Regulation on loan, allocation, use and control of MAG real estateReglamento para el préstamo, asignación, uso y control de bienes inmuebles del MAG

This Regulation governs the procedures for the loan, assignment, utilization, and control of real estate of the MAG, by the officials of the ministry and its bodies of minimum and maximum deconcentration, and other public or private institutions that make up the Agricultural Sector, as well as public or private natural persons or legal entities that demonstrate a legitimate interest in accordance with the Institutional Policies for the Development of the Agricultural Sector.

The use of the real estate shall be carried out as a precarious use permit in accordance with article 154 of the General Law on Public Administration. The assignment of use shall be applied under the principles of efficiency, effectiveness, and timeliness, always safeguarding the public interest.

APARTMENT: Complete lodging of one or more rooms with private bathroom(s) located in a unit of two or more apartments within a collective structure with common use of circulation areas, both vertical and horizontal; with or without an area for vehicle parking.

COMMON OR SHARED USE AREAS: Spaces intended for the common use or transit of more than one official in a real estate property, whether a dwelling house or an apartment.

ASSIGNMENT: The formal action by which a specific real estate property is assigned to an official of the ministry and its bodies of minimum and maximum deconcentration, and other public or private institutions that make up the Agricultural Sector, as well as public or private natural persons or legal entities that demonstrate a legitimate interest in accordance with the Institutional Policies for the Development of the Agricultural Sector, by means of an agreement (convenio).

HOUSE: Complete lodging of one or more rooms, with private bathroom(s), with or without green areas; and completely demarcated from other buildings, with or without an area for vehicle parking or an exclusive-use garage.

FAMILY MEMBERS: Relatives by consanguinity up to the second degree: Parents, legally recognized Children, Siblings, Grandparents, and Grandchildren; or a relative by affinity: Spouse.

LOAN: Loan (préstamo) is understood as the gratuitous transfer and on a precarious basis, of the possession of real estate from the MAG to a national or foreign natural person or legal entity, public or private, so that they may dispose of it, its usufruct, and its custody, with the obligation to return it according to the conditions and terms previously agreed upon with the property owner, and when applicable, in accordance with article 154 of the General Law on Public Administration.

MAG: The Ministry of Agriculture and Livestock (Ministerio de Agricultura y Ganadería).

MINISTER AND VICE MINISTER: Officials competent to sign the agreements (convenios) on behalf of the Ministry of Agriculture and Livestock.

DEPARTMENT OF ADMINISTRATION OF GOODS AND SERVICES (DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS): The unit responsible for and in charge of processing the agreements and contracts between the Ministry and the subscribing counterparties, as well as monitoring, controlling, and overseeing the fulfillment thereof, through the procedure established for this purpose.

THE REGULATION: This Regulation.

THE SERVANT: The natural person who provides their services to the Ministry of Agriculture and Livestock and its deconcentration bodies, by virtue of a valid and effective investiture act. Who neither they nor their spouse owns a real estate property located in the Region where they provide their services to the Ministry of Agriculture and Livestock, and who must remain in a place different from their legal domicile, for work reasons, for continuous periods exceeding one month, and where there is an apartment or dwelling house belonging to the MAG at that location.

THE BENEFICIARY: The official, public or private institution that forms part of the Agricultural Sector, as well as public or private natural persons or legal entities that demonstrate a legitimate interest in accordance with the Institutional Policies for the Development of the Agricultural Sector, who makes use of a real estate property owned by the Ministry.

THE AGREEMENT (CONVENIO): An agreement of wills entered into between the Ministry of Agriculture and Livestock, and officials of the ministry and its bodies of minimum and maximum deconcentration, and other public or private institutions that make up the Agricultural Sector, as well as public or private natural persons or legal entities that demonstrate a legitimate interest in accordance with the Institutional Policies for the Development of the Agricultural Sector, and whose purpose is to develop the formalization of the loan, assignment, use, and control of real estate of the Ministry of Agriculture and Livestock. These must have a defined term and the corresponding estimate when applicable.

REPORT (REPORTE): Written communication that the Department of Administration of Goods and Services must make to the Department of Human Resources, so that the latter determines the calculation of the zoning allowance (zonaje) for the official who is assigned a house or apartment owned by the Ministry, if applicable, in accordance with the regulations in force.

REPORT (INFORME): Annual report (informe) that the Department of Administration of Goods and Services will make to the Ministerial Office and the responsible Vice Minister, in which the state of conservation of the real estate granted on loan by the Ministry is reported.

The Responsible Instance

The Department of Administration of Goods and Services, hereinafter referred to as DABS, has the following functions:

• a)It is responsible for processing, controlling, and monitoring all loans of real estate made by the MAG.
• b)Processing the agreements in a timely and technical manner, once the application is received, for the purpose of conducting the pertinent consultations at the central and regional levels, in order to prepare a technical report that determines the advisability, terms, and scope of the loan of the property.
• c)Guaranteeing compliance with all the requirements demanded by the regulations and ensuring observance of the principles, purposes, policies, objectives, and interests of the MAG.
• d)Advising and assisting the instances of the agricultural sector in the search for sources, in the negotiation, formulation, processing, and execution of agreements.
• e)Maintaining an updated, organized, and systematized information and dissemination system of the agreements in process, approved, and in execution.
• f)Keeping the files for each agreement complete, foliated, updated, organized, duly identified, referenced, and under adequate security measures.
• g)Establishing the necessary and sufficient mechanisms to ensure greater flexibility and speed in the agreement processing procedures.
• h)Requesting reports or the necessary data for the renewal of agreements.
• i)Coordinating, convening, monitoring, and recording the minutes of the joint technical analysis sessions for the processing and assessment of agreements.
• j)Maintaining an updated database containing basic information on the current agreements, including at least location, condition, occupancy, dimensions or area, recommended use, and any other characteristic deemed necessary, as well as a mechanism for the early detection of agreements whose term is expiring. In this latter case, the DABS must request a report from the beneficiaries, at least three months prior to the expiration, in order to proceed to assess the respective extension.
• k)Annually informing the Ministerial Office and the Department of Human Resources, when applicable, of all agreements signed by the MAG during that period, as well as those whose term has expired.
• l)Verifying the presentation and validity of the requirements established according to the institutional procedure for the application for use of a real estate property.
• m)Preparing an inspection report and inventory and status report on the properties owned by the Ministry, which will be incorporated into the corresponding file for the property intended to be granted on loan.
• n)Drafting a delivery and acceptance record (acta de entrega) for the property, at the time possession is taken by the beneficiary, to which the report mentioned in the preceding subsection will be attached as an integral part.
• o)Others that correspond to it by its technical specialty and assigned to it by regulations.

The Procedure for the Loan, Assignment, Utilization of Real Estate

26431-MAG, of October 2, 1997, Regulation to the Organic Law of the Ministry of Agriculture and Livestock, as well as in the applicable related regulations, establishing the necessary actions, efforts, and procedures, in strict adherence to Constitutional, labor, and legal Principles to protect the interests of the Institution and the respect for the rights of the servants. It shall be in charge of receiving all documentation related to the loan, assignment, utilization of real estate by the different beneficiaries.

The technical instances that must pronounce themselves shall be the following:

• a)Department of Planning when applicable.
• b)Regional Director when applicable.
• c)Department of Human Resources when applicable.
• d)Legal Advisory Office in all cases.

Every application for a loan of property must be processed by the prospective beneficiary before the DABS, accompanied by the following information:

a. What the loan consists of, its necessity, utilization, and approximate amount of the investments to be made.

b. Official or administrative instance responsible for its custody and utilization.

The DABS, once it receives an application for a loan of property, with the requirements indicated in the preceding article, is responsible for:

• a)Providing a literal certification of the property issued by the National Registry of Real Property (Registro Nacional de la Propiedad Inmueble).
• b)Preparing a report on the location, access, quality of the construction or the land, availability of public services, operation and maintenance requirements, and other elements necessary to verify the advisability of granting the property on loan.
• c)Reviewing the sufficiency of the documents provided, opening the respective file, and requesting, if deemed necessary, rulings or technical criteria from the instance it considers necessary or to which it is obliged by this Regulation.
• d)Preparing a recommendation on the advisability of the loan of the property.
• e)Forwarding the respective file and the necessary loan agreement (convenio) proposal to the Legal Advisory Office of the MAG for its legality analysis.
• f)In the event of acceptance of the loan of the property, it must:
• i)Process the signing or formalization of the agreement before the Legal Advisory Office of the MAG, within a period of ten business days from the receipt of the complete documentation from the beneficiary.
• ii)Safeguard the administrative file created for this purpose. g) Annually inform, in the month of March each year, the Minister of the current agreements.

The period established for granting the permit or authorization, which in this case is processed by the DABS, shall be one month from receipt of the application, without prejudice to the application of positive silence (silencio positivo), in accordance with articles 330 and 331 of the General Law on Public Administration, No. 6227, and the Law for the Protection of Citizens from Excess Requirements and Administrative Procedures, No. 8220.

For the approval and endorsement procedure for agreements, the Legal Advisory Office must verify compliance with the analysis and presentation requirements established by the regulations in force. It may also make consultations or request the rulings it deems convenient from the competent instances, according to each type of agreement, for which it shall have a period of ten business days from receipt of the file.

Any modification or extension of loan agreements for real estate must be channeled through the DABS, in which case, the provisions of articles 7 and 8 above must be complied with as applicable and according to the established periods.

The execution of any property loan agreement may only begin once the procedures and requirements indicated in this chapter are completed. Otherwise, the legally corresponding sanctions will apply, following prior observance of due process.

The DABS shall be responsible for the control, monitoring, and evaluation of the respective property loan agreements. Annually and upon the conclusion of property loan agreements, a report on the execution of the real estate loans shall be submitted to the Minister, which must contain the result of the monitoring and management evaluation of these instruments.

Responsibilities and Obligations

The beneficiaries shall be responsible for their adequate conservation, proper use, application for the authorized purposes, custody, safeguarding, and respect for the institutional regulations in force.

Otherwise, the sanctions and procedures established by internal regulations and other related rules or laws shall be applied to them, following prior observance of due process.

• a)To maintain the assigned building, house, or apartment in a perfect state of conservation.
• b)To paint at least once a year using the official Institutional colors established by the Department of Goods and Services; for these purposes, they must inform the Regional Administrative Area and the Department of Goods and Services.
• c)They may make all minor infrastructure interventions immediately, once the damage has occurred or the need has been identified; these minor interventions refer to improvements or repairs that do not represent a significant structural modification, such as: replacement of electrical terminals, glasswork, ceiling panels, doors, roof panels, locks, plumbing, etc.
• d)When the building, house, or apartment requires major interventions and the beneficiary wishes to carry them out on their own account, they must request prior authorization from the Department of Goods and Services.
• e)If the intervention on the property is by decision of the Ministry, the occupants must comply with this provision; the expenses generated shall be covered at the Ministry's expense.
• f)The beneficiary shall be responsible for damages caused to the property due to neglect, negligence, fraud, fault, or incorrect uses, and must repair the damages caused at their own expense, in the manner indicated and within the period set for them.
• g)The expenses for repairing damages originating from force majeure or fortuitous events must be covered by the Ministry, provided that this circumstance is reliably proven.
• h)All improvements must remain with the property, without prejudice to the Ministry, and without any recognition for expenses incurred.
• i)The occupants of the assigned properties must observe adequate conduct, in accordance with the principles of morality and good customs consistent with institutional policies; any activity that disturbs the peace, or acts involving domestic violence or other actions that threaten the physical and moral integrity of the persons who make up the family nucleus, is prohibited.
• j)The conservation and absolute hygiene of the real estate shall be the entire responsibility of the occupants; there shall be no accumulation of garbage, debris, or waste of any kind that endangers public health, both inside and outside the property.
• k)The beneficiaries assigned one of the houses or apartments owned by the Ministry shall be obliged to pay for water and electricity services, when there is a disconnection between the buildings. When several servants live in the real estate, the corresponding payments must be divided among the number of beneficiaries.
• l)The use of any room cannot be granted in any instance to third parties, whether by loan, rental, or any other type of granting; providing lodging on a permanent or temporary basis, leasing, or subleasing to persons outside the authorized family nucleus is prohibited, except when it is a visit from a family member or a friend, for a period not exceeding one month.
• m)The ingestion or consumption of illicit drugs by the beneficiary, members of the family nucleus, or visitors is prohibited.
• n)Due to the transfer of a beneficiary or another cause warranting the termination of the agreement or contract, in the event that the property is used as a dwelling house, the beneficiary must notify the Department of Goods and Services one month in advance, provided that the transfer was communicated to them with due notice, for the purpose of receiving the used property, as well as for the servant to formally deliver the same. The Department of Human Resources shall notify the Department of Goods and Services of the transfers of servants for the purposes of applying this provision.
• o)The beneficiary who ceases to use a Ministry property must provide the original or a copy of the last three receipts for electricity, water, and telephone, duly canceled.
• p)Allow inspection of the facilities by the officials in charge thereof.
• q)Avoid annoying or unnecessary noises.
• r)Stay up to date with the payment of telephone, television, internet, cleaning, and other services that correspond to the lodging property.
• s)Maintain order and cleanliness of the property, including walls, windows, ceilings, green areas, etc., both in the Common Use Areas and in the rooms.
• t)Give proper use to the electrical installations of the property in order to avoid overloads of the electrical system and/or any other inconvenience that endangers the safety of the property.
• u)Request written authorization from the DABS for the entry or stay of visitors from outside the Ministry of Agriculture and Livestock in the lodgings. Said request must contain the qualifications of the visiting persons, the length of the stay, and the type of relationship with the beneficiary official, and must also indicate, if the visitors enter with a vehicle, the name of the registered owner and license plate number, for the purpose of analyzing the availability of space on the property granted on loan.

The period for resolving the authorization request shall be one month, without detriment to the application of positive silence (silencio positivo), in accordance with articles 330 and 331 of the General Law on Public Administration, No. 6227, and the Law for the Protection of Citizens from Excess Requirements and Administrative Procedures, No. 8220.

Prohibitions

• a)Assigning or transferring, in any way, partially or totally, the benefits obtained in the agreements signed with the Ministry, except with the express and written authorization thereof.
• b)Using telephone or communication resources belonging to the Ministry that have not been included in the signed agreement.
• c)Removing or damaging, by the beneficiary, the improvements made to the properties on loan.
• d)Using official vehicle parking spaces for the use of private vehicles.
• e)Using the Ministry's facilities for for-profit or private activities that contravene the Ministry's objectives.
• f)Carrying out inadequate handling of garbage or other kinds of waste.
• g)Changing, without prior authorization from the DABS, the purpose of all or part of the property.
• h)Carrying out any type of alteration or repair without authorization to the assigned property.
• i)Consuming liquor or illicit drugs inside the lodgings and common areas.
• j)Smoking inside the lodgings and common areas.
• k)Using artifacts such as stoves, kerosene burners, or similar in places not suitable or conditioned for such purposes.
• l)The possession and/or storage of fuels and flammable products that may cause fires inside the lodgings, except the rational use of gas for kitchens of that type and in suitable places and conditions of use.
• m)Moving, without prior authorization from the DABS, to another lodging different from the assigned one, except for an emergency situation, which must be communicated in writing as soon as possible.
• n)The entry or stay of persons not previously authorized by the DABS.
• o)Having pets or animals of any kind in the lodging or adjacent areas.
• p)Hanging laundry in areas not designated for it, in a way that affects the appearance, aesthetics, or free transit.
• q)Giving copies of the lodging keys to persons not authorized by the DABS.
• r)Placing informational bulletins or advertisements in places not designated for it.
• s)The excessive use of electrical power strips or other items that may cause an overload of the property's electrical system.
• t)Making perforations in the walls.
• u)The entry into the lodgings of private cleaning staff or similar, without prior authorization from the DABS and without having demonstrated that there is a service contract indicating the full qualifications of the worker and employer, and the schedule in which the service will be carried out.
• v)The parking of private vehicles not authorized by the DABS in the garages, parking areas, or areas adjacent to the lodgings.
• w)The entry of persons in a state of drunkenness, near-drunkenness, under the effects of drugs, or similar.
• x)Conduct that may disturb the peace, tranquility, and rest.

The DABS shall designate a person to be in charge of verifying at least twice a year that the prohibitions stipulated in this Regulation are not violated.

Assignment of Lodging to MAG Servants

Servants who own their own home in the area of influence of the Agricultural Extension Agency (Agencia de Extensión Agropecuaria) or Regional Directorate shall not be granted the benefit established here, whether the property is in their name or their spouse's.

The beneficiary commits to safeguarding and caring for the good, giving it the required maintenance and preventing its deterioration.

The servant shall be empowered to occupy the assigned property for a term of one year.

The assignment of housing may be extended for equal periods provided the interested party, at least one month before its expiration, requests from the DABS to continue having housing and, by official communication, confirms that their conditions of need for housing remain unchanged—a situation the DABS must verify and record in the file.

In the event that the extension is not granted, because the real property is required for other public-interest purposes or the beneficiary does not demonstrate a continuing need, the beneficiary shall be warned that they must vacate the housing, with fifteen business days’ prior notice.

Once the period for which the housing was assigned has expired, the employee must vacate the property immediately if they do not submit the corresponding extension request or if, for the reasons stated, they were warned that the extension would not be granted.

When for reasons of need or convenience it becomes necessary to move the employee to a housing unit different from the one previously assigned, they shall be informed fifteen days before the move, and upon handover of the apartment or dwelling house a new agreement shall be signed.

Said document must be drawn up by the person designated by the DABS.

The revocation of the housing assignment shall be carried out for any of the following reasons:

• a)For technical reasons of opportunity, cohabitation, or institutional convenience, by reasoned resolution.
• b)For evident deterioration of the infrastructure that endangers its inhabitants.
• c)For a change in the location where the employee provides their services.
• d)Because the employee has a permanent residence in a geographic area that makes daily commuting to work feasible.
• e)For non-compliance with the duties or prohibitions established in these regulations.

Said revocation shall be carried out with one month’s notice so that the employee may make the necessary arrangements.

Final and Derogatory Provisions

In the absence of an express provision applicable to a specific case, the provisions of the General Public Administration Law (Ley General de Administración Pública), the Autonomous Service Regulations of the Ministry of Agriculture and Livestock (Reglamento Autónomo de Servicio del Ministerio de Agricultura y Ganadería), and other related regulations shall apply supplementarily.

For reasons of emergency, health, or cases that compromise the safety of the occupants, the employee may be compelled to vacate the property within a peremptory period.

The Ministry of Agriculture and Livestock, through the relevant budget program, shall cover the expenses generated by the property intended for employee housing for potable water services, electricity, physical maintenance of the property, and municipal charges where applicable.

Telephone, television, internet, cleaning, and other services shall be borne by the occupants of the housing.

In the event of a verified emergency situation, declared as such by the National Emergency Commission (Comisión Nacional de Emergencias, CNE), the Minister may authorize, on humanitarian grounds, the temporary placement of other employees or private individuals in the housing units.

Transitory Provision I. Employees who have housing at the time these Regulations enter into force shall have one calendar month to request the formal assignment of said housing by meeting the necessary requirements; otherwise, they must vacate the property.

Said employees may continue living in the housing units while their application is being decided.

Transitory Provision II. Under no circumstances shall cohabitation with private individuals be permitted in the housing units; therefore, if this situation exists, such persons shall have a period of three business days from the effective date of these Regulations to vacate the property or they shall be compelled to leave by public force, without prejudice to other administrative sanctions to which they may be subject.

These regulations shall take effect upon their publication in the Official Gazette (Diario Oficial).

Issued at the Presidency of the Republic. San José, on the second day of June, two thousand seventeen.

El presente Reglamento regula los procedimientos para el préstamo, asignación, utilización y el control de los bienes inmuebles del MAG, por parte de los funcionarios del ministerio y sus órganos de desconcentración mínima y máxima y las demás instituciones públicas o privadas que conforman el Sector Agropecuario, así como las personas físicas o jurídicas públicas o privadas que demuestren un interés legítimo de conformidad con las Políticas Institucionales para el Desarrollo del Sector Agropecuario.

El uso de los bienes inmuebles se realizará como permiso de uso a título precario de conformidad con el artículo 154 de la Ley General de la Administración Pública. La asignación del uso se aplicará bajo los principios de eficiencia, eficacia y oportunidad, garantizando siempre el interés público.

APARTAMENTO: Alojamiento completo de una o más habitaciones con baño(s) privado(s) ubicados en una unidad de dos o más apartamentos en una estructura colectiva con aprovechamiento común de zonas de circulación, tanto verticales como horizontales; con o sin Área para parqueo de vehículos.

ÁREAS DE USO COMÚN O COMPARTIDA: Espacios destinados al uso común o tránsito de más de un funcionario en un bien inmueble, sea este una casa de habitación o un apartamento.

ASIGNACIÓN: Acción formal mediante la cual se asigna un bien inmueble específico a un funcionario del ministerio y sus órganos de desconcentración mínima y máxima y las demás instituciones públicas o privadas que conforman el Sector Agropecuario, así como las personas físicas o jurídicas públicas o privadas que demuestren un interés legítimo de conformidad con las Políticas Institucionales para el Desarrollo del Sector Agropecuario, mediante un convenio.

CASA: Alojamiento completo de una o más habitaciones, con baño(s) privado(s), con o sin áreas verdes; y deslindado por completo de otras edificaciones, con o sin Área para parqueo de vehículos o cochera de uso exclusivo.

FAMILIARES: Parientes por consanguineidad hasta segundo grado: Padres, Hijos legalmente reconocidos, Hermanos, Abuelos y Nietos; o pariente por afinidad: Cónyuge.

PRÉSTAMO: Se entiende por préstamo el traslado gratuito y a título precario, de la posesión de bienes inmuebles de parte del MAG hacia una persona física o jurídica, nacional o extranjera, pública o privada para que disponga del mismo, de su usufructo y custodia, con la obligación de restituirlos según las condiciones y plazos previamente acordados con el titular de la propiedad, y cuando corresponda de conformidad con el artículo 154 de la Ley General de Administración Pública.

MAG: El Ministerio de Agricultura y Ganadería.

MINISTRO Y EL VICEMINISTRO: Funcionarios competentes para la firma de los convenios en representación del Ministerio de Agricultura y Ganadería.

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS: Unidad responsable y encargada de tramitar los Convenios y contratos entre el Ministerio y las contrapartes suscribientes, así como dar seguimiento, controlar y fiscalizar el cumplimiento de los mismos, mediante el procedimiento establecido con este fin.

EL REGLAMENTO: El presente Reglamento.

EL SERVIDOR: La persona física que presta sus servicios para el Ministerio de Agricultura y Ganadería y sus órganos de desconcentración, en virtud de un acto válido y eficaz de investidura. Que no tenga él o su conyugue un bien inmueble ubicado en la Región en donde preste sus servicios al Ministerio de Agricultura y Ganadería y que deba permanecer en lugar distinto al de su domicilio legal, por razones de trabajo, por períodos superiores a un mes en forma continua y que en esa ubicación se cuenta con apartamento o casa de habitación que pertenezca al MAG.

EL BENEFICIARIO: funcionario, institución pública o privada que forma parte del Sector Agropecuario, así como las personas físicas o jurídicas públicas o privadas que demuestren un interés legítimo de conformidad con las Políticas Institucionales para el Desarrollo del Sector Agropecuario que hace uso de un bien inmueble propiedad del Ministerio.

EL CONVENIO: Acuerdo de voluntades suscrito entre el Ministerio de Agricultura y Ganadería, y funcionarios del ministerio y sus órganos de desconcentración mínima y máxima y las demás instituciones públicas o privadas que conforman el Sector Agropecuario, así como las personas físicas o jurídicas públicas o privadas que demuestren un interés legítimo de conformidad con las Políticas Institucionales para el Desarrollo del Sector Agropecuario y que tiene como propósito desarrollar la formalización del préstamo, asignación, uso y control de bienes inmuebles del Ministerio de Agricultura y Ganadería. Estos deberán contar con un plazo definido y la estimación correspondiente cuando corresponda.

REPORTE: Comunicación escrita que debe realizar el Departamento de Administración de Bienes y Servicios al Departamento de Recursos Humanos, para que éste determine el cálculo del zonaje, al funcionario que se le asigne una casa o apartamento propiedad del Ministerio de corresponderle de conformidad con la normativa vigente.

INFORME: Reporte anual que realizará el Departamento de Administración de Bienes y Servicios, al Despacho Ministerial y al Viceministro responsable, en el que se informe el estado de conservación de los bienes inmuebles dados a préstamo por parte del Ministerio.

De la Instancia Responsable

Le corresponde al Departamento de Administración de Bienes y Servicios en adelante denominado DABS las siguientes funciones:

• a)Le corresponde tramitar, controlar y dar seguimiento a todos los préstamos de bienes inmuebles que realice el MAG.
• b)Tramitar los convenios de manera oportuna y técnica, una vez recibida la solicitud, para efectos de realizar las consultas pertinentes a nivel central y regional, a fin de elaborar un informe técnico que determine la conveniencia, términos y alcance del préstamo del inmueble.
• c)Garantizar el cumplimiento de todos los requisitos que la normativa exige y velar por la observancia de los principios, fines, políticas, objetivos e intereses del MAG.
• d)Asesorar y coadyuvar con las instancias del sector agropecuario en la búsqueda de fuentes, en la negociación, formulación, trámite y ejecución de los convenios.
• e)Mantener un sistema de información y divulgación actualizado, organizado y sistematizado de los convenios en trámite, aprobados y en ejecución.
• f)Mantener completos, foliados, actualizados, ordenados, debidamente identificados, referenciados y bajo adecuadas medidas de seguridad, los g) Establecer los mecanismos necesarios y suficientes que aseguren una mayor flexibilidad y agilidad en los procesos de trámite de convenios.
• h)Solicitar informes o los datos necesarios para la renovación de los convenios.
• i)Coordinar, convocar, dar seguimiento y registro de las minutas de las sesiones de análisis técnico conjunto de la tramitación y valoración de los convenios.
• j)Mantener una base de datos actualizada donde se disponga de información básica de los convenios vigentes, que incluya al menos ubicación, condición, ocupación, dimensiones o área, uso recomendado y cualquier otra característica que se considere necesaria, así como un mecanismo de detección previa de convenios de que se les vence el plazo. En este último caso, el DABS deberá solicitar un informe a las personas beneficiarias, en un plazo de al menos tres meses de anterioridad al vencimiento, para que se proceda a valorar la prórroga respectiva.
• k)Informar anualmente al Despacho Ministerial, y al Departamento de Recursos Humanos, cuando corresponda, sobre todos los convenios suscritos por el MAG durante ese período, así como aquellos a los cuales se les ha vencido el plazo.
• l)Verificar la presentación y validez de los requisitos establecidos según el procedimiento institucional para la solicitud de uso de un bien inmueble.
• m)Confeccionar un informe de revisión e inventario y estado de los inmuebles propiedad del Ministerio, que se incorporará al expediente correspondiente, del inmueble que se pretende dar en préstamo.
• n)Redactar un acta de entrega del inmueble, a la hora en que se haga la toma de posesión por parte del beneficiario, en el que se adjunte como parte integral, el informe citado en el inciso anterior.
• o)Otras que por su especialidad técnica le correspondan y la normativa le asigne.

Del trámite para el préstamo, asignación, utilización de los bienes inmuebles

Las instancias técnicas que deberán pronunciarse serán las siguientes:

• a)Departamento de Planificación cuando corresponda.
• b)Director Regional cuando corresponda.
• c)Departamento de Recursos Humanos cuando corresponda d) Asesoría Jurídica en todos los casos.

Toda solicitud de préstamo de inmueble deberá ser tramitada por el eventual beneficiario, ante el DABS, acompañado de la siguiente información:

a. En qué consiste el préstamo, su necesidad, utilización, y monto aproximado de las inversiones a realizar.

b. Funcionario o instancia administrativa responsable de su custodia y utilización.

El DABS, una vez que recibe una solicitud de préstamo de inmueble, con los requisitos indicados en el artículo anterior , le corresponde:

• a)Aportar certificación literal del inmueble emitida por el Registro Nacional de la Propiedad Inmueble.
• b)Realizar un informe, sobre la ubicación, acceso, calidad de la construcción o del terreno, disponibilidad de los servicios públicos, requerimientos de operación y mantenimiento, y otros elementos necesarios para verificar la conveniencia de otorgar en préstamo el inmueble.
• c)Revisar la suficiencia de los documentos aportados, levantar el criterios técnicos a la instancia que considere necesario o le obligue el presente Reglamento.
• d)Elaborar una recomendación sobre la conveniencia del préstamo del inmueble.
• e)Elevar el expediente respectivo y la propuesta de convenio de préstamo que sea necesaria, a la Asesoría Jurídica del MAG para su análisis de legalidad.
• f)En caso de aceptación del préstamo del inmueble, deberá:
• i)Tramitar la firma o formalización del convenio ante la Asesoría Jurídica del MAG, en un plazo de diez días hábiles, a partir del recibido de la documentación de forma completa por parte del beneficiario.
• ii)Resguardar el expediente administrativo levantado al efecto. g) Informar anualmente, en el mes de marzo de cada año, al Ministro sobre los convenios vigentes.

El plazo que se establece para otorgar el permiso o autorización, que en este caso se tramita en el DABS, será de un mes a partir del recibo de la solicitud, sin menoscabo de que aplique el silencio positivo, de conformidad con el artículo 330 y 331 de la Ley General de Administración Pública, No. 6227 y la Ley de Protección al ciudadano del exceso de requisitos y trámites administrativos No. 8220.

Para el trámite de visto bueno y aprobación de los convenios, la Asesoría Jurídica deberá verificar el cumplimiento de los requisitos de análisis y presentación que establezca la normativa vigente. Además, podrá efectuar las consultas o requerir los dictámenes que considere convenientes a las instancias competentes, según cada tipo de convenio, para lo cual tendrá el plazo de diez días hábiles, a partir de recibido el expediente.

Toda modificación o ampliación de convenios de préstamos de bienes inmuebles deberá canalizarse a través de la DABS, en cuyo caso, se deberá de cumplir en lo que corresponda con lo establecido en los artículos 7 y 8 anteriores y según los plazos establecidos.

La ejecución de todo convenio de préstamo de inmuebles sólo podrá iniciarse una vez que se cumpla con los trámites y requisitos indicados en el presente capítulo. Caso contrario, aplicarán las sanciones que en derecho correspondan previa observancia del debido proceso.

El DABS será el responsable del control, seguimiento y evaluación de los convenios de préstamo de inmuebles respectivos. Anualmente y al finiquitarse acuerdos de préstamos de inmuebles, se presentarán al Ministro un informe sobre la ejecución de los préstamos de bienes inmuebles, el mismo deberá contener el resultado del seguimiento y evaluación de gestión de estos instrumentos.

Responsabilidades y obligaciones

Los beneficiarios serán responsables de su adecuada conservación, buen uso, aplicación en los fines autorizados, custodia, salvaguarda y respeto de la normativa institucional vigente.

Caso contrario se le aplicarán las sanciones y procedimientos establecidos por la normativa interna y otras normas o leyes conexas, previa observancia del debido proceso.

• a)Mantener en perfecto estado de conservación la edificación, casa o apartamento asignado.
• b)Pintar al menos una vez al año utilizando los colores oficiales Institucionales establecidos por el Departamento de Bienes y Servicios, para estos efectos deberá informar al Área Administrativa Regional y al Departamento de Bienes y Servicios.
• c)Podrán hacer todas las intervenciones menores en infraestructura de forma inmediata, una vez que se haya producido el daño o identificado la necesidad, esas intervenciones menores se refieren a mejoras o reparaciones que no representen una modificación estructural significativa, tales como: sustitución de terminales eléctricas, vidriería, láminas de cielo raso, puertas, láminas de techo, cerraduras, fontanería, etc.
• d)Cuando la edificación, casa o apartamento necesite intervenciones mayores y el beneficiario desee realizarlos por su cuenta, deberá solicitar autorización previa al Departamento de Bienes y Servicios.
• e)Si la intervención sobre el inmueble es por decisión del Ministerio, los ocupantes deberán acatar esta disposición, los gastos generados serán cubiertos por cuenta del Ministerio.
• f)El beneficiario será responsable por los daños ocasionados al inmueble, debidos a descuidos, negligencia, dolo, culpa o usos incorrectos, debiendo él mismo reparar los daños ocasionados por su cuenta, en la forma que se le indique y dentro del plazo que le fuere fijado.
• g)Los gastos por reparación de daños que se originen por fuerza mayor o caso fortuito, deberán ser cubiertos por el Ministerio, siempre que esta circunstancia sea fehacientemente comprobada.
• h)Todas las mejoras deberán de quedar en el inmueble, sin perjuicio del Ministerio, en reconocimiento alguno por gastos incurridos.
• i)Los ocupantes de los inmuebles asignados, deberán observar una conducta adecuada, de acuerdo con los principios de la moral y las buenas costumbres acordes con las políticas institucionales; actividad que altere el orden o bien por actos que impliquen violencia doméstica u otras acciones que atenten contra la integridad física y moral de las personas que conforman el núcleo familiar.
• j)La conservación e higiene absoluta de los bienes inmuebles serán de entera responsabilidad de los ocupantes, no deberán existir acumulaciones de basura, escombros ni desechos de ninguna clase que pongan en peligro la salud pública, tanto dentro como afuera de la propiedad.
• k)Los beneficiarios a los que se les asigne una de las casas o apartamentos propiedad del Ministerio, estarán obligados a pagar los servicios de agua y electricidad, cuando exista desconexión entre las edificaciones. Cuando en los bienes inmuebles habiten varios servidores, los pagos correspondientes deberán dividirse entre el número de beneficiarios.
• l)No se podrá otorgar en ninguna instancia a terceros el uso de algún cuarto, sea por medio de préstamo, alquiler, o cualquier otro tipo de otorgamiento, dar habitación en forma permanente o temporal, arrendar o subarrendar, a personas ajenas al núcleo familiar autorizado, salvo cuando sea por visita de un familiar o un amigo, por un periodo no mayor a un mes.
• m)Se prohíbe le ingesta o consumo de drogas ilícitas por parte del beneficiario, miembros del núcleo familiar o visitantes.
• n)Por traslado de beneficiario u otra causa que amerite la finalización del convenio o contrato, en caso que al inmueble se le dé uso de casa de habitación, el beneficiario deberá comunicarlo con un mes de anticipación al Departamento de Bienes y Servicios, siempre y cuando el traslado se le hubiere comunicado con la debida antelación, a efecto de recibir el inmueble utilizado, así como para que el servidor haga formal entrega del mismo. El Departamento de Recursos Humanos comunicará al de Bienes y Servicios los traslados de servidores a los efectos de la aplicación de esta disposición.
• o)El beneficiario que deje de utilizar un inmueble del Ministerio, deberá entregar el original o copia de los últimos tres recibos de electricidad, agua y teléfono debidamente cancelados.
• p)Permitir la inspección de las instalaciones por parte de los funcionarios encargados al efecto.
• q)Evitar ruidos molestos o innecesarios r) Mantenerse al día en el pago de servicios de teléfono, televisión, internet, limpieza y otros, que correspondan al inmueble de alojamiento.
• s)Mantener el orden y limpieza del inmueble, incluyendo, paredes, ventanas, cielorraso, áreas verdes, etc., tanto en las Áreas de Uso Común como en las habitaciones.
• t)Dar un adecuado uso a las instalaciones eléctricas del inmueble a fin de evitar sobrecargas del sistema eléctrico y/o cualquier otro inconveniente que ponga en peligro la seguridad del inmueble.
• u)Solicitar autorización por escrito al DABS para el ingreso o permanencia de visitantes ajenos al Ministerio de Agricultura y Ganadería en los alojamientos. Dicha solicitud deberá contener las calidades de las personas visitantes, el tiempo de la estadía y el tipo de relación con el funcionario beneficiario, así mismo deberá indicar, en caso de que los visitantes ingresen con vehículo, el nombre del propietario registral y número de placas, para efectos de analizar la disponibilidad de espacio en la propiedad otorgada en préstamo.

El plazo para resolver la solicitud de autorización será de un mes, sin detrimento de que se aplique el silencio positivo, de conformidad en los artículos 330 y 331 de la Ley General de la Administración Pública No. 6227 y la Ley de Protección al ciudadano del exceso de requisitos y trámites administrativos No. 8220.

Prohibiciones

• a)Ceder o transferir de ninguna manera, parcial o total los beneficios obtenidos en los convenios firmados con el Ministerio, salvo autorización b) Utilizar recursos telefónicos o de comunicación pertenecientes al Ministerio, que no hayan sido incluidos en el convenio suscrito.
• c)Remover o dañar, por parte del beneficiario, las mejoras realizadas a los inmuebles en préstamo.
• d)El uso de los parqueos de vehículos oficiales para el uso de vehículos particulares.
• e)Utilizar las instalaciones del Ministerio para actividades con fines de lucro o privadas que contravengan los objetivos del Ministerio.
• f)Realizar un manejo inadecuado de basura u otra clase de desechos.
• g)Cambiar, sin previa autorización del DABS, el destino de todo o parte del inmueble h) Realizar algún tipo de alteración o reparación sin autorización al inmueble asignado.
• i)Consumir licor, o drogas ilícitas dentro de los alojamientos y áreas comunes.
• j)Fumar dentro de los alojamientos y áreas comunes.
• k)Uso de artefactos como cocinas, canfineras o similares en lugares no adecuados o acondicionados para tales efectos.
• l)La tenencia y/o almacenamiento de combustibles y productos inflamables que puedan ocasionar incendios dentro de los alojamientos, excepto el uso racional de gas para las cocinas de ese tipo y en lugares y condiciones de uso adecuados.
• m)Trasladarse, sin previa autorización del DABS, a otro alojamiento diferente del asignado excepto por situación de emergencia que deberá ser comunicada por escrito, lo antes posible.
• n)El ingreso o permanencia de personas no autorizadas previamente por el DABS.
• o)Tener mascotas o animales de todo tipo en el alojamiento o áreas adyacentes.
• p)Tender ropa en áreas no destinadas para ello, de modo que afecte el ornato, estética o libre tránsito.
• q)Entregar copia de las llaves del alojamiento a personas no autorizadas por el DABS.
• r)Colocar boletines informativos o anuncios en lugares no destinados para ello.
• s)El uso desmedido de regletas eléctricas u otros, que puedan causar una sobrecarga del sistema eléctrico del inmueble.
• t)Realizar perforaciones en las paredes.
• u)La entrada a los alojamientos de personal privado de limpieza o similares, sin previa autorización del DABS y sin haber demostrado que existe contrato de servicios indicando calidades completas del trabajador y patrono, y horario en que se llevará a cabo el servicio.
• v)El estacionamiento de vehículos particulares no autorizados por el DABS, en las cocheras, zonas de parqueo o áreas aledañas a los alojamientos.
• w)El ingreso de personas en estado de ebriedad, pre ebriedad, bajo los efectos de drogas o similar.
• x)Conductas que puedan alterar el orden, la paz y el descanso.

El DABS designará a una persona a fin de que se encargue de verificar al menos dos veces al año, que no se incumplan con las prohibiciones estipuladas en este Reglamento.

De la asignación de alojamiento a los servidores del MAG

A los servidores que posean casa propia en la zona de influencia de la Agencia de Extensión Agropecuaria o Dirección Regional, no se les concederá el beneficio aquí establecido ya sea que el inmueble este a su nombre o del conyugue.

El beneficiario se compromete a velar y cuidar el bien, dándole el mantenimiento requerido, evitando su deterioro.

El servidor quedará facultado para ocupar el inmueble asignado, por el término de un año.

La asignación de alojamiento podrá ser prorrogada por períodos iguales siempre y cuando el interesado gestione con al menos un mes de antelación a su vencimiento, ante el DABS, el seguir contando con alojamiento y mediante oficio haga constar de que sus condiciones de necesidad de alojamiento se mantienen, situación que el DABS deberá verificar y dejar constancia de ello en el expediente.

En el caso que no proceda la prórroga, en virtud de que se requiera el bien inmueble para otros fines de interés público o que el beneficiario no demuestre que continúa teniendo la necesidad, se le prevendrá que deberá abandonar el alojamiento, con un plazo de quince días hábiles de antelación.

Vencido el plazo por el cual se asignó el alojamiento, el funcionario deberá desalojar inmediatamente el inmueble, si no presenta la solicitud de prórroga correspondiente o si por las razones indicadas se le previno que no procedía la prórroga.

Cuando por razones de necesidad o conveniencia exista la necesidad de cambiar al funcionario a otra unidad de alojamiento distinta a la previamente asignada, se le informará con un plazo de quince días de antelación al cambio y al hacer entrega del apartamento o casa de habitación se suscribirá un nuevo convenio.

Dicho documento debe ser levantado por la persona que designe el DABS.

La revocatoria de la asignación del alojamiento se efectuará por alguna de las siguientes razones:

• a)Por razones técnicas de oportunidad, convivencia u oportunidad institucional, mediante resolución razonada.
• b)Por deterioro evidente de la infraestructura que cause peligro a sus habitantes.
• c)Por cambio del lugar en el que el funcionario presta sus servicios.
• d)Porque el funcionario tenga domicilio permanente en zona geográfica que haga posible su traslado diario al trabajo.
• e)Por incumplimiento de los deberes o prohibiciones establecidas en el presente reglamento.

Dicha revocatoria se realizará brindando el plazo de un mes a fin de que el funcionario tome las previsiones necesarias.

A falta de disposición expresa aplicable a un caso determinado, se recurrirá supletoriamente a las disposiciones de la Ley General de Administración Pública, el Reglamento Autónomo de Servicio del Ministerio de Agricultura y Ganadería y demás normativa conexa

Por razones de emergencia, de salud o casos que comprometan la seguridad de los ocupantes, el funcionario podrá ser compelido a desalojar el inmueble en tiempo perentorio.

El Ministerio de Agricultura y Ganadería, a través del programa presupuestario pertinente, cubrirá los gastos que genere el inmueble destinado a alojamiento de funcionarios por concepto de servicios de agua potable, fluido eléctrico, mantenimiento físico del inmueble y cargas municipales cuando correspondan.

Los servicios de teléfono, televisión, internet, limpieza y otros serán sufragados por los ocupantes del alojamiento.

En caso de situación de emergencia comprobada y declarada así por la Comisión Nacional de Emergencias, el Ministro podrá autorizar por motivos humanitarios, la ubicación temporal de otros funcionarios o particulares en los alojamientos.

Dichos funcionarios podrán seguir habitando los alojamientos durante el tiempo en el que se resuelva su solicitud.

Este reglamento rige a partir de su publicación en el Diario Oficial.

Dado en la Presidencia de la República. San José, a los dos días del mes de junio del año dos mil diecisiete.