MINAE Telework RegulationReglamento de Teletrabajo del MINAE

This Regulation is applicable to all workers of the Ministry of Environment and Energy, who perform activities that the Institution determines as susceptible to being manageable through the activity of telework and where the required technological conditions exist.

• a)Teleworkable Activities: Set of tasks that can be performed by telematic means from the home or work center designated for such purpose and that do not require the physical presence of the worker in their office.
• b)Technical Assistance for the Teleworker: It is the resource to which the worker can turn when the technological means or telecommunications do not satisfy the necessary requirements to perform telework.
• c)Institutional Commission of Telework (CIT): It is the body responsible for the implementation of the telework Program within MINAE. It will also be the official interlocutor body with the Technical Coordination Team designated by the Ministry of Labor and Social Security.
• d)Voluntary agreement (convenio o acuerdo voluntario): Document signed between the ministerial official and the representative of the employer, in which the conditions of the service relationship through the telework system are specified in detail.
• e)Personal home, place enabled for the purposes or telework center: The home of the teleworker or any other authorized and adequately enabled place, from where the assigned tasks will be performed. Telework Center is the place designated by MINAE for the development of telework activities.
• f)Telework Day: It is the time dedicated to performing the teleworkable activities, within the workday contracted with MINAE. g) Maximum hierarch: The Minister of Environment and Energy.
• h)MINAE: Ministry of Environment and Energy.
• i)Information and Communication Technologies (ICT): It is a set of services, networks, software and devices that aim to improve the quality of life of people within an environment, and that are integrated into an interconnected and complementary information system.
• j)Telework: It is the provision of non-face-to-face services outside the employer's facilities, by virtue of which a worker can carry out their workday from their own home, in a center designated for such purpose, or in field work, through the use of telematic means.
• k)Teleworker: Public servant authorized by MINAE to apply telework. l) Work by objectives: This is conceived as the specific and punctual activities assigned to an official for a determined time. They have an explicit beginning and end.

They must be quantifiable and subject to measurement through indicators; they are subject to modifications resulting from studies.

• m)Non-face-to-face services: Those public services that for their correct and timely execution, it is not necessary for the official to perform them within the entity or institution to which they provide their services.

MINAE: Ministry of Environment and Energy DRH: Directorate of Human Resources DAJ: Directorate of Legal Advisory.

UTI: Information Technology Unit DGPLA: General Directorate of Planning.

CIT: Institutional Commission of Telework.

USO: Occupational Health Unit.

The telework modality will be applied in those positions whose function can be developed, totally or partially, in a non-face-to-face manner.

Functions and activities in which the telework modality will be implemented. The telework modality is applied to those activities and functions that can be developed, partially or totally, in a non-face-to-face mode, according to a reasonable time/result ratio and without affecting the needs for internal coordination or user service. Added to the above, teleworkable activities will have the characteristics detailed below:

• a)They are executed outside the usual workplace, without affecting the needs for coordination, group formation or user service; nor the normal performance of the activities of other work positions.
• b)Technological resources are used for the provision of services and communication.
• c)They are subject to compliance with goals, objectives and delivery of certain products previously indicated and authorized by the director of the department, through a monthly schedule.
• d)They can be executed in an isolated and individual manner.
• e)The activities and tasks are associated with clear objectives and specific goals; they are planned, they can be followed up and their results are evaluated and audited periodically.
• f)The authorized activities and tasks are organized by the official themselves and do not require face-to-face and constant supervision in their execution, since they can be remotely directed.
• g)It does not require face-to-face supervision for its execution.
• h)They must be regulated through the signing of an agreement (convenio) between the interested parties.

Activities or functions that by their nature or by institutional condition must be performed face-to-face are excluded from this modality.

• a)Payment of overtime does not apply.
• b)The teleworker must be available regarding time and travel, in accordance with what is established in this regulation or in the agreement (convenio).
• c)Telework is voluntary for both parties.
• d)The position held by the teleworker must be authorized to exercise this form of work, according to what is indicated by the Institutional Commission designated to carry out the analysis and issue the recommendations related to the implementation of the telework modality in the Institution.
• e)The teleworker must possess skills and competencies defined by the Directorate of Human Resources (in the job profile) and detected in the officials by the supervisor, based on daily work life.
• f)It does not generate a vested right for the MINAE official to continue their work under this modality.
• g)The teleworker has the same rights and obligations as the rest of MINAE personnel.

Of the Institutional Commission of Telework (CIT)

It will be appointed by the hierarch of MINAE or by whomever they delegate; it is responsible for planning, coordinating and developing actions for the implementation of the telework program internally in the Institution, as well as establishing the regulations and procedures required for this.

To achieve the implementation of the telework modality in MINAE, the CIT has the following functions:

• a)Determine in coordination with the Directors and Supervisors that the teleworkable activities comply with the requirements established in this Regulation.
• b)Manage the information referring to all teleworkers in the Institution and coordinate with the areas involved the necessary actions for the proper development of this modality.
• c)Keep the regulations and forms updated to ensure the correct application of this work modality at the institutional level and train the areas involved on the subject.
• d)Address the internal and external requests for information, guidance and advice on the telework system in MINAE.
• e)Provide reports to the maximum hierarch on the development of the telework system.
• f)Know about the definition, follow-up and compliance with the goals set by the supervisors to evaluate the productivity of the teleworkers.
• g)Be the official interlocutor body with the Technical Coordination Team designated by the Ministry of Labor and Social Security.

Computer Resources

The resources required for the exercise of the activity will be provided by the teleworker. They must satisfy the demands inherent to the assigned tasks and conform to the guidelines established by the Department of Informatics, with the exception of equipment that is duly authorized by the Oficialía Mayor - Dirección Ejecutiva and, as applicable, by the Department of Informatics, which is the property of MINAE, assigned to a teleworker due to some special condition, and previously coordinated before the mentioned instances by the Supervisory Office of the Unit to which the teleworking official belongs.

In an eventual termination of the agreement (convenio), the cited Department, in the first case, will eliminate any restriction or authorization established on the computer equipment or communication lines, whose use has been necessary for telework.

The updating of the computer's operating system and antivirus, with the latest versions provided by the supplier during the time they are outside the Institution, will be the responsibility of the teleworker, on their own equipment.

MINAE will provide technical support only for equipment owned by the Institution and is exempt from providing support in case of problems generated by the misuse of institutional computer resources, for example, the decreased performance of the computer, saturation of the hard drive or any other failure of the work tools due to downloads or copies of music, videos, software packages, photos or any element unrelated to the teleworkable activities.

Teleworkers will incur civil liability in case of deterioration or loss of institutional work equipment, provided that the above has been caused by duly proven fraud or gross negligence.

Of the teleworkers

The decision to telework by the official is voluntary. The corresponding supervisor or director will definitively define which officials may telework.

The official must satisfy the following requirements:

• a)Be an official of MINAE.
• b)Have the endorsement of the corresponding supervisors.
• c)Meet the psychosocial-labor profile established by the DRH.
• d)Sign an employment contract that regulates the provision of services provided to MINAE, under the telework modality.
• e)Have a physical space in their home or telework center with the following characteristics:

e.1. Accessible and independent from the other areas of the house.

e.2. Adequate lighting and ventilation according to the parameters established by Occupational Health.

e.3. Ergonomically acceptable furniture.

e.4. With internet access previously authorized by the corresponding instance of the Ministry (UTI).

The physical space where the teleworker performs must offer the minimum recommended conditions, according to the job profile, for the ideal fulfillment of the telework modality. The Institution may verify compliance with these conditions, prior to the signing of the agreement and during its validity.

The teleworker undertakes to allow access to the place where they provide their telework service, to the persons designated for this purpose, who must clearly identify themselves when carrying out such procedures and respect, at all times, the dignity and privacy of the teleworker and their family.

MINAE reserves the power to accept the participation of its workers in this work modality, depending on the available connectivity and other aspects it deems pertinent.

All supervisors and officials in general, directly or indirectly related to the teleworkers, must collaborate in their management so that this work modality fulfills the objectives it pursues and the associated regulations.

To participate in this work modality, both the official and the position they hold must meet the technically defined profile.

The official who wishes to work in this work modality must have the approval of the corresponding Supervisory Office, which will coordinate what is necessary with the internal supervisory offices, and the related instances.

Profiles

The telework modality must be conceived as an alternative within the efficiency policies of the involved ministerial instance; under this concept, the corresponding supervisor will promote and encourage, as pertinent, that modality among the officials.

When an institutional official wishes to avail themselves of the telework service provision modality, they must request it from their immediate supervisor, who will forward it with their approval to the director of the Budgetary Program to which they belong, so that the latter may consult the Institutional Commission of Telework, whether, in accordance with the instruments and existing criteria, the defined functions can be performed in said modality and, therefore, that the interested official can be granted that possibility.

The director of the interested instance may make general requests for prior authorization, so that it is indicated whether the telework modality can be applied to certain positions, and assess the possibility of incorporating officials interested in that modality. In any case, this work modality will only be applied with the prior consent of the corresponding Supervisory Offices and with the approval of the CIT.

As part of the process prior to submitting a request for entry to telework, the respective supervisor, in coordination with the Directorate of Human Resources, will establish, through evaluations, the suitability of the aspiring persons, according to the teleworker profile, in addition to variables such as performance, demonstrated efficiency in the position, performance evaluations, work behavior and others deemed necessary and providing valuable information that supports the decision of inclusion or not in the telework modality.

Once it is defined whether the person meets the profile and their suitability, an individual request will be submitted or they will be integrated into the proposal of the ministerial instance interested in entering the telework program. The cited proposal will be sent to the institutional commission for the respective procedure, which must be resolved within a period of no more than thirty calendar days.

Rights and Obligations of the Teleworker

will have the following rights and obligations:

a. Maintain the rights and obligations established in the current legal framework that regulates the service relations in the Institution.

b. The social security and training benefits that the Institution provides to its officials.

c. Maintain all the salary conditions established for the type of position they hold.

d. Coverage by the occupational risks policy that the Institution has, provided that they comply with the established provisions and the procedures in force for that purpose (the policy covers any situation occurring during the time of the workday, at the site designated to work via telework, during commutes to the institutional center or in fulfillment of duties inherent to their position).

e. Be subject to the institutional schedule, within which they must be available for possible face-to-face requirements from the hierarchical superior within the ordinary workday, with due advance notice for any coordination activity, training or performance of urgent, priority or similar tasks that are necessary; it is an obligation to be available and consequently locatable during the entire period of the workday. This availability refers only to the institutional schedule and does not entitle them to additional remuneration.

f. In the event of a change of home or an interruption in connectivity, the teleworker must foresee all necessary actions to not interrupt contact and communicate it to their immediate supervisor.

g. If the place to which they move to perform the functions does not meet the minimum conditions established to adequately carry out their work, they must return to their workplace as long as those conditions are not available.

h. The teleworker is directly responsible for the confidentiality and security of the information they use and can access, avoiding by all means its inappropriate use. MINAE will provide advice on the detection and elimination of viruses and malicious emails as long as they are the product of the work assigned by the Ministry; recovery due to loss of MINAE's own information from any storage device and repair of the institutional email database, in the event of damaged emails.

i. Stay updated with respect to technological tools demanded by the execution of their activities.

j. When so required by the immediate supervisor or the department director, they must join their regular duties within the Institution's headquarters.

k. In the case of functions that by their nature are not teleworkable and that must be performed by the teleworker within MINAE; as well as for coordination tasks, a space must be designated and it will be mandatory for the official to appear at the institutional center. Efforts will always be made to make these spaces coincide with non-teleworkable workdays, for the benefit of the teleworker as far as possible.

l. The teleworker, when so required by the Administration, in pursuit of the fulfillment of the public purpose, must, within their telework workday, join their regular duties within MINAE for the execution of a specific task. The breach of the foregoing will be sanctioned in accordance with the legal framework that regulates the matter.

l. Regardless of the place where the activities suitable for telework are developed, the worker must fulfill all the conditions established by this regulation and the procedures applicable to this modality.

m. The expenses required by the performance of tasks under the telework modality, such as electricity, water, conditioning of the physical space, among others, will be covered in their entirety by the teleworker, except when they are located at a Telework center, in which case the expenses must be assumed by MINAE.

n. According to what is described in article 8° of this Regulation; the equipment used to provide the service and the computer tools will also be covered by the teleworker. Likewise, the necessary interconnection means will be at the expense of the teleworker, except for the exception cases already indicated.

o. They must provide truthful and timely information in all investigation processes, in performance evaluation and in the measurement to which they must submit.

p. The breach, by the worker, of any of the obligations established in this Regulation, in the Autonomous Service Regulation of MINAE or in their service provision agreement (convenio), will make them liable to the corresponding sanctions, in accordance with the regulations applicable to officials who provide their services face-to-face.

q. In the case of those workers who join the telework modality for an indefinite time, each Unit, Area, Department or Directorate must keep available for the use of teleworkers, at least one workstation, from those that have become free due to their occupant's incorporation into this work modality. In the case of officials who definitively return to face-to-face work, they must allow a period for the assignment of equipment of no less than one week.

The teleworker must sign an agreement (convenio) that will specify the conditions of this work modality.

In addition, this agreement (convenio) must indicate that the official and the position meet the defined profiles, as well as that the person knows, accepts and undertakes to maintain the conditions of physical space, equipment and other tools determined by the Institution for the adequate performance of the functions under their charge.

The format of the agreement (convenio) will be prepared by the CIT and endorsed by the Directorate of Legal Advisory of MINAE.

When the conditions that gave rise to the hiring under the telework modality conclude, the official will provide their services to MINAE, in accordance with the rules of the regular employment contract, applicable to the other officials of this institution.

MINAE can render the telework contract without effect when the official breaches the provisions established in it and in this Regulation, without prejudice to the application of the corresponding disciplinary measures, after application of the due process; or when it deems it necessary for reasons of institutional convenience, which it must justify, in which case the teleworkers will have to return to their workplace.

On the other hand, at any time the teleworker may express in writing their desire to rejoin the daily duties they perform at MINAE.

The telework modality does not contemplate the remuneration of overtime because this modality does not allow direct supervision.

The officials incorporated into the telework system must maintain the conditions that justified their entry into it, as well as fulfill all the corresponding obligations and responsibilities. In the event that any difficulty arises in maintaining these conditions, they must present it to the Immediate Supervisor and the latter to the CIT so that what is appropriate can be resolved.

If so stipulated in the agreement (convenio); within the institutional schedule, the teleworking person must fulfill the goals or the work that their hierarchical superior assigns and within the period established for that purpose.

The Program Director or the Immediate Supervisor may require the physical presence of the teleworking person in the place that is needed, in accordance with their work functions within the schedule defined as the ordinary modality. However, they must communicate with the teleworker within a reasonable period to appear at the location, according to the site from which the telework will be carried out.

The teleworker will be subject to the ordinary controls established in MINAE.

In case of proven breach by the teleworker regarding their obligation to provide truthful and timely information, as indicated in the article on Rights and Obligations of the Teleworker, they will be subjected to the established disciplinary regime, without prejudice to rendering without effect the telework agreement (convenio), in accordance with institutional convenience and the gravity of the fault.

Except in cases where telework is carried out for a defined time; once the agreement (convenio) for functional modality via telework is signed and in execution, a prudential time is expected as a trial period and adjustment to the new conditions of one to three months. After this, and in the event that it is the official who provides all the necessary resources for the execution of the teleworkable tasks, the institutional property that the official recently joining telework occupied may be distributed (the UTI will dispose of the computer equipment, the General Services Department of what corresponds, and so on).

The Supervisory Office of the unit from which the teleworker has departed must foresee the necessary conditions so that on those occasions when the officials must appear at the office, they can adequately perform the functions.

In the event that the provision of services under the telework modality is concluded for any reason, the Institution must provide the official with the necessary working conditions to carry out the functions face-to-face in it.

Except in those cases where a period of time for carrying out teleworkable activities has been previously determined; the duration or permanence of the employees in the telework modality will be defined in the agreement (convenio) "for an indefinite time". In the event that the breaking of the agreement (convenio) is determined, it must be duly justified and communicated to the Commission and the Directorate of Human Resources.

Of the Functions

As applicable, the Oficialía Mayor-Dirección Ejecutiva of MfNAE will exercise the functions in the implementation and operation of the telework program, which in general are the following:

• a)Grant the final authorization for the incorporation of officials into this modality, through the signing of the agreement (convenio) on behalf of the Administration. Likewise, via the agreement (convenio), it will delegate to the departmental director the power to render without effect the agreement (convenio) for the causes indicated in this regulation.
• b)Ensure that the Supervisory Offices of each unit comply with the regulations and the directives corresponding to the telework program.
• c)Submit to the Office of the Minister, when required, the semi-annual reports of the operation and results of the telework program.
• d)Propose to the Office of the Minister and the CIT any pertinent modifications and innovations to the telework program.
• e)Approve the necessary resources for the development of the telework program.
• f)Evaluate the overall progress of the telework program based on its objectives.
• g)Others in accordance with its powers.

The various department heads and directorates of the dependencies of MINAE in which the telework modality is applied, in addition to those established in current regulations, shall have the following functions and obligations:

Functions:

• a)Define telework-eligible positions jointly with the Institutional Commission.
• b)Plan activities and establish goals to evaluate the teleworker's work.
• c)Facilitate the clarification of doubts and the resolution of conflicts or setbacks that may arise in the development of activities under this modality.
• d)Define and evaluate the fulfillment of the teleworker's goals and recommend actions to improve performance. For this purpose, they must keep the corresponding records, conduct monthly evaluations, and inform the interested parties and the CIT.
• e)When the teleworkers' performance does not meet what was planned, they must analyze the causes and formulate the corresponding recommendations to improve the teleworker's performance. If it is determined, through due process, that the causes of low performance are attributable to the teleworking official, the applicable administrative and/or disciplinary measures shall be applied, simultaneously rescinding the telework agreement.
• f)Require the completion of in-person activities at the offices, for which they must set up a physical space with connectivity that allows the teleworker to perform their functions temporarily at those sites.
• g)Ensure the maintenance of an adequate work environment, remuneration, development opportunities, and social integration for teleworkers participating in the telework modality.
• h)Plan and execute the training plan for teleworkers, which may be in-person or remote.
• i)Channel all labor-related aspects or other matters deemed necessary to guarantee the fulfillment of the telework system's objectives through the CIT.
• j)Ensure the successful outcome of the telework program in the departments included within the scope of the division under their charge.

Obligations:

• a)Request the criterion and recommendation from the CIT to determine whether a position's functions can be performed, partially or totally, under the telework modality.
• b)Determine whether an official's skills and competencies are suitable for inclusion in the methodology to perform their functions, partially or totally, under the telework modality.
• c)Consent to the permanent staff member proceeding to sign the agreement, by which they are embracing the telework modality, in accordance with this regulation. Otherwise, provide the reasoning for the denial of the case.
• d)Define the criteria and procedures by which performance will be evaluated and inform the persons wishing to submit to this system, prior to the signing of the agreement, which could eventually lead to its rescission.
• e)Verify the fulfillment of the agreed-upon goals and objectives by the teleworkers.
• f)Verify, during the term of the telework modality, the teleworkers' compliance with the minimum requirements regarding the physical space and the conditions where the tasks will be performed.

Once the requirements established in this regulation are satisfied, the interested Department Head shall submit the telework proposal to the CIT, the entity responsible for recommending or discarding the inclusion of a specific instance or person in the program. If the recommendation is positive, the Oficial Mayor - Executive Director (Oficial Mayor - Director Ejecutivo) shall ratify it by signing the respective agreements, and the respective department head must send to the DRH (Dirección de Recursos Humanos) the list of officials enrolled in the modality, with a copy of the signed agreements.

If the incorporation into the telework system is not approved by the CIT, this entity must provide the corresponding justification to the interested parties.

• g)Keep records of information related to telework and issue periodic reports on the results and performance of telework in their dependency, and send an original of these to the CIT.

The Human Resources Directorate is responsible for:

• a)Administering the telework program in the institution.
• b)Developing the profiles of the functions or activities that can be performed under the telework modality. It is also responsible for defining the general profile related to the competencies and skills that must be assessed by the Immediate Department Head in the official wishing to opt for this modality of service provision.
• c)Recommending the suitability of teleworkers.
• d)Defining the change management plan, communication process, training, awareness-raising, and induction program.
• e)Likewise, it must keep in its files the information on officials who embrace, partially or totally, the telework modality.

The General Directorate of Planning is responsible for:

• a)Participating in the formulation of the telework work plan.
• b)Supporting the alignment of the telework program with the institutional strategy, so that its development aligns with the progress and development of MINAE.
• c)Ensuring the analysis of the program results, according to its own controls and those reported by the department or institutional area directly involved in the telework program, and presenting semi-annual evaluation reports on it to the Oficialía Mayor - Executive Directorate (Oficialía Mayor - Dirección Ejecutiva).

This unit is responsible for defining the conditions that the space designated for telework must have, which shall be the minimum necessary to work.

Likewise, it shall be responsible for conducting occasional inspections of the respective location to verify the conditions for telework, according to the regulation, and if applicable, reporting it to the Institutional Commission for consideration in related decisions.

It shall be responsible for defining the minimum necessary IT requirements, such as hardware, software, and others that an official of the Institution must have to perform their activities under the telework modality. The conditions may not be inferior to those offered by MINAE for working at the Institution.

• a)Provide guidance on updating the regulations applicable to telework.
• b)Support the Institutional Commission in the application of telework.
• c)Support department heads and teleworkers in the interpretation of the program's regulations.
• d)Approve the format and content of the forms, agreements, and other documents produced internally at MINAE by reason of this procedure.

However, the system requires consecutive numbering, so it has been created but without text.)

In addition to those described in Chapter II of this Regulation, the CIT is responsible for analyzing the different requests submitted to enter the telework program; therefore, it must analyze and assess the information provided and request any additional information it deems necessary, in order to be able to issue a recommendation to the Oficialía Mayor - Executive Directorate (Oficialía Mayor - Dirección Ejecutiva) for the corresponding purposes.

Promote, support, and encourage telework within MINAE, for which it may count on the support of the different bodies that comprise it and the other dependencies of the Institution.

To carry out its functions, it shall be empowered to appoint non-permanent subcommittees or technical support groups, and to analyze the functions or activities requested by the departmental head regarding whether or not they are telework-eligible, for which it will have the support of the profiles that the Human Resources Directorate (Dirección de Recursos Humanos) will develop for that purpose.

Furthermore, it is responsible for receiving the periodic performance reports from the departments that have staff in the telework modality and forwarding them for analysis and observations to the General Directorate of Planning (Dirección General de Planificación).

For its semi-annual assessment, it will base itself on the analysis already conducted and will forward it to the Oficialía Mayor-Executive Directorate (Oficialía Mayor-Dirección Ejecutiva), with the applicable recommendations and for the appropriate actions.

Responsibility of Hierarchical Superiors

The hierarchical superior must define and evaluate the fulfillment of the teleworker's goals and objectives, as defined in the agreement for evaluation, together with their Immediate Department Head.

When the teleworker's performance does not meet the planned parameters, as defined in the agreement, the immediate department head shall act in accordance with Article 31, subsection e) of this Regulation.

Immediate department heads shall have the following obligations in relation to telework:

• a)Receive requests from officials in their area and submit them to their superior department head for the respective procedures.
• b)Assign tasks, monitor them, and evaluate the teleworker's performance in each activity suitable for telework, in order to evaluate the expected results in relation to the time needed to achieve them.
• c)Provide evidence of the benefits gained from this modality.
• d)Facilitate the clarification of doubts and the resolution of conflicts or setbacks that may arise in the development of activities under this modality.
• e)Define and evaluate, together with their Immediate Department Head, the fulfillment of the teleworker's expected results and execute actions to improve their performance.
• f)Make the respective report to the Telework Commission when difficulties arise with a teleworker regarding performance or inconsistencies between the demonstrated performance and the execution of the contract. Likewise, it is their responsibility to rescind the telework contract in the event of non-compliance and direct impact on the Institution, of which they shall inform the Institutional Telework Commission (Comisión Institucional de Teletrabajo) for the appropriate actions.

Final Provisions

In case of omissions concerning labor, technical, and administrative matters in this regulation, the rules established by law or administrative means shall apply.

Effective as of its notification.

Given in San José, at seven o'clock on the fourth day of October, two thousand sixteen.

TRANSITORY PROVISION I.—Within six months following the notification of this regulation, the Occupational Health Unit must have duly approved the conditions regarding physical spaces, according to the regulation and the proposals of the forms, for eventually conducting verifications.

TRANSITORY PROVISION II.—Within six months following the notification of this regulation, the Information Technology Unit must have defined the equipment and the minimum conditions that an official must have at their telework location to perform their functions.

TRANSITORY PROVISION III.—Within six months following the notification of this regulation, the Human Resources Directorate (Dirección de Recursos Humanos) must define the profiles of the activities or functions that may be subject to the telework service provision modality.

TRANSITORY PROVISION IV.—The Institutional Telework Commission (Comisión Institucional de Teletrabajo) will receive proposals from the different ministerial dependencies to join the telework modality, starting from the month following the notification of this regulation.

Este Reglamento es aplicable a todos los trabajadores del Ministerio de Ambiente y Energía, mismos que realicen actividades que la Institución determine como susceptibles de ser manejables a través de la actividad del teletrabajo y donde existan las condiciones tecnológicas requeridas.

• a)Actividades Teletrabajables: Conjunto de tareas que pueden ser realizadas por medios telemáticos desde el domicilio o centro de trabajo destinado para tal fin y que no requieren la presencia física del trabajador en su oficina.
• b)Asistencia Técnica para el Teletrabajador: Es el recurso al que puede acudir el trabajador cuando los medios tecnológicos o las telecomunicaciones, no satisfagan los requerimientos necesarios para realizar el teletrabajo.
• c)Comisión Institucional de Teletrabajo (CIT): Es el órgano responsable de la implementación del Programa de teletrabajo a lo interno del MINAE. Además será el órgano interlocutor oficial con el Equipo de Coordinación Técnica designado por el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social.
• d)Convenio o acuerdo voluntario: Documento firmado entre el funcionario ministerial y el representante del empleador, en el que se especifican detalladamente las condiciones de la relación de servicio mediante el sistema de teletrabajo.
• e)Domicilio personal, lugar habilitado a los efectos o telecentro de trabajo: La casa de habitación del teletrabajador o cualquier otro lugar autorizado y habilitado adecuadamente, desde donde se van a realizar las labores encomendadas. Telecentro de Trabajo es el lugar destinado por el MINAE, para el desarrollo de actividades de teletrabajo.
• f)Jornada de Teletrabajo: Es el tiempo dedicado para realizar las actividades teletrabajables, dentro de la jornada de trabajo contratada con el MINAE. g) Máximo jerarca: El Ministro de Ambiente y Energía.
• h)MINAE: Ministerio de Ambiente y Energía.
• i)Tecnologías de la Información y Comunicaciones (TIC): Es un conjunto de servicios, redes, software y dispositivos que tienen como fin el mejoramiento de la calidad de vida, de las personas dentro un entorno, y que se integran a un sistema de información interconectado y complementario j) Teletrabajo: Es la prestación de serv1c1os de carácter no presencial fuera de las instalaciones del patrono, en virtud de la cual un trabajador puede desarrollar sus jornada laboral desde su propio domicilio, en un centro que se destine para tal fin, o en trabajos de campo, mediante el uso de medios telemáticos.
• k)Teletrabajador: Servidor público autorizado por el MINAE para aplicar el teletrabajo. 1) Trabajo por objetivos: Este se concibe como las actividades específicas y puntuales que se asignan a un funcionario por un tiempo determinado. Se cuenta con un inicio y un final Deben ser cuantificables y sujetos a medición mediante indicadores, quedan sujetos a modificaciones resultado de los estudios.
• m)Servicios no presenciales: Aquellos servicios públicos que para su correcta y oportuna ejecución, no sea necesario que el funcionario los realice dentro de la entidad o institución a la que brinda sus servicios.

MINAE: Ministerio de Ambiente y Energía DRH: Dirección de Recursos Humanos DAJ: Dirección de Asesoría Jurídica.

UTI: Unidad de Tecnologías de la lnformación DGPLA: Dirección General de Planificación.

CIT: Comisión Institucional de Teletrabajo.

USO: Unidad de Salud Ocupacional.

La modalidad de teletrabajo se aplicará en aquellos puestos cuya función se puede desarrollar, total o parcialmente, de manera no presencial.

Funciones y actividades en las cuales se implementará la modalidad del teletrabajo. La modalidad del teletrabajo se aplica a aquellas actividades y funciones que se pueden desarrollar, parcial o totalmente, de modo no presencial, de acuerdo con una razonable relación tiempo/resultado y sin afectar las necesidades de coordinación interna o de atención a los usuarios. Aunado a lo anterior, las actividades teletrabajables, tendrán las características que se detallan:

• a)Se ejecutan fuera del centro de trabajo habitual, sin afectar las necesidades de coordinación, de formación de grupos o de atención de usuarios; ni el normal desempeño de las actividades de otros puestos de trabajo.
• b)Se utilizan recursos tecnológicos para la prestación de los serv1c10s y la comunicación.
• c)Están sujetas al cumplimiento de metas, objetivos y entrega de ciertos productos previamente indicados y autorizados por el director o la directora del departamento, mediante cronograma mensual.
• d)Se pueden ejecutar en forma aislada e individual.
• e)Las actividades y las tareas están asociadas a objetivos claros y metas específicas; son planificadas, se les puede dar seguimiento y sus resultados son evaluados y auditados periódicamente.
• f)Las actividades y las tareas autorizadas son organizadas por el mismo funcionario y no requieren supervisión presencial y constante en su ejecución, ya que pueden ser teledirigidas.
• g)No requiere de supervisión presencial para su ejecución.
• h)Deben estar reguladas a través de la suscripción de un convenio entre las partes interesadas.

Se excluyen de esta modalidad las actividades o funciones que por su naturaleza o por condición institucional deban realizarse presencialmente.

• a)No procede el pago de tiempo extraordinario.
• b)El teletrabajador debe estar disponible en lo referente al tiempo y desplazamiento, de conformidad con lo que se establece en este reglamento o en el convenio.
• c)El teletrabajo es voluntario para ambas partes.
• d)El puesto que ocupe el teletrabajador debe estar autorizado para ejercer esta forma de trabajo, según lo indicado por la Comisión Institucional destacada para efectuar el análisis y emitir las recomendaciones relacionadas con el tema de la implementación de la modalidad del teletrabajo en la Institución.
• e)El teletrabajador debe reunir habilidades y competencias definidas por la Dirección de Recursos Humanos (en el perfil del puesto) y detectadas en los funcionarios por parte de la jefatura, en función de la cotidianidad laboral.
• f)No genera a favor del funcionario del MINAE un derecho adquirido a continuar su trabajo bajo esta modalidad.
• g)El teletrabajador tiene los mismos derechos y obligaciones que el resto del personal de MINAE.

De la Comisión Institucional de Teletrabajo (CIT)

Será nombrada por el jerarca del MINAE o por quien éste delegare; le corresponde planificar, coordinar y desarrollar acciones para la implementación del programa de teletrabajo a lo interno de la Institución, así como establecer la normativa y procedimientos requeridos para ello.

Para lograr la implementación de la modalidad de teletrabajo en el MINAE, le corresponde a la CIT, las siguientes funciones:

• a)Determinar en coordinación con los Directores y Jefaturas que las actividades teletrabajables, cumplan con los requisitos establecidos en el presente Reglamento.
• b)Administrar la infom1ación referente a todos los teletrabajadores en la Institución y coordinar con las áreas involucradas las acciones necesarias para el buen desarrollo de esta modalidad.
• c)Mantener actualizados los reglamentos y formularios para asegurar la correcta aplicación de esta modalidad de trabajo a nivel institucional y capacitar a las áreas involucradas sobre el tema.
• d)Atender las solicitudes internas y externas de información, orientación y asesoría sobre el sistema de teletrabajo en el MINAE.
• e)Brindar informes al máximo jerarca sobre el desarrollo del sistema de teletrabajo.
• f)Conocer de la definición, seguimiento y cumplimiento de las metas fijadas por las jefaturas para evaluar la productividad de los teletrabajadores.
• g)Ser el órgano interlocutor oficial con el Equipo de Coordinación Técnica designado por el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social.

Recursos Informáticos

Los recursos requeridos para el ejercicio de la actividad serán suministrados por el teletrabajador. Deben satisfacer las exigencias propias de las tareas asignadas y ajustarse a los lineamientos establecidos por el Departamento de Informática, a excepción de los equipos que se encuentren debidamente autorizados por la Oficialía Mayor - Dirección Ejecutiva y, en lo procedente, por el Departamento de Informática, que sean propiedad del MINAE, asignados a un teletrabajador por alguna condición especial, y coordinada previamente ante las mencionadas instancias por parte de la Jefatura de la Dependencia a la que pertenece el funcionario teletrabajador.

En un eventual cese del convenio, el citado Departamento, en el primer supuesto, eliminará cualquier restricción o autorización establecida en el equipo de cómputo o líneas de comunicación, cuyo uso haya sido necesario para el teletrabajo La actualización del sistema operativo y el antivirus de la computadora, con las últimas versiones aportadas por el proveedor durante el tiempo que se encuentre fuera de la Institución, será responsabilidad del teletrabajador, en el equipo de su propiedad.

El MINAE dará soporte técnico únicamente al equipo propiedad de la Institución y se exime de brindar soporte en caso de problemas generados por el mal uso de los recursos informáticos institucionales, por ejemplo, la disminución del rendimiento de la computadora, la saturación del disco duro o cualquier otra falla de las herramientas de trabajo por descargas o copias de música, videos, paquetes de software, fotos o cualquier elemento ajeno a las actividades teletrabajables

Los teletrabajadores incurrirán en responsabilidad civil en caso de deterioro o pérdida de los equipos de trabajo institucionales, siempre y cuando lo anterior se haya causado por dolo o culpa grave debidamente comprobadas.

De los teletrabajadores

La jefatura o dirección correspondiente, definirán en definitiva cuáles funcionarios podrán teletrabajar.

El funcionario deberá satisfacer los siguientes requisitos:

• a)Ser funcionario del MINAE b) Contar con el aval de las jefaturas correspondientes.
• c)Cumplir con el perfil psicosociolaboral establecido por la DRH.
• d)Suscribir un contrato laboral que regula la prestación de los servicios que brinda al MINAE, bajo la modalidad de teletrabajo.
• e)Contar con un espacio físico en su casa de habitación o centro de teletrabajo con las siguientes características:

e.1. Accesible e independiente a las demás áreas de la casa.

e.2. Iluminación y ventilación adecuadas según los parámetros establecidos por Salud Ocupacional.

e.3. Mobiliario ergonómicamente aceptable.

e.4. Con acceso a internet previamente autorizado por la instancia correspondiente del Ministerio (UTI).

El espacio físico donde se desempeñe el teletrabajador debe ofrecer las condiciones mínimas recomendadas, conforme al perfil del puesto, para el cumplimiento idóneo de la modalidad del teletrabajo. La Institución podrá verificar el cumplimiento de dichas condiciones, previo a la suscripción del acuerdo y durante su vigencia.

El teletrabajador se compromete a permitir el acceso al lugar donde preste su servicio de teletrabajo, a las personas que se designen para cumplir esta finalidad, quienes deberán identificarse claramente al realizar tales diligencias y respetar, en todo momento, la dignidad y la privacidad del teletrabajador y la de su familia.

El MINAE se reserva la facultad de aceptar la participación de sus trabajadores en esta modalidad de trabajo, dependiendo de la conectividad disponible y otros aspectos que estime pertinentes.

Todas las jefaturas y funcionarios en general, relacionados directa o indirectamente con los teletrabajadores, deben colaborar en su gestión para que esta modalidad de trabajo cumpla con los objetivos que persigue y con la normativa asociada.

Para participar en esta modalidad laboral, tanto el funcionario como el puesto que desempeña, deben cumplir con el perfil técnicamente definido.

El funcionario que desee laborar en esta modalidad de trabajo, debe tener la aprobación de la Jefatura correspondiente, quien coordinará lo necesario con las jefaturas internas, y las instancias relacionadas.

Perfiles

La modalidad del teletrabajo debe concebirse como una alternativa dentro de las políticas de eficiencia de la instancia ministerial involucrada; bajo este concepto la jefatura correspondiente promoverá y estimulará, en lo pertinente, esa modalidad entre los funcionarios.

Cuando un funcionario institucional desee acogerse a la modalidad de prestación de servicios de teletrabajo, deberá solicitarlo al jefe inmediato, quien remitirá con su visto bueno al director del Programa Presupuestario al que pertenece, para que éste consulte a la Comisión Institucional de Teletrabajo, sí de conformidad con los instrumentos y criterios existentes, las funciones definidas pueden ser realizadas en dicha modalidad y, por ende, que al funcionario interesado se le pueda otorgar esa posibilidad.

El director de la instancia interesada, podrá hacer solicitudes generales de autorización previa, para que se indique si a determinados puestos se les puede aplicar la modalidad del teletrabajo, y valorar la posibilidad de incorporar a los funcionarios interesados en esa modalidad. En todo caso, esta modalidad de trabajo solo se aplicará con el consentimiento previo de las Jefaturas que correspondan y con la aprobación de la CIT.

Como parte del proceso previo a presentar una solicitud de ingreso al teletrabajo, la jefatura respectiva en coordinación con la Dirección de Recursos Humanos, establecerá por medio de evaluaciones, la idoneidad de las personas aspirantes, según el perfil del teletrabajador, además de variables como desempeño, rendimiento demostrado en el cargo, evaluaciones del desempeño, comportamiento laboral y otras que se considere necesarias y brinde información valiosa que fundamente la decisión de inclusión o no dentro de la modalidad del teletrabajo.

Una vez definido, sí la persona cumple o no con el perfil y su idoneidad; se presentará solicitud individual o se le integrará a la propuesta de la instancia ministerial interesada en el ingreso al programa de teletrabajo. La citada propuesta, se remitirá a la comisión institucional para el respectivo trámite, la cual deberá estar resuelta, en un plazo no mayor a treinta días calendario.

Derechos y obligaciones del teletrabajador

tendrá los siguientes derechos y obligaciones:

a. Mantener los derechos y las obligaciones establecidos en el ordenamiento jurídico vigente que regula las relaciones de servicio en la Institución.

b. Los beneficios de seguridad social y de capacitación que la Institución proporcione a sus funcionarios.

c. Mantener todas las condiciones salariales establecidas para el tipo de puesto que ocupa.

d. Cobertura por la póliza de riesgos del trabajo que tiene la Institución, siempre que cumpla con las disposiciones establecidas y los procedimientos vigentes para ese fin (la póliza cubre cualquier situación acaecida durante el tiempo de la jornada laboral, en el sitio en que se ha designado para laborar por teletrabajo, en desplazamientos hasta el centro institucional o encumplimiento de labores propias de su cargo).

e. Estar sujeto al horario institucional, dentro del cual deberá estar disponible a posibles requerimientos presenciales del superior jerárquico dentro de la jornada ordinaria, con la debida anticipación para cualquier actividad de coordinación, capacitación o realización de tareas urgentes, prioritarias o similares que sean necesarias; es obligación estar disponible y en consecuencia localizable durante todo el periodo de la jornada laboral. Esta disponibilidad, se refiere únicamente al horario institucional y no le da derecho a una remuneración adicional.

f. En caso de que se traslade de domicilio o de que se produzca una interrupción en la conectividad, el teletrabajador debe prever todas las acciones necesarias para no interrumpir el contacto y comunicarlo a su jefatura inmediata.

g. Si el lugar al que se traslada para realizar las funciones no reúne las condiciones mínimas establecidas para desarrollar adecuadamente su trabajo, deberá reintegrarse a su centro de trabajo mientras no se disponga de esas condiciones.

h. El teletrabajador es responsable directo de la confidencialidad y seguridad de la información que utilice y pueda acceder, evitando por todos los medios su uso inapropiado. El MINAE dará asesoría en la detección y eliminación de virus y correos maliciosos siempre y cuando los mismos sean producto del trabajo asignado por el Ministe1io; recuperación por pérdida de información propia del MINAE de cualquier dispositivo de almacenamiento y reparación de la base de datos de correo electrónico institucional, en caso de correos dañados.

i Mantenerse actualizado en lo que respecta a herramientas tecnológicas que demanda la ejecución de sus actividades.

j. Cuando así lo requiera la jefatura inmediata o la dirección del departamento, deberá incorporarse a sus labores regulares dentro de la sede de la Institución.

k. Para el caso de funciones que por su naturaleza no son teletrabajables y que deban ser realizadas por el teletrabajador dentro del MINAE; así como para labores de coordinación, deberá señalarse un espacio y será obligatorio para el funcionario presentarse al centro institucional. Se buscará siempre hacer coincidir estos espacios con los días laborales no teletrabajables, en beneficio del teletrabajador hasta donde sea posible l. El teletrabajador, cuando así lo requiera la Administración, en procura del cumplimiento del fin público, deberá, dentro de su jornada de teletrabajo, incorporarse a sus labores regulares dentro del MINAE, para la ejecución de una tarea específica. El incumplimiento de lo anterior será sancionado de conformidad con el ordenamiento jurídico que regula la materia.

l. Independientemente del lugar donde se desarrollen las actividades aptas para el teletrabajo, el trabajador debe cumplir todas las condiciones que establezca este reglamento y los procedimientos aplicables a esta modalidad.

m. Los gastos que amerite el desempeño de tareas con la modalidad del teletrabajo, tales como luz, agua, acondicionamiento del espacio físico, entre otros, serán cubiertos en su totalidad por el teletrabajador, salvo cuando se destaque en un telecentro de Teletrabajo, en cuyo caso los gastos deberán ser asumidos por el MINAE n. De acuerdo a lo descrito en el artículo 8° del presente Reglamento; el equipo utilizado para prestar el servicio y las herramientas informáticas también serán cubiertas por el teletrabajador, de igual forma correrán por cuenta del teletrabajador los medios de interconexión que sean necesarios; salvo los casos de excepción ya indicados o. Debe brindar infom1ación verídica y opo1tuna en todos los procesos de investigación, en la evaluación del desempeño y en la medición a que deba someterse.

p. El incumplimiento, por parte del trabajador de cualquiera de las obligaciones establecidas en este Reglamento, en el Reglamento Autónomo de Servicio del MINAE o en su convenio de prestación del servicio, lo hará acreedor a las sanciones correspondientes, de conformidad con la normativa aplicable a los funcionarios que prestan sus servicios de forma presencial.

q. Para el caso de aquellos trabajadores que se incorporan a la modalidad de teletrabajo por tiempo indefinido, cada Unidad, Área, Departamento o Dirección, deberá mantener disponible para el uso de los teletrabajadores, al menos una estación de trabajo, de las que hayan quedado libres por incorporación de su ocupante a esta modalidad de trabajo. En el caso de los funcionarios que retornen definitivamente a las labores presenciales, deberán dar un plazo para la asignación del equipo no inferior a una semana.

El teletrabajador deberá firmar un convenio que especificará las condiciones de esta modalidad laboral.

Además, en este convenio se debe indicar que el funcionario y el puesto cumplen los perfiles definidos, así como que la persona conoce, acepta y se compromete a mantener las condiciones de espacio físico, equipo y otras herramientas determinadas por la Institución para la realización adecuada de las funciones a su cargo.

El formato del convenio será preparado por la CIT y avalado por la Dirección de Asesoría Jurídica del MINAE.

Cuando las condiciones que dieron lugar a la contratación bajo la modalidad de teletrabajo concluyan, el funcionario prestará sus servicios al MINAE, conforme a las reglas del contrato laboral regular, aplicables a los demás funcionarios de esta institución.

El MINAE puede dejar sin efecto el contrato de teletrabajo; cuando el funcionario incumpla con las disposiciones establecidas en él y en el presente Reglamento, sin perjuicio de la aplicación de las medidas disciplinarias correspondientes, previa aplicación del debido proceso; o bien cuando lo estime necesario por razones de conveniencia institucional, mismas que deberá justificar, en cuyo caso los teletrabajadores tendrán que reintegrarse a su centro de trabajo.

Por otro lado, en cualquier momento el teletrabajador podrá manifestar por escrito su deseo de volver a incorporarse a sus labores cotidianas que realiza en el MINAE.

La modalidad de teletrabajo no contempla la remuneración de tiempo extraordinario debido a que esta modalidad no permite supervisión directa.

Los funcionarios incorporados al sistema· de teletrabajo deben mantener las condiciones que justificaron su ingreso a éste, así como cumplir todas las obligaciones y las responsabilidades correspondientes. En caso de que surja alguna dificultad para mantener dichas condiciones, debe plantearlo ante la Jefatura Inmediata y ésta ante el CIT para que se resuelva lo que procede.

De así estipularse en el convenio; dentro del horario institucional, la persona teletrabajadora debe cumplir las metas o el trabajo que su superior jerárquico le asigne y en el plazo establecido para tal efecto.

El Director de Programa o la Jefatura Inmediata, puede requerir la presencia física de la persona teletrabajadora en el lugar que se necesite, de acuerdo con sus funciones laborales dentro del horario definido como modalidad ordinaria. Sin embargo, deberá comunicarse con el teletrabajador dentro de un plazo razonable para apersonarse al lugar, según el sitio desde el cual se realizará el teletrabajo.

El teletrabajador estará sujeto a los controles ordinarios establecidos en el MINAE.

En caso de comprobarse incumplimiento por parte del teletrabajador en cuanto a su obligación de brindar información verídica y oportuna, según se señala en el artículo de Derechos y Obligaciones del Teletrabajador, quedará sometido al régimen disciplinario establecido, sin perjuicio de dejar sin efecto el convenio de teletrabajo, de conformidad con la conveniencia institucional y la gravedad de la falta.

Salvo en los casos donde el teletrabajo se desarrolle por tiempo definido; una vez firmado y en ejecución del convenio de modalidad funcional vía teletrabajo, se espera un tiempo prudencial como periodo de prueba y ajuste a las nuevas condiciones de uno a tres meses. Posterior a éste y en caso de que sea el funcionario quien proporcione todos los recursos necesarios para la ejecución de las labores teletrabajables; se puede proceder a distribuir los bienes institucionales que ocupaba el funcionario que recientemente se incorpora al teletrabajo (la UTI dispondrá de los equipos de cómputo, el Departamento de Servicios Generales de lo correspondiente, y así sucesivamente).

La Jefatura de la dependencia de la cual ha salido el teletrabajador; deberá prever las condiciones necesarias para que en aquellas oportunidades donde los funcionarios deban apersonarse a la oficina, puedan desarrollar las funciones adecuadamente.

Ante el supuesto de que se concluya por cualquier causa la prestación de servicios en la modalidad del teletrabajo, la Institución debe brindar al funcionario las condiciones laborales requeridas para que desarrolle las funciones de modo presencial en ésta.

Salvo en aquellos casos donde previamente se haya determinado un plazo de tiempo para la realización de actividades teletrabajables; la duración, o permanencia de los servidores en la modalidad de teletrabajo, se definirá en el convenio "por tiempo indefinido". En caso de que se determine el rompimiento del convenio, deberá ser debidamente justificado y comunicado a la Comisión y a la Dirección de Recursos Humanos.

De las Funciones

En lo que corresponda, la Oficialía Mayor-Dirección Ejecutiva del MfNAE ejercerá las funciones en la implementación y el funcionamiento del programa de teletrabajo, que en general son las siguientes:

• a)Otorgar la autorización final para la incorporación de los funcionarios en esta modalidad, mediante la firma del convenio en representación de la Administración. Asimismo por vía del convenio delegará en el director departamental la facultad de dejar sin efecto el convenio por las causales indicadas en este reglamento.
• b)Velar para que las Jefaturas de cada dependencia, cumplan la reglamentación y las directrices correspondientes al programa de teletrabajo.
• c)Elevar ante el Despacho del Ministro, cuando así le sea requerido; los informes semestrales del funcionamiento y resultados del programa de teletrabajo.
• d)Proponer ante el Despacho del Ministro y la CIT; las modificaciones e innovaciones pertinentes al programa de teletrabajo.
• e)Aprobar los recursos necesarios para el desarrollo del programa de teletrabajo.
• f)Evaluar los avances generales del programa de teletrabajo en función de sus objetivos.
• g)Otras de confom1idad con sus competencias.

Funciones:

• a)Definir los puestos teletrabajables en conjunto con la Comisión Institucional.
• b)Planificar las actividades y establecer las metas para evaluar la labor del teletrabajador.
• c)Facilitar la aclaración de dudas y solución de conflictos o contratiempos que se puedan presentar en el desarrollo de las actividades bajo esta modalidad.
• d)Definir y evaluar el cumplimiento de las metas del teletrabajador y recomendar las acciones que permitan mejorar el desempeño. Para este fin, debe llevar los registros correspondientes, hacer evaluaciones mensuales e informar a los interesados y a la CIT.
• e)Cuando el rendimiento de los teletrabajadores no cumpla con lo programado, debe realizar un análisis de las causas y formular las recomendaciones que correspondan para mejorar el desempeño del teletrabajador. En caso de que detem1inen mediante un debido proceso, que las causas de bajo desempeño son atribuibles al funcionario teletrabajador, se aplicarán las medidas administrativas y / o disciplinarias que procedan, dejando a la vez, rescindido el convenio de teletrabajo.
• f)Requerir la realización de actividades presenciales en las oficinas, para lo cual debe acondicionar un espacio físico que disponga de conectividad y le permita al teletrabajador hacer sus funciones de fonna transitoria en esos sitios.
• g)Velar porque se mantenga el ambiente laboral adecuado, las retribuciones, oportunidades de desarrollo e integración social de los teletrabajadores que participan en la modalidad de teletrabajo.
• h)Planificar y ejecutar el plan de formación de los teletrabajadores, la cual puede ser presencial o a distancia.
• i)Canalizar con la CIT todos los aspectos de índole laboral u otros que consideren necesarios para garantizar el cumplimiento de los objetivos del sistema de teletrabajo.
• j)Velar por el buen resultado del programa de teletrabajo en los departamentos que estén incluidos en el ámbito de la división a su cargo.

Obligaciones:

• a)Solicitar a la CIT el criterio y la recomendación para determinar si las funciones de un puesto se pueden realizar, parcial o totalmente, en la modalidad del teletrabajo.
• b)Determinar si las habilidades y las competencias de un funcionario se ajustan para que sea incluido en la metodología para realizar sus funciones, parcial o totalmente, en la modalidad del teletrabajo.
• c)Consentir en que el servidor de planta, proceda a la firma del convenio, mediante el cual se está acogiendo a la modalidad de teletrabajo, de conformidad con este reglamento. Caso contrario, razonar la negativa del caso.
• d)Definir los criterios y los procedimientos mediante los cuales se evaluará el rendimiento e informar a las personas que deseen someterse a este sistema, previo a la firma del convenio, y que eventualmente podría devenir en la rescisión de éste.
• e)Verificar el cumplimiento de las metas y los objetivos acordados por parte de los teletrabajadores.
• f)Verificar, durante la vigencia de la modalidad del teletrabajo, el cumplimiento por parte de los teletrabajadores, los requerimientos mínimos en cuanto al espacio físico y las condiciones en donde se desarrollarán las tareas.

Una vez satisfechos los requisitos establecidos en este reglamento, el Jefe interesado elevará la propuesta de teletrabajo a la CIT, ente encargado de recomendar o descartar la inclusión de determinada instancia o persona en el programa. De ser positiva la recomendación, el Oficial Mayor - Director Ejecutivo la ratificará mediante la firma de los respectivos convenios y el jefe respectivo deberá remitir a la DRH, la lista de los funcionarios acogidos a la modalidad, con copia de los convenios firmados.

En caso de no aprobarse la incorporación al sistema de teletrabajo, por parte de la CIT, este ente deberá brindar la justificación correspondiente ante las partes interesadas.

• g)Llevar los registros de la información relativa al teletrabajo y emitir informes de carácter periódico sobre los resultados y desempeño del teletrabajo en su dependencia y hacer llegar un original de estos a la CIT.

Corresponde a la Dirección de Recursos Humanos:

• a)Administrar el programa de teletrabajo en la institución.
• b)Elaborar los perfiles de las funciones o las actividades que pueden realizarse en la modalidad de teletrabajo. También, le corresponde definir el perfil general relacionado con las competencias y las habilidades que deben ser valoradas, por parte del Jefe Inmediato, en el funcionario que desee optar por esta modalidad de prestación de servicios.
• c)Recomendar la idoneidad de los teletrabajadores.
• d)Definir el plan de manejo del cambio, proceso de comunicación, programa de capacitación, sensibilización e inducción.
• e)Asimismo, deberá tener en sus archivos la información sobre los funcionarios que se acojan, parcial o totalmente, a la modalidad del teletrabajo.

Corresponde a la Dirección General de Planificación a) Participar en la formulación del plan de trabajo teletrabajo.

• b)Apoyar el alineamiento del programa de teletrabajo con la estrategia institucional, para que el desarrollo del mismo concuerde con el avance y el desarrollo del MINAE.
• c)Velar por el análisis de los resultados del programa, según los controles propios y los reportados por el departamento o el área institucional directamente involucrada en el programa de teletrabajo y presentar informes de evaluación semestral de éste a la Oficialía Mayor -Dirección Ejecutiva.

Corresponde a esta unidad, definir las condiciones con que debe contar el espacio destinado al teletrabajo, las cuales deberán ser las mínimas necesarias para laborar.

·Asimismo, le corresponderá hacer eventuales inspecciones al lugar respectivo para verificar las condiciones para el teletrabajo, según el reglamento, y si es el caso reportarlo a la Comisión Institucional para que sea considerado en las decisiones relacionadas.

Le corresponderá definir los requerimientos mínimos necesarios en materia de TI, tales como hardware, software y otros con que debe contar un funcionario de la Institución, para realizar sus actividades en la modalidad del teletrabajo. Las condiciones no podrán ser inferiores a las ofrecidas por el MINAE para laborar en la Institución. Artículo 35º.- Funciones de la Dirección de Asesoría Jurídica.

• a)Orientar en la actualización de la normativa aplicable al teletrabajo.
• b)Apoyar a la Comisión Institucional en la aplicación del teletrabajo c) Apoyar a las jefaturas y teletrabajadores en la interpretación de la normativa del programa.
• d)Aprobar el formato y contenido de los formularios, convenios y demás documentos que se produzcan en razón de este procedimiento, a lo interno del MINAE.

No obstante el sistema necesita una numeración consecutiva por lo que se ha creado el mismo pero sin texto)

Promocionar, apoyar e impulsar el teletrabajo dentro del MINAE, para lo cual podrá contar con el apoyo de los diferentes órganos que lo integran y las demás dependencias de la Institución.

Para la realización de sus funciones estará facultada para nombrar subcomisiones o grupos técnicos de apoyo de carácter no permanente, y efectuar el análisis de las funciones o las actividades que soliciten el jerarca departamental en términos de si son o no teletrabajables, para lo cual contará con el apoyo de los perfiles que, a los efectos, elaborará la Dirección de Recursos Humanos.

Además, le corresponde recibir los informes periódicos de desempeño de los departamentos que cuenten con personal en la modalidad de teletrabajo y trasladarlos para su análisis y observaciones a la Dirección General de Planificación.

Para su valoración semestral, se fundamentará en el análisis ya realizado y lo remitirá a la Oficialía Mayor-Dirección Ejecutiva, con las recomendaciones del caso y para lo procedente.

Responsabilidad de los superiores jerárquicos

El superior jerárquico deberá definir y evaluar el cumplimiento de las metas y los objetivos del teletrabajador, según se haya definido en el convenio para la valoración, junto con la Jefatura Inmediata de la misma.

Cuando el rendimiento del teletrabajador no cumpla los parámetros programados, según se haya definido en el convenio, el jefe inmediato actuará conforme a lo indicado en el artículo 31, inciso e) del presente Reglamento.

Las jefaturas inmediatas tendrán las siguientes obligaciones en relación con el teletrabajo:

• a)Recibir las solicitudes de los funcionarios de su área y elevarlas ante su jefatura superior, para los trámites respectivos.
• b)Asignar tareas, darles seguimiento y evaluar el rendimiento del teletrabajador en cada actividad apta para el teletrabajo, con el fin de evaluar los resultados esperados en relación con el tiempo necesario para alcanzarlo.
• c)Aportar evidencia del aprovechamiento de esta modalidad.
• d)Facilitar la aclaración de dudas y la solución de conflictos o contratiempos que se puedan presentar en el desarrollo de las actividades bajo esta modalidad.
• e)Definir y evaluar junto con su Jefatura Inmediata el cumplimiento de los resultados esperados del teletrabajador y ejecutar las acciones que permitan mejorar su desempeño.
• f)Hacer el reporte respectivo a la Comisión de Teletrabajo, cuando se presenten dificultades con algún teletrabajador sobre el desempeño o · inconsistencias entre el desempeño evidenciado y la ejecución del contrato. Asimismo, es su responsabilidad rescindir el contrato de teletrabajo ante su incumplimiento y la afectación directa a la Institución, de lo cual informará a la Comisión Institucional de Teletrabajo para lo que corresponda.

En caso de omisiones en materia laboral, técnica y administrativa en el presente reglamento, se aplicará la normativa establecida por ley o vía administrativa.

Rige a partir de su comunicación.

Dado en San José, a las siete horas del día cuatro de octubre de dos mil dieciséis.