Regulation on the Assembly of Workers of MINAEReglamento sobre la Asamblea de Trabajadores y Trabajadoras del MINAE

This internal Regulation is intended to govern the procedure for the convening, organization, logistics, and conduct that must be implemented and followed for the holding of the Assembly of workers of the Ministry of Environment and Energy, in order to elect its three representatives to the different bodies of the Ministry where such representation is required.

The Assembly Integration Commission of Workers

The Commission shall be composed of three full members representing the employer sector and their respective alternates, with the requirement that at least two of these six persons must be women. The full members representing the employer sector shall be the Director of the Human Resources Directorate of MINAE, the Director of the Legal Advisory Directorate of MINAE, and another representative at the discretion of the highest institutional authority. Each full member must designate an alternate and officially inform the authority.

The appointment of the full members and alternates of the employer sector shall have a duration of four years, and the highest authority or his/her delegate may remove or replace their representatives when deemed appropriate.

If at the end of the four-year period, there is no objection from the appointees or the Administration does not express a contrary opinion, the appointment shall be extended for one single time and for a period equal to the previous one.

The Oficialía Mayor of MINAE, through any of the dependencies under its charge, must publicize and disseminate the existence of said Commission, which it shall do through the physical, electronic, and digital means at its disposal, with the purpose that all officials are informed and aware of it and of its operation.

Functions and Obligations

Their functions shall be:

a. To form the Assembly Integration Commission of Workers of MINAE, by official communication addressed to the Director of the Directorates of Human Resources and Legal Advisory (see Article 4º of this regulation), as well as the designation of the third full member who will form part of said Commission. This Commission must be formed no later than within thirty business days following the publication of this Regulation.

b. To convene the Assembly of Workers of the Ministry of Environment and Energy. Said convening must be carried out at least thirty business days prior to the day of holding the assembly, in an effort to inform the officials of its realization and to indicate therein the Agenda, as well as the place, day, and time.

c. To provide administrative and logistical support to the Assembly Integration Commission of Workers of MINAE, when it requires it for the holding of the assembly.

Their functions shall be:

a. To implement what is indicated in this regulation, as well as the planning, programming, organization, coordination, holding, and proper conduct of the Assembly of Workers of MINAE.

b. To commence the Assembly of Workers of MINAE, taking as sufficient quorum the number of workers present after twenty minutes have elapsed from the official time stated in the initial convening notice.

c. To record the attendance of workers at the Assembly, by means of a list that must include the person's name, the MINAE dependency to which they belong, time of entry, and signature. In the first days following the conclusion of the assembly, it must inform each of the Directors of the different Dependencies to which the attendees belong, about the officials who attended the same.

e. To direct the internal process of the assembly, in order to hold an open election of the three representatives of the workers, through motions of presentation and support of the majority of the workers in attendance.

f. Once the aforementioned election has been held, the Assembly Integration Commission shall act jointly with the representatives of the workers, in pursuit of a harmonious and fruitful development of the same.

g. Once the election of the three representatives of the workers has been held, they must elect jointly with these, the persons who shall serve as President and Secretary of the Assembly. From this moment on, this Secretary shall be the person in charge of drafting the Minutes.

h. To exercise their functions in strict adherence to the principles of objectivity, impartiality, reasonableness, proportionality, and rationality.

The Assembly of Workers

The assembly must be convened by the Minister, or by the person to whom they delegate said responsibility. Likewise, the workers may do so, when a consensus of at least fifty of them is achieved, duly accredited by petition signatures, which they shall present to the Office of the Minister for their knowledge, from where the corresponding action shall be taken, making available to the workers the necessary administrative and logistical support and also coordinating the participation of the Assembly Integration Commission of Workers in said Assembly.

The venue for holding the assembly shall be the Auditorium of the Ministry of Environment and Energy if conditions so permit, otherwise a place that does meet them must be sought.

It shall take place within the ordinary workday of the institution, without this being detrimental to the obligatoriness of the provision of services in the different dependencies, departments, offices, directorates, etc. of MINAE.

At the beginning of the assembly, it shall be presided over by the Director of Human Resources of MINAE and another member of the Assembly Integration Commission of Workers, who shall commence the drafting of the minutes. After the election of the three representatives of the workers, the three members of the employer sector, together with the three from the labor sector, shall jointly proceed to appoint the President and Secretary for the subsequent conduct of the assembly.

The new Secretary appointed from among the six persons, shall be responsible for continuing with the drafting of the minutes.

Only those who are actually present at the venue for holding the assembly at the time of the voting shall have the right to vote in the workers' assembly.

For all purposes of operation and conduct, as well as the adoption of agreements and others in the assembly, only the votes cast by workers present at the assembly at the time of the voting shall be valid.

For all purposes, it shall not be permitted for one or more workers present at the assembly to represent or vote on behalf of one or more workers absent from the same.

For such purposes, it shall form part of the Book of Minutes legalized by the Internal Audit of MINAE. The agreements adopted and approved during the respective Assembly shall be recorded therein.

The minutes must be signed by the representative members of the employer sector and those of the labor sector, who have served as President and Secretary of the Assembly of Workers, after prior reading and approval by those present. All of the foregoing in accordance with point 3 of article 56 of Law 6227 General Law of Public Administration and Opinion C-471-2006 of the Attorney General's Office of the Republic, of November 23, 2006. If there are dissenting votes (point 1 of article 57 Law 6227), the signatures of the dissenting members must be recorded in the minutes, as well as the reasons that justify it.

When the adoption of agreements that affect the group of workers as a whole is submitted to the assembly, for the validity of those, the favorable vote of half plus one of the total effective attendance of workers shall be required.

Said Minutes shall be guarded by the Human Resources Directorate of MINAE.

Procedure. When, within the agenda of the assembly, the formation of different commissions is intended and the participation of delegates from the unionized sectors (unions or others) is established within them, the Integration Commission shall request, through an official communication addressed to the authorities of the unions with representation in MINAE, the designation of the necessary full and alternate delegates who shall form part of the ministerial Commissions where so determined and/or of the Labor Relations Board of MINAE, and they may be assigned as representatives for more than the commissions that are proposed.

The request to the unions for the designation of their delegates must be made at least twenty business days in advance of the holding of the Assembly of Workers and nominations shall be received even on the same day the activity takes place.

In the official communication of designation by the unions, it must be confirmed that the proposed officials are active members of the same and are up to date with their obligations to them.

28409-MINAE, published in La Gaceta No. 34 of February 17, 2000, and until such time as a contrary situation is defined through the holding of the Assembly of Workers, based on what is established in this Regulation.

It takes effect as of its publication in the Official Gazette La Gaceta.

Done in San José, at seven o'clock on June 4, two thousand nineteen.

Mediante el presente Reglamento interno se pretende regular el procedimiento para la convocatoria, organización, logística y desarrollo que se deben implementar y seguir a propósito de la celebración de la Asamblea de trabajadores y trabajadoras del Ministerio de Ambiente y Energía, con el fin de elegir a sus tres representantes ante los diferentes órganos del Ministerio en que se requiera dicha representación.

De la Comisión de Integración de la Asamblea de Trabajadores y Trabajadoras

La Comisión estará integrada por tres miembros titulares representantes del sector patronal y sus respectivos suplentes, siendo que al menos dos personas de estas seis deben ser mujeres. Los miembros titulares representantes del sector patronal serán el Director o Directora de la Dirección de Recursos Humanos del MINAE, el Director o Directora de la Dirección de Asesoría Jurídica del MINAE y otro representante a criterio del máximo jerarca institucional. Cada miembro titular deberá designar un suplente e informar de manera oficial al jerarca.

El nombramiento de los miembros titulares y suplentes del sector patronal, tendrá una duración de cuatro años, pudiendo el máximo jerarca o en quién él delegue remover o reemplazar a sus representantes cuando lo estime conveniente.

Si al final del período de los cuatro años, no hay objeción por parte de los designados o la Administración no manifiesta criterio en contra, la designación se prorrogará por una única vez y por un plazo igual al anterior.

La Oficialía Mayor del MINAE, a través de cualquiera de las dependencias a su cargo deberá publicitar y divulgar la existencia de dicha Comisión, lo cual realizará por los medios físicos, electrónicos y digitales a su disposición, ello con el propósito de que todos los funcionarios y funcionarias se informen y conozcan de la misma y de su funcionamiento.

De las Funciones y Obligaciones

Sus funciones serán:

a. Conformar la Comisión de Integración de la Asamblea de Trabajadores y Trabajadoras del MINAE, mediante oficio dirigido a la Directora o Director de las Direcciones de Recursos Humanos y Asesoría Jurídica (ver Artículo 4º del presente reglamento), así como la designación del tercer miembro titular que integrará dicha Comisión. Esta Comisión deberá estar conformada a más tardar en los treinta días hábiles posteriores a la publicación del presente Reglamento.

b. Convocar a Asamblea de Trabajadores y Trabajadoras del Ministerio de Ambiente y Energía. Dicha convocatoria deberá efectuarse con un mínimo de treinta días hábiles previos al día de celebración de la asamblea, en procura de informar a los funcionarios y funcionarias de la realización de la misma e indicar en la misma el Orden del Día, así con lugar, día y hora.

c. Brindar el apoyo administrativo y logístico a la Comisión de Integración de la Asamblea de Trabajadores y Trabajadoras del MINAE, cuando ésta lo requiera para la celebración de la asamblea.

Sus funciones serán:

a. Implementar lo que señala el presente reglamento, así como la planificación, programación, organización, coordinación, celebración y buen desarrollo de la Asamblea de Trabajadores y Trabajadoras del MINAE.

b. Dar inicio a la Asamblea de Trabajadores del MINAE, tomando como quórum suficiente el número de trabajadores y trabajadoras presentes luego de transcurridos veinte minutos de la hora oficial dictada en la convocatoria inicial.

c. Registrar la asistencia de los trabajadores y trabajadoras a la Asamblea, mediante un listado en donde debe constar el nombre de la persona, dependencia del MINAE al que pertenece, hora de ingreso y firma. En los primeros días posteriores a la finalización de la asamblea, deberá informar a cada uno de los Directores y Directoras de las distintas Dependencias a las que pertenecen los asistentes, sobre los funcionarios y funcionarias que hayan asistido a la misma.

e. Dirigir el proceso interno de la asamblea, para efectuar elección abierta de los tres representantes de los trabajadores y trabajadoras, mediante mociones de presentación y apoyo de la mayoría de los trabajadores y trabajadoras asistentes.

f. Una vez realizada, la elección antes indicada, la Comisión de Integración de la Asamblea, actuará de manera mancomunada con los representantes de los trabajadores y trabajadoras, en procura de un desarrollo armonioso y fructífero de la misma.

g. Realizada la elección de los tres representantes de los trabajadores y trabajadoras, deberán elegir conjuntamente con estos, a las personas que ejercerán como Presidente y Secretario (a) de la Asamblea. A partir de este momento, este Secretario (a) será la persona encargada de levantar el Acta.

h. Ejercer sus funciones con estricto apego a los principios de objetividad, imparcialidad, razonabilidad, proporcionalidad y racionalidad.

De la Asamblea de Trabajadores y Trabajadoras

La asamblea deberá ser convocada por el Ministro o Ministra, o por la persona en quién aquellos deleguen dicha responsabilidad. Asimismo, podrán hacerlo los trabajadores y trabajadoras, cuando se logre consenso de al menos cincuenta de ellos, debidamente acreditados mediante firma de petición, que presentarán ante el Despacho del Ministro o Ministra para su conocimiento, desde donde se gestionará lo correspondiente, poniendo a disposición de los trabajadores el apoyo administrativo y logístico necesario y coordinando también la participación de la Comisión de Integración de la Asamblea de Trabajadores y Trabajadoras en dicha Asamblea.

El recinto para llevar a cabo la asamblea, será el Auditorio del Ministerio de Ambiente y Energía si las condiciones así lo permiten, de lo contrario se deberá buscar un lugar que sí las reúna.

La misma tendrá lugar dentro de jornada laboral ordinaria de la institución, sin que ello vaya en perjuicio de la obligatoriedad de la prestación de servicios en las distintas dependencias, departamentos, oficinas, direcciones, etc. del MINAE.

Al inicio de la asamblea, la misma será presidida por el Director o Directora de Recursos Humanos del MINAE y otra persona integrante de la Comisión de Integración de la Asamblea de Trabajadores y Trabajadoras, será quién dará inicio al levantamiento del acta. Posterior a la elección de los tres representantes de los trabajadores, de manera conjunta los tres miembros del sector patronal, junto con los tres del sector laboral, procederán a nombrar el Presidente y Secretario para el desarrollo subsiguiente de la asamblea.

El nuevo Secretario nombrado de entre las seis personas, será el responsable de continuar con el levantamiento del acta.

Únicamente tendrán derecho al voto en asamblea de trabajadores, aquellos y aquellas que realmente se encuentren presentes en el recinto de celebración de la asamblea en el momento de la votación.

Para todos los efectos de funcionamiento y desarrollo, así como toma de acuerdos y otros en la asamblea, únicamente serán válidos los votos emitidos por trabajadores y trabajadoras presentes en la asamblea en el momento de la votación.

Para todos los efectos, no será permitido que uno o varios trabajadores o trabajadoras presentes en la asamblea, representen o voten en nombre de uno o varios trabajadores ausentes de la misma.

Para tales efectos, la misma formará parte del Libro de Actas legalizado por la Auditoría Interna del MINAE. En ella se consignarán los acuerdos tomados y aprobados durante la Asamblea respectiva.

El acta deberá ser firmada por los miembros representantes del sector patronal y los del sector laboral, que hayan fungido en calidad de Presidente y Secretario de la Asamblea de Trabajadores, previa lectura y aprobación por parte de los presentes. Todo lo anterior de conformidad con el punto 3 del artículo 56 de la Ley 6227 Ley General de la Administración Pública y el Dictamen C-471-2006 de la Procuraduría General de la República, del 23 de noviembre del 2006. En caso de existir votos contrarios (punto 1 del artículo 57 Ley 6227), se debe plasmar en el acta las firmas de los miembros disidentes, así como los motivos que lo justifiquen.

Cuando se someta a la asamblea la toma de acuerdos que afecten al conjunto de los trabajadores y trabajadoras, para la validez de aquéllos, se requerirá el voto favorable de la mitad más uno del total de la concurrencia efectiva de trabajadores.

Dichas Actas serán custodiadas por la Dirección de Recursos Humanos del MINAE.

Procedimiento. Cuando dentro del orden del día de la asamblea, se pretenda realizar la conformación de diferentes comisiones y al seno de las mismas se establezca la participación de delegados por los sectores agremiados (sindicatos u otros), la Comisión de Integración, solicitará mediante oficio dirigido a las autoridades de los gremios con representación en el MINAE, la designación de los delegados y delegadas titulares y suplentes necesarios y que conformarán parte de las Comisiones ministeriales donde así se determine y/o de la Junta de Relaciones Laborales del MINAE, pudiendo ser asignados en representación, para más de las comisiones que se propongan.

La solicitud a los gremios, de designación de sus delegados, deberá efectuarse al menos con veinte días hábiles de anticipación a la realización de la Asamblea de Trabajadores y Trabajadoras y se recibirán las postulaciones incluso el mismo día en que se realiza la actividad.

En el oficio de designación por parte de los gremios, se deberá confirmar que los funcionarios o funcionarias propuestos, son miembros activos de los mismos y están al día con sus obligaciones para con ellos.

Rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta.

Dado en San José, a las siete horas del 04 de junio del dos mil diecinueve.