INCOPESCA Bond RegulationReglamento de Garantías INCOPESCA

The provisions contained in this Regulation are applicable to the members of the Board of Directors and to all those officials of INCOPESCA who collect, guard, or administer public funds or securities.

The purpose of the bond (caución) is to guarantee the compensation for potential damages and losses that the responsible principal (caucionante), in the exercise of their duties, may cause to the patrimony of INCOPESCA, without this limiting the eventual civil and criminal liability.

• a)INCOPESCA: Costa Rican Institute of Fisheries and Aquaculture b) Bond or Guarantee (Caución o Garantía): The amount provided by the principal (caucionante) in the various forms permitted in this Regulation, to fulfill the assigned duties in favor of the Public Treasury.
• c)Principal (Caucionante): Any member of the Board of Directors, as well as those officials of INCOPESCA in charge of collecting, guarding, and administering public funds and securities.
• d)Custodian of Public Funds or Securities (Custodio de fondos o valores públicos): Corresponds to the official who, by the nature of their responsibilities, guards or has in their charge public resources, goods, or securities.
• e)Public Funds (Fondos públicos): Are resources, securities, goods, and rights of a public nature, in accordance with article 9 of the Organic Law of the General Comptrollership of the Republic.
• f)Executive Senior Official (Jerarca Ejecutivo): Is the single-person body, constituted by the Executive President, who is the institutional senior official in charge of the daily operation and functioning of the administration".
• g)Supreme Senior Official (Jerarca supremo): The Board of Directors of the Costa Rican Institute of Fisheries and Aquaculture h) Fidelity Policy (Póliza de fidelidad): Insurance contract offered by entities authorized to provide that service, by which the members of the Board of Directors or the officials provide a guarantee for the benefit of the State in order to secure the damages and losses caused by the commission of negligent and/or willful acts by them, in the performance of their work.
• i)Collector of Public Funds or Public Securities (Recaudador de fondos públicos o valores públicos): Corresponds to the official who, due to their responsibilities, collects public funds.
• j)Patrimony: Assets belonging to the official.

The bond (caución) in favor of INCOPESCA shall be made by subscribing, against the patrimony (peculio) of the member of the Board of Directors or the official obligated to provide the bond, a fidelity policy with entities or insurance companies authorized by the General Superintendence of Insurance (SUGESE).

The guarantees offered by the members of the Board of Directors, or by the officials who are obligated to provide a bond (caución), must be in force during the entire time they hold their positions, or while an administrative procedure for damages and losses is pending.

The members of the Board of Directors must provide the bond upon joining their position. New officials, or those who have changed positions, must provide the guarantee once notified by Human Resources of their appointment to the position and before assuming the duties of collection, custody, administration, or disposition of the entrusted public funds. In the case of officials who have already been exercising the duties of collection, custody, or administration of public funds or securities, they must continue to provide the bond.

It shall be the responsibility of Human Resources to ensure that the obligated person has provided the corresponding guarantee, in accordance with this Regulation.

Of the Principals

The members of the Board of Directors and all those officials who collect, guard, or administer public funds and securities must provide a bond (caucionar), according to the following levels:

• a)Level A (Superior).
• b)Level B (Heads and coordinators).
• c)Level C (Operative).

Those officials who substitute for the absence of the incumbent through temporary substitutions (suplencias) or additional assignments (recargos) at said levels, for a period equal to or greater than three months, must also provide the respective bond. The obligation to provide a bond remains even when the nomenclature of the position varies, as long as the functions remain analogous.

By reasoned resolution of the Executive Presidency, following a study or report prepared on the matter by the General Administrative Directorate in coordination with Human Resources, INCOPESCA may subject other positions or additional functions, beyond those already contemplated, to bond. Once the resolution is final and the person who must provide a bond is notified, they will have a maximum of one calendar month to fulfill the respective obligation.

At this level, the following must provide a bond for the exercise of their positions during the entire term of their appointment:

• a)The members of the Board of Directors b) The Executive President

At this level, the following must provide a bond for the exercise of their positions:

• a)The Internal Auditor b) The Administrative Director c) The Technical Director d) The Director of Fishing and Aquaculture Organizations e) Technical Deputy General Director f) The Head of the Financial Department g) The Head of Treasury h) The Head of Budget i) The Head of Human Resources j) The Head of Procurement k) The Head of the General Services Unit l) The Administrator of the Fishing Terminal m) Head of the Protection and Registry Department n) Head of the Fuel Unit o) Directors and heads of Regional Offices, Offices, and Stations

At this level, those who perform the following functions must provide a bond:

• a)Person in charge of the collection cash window b) Person in charge of the petty cash c) Person in charge of the Materials Warehouse d) Official who authorizes the fuel exoneration for the fishing sector

For the official who, already being obligated to provide a bond, is assigned a function that generates the same duty, they shall provide bond only once and for the greater amount.

The principal (caucionante) who, for any reason, is transferred from one position to another, implying a new placement in the classification by levels of responsibility, must adjust the bond in accordance with the new situation, for which they will have a maximum period of one calendar month, counted from the date on which they are so notified by Human Resources.

Persons occupying the positions cited in articles 8, 9, and 10, and others that, in accordance with a resolution issued by the Executive Presidency, are obligated to provide a guarantee, must maintain the bond when, for any reason, the name or title of the class of position they hold is changed, provided that the nature of the functions they perform is maintained.

Those officials who on an interim or temporary basis occupy any of the positions mentioned in articles 8, 9, or 10 above, must provide a guarantee when their appointment exceeds three months.

The Human Resources Section shall warn the official of the obligation to provide the bond when it becomes aware that the interim appointment or substitution will be for more than three months.

Human Resources may review the list of officials obligated to provide a bond, for which it must consider, among other aspects:

• a)The existence, in a separate or combined manner, of the functions and activities of administering, guarding, or collecting public funds and securities.
• b)The reliability and effectiveness of the internal control system and the degree of risk according to the assessment made by the Administration.
• c)The level of responsibility and the amount administered by the principal (caucionante).

Of the Amount to be Bonded

The General Administrative Directorate in coordination with the Human Resources headship may update the amount to bond for each level. The new amounts shall be communicated by the Human Resources Headship, in writing, to the principal officials, so that they proceed with the corresponding renewal. The officials who must adjust to the new bond amount shall have, for this purpose, a maximum period of twenty business days counted from the notification of said communication. According to the level of responsibility, the calculation of the bond amounts shall be made as follows:

• a)Level A: Those who hold positions classified within Level A shall provide a bond with coverage up to ¢1,000,000.00. (As amended by AJDIP-005-2012).
• b)Level B: Those officials who hold positions classified within Level B shall provide a bond with coverage up to ¢750,000.00. (As amended by AJDIP-005-2012).
• c)Level C: Those who hold positions classified within Level C shall provide a bond with coverage up to ¢500,000.00. (As amended by AJDIP-005-2012).

The amounts indicated for Levels A, B, and C shall be adjusted every three years, based on the inflation amount reported by the Central Bank of Costa Rica for the previous year. (As amended by AJDIP-005-2012).

Of the Administration, Custody, Control, and Execution of the Bonds

The administration and custody of the bonds shall be the competence of the Human Resources Section, for which it shall:

• a)Receive, guard in each official's file, and verify the fidelity of the documents proving the presentation of guarantees by the principals (caucionantes), establishing the pertinent controls and security measures for this purpose.
• b)Notify the principal in writing, with a minimum of twenty business days' notice, of the obligation to renew or update the bond. The absence of a reminder does not exempt the principal from their duty to renew the bond.
• c)Maintain an updated registry of the principals, containing at least: name, position, type of guarantee, policy number, group to which they belong, insured amount, date of issuance, and expiration of the guarantee.

Every three years from the entry into force of this Regulation, the General Administrative Directorate, in coordination with the Human Resources headship, shall update the amount of the guarantee that principals must provide, based on the inflation amount reported by the Central Bank of Costa Rica for the previous year, in accordance with the provisions established in article 16 of this Regulation. (As amended by AJDIP-005-2012).

It shall be the responsibility of the General Administrative Directorate of the Institution to carry out the steps for the corresponding compensation in accordance with the procedure and the requirements requested by the entity or insurance company.

The execution of the guarantee must be preceded by an administrative procedure processed in accordance with Book Two of the General Law of Public Administration, demonstrating the fault of the servant principal and ordering the compensation for the damages and losses caused to INCOPESCA, without prejudice to other applicable administrative, civil, and criminal liabilities.

When the guarantee is insufficient, the specific case must be assessed, with the aim of resorting to a simplified executory process (vía ejecutiva simple) in order to collect the outstanding balance.

Of the Liability

The Human Resources Headship, in compliance with the provisions of this Regulation, shall notify the officials obligated to provide the bond of their obligation to do so and to present the proof demonstrating the provision of the guarantee in question within the deadlines defined in this Regulation. The official who, having been warned of the lack of presentation of the guarantee, continues in non-compliance for more than twenty business days, following the fulfillment of due process, shall be subject to dismissal without employer liability (sin responsabilidad patronal), according to the procedures contemplated in article 120 of the Law on the Financial Administration of the Republic and Public Budgets. In the case of the members of the Board of Directors, whoever has been warned and continues in non-compliance according to the provisions, shall cause the administrative body to communicate this to the Board of Directors so that it proceeds according to request the due process before the Government Council.

The lack of presentation of the guarantee shall be grounds for cessation in the position without employer liability, in the terms contemplated in article 120 of the Law on the Financial Administration of the Republic and Public Budgets, for those cases in which, the official having been warned to this effect, continues in non-compliance for more than twenty business days.

As provided in articles 110, subsection l), and 113 of the Law on the Financial Administration of the Republic and Public Budgets, in the case of the officials in charge of receiving, guarding, and controlling the presentation of bonds, it shall constitute an event generating administrative liability and the application of the corresponding sanctioning regime by giving the obligated servant possession of the position without first providing the stipulated bond.

The immediate superior who, having knowledge of any improper act or omission on the part of the principal, does not communicate it to the Human Resources Section shall be subject to administrative liability, considering that any falsehood, concealment, or willful act in the information provided to the entity or insurance company shall render the policy void.

It shall be effective from its publication.

Transitory Provision I.—The officials who are obligated to provide a bond as of the date this Regulation enters into force shall have a period of one calendar month to process the bond and present a copy to the Human Resources Section.

Transitory Provision II.—The officials who, upon the entry into force of this Regulation, maintain current bond guarantees may wait until their expiration, and at the time of their renewal, must adjust to the levels and coverage established in this regulation.

Las disposiciones contenidas en este Reglamento son aplicables a los miembros de la Junta Directiva y a todos aquellos funcionarios del INCOPESCA que recauden, custodien o administren fondos o valores públicos.

La caución tiene como finalidad garantizar el resarcimiento de eventuales daños y perjuicios, que el caucionante responsable, en el ejercicio de sus funciones, pueda producir al patrimonio de INCOPESCA, sin que ello limite la eventual responsabilidad civil y penal.

• a)INCOPESCA: Instituto Costarricense de Pesca y Acuicultura b) Caución o Garantía: Monto que rinde el caucionante en las distintas formas permitidas en este Reglamento, para cumplir con las funciones asignadas a favor de la Hacienda Pública.
• c)Caucionante: Cualquier miembro de Junta Directiva, así como aquellos funcionarios de INCOPESCA, encargados de recaudar, custodiar y administrar fondos y valores públicos.
• d)Custodio de fondos o valores públicos: Corresponde al funcionario que por la índole de sus responsabilidades, custodia o tiene a su cargo recursos, bienes o valores públicos.
• e)Fondos públicos: Son recursos, valores, bienes y derechos de naturaleza pública, de conformidad con el artículo 9º de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República.
• f)Jerarca Ejecutivo: Es el órgano unipersonal, constituido por el Presidente Ejecutivo, el cual es el jerarca institucional encargado de la operación y funcionamiento cotidiano de la administración".
• g)Jerarca supremo: La Junta Directiva del Instituto Costarricense de Pesca y Acuicultura h) Póliza de fidelidad: Contrato de seguro ofrecido por entidades autorizadas a brindar ese servicio, por el cual los miembros de Junta Directiva o los funcionarios rinden garantía en beneficio del Estado con tal de afianzar los daños y perjuicios causados por la comisión de actos culposos y/o dolosos por parte de éstos, en el desempeño de su labor.
• i)Recaudador de fondos públicos o valores públicos: Corresponde al funcionario que por sus responsabilidades recauda fondos públicos.
• j)Peculio: Patrimonio perteneciente al funcionario.

La caución a favor de INCOPESCA se hará mediante la suscripción con cargo al peculio del miembro de Junta Directiva o del funcionario obligado a rendir la caución, de una póliza de fidelidad ante las entidades o empresas aseguradoras autorizadas por la Superintendencia General de Seguros (SUGESE).

Las garantías ofrecidas por los miembros de Junta Directiva, o por los funcionarios que estén obligados a rendir caución, deberán estar vigentes durante todo el tiempo que ocupen sus cargos, o mientras se encuentre pendiente un procedimiento administrativo por daños y perjuicios.

Los miembros de Junta Directiva deberán rendir caución al momento de integrarse a su puesto. Los funcionarios nuevos o que han cambiado de puesto, deberá rendir la garantía una vez notificados por Recursos Humanos de su designación en el puesto y antes de asumir las funciones de recaudación, custodia, administración o disposición de los fondos públicos encargados. En el caso de los funcionarios que ya han venido ejerciendo las funciones de recaudación, custodia o administración de fondos o valores públicos, deberán continuar rindiendo la caución.

Corresponderá a Recursos Humanos velar porque la persona obligada haya rendido la garantía correspondiente, de conformidad con este Reglamento.

De los Caucionantes

Deberán caucionar los miembros de Junta Directiva y todos aquellos funcionarios que recauden, custodien o administren fondos y valores públicos, según los siguientes niveles:

• a)Nivel A (Superior).
• b)Nivel B (Jefaturas y coordinadores).
• c)Nivel C (Operativo).

También deberán rendir la respectiva caución, los funcionarios que suplan por ausencias del titular mediante suplencias o recargo a dichos niveles, durante un plazo igual o mayor a tres meses. La obligación de caucionar se mantiene aún cuando la nomenclatura del puesto varíe, siempre que las funciones se mantengan análogas.

Por resolución razonada de la Presidencia Ejecutiva, previo estudio o informe que al respecto elabore la Dirección General Administrativa en coordinación con Recursos Humanos, INCOPESCA podrá sujetar a caución otros puestos o función adicional, a los ya contemplados. Firme la resolución y notificado, quien deba caucionar, contará con un máximo de un mes calendario para cumplir con la respectiva obligación.

En este nivel deben rendir caución para el ejercicio de sus cargos durante todo el tiempo de su nombramiento:

• a)Los miembros de la Junta Directiva b) El(la) Presidente(a) Ejecutivo(a)

En este nivel deben rendir caución para el ejercicio de sus cargos:

• a)El Auditor(a) Interno (a) b) El(la) Director(a) Administrativo(a) c) El(la) Director(a) Técnico d) El(la) Director(a) Organizaciones Pesqueras y Acuícolas e) Subdirector General Técnico f) El(la) Jefe(a) del Departamento Financiero g) El(la) Jefe(a) de Tesorería h) El(la) Jefe(a) de Presupuesto i) El(la) Jefe(a) de Recursos Humanos j) El (la) Jefe(a) de Proveeduría k) Jefe de la Unidad de Servicios Generales l) El Administrador(a) de la Terminal Pesquera m) Jefe Departamento de Protección y Registro n) Jefe de Unidad de Combustible o) Directores y jefes de Regionales, Oficinas y Estaciones

En este nivel deben rendir caución quienes desempeñen las funciones de:

• a)Encargado(a) de caja recaudadora b) Encargado(a) de caja chica c) Encargado(a) del Almacén de Materiales d) Funcionario(a) que autoriza la exoneración de combustible al sector pesquero

Al funcionario que estando obligado a caucionar, se le asigne una función que genere ese mismo deber, caucionará una sola vez y por el monto mayor.

El caucionante que por algún motivo sea trasladado de un puesto a otro, que implique una nueva ubicación en la clasificación por niveles de responsabilidad, deberá ajustar la caución conforme a la nueva situación, para lo cual contará con un plazo máximo de un mes calendario, contado a partir de la fecha en que así sea notificado por Recursos Humanos.

Las personas que ocupen los cargos citados en los artículos 8º, 9º y 10 y los otros que de acuerdo con resolución emitida por la Presidencia Ejecutiva, estén obligados a rendir garantía, deberán mantener la caución cuando por alguna razón el nombre o título de la clase de puesto que ocupan sea variado, siempre que se mantenga la naturaleza de las funciones que realizan.

Aquellos funcionarios que de manera interina o transitoria ocupen cualquiera de los puestos o cargos mencionados en los artículos 8º, 9º o 10 anteriores, deberán rendir garantía cuando su nombramiento sea mayor de tres meses.

La Sección de Recursos Humanos prevendrá al funcionario de la obligación de rendir la caución, cuando tenga conocimiento de que el nombramiento interino o la suplencia serán superiores a los tres meses.

Recursos Humanos podrá revisar el listado de funcionarios obligados a caucionar, para ello deberá de considerar, entre otros aspectos:

• a)La existencia en forma separada o combinada de las funciones y actividades de administrar, custodiar o recaudar fondos y valores públicos.
• b)La confiabilidad y eficacia del sistema de control interno y el grado de riesgo de acuerdo con la valoración realizada por la Administración.
• c)El nivel de la responsabilidad y el monto administrado por el caucionante.

Del monto por caucionar

La Dirección General Administrativa en coordinación con la jefatura de Recursos Humanos podrá actualizar el monto a caucionar para cada nivel. Los nuevos montos serán comunicados por la Jefatura de Recursos Humanos, por escrito a los funcionarios(as) caucionantes, para que procedan con la renovación correspondiente. Los(as) funcionarios(as) que deban ajustarse al nuevo monto de la caución, contarán al efecto, con un plazo máximo de veinte días hábiles contados a partir de la notificación de dicho comunicado. Según el nivel de responsabilidad, el cálculo de los montos de las cauciones se hará de la siguiente manera:

• a)Nivel A: Quienes desempeñen puestos clasificados dentro del nivel A, deberán rendir una caución con cobertura hasta por ¢1.000.000,00. (Así modificado mediante AJDIP-005-2012).
• b)Nivel B: Aquellos funcionarios que desempeñen puestos clasificados dentro del nivel B, deberán rendir una caución con cobertura hasta por ¢750.000,00. (Así modificado mediante AJDIP-005-2012).
• c)Nivel C: Quienes desempeñen puestos clasificados dentro del nivel C, deberán rendir una caución con cobertura hasta por ¢500.000,00. (Así modificado mediante AJDIP-005-2012).

Los montos indicados para los Niveles A, B y C, serán ajustados cada tres años, tomando como base el monto de la inflación reportado por el Banco Central de Costa Rica del año anterior. (Así modificado mediante AJDIP-005-2012).

De la administración, custodia, control y ejecución de las cauciones

La administración y custodia de las cauciones serán competencias de la Sección de Recursos Humanos, para lo cual deberá:

• a)Recibir, custodiar en el expediente de cada funcionario(a) y verificar la fidelidad de los documentos que comprueben la presentación de garantías por parte de los caucionantes, estableciendo para ello los controles y medidas de seguridad pertinentes.
• b)Notificar por escrito al caucionante, con un mínimo de veinte días hábiles de anticipación, la obligación de renovar o actualizar la caución. La ausencia de recordatorio no exime al caucionante de su deber de renovación de la caución.
• c)Mantener un registro actualizado de los caucionantes, que contenga al menos: nombre, puesto, tipo de garantía, número de póliza, grupo al que pertenece, monto asegurado, fecha de emisión y vencimiento de la garantía.

Cada tres años a partir de la vigencia de este Reglamento, la Dirección General Administrativa en coordinación con la jefatura de Recursos Humanos, actualizará el monto de la garantía que deben rendir los caucionantes, tomando como base el monto de la inflación reportado por el Banco Central de Costa Rica para el año anterior, de conformidad con lo establecido en el artículo 16 del presente Reglamento. (Así modificado mediante AJDIP-005-2012).

Corresponderá a la Dirección General Administrativa de la Institución realizar las gestiones para la correspondiente indemnización de conformidad con el trámite y los requisitos solicitados por parte de la entidad o empresa aseguradora.

La ejecución de la garantía debe ir precedida de un procedimiento administrativo tramitado conforme al Libro Segundo de la Ley General de la Administración Pública, en donde se demuestre la falta del servidor caucionante y se ordene el resarcimiento de los daños y perjuicios producidos al INCOPESCA, sin perjuicio de otras responsabilidades administrativas, civiles y penales que correspondan.

Cuando la garantía sea insuficiente, se deberá valorar el caso en concreto, con el fin de acudir a la vía ejecutiva simple a efecto de cobrar el saldo pendiente.

De la responsabilidad

La Jefatura de Recursos Humanos, en cumplimiento de lo dispuesto por el presente Reglamento, notificará a los funcionarios obligados a rendir la caución su obligación de hacerlo y presentar el comprobante que demuestre la rendición de la garantía en cuestión dentro de los plazos definidos en el presente Reglamento. El funcionario que habiendo sido prevenido de la falta de presentación de la garantía y mantenga su incumplimiento por más de veinte días hábiles, previo cumplimiento del debido proceso, suplirá su despido sin responsabilidad patronal, según los trámites contemplados en el artículo 120 de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos. En el caso de los miembros de Junta Directiva, quien habiendo sido prevenido e incumpliere según lo dispuesto, producirá que el órgano administrativo lo comunique al seno de la Junta Directiva para que ésta proceda conforme a solicitar el debido proceso ante el Consejo de Gobierno.

La falta de presentación de la garantía será causal para el cese en el cargo sin responsabilidad patronal, en los términos contemplados en el artículo 120 de la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, para aquellos casos en que, prevenido al efecto el funcionario(a), mantenga su incumplimiento por más de veinte días hábiles.

Conforme lo dispuesto en los artículos 110, inciso l) y 113 de la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, en el caso de los funcionarios(a) encargados de recibir, custodiar y controlar la presentación de cauciones, constituirá un hecho generador de responsabilidad administrativa y la aplicación del régimen sancionatorio correspondiente al darle al servidor obligado posesión del cargo sin rendir previamente la caución dispuesta.

Será objeto de responsabilidad administrativa el superior inmediato que teniendo conocimiento de cualquier acto u omisión indebida por parte del caucionante no lo comunique a la Sección de Recursos Humanos, considerando que cualquier falsedad, ocultamiento o hecho doloso en la información suministrada a la entidad o empresa aseguradora dejará sin efecto la póliza.

Rige a partir de su publicación.