Creation of the Institutional Commission for the Preparation of Environmental Management Programs of the Ministry of Public SecurityCreación de la Comisión Institucional para la Elaboración de Programas de Gestión Ambiental del Ministerio de Seguridad Pública

The Institutional Commission for the preparation of environmental management programs of the Ministry of Public Security is hereby created, hereinafter referred to as "the Commission," as a technical advisory group on environmental matters. Its principal function shall be to advise the Head of the Ministry in the preparation of environmental management programs.

The Commission shall be composed of the following officials of the Ministry:

• 1)The Environmental Manager of the General Administrative and Financial Directorate.
• 2)The Director of Institutional Procurement.
• 3)The Director of Transport.
• 4)The Head of the General Services Department.
• 5)The Head of the Civil Works Department.
• 6)The Head of the Occupational Health Department.
• 7)The Head of the Office of Institutional Management Improvement and Control.
• 8)The Head of the Office of Institutional Planning.
• 9)The alternate of the Director General of the Public Force.
• 10)The alternate of the Director of the Air Surveillance Service.
• 11)The alternate of the Director of the National Police Academy.

The Environmental Manager shall hold the position of President of the Institutional Environmental Management Commission.

The Commission shall have the following functions:

• a)Carry out the diagnoses or evaluations necessary to ascertain the state of the organization regarding environmental management, waste management, climate change, and energy efficiency.
• b)Formulate and propose the institutional environmental policy including aspects of climate change, waste management, conservation, and rational use of energy.
• c)Prepare the Institutional Environmental Management Program (Programa de Gestión Ambiental Institucional, PGAI) and submit it to the Head for review and approval.
• d)Prepare and submit the reports requested by MINAET.
• e)Establish quantifiable internal indicators to measure, verify, and report the degree of progress of the PGAI, based on the instruments established by MINAET.
• f)Coordinate with the internal bodies of the institution regarding the preparation, development, implementation, dissemination of the PGAI, as well as the training of officials regarding environmental management topics inherent to the institutional work.
• g)Appoint a Secretary for a period of one year. With the exception of the presidency position, all members of the Commission shall hold this position on a rotating basis.
• h)Evaluate for authorization requests for temporary changes of Commission members issued by the Ministerial Office. Said requests shall not exceed 19% of the total number of members.

The Commission shall operate through ordinary sessions, extraordinary sessions, and working groups, which shall be held at the request of the President or the members when the nature of the matters to be dealt with so requires. Only the points for which it was convened shall be discussed, and decisions shall be taken collegially, in the manner to be stated.

The Commission shall hold sessions at least once a month at the place and time set by said body for that purpose; however, more than one session may be convened in the same month, if necessary.

The quorum for formation and for voting for the sessions shall be half plus one of the total number of members. The number of these shall be verified at the place designated to hold the session at the start thereof. No ordinary or extraordinary session shall be held if, fifteen minutes after the scheduled time, there is no quorum. In all cases where there is a tie in the vote on any matter among the members of the Commission, the President shall, by reason of their condition, have a casting vote to settle the existing conflict.

The Commission may receive officials of the Ministry for the purpose of obtaining technical advice or opinions on matters related to the topic of environmental management plans. The audience shall be granted upon prior request to the President, who shall set the day and time of the meeting.

• 1)President. The following corresponds to them:

a. Coordinate with the Technical Evaluation Commission (Comisión Técnica Evaluadora, CTE) of the Ministry of Environment, Energy and Telecommunications.

b. Preside over the meetings of the Commission.

c. Convene ordinary, extraordinary, and working sessions.

d. Prepare and propose the agenda for ordinary sessions, maintaining a priority order in furtherance of institutional interest, and submit it for the approval of the Commission immediately after verifying the quorum for the session.

e. Declare the sessions open at the appointed time and close them after having dealt with the matters they were intended to address.

f. When deemed appropriate, for reasons of convenience and timeliness, may order the suspension of the session.

g. Direct the discussions, guiding the debate toward fundamental points, and demand that due order and mutual respect among participants be observed.

h. Authorize with their signature the minutes in the respective book.

i. Grant permission to members to be absent from the sessions, provided this does not break the quorum.

j. Represent the Commission in meetings with the heads of the institution, acting as the spokesperson for the same with respect to the proposals and plans prepared by the body, without prejudice to that representation being delegated for a specific case when convenient.

k. Designate the necessary committees for the study or execution of specific tasks, in accordance with the work program that has been established, in an effort to make the work of the Commission more effective.

l. Monitor and update the Institutional Environmental Management Plan and prepare the Summary Chart of the Institutional Environmental Management Program.

m. Designate a member of the Commission to occupy the presidency in their temporary absence.

n. Shall also have all other functions granted by the Commission.

• 2)Secretary. The following corresponds to them:

a. Communicate the agenda for ordinary sessions to the other members with sufficient advance notice prior to the meeting date.

b. Record in the respective book the minutes approved by the Commission, signing at the foot thereof as evidence of the accuracy of the record.

c. Provide timely notification of the agreements issued by the Commission and the reception of interested persons granted by the President.

d. Draft correspondence and sign those notes delegated by the President.

e. Organize and keep up-to-date the physical and digital archive of the Commission.

f. Take attendance at the sessions, recording it in the minutes, along with the justifications, if any, for absences and late arrivals.

g. Take the minutes of the matters dealt with in the sessions and draft the minutes, in order to leave a clear and precise record of the deliberations, agreements, and resolutions taken.

h. Any other function assigned by the Commission.

• 3)Members. The following corresponds to the other members of the Commission:

a. Punctually attend the ordinary, extraordinary, and working sessions for which they are summoned and, if unable to attend, submit the corresponding justification to the President.

b. Propose to the Presidency the inclusion of matters to be discussed on the agenda of ordinary sessions, and approve this as the initial act of the meeting.

c. Carry out the committees that the President designates and report the results in writing within the agreed-upon timeframe.

d. Request the floor from the President to address matters under discussion.

e. Request the revision of the agreements of the Commission and their revocation or modification.

f. Cast their vote, positive or negative, on the matters submitted for their consideration.

g. Formulate projects, propositions, and motions they deem timely.

h. Seek out and study the necessary information, consult minutes, books, or correspondence related to environmental matters and other related topics, in order to have better judgment on matters resolved or to be resolved in the sessions.

i. Participate in all activities in which the Ministry has an interest in environmental matters.

j. Call the President to order whenever in the exercise of their duties they depart from the activities granted to them by this normative act.

k. Request the Secretary to have their words recorded in the minutes when deemed necessary.

l. Record in the respective book the minutes approved by the Commission, signing at the foot thereof, as evidence of the accuracy of the record.

m. The Director of Institutional Procurement shall facilitate the updating and monitoring of the digital archive of Directive 011 of MINAET, homologous or binding directives, and the record of paper consumption.

n. The Head of the General Services Department shall facilitate the updating and monitoring of the records within their organizational competence.

ñ. The other powers that the Commission grants them by agreement.

Designation. The President shall designate the working teams to carry out activities, analyses, and studies in support of the Heads of the Institution, which contribute to deciding on and promoting the comprehensive development of the Ministry. Each working team shall submit a final report to the Commission, which shall review it and, prior to its approval, may recommend changes and expansions to it, so that it constitutes sufficient documentation for the definition of the policies to be established in matters of environmental management.

The working teams shall be coordinated by the official designated by the President and shall be responsible to the Commission for the rendering of reports.

To obtain greater elements of judgment in their relations and recommendations, the working teams may rely on the assistance of technicians and specialists in different subjects, as well as request the necessary advice, with prior authorization from the head of the Ministry.

The working teams shall submit their written reports with their respective alternatives, within the established deadlines.

The maximum deadline for rendering a report shall be one month. If the nature of the case so warrants, prior to the expiration of the term for submitting the report, if it has not been completed, the Coordinator of the working team must state the reason for the delay and request an extension of the deadline from the Commission, which shall not exceed another month.

007-2012 MSP and its reforms are hereby rescinded.

Given at the Office of the Minister of Public Security, on the second day of March, two thousand sixteen.

Créase la Comisión Institucional para la elaboración de programas de gestión ambiental del Ministerio de Seguridad Pública, denominada en lo sucesivo "la Comisión", como grupo técnico asesor en el tema ambiental. Tendrá como función principal asesorar al Jerarca de la Cartera en la elaboración de programas de gestión ambiental.

La Comisión estará integrada por los siguientes funcionarios del Ministerio:

• 1)El Gestor (a) Ambiental de la Dirección General Administrativa Financiera.
• 2)El Director (a) de Proveeduría Institucional.
• 3)El Director (a) de Transportes.
• 4)El Jefe (a) del Departamento de Servicios Generales.
• 5)El Jefe (a) del Departamento de Obras Civiles.
• 6)El Jefe (a) del Departamento de Salud Ocupacional.
• 7)El Jefe (a) de la Oficina de Mejoramiento y Control de la Gestión Institucional.
• 8)El Jefe (a) de la Oficina de Planificación Institucional.
• 9)El suplente del Director General de la Fuerza Pública.
• 10)El suplente del Director de Servicio de Vigilancia Aérea.
• 11)El suplente del Director de la Escuela Nacional de Policía.

El Gestor ambiental tendrá el cargo de Presidente de la Comisión de Gestión Ambiental Institucional.

La Comisión, tendrá las siguientes funciones:

• a)Realizar los diagnósticos o evaluaciones necesarias para conocer el estado en que se encuentra la organización, respecto de la gestión ambiental, gestión de residuos, cambio climático y eficiencia energética.
• b)Formular y proponer la política ambiental institucional incluyendo los aspectos de cambio climático, gestión de residuos, conservación y uso racional de la energía.
• c)Elaborar el Programa de Gestión Ambiental Institucional (PGAI) y presentarlo al Jerarca para su revisión y aprobación.
• d)Elaborar y remitir los informes que solicite el MINAET.
• e)Establecer los indicadores internos cuantificables, que permitan medir, verificar y reportar el grado de avance del PGAI, tomando de base los instrumentos que establezca el MINAET.
• f)Coordinar con las instancias internas de la institución lo correspondiente a la elaboración, desarrollo, implementación, divulgación del PGAI, así como la capacitación de los funcionarios respecto a temas de gestión ambiental inherentes al quehacer institucional.
• g)Nombrar a un Secretario (a) por un período de un año. Exceptuando el cargo de la presidencia, todos los miembros de la Comisión ocuparán este cargo en forma rotativa.
• h)Valorar para su autorización solicitudes de cambio temporal de miembros de la Comisión emitida por el Despacho Ministerial. Dichas solicitudes no deben de exceder el 19% del total de los miembros.

La Comisión funcionará por medio de sesiones ordinarias, extraordinarias y grupos de trabajo, las cuales se realizarán a solicitud del Presidente o de los integrantes cuando la naturaleza de los asuntos a tratar así lo requiera. Se analizarán solo los puntos para los que fue convocada y las decisiones serán tomadas en forma colegiada, en la forma en que se dirá.

La Comisión sesionará al menos una vez al mes en el lugar y hora que dicho órgano destine al efecto; sin embargo, en un mismo mes podrá convocarse más de una sesión, de ser necesario.

El quórum de formación y el de votación para las sesiones será la mitad más uno del total de los miembros. El número de estos se verificará en el lugar designado para llevar a cabo la sesión al inicio de la misma. No se sesionará en forma ordinaria o extraordinaria si quince minutos después de la hora fijada no hay quórum. En todos aquellos casos en que, mediante el empate en la votación de algún asunto entre los miembros de la Comisión, el Presidente tendrá, en razón de su condición, doble voto, para dirimir el conflicto existente.

La Comisión podrá recibir a funcionarios del Ministerio con la finalidad de facilitarse asesoría técnica u opinión sobre asuntos relacionados con el tema de los planes de la gestión ambiental. La audiencia se concederá previa solicitud ante el Presidente, quien fijará el día y la hora de la reunión.

• 1)Presidente. Le corresponde lo siguiente:

a. Coordinar con la Comisión Técnica Evaluadora (CTE) del Ministerio de Ambiente, Energía y Telecomunicaciones.

b. Presidir las reuniones de la Comisión.

c. Convocar a sesiones ordinarias, extraordinarias y de trabajo.

d. Elaborar y proponer el orden del día de las sesiones ordinarias, guardando un orden prioritario en procura del interés institucional y someterlo a la aprobación de la Comisión inmediatamente después de comprobar el quórum para la sesión.

e. Declarar abiertas las sesiones a la hora señalada y terminarlas después de haber tratado los asuntos que dispusieron conocer.

f. Cuando lo considere procedente, por motivos de conveniencia y oportunidad, podrá disponer la suspensión de la sesión.

g. Dirigir las discusiones orientando el debate hacia los puntos fundamentales y exigir que se observe el orden debido y el respeto mutuo entre los participantes.

h. Autorizar con su firma las actas en el libro respectivo.

i. Conceder permiso a los miembros para ausentarse de la sesiones, si con ello no se rompe el quórum.

j. Representar a la Comisión en reuniones con los jerarcas de la institución, convirtiéndose en el vocero del mismo con respecto a los planeamientos y propuestas elaboradas por el órgano, sin perjuicio de que, por conveniencia, se delegue esa representación para el caso concreto.

k. Designar las comisiones necesarias para el estudio o realización de trabajos específicos, acorde con el programa de trabajo que se haya dispuesto, en un afán de hacer más efectiva la labor de la Comisión.

l. Dar seguimiento y actualizar el plan de Gestión Ambiental Institucional y elaborar el Cuadro Resumen del Programa de Gestión Ambiental Institucional.

m. Designar un miembro de la Comisión para que ocupe la presidencia en su ausencia temporal.

n. Tendrá además todas aquellas otras funciones que le otorgue la Comisión.

• 2)Secretario. Le corresponde lo siguiente:

a. Comunicar a los demás miembros el orden del día de las sesiones ordinarias con suficiente anticipación a la fecha de la reunión.

b. Registrar en el libro respectivo las actas aprobadas por la Comisión, firmando al pie de ellas, como constancia de la fidelidad del registro.

c. Notificar oportunamente los acuerdos que dicte la Comisión y la recepción de personas interesadas que conceda el Presidente.

d. Redactar correspondencia y firmar aquellas notas que le delegue el Presidente.

e. Organizar y mantener al día el archivo físico y digital de la Comisión.

f. Llevar la asistencia a las sesiones, dejando constancia de ello en las actas, así como las justificaciones, si las hubieren, de las ausencias y llegadas tardías.

g. Llevar la minuta de lo tratado en las sesiones y redactar las actas, a efecto de dejar constancia clara y precisa de las deliberaciones, acuerdos y resoluciones tomadas.

h. Cualquier otra función que le asigne la Comisión.

• 3)Integrantes. Corresponde a los demás integrantes de la Comisión, lo siguiente:

a. Asistir puntualmente a las sesiones ordinarias, extraordinarias y de trabajo para los cuales sean citados y, en caso de no poder asistir, remitir al Presidente la justificación correspondiente.

b. Proponer a la Presidencia la inclusión de asuntos a tratar en el orden del día de las sesiones ordinarias, y aprobar esta como acto inicial de la reunión.

c. Desempeñar las comisiones que el Presidente designe e informar por escrito de los resultados en el plazo convenido.

d. Pedir al Presidente la palabra, para referirse a asuntos puestos en discusión.

e. Solicitar la revisión de los acuerdos de la Comisión y la revocatoria o modificación de los mismos.

f. Dar su voto, positivo o negativo, sobre los asuntos que se sometan a su conocimiento.

g. Formular proyectos, proposiciones y mociones que crean oportunos.

h. Procurar y estudiar la información necesaria, consultar actas, libros o correspondencia, referente a la materia ambiental, y otros afines, a efectos de tener mejor criterio sobre los asuntos resueltos o que deben resolverse en las sesiones.

i. Participar en todas aquellas actividades en que tenga interés el Ministerio en materia ambiental.

j. Llamar al orden al Presidente, cada vez que en el ejercicio de su cargo se separe de las actividades que esta normativa le otorguen.

k. Solicitar al Secretario que se hagan constar sus palabras en el acta cuando lo considere necesario.

l. Registrar en el libro respectivo las actas aprobadas por la Comisión, firmando al pie de ellas, como constancia de la fidelidad del registro.

m. El Director (a) de Proveeduría Institucional facilitará la actualización y seguimiento del archivo digital de la Directriz 011 del MINAET, homólogas o vinculantes y el registro del consumo de papel.

n. El jefe (a) del Departamento de Servicios Generales facilitará la actualización y seguimiento de los registros de su competencia organizacional.

ñ. Las demás facultades que la Comisión les otorgue mediante acuerdo.

Designación. El Presidente designará los equipos de trabajo para realizar actividades, análisis y estudios de apoyo a los Jerarcas de la Institución, que coadyuven a decidir y a fomentar el desarrollo integral del Ministerio. Cada equipo de trabajo presentará un informe final a la Comisión que lo conocerá y, previo a su aprobación, podrá recomendar cambios y ampliaciones del mismo, a efectos de que constituya documentación suficiente para la definición de las políticas a establecer en materia de gestión ambiental.

Los equipos de trabajo serán coordinados por el servidor que designe el Presidente y serán los responsables ante la Comisión de la rendición de informes.

Para obtener mayores elementos de juicio en sus relaciones y recomendaciones, los equipos de trabajo podrán contar con el concurso de técnicos y especialistas en distintas materias, así como pedir el asesoramiento que sea necesario, previa autorización del jerarca del Ministerio.

Los equipos de trabajo presentarán sus informes escritos con sus respectivas alternativas, en los plazos establecidos.

El plazo máximo para rendir un informe será de un mes. Si la naturaleza del caso lo amerita, previo al vencimiento del término para la presentación del informe, si el mismo no se encuentra concluido, el Coordinador del equipo de trabajo, deberá manifestar el motivo del atraso y solicitar una ampliación del plazo a la Comisión, que no podrá exceder de otro mes.

Dado en el Despacho del Ministro de Seguridad Pública, a los dos días del mes de marzo del dos mil dieciséis.