Regulation for the Operation and Organization of the Central Institutional Archive of SENARAReglamento de Funcionamiento y Organización del Archivo Central Institucional de SENARA

It will be governed by Law 7202 of the National Archive System and its regulations, these regulations, and other related provisions, and will hierarchically report to the General Management.

• a)SENARA: National Groundwater, Irrigation, and Drainage Service.
• b)Management archives (Archivos de gestión): these are the archives of the different dependencies of SENARA, responsible for gathering, conserving, classifying, ordering, describing, selecting, administering, and facilitating the documentation produced by their unit. Said documentation is that which is currently in use and will be organized according to the principle of origin and provenance; its retention period in these archives will be as established in the Records Retention Schedules (Tablas de plazos de conservación de documentos).
• c)Central (or Administrative) Archive (Archivo Central): this is the administrative unit that coordinates and controls the operation of the distinct management archives. It gathers the documents transferred by them, once their processing is finalized and when their consultation is infrequent. Its fundamental mission is the study and appraisal (valoración) of the documentary series. It issues the guidelines on the operation of the Institutional Archive System.
• d)Historical or Final Archive (Archivo Histórico): this is the unit that holds in its custody documents that are more than 20 years old and are of scientific-cultural value.
• e)National Commission for the Selection and Elimination of Documents (Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos): the body that dictates the standards regarding the selection, elimination, and conservation of documents; approves the retention schedules; and, based on these, determines which documents can be eliminated and which have scientific-cultural value within the system's institutions.
• f)Institutional Committee for the Selection and Elimination of Documents (Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos): an internal body responsible for analyzing and determining the legal and administrative validity of documents. It submits for the consideration of the National Commission the approval and modification of the Retention Schedules, as well as the documents to be eliminated that are not contemplated in the schedules.
• g)General Directorate of the National Archive (Dirección General del Archivo Nacional): a deconcentrated body of the Ministry of Culture, Youth, and Sports responsible for ensuring compliance with Law 7202. It is a final archive that conserves the country's documentary heritage.
• h)Archival documents (Documentos de archivo): any material, written, graphic, audiovisual, or machine-readable testimony that has been produced or received by SENARA and is held in custody for an administrative, legal, or scientific-cultural purpose. Archival documents act as testimonials, offering evidence to guarantee the rights of the administration and the citizens, and provide information, either by supplying background to expedite a management process or as a source for history.
• i)Document type (Tipo documental): the form in which the information contained in a document is presented, which responds to functions, activities, and even the legislation of an institution or a country, for example: checks, budgets, reports, correspondence, minutes, circulars, among others.
• j)Document class (Clase documental): this is determined by the form used to transmit the information. There are five different document classes, as follows:

i. Textual: information is transmitted by means of written text.

ii. Graphic: images, non-textual signs, colors, among others, are used to present information, for example: maps, graphics, photographs.

iii. Sound: allow any sound to be recorded and reproduced, such as records, magnetic tapes, compact discs.

iv. Audiovisual: combines moving images and sound, films, video tapes, videodiscs.

v. Electronic: generated from a computer, such as: optical discs, tapes, CD-ROMs.

• k)Retention Schedules (Tablas de plazos): an instrument listing all document types produced or received in each of SENARA's offices, in which their characteristics are recorded and their administrative, legal, and historical value is established. They must be approved by the National Commission for the Selection and Elimination of Documents and submitted for review every five years to determine if the original criteria are still valid.
• l)Fonds (Fondo documental): all documentation produced or received by SENARA as part of all the activities it carries out.

Likewise, the necessary controls must be exercised so that both archive staff and the different users have appropriate handling of the documentation.

Administration of the Archives

It will also have the staff required for the proper performance of its functions.

Each management archive must have a person in charge who will organize, conserve, and facilitate the documents, and will implement the policies and procedures issued by the Central Archive for their proper administration.

Se regirá por la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos y su reglamento, este reglamento y la demás normativa relacionada y dependerá jerárquicamente de la Gerencia General.

• a)SENARA: Servicio Nacional de Aguas Subterráneas, riego y Avenamiento.
• b)Archivos de gestión: son los archivos de las diferentes dependencias del SENARA, encargados de reunir, conservar clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar la documentación producida por su unidad. Dicha documentación es la que se encuentra en gestión y será organizada de acuerdo al principio de origen y procedencia, su permanencia en estos archivos será lo que se establezca en las Tablas de plazos de conservación de documentos.
• c)Archivo Central (o Administrativo): es la Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los distintos archivos de gestión. Reúne los documentos transferidos por los mismos, una vez finalizado su trámite y cuando su consulta no es constante. Su misión fundamental es la del estudio y valoración de las series documentales. Emite los lineamientos sobre el funcionamiento del Sistema Institucional de Archivos.
• d)Archivo Histórico o final: Unidad que mantiene en su custodia documentos que tengan más de 20 años de antigüedad y sean de valor científico-cultural.
• e)Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos: Órgano que dicta las normas respecto a la selección, eliminación y conservación de los documentos, aprueba las tablas de plazos, con base en estas determina cuáles documentos se pueden eliminar y cuáles tienen valor científico-cultural en las instituciones del sistema.
• f)Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos: órgano interno encargado de analizar y determinar la vigencia legal y administrativa de los documentos. Somete a consideración de la Comisión Nacional la aprobación y modificación de las Tablas de Plazos, así como los documentos a eliminar y que no se contemple en las tablas.
• g)Dirección General del Archivo Nacional: órgano desconcentrado del Ministerio de Cultura, Juventud y deportes encargado de velar por el cumplimiento de Ley 7202. Es un archivo final que conserva el patrimonio documental del país h) Documentos de archivo: cualquier testimonio material, escrito, gráfico, audiovisual o legible por máquina, que ha sido producido o recibido por el Senara y que se custodia con una finalidad administrativa jurídica (legal) o científico-cultural. Los documentos de archivo actúan como testimonios ofreciendo justificantes, para garantizar los derechos de la administración y de los administrados y ofrecen información ya sea facilitando antecedente para agilizar una gestión o bien como fuente de historia.
• i)Tipo documental: forma en que presentada la información contenida en el documento, que responde a funciones, actividades e incluso a la legislación de una institución o de un país, por ejemplo: cheques, presupuestos, informes, correspondencia, actas, circulares, correspondencia entre otros.
• j)Clase documental: está determinada por la forma empleada para transmitir la información. Existen cinco diferentes clases documentales a saber:

i. Textual: la información se transmite por medio de texto escrito.

ii. Gráfica: se emplean imágenes, signos no textuales, colores entre otros para presentar la información, por ejemplo: mapas, gráficos, fotografías.

iii. Sonoros: permiten grabar y reproducir cualquier sonido, tales como discos, cintas magnéticas, discos compactos.

iv. Audiovisuales: combina imagen en movimiento y el sonido, películas, cintas de vídeo, videodiscos.

v. Electrónicos: son generados a partir de una computadora como: discos ópticos, cintas, DC ROM.

• k)Tablas de plazos: instrumento en el que constan todos los tipos documentales producidos o recibidos en cada una de las oficinas del Senara, en el cual se consignan sus características y se fija el valor administrativo, legal e histórico. Deben ser aprobadas por la comisión Nacional de Selección y eliminación de Documentos y sometidas a revisión cada cinco años, para determinar si los criterios originales son aún válidos.
• l)Fondo documental: toda la documentación producida o recibida por el Senara en función de todas las actividades que ejecuta.

De igual manera, se deberán ejercer los controles necesarios para que tanto el personal del archivo como los diferentes usuarios tengan un adecuado manejo de la documentación.

De la administración de los archivos

Contará además con el personal que requiera para el buen desempeño de sus funciones.

Cada archivo de gestión debe tener un encargado quien organizará, conservará, facilitará los documentos y pondrá en práctica las políticas y procedimientos emanados por el Archivo Central, para la adecuada administración de los mismos.