Cadastre and Valuation Procedures Manual of the Municipality of HerediaManual de Procedimientos de Catastro y Valoración de la Municipalidad de Heredia

in the entirety of the text - Full Text of Regulation 0 Catastro and Valuation Procedures Manual of the Municipality of Heredia Full Text of record: FEF70 MUNICIPALITY OF HEREDIA CATASTRO AND VALUATION PROCESS OBJECTIVE OF THE MANUAL This Procedures Manual is an administrative and operational instrument whose objective is to strengthen and standardize the Catastro and Valuation functions of the Municipality of Heredia, through the following actions:

• a)To carry out in an orderly, sequential, and detailed manner the tasks and functions, under the responsibility of Catastro and Valuation, or the positions involved, specifying their participation in said operations and the formats to be used for carrying out the institutional activities aggregated into procedures.
• b)To standardize and control compliance with work routines and prevent their arbitrary alteration.
• c)To determine responsibilities for failures or errors in a simpler way.
• d)To facilitate audit work, evaluation, internal control, and their oversight.
• e)To increase the efficiency of operations, indicating what they should do and how they should do it.
• f)To assist in work coordination and avoid duplication of functions.
• g)To constitute a basis for the subsequent analysis of work and the improvement of systems, procedures, and methods.
• h)To identify the responsibilities of each of those involved in the execution of tasks.
• i)To facilitate the control of activities.
• j)To improve efficiency and cost reduction.
• k)To systematize the activities.
• l)To serve as a work guide to be executed.

SCOPE OF THE MANUAL This manual is of general and mandatory observance for the areas and public servants involved in the Catastro and Valuation procedures of the Municipality of Heredia.

UPDATES TO THE MANUAL In the eventuality that it is required to add or update any procedure or requirement that arises in the future, Catastro and Valuation officials will identify, jointly with the work team, the convenience and pertinence of the addition and/or update and the real need to incorporate it into this Manual. If affirmative, they will hold a participatory workshop, in which they will discuss and draft the main steps and responsible parties for the new procedure or the update of an existing one. To the extent possible, key Catastro and Valuation personnel will participate in said workshop.

LEGAL BASIS For the purposes of this Manual, the following laws and regulations apply:

Tax Simplification and Efficiency Law, Law No. 8114.

Citizen Protection from Excess Requirements and Administrative Procedures Law, Law No. 8220 Code of Tax Standards and Procedures, Law 4755.

Heredia Municipality Regulatory Plan (draft version).

Municipal Code, Law No. 7794.

Law on Administrative Contracting. Law No. 7494.

Law on Access to Physical Space, Law No. 7600, Chapter IV.

Regulation for the Fixed Asset System of the Municipality of Heredia.

Law of Real Estate 7509, its amendments (7729) and its regulation Guidelines from the Technical Standardization Body Manual of Base Unit Values by Constructive Typology (Manual de Valores Base Unitarios por Tipología Constructiva) of the Ministry of Finance.

General Law on Notifications DEFINITIONS AND ACRONYMS Municipal Council (Concejo Municipal): It is the Body that hears, as the highest hierarchical authority of the local government, the appeals filed against the valuations of real estate carried out by the Valuation Office.

Administrative-Financial Area (Área Administrativa-financiera): Municipal unit in charge of guaranteeing the effective provision of administrative and financial services of the Municipality of Heredia.

Mission: Statement that enunciates the motive, purpose, end, or reason for being of the existence of the organization.

Vision: Statement that enunciates what the organization wishes to be in the future.

Municipal Organization: from the point of view of the internal structure, it is divided into the following levels:

Government Level: Municipal Council (Concejo Municipal) and Municipal Mayor (Alcalde Municipal) Fiscalization Level: Auditing Administrative Level: Accounting, Treasury, Secretary, Catastro, Revenues, Construction Inspection Operative Level: Works and Services.

Annual Operative Plan (Plan Operativo Anual): An instrument formulated in accordance with medium and long-term plans, defining objectives, goals, indicators, and actions to be executed during the period for which said plan is defined.

NO-AFFECTATION PROCEDURE (PROCEDIMIENTO DE NO AFECTACIÓN) Objective of the Procedure The application of Article 4, subsection e of the Tax on Real Estate Law and Article 5, subsection f of the regulation, the tax contribution benefit for a single property.

Narrative Description of the Procedure | N° | Activities of the Legal Consultation Process | Responsible Party(s) | | --- | --- | --- | | 01 | Start Present a certification from the National Registry indicating how many properties they own (only if they have one) and pick up the form at Catastro | Taxpayer | | 02 | Pay the value of the certification at the Cashiers | Taxpayer | | 03 | Hand over the no-affectation form to the taxpayer | Cashier | | 04 | Fill out the form and submit it to the Platform (Plataforma) for its respective approvals | Taxpayer | | 05 | Receive and review with the verified information that the taxes are up to date. Is it up to date? No: Step 6 Yes: Step 7 | Platform (Plataforma) | | 06 | Go to the cashiers to pay the taxes owed and return to the platform | Taxpayer | | 07 | Verify that the tax declaration is updated Yes: Step 9 No: Step 8 | Platform (Plataforma) | | 08 | Transfer to valuation to make the real estate declaration. | Taxpayer | | 09 | Go to the Waiting Room to wait for the result of the no-affectation. | Taxpayer | | 10 | Collect the forms and perform the certification.

Does the taxpayer own a single property? Yes: Step 11 No: Step 13. The no-affectation is rejected | Catastro and valuation | | 11 | Verify that the owner possesses a single real estate property in the entire territory and apply the no- affectation in the system; file the original | Catastro and valuation | | 12 | Indicate to the Taxpayer that they must go to the cashiers to pay | Catastro and valuation | | 13 | Hand over the result to the taxpayer. End. | Catastro and valuation | Flowchart Formats PROCEDURE FOR THE TRANSFER OF REAL ESTATE Objective of the Procedure Update the catastro and billing information.

Narrative Description of the Procedure | N° | Activities of the Legal Consultation Process | Responsible Party(s) | | --- | --- | --- | | 01 | Start Request a form for the process | Taxpayer | | 02 | Obtain the literal certification (certificación literal) of the property to be transferred and the cadastral map (plano catastro). For this, the Taxpayer must bring the property number. | Taxpayer | | 03 | Complete the form | Taxpayer | | 04 | Receive the transfer request in the system, which must be complete | Catastro and Valuation | | 05 | Identify on the map specifically the sector to which that property belongs | Catastro and Valuation | | 06 | Search for the respective file (ficha) | Catastro and Valuation | | 07 | Update the information in the file (ficha) and billing system. | Catastro and Valuation | | 08 | Enter the billing system | Catastro and Valuation | | 09 | Determine who the owner(s) of the property is/are, according to what the registry indicates | Catastro and Valuation | | 10 | Note the identification number of the outgoing owners that are in the system and the value that the property has, whether complete or in rights, and their possession percentage. | Catastro and Valuation | | 11 | Verify any possible pending payments from payment periods and if it has judicial collection identified with the property number to be transferred, if it has more than one property. | Catastro and Valuation | | 12 | Verify the information on how many properties and services appear for the outgoing owner | Catastro and Valuation | | 13 | Verify the information for the outgoing property | Catastro and Valuation | | 14 | Enter the property number, the new identification number of the newly created owner with all possible information | Catastro and Valuation | | 15 | Transfer that pending amount from the previous ID number to the new ID number, addressing the periods and the value at which the transferred property is reported | Catastro and Valuation | | 16 | Transfer the charge for urban services and real estate taxes | Catastro and Valuation | | 17 | IF the former owner no longer has any properties, delete them from the system at once.

End | Catastro and Valuation | Flowchart Formats PROCEDURE FOR THE VALUATION OF REAL ESTATE 1. Objective Of the Procedure That the values are updated from the ONT platform and the values of the typologies from Hacienda.

2. Narrative Description of the Procedure | N° | Activities of the Legal Consultation Process | Responsible Party(s) | | --- | --- | --- | | 01 | Start If the declaration has already expired or the taxpayer does not submit it, go to step 15 Otherwise continue to step 2 | Catastro and Valuation | | 02 | Pick up the form with the requirements to submit a declaration | Taxpayer | | 03 | Proceed to obtain the literal certification (certificación literal) of the property, legal standing (personería jurídica), and cadastral map (plano catastro) | Taxpayer | | 04 | Fill out the form with the indications on the back | Taxpayer | | 05 | With the completed form, present oneself to the valuation office | Taxpayer | | 06 | Receive the taxpayer with the form and requirements. Proceed to review that all corresponding boxes are filled out and are complete and without erasures. | Catastro and Valuation | | 07 | Locate the property in the parcel map system and also locate the property on the value map of homogeneous zones of the district and proceed to perform the calculations in the system provided by the Technical Standardization Body of the Ministry of Finance | Catastro and Valuation | | 08 | Print the valuation result and hand it over to the taxpayer | Catastro and Valuation | | 09 | Receive the result, review, and endorse.

Does the taxpayer agree? Yes, Step 10 No, Step 11 | Taxpayer | | 10 | Sign the document and the valuation official puts the date, signs, receives, and it is accepted. Hand over a copy to the taxpayer. The original is filed for 5 years and entered into the system. ( C ) | Taxpayer | | 11 | Proceed to complete the form in box #18 (Value of the land, total construction) | Catastro and Valuation | | 12 | Indicate that the taxpayer should provide the values they consider appropriate | Catastro and Valuation | | 13 | Note down the values, and hand over to valuation | Taxpayer | | 14 | Receive the values | Catastro and Valuation | | 15 | Transfer the case to fiscalization | Catastro and Valuation | | 16 | Define a visit agenda, set a date, and visit the taxpayer | Inspection Expert (Perito de Inspección) | | 17 | Carry out a field inspection and the pertinent measurements, prepare the appraisal (avalúo), and submit valuation reports | Inspection Expert (Perito de Inspección) | | 18 | Notify the taxpayer of the appraisal (avalúo) result | Catastro and Valuation | | 19 | Accept or reject the result within a period of 15 working days. | Taxpayer | | 20 | Does the taxpayer accept or not respond?

Yes, step 20 No, step 22 | Taxpayer | | 21 | Communicate acceptance to Valuation | Catastro and Valuation | | 22 | Appeal before the Administrative Tax Tribunal of Hacienda Yes, step 32 No, Appeal before valuation, step 23 | Taxpayer | | 23 | Review the appeal and respond within a period no longer than fifteen working days. Does valuation accept or not respond? Yes, step 24 No, step 25 | Catastro and Valuation | | 24 | Adjust, register in the database, and communicate to the taxpayer- End | Valuation Official (Oficial de Valoración) | | 25 | Communicate the resolution rejecting the appeal to the taxpayer | Catastro and Valuation | | 26 | Does the taxpayer accept the valuation resolution? Yes, step 20 No, step 27 | Taxpayer | | 27 | Appeal before the municipal council (concejo municipal) within a period no Longer than 15 days | Taxpayer | | 28 | Receive and resolve the appeal based on the file (expediente) and the valuation recommendation.

Does the council accept the appeal? Yes, step 24 No, step 29 | Municipal Council (Concejo Municipal) | | 29 | Communicate to the taxpayer the council's rejection resolution | Council Secretary (Secretaria del Concejo) | | 30 | Does the taxpayer accept the Council's rejection? Yes, step 20 No, step 31 | Taxpayer | | 31 | Appeal before the Administrative Tax Tribunal of Hacienda | Taxpayer | | 32 | Admit the appeal, order the sending of the file (expediente) to the higher body, and summon the parties to appear before said body | Municipal Council (Concejo Municipal) | | 33 | Inform the Catastro and Valuation Section of the appeal request before the Administrative Tax Tribunal and send the file (expediente) to said tribunal | Council Secretary (Secretaria del Concejo) | | 34 | Present pertinent arguments and evidence | Taxpayer Catastro and Valuation | | 35 | Resolve and communicate to the parties.

(The Tribunal's resolution is final) Is the resolution favorable to the Municipality? Yes, step 20 No, step 24 | Administrative Tax Tribunal of Hacienda | Flowchart 4.Formats PROCEDURE FOR THE SERVICE OF CERTIFICATIONS FROM THE PROPERTY REGISTRY 1. Objective Of the Procedure To provide the service of certifications for movable and real estate, legal standing (personería jurídica) to all taxpayers of the country, in order to facilitate their procedures both in the Municipality and in another organization.

2. Narrative Description of the Procedure | N° | Description | Responsible Party(s) | | --- | --- | --- | | 01 | Start Request at the Catastro counter the form according to the desired information(1) Does it correspond to an Index of Persons Certification? Yes: Step 2 No: Step 6 (1) The desired information may be for: real estate, movable property, literal for properties, literal for vehicles, and legal standings (personerías jurídicas) | Taxpayer | | 02 | Hand over the Index of Persons form | Catastro and Valuation | | 03 | Fill out the form: Certificate of Index of Persons: with the full name, identification number, and indicate if they have registered assets | Taxpayer | | 04 | Pay for the certification according to the prices established by the National Registry. | Taxpayer | | 05 | Once presented to catastro, the municipal officials authorized by the National Registry perform the certification, print it, stamp it, and hand it over to the client.

End | Catastro and Valuation | | 06 | Literal certification for vehicles? Yes: Step 7 No: Step 11 | Taxpayer | | 07 | Hand over the form | Catastro and Valuation | | 08 | Fill out the Vehicle Certification form, with the license plate number, the type of vehicle referred to | Taxpayer | | 09 | Pay for the certification according to the prices established by the National Registry | Taxpayer | | 10 | Once presented to catastro, the officials designated by the National Registry carry out the certification, print it, stamp it, and hand it over to the client. END | Catastro and Valuation | | 11 | Literal certification for property? Yes: Step 12 No: Step 16 | Taxpayer | | 12 | Hand over the form. The taxpayer must bring the property number | Catastro and Valuation | | 13 | Fill out the literal certification form for real estate, with the province of the property, the Real Folio (Folio Real), and the Right number.

The taxpayer must bring this information, which is found in the property deed. | Taxpayer | | 14 | Pay for the certification according to the prices established by the National Registry | Taxpayer | | 15 | Once presented to catastro, the municipal officials authorized by the National Registry perform the certification, print it, stamp it, and hand it over to the client. END | Catastro and Valuation | | 16 | Yes: Step 17 No: Step 21 | Taxpayer | | 17 | Hand over the form | Catastro and Valuation | | 18 | Fill out the non-ownership of vehicles form, with the full name and ID. | Taxpayer | | 19 | Pay for the certification according to the prices established by the National Registry. | Taxpayer | | 20 | Once presented to catastro, the municipal officials authorized by the National Registry perform the certification, print it, stamp it, and hand it over to the client. END | Catastro and Valuation | | 21 | Request a legal standing (personería jurídica); must clearly indicate the legal ID number for which they want to obtain the standing (personería). | Taxpayer | | 22 | Hand over the form | Catastro and Valuation | | 23 | Pay for the certification according to the prices established by the National Registry | Taxpayer | | 24 | Once presented to catastro, the municipal officials authorized by the National Registry perform the certification, print it, stamp it, and hand it over to the client.

END. | Catastro and Valuation | 3. Flowchart 4. Formats PROCEDURE FOR CERTIFICATION OF PROPERTY VALUE 1. Objective Of the Procedure To provide the service of certifying the value of properties to the taxpayers of the Municipality of Heredia.

2. Narrative Description of the Procedure | N° | Description | Responsible Party(s) | | --- | --- | --- | | 01 | Start Request the respective form. All requirements are indicated in said form | Taxpayer | | 02 | Purchase the 25-colones stamps at the Treasury and pay the literal certification stamps right there | Taxpayer | | 03 | Fill out the form with the requirements and take the documentation to the Platform (Plataforma) for approval from Tax Services, to know that they are up to date. Is the Taxpayer up to date? Yes, step 05 No, step 04 | Taxpayer | | 04 | Pay to be up to date? Yes, step 05 No, step 04 | Taxpayer | | 05 | Hand over the form to Catastro together with all the requirements | Taxpayer | | 06 | Locate the property on the map and parcel | Catastro and valuation | | 07 | Prepare a letter addressed to the Council Secretary to certify it | Catastro and valuation | | 08 | Receive the letter, certify, and return to Catastro and Valuation | Council Secretary (Secretaría del Concejo) | | 09 | Hand over the certificate to the taxpayer(2) (2) If the owner is not the one picking up said certification, they must attach a copy of both IDs (the owner's and the person picking it up) and a note where the owner authorizes said person to pick up the form.

In case it is a deceased person, attach the death certificate. If the owners are legal entities, the letter must be signed by the legal representative and attach the legal standing (personería) and copy of the ID. END | Catastro and valuation | 3. Flowchart PROCEDURE FOR UPDATING TAXPAYER AND PROPERTY INFORMATION 1. Objective Of the Procedure To provide the service of updating the information of the properties and taxpayers of the Municipality of Heredia.

2. Narrative Description of the Procedure | N° | Description | Responsible Party(s) | | --- | --- | --- | | 01 | Start Update by the taxpayer Yes, Step 03 No, Step 02 | Taxpayer | | 02 | Is it about the inclusion of updating of properties for service expansions or new properties? Yes, Step 09 No, Step 03 | Taxpayer | | 03 | Request from Catastro and Valuation the form to enter personal information and property information | Taxpayer | | 04 | Fill out and hand over to Catastro and Valuation the corresponding form with the personal and property information and complete requirements that are indicated in said forms | Taxpayer | | 05 | Verify if the data on the form are complete Yes, Step 06 No, Step 04 | Catastro and Valuation | | 06 | Verify if it corresponds to a voluntary declaration Yes, Step 09 No, Step 07 | Catastro and Valuation | | 07 | Verify if it corresponds to the registration of a new property Yes, Step 08 No, Step 11 | Catastro and Valuation | | 08 | Include the new property in the database | Catastro and Valuation | | 09 | Update information on the property, the taxpayer, the services the Municipality will provide, and the charges that must be made (3) (3) These services include: real estate tax collection, garbage collection, street cleaning, and park maintenance | Catastro and Valuation | | 10 | Hand over to the taxpayer a copy of the update.

End | Catastro and Valuation | | 11 | Does it correspond to a construction or land-use permit (uso de suelos)? Yes, Step 12 No, Step 15 | Catastro and Valuation | | 12 | Obtain from Catastro the copy of the permit granted to the taxpayer | Catastro and Valuation | | 13 | Carry out routine inspection for data updating | Inspectors | | 14 | Carry out calculations and appraisal (avalúo). | Inspectors | | 15 | Determine services that must be modified, included, or excluded. Go to step 09 | Catastro and Valuation | 3.Flowchart 5.Formats

en la totalidad del texto - Texto Completo Norma 0 Manual de Procedimientos de Catastro y Valoración de la Municipalidad de Heredia Texto Completo acta: FEF70 MUNICIPALIDAD DE HEREDIA PROCESO DE CATASTRO Y VALORACIÓN OBJETIVO DEL MANUAL Este Manual de Procedimientos es un instrumento administrativo y operativo que tiene por objetivo fortalecer y estandarizar las funciones de Catastro y Valoración de la Municipalidad de Heredia, mediante las siguientes acciones:

• a)Cumplir en forma ordenada, secuencial y detallada las tareas y funciones, responsabilidad de Catastro y Valoración, o cargos que intervienen, precisando su participación en dichas operaciones y los formatos a utilizar para la realización de las actividades institucionales agregadas en procedimientos.
• b)Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.
• c)Determinar en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores.
• d)Facilitar las labores de auditoría, la evaluación, control interno y su vigilancia.
• e)Aumentar la eficiencia de las operaciones, con indicación de lo que deben hacer y cómo deben hacerla.
• f)Ayudar en la coordinación del trabajo y evitar duplicidad de funciones.
• g)Constituir una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos.
• h)Identificar las responsabilidades de cada uno de los involucrados en la ejecución de las tareas.
• i)Facilitar el control de las actividades.
• j)Mejorar la eficiencia y reducción de costos.
• k)Sistematizar las actividades.
• l)Servir como guía de trabajo a ejecutar.

ALCANCE DEL MANUAL El presente manual es de observancia general y obligatoria para las áreas y servidores públicos involucrados en los procedimientos de Catastro y Valoración de la Municipalidad de Heredia.

ACTUALIZACIONES AL MANUAL En la eventualidad de que se requiera adicionar o actualizar algún procedimiento o requerimiento que surja en el futuro, los funcionarios de Catastro y Valoración identificarán, de manera conjunta con el equipo de trabajo, la conveniencia y pertinencia de la adición y/o actualización y la necesidad real de incorporarlo al presente Manual. En caso afirmativo, realizarán un taller participativo, en la que discutirán y redactarán los principales pasos y responsables del nuevo procedimiento o de la actualización de alguno ya existente. En la medida de lo posible, en dicho taller participarán las personas claves Catastro y Valoración.

FUNDAMENTO LEGAL Para efectos del Manual aplican las siguientes leyes y reglamentos:

Ley de Simplificación y Eficiencias Tributarias, Ley N° 8114.

Protección al ciudadano del exceso de requisitos y trámites administrativos, Ley N° 8220 Código de Normas y procedimientos Tributarios, Ley 4755.

Plan Regulador Municipalidad de Heredia (versión borrador).

Código Municipal, Ley N° 7794.

Ley de Contratación Administrativa. Ley NO 7494.

Ley de Acceso al Espacio Físico, Ley N° 7600, Capítulo IV.

Reglamento Sistema De Activos Fijos de la Municipalidad de Heredia.

Ley de Bienes Inmuebles 7509, sus reformas (7729) y su reglamento Directrices del Órgano de Normalización Técnicas Man'ual de Valores Base Unitarios por Tipología Constructiva del Ministerio de Hacienda.

Ley General de Notificaciones DEFINICIONES Y SIGLAS Concejo Municipal: Es el Órgano que conoce como máximo jerarca del gobierno local los recursos de apelación planteados contra las valoraciones de bienes inmuebles realizadas por la Oficina de Valoraciones.

Área Administrativa-financiera: Unidad municipal encargada de garantizar la efectiva prestación de servicios administrativos y financieros de la Municipalidad de Heredia.

Misión: Declaración que enuncia el motivo, propósito, fin o razón de ser de la existencia de la organización.

Visión: Declaración que enuncia lo que la organización desea ser en el futuro.

Organización Municipal: desde el punto de vista de la estructura interna, se divide en los siguientes niveles:

Nivel de Gobierno: Concejo Municipal y Alcalde Municipal Nivel de Fiscalización: Auditoria Nivel Administrativo: Contaduría, Tesorería, Secretaria, Catastro, Rentas, Inspección de Construcciones Nivel Operativo: Obras y Servicios.

Plan Operativo Anual: Instrumento 'formulado en concordancia con los planes de mediano a largo plazo, definiendo objetivos, metas, indicadores y acciones a ejecutar durante el periodo para el cual se define dicho plan.

PROCEDIMIENTO DE NO AFECTACIÓN Objetivo del Procedimiento La aplicación del Artículo 4 inciso e de la ley del Impuesto sobre Bienes Inmuebles y Artículo 5 inciso f del reglamento, el beneficio de contribución de impuesto de un bien único.

Descripción Narrativa del Procedimiento | N° | Actividades Proceso de Consulta Juridica | Responsable(s) | | --- | --- | --- | | 01 | Inicio Presentar una certificación del Registro Nacional en la cual indique cuantas propiedades posee (solamente en caso de que la tenga) y retirar el formulario en Catastro | Contribuyente | | 02 | Cancelar el valor de la certificación en Cajas | Contribuyente | | 03 | Entregar formulario de no afectación al contribuyente | Cajero | | 04 | Llenar el formulario y lo presenta a Plataforma para sus respectivos vistos buenos | Contribuyente | | 05 | Recibir y revisar con la información verificada que se encuentra con los impuestos al día. Se en cuenta al día? No: Paso 6 Si: Paso 7 | Plataforma | | 06 | Dirigirse a cajas para cancelar los impuestos debe y se regresa a la plataforma | Contribuyente | | 07 | Verificar que la declaración se encuentra actualizada Si: Paso 9 No: Paso 8 | Plataforma | | 08 | Se traslada a valoración a realizar la declaración de bienes inmuebles. | Contribuyente | | 09 | Dirigir a la Sala de espera para esperar el resultado de la no afectación. | Contribuyente | | 10 | Recoger los formularios y realizar la certificación.

Posee un solo bien inmueble? Si: Paso 11 No: Paso 13. Se rechaza la no afectación | Catastro y valoración | | 11 | Verificar que el propietario posee un solo bien inmueble en todo el territorio y se le aplica la no afectación en el sistema; se archiva la original | Catastro y valoración | | 12 | Indicarle al Contribuyente que debe pasar a cajas a cancelar | Catastro y valoración | | 13 | Entregar el resultado al contribuyente. Fin. | Catastro y valoración | Diagrama de Flujo Formatos PROCEDIMIENTO DE TRASPASO DE BIENES INMUEBLES Objetivo del Procedimiento Actualizar la información catastral y de facturación.

Descripción Narrativa del Procedimiento | N° | Actividades Proceso de Consulta Juridica | Responsable(s) | | --- | --- | --- | | 01 | Inicio Solicitar formulario para el trabajo | Contribuyente | | 02 | Conseguir la certificación literal de la finca a traspasar y plano catastro . Para eso el Contribuyente debe traer el número de finca. | Contribuyente | | 03 | Completar el formulario | Contribuyente | | 04 | Recibir la solicitud de traspaso en el sistema, la cual debe estar completa | Catastro y Valoración | | 05 | Ubicar en forma específica en el mapa el sector al que pertenece esa propiedad | Catastro y Valoración | | 06 | Buscar la ficha respectiva | Catastro y Valoración | | 07 | Actualizar la información en la ficha y sistema de facturación. | Catastro y Valoración | | 08 | Ingresar al sistema de facturación | Catastro y Valoración | | 09 | Determinar quién o quiénes son los dueños de la propiedad, según lo que indica el registro | Catastro y Valoración | | 10 | Anotar el número de cédula de los propietarios salientes que están en el sistema y el valor que tiene la propiedad, ya sea completa o en derechos, y su porcentaje de posesión. | Catastro y Valoración | | 11 | Verificar los posibles pendientes que tengan de períodos de pago y si tiene cobro judicial identificados con el número de finca a traspasar, si tiene mas de una finca. | Catastro y Valoración | | 12 | Verificar la información cuantas fincas y servicios le aparecen al dueño saliente | Catastro y Valoración | | 13 | Verificar la información de la finca saliente | Catastro y Valoración | | 14 | Digitar al número de finca, el nuevo número de cédula del propietario recién creado con toda la información posible | Catastro y Valoración | | 15 | Traspasar ese pendiente de la cédula anterior a la nueva cédula atendiendo los períodos y el valor en que esta reportada la finca del traspaso | Catastro y Valoración | | 16 | Traspasar el cobro de los servicios urbanos y de bienes inmuebles | Catastro y Valoración | | 17 | SI el antiguo dueño no posee más propiedades eliminarlo de una vez del sistema.

Fin | Catastro y Valoración | Diagrama de Flujo Formatos PROCEDIMIENTO DE VALORACION DE BIENES INMUEBLES 1. Objetivo Del Procedimiento Que los valores se encuentren actualizados de plataforma ONT y valores de tipologías de Hacienda 2. Descripción Narrativa del Procedimiento | N° | Actividades Proceso de Consulta Jurídica | Responsable(s) | | --- | --- | --- | | 01 | Inicio Si la declaración ya ha vencido o el contribuyente no la presenta, ir al paso 15 De lo contrario continua en paso 2 | Catastro y Valoración | | 02 | Retirar formulario con los requisitos para presentar declaración | Contribuyente | | 03 | Proceder a obtener la certificación literal de la propiedad, personería jurídica y plano catastro | Contribuyente | | 04 | Llenar el formulario con las indicaciones que vienen al dorso | Contribuyente | | 05 | Con el formulario lleno se presenta en la oficina de valoración | Contribuyente | | 06 | Recibir al contribuyente con formulario y requisitos.

Procede a revisar que todas las casillas correspondientes estén llenas y se encuentre completas y sin tachaduras. | Catastro y Valoración | | 07 | Realizar la ubicación del bien en el sistema de mapa parcela y también realiza la ubicación del bien en el mapa de valores de zonas homogéneas del distrito y procede a realizar los cálculos en el sistema proporcionado por el órgano de Normalización técnico del Ministerio de Hacienda | Catastro y Valoración | | 08 | Imprimir el resultado de valoración y entregar al contribuyente | Catastro y Valoración | | 09 | Recibir resultado, revisa y avala. ¿Está de acuerdo? Si, Paso 10 No, Paso 11 | Contribuyente | | 10 | Firmar el documento y el funcionario de valoración pone la fecha, firma, recibe y es aceptada. Entrega copia al contribuyente. La original se archiva por 5 años y se ingresa al sistema. ( C ) | Contribuyente | | 11 | Proceder a completar el formulario en la casilla #18 (Valor del terreno, construcción total) | Catastro y Valoración | | 12 | Indicar que proporcione los valores que el contribuyente considere | Catastro y Valoración | | 13 | Anotar los valores, y entrega a valoración | Contribuyente | | 14 | Recibir los valores | Catastro y Valoración | | 15 | Trasladar caso a fiscalización | Catastro y Valoración | | 16 | Definir agenda de visita fija fecha y visita a contribuyente | Perito de Inspección | | 17 | Realizar inspección de campo y las mediciones pertinentes, elaborar el avalúo y remitir informes de valoración | Perito de Inspección | | 18 | Notificar al contribuyente el resultado del avalúo | Catastro y Valoración | | 19 | Aceptar o rechazar el resultado en un plazo de 15 días hábiles. | Contribuyente | | 20 | ¿Acepta o no contesta?

Sí, paso 20 No, paso 22 | Contribuyente | | 21 | Comunicar a Valoración aceptación | Catastro y Valoración | | 22 | Apelar ante Tribunal Fiscal Administrativo de Hacienda Si, paso 32 No, Apelar ante valoración, paso 23 | Contribuyente | | 23 | Revisar apelación y contestar en un plazo no mayor a quince días hábiles. ¿Acepta o no contesta? Sí, paso 24 No, paso 25 | Catastro y Valoración | | 24 | Ajustar, registrar en la base de datos y comunicar al contribuyente- Fin | Oficial de Valoración | | 25 | Comunicar al contribuyente la resolución de rechazo de apelación | Catastro y Valoración | | 26 | ¿Acepta resolución de valoración? Sí, paso 20 No, paso 27 | Contribuyente | | 27 | Apelar ante el concejo municipal en un plazo no Mayor a 15 días | Contribuyente | | 28 | Recibir y resolver la apelación con base en expediente y recomendación de valoración ¿Acepta la apelación? Sí, paso 24 No, paso 29 | Concejo Municipal | | 29 | Comunicar al contribuyente resolución de rechazo del concejo | Secretaria del Concejo | | 30 | ¿Aceptar rechazo del Concejo?

Sí, paso 20 No, paso 31 | Contribuyente | | 31 | Apelar ante el Tribunal Fiscal Administrativo de Hacienda | Contribuyente | | 32 | Admitir el recurso, ordenar el envió del Municipal | | 33 | Informar a la Sección de Catastro y Valoración la solicitud de apelación ante el Tribunal Fiscal Administrativo y enviar el expediente a dicho tribunal | Secretaria del Concejo | | 34 | Presentar alegatos y pruebas pertinentes | Contribuyente Catastro y Valoración | | 35 | Resolver y comunicar a las partes. (La resolución del Tribunal es definitiva) ¿Resolución favorable a la Municipalidad? Sí, paso 20 No, paso 24 | Tribunal Fiscal Administrativo de Hacienda | Diagrama de flujo 4.Formatos PROCEDIMIENTO DE SERVICIO DE CERTIFICACIONES DEL REGISTRO DE LA PROPIEDAD 1. Objetivo Del Procedimiento Brindar servicio de certificaciones de bienes muebles e inmuebles, personería jurídica a todos los contribuyentes del país, a efecto de facilitarlo sus trámites tanto en la Municipalidad como en otra organización.

2. Descripción Narrativa del Procedimiento | N° | Descipción | Responsable(s) | | --- | --- | --- | | 01 | Inicio Solicitar en el mostrador de Catastro la boleta según la información deseada(1) ¿Corresponde a Certificación Índice de Personas? Si: Paso 2 No: Paso 6 (1) La información deseada puede ser para: bienes inmuebles, bienes muebles, literal para propiedades, literal para vehículos y personerías jurídicas | Contribuyente | | 02 | Entregar el formulario de Índices de Personas | Catastro y Valoración | | 03 | Llenar el formulario de: Certificado de Índice de Personas: con el nombre completo, número de cédula e indicar si tiene bienes inscritos | Contribuyente | | 04 | Realizar la cancelación de la certificación de acuerdo a los precios establecidos por el Registro Nacional. | Contribuyente | | 05 | Una vez presentado a catastro los funcionarios municipales autorizados por el Registro Nacional realizan la certificación, se imprime, se sella y se entrega al cliente.

Fin | Catastro y Valoración | | 06 | ¿Certificación literal de vehículos? Si: Paso 7 No: Paso 11 | Contribuyente | | 07 | Entregar el formulario | Catastro y Valoración | | 08 | Llenar el formulario de Certificación de vehículos, con el número de placa, el tipo de vehículo que se refiere | Contribuyente | | 09 | Realizar la cancelación de la certificación de acuerdo a los precios establecidos por el Registro Nacional | Contribuyente | | 10 | Una vez presentado a catastro los funcionarios designados por el Registro Nacional realizan la certificación, se imprime, se sella y se entrega al cliente. FIN | Catastro y Valoración | | 11 | ¿Certificación literal de bienes? Si: Paso 12 No: Paso 16 | Contribuyente | | 12 | Entregar el formulario. El contribuyente debe traer el número de la finca | Catastro y Valoración | | 13 | Llenar el formulario de certificación literal de bienes inmuebles, con la provincia de la finca, el folio Real y el número de Derecho.

Esta información la debe traer el contribuyente y se encuentra en la escritura de la propiedad. | Contribuyente | | 14 | Realizar la cancelación de la certificación de acuerdo a los precios establecidos por el Registro Nacional | Contribuyente | | 15 | Una vez presentado a catastro los funcionarios municipales autorizados por el Registro Nacional realizan la certificación, se imprime, se sella y se entrega al cliente. FIN | Catastro y Valoración | | 16 | Si: Paso 17 No: Paso 21 | Contribuyente | | 17 | Entrega el formulario | Catastro y Valoración | | 18 | Llenar el formulario de no tenencia de vehículos, con el nombre completo y cédula. | Contribuyente | | 19 | Realizar la cancelación de la certificación de acuerdo a los precios establecidos por el Registro Nacional. | Contribuyente | | 20 | Una vez presentado a catastro los funcionarios municipales autorizados por el Registro Nacional realizan la certificación, se imprime, se sella y se entrega al cliente.

FIN | Catastro y Valoración | | 21 | Solicitar personería jurídica, debe indicar claramente el número de la cédula jurídica la cual quiere obtener la personería. | Contribuyente | | 22 | Entregar el formulario | Catastro y Valoración | | 23 | Realizar la cancelación de la certificación de acuerdo a los precios establecidos por el Registro Nacional | Contribuyente | | 24 | Una vez presentado a catastro los funcionarios municipales autorizados por el Registro Nacional realizan la certificación, se imprime, se sella y se entrega al cliente. FIN. | Catastro y Valoración | 3. Diagrama de Flujo 4. Formatos PROCEDIMIENTO DE CERTIFICACION DE VALOR DE PROPIEDADES 1. Objetivo Del Procedimiento Brindar servicio de certificación del valor de las propiedades a los contribuyentes de la Municipalidad de Heredia.

2. Descripción Narrativa del Procedimiento | N° | Descipción | Responsable(s) | | --- | --- | --- | | 01 | Inicio Solicitar el formulario respectivo. Todos los requisitos se indican en dicho formulario | Contribuyente | | 02 | Comprar los timbres de 25 colones en Tesorería y ahí mismo cancelar los timbres de la certificación literal | Contribuyente | | 03 | Llenar formulario con los requisitos y llevar la documentación a Plataforma por el visto bueno de Servicios Tributarios, para saber que se encuentra al día. ¿Contribuyente se encuentra al día? Sí, paso 05 No, paso 04 | Contribuyente | | 04 | Cancelar el pago para estar al día? Sí, paso 05 No, paso 04 | Contribuyente | | 05 | Entregar el formulario a Catastro junto con todos los requisitos | Contribuyente | | 06 | Ubicar la finca en el mapa y parcela | Catastro y valoración | | 07 | Elaborar carta dirigida a secretaría del Concejo para que certifique | Catastro y valoración | | 08 | Recibir la carta, certificar y devolver a Catastro y Valoración | Secretaría del Concejo | | 09 | Entregar certificado al contribuyente(2) (2) Si no es el propietario quien retira dicha certificación, deberá adjuntar copia de la cédula de ambos (del propietario y de quien retira) y una nota donde el propietario autoriza a dicha persona a retirar el formulario.

En caso de que sea una persona fallecida, adjuntar el acta de defunción. Si los propietarios son sociedades, la carta debe firmarla el representante legal y adjuntar la personería y copia de la cédula. FIN | Catastro y valoración | 3. Diagrama de Flujo PROCEDIMIENTO DE ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN DE CONTRIBUYENTES Y PROPEDADES 1. Objetivo Del Procedimiento Brindar el servicio de actualización de la información de las propiedades y los contribuyentes de la Municipalidad de Heredia.

2. Descripción Narrativa del Procedimiento | N° | Descipción | Responsable(s) | | --- | --- | --- | | 01 | Inicio Actualización por parte del contribuyente Si, Paso 03 No, Paso 02 | Contribuyente | | 02 | Se trata de inclusión de actualización de fincas por ampliación de servicios o fincas nuevas Si, Paso 09 No, Paso 03 | Contribuyente | | 03 | Solicitar en Catastro y Valoración el formulario para ingresar la información personal y de la propiedad | Contribuyente | | 04 | Llenar y entregar a Catastro y Valoración el formulario correspondiente con la información personal y de la propiedad y requisitos completos que se indican en dichos formularios | Contribuyente | | 05 | Verificar si los datos del formulario están completos Si, Paso 06 No, Paso 04 | Catastro y Valoración | | 06 | Verificar si corresponde a una declaración voluntaria Si, Paso 09 No, Paso 07 | Catastro y Valoración | | 07 | Verificar si corresponde al registro de una nueva finca Si, Paso 08 No, Paso 11 | Catastro y Valoración | | 08 | Incluir nueva finca en la base de datos | Catastro y Valoración | | 09 | Actualizar información de la propiedad, el contribuyente, los servicios que brindara la Municipalidad y los cobros que deben realizarse (3) (3) Estos servicios incluyen: cobro de impuesto de bienes inmuebles, recolección de basura, limpieza de calles y mantenimiento de parques | Catastro y Valoración | | 10 | Entregar a contribuyente, copia de la actualización.

Fin | Catastro y Valoración | | 11 | ¿Corresponde a un permiso de construcción o uso de suelos? Si, Paso 12 No, Paso 15 | Catastro y Valoración | | 12 | Obtener de Catastro la copia del permiso otorgado al contribuyente | Catastro y Valoración | | 13 | Realizar inspección rutinaria para actualización de datos | Inspectores | | 14 | Realizar cálculos y avalúo. | Inspectores | | 15 | Determinar servicios que se deben modificar, incluir o excluir. Ir a paso 09 | Catastro y Valoración | 3.Diagrama de Flujo 5.Formatos