REFRINA RegulationReglamento REFRINA

PIMA: Programa Integral de Mercadeo Agropecuario of the Instituto de Fomento y Asesoría Municipal.

Board of Directors: Board of Directors of PIMA, established in Article 3 of Law 6142 as amended by Law 8375.

Management: Understood as the highest functional administration hierarchy of PIMA, and the executing body of the decisions of the Board of Directors.

Administration: Shall be understood as the Administration of REFRINA, which shall comprise the management of REFRINA and the processes of customer service, operation and storage, maintenance, and others established in the corresponding Legal regulations.

Refrina: National Refrigeration Network: macro-process of PIMA dedicated to the low-temperature storage of perishable products (in freezing and refrigeration), under the strictest temperature controls, for which it uses the national cold-storage facilities located on lands and concessions of PIMA.

Customer service: Shall be the program process that will carry out coordination, liaison, and persuasion actions to provide the best attention to customer needs and guarantee the effective collection of usage fees for cold spaces or any other related service that is provided.

Maintenance: Shall be the program process responsible for guaranteeing the correct technical support through the timely provision of preventive and corrective services required by the cooling services and the facilities.

Operation and storage: Shall be the program process responsible for providing the storage and unloading of the different products that enter the cold chambers.

User: Shall be any natural or legal person that uses its facilities and services of the national cold-storage facilities.

Concession of right of use (Concesión de derecho de uso): The concession contract of right of use is the instrument by which PIMA grants the concession for the use of its cold-storage facilities to a user for a fee (a título oneroso) for a determined period, and for its use in an established and specific purpose according to Article four.

Fee (Canon): Monetary amount to be paid by the user of the Refrigeration Network services.

• a)Chamber spaces for maintaining refrigerated status.
• b)Chamber spaces for maintaining frozen status.
• c)Use of Tunnels for quick freezing.
• d)Forklift services, flake ice production, weighing.
• e)and all those related services deemed appropriate by the Board of Directors.

Administration

It is directed by an Administrator in the capacity of Macro-process Leader, by the General Manager (Gerente General), and by the Board of Directors, in accordance with the policies, powers, and attributions established in the law, these Regulations, and other applicable provisions.

The Internal Audit of PIMA will exercise oversight of REFRINA, according to applicable laws, regulations, and provisions, as well as matters concerning internal control.

• a)The amount of the fee (canon) according to daily use, by kilo, or volume.
• b)Establishing the policies regarding payment, time, form, and timeliness of the use concessions.
• c)The establishment of a differentiated fee not specified in the present regulations, when circumstances so warrant.
• d)The total closure of REFRINA for more than two continuous days.
• e)The approval of payment arrangement benefits exceeding 10 base salaries, in accordance with Law 7337, and discounts exceeding those established herein.
• f)The establishment of new services according to market needs.
• g)The service provision hours of REFRINA.
• h)The establishment of credit policies.

The following actions shall be the competence of the Manager (Gerente):

• a)The approval of the partial or total closure of REFRINA for up to 2 days.
• b)The approval of a discount of up to 15% less than the established fee (canon), when dealing with circumstances that have the purpose of collaborating with the agri-food sector, or with small and medium-sized agricultural producers, or when it is to maintain the country's food security conditions.

(Thus amended the preceding subsection and published in Digital Supplement N° 267 of La Gaceta N° 225 of November 23, 2016) c) The approval of a discount of up to 15% less than the established fee (canon), when compliance is met with the provisions of the protocol for wholesale use of our services. This with the objective of guaranteeing the competitiveness of REFRINA in the group of similar service providers.

• d)The signing and termination of the Right of Use Contracts (contratos de Derecho de Uso) of REFRINA.
• e)The approval of payment arrangements not exceeding 10 base salaries, in accordance with Law 7337 and the current internal process.
• f)The approval of the Internal Auction Procedure (procedimiento de Remate Interno) in accordance with current regulations.
• g)The execution of any function pertaining to his position as indicated by the Board of Directors.
• h)Resolve on appeal the remedies filed against the actions of the Administration.
• i)Resolve administrative claims resulting from administrative liability.

The following actions shall be the competence of the Administration:

• a)Ensure the maintenance, hygiene, safety, and proper use of the facilities and equipment of REFRINA.
• b)Issue the necessary instructions to the users of REFRINA, so that they comply with the regulations and stipulations of the contracts with users and other applicable provisions.
• c)Ensure compliance with the hours and regulations established for the operation of the cold-storage facilities.
• d)Direct, supervise, and control the operational personnel under its charge.
• e)Establish and maintain current user records, and the records of occupancy levels of REFRINA.
• f)Issue the orders and directives for compliance with the Quality Management System.
• g)Prohibit the entry of any potentially contaminating product that threatens those already stored in the cold-storage facility, in use of the powers of the Legal System (Ordenamiento Jurídico).
• h)Order, in accordance with the current procedure, the removal and transfer from the cold-storage facilities of merchandise that shows signs of being contaminated, in poor condition, in use of the powers of the Legal System (Ordenamiento Jurídico).
• i)Order, in accordance with the current procedure, the disposal, outside the cold-storage facilities, of merchandise that has been abandoned, and whose value does not warrant the auction procedure, for which it is considered such after six months of delay in payment.
• j)Manage and promote the services of REFRINA.
• k)Process the direct contracting of use rights as an ordinary activity of REFRINA.
• l)Resolve emergency situations, acts of God, and force majeure that arise in the operation of REFRINA and inform the Manager (Gerente).
• m)Order the auction or disposal of products in accordance with the current internal procedure as well as the internal operating, functioning, and contract application standards established, as well as the applicable sanitary measures.
• n)Process administrative claims resulting from administrative liability.
• o)Request the establishment of new services.
• p)Execute any function pertaining to its position in accordance with the Job Description Manual.

Concession of right of use (Concesión de derecho de uso)

The direct contracting of use rights as an ordinary activity of REFRINA shall be processed by the Administration. The contract shall be signed by the User and Management and shall contain at least the following aspects:

• a)Service.
• b)Hours and term.
• c)Fee (Canon).
• d)Authorizations and prohibitions.
• e)Sanctions.
• f)Claims.
• g)Acceptance of these Regulations as an integral part of the contract.
• h)Subjection to the contentious-administrative jurisdiction.
• i)The expression of exclusion from civil and private matters, and indication regarding the application of the contentious-administrative jurisdiction.
• j)The exercise of the right of retention (derecho de retención) over the stored product.
• k)The power to sell the product through an administrative auction procedure in order to settle those accounts that are in default.
• l)The acceptance of the procedure for administrative collection.
• m)Establishment of penalty clauses.
• n)Place or means of notification.

It is necessary for the formalization of a right-of-use contract in spaces in cold and frozen maintenance chambers (occasional clients) to present the following documentation:

a- In the case of being a legal entity, a current copy of the legal certification (personería jurídica) must be presented, along with the identification document of the legal representative; the administration will verify through the corresponding digital means that the client is up to date with obligations to the CCSS and FODESAF.

b- In the case of being a natural person, the identification document must be presented and the administration will verify through the corresponding digital means that the client is up to date with obligations to the CCSS and FODESAF.

c- The administration may require other traceability documents that guarantee the safety and quality of the products stored for human consumption according to current regulations.

In any of the preceding cases, the concessionaire must not have pending accounts with PIMA.

(Thus amended and published in La Gaceta N° 63 of April 12, 2018)

In addition to what is indicated in Article 10, the contract shall indicate:

• a)The method of payment of the fee (canon) and the means used for the same, for which the financial systems authorized for administrative contracting may be used.
• b)Indication that the payment of the fee (canon) for the concept of right of use must be made within the first twenty working days of the invoice being issued.
• c)It must establish a penalty clause of one percent for each working day of delay once the twenty working days previously indicated have expired and up to a maximum of 10 more working days, for a maximum of 10% percent. As of the thirty-first working day, the corresponding auction of the merchandise shall proceed, and if it is insufficient, the corresponding judicial collection shall proceed, or in the contrary case, the corresponding monetary refund.
• d)The indication that when users pay with checks that cannot be credited to the accounts of PIMA, they will be charged an interest of 5% per month or fraction of a month, on the amount of the check, in addition to ¢10,000.00 for administrative expenses. Henceforth, payment in this form will not be accepted, only in cash, certified check, or cashier's check. The foregoing without prejudice to the corresponding judicial actions.

Final and transitory provisions.

The gaps in the present regulations shall be filled in accordance with the current public law regulations.

These Regulations take effect as of January 1, 2012, and repeal "The operating regulations of the National Refrigeration Network" published in La Gaceta of April 13, 2005.

Sole Transitory Provision: The administration shall have a period of one month from the publication of the present regulations to prepare the wholesale use protocol, the procedure for payment arrangements, the internal auction procedure, the product disposal procedure, and the procedure for administrative collection.

PIMA: Programa Integral de Mercadeo Agropecuario del Instituto de Fomento y Asesoría Municipal.

Consejo Directivo: Consejo Directivo del PIMA, establecido en el artículo 3 de la ley 6142 su reforma por ley 8375.

Gerencia: Entendida como la máxima jerarquía de administración funcional del PIMA, y el órgano ejecutor de las decisiones del Consejo Directivo.

Administración: Será entendido como la Administración de REFRINA, la cual comprenderá la dirección de REFRINA y los procesos de servicio al cliente, operación y almacenamiento, mantenimiento, y los demás establecidos en la normativa Jurídica correspondiente.

Refrina: Red Frigorífica Nacional: macroproceso, del PIMA dedicado al almacenamiento a bajas temperaturas de productos perecederos (en congelación y refrigeración), bajo los controles más estrictos de temperatura para lo cual se sirve de los frigoríficos nacionales ubicados en terrenos y concesiones del PIMA.

Servicio al cliente: Será el proceso del programa que efectuará las acciones de coordinación, enlace y persuasión para brindar la mejor atención a las necesidades de los clientes y garantizar el efectivo cobro de los derechos de uso por espacios en frío o cualquier otro servicio afín que se brinde.

Mantenimiento: Será el proceso del programa que se encargará de garantizar el correcto soporte técnico mediante la prestación oportuna de servicios preventivos y correctivos que requieren los servicios de enfriamiento y las instalaciones.

Operación y almacenamiento: Será el proceso del programa que se encargará de suministrar el almacenaje y desalmacenaje de los diferentes productos que ingresan a las cámaras de frío.

Usuario: Será toda persona física o jurídica que utilice sus instalaciones y servicios de los frigoríficos nacionales.

Concesión de derecho de uso: El contrato de concesión de derecho de uso es el instrumento por el cual el PIMA otorga la concesión para el uso de sus instalaciones de frigoríficos a un usuario a título oneroso por un plazo determinado, y para su utilización en un fin establecido y concreto según el artículo cuarto.

Canon: Monto dinerario a pagar por el usuario de los servicios de la red Frigorífica.

• a)Espacios en cámaras para mantenimiento de refrigerado.
• b)Espacios en cámaras para mantenimiento de congelado.
• c)Utilización de Túneles para congelamiento rápido.
• d)Servicios de montacargas, producción de hielo en escama, de pesaje.
• e)y todas aquellas relacionadas que estime el Consejo Directivo.

Administración

Es dirigido por un Administrador con carácter de Líder de Macroproceso, por el Gerente General y por el Consejo Directivo, de acuerdo con las políticas, facultades y atribuciones establecidas en la ley, este Reglamento y las demás disposiciones aplicables.

La Auditoria del PIMA ejercerá la fiscalización de REFRINA, según las leyes, reglamentos y disposiciones aplicables, así como lo concerniente a control interno.

• a)El monto del canon de acuerdo al uso diario, por kilo ó volumen.
• b)Establecer las políticas respecto a pago, tiempo, forma y oportunidad de las concesiones de uso.
• c)El establecimiento de un canon diferenciado no tipificado en el presente reglamento, cuando las circunstancias así lo ameriten.
• d)El cierre total de REFRINA por más dos días continuos e) La aprobación de beneficios de arreglos de pago superiores a 10 salarios base, de acuerdo a la ley 7337 y descuentos superiores a los aquí establecidos.
• f)El establecimiento de nuevos servicios de acuerdo a las necesidades del mercado.
• g)Los horarios de prestación de servicios de REFRINA.
• h)El establecimiento de las políticas de crédito.

Será competencia del Gerente las siguientes actuaciones:

• a)La aprobación del cierre parcial o total de hasta por 2 días de REFRINA b) La aprobación de un descuento de hasta por un 15% menor al canon establecido, cuando se trate de circunstancias que tengan como objeto colaborar con el sector agroalimentario, o con pequeños y medianos productores agropecuarios, o cuando sea para mantener las condiciones de seguridad alimentaria del país.

(Así reformado el inciso anterior y publicado en el Alcance Digital N° 267 de La Gaceta N° 225 del 23 de noviembre del 2016) c) La aprobación de un descuento de hasta por un 15% menor al canon establecido, cuando se cumpla con lo establecido en el protocolo de uso al por mayor de nuestros servicios. Esto con el objetivo de garantizar la competitividad de REFRINA en el conjunto de prestadores de servicio similares.

• d)La suscripción y rescisión de los contratos de Derecho de Uso de REFRINA e) La aprobación de Arreglos de pago no mayor a 10 salarios base, de acuerdo a la ley 7337 de acuerdo al proceso interno vigente.
• f)La aprobación del procedimiento de Remate Interno de acuerdo con la normativa vigente.
• g)La ejecución de cualquier función atinente a su cargo que le indique el Consejo Directivo.
• h)Resolver en apelación los recursos presentados contra las actuaciones de la Administración.
• i)Resolver los reclamos administrativos producto de la responsabilidad administrativa.

Será competencia de la Administración las siguientes actuaciones:

• a)Velar por el mantenimiento, higiene, seguridad y adecuado uso de las instalaciones y equipos de REFRINA.
• b)Impartir las instrucciones necesarias a los usuarios de REFRINA, a fin de que cumplan con las regulaciones y estipulaciones de los contratos con usuarios y demás disposiciones aplicables.
• c)Hacer que se cumplan los horarios y regulaciones establecidas para la operación de los frigoríficos.
• d)Dirigir, supervisar y controlar al personal operativo bajo su cargo.
• e)Establecer y mantener vigente los registros de usuarios, los registros de niveles de ocupación de REFRINA.
• f)Emitir las órdenes y directrices para el cumplimiento del Sistema de Gestión de Calidad g) Prohibir la entrada a cualquier producto potencialmente contaminante que atente contra los ya almacenados en el frigorífico, en uso de las facultades del Ordenamiento Jurídico.
• h)Ordenar de acuerdo al procedimiento vigente la remoción y traslado, fuera de los frigoríficos de mercancías que presenten indicios de estar contaminadas, en mal estado en uso de las facultades del Ordenamiento Jurídico.
• i)Ordenar de acuerdo al procedimiento vigente el desecho, fuera de los frigoríficos de mercancías que hubiesen sido dejadas en abandono, y cuyo valor no amerite el procedimiento de remate, para lo cual se considera tal después de seis meses de atraso.
• j)Gestionar y promocionar los servicios de REFRINA.
• k)Gestionar la contratación directa de derechos de uso como actividad ordinaria de REFRINA l) Resolver las situaciones de emergencia, caso fortuito y fuerza mayor que se presenten en el funcionamiento de REFRINA e informar al Gerente.
• m)Disponer el remate o el desecho de productos de acuerdo con el procedimiento interno vigente así como las normas internas de operación, funcionamiento y de aplicación de contratos establecidos, así como de las medidas sanitarias aplicables.
• n)Tramitar los reclamos administrativos producto de responsabilidad administrativa.
• o)Solicitar el establecimiento de nuevos servicios.
• p)Ejecutar cualquier función atinente a su cargo de acuerdo con el Manual descriptivo de puestos.

Concesión de derecho de uso

La contratación directa de derechos de uso como actividad ordinaria de REFRINA, la tramitará la Administración. El contrato será firmado por el Usuario y la Gerencia y contendrá al menos los siguientes aspectos:

• a)Servicio.
• b)Horario y plazo.
• c)Canon.
• d)Autorizaciones y prohibiciones.
• e)Sanciones.
• f)Reclamos.
• g)Aceptación de este Reglamento como parte integral del contrato.
• h)Sujeción a la jurisdicción contencioso- administrativa.
• i)La expresión de exclusión de materia civil y privada, e indicación sobre la aplicación de la jurisdicción contencioso administrativo.
• j)El ejercicio del derecho de retención sobre el producto almacenado.
• k)La facultad para vender el producto mediante un procedimiento de remate administrativo con el fin saldar aquellas cuentas que se encuentren en mora.
• l)La aceptación del procedimiento para el cobro administrativo.
• m)Establecimiento de cláusulas penales.
• n)Lugar o medio de notificación.

Es necesario para la formalización de un contrato de derecho de uso en espacios en cámaras de frío y mantenimiento congelado (clientes ocasionales) presentar la siguiente documentación:

a- En caso de ser persona jurídica se debe presentar una copia vigente de la personería jurídica, presentar el documento de identificación del apoderado; la administración verificará por los medios digitales correspondientes que el cliente se encuentra al día con las obligaciones con la CCSS y FODESAF.

b- En caso de ser persona física se debe presentar el documento de identificación y la administración verificará por los medios digitales correspondientes que el cliente se encuentra al día con las obligaciones con la CCSS y FODESAF.

c- La administración podrá requerir de otros documentos de trazabilidad que garanticen la inocuidad y calidad de los productos almacenados para consumo humano según la normativa vigente.

En cualquiera de los casos anteriores el concesionario no deberá tener cuentas pendientes con el PIMA.

(Así reformado y publicado en La Gaceta N° 63 del 12 de abril de 2018)

Además de lo indicado en el artículo 10 el contrato indicará:

• a)La forma del pago del canon y los medios utilizados para el mismo, para lo cual se podrá utilizar los sistemas financieros autorizados para la contratación administrativa.
• b)Indicación que el pago del canon por el concepto de derecho de uso deberá realizarse dentro de los primeros veinte días hábiles de emitida la factura.
• c)Deberá establecer una cláusula penal de un uno por ciento por cada día hábil de atraso una vez vencidos los veinte días hábiles anteriormente indicados y hasta un máximo de 10 días hábiles más, para un máximo de 10% por ciento. A partir del treinta y un día hábil se procederá al correspondiente remate de la mercadería y en caso de ser insuficiente se procederá al cobro judicial correspondiente, o bien en caso contrario a la devolución dineraria correspondiente.
• d)La indicación de que cuando los usuarios paguen con cheques que no puedan ser acreditados a favor de las cuentas de PIMA, se les cobrará un interés del 5% por mes o fracción de mes, sobre el monto del cheque, además de ¢10.000,00 por gastos administrativos. En lo sucesivo no se les recibirá pago de esta forma, solo mediante efectivo, cheque certificado o de gerencia. Lo anterior sin perjuicio de las acciones judiciales correspondientes.

Las lagunas del presente reglamento serán integradas conforme a la normativa de derecho público vigente.

Este Reglamento rige a partir del 1º de enero del 2012 y deroga "El reglamento de operación de la Red Frigorífica Nacional" publicado en La Gaceta del 13 de abril del año 2005.

Transitorio Único: La administración gozará de un plazo de un mes a partir de la publicación del presente reglamento para la confección del el protocolo de uso al por mayor, el procedimiento para arreglos de pago, el procedimiento de remate interno, el procedimiento de desecho de producto y el procedimiento para el cobro administrativo.