Corporate Sustainability Council RegulationReglamento del Consejo de Sostenibilidad Corporativo

The Corporate Sustainability Council (COSC) is formed to govern Sustainability matters in the triple bottom line (triple línea base) — economic-financial, social, and environmental — of the Conglomerado Financiero Banco Popular y de Desarrollo Comunal, through the incorporation of units and key roles for that purpose, promoting sustainability as one of the fundamental guiding elements of the institutional strategy.

It responds strategically to the guidelines indicated in the Guidelines and Orientations (Pautas y Orientaciones) of the Asamblea de Trabajadores y Trabajadoras del Banco Popular y de Desarrollo Comunal, approved at the LXIII Extraordinary Plenary Assembly of June 21, 2014.

(Thus amended by ordinary session No. 5739 of June 3, 2020)

. Conglomerado: Conglomerado Financiero Banco Popular y Desarrollo Comunal.

. Consejo de Sostenibilidad Corporativo (COSC): It is a deliberative and auxiliary body of the Gerencia General Corporativa in matters of sustainability.

. Políticas: A provision that defines, in a general manner, the organization or activity of one or more members of the Conglomerado to guide decision-making, all in accordance with the purposes and objectives set forth by law, external regulations, and political orientations issued by the Assembly. Every Policy (Política) is embodied expressly or tacitly in the respective Regulation. Within the framework of its powers, Policies (Políticas) are issued by the Junta Directiva Nacional acting as such or in exercise of the proprietary competence of the Asamblea de Accionistas of a Company (Sociedad); as well as by its Boards, when a higher norm so requires.

. GRI Sustainability Report (Reporte de Sostenibilidad GRI): A document prepared annually following the guidelines of the "Sustainability Reporting Guidelines of the Global Reporting Initiative (GRI), to carry out the accountability exercise for the Sustainability management of the Conglomerado.

. Companies (Sociedades): Companies (Sociedades) of the Conglomerado owned by Banco Popular y de Desarrollo Comunal (Popular Seguros, Popular Pensiones, Popular Valores and Popular Fondos de Inversión).

. Sustainability (Sostenibilidad): A business or organizational management model whose purpose is to contribute to sustainable development with a global and national scope.

General Objective: To function at the Conglomerado level as a deliberative and auxiliary body of the Gerencia General Corporativa to facilitate, from the sustainability approach, the management of the strategy and its different plans in the business and operations sphere.

Specific objectives:

1. Support and follow up on the achievement of goals and objectives in Sustainability matters incorporated into the Corporate Strategic Plan and the Action Plans.

2. Propose actions and measures deemed necessary in its judgment to manage sustainability in the Conglomerado.

3. Promote the integration of Sustainability at the strategic, operational, and business levels of the Conglomerado, in the triple bottom line (triple línea base) — economic-financial, social, and environmental.

4. Promote the strategic alignment of actions in sustainability matters with the objective of minimizing negative impacts, maximizing positive impacts, and generating value.

The Corporate Sustainability Council is composed of the heads of the following units:

1. Gerencia General Corporativa 2. Gerentes Generales of the Joint Stock Companies (Sociedades Anónimas) 3. Subgerencia General de Negocios 4. Subgerencia General de Operaciones 5. Dirección General Corporativa The Corporate Sustainability Council shall have a Presidency and a Secretariat.

All members of the COSC have voice and vote.

The Corporate Sustainability Council will have the support of a Technical Team, which may be convened to previously analyze the matters that will be submitted to the COSC, as deemed necessary by the Presidency or the Secretariat of the Council; it shall be composed of all or some of the following units, according to the specialty of the matter to be dealt with:

1. Dirección Gestión.

2. Dirección de Investigación y Desarrollo de Mercados.

3. Dirección de Capital Humano.

4. Dirección Corporativa de Riesgo.

5. Dirección de Banca de Personas.

6. Dirección Soporte Administrativo.

7. Dirección Banca Empresarial y Corporativa.

8. Dirección Banca Desarrollo Social.

9. Dirección de FODEMIPYME.

10. Dirección de Canales.

11. Dirección Soporte al Negocio.

12. Dirección Financiera Corporativa.

13. Dirección Tecnología de Información.

14. Dirección Jurídica.

15. División Planificación Estratégica.

16. Heads of Social Responsibility or Sustainability (Sostenibilidad) of the UENS.

(Thus amended by ordinary session No. 5739 of June 3, 2020)

The Corporate Sustainability Council shall be chaired by the Gerencia General Corporativa; in the absence of its head, it shall be represented by the head of one of the Subgerencias Generales.

The functions of the person holding the Presidency are:

a. Chair the meetings of the COSC, declaring the session open, directing the debate, taking votes, and declaring the session closed.

b. Convene extraordinary sessions.

c. Prepare the agenda, taking into account the requests that other members formulate at least one day in advance.

d. Resolve any matter in the event of a tie, for which purpose they shall have a double vote.

e. Ensure the efficient work of the COSC.

f. Ensure the timely and adequate submission of the reports and agreements that must be presented to the Gerencia General Corporativa.

g. Others assigned by law or regulations.

(Thus amended by ordinary session No. 5739 of June 3, 2020)

The Secretariat of the Sustainability Council shall be handled by the Corporate Social Responsibility (Responsabilidad Social Corporativa) unit, with the authorization of the Gerencia General Corporativa, and shall have the following functions:

a. Send to the members of the COSC and other participants in the session the agenda together with the documentation at least 24:00 hours before its holding, together with all the background information and documents relating to the matters to be dealt with.

b. By request of the Presidency, send the convocation for extraordinary sessions.

c. Draft the minutes of the COSC sessions and guard the corresponding books.

d. Archive the respective documentation.

e. Process the dispatch of the COSC matters.

f. Communicate the COSC agreements.

g. Inform the COSC on a quarterly basis on the follow-up of adopted agreements.

h. Others assigned by law or regulations.

(Thus amended by ordinary session No. 5739 of June 3, 2020)

a. Attend the sessions when they are convened according to the parameters of this regulation.

b. Analyze the agenda items and exercise their right to voice and vote.

c. Propose matters that are suggested to be dealt with in the sessions.

d. Comply with the agreements reached in the sessions that correspond to their area of competence.

e. Promote the execution of the agreements within their area of competence.

f. Attend to the tasks assigned to them by the Council and inform it about the progress thereof.

g. Others assigned to them by the COSC.

a. Promote and support the integration of sustainability into the management of the Conglomerado.

b. Approve and follow up on the Corporate Sustainability indicators incorporated into the Corporate Strategic Plan and the Action Plans.

c. Approve and follow up on the COSC activity schedule.

d. Review and propose, for analysis and eventual approval by the pertinent bodies, initiatives to be implemented.

e. Approve the main initiatives to increase value generation in the social, economic-financial, and environmental dimensions in the Conglomerado.

f. Know the level of compliance with indicators and metrics of sustainability matters planned annually that are presented to it, and establish guidelines necessary to ensure their compliance.

g. Inform the Junta Directiva, every six months, of the progress of the sustainability plans by the Council.

h. Know the level of compliance with sustainability commitments published annually in the GRI Sustainability Report (Reporte de Sostenibilidad GRI).

i. Know the level of progress in the preparation of the GRI Sustainability Report (Reporte de Sostenibilidad GRI).

j. Attend to the requests of the Gerencia General Corporativa regarding Sustainability matters.

The COSC must ordinarily meet at least once every three months in ordinary form, or in accordance with the calendar approved at the last ordinary session of each year.

The COSC shall meet extraordinarily when convened as such by the Secretariat at the request of the president with at least half plus one of its members, who shall constitute the quorum of the extraordinary session; this must be stated in the convocation made and must be ratified at the beginning of the session.

Ordinary sessions must be convened at least five business days in advance and the agenda must be sent at least one business day in advance.

Extraordinary sessions must be convened at least one business day in advance and the matters or reasons must be indicated in the same convocation.

The Council shall meet extraordinarily only if there are urgent matters that, due to their implications, cannot be postponed until the next ordinary session.

(Thus amended by ordinary session No. 5739 of June 3, 2020)

For the ordinary sessions of the Council to be considered legally constituted, they must have been convened through the procedure described in the previous article and at least an absolute majority of its members must be present, among whom the president of the Corporate Sustainability Council or the substitute must be present. In the case of extraordinary sessions, the quorum shall be constituted in accordance with the provisions of article 10 of this regulation.

Agreements shall be adopted by simple majority and, in the event of a tie, the procedure established in article 5, subsection d, of this regulation shall be followed. These agreements shall be final.

(Thus amended by ordinary session No. 5739 of June 3, 2020)

In each COSC session, an act or minute (acta o minuta) is drawn up, which must contain the proceedings, the agreements issued, and the name of the members who attended. In all cases, the minutes must record the persons responsible for the execution of the adopted agreements, as well as the deadlines established for their compliance.

The minutes (acta) must be approved at the next COSC session unless prevented by special circumstances, in which case it must necessarily be approved at the subsequent session.

It enters into force upon its final adoption by the Junta Directiva Nacional, and must in any case be published in the Diario Oficial La Gaceta. It enters into force upon its publication in La Gaceta. Área de Gestión y Análisis de Compras.

El Consejo de Sostenibilidad Corporativo (COSC) se conforma para gobernar los temas de Sostenibilidad en la triple línea base económico- financiero, social y ambiental del Conglomerado Financiero Banco Popular y de Desarrollo Comunal, mediante la incorporación de dependencias y roles claves para tal propósito, impulsando la sostenibilidad como uno de los elementos orientadores fundamentales de la estrategia institucional.

Responde de forma estratégica a los lineamientos indicados en las Pautas y Orientaciones de la Asamblea de Trabajadores y Trabajadoras del Banco Popular y de Desarrollo Comunal, aprobadas en la LXIII Asamblea Plenaria Extraordinaria del 21 de junio de 2014.

(Así reformado mediante sesión ordinaria N° 5739 del 3 de junio del 2020)

. Conglomerado: Conglomerado Financiero Banco Popular y Desarrollo Comunal.

. Consejo de Sostenibilidad Corporativo (COSC): Es un órgano deliberativo y auxiliar de la Gerencia General Corporativa en materia de sostenibilidad.

. Políticas: Disposición que define, de modo general, la organización o la actividad de uno(a) o más integrantes del Conglomerado para orientar la toma de decisiones, todo de conformidad con los fines y objetivos señalados por la ley, los reglamentos externos y orientaciones políticas emitidas por la Asamblea. Toda política es plasmada las Políticas son emitidas por la Junta Directiva Nacional actuando como tal o en ejercicio de la competencia propia de la Asamblea de Accionistas de una Sociedad; así como por sus Juntas, cuando así lo exija una norma superior . Reporte de Sostenibilidad GRI: Es un documento que se elabora anualmente siguiendo los lineamientos de la "Guía para la elaboración de reportes de Sostenibilidad de la Iniciativa Global de Reportes (GRI), para realizar el ejercicio de rendición de cuentas de la gestión en materia de Sostenibilidad del Conglomerado.

. Sociedades: Empresas del Conglomerado propiedad del Banco Popular y de Desarrollo Comunal (Popular Seguros, Popular Pensiones, Popular Valores y Popular Fondos de Inversión).

. Sostenibilidad: Es un modelo de gestión empresarial u organizacional que tiene como propósito contribuir al desarrollo sostenible con alcance global y nacional.

Objetivo General: Funcionar a nivel del Conglomerado como un órgano deliberativo y auxiliar de la Gerencia General Corporativa para facilitar desde el enfoque de la sostenibilidad la gestión de la estrategia y sus diferentes planes en el ámbito del negocio y las operaciones.

Objetivos específicos:

1. Apoyar y brindar seguimiento al logro de metas y objetivos en materia de Sostenibilidad incorporados en el Plan Estratégico Corporativo y los Planes de Acción.

2. Proponer las acciones y medidas que en su juicio resulten necesarias para gestionar la sostenibilidad en el Conglomerado.

3. Impulsar la integración de la Sostenibilidad a nivel estratégico, operativo y de negocios del Conglomerado, en la triple línea base, económico-financiero, social y ambiental.

4. Impulsar el alineamiento estratégico de las acciones en materia de sostenibilidad con el objetivo de minimizar los impactos negativos, maximizar los impactos positivos y generar valor.

El Consejo de Sostenibilidad Corporativo está integrado por los titulares de las siguientes dependencias:

1. Gerencia General Corporativa 2. Gerentes Generales de las Sociedades Anónimas 3. Subgerencia General de Negocios 4. Subgerencia General de Operaciones 5. Dirección General Corporativa El Consejo de Sostenibilidad Corporativo deberá tener una Presidencia y una Secretaría.

Todos los miembros del COSC tienen voz y voto.

El Consejo de Sostenibilidad Corporativo contará con el apoyo de un Equipo Técnico, el cual podrá ser convocado para analizar de previo los temas que serán elevados al COSC, según lo estime necesario la Presidencia o la Secretaría del Consejo, el mismo se conformará por todas o algunas de las siguientes dependencias, según la especialidad del tema a tratar:

1. Dirección Gestión.

2. Dirección de Investigación y Desarrollo de Mercados.

3. Dirección de Capital Humano.

4. Dirección Corporativa de Riesgo.

5. Dirección de Banca de Personas.

6. Dirección Soporte Administrativo.

7. Dirección Banca Empresarial y Corporativa.

8. Dirección Banca Desarrollo Social.

9. Dirección de FODEMIPYME.

10. Dirección de Canales.

11. Dirección Soporte al Negocio.

12. Dirección Financiera Corporativa.

13. Dirección Tecnología de Información.

14. Dirección Jurídica.

15. División Planificación Estratégica.

16. Encargados de Responsabilidad Social o Sostenibilidad de las UENS.

(Así reformado mediante sesión ordinaria N° 5739 del 3 de junio del 2020)

El Consejo de Sostenibilidad Corporativo será presidido por la Gerencia General Corporativa; en ausencia del titular de esta, será representado por el titular de alguna de las Subgerencias Generales.

Son funciones de la persona que ostente la Presidencia:

a. Presidir las reuniones del COSC, declarando abierta la sesión, dirigiendo el debate, tomando votaciones y declarando finalizada la sesión.

b. Convocar a sesiones extraordinarias.

c. Confeccionar el orden del día, teniendo en cuenta las peticiones que otros integrantes le formulen con al menos un día de antelación.

d. Resolver cualquier asunto en caso de empate, para lo cual tendrá doble voto.

e. Velar por el eficiente trabajo del COSC.

f. Velar por la oportuna y adecuada remisión de los informes y acuerdos que deben presentarse ante la Gerencia General Corporativa.

g. Las demás que le asignen las leyes o los reglamentos.

(Así reformado mediante sesión ordinaria N° 5739 del 3 de junio del 2020)

La Secretaria del Consejo de Sostenibilidad será atendida por la dependencia de Responsabilidad Social Corporativa, con la autorización de la Gerencia General Corporativa y tendrá las siguientes funciones:

a. Remitir a las personas integrantes del COSC y demás participantes de la sesión, el orden del día junto con la documentación al menos 24:00 horas antes de su celebración, junto con todos los antecedentes y documentos relativos a los asuntos a tratar.

b. Por solicitud de la Presidencia remitir la convocatoria a sesiones extraordinarias.

c. Levantar las actas de las sesiones del COSC y custodiar los libros correspondientes.

d. Archivar la respectiva documentación.

e. Diligenciar el despacho de los asuntos del COSC.

f. Comunicar los acuerdos del COSC.

g. Informar de forma trimestral al COSC sobre el seguimiento de acuerdos adoptados.

h. Las demás que le asignen la ley o los reglamentos.

(Así reformado mediante sesión ordinaria N° 5739 del 3 de junio del 2020)

a. Asistir a las sesiones cuando estas sean convocadas según los parámetros de este reglamento.

b. Analizar los temas de agenda y ejercer su derecho a voz y voto.

c. Proponer los temas que se sugiera tratar en las sesiones.

d. Dar cumplimiento a los acuerdos tomados en las sesiones y que correspondan al ámbito de su competencia.

e. Promover la ejecución de los acuerdos en el ámbito de su competencia.

f. Atender las tareas que les sean asignadas por el Consejo e informar a éste sobre los avances en las mismas.

g. Las demás que les asigne el COSC.

a. Promover y apoyar la integración de la sostenibilidad en la gestión del Conglomerado.

b. Aprobar y dar seguimiento a los indicadores de Sostenibilidad Corporativa, incorporado en el Plan Estratégico Corporativo y los Planes de Acción.

c. Aprobar y dar seguimiento al cronograma de actividades del COSC.

d. Revisar y proponer, para su análisis y eventual aprobación por las instancias pertinentes, iniciativas a implementar.

e. Aprobar las principales iniciativas para incrementar la generación de valor en las dimensiones social, económicofinanciero y ambiental en el Conglomerado.

f. Conocer el nivel de cumplimiento de indicadores y métricas de temas de sostenibilidad planificadas anualmente, que le sean presentados y establecer lineamientos que sean necesarios para procurar su cumplimiento.

g. Informar a la Junta Directiva, cada seis meses, los avances de los planes de sostenibilidad por parte del Consejo.

h. Conocer el nivel de cumplimiento de compromisos de sostenibilidad publicados anualmente en el Reporte de Sostenibilidad GRI.

i. Conocer el nivel de avance de la elaboración del Reporte de Sostenibilidad GRI.

j. Atender las solicitudes de la Gerencia General Corporativa relativas a temas de Sostenibilidad.

El COSC debe sesionar ordinariamente al menos una vez cada tres meses en forma ordinaria, o conforme con el calendario que se apruebe en la última sesión ordinaria de cada año.

El COSC sesionará de manera extraordinaria cuando sea convocado de esta manera por la Secretaría a petición del presidente con al menos la mitad más uno de sus miembros, quienes conformarán el quórum, de la sesión extraordinaria, lo cual deberá constar en la convocatoria que se realice y deberá ser ratificado al inicio de la sesión.

Las sesiones ordinarias deberán ser convocadas con al menos cinco días hábiles de anticipación y deberá enviarse la agenda con al menos un día hábil de anticipación.

Las sesiones extraordinarias deberán ser convocadas con al menos un día hábil de anticipación y deberán indicarse los temas o motivos en la misma convocatoria.

El Consejo sesionará de manera extraordinaria solamente de haber asuntos urgentes que, por sus implicaciones, no puedan ser pospuestos hasta la próxima sesión ordinaria.

(Así reformado mediante sesión ordinaria N° 5739 del 3 de junio del 2020)

Para que las sesiones ordinarias del Consejo se consideren legalmente constituidas deben haber sido convocadas mediante el procedimiento descrito en el artículo anterior y estar presente al menos la mayoría absoluta de sus integrantes, entre los cuales debe estar presente el presidente del Consejo de Sostenibilidad Corporativo o el suplente. En el caso de las sesiones extraordinarias se conformará el cuórum conforme a lo indicado en el artículo 10 de este reglamento.

Los acuerdos se tomarán por mayoría simple y, en caso de empate, se procederá conforme lo establece el artículo 5, inciso d, de este reglamento. Estos acuerdos quedarán en firme.

(Así reformado mediante sesión ordinaria N° 5739 del 3 de junio del 2020)

En cada sesión del COSC se levanta un acta o minuta, el cual debe contener el desarrollo, los acuerdos emitidos y el nombre de los miembros que asistieron. En todos los casos, se debe asentar en el acta los responsables de la ejecución de los acuerdos tomados, así como los plazos establecidos para su cumplimiento.

El acta debe ser aprobada en la siguiente sesión del COSC salvo que se imposibilite por circunstancias especiales, en cuyo caso necesariamente se debe aprobar en la siguiente sesión.

Rige a partir de su adopción en firme por parte de la Junta Directiva Nacional, debiendo en todo caso publicarse en el Diario Oficial La Gaceta. Rige a partir de su publicación en La Gaceta. Área de Gestión y Análisis de Compras.