Generic Authorization of Tax Exemptions for ASADASAutorización genérica de exenciones para ASADAS

in the entirety of the text - Full Text of Norm 017 Authorizes the Department of Exemption Management to Grant generic authorization in favor of the Community Water Supply and Sanitation System Administration Associations (Asociaciones Administradoras de Sistemas de Acueductos y Alcantarillados Comunales, ASADAS) Full Text of Minutes: 12E311 GENERAL DIRECTORATE OF FINANCE (DIRECCIÓN GENERAL DE HACIENDA) (This norm was repealed by Article 1 of Resolution RES-DGH-034-2019 of June 21, 2019) Resolution RES-DGH-017-2016. -General Directorate of Finance (Dirección General de Hacienda), at ten hours and fifteen minutes of the fourteenth of March of two thousand sixteen.

I.-That Law No. 3022 of August 27, 1962 establishes that the Minister of Finance, the General Director of Finance, or another official of that Directorate chosen by them, are the officials empowered to authorize, under their responsibility, tax exemptions, and must in each case indicate the law under which said petition is covered.

II. -That Article 3 of Law No. 8776, called Exoneration for Community Water Supply and Sanitation System Administration Associations (Asociaciones Administradoras de Sistemas de Acueductos y Alcantarillados Comunales, ASADAS) of October 14, 2009, grants exemption from the General Sales Tax (Impuesto General sobre las Ventas) and the Selective Consumption Tax (Impuesto Selectivo de Consumo), for the acquisition of goods and services in the national market in favor of the ASADAS to facilitate the effective operational management of community water supply and sanitation systems.

III.-That Law No. 4755 of April 29, 1971, Code of Tax Norms and Procedures (Código de Normas y Procedimientos Tributarios), establishes that the bodies of the Tax Administration of the Ministry of Finance may issue general norms for the correct application of tax laws, within the limits set by the pertinent legal and regulatory norms.

IV. -That the procedure by means of a generic resolution for the authorization of the exemption for each acquisition via purchase order, will facilitate the fulfillment of the purposes of the Community Water Supply and Sanitation System Administration Associations (ASADAS) and the effective operational management of community water supply and sanitation systems and guarantees the provision and sustainability of this public service.

1. To authorize the Department of Exemption Management (Departamento de Gestión de Exenciones) to Grant generic authorization in favor of the Community Water Supply and Sanitation System Administration Associations (ASADAS), so that they may acquire goods in the national market exempt from the General Sales Tax and/or Selective Consumption Tax. The foregoing, following the procedure indicated in the following points and exclusively in relation to those goods that they constantly require and are considered essential for the fulfillment of their operational management of the community water supply and sanitation systems, according to the lists previously approved by the Costa Rican Institute of Water Supply and Sanitation (Instituto Costarricense de Acueductos y Alcantarillados, AyA). As stated above, in these cases the procedure for the authorization of the exemption before the Department of Exemption Management (Departamento de Gestión de Exenciones) in each acquisition will be dispensed with.

2. The interested party must submit a request via EXONET before the Department of Exemption Management (Departamento de Gestión de Exenciones), detailing the list of goods it intends to exempt under this modality, with a detailed description of the type of good or merchandise and the respective quantities, which will be analyzed by the Costa Rican Institute of Water Supply and Sanitation (AyA) for its technical recommendation in the system, prior to the Finance resolution.

3. The Department of Exemption Management (Departamento de Gestión de Exenciones), after reviewing the request and considering the authorization appropriate, will issue formal authorization, with reference to this resolution number, indicating the name of the beneficiary ASADA, the period of validity of the authorization from its notification, which may not exceed 3 months, and recalling the duty to present the corresponding periodic reports, as well as the obligation to use the purchase orders for exempt acquisitions, from the date of the authorization.

4. The acquisitions will be made through purchase orders issued by the ASADAS, according to the attached format, and must be signed by the persons duly authorized by the Legal Representative of the mentioned entity, to make the referred tax-exempt purchases on their behalf.

5. The Legal Representative of each ASADA must send an official letter to the General Directorate of Taxation (Dirección General de Tributación), making reference to this resolution and indicating the full name and identification number of the persons authorized to make the purchases and consequently to sign the purchase orders on behalf of the ASADA. This official letter must formally record the signatures of the cited persons. These signature records must be kept updated regarding any variation thereof.

6. The purchase orders must contain an express statement that the purchase in reference is exempt from the General Sales Tax and/or Selective Consumption Tax, or from either one, as applicable, and must have a consecutive numbering. The original purchase order must remain in the possession of the seller. However, when, due to special regulations, any ASADA needs to keep the original of the mentioned document in its possession as backing for the purchase, the seller must keep a certified copy of the respective purchase order. In any case, whether it is the original or the copy of the purchase order, this document must contain the original signature of the person authorized to make purchases on behalf of the respective ASADA, as the beneficiary of the exemption.

7. In addition to the data required by the legislation, the respective invoice must be issued in the name of the respective ASADA, as well as containing an express statement that, based on this resolution, the purchase in reference is exempt from the General Sales Tax and/or Selective Consumption Tax, or either one as applicable. Likewise, the specific amount of each of the taxes being exempted must be stated on the invoice.

8. The goods exempted under this resolution must be used solely by the ASADA beneficiary of the exemption legally authorized to provide water supply and sanitation services through the delegation agreement signed with the AyA. Any improper use or destination of the exempted goods, duly proven, will be sufficient cause to render the respective authorization ineffective regarding the offending ASADA and to initiate the corresponding administrative procedures for the collection of the exempted taxes under Articles 37 et seq. and the first paragraph of Article 45 of Law 7293 of 31 March 1992.

9. The ASADA must keep due control of the pending balances of exempt goods authorized through this resolution, and prevent the purchases of the authorized quantities from being exceeded during its validity, so as not to breach what was authorized.

10. To comply with the controls that the General Directorate of Finance (Dirección General de Hacienda) must keep, the (ASADAS), once the exemption authorization has expired, must submit, within a maximum period of fifteen calendar days, a report before this Directorate, with a copy to the AYA, signed by its legal representative, with the following information:

HEADING

I. Company name of the beneficiary

II. Legal identification number of the beneficiary

III. Number and date of the exemption authorization

IV. Number and date of the purchase order

V. Number and date of the invoice

VI. Name or company name and identification of the supplier

VII. Quantity of each exempted merchandise acquired

VIII. Value of the exempted merchandise acquired

IX. Amounts of taxes exempted per each invoice

X. Indicate location or use of the exempt good

11. The submission and approval of the report will be an indispensable requirement for a new exemption to be processed to replace the one that already GENERAL CONSIDERATIONS a) The Report indicated in point 11° must be submitted before the Department of Exemption Management (Departamento de Gestión de Exenciones) or to the email address [email protected]. b) The (ASADAS) must keep in due order a consecutive file of the purchase orders issued.

• c)It will be the responsibility of the (ASADAS) to make the corresponding adjustments for the adequate control of the procedure authorized herein.
• d)The validity of this resolution is defined as two years from the date of notification to the Costa Rican Institute of Water Supply and Sanitation (AyA) and to the Department of Exemption Management (Departamento de Gestión de Exenciones).
• e)Likewise, the validity of this resolution is subject to the possibility that through laws approved subsequently, the exemptions recognized in favor of the (ASADAS) are rendered ineffective or reduced, or to criteria of opportunity and convenience of the Ministry of Finance, upon prior notification or publication in the Official Gazette La Gaceta of the resolution rendering this authorization ineffective.
• f)At the end of the two-year validity period of this resolution, the General Directorate of Finance (Dirección General de Hacienda) will determine, after analysis of the results obtained and the fulfillment of the duties of the beneficiaries, the issuance of a new resolution for a similar period.
• g)In any case of purchase and sale operations of goods taxed with the mentioned taxes, where the beneficiary does not present the purchase order, the seller must state and collect the applicable tax or taxes.

It is conforme.

Notify the Costa Rican Institute of Water Supply and Sanitation (Instituto Costarricense de Acueductos y Alcantarillados) and the Department of Exemption Management (Departamento de Gestión de Exenciones).

Publish.

Purchase Order Format

Quarterly Report Format FILLING INSTRUCTIONS SEMI-ANNUAL LOCAL EXEMPT PURCHASES REPORT FORM AUTHORIZED BY RESOLUTION The information to be provided in each of the fields of the form in question is detailed below:

. Name: name or company name of the exemption beneficiary.

. Identification number: physical or legal identification number of the beneficiary.

. Resolution Number and date: number and date of the resolution issued by the General Directorate of Finance (Dirección General de Hacienda), through which the special procedure for the acquisition of exempt goods and services in the local market is authorized, dispensing with the procedure before the Department of Exemption Management (Departamento de Gestión de Exenciones).

. Report period: I, II, III or IV quarter and the respective year . Supplier Identification Number and Name: name or company name of the physical or legal person through whom the exempt goods or services were acquired.

. Purchase Amount Dollars: total amount paid in dollars to a supplier for all the exempt goods or services acquired during the semester, in which case the invoice must have been issued in said currency.

. Exchange rate: value of the currency applied in the acquisition of exempt goods or services invoiced in dollars, or the average of said value, if several transactions were made with the same supplier. In this last case, the method by which the calculation was made must be recorded.

. Total Purchase Amount Colones: result of multiplying the column "Purchase Amount Dollars" by the amount in the "Exchange Rate" column, in the case of goods invoiced in dollars, in order to obtain the conversion of the amount paid into national currency; or, the total amount paid in colones to a supplier for all the exempt goods or services acquired during the semester, invoiced in local currency.

. Type of goods or services: select from the list associated with said cell, the alternative or alternatives that best fit to describe the exempt goods or services acquired during the semester. In the case of multiple selection, the options must be recorded in a single cell.

. Total Amount of Exempted Tax: total amount of taxes exempted for the goods and services acquired from each supplier during the semester.

• a)Inquiries can be submitted via email: [email protected] or to the telephone numbers 2221-5879 or 2233-5661.

Considering:

IT IS RESOLVED:

Anexo 1

Anexo 2

en la totalidad del texto - Texto Completo Norma 017 Autoriza al Departamento de Gestión de Exenciones para Conceder autorización genérica a favor de las Asociaciones Administradoras de Sistemas de Acueductos y Alcantarillados Comunales (ASADAS) Texto Completo acta: 12E311 DIRECCIÓN GENERAL DE HACIENDA (Esta norma fue derogada por el artículo 1° de la resolución RES-DGH-034-2019 del 21 de junio de 2019) Resolución RES-DGH-017-2016. -Dirección General de Hacienda, a las diez horas con quince minutos del catorce de marzo de dos mil dieciséis.

I.-Que la Ley N° 3022 del 27 de agosto de 1962 establece que el Ministro de Hacienda, el Director General de Hacienda u otro funcionario de esa Dirección escogido por aquéllos, son los funcionarios facultados para autorizar, bajo su responsabilidad las exenciones de impuestos debiendo en cada caso señalar la ley en que se ampare dicha petición.

II. -Que el artículo 3 de la Ley N° 8776, denominada Exoneración a las Asociaciones Administradoras de Sistemas de Acueductos y Alcantarillados Comunales (ASADAS) del 14 de octubre del 2009, concede exención del Impuesto General sobre las Ventas y el Impuesto Selectivo de Consumo, para la adquisición de bienes y servicios en el mercado nacional a favor de las ASADAS para la facilitar la efectiva gestión operacional de los sistemas de acueductos y alcantarillados comunales.

III.-Que la Ley N° 4755 del 29 de abril de 1971, Código de Normas y Procedimientos Tributarios, establece que los órganos de la Administración Tributaria del Ministerio de Hacienda pueden dictar normas generales para la correcta aplicación de las leyes tributarias, dentro de los límites fijados por las normas legales y reglamentarias pertinentes.

IV. -Que el trámite por medio de resolución genérica para la autorización de la exención para cada adquisición mediante orden de compra, facilitará el cumplimiento de los fines de las Asociaciones Administradora de Sistemas de Acueductos y Alcantarillados Comunales (ASADAS) y la efectiva gestión operacional de los sistemas de acueductos y alcantarillados comunales y garantiza la prestación y sostenibilidad de este servicio público.

SE RESUELVE:

1. Autorizar al Departamento de Gestión de Exenciones para Conceder autorización genérica a favor de las Asociaciones Administradoras de Sistemas de Acueductos y Alcantarillados Comunales (ASADAS), a efecto de que adquieran bienes en el mercado nacional exentos de los Impuestos General sobre las Ventas y/o Selectivo de Consumo. Lo anterior siguiendo el procedimiento indicado en los puntos siguientes y exclusivamente en relación con aquellos bienes que requieran constantemente y se consideren esenciales para el cumplimiento de su gestión operacional de los sistemas de acueductos y alcantarillados comunales., según las listas aprobadas previamente por el Instituto Costarricense de Acueductos y Alcantarillados (AyA). Conforme lo expuesto, en estos casos se prescindirá del trámite para la autorización de la exoneración ante el Departamento de Gestión de Exenciones en cada adquisición.

2. El interesado debe realizar solicitud mediante EXONET ante el Departamento de Gestión de Exenciones, detallando el listado de los bienes que pretende exonerar bajo esta modalidad, con una descripción detallada del tipo de bien o mercancía y las respectivas cantidades, el cual será analizado por el Instituto Costarricense de Acueductos y Alcantarillados (AyA) para su recomendación técnica en el sistema, de previo a la resolución de Hacienda.

3. El Departamento de Gestión de Exenciones, luego de revisada la solicitud y de considerar procedente la autorización emitirá formal autorización, con referencia al presente número de resolución, indicando el nombre de la ASADA beneficiaria, el plazo de vigencia de la autorización a partir de su notificación, el cual no puede exceder de 3 meses y recordando el deber de presentar los informes periódicos correspondientes, así como la obligatoriedad de utilizar las órdenes de compra para las adquisiciones exentas, a partir de la fecha de la autorización.

4. Las adquisiciones se realizarán mediante órdenes de compra emitidas por las ASADAS, según formato adjunto y deberán ser firmadas por las personas debidamente autorizadas por parte del Representante Legal de la entidad mencionada, para efectuar las referidas compras exentas de impuestos en su nombre.

5. El Representante Legal de cada ASADA, deberá remitir oficio a la Dirección General de Tributación, haciendo referencia a la presente resolución e indicando el nombre completo y el número de cédula de las personas autorizadas para efectuar las compras y consecuentemente para firmar las órdenes de compra a nombre de la ASADA. En este oficio se debe registrar formalmente las firmas de las personas citadas. Estos registros de firmas deberán mantenerse actualizados ante cualquier variación al respecto.

6. Las órdenes de compra deberán contener expresa manifestación de que la compra en referencia está exenta de los Impuestos General sobre las Ventas y/o Selectivo de Consumo o de alguno de los dos, según corresponda y deben tener una numeración consecutiva. En poder del vendedor deberá permanecer la orden de compra original. No obstante, cuando por regulaciones especiales alguna ASADAS, requiera conservar en su poder el original del documento en mención, como respaldo de la compra, el vendedor deberá conservar una copia certificada de la orden de compra respectiva. En todo caso, bien se trate del original o de la copia de la orden de compra, en este documento deberá constar la firma original de la persona autorizada para efectuar las compras a nombre de la ASADA respectiva, como beneficiaria de la exención.

7. Adicionalmente a los datos que exige la legislación, la factura respectiva deberá estar emitida a nombre de la respectiva ASADA, así como expresa manifestación de que con fundamento en la presente resolución, la compra en referencia está exenta de los Impuestos General sobre las Ventas y/o Selectivo de Consumo, o de alguno de los dos según corresponda. Asimismo deberá constar en la factura el monto específico de cada uno de los tributos que se están exonerando.

8. Los bienes exonerados al amparo de la presente resolución deberán ser utilizados únicamente por la ASADA beneficiaria de la exención legalmente autorizada para prestar los servicios de acueducto y alcantarillado a través del convenio de delegación suscrito con el AyA. Cualquier uso o destino indebido de los bienes exonerados debidamente comprobado, será motivo suficiente para dejar sin efecto la respectiva autorización con relación a la ASADA infractora e iniciar los procedimientos administrativos correspondientes para el cobro de los impuestos exonerados al amparo del artículo 37 y siguientes y 45 párrafo primero de la Ley 7293 de 31 de marzo de 1992.

9. La ASADA deberá llevar el debido control de los saldos pendientes de bienes exentos autorizados mediante la presente resolución, y evitar que se excedan las compras de las cantidades autorizadas, durante la vigencia de la misma, para no incumplir con lo autorizado.

10. Para cumplir con los controles que al efecto debe llevar la Dirección General de Hacienda, las (ASADAS) una vez vencida la autorización de exención deberán rendir en un plazo máximo de quince días naturales un informe ante esta Dirección con copia al AYA, suscrito por su representante legal, con la siguiente información:

ENCABEZADO

I. Razón social del beneficiario

II. Cédula jurídica del beneficiario

III. Número y fecha de la autorización de exención

IV. Número y fecha de la orden de compra

V. Número y fecha de la factura

VI. Nombre o razón social e identificación del proveedor

VII. Cantidad de cada mercancía adquirida exenta

VIII. Valor de la mercancía adquirida exenta

IX. Montos de los tributos exonerados por cada factura

X. Indicar ubicación o uso del bien exento

11. La presentación y la aprobación del informe, será un requisito indispensable para que se pueda tramitar una nueva exención en sustitución de la que ya venció.

CONSIDERACIONES GENERALES a)El Informe indicado en el punto 11° deberá ser presentado ante el Departamento de Gestión de Exenciones o al correo electrónico [email protected]. b)Las (ASADAS) deberán conservar en debido orden un archivo consecutivo de las órdenes de compra emitidas.

c)Será responsabilidad de las (ASADAS), hacer los ajustes que correspondan para el adecuado control del procedimiento aquí autorizado.

d)La vigencia de la presente resolución se define por dos años a partir de la fecha de notificación al Instituto Costarricense de Acueductos y Alcantarillados (AyA) y al Departamento de Gestión de Exenciones.

• e)Asimismo la vigencia de esta resolución queda sujeta a que mediante leyes aprobadas con posterioridad, se dejen sin efecto o se disminuyan las exenciones reconocidas a favor de las (ASADAS) o bien a criterios de oportunidad y conveniencia del Ministerio de Hacienda, previa notificación o publicación en el Diario La Gaceta de la resolución que deja sin efecto la presente autorización.
• f)Al finalizar el plazo de dos años de la vigencia de la presente resolución, la Dirección General de Hacienda determinará previo análisis de los resultados obtenidos y el cumplimiento de los deberes de los beneficiarios, la emisión de una nueva resolución por un período similar.

g)En todo caso de operaciones de compraventa de bienes gravados con los impuestos en mención, en que el beneficiario no presente la orden de compra, el vendedor deberá consignar y cobrar el o los impuestos que corresponda.

Es conforme.

Notifíquese al Instituto Costarricense de Acueductos y Alcantarillados y al Departamento de Gestión de Exenciones.

Publíquese.

Formato Orden de compra

Formato de informe trimestral INSTRUCTIVO DE LLENADO FORMULARIO INFORME SEMESTRAL DE COMPRAS LOCALES EXONERADAS AUTORIZADAS MEDIANTE RESOLUCION A continuación se detalla la información que se debe proporcionar en cada uno de los campos del formulario en cuestión:

. Nombre: nombre o razón social del beneficiario de la exoneración.

.Número de identificación: número de cedula física o jurídica del beneficiario.

.Número y fecha de Resolución: número y fecha de la resolución emitida por la Dirección General de Hacienda, mediante la cual se autoriza el procedimiento especial para las adquisiciones bienes y servicios exonerados en el mercado local, prescindiendo del trámite ante el Departamento de Gestión de Exenciones.

.Periodo del informe: I, II, III o IV trimestre y el año respectivo .Número de identificación y nombre del proveedor: nombre o razón social de la persona física o jurídica por medio de la cual se adquirieron los bienes o servicios exonerados.

.Monto Compra Dólares: monto total pagado en dólares a un proveedor por concepto de todos los bienes o servicios exonerados adquiridos durante el semestre, en cuyo caso la factura debe haber sido extendida en dicha moneda.

.Tipo de cambio: valor de la divisa aplicado en la adquisición de bienes o servicios exonerados facturados en dólares o promedio de dicho valor, si se efectuaron varias transacciones con el mismo proveedor. En este último caso, se debe consignar la forma en que se realizó el cálculo.

.Monto Total Compra Colones: resultado de la multiplicación de la columna "Monto Compra Dólares" por el monto de la columna "Tipo de Cambio", en el caso de bienes facturados en dólares, a efecto de obtener la conversión del monto pagado en moneda nacional; o bien, monto total pagado en colones a un proveedor por concepto de todos los bienes o servicios exonerados adquiridos durante el semestre, facturados en moneda local.

.Tipo de bienes o servicios: seleccionar de la lista asociada a dicha celda, la alternativa o alternativas que mejor se adapten para describir los bienes o servicios exonerados, adquiridos durante el semestre. En el caso de selección múltiple, las opciones deben ser consignadas en una misma celda.

. Monto Total de Impuesto Exonerados: monto total de los impuestos exonerados por concepto de los bienes y servicios adquiridos a cada proveedor durante el semestre.

a)Las consultas pueden ser planteadas por medio del correo electrónicos: [email protected] o a los teléfonos 2221-5879 o 2233-5661.

Considerando:

Anexo 1

Anexo 2