Agreement 067 — Commission for the Institutional Environmental Management Program of the Ministry of FinanceAcuerdo 067 — Comisión para el Programa de Gestión Ambiental Institucional del Ministerio de Hacienda

The Institutional Commission hereinafter referred to as "the Commission" is hereby created, with the objective of preparing the Institutional Environmental Management Program (PGAI) of the Ministry of Finance.

The Commission shall be composed of the following Departments of the Ministry:

1. One representative from the Directorate of Institutional Planning.

2. Two representatives from the Services Department of the Administrative and Financial Directorate.

3. One representative from the Institutional Procurement Department of the Administrative and Financial Directorate.

4. One representative from the Administrative and Financial Managements of the Administrative and Financial Directorate.

The Administrative and Financial Directorate (DAF) shall be responsible for appointing, via official memorandum, each of the members from the aforementioned offices. Once the members are appointed, a President and a Secretary shall be elected from among them.

Sessions shall be held under the direction of the President and, in the President's absence, shall be chaired by the Secretary.

The Commission shall have the following functions:

a. Carry out the necessary diagnostics or evaluations to determine the state of the institution regarding environmental management, waste management, climate change, and energy efficiency.

b. Propose the institutional environmental policy to the Office of the Minister, including aspects of climate change, waste management, conservation, and rational use of energy.

c. Prepare the Institutional Environmental Management Program (PGAI), which must be submitted to the Supreme Senior Hierarch of the Ministry for review and approval.

d. Prepare and submit the reports requested by MINAET.

e. Establish the internal quantifiable indicators to measure, verify, and report the degree of progress of the PGAI, based on the instruments established by MINAET.

f. Coordinate with the internal offices of the institution, what corresponds to the preparation, development, implementation, and dissemination of the PGAI, as well as the training of employees on environmental management topics inherent to the institutional mission.

The Commission shall operate through ordinary sessions, extraordinary sessions, and working groups; which shall be held ordinarily at the request of the President or the members, and extraordinarily when the nature of the matters to be discussed so requires. Only the items for which the meeting was convened shall be discussed, and decisions shall be taken by simple majority.

The Commission shall meet at least once a month, at the place and time that said body determines for that purpose; likewise, if necessary, more than one session may be convened in the same month.

The quorum for formation shall be half plus one of the total members. Likewise, the voting quorum for agreements shall be by simple majority.

Furthermore, prior to the start of the session, a check shall be made for quorum to continue with the session; at the start, an ordinary or extraordinary session shall not be held if there is no quorum thirty minutes after the scheduled time.

In all cases where there is a tie in the voting on any matter among the members of the Commission, the President shall, by reason of their position, have a casting vote to resolve the existing conflict.

When, for special reasons or force majeure, a member cannot attend an ordinary or extraordinary session, they shall be obligated to notify the Secretary by the most effective means available, prior to the start time of the corresponding session, regarding the late arrival or absence from the session.

The Commission may receive employees from both the Ministry and other Institutions, for the purpose of obtaining technical advice or opinions on matters related to Environmental Management Programs, as well as any other topic pertaining to this subject matter.

The hearing shall be granted upon prior request from the interested party to the President, who shall set the day and time of the meeting.

1. The President. Is responsible for the following:

a. Coordinate with the Technical Evaluation Commission (CTE) of the Ministry of Environment, Energy, and Telecommunications.

b. Preside over the meetings of the Commission.

c. Declare sessions open at the designated time and close them after having dealt with the matters they decided to address.

d. When deemed appropriate, for reasons of convenience and timeliness, may order the suspension of the session, with prior consensus from the other members.

e. Direct discussions, orienting the debate toward the fundamental points and demanding that proper order and mutual respect among participants be observed.

f. Grant permission to members when they have previously requested it, to be absent from sessions, provided that this does not break the quorum.

g. Represent the Commission at meetings with the Hierarchs of the Institution, acting as its spokesperson regarding the proposals and suggestions developed, without prejudice to, for reasons of convenience, delegating that representation for a specific case.

h. Designate the working groups necessary for the study or execution of specific assigned tasks, in accordance with the work plan that has been established, in an effort to make the Commission's work more effective.

2. The Secretary. Is responsible for the following:

a. Timely notify the agreements reached by the Commission.

b. Coordinate the participation of external persons, representatives of other Institutions or companies, for matters of training, sharing experiences, environmentally friendly goods and services, among other topics of environmental interest according to the Commission's competencies.

c. Draft and receive correspondence addressed to the Commission, as well as those notes delegated by the President.

d. Organize and keep the Commission's archive up to date.

e. Keep attendance at the sessions, leaving a record of it in the minutes, as well as the justifications, if any, for absences and late arrivals.

f. Take the minute of the matters discussed in the sessions and draft the minutes, in order to leave a clear and precise record of the deliberations, agreements, and resolutions adopted.

g. In the President's absence, substitute for them at the Commission meetings.

h. Any other function assigned by the Commission.

3. Members. Are responsible for the following:

a. Attend punctually the ordinary, extraordinary, and working sessions to which they are summoned, and, if unable to attend, send the corresponding justification to the President.

b. Propose to the Presidency the inclusion of items to be discussed on the agenda of the ordinary sessions, and approve it as the initial act of the meeting.

c. Perform the tasks of the working groups designated by the President and report the results in writing within the agreed timeframe.

d. Request the floor from the President to address matters under discussion.

e. Cast their vote, positive or negative, on the matters submitted for their consideration.

f. Formulate projects, proposals, and motions they deem appropriate.

g. Obtain and study the necessary information, consult minutes, books, or correspondence, regarding environmental matters and related topics, in order to have better judgment on matters resolved or to be resolved in the sessions.

h. Participate in all those activities related to the subject of environmental management.

i. Sign the minutes approved by the Commission at the foot of the page, as proof of the record's faithfulness.

Designation. The President shall designate, from among the members of the Commission, the working teams to carry out activities, analyses, and studies to support the Hierarchs of the Institution, contributing to deciding and promoting the integral development of the Ministry.

Each working team shall present a final report to the Commission, which will review it, and prior to its approval, may recommend changes and expansions to it, in order for it to constitute sufficient documentation for defining the policies to be established in the area of environmental management.

The working teams shall be coordinated by the staff member appointed by the President and shall be responsible before the Commission for the submission of reports.

To obtain greater elements for judgment in their relations and recommendations, the working teams may count on the participation of technicians and specialists in different subjects, as well as request the necessary advice, with prior authorization from the Administrative and Financial Director of this Ministry.

The appointed working teams shall submit their written reports with their respective alternatives to the Secretary of the Commission within the previously agreed timeframe.

The maximum timeframe for submitting a report shall be one month. If the nature of the case warrants it, prior to the concluded, the Coordinator of the working team must state the reason for the delay and request an extension of the timeframe from the Commission, which shall not exceed one month.

The members of the Institutional Commission of the Institutional Environmental Management Program shall be appointed for one year.

One month before the appointment period ends, the Commission of the Institutional Environmental Management Program shall notify the Administrative and Financial Director that the term is about to expire, with the objective of extending the appointment or appointing new members.

Sole Transitional Provision. Given that a group of employees is currently forming the Commission for the Preparation of the Institutional Environmental Management Program, once this agreement is published, the Administrative and Financial Director of this Ministry shall have a period of one month to evaluate the continuity of the current members or to make new appointments.

Créase la Comisión Institucional denominada en lo sucesivo "la Comisión", con el objetivo de elaborar el Programa de Gestión Ambiental Institucional (PGAI) del Ministerio de Hacienda.

La Comisión estará integrada por los siguientes Departamentos del Ministerio:

1. Un representante de la Dirección de Planificación Institucional.

2. Dos representantes del Departamento de Servicios de la Dirección Administrativa y Financiera.

3. Un representante del Departamento de Proveeduría Institucional. de la Dirección Administrativa y Financiera.

4. Un representante de las Gestorías Administrativas y Financieras de la Dirección Administrativa y Financiera.

La Dirección Administrativa y Financiera (DAF) será la encargada de nombrar, vía oficio, a cada uno de los integrantes de las dependencias anteriormente mencionadas. Una vez nombrados los integrantes, entre quienes se elegirá a un Presidente y a un secretario.

Las sesiones serán realizadas bajo la dirección del Presidente y en ausencia de éste, serán presididas el Secretario.

La Comisión, tendrá las siguientes funciones:

a. Realizar los diagnósticos o evaluaciones necesarias para conocer el estado en que se encuentra la institución, respecto de la gestión ambiental, gestión de residuos, cambio climático y eficiencia energética.

b. Proponer al despacho del señor Ministro la política ambiental institucional, incluyendo los aspectos de cambio climático, gestión de residuos, conservación y uso racional de la energía.

c. Elaborar el Programa de Gestión Ambiental Institucional (PGAI), el cual debe ser presentado ante ente el Jerarca Superior Supremo del Ministerio para su revisión y aprobación.

d. Elaborar y remitir los informes que solicite el MINAET.

e. Establecer los indicadores internos cuantificables, que permitan medir, verificar y reportar el grado de avance del PGAI, tomando de base los instrumentos que establezca el MINAET.

f. Coordinar con las instancias internas de la institución, lo correspondiente a la elaboración, desarrollo, implementación y divulgación del PGAI, así como la capacitación de los funcionarios, respecto a temas de gestión ambiental inherentes al quehacer institucional.

La Comisión funcionará por medio de sesiones ordinarias, extraordinarias y grupos de trabajo; las cuales se realizarán en forma ordinaria a solicitud del Presidente o de los integrantes, y en forma extraordinaria cuando la naturaleza de los asuntos a tratar así lo requiera. Se analizarán sólo los puntos para los que fue convocada, y las decisiones serán tomadas por mayoría simple.

La Comisión sesionará al menos una vez al mes, en el lugar y hora que dicho órgano destine al efecto; asimismo en caso de ser necesario en un mismo mes podrá convocarse más de una sesión.

El quórum de formación será la mitad más uno del total de los miembros. Asimismo, el quórum de votación para los acuerdos será por mayoría simple.

Además, previo al inicio de la sesión se verificará si hay quórum para continuar con las sesión al inicio, no se sesionará en forma ordinaria o extraordinaria si treinta minutos después de la hora fijada no hay quórum.

En todos aquellos casos en que, exista empate en la votación de algún asunto entre los miembros de la Comisión, el Presidente tendrá, en razón de su condición, doble voto, para dirimir el conflicto existente.

Cuando por motivos especiales o de fuerza mayor, un integrante no puede presentarse a una sesión ordinaria u extraordinaria, tendrá la obligación de avisar al Secretario por la vía que estime más efectiva, previo a la hora de inicio de la sesión que corresponda, sobre la llegada tardía o la inasistencia a la sesión.

La Comisión podrá recibir a funcionarios (as) tanto del Ministerio como de otras Instituciones, con la finalidad de obtener asesoría técnica u opinión sobre asuntos relacionados con el tema de los Programas de Gestión Ambiental, así como cualquier otro tema atinente a esta temática.

La audiencia se concederá previa solicitud de la parte interesada ante el Presidente, quien fijará el día y la hora de la reunión.

1. Al Presidente (a). Le corresponde lo siguiente:

a. Coordinar con la Comisión Técnica Evaluadora (CTE) del Ministerio de Ambiente, Energía y Telecomunicaciones.

b. Presidir las reuniones de la Comisión.

c. Declarar abiertas las sesiones a la hora señalada y terminarlas después de haber tratado los asuntos que dispusieron conocer.

d. Cuando lo considere procedente, por motivos de conveniencia y oportunidad, podrá disponer la suspensión de la sesión, previo consenso con los demás integrantes.

e. Dirigir las discusiones orientando el debate hacia los puntos fundamentales y exigir que se observe el orden debido y el respeto mutuo entre los participantes.

f. Conceder permiso a los miembros cuando previamente lo han planteado, para ausentarse de las sesiones, si con ello no se rompe el quórum.

g. Representar a la Comisión en reuniones con los Jerarcas de la Institución, convirtiéndose en el vocero del mismo con respecto a los planeamientos y propuestas elaboradas, sin perjuicio de que, por conveniencia, se delegue esa representación para el caso concreto.

h. Designar los grupos de trabajo necesarios para el estudio o realización de labores específicas asignadas, acorde con el programa de trabajo que se haya dispuesto, en un afán de hacer más efectiva la labor de la Comisión.

2. Secretario (a). Le corresponde lo siguiente:

a. Notificar oportunamente los acuerdos que dicte la Comisión.

b. Coordinar la participación de personas externas representantes de otras Instituciones o empresas para asuntos de capacitación, compartir experiencias, bienes y servicios amigables con el ambiente, entre otros temas de interés ambiental de acuerdo a las competencias de la Comisión.

c. Redactar y recibir correspondencia dirigida a la Comisión, así como aquellas notas que le delegue el Presidente (a).

d. Organizar y mantener al día el archivo de la Comisión.

e. Llevar la asistencia a las sesiones, dejando constancia de ello en las actas, así como las justificaciones, si las hubieren, de las ausencias y llegadas tardías.

f. Llevar la minuta de lo tratado en las sesiones y redactar las actas, a efecto de dejar constancia clara y precisa de las deliberaciones, acuerdos y resoluciones tomadas.

g. En ausencia del Presidente sustituirlo en las reuniones de la Comisión.

h. Cualquier otra función que le asigne la Comisión.

3. Integrantes. Les corresponde lo siguiente:

a. Asistir puntualmente a las sesiones ordinarias, extraordinarias y de trabajo para las cuales sean citados y, en caso de no poder asistir, remitir al Presidente la justificación correspondiente.

b. Proponer a la Presidencia la inclusión de asuntos a tratar en el orden del día de las sesiones ordinarias, y aprobar esta como acto inicial de la reunión.

c. Desempeñar las labores de los grupos de trabajo que el Presidente (a) designe e informar por escrito de los resultados en el plazo convenido.

d. Pedir al Presidente la palabra, para referirse a asuntos objeto de discusión.

e. Dar su voto, positivo o negativo, sobre los asuntos que se sometan a su conocimiento.

f. Formular proyectos, proposiciones y mociones que crean oportunos.

g. Procurar y estudiar la información necesaria, consultar actas, libros o correspondencia, referente a la materia ambiental, y otros afines, a efectos de tener mejor criterio sobre los asuntos resueltos o que deben resolverse en las sesiones.

h. Participar en todas aquellas actividades atinentes a la materia de gestión ambiental.

i. Registrar las minutas aprobadas por la Comisión, firmando al pie de ellas, como constancia de la fidelidad del registro.

Designación. El Presidente (a) designará, entre los mismos integrantes de la Comisión, los equipos de trabajo para realizar actividades, análisis y estudios de apoyo a los Jerarcas de la Institución, que coadyuven a decidir y a fomentar el desarrollo integral del Ministerio.

Cada equipo de trabajo presentará un informe final a la Comisión que lo conocerá, y previo a su aprobación, podrá recomendar cambios y ampliaciones del mismo, a efectos de que constituya documentación suficiente para la definición de las políticas a establecer en materia de gestión ambiental.

Los equipos de trabajo serán coordinados por el servidor que designe el Presidente (a) y serán los responsables ante la Comisión de la rendición de informes.

Para obtener mayores elementos de juicio en sus relaciones y recomendaciones, los equipos de trabajo podrán contar con la participación de técnicos y especialistas en distintas materias, así como pedir el asesoramiento que sea necesario, previa autorización del Director Administrativo y Financiero de éste Ministerio.

Los equipos de trabajo nombrados presentarán sus informes escritos con sus respectivas alternativas al secretario de la Comisión según el plazo previamente acordado.

El plazo máximo para rendir un informe será de un mes. Si la naturaleza del caso lo amerita, previo al vencimiento del término para la presentación del informe, si el mismo no se encuentra concluido, el Coordinador del equipo de trabajo, deberá manifestar el motivo del atraso y solicitar una ampliación del plazo a la Comisión, que no podrá exceder de un mes.

Los miembros de la Comisión Institucional del Programa de Gestión Ambiental Institucional, serán nombrados por un año.

Un mes antes para que finalice el período de nombramiento, la Comisión del Programa de Gestión Ambiental Institucional, comunicará al Director Administrativo y Financiero que el plazo está por vencer con el objetivo que prorrogue el nombramiento o nombre nuevos integrantes.

Transitorio Único. Siendo que actualmente se encuentra un grupo de funcionarios (as) conformando la Comisión para la Elaboración del Programa de Gestión Ambiental Institucional, una vez publicado el presente acuerdo, el Director Administrativo y Financiero de este Ministerio contará con un plazo de un mes para que valore la continuidad de los actuales miembros o realice nuevos nombramientos.