SINAC Travel Allowance RegulationReglamento para viáticos del SINAC

For the purposes of this regulation, the following terms and concepts are defined:

• a)ASP: Áreas Silvestres Protegidas.
• b)CONAC: National Council of Conservation Areas.
• c)CORAC: Regional Council of Conservation Areas.
• d)Work Center (Centro de Trabajo): The unit, project, or place where the official habitually works.
• e)Official (Funcionario): A permanent or interim employee of SINAC; or an employee of a Public Institution who provides services to SINAC through the signing of an inter-institutional cooperation agreement.
• f)Place of Work (Lugar de Trabajo): The geographic location of the unit, project, or place where the official performs or will perform the normal course of their duties during the time the service relationship is maintained.
• g)Regulation (Reglamento): The Regulation on Travel and Transport Expenses for Public Officials issued by the Contraloría General de la República.
• h)Habitual Residence (Residencia Habitual): The place where the official permanently conducts their family, social, and cultural activities inherent to human beings.
• i)SINAC: Sistema Nacional de Áreas de Conservación.

This provision regulates the payment of per diem and transport expenses to permanent or interim officials of SINAC, or of any other Public Institution that provides services to SINAC through the signing of a cooperation agreement for that purpose, and to civil society representatives on the Local Councils (COLAC), Regional Councils of Conservation Areas (CORAC), and the National Council of Conservation Areas (CONAC); in accordance with Articles 16 and 22 of the Regulation on Travel and Transport Expenses for Public Officials issued by the Contraloría General de la República and in compliance with the provisions of Article 23 of Law No. 7788 or the Biodiversity Law, and Article 37 of Executive Decree No. 34433-MINAE, titled the Regulation to the Biodiversity Law.

That in accordance with Article 12, subsection t) of the Regulation to the Biodiversity Law, Executive Decree No. 34433-MINAE published in La Gaceta No. 68 of April 8, 2008, the National Council of Conservation Areas (CONAC), through Agreement No. 18 of Ordinary Session No. 04-2013 held on April 29, 2013, approved this regulation.

On the regulation of Article 37 of the Regulation to the Biodiversity Law

Said report must have the endorsement of the Director of the respective Conservation Area.

On the procedure for the payment of per diem according to Article 16 of the Regulation on Travel and Transport Expenses for Public Officials issued by the Contraloría General de la República

Based on the provisions of Article 16 of the Regulation on Travel and Transport Expenses for Public Officials issued by the Contraloría General de la República, per diem may be covered for officials provided they meet the following conditions:

• a)When the field trip is conducted within the same Canton where the work center is located and the distance from it exceeds 20 kilometers.
• b)In the event that the distance is less than that indicated in the preceding point, the payment of per diem may be made when, due to circumstances inherent to the task to be performed, the official does not have sufficient time to return to their place of work to fulfill the respective meal period; does not have transport facilities available; or when circumstances do not allow them to return to the place of work and they must remain at the site where they are performing their duties. The foregoing, by virtue of the duty to safeguard institutional interests and to exercise the functions entrusted to them.
• c)For the payment authorized in subsection b) of this article to become effective, the respective field trip report must include the justification regarding the conditions of urgency or institutional interest that warrant this payment. The immediate supervisor must monitor that the justifications given are real and shall do so by signing the field trip report as is currently established. This payment must conform to the amounts and schedules contained in the Regulation on Travel and Transport Expenses for Public Officials issued by the Contraloría General de la República.
• d)These exceptions shall not apply to field trips or tasks performed by officials within the boundaries of the ASP (Áreas Silvestres Protegidas) in the execution of routine tasks such as control and protection patrols, environmental education (educación ambiental), land tenure (tenencia de la tierra), and others.

Due to the particularity of some Áreas Silvestres Protegidas (ASP), whose geographic conditions differ, each year in the month of January, based on the justifications issued by each Conservation Area Director, the Executive Directorate (Dirección Ejecutiva) will issue an Administrative Resolution establishing a list of ASP that will be excluded from what is indicated in the first paragraph of this subsection and in which per diem coverage may be executed for internal field trips within those ASP, respecting the regulations included in this regulation and in the Regulation on Travel and Transport Expenses for Public Officials issued by the Contraloría General de la República.

In the case of the execution of operations in the ASP or in Áreas Marinas Protegidas, which involve remaining, for extended periods of time, in places where there are no commercial establishments for the provision of food and which require officials to make provisions to supply themselves with food before the start of the said operation, payment of the respective per diem is authorized. This payment shall not be authorized when, for the execution of the operation, SINAC supplies the required meals.

In the case of the execution of these operations (marine or terrestrial) with the provision of food by SINAC, when due to emergency situations, which oblige officials to remain in some place, requiring lodging and meals and even transport, SINAC, through the respective unit, may cover the pertinent per diem in compliance with the provisions established in this regulation and in the Regulation on Travel and Transport Expenses for Public Officials issued by the Contraloría General de la República.

The following procedure must be observed for the processing of per diem settlements:

• a)When no per diem advance is made, the officials of the Conservation Areas shall have up to the period corresponding to the current calendar month to submit the settlement. Once the month has concluded, and during the first seven business days of the following month, they must process before the respective units the Solicitud de Liquidación de Viáticos, which must be delivered to the Financial Accounting Department of the Executive Directorate no later than the seventh business day of that following month.
• b)When the official receives a per diem advance, the settlement must be processed within the seven business days following the return or reinstatement to their place of work. If the settlement includes the reimbursement of funds, the receipt for that reimbursement must be attached to the Solicitud de Liquidación de Viáticos.
• c)Failure to comply with the provisions in subsections a) and b) shall cause the loss of the right to the settlement of the per diem corresponding to that month.
• d)To ensure compliance with the time periods contained in subsections a) and b) of this article, the financial-administrative units of the Conservation Areas must stamp the receipt date on the Solicitud de Liquidación de Viáticos.

When, during the execution of a field trip or meeting away from the place of work, SINAC or another public entity or an entity of another nature supplies meals and/or lodging, the official or the civil society members representing on the COLAC, CORAC, and CONAC may not include any of those items in the per diem settlement.

Final Provisions

Every employee responsible for authorizing with their signature expenses provided for in this regulation shall be obligated to verify the veracity and justification of the authorized amounts and shall be jointly and severally liable for damages of any nature arising from the breach of said obligations.

The Internal Audit and the Administrative Coordination (Coordinación Administrativa) of the Executive Secretariat and of the Conservation Areas, through the SINAC Financial Department and the accounting departments of the Conservation Areas, shall oversee the rectitude of the procedures contemplated in this regulation.

Serious offenses must be understood in accordance with the provisions of the Reglamento Autónomo de Servicios of the Ministry of Environment and Energy, applicable to SINAC officials, and for the specific case, any alteration or information that leads to error or deceit in the application of this regulation is classified as a serious offense.

Officials and the respective supervisor who fail to comply with the stipulations of this regulation shall be subject to the corresponding sanctions according to the Reglamento Autónomo de Servicios of SINAC and other regulations applicable to the case.

For the resolution of situations not provided for in this Regulation, the Administration is empowered to apply, on a supplementary basis, the provisions stipulated in the Regulation on Travel and Transport Expenses for Public Officials issued by the Contraloría General de la República.

Para efectos del presente reglamento, se definen los siguientes términos y conceptos:

• a)ASP: Áreas Silvestres Protegida.
• b)CONAC: Consejo Nacional de Áreas de Conservación.
• c)CORAC: Consejo Regional de Áreas de Conservación.
• d)Centro de Trabajo: Dependencia, proyecto o lugar donde habitualmente labora el funcionario.
• e)Funcionario: Servidor del SINAC en propiedad o interino; o de una Institución Pública que preste sus servicios al SINAC mediante la suscripción de un convenio de cooperación interinstitucional.
• f)Lugar de Trabajo: Ubicación geográfica de la dependencia, proyecto o lugar en el que el funcionario realiza o realizará el desarrollo normal de labores durante el tiempo que se mantenga la relación de servicio.
• g)Reglamento: Reglamento de Gastos de Viaje y Transporte para Funcionarios Públicos emitido por la Contraloría General de la República.
• h)Residencia Habitual: Lugar donde permanentemente el funcionario desarrolla sus actividades familiares, sociales y culturales propias del ser humano.
• i)SINAC: Sistema Nacional de Áreas de Conservación.

La presente disposición regula el pago de viáticos y gastos de transporte a los funcionarios en propiedad o interinos del SINAC, o de cualquier otra Institución Pública que presten sus servicios al SINAC mediante la suscripción de un convenio de cooperación para tal fin y a los representantes de la sociedad civil en los Consejos Locales (COLAC), Consejos Regionales de Áreas de Conservación (CORAC) y el Consejo Nacional de Áreas de Conservación (CONAC); según los artículos 16 y 22 del Reglamento de Gastos de Viaje y Transporte para Funcionarios Públicos emitido por la Contraloría General de la República y en apego a lo establecido en el artículo 23 de la Ley N° 7788 o Ley de Biodiversidad y en el artículo 37 del Decreto Ejecutivo No. 34433-MINAE, denominado Reglamento a la Ley de Biodiversidad.

Que de conformidad con el artículo 12, inciso t) del Reglamento a la Ley de Biodiversidad, Decreto Ejecutivo Nº 34433-MINAE publicado en La Gaceta Nº 68 del 8 de abril de 2008, el Consejo Nacional de Áreas de Conservación (CONAC), mediante acuerdo Nº 18 de la Sesión Ordinaria Nº 04-2013 celebrada el día 29 de abril de 2013, aprobó el presente reglamento.

De la regulación del artículo 37 del Reglamento a la Ley de Biodiversidad

Dicho informe contar con el aval del Director del Área de Conservación respectiva.

Del procedimiento para el pago de viáticos según el artículo 16 del Reglamento de Gastos de Viaje y Transporte para Funcionarios Públicos emitido por la Contraloría General de la República

Con fundamento en lo indicado en el artículo 16 del Reglamento de Gastos de Viaje y Transporte para Funcionarios Públicos emitido por la Contraloría General de la República, se podrán cubrir viáticos a los funcionarios siempre y cuando cumpla con las siguientes condiciones:

• a)Cuando la gira se realice dentro del mismo Cantón en que se ubica el centro de trabajo y la distancia respecto al mismo sea superior a 20 kilómetros.
• b)En el caso que la distancia sea inferior a la indicada en el punto anterior, el pago del viático se podrá efectuar cuando por circunstancias propias de la gestión a realizar, el funcionario no disponga del tiempo suficiente para regresar a su lugar de trabajo a cumplir con el periodo de alimentación respectivo; no disponga de facilidades de transporte; o bien cuando las circunstancias no le permitan regresar al lugar de trabajo y deba permanecer en el sitio en que este desarrollando sus funciones. Lo anterior, en virtud, del deber de salvaguardar los intereses institucionales y de ejercer las funciones que le han sido encomendadas.
• c)Para que el pago autorizado en el inciso b) de este artículo se haga efectivo, se requerirá que en el informe de gira respectivo se incluya la justificación sobre las condiciones de urgencia o interés institucional que ameritan este pago. La jefatura inmediata deberá vigilar porque las justificaciones esgrimidas sean reales y lo hará mediante la firma del informe de gira tal y como está establecido actualmente. Este pago se debe ajustar a los montos y horarios contenidos en el Reglamento de Gastos de Viaje y Transporte para Funcionarios Públicos emitido por la Contraloría General de la República.
• d)Estos casos de excepción no aplicarán para las giras o gestiones que realicen los funcionarios dentro de los límites del ASP en ejecución de labores rutinarias tales como recorridos de control y protección, educación ambiental, tenencia de la tierra y otros.

Por la particularidad de algunas Áreas Silvestres Protegidas (ASP), cuyas condiciones geográficas son diferentes, cada año en el mes de enero, bajo las justificaciones emitidas por cada Director de Área de Conservación, la Dirección Ejecutiva emitirá una Resolución Administrativa que establecerá una lista de ASP que quedaran excluidas de lo indicado en el primer párrafo de este inciso y en las cuales se podrá ejecutar la cobertura de viáticos en giras internas de esas ASP, respetando la normativa incluida en este reglamento y en el Reglamento de Gastos de Viaje y Transporte para Funcionarios Públicos emitido por la Contraloría General de la República.

En el caso de la ejecución de operativos en las ASP o en las Áreas Marinas Protegidas, que implican la permanencia, por espacios amplios de tiempo, en lugares donde no hay comercios para la provisión de alimentos y que requieren que los funcionarios tomen las previsiones para abastecerse de los mismos antes del inicio del mencionado operativo, se autoriza al pago del viático respectivo. Este pago no será autorizado cuando para la ejecución del operativo el SINAC suministre la alimentación requerida.

En el caso de la ejecución de estos operativos (marinos o terrestres) con provisión de alimentos por parte del SINAC, cuando por situaciones de emergencia, que obliguen a los funcionarios a permanecer en algún lugar, requiriendo hospedaje y alimentación e incluso transporte, el SINAC por medio de la dependencia respectiva, podrá realizar la cobertura de los viáticos pertinentes en apego a lo establecido en este reglamento y en el Reglamento de Gastos de Viaje y Transporte para Funcionarios Públicos emitido por la Contraloría General de la República.

Para el trámite de liquidaciones de viáticos se debe respetar el siguiente procedimiento:

• a)Cuando no se realice adelanto de viáticos, los funcionarios de las Áreas de Conservación, dispondrán de hasta el periodo correspondiente al mes calendario en curso para realizar la liquidación. Una vez concluido el mes, y durante los primeros siete días hábiles del mes siguiente deberán tramitar ante las dependencias respectivas la Solicitud de Liquidación de Viáticos, la cual debe ser entregada en el Departamento Financiero Contable de la Dirección Ejecutiva a más tardar el sétimo día hábil de ese mes siguiente.
• b)Cuando el funcionario realice adelanto de viáticos, la liquidación deberá ser tramitada en los siete días hábiles posteriores al regreso o reintegro a su lugar de trabajo. Si la liquidación incluye el reintegro de recursos, el comprobante de ese reintegro debe ir adjunto a la Solicitud de Liquidación de Viáticos.
• c)El incumplimiento de lo normado en los incisos a) y b), provocará la pérdida del derecho a la liquidación de los viáticos correspondientes a ese mes.
• d)Para asegurar el cumplimiento de los periodos de tiempo contenidos en los incisos a) y b) de este artículo, las Dependencias financiero administrativas de las Áreas de Conservación, deberán colocar la fecha de recibido a la Solicitud de Liquidación de Viáticos.

Cuando en la ejecución de una gira o reunión fuera del lugar de trabajo, el SINAC u otro ente público o de otra naturaleza, suministren alimentación y/o hospedaje, el funcionario o los miembros de la sociedad civil representantes en los COLAC, CORAC y CONAC, no podrán incluir en la liquidación de Viáticos ninguno de esos rubros.

Todo empleado encargado de autorizar con su firma gastos previstos en el presente reglamento, estará obligado a constatar la veracidad y justificación de los montos autorizados y será solidariamente responsable por los perjuicios de cualquier índole que se deriven del incumplimiento de dichas obligaciones.

La Auditoría Interna y la Coordinación Administrativa de la Secretaría Ejecutiva y de las Áreas de Conservación, por medio del Departamento Financiero del SINAC y los Departamentos contables de las Áreas de Conservación, vigilará por la rectitud de los procedimientos contemplados en el presente reglamento.

Las faltas graves deberán entenderse en concordancia con lo dispuesto en el Reglamento Autónomo de Servicios del Ministerio de Ambiente y Energía, aplicable a los funcionarios del SINAC y para el caso concreto, se califican como faltas graves toda alteración o información que conduzca a error o engaño en la aplicación del presente reglamento.

Los funcionarios y la Jefatura respectiva que incumplan lo estipulado en el presente reglamento, serán acreedores de las sanciones correspondientes según el Reglamento Autónomo de Servicios del SINAC y demás normativa aplicable al caso.

Para la solución de aquellas situaciones no previstas en el presente Reglamento, la Administración se encuentra facultada para aplicar de forma supletoria lo estipulado en el Reglamento de Gastos de Viaje y Transporte para Funcionarios Públicos emitido por la Contraloría General de la República.