Procedure for Granting the Voluntary Environmental Label for Methyl Bromide ReductionProcedimiento para el otorgamiento del Distintivo Ambiental Voluntario por

7228, Costa Rica ratified the Vienna Convention for the Protection of the Ozone Layer, and that through Law No. 7223 it ratified the Montreal Protocol on Substances that Deplete the Ozone Layer, as well as its amendments ratified by Law No. 7808 "Approval of the Amendment to the Montreal Protocol on substances that deplete the Ozone Layer and its annexes adopted at the Second and Fourth Meetings of the Parties (1998)" (London and Copenhagen); Law No. 8443 Approval of the amendment to the Montreal Protocol on Substances that Deplete the Ozone Layer and its annexes (1997); and by Law No. 8670 of October 9, 2008 "Approval of the amendment to the Montreal Protocol on Substances that Deplete the Ozone Layer (1999), Costa Rica. Instruments by which the country acquired commitments to establish standards for the control, reduction, and substitution of substances that deplete the ozone layer.

35676-S-H.MAG-MINAET "Regulation for the control of substances that deplete the ozone layer (SAO)" was published in La Gaceta No. 45, in accordance with Law 7223 and its amendments of August 6, 2009, which has the objective of establishing mandatory measures and standards to control and reduce the use of substances that deplete the ozone layer (SAO) in accordance with the obligations assumed by Costa Rica with the ratification of the Montreal Protocol and its amendments.

Therefore, currently, there are national companies in said sector that do not use this substance in their crops.

35676-S-H. MAG-MINAET "Regulation for the control of substances that deplete the ozone layer (SAO)" in accordance with Law 7223 and its amendments of August 6, 2009, states that DIGECA will define a public recognition mechanism for those individuals, or legal entities, public or private, that during the previous calendar year, have contributed significantly to the reduction or substitution of SAOs in their production processes.

Therefore, THE MINISTER OF ENVIRONMENT AND ENERGY, RESOLVES:

It is valid, provided that the Organization complies with the admissibility and evaluation criteria for the distinction that was granted to it, within the validity period; that is, it may not import methyl bromide for use in its production processes, directly or through third parties.

(Note from Sinalevi: The Procedure for the granting of the Voluntary Environmental Distinction for the effort made in the agricultural sector, in the reduction of the use of Methyl Bromide, was provided by the Directorate of Environmental Quality Management of the Ministry of Environment and Energy and is transcribed below:

Ministry of Environment and Energy Directorate of Environmental Quality Management Technical Ozone Office Technical Ozone Office of DIGECA Costa Rica. Central America Voluntary Environmental Distinction for the effort made in the agricultural sector, in the reduction of the use of Methyl Bromide Description and procedure.

2014 Ministry of Environment and Energy Directorate of Environmental Quality Management Technical Ozone Office Costa Rica, Central America VOLUNTARY ENVIRONMENTAL DISTINCTION FOR THE EFFORT MADE IN THE AGRICULTURAL SECTOR, IN THE REDUCTION OF THE USE OF METHYL BROMIDE.

The Montreal Protocol entered into force in January 1989, constituting the legal basis of the global effort to safeguard the ozone layer. With the signature of 184 countries, it was agreed to eliminate all substances that deplete the Ozone Layer, with the expectation of its recovery by the year 2050.

Thus, Costa Rica, as a signatory country of the Montreal Protocol, commits to eliminating the use of methyl bromide in agricultural production. For this reason, starting in 2004, the Project Alternatives to Methyl Bromide was established, through the Ministry of Environment, Energy as the executing body and the United Nations Development Programme (UNDP), as the implementing agency of the Montreal Protocol.

The Project Alternatives to Methyl Bromide, which works in close collaboration with the Technical Ozone Office of DIGECA and the United Nations Development Programme in Costa Rica, also has the support of the Ministry of Environment (MINAE), the Ministry of Agriculture and Livestock (MAG), State Universities, and Technical Institutions (INA; INTA; among others). These work together with all farms using methyl bromide.

During the first year of the project, the country ceased to be on the list of the top ten consumers of methyl bromide in the world (with more than 500 tons of consumption per year), achieving a reduction of more than 10% in national consumption.

Around 97% of the production and sale of methyl bromide is used as a pesticide, since this substance is applied for the control of a wide range of pests.

This product is an agrochemical that, since the 1970s, has been used in agriculture mainly to disinfect soils and crops (grains, fruits, cut flowers, tobacco, and others). However, during its application a significant part of the product is released into the atmosphere, decreasing the concentration of ozone and also contributing to increasing the greenhouse effect.

Methyl bromide has been identified as one of the chemical products that affect the environment. It was included for the first time in the Montreal Protocol through the Copenhagen Amendment in 1992. Internationally, it was proposed to limit its use until its total elimination, except for quarantine and pre-shipment stages.

Harmful effects of methyl bromide on human beings have been proven, with evidence of damage to the central nervous system, lungs, eyes, kidneys, and skin. Not only workers in the fields are estimated to be at direct risk, but also people who live or carry out activities near the areas where this chemical synthesis product is used.

The World Health Organization classifies this chemical product as a highly dangerous volatile fumigant; the FAO recommends that it not be used in developing countries. www.digeca.go.cr

By the Organic Environmental Law (Ley Orgánica del Ambiente, Ley 7554), MINAE is designated as the institution responsible for coordinating the establishment of policies and actions for the protection of air, water, soil, and energy resources. To have an entity that would assume these priority tasks within the country's environmental administration process, the Directorate General of Environmental Quality Management (Dirección General de Gestión de la Calidad Ambiental, DIGECA) was created several years after Law 7554 was enacted.

In this way, DIGECA was formed in August 2002 by directive of the Minister's office. The respective decree for its constitution, number 31628-MINAE of October 09, 2003, was published in the Official Gazette La Gaceta No. 29, of February 11, 2004.

This is why the Directorate of Environmental Quality Management (DIGECA), as an instance of the Ministry of Environment and Energy (MINAE), has been making efforts since 2002 to improve environmental quality in the national territory, through the promotion of integrated environmental management. Its actions focus on the development of technical and legal tools, as well as on the opening of spaces for consensus and dialogue with diverse social actors.

Furthermore, in accordance with the Montreal Protocol and its amendments, Costa Rica as a Party to the Protocol, has adopted a system for granting import and substances, therefore, in the country, the Technical Ozone Office is responsible for granting licenses, through the application of the Executive Decree No. 35676-S-H-MAG-MINAET published in La Gaceta No. 45 on Friday, March 05, 2010. http://www.digeca.go.cr/ozono/ozonotramites.html This is how the project Alternatives to Methyl Bromide has been providing technical and financial support to the agricultural sectors using this gas as a soil fumigant in the productive activities of melon, watermelon, cut flowers, and tobacco, as a means to achieve sustainable production in these sectors. It is from January 1, 2013, that the import ban on this fumigant is established.

Currently, the cut flower and tobacco producing sector have managed to implement alternative technologies for the substitution of methyl bromide, so at this moment these activities are free of ozone-depleting fumigants.

The production of producers, with significant differences regarding planting areas, economic capacity, and the use of technologies for pest management. On one hand, companies that, despite having used agricultural inputs for a long time, such as this ozone-depleting chemical, are taking the first steps to make the change, using sustainable and more environmentally friendly technologies. And on the other hand, producers who have never used this soil fumigant for their agricultural production management.

It is for this reason that the decision is made to create an environmental distinction mechanism, to recognize the effort made by producers who have reduced or eliminated the use of methyl bromide, including those who have never used it, allowing Costa Rica to comply with the total phase-out schedule agreed for the year 2013. ELIZONDO, R. 2013 This voluntary environmental distinction and the right to use the distinction granted by the State to producers who reduce or do not use methyl bromide, will be one more tool for the marketing of these products in the international market, with Costa Rica being the first country in Central America to ban its importation starting from the year 2013.

To standardize an evaluation mechanism to grant an environmental distinction that rewards the effort of producers who have reduced the use, or have never used, methyl bromide in their agricultural activity. This in compliance with the commitments assumed by Costa Rica in the Montreal Protocol, and Law No. 7223 "Approval of the Montreal Protocol on Substances that Deplete the Ozone Layer, signed on September 16, 1987", ratified by the country in 1991, and its amendments.

The environmental distinction is designed to be applied to farms of melon and watermelon producers; without the size of the operation or the company or its location being an impediment or limiting factor.

It is aimed at those producers sensitive to the health and environmental aspects inherent in agricultural production and, at the same time, those with a high commitment to producing in an environmentally friendly manner with the environment, allowing Costa Rica to comply with the total phase-out schedule agreed for 2013.

Corrective action:

Action taken to eliminate the cause of a detected non-conformity or other undesirable situation.

Agrochemicals:

Synthetic or non-synthetic chemical substances used for nutrition, protection, and agricultural production. They include fertilizers, pesticides, and others such as oils, attractants, adjuvants, stimulants, inert materials, regulators, and hormones.

Scope of the evaluation:

Extent and boundaries of an evaluation.

Self-assessment:

It is the verification carried out by the producer themselves of their compliance with the criteria and minimum requirements to obtain the Environmental Distinction.

Bio-inputs:

Products used for the nutrition and protection of plants and animals, which have a biological origin and in processes of extraction, reproduction, or cultivation from sources natural. Examples: organic fertilizers, composts, biological control agents, foliar fertilizers, bio-pesticides, substrates, and others.

Calibration:

Measurement of the degree of accuracy of a device or equipment measured compared with a known standard, to make the necessary adjustments.

Client of the evaluation:

Organization or individual requesting an evaluation.

Competence:

Personal attributes and demonstrated aptitude to apply knowledge and skills.

Evaluation conclusions:

Result of an evaluation, provided by the evaluation team after considering the objectives of the evaluation and all its findings.

Conformity:

Fulfillment of the minimum total score required to obtain recognition.

Correction:

Action taken to eliminate a detected non-conformity.

Compliance criteria:

Set of policies, procedures, or requirements taken into account to carry out the evaluation.

Environmental Distinction:

Public distinction granted to an organization for having stood out in causing a significant change in national environmental performance, through the implementation of concrete actions, processes, and/or projects aimed at preventing, reducing, and mitigating the environmental impacts derived from its activities, products, or services.

Application equipment:

Device, tool, equipment, or machine used to apply substances for pest control on plants and animals, in liquid, solid, mist, or aerosol form.

Evaluation team:

One or more evaluators who carry out an evaluation, with the support, if necessary, of technical Personal protective equipment (PPE):

Attire that must be worn by a person when in contact with chemical synthesis substances.

Evaluation:

Systematic, independent, and documented process, managed by the Technical Ozone Office of DIGECA, in order to determine the degree to which the compliance criteria and evaluation guidelines defined for the Voluntary Environmental Distinction by the Directorate of Environmental Quality Management (DIGECA) are met.

Evaluated:

Organization that is evaluated.

Evaluator:

Person designated by the Technical Ozone Office of DIGECA to take charge of an evaluation to achieve the Voluntary Environmental Distinction, as part of an evaluation team, with demonstrated personal attributes and competence to carry out an evaluation.

Lead evaluator:

Person designated by the Technical Ozone Office of DIGECA, to carry out and coordinate the evaluation of a specific Organization applying for the Voluntary Environmental Distinction.

Evaluation evidence:

Records, statements of facts, or any other information that is pertinent to the evaluation criteria and that are verifiable.

Technical expert:

Person assigned by the Technical Ozone Office of DIGECA, to provide specific knowledge or experience regarding the scope of the recognition to be evaluated.

Evaluation findings:

Evaluation evidence collected against the evaluation criteria.

Inspection:

The act of examining and evaluating the production or handling operation of an applicant for obtaining the Voluntary Environmental Distinction or an operation with the distinction, to determine compliance with the Law and the requirements contained in this part.

Maximum residue limit (MRL):

It is the upper legal limit of a pesticide residue or its metabolites, which is permitted or recognized as acceptable in or on agricultural products for human and animal consumption, as determined by good agricultural practices.

Integrated pest management (IPM):

Refers to the careful consideration of all available techniques to combat pests and the subsequent integration of measures that reduce the development of pest populations and keep the use of pesticides and other interventions at economically justified levels and with a minimum risk to human health and the environment. IPM emphasizes the growth of healthy crops, the minimal disruption of agricultural ecosystems, and the advantages of utilizing natural pest management mechanisms.

Continuous improvement:

Recurring activity to improve social, environmental, and technical performance in an organization.

Non-Conformity:

Those non-compliances with control points and compliance criteria that do not lead to obtaining the Voluntary Environmental Distinction.

Non-compliance:

Situation in which a control point on the checklist is not met, in accordance with the compliance criteria.

Organization:

All natural and legal persons, public and private, that opt for the Voluntary Environmental Distinction.

Technical Ozone Office of DIGECA:

Responsible for managing the technical and logistical processes of the Voluntary Environmental Distinction for the reduction or non-use of methyl bromide in its agricultural production processes.

Pest:

Any living organism that competes with or causes damage to the plants of a crop or their products and that can be considered as such, due to its economic, invasive, or widespread nature.

Pesticide:

Any substance or mixture of substances intended to prevent, destroy, or control any pest, vectors of undesirable plant or animal species that cause harm or interfere in the production, processing, storage, transport, or marketing of food, agricultural products. The term includes substances intended for use as plant regulators growth, defoliants, desiccants, agents for reducing fruit density or agents for preventing the premature fall of fruit, and substances applied to crops before or after harvest to protect the product against deterioration during storage and transport.

Evaluation plan:

Description of the activities and details of an evaluation to be carried out by the Technical Ozone Office of DIGECA, for the granting of the Voluntary Environmental Distinction.

Record:

Document that presents results obtained or provides evidence of activities performed.

Producer:

Natural or legal person who is dedicated to the production of agricultural products and to whom the products produced belong. This is who requests the service of the Voluntary Environmental Distinction, as a single organization fulfilling the established requirements.

Phytosanitary product:

Substances used for the control of pests, weeds (arvenses), crop diseases (herbicides, nematicides, molluscicides, fungicides, bactericides, insecticides, acaricides, rodenticides).

Substrate:

Material different from soil used to support the roots of crops.

Traceability:

Ability to follow the movement of a food of plant origin through one or several defined stages of its production, transformation, and distribution. Its application is mandatory in all stages of the production process (plantation management, harvest, and transport of the fruit to the packing plant). This prevents the mixing of products with the Voluntary Environmental Distinction, with products that do not have it.

Production unit:

Plot, parcel, land, greenhouse that individually or together constitute the places of production for the crop(s).

The applicant must submit before the Technical Ozone Office of DIGECA the Application for the Voluntary Environmental Distinction for the non-use or reduction of applications of methyl bromide, in their agricultural production process. Annex 1.

The applicant must submit the sworn declaration Annex 2, together with the application for the Voluntary Environmental Distinction.

The team lead evaluator prepares an evaluation report, which they deliver to the Technical Ozone Office of DIGECA, within a period of five business days, after finishing the evaluation. Annex 3.

Once the evaluation process is finished, personnel from the Technical Ozone Office of DIGECA, send the applicant the evaluation form for the evaluation team and the process. Once the information is completed by the producer, they send the document to the technical coordination of the Technical Ozone Office of DIGECA. Annex 4.

Five days after delivering the evaluation report and its review by the responsible person in the Technical Ozone Office of DIGECA, the Decision on the Voluntary Environmental Distinction is prepared. Annex 5.

This document describes the evaluation criteria for the Organization, they are used by the evaluation team for verifying compliance with the Voluntary Environmental Distinction. It is also a guide for producers and technicians, to implement this program of good social, environmental, and technical practices in their operations. Criteria are evaluated on the farm and in the documentation, as a way to evidence the management of pesticides and the reduction of the use of methyl bromide, for obtaining this Voluntary Environmental Distinction and the right to use the distinction by the State. Annex 6.

The control points are the criteria used by the evaluation team, to evaluate compliance with the Voluntary Environmental Distinction. Annex 7.

The Voluntary Environmental Distinction has three types of control points and compliance criteria, that the producer must meet to obtain the right to use the distinction. These are classified as Obligatory, Critical, and Recommendation.

These are those criteria related to basic documentation and implementation requirements in the field. Applicants for the distinction must comply with 100% of all Obligatory criteria. Observations must be added in the Evaluation List, for all obligatory criteria.

These are the criteria that have a higher level of compliance in relation to the Obligatory ones, they require an additional effort by the producer. The minimum compliance of 75% is obligatory, for all applicable control points of the Critical criteria. To perform the calculation, the following formula will be applied:

(Total Number of control points for critical criteria - Non-applicable control points for critical criteria) x 25% = Total number of permitted non-compliances with Critical criteria.

Example: (22-3) x 0.25=4.75 The total number of non-compliances with critical criteria is 4.75, a number that must be rounded down. Therefore, this producer can only have four critical control points not met, to obtain the Environmental Recognition.

They represent the highest level of compliance by the applicant. These do not require a minimum percentage of compliance.

The compliance criteria must be verified in the documentation and on the site (field), the evaluation team will rate with "C: complies", "NC: does not comply", or "NA: not applicable". For both the external evaluation and the self-assessment, the observed evidence must be described. There are criteria that cannot be classified as "NA: not applicable", which are indicated in the control points of the On-site Evaluation List, with an X in the rating field.

The Voluntary Environmental Distinction defines a Non-conformity as those non-compliances with criteria that do not lead to obtaining a minimum score, to obtain the minimum status of the distinction.

The support information documents are of a regulatory and legal nature, supporting the program in the applicant's compliance with the Voluntary Environmental Distinction:

-Law No. 7228 "Approval of the accession of Costa Rica to the Vienna Convention, for the protection of the ozone layer, of March 22, 1985".

-Law No. 7223 "Approval of the Montreal Protocol, on Substances that Deplete the Ozone Layer, signed on September 16, 1987".

-Law No. 7808 "Approval of the Amendment to the Montreal Protocol on substances that deplete the Ozone Layer and its annexes adopted at the Second and Fourth Meetings of the Parties (1998)" (London and Copenhagen Amendments).

-Law No. 8443 "Approval of the amendment to the Montreal Protocol, on Substances that Deplete the Ozone Layer and its annexes (1997)".

-Law No. 8670 "Approval of the Beijing Amendment".

-Technical Regulation on Maximum Residue Limits of Pesticides in Vegetables. RTCR 424- 2008.

-Executive Decree No. 35676-S-H-MAG-MINAET-Organic Environmental Law # 7554

The procedures and documents of the Voluntary Environmental Distinction are presented below, for registration, documentary and on-site evaluation; and the receipt thereof from the State.

Agricultural producers may request the distinction. A producer is that individual or company that has one or more production lots but, whose operation is managed by a single organization. A producer has no limit regarding the extent of their operation to submit their application.

To ensure the success of the distinction, the applicant producer or company must previously meet the following requirements:

The producer may request the distinction for one or several crops; however, it may not have the same crop both with and without the distinction. The self-assessment by the applicant consists of the producer itself evaluating compliance with its criteria, using the evaluation checklist.

a. Safe handling of pesticides.

b. Maximum residue limits (límites máximos de residuos, LMR).

c. Management of information from phytosanitary product labels.

d. Prohibited inputs in Costa Rica.

e. Calibration of application equipment.

f. Occupational health and safety.

Personnel from the Technical Ozone Office (Oficina Técnica del Ozono) of the Directorate of Environmental Quality Management (Dirección de Gestión de Calidad Ambiental, DIGECA) of MINAE issues a national call for applications for the use of the distinction, through media on its web pages and publications in the written press according to availability of resources, among others.

At DIGECA, there will be a person responsible for being the first contact between the applicant and the Voluntary Environmental Distinction (Distintivo Ambiental Voluntario). This person will handle basic information on how the Voluntary Environmental Distinction process is carried out, the documents the applicant must complete, and secretarial support aspects.

Organization personnel request from DIGECA the Application forms for applying for the initial Voluntary Environmental Distinction and the Affidavit (Declaración jurada), or obtain them from the website of this state agency, www.digeca.go.cr. Once the forms and the declaration are complete, the Organization submits the application signed by the legal representative (or the person authorized within the Organization to act on its behalf) with the required information, and the attached documents (Anexo 1 and Anexo 2).

DIGECA, through the Technical Ozone Office, reviews the information supplied by the applicant Organization for completeness, within a period of ten business days. For its acceptance, minimum requirements are verified, such as the presentation of the legal certification (personería jurídica) issued no more than three months prior, the Request for the recognition service, and the Affidavit. Likewise, it is verified that the producer has not imported methyl bromide (bromuro de metilo) since 2013.

If it is accepted, the application is sent to the secretariat of the Technical Ozone Office (OTO), where the information is recorded in its registries. Then, the information is sent to the Director of DIGECA, who appoints the Evaluation Team (Equipo Evaluador, EE).

If the registration is not accepted, DIGECA is responsible for notifying the applicant of the need to complete the requirements on a one-time basis. The Organization will have a period of ten business days to complete the application. In the event that the Organization does not submit the requested documentation, the process is considered concluded and the file (expediente) is archived.

Once the process of registration is concluded and the application submitted by the Organization is accepted, the evaluation team draws up the preliminary evaluation plan for the applicant's plantations and schedules the preliminary evaluation dates according to the order in which applications were received. Once all evaluation requests have been received, the annual evaluation plan is carried out, according to the order of receipt of each application.

The Directorate of DIGECA, through the Technical Ozone Office, forms the evaluation team for the assessment.

Lead evaluator profile: Professional in agricultural sciences, with experience in environmental recognition and distinctions, and with technical training and/or instruction in agricultural product inspection.

The evaluation team defines the dates, in exact days, for the on-site evaluation. Likewise, DIGECA, through the Technical Ozone Office, communicates this in writing to the organization, at least 30 business days before the date of said evaluation:

The Organization, once notified of the evaluation date, has a period of three business days to indicate in writing its acceptance or non-acceptance of the above points.

The Technical Ozone Office of DIGECA may allow the Organization to change the dates or composition of the evaluation team on a one-time basis, provided it requests and justifies the reasons in writing.

Personnel from the Technical Ozone Office of DIGECA have a maximum of ten business days, from the date of receipt of the Organization's communication, to reschedule and communicate to the Organization the new evaluation date and/or the new composition of the evaluation team.

If the Organization does not respond within the three business days following the communication, DIGECA, through the Technical Ozone Office, will proceed with the archiving of the application.

If the Organization does not accept the date or the initial evaluation team, and the Technical Ozone Office of DIGECA proposes a new date or a new composition for the evaluation team, the applicant Organization will have a period of three business days following the communication to inform in writing whether it accepts or rejects this new date or the new team. If it does not accept the new date or the new team, the application will be archived.

Once the applicant Organization accepts the evaluation plan, it submits, within a period of no more than 10 business days, the supporting technical information to carry out the evaluation in the field to the Technical Ozone Office of DIGECA: crops to evaluate, total planting areas to evaluate, location of the planting areas, maps of the planting areas, location of: agrochemical warehouses, packing plants, sanitary facilities, records of purchase and/or importation of methyl bromide, production records for the planting areas to evaluate, agronomic management of the planting areas to evaluate, records of biological pest control or integrated pest management application, records and results of previous environmental evaluations or audits, obtained certifications. The evaluation team commits to handling all this information confidentially and to returning it to the applicant Organization at the end of the evaluation process.

The Technical Ozone Office of DIGECA will review the Methyl Bromide import history of the Organization applying for the distinction.

If the Organization does not submit the aforementioned information, the Technical Ozone Office of DIGECA will contact the Organization, on a one-time basis, and inform it of the missing documentary information. The Organization will have a period of ten business days following the communication to provide the missing information. If after this period the missing information has not been provided, the application will be archived.

The Technical Ozone Office of DIGECA delivers to the lead evaluator, at least 15 business days before the field evaluation date, the documentation provided by the Organization. The evaluation team is subject to confidentiality and impartiality, which is guaranteed by signing a Confidentiality and Impartiality Agreement between the members of the evaluation team and the Technical Ozone Office of DIGECA, in accordance with the provisions of the procedure Selection, Integration, and Performance Evaluation of the Evaluation Team and Technical Experts of the Technical Ozone Office of DIGECA.

The lead evaluator coordinates with the evaluation team the documentary review and the methyl bromide import history of the applicant. If during this process the evaluation team considers the need for an additional document related to the scope of the evaluation, it must request it, with prior justification, during the field evaluation from the Organization. Likewise, it must evaluate the updating of documents it deems pertinent, according to the evaluation process and at the discretion of the lead evaluator and the Organization.

Once the documentary review is finalized, the evaluation team prepares the field evaluation plan. The lead evaluator sends the evaluation plan to the organization (with a copy to the Technical Ozone Office of DIGECA), at least five business days before the on-site evaluation. As part of the plan, it includes the exact date and time of the evaluation, and details of the needs that the evaluation team requires for carrying out the evaluation visit. The organization reviews the Plan. The evaluation plan must be approved by the Organization and the evaluation team, at least three days before the field evaluation. If the Organization does not communicate the approval of the Evaluation Plan in writing, it is notified in writing that the field evaluation will be suspended and is given 5 business days to rectify this deficiency. If after this period the Organization still has not approved the Evaluation Plan, the evaluation is definitively suspended and the Organization's application is archived.

For the field evaluation, the evaluation team uses the Compliance Verification Checklist for the control points and compliance criteria of the Voluntary Environmental Distinction for the reduction of methyl bromide use, provided by personnel from the Technical Ozone Office of DIGECA.

The on-site evaluation begins with an opening meeting attended by the evaluation team and personnel assigned by the Organization. The lead evaluator is responsible for conducting the opening meeting, in which they present the on-site evaluation plan, the evaluation objectives, introduce the evaluation team, inform the role each one fulfills, describe and confirm the communication channels during the evaluation, and the procedure to follow after the verification. Furthermore, they clarify any doubts the evaluation team or the Organization may have before carrying out the on-site evaluation activity.

For collecting information and findings during the on-site evaluation, the evaluation team may use various techniques to gather, verify, and analyze information and evaluate the producer's performance. The techniques include: a) interviews with personnel, b) field observations, c) document review, d) observation of the work environment and activities carried out, e) relying on the documentary review report, as well as other techniques the evaluation team considers necessary to complete the Compliance Verification Checklist for the Voluntary Environmental Distinction criteria. The evidence found and adequately substantiated is analyzed by the evaluation team, where the evaluation findings are defined and drafted by consensus.

Upon completing the on-site evaluation, the lead evaluator conducts a closing meeting. In this meeting, the evaluation team formally presents the Evaluation Report (Informe de evaluación) to the Organization, which includes the evaluation findings, as well as the corresponding conclusions. The Compliance Verification Checklist for the Voluntary Environmental Distinction control points is the main annex and input for the Evaluation Report. If both parties agree with the report presented by the evaluators, an acceptance document is drawn up, in which both parties sign in agreement. On behalf of the evaluation team, the lead evaluator signs, and on behalf of the Organization, the legal representative signs.

The lead evaluator, within a period not exceeding five days after the closing meeting, delivers to the Technical Ozone Office of DIGECA the original signed Evaluation Report (Anexo 3 and Anexo 6).

If there are Non-Conformities (No Conformidades), the producer must submit a Corrective Action Plan that they will implement within a period of 30 calendar days after having received the Distinction Decision (Anexo 5).

The producer sends the evidence of the implementation of the corrective actions. At the discretion and decision of the evaluation committee, a verification evaluation of the implementation of corrective actions may be scheduled.

The closure or resolution of the Non-Conformities is prepared and documented, and communication is sent to the producer two business days after having received the complete evidence from the producer.

Once the Non-Conformities have been closed, the Conformity Report (Informe de Conformidad) is issued, no later than three business days after the Non-Conformity closure document has been issued. If after carrying out the action plan for correcting the non-conformities and/or the second field evaluation, the Organization still does not achieve the minimum score to obtain the Voluntary Environmental Distinction, the application will be considered not approved.

If the Organization does not agree with the result of the closure report for the Action Plan to correct the non-conformities or the second evaluation to assess the rectified aspects, it shall have the power to appeal these results, according to the provisions of the Public Administration Law (Ley de Administración Pública) for this purpose.

Once the evaluation is completed, personnel from the Technical Ozone Office of DIGECA send to the organization the Performance Evaluation form for the evaluation team and the process evaluation form (Anexo 4). Both the Organization and the Evaluation Team send the complete forms to the Technical Ozone Office of DIGECA within a period no later than five business days.

The Directorate of DIGECA, based on the information presented by the evaluation team, within a maximum period of 15 business days, makes the decision to ratify or deny the recommendation to grant the distinction. DIGECA communicates the decision (Anexo 5) in writing to the Organization, with the result of the evaluation, which establishes whether or not it is deserving of the respective distinction.

Organizations that obtain a total final score equal to or greater than 75% obtain the Voluntary Environmental Distinction for the reduction or non-use of methyl bromide and the right to use a distinction alluding to the methyl bromide reduction process implemented by the producer.

The awarding of the Voluntary Environmental Distinction takes place at an official event organized by DIGECA through the Technical Ozone Office.

The list of recognized organizations is published in media outlets that MINAE and the Technical Ozone Office of DIGECA personnel deem appropriate.

The distinction is granted for a period of one calendar year and may be renewed annually. It is valid as long as the Organization complies with the admissibility and evaluation criteria of the distinction that was granted, within the validity period; that is, it may not import methyl bromide for use in its productive processes, either directly or through third parties.

The producer must notify DIGECA two months prior to the expiration of the Voluntary Environmental Distinction of its interest in renewing it. It will be necessary to carry out a new evaluation of the operation to obtain the distinction again, if the pertinent conditions and requirements are met.

One of the main objectives of this Voluntary Environmental Distinction is to differentiate and motivate producers so that they voluntarily commit to complying with the compliance criteria and the requirements of the distinction, to reduce or not use methyl bromide in agricultural activity. One way to give this support or motivation to producers is by allowing them to use the compliance distinction.

The distinction is the property of MINAE, represented by DIGECA, and may only be used under the following conditions:

The use must be for products that have been produced in accordance with the compliance and recognition criteria established in this document and its annexes (Control Points and Compliance Criteria).

Failure to authorize an inspection will be grounds for the suspension of the distinction.

To guarantee the compliance with these points, the Organization must sign an agreement on the conditions of use of the distinction with MINAE, prior to the use of the distinction on its products. If the Organization does not sign this agreement, it may not use the Voluntary Environmental Distinction.

The Organization that fails to comply with the terms of the affidavit or the conditions of use of the distinction between MINAE, represented by DIGECA, and the Organization, will be subject to the following sanctions.

Additionally, producers or companies that are not in compliance with the requirements of the distinction during the period in which it was granted will be sanctioned by MINAE, and the Voluntary Environmental Distinction will be withdrawn.

It will be considered fraud to sell products identified with the distinction from operations that have been sanctioned, that have not been evaluated, or that have not passed the Evaluation, as well as those that have not carried out the process to correct the deficiencies found in order to obtain the Voluntary Environmental Distinction again.

Warning: The non-conformity incurred by the producer will be notified in writing, requesting the correction and indicating a deadline for carrying it out. If the producer or applicant has not carried out the corrective action by the indicated deadline, DIGECA, through the Technical Ozone Office, may execute a suspension.

Suspension: The suspension implies the impossibility of using the Voluntary Environmental Distinction and of labeling the product with the distinction granted by the State. Suspension occurs when the producer fails to carry out the corrective actions requested by DIGECA.

After one year has elapsed, and if the operator wishes to renew the recognition granted, they must undergo a new documentary and on-site evaluation, provided the initial scope is maintained.

Unannounced inspections are external evaluations. DIGECA will conduct unannounced inspections according to its internal work program, if it deems it necessary. This is a supplementary evaluation, in addition to the annual recognition process, to contribute to the integrity of the Voluntary Environmental Distinction.

*Acceptance for entry into the Voluntary Environmental Distinction for the reduction of methyl bromide use will depend on the presentation by the Applicant of the following information: Affidavit, legal certification, and the Application for the Voluntary Environmental Distinction.

Application Form for the Voluntary Environmental Distinction for the effort in the agricultural sector in reducing the use of Methyl Bromide.

FOR EXCLUSIVE USE OF THE ALTERNATIVES TO METHYL BROMIDE PROJECT Entry date: ____________ Application code:___________ Receiving official:_________ This application must be completed in its entirety, attaching the requested annexes. All the information provided by the organization in this application and its annexes is handled confidentially.

Mark the corresponding box with an "x":

2 General information of the organization Organization name:_________________________ Address:________________________________ Telephone:__________ Web page (when applicable):____________________ Legal representative:____________________________ Telephone:___________________________________ Email:_____________________________

(Anexo N°2).

| -Certification of valid legal certification (issued less than three months ago). | | --- | | -Proof from the Costa Rican Social Security Fund (Caja Costarricense de Seguro Social) of being up to date with the payment of its obligations. |

| Planting area (ha) | Crop(s) | Farm(s) name-location | Personnel (#workers) | | --- | --- | --- | --- |

- Mission, vision, and policies of the organization.

- List of key personnel (environmental manager, department heads, among others) with full name and position held within the scope of evaluation, and total number of personnel.

Note 1: Each annex must be duly identified and numbered.

Note 2: No blank spaces should be left; in cases where the question does not apply, the Organization must indicate N/A (Not applicable).

Note 3: This application must be submitted to the Directorate of Environmental Quality Management (DIGECA) of MINAE, located at avenida 18, calle 9, puerta 935, north side of the Gimnasio del Liceo de Costa Rica, Plaza González Víquez, San José.

If you have questions about completing this application, contact:

Emails:

[email protected] Telephone:

2221 8728 / 2221 8705 ext. 103

Affidavit (Declaración Jurada)¹ ¹ This information must be provided by the legal representative of the organization, or another person within it authorized to sign on behalf of the organization.

The undersigned (full name and surnames):_________________________________, of legal age, with identification document number² _________________________, nationality____________________________, in my capacity as _________________________, of the organization named: __________________________________________ with legal identification number: ____________________________________, declare under oath the following information:

² Indicate the name of the document held, for example passport, identity card, residence card, etc.

• a)The organization undertakes to supply and facilitate, with transparency and openness, the information required to effectively carry out the evaluation processes.
• b)The organization is willing to undergo an on-site evaluation process by an evaluation team, designated by the Alternatives to Methyl Bromide Project, which will conduct visits to its facilities to verify the supplied information.
• c)The organization legally undertakes to comply with all the requirements for the use of the Environmental Distinction for the recognition of Methyl Bromide use reduction.
• d)The organization is free of any penalty for non-compliance with legislation and has no open administrative or criminal proceedings in environmental matters.
• e)The organization complies with the required regulatory and normative requirements of the country, for example: tax, municipal, Ministry of Health, employer worker contributions, municipal license, professional associations, and those that apply, providing a copy of the corresponding document, for example: copy of the valid Operating Permit, copy of the valid Oversight Certification (Regencia), etc.

In witness whereof signed in the city of ________________________________________ on the day__________________ of the month __________________________ of the year_____________.

___________________________________ Organization Seal Signature-Representative³ ³ The signature of the legal representative or other person authorized to sign within the organization must be authenticated by a notary public, and this affidavit must be accompanied by the legal certification of the organization issued no more than one month prior.

FOR THE REDUCTION OF METHYL BROMIDE USE

Follow-up on Non-conformity actions from the previous period:

List of Non-conformities and findings

Inspector's Signature:__________________________ Producer's Signature: ___________________________

TEAM AND THE ASSESSMENT PROCESS.

You are requested to complete this evaluation form for the evaluation team and the verification process in its entirety.

All the information provided by the organization in this form and its annexes will be handled confidentially.

3 Objective The objective is the evaluation of the service provided to the company by the evaluators, for continuous improvement in the assessment process of the Voluntary Environmental Distinction for the reduction of Methyl Bromide use.

4 General information of the organization

Evaluation form

OF THE USE OF METHYL BROMIDE

Personnel from DIGECA, together with personnel from the The Technical Ozone Office (Oficina Técnica del Ozono) of DIGECA communicates that, after analyzing the evaluation report and the score achieved, the following status has been granted:

i. Voluntary Environmental Seal (Distintivo Ambiental Voluntario) for the reduction of the use of Methyl Bromide ii. Pending granting the Voluntary Environmental Seal (Distintivo Ambiental Voluntario) for the reduction of the use of Methyl Bromide, until the correction of the following non-conformities in the evaluation process:

List of Non-conformities and findings

iii. Denied given that the producer still does not meet the basic requirements to obtain the minimum grade for the seal (distintivo).

The producer receives the seal (distintivo) once the personnel of the Technical Ozone Office (Oficina Técnica del Ozono) of DIGECA receives the seal (distintivo) decision signed by the producer and the implementation of the corrective actions is deemed satisfactory.

____________________________________ ___________________________________ Responsible for the Voluntary Environmental Seal (Distintivo Ambiental Voluntario) Producer or Applicant Date: ______________________________ Date: _____________________________

Instrumentos por los cuales el país adquirió compromisos para establecer normas para el control, disminución y sustitución de las sustancias que agotan la capa de ozono.

Por lo que actualmente, existen empresas nacionales de dicho sector que no utilizan dicha sustancias en sus cultivos.

MAG-MINAET "Reglamento de control de sustancias agotadoras de la capa de ozono (SAO)" de acuerdo a la Ley 7223 y sus enmiendas del 06 de agosto de 2009, señala que la DIGECA definirá un mecanismo de reconocimiento público para aquellas personas, físicas o jurídicas, públicas o privadas que durante el año calendario previo, hayan contribuido significativamente en la disminución o sustitución de las SAO en sus procesos productivos.

Por tanto, El MINISTRO DE AMBIENTE Y ENERGÍA, RESUELVE:

Éste tiene vigencia, siempre que la Organización cumpla con los criterios de admisibilidad y evaluación del distintivo que le fue otorgado, dentro del plazo de vigencia; es decir, no podrá importar bromuro de metilo para uso en sus procesos productivos, de forma directa ni a través de terceros.

(Nota de Sinalevi: El Procedimiento para el otorgamiento del Distintivo Ambiental Voluntario por el esfuerzo realizado en el sector agrícola, en la reducción del uso de Bromuro de Metilo, fue suministrado por la Dirección de Gestión de la Calidad Ambiental del Ministerio de Ambiente y Energía y se transcribe a continuación:

Ministerio de Ambiente y Energía Dirección de Gestión de Calidad Ambiental Oficina Técnica del Ozono Oficina Técnica del Ozono de la DIGECA Costa Rica. Centroamérica Distintivo Ambiental Voluntario por el esfuerzo realizado en el sector agrícola, en la reducción del uso de Bromuro de Metilo Descripción y procedimiento.

2014 Ministerio de Ambiente y Energía Dirección de Gestión de Calidad Ambiental Oficina Técnica del Ozono Costa Rica, Centroamérica DISTINTIVO AMBIENTAL VOLUNTARIO POR EL ESFUERZO REALIZADO EN EL SECTOR AGRÍCOLA, EN LA REDUCCIÓN DEL USO DE BROMURO DE METILO.

1. ANTECEDENTES El Protocolo de Montreal entró en vigencia en enero de 1989, constituyendo la base legal del esfuerzo mundial para salvaguardar la capa de ozono. Con la firma de 184 países, se acordó eliminar todas las sustancias que agotan la capa de Ozono, con la expectativa de su recuperación para el año 2050.

Es así, Costa Rica como país firmante del Protocolo de Montreal, se compromete a eliminar el uso del bromuro de metilo en la producción agrícola. Por esto, a partir del 2004 se estableció el Proyecto Alternativas al Bromuro de Metilo, a través del Ministerio de Ambiente, Energía como órgano de ejecución y el Programa de Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD), como agencia de implementación del Protocolo de Montreal.

El Proyecto Alternativas al Bromuro de Metilo el cual trabaja en estrecha colaboración de la Oficina Técnica del Ozono de la DIGECA y el Programa de Naciones Unidas para el Desarrollo en Costa Rica cuentan además, con el soporte del Ministerio del Ambiente (MINAE), el Ministerio de Agricultura y Ganadería (MAG), Universidades Estatales e Instituciones Técnicas (INA; INTA; entre otros). Los cuales trabajan en conjunto con todas las fincas usuarias del bromuro de metilo.

Durante el primer año del proyecto, el país dejo de estar en la lista de los diez principales consumidores de bromuro de metilo en el mundo (con más de 500 toneladas de consumo al año), lográndose una reducción de más del 10% en el consumo nacional.

Alrededor de 97% de la producción y venta de bromuro de metilo es usado como plaguicida, ya que esta sustancia es aplicada para el control de una amplia gama de plagas.

Este producto es un agroquímico que, desde la década de los 70s, se ha venido usando en la agricultura principalmente para desinfectar suelos y cultivos (granos, frutas, flores de corta, tabaco y otros). Sin embargo, durante su aplicación una parte importante del producto se libera a la atmósfera, disminuyendo la concentración de ozono y contribuyendo también, a incrementar el efecto invernadero.

El bromuro de metilo ha sido identificado como uno de los productos químicos que afectan el medio ambiente. Se incluyó por primera vez en el Protocolo de Montreal mediante la enmienda de Copenhague en 1992. Internacionalmente, se propuso limitar su utilización hasta eliminarlo totalmente, con excepción de las etapas de cuarentena y pre embarque.

Se han comprobado efectos dañinos del bromuro de metilo en los seres humanos, con evidencias de daños al sistema nervioso central, a los pulmones, los ojos, los riñones y la piel. Se estiman en riesgo directo no solamente a los trabajadores en los campos, sino también las personas que viven o realizan actividades, cercanas a las áreas donde se utiliza este producto de síntesis química.

La Organización Mundial de la Salud clasifica este producto químico como un fumigante volátil altamente peligroso; la FAO recomienda que no se utilice en países en desarrollo. www.digeca.go.cr 1.1 Justificación legal Por la Ley Orgánica del Ambiente (Ley 7554), se designa al MINAE como la institución responsable de coordinar el establecimiento de políticas y acciones de protección del aire, el agua, el suelo y los recursos energéticos. Para disponer de una entidad que asumiera estas tareas prioritarias dentro del proceso de administración ambiental del país, se crea la Dirección General de Gestión de la Calidad Ambiental (DIGECA) varios años después de promulgada la Ley 7554.

De esta manera, la DIGECA se conformó en agosto del año 2002 por directriz del despacho del Ministro. El decreto respectivo de su constitución, número 31628-MINAE del 09 de octubre de 2003 se publicó en el Diario Oficial La Gaceta Nº 29, del 11 de febrero del 2004.

Es por esto que la Dirección de Gestión de Calidad Ambiental (DIGECA), como instancia del Ministerio de Ambiente y Energía (MINAE), ha venido realizando esfuerzos desde el 2002 por mejorar la calidad ambiental en el territorio nacional, mediante la promoción de una gestión integral del ambiente. Sus acciones se centran en la elaboración de herramientas técnicas y jurídicas, así como en la apertura de espacios de concertación y diálogo con diversos actores sociales.

Además, de conformidad con el Protocolo de Montreal y sus enmiendas, Costa Rica como parte del Protocolo, ha adoptado un sistema de otorgamiento de licencias de importación y exportación para supervisar el comercio de sustancias controladas, por lo que en el país, la Oficina Técnica del Ozono es la encargada del otorgamiento de licencias, mediante la aplicación del Decreto Ejecutivo No. 35676-S-H-MAG-MINAET publicado en la Gaceta No. 45 del día viernes 05 de marzo del 2010. http://www.digeca.go.cr/ozono/ozonotramites.html Es así como el proyecto Alternativas al Bromuro de Metilo ha venido brindado apoyo técnico y financiero a los sectores agrícolas usuarios de este gas, como fumigante de suelos en actividades productivos de melón, sandía, flores de corta y tabaco, como medio para lograr la producción sostenible de estos sectores. Es a partir del 01 de enero de 2013, cuando se establece la prohibición de importación de este fumigante.

Actualmente, el sector productor de flores de corta y tabaco, han logrado implementar tecnologías alternativas para la sustitución del bromuro de metilo, por lo que en este momento estas actividades se encuentran libres de fumigantes agotadores de ozono.

La producción de melón y sandía de exportación se lleva a cabo por medio de dos grupos de productores, con diferencias significativas en cuanto a áreas de siembra, capacidad económica y el uso de tecnologías para el manejo de plagas. Por un lado, compañías que, pese a haber utilizado por mucho tiempo insumos agrícolas, como este químico agotador de ozono, dan los primeros pasos para realizar el cambio, utilizando tecnologías sostenibles y más amigables para el ambiente. Y por otro lado, los productores que no han utilizado nunca este fumigante de suelo para su gestión de producción agrícola.

Es por esta razón que se toma la decisión de crear un mecanismo de distinción ambiental, para reconocer el esfuerzo realizado por los productores que han reducido o eliminado el uso del bromuro de metilo, incluyendo a aquellos que nunca lo han utilizado, permitiendo que Costa Rica cumpla con el calendario de eliminación total acordado para el año 2013. ELIZONDO, R. 2013 Este distintivo ambiental voluntario y el derecho de uso del distintivo otorgado por parte del Estado a los productores que reducen o no utilizan el bromuro de metilo, será una herramienta más para la comercialización de estos productos en el mercado internacional, siendo Costa Rica el primer país de Centroamérica en prohibir su importación a partir del año 2013.

2. OBJETIVOS 2.1 OBJETIVO PRINCIPAL Normalizar un mecanismo de evaluación para otorgar un distintivo ambiental, que premie el esfuerzo de los productores que han reducido el uso, o nunca han utilizado el bromuro de metilo en su actividad agrícola. Esto en cumplimiento con los compromisos asumidos por Costa Rica en el Protocolo Montreal, y la Ley Nº 7223 "Aprobación del Protocolo de Montreal, relativo a las Sustancias Agotadoras de Capa de Ozono, suscrito el 16 de septiembre de 1987", ratificado por el país en 1991 y sus enmiendas.

2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS 1. Crear un procedimiento para orientar a la Oficina Técnica del Ozono de la DIGECA-MINAE y a las organizaciones en las etapas de inscripción, evaluación documental y de campo; y entrega del Distintivo Ambiental Voluntario.

2. Diseñar un formulario de solicitud para que las organizaciones presenten la información ante la Dirección de Gestión de Calidad Ambiental (DIGECA).

3. Diseñar un instrumento de evaluación con todos los puntos de control y criterios de cumplimientos que serán evaluados; otorgando una calificación cuantitativa al desempeño de la organización.

4. Diseñar una guía al evaluador, en la aplicación e interpretación del instrumento de evaluación, del Distintivo Ambiental Voluntario.

3. ALCANCE El distintivo ambiental está diseñado para ser aplicado a fincas de productores de melón y sandía; sin importar, ni ser un limitante el tamaño de la explotación o la empresa o su localización.

Está dirigido a aquellos productores sensibles con los aspectos de salud y el ambiente, inherentes a la producción agrícola y, a la vez, aquellos con un alto compromiso de producir de manera amigable con el ambiente, permitiendo que Costa Rica cumpla con el calendario de eliminación total acordado para el 2013.

4. DEFINICIONES Acción correctiva:

Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación indeseable.

Agroquímicos:

Sustancias químicas sintéticas o no sintéticas que se usan para la nutrición, la protección y la producción agropecuaria. Incluyen fertilizantes, plaguicidas y otros como aceites, atrayentes, coadyuvantes, estimulantes, materias inertes, reguladores y hormonas.

Alcance de la evaluación:

Extensión y límites de una evaluación.

Autoevaluación:

Es la verificación que realiza el propio productor de su cumplimiento con los criterios y requisitos mínimos para obtener el Distintivo Ambiental.

Bio insumos:

Productos que se emplean para la nutrición y protección de plantas y animales, que tiene origen biológico y en procesos de extracción, reproducción o cultivo, a partir de fuentes naturales. Ejemplos: abonos orgánicos, composts, agentes de combate biológico, abonos foliares, bio-plaguicidas, sustratos, y otros.

Calibración:

Medida del grado de precisión de un aparato o equipo medido comparado con un estándar conocido, para realizar los ajustes necesarios.

Cliente de la evaluación:

Organización o persona física que solicita una evaluación.

Competencia:

Atributos personales y aptitud demostrada para aplicar conocimientos y habilidades.

Conclusiones de evaluación:

Resultado de una evaluación, que proporciona el equipo evaluador tras considerar los objetivos de la evaluación y todos los hallazgos de ésta.

Conformidad:

Cumplimiento del puntaje total mínimo requerido para la obtención del reconocimiento.

Corrección:

Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada.

Criterios de cumplimiento:

Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos que se toman en cuenta para realizar la evaluación.

Distintivo Ambiental:

Distinción pública que se otorga a una organización por haberse destacado en provocar un cambio significativo en el desempeño ambiental nacional, por medio de la implementación de acciones concretas, procesos y/o proyectos, tendientes a prevenir, reducir y mitigar los impactos ambientales derivados de sus actividades, productos o servicios.

Equipo de aplicación:

Dispositivo, herramienta, equipo o máquina que se usa para aplicar sustancias para el combate de plagas en plantas y animales, en forma líquida, sólida, de neblina o en aerosol.

Equipo evaluador:

Uno o más evaluadores que llevan a cabo una evaluación, con el apoyo, si es necesario, de expertos técnicos.

Equipo de protección personal (EPP):

Indumentaria que debe usar una persona cuando está en contacto con sustancias de síntesis químicas.

Evaluación:

Proceso sistemático, independiente y documentado, gestionado por el Oficina Técnica del Ozono de la DIGECA, con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios de cumplimiento y lineamientos de evaluación definidos para el Distintivo Ambiental Voluntario por la Dirección de Gestión de Calidad Ambiental (DIGECA).

Evaluado:

Organización que es evaluada.

Evaluador:

Persona designada por el Oficina Técnica del Ozono de la DIGECA para encargarse de una evaluación para alcanzar el Distintivo Ambiental Voluntario, como parte de un equipo evaluador, con atributos personales demostrados y competencia para llevar a cabo una evaluación.

Evaluador líder:

Persona designada por el Oficina Técnica del Ozono de la DIGECA, para realizar y coordinar la evaluación de una Organización específica que aplica al Distintivo Ambiental Voluntario.

Evidencia de la evaluación:

Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que sea pertinente para los criterios de evaluación y que son verificables.

Persona asignada por el Oficina Técnica del Ozono de la DIGECA, para aportar conocimientos técnicos específicos o experiencia respecto al alcance del reconocimiento a ser evaluado.

Hallazgos de la evaluación:

Evidencias de la evaluación recopiladas frente a los criterios de la evaluación Inspección:

El acto de examinar y evaluar la operación de producción o de manejo de un solicitante para el obtener el Distintivo Ambiental Voluntario o una operación con el distintivo, para determinar el cumplimiento con la Ley y los requerimientos contenidos en esta parte.

Límite máximo de residuos (LMR):

Es el límite legal superior de un residuo de plaguicida o de sus metabolitos, que se permite o reconoce como aceptable en o sobre productos agropecuarios para consumo humano y animal, según lo determinan las buenas prácticas agrícolas.

Manejo integrado de plagas (MIP):

Se refiere a la cuidadosa consideración de todas las técnicas disponibles para combatir plagas y la posterior integración de medidas que disminuyen el desarrollo de poblaciones de plagas y mantienen el empleo de plaguicidas y otras intervenciones a niveles económicamente justificados y con un mínimo de riesgo para la salud humana y el ambiente. El MIP hace hincapié en el crecimiento de cultivos sanos, en la perturbación mínima de los ecosistemas agrícolas y en las ventajas de utilizar mecanismos naturales del manejo de las plagas.

Mejora continua:

Actividad recurrente para mejorar el desempeño social, ambiental y técnico en una organización.

No Conformidad:

Será aquellos no cumplimientos con puntos de control y criterios de cumplimiento que no conllevan a obtener el Distintivo Ambiental Voluntario.

No cumplimiento:

Situación en la que no se cumple con un punto de control en la lista de verificación, de acuerdo con los criterios de cumplimiento.

Organización:

Todas las personas físicas y jurídicas, públicas y privadas que opten por el Distintivo Ambiental voluntario.

Oficina Técnica del Ozono de la DIGECA:

Encargado de gestionar los procesos técnicos y logísticos del Distintivo Ambiental Voluntario por la reducción o no uso de Bromuro de metilo en sus procesos de producción agrícola.

Plaga:

Cualquier organismo vivo que compite u ocasiona daños a las plantas de un cultivo o a sus productos y que pueden considerarse como tal, debido a su carácter económico, invasor o extensivo.

Plaguicida:

Cualquier sustancia o mezcla de sustancias destinadas a prevenir, destruir o controlar cualquier plaga, vectores de especies de plantas o animales indeseables que causan perjuicio o que interfieren en la producción, elaboración, almacenamiento, transporte o comercialización de alimentos, productos agrícolas. El término incluye las sustancias destinadas a utilizarse como reguladoras del crecimiento de las plantas, defoliantes, desecantes, agentes para reducir la densidad de fruta o agentes para evitar la caída prematura de la fruta, y las sustancias aplicadas a los cultivos antes o después de la cosecha para proteger el producto contra el deterioro durante el almacenamiento y transporte.

Plan de evaluación:

Descripción de las actividades y de detalles de una evaluación a realizar por el Oficina Técnica del Ozono de la DIGECA, para el otorgamiento del Distintivo Ambiental Voluntario.

Registro:

Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencias de actividades desempeñadas.

Productor:

Persona física o jurídica, que se dedique a la producción de productos agrícolas y al que le pertenecen los productos producidos. Es quien solicita el servicio del Distintivo Ambiental Voluntario, como una sola organización cumpliendo con los requisitos establecidos.

Producto fitosanitario:

Sustancias utilizadas para el control de plagas, arvenses, enfermedades de los cultivos (herbicidas, nematicidas, molusquicidas, fungicidas, bactericidas, insecticidas, acaricida, rodenticidas).

Sustrato:

Material diferente al suelo utilizado para el sostén de las raíces de los cultivos.

Trazabilidad:

Capacidad para seguir el desplazamiento de un alimento de origen vegetal a través de una o varias etapas definidas de su producción, transformación y distribución. Su aplicación tiene carácter obligatorio en todas las etapas del proceso productivo (manejo de la plantación, cosecha y transporte de la fruta hasta la planta empacadora). Esto permite evitar que no produzcan mezclas de productos con el Distintivo Ambiental Voluntario, con productos que no las tengan.

Unidad de producción:

Lote, parcela, terreno, invernadero que individualmente o en conjunto constituyen los lugares de producción del o los cultivos.

5. BASE DOCUMENTAL DEL DISTINTIVO AMBIENTAL VOLUNTARIO, POR LA REDUCCIÓN DEL USO DE BROMURO DE METILO 5.1 Solicitud de Distintivo Ambiental Voluntario Él solicitante debe presentar ante la Oficina Técnica del Ozono de la DIGECA la Solicitud al Distintivo Ambiental Voluntario por el no uso o la reducción de aplicaciones de bromuro de metilo, en su proceso productivo agrícola. Anexo 1.

5.2 Declaración jurada de cumplimiento ambiental El solicitante debe presentar la declaración jurada Anexo 2, junto con la solicitud al Distintivo Ambiental Voluntario.

5.3 Informe de evaluación El evaluador líder de equipo elabora un informe de evaluación, el cual entrega a Oficina Técnica del Ozono de la DIGECA, con un plazo de cinco días hábiles, después de finalizada la evaluación. Anexo 3.

5.4 Formulario de evaluación del equipo de evaluadores y del proceso Una vez finalizado el proceso de evaluación, personal de la Oficina Técnica del Ozono de la DIGECA, hace llegar al solicitante el formulario de evaluación del equipo de evaluadores y del proceso. Una vez completada la información el productor, envía el documento a la coordinación técnica de la Oficina Técnica del Ozono de la DIGECA. Anexo 4.

5.5 Decisión del Reconocimiento ambiental Cinco días después de entregado el informe de evaluación y ser revisado por el responsable en la Oficina Técnica del Ozono de la DIGECA, se elabora la Decisión del Distintivo Ambiental Voluntario. Anexo 5.

5.6 Puntos de Control y Criterios de Cumplimiento Este documento describe los criterios de evaluación para la Organización, son utilizados por el equipo de evaluadores para la verificación del cumplimiento con el Distintivo Ambiental Voluntario. Es además, una guía para los productores y técnicos, para implementar este programa de buenas prácticas sociales, ambientales y técnicos en sus operaciones. Se evalúan criterios en la finca y en la documentación, como una forma de evidenciar el manejo de los plaguicidas y la reducción del uso de bromuro de metilo, para la obtención de este Distintivo Ambiental Voluntario y el derecho de uso del distintivo por parte del Estado. Anexo 6.

5.6 Lista de Puntos de Control Los puntos de control son los criterios utilizados por el equipo de evaluadores, para evaluar el cumplimiento del Distintivo Ambiental Voluntario. Anexo 7.

El Distintivo Ambiental Voluntario tiene tres tipos de puntos de control y criterios de cumplimiento, que el productor debe cumplir para obtener el derecho de uso del distintivo. Estos se clasifican en Obligatorios, Críticos y Recomendación.

5.6.1Criterios Obligatorios Son aquellos criterios que están relacionados con requerimientos básicos de documentación e implementación en el campo. Los solicitantes al distintivo deben de cumplir con el 100% de todos los criterios Obligatorios. Se deben de agregar observaciones en la Lista de evaluación, de todos los criterios obligatorios.

5.6.2 Criterios Críticos Son los criterios que tienen un nivel más alto de cumplimiento en relación con los Obligatorios, requieren un esfuerzo adicional por parte del productor. Es obligatorio el cumplimiento mínimo de un 75%, de todos los puntos de control aplicables de los criterios Críticos. Para realizar el cálculo, se aplicará la siguiente fórmula:

(Número Total de puntos de control de criterios críticos - Puntos de control de criterios críticos no aplicable) x 25% = Número total de incumplimientos de criterios Críticos permitidos.

Ejemplo: (22-3) x 0.25=4.75 El número total de incumplimiento de criterios críticos es 4.75, número que debe ser redondeado hacia abajo. Por lo que este productor solo puede tener cuatro puntos de control critico sin cumplir, para obtener el Reconocimiento ambiental.

5.6.3 Criterios Recomendados Representan el nivel más alto de cumplimiento por parte del solicitante. Estos no requieren de un porcentaje mínimo de cumplimiento.

Los criterios de cumplimiento deben de verificarse en la documentación y en el sitio (campo), el equipo evaluador calificará con "C: cumple", "NC: no cumple" o "NA: no aplica". Tanto para la evaluación externa como para la autoevaluación se deberá describir la evidencia observada. Existen criterios que no pueden clasificarse como "NA: no aplica" los cuales están señalados en los puntos de control de la Lista de evaluación en sitio, con una X en el campo de calificación.

El Distintivo Ambiental Voluntario define una No conformidad, como aquellos no cumplimientos con criterios que no conllevan a obtener una calificación mínima, para obtener el mínimo estado del distintivo.

5.7 Documentos de información de apoyo Los documentos de información de apoyo son de carácter reglamentario y legal, dan soporte al programa en el cumplimiento del Distintivo Ambiental Voluntario del solicitante:

-Ley No. 7228 "Aprobación de la adhesión de Costa Rica al Convenio de Viena, para la protección de la capa de ozono, del 22 de marzo de 1985".

-Ley Nº 7223 "Aprobación del Protocolo de Montreal, relativo a las Sustancias Agotadoras de Capa de Ozono, suscrito el 16 de septiembre de 1987".

-Ley Nº 7808 "Aprobación de la Enmienda de Protocolo de Montreal relativo a las sustancias que agotan la Capa de Ozono y sus anexos adoptadas en la Segunda y Cuarta Reuniones de las Partes (1998)" (Enmiendas de Londres y Copenhague).

-Ley Nº 8443 "Aprobación de la enmienda al Protocolo de Montreal, relativo a las Sustancias Agotadoras de la Capa de Ozono y sus anexos (1997)".

-Ley Nº 8670 "Aprobación de la enmienda de Beijing".

-Reglamento Técnico de Límites Máximos de Residuos de Plaguicidas en Vegetales. RTCR 424- 2008.

-Decreto Ejecutivo Nº 35676-S-H-MAG-MINAET-Ley Orgánica del Ambiente # 7554 6. DESCRIPCIÓN OPERATIVA DEL DISTINTIVO AMBIENTAL VOLUNTARIO Y LAS RESPONSABILIDADES Se presentan a continuación los procedimientos y documentos del Distintivo Ambiental Voluntario, para la inscripción, evaluación documental y en el sitio; y el recibo del mismo por parte del Estado.

Los productores agrícolas pueden solicitar el distintivo. Un productor es aquella persona física o empresa que tiene uno o más lotes de producción pero, que su operación es manejada por una sola organización. Un productor no tiene límite en cuanto a la extensión de su explotación para presentar su solicitud.

6.1 Requisitos previos para solicitar el distintivo en el programa Para asegurar con éxito del distintivo, el productor o la empresa solicitante deben cumplir previamente con los siguientes requisitos:

1. El productor ha realizado la solicitud ante la Oficina Técnica del Ozono de la Dirección de Gestión de Calidad Ambiental (DIGECA) del Ministerio de Ambiente y Energía (MINAE), para llevar a cabo el proceso de Reconocimiento ambiental voluntario.

2. La organización cumple con la normativa ambiental de Costa Rica y firma la declaración jurada que así lo especifica.

3. La organización demuestra que no importa bromuro de metilo de manera directa ni a través de terceros.

4. Haber realizado una autoevaluación de acuerdo con los criterios aplicables en todas las fincas o unidades de producción que el productor solicite el distintivo, utilizando la lista de evaluación de los puntos de control correspondientes. El productor puede solicitar el distintivo de uno o varios cultivos, sin embargo, no puede tener un mismo cultivo con y sin distintivo. La autoevaluación por el solicitante consiste en que el propio productor evalúa el cumplimiento de sus criterios, utilizando la lista de evaluación.

5. Haber recibido y brindado capacitación a sus colaboradores en los siguientes temas:

a. Manejo seguro de plaguicidas.

b. Límites máximos de residuos (LMR).

c. Manejo de la información de la etiqueta de los productos fitosanitarios.

d. Insumos prohibidos en Costa Rica.

e. Calibración de equipo de aplicaciones.

f. Salud y seguridad laboral.

6. Tener registros de al menos tres meses de antigüedad de las actividades en la finca.

6.2 Procedimiento de inscripción.

Personal de la Oficina Técnica del Ozono de la Dirección de Gestión de Calidad Ambiental (DIGECA) del MINAE realiza una convocatoria nacional de postulación para el uso del distintivo, por los medios de comunicación en sus páginas web y publicaciones en prensa escrita según disponibilidad de recursos, entre otros.

En la DIGECA habra una persona responsable de ser el primer contacto entre el solicitante y el Distintivo Ambiental Voluntario. Manejará información básica de cómo se lleva a cabo el proceso del Distintivo Ambiental Voluntario, los documentos que debe llenar el solicitante y aspectos secretariales de apoyo.

Personal de la Organización solicita a DIGECA los formularios de Solicitud para optar por el Distintivo Ambiental Voluntario inicial y la Declaración jurada o los obtiene del sitio web que tiene esta dependencia estatal www.digeca.go.cr. Una vez completos los formularios y la declaración, la Organización presenta la solicitud firmada por el representante legal (o la persona con facultades dentro de la Organización para actuar en nombre de ésta) con la información requerida, y los documentos anexos (Anexo 1 y Anexo 2).

La DIGECA a través de la Oficina Técnica del Ozono revisa que la información suministrada por la Organización postulante esté completa, en un plazo de diez días hábiles. Para la aceptación de ésta, se verifican requisitos mínimos como la presentación de la personería jurídica con no más de tres meses de expedida, la Solicitud del servicio del reconocimiento y la Declaración jurada. Asimismo, se verifica que el productor no ha importado bromuro de metilo a partir del 2013.

Si ésta se acepta, la solicitud es enviada a la secretaría de la Oficina Técnica del Ozono (OTO), en donde se registra la información, en sus registros. Luego, la información es enviada a la Directora de la DIGECA quien nombra el Equipo Evaluador (EE).

En caso de no aceptarse la inscripción, la DIGECA se encarga de comunicar al solicitante la necesidad de completar los requisitos por una única vez. La Organización tendrá un plazo de diez días hábiles para completar la solicitud. En caso de que la Organización no entregue la documentación solicitada, se da por concluido el proceso y se archiva el expediente.

6.3 Evaluación Concluido el proceso de inscripción y aceptada la solicitud realizada por la Organización, el equipo evaluador elabora el plan preliminar de evaluación de las plantaciones del solicitante y programa las fechas preliminares de evaluación de acuerdo al orden de entrada de las solicitudes recibidas. Una vez que se hayan recibido todas las solicitudes de evaluación, se realiza el plan anual de evaluaciones, de acuerdo al orden de ingreso de cada solicitud.

6.4 Selección del equipo evaluador.

La Dirección de la Digeca a través de la Oficina Técnica del Ozono conforma el equipo de evaluadores para la evaluación.

Perfil evaluador líder: Profesional en ciencias agrícolas, con experiencia en reconocimientos y distinciones ambientales y con formación y/o capacitación técnicas de inspección de productos agrícolas.

6.5 Coordinación del proceso de evaluación El equipo evaluador, define las fechas, en días exactos, de la evaluación en el lugar. Asimismo, la DIGECA a través de la Oficina Técnica del Ozono lo comunica por escrito a la organización, al menos 30 días hábiles antes de la fecha de dicha evaluación:

La Organización una vez notificada el día de la evaluación tiene un plazo de tres días hábiles para indicar por escrito su aceptación o no a los puntos anteriores.

El Oficina Técnica del Ozono de la DIGECA puede permitir a la Organización realizar el cambio de fechas o integración del equipo de evaluadores por una única vez, siempre que solicite y justifique los motivos por escrito.

Personal de la Oficina Técnica del Ozono de la DIGECA dispone de diez días hábiles máximo, a partir de la fecha de recibo de la comunicación de la Organización, para reprogramar y comunicar a la Organización la nueva fecha de evaluación y/o la nueva conformación del equipo de evaluadores.

En caso que la Organización no se manifieste en los tres días hábiles posteriores a la comunicación, la DIGECA a través de la Oficina Técnica del Ozono, procederá con el archivo de la solicitud.

En caso de que la Organización no acepte la fecha o el equipo inicial la Oficina Técnica del Ozono de la DIGECA proponga una nueva fecha o una nueva conformación del equipo de evaluación, la Organización solicitante tendrá un plazo de tres días hábiles posteriores a la comunicación para informar por escrito si acepta o no esta nueva fecha o el nuevo equipo. En caso de que no acepte la nueva fecha o el nuevo equipo, la solicitud será archivada.

6.6 Revisión documental Una vez que la Organización solicitante acepta el Plan de evaluación, ésta entrega en un plazo no mayor de 10 días hábiles la información técnica de respaldo para realizar la evaluación en el campo a la Oficina Técnica del Ozono de la DIGECA: cultivos a evaluar, total de áreas de siembra a evaluar, localización de las áreas de siembra, planos de las áreas de siembra, localización de: bodegas de agroquímicos, plantas de empaque, sanitarios, registros de compra y/o importación de bromuro de metilo, registro de producción de las áreas de siembra a evaluar, manejo agronómico de las áreas de siembra a evaluar, registros de aplicación de control biológico de plagas o de manejo integrado de plagas, registros y resultados de evaluaciones o auditorías ambientales anteriores, certificaciones obtenidas. El equipo de evaluadores se compromete a manejar toda esta información con confidencialidad y a devolverla a la Organización solicitante al final del proceso de evaluación.

La Oficina Técnica del Ozono de la DIGECA revisará el historial de importaciones de Bromuro de Metilo de la Organización solicitante de la distinción.

En caso de que la Organización no entregue la información citada con anterioridad, la Oficina Técnica del Ozono de la DIGECA se comunicará con la Organización, por una única vez y le informará sobre el faltante de información documental. La Organización tendrá un plazo de diez días hábiles posteriores a la comunicación para aportar la información faltante. Si trascurrido ese plazo no se ha aportado la información faltante, se archivará la solicitud.

La Oficina Técnica del Ozono de la DIGECA entrega al evaluador líder, al menos 15 días hábiles antes de la fecha de evaluación en el campo, la documentación aportada por la Organización. El equipo evaluador está sujeto a confidencialidad e imparcialidad, lo que se garantiza con la firma de un Acuerdo de Confidencialidad e Imparcialidad entre los miembros del equipo evaluador y la Oficina Técnica del Ozono de la DIGECA, según lo dispuesto en el procedimiento Selección, integración y evaluación del desempeño del equipo de evaluadores y El evaluador líder coordina con el equipo evaluador la revisión documental y el historial de importaciones de bromuro de metilo del solicitante. Si en este proceso el equipo evaluador considera la necesidad de un documento adicional relacionado al alcance de la evaluación, debe solicitarlo, previa justificación, durante la evaluación en campo a la Organización. Asimismo, deberá evaluar la actualización de documentos que crea pertinentes, según el proceso de evaluación y a criterio del evaluador líder y la Organización.

Finalizada la revisión documental, el equipo evaluador elabora el Plan de evaluación en campo. El evaluador líder envía a la organización (con copia al Oficina Técnica del Ozono de la DIGECA) el Plan de evaluación, al menos cinco días hábiles antes de la evaluación en el sitio. Como parte del plan, incluye la fecha y hora exactas de la evaluación, el detalle de las necesidades que el equipo evaluador requiere para el desarrollo de la visita de evaluación. La organización revisa el Plan. El Plan de evaluación debe estar aprobado por la Organización y equipo evaluador, con al menos tres días antes de la evaluación en el campo. En caso de que la Organización no comunique por escrito la aprobación del Plan de evaluación, se le comunica por escrito que se suspenderá la evaluación de campo y se le dan 5 días hábiles para subsanar esta deficiencia. Si trascurrido este plazo, la Organización aún no ha aprobado el Plan de evaluación, la evaluación se suspende definitivamente y se archiva la solicitud de la Organización.

6.7 Evaluación en el lugar Para la evaluación en el campo, el equipo de evaluadores dispone de la Lista de verificación del cumplimiento de los puntos de control y criterios de cumplimiento, del Distintivo Ambiental Voluntario para la reducción del uso de bromuro de metilo, suministrada por personal de la Oficina Técnica del Ozono de la DIGECA.

6.8 Reunión de apertura La evaluación en el sitio se inicia con una reunión de apertura en la que participa el equipo evaluador y personal asignado por la Organización. El evaluador líder es responsable de realizar la reunión de apertura, en la cual presenta el Plan de evaluación en el lugar, los objetivos de la evaluación, presenta al equipo evaluador, informa el papel que cumple cada uno de ellos, describe y confirma los canales de comunicación durante la evaluación y el procedimiento a seguir después de la verificación. Además, aclara cualquier duda que tenga el equipo evaluador o la Organización antes del desarrollo de la actividad de evaluación en el lugar.

6.9 Recopilación y verificación de la información Para la recopilación de la información y los hallazgos durante la evaluación en el lugar, el equipo de evaluadores puede utilizar varias técnicas para recopilar, verificar y analizar información y evaluar el desempeño del productor. Las técnicas incluyen: a) entrevistas al personal, b) observaciones en el campo, c) la revisión de documentos, d) observación del ambiente laboral y las actividades desarrolladas, c) apoyarse en el informe de la revisión documental, así como otros que el equipo de evaluadores considere necesarios para completar la Lista de verificación del cumplimiento de los criterios del Distintivo Ambiental Voluntario. Las evidencias encontradas y adecuadamente sustentadas son analizadas por el equipo evaluador, donde por consenso se definen y redactan los hallazgos de evaluación.

6.10 Reunión de cierre Al finalizar la evaluación en el lugar, el evaluador líder realiza una reunión de cierre. En esta reunión el equipo evaluador hace la presentación formal a la Organización del Informe de evaluación, que incluye los hallazgos de la evaluación, así como las conclusiones correspondientes. La Lista de verificación del cumplimiento de los puntos de control del Distintivo Ambiental Voluntario es el principal anexo e insumo del Informe de evaluación. En caso de que ambas partes estén de acuerdo con el informe presentado por los evaluadores, se realiza un acta de aceptación, en la que ambas partes firman conformes. Por parte del equipo de evaluadores firma el evaluador líder y por parte de la Organización firma el responsable legal.

El evaluador líder, en un plazo no mayor a cinco días posterior a la reunión de cierre, entrega al Oficina Técnica del Ozono de la DIGECA, el original del Informe de evaluación firmado (Anexo 3 y Anexo 6).

En caso de que haya No Conformidades, el productor debe de presentar un Plan de Acciones Correctivas que implementará en un plazo de 30 días naturales después de haber recibido la Decisión del Distintivo (Anexo 5).

El productor envía la evidencia de la implementación de las acciones correctivas. A criterio y decisión del comité de evaluación, se podría programar una evaluación de verificación de implementación de las acciones correctivas implementadas.

Se elabora y documenta el cierre o levantamiento de las No Conformidades y se le envía la comunicación al productor dos días hábiles después, de haber recibido la evidencia completa por parte del productor.

Cuando se hayan cerrado las No Conformidades, se procede a emitir el Informe de Conformidad, a más tardar tres días hábiles después de que se ha emitido el documento de cierre de No Conformidades. Si después de realizar el plan de acción para la corrección de las no conformidades y/o la segunda evaluación de campo, la Organización aún no obtiene la nota mínima para obtener el Distintivo Ambiental Voluntario, se dará por no aprobada la solicitud.

En caso de que la Organización no esté de Acuerdo con el resultado del informe de cierre del Plan de Acción para la corrección de las no conformidades o la segunda evaluación para evaluar los aspectos subsanados, esta tendrá la potestad de recurrir estos resultados, según lo que dispone la Ley de Administración Pública para tal fin.

6.11 Evaluaciones del equipo evaluador y del proceso de evaluación Una vez finalizada la evaluación, personal de la Oficina Técnica del Ozono de la DIGECA hace llegar a la organización el formulario de Evaluación del desempeño del equipo evaluador y la evaluación del proceso (Anexo 4). Tanto la Organización como el Equipo de evaluadores remiten al Oficina Técnica del Ozono de la DIGECA los formularios completos en un plazo no mayor a cinco días hábiles.

6.12 Instancia de decisión La dirección de DIGECA, conforme a la información presentada por el equipo evaluador, en un plazo máximo de 15 días hábiles, toma la decisión de ratificar o denegar la recomendación, para otorgar el distintivo. DIGECA comunica por escrito a la Organización la decisión (Anexo 5), con el resultado de la evaluación, donde se establece si es merecedora o no del distintivo respectivo.

6.13 Distintivo Ambiental Voluntario Aquellas Organizaciones que obtengan un puntaje total final igual o mayor a 75%, obtiene el Distintivo Ambiental Voluntario por la reducción o no uso del uso del bromuro de metilo y el derecho de uso de un distintivo alusivo al proceso de reducción de bromuro de metilo implementado por el productor.

La entrega del Distintivo Ambiental Voluntario se realiza en un evento oficial organizado por DIGECA a través de la Oficina Técnica del Ozono.

La lista de organizaciones reconocidas es publicada en los medios de comunicación, que el personal del Oficina Técnica del Ozono de la DIGECA y del MINAE considere oportunos.

6.14 Vigencia del distintivo El distintivo se otorga por un periodo de un año calendario y puede ser renovado anualmente. El mismo tiene vigencia, siempre que la Organización cumpla con los criterios de admisibilidad y evaluación del distintivo que le fue otorgado, dentro del plazo de vigencia; es decir, no podrá importar bromuro de metilo para uso en sus procesos productivos, de forma directa ni a través de terceros.

El productor debe comunicar a DIGECA con dos meses de anticipación a la expiración del Distintivo Ambiental Voluntario y su interés en renovarlo. Será necesario llevar a cabo una nueva evaluación de la operación, para obtener el distintivo nuevamente, si se cumplen las condiciones y requisitos pertinentes.

6.16 Derecho de Uso del Distintivo Uno de los objetivos principales de este Distintivo Ambiental Voluntario es diferenciar y motivar a los productores, para que de manera voluntaria se comprometan a cumplir con los criterios de cumplimiento y los requerimientos del distintivo, a reducir el uso o no utilizar bromuro de metilo en la actividad agrícola. Una forma de dar este apoyo o motivación a los productores es permitiéndoles utilizar el distintivo de cumplimiento.

El distintivo es propiedad del MINAE, representado por DIGECA y solamente podrá utilizarse en las siguientes condiciones:

1. Solo podrán hacer uso del distintivo productores que hayan obtenido el Distintivo Ambiental Voluntario. El uso debe hacerse para los productos que han sido producidos en apego a los criterios de cumplimiento y de reconocimiento establecidos en este documento y sus anexos (Puntos de Control y Criterios de Cumplimiento).

2. Los productores que hayan sido suspendidos del distintivo no podrán utilizar el distintivo en sus productos.

3. Los productores que hayan sido suspendidos del distintivo, serán excluidos del registro que mantendrá la Oficina Técnica del Ozono (OTO), lo que implica la exclusión del medio elegido para publicación de las empresas que obtuvieron el Distintivo Ambiental Voluntario.

4. El productor debe comprometerse a permitir inspecciones en todo momento. La no autorización a realizar una inspección, será motivo para la suspensión del distintivo.

5. El productor deberá llevar un control de los productos en los que utiliza el distintivo.

Para garantizar el cumplimiento de estos puntos, La Organización deberá firmar un acuerdo de condiciones de uso del distintivo con el MINAE, previo a la utilización del distintivo en sus productos. En caso de que la Organización no firme este acuerdo, no podrá usar el Distintivo Ambiental Voluntario.

6.17 Sanciones La Organización que incumpla con los términos de la declaración jurada o las condiciones de uso del distintivo entre el MINAE, representado por DIGECA y la Organización, será sujeto de las siguientes sanciones.

1. Suspensión del uso del distintivo a partir del momento de la imposición de la sanción.

2. Retiro del derecho de uso del Distintivo Ambiental Voluntario y exclusión de la lista de empresas, fincas o productores; a quienes se les otorgó el distintivo por parte de DIGECA y de la Oficina Técnica del Ozono (OTO).

3. Prohibición del uso del distintivo.

4. El retiro del Reconocimiento será comunicado a los clientes declarados por el productor en la solicitud del Reconocimiento.

5. Demás sanciones que establezca el ordenamiento jurídico.

Adicionalmente, los productores o empresas que no están en cumplimiento con los requisitos del distintivo durante el periodo en el que se le ha otorgado éste, serán sancionados por el MINAE, y se le retirará el Distintivo Ambiental Voluntario.

Será considerado fraude, la venta de producto identificado con el distintivo proveniente de operaciones que han sido sancionadas, que no hayan sido evaluadas o no hayan aprobado la Evaluación, así como aquellas que no hubieren realizado el proceso para subsanar las deficiencias encontradas para obtener de nuevo el Distintivo Ambiental Voluntario.

Advertencia: Se notificará por escrito, la no conformidad en que ha incurrido el productor, solicitando la corrección e indicando un plazo para llevarla a cabo. En caso de que el productor o solicitante no haya llevado a cabo la acción correctiva en el plazo indicado, la DIGECA a través de la Oficina Técnica del Ozono podrá realizar una suspensión.

Suspensión: La suspensión implica la imposibilidad de utilizar el Distintivo Ambiental Voluntario y de etiquetar el producto con el distintivo otorgado por el Estado. La suspensión se da cuando el productor no lleva a cabo las acciones correctivas solicitadas por la DIGECA.

6.18 Renovación del distintivo Transcurrido el plazo de un año, y en caso que el operador desee renovar el reconocimiento otorgado, éste tendrá que someterse a una nueva evaluación documental en el lugar, siempre y cuando se mantenga el alcance inicial.

6.19 Evaluaciones no anunciadas:

Las inspecciones no anunciadas son evaluaciones externas. DIGECA realizará inspecciones no anunciadas según su programa interno de trabajo, en caso de que lo considere necesario. Esta es una evaluación suplementaria además, del proceso anual de reconocimiento, con el fin de contribuir a la integridad del Distintivo Ambiental Voluntario.

*La aceptación para el ingreso al Distintivo Ambiental Voluntario por la reducción del uso del bromuro de metilo, va a depender de la presentación por parte del Solicitante de la siguiente información: Declaración Jurada, Personería jurídica y la Solicitud para el Distintivo Ambiental Voluntario.

7. ANEXOS 1. Formulario de Solicitud al Distintivo Ambiental Voluntario por el esfuerzo realizado en el sector agrícola, en la reducción del uso del Bromuro de metilo.

2. Formulario para la Declaración jurada de cumplimiento ambiental.

3. Formulario del Informe de evaluación.

4. Formulario de evaluación del equipo evaluador y el proceso de evaluación.

5. Formulario de la Decisión del Distintivo.

6. Lista de evaluación en campo: Puntos de control.

Formulario de Solicitud al Distintivo Ambiental Voluntario por el esfuerzo en el sector agrícola, En la reducción del uso del Bromuro de metilo.

PARA USO EXCLUSIVO DEL PROYECTO ALTERNATIVAS AL BROMURO DE METILO Fecha de ingreso: ____________ Código de solicitud:___________ Responsable que recibe:_________ Esta solicitud se debe llenar en su totalidad adjuntando los anexos que se solicitan. Toda la información que brinda la organización en esta solicitud y sus anexos se tratan de manera confidencial.

1. Objeto de la solicitud Marca con "x" la casilla que corresponda:

2 Información general de la organización Nombre de la organización:_________________________ Dirección:________________________________ Página web (cuando aplique):____________________ Representante legal:____________________________ 2.1 Adjuntar el organigrama de la organización, identificando áreas donde se realicen actividades propias establecidas dentro del alcance del Reconocimiento ambiental por el que aplica.

2.2 Adjuntar plano o croquis de la distribución de los lotes de la finca, para el alcance del Reconocimiento Ambiental.

2.3 Adjuntar Declaración Jurada, debidamente llena. (Anexo N°2).

2.4 Adjuntar los siguientes documentos de carácter legal:

| -Certificación de personería jurídica vigente (con menos de tres meses de emitida). | | --- | | -Constancia de la Caja Costarricense de Seguro Social de encontrarse al día con el pago de sus obligaciones. | 2.5 La Organización conforme a los criterios propuestos, define como su alcance, para ser evaluado para optar por el Reconocimiento Ambiental por la reducción del uso de Bromuro de Metilo, lo siguiente:

| Área siembra (has) | Cultivo (s) | Nombre de la (s) finca (s)-ubicación | Personal (#trabajadores) | | --- | --- | --- | --- | 2.6 Adjuntar copia de los siguientes documentos que la organización posea como parte de su alcance para el reconocimiento:

- Misión, visión y políticas de la organización.

- Lista de personal clave (gestor ambiental, jefaturas, entre otros) con nombre completo y puesto que desempeña para el alcance de evaluación y cantidad de personal total.

2.7 Declaración de los clientes del productor

3. ANEXOS 3.1 Lista de documentos adicionales que acompañan la siguiente solicitud:

Nota 1: Cada anexo debe estar debidamente identificado y numerado.

Nota 2: No se deben dejar espacios en blanco; en los casos en donde la pregunta no aplique la Organización debe indicar con las siglas NA (No aplica).

Nota 3: La presente solicitud deberá ser entregada en la Dirección de Gestión de Calidad Ambiental del MINAE, ubicada en avenida 18, calle 9, puerta 935, costado norte del Gimnasio del Liceo de Costa Rica, Plaza González Víquez, San José.

En caso tener dudas para completar esta solicitud contactar con:

Correos electrónicos:

[email protected] 2221 8728 / 2221 8705 ext. 103

Declaración Jurada1 1 Esta información debe ser brindada por el representante legal de la organización, u otra persona dentro de ésta con facultad para firmar en nombre de la organización.

El suscrito (nombre completo y apellidos):_________________________________, mayor de edad, con documento de identificación número2 _________________________, de nacionalidad____________________________ en mi condición de , de la organización denominada: __________________________________________ con cédula jurídica número: ____________________________________, declaro bajo fe de juramento la siguiente información:

2 Indicar nombre del documento que se tenga por ejemplo pasaporte, cédula de identidad, cédula de residencia, etc.

• a)La organización se compromete a suministrar y facilitar con transparencia y apertura la información requerida para ejecutar eficazmente los procesos de evaluación.
• b)La organización está dispuesta a someterse a un proceso de evaluación presencial por parte de un equipo evaluador, designado por el Proyecto Alternativas al Bromuro de Metilo, que realizará visitas a sus instalaciones con el fin de verificar la información suministrada.
• c)La organización se compromete legalmente a cumplir todos los requisitos de uso del distintivo del Reconocimiento ambiental por la reducción de uso de Bromuro de metilo d) La organización se encuentra libre de cualquier penalidad por incumplimiento de la legislación y no tienen un proceso administrativo o penal abierto en materia ambiental.
• e)La organización cumple con los requisitos exigidos requisitos reglamentarios y normativos del país, por ejemplo: tributarios, municipales, Ministerio de Salud, cuotas obrero patronales, patente municipal, colegios profesionales y en las que aplique, aportando copia del documento que corresponda, por ejemplo: copia del Permiso de funcionamiento vigente, copia de la Regencia vigente, etc.

En fe de lo anterior se firma en la ciudad de ________________________________________ el día__________________ del mes __________________________ del año_____________.

___________________________________ Sello Organización Firma-Representante3 3 La firma del representante legal u otra persona con facultades para firmar dentro de la organización, debe de ser autenticada por notario público y se debe de acompañar esta declaración jurada con una personería jurídica de la organización con no más de un mes de expedida.

POR LA REDUCCIÓN DEL USO DE BROMURO DE METILO

Seguimiento a acciones de No conformidad del periodo anterior:

Lista de No conformidad y hallazgos

Firma del Inspector:__________________________ Firma del productor: ___________________________

EVALUADOR Y DEL PROCESO DE VALORACIÓN.

Se solicita llenar en su totalidad este formulario de evaluación del equipo evaluador y el proceso de la verificación.

Toda la información que brinda la organización en esta solicitud y sus anexos se manejaran de manera confidencial.

3 Objetivo El objetivo es la evaluación del servicio brindado a la empresa, por parte de los evaluadores, para la mejora continua en el proceso de valoración del Distintivo Ambiental Voluntario, por la reducción del uso de Bromuro de metilo.

4 Información general de la organización

Formulario de evaluación | Criterios de evaluación del equipo evaluador | C | NC | NA | | --- | --- | --- | --- | | ¿El evaluador líder presenta el Plan de evaluación, al inicio del proceso de evaluación? | | | | | ¿El evaluador líder presenta el equipo evaluador y explica el papel de cada uno? | | | | | ¿El evaluador líder describe y confirma los canales de comunicación? | | | | | ¿El evaluador líder presenta aclara cualquier duda que tenga la organización, antes de desarrollo de evaluación? | | | | | ¿El proceso de evaluación inició a la hora programada en el Plan de evaluación? | | | | | ¿El equipo evaluador fue respetuoso durante el proceso? | | | | | ¿Se dio el espacio para que el operador planteara su punto de vista? | | | | | ¿Posición abierta a escuchar la parte auditada? | | | | | ¿El equipo evaluador fue accesible para aclarar dudas del Distintivo Ambiental Voluntario y sus criterios de cumplimiento? | | | | | Criterios de evaluación del proceso de verificación | C | NC | NA | | ¿El proceso de evaluación se apegó A lo establecido en el Plan de evaluación? | | | | | ¿La evaluación cumplió con sus objetivos? | | | | | ¿El proceso dio inicio de forma puntual? | | | | | ¿La evaluación se manejo apegada a los requerimientos del Distintivo Ambiental Voluntario? | | | | | ¿Se verificó la información necesaria para las conclusiones, con el aporte de evidencias útiles? | | | | | ¿Se realizaron entrevistas al personal relacionado con los criterios de evaluación? | | | | | ¿Se evaluaron todos los criterios requeridos y aplicables del Distintivo Ambiental Voluntario? | | | | | ¿El equipo evaluador hizo la presentación formal, de los hallazgos y las conclusiones correspondientes del proceso de evaluación? | | | | | ¿Son los hallazgos suficientes para documentar la conformidad y/o no conformidad, incluyendo evidencia detallada? | | | | | ¿Fueron las no conformidades calificadas correctamente y abordadas con claridad y profundidad? | | | | | ¿Fueron los documentos probatorios relevantes colectados por el equipo evaluador y presentados de acuerdo con los procedimientos del distintivo? | | | | | ¿Se han completado de manera puntal la auditoría y el informe? | | | | | | C | NC | NA | | Solo para reevaluaciones o renovaciones del reconocimiento: ¿Se ha evaluado cada no conformidad abierta de acuerdo con los requisitos del distintivo, incluyendo la designación del estatus abierta/cerrada? | | | | | Observaciones | | | |

DEL USO DE BROMURO DE METILO

Personal de DIGECA en conjunto con personal del El Oficina Técnica del Ozono de la DIGECA comunica que después, de analizado el informe de evaluación y la calificación alcanzada, se procedió a otorgar el estatus de:

i. Distintivo Ambiental Voluntario por la reducción del uso de Bromuro de metilo ii. Pendiente de otorgar el Distintivo Ambiental Voluntario por la reducción del uso de Bromuro de metilo, hasta la corrección las siguientes no conformidades en el proceso de evaluación:

Lista de No conformidad y hallazgos

iii. Denegado dado que el productor aún no cumple con los requisitos básicos, para obtener el grado mínimo para el distintivo.

El productor recibe el distintivo una vez que el personal del Oficina Técnica del Ozono de la DIGECA, reciba la decisión del distintivo firmada por el productor y se den por satisfecha la implementación de las acciones correctivas.

____________________________________ ___________________________________ Responsable del Distintivo Ambiental Voluntario Productor o Solicitante Fecha: ______________________________ Fecha: _____________________________