Regulation for Capacity Strengthening in the Drinking Water and Sanitation SectorReglamento para el Fortalecimiento de Capacidades del Sector de Agua Potable y Saneamiento

The Costa Rican Institute of Aqueducts and Sewers, hereinafter referred to as AyA, may allocate resources to cover or address, totally or partially, the training, capacity building, and development needs of its civil servants and operating entities.

The Human Capital Management Directorate, with the collaboration of all dependencies, will carry out the annual planning, execution, and follow-up process of the Program of training, capacity building, and human development activities, from the preparation of the Training Needs Assessment (Diagnóstico de Necesidades de Capacitación, DNC) on a biennial basis, will formulate the budget proposal, and will execute and follow up on the annual plans.

Regarding activities of this nature managed with external cooperating entities, they must be registered by the Directorate of Cooperation and International Affairs. And when these are carried out abroad, they must be coordinated and processed by this same Directorate, in accordance with the strategic objectives and the topics defined as priorities in the Training Needs Assessment (Diagnóstico de Necesidades de Capacitación, DNC), for which a technical opinion will be issued by the Human Capital Management Directorate.

In accordance with the Institutional Strategic Plan, the Capacity Strengthening Policy for the Drinking Water and Sanitation Sector, the Training Needs Assessment (Diagnóstico de Necesidades de Capacitación, DNC), and other relevant current instruments that are considered pertinent, will be used by the Human Capital Management Directorate to define and recommend to the Higher Training Committee the priority topics for training, capacity building, and development of its civil servants and operating entities on a biennial basis.

The standards established in this Regulation are mandatory and must be complied with by all AyA civil servants regarding training, capacity building, and human development.

The Human Capital Management Directorate will be responsible for informing and advising the Senior Administration of AyA when required, in compliance with the standards established herein.

The Human Capital Management Directorate is the sole unit authorized within AyA to manage and approve activities aimed at training, capacity building, and development of the Institute's civil servants and the delegated operating entities, and will inform the Higher Training Committee of those cases when appropriate on various topics.

The Management positions defined in the current Organizational Structure shall have the obligation to manage training, capacity building, and development activities before the Human Capital Management Directorate, in the following cases:

a. Promote the training, capacity building, and development of the civil servants under their charge, according to the nature of the position to which they are appointed and the functions they perform, closing gaps according to performance evaluation results, organizational climate, position succession, and that generate added value in the fulfillment of institutional objectives.

b. Collaborate with the Human Capital Management Directorate in determining capacity building needs in the dependency under their responsibility, and contribute to the formulation, implementation, evaluation, and follow-up of programs designed to satisfy those needs.

c. Grant their civil servants the time and necessary support to participate in training, capacity building, and development activities, ensuring compliance with the commitments derived from them.

d. Consider the vacation scheduling of their subordinates before any designation to participate in training and capacity building activities. Since, once the civil servant is designated and communicated to the Human Capital Management Directorate, attendance will be mandatory, except in an emergency or force majeure situation, which must be communicated immediately or within a maximum of one business day to take the corresponding measures.

e. Inform their work team of available training, capacity building, and development opportunities.

f. Request the necessary disciplinary measures in the event of non-compliance with participation by their collaborators in the aforementioned activities.

g. Any Manager who considers participating in training, capacity building, and development activities must manage it with their respective superior and obtain their approval.

a. Request directly from the Human Capital Management Directorate the Category One scholarship (Primary and Secondary), indicated in Article 25 of this Regulation.

b. Request from the corresponding higher hierarchical instance, with a copy to the Human Capital Management Directorate, the analysis of participation in training, capacity building, and development activities, when their scholarship application has not been approved by their Manager.

In accordance with the provisions of Board of Directors Agreement No. 2015-039, of February 5, 2015, the Higher Training Committee is formed, whose purpose is to recommend or not recommend requests regarding training and development, when appropriate, for:

a. The definition of institutional suitability of the different careers, of the scholarships offered to AyA for university-level studies, and of the available postgraduate options that the Human Capital Management Directorate submits for its consideration.

b. The review of the priority topics for training, capacity building, and development of civil servants will be carried out biennially, through the Training Needs Assessment (Diagnóstico de Necesidades de Capacitación).

c. The recommendation of candidates for postgraduate and doctoral scholarships in the country or abroad.

d. Validate the annual proposal of the Training Program according to the approved budget.

e. The hiring of individuals or private entities dedicated to education, technical and professional training, and capacity building to internally deliver programs whose contracting costs exceed five million colones.

f. Issue opinion on proposals for new modern technologies in general for training that the Human Capital Management Directorate presents to said Committee.

g. Convene through the Human Capital Management Directorate when deemed convenient to present any situation of institutional interest.

1. The Director of Human Capital Management, who will convene and chair it.

2. A Representative of the Executive Presidency.

3. A Representative of General Management.

4. The Area Deputy Managers.

5. The Director of Cooperation and International Affairs.

6. The Director of the National Water Laboratory.

7. A Representative of each of the Workers' Unions of the Institute.

Each Member of the Higher Training Committee must designate and accredit, before the Human Capital Management Directorate, an alternate who can represent them when required, thereby preventing a lack of the quorum needed in each session. It should be noted that the designated alternate must have judgment on the topics addressed and decision-making capacity, so that the agreements in each session are firm.

The Committee may meet, provided that half plus one of the members effectively convened are present.

It may set, at the beginning of the year, a schedule of ordinary sessions and convene extraordinary ones when required. These calls shall be made in writing, via email, at least 5 business days in advance.

Each session must be recorded in minutes to support the topics addressed and agreements reached, attaching the attendance list signed by each member present, which must be sent to the members of the Higher Training Committee within a period not exceeding 5 business days after the session is held.

Committee members who miss three consecutive ordinary or extraordinary sessions without having reported their absence for each session must justify their absence in writing before the Committee. If the Committee does not accept the justification, it may relieve them of their position and the designated alternate will replace them.

Agreements will be adopted by simple majority. In the event of a tie, the President of the Committee, being the representative of the Human Capital Management Directorate, shall decide, using their right to a double vote, which will be indicated in the corresponding record.

In cases where a meeting cannot be held due to lack of quorum, and when, at the discretion of the Human Capital Management Directorate, the Committee's decision and recommendation cannot be postponed, this Directorate shall assume them and submit them directly to the respective dependency, be it the Senior Administration, Legal Directorate, or Procurement, for its opinion, analysis, and respective resolution, and in the following session of the Higher Committee, it shall report on the actions taken to meet urgent training needs with peremptory deadlines.

To meet the training and capacity building needs, the human capital and own resources of AyA will be utilized, in the first instance, so the Human Capital Management Directorate must identify and maintain a register of civil servants in the different professional, technical, and operational specialties who can train and build capacity in civil servants, according to their area of specialty.

In any case, civil servants who collaborate as instructors and facilitators in institutional programs will jointly arrange with their management the necessary time to deliver the training and prepare the respective material.

a. AyA shall endeavor to provide civil servants designated and registered with the Human Capital Management Directorate as facilitators and instructors for training and capacity building activities, the material resources to facilitate their better performance during the activities, according to what the law permits and the availability of resources available.

b. The specialist professionals and technicians who are facilitators and instructors in the Institution may request from the Human Capital Management Directorate their inclusion in institutional training and capacity building activities, through their Manager, this being a non-monetary benefit for their collaboration in the different programs.

c. The Human Capital Management Directorate will issue a special identification that accredits civil servants designated as facilitators and instructors, and may issue a certificate of instruction in training activities, provided it is not part of their job functions. And also, that they have complied with the calls by this Directorate to collaborate as a facilitator and instructor in the different activities carried out during the annual work plan; otherwise, this Directorate may analyze and review the permanence of the designation as facilitator and instructor.

The Human Capital Management Directorate may contract external services for training and capacity building activities when it cannot carry them out with internal instructors.

Dependencies interested in contracting must submit a formal request to the Human Capital Management Directorate and attach the supporting documentation required to carry out the respective process.

SCHOLARSHIPS

Without prejudice to other conditions established by this Regulation and current Law, a scholarship may be granted to a civil servant who meets the following requirements:

1. Work for AyA full-time with an appointment to a permanent position for an indefinite period and in functions consistent with the position held.

2. Interim civil servants who are in a vacant position may opt for these studies. And when no permanent civil servant meets the corresponding requirements or if they are not interested in the scholarship.

3. Civil servants who have obtained a minimum score of 80 in the Performance Evaluation, may opt for undergraduate scholarships at the Bachelor's and Licentiate levels, in order to train and improve their skills and competencies in the position they hold in the Institution.

4. Civil servants who have obtained a score greater than 80 in the Performance Evaluation, may opt for Postgraduate scholarships for the levels of Master's and Doctorate, in order to strengthen their skills and competencies for the position they hold in the Institution.

5. During the entire process of managing the scholarship application and granting, the civil servant must not have a current institutional disciplinary measure or pending commitments derived from a previous scholarship benefit.

6. Any civil servant granted a scholarship must sign and fully comply with what is stipulated in the Scholarship Contract.

7. Any civil servant who has been a beneficiary of a training, capacity building, or development activity acquires the commitment to be part of the team of facilitators and instructors, institutional work teams, among others, as needed and according to their area of specialty.

8. A civil servant who pursues development activities and enjoys legal vacation shall not, under any circumstances, neglect class attendance, as there is a commitment acquired through the signing of a Scholarship Contract.

9. Any civil servant who has been designated to participate in training and capacity building activities, duly informed by their Manager and managed by the Human Capital Management Directorate, may not be granted vacation or leaves, with or without pay, that coincide with the period in which the activity is carried out. Therefore, attendance shall be mandatory, except in an emergency or force majeure situation, which must be communicated immediately or within a maximum of one business day, to take the corresponding measures.

10. No civil servant of the Institute may advance or formalize the process or payment to participate in training and development activities for the concept of registration, enrollment, or payment for subjects, without first having the approval of the Human Capital Management Directorate or recommendation of the Higher Training Committee, when required, and formalized through the signing of the Scholarship Contract.

Those civil servants hired on an interim basis, by fixed-term contract, Project, or in a probationary period, may participate in all activities of:

a. Training, for those interim civil servants who have worked for at least 6 months and who are in a vacant position.

b. Capacity building, for those interim civil servants who have worked for at least 3 months and who are in a vacant position.

c. Development, for those interim civil servants who have worked for at least 3 months and who are in a vacant position, may be granted primary and secondary education.

Training activities programmed directly by the Human Capital Management Directorate shall preferably be carried out during working hours.

Contracted training activities may be carried out during non-working and working hours, depending on the activity program.

For development activities, they may be carried out during non-working and working hours, depending on the activity program, the Manager's permission, and institutional interest.

The time a civil servant dedicates to capacity building under programs developed by AyA shall be recognized as effective work time for all corresponding legal purposes.

If the Institute does not have transportation service, civil servants shall request from the Human Capital Management Directorate prior authorization for expenses for travel from the workplace to the place where the training is held and vice versa, availing themselves of the established rates for collective means of transportation, subsequently proceeding to the respective settlement according to what is established in the AyA Transportation Regulation and current regulations.

And in those cases where institutional transportation is available, civil servants must avail themselves of the use of this means, in order to optimize parking spaces, use of official vehicles, among others.

For scholarship holders from external entities, the transportation allowances mentioned in this Section shall be agreed upon in the agreements or arrangements supporting these scholarships.

The Human Capital Management Directorate shall define the meal allowances for all civil servants participating in the different internal activities, according to the schedule and location of the activity.

Meals shall be provided according to the following schedule:

• a)For those activities lasting 06 hours, a snack shall be provided, and for those activities lasting less than 6 hours, as well as working groups and meetings, no type of meal shall be provided.
• b)For those activities lasting a minimum of 7 hours, a snack and a lunch shall be provided.
• c)For activities where the program extends beyond the workday, exceptionally, a morning and afternoon snack and a lunch shall be provided.

In the case of civil servants from external entities, the meal allowances mentioned in this Section shall be agreed upon in the agreements or arrangements supporting these scholarships, establishing the contributions, items, and responsibilities that must be covered by each Party.

For Undergraduate and Postgraduate scholarships in the country and abroad, the Institution may finance study expenses according to the costs established by each study center as per the percentages defined herein.

The financing percentages for each category in the country are classified as follows:

• a)For primary and secondary education scholarships, 100% of the total cost of the study plan will be granted.
• b)For Undergraduate and Postgraduate scholarships in the country, the financing limit that the Institute will grant shall be:
• i)For the Bachelor's academic degree, 100% of the total cost of the study plan.
• ii)For the Licentiate academic degree, 75% of the total cost of the study plan.
• iii)For Postgraduate scholarships in the country, the financing limit that the Institute will grant shall be 50% of the total cost of the study plan.
• c)For postgraduate scholarships abroad, the cost of the study plan will be analyzed, and the financing limit will not exceed 75% of the total cost of said plan. The Human Capital Management Directorate shall submit to the Higher Training Committee the Master's program information for the respective analysis and recommendation, which shall be endorsed by General Management, who will submit it to the Board of Directors for approval, according to institutional interest.
• d)In the case of the Doctorate level in general, no funding shall be provided for the Study Plan, only leave with pay under the conditions established in this Regulation.
• e)For the rest of the activities in general, the funding limit shall obey the rates established in the Travel Allowance Regulation issued by the Comptroller General of the Republic and other current regulations, as well as the recommendations issued by the Human Capital Management Directorate and, when appropriate, jointly with the Higher Training Committee.
• f)All scholarship categories funded by the institutional budget are subject to the annual approval of the Training Program budget line, so each year the content will be verified to confirm the continuity of the scholarship.

And if the scholarship benefits cannot be extended due to expenditure containment policy reasons, from that moment on, the civil servant will begin to deduct the labor commitment derived to that date from that scholarship.

It should be noted that if the civil servant is willing and has the financial resources to continue with said Study Plan, the Human Capital Management Directorate may grant them the Time Scholarship category to complete their studies.

a. For training activities, the Manager must submit to the Human Capital Management Director the request for the need at least 10 business days in advance of the start of these activities, in cases where the cost is equal to or less than the petty cash threshold.

When the cost of the activities exceeds the amount established for petty cash, the request must be submitted to the Human Capital Management Directorate with a deadline of 20 business days (one month) before the start of the activity.

b. For capacity building activities, the Manager must submit to the Human Capital Management Directorate the request for the need at least 15 business days in advance for the analysis and approval of the program to be developed.

c. For Development activities, in the case of applying for primary and secondary education scholarships, the interested party must submit the "Scholarship Application Form" to the Human Capital Management Directorate, at least 20 business days (one month) before the start of the academic term.

For undergraduate scholarships (Bachelor's and Licentiate), the Manager must submit to the Human Capital Management Directorate the scholarship application at least 40 business days (two months) before the start of the academic term.

In the case of a postgraduate scholarship (master's and doctorate), the Manager must submit to the Human Capital Management Directorate the scholarship application at least 60 business days (three months) before the start of the academic term.

It is understood that scholarships to study at private technical and university centers will proceed for those study centers that are duly authorized and recognized, in the case of university studies, by the National Council of Higher Studies (Consejo Nacional de Estudios Superiores, CONESUP) or another competent body. Furthermore, they must have programs accredited by the National System of Accreditation of Higher Education (Sistema Nacional de Acreditación de la Educación Superior, SINAES) in the following cases:

a. If a civil servant pursues an undergraduate university degree (Bachelor's or Licentiate), the Study Center must have programs accredited by the National System of Accreditation of Higher Education (Sistema Nacional de Acreditación de la Educación Superior, SINAES), even if it is not the degree program being sponsored.

b. And in the case of pursuing postgraduate studies, the degree program to be taken must be accredited by the National System of Accreditation of Higher Education (Sistema Nacional de Acreditación de la Educación Superior, SINAES).

For the case of primary and secondary education studies, as well as for those technical programs, the study center must be recognized by the Ministry of Public Education or competent body.

The Institute may grant scholarships for capacity building, training, or development, which are classified into the following categories, terms, and general conditions established:

1. Category One: Primary and Secondary Education a) The civil servant applying for the primary and secondary education scholarship must complete and submit the "Scholarship Application Form" and the proforma of the Study Plan, for the due analysis and approval by the Human Capital Management Directorate.

• b)For this scholarship, 100% of the total cost of the submitted and approved study plan will be granted.
• c)The civil servant shall have leave with pay of up to twelve hours per week to attend classes, when required, for which they must submit a copy of the enrollment record, duly stamped by the study center, indicating the subjects and schedules to attend.
• d)The civil servant must sign the Scholarship Contract to formalize the acquired commitment.
• e)If the employee (funcionario) does not pass a subject or the Study Plan (Plan de estudio), they will have the option to present it in two examination calls (convocatorias) which they must cover with their own resources; for the corresponding approval.

Otherwise, they must reimburse the Institute in a single lump sum for the amount granted for the failed subject; but if the employee does not have the necessary resources, the matter will be referred to the Legal Directorate (Dirección Jurídica) for it to issue the payment terms according to the economic possibilities of each case.

• f)Once the Study Plan (Plan de Estudios) is completed and approved, the employee must:
• i)Submit a certification of completion of studies to the Human Capital Management Directorate (Dirección Gestión del Capital Humano).
• ii)Provide services to the Institution for a period three times the equivalent of the benefit enjoyed.
• g)In the event that they withdraw from or fail the Study Plan (Plan de estudio), they must reimburse the total amount of the benefit granted in a single lump sum. If they do not have the economic resources to reimburse it, the matter will be referred to the Legal Directorate (Dirección Jurídica) for it to issue the payment terms according to the economic possibilities of each case.
• h)If the reason for the withdrawal from the study plan is due to illness, they must submit a certification indicating the health condition that prevented them from continuing with their studies, issued by the Costa Rican Social Security Fund (Caja Costarricense de Seguro Social), and the matter will be referred to the Legal Directorate (Dirección Jurídica) for analysis of the case and to determine whether the collection of the study plan proceeds or whether to archive the case.

2. Category Two: Undergraduate – Bachelor’s and University Licentiate (Licenciatura universitaria) a) The employee who applies for the Bachelor’s and Licentiate Scholarship (Beca de Bachillerato y Licenciatura) must arrange with their Management (Jefatura) to submit a memorandum to the Human Capital Management Directorate (Dirección Gestión del Capital Humano), justifying the interest in and application of these studies to the tasks the employee performs in their current position and how these contribute to the achievement of the objectives of the Dependency (Dependencia) and, consequently, of the Institution.

• b)For the Bachelor’s scholarship, 100% will be granted, and for the Licentiate, 75% of the total cost of the official study plan submitted, in accordance with the costs established per credit and enrollment at the Study Centers (Centros de Estudio).
• c)The employee must sign the Scholarship Contract (Contrato de Beca) to formalize the acquired commitment.
• d)Once each academic term (ciclo lectivo) is completed, the employee must submit a certification or document duly stamped and signed by the study center.
• e)The employee must complete the Study Plan (Plan de Estudios) within a period not exceeding twelve academic terms (ciclos lectivos) for the Bachelor’s level and eight academic terms for the Licentiate.
• f)The employee must take a minimum of three subjects per academic term (ciclo lectivo) if the Study Plan (Plan de Estudios) is on a trimester, quarter, or semester basis.
• g)If the employee does not pass a subject, they must repeat it in the following academic term (ciclo lectivo) and pay for it with their own resources.
• h)In the event that they withdraw from or fail the Study Plan (Plan de estudio), they must reimburse the total amount of the benefit granted in a single lump sum. If they do not have the economic resources to reimburse it, the matter will be referred to the Legal Directorate (Dirección Jurídica) for it to issue the payment terms according to the economic possibilities of each case.
• i)If the reason for the withdrawal from the study plan is due to illness, they must submit a certification indicating the health condition that prevents them from continuing with their studies, issued by the Costa Rican Social Security Fund (Caja Costarricense de Seguro Social), and the matter will be referred to the Legal Directorate (Dirección Jurídica) for analysis of the case and to determine whether the collection of the study plan proceeds or whether to archive the case.
• i)Employees who have been beneficiaries of these scholarships may apply only once, in view of the need to provide opportunities to the largest institutional population in accordance with the needs and priorities of the Institute.
• j)Once the Study Plan (Plan de Estudios) is completed and approved, the employee must:
• i)Submit a copy of the degree obtained upon completion of studies to the Human Capital Management Directorate (Dirección Gestión del Capital Humano).
• ii)Provide services to the Institution for a period four times the equivalent of the benefit enjoyed for Bachelor’s scholarships, and five times for Licentiate scholarships. And, in the contrary case, should the employee decide to resign from the Institution without having fulfilled the employment commitment, they must reimburse the total approved amount of the Study Plan (Plan de Estudios).

3. Category Three: Postgraduate studies in the country and abroad The terms and conditions for these scholarship categories are as follows:

• a)The Human Capital Management Directorate (Dirección Gestión del Capital Humano) will present to the Higher Training Committee (Comité Superior de Capacitación) those master's and doctoral programs considered of institutional interest, for analysis and recommendation of their publication to identify suitable candidates to award said scholarship.
• b)The Human Capital Management Directorate (Dirección Gestión del Capital Humano), through an internal competition, will announce the conditions and terms of the Study Plan (Plan de Estudio) and the competition.
• c)Once the candidates from the competition are received, an analysis will be conducted based on the following parameters:

i. Relationship between the studies and the candidate's position.

ii. Having a continuous employment seniority of at least 10 years.

iii. Not having any pending disciplinary procedure or measure.

iv. Having obtained a minimum score of 80 in the Performance Evaluation (Evaluación del Desempeño) over the last two years.

v. The Director must issue an opinion on the interest in and application of these studies in the work field of their dependency and of the candidate's functions.

vi. The maximum age to be an applicant for these scholarships will be 50 completed years, taking into consideration the institutional interest, the return on investment value, the cost-benefit, and the transfer of knowledge to their workplace.

vii. The Human Capital Management Directorate (Dirección Gestión del Capital Humano) will conduct a cost-benefit study for the granting of this scholarship, which will be presented to the Committee for the respective analysis and to assess its feasibility, advisability, and the Institution's budget availability to grant it.

This study will include the items of leave with pay (permiso con goce de salario), air tickets, daily per diem (viático) for lodging and food, medical insurance and sickness expenses if required, among others that are defined; said information will be provided by the corresponding dependencies.

• d)Once the suitable candidates are selected according to the established requirements, they are presented to the Committee for analysis and issuance of the respective recommendation, to be forwarded to the General Management (Gerencia General), who will elevate it for the final approval decision of the Board of Directors (Junta Directiva).
• e)Once the Board of Directors Agreement (Acuerdo de Junta Directa) indicating the selected candidate(s) is received, the formalization of the Scholarship Contract (Contrato de Beca) will proceed.
• f)If the employee does not pass a subject, they must repeat it in the following academic term (ciclo lectivo) and pay for it with their own resources.
• g)In the event that they withdraw from or fail the Study Plan (Plan de Estudio), they must reimburse the total amount of the benefit granted in a single lump sum. If they do not have the economic resources to reimburse it, the matter will be referred to the Legal Directorate (Dirección Jurídica) for it to issue the payment terms according to the economic possibilities of each case.

Withdrawal from or failure of the Study Plan (Plan de Estudio) may occur under the following conditions:

• i)If the reason for the withdrawal from the study plan is due to illness, they must submit a certification indicating the health condition that prevents them from continuing with their studies, issued by the Costa Rican Social Security Fund (Caja Costarricense de Seguro Social), in the case of pursuing postgraduate studies in the country; for cases abroad, a medical certificate issued by the University Health Center (Centro de Salud de la Universidad) or a Private Clinic (Consultorio Privado) attesting to the health condition, a condition that will be verified upon return by the Costa Rican Social Security Fund (Caja Costarricense de Seguro Social); this is for the purpose of referring the case to the Legal Directorate (Dirección Jurídica) for its analysis and to determine whether the collection of the study plan proceeds or whether to archive the case.
• ii)In the event of serious illness or death of parents, children, or spouse, the employee must freeze their study plan and will inform the Human Capital Management Directorate (Dirección Gestión del Capital Humano), which will consult the General Management (Gerencia General) for its approval to cover the return fares so that the employee can attend the family emergency.

Once the employee has resolved the family situation, they may request the reactivation of the granted scholarship again from the Human Capital Management Directorate (Dirección Gestión del Capital Humano), to be reviewed by the entities that must approve their new request.

• iii)In the event of serious illness or death, the Institution will finance the expenses to repatriate the employee or their remains.
• h)Once the Study Plan (Plan de Estudios) is completed and approved, the employee must:

i. Submit a copy of the degree obtained upon completion of studies to the Human Capital Management Directorate (Dirección Gestión del Capital Humano).

ii. Provide services to the Institution for a period of five times the equivalent for postgraduate studies, both in the country and abroad.

And, in the contrary case, should the employee decide to resign from the Institution without having fulfilled the employment commitment, they must reimburse the total approved amount of the Study Plan (Plan de Estudios).

• i)Once the Study Plan (Plan de Estudios) abroad is completed, the employee must process the validation of the Postgraduate degree before the National Council of Rectors (Consejo Nacional de Rectores, CONARE).
• j)Employees who have been beneficiaries of these scholarships may apply only once, in view of the need to provide opportunities to the largest institutional population, in accordance with the needs and priorities of the Institute.
• k)In the case of those employees who benefit from a postgraduate study plan abroad and who have the availability item, it will be suspended the month following the start of their studies. This will be restored once they conclude their studies and return to their duties in their titular position.
• l)The employee must complete the Study Plan (Plan de Estudios) within a period not exceeding eight academic terms (ciclos lectivos) for the postgraduate level, both in the country and abroad.
• m)The employee must take a minimum of three subjects per academic term (ciclo lectivo) if the Study Plan (Plan de Estudio) is on a trimester, quarter, or semester basis.

And in the event that the Plan is structured by subject per month, this will be the only course load they must enroll in.

• n)The employee must communicate to the Human Capital Management Directorate (Dirección Gestión del Capital Humano), within fifteen business days, their arrival and address in the destination country, as well as the start of the Study Plan (Plan de Estudio).
• o)Send the certification or proof of grades issued by the Study Center (Centro de Estudio) to the Human Capital Management Directorate (Dirección Gestión del Capital Humano), within the next fifteen business days after the end of each academic period.
• p)Present, within fifteen business days following the conclusion of their studies, a master presentation of the graduation thesis topic, through an activity scheduled for the Directorate to which they belong, in order to disseminate the knowledge acquired and its application within the Institution. Likewise, they must deliver a copy of the thesis work, either printed or digital, to the AyA Documentation Center (Centro de Documentación del AyA).

Facilities for scholarship recipients abroad:

Employees for whom the Institution approves scholarships abroad may enjoy, totally or partially, the following benefits in the event that these are not provided by the organization or Institution they will attend, or if no entities finance them as part of the scholarship, and provided that the approval of the Board of Directors (Junta Directiva) is obtained.

Among the facilities are the following:

• a)Leave with partial or full pay (Permiso con goce de salario).
• b)Departure taxes for Costa Rica and the destination country.
• c)Round-trip economy class tickets to the location where the studies will take place.
• d)Full per diem (Viáticos), which includes a daily sum to cover lodging, food, and other expenses abroad, including the days absolutely necessary for transfers, for which the per diem rates indicated in the "Regulation on Travel and Transport Expenses for Public Officials (Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte para Funcionarios Públicos)," issued by the Comptroller General of the Republic (Contraloría General de la República), will be taken as a reference.
• e)Travel insurance and medical insurance as contemplated in the employment policy for the employees.
• f)Transfers from residence to airport and vice versa in Costa Rica, and airport-hotel and vice versa in the destination country.
• g)Expenses for the Study Plan (Plan de Estudio) concept, which includes the cost of enrollment and subjects to be taken.
• h)When studies abroad are carried out through the offer of an International Institution or Organization, AyA must grant only the items not contemplated in the scholarship, or the complementary ones if required.

4. Category Four: Time leave for final graduation projects a) The employee pursuing Bachelor's, Licentiate (Licenciatura), Postgraduate, and Doctoral degrees may request leave of up to eight business days to prepare for the defense or degree examination, before the Human Capital Management Directorate (Dirección Gestión del Capital Humano), by means of a memorandum from the Management (Jefatura) to which they belong, justifying the interest in the topic and in the workplace.

• b)The employee must sign the Scholarship Contract (Contrato de Beca) to formalize the acquired commitment.
• c)In the event that the employee breaches the stipulations of the Scholarship Contract (Contrato de Beca), they must justify the reasons for the breach by means of a memorandum from their Management (Jefatura), for the corresponding analysis.
• d)Once the Study Plan (Plan de Estudios) is completed and approved, the employee must provide services to the Institution for a period twice the equivalent of the benefit enjoyed.
• e)The employee must deliver a copy of the graduation project to the Institutional Library, in digital form.

5. Category Five. Training Activities (Actividades de Formación) a) The employee who participates in updating, strengthening, and knowledge transfer activities, which are provided within the country by Governmental and Non-Governmental Institutions, Operating Entities, Academia, or other institutions involved with water resources (recurso hídrico), which are contracted with institutional budget and time, must request it from the Human Capital Management Directorate (Dirección Gestión del Capital Humano), by means of a memorandum from the corresponding Management (Jefatura), justifying the interest in and application of this updating to the tasks the employee performs in their current position, and how it will contribute to the achievement of the objectives of the Dependency (Dependencia) and, consequently, of the Institution.

In the event that the activities are carried out abroad and are covered by institutional budget, time, or non-reimbursable technical or financial cooperation funds, they must have a technical opinion indicating the suitability of the candidate's participation according to the position they hold and that they have no pending administrative commitments that prevent them from being a guarantor of this benefit. It should be noted that the Directorate of Cooperation and International Affairs (Dirección de Cooperación y Asuntos Internacionales) is the dependency that will be in charge of carrying out all the corresponding procedures for activities conducted abroad.

• b)The updating, strengthening, and knowledge transfer activities may be conducted based on the establishment of an Inter-institutional Cooperation Agreement (Convenio de Cooperación Interinstitucional) with the previously mentioned entities, wherein the terms of participation and resources will be established, which may even be on a cost-sharing basis, according to availability and what is established by current regulations.

This Agreement must be managed jointly with the Directorate of Cooperation and International Affairs (Dirección de Cooperación y Asuntos Internacionales), the dependency responsible for this activity. For the specific case of training activities carried out with the Administrative Associations of Communal Sewer Systems (Asociaciones Administradoras de Sistemas de Alcantarillados Comunales, ASADAS), they are required to have the Delegation Agreement (Convenio de Delegación) signed and current at the time the activity is conducted. In turn, the Directorate or Sub-management of Delegated Systems Management (Dirección o Subgerencia Gestión de Sistemas Delegados) must plan, coordinate, execute, and follow up on said activities, in order to verify the fulfillment of the objectives.

• c)The employee must sign the Scholarship Contract (Contrato de Beca) to formalize the commitment acquired for activities carried out within the country, and, in the case of activities carried out abroad, a Personnel Action (Acción de Personal) will be prepared for them, in accordance with the Resolution issued by the Executive Presidency (Presidencia Ejecutiva) or the General Management (Gerencia General).
• d)In the event that the employee breaches the stipulations of the Scholarship Contract (Contrato de Beca), they must justify the reasons for the breach by means of a memorandum from their Management (Jefatura) for analysis by the Human Capital Management Directorate (Dirección Gestión del Capital Humano), and if not justified, they will be ineligible for this type of scholarship for a period of two years.
• e)The employee must send a copy of the certificate, degree, or proof of participation in the activity to the Human Capital Management Directorate (Dirección Gestión del Capital Humano), which will be included in their personnel file.
• f)Once the activity is completed, the employee must provide services to the Institution for a period three times the equivalent of the benefit enjoyed.

6. Category Six. Time facilities to attend training, capacity-building, and development activities a) The employee who participates in the mentioned activities and requires only leave with or without pay to attend them must request it from the Human Capital Management Directorate (Dirección Gestión del Capital Humano), by means of a memorandum from the corresponding Management (Jefatura); indicating that the work performed by the employee will not be affected and that the topic is relevant to the position, and must also attach the supporting documentation.

• b)The employee must sign the Scholarship Contract (Contrato de Beca) to formalize the acquired commitment.
• c)In the event that the employee breaches the stipulations of the Scholarship Contract (Contrato de Beca), they must justify the reasons for the breach by means of a memorandum from their Management (Jefatura) for analysis by the Human Capital Management Directorate (Dirección Gestión del Capital Humano), and if not justified, they will be ineligible for this type of scholarship for a period of two years.
• d)The employee must send a copy of the certificate, degree, or proof of participation in the activity to the Human Capital Management Directorate (Dirección Gestión del Capital Humano), which will be included in their personnel file.
• e)Once the activity is completed, the employee must provide services to the Institution for a period three times the equivalent of the benefit enjoyed.

The Human Capital Management Directorate (Dirección Gestión del Capital Humano) will formalize all training (capacitación), capacity-building (formación), and development (desarrollo) activities as follows:

• a)The Human Capital Management Directorate (Dirección Gestión del Capital Humano) for training (capacitación) activities taught by instructors or facilitators of the Institution, will formalize the participation of employees through the call and confirmation of attendance. In case of absence from the activity, the Management (Jefatura) will be consulted for proper justification, and if there was negligence on the part of the employee, they will not be included in any training (capacitación) activity for a period of 1 year.
• b)For capacity-building (formación) activities, the following two conditions have been considered:

i. When the cost is less than or equal to one million five hundred thousand colones, the employee's participation will be formalized by signing the Scholarship Contract (Contrato de Beca) before the Human Capital Management Directorate (Dirección Gestión del Capital Humano).

ii. When the cost is greater than one million five hundred thousand colones, the employee's participation will be formalized through the approval (visto bueno) of the Human Capital Management Directorate (Dirección Gestión del Capital Humano) and the signing of the Scholarship Contract (Contrato de Beca) before the General Management (Gerencia General).

• c)For the granting of all development (desarrollo) activities, they will be formalized through the approval (visto bueno) of the Human Capital Management Directorate (Dirección Gestión del Capital Humano), the recommendation of the Higher Training Committee (Comité Superior de Capacitación), and the signing of the Scholarship Contract (Contrato de Beca) before the General Management (Gerencia General).

The Institute will grant certificates of participation (certificados de participación) and achievement (aprovechamiento), proof of participation (constancias) for instructors-facilitators, and certifications (certificaciones) for operational personnel who are part of the training (capacitación) activities conducted with internal personnel, which will be issued by the Human Capital Management Directorate (Dirección Gestión del Capital Humano).

• a)The certificate of participation (certificado de participación) will be granted when training (capacitación) activities are conducted with a duration of no less than 8 hours, verifiable with the activity attendance lists.

For those activities of less than 8 hours, a proof of participation (constancia) will be issued by the Human Capital Management Directorate (Dirección Gestión del Capital Humano), which will have the same validity as the certificate and will be issued digitally to the interested party and incorporated into the personnel file. If the interested party needs the original proof of participation, it will be handed over, and the copy will be incorporated into the personnel file.

• b)The certificate of achievement (certificado de aprovechamiento) will be provided when training (capacitación) activities previously approved by the Human Capital Management Directorate (Dirección Gestión del Capital Humano) are conducted, of no less than 40 hours, where an evaluation system is applied to determine their approval or non-approval of the activity, and it will be verified with the attendance lists and a grade obtained of no less than 80.
• c)The proof of participation (constancia) for instructors-facilitators will be issued for the hours of training taught, according to the programs coordinated and approved with the Human Capital Management Directorate (Dirección Gestión del Capital Humano), provided it is not part of their job functions.
• d)The certification (certificación) for employees working in specific operational areas will be issued for certain training topics that are directly related to their functions and are difficult to access in the market. The methodology to be developed is Learning-by-Doing (Aprendiendo-Haciendo); which will prove that they have the technical knowledge to perform their functions.

SANCTIONS (SANCIONES)

Prior to the application of any sanction established in this Regulation, due process will be followed, respecting the legitimate right of defense of employees, all in accordance with Book 2 of the General Law of Public Administration (Ley General de Administración Pública).

The Institute will sanction the employee who has been granted a scholarship and has incurred any of the following faults:

• a)When the employee is found to have provided false information or documents submitted as part of the procedures or obligations of a scholarship, all granted rights will be immediately revoked, and the previously enjoyed benefits will be charged, plus 15% for administrative costs. These debts must be paid within a period not exceeding thirty business days, counted from the date they are billed.

The foregoing, without prejudice to the legal responsibilities deriving from the same act. Furthermore, the employee will be permanently excluded from any scholarship program.

• b)When the employee completes any scholarship program and does not fulfill, within the following four months, the obligations applicable for each category, they will be excluded from any other training (formación) or development (desarrollo) activity until they have corrected the situation. And if they fail to do so, the case will be sent for due process to the Legal Directorate (Dirección Jurídica), and if proven, they must reimburse the total amount of the scholarship granted.

• a)When the employee, once their attendance at an activity is formalized, fails to appear without proper justification from the Management (Jefatura), they will be separated from the Program for at least 1 year.
• b)In the event that the employee presents behavioral problems during the activity, the corresponding report must be made to the Management (Jefatura) and the Human Capital Management Directorate (Dirección Gestión del Capital Humano), in order to proceed with the employee's separation from the Program for a defined period of 3 months.
• c)If a 15-day or more suspension without pay is applied to the employee under the AyA disciplinary regime, during the enjoyment of a scholarship benefit, they will be excluded from the training program for at least 1 year, counted from the first day they return from the disciplinary measure.

• a)When the employee is expelled for disciplinary reasons from the Study Center (Centro de Estudios), they must inform the Human Capital Management Directorate (Dirección Gestión del Capital Humano) in writing the day after the expulsion, to initiate the analysis and resolution of the case before the Legal Directorate (Dirección Jurídica).

If the fact is proven, the employee must reimburse the Institute the total amount granted as of the day of expulsion, plus an additional 15% for administrative expenses. In these cases, the Human Capital Management Directorate (Dirección Gestión del Capital Humano) will inform the Higher Training Committee (Comité Superior de Capacitación) and the Management (Jefatura) of the sanctioned employee of the resolution, and furthermore, no other scholarship benefit will be granted to them in the future.

• b)If an employee repeatedly fails a subject per academic term (ciclo) during the first year of the Study Plan (Plan de Estudio), they will be permanently separated from the program and must reimburse the total benefits received in a single lump sum.

If the employee does not have the economic resources to reimburse it, the matter will be referred to the Legal Directorate (Dirección Jurídica) for it to issue the payment terms according to the economic possibilities of each case.

• c)In the event that the employee is proven to have committed fraud or plagiarism in examinations, final graduation projects, or other, which prevents them from completing the Study Plan (Plan de Estudios), they will be permanently separated from any scholarship program. Said case will be elevated to the Legal Directorate (Dirección Jurídica) for due process, for the corresponding disciplinary sanction.
• d)Employees who, after formally submitting their scholarship application to pursue university studies and unjustifiably withdraw from the process within the following eight business days, will be separated from the scholarship program for a period of two years from the moment the fact was determined.
• e)When the employee completes the study program and does not fulfill, within the following four months, the obligations, they will be excluded from any other training (formación) or development (desarrollo) activity, until they have corrected the situation. And in case of failing to do so, the case will be sent for due process to the Legal Directorate (Dirección Jurídica), for the corresponding sanction, and they must reimburse 100% of the total sum financed.

When the Institute dismisses an employee with employer liability, occurring during the training process or once it has concluded, the respective Scholarship Contract (Contrato de Beca) will be annulled, and the employee will be exempted from reimbursing any benefit enjoyed from the granting of the scholarship and from the subsequent employment commitments.

Employees who, at the time this regulation comes into effect, are enjoying scholarships for training (capacitación), capacity-building (formación), or development (desarrollo), will continue to be governed by the provisions in effect at the time these were awarded to them and until the end of the Scholarship Contract (Contrato de Beca) signed by them.

These provisions do not contravene what is indicated in Law 9635 for the Strengthening of Public Finances (Ley 9635 de Fortalecimiento de las Finanzas Públicas), because they do not represent additional expenses, but rather a variation in the application fund for granting scholarships, in a more agile, practical, and effective manner.

This regulation repeals all previous applicable provisions on the matter. It takes effect upon its publication.

GLOSSARY 1. Senior Administration (Administración Superior) It is composed of the Executive Presidency (Presidencia Ejecutiva) and the General Management (Gerencia General) of the Institute.

2. Employee (Funcionario) Any natural person who, in exchange for remuneration and by virtue of a valid and effective appointment act, provides services to the Institute, on a permanent or interim basis.

3. Management (Jefatura) That person who holds the position of Director in the Dependencies (Dependencias) established in the current Organizational Structure of AyA.

4. Scholarship (Beca) Any economic or time benefit granted by the Institution to employees to facilitate their capacity-building (formación), training (capacitación), and development (desarrollo), which is related to the nature of the position they hold.

5. Development Activity (Actividad de Desarrollo) It is part of a Study Plan (Plan de Estudio) leading to an academic degree, from primary school to doctorate, provided by a Study Center (Centro de Estudio) duly recognized and accredited by the country's educational authorities.

This benefit will be granted only once to each employee up to the university level.

6. Training Activity (Actividad de Formación) Any activity carried out in an isolated or non-sequential manner, without being part of a specific university degree program, aimed at providing, updating, or strengthening the knowledge, attitudes, skills, and abilities required to improve job performance in the position they hold.

Among the activities are courses, seminars, workshops, congresses, conferences, symposia, internships, or other similar events that have a duly structured program, based on objectives, learning content, and teaching methodology.

For those activities that entail a technical level, the Educational Center where the Study Plan is taken must be recognized and accredited by the country's educational authorities.

7. Training Activity This encompasses any activity developed within the framework of a Program at the institutional level with internal instructors, where the structure must include background, justification, objectives, agenda, schedule, methodology, participant profile, instructor or facilitator, among other elements, in order to strengthen and align the knowledge of the official in the position they hold. The Programs include Plumbing, Foremen, Induction, Water Purification, Hydrants, Administrative Procurement, Internal Control, among others.

8. Scholarship Contract This is the legal document signed between the General Proxyholder (Apoderado Generalísimo) or the Director of Human Capital Management of AyA and the Scholarship Beneficiary, which details the benefits, responsibilities, and commitments acquired by the official.

9. Internal facilitators These are officials who possess the knowledge and the ability to transmit it, on structured or specific topics of institutional interest.

10. Internal instructors These are officials with some advanced expertise on a specific topic, who perform guidance and mediation functions through the planning, development, and evaluation of the training process.

11. Certificate of Achievement (Certificado por aprovechamiento) This is an official document stating that the official participated in a training activity in which an evaluation system was applied to determine their approval, and whose duration is equal to or greater than thirty-two hours.

El Instituto Costarricense de Acueductos y Alcantarillados, en adelante denominado AyA, podrá disponer de recursos para sufragar o atender, total o parcialmente, las necesidades de formación, capacitación y desarrollo de sus funcionarios y entes operadores.

La Dirección Gestión del Capital Humano con la colaboración de todas las dependencias llevará a cabo el proceso de planificación, ejecución y seguimiento anual del Programa de actividades de formación, capacitación y desarrollo humano, desde la preparación del Diagnóstico de Necesidades de Capacitación (DNC) en forma bienal, formulará la propuesta presupuestaria, ejecutará y dará seguimiento a los planes anuales.

En relación con las actividades de esta índole que se gestionen con entes cooperantes externos, deberán ser registradas por la Dirección de Cooperación y Asuntos Internacionales. Y cuando estas se desarrollen en el exterior, deben ser coordinadas y tramitadas por esta misma Dirección, en concordancia con los objetivos estratégicos y los temas definidos como prioritarios en el Diagnóstico de Necesidades de Capacitación (DNC), para lo cual se emitirá un criterio técnico de la Dirección Gestión del Capital Humano.

En concordancia con el Plan Estratégico Institucional, la Política de Fortalecimiento de Capacidades del Sector de Agua Potable y Saneamiento, el Diagnóstico de Necesidades de Capacitación (DNC) y otros instrumentos vigentes, que se consideren pertinentes, serán utilizados por la Dirección Gestión del Capital Humano para definir y recomendar al Comité Superior de Capacitación los temas prioritarios de formación, capacitación y desarrollo de sus funcionarios y de los entes operadores de manera bienal.

Las normas establecidas en este Reglamento son de acatamiento y cumplimiento obligatorio para todos los funcionarios de AyA, en el tema de formación, capacitación y desarrollo humano.

La Dirección Gestión del Capital Humano tendrá la responsabilidad de informar y asesorar a la Administración Superior de AyA, cuando así sea requerido en el cumplimiento de las normas aquí establecidas.

La Dirección Gestión del Capital Humano es la única dependencia facultada en el AyA, para administrar y aprobar actividades dirigidas a la formación, capacitación y desarrollo de los funcionarios del Instituto y de los entes operadores delegados, y dará a conocer al Comité Superior de Capacitación aquellos casos cuando así corresponda en diversos temas.

Las Jefaturas definidas en la Estructura Organizacional vigente tendrán la obligación de gestionar las actividades de formación, capacitación y desarrollo, ante la Dirección Gestión del Capital Humano, en los siguientes casos:

a. Promover la formación, capacitación y el desarrollo de los funcionarios a su cargo, según la naturaleza del puesto en que está nombrado y las funciones que desempeña, cierre de brechas según resultados de la evaluación de desempeño, clima organizacional, sucesión de puestos y que genere valor agregado en el cumplimiento de los objetivos institucionales.

b. Colaborar con la Dirección Gestión del Capital Humano en la determinación de necesidades de capacitación en la dependencia bajo su responsabilidad, y contribuir en la formulación, implementación, evaluación y seguimiento de los programas dirigidos para satisfacer dichas necesidades.

c. Conceder a sus funcionarios el tiempo y apoyo necesario para participar en las actividades de formación, capacitación y desarrollo velando por el cumplimiento de los compromisos que de ellas se deriven.

d. Considerar la programación de vacaciones de sus subalternos antes de cualquier designación para participar en actividades de capacitación y formación. Ya que una vez, designado el funcionario y comunicado a la Dirección Gestión del Capital Humano, la asistencia será obligatoria, salvo alguna situación de emergencia o caso fortuito, que deberá de ser comunicado de forma inmediata o en el tiempo máximo de un día hábil para tomar las medidas que correspondan.

e. Informar a su equipo de trabajo de las oportunidades de formación, capacitación y desarrollo disponibles.

f. Solicitar las medidas disciplinarias necesarias, en caso de que haya incumplimiento de participación por parte de sus colaboradores en las actividades antes mencionadas.

g. Toda Jefatura que considere participar en actividades de formación, capacitación y desarrollo, debe de gestionarlo con su respectivo superior y contar con su visto bueno.

a. Gestionar ante la Dirección Gestión del Capital Humano, de manera directa la beca de Categoría Uno (Primaria y Secundaria), indicada en el Artículo 25° de este Reglamento.

b. Solicitar ante la instancia jerárquica superior que corresponda, con copia a la Dirección Gestión del Capital Humano, el análisis de participación en actividades de formación, capacitación y desarrollo, cuando no haya sido aprobada su solicitud de beca por parte de su Jefatura.

De conformidad con lo establecido en el Acuerdo de Junta Directiva N° 2015-039, del 5 de febrero del 2015, se conforma el Comité Superior de Capacitación, cuyo propósito es recomendar o no solicitudes en materia de capacitación y desarrollo cuando así corresponda, en:

a. La definición de la conveniencia institucional de las diferentes carreras, de las becas ofrecidas a AyA para estudios de nivel universitario, y de las opciones de postgrado disponibles que la Dirección Gestión del Capital Humano someta a su consideración.

b. La revisión de los temas prioritarios de formación, capacitación y desarrollo de los funcionarios se hará de forma bienal, a través del Diagnóstico de Necesidades de Capacitación.

c. La recomendación de candidatos para becas de postgrado y doctorado en el país o en el exterior.

d. Validar la propuesta anual del Programa de Capacitación conforme al presupuesto aprobado.

e. La contratación de personas físicas o entidades privadas dedicadas a la educación, capacitación y formación técnica y profesional, para impartir internamente programas cuyos costos de contratación superen los cinco millones de colones.

f. Emitir criterio sobre las propuestas de nuevas tecnologías modernas en general de la capacitación que la Dirección Gestión del Capital Humano presente ante dicho Comité.

g. Convocar a través de la Dirección Gestión del Capital Humano cuando lo considere conveniente para presentar alguna situación de interés institucional.

1. El Director de Gestión del Capital Humano, quien lo convocará y presidirá.

2. Un Representante de Presidencia Ejecutiva.

3. Un Representante de Gerencia General.

4. Los Subgerentes de Área.

5. El Director de Cooperación y Asuntos Internacionales.

6. El Director del Laboratorio Nacional de Aguas.

7. Un Representante de cada uno de los Sindicatos de Trabajadores del Instituto.

Cada Miembro del Comité Superior de Capacitación deberá designar y acreditar, ante la Dirección Gestión del Capital Humano, un suplente que pueda representarlo cuando así lo requiera, evitando con ello que no se cuente con el quórum requerido en cada sesión. Cabe indicar, que el suplente designado deberá de contar con criterio en los temas abordados y toma de decisión, para que los acuerdos en cada sesión queden en firme.

El Comité podrá sesionar, siempre que estén presentes la mitad más uno de los miembros efectivamente convocados.

Podrá fijar a inicios de año, una programación de sesiones ordinarias y convocar a extraordinarias cuando sea requerido. Estas convocatorias se harán de forma escrita, mediante correo electrónico al menos 5 días hábiles antes.

Cada sesión deberá registrarse en una minuta como respaldo de los temas abordados y acuerdos tomados en cada sesión, donde se adjunte la lista de asistencia firmada por cada miembro presente, las cuales deben ser remitidas a los miembros del Comité Superior de Capacitación en un plazo no mayor a 5 días hábiles después de realizada la sesión.

Los miembros del Comité que falten a tres sesiones ordinarias o extraordinarias consecutivas, sin que haya informado de la ausencia a cada sesión, deberá de justificar por escrito ante el Comité su ausencia. En caso de que el Comité no acoja la nota de justificación, podrá relevarlo de su cargo y lo sustituirá el suplente designado.

Los acuerdos se tomarán por simple mayoría. En caso de empate, decidirá el Presidente del Comité, siendo el representante de la Dirección Gestión del Capital Humano, haciendo uso de su derecho al doble voto e indicándose así en el acta correspondiente.

En los casos en que no se pueda sesionar por falta de quórum y cuando a criterio de la Dirección Gestión del Capital Humano, sea impostergable la decisión y recomendación del Comité, esta Dirección, las asumirá y elevará directamente a la dependencia respectiva, sea esta Administración Superior, Dirección Jurídica o Proveeduría, para su criterio, análisis y respectiva resolución y en la sesión siguiente del Comité Superior, informará las gestiones realizadas para cubrir las necesidades de capacitación urgentes con plazos perentorios.

Para atender las necesidades de formación y capacitación se recurrirá, en primera instancia, al capital humano y recursos propios de AyA, por lo que, la Dirección Gestión del Capital Humano, debe identificar y mantener un registro de funcionarios en las diferentes especialidades profesionales, técnicas y operativas, que puedan formar y capacitar a los funcionarios, según su área de especialidad.

En cualquier caso, los funcionarios que colaboren como instructores y facilitadores en programas institucionales dispondrán de manera conjunta, con su jefatura el tiempo necesario para impartir la capacitación y preparar el material respectivo.

a. El AyA procurará brindar a los funcionarios designados y registrados ante la Dirección Gestión del Capital Humano como facilitadores e instructores de actividades de formación y capacitación, los recursos materiales para facilitar su mejor desempeño durante las actividades, esto de acuerdo a lo que permita la ley y a la disponibilidad de recursos con que se cuente.

b. Los profesionales y técnicos especialistas que son facilitadores e instructores en la Institución, podrán solicitar a la Dirección Gestión del Capital humano su inclusión en actividades de capacitación y formación institucionales, a través de su Jefatura, siendo esto un beneficio no económico por su colaboración en los diferentes programas.

c. La Dirección Gestión del Capital Humano, emitirá una identificación especial que acredite a los funcionarios designados como facilitadores e instructores y podrá emitir constancia de la instrucción en actividades de capacitación siempre y cuando no forme parte de sus funciones laborales. Y que además haya cumplido con los llamados por parte de esta Dirección a colaborar como facilitador e instructor en las diferentes actividades que se realicen durante el plan de trabajo anual, caso contrario esta Dirección podrá analizar y revisar la permanencia de la designación como facilitador e instructor.

La Dirección Gestión del Capital Humano, podrá contratar los servicios externos para actividades de formación y capacitación, cuando no pueda realizarlo con instructores internos.

Las dependencias interesadas en realizar una contratación deberán de hacer una solicitud formal ante la Dirección Gestión del Capital Humano y adjuntar la documentación de respaldo requerida para realizar el trámite respectivo.

BECAS

Sin perjuicio de otras condiciones establecidas por este Reglamento y la Ley vigente, se podrá conceder beca al funcionario que cumpla con los siguientes requisitos:

1. Laborar para el AyA a tiempo completo con nombramiento en cargos fijos por tiempo indefinido y en funciones acordes al puesto que desempeña.

2. Podrán optar por estos estudios los funcionarios interinos, que estén en una plaza vacante. Y cuando ningún funcionario en propiedad reúna los requisitos correspondientes o si éstos no tienen interés en la beca.

3. Los funcionarios que hayan obtenido una calificación mínima de 80 en la Evaluación del Desempeño, podrán optar por las becas de pregrado en los niveles de Bachillerato y Licenciatura, con el fin de formar y mejorar sus capacidades y competencias en el cargo que ocupan en la Institución.

4. Los funcionarios que hayan obtenido una calificación superior a 80 en la Evaluación del Desempeño, podrán optar por las becas de Postgrado para los niveles de Maestría y Doctorado, con el fin de fortalecer sus capacidades y competencias para el cargo que ocupan en la Institución.

5. El funcionario durante todo el proceso de gestión de solicitud y otorgamiento de beca, no deberá tener una medida disciplinaria institucional vigente ni compromisos pendientes derivados de un beneficio de beca anterior.

6. Todo funcionario que se le otorgue una beca, debe de firmar y cumplir a cabalidad lo estipulado en el Contrato de Beca.

7. Todo funcionario que haya sido beneficiario de una actividad de capacitación, formación o de desarrollo, adquirirá el compromiso de ser parte del equipo de facilitadores e instructores, equipos de trabajo institucional, entre otros, según sea la necesidad y área de especialidad.

8. El funcionario que curse actividades de desarrollo y disfrute de vacaciones legales no deberá de ningún modo desatender la asistencia a clases, ya que hay un compromiso adquirido mediante la firma de un Contrato de Beca.

9. Todo funcionario que haya sido designado para participar en actividades formación y capacitación, debidamente informado por la Jefatura y gestionada por la Dirección Gestión del Capital Humano, no se le podrá conceder vacaciones ni licencias, con goce de salario o sin él, que coincidan con el período en que se desarrolla la actividad. Por lo que, la asistencia será obligatoria salvo alguna situación de emergencia o caso fortuito que deberá de ser comunicado de forma inmediata o en el tiempo máximo de un día hábil, para tomar las medidas que correspondan.

10. Ningún funcionario del Instituto, podrá adelantar o formalizar el trámite o pago para participar en actividades de formación y desarrollo por concepto de inscripción, matrícula o pago por materias, sin antes contar con la aprobación de la Dirección Gestión del Capital Humano o recomendación del Comité Superior de Capacitación, cuando así se requiera y se formalice mediante la firma del Contrato de Beca.

Aquellos funcionarios contratados interinamente, por contrato a plazo fijo, Proyecto o en período de prueba, podrán participar en todas las actividades de:

a. Formación, para aquellos funcionarios interinos donde tenga al menos 6 meses de laborar y que estén en una plaza vacante.

b. Capacitación, para aquellos funcionarios interinos donde tenga al menos 3 meses de laborar y que estén en una plaza vacante.

c. Desarrollo, para aquellos funcionarios interinos donde tenga al menos 3 meses de laborar y que estén en una plaza vacante, se les podrá otorgar primaria y secundaria.

desarrollo

Las actividades de capacitación programadas directamente por la Dirección Gestión del Capital Humano, se desarrollarán preferiblemente en horas hábiles.

Las actividades de formación contratadas por el Instituto podrán llevarse a cabo en horas no hábiles y hábiles, según sea el programa de la actividad.

Para las actividades de desarrollo, podrán llevarse a cabo en horas no hábiles y hábiles, según sea el programa de la actividad, el permiso de la Jefatura y el interés institucional.

El tiempo que el funcionario dedique a la capacitación en virtud de programas desarrollados por AyA, le será reconocido como tiempo de trabajo efectivo para todos los efectos legales que correspondan.

En caso de que el Instituto no cuente con el servicio de transporte, los funcionarios solicitarán a la Dirección Gestión del Capital Humano, la autorización previa de los gastos del traslado del centro de trabajo y el lugar donde se realice la capacitación y viceversa, acogiéndose a las tarifas establecidas para los medios colectivos de transporte, procediendo después a la respectiva liquidación según lo que establece el Reglamento de Transportes del AyA y la normativa vigente.

Y en aquellos casos que se cuente con transporte institucional, los funcionarios deberán acogerse al uso de este medio, con el fin de optimizar espacios de parqueo, uso de vehículos oficiales, entre otros.

Para los becados de entes externos, las facilidades de transporte mencionadas en esta Sección se acordarán en los convenios o acuerdos que sustentan estas becas.

La Dirección Gestión del Capital Humano, definirá las facilidades de alimentación para todos los funcionarios que participen en las diferentes actividades internas, según el horario y lugar de la actividad.

La alimentación se brindará según el siguiente horario:

• a)En aquellas actividades que tengan una duración de 06 horas se les brindará un refrigerio y en aquellas actividades menores a 6 horas, así como mesas de trabajo y reuniones, no contarán con ningún tipo de alimentación.
• b)En aquellas actividades que tengan una duración mínima de 7 horas, se les brindará un refrigerio y un almuerzo.
• c)En actividades que el programa se extienda más allá de la jornada laboral, según excepción se brindará refrigerio en la mañana y tarde y un almuerzo.

En el caso de los funcionarios de entes externos, las facilidades de alimentación mencionadas en esta Sección, se acordarán en los convenios o acuerdos que sustentan estas becas, estableciendo los aportes, rubros y responsabilidades que deberá cubrir cada Parte.

Para las becas de Pregrado, Postgrado en el país y en el exterior, la Institución podrá financiar los gastos de estudio de acuerdo con los costos establecidos en cada centro de estudio conforme los porcentajes aquí definidos.

Los porcentajes de financiamiento para cada categoría en el país se clasifican de la siguiente manera:

• a)Para las becas de primaria y secundaria, se otorgará un 100% del costo total del plan de estudio.
• b)Para becas de Pregrado y Postgrado en el país, el límite de financiamiento que otorgará el Instituto será:
• i)Para el grado académico de Bachillerato será de un 100% del costo total del plan de estudio.
• ii)Para el grado académico de Licenciatura será de un 75% del costo total del plan de estudio.
• iii)Para las becas de Postgrado en el país el límite de financiamiento que otorgará el Instituto será de 50% del costo total del plan de estudio.
• c)Para becas de postgrado en el exterior, se analizará el costo del plan de estudio y el límite de financiamiento no será mayor del 75% del costo total de dicho plan. La Dirección Gestión del Capital Humano elevará al Comité Superior de Capacitación la información de la Maestría para el análisis y recomendación respectiva, siendo este avalado por la Gerencia General, quien lo elevará a la Junta Directiva para su aprobación, conforme el interés institucional.
• d)En el caso del nivel de Doctorado en general, no se brindará financiamiento para el Plan de Estudio, solamente permiso con goce de salario y bajo las condiciones establecidas en este Reglamento.
• e)Para el resto de las actividades en general, el límite de financiamiento obedecerá a las tarifas establecidas en el Reglamento de Viáticos emitido por la Contraloría General de la República y demás normativa vigente, así como por las recomendaciones emitidas por la Dirección Gestión del Capital Humano y cuando corresponda de forma conjunta con el Comité Superior de Capacitación.
• f)Todas las categorías de becas con financiamiento de presupuesto institucional están sujetas a la aprobación anual de la partida presupuestaria del Programa de Capacitación, por lo que, cada año se verificará el contenido para confirmar la continuidad de la beca.

Y en caso de que no se pueda extender los beneficios de la beca, debido a razones de política de contención del gasto, a partir de ese momento el funcionario iniciará a descontar el compromiso laboral derivado a esa fecha por dicha beca.

Cabe indicar que, si el funcionario tiene la disposición y cuenta con los recursos económicos para continuar con dicho Plan de Estudio, la Dirección Gestión del Capital Humano podrá otorgarle la categoría de Beca por Tiempo para concluir los estudios.

a. Para actividades de formación, la Jefatura deberá de presentar ante la Dirección Gestión del Capital Humano, la solicitud de la necesidad con un tiempo de al menos 10 días hábiles, antes del inicio de estas, en aquellos casos donde el costo sea igual o menor a lo establecido en la caja chica.

Cuando el costo de las actividades sea mayor al monto establecido en caja chica, se deberá de solicitar a la Dirección Gestión del Capital Humano, con un plazo de 20 días hábiles (un mes) antes del inicio de la actividad.

b. Para actividades de capacitación, la Jefatura deberá de presentar ante la Dirección Gestión del Capital Humano la solicitud de la necesidad, con un tiempo de al menos 15 días hábiles para el análisis y aprobación del programa a desarrollar.

c. Para las actividades de Desarrollo, en el caso de solicitud de becas de primaria y secundaria, el interesado deberá de presentar el "Formulario de Solicitud de beca" a la Dirección Gestión del Capital Humano, con al menos 20 días hábiles (un mes) antes del inicio del período lectivo.

Para las becas de pregrado (Bachillerato y Licenciatura), la Jefatura deberá de presentar ante la Dirección Gestión del Capital Humano la solicitud de beca con al menos 40 días hábiles (dos meses) antes del inicio del período lectivo.

En el caso de la beca de postgrado (maestría y doctorado) la Jefatura deberá de presentar ante la Dirección Gestión del Capital Humano la solicitud de beca con al menos 60 días hábiles (tres meses) antes del inicio del período lectivo.

Se entiende que las becas para realizar estudios en centros técnicos y universitarios privados, procederán en aquellos centros de estudio que estén debidamente autorizados y reconocidos en el caso de estudios universitarios por el Consejo Nacional de Estudios Superiores (CONESUP) u otro órgano competente. Además, debe tener carreras acreditadas por el Sistema Nacional de Acreditación de la Educación Superior (SINAES) en los siguientes casos:

a. En caso que un funcionario curse una carrera universitaria de pregrado (Bachillerato o Licenciatura) el Centro de Estudio debe de contar con carreras acreditadas en el Sistema Nacional de Acreditación de la Educación Superior (SINAES), aunque no sea la carrera que se va a becar.

b. Y en el caso de que curse estudios en el nivel de postgrado, la carrera a realizar debe estar acreditada al Sistema Nacional de Acreditación de la Educación Superior (SINAES).

Para el caso de estudios de primaria y secundaria, así como para aquellos programas técnicos, el centro de estudio debe estar reconocido por el Ministerio de Educación Pública u órgano competente.

El Instituto podrá conceder becas para capacitación, formación o desarrollo las cuales se clasifican en las siguientes categorías, términos y condiciones generales establecidos:

1. Categoría Uno: Primaria y Secundaria a) El funcionario que aplique la beca de primaria y secundaria deberá de completar y presentar el "Formulario de Solicitud de beca" y la proforma del Plan de estudio, para el debido análisis y aprobación por parte de la Dirección Gestión del Capital Humano.

• b)Para esta beca se otorgará un 100% del costo total del plan de estudio presentado y aprobado.
• c)El funcionario tendrá un permiso con goce de salario de hasta doce horas semanales para asistir a lecciones, cuando así lo requiera, para lo cual, deberá de presentar una copia del registro de matrícula, debidamente sellada por el centro de estudios, donde se indique las materias y los horarios a asistir.
• d)El funcionario debe firmar el Contrato de Beca para formalizar el compromiso adquirido.
• e)Si el funcionario no aprueba alguna materia o el Plan de estudio, tendrá la opción de presentar en dos convocatorias las cuales deberá de cubrir con recursos propios; para la correspondiente aprobación.

En caso contrario, deberá de realizar la devolución al Instituto de lo otorgado por la materia perdida en un solo tracto; pero si el funcionario no cuenta con los recursos necesarios se remitirá a la Dirección Jurídica para que emita las condiciones de pago según las posibilidades económicas de cada caso.

• f)Una vez, concluido y aprobado el Plan de Estudios, el funcionario deberá de:
• i)Presentar a la Dirección Gestión del Capital Humano una certificación de conclusión de estudios.
• ii)Prestar los servicios a la Institución por un tiempo de tres veces al equivalente del beneficio disfrutado.
• g)En caso de que se retire o pierda el Plan de estudio, deberá de devolver el monto total del beneficio otorgado en un solo tracto. Si no cuenta con el recurso económico, para devolverlo se remitirá a la Dirección Jurídica para que emita las condiciones de pago según las posibilidades económicas de cada caso.
• h)Si el motivo del retiro del plan de estudios es por enfermedad, deberá de presentar una certificación donde indique la condición de salud que le impidió seguir con sus estudios, siendo esta emitida por la Caja Costarricense de Seguro Social y se remitirá a la Dirección Jurídica para el análisis del caso y determinar si procede el cobro del plan de estudios o archivar el caso.

2. Categoría Dos: Pregrado- Bachillerato y Licenciatura universitaria a) El funcionario que aplique la Beca de Bachillerato y Licenciatura, deberá gestionar con su Jefatura para presentar un memorando a la Dirección Gestión del Capital Humano, donde se justifique el interés y la aplicación de estos estudios en las labores que realiza el funcionario en su puesto actual y como estas contribuyen al logro de los objetivos de la Dependencia y por ende de la Institución.

• b)Para la beca de Bachillerato se otorgará un 100% y para Licenciatura será de un 75% del costo total del plan de estudio oficial presentado, de acuerdo con los costos establecidas por crédito y matrícula en los Centros de Estudio.
• c)El funcionario debe de firmar el Contrato de Beca para formalizar el compromiso adquirido.
• d)Una vez concluido cada ciclo lectivo, el funcionario debe de presentar una certificación o documento debidamente sellado y firmado por el centro de estudios.
• e)El funcionario deberá de cursar el Plan de Estudios en un tiempo no mayor a los doce ciclos lectivos para el nivel de Bachillerato y para la Licenciatura de ocho ciclos lectivos.
• f)El funcionario deberá de cursar como mínimo tres materias por ciclo lectivo en el caso de que el Plan de Estudios sea por trimestre, cuatrimestre o semestre.
• g)Si el funcionario no aprueba alguna materia, deberá de repetirla en el siguiente ciclo lectivo y sufragarlo con sus propios recursos.
• h)En caso de que se retire o pierda el Plan de estudio, deberá de devolver el monto total del beneficio otorgado en un solo tracto. Si no cuenta con el recurso económico, para devolverlo se remitirá a la Dirección Jurídica para que emita las condiciones de pago según las posibilidades económicas de cada caso.

i)Si el motivo del retiro del plan de estudios es por enfermedad, deberá de presentar una certificación donde indique la condición de salud que le impide seguir con sus estudios, siendo esta emitida por la Caja Costarricense de Seguro Social y se remitirá a la Dirección Jurídica para el análisis del caso y determinar si procede el cobro del plan de estudios o archivar el caso.

• i)Los funcionarios que hayan sido beneficiarios de estas becas solamente podrán aplicar una única vez, esto en vista que se requiere dar oportunidad a la mayor población institucional de acuerdo con las necesidades y prioridades del Instituto.
• j)Una vez, concluido y aprobado el Plan de Estudios, el funcionario deberá de:
• i)Presentar a la Dirección Gestión del Capital Humano una copia del título obtenido de conclusión de estudios.
• ii)Prestar los servicios a la Institución por un tiempo de cuatro veces al equivalente del beneficio disfrutado, para las becas de Bachillerato y de cinco veces las de Licenciatura. Y en caso contrario, que el funcionario haya tomado la decisión de retirarse de la Institución, sin haber cumplido el compromiso laboral, deberá de devolver el monto total del Plan de Estudios aprobado.

3. Categoría Tres: Postgrado en el país y en el exterior Los términos y condiciones para estas categorías de beca son los siguientes:

• a)La Dirección Gestión del Capital Humano presentará al Comité Superior de Capacitación, aquellas maestrías y doctorados que se consideren de interés institucional, para el análisis y recomendación de su publicación para identificar los candidatos idóneos para otorgar dicha beca.
• b)La Dirección Gestión del Capital Humano mediante concurso interno, dará a conocer las condiciones y términos del Plan de Estudio y del concurso.
• c)Una vez, recibidos los candidatos del concurso se hará un análisis con base en los siguientes parámetros:

i. Relación entre los estudios y el puesto del candidato.

ii. Tener una antigüedad laboral de al menos 10 años de forma consecutiva.

iii. No tener ningún procedimiento o medida disciplinaria pendiente.

iv. Haber obtenido en la Evaluación del Desempeño, en los dos últimos años una calificación mínima de 80.

v. El Director deberá de emitir criterio sobre el interés y aplicación de estos estudios, en el campo laboral de su dependencia y de las funciones del candidato.

vi. La edad máxima para ser aspirante a estas becas será de 50 años cumplidos, tomando en consideración el interés institucional, el valor de retorno de la inversión, el costo- beneficio y la transferencia de conocimientos para con su lugar de trabajo.

vii. La Dirección Gestión del Capital Humano realizará un estudio de costo- beneficio para el otorgamiento de esta beca, el cual se presentará al Comité para el respectivo análisis y valorar su factibilidad, conveniencia y disponibilidad presupuestaria de la Institución para otorgarlo.

Este estudio incluirá los rubros de permiso con goce de salario, tiquetes aéreos, viático diario para hospedaje y alimentación, seguro médico y gasto de enfermedad en caso de requerirse, entre otros que se definan; dicha información será suministrada por las dependencias que correspondan.

• d)Una vez seleccionados los candidatos idóneos según los requerimientos establecidos, se presenta ante el Comité para el análisis y emitir la recomendación respectiva, para remitirlo a la Gerencia General, quien lo elevará para la decisión final de aprobación de la Junta Directiva.
• e)Una vez recibido el Acuerdo de Junta Directa donde indique el o los candidatos seleccionados, se procederá con la formalización del Contrato de Beca.
• f)Si el funcionario no aprueba alguna materia, deberá de repetirla en el siguiente ciclo lectivo y sufragarlo con sus propios recursos.
• g)En caso de que se retire o pierda el Plan de Estudio, deberá devolver el monto total del beneficio otorgado en un solo tracto. Si no cuenta con el recurso económico, para devolverlo se remitirá a la Dirección Jurídica para que emita las condiciones de pago según las posibilidades económicas de cada caso.

El retiro o pérdida del Plan de Estudio se puede presentar por las siguientes condiciones:

• i)Si el motivo del retiro del plan de estudios es por enfermedad, deberá presentar una certificación, donde indique la condición de salud que le impide seguir con sus estudios, siendo esta emitida por la Caja Costarricense de Seguro Social, en el caso de cursar el postgrado en el país; para casos en el exterior un certificado médico emitido por el Centro de Salud de la Universidad o de un Consultorio Privado que de fe de la condición de salud, condición que será verificada al regreso por la Caja Costarricense de Seguro Social; esto con el fin de remitir a la Dirección Jurídica para el análisis del caso y determine si procede el cobro del plan de estudios o archivar el caso.
• ii)En caso de enfermedad grave o muerte de los padres, hijos o cónyuge, el funcionario deberá de congelar su plan de estudio e informará a la Dirección Gestión del Capital Humano, la cual consultará a la Gerencia General su aprobación para cubrir los pasajes de regreso para que el funcionario atienda la urgencia familiar.

Una vez, que el funcionario haya solventado la situación familiar, podrá volver a solicitar la reactivación de la beca otorgada a la Dirección Gestión del Capital Humano, para ser conocido por los entes que deberán de aprobar su nueva solicitud.

• iii)En caso de enfermedad grave o muerte, la Institución financiará los gastos para repatriar al funcionario o sus restos.
• h)Una vez, concluido y aprobado el Plan de Estudios, el funcionario deberá de:

i. Presentar a la Dirección Gestión del Capital Humano una copia del título obtenido de conclusión de estudios.

ii. Prestar los servicios a la Institución por un tiempo de cinco veces tanto para postgrados en el país como en el exterior.

Y en caso contrario, que el funcionario haya tomado la decisión de retirarse de la Institución sin haber cumplido el compromiso laboral, deberá de devolver el monto total del Plan de Estudios aprobado.

• i)Una vez, concluido el Plan de Estudios en el exterior, el funcionario deberá gestionar la validación del Postgrado ante el Consejo Nacional de Rectores (CONARE).
• j)Los funcionarios que hayan sido beneficiarios de estas becas solamente podrán aplicar una única vez, esto en vista que se requiere dar oportunidad a la mayor población institucional esto de acuerdo a las necesidades y prioridades del Instituto.
• k)En caso de aquellos funcionarios que se vean beneficiados de un plan de estudio de postgrado en el exterior, y que cuenten con el rubro de disponibilidad les será suspendido en el mes siguiente de haber empezado los estudios. Este le será restablecido una vez que concluya y se reintegre a sus labores en su puesto titular.
• l)El funcionario deberá de cursar el Plan de Estudios en un tiempo no mayor a ocho ciclos lectivos para el nivel de postgrado tanto en el país como en exterior.
• m)El funcionario deberá de cursar como mínimo tres materias por ciclo lectivo en el caso de que el Plan de Estudio sea por trimestre, cuatrimestre o semestre.

Y en el caso de que el Plan esté estructurado por materia por mes, esta será la única carga que deberá de matricular.

• n)El funcionario deberá de comunicar a la Dirección Gestión del Capital Humano, dentro de los quince días hábiles su llegada y dirección en el país de destino, así como el inicio del Plan de Estudio.
• o)Enviar la certificación o constancia de calificaciones, expedida por el Centro de Estudio a la Dirección Gestión del Capital Humano, en los próximos quince días hábiles después de finalizado cada período lectivo.
• p)Presentar en los quince días hábiles posteriores a la conclusión de sus estudios, una presentación magistral del tema de tesis de graduación, mediante una actividad programada para la Dirección a la cual pertenece, con el fin de dar a conocer los conocimientos adquiridos y su aplicación en la Institución. A su vez, deberá de hacer entrega de una copia del trabajo de tesis, sea impresa o digital al Centro de Documentación del AyA.

Facilidades para los becarios en el exterior:

Los funcionarios, a quienes la Institución apruebe becas en el exterior, podrán disfrutar, total o parcialmente, de los siguientes beneficios en caso de que éstos no sean brindados por el organismo o Institución a la que se asistirá, o no haya entes que lo financien como parte de la beca, y siempre y cuando se cuente con la aprobación de la Junta Directiva.

Entre las facilidades están las siguientes:

• a)Permiso con goce de salario parcial o total.
• b)Impuestos de salida Costa Rica- y el país de destino.
• c)Los pasajes de ida y regreso en clase económica al lugar en el cual se efectuarán los estudios.
• d)Viáticos completos, lo que incluye una suma diaria para cubrir los gastos de hospedaje, alimentación y otros gastos en el exterior, incluyendo los días absolutamente necesarios para los traslados, para lo cual se tomarán como referencia los viáticos indicados en el "Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte para Funcionarios Públicos", emitido por la Contraloría General de la República.
• e)Seguro viajero y el seguro médico que se contempla en la póliza laboral para los funcionarios.
• f)Traslados de residencia a aeropuerto y viceversa en Costa Rica y aeropuerto-hotel y viceversa en el país de destino.
• g)Los gastos por concepto del Plan de Estudio que incluye el costo por matrícula y materias por cursar.
• h)Cuando los estudios en el exterior se realicen por el ofrecimiento de una Institución u Organismo Internacional, AyA deberá de conceder únicamente los rubros no contemplados en la beca, o los complementarios en caso de requerirse.

4. Categoría Cuatro: Permiso de tiempo para trabajos finales de graduación a) El funcionario que cursa carreras de Bachillerato, Licenciatura, Postgrado y Doctorado, podrá solicitar el permiso de hasta ocho días hábiles, para preparar la defensa o examen de grado, ante la Dirección Gestión del Capital Humano, esto mediante memorando de la Jefatura a la que pertenece y que se justifique el interés en el tema y lugar de trabajo.

• b)El funcionario debe de firmar el Contrato de Beca para formalizar el compromiso adquirido.
• c)En caso de que el funcionario incumpla lo estipulado en el Contrato de Beca, deberá de justificar las razones del incumplimiento, mediante un memorando de su Jefatura, para el análisis de lo que corresponda.
• d)Una vez concluido y aprobado el Plan de Estudios, el funcionario deberá de prestar servicios a la Institución, por un tiempo de dos veces al equivalente del beneficio disfrutado.
• e)El funcionario deberá de entregar un ejemplar del trabajo de graduación a la Biblioteca Institucional, en forma digital.

5. Categoría Cinco. Actividades de Formación a) El funcionario que participe en actividades de actualización, fortalecimiento y transferencia de conocimientos, que son impartidas en el país por Instituciones Gubernamentales y No Gubernamentales, Entes Operadores, Academia u otras instituciones involucradas con el recurso hídrico, que sean contratadas con presupuesto y tiempo institucional, deberán de solicitarlo a la Dirección Gestión del Capital Humano, mediante un memorando de la Jefatura correspondiente, donde se justifique el interés y la aplicación de esta actualización en las labores que realiza el funcionario en su puesto actual, y como contribuirá en el logro de los objetivos de la Dependencia y por ende de la Institución.

En el caso de que las actividades se realicen en el exterior y sean cubiertas con presupuesto, tiempo institucional o con fondos de cooperación técnica o financiera no reembolsable, deberán de contar con el criterio técnico que indique la idoneidad de participación del candidato según el puesto que ocupa y que no cuente con compromisos administrativos pendientes, que le impidan ser garante de este beneficio. Cabe indicar, que la Dirección de Cooperación y Asuntos Internacionales, es la dependencia que estará a cargo de realizar todo el trámite correspondiente para las actividades que se realicen en el exterior.

• b)Las actividades de actualización, fortalecimiento y transferencia de conocimientos, se pueden realizar con base en el establecimiento de Convenio de Cooperación Interinstitucional, con las entidades anteriormente mencionadas, en donde se establecerá los términos de participación y recursos, que incluso puede ser de costos compartidos, según la disponibilidad y lo que establece la normativa vigente.

Este Convenio deberá ser gestionado de manera conjunta con la Dirección de Cooperación y Asuntos Internacionales, dependencia encargada de esta actividad. Para el caso específico de las actividades de capacitación que se realicen con las Asociaciones Administradoras de Sistemas de Alcantarillados Comunales (ASADAS), se requiere que tengan el Convenio de Delegación firmado y vigente al momento de la realización de la actividad. A su vez, la Dirección o Subgerencia Gestión de Sistemas Delegados, debe de planificar, coordinar, ejecutar y dar seguimiento a dichas actividades, con el fin de verificar el cumplimiento de los objetivos.

• c)El funcionario debe de firmar el Contrato de Beca para formalizar el compromiso adquirido en actividades que se realicen en el país y en el caso de las actividades que se realicen en el exterior, se le confeccionará una Acción de Personal, de acuerdo con la Resolución que emita la Presidencia Ejecutiva o la Gerencia General.
• d)En caso de que el funcionario incumpla lo estipulado en el Contrato de Beca, deberá de justificar las razones del incumplimiento, mediante un memorando de su Jefatura para el análisis de la Dirección Gestión del Capital Humano y en caso de no justificarse, no podrá optar por este tipo de beca por un período de dos años.
• e)El funcionario deberá de enviar una copia del certificado, titulo o comprobante de participación de la actividad a la Dirección Gestión del Capital Humano, el cual será incluido en el expediente personal.
• f)Una vez concluida la actividad, el funcionario deberá de prestar servicios a la Institución por un tiempo de tres veces al equivalente del beneficio disfrutado.

6. Categoría Seis. Facilidades de tiempo para asistir a actividades de formación, capacitación y desarrollo a) El funcionario que participe en las actividades mencionadas, y que solamente requiera permiso con goce o sin goce de salario para asistir a la mismas, deberá de solicitarlo a la Dirección Gestión del Capital Humano, mediante un memorando de la Jefatura correspondiente; donde manifieste que el trabajo que realiza el funcionario no se verá afectado y que el tema es atinente con el puesto, además deberá de adjuntar la documentación de respaldo.

• b)El funcionario debe firmar el Contrato de Beca para formalizar el compromiso adquirido.
• c)En caso de que el funcionario incumpla lo estipulado en el Contrato de Beca, deberá de justificar las razones del incumplimiento, mediante un memorando de su Jefatura para el análisis de la Dirección Gestión del Capital Humano y en caso de no justificarse no podrá optar por este tipo de beca por un período de dos años.
• d)El funcionario deberá de enviar una copia del certificado, título o comprobante de participación en la actividad, a la Dirección Gestión del Capital Humano, el cual será incluido en el expediente personal.
• e)Una vez concluida la actividad, el funcionario deberá de prestar servicios a la Institución por un tiempo de tres veces al equivalente del beneficio disfrutado.

La Dirección Gestión del Capital Humano formalizará toda actividad de capacitación, formación y desarrollo de la siguiente forma:

• a)La Dirección Gestión del Capital Humano en las actividades de capacitación que son impartidas por instructores o facilitadores de la Institución, formalizarán la participación de los funcionarios mediante la convocatoria y confirmación de asistencia. En caso de ausencia a la actividad se hará la consulta a la Jefatura para la debida justificación y si existió negligencia por parte del funcionario no se le incluirá en ninguna actividad de capacitación en un plazo de 1 año.
• b)Para las actividades de formación se ha considerado las siguientes dos condiciones:

i. Cuando el costo sea inferior o igual a un millón quinientos mil colones, se formalizará la participación del funcionario mediante la firma del Contrato de Beca ante la Dirección Gestión del Capital Humano.

ii. Cuando el costo sea mayor a un millón quinientos mil colones, se formalizará la participación del funcionario, mediante el visto bueno de la Dirección Gestión del Capital Humano y la firma del Contrato de Beca ante la Gerencia General.

• c)Para el otorgamiento de todas las actividades de desarrollo, se formalizarán mediante el visto bueno de la Dirección Gestión del Capital Humano, la recomendación del Comité Superior de Capacitación y la firma del Contrato de Beca ante la Gerencia General.

El Instituto otorgará certificados de participación y de aprovechamiento, constancias para los instructores- facilitadores y certificaciones para el personal operativo, que sean parte de las actividades de capacitación realizadas con personal interno, los cuales serán emitidos por la Dirección Gestión del Capital Humano.

• a)El certificado de participación se otorgará cuando se realicen actividades de capacitación, con una duración no inferior a 8 horas, siendo verificable con las listas de asistencia de la actividad.

Para aquellas actividades inferiores a 8 horas se elaborará una constancia emitida por la Dirección Gestión del Capital Humano, la cual tendrá la misma validez del certificado y se emitirá de forma digital al interesado y se incorporará al se le hará entrega y la copia será incorporada al expediente personal.

• b)El certificado de aprovechamiento se le brindará cuando se realicen actividades de capacitación previamente aprobadas por la Dirección Gestión del Capital Humano, no inferiores a 40 horas, en donde se aplique un sistema de evaluación para determinar su aprobación o no aprobación de la actividad y se verificará con las listas de asistencia y la nota obtenida no inferior a 80.
• c)La constancia para instructores- facilitadores se emitirá por las horas de capacitación impartida, según los programas coordinados y aprobados con la Dirección Gestión del Capital Humano; siempre y cuando no forme parte de sus funciones laborales.
• d)La certificación para los funcionarios que laboran en las áreas operativas específicas, se emitirá para determinados temas de capacitación que se relacionan directamente con sus funciones y que son de difícil acceso en el mercado. La metodología a desarrollar es Aprendiendo -Haciendo; lo que probará que cuentan con los conocimientos técnicos para realizar sus funciones.

SANCIONES

Previo a la aplicación de la cualquier sanción establecida en este Reglamento, se seguirá el debido proceso, respetando el legítimo derecho de defensa de los funcionarios, todo de conformidad con el Libro 2 de la Ley General de Administración Pública.

El Instituto sancionará al funcionario que se le haya otorgado una beca y haya incurrido en alguna de las siguientes faltas:

• a)Cuando al funcionario se le compruebe falsedad en la información o en documentos entregados como parte de los trámites u obligaciones de una beca, se le revocarán de inmediato todos los derechos concedidos y se pondrán al cobro los beneficios previamente disfrutados, más el 15% por concepto de costos administrativos. Estas deudas deberán ser cancelados en un plazo no mayor de treinta días hábiles, contados a partir de su puesta en cobro.

Lo anterior, sin perjuicio de las responsabilidades legales que del mismo hecho se deriven. Además, el funcionario quedará excluido definitivamente de cualquier programa de beca.

• b)Cuando el funcionario finalice cualquier programa de beca y no cumpla, en los cuatro meses siguientes con las obligaciones que para cada categoría proceda, será excluido de cualquier otra actividad de formación o desarrollo, hasta haberse puesto a derecho. Y en caso de no hacerlo se enviaría al debido proceso a la Dirección Jurídica, en caso de comprobarse deberá reintegrar el total de la beca otorgada.

• a)Cuando el funcionario una vez formalizada su asistencia a una actividad no se haga presente sin una debida justificación por parte de la Jefatura, se le separará del Programa por al menos 1 año.
• b)En caso que el funcionario presente problemas de conducta durante la actividad, se deberá de hacer el debido reporte a la Jefatura y a la Dirección Gestión del Capital Humano, para proceder con la separación del funcionario del Programa por un tiempo definido de 3 meses.
• c)Si al funcionario se le aplica una suspensión de 15 días o más, sin goce de salario por el régimen disciplinario de AyA, durante el disfrute de un beneficio de beca, será excluido del programa de capacitación, por al menos 1 año, contados a partir del primer día que se reintegre de la medida disciplinaria.

a)Cuando el funcionario sea expulsado por razones disciplinarias del Centro de Estudios, este deberá informar vía escrita a la Dirección Gestión del Capital Humano al día siguiente de la expulsión, para iniciar el análisis y resolución del caso ante la Dirección Jurídica.

De comprobarse el hecho, el funcionario deberá de reembolsar al Instituto el total del monto otorgado al día de la expulsión, más un 15% por concepto de gastos administrativos. En estos casos la Dirección Gestión del Capital Humano, informará de la resolución al Comité Superior de Capacitación y a la Jefatura del funcionario sancionado, asimismo no se le otorgará en el futuro ningún otro beneficio de beca.

• b)Si un funcionario reprueba de forma reiterada una materia por ciclo durante el primer año del Plan de Estudio, se le separará del programa de manera definitiva y deberá de reintegrar el total de los beneficios recibidos en un solo tracto.

Si el funcionario no cuenta con el recurso económico, para devolverlo se remitirá a la Dirección Jurídica para que emita las condiciones de pago según las posibilidades económicas de cada caso.

• c)En caso de que al funcionario se le compruebe fraude o plagio en los exámenes, trabajos finales de graduación u otro, que le impida la finalización del Plan de Estudios, será separado definitivamente de cualquier programa de beca. Dicho caso será elevado a la Dirección Jurídica para el debido proceso, para la sanción disciplinarían que corresponda.
• d)Los funcionarios que, después de presentar formalmente su solicitud de beca para realizar estudios universitarios y de manera injustificada desistan del trámite en los siguientes ocho días hábiles, serán separados del programa de becas por un lapso de dos años a partir del momento en que se determinó el hecho.
• e)Cuando el funcionario finalice el programa de estudios y no cumpla, en los cuatro meses siguientes con las obligaciones será excluido de cualquier otra actividad de formación o desarrollo, hasta haberse puesto a derecho. Y en caso de no hacerlo se enviaría al debido proceso a la Dirección Jurídica, para la sanción que corresponda, debiendo devolver el 100% de la suma total financiada.

Cuando el Instituto despida a un funcionario con responsabilidad patronal, ocurrida durante el proceso de la capacitación o una vez concluida, se anulará el respectivo Contrato de Beca y eximirá al funcionario del reintegro de cualquier beneficio disfrutado por la concesión de la beca, y de los subsiguientes compromisos laborales.

TRANSITORIOS Y TÉRMINO GENERAL

Los funcionarios que, al momento de entrar en vigencia este reglamento, se encuentren disfrutando de becas para capacitación, formación o desarrollo, continuarán rigiéndose por las disposiciones vigentes al momento de haberles adjudicado las mismas y hasta el término del Contrato de Beca por ellos firmado.

Estas disposiciones no contraponen a lo que se indica en la Ley 9635 de Fortalecimiento de las Finanzas Públicas, debido a que no representa gastos adicionales, sino una variación en el fondo de aplicación del otorgamiento de becas, de una forma más ágil, práctica y efectiva.

Este reglamento deroga todas las disposiciones anteriores aplicables a la materia. Rige a partir de su publicación.

GLOSARIO 1. Administración Superior Está conformada por la Presidencia Ejecutiva y la Gerencia General del Instituto.

2. Funcionario Es toda persona física que, a cambio de una remuneración y en virtud de un acto válido y eficaz de nombramiento presta sus servicios al Instituto, de forma fija o interina.

3. Jefatura Es aquella persona que ocupa el cargo de Director en las Dependencias establecidas en la Estructura Organizacional vigente en el AyA.

4. Beca Todo beneficio económico o de tiempo otorgado por la Institución a los funcionarios, para facilitar su formación, capacitación y desarrollo, que esté relacionado con la naturaleza del cargo que desempeña.

5. Actividad de Desarrollo Son parte de un Plan de Estudio que conlleva a un grado académico, desde primaria hasta doctorado, siendo este impartido por un Centro de Estudio debidamente reconocido y acreditado por las autoridades educativas del país.

Este beneficio se otorgará por una sola vez a cada funcionario hasta el nivel universitario.

6. Actividad de Formación Cualquier actividad que se realiza en forma aislada o no secuencial, sin que forme parte de una carrera universitaria determinada, dirigida a dotar, actualizar o fortalece los conocimientos, actitudes, habilidades y destrezas requeridos para mejorar el desempeño laboral en el puesto que ocupa.

Entre las actividades están los cursos, seminarios, talleres, congresos, conferencias, simposios, pasantías u otros eventos similares que posean un programa debidamente estructurado, a partir de objetivos, contenidos de aprendizaje y metodología de enseñanza.

Para aquellas actividades que conlleven a un nivel de técnico, el Centro Educativo donde se curse el Plan de Estudio deberá estar reconocido y acreditado por las autoridades educativas del país.

7. Actividad de Capacitación Es toda aquella actividad que se desarrolla en el marco de un Programa a nivel institucional con instructores internos, donde la estructura debe contar con los antecedentes, justificación, objetivos, temario, horario, metodología, perfil de los participantes, instructor o facilitador entre otros elementos; con el fin de fortalecer y alinear los conocimientos del funcionario en el puesto que ocupa. Entre los Programas están los de Fontanería, Capataces, Inducción, Potabilización, Hidrantes, Contratación Administrativa, Control Interno, entre otros.

8. Contrato de Beca Es el documento legal suscrito entre el Apoderado Generalísimo o el Director de Gestión del Capital Humano del AyA y el Beneficiario de la beca, en el cual se detallan los beneficios, responsabilidades y compromisos adquiridos por el funcionario.

9. Facilitadores internos Son aquellos funcionarios que cuentan con el conocimiento y la habilidad para transmitirlos, en temas estructurados o específicos en alguna temática de interés institucional.

10. Instructores internos Son aquellos funcionarios con cierto dominio avanzado sobre un tema específico, que realiza funciones de orientador y mediador, esto mediante el planeamiento, desarrollo y evaluación del proceso de capacitación.

11. Certificado por aprovechamiento Es un documento oficial que afirma que el funcionario fue Parte de una actividad de capacitación, en la que se haya aplicado un sistema de evaluación para determinar su aprobación y que su duración sea igual o mayor a treinta y dos horas.