Regulation to Title IV Emergency Provisions of the General Law of the National Animal Health Service No. 8495Reglamento al Título IV Dispositivos de Emergencias de la Ley General del Servicio Nacional de Salud Animal N° 8495

The objective of this Regulation is to define the necessary mechanisms to re-establish animal health and veterinary public health, as well as to maintain the recognized sanitary status of the country in the case of Epidemic or Non-Epidemic Sanitary Emergencies.

• a)Animal Welfare (Bienestar Animal): the way in which an animal copes with the conditions of its environment. An animal is in good welfare conditions if, as indicated by scientific evidence, it is healthy, comfortable, well-fed, safe, can express innate forms of behavior, and does not suffer from unpleasant sensations of pain, fear, or distress. Good animal welfare conditions require that their diseases be prevented and veterinary treatments administered; that they be protected, handled, and fed correctly, and that they be handled and slaughtered in a compassionate manner. The concept of animal welfare refers to the state of the animal. The way of treating an animal is designated with other terms such as animal care, animal husbandry, or compassionate treatment.
• b)Sanitary Emergency (Emergencia Sanitaria): that exceptional event or occurrence caused by man or nature that puts animal health and veterinary public health at risk, generating a state of urgency and need that requires SENASA to take urgent and immediate actions within the scope of its competencies in accordance with Law No. 8495, General Law of the National Animal Health Service, which can be of two types:

i. Epidemic: which may be of accidental or intentional origin (bioterrorism), due to outbreaks of emerging or re-emerging diseases in animals, such as the appearance of exotic diseases, which meet the notification criteria of the World Organisation for Animal Health (OIE) as established in Chapter 1.1 of the Terrestrial Animal Health Code. These emergencies, in turn, may or may not be associated with non-epidemic emergencies and/or disasters.

ii. Non-Epidemic: A situation or process triggered as a result of a phenomenon of natural or anthropogenic origin, which, upon finding conditions of vulnerability in a population, causes intense alterations in the normal conditions of the community's functioning, such as loss of veterinary public health, continuity in the production of food of animal origin, animal welfare, livestock assets, the commercialization of products and by-products of animal origin, and the environment.

Likewise, epidemic and non-epidemic sanitary emergencies can be classified as:

i. Regional Emergency: when the effects thereof cover the scope of a canton or several cantons of one or more provinces.

ii. National Emergency: when its scope covers the entirety of the national territory.

• c)Minor Sanitary Emergencies (Emergencias Sanitarias Menores): those lower-impact incidents that occur in a localized geographic area, with an impact on animal health and veterinary public health that does not warrant an emergency declaration by the Executive Branch, but which, due to their potential risk, require immediate attention from SENASA with the respective allocation of funds. For the attention of said emergencies, resources will be taken from the ordinary budget of the Institution, and in their execution, more expeditious procedures will be used to help achieve that end.
• d)Sanitary Emergency Plan (Plan de Emergencia Sanitaria): is an instrument whose objective is to establish the basic criteria for the actions to be carried out in sanitary emergency situations. It must be based on the following points:

i. Legal instrumentation ii. Eradication strategies iii. Plan of basic and support activities iv. Permanent training of personnel v. Technical-administrative-financial structure e) Risk (Riesgo): the probability of an incident harmful to Veterinary Public Health or animal health occurring and the probable magnitude of its biological and economic consequences.

• f)Animal Health (Salud Animal): a state of physical and ethological well-being, referring to the individual animal or to animal populations, which consists not only of the absence of disease but also of adequate health and animal welfare conditions.
• g)Veterinary Public Health (Salud Pública Veterinaria): a component of public health and therefore oriented towards protecting the health of the human population. It covers the prevention and control of diseases transmitted from animals, their products, by-products, and waste to people, in addition to safety, residue detection, control of veterinary medicines, and integration with animal health programs, among others. It is a key function of the Official Veterinary Service.
• h)National Animal Health Service (Servicio Nacional de Salud Animal) (SENASA): National Animal Health Service, created by Law No. 8495 of April 6, 2006.

SENASA, through its National Programs, will design the emergency plans necessary to attend to Epidemic or Non-Epidemic Emergencies of national or regional scope. Said Emergency Plans must be periodically updated and disseminated through training programs, as well as in simulation exercises for emergency situations.

In the event that a Regional or National Sanitary Emergency arises in this matter, SENASA will request the Executive Branch to declare it by means of an Executive Decree, as the case may be. Once the State of Sanitary Emergency is declared, SENASA will activate and immediately assume the leadership of the corresponding Sanitary Emergency Plan.

It shall be the responsibility of the Director General of SENASA to declare those states of Minor Sanitary Emergencies (Emergencias Sanitarias Menores), by means of a reasoned resolution, which must state the technical and legal criteria supporting said declaration.

SENASA must prepare a single file for each Sanitary Emergency so that it reflects the set of sanitary actions executed during its attention. Said file will be the responsibility of the technical body of SENASA entrusted by the Director General with the direct execution of the sanitary actions to attend to the declared emergency until the moment it is declared closed by means of an Executive Decree.

The documents supporting the administrative contracting and budget execution processes related to the emergency will form part of that file, and during the execution process, they will be under the custody of the Financial Administrative Directorate of SENASA.

Once the closure of the emergency is established, the responsible technical body and the Financial Administrative Directorate, within a period of no more than thirty calendar days, will jointly issue a certification indicating the content of the file, the folios that comprise it, and any other observation they deem necessary to guarantee the uniqueness of the file, which will immediately pass into the custody of the corresponding Institutional archive.

• 1)To designate the national or regional technical body of SENASA that will be responsible for the leadership and execution of the sanitary actions required to attend to the declared sanitary emergency.
• 2)To convene the Ad Hoc Sanitary Emergency Commission (Comisión Ad Hoc de Emergencias Sanitarias).
• 3)To designate the extraordinary members of the Ad Hoc Sanitary Emergency Commission whose presence is deemed necessary in accordance with Article 8 of this Regulation.
• 4)To manage before the Executive Branch the issuance of an executive decree for the declaration of a State of Sanitary Emergency when appropriate, according to the report submitted by the Ad Hoc Commission.
• 5)To declare Minor Sanitary Emergencies (Emergencias Sanitarias Menores), requiring for this the corresponding technical and legal criteria.
• 6)To carry out support and coordination efforts for the activities of other Executive Branch agencies that may be involved in the emergency.
• 7)To manage the support and participation of state and private institutions and organizations related to the emergency.
• 8)To implement, through specialized information, an effective social communication program that facilitates the operations and goals of the field unit, including: press, radio, television, directed at producers and the general public, supported by previously designated specialized personnel. Also, to supervise and authorize the issuance of informational material issued at the field unit's action headquarters destined for the news media.
• 9)To render periodic reports to hierarchical superiors at the Ministry of Agriculture and Livestock on relevant events occurring during the emergency.
• 10)To request technical and economic support from the international community and international cooperation organizations, when required, through the corresponding mechanisms of the Ministry of Foreign Affairs and Worship.
• 11)To order the notification to international organizations about epidemic emergencies due to the occurrence of diseases.
• 12)To submit for approval before the Comptroller General of the Republic the corresponding budgets required when the finalization of the emergency attention exceeds three months, pursuant to Article 95 of the aforementioned Law No. 8495.
• 13)To request the Executive Branch close the Sanitary Emergency and to order the necessary administrative actions for its corresponding liquidation.
• 14)To assign special functions, when applicable, to each of the members of the Ad Hoc Commission.

Ad Hoc Sanitary Emergency Commission

SENASA will integrate an Ad Hoc Commission that will act as an advisory and consultative body to the General Directorate in the event of a Sanitary Emergency, in accordance with Article 93 of Law No. 8495.

The following officials of SENASA shall be permanent members of the Ad Hoc Emergency Commission:

• a)The Director of National Operations or whom they designate.
• b)The Director of Legal Advisory or whom they designate.
• c)The Financial Administrative Director or whom they designate.

Additionally, the Director General may designate as extraordinary members the Coordinator of the Epidemiology Unit of SENASA, the Coordinator of the National Program of SENASA that is pertinent to the nature of the emergency, as well as any other SENASA official or expert external to SENASA whose presence is deemed necessary.

The functions of the Ad Hoc Commission are the following:

• a)To provide the technical criterion, once the technical information generated from field reports and emanating from each pertinent technical body is analyzed, so that the General Directorate may promote the declaration of the State of Sanitary Emergency.
• b)To act as an advisory and consultative body to the General Directorate in each declared emergency, whether national or regional.
• c)To recommend the approval, modification, or rejection of the Sanitary Emergency Plans for the proper attention of the declared emergency and the first response actions.
• d)To follow up on and evaluate the execution of the specific Sanitary Emergency Plan/Emergency Action Plan.
• e)To recommend to the Director General that the attention to the sanitary emergency be extended for the purposes of budget execution and the eventual submission of extraordinary budgets to the Comptroller General of the Republic.
• f)To recommend that the closure of the declared Emergency be declared and that the respective reports be issued.

The Ad Hoc Emergency Commission will be convened by the Director General of the National Animal Health Service either in writing or verbally, and will meet at the seat, place, and time determined for this purpose according to the nature and necessity of the emergency.

If the Commission is integrated only by the permanent members, the quorum will be formed by the totality of its members. If the Commission is integrated by the permanent members plus extraordinary members specially convened by the Director General, the quorum will be formed with the presence of the totality of the members minus one. Decisions will be taken by simple majority.

The Commission will be chaired by the Director of National Operations, who in turn will be responsible for keeping the minutes generated from the meetings held.

Contracting Procedures in Situations of Sanitary Emergency

The Financial Administrative Directorate of the National Animal Health Service, through its Procurement Department, will be responsible for carrying out contracting procedures in Sanitary Emergency situations.

The Financial Administrative Directorate of the National Animal Health Service will be empowered to use the following procedures for the acquisition of goods and services aimed at attending to sanitary emergencies:

• 1)In cases of Minor Sanitary Emergencies (Emergencias Sanitarias Menores) that can be attended to with ordinary resources of the National Animal Health Service, without declaring a State of Sanitary Emergency by Executive Decree, the process established in Article 15 of this Regulation will be used.
• 2)For cases of Sanitary Emergency, where their attention requires the use of the Cumulative Emergency Fund (Fondo Acumulativo de Emergencia), after the declaration of said state via decree, the procedures established in Article 16 and following will be used.

The procedures regulated in this Title will be used solely for the acquisition of those goods or services that must be acquired immediately for the attention of a Sanitary Emergency.

The officials in charge of making purchases must carry them out under the best conditions of quality and price and will be responsible for their acts and for the damages they may eventually cause to the Administration.

Contracting Procedures in Sanitary Emergency Situations charged to ordinary resources of SENASA

For the attention of Sanitary Emergencies accredited as urgent, SENASA may carry out the acquisition of goods and services with its ordinary resources through the following procedure.

• a)Once it has been determined that a contract is appropriate to attend to an emergency of this type, a simple set of conditions must be prepared describing the contractual object, the term and form of delivery, as well as setting the time and date for the receipt of proposals. In these cases, the lowest-priced offer will be awarded, without prejudice to the evaluation of other relevant factors, when so defined in the invitation.
• b)Quotes may be requested at least four hours in advance of their receipt; in this case, there must be a document signed by an official who takes responsibility for this decision, who will be the same person issuing the award decision.
• c)The Administration will invite no less than three potential offerors from the Registry of Suppliers registered in the Unified Electronic Public Procurement System (Sistema Unificado Electrónico de Compras Públicas)(*), although it is obliged to study all offers submitted regardless of whether they come from offerors who have been invited or not. Registration in the supplier registry is not a requirement to participate. In the event that the number of registered suppliers is less than three, others who are not registered may be invited.

(*) (Name modified by Article 5 of Executive Decree No. 37943 of September 17, 2013, "Creates the Unified Electronic Public Procurement System as a technological platform for use by the Central Administration for the processing of administrative contracting procedures," formerly indicated as "CompraRed") d) For the validity of the procedure, it will not be necessary to effectively have the three quotes, but the invitees must be companies dedicated to the specific line of business of the contractual object; otherwise, the procedure followed contrary to this provision will be considered a serious fault.

• e)Offers may be submitted by fax or email, in accordance with what the bid specifications establish, and the validation of the one that is best positioned from the evaluation carried out must be performed before issuing the award decision. In those cases where a system is available that guarantees the guiding principles of the use of electronic means, offers may be received by said means.
• f)The award decision must be issued within a maximum period of ten business days, extendable for an equal period in duly justified cases, counted from the day of the opening of offers, and will be immediately communicated to the participants. No appeal shall lie against this decision.

Contracting Procedures in Sanitary Emergency Situations charged to the Cumulative Emergency Fund

• a)Once the State of Sanitary Emergency is decreed, the body responsible for execution, as applicable, will send to the Financial Administrative Directorate the purchase request, which will contain the list and detailed description of the required goods and services.
• b)The Financial Administrative Directorate of SENASA will freely request quotes, via fax, email, or any other technological means of communication, provided it can be verified, from companies registered in the Supplier Registry of the Unified Electronic Public Procurement System (Sistema Unificado Electrónico de Compras Públicas) (*) and their responses will be considered formal offers if they meet the requirements of the case. To be entitled to be considered, such responses must be given by the offerors within the period indicated in the quote request, which will vary depending on the good or service and the need for its acquisition.

(*) (Name modified by Article 5 of Executive Decree No. 37943 of September 17, 2013, "Creates the Unified Electronic Public Procurement System as a technological platform for use by the Central Administration for the processing of administrative contracting procedures," formerly indicated as "CompraRed") c) Quotes may be sent physically, via fax, or via email, which will also be indicated in the quote request.

• d)Once the deadline for submitting quotes has expired, SENASA will award without further formality to the offeror who offers the good or service that meets the technical requirements requested and offers the shortest delivery time.

If for the required good or service there is no supplier registered in the Unified Electronic Public Procurement System (Sistema Unificado Electrónico de Compras Públicas) (*) or if none of the registered and invited suppliers provides a quote, SENASA may contract with any natural or legal person who provides their services in the emergency attention area, without needing to meet the requirements demanded for contracting with the Administration.

(*) (Name modified by Article 5 of Executive Decree No. 37943 of September 17, 2013, "Creates the Unified Electronic Public Procurement System as a technological platform for use by the Central Administration for the processing of administrative contracting procedures," formerly indicated as "CompraRed")

Once the supplier is selected, SENASA will prepare the Purchase Order, which will be notified by any available means.

SENASA must present the liquidation of expenses incurred up to date, three months after the emergency has been declared. If it has not ended, the Director General must present the budget for the amount to be spent over the next six months, for the respective approval before the Comptroller General of the Republic. In case the emergency persists, the respective budget for the following three months must be submitted.

8495.

Cumulative Fund for the Attention of Sanitary Emergencies

The cumulative fund for the attention of sanitary emergencies that SENASA will dispose of and manage will be supplied with resources from the SENASA Budget, as well as borrowings (empréstitos), donations, allocations, fines, and any other legal source of financing established for that purpose.

Ordinarily, up to ten percent of the total income generated from the sale of SENASA services will be transferred to said fund on a monthly basis.

Said cumulative fund must be managed through a specific accounting system that allows exercising accounting and budgetary control over the resources destined for each emergency, which allows for the preparation of the budgets and their liquidations that must be sent for the knowledge of the Comptroller General of the Republic.

Final Provisions

In the absence of official authorities, veterinary doctors in the legal practice of their profession will be obliged to take the primary actions in the attention of any emergency and will request the intervention of local authorities in accordance with Article 97 of Law No. 8495.

In the absence of an express rule, what is established in the Administrative Contracting Law, Law No. 7494 of June 8, 1995, and the Regulation to the Administrative Contracting Law, Executive Decree No. 33411 of January 4, 2007, shall be applied supplementarily and insofar as it is applicable to the matter.

It is effective as of its publication in the Official Gazette La Gaceta.

Given at the Presidency of the Republic.-San José, on the first day of the month of April of two thousand thirteen.

El presente Reglamento tiene como objetivo definir los mecanismos necesarios para restablecer la salud animal y la salud pública veterinaria, así como mantener la condición sanitaria reconocida del país en caso de Emergencias Sanitarias Epidémicas o no Epidémicas.

• a)Bienestar Animal: el modo en que un animal afronta las condiciones de su entorno. Un animal está en buenas condiciones de bienestar si, según indican pruebas científicas, está sano, cómodo, bien alimentado, en seguridad, puede expresar formas innatas de comportamiento y si no padece sensaciones desagradables de dolor, miedo o desasosiego. Las buenas condiciones de bienestar de los animales exigen que se prevengan sus enfermedades y se les administren tratamientos veterinarios; que se les proteja, maneje y alimente correctamente y que se les manipule y sacrifique de manera compasiva. El concepto de bienestar animal se refiere al estado del animal. La forma de tratar a un animal se designa con otros términos como cuidado de los animales, cría de animales o trato compasivo.
• b)Emergencia Sanitaria: aquel hecho o evento excepcional provocado por el hombre o la naturaleza que pone en riesgo la salud animal y la salud pública veterinaria, que genera un estado de urgencia y necesidad que requiere del SENASA la toma de acciones urgentes e inmediatas en el ámbito de sus competencias de conformidad con la Ley N° 8495, Ley General del Servicio Nacional de Salud Animal, la que puede ser de dos tipos:

i. Epidémica: que pueden ser de origen accidental o intencional (bioterrorismo), debido a brotes de enfermedades emergentes o reemergentes en los animales, como por ejemplo la aparición de enfermedades exóticas, que reúnen los criterios de notificación del Organismo Mundial de Sanidad Animal (OIE) según lo establecido en el Capítulo 1.1 del Código Sanitario de los Animales Terrestres. Estas emergencias a su vez, pueden o no estar asociados a emergencias y/o desastres no epidémicos.

ii. No Epidémica: Situación o proceso que se desencadena como resultado de un fenómeno de origen natural o antrópico, que al encontrar en una población condiciones propicias de vulnerabilidad, causa alteraciones intensas en las condiciones normales del funcionamiento de la comunidad, tales como pérdida de la salud pública veterinaria, continuidad en la producción de alimentos de origen animal, el bienestar animal, los bienes pecuarios, la comercialización de productos y subproductos de origen animal y el medio ambiente.

Asimismo las emergencias sanitarias epidémicas y no epidémicas pueden clasificarse como:

i. Emergencia Regional: cuando los efectos de la misma abarquen el ámbito de un cantón o varios cantones de una o más provincias.

ii. Emergencia Nacional: cuando su ámbito abarque la totalidad del territorio nacional.

• c)Emergencias Sanitarias Menores: aquellos incidentes de menor impacto que ocurren en un área geográfica focalizada, con afectación sobre la salud animal y la salud pública veterinaria que no ameritan una declaratoria de emergencia del Poder Ejecutivo, pero que por su riesgo potencial requieren una atención inmediata de parte del SENASA con la respectiva asignación de fondos. Para la atención de dichas emergencias, se tomarán recursos del presupuesto ordinario de la Institución, y en su ejecución se utilizarán procedimientos más expeditos que ayuden a la consecución de dicho fin.
• d)Plan de Emergencia Sanitaria: es un instrumento cuyo objetivo es establecer los criterios básicos de las acciones a realizar en situaciones de emergencia sanitaria. Deberá estar basado en los siguientes puntos:

i. Instrumentación legal ii. Estrategias de erradicación iii. Plan de actividades básicas y de apoyo iv. Entrenamiento permanente del personal v. Estructura técnico-administrativa-financiera e) Riesgo: la probabilidad de que se produzca un incidente perjudicial para la salud Pública Veterinaria o la salud animal y la magnitud probable de sus consecuencias biológicas y económicas.

• f)Salud Animal: estado de bienestar físico y etológico, referido al animal individual o a poblaciones animales, que consiste no sólo en la ausencia de enfermedad, sino en condiciones adecuadas de salud y bienestar animal.
• g)Salud Pública Veterinaria: un componente de la salud pública y por ello se orienta a la protección de la salud de la población humana. Cubre la prevención y el control de las enfermedades que se transmiten de los animales, sus productos, subproductos y desechos hacia las personas, además de inocuidad, detección de residuos, control de medicamentos veterinarios, e integración con los programas de salud animal, entre otros. Es una función clave del Servicio Veterinario Oficial.
• h)Servicio Nacional de Salud Animal (SENASA): Servicio Nacional de Salud Animal, creado mediante la Ley Nº 8495 del 06 de abril de 2006.

El SENASA, a través de sus Programas Nacionales, diseñará los planes de emergencia necesarios para atender Emergencias Epidémicas o No Epidémicas con alcance nacional o regional. Dichos Planes de Emergencia deben ser periódicamente actualizados y divulgados a través de programas de capacitación, al igual que en ejercicios de simulacro de situaciones de emergencia.

En caso que se presente una Emergencia Sanitaria Regional o Nacional en esta materia, el SENASA solicitará al Poder Ejecutivo que mediante Decreto Ejecutivo declare la misma, según sea el caso. Una vez declarado el Estado de Emergencia Sanitaria, el SENASA activará y asumirá en forma inmediata la conducción del Plan de Emergencia Sanitaria que corresponda.

Corresponderá al Director General del SENASA declarar aquellos estados de Emergencias Sanitarias Menores, mediante resolución razonada, en la cual deberán constar los criterios técnicos y legales que sustentan dicha declaratoria.

El SENASA debe confeccionar un expediente único para cada Emergencia Sanitaria de modo que refleje el conjunto de acciones sanitarias que se ejecutaron durante la atención de la misma. Dicho expediente será responsabilidad del órgano técnico del SENASA al que se le encargue por parte del Director General la ejecución directa de las acciones sanitarias para atender la emergencia declarada hasta el momento en que se de por cerrada la misma a través de Decreto Ejecutivo.

Formará parte de ese expediente los documentos que respalden los procesos administrativos de contratación y ejecución presupuestaria relacionadas con la emergencia, mismos que durante el proceso de ejecución estarán bajo resguardo de la Dirección Administrativa Financiera del SENASA.

Establecido el cierre de la emergencia el órgano técnico encargado y la Dirección Administrativa Financiera, en un plazo no mayor a treinta días naturales, emitirán en forma conjunta una certificación señalando el contenido del expediente, folios que lo componen y cualesquiera otra observación que consideren necesaria a efectos de garantizar la unicidad del correspondiente archivo Institucional.

• 1)Designar al órgano técnico nacional o regional del SENASA que se encargará de la conducción y ejecución de las acciones sanitarias que se requieran para atender la emergencia sanitaria declarada.
• 2)Convocar la Comisión Ad Hoc de Emergencias Sanitarias.
• 3)Designar a los miembros extraordinarios de la Comisión Ad Hoc de Emergencias Sanitarias cuya presencia considere necesaria de conformidad con el artículo 8° del presente Reglamento.
• 4)Gestionar ante el Poder Ejecutivo la emisión de un decreto ejecutivo para la declaratoria de Estado de Emergencia Sanitaria cuando corresponda según informe remitido por Comisión Ad Hoc.
• 5)Declarar las Emergencias Sanitarias Menores y requiriendo para ello los criterios técnicos y legales correspondientes.
• 6)Realizar las gestiones de apoyo y coordinación de las actividades de otras dependencias del Poder Ejecutivo que pueden estar involucradas en la emergencia.
• 7)Gestionar el apoyo y la participación de instituciones y organismos estatales y privados relacionados a la emergencia.
• 8)Implantar a través de información especial un programa efectivo de comunicación social que facilite las operaciones y metas de la unidad de campo, incluidos: prensa, radio, televisión, dirigido a productores y público en general apoyado en personal especializado previamente designado. También supervisar y autorizar la emisión de material informativo emitido en la sede de acción de la unidad de campo destinado a los medios informativos.
• 9)Rendir informes periódicos a sus superiores jerárquicos del Ministerio de Agricultura y Ganadería, sobre hechos de relevancia que acontezcan en la emergencia.
• 10)Solicitar apoyo técnico y económico a la comunidad internacional y organismos de cooperación internacional, cuando sea requerida, a través de los mecanismos correspondientes del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto.
• 11)Ordenar la notificación a los organismos internacionales sobre emergencias epidémicas por la ocurrencia de enfermedades.
• 12)Presentar para su aprobación ante la Contraloría General de la República los presupuestos correspondientes que se requieran cuando la finalización de la atención de la emergencia sobrepase los tres meses, conforme artículo 95 de la Ley N° 8495 antes citada.
• 13)Solicitar al Poder Ejecutivo el cierre de la Emergencia Sanitaria y disponer las acciones necesarias de carácter administrativo para su correspondiente liquidación.
• 14)Asignar funciones especiales, cuando correspondiere, a cada uno de los miembros de la Comisión Ad Hoc.

Comisión Ad Hoc de Emergencias Sanitarias

El SENASA integrará una Comisión Ad Hoc que actuará como órgano asesor y de consulta de la Dirección General ante una Emergencia Sanitaria de acuerdo al artículo 93 de la Ley N° 8495.

Serán miembros permanentes de la Comisión Ad Hoc de Emergencias los siguientes funcionarios del SENASA:

• a)El Director de Operaciones Nacionales o a quien éste designe.
• b)El Director de Asesoría Legal o a quien éste designe.
• c)El Director Administrativo Financiero o a quien éste designe.

Adicionalmente el Director General podrá designar como miembros extraordinarios para integrar al Coordinador de la Unidad de Epidemiología del SENASA, al Coordinador del Programa Nacional del SENASA que sea atinente a la naturaleza de la emergencia, así como cualquier otro funcionario del SENASA o

Son funciones de la Comisión Ad Hoc las siguientes:

• a)Aportar el criterio técnico, una vez analizada la información técnica generada de los reportes de campo y emanados de cada órgano técnico pertinente, para que la Dirección General promueva la declaratoria del estado de Emergencia Sanitaria.
• b)Actuar como órgano asesor y de consulta de la Dirección General en cada emergencia que se decrete, sea esta nacional o regional.
• c)Recomendar la aprobación, modificación o rechazo de los Planes de Emergencia Sanitaria para la correcta atención de la emergencia declarada y las acciones de primera respuesta.
• d)Dar seguimiento y evaluar la ejecución del Plan de Emergencia Sanitaria específico Plan de Acción de la Emergencia.
• e)Recomendar al Director General se prorrogue la atención de la emergencia sanitaria para efectos de ejecución presupuestaria y la eventual presentación de presupuestos extraordinarios a la Contraloría General de la República.
• f)Recomendar que se declare el cierre de la Emergencia declarada y que se emitan los informes respectivos.

La Comisión Ad Hoc de Emergencias será convocada por el Director General del Servicio Nacional de Salud Animal ya sea por escrito o verbalmente, y se reunirá en la sede, lugar y hora que al efecto determine conforme a la naturaleza y necesidad de la emergencia.

Si la Comisión sólo está integrada por los miembros permanentes, el quórum lo formarán la totalidad de sus miembros. Si la Comisión está integrada por los miembros fijos más miembros extraordinarios especialmente convocados por el Director General, el quórum se formará con la presencia de la totalidad de los miembros menos uno. Las decisiones se tomarán por mayoría simple.

La Comisión será presidida por el Director de Operaciones Nacionales quien a su vez será el encargado de llevar las actas que se generen de las reuniones efectuadas.

Procesos de Contratación en situaciones de Emergencia Sanitaria

La Dirección Administrativa Financiera del Servicio Nacional de Salud Animal, a través de su Proveeduría, será la encargada de llevar a cabo los procesos de contratación en situaciones de Emergencia Sanitaria.

La Dirección Administrativa Financiera del Servicio Nacional de Salud Animal, estará facultada a utilizar, para la adquisición de bienes y servicios dirigidos a la atención de emergencias sanitarias, los siguientes procedimientos:

• 1)En casos de Emergencias Sanitarias Menores que puedan ser atendidas con recursos ordinarios del Servicio Nacional de Salud Animal, sin que se declare mediante Decreto Ejecutivo el Estado de Emergencia Sanitaria, se utilizará el proceso establecido en el artículo 15 del presente Reglamento.
• 2)Para casos de Emergencia Sanitaria, donde para su atención se requiera el uso del Fondo Acumulativo de Emergencia, previa declaratoria de dicho estado vía decreto, se utilizarán los procedimientos establecidos en el artículo 16 y siguientes.

Los procedimientos normados en el presente Título serán utilizados únicamente para la adquisición de aquellos bienes o servicios que deban ser adquiridos de manera inmediata para la atención de una Emergencia Sanitaria.

Los funcionarios encargados de la realización de las compras, deberán de realizarlas en las mejores condiciones de calidad y precio y responderán por sus actos y por los daños que eventualmente puedan causar a la Administración.

Procesos de Contratación en situaciones de Emergencia Sanitaria con cargo a recursos ordinarios del SENASA

Para la atención de Emergencias Sanitarias acreditadas como urgentes, el SENASA podrá realizar la adquisición de bienes y servicios con sus recursos ordinarios a través del siguiente procedimiento.

• a)Una vez que se ha determinado que procede una contratación para atender una emergencia de este tipo, se ha de confeccionar un pliego de condiciones sencillo en donde se describa el objeto contractual, el plazo y forma de la entrega, así como también se debe fijar la hora y fecha para la recepción de las propuestas. En estos casos se adjudicará la oferta de menor precio, sin prejuicio de que se valoren otros factores relevantes, cuando así haya sido definido en la invitación.
• b)Las cotizaciones se podrán solicitar con al menos, cuatro horas de anticipación a su recepción; en este supuesto deberá existir un documento firmado por un funcionario que se haga responsable de esta decisión, quien será el mismo que dicta el acto de adjudicación.
• c)La Administración invitará a no menos de tres potenciales oferentes del Registro de Proveedores inscritos en Sistema Unificado Electrónico de Compras Públicas(*), aunque se encuentra obligada a estudiar todas las ofertas presentadas independientemente si provienen de oferentes que han sido invitados o no. Para participar no es requisito estar inscrito en el registro de proveedores. En caso de que el número de proveedores inscritos sea menor a tres, se podrá invitar a otros que no lo estén.

(*) (Modificada su denominación por el artículo 5° del decreto ejecutivo N° 37943 del 17 de setiembre del 2013, "Crea Sistema Unificado Electrónico de Compras Públicas como plataforma tecnológica de uso de la Administración Central para la tramitación de los procedimientos de contratación administrativa", anteriormente indicaba "CompraRed") d) Para la validez del procedimiento no será necesario contar efectivamente con las tres cotizaciones, pero sí que los invitados sean empresas dedicadas al giro propio del objeto contractual específico; en cuyo caso igualmente se considerará falta grave el trámite seguido en sentido contrario a esta disposición.

• e)Las ofertas podrán ser presentadas por fax o correo electrónico, de acuerdo a lo que establezca el cartel, debiendo realizarse la convalidación de la que resulte mejor posicionada de la evaluación realizada antes de dictar el acto de adjudicación. En aquellos casos donde se cuente con un sistema que garantice los principios rectores del uso de medios electrónicos se podrán recibir las ofertas por dicho medio.
• f)El acto de adjudicación, deberá dictarse en un plazo máximo de diez días hábiles, prorrogable por un plazo igual en casos debidamente justificados, contados a partir del día de la apertura de ofertas y de inmediato será comunicado a los participantes. Contra este acto no cabrá recurso alguno.

Procesos de Contratación en situaciones de Emergencia Sanitaria con cargo al Fondo Acumulativo de Emergencias

• a)Una vez decretado el Estado de Emergencia Sanitaria, el órgano encargado de la ejecución, según corresponda, remitirá a la Dirección Administrativa Financiera, la solicitud de compra, la cual contendrá el listado y descripción detallada de los bienes y servicios requeridos.
• b)La Dirección Administrativa Financiera de SENASA pedirá libremente las cotizaciones, vía fax, correo electrónico o cualquier otro medio tecnológico de comunicación, siempre que pueda ser verificado, a las empresas inscritas en el Registro de Proveedores de Sistema Unificado Electrónico de Compras Públicas (*) y sus respuestas serán consideradas ofertas formales si llenan los requisitos del caso. Para tener derecho a ser consideradas, tales respuestas deberán se dadas por los oferentes dentro del plazo indicado en la solicitud de cotización, el cual variará dependiendo de bien o servicio y la necesidad de su adquisición.

(*) (Modificada su denominación por el artículo 5° del decreto ejecutivo N° 37943 del 17 de setiembre del 2013, "Crea Sistema Unificado Electrónico de Compras Públicas como plataforma tecnológica de uso de la Administración Central para la tramitación de los procedimientos de contratación administrativa", anteriormente indicaba "CompraRed") c) Las cotizaciones podrán ser enviadas de manera física, vía fax o bien vía correo electrónico, los cuales se señalaran igualmente en la solicitud de cotización.

• d)Una vez vencido el plazo para presentación de las cotizaciones, el SENASA adjudicará sin más, al oferente que oferte el bien o servicio que cumpla con los requerimientos técnicos solicitados y que oferte el menor plazo de entrega.

Si del bien o servicio requerido no existiese proveedor inscrito en Sistema Unificado Electrónico de Compras Públicas (*) o bien ninguno de los inscritos e invitados cotiza, el SENASA podrá contratar con cualquier persona física o jurídica que brinde sus servicios en el área de atención de emergencia, sin necesidad de cumplir con los requisitos exigidos para contratar con la Administración.

(*) (Modificada su denominación por el artículo 5° del decreto ejecutivo N° 37943 del 17 de setiembre del 2013, "Crea Sistema Unificado Electrónico de Compras Públicas como plataforma tecnológica de uso de la Administración Central para la tramitación de los procedimientos de contratación administrativa", anteriormente indicaba "CompraRed")

Una vez seleccionado el proveedor, el SENASA confeccionará la Orden de Compra, que será notificada por cualquier medio disponible.

El SENASA deberá presentar la liquidación a la fecha de los gastos efectuados, tres meses después de que se haya declarado la emergencia. Si esta no ha finalizado, el Director General deberá presentar el presupuesto del monto por gastar durante los siguientes seis meses, para la respectiva aprobación ante la Contraloría General de la República. En caso de que la emergencia subsista, deberá presentarse el presupuesto respectivo para los tres meses siguientes.

Fondo Acumulativo para la Atención de Emergencias Sanitarias

El fondo acumulativo para la atención de emergencias sanitarias que dispondrá y administrará el SENASA, se proveerá de recursos provenientes del Presupuesto del SENASA, así como empréstitos, donaciones, asignaciones, multas y cualquier otra fuente legal de financiamiento establecida para ese efecto.

Ordinariamente a dicho fondo se trasladará en forma mensual hasta un diez por ciento del total de ingresos que se generen por la venta de servicios del SENASA.

Dicho fondo acumulativo debe ser administrado mediante una contabilidad particular, que permita ejercer un control contable y presupuestario sobre los recursos destinados a cada emergencia, lo cual permita la confección de los presupuestos y sus liquidaciones que se deben enviar a conocimiento de la Contraloría General de la República.

En ausencia de autoridades oficiales, los médicos veterinarios en el ejercicio legal de su profesión estarán obligados a tomar las acciones primarias en la atención de cualquier emergencia y solicitará la intervención de autoridades locales de conformidad al artículo 97 de la Ley N° 8495.

Ante ausencia de norma expresa aplicará supletoriamente y en cuanto fuere aplicable a la materia, lo establecido en la Ley de Contratación Administrativa, Ley N° 7494 del 8 de junio de 1995 y el Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, Decreto Ejecutivo N° 33411 del 4 de enero del 2007.

Rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta.

Dado en la Presidencia de la República.-San José, al primer día del mes de abril del dos mil trece.