Procedure ECA-MC-MA-P08 Endorsement for Directive No. 11-MINAEProcedimiento ECA-MC-MA-P08 Aval para Directriz Nº 11-MINAE

in the entirety of the text - Complete Text of Standard 005 Amendment to Procedure ECA-MC-MA-P08 Instructions for Suppliers of lighting, refrigeration, and air conditioning equipment to comply with Directive No. 11-MINAE (Version 04) ENTE COSTARRICENSE DE ACREDITACIÓN 2020-005.-The Ente Costarricense de Acreditación (ECA), in compliance with Law No. 8279, Law of the National Quality System, announces the modification of the following Procedures: ECA-MC-MA-P05 Procedure for Recognition of the equivalence of the accreditation certificate, moves from version 06 to version 07. ECA-MC-MA-P06 Procedure for Verification/Approval of declarations of compliance, moves from version 05 to version 06. ECA-MC-MA-P08 Instructions for suppliers of lighting, refrigeration, and air conditioning equipment to comply with Directive No. 11-MINAE, moves from version 03 to version 04, ECA-MC-MA-P09 Technical Endorsement for the Exoneration of Passive Safety devices in compliance with Law No. 9078, moves from version 02 to version 03, ECA-MCMA-P20 Technical endorsement for the exoneration of goods in accordance with article 38 of the Law for the regulation of the rational use of energy, Law No. 7447 and its amendments, moves from version 02 to version 03, ECA-MC-P25 Flexible Scope Procedure for product certification bodies, moves from version 01 to version 02, ECA-MP-P01 Procedure Manual for evaluation and accreditation: Generalities, moves from version 04 to version 05, ECA-MP-P02 Manual of procedures for evaluation and accreditation: Requirements for accreditation, moves from version 07 to version 08, ECA-MC-P19 Establishment of accreditation schemes, moves from version 04 to version 05. These documents will not have a transitional period on the website: http://www.eca.or.cr/docs.php; likewise, you may request electronic delivery or request a free uncontrolled copy at the Quality Management Office at the central offices of ECA, located in San José, Barrio Don Bosco, avenida 02 and calle 32, adjacent to the Embassy of Spain, during business hours from Monday to Friday, 8:00 a.m. to 4:00 p.m.

San José, May 5, 2020.

(Sinalevi Note: The present procedure ECA-MC-MA-P08 Instructions for suppliers of lighting, refrigeration, and air conditioning equipment to comply with Directive No. 11-MINAE (Version 04) was provided by the Ente Costarricense de Acreditación and is transcribed below:)

(Sinalevi Note: The present procedure was partially amended and its text reproduced in full through publication in La Gaceta No. 7 of January 13, 2022, where the existing version 04 is updated and version 05 is published, which is transcribed below:)

TABLE OF CONTENTS.

1 OBJECTIVE 1 2 SCOPE 1 3 REFERENCE DOCUMENTS 1 4 DEFINITIONS AND ABBREVIATIONS 2 5 GENERALITIES 3 6 PAYMENT INFORMATION 5 7 PROCEDURE FOR THE ENDORSEMENT BY ECA 5 8 TRANSITIONAL 10 9 IDENTIFICATION OF CHANGES 10 1 OBJECTIVE Establish guidelines for the process of verification of product conformity certificates used to demonstrate compliance with the requirements of DIRECTIVE No. 011-MINAE.

2 SCOPE Applies to all State suppliers wishing to sell lighting, refrigeration, and air conditioning equipment to the public sector in compliance with the guidelines established in DIRECTIVE No. 011- MINAE.

3 REFERENCE DOCUMENTS - Law 8279. Law of the National Quality System of May 21, 2002, Chapter IV, Article 34I - AAC MD 001 Multilateral Recognition Agreement (MLA) of August 7, 2006 - ILAC MOU. ILAC Memorandum of Understanding of January 6, 2007.

- IAF MOU. IAF Memorandum of Understanding on 17065 of September 8, 2011.

- Executive Decree No. 36499-MINAET-MS of May 9, 2011, Regulation for the elaboration of institutional environmental management programs in the Public Sector of Costa Rica.

- Directive No. 011- MINAE of August 26, 2014, Directed to the heads of all public administration institutions, including those organs, entities, companies, and institutions of the centralized, institutionally decentralized, and territorially decentralized public sector, through which the prohibition is established on acquiring low-efficiency equipment, luminaires, and devices that cause high electricity consumption to be used in buildings and pedestrian traffic installations occupied by the public sector.

- Official letter from MINAE, DVMGAE-025-2017 of March 3, 2017.

- Legal opinion ECA-AL-CL-11-2020 on the competence of the Board of Directors in relation to equivalence tariffs and the authority of ECA to offer these services.

4 DEFINITIONS AND ABBREVIATIONS 4.1 Accreditation: Third-party attestation or declaration related to a conformity assessment body (organismo de evaluación de la conformidad) that manifests the formal demonstration of its competence to carry out specific conformity assessment tasks.

4.2 Scope of accreditation: Specific conformity assessment activities for which accreditation is sought or has been granted.

4.3 Endorsement (Aval): Guarantee of compliance.

4.4 Conformity assessment (ECO): Demonstration that specified requirements in technical regulations or standards related to a product, process, system, person, or body are met.

Note: The procedures for conformity assessment (evaluación de la conformidad) include, among others, those of sampling, testing (or trial) and inspection, evaluation, verification and guarantee of conformity; registration, accreditation and approval, separately or in different combinations.

4.5 International Accreditation Forums:

- IAAC: Interamerican Accreditation Cooperation (Interamerican Accreditation Cooperation).

- ILAC: International Laboratory Accreditation Cooperation.

- IAF: International Accreditation Forum.

- PAC: Pacific Accreditation Cooperation.

- EA: European Cooperation for Accreditation.

- APLAC: Asia Pacific Laboratory Accreditation Cooperation.

4.6 Interested Party: State supplier subject to the conditions of Directive No. 11 of MINAE.

4.7 ISO: International Organization for Standardization.

4.8 MLA: Multilateral Recognition Agreement.

4.9 MRA: Mutual Recognition Agreement.

4.10 Product Certification Body (Organismo de Certificación de Producto, OCP): Product Certification Body.

4.11 Accreditation body (OA): Authoritative body that carries out accreditation. The authority of an accreditation body generally derives from the Government.

4.12 Conformity assessment body (Organismo de evaluación de la conformidad, OEC): Body that performs conformity assessment services, which may be of a public or private nature, national or foreign (laboratories, inspection bodies, or certification bodies).

4.13 Accreditation symbol: Symbol issued by an OA to be used by OECs to indicate their accredited status, comprising the OA logo or the combined logo according to the type of OEC, the type of OEC, accreditation number, and the date on which accreditation was obtained.

5 GENERALITIES 5.1 Interested parties wishing to sell lighting, refrigeration, and air conditioning equipment to the public sector must comply with the guidelines established in DIRECTIVE No. 011- MINAE.

5.2 The document submission process is carried out digitally on the website eco.eca.or.cr.

5.3 Public administration institutions, including those organs, entities, companies, and institutions of the centralized, institutionally decentralized, and territorially decentralized public sector may only acquire the equipment and articles defined in Table 1 and that comply with the characteristics defined therein.

Table 1: Technical requirements for the purchase of efficient equipment and articles.

| Article / Equipment | Basic technical characteristics | Energy efficiency specifications | | --- | --- | --- | | LED Tubes | Specification of type, size, power, and other characteristics required by the institution. | The product must include in a visible place the energy label, with the efficacy data or printed on its packaging. | | Metal halide lamps | Specification of type, size, power, and other characteristics required by the institution. | The lamps or fluorescent tubes must have a luminous efficacy equal to or greater than 80 lm/W. | | High-pressure sodium vapor lamps | Specification of type, size, power, and other characteristics required by the institution. | The supplier must provide a product certification issued by a product certification body (OCP) accredited or recognized by ECA under the current version of the ISO/IEC 17065 standard, indicating the model(s) of the article and their conformity with Directive No. 11. | | Lamps with LED technologies | Specification of type, size, power, and other characteristics required by the institution. | The supplier must provide a product certification issued by a product certification body (OCP) accredited or recognized by ECA under the current version of the ISO/IEC 17065 standard, indicating the model(s) of the article and their conformity with Directive No. 11. | | T-8 Fluorescent Tubes | Specification of type, size, power, and other characteristics required by the institution. | The product must include in a visible place the energy label, with the efficacy data or printed on its packaging. The lamps or fluorescent tubes must have a luminous efficacy equal to or greater than 80 lm/W. The supplier must provide a product certification issued by a product certification body (OCP) accredited or recognized by ECA under the current version of the ISO/IEC 17065 standard, indicating the model(s) of the article and their conformity with Directive No. 11. | | Compact fluorescent lamps | These pieces of equipment must comply with the characteristics established in the current version of standard INTE E12-1. | The product must include in a visible place the energy label, with the efficacy data or printed on its packaging. The compact fluorescents must comply with the minimum luminous flux, power factor, and minimum luminous efficacy established in the current version of standard INTE E12-1. The supplier must provide a product certification issued by an OCP accredited or recognized by ECA under the current version of the ISO/IEC 17065 standard, indicating that the products are compliant with Directive No. 11 or that the products are compliant with the current version of standard INTE-28-01-07. | | Household Refrigeration Equipment | These pieces of equipment must comply with the characteristics established in the current version of standard INTE E11-1. | The supplier must include in its offer a copy of the energy label of the model it is offering, which must contain the information established in the current version of standard INTE E11-1. The accepted refrigerants in refrigeration and air conditioning equipment are those defined in Regulation No. 35676-S-H-MAG-MINAE and Regulation No. 37614-MINAE. The refrigerators must comply with the maximum energy consumption levels, at least a value 5% lower than those established in the current version of standard INTE E11-1. The supplier must provide a product certification issued by a product certification body accredited or recognized by ECA under the current version of the ISO/IEC 17065 standard, indicating that the products are compliant with Directive No 11 of MINAE. | | Commercial Refrigeration Equipment | These pieces of equipment must comply with the characteristics established in the current version of standard INTE E10-1. | The supplier must attach to its offer a copy of the energy label of the model it is offering, which must contain the information established in the current version of standard INTE E10-01. The accepted refrigerants in refrigeration and air conditioning equipment are those defined in Regulation No. 35676-S-H-MAG-MINAE and Regulation No. 37614-MINAE. The refrigerators must comply with the maximum energy consumption levels, at least a value 5% lower than those established in the current version of standard INTE E10-01. The supplier must provide a product certification issued by a product certification body accredited or recognized by ECA under the current version of the ISO/IEC 17065 standard, indicating that the products are compliant with Directive No 11 of MINAE. | | Air Conditioning Equipment | These pieces of equipment must comply with the characteristics established in the current version of standard INTE E14-1. | The supplier must attach to its offer a copy of the energy label of the model it is offering, which must contain the information established in the current version of standard INTE E14-1. The accepted refrigerants in refrigeration and air conditioning equipment are those defined in Regulation No. 35676-S-H-MAG-MINAE and Regulation No. 37614-MINAE. The efficiency ranges of the air conditioners must be greater by 2 units than those indicated by the Energy Efficiency Ratio (EER), established in the current version of standard INTE E14-1. The supplier must provide a product certification issued by a product certification body accredited or recognized by ECA under the current version of the ISO/IEC 17065 standard, indicating that the products are compliant with Directive No 11 of MINAE. | 5.4 During all purchasing processes, the supplier must present a product certificate issued by a certification body accredited or recognized by ECA, or, in the case of luminaires, test reports issued by a laboratory accredited or recognized by ECA are also accepted.

5.5 When accreditation is granted by ECA, the supplier must ensure that the product certification body is accredited and preferably that its scope of accreditation includes the normative documents to demonstrate conformity with Directive No.11-MINAE. To do this, they must consult the information at the following link: http://eca.or.cr. However, if the procurement office requires it, the presentation of an endorsement (aval) by ECA is possible during purchasing processes. For the Public Administration's understanding of these documents and their most appropriate use in public procurement, they may consult ECA at any time regarding their terms and scope.

5.6 When the supplier has a product certificate issued by a certification body from the manufacturer's country of origin, the product certification body may be accredited by an accreditation body different from ECA, so the supplier is obliged to present to the procurement office an endorsement (aval) from ECA during purchasing processes, which will be the means to confirm the validity and existence of the product certificates in compliance with Directive 11 of MINAE. In these cases, the process must always be followed to obtain the endorsement (aval) from ECA.

6 PAYMENT INFORMATION.

6.1 Consult the current fees at the email: [email protected] 6.2 The fees are published on the website: eco.eca.or.cr and are approved by the Board of Directors according to internal procedure.

6.3 In cases where it is not possible to issue the endorsement (aval), whether due to non-compliance with the preventions made or because the verification of the information is negative, ECA will not reimburse the processing costs.

7 PROCEDURE FOR THE ENDORSEMENT (AVAL) BY ECA.

7.1 The interested party must have a user account created on the website: eco.eca.or.cr (only applies for the first time), subsequently must create a new endorsement (aval) application for Directive No.11-Minae and complete the required information.

7.2 The endorsement (aval) of product conformity certificates is granted by ECA, as a verification mechanism ensuring that lighting, air conditioning, and refrigeration equipment meet high energy efficiency requirements as requested by DIRECTIVE No. 11- MINAE.

7.3 The endorsement (aval) is valid for a maximum of one year or the period established in the product certificates or the accreditation certificate, if their expiration date is shorter.

Note 1. The endorsement (aval) does not indicate a validity period when test reports are submitted.

7.4 The information received is managed confidentially by ECA according to procedure ECA-MC-P01; only the Competent National Authority, the interested party, and ECA may have access to it; except in cases required by law or authorized by the interested party.

7.5 The submission of an application does not imply the obtaining of the endorsement (aval), as it depends on compliance with the requirements indicated in this document.

7.6 After the period for granting the endorsement (aval), ECA does not guarantee that the accreditation of the product certification body and the certification issued remain valid.

7.7 The endorsement (aval) can only be granted if the following conditions are met:

7.7.1 The product conformity certificate is valid at the time of requesting the endorsement (aval) and without any suspension.

7.7.2 The product conformity certificate demonstrates compliance with the efficiency or consumption limits and regulations established in DIRECTIVE No. 11 MINAE.

7.8 The product conformity certificate must have been issued by a product certification body or laboratory accredited or recognized by ECA.

7.9 The accreditation must be granted by an Accreditation Body signatory to an MLA with IAAC, IAF, EA, PAC, APLAC, or ILAC for product certification bodies or testing laboratories.

7.10 The accreditation issued by the Accreditation Body in the country of origin must be valid at the time of requesting the endorsement (aval) and without any suspension.

7.11 The interested party must submit the application for endorsement (aval) of product certificates through the system eco.eca.or.cr, along with the following documents:

Table 2: Information that must be submitted | Document | Observations | | --- | --- | | In the case of an individual, a color copy of the identity card, residency card, or passport. | Required for all applications. | | In the case of a legal entity: Copy of the notarial legal certification with a maximum of one month since issuance, registry certification with a maximum of three months validity, or digital legal certification with a maximum of fifteen days since issuance. For companies located abroad, the legal certification must be presented with a maximum of one month since issuance at the time of being legalized or apostilled; additionally, the legalized or apostilled document is accepted with a maximum of three months since this procedure was carried out by the corresponding national or federal authority. Color copy of the identity card, residency card, or passport of the legal representative in the case of foreigners, valid or up to date. | Required for all applications. | | Proof of bank transfer for the cost of the Endorsement (Aval) Directive 11 MINAE application. | Required for all applications. | | Equivalence criterion from INTECO, when applicable. | The product conformity certificate or test report must be issued for the regulations and technical requirements defined in Directive No. 11 MINAE. Certificates or test reports issued to demonstrate compliance with other international standards will be accepted provided the INTECO standard equivalence criterion is presented. | | File with data for issuing the electronic invoice. This format must be requested at the email [email protected] | Required for all applications. | | Faithful copy of the conformity assessment (evaluación de la conformidad) document, with its respective accreditation symbol, that demonstrates compliance with the standard applicable to the safety device. In cases where the test reports or product certificates do not have the accreditation symbol, the interested party must additionally provide a faithful copy of the certificate and scope of accreditation of the Conformity Assessment Body (Organismo de evaluación de la Conformidad). | Required for all applications. | Note 1: The requested documentation must be submitted in Spanish or English, and in the event that the documents are issued in a language different from those indicated, an official translation into Spanish must be submitted. Any document requiring a translation must be accompanied by its official translation carried out by a professional duly appointed and authorized by the Ministry of Foreign Affairs and Worship in accordance with article 1, subsection g) and article 3 of the Law on Official Translations and Interpretations No. 8142.

7.12 When carrying out the application on the website eco.eca.or.cr, the interested party accepts under oath that:

? All the documentation provided is a faithful copy of its original, and is not the product of alteration, falsification, or modification to comply with DIRECTIVE No. 11- MINAE.

? When the application is made on the website, it is declared that all related information provided is true, and any false or modified indication, totally or partially, will be reported as a transgression of current criminal legislation to the Public Ministry of the Republic of Costa Rica.

? Due to the above, the service user must refrain from declaring information that is not true, or from presenting documentation with the conditions stated in the previous paragraph. This document will warn about the legal implications of the statements made in proceedings before ECA, as they may lead to crimes such as perjury, falsification of a public and/or private document, stellionate, or others, at the discretion of the Prosecutor's Office which carry their respective prison sentence.

7.13 In all the above cases, ECA may request the originals of the documents provided, in order to collate documentation or verify its truthfulness. The costs for sending the information must be covered by the Interested Party and delivered to the offices of ECA.

7.14 The Verifier reviews the payment and the information presented by the interested party, within a period of 10 days, which may be extended for an equal period, when it is necessary to verify the content of the information directly with the responsible conformity assessment body (organismo de evaluación de la conformidad) or the respective accreditation body, in which case the interested party will be notified; the aspects to be confirmed are as follows:

7.14.1 Being up to date with obligations to the Caja Costarricense del Seguro Social, C.C.S.S., according to the requirement of article 74, subsection 1 of the Constitutive Law of the C.C.S.S. No. 17, the user must be up to date with all other social charges. This will be verified in the SICERE system of said institution.

7.14.2 Being registered and up to date with the payment of taxes, which will be verified in the respective system enabled by the Ministry of Finance for this purpose.

7.14.3 Confirming the validity of the accreditation.

7.14.4 Verifying that the scope of the conformity assessment body (organismo de evaluación de la conformidad) includes the specific standards indicated in Directive 11.

7.14.5 Verifying that the conformity assessment (evaluación de la conformidad) results are carried out according to the normative requirements indicated in Directive 11 and that they are valid when applicable.

7.14.6 Verifying that the INTECO equivalence criterion corresponds to the conformity assessment (evaluación de la conformidad) document presented or to the standard indicated therein, and reviewing the conclusion of equivalence as such, when applicable.

7.14.7 Confirming with the OEC the issuance of the result of conformity assessment (evaluación de la conformidad).

7.14.8 If the accreditation was not granted by ECA, it must be confirmed that the OA is a signatory of the specific MLA with IAAC, IAF, EA, PAC, APLAC, or ILAC.

Note: In case of doubt with the information, the OA involved must be contacted directly to confirm the status of the accreditation.

7.15 If the information provided is incomplete, incorrect, not valid, is illegible, or the language of the documents is different from Spanish (or is not the official language) and the translation is not attached, making verification materially impossible, the application must be returned to the interested party for completion or correction.

7.16 The interested party must correct the deficiencies found to continue with the process.

7.17 Once the correction is received, the verifier has 10 days for the review.

7.18 After correcting the application twice, if in the third review the information is incomplete or incorrect, the application will be rejected on the platform, and the interested party, if required, must submit a new application and make a new payment. The above in accordance with article 264, subsection 2, of the General Law of Public Administration No. 6227.

7.19 Once the information is confirmed, the Verifier transfers the results of the investigation to the Approver, who must proceed within a period of 3 days, according to one of the following options:

7.19.1 Grant approval to the endorsement (aval) and notify the interested party within a period of 3 days in accordance with article 262, subsection b, of the General Law of Public Administration No. 6227.

7.19.2 Notify the interested party within a period of 3 days, in accordance with article 262, subsection b, of the General Law of Public Administration No. 6227, of the reasons why approval cannot be granted, among which may be cited:

• a)That the OA is not a signatory or is suspended at the time of verification of the MLA in any of the International Forums.
• b)That the Conformity Assessment Body (Organismo de evaluación de la conformidad) used is not accredited.
• c)That the accreditation of the Conformity Assessment Body (Organismo de evaluación de la conformidad) used is not valid or is suspended at the time of verification by ECA.
• d)The conformity assessment (evaluación de la conformidad) results are not issued according to the normative requirements indicated in Directive 11.
• e)There are inconsistencies in the documentation presented.

Note 1: In the above cases, ECA assumes no economic or legal responsibility for goods or products that have been manufactured or are in the process of importation.

7.20 The validity of the endorsement (aval) may be modified or canceled by ECA at any time if, during the monthly reviews of the validity of the product certificates, it is detected that a certificate has been canceled or modified by the issuing body.

7.21 Institutional procurement offices or the owners of the tender specifications must send to ECA the documents presented by the bidders that were issued by ECA for verification. The request for review must be sent in a formal letter to the email [email protected].

8 TRANSITIONAL Does not apply.

9 IDENTIFICATION OF CHANGES | Reason: | Document Modification | | --- | --- | | Refer to document elaboration or modification request number 2021-158. | | | Changes underlined in the procedure. Modification due to periodic review and review by the legal area of ECA. |

en la totalidad del texto - Texto Completo Norma 005 Reforma Procedimiento ECA-MC-MA-P08 Instrucciones para los Proveedores de equipos de iluminación, refrigeración y aire acondicionado para cumplir con la Directriz N° 11-MINAE (Versión 04) ENTE COSTARRICENSE DE ACREDITACIÓN 2020-005.-El Ente Costarricense de Acreditación (ECA), en cumplimiento de la Ley N° 8279 Ley del Sistema Nacional de la Calidad, da a conocer la modificación de los siguientes Procedimientos: ECA-MC-MA-P05 Procedimiento de Reconocimiento de la equivalencia del certificado de acreditación, pasa de versión 06 a versión 07. ECA-MC-MA-P06 Procedimiento de Verificación/Aprobación de declaraciones de cumplimiento, pasa de versión 05 a versión 06. ECA-MC-MA-P08 Instrucciones para los proveedores de equipos de iluminación, refrigeración y aire acondicionado para cumplir con la directriz N° 11-MINAE, pasa de versión 03 a versión 04, ECA-MC-MA-P09 Aval Técnico para la Exoneración de dispositivos de Seguridad Pasiva en cumplimiento de la Ley N° 9078, pasa de versión 02 a versión 03, ECA-MCMA-P20 Aval técnico para la exoneración de bienes conforme al artículo 38 de la Ley de regulación del uso racional de la energía, Ley N° 7447 y sus reformas, pasa de versión 02 a versión 03, ECA-MC-P25 Procedimiento de Alcance Flexible para organismos de certificación de producto, pasa de versión 01 a versión 02, ECA-MP-P01 Manual de procedimientos para la evaluación y acreditación: Generalidades, pasa de versión 04 a versión 05, ECA-MP-P02 Manual de procedimientos para la evaluación y acreditación: Requisitos para la acreditación, pasa de versión 07 a versión 08, ECA-MC-P19 Establecimiento de esquemas de acreditación, pasa dé versión 04 a versión 05 estos documentos no tendrán transitorio en la página electrónica: http://www.eca.or.cr/docs.php; así mismo puede solicitar el envío de manera electrónica o solicitar gratuitamente una copia no contralada en la Gestoría de Calidad en las oficinas centrales del ECA, ubicadas en San José, Barrio Don Bosco, avenida 02 y calle 32, contiguo a la Embajada de España, en horario de lunes a viernes de 8 hrs. a 16 hrs.

San José, 5 de mayo del 2020.

(Nota de Sinalevi: El presente procedimiento ECA-MC-MA-P08 Instrucciones para los proveedores de equipos de iluminación, refrigeración y aire acondicionado para cumplir con la directriz N° 11-MINAE (Versión 04) fue proporcionado por el Ente Costarricense de Acreditación y se transcribe a continuación:)

(Nota de Sinalevi: EL presente procedimiento fue reformado parcialmente y reproducido su texto de forma íntegra mediante publicación en La Gaceta N° 7 del 13 de enero del 2022, donde se actualiza la versión 04 existente y se publica la 05, que se transcribe a continuación:)

TABLA DE CONTENIDO.

1 OBJETIVO 1 2 ALCANCE 1 3 DOCUMENTOS DE REFERENCIA 1 4 DEFINICIONES Y ABREVIATURAS 2 5 GENERALIDADES 3 6 INFORMACIÓN SOBRE EL PAGO. 5 7 PROCEDIMIENTO PARA EL AVAL POR PARTE DEL ECA. 5 8 TRANSITORIO 10 9 IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS 10 1 OBJETIVO Establecer lineamientos para el proceso de verificación de certificados de conformidad de producto utilizados para demostrar el cumplimiento de los requisitos de la DIRECTRIZ Nº 011-MINAE.

2 ALCANCE Aplica a todos los proveedores del Estado que deseen vender equipos de iluminación, refrigeración y aires acondicionados al sector público en cumplimiento de los lineamientos establecidos en la DIRECTRIZ Nº 011- MINAE.

3 DOCUMENTOS DE REFERENCIA - Ley 8279. Ley del Sistema Nacional de Calidad del 21 de mayo del 2002, capítulo IV artículo 34I - AAC MD 001 Acuerdo De Reconocimiento Multi-LATERAL (MLA) el 07 de agosto de 2006 - MOU de ILAC. ILAC Memorándum de entendimiento el 06 de enero de 2007.

- MOU de IAF.IAF Memorándum de entendimiento en 17065 el 08 de setiembre de 2011.

- Decreto ejecutivo No 36499-MINAET-MS del 09 de mayo del 2011 Reglamento para la elaboración de programas de gestión ambiental institucional en el Sector Público de Costa Rica.

- Directriz Nº 011- MINAE del 26 de agosto del 2014 Dirigida a los jerarcas de todas las instituciones de la administración pública, incluyendo aquellos órganos, entes, empresas e instituciones del sector público centralizado, descentralizado institucional y territorial, mediante la cual se establece la prohibición de adquirir equipos, luminarias y artefactos de baja eficiencia que provoquen alto consumo de electricidad para ser utilizados en los edificios e instalaciones de tránsito peatonal que ocupe el sector público.

- Oficio del MINAE, DVMGAE-025-2017 del 03 de marzo de 2017.

- Criterio legal ECA-AL-CL-11-2020 sobre la competencia de la Junta Directiva en relación con las tarifas de equivalencia y la potestad del ECA para ofrecer estos servicios.

4 DEFINICIONES Y ABREVIATURAS 4.1 Acreditación: Atestación o declaración de tercera parte relativa a un organismo de evaluación de la conformidad que manifiesta la demostración formal de su competencia para llevar a cabo tareas específicas de evaluación de la conformidad.

4.2 Alcance de acreditación: Actividades específicas de evaluación de la conformidad para las que se pretende o se ha otorgado la acreditación.

4.3 Aval: Garantía de cumplimiento 4.4 Evaluación de la conformidad (ECO): Demostración de que cumple los requisitos especificados en los reglamentos técnicos o normas relativos a un producto, proceso, sistema, persona u organismo.

Nota: Los procedimientos para la evaluación de la conformidad comprenden, entre otros, los de muestreo, prueba (o ensayo) e inspección, evaluación, verificación y garantía de la conformidad; registro, acreditación y aprobación, separadamente o en distintas combinaciones.

4.5 Foros de Acreditación Internacionales:

- IAAC: Cooperación Interamericana de Acreditación (Interamerican Accreditation Cooperation).

- ILAC: Cooperación Internacional de Laboratorios (International Accreditation Cooperation) - IAF: Foro Internacional de Acreditación (International Accreditation Forum).

- PAC: Cooperación de Acreditación del Pacifico (Pacific Accreditation Cooperation) - EA: Cooperación Europea para la Acreditación (European Cooperation for Accreditation).

- APLAC: Cooperación de Acreditación de Laboratorios de Asia y Pacifico (Asia Pacific Laboratory Accreditation Cooperación) 4.6 Interesado: Proveedor del Estado sujeto a las condiciones de la Directriz No.11. del MINAE.

4.7 ISO: Organización Internacional de Estandarización.

4.8 MLA: Acuerdo de Reconocimiento Multilateral.

4.9 MRA: Acuerdo de Reconocimiento Mutuo 4.10 OCP: Organismo de Certificación de Producto.

4.11 Organismo de acreditación (OA): Organismo con autoridad que lleva a cabo la acreditación. La autoridad de un organismo de acreditación deriva en general del Gobierno.

4.12 Organismo de evaluación de la conformidad (OEC): Organismo que realiza servicios de evaluación de la conformidad, pueden ser de naturaleza pública o privada, nacionales o extranjeros (laboratorios, organismos de inspección u organismos de certificación).

4.13 Símbolo de acreditación: Símbolo emitido por un OA para ser utilizado por los OEC para indicar su condición de acreditado, que comprende el logotipo OA o el logotipo combinado según tipo de OEC, el tipo de OEC, número de acreditación y la fecha en que se obtiene la acreditación.

5 GENERALIDADES 5.1 Los interesados que deseen vender equipos de iluminación, refrigeración y aires acondicionados al sector público deben cumplir los lineamientos establecidos en la DIRECTRIZ N.º011- MINAE.

5.2 El proceso de presentación de documentos se realiza de manera digital en el sitio web eco.eca.or.cr.

5.3 Las instituciones de la administración pública, incluyendo aquellos órganos, entes, empresas e instituciones del sector público centralizado, descentralizado institucional y territorial sólo podrán adquirir los equipos y artículos definidos en el cuadro 1 y que cumplan las características definidas en el mismo.

Cuadro 1: Requisitos técnicos para la compra de equipos y artículos eficientes.

Artículo / Equipo Características técnicas básicas Especificaciones de eficiencia energética Tubos LED Lámparas de haluro metálico Lámparas de vapor de sodio de alta presión Lámparas con tecnologías LED Tubos Fluorescentes T-8 Especificación de tipo, tamaño, potencia y otras características requeridas por la institución.

El producto debe incluir en un lugar visible la etiqueta energética, con los datos de eficacia o impreso en su empaque.

Las lámparas o tubos fluorescentes deben tener una eficacia lumínica igual o mayor a 80 lm/W.

El proveedor debe aportar una Certificación de producto emitida por un organismo de certificación de producto (OCP) acreditado o reconocido por el ECA en la norma ISO/IEC 17065 en su versión vigente, que indique el (los) modelo (s) del artículo y su conformidad con la Directriz No. 11.

Lámparas fluorescentes compactas Estos equipos deben cumplir las características establecidas en la norma INTE E12-1 en su versión vigente.

El producto debe incluir en un lugar visible la etiqueta energética, con los datos de eficacia o impreso en su empaque.

Los fluorescentes compactos deben cumplir, con el flujo luminoso mínimo, factor de potencia y eficacia lumínica mínima que se establece en la norma INTE E12-1 en su versión vigente. El proveedor debe aportar una Certificación de producto emitida por un OCP acreditado o reconocido por el ECA en la norma ISO/IEC 17065 en su versión vigente, que indique los productos son conformes con la con la Directriz No. 11 o productos son conformes con la norma INTE-28-01-07 en su versión vigente.

Equipos de refrigeración electrodomésticos Estos equipos deben cumplir las características establecidas en la norma INTE E11-1 en su versión vigente.

El proveedor debe aportar en su oferta una copia de la etiqueta energética del modelo que está ofertando, la cual debe contener la información establecida en la norma INTE E11-1 en su versión vigente.

Los refrigerantes aceptados en los equipos de refrigeración y aire acondicionado son los definidos en el reglamento No. 35676-S-H-MAG-MINAE y el Reglamento No. 37614-MINAE.

Los refrigeradores deben cumplir los consumos máximos de energía, al menos un valor menor de un 5% de los establecidos en la norma INTE E11-1 en su versión vigente. El proveedor debe aportar una Certificación de producto emitida por un organismo de certificación de producto acreditado o reconocido por el ECA en la norma ISO/IEC 17065 en su versión vigente, que indique los productos son conformes con Directriz No 11 del MINAE.

Equipos Refrigeración Comerciales de Estos equipos deben cumplir las características establecidas en la norma INTE E10-1 en su versión vigente.

El proveedor debe adjuntar en su oferta una copia de la etiqueta energética del modelo que está ofertando, la cual debe contener la información establecida en la norma INTE E10-01 en su versión vigente.

Los refrigerantes aceptados en los equipos de refrigeración y aire acondicionado son los definidos en el reglamento No. 35676-S-H-MAG-MINAE y el Reglamento No. 37614-MINAE.

Los refrigeradores deben cumplir los consumos máximos de energía, al menos un valor menor de un 5% de los establecidos en la norma INTE E10-01 en su versión vigente.

El proveedor debe aportar una Certificación de producto emitida por un organismo de certificación de producto acreditado o reconocido por el ECA en la norma ISO/IEC 17065 en su versión vigente, que indique los productos son conformes con Directriz No 11 del MINAE.

Equipos de Acondicionados Aires Estos equipos deben cumplir las características establecidas en la norma INTE E14-1 en su versión vigente.

El proveedor debe adjuntar en su oferta una copia de la etiqueta energética del modelo que está ofertando, la cual debe contener la información establecida en la norma INTE E14-1 en su versión vigente.

Los refrigerantes aceptados en los equipos de refrigeración y aire acondicionado son los definidos en el reglamento No. 35676-S-H-MAG-MINAE y el Reglamento No. 37614-MINAE.

Los rangos de eficiencia de los aires acondicionados deben ser mayores en 2 unidades de los indicados por la Relación de Eficiencia Energética (REE), establecidos en la norma INTE E14-1 en su versión vigente.

El proveedor debe aportar una Certificación de producto emitida por un organismo de certificación de producto acreditado o reconocido por el ECA en la norma ISO/IEC 17065 en su versión vigente, que indique los productos son conformes con la Directriz No 11 del MINAE.

5.4 Durante todos los procesos de compras el proveedor debe presentar un certificado de producto emitido por un organismo de certificación acreditado o reconocido por el ECA, o en el caso de luminarias, también se aceptan informes de ensayo emitidos por un laboratorio acreditado o reconocido por el ECA.

5.5 Cuando la acreditación es otorgada por el ECA, el proveedor debe cerciorarse que el organismo de certificación de producto se encuentra acreditado y de preferencia que su alcance de acreditación incluya los documentos normativos para demostrar la conformidad con la Directriz No.11-MINAE. Para lo anterior deben consultar la información en el siguiente enlace: http://eca.or.cr Sin embargo, si la proveeduría lo requiere es posible la presentación de un aval por parte del ECA durante los procesos de compra. Para la comprensión de la Administración Pública de estos documentos y su uso más adecuado en las compras públicas, en todo momento podrá consultar al ECA acerca de sus términos y alcance.

5.6 Cuando el proveedor cuenta con un certificado de producto emitido por un organismo de certificación del país de origen del fabricante, puede ser que el organismo de certificación de producto se encuentre acreditado por un organismo de acreditación diferente al ECA, por lo que el proveedor tiene la obligación de presentar ante la proveeduría un aval por parte del ECA, durante los procesos de compra, que será el medio para confirmar la validez y existencia de los certificados de producto en cumplimiento de la Directriz 11 del MINAE. En estos casos, siempre debe seguir el proceso para la obtención del aval por parte del ECA.

6 INFORMACIÓN SOBRE EL PAGO.

6.1 Consultar las tarifas vigentes al correo: [email protected] 6.2 Las tarifas se encuentran publicadas en la página web: eco.eca.or.cr y son aprobadas por la Junta Directiva según procedimiento interno.

6.3 En los casos en que no sea posible emitir el aval, sea por incumplimiento de las prevenciones realizadas o porque la verificación de la información resulta negativa, el ECA no reembolsará los costos del trámite.

7 PROCEDIMIENTO PARA EL AVAL POR PARTE DEL ECA.

7.1 El interesado debe contar con un usuario creado en el sitio web: eco.eca.or.cr (solo aplica para la primera vez), posteriormente debe crear un nuevo trámite aval de Directriz N°11-Minae y completar la información requerida.

7.2 El aval de los certificados de conformidad de producto se otorga por parte del ECA, como mecanismo de verificación de que los equipos de iluminación, aire acondicionado y refrigeración cumplen con requerimientos de alta eficiencia energética tal como lo solicita la DIRECTRIZ Nº 11- MINAE.

7.3 El aval tiene una vigencia de un año máximo o el plazo establecido en los certificados de producto o en el certificado de acreditación, si su fecha de vigencia es menor.

Nota 1. A el aval no se le indica vigencia cuando se presentan informes de ensayo.

7.4 La información recibida es gestionada de forma confidencial de parte de ECA según el procedimiento ECA-MC-P01, solamente podrán tener acceso a la misma la Autoridad Nacional Competente, el interesado y el ECA; excepto en los casos que sea requerido por ley o autorizado por el interesado.

7.5 La presentación de un trámite no implica la obtención del aval, ya que depende del cumplimiento de los requisitos indicados en este documento.

7.6 Posterior al plazo de otorgamiento del aval, el ECA no garantiza que la acreditación del organismo de certificación de producto y la certificación emitida se mantengan vigentes.

7.7 El aval sólo puede otorgarse si se cumplen las siguientes condiciones:

7.7.1 El certificado de conformidad de producto se encuentra vigente al momento de solicitar el aval y sin ninguna suspensión.

7.7.2 El certificado de conformidad de producto demuestra el cumplimiento de los límites de eficiencia o consumo y las normativas establecidos en la DIRECTRIZ Nº 11 MINAE.

7.8 El certificado de conformidad de producto debe haber sido emitido por un organismo de certificación de producto o laboratorio acreditado o reconocido por el ECA.

7.9 La acreditación debe ser otorgada por un Organismo de Acreditación firmante de un MLA con IAAC, IAF, EA, PAC, APLAC o ILAC para organismos de certificación de productos o laboratorios de ensayo.

7.10 La acreditación emitida por el Organismo de Acreditación en el país de origen debe estar vigente al momento de solicitar el aval y sin ninguna suspensión.

7.11 El interesado debe presentar el trámite de aval de certificados de producto mediante el sistema eco.eca.or.cr, junto con los siguientes documentos:

Cuadro 2: Información que debe presentar | Documento | Observaciones | | --- | --- | | En caso de persona física, copia a color de la cédula de identidad, residencia o pasaporte. | Se requiere para todos los trámites. | | En caso de persona jurídica: Copia de la personería jurídica notarial con un mes máximo de emitida, registral con máximo tres meses de vigencia o personería jurídica digital con máximo quince días de emitida. Para empresas ubicadas en el extranjero se debe presentar la personería jurídica con máximo de un mes de emitida al momento de ser legalizada o apostillada, además, el documento legalizado o apostillado se acepta con máximo de tres meses de realizado este trámite por la autoridad nacional o federal correspondiente. Copia a color de la cédula de identidad, de residencia o pasaporte del representante legal en el caso de extranjeros vigente o al día. | Se requiere para todos los trámites. | | Comprobante de la transferencia bancaria por concepto del costo del trámite de Aval Directriz 11 MINAE | Se requiere para todos los trámites. | | Criterio de equivalencia de INTECO, cuando aplique | El certificado de conformidad de producto o informe de ensayo debe ser emitido para la normativa y requisitos técnicos definidos en la Directriz N°11 MINAE. Se aceptarán certificados o informes de ensayo emitidos para demostrar cumplimiento con otras normas internacionales siempre y cuando presenten el Criterio de la equivalencia de normas de INTECO. | | Archivo con los datos para la emisión de la factura electrónica. Este formato debe ser solicitado al correo [email protected] | Se requiere para todos los trámites. | | Copia fiel del documento de evaluación de la conformidad, con su respectivo símbolo de acreditación, que demuestre el cumplimiento de la norma aplicable al dispositivo de seguridad. En los casos que los informes de ensayo o certificados de producto, no cuenten con el símbolo de acreditación, el interesado debe entregar adicionalmente copia fiel del certificado y alcance de acreditación del Organismo de evaluación de la Conformidad | Se requiere para todos los trámites | Nota 1: La documentación solicitada se debe presentar en idioma español o inglés y en caso de que los documentos sean emitidos en un idioma diferente a los indicados, se debe presentar una traducción oficial al idioma español. Todo documento que requiera una traducción, deberá ser acompañado con su traducción oficial realizada por un profesional debidamente nombrado y autorizado por el Ministerio Relaciones Exteriores y Culto de acuerdo con el artículo 1 inciso g) y artículo 3 de la Ley de traducciones e interpretaciones oficiales N°8142.

7.12 Al realizar el trámite en el sitio web eco.eca.or.cr, el interesado acepta bajo fe de juramento que:

? Toda la documentación aportada es copia fiel de su original, y no es producto de alteración, falsificación o modificación para poder cumplir con la DIRECTRIZ Nº 11- MINAE.

? Cuando se realiza el trámite en la página se declara que toda la información relacionada que consigna es cierta y cualquier indicación falsa o modificada, total o parcialmente, será denunciada como transgresión a la legislación penal vigente ante el Ministerio Público de la República de Costa Rica.

? Debido a lo anterior, el usuario del servicio deberá abstenerse de declarar información que no es verdadera, o de presentar documentación con las condiciones que se consignaron en el párrafo anterior. Se advertirá en este documento sobre las implicaciones legales de las manifestaciones realizadas en las gestiones ante el ECA, pues puede acarrear delitos como perjurio, falsificación de documento público y/o privado, estelionato, u otros, a criterio de la Fiscalía que poseen su respectiva sanción de cárcel.

7.13 En todos los casos anteriores el ECA podrá solicitar los originales de los documentos aportados, con la finalidad de cotejar documentación o verificar su veracidad. Los costos para hacer llegar la información deben ser cubiertos por el Interesado y entregados en las oficinas del ECA.

7.14 El Verificador revisa el pago y la información presentada por parte del interesado, en un plazo de 10 días, el cual se puede extender hasta un período igual, cuando se requiera verificar el contenido de la información directamente con el organismo de evaluación de la conformidad responsable o el organismo de acreditación respectivo, en cuyo caso se le notificará al interesado; los aspectos a confirmar son los siguientes:

7.14.1 Estar al día con sus obligaciones con la Caja Costarricense del Seguro Social, C.C.S.S., según requisito del artículo 74 inciso 1 de la Ley Constitutiva de la C.C.S.S. N°17, el usuario deberá estar al día con todas las demás cargas sociales. Esto será verificado en el sistema SICERE de dicha institución.

7.14.2 Estar inscrito y al día con el pago de sus impuestos, lo cual será verificado en el sistema respectivo habilitado por el Ministerio de Hacienda para ese fin.

7.14.3 Confirmar la vigencia de la acreditación.

7.14.4 Verificar que el alcance del organismo de evaluación de la conformidad incluye las normas específicas indicadas en la Directriz 11.

7.14.5 Verificar que los resultados de evaluación de la conformidad son realizados de acuerdo a los requisitos normativos indicados la directriz 11 y que estén vigentes cuando aplique.

7.14.6 Verificar que el criterio de equivalencia de INTECO corresponda al documento de evaluación de la conformidad presentado o a la norma indicada en este y revisa como tal la conclusión de la equivalencia, cuando aplique.

7.14.7 Confirmar con el OEC la emisión del resultado de evaluación de la conformidad.

7.14.8 Si la acreditación no fue otorgada por el ECA, se debe confirmar que el OA, es signatario del MLA específico con IAAC, IAF, EA, PAC, APLAC o ILAC.

Nota: En caso de duda con la información se debe contactar directamente al OA implicado para confirmar el estatus de la acreditación.

7.15 Si la información entregada está incompleta, es incorrecta, no vigente, es ilegible o el idioma de los documentos es diferente al español (o no es el oficial) y no viene adjunta la traducción lo que hace imposible materialmente la verificación, se debe retornar el trámite al interesado, para que la complete o subsane.

7.16 El interesado debe subsanar las deficiencias encontradas para continuar con el proceso.

7.17 Una vez recibida la subsanación, el verificador cuenta con 10 días para la revisión.

7.18 Luego de subsanar el trámite dos veces, si en la tercera revisión la información está incompleta o incorrecta, se rechazará el trámite en la plataforma y el interesado si lo requiere deberá ingresar un nuevo trámite y hacer un nuevo pago. Lo anterior de conformidad con el artículo 264 inciso 2 de la Ley General de la Administración Pública N°6227.

7.19 Confirmada la información el Verificador traslada los resultados de la investigación al Aprobador quien debe proceder en un plazo de 3 días, conforme con una de las siguientes opciones:

7.19.1 Dar el visto bueno al aval y notificar al interesado en el plazo de 3 días de acuerdo con el artículo 262 inciso b de la Ley General de la Administración Pública N°6227.

7.19.2 Notificar al interesado en el plazo de 3 días de acuerdo con el artículo 262 inciso b de la Ley General de la Administración Pública N°6227 las razones por las cuales no se puede dar la aprobación, entre las que se pueden citar:

• a)Que el OA no sea signatario o se encuentre suspendido al momento de la verificación del MLA en algunos de los Foros Internacionales.
• b)Que el Organismo de evaluación de la conformidad utilizado no esté acreditado.
• c)Que la acreditación del Organismo de evaluación de la conformidad utilizado no esté vigente o se encuentre suspendida en el momento de realizar la verificación por parte del ECA.
• d)Los resultados de evaluación de la conformidad no son emitidos de acuerdo a los requisitos normativos indicados en la Directriz 11.
• e)Existen inconsistencias en la documentación presentada.

Nota 1: En los casos anteriores el ECA no asume ninguna responsabilidad económica, legal de bienes o productos que hayan sido fabricados o en proceso de importación.

7.20 La vigencia del aval puede ser modificada o cancelada por ECA en cualquier momento, si durante las revisiones mensuales de validez de los certificados de producto se detecta que un certificado ha sido cancelado o modificado por el organismo emisor.

7.21 Las proveedurías institucionales o dueños del cartel de licitación deben enviar a ECA los documentos presentados por los oferentes y que fueron emitidos por ECA para su verificación. La solicitud de revisión debe enviarse en un oficio formal al correo [email protected].

8 TRANSITORIO No aplica.

9 IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS | Motivo: | Modificación del documento | | --- | --- | | Refiérase a la solicitud de elaboración o modificación del documento número 2021-158. | | | Cambios subrayados en el procedimiento. Modificación a raíz de revisión periódica y revisión del área legal de ECA. | |