Regulation for Food and Beverage Expenses of the Road Safety CouncilReglamento para gastos de alimentación del Consejo de Seguridad Vial

The purpose of this regulation is to regulate the expenses for food and beverages originating in activities during the ordinary and extraordinary workday at the Road Safety Council or in the ordinary and extraordinary sessions of its Board of Directors (comprising both the food of its members and that of habitual or occasional participants in its meetings); as well as in work meetings convened by the Executive Directorate or other departments, which are of institutional interest. The foregoing, considering that, on many occasions, these activities, due to their complexity, extend for prolonged periods requiring food provision for the participants.

Also included are food expenses generated on the occasion of those exceptional activities carried out by the Training Unit of the Management and Human Development Department, and food expenses that form part of the protocol and social activities of institutional interest that are carried out, as well as the provision of water offered to users conducting business or visits to the Board of Directors, Executive Directorate, User Service Department, Services Comptroller's Office, and to the officials who use the services of the Institutional Medical Office.

The maximum amount to be authorized in the disbursements defined in this regulation shall be that established in article 7.

• a)Cosevi: Road Safety Council.
• b)Food: Includes any natural or processed substance or product, intended for the nutrition of the human organism, which upon being ingested provides the organism with the elements necessary for its maintenance and development, as well as any that, without having such properties, is consumed out of habit or pleasure. For the same purposes, food additives are considered food, which is any natural or processed substance or product, possessing or not possessing nutritional qualities, that is added to food to contribute to, modify, or preserve its properties.
• c)Beverage: Liquid substance that is drunk, especially one that is processed or composed of several ingredients.
• d)Acquisition of Food and beverages: Comprises the purchase of food and beverages acquired through the following sub-items:

. Sub-item 2.02.03 "Food and beverages": Corresponds to the purchase of natural, semi-manufactured, or industrialized food and beverages for human consumption. Includes expenses for meals and other restaurant services provided to personnel working in public institutions, as well as to users of the services they provide, such as patients in hospital centers, inmates of penitentiary centers, and others. They are not applied to training, protocol, or social activities, which must be charged to the sub-items incorporated in group "1.07 Training and Protocol." . Sub-item 1.07.01 "Training activities": Expenses for services inherent to the organization of and participation in training events. This sub-item considers the following concepts: Organization of congresses, seminars, courses, and related activities: Services and goods inherent to the organization and holding of training and learning events such as seminars, talks, congresses, symposiums, courses, and the like. Included, for example, are the contracting of instructors and support staff; instruction rooms, machinery, equipment, and furniture; tools, materials, and supplies such as folders, posters, flowers, plaques, parchments, as well as the food provided to event participants during the course of the same.

It also comprises participation in congresses, seminars, courses, and related activities, defined as the sum or fee that the institution must pay to the organizing entity for public officials to participate in congresses, seminars, workshops, symposiums, courses, talks, and the like, as well as courses that are not part of a study plan aimed at the employee obtaining a university pre-degree, degree, or post-graduate degree.

. Sub-item 1.07.02 "Protocol and social activities": Consists of disbursements intended for the payment of services, tools, various materials, and supplies necessary to hold celebrations and any other attention provided to officials or persons external to the entity, such as official receptions, commemorations, tributes, exhibitions. Includes the expenses for the inauguration and closing of events such as: congresses, seminars, training courses, special events, and others with similar characteristics, which must be in accordance with the corresponding technical and legal restrictions, in addition to the periodic membership or affiliation fees to organizations that carry out activities of this nature.

• e)Control and rationing of expenditure for this concept and other general expenses of the institution: Refers to any directive issued by the Comptroller General of the Republic, Central Government, Board of Directors, and Executive Directorate, in terms of acquisition and purchase of food and beverages, appropriate for adequate service.
• f)Public funds: These are the resources, assets, goods, and rights owned by the State, by organs, by companies, or by public entities.
• g)Food expenses: These are the outflows that the Institution may incur for the payment of food and beverages for attendees at workdays, ordinary and extraordinary sessions of the Board of Directors (it being understood that it comprises both the food of its members and that of habitual or occasional participants in its meetings), as well as at work meetings convened by the Executive Directorate or other departments, which are of institutional interest. It also includes food expenses generated on the occasion of training activities and protocol and social activities carried out by the Institution, as well as the provision of water offered to users conducting business or visits to the Board of Directors, Executive Directorate, User Service Department, and to the officials who use the services of the Institutional Medical Office.
• h)Duty of probity: The public official shall be obliged to orient their management toward the satisfaction of the public interest. This duty shall be manifested, fundamentally, by identifying and attending to priority collective needs, in a planned, regular, efficient, continuous manner, and under conditions of equality for the inhabitants of the Republic; likewise, by demonstrating rectitude and good faith in the exercise of the powers conferred by law; ensuring that the decisions adopted in fulfillment of their attributions conform to impartiality and to the objectives of the institution in which they serve and, finally, by administering public resources in adherence to the principles of legality, effectiveness, economy, and efficiency, rendering accounts satisfactorily.
• i)Principle of efficiency: The most convenient application of allocated resources to maximize the results obtained or expected.
• j)Principle of legality: The subjection of all public action to the legal system.

Requirements and conditions of food and beverage services

The acquisition of food and beverages is authorized for the ordinary and extraordinary sessions held by the Board of Directors of this Institution, both for its members and advisors, as well as for habitual or occasional participants in its meetings, and for the Secretariat of the same body. To support the food or beverage expenses incurred in the Board of Directors' sessions, the holding of these shall be documented according to the minutes of each session, in which the participants shall be recorded.

For the purpose of supporting the food or beverage expenses incurred on the occasion of these meetings, a minute must be drawn up containing at least the following information: topics discussed, place of the meeting, start and end time of the meeting, full name of the meeting attendees, department they represent, and the signature of the meeting attendees.

To support the food or beverage expenses incurred on the occasion of these activities, a list of participants must be drawn up, which must record at least the full name, department they represent, and the signature, in addition to the start and end time of the activity; furthermore, the call document indicating the topics to be covered must be attached.

For the purpose of supporting the food or beverage expenses incurred on the occasion of these activities, a record must be prepared indicating the reason for the activity, its schedule and duration, as well as the official letter number through which the Executive Directorate issued the corresponding authorization, which must be signed by the official responsible for organizing the activity.

The expenses incurred under the provisions contained in the preceding articles must respond to the principles of necessity, exceptionality, rationality, relevance, and austerity. The amounts per person for these expenses may not exceed the amounts established for the corresponding food item, according to the schedule of the activity, in the Reglamento de Gastos de Viaje y Transporte para Funcionarios Públicos in force, issued by the Comptroller General of the Republic. For the purpose of establishing the amount corresponding to refreshments, the maximum amount authorized for breakfast shall be used.

Excluded from the limitations detailed in the previous articles is the acquisition of water, which is authorized solely for the Board of Directors, the Executive Directorate, the User Service Department, the Services Comptroller's Office, and the Institutional Medical Office.

Every transaction carried out for the acquisition of food and beverages must have the appropriate budgetary content.

The procedures for the acquisition of food and beverages must be consistent with the provisions established in the Ley de Contratación Administrativa and its implementing regulation (Reglamento de Contratación Administrativa) and in the Reglamento de Fondo de Caja Chica para el Consejo de Seguridad Vial; therefore, the corresponding mechanism must be used in accordance with the provisions of the cited regulations.

Final Provisions

In the event that a non-permitted expense is verified, the responsible official is obliged to reimburse the total amount assigned, without prejudice to the disciplinary sanctions that may be imposed according to the legal system indicated in article 15 of this regulation and following due process.

The purchase of alcoholic beverages charged to institutional resources is prohibited.

Officials who participate in the activities subject to this regulation and in which the food service is provided may not collect per diems (viáticos) for said concept during the course of these activities, with the exception of those generated in the transfer of the official to the site where the activities will be held, if this is not supplied by the institution; all in accordance with the provisions of the Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte para funcionarios Públicos of the Comptroller General of the Republic.

Compliance with and application of this Regulation is obligatory for those responsible for the executing units authorized in this regulation, who make use of the corresponding budget sub-items for the acquisition of food and beverages.

In the event of non-compliance with the provisions contained in this regulation, action shall be taken in accordance with the provisions of Chapter X of Law No. 7494 "Ley de Contratación Administrativa," Chapter XIV of Decreto Ejecutivo No. 33411 "Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa," article 39 of Law No. 8292 "Ley General de Control Interno," article 110 subsections b) and g) of Law No. 8131 "Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos," Law No. 8422 "Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública," as well as the disciplinary provisions contained in Decreto Ejecutivo No. 33126-MOPT, called "Reglamento Autónomo de Organización y Servicio del Consejo de Seguridad Vial."

It shall be effective upon its publication in the official gazette La Gaceta.

Issued at the Presidency of the Republic. San José, on the 3rd day of the month of April of the year two thousand seventeen.

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El presente reglamento tiene como objeto, regular los gastos que por concepto de alimentación y bebidas, se originen en actividades durante la jornada ordinaria y extraordinaria de trabajo en el Consejo de Seguridad Vial o en las sesiones ordinarias y extraordinarias de su Junta Directiva (comprendiendo tanto la alimentación de sus miembros como la de los participantes en sus reuniones de forma habitual o de forma ocasional); al igual que en reuniones de trabajo convocadas por la Dirección Ejecutiva u otras dependencias, que son de interés institucional. Lo anterior, considerando que, en muchas ocasiones, esas actividades por su complejidad se extienden por periodos prolongados que requieren de atención alimenticia de los participantes.

También se incluyen los gastos en alimentación generados con motivo de aquellas actividades excepcionales realizadas por la Unidad de Capacitación del Departamento de Gestión y Desarrollo Humano, y los gastos de alimentación que forman parte de las actividades protocolarias y sociales de interés institucional que se realicen, así como la provisión de agua que se ofrece a los usuarios que realizan gestiones o visitas a la Junta Directiva, Dirección Ejecutiva, Departamento de Servicio al Usuario, Contraloría de Servicios y a los funcionarios usuarios de los servicios del Consultorio Médico Institucional.

El monto máximo a autorizar en las erogaciones definidas en este reglamento, será el que se establece en el artículo 7.

• a)Cosevi: Consejo de Seguridad Vial.
• b)Alimento: Incluye toda sustancia o producto natural o elaborado, destinado a la nutrición del organismo humano, que al ser ingerido facilite al organismo los elementos necesarios para su mantenimiento y desarrollo, así como todo aquel que, sin tener tales propiedades, se consuma por hábito o agrado. Se consideran alimentos, para los mismos efectos, los aditivos alimentarios, que es toda sustancia o producto natural o elaborado, que poseyendo o no cualidades nutritivas, se adicione a los alimentos para coadyuvar, modificar o conservar sus propiedades.
• c)Bebida: Sustancia líquida que se bebe, en especial la elaborada o la compuesta de varios ingredientes.
• d)Adquisición de Alimentos y bebidas: Comprende la compra de alimentos y bebidas que se adquieren por medio de la siguientes subpartidas:

. Subpartida 2.02.03 "Alimentos y bebidas": Corresponde a la compra de alimentos y bebidas naturales, semimanufacturados o industrializados para el consumo humano. Incluye los gastos de comida y otros servicios de restaurante brindados al personal que labora en las instituciones públicas, así como a usuarios de los servicios que estas brindan, tales como pacientes de los centros hospitalarios, internos de los centros penitenciarios y otros. No se aplican para actividades de capacitación, protocolarias o sociales las cuales se deben imputar a las subpartidas incorporadas en el grupo "1.07 Capacitación y Protocolo".

. Subpartida 1.07.01 "Actividades de capacitación": Gastos por servicios inherentes a la organización y participación en eventos de formación. Esta subpartida considera los siguientes conceptos: Organización de congresos, seminarios, cursos y actividades afines: Servicios y bienes inherentes a la organización y realización de eventos de capacitación y aprendizaje como seminarios, charlas, congresos, simposios, cursos y similares. Se incluyen, por ejemplo, las contrataciones de instructores y de personal de apoyo; salas de instrucción, de maquinaria, equipo y mobiliario; útiles, materiales y suministros como cartapacios, afiches, flores, placas, pergaminos, así como la alimentación que se brinda a los participantes de los eventos en el transcurso de los mismos.

Comprende además la participación en congresos, seminarios, cursos y actividades afines, definidos como la suma o cuota que la institución debe cancelar a la entidad organizadora, para que funcionarios públicos participen en congresos, seminarios, talleres, simposios, cursos, charlas y similares, así como cursos que no formen parte del plan de estudio tendiente a que el servidor obtenga un pre-grado, grado o postgrado universitario.

. Subpartida 1.07.02 "Actividades protocolarias y sociales": Están constituidos por erogaciones destinadas al pago de los servicios, útiles, materiales y suministros diversos, necesarios para efectuar celebraciones y cualquier otra atención que se brinde a funcionarios o personas ajenas a la entidad, tales como recepciones oficiales, conmemoraciones, agasajos, como: congresos, seminarios, cursos de capacitación, eventos especiales y otros con características similares, los que deben estar acorde a las restricciones técnicas y jurídicas correspondientes, además de las cuotas periódicas de pertenencia o afiliación a organizaciones que desarrollan actividades de esta naturaleza.

• e)Control y racionamiento del gasto para este concepto y los demás gastos en general de la institución: Es toda aquella directriz emanada de la Contraloría General de la República, Gobierno Central, Junta Directiva y Dirección Ejecutiva, en términos de adquisición y compra de alimentos y bebidas, apropiado para una atención adecuada.
• f)Fondos públicos: Son los recursos, valores, bienes y derechos, propiedad del Estado, de órganos, de empresas o de entes públicos.
• g)Gastos de alimentación: Son los egresos en los que puede incurrir la Institución, para el pago de alimentos y bebidas de los asistentes a las jornadas de trabajo, sesiones ordinarias y extraordinarias de la Junta Directiva (entendiéndose que comprende tanto la alimentación de sus miembros como la de los participantes en sus reuniones de forma habitual o de forma ocasional), al igual que en reuniones de trabajo convocadas por la Dirección Ejecutiva u otras dependencias, que son de interés institucional. Incluye también los gastos en alimentación generados con motivo de actividades de capacitación y de actividades protocolarias y sociales que realice la Institución, así como la provisión de agua que se ofrece a los usuarios que realizan gestiones o visitas a la Junta Directiva, Dirección Ejecutiva, Departamento de Servicio al Usuario, y a los funcionarios usuarios de los servicios del Consultorio Médico Institucional.
• h)Deber de probidad: El funcionario público estará obligado a orientar su gestión a la satisfacción del interés público. Este deber se manifestará, fundamentalmente, al identificar y atender las necesidades colectivas prioritarias, de manera planificada, regular, eficiente, continua y en condiciones de igualdad para los habitantes de la República; asimismo, al demostrar rectitud y buena fe en el ejercicio de las potestades que le confiere la ley; asegurarse de que las decisiones que adopte en cumplimiento de sus atribuciones se ajustan a la imparcialidad y a los objetivos propios de la institución en la que se desempeña y, finalmente, al administrar los recursos públicos con apego a los principios de legalidad, eficacia, economía y eficiencia, rindiendo cuentas satisfactoriamente.
• i)Principio de eficiencia: La aplicación más conveniente de los recursos asignados para maximizar los resultados obtenidos o esperados.
• j)Principio de legalidad: Es el sometimiento de toda actuación pública al ordenamiento jurídico.

Requisitos y condiciones de los servicios de alimentos y bebidas

Se autoriza la adquisición de alimentos y bebidas para las sesiones ordinarias y extraordinarias que realice la Junta Directiva de esta Institución, tanto para los miembros y asesores de la misma, como para los participantes en sus reuniones de forma habitual o de forma ocasional, así como para la Secretaría del mismo órgano. Para respaldar los gastos de alimentación o bebidas incurridos en las sesiones de Junta Directiva, la celebración de las mismas se documentará conforme a las actas de cada sesión, en las cuales se dejará constancia de los participantes a la misma.

Con el propósito de respaldar los gastos de alimentación o bebidas en que se incurra con motivo de estas reuniones, se deberá levantar una minuta que contenga como mínimo la siguiente información: temas tratados, lugar de la reunión, hora de inicio y finalización de la reunión, nombre completo de los asistentes a la reunión, dependencia que representa, y la firma de los asistentes a la reunión.

Para respaldar los gastos de alimentación o bebidas que se realicen con motivo de estas actividades, se deberá levantar una lista de los participantes, en la cual debe constar al menos el nombre completo, dependencia que representa y la firma, además de la hora de inicio y finalización de la actividad, además se deberá adjuntar el documento de convocatoria en el que se indiquen los temas a tratar.

Con el propósito de respaldar los gastos de alimentación o bebidas en que se incurra con motivo de estas actividades, se deberá elaborar un acta en la que se indique el motivo de la actividad, el horario y duración de la misma, así como el número de oficio mediante el cual, la Dirección Ejecutiva emitió la autorización correspondiente, la cuál debe ser firmada por parte del funcionario responsable de la organización de la actividad.

Los gastos en que se incurra al amparo de las disposiciones contenidas en los artículos precedentes, deberán responder a los principios de necesidad, excepcionalidad, racionalidad, pertinencia y austeridad. Los montos por persona de estos gastos no podrán ser superiores a los montos establecidos para el rubro de alimentación que corresponda, de acuerdo con el horario de la actividad, en el Reglamento de Gastos de Viaje y Transporte para Funcionarios Públicos que se encuentre vigente, emitido por la Contraloría General de la República. Para efectos de establecer el monto correspondiente a refrigerios, se utilizará el monto máximo autorizado por concepto de desayuno.

Se excluye de las limitaciones detalladas en los artículos anteriores la adquisición de agua, la cual se autoriza únicamente para la Junta Directiva, la Dirección Ejecutiva, el Departamento de Servicio al Usuario, la Contraloría de Servicios y el Consultorio Médico Institucional.

Toda transacción que se realice para la adquisición de alimentos y bebidas debe contar con el debido contenido presupuestario.

Los procedimientos para la adquisición de alimentos y bebidas deben ser congruentes con lo establecido en la Ley y el Reglamento de Contratación Administrativa y en el Reglamento de Fondo de Caja Chica para el Consejo de Seguridad Vial; por lo que se deberá utilizar el mecanismo que corresponda de conformidad con lo establecido en la normativa citada.

En caso de comprobarse la realización de un gasto no permitido, el funcionario responsable está en la obligación de reintegrar la totalidad de lo asignado, sin perjuicio de las sanciones disciplinarias que podrían serle impuestas según el ordenamiento jurídico indicado en el artículo 15 del presente reglamento y siguiendo el debido proceso.

Queda prohibida la compra de bebidas alcohólicas con cargo a los recursos institucionales.

Los funcionarios que participen en las actividades objeto de este reglamento y en las cuales se otorgue el servicio de alimentación, no podrán cobrar viáticos por dicho concepto durante el transcurso de esas actividades, a excepción de los que se generen en el traslado del funcionario al sitio donde se realizarán las actividades, si el mismo no es suplido por la institución; todo de conformidad con lo dispuesto en el Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte para funcionarios Públicos de la Contraloría General de la República.

El acatamiento y aplicación de este Reglamento, es de carácter obligatorio para los encargados de las unidades ejecutoras autorizadas en el presente reglamento, que hagan uso de las subpartidas presupuestarias correspondientes para la adquisición de alimentos y bebidas.

En caso de incumplimiento de las disposiciones contenidas en este reglamento, se procederá de conformidad con lo dispuesto en el capítulo X de la Ley Nº 7494 "Ley de Contratación Administrativa", Capítulo XIV del Decreto Ejecutivo N° 33411 "Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa", artículo 39 de la Ley Nº 8292 "Ley General de Control Interno", artículo 110 incisos b) y g) de la Ley Nº 8131 "Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos", Ley N° 8422 "Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública", así como en las disposiciones en materia disciplinaria contenidas en el Decreto Ejecutivo N° 33126-MOPT, denominado "Reglamento Autónomo de Organización y Servicio del Consejo de Seguridad Vial".

Rige a partir de su publicación en el diario oficial La Gaceta.

Dado en la Presidencia de la República. San José, a los 03 días del mes de abril del año dos mil diecisiete.