INCOPESCA IT Area Regulation Amendment on Institutional Email, Internet, and Website UseReglamento del Área de Informática del INCOPESCA — Reforma sobre correo institucional, internet y página web

The objective of this regulation is to regulate and optimize the availability, use, and control of the internet, standardize technical and administrative criteria for the institutional electronic mail service, ensuring and facilitating efficient communication both internal and external.

For the purposes of this Regulation, the following shall be understood as:

. Internet: Internet is the wired or wireless connection that computers have within the Incopesca network to connect to and view web pages from a browser and access other services offered by this network.

. Institutional Email: Electronic correspondence mailbox generated and managed by the Informatics Unit of Incopesca and used by the public servant.

. Informatics Unit: It is the unit responsible for the assignment, control, and monitoring of internet accounts and the use of institutional email.

. User: Incopesca official authorized and responsible for the use of internet and the email account.

. Email Account: It is the email account assigned to users by the Informatics unit.

. Password: It is the key that the user must create at the time an email account is assigned to them, and they will be exclusively responsible for its use, and must change it every 91 days.

The Informatics Unit will be in charge of enabling the internet and electronic mail service for the officials of the institution, generating in them responsibility for its proper use.

I.The use of the Internet service and institutional emails is limited to tasks specifically related to functions assigned to the position of each official.

II.Officially, the institutional email format shall be as follows: First letter of the first name, followed by the first surname, followed by @incopesca. go.cr.

If there are two officials with names that coincide in the first letter of the first name and the first surname, the first one created is assigned the email as explained above and the second one will have a period placed between the first letter of the first name and their first surname.

III.To access the institutional email mailbox, you must do so through the Microsoft Office Outlook icon when at your computer, this for users who are inside the institute. Additionally, you can access through an internet browser (Internet Explorer, Mozilla Firefox, Crome, Opera or others) by introducing the following address directly, without typing (http:// or www) type only correo.incopesca.go.cr, this type of access is useful when the official is outside the institute or when their office is not connected to the central offices of INCOPESCA (they are outside the Domain of INCOPESCA).

Next, the user will see a new box where their username and password will be required, it is worth mentioning that the first time you access the institutional email website, through any internet browser, it will show a warning which has to do with the installation of a digital certificate which in this case is completely trustworthy, therefore you must accept its installation. Emphasize that all passwords are exclusively known by each official, since they are encrypted and have a 91-day expiration, this for security policies.

IV.Each institutional mailbox has a capacity of 256 Mb. of memory and files may be attached to electronic messages, no larger than 23 Mb. For this reason, and in order to avoid mailbox saturation, each official must periodically download their messages to the assigned computing equipment or to portable magnetic media.

V.The email account assigned to a user is personal and non-transferable, and its use is MANDATORY for all officials who have assigned equipment connected to the internet within the institution.

VI.Users of institutional electronic mail accounts are responsible for all activities carried out from their electronic mail account, therefore any document sent or received internally will be considered official.

VII.The Informatics Unit will designate a signature format that will be mandatorily used in the emails of all users of the institution. This signature will be the same for all cases and must contain at minimum the official's full name, Position, contact telephone number, and institutional logos. It shall not exceed five lines in a font size between 9 and 10. Using institutional colors and it shall not contain animations or other images.

VIII.Institutional email is an Official communication medium, having validity as an Internal Note, Instruction, and/or Report. It is not a tool for indiscriminate dissemination of information, since circulars, internal notes, instructions, and others concerning the activity carried out by Incopesca will be disseminated through this medium.

I. All officials who have enabled Internet service and institutional emails are prohibited from

• a)Using the Internet service and institutional emails for purposes other than those of Incopesca.
• b)Changing the network configuration for internet access, both IP numbers and computer names.
• c)Browsing social pages.
• d)Downloading programs, videos, music through unauthorized software.
• e)Listening to radios or music Online.
• f)Watching videos, TV, or movies Online.
• g)Browsing pornographic pages.
• h)Disseminating and participating in the propagation of irrelevant message "chains" (Forwards) or commercial advertising (spam), announcements, and/or meetings not related to Incopesca.
• i)The propagation of destructive messages, obscene messages, or messages containing opinions that harm the honor of third parties.
• j)Disturbing the work of others by sending messages that interfere with work performance.

II.The Informatics Unit must periodically and surprisingly control the prohibitions established in this article for all public servants of Incopesca.

III.The Informatics Unit is responsible for the administration of electronic mail, as well as for providing the necessary technical support that guarantees and improves the operability of this service, exempting itself from responsibility for technical problems of the entity's Internet provider that may arise and cause anomalies in the service.

IV. The Informatics unit will guarantee the privacy of the institutional Electronic Mail accounts of all users

V.The Human Resources section and/or the respective department heads must officially communicate to informatics the movements of officials who have started working and those who have ceased to do so, or prolonged movements due to leaves of absence, for the activation or deactivation of the respective email accounts.

On the use of the institutional Website

These standards are intended to maintain a high level of performance and uniformity of the Website created with the institution's resources in order to enable the image projected towards the environment to be distinguished, differential, uniform, and integrated in each of its different organizational components.

For the purposes of these standards, the following is understood by:

a. Web: abbreviation of "World Wide Web" or "WWW". It refers to the public, decentralized, worldwide computer network, also commonly known as "Internet".

b. Web Page: A document written in a hypertext language that contains text, image, sound, video, and/or data elements, which is accessed through hypertext links and is located on a computer network.

c. Website: Place on the computer network where an organization places its Web Pages. For example, the Website of Incopesca.

d. Web Server: A computer system (hardware, software, and technical personnel) permanently active and connected to the computer network, where the Web Pages that make up a Website are stored so they are available to be visited by users.

e. Web Page Hosting: Provision of a space within a Web Server for the user to place their Web Pages. It implies the availability of all services necessary for the continuous operation of the hosted Web Pages.

f. Web Portal: It is the entry point or gateway to the set of resources that an organization provides for its users on the computer network. For example, the Web Portal of Incopesca.

g. Web Domain: Proprietary name that an organization has on the Internet. Through this name, users request access and are directed to the organization's Web Pages.

h. Web Link: Hypertext pointer that is part of a Web Page and allows direct access to other Web Pages on the same or another Web Server or to other parts of the same page. Links are identified by appearing underlined, or in another color in the text, or by some symbol or indicative image.

i. Web Browser: Software element that allows users of the Web to access the different Web Pages made available to them.

j. Computer Application: Group of computer programs prepared for a specific use, such as the automated part of a process.

Depending on the size and the services offered by the Institutional Web Page, the technical team and the content team may be the same people, and the size will range from one (1) person to several people in separate teams. If adequate personnel are not available, it may request in writing the development and technological updating of the Institutional Web Page from other entities specialized in such developments.

a. Service continuity: 365 days a year, 24 hours a day.

b. Maximum interruption period: less than twelve (12) continuous hours.

c. Maximum number of interruptions in a year: shall not exceed nine (9) occurrences.

d. Security of information maintained for publication: provisions against viruses or other spurious programs, computer crimes, and/or sabotage.

e. Available service capacity: commensurate with or sufficient for the planned level of users who will access the Institutional Web Page (bandwidth of the connection to the network, computing power, and storage).

f. Technical support personnel: availability of qualified technical attention.

g. Software environment: availability of the necessary software environment to comply with the recommendations established in this document.

h. Environmental and hardware security conditions: availability of the necessary security and environmental measures to guarantee the continuity of operations and compliance with the established industrial standards for mission-critical server hardware.

Regarding the Website commission

It shall be composed of:

• A)The Head of Informatics.
• B)The General Administrative Director (or their representative) C) The General Technical Director (or their representative) D) The Director of Fishing and Aquaculture Organizations (or their representative) E) The Head of Institutional Planning.

A copy of these authorizations will be sent to the head of the Informatics Unit.

Content standards

With the exception of those commercial contents, propaganda, or advertising that are authorized by the Website Commission.

Programming standards

If necessary, the corresponding information for the good use of the multimedia element must be indicated to the user of the Web Page.

If it is necessary to publish graphics or files of considerable size, their size in bytes must be reported so that the user can assess waiting times.

Likewise, avoid links to non-existent pages; therefore, the correct functionality of the links must be periodically reviewed.

If the size of these documents is considerable, it is recommended to use some data compression system. If the authors wish to protect their content, they must configure the security of their files at the time of generation.

. Use the standard formats handled by Web Browsers (gif, jpg, or png).

. Avoid the use of very wide images (larger than 500 pixels).

. Avoid the use of large images that affect users' waiting times.

. Rationalize the use of animations, to avoid visual fatigue for users.

. Use the pre-established symbolism images in this guide, to maintain the uniformity and seriousness offered by the new image of the Incopesca portal.

It is also possible to use derivations of this typography, such as Helvetica and Verdana, but only in those cases when the Verdana!important typography is not available.

Other standards

For the foregoing, Informatics will propose the respective adjustments if necessary.

2- Firm agreement 3- Effective upon its publication

El objetivo del presente reglamento es normar y optimizar la disponibilidad, uso y control del internet, uniformizar criterios técnicos y administrativos sobre el servicio de correo electrónico institucional, asegurando y facilitando una eficiente comunicación tanto interna como externa.

Para efectos del presente Reglamento, se entenderá por:

. Internet: Internet es la conexión vía cable o inalámbrica con la que las computadoras cuentan dentro de la red del Incopesca para conectarse y visualizar las páginas web desde un navegador y acceder a otros servicios que ofrece esta red.

. Correo Institucional: Buzón de correspondencia electrónica generado y administrado por la Unidad de Informática del Incopesca y usado por el servidor público.

. Unidad de Informática: Es la unidad responsable de la asignación, control y seguimiento de las cuentas de internet y el uso del correo institucional.

. Usuario: Funcionario de Incopesca autorizado y responsable por el uso de internet y la cuenta de correo electrónico . Cuenta de correo electrónico: Es la cuenta de correo electrónico asignada a los usuarios por parte de la unidad de Informática.

. Contraseña: Es la clave que el usuario deberá crear al momento en que se le asigne una cuenta de correo, y será exclusivamente responsable de su uso, y deberá variarla cada 91 días.

La Unidad de Informática será la encargada de habilitar el servicio de internet y correo electrónico a los funcionarios de la institución, generando en ellos responsabilidad sobre su debido uso.

I.El uso del servicio de Internet y correos institucionales están limitados a labores específicamente relacionadas con funciones asignadas al cargo de cada funcionario.

II.De manera oficial, el formato del email o correo electrónico institucional queda de la siguiente manera: Primera letra del nombre, seguido del primer apellido, seguido de @incopesca. go.cr.

De existir dos funcionarios con nombres que coincidan la primera letra del nombre y el primer apellido, al primero que fue creado se le asigna el correo como se explicó anteriormente y al segundo se le colocará un punto entre la primera letra del nombre y su primer apellido

III.Para ingresar al buzón del correo institucional deberá hacerlo a través del icono del Microsoft Office Outlook cuando está en su computadora, esto para los usuarios que se encuentren dentro del instituto. Adicionalmente se puede ingresar a través de un navegador de internet (Internet Explorer, Mozilla Firefox, Crome, Opera u otros) introduciendo la siguiente dirección directamente, sin digitar (http:// o www) digitar solamente correo.incopesca.go.cr, este tipo de acceso es útil cuando el funcionario se encuentra fuera del instituto o cuando su oficina no se encuentra conectada a las oficinas centrales del INCOPESCA (se encuentran fuera del Dominio del INCOPESCA).

Seguidamente el usuario visualizará un nuevo cuadro donde se requerirá su nombre de usuario y contraseña (password), cabe mencionar que la primera vez que se ingresa al sitio web de correo institucional, por medio de cualquier navegador de internet le mostrará una advertencia la cual tiene que ver con la instalación de un certificado digital el cual en este caso es totalmente confiable, por lo que hay que aceptar la instalación del mismo. Recalcar que todas las contraseñas son de conocimiento exclusivo de cada funcionario, ya que las mismos se encuentran encriptadas y tienen una caducidad de 91 días, esto por políticas de seguridad.

IV.Cada buzón de correo institucional tiene una capacidad de 256 Mb. de memoria y se podrán adjuntar archivos a los mensajes electrónicos, no mayores a los 23 Mb. Por tal motivo y a fin de no sufrir saturación en los buzones, cada funcionario deberá realizar de forma periódica el descargo de sus mensajes al equipo de computación asignado o a medios magnéticos portátiles.

V.La cuenta de correo asignada a un usuario es personal e intransferible y su uso es OBLIGATORIO para todos los funcionarios que tengan asignado un equipo conectado a internet dentro de la institución.

VI.Los usuarios de las cuentas de correo electrónico institucional son responsables de todas las actividades que realizan desde su cuenta de correo electrónico, por lo que se considerará como oficial todo documento enviado o recibido en forma interna.

VII.La Unidad de Informática designará un formato de firma que será usado obligatoriamente en los correos de todos los usuarios de la institución. Esta firma será igual para todos los casos y deberá contener cómo mínimo El nombre completo del funcionario, Puesto, teléfono para localización y logos institucionales. No deberá exceder las cinco líneas en un tamaño de letra entre 9 y 10. Utilizando los colores institucionales y no deberá contener animaciones, ni otras imágenes.

VIII.El correo institucional es un medio de comunicación de Carácter Oficial teniendo validez como Nota Interna, Instructivo y/o Informe. no es una herramienta de difusión indiscriminada de información, ya que por este medio se difundirán circulares, notas internas, instructivos y otros concernientes a la actividad que desarrolla el Incopesca.

I. Todos los funcionarios que tienen habilitado el servicio de Internet y correos institucionales, están prohibidos de

• a)Usar el servicio de Internet y correos institucionales para fines que no sean los del Incopesca.
• b)Cambiar la configuración de red para el acceso a internet tanto números IP como nombres de equipo.
• c)Navegar en páginas sociales.
• d)Realizar descargas de programas, videos, música mediante software no autorizado.
• e)Escuchar radios o música On Line.
• f)Ver videos, TV o películas On Line.
• g)Navegar en páginas pornográficas.
• h)Difundir y participar en la propagación de "cadenas" de mensajes (Forwards) irrelevantes o propaganda comercial (spam), anuncios y/o reuniones no relacionados con el Incopesca i) La propagación de mensajes destructivos, mensajes obscenos o que contengan opiniones que atenten contra el honor de terceros.
• j)Perturbar el trabajo de los demás enviando mensajes que interfieran en el desempeño laboral.

II.La Unidad de Informática debe realizar de manera periódica y sorpresiva, el control de las prohibiciones establecidas en el presente artículo a todos los servidores públicos del Incopesca.

III.La Unidad de Informática es responsable de la administración del correo electrónico, así como de brindar el soporte técnico necesario que garantice y mejore la operatividad de este servicio, eximiendo su responsabilidad, en los problemas de índole técnico del proveedor de Internet de la entidad que pudieran presentarse y que ocasionen anomalías en el servicio.

IV.La unidad de Informática, garantizará la privacidad de las cuentas de Correo electrónico institucional de todos los usuarios.

V.La sección de Recursos Humanos y/o las jefaturas respectivas, deberán de comunicar oficialmente a informática los movimientos de funcionarios que hayan ingresado a laborar y de los que hayan dejado de hacerlo, o de los movimientos prolongados por permisos, para la activación o desactivación de las cuentas de correos respectivos.

Del uso de la página Web institucional

Estas normas tienen por objeto mantener un alto nivel de desempeño y de uniformidad del Sitio Web creado con recursos de la institución a fin de posibilitar que la imagen proyectada hacía el entorno sea distinguida, diferencial, uniforme e integrada en cada uno de sus diferentes componentes organizacionales.

A los efectos de estas normas se entiende por:

a. Web: abreviatura de "World Wide Web" o "WWW". Se refiere a la red informática, pública, descentralizada, de alcance mundial, comúnmente conocida también como "Internet".

b. Página Web: Documento escrito en un lenguaje de hipertexto que contiene elementos de texto, imágenes, sonido, video y/o datos, al cual se accede mediante enlaces de hipertexto y que está situado en una red informática.

c. Sitio Web: Lugar de la red informática donde una organización coloca sus Páginas Web. Por ejemplo, el Sitio Web del Incopesca.

d. Servidor Web: Sistema informático (hardware, software y personal técnico) permanentemente activo y conectado a la red informática, donde se almacenan las Páginas Web que conforman un Sitio Web para que estén disponibles a fin de ser visitadas por los usuarios.

e. Hospedaje de Páginas Web: Suministro de un espacio dentro de un Servidor Web para que el usuario coloque sus Páginas Web. Implica la disposición de todos los servicios necesarios para el funcionamiento continuo de las Páginas Web alojadas.

f. Portal Web: Es el punto o puerta de entrada al conjunto de recursos que una organización dispone para sus usuarios de la red informática. Por ejemplo el Portal Web del Incopesca.

g. Dominio Web: Nombre propio que tiene una organización en la Internet. Mediante este nombre los usuarios solicitan el acceso y son dirigidos hacia las Páginas Web de la organización.

h. Enlace Web: Apuntador de hipertexto que forma parte de una Página Web y permite acceder directamente a otras Páginas Web en el mismo u otro Servidor Web o a otras partes de la misma página. Los enlaces se identifican por aparecer subrayados, o de otro color en el texto, o mediante algún símbolo o imagen indicativa.

i. Navegador Web: Elemento de software que permite a los usuarios de la Web acceder a las diferentes Páginas Web colocadas a su disposición.

j. Aplicación Informática: Grupo de programas de computador preparado para una utilización específica, como la parte automatizada de un proceso.

Dependiendo del tamaño y de los servicios ofrecidos por la Página Web Institucional el equipo técnico y el equipo contenido pueden ser las mismas personas y el tamaño será desde una (1) persona hasta varias personas en equipos separados. En caso de no contar con el personal adecuado podrá solicitar por escrito el desarrollo y actualización tecnológica de la Página Web Institucional a otros entes especializadas en esos desarrollos.

a. Continuidad de servicio: 365 días al año, 24 horas por día.

b. Máximo lapso de interrupción: inferior a doce (12) horas continuas.

c. Cantidad máxima de interrupciones en un año: no deberá sobrepasar las nueve (9) oportunidades.

d. Seguridad de la información mantenida para su publicación: previsiones contra virus u otros programas espúreos, delitos informáticos y/o sabotaje.

e. Capacidad de servicio disponible: acorde o suficiente para el nivel planeado de usuarios que accesarán la Página Web Institucional (ancho de banda de la conexión a la red, poder de cómputo y de almacenamiento).

f. Personal técnico de soporte: disponibilidad de atención técnica calificada.

g. Ambiente de software: disponibilidad del ambiente de software necesario para cumplir las recomendaciones establecidas en el presente documento.

h. Condiciones ambientales y de seguridad del hardware: disponibilidad de las medidas de seguridad y ambientales necesarias para garantizar la continuidad de las operaciones y el cumplimiento de los estándares industriales establecidos para el hardware de los servidores de misión crítica.

Sobre comisión página Web

Estará conformado por:

• A)El Jefe de Informática.
• B)El Director General Administrativo (o su representante) C) El Director General Técnico (o su representante) D) El Director Organizaciones Pesqueras y Acuícolas (o su representante) E) El Jefe de Planificación Institucional.

Una copia de estas autorizaciones será remitida a la jefatura de la Unidad de Informática.

Normas de contenido

A excepción de aquellos contenidos comerciales, propagandas o publicidad que sean autorizados por la Comisión Página Web.

Normas de programación

En caso de ser necesarios, se deberá indicar al usuario de la Página Web la información correspondiente para el buen uso del elemento multimedia.

Si se necesita publicar gráficos o archivos de tamaños considerables, se deberá informar de su tamaño en bytes para que el usuario pueda valorar los tiempos de espera.

Así como, evitar los enlaces a páginas no existentes, por lo tanto se deberá revisar periódicamente la correcta funcionalidad de los enlaces.

Si los autores desean proteger su contenido deberán configurar la seguridad de sus archivos al momento de la generación.

. Utilizar los formatos estándares manejados por los Navegadores Web (gif, jpg o png).

. Evitar el uso de imágenes muy anchas (mayores de 500 píxeles).

. Evitar el uso de imágenes grandes que afecten los tiempos de espera de los usuarios.

. Racionalizar el uso de animaciones, para evitar el cansancio visual de los usuarios.

. Utilizar las imágenes de simbología preestablecidos en esta guía, para mantener la uniformidad, y seriedad que ofrece la nueva imagen del portal del Incopesca.

Es posible también utilizar las derivaciones de dicha tipografía, como lo son Helvética y Verdana, pero solo en aquellos casos cuando la tipografía Verdana!important no esté disponible.

Otras normas

Para lo anterior, Informática propondrá los ajustes respectivos si fuese necesario.

2- Acuerdo firme 3- Rige a partir de su publicación