Management of ink and toner cartridge wasteGestión de residuos de cartuchos de tintas y tóner

- Ink and Toner Cartridge Waste Management N° 28-2020

(This rule was rendered without effect by circular N° 107-2026 of June 17, 2026)

Subject: Ink and Toner Cartridge Waste Management.

TO ALL HEADS OF OFFICES OF THE JUDICIAL BRANCH BE ADVISED THAT:

The Superior Council in session N° 06-2020 held on January 23, 2020, article XXIII, ordered the adoption of the following procedure to promote an adequate management of ink and toner cartridge waste in accordance with institutional environmental policies:1 1 Institutional Environmental Management Plan 2017-2021: approved by the Superior Council in session N° 4-17 held on January 19, 2017. Said plan was prepared in compliance with the provisions of Decreto Ejecutivo Número 36499-S-MINAET "Reglamento para la Elaboración de Programas de Gestión Ambiental Institucional en el Sector Público de Costa Rica". Among the commitments acquired with the subscription of this document is carrying out a responsible management of institutional waste.

- Procedures manual for the collection, separation, storage, and delivery of ordinary, special, and hazardous waste: approved by the Superior Council in session N° 73-18 held on August 16, 2018. The manual establishes guidelines for integrated waste management in the Judicial Branch in a uniform manner, in compliance with current regulations and in accordance with the Institutional Environmental Management Plan.

- Circular N° 52-97 Reiteration of circular N° 29-95 of May 26, 1995 "Request to ensure the proper use and utilization of paper in judicial offices." - Circular No.96-2016 "Reglamento para el Registro, Control y Uso del Mobiliario y Equipo de Oficina del Poder Judicial".

- Circular N° 158-2016 Modification to circular N° 109-16 "Guía de Conducta Para las Empresas Proveedoras de Bienes y Servicios al Poder Judicial".

- Circular N° 198-2016 "Labeling of containers used for the separation of waste destined for recycling".

- Circular N° 88-2019 "Strengthening of Recycling Processes in the Judicial Branch".

"Ink and Toner Cartridge Waste Management 1. Legal Basis. Ley para la Gestión Integral de Residuos N° 8839 in its article 5 establishes a series of general principles that underpin integrated waste management. The principles of said law that are of interest regarding the subject matter are the following:

- Shared responsibility: integrated waste management is a social co-responsibility, requiring the joint, coordinated, and differentiated participation of all producers, importers, distributors, consumers, and waste managers, both public and private.

- Extended producer responsibility: producers or importers have responsibility for the product throughout its entire life cycle, including the post-industrial and post-consumer phases. For the purposes of this Law, this principle will apply only to special management waste.

In this same law, article 38 establishes the obligations that a waste generator (natural or legal person, public or private, that produces waste when developing productive, agricultural, service, commercialization, or consumption processes) must fulfill, which are literally indicated as follows:

• a)Reduce waste generation and, when this generation cannot be avoided, minimize the quantity and toxicity of the waste to be generated.
• b)Separate waste at the source, classify it, and deliver it to an authorized manager or a municipal system, in accordance with the Regulations of this Law and the corresponding municipal regulation, in order to facilitate its valorization.
• c)Deliver waste subject to final disposal and monitor that it is managed in an environmentally and sanitarily safe manner by an authorized manager.
• d)Manage waste in such a way that it does not endanger health or the environment, or cause a nuisance due to foul odors, noise, or visual impacts, among others.
• e)Manage their waste only with authorized managers to provide waste management services.
• f)Maintain an updated record of the generation and management method for each type of waste.
• g)Report to the competent authorities on their waste management activities, as established in this Law and the regulations derived from it.
• h)Promote the use of cleaner production alternatives and integrated waste management.

Reglamento General a la Ley para la Gestión Integral de Residuos N° 37567-S-MINAET-H defines an authorized manager as: "that natural or legal person, public, private, or mixed economy, dedicated to the total or partial integrated management of waste. This management includes the stages of collection, transportation, storage, valorization, disassembly, export, import, treatment, and final disposal." Likewise, Reglamento para la Declaratoria de Residuos de Manejo Especial Nº 38272-S indicates the list of special waste1 which includes electronic devices. This regulation also establishes the figure called "Compliance Unit" which is: "a legal structure formed by one or more producers and importers, which has the responsibility of establishing the mechanisms and actions that guarantee the integrated management of their respective waste and its sustainability. The Compliance Unit is an operational structure that allows compliance with the Principle of Extended Producer Responsibility and with national technical, sanitary, and environmental guidelines".

On the other hand, electronic devices in general are special management waste as established in Reglamento para la Declaratoria de Residuos de Manejo Especial Nº 38272-S, and are regulated in Decreto Ejecutivo N° 35933-S "Reglamento para la Gestión Integral de Residuos Electrónicos", where the concept of electronic waste is defined as: "those wastes derived from electronic devices of both domestic and commercial use. The components, subassemblies, and consumables that form part of the product are considered part of this waste." 2. Selection of a waste manager or Compliance Unit for the integrated management of ink and toner cartridge waste By virtue of the above, each office or Management Center must determine which of the following situations corresponds to its reality so that it can select a waste manager or Compliance Unit for the management of its ink and toner cartridge waste (Note: there is a possibility that both situations apply to the same office or Management Center).

The Management Center or office directly purchases ink and toner cartridges In this case, the office or Management Center must request the supplier to collect the waste through the application of the legal figure called "Compliance Unit", which was already explained previously. In the event that the supplier does not belong to a Compliance Unit or alleges that said condition was not originally in the contract, the office must apply the provisions of subsection b) below. In future purchases, it must be included within the clauses that the offeror must belong to a Compliance Unit and commit to the collection of the waste generated by the Office or Management Center.

The Management Center or office does not directly purchase ink and toner cartridges In this case, the Office or Management Center must select a waste manager authorized by the Ministry of Health for the management of ink and toner cartridge waste. Companies authorized as waste managers for this type of material can be consulted at the following web link: https://www.ministeriodesalud.go.cr/index.php/informacion/gestores-de-residuos-ms. For the selection, it is recommended to choose one whose services do not represent an expense for the institution. Furthermore, it is suggested to coordinate with the corresponding Regional Administration, so that the trips they make to San José can be used to transport the ink and toner cartridge waste to the company that will receive said waste.

3. Final Considerations - At the time of delivery of the material, the corresponding office or Management Center must request an invoice or receipt of material received from the waste manager or Compliance Unit, which indicates the type of material (and, as far as possible, the weight) received.

- The office or Management Center must periodically request, from the waste manager or Compliance Unit with which it decides to work, the document called "Waste Management Certificate". Said document is a proof of receipt issued by the company that manages the waste, indicating the type and amount of material received from the corresponding office or Management Center in a specific period of time.

- It is recommended to request the "Waste Management Certificate" at a minimum on a monthly basis and at a maximum on a quarterly basis, depending on the volume of ink and toner cartridge waste that each office or Management Center generates.

- The "Waste Management Certificate" must include the name of the office or Management Center, and the Judicial Circuit to which it belongs.

- The copy of the invoice or receipt and the "Waste Management Certificate" must be sent to the email of the Comisión de Gestión Ambiental Institucional [email protected] Publish once in the Judicial Bulletin.

San José, February 26, 2020.

en la totalidad del texto - Texto Completo Norma 28 Gestión de residuos de cartuchos de tintas y tóner Texto Completo acta: 183612 N° 28-2020

(Esta norma se dejó sin efecto mediante circular N° 107-2026 del 17 de junio de 2026)

Asunto: Gestión de residuos de cartuchos de tintas y tóner.

A TODAS LAS JEFATURAS DEL PODER JUDICIAL SE LES HACE SABER QUE:

El Consejo Superior en sesión Nº 06-2020 celebrada el 23 de enero de 2020, artículo XXIII, dispuso acoger el siguiente procedimiento para promover una adecuada gestión de los residuos de cartuchos de tintas y tóner en concordancia con las políticas institucionales en materia ambiental:1 1 Plan de Gestión Ambiental Institucional 2017-2021: aprobado por el Consejo Superior en la sesión N° 4-17 celebrada el 19 de enero de 2017. Dicho plan se elaboró en apego a lo consignado en el Decreto Ejecutivo Número 36499-S- MINAET "Reglamento para la Elaboración de Programas de Gestión Ambiental Institucional en el Sector Público de Costa Rica". Como parte de los compromisos adquiridos con la subscripción de este documento, se encuentra realizar una gestión responsable de los residuos institucionales.

- Manual de procedimientos para la recolección, separación, almacenamiento y entrega de residuos ordinarios, especiales y peligrosos: aprobado por el Consejo Superior en sesión N° 73-18 celebrada el 16 de agosto de 2018. El manual establece los lineamientos para la gestión integral de residuos en el Poder Judicial de una manera uniforme, apegada a la normativa vigente y en concordancia con el Plan de Gestión Ambiental Institucional.

- Circular N° 52-97 Reiteración de la circular N° 29-95 de 26 de mayo de 1995 "Solicitud para que se vele por el buen uso y aprovechamiento del papel en los despachos judiciales." - Circular No.96-2016 "Reglamento para el Registro, Control y Uso del Mobiliario y Equipo de Oficina del Poder Judicial".

- Circular N° 158-2016 Modificación a la circular N° 109-16 "Guía de Conducta Para las Empresas Proveedoras de Bienes y Servicios al Poder Judicial".

- Circular N° 198-2016 "Rotulación de contenedores utilizados para la separación de residuos destinados al reciclaje".

- Circular N° 88-2019 "Fortalecimiento de los Procesos de reciclaje en el Poder Judicial".

"Gestión de residuos de cartuchos de tintas y tóner 1. Fundamento Legal. La Ley para la Gestión Integral de Residuos N° 8839 en su artículo 5 establece una serie de principios generales que fundamentan la gestión integral de residuos. Los principios de interés de dicha ley relacionados con el tema en cuestión son los siguientes:

- Responsabilidad compartida: la gestión integral de los residuos es una corresponsabilidad social, requiere la participación conjunta, coordinada y diferenciada de todos los productores, importadores, distribuidores, consumidores, gestores de residuos, tanto públicos como privados.

- Responsabilidad extendida del productor: los productores o importadores tienen la responsabilidad del producto durante todo el ciclo de vida de este, incluyendo las fases posindustrial y posconsumo. Para efectos de esta Ley, este principio se aplicará únicamente a los residuos de manejo especial.

En esta misma ley, en el artículo 38 se establece las obligaciones que debe cumplir un generador de residuos (persona física o jurídica, pública o privada, que produce residuos al desarrollar procesos productivos, agropecuarios, de servicios, de comercialización o de consumo.) las cuales se indican de manera literal a continuación:

• a)Reducir la generación de residuos y cuando esta generación no pueda ser evitada, minimizar la cantidad y toxicidad de los residuos a ser generados.
• b)Separar los residuos desde la fuente, clasificarlos y entregarlos a un gestor autorizado o a un sistema municipal, de conformidad con el Reglamento de esta Ley y el reglamento municipal que le corresponda, con el fin de facilitar su valorización.
• c)Entregar los residuos sujetos a disposición final y vigilar para que sean gestionados en forma ambiental y sanitariamente segura por medio de un gestor autorizado.
• d)Gestionar los residuos en forma tal que estos no pongan en peligro la salud o el ambiente, o signifiquen una molestia por malos olores, ruido o impactos visuales, entre otros.
• e)Gestionar sus residuos únicamente con gestores autorizados para brindar servicios de gestión de residuos.
• f)Mantener un registro actualizado de la generación y forma de gestión de cada residuo.
• g)Reportar a las autoridades competentes sobre su gestión en materia de residuos, según se establezca en esta Ley y en los reglamentos que de ella deriven.
• h)Fomentar el uso de alternativa de producción más limpia y de manejo de residuos en forma integral.

El Reglamento General a la Ley para la Gestión Integral de Residuos N° 37567-S-MINAET-H define al gestor autorizado como: "aquella persona física o jurídica, pública, privada o de economía mixta, dedicada a la gestión integral total o parcial de los residuos. Dentro de esta gestión se encuentran las etapas de recolección, transporte, acopio, valorización, desensamblaje, exportación, importación, tratamiento y disposición final." Asimismo, en el Reglamento para la Declaratoria de Residuos de Manejo Especial Nº 38272-S se indica la lista de residuos especiales1 dentro de la cual están los artefactos electrónicos. En este reglamento también se establece la figura denominada "Unidad de Cumplimiento" la cual es: "una estructura legal conformada por uno o más productores e importadores, tiene la responsabilidad de establecer los mecanismos y acciones que garanticen la gestión integral de sus respectivos residuos y su sostenibilidad. La Unidad de Cumplimiento es una estructura operativa que permite, cumplir con el Principio de Responsabilidad Extendida del Productor, y con los lineamientos técnicos, sanitarios y ambientales nacionales".

Por otro lado, los artefactos electrónicos en general, son residuos de manejo especial según se establece en el Reglamento para la Declaratoria de Residuos de Manejo Especial Nº 38272-S, y están regulados en el Decreto Ejecutivo N° 35933-S "Reglamento para la Gestión Integral de Residuos Electrónicos", donde se define el concepto de residuo electrónico como: "aquellos residuos que se derivan de aparatos electrónicos tanto de uso doméstico como comercial. Se consideran parte de estos residuos los componentes, subconjuntos y consumibles que forman parte del producto." 2. Selección de un gestor de residuos o Unidad de Cumplimiento para la gestión integral de residuos de cartuchos de tintas y tóner En virtud de lo las siguientes situaciones corresponde a su realidad con el fin de que pueda seleccionar un gestor de residuos o Unidad de Cumplimiento para la gestión de sus residuos de cartuchos de tinta y tóner (Nota: existe la posibilidad de que ambas situaciones apliquen para un misma oficina o Centro Gestor).

El Centro Gestor u oficina realiza de manera directa la compra de cartuchos de tinta y tóner En este caso la oficina o Centro Gestor deberá solicitar al proveedor la recolección de los residuos mediante la aplicación de la figura jurídica denominada "Unidad de Cumplimiento" la cual ya se explicó previamente. En caso de que el proveedor no pertenezca a una Unidad de Cumplimiento o alegue que dicha condición no estaba originalmente en la contratación, la oficina deberá aplicar lo indicado en el inciso b) a continuación. En compras futuras se deberá incluir dentro de las cláusulas que el oferente debe pertenecer a una Unidad de Cumplimiento y que se compromete a la recolección de los residuos generados por la Oficina o Centro Gestor.

El Centro Gestor u oficina no realiza de manera directa la compra de cartuchos de tinta y tóner En este caso, la Oficina o Centro Gestor deberá seleccionar un gestor de residuos autorizado por el Ministerio de Salud para el manejo de los residuos de cartuchos de tinta y tóner. Las empresas autorizadas como gestor de residuos para este tipo de material se pueden consultar en el siguiente enlace web: https://www.ministeriodesalud.go.cr/index.php/informacion/gestores-de-residuos-ms. Para la selección se recomienda escoger aquel cuyos servicios no representen una erogación para la institución. Además, se sugiere coordinar con la Administración Regional que corresponda, para que en las giras que realizan a San José se aproveche para trasladar los residuos de cartuchos de tinta y tóner a la empresa que recibirá dichos residuos.

3. Consideraciones finales - Al momento de la entrega del material, la oficina o Centro Gestor correspondiente, debe solicitar una factura o comprobante de recibido del material al gestor de residuos o Unidad de Cumplimiento en el cual se indique el tipo de material (y en la medida de lo posible el peso) recibido.

- La oficina o Centro Gestor debe de solicitar de manera periódica, al gestor de residuos o Unidad de Cumplimiento con la que decida trabajar, el documento denominado "Certificado de Gestión de Residuos". Dicho documento es un comprobante emitido por la empresa que gestiona los residuos en el cual se indica el tipo y cantidad de material recibido por parte de la oficina o Centro Gestor correspondiente en un determinado periodo de tiempo.

- Se recomienda solicitar el "Certificado de Gestión de Residuos" como mínimo de manera mensual y como máximo de manera trimestral, según el volumen de residuos de cartuchos de tinta y tóner que cada oficina o Centro Gestor genera.

- En el "Certificado de Gestión de Residuos" debe aparecer el nombre de la oficina o Centro Gestor, y el Circuito Judicial al cual pertenece.

- La copia de la factura o comprobante de recibido y del "Certificado de Gestión de Residuos" deben ser remitidos al correo de la Comisión de Gestión Ambiental Institucional [email protected] Publíquese una sola vez en el Boletín Judicial.

San José, 26 de febrero de 2020.