simple de votos. La aprobación de los pronunciamientos se realizará en las sesiones ordinarias o extraordinarias.

En la misma sesión de votación se escogerá a un miembro de la Comisión para que redacte un borrador del pronunciamiento, quien tendrá ocho días hábiles para prepararlo y compartirlo al resto de los miembros de la Comisión.

Los miembros de la Comisión tendrán cinco días hábiles para cualquier corrección o modificación al borrador del pronunciamiento, las cuales serán enviadas al Coordinador de la Comisión.

En caso de haber correcciones o modificaciones, el Coordinador de la Comisión las incluirá en el pronunciamiento, y posteriormente lo compartirá de nuevo a todos los miembros de la Comisión, para su respectiva aprobación, para lo cual se cuenta con un plazo de tres días hábiles. De no obtenerse la aprobación por mayoría simple de la Comisión, el asunto será conocido y discutido nuevamente en la siguiente sesión de la Comisión.

En caso de no haber correcciones o modificaciones, se dará por firme el pronunciamiento en la siguiente sesión de la Comisión.

Una vez firme el pronunciamiento, será remitido a la Presidencia Ejecutiva, a la Junta Directiva, y a la Auditoría Interna del Incopesca para su valoración y aprobación con copia a todos los miembros de la Comisión.

Posterior a la remisión a las autoridades internas del Incopesca, los miembros de la Comisión podrán enviar copia del pronunciamiento a sus jefaturas y autoridades institucionales.

El pronunciamiento no podrá ser divulgado por la Comisión a terceros, con excepción a las indicadas en al artículo anterior, hasta que el documento sea conocido y aprobado por la Presidencia Ejecutiva o la Junta Directiva según corresponda.