Administrative Simplification and Regulatory Improvement LawLey de Simplificación de Trámites y Mejora Regulatoria

Articles 4, 5, 6, 7 and 10 of Law No. 8220, Protection of the Citizen from the Excess of Requirements and Administrative Procedures, of March 4, 2002, are hereby amended. The texts are as follows:

"Article 4.- Publicity of procedures and subjection to the law Any procedure or requirement, regardless of its normative source, in order to be demanded of the administered party must:

• a)Be contained in a law, an executive decree, or a regulation.
• b)Be published in the official gazette La Gaceta together with the procedure to be followed, the instructions, manuals, forms, and other corresponding documents and be located in a visible place within the institution. Likewise, a notice referring to said publication must be published in a newspaper of national circulation.

Without prejudice to the foregoing, said procedures or requirements may be disseminated through electronic media.

The citizen information office of the institutions shall be responsible for explaining to the user the requirements and the procedure for the granting of applications, permits, licenses, or authorizations. In the event of not having such an office, the institution must designate a department or a person for this purpose.

Every public official, entity, or body shall be obliged to provide the administered party with information about the procedures and requirements that are carried out in the respective administrative unit or department. For these purposes, it may not require the physical presence of the administered party, except in cases where the law expressly requires it.

For the traceability and control of documents when presented for the first time before any public entity or body, a numbered and foliated file (expediente) shall be created. In the case of physical documents, a control sheet must be included with the full name of the responsible official or officials, the date of entry to each assigned department, and the updated procedure status. In the case of electronic documents, the administered party shall be assigned a code for access to and tracking of the electronic file (expediente electrónico) or its report, which shall show a procedure log with the same information recorded on the control sheet.

When a public entity, body, or official establishes procedures and requirements for the administered party, they shall be obliged to indicate the article of the legal norm that supports said procedure or requirement, as well as the date of its publication.

To guarantee uniformity in procedures and duly inform the administered party, public entities or bodies shall also display in a visible place and disseminate through electronic means, when within their reach, the procedures they carry out and the requirements they request, in accordance with Article 4 of this law.

The Administration shall have the duty to resolve the procedure always within the legal or regulatory deadline given. The entity, body, or official of the Administration must verify the information presented by the administered party and warn them, on a single occasion and in writing, to complete the requirements omitted in the application or the procedure, or to clarify or rectify the information. The warning must be carried out by the Administration as a whole, valid for all officials, and new requirements may not be requested, nor new defects pointed out, that were not warned of in a timely manner, even if it is a different official who assesses it for the second time.

The indicated warning suspends the resolution deadline of the Administration and shall grant the interested party up to ten business days to complete or clarify; once these have elapsed, the computation of the remaining deadline provided for resolution shall continue.

In the case of applications for the granting of permits, licenses, or authorizations, once the resolution deadline granted to the Administration by the legal system has expired without it having issued a ruling, they shall be deemed approved. For the application of tacit consent (silencio positivo), it shall suffice for the administered party to present to the Administration a sworn statement (declaración jurada), duly authenticated, attesting that they have fulfilled all the necessary requirements for the granting of the permits, licenses, or authorizations and that the Administration did not resolve within the corresponding deadline.

These requirements shall be only those expressly stipulated in the laws, executive decrees, or regulations, in accordance with the provisions of Article 4 of this law.

The Administration, within the three business days following receipt of the sworn statement (declaración jurada), must issue a document stating that the deadline for the application of tacit consent (silencio positivo) has elapsed and the application was not resolved in time. If the Administration does not issue this document within the indicated deadline, the application of tacit consent (silencio positivo) shall be deemed accepted and the administered party may continue with the procedures to obtain the corresponding permit, license, or authorization, except in cases where, by constitutional provision, tacit consent (silencio positivo) does not apply.

In compliance with this procedure, the Administration must coordinate internally to inform the procedure simplification officer (oficial de simplificación de trámites), in accordance with Articles 8 and 11 of this law.

No institution may disregard or reject the application of tacit consent (silencio positivo), which operates by operation of law.

When applicable, the Administration shall apply the annulment procedure in administrative proceedings regulated in Article 173 of the General Law of Public Administration (Ley General de la Administración Pública) or shall initiate a judicial process of lesividad to demonstrate that the corresponding requirements were not fulfilled." "Article 10.- Responsibility of the Administration and the official The administered party may demand responsibility from both the Public Administration and the public official and their hierarchical superior, for non-compliance with the provisions and principles of this law.

The responsibility of the Administration shall be governed by the provisions of Articles 190 et seq. of the General Law of Public Administration (Ley General de la Administración Pública); the civil and administrative responsibility of the public official, by its Articles 199 et seq. and 358 et seq.; the criminal responsibility of the public official, as ordered by criminal legislation.

The following specific non-compliances with this law shall be considered serious offenses:

• a)Not accepting the single presentation of documents or demanding more requirements than those established in the law, executive decrees, or regulations, as established in the law.
• b)Not respecting competencies.
• c)Not publicizing procedures or not subjecting them to the law.
• d)Not informing interested parties in a clear and complete manner about the procedure.
• e)Not resolving or assessing petitions, proceedings, applications, and other documents within the deadline established for each of those procedures in the General Law of Public Administration (Ley General de la Administración Pública) or in special law.
• f)Non-compliance with the tacit consent (silencio positivo) procedure.
• g)Non-compliance with the institutional and inter-institutional coordination procedure.
• h)Disrespecting the procedure before a single administrative instance.
• i)Rejecting documents validly issued by other organs, entities, or institutions of the State in the exercise of their own competence.
• j)Not carrying out the cost-benefit evaluation of the regulation, when applicable.
• k)Not complying with the criteria issued by the Ministry of Economy, Industry, and Commerce (MEIC), through the Directorate of Regulatory Improvement (Dirección de Mejora Regulatoria), in compliance with the obligations established in this law and the principles of regulatory improvement. Cases in which the MEIC's criterion is not binding are excluded.

In application of subsection i) above, when an official considers that a document issued by another institution may present defects susceptible to producing a nullity, they shall notify the institution that issued it, and shall have a peremptory deadline of eight business days to verify the defects; once said deadline has elapsed without a response, they shall be obliged to accept the validity of the document, provided it is not annulled in accordance with the provisions of Chapter VI, Title VI, Book I of the General Law of Public Administration (Ley General de la Administración Pública), No. 6227, of May 2, 1978, and its amendments.

In the declaration of personal responsibility of the public official in administrative proceedings, the following sanctions shall be imposed, in order, according to the seriousness of the act and without prejudice to the corresponding civil and criminal responsibility:

• i)Suspension without pay or remuneration of any kind or form from three to eight days, for the first non-compliance.
• ii)Suspension without pay or remuneration of any kind or form from eight days to one month, for the second non-compliance.
• iii)Dismissal without employer liability, for cases of three or more non-compliances.

For purposes of personal responsibility of the public official, the ordinary administrative procedure provided in the General Law of Public Administration (Ley General de la Administración Pública) shall be applied.

State institutions in which the disciplinary regime is regulated by special law or regulation shall adhere to said specific regulation for the processing of the procedure and the application of the corresponding sanctions."

Articles 11, 12, 13, and 14, and a transitional provision are hereby added to Law No. 8220, Protection of the Citizen from the Excess of Requirements and Administrative Procedures, of March 4, 2002. The texts are as follows:

"Article 11.- Governing Authority The Ministry of Economy, Industry, and Commerce (MEIC), through the Directorate of Regulatory Improvement (Dirección de Mejora Regulatoria), shall be the governing body in matters of procedure simplification and regulatory improvement and, as such, must ensure compliance with this law.

The bodies and entities contemplated in Article 1 of this law shall also be responsible for ensuring its compliance and for monitoring the regulatory improvement programs that are established.

To comply with the foregoing, the respective head of department (jerarca) must designate a procedure simplification officer (oficial de simplificación de trámites) in each body or entity. These officers, together with the heads of department (jerarcas), shall be responsible for following up on the provisions of this law.

Each autonomous, semi-autonomous, or university-autonomous entity shall establish its regulatory improvement programs and designate its procedure simplification officers (oficiales de simplificación de trámites), and shall use the criteria issued in this matter by the governing body as a reference.

The institutions indicated in Article 1 of this law are obliged to carry out a cost-benefit evaluation before issuing any new regulation or amending existing ones, when they establish procedures, requirements, and processes that the administered party must fulfill before the Administration and, at all times, shall ensure that such regulations comply, in all their scope, with this law and the principles of regulatory improvement established by the regulation to this law.

Those responsible for ensuring compliance with this obligation shall be the Ministry of Economy, Industry, and Commerce (MEIC) through the Directorate of Regulatory Improvement (Dirección de Mejora Regulatoria).

The criterion issued by the Ministry of Economy, Industry, and Commerce (MEIC), through the Directorate of Regulatory Improvement (Dirección de Mejora Regulatoria), on existing procedures covered by this law, as well as on the issuance of new regulations or amendments to existing ones that contain procedures required of citizens, shall be binding for the central Public Administration.

When autonomous, semi-autonomous, or university-autonomous entities issue new regulations or amendments to existing ones that contain procedures required of citizens, they shall consult the governing body on their conformity with the principles and objectives of the improvement and simplification of procedures and with Law No. 8220 and its regulation. The criterion given by the governing body for these cases shall be in the nature of a recommendation.

The criteria issued by the Directorate of Regulatory Improvement (Dirección de Mejora Regulatoria), in application of the provisions of Article 13 of this law, must be limited to the simplification of procedures. The exercise of this power to interfere with or modify the competencies of other bodies of the Public Administration is prohibited." "Transitory.- All public bodies and entities must adjust their requirements to the provisions of Article 4 of this law, within a period of six months from its entry into force." Given at the Presidency of the Republic, San José, on the twenty-seventh day of the month of September of the year two thousand eleven.

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Refórmanse los artículos 4, 5, 6, 7 y 10 de la Ley N.° 8220, Protección al Ciudadano del Exceso de Requisitos y Trámites Administrativos, de 4 marzo de 2002. Los textos son los siguientes:

"Artículo 4.- Publicidad de los trámites y sujeción a la ley Todo trámite o requisito, con independencia de su fuente normativa, para que pueda exigirse al administrado deberá:

• a)Constar en una ley, un decreto ejecutivo o un reglamento.
• b)Estar publicado en el diario oficial La Gaceta junto con el procedimiento a seguir, los instructivos, manuales, formularios y demás documentos correspondientes y estar ubicado en un lugar visible dentro de la institución. Asimismo, en un diario de circulación nacional deberá publicarse un aviso referido a dicha publicación.

Sin perjuicio de lo anterior, dichos trámites o requisitos podrán ser divulgados en medios electrónicos.

La oficina de información al ciudadano de las instituciones será la encargada de explicarle al usuario los requisitos y el procedimiento para el otorgamiento de solicitudes, permisos, licencias o autorizaciones. En caso de no contar con esa oficina, la institución deberá designar un departamento o una persona para este fin.

Todo funcionario, entidad u órgano público estará obligado a proveerle al administrado información sobre los trámites y requisitos que se realicen en la respectiva unidad administrativa o dependencia. Para estos efectos, no podrá exigirle la presencia física al administrado, salvo en los casos en que la ley expresamente lo requiera.

Para la rastreabilidad y el control de los documentos al presentarse por primera vez ante cualquier entidad u órgano público, se creará un expediente numerado y foliado. En el caso de documentos físicos se deberá incluir una hoja de control con el nombre completo del funcionario o funcionarios responsables, la fecha de ingreso a cada departamento asignado y el estado de trámite actualizado. En el caso de documentos electrónicos, al administrado se le asignará un código para el acceso y seguimiento del expediente electrónico o su reporte, el cual mostrará una bitácora de trámite con la misma información consignada en la hoja de control.

Cuando un ente, órgano o funcionario público establezca trámites y requisitos para el administrado, estará obligado a indicarle el artículo de la norma legal que sustenta dicho trámite o requisito, así como la fecha de su publicación.

Para garantizar uniformidad en los trámites e informar debidamente al administrado, las entidades o los órganos públicos, además, expondrán en un lugar visible y divulgarán por medios electrónicos, cuando estén a su alcance, los trámites que efectúan y los requisitos que solicitan, apegados al artículo 4 de esta ley.

La Administración tendrá el deber de resolver el trámite siempre dentro del plazo legal o reglamentario dado. La entidad, el órgano o el funcionario de la Administración deberá verificar la información presentada por el administrado y prevenirle, por una única vez y por escrito, que complete los requisitos omitidos en la solicitud o el trámite, o que aclare o subsane la información. La prevención debe ser realizada por la Administración como un todo, válida para los funcionarios, y no se podrán solicitar nuevos requisitos o señalar nuevos defectos que no fueron prevenidos oportunamente, aun cuando sea otro funcionario el que lo califique por segunda vez.

La prevención indicada suspende el plazo de resolución de la Administración y otorgará al interesado hasta diez días hábiles para completar o aclarar; transcurridos estos continuará el cómputo del plazo restante previsto para resolver.

Cuando se trate de solicitudes para el otorgamiento de permisos, licencias o autorizaciones, vencido el plazo de resolución otorgado por el ordenamiento jurídico a la Administración, sin que esta se haya pronunciado, se tendrán por aprobadas. Para la aplicación del silencio positivo bastará con que el administrado presente a la Administración una declaración jurada, debidamente autenticada, haciendo constar que ha cumplido con todos los requisitos necesarios para el otorgamiento de los permisos, las licencias o las autorizaciones y que la Administración no resolvió dentro del plazo correspondiente.

Estos requisitos serán únicamente los estipulados expresamente en las leyes, los decretos ejecutivos o los reglamentos, de conformidad con lo establecido en el artículo 4 de la presente ley.

La Administración, dentro de los tres días hábiles siguientes a la recepción de la declaración jurada, deberá emitir un documento donde conste que transcurrió el plazo para la aplicación del silencio positivo y la solicitud no fue resuelta en tiempo. Si la Administración no emite este documento dentro del plazo señalado, se tendrá por aceptada la aplicación del silencio positivo y el administrado podrá continuar con los trámites para obtener el permiso, la licencia o la autorización correspondientes, salvo en los casos en que por disposición constitucional no proceda el silencio positivo.

En el cumplimiento de este procedimiento, la Administración deberá coordinar a lo interno para informar al oficial de simplificación de trámites, de conformidad con los artículos 8 y 11 de esta ley.

Ninguna institución podrá desconocer o rechazar la aplicación del silencio positivo que, opera de pleno derecho.

Cuando sea procedente, la Administración aplicará el procedimiento de nulidad en sede administrativa regulado en el artículo 173 de la Ley General de la Administración Pública o iniciará un proceso judicial de lesividad para demostrar que los requisitos correspondientes no fueron cumplidos." "Artículo 10.- Responsabilidad de la Administración y el funcionario El administrado podrá exigir responsabilidad tanto a la Administración Pública como al funcionario público y a su superior jerárquico, por el incumplimiento de las disposiciones y los principios de esta ley.

La responsabilidad de la Administración se regirá por lo establecido en los artículos 190 y siguientes de la Ley General de la Administración Pública; la responsabilidad civil y administrativa del funcionario público, por sus artículos 199 y siguientes, y 358 y siguientes; la responsabilidad penal del funcionario público, conforme lo ordena la legislación penal.

Se considerarán como faltas graves los siguientes incumplimientos específicos de la presente ley:

• a)No aceptar la presentación única de documentos o exigir más requisitos de los establecidos en la ley, los decretos ejecutivos o los reglamentos, conforme lo establecido en la ley.
• b)No respetar las competencias.
• c)No dar publicidad a los trámites ni sujetarse a la ley.
• d)No informar de forma clara y completa a las personas interesadas sobre el trámite.
• e)No resolver ni calificar las peticiones, gestiones, solicitudes y demás documentos dentro del plazo establecido para cada uno de esos trámites en la Ley General de la Administración Pública o en ley especial.
• f)Incumplir el procedimiento del silencio positivo.
• g)Incumplir el procedimiento de coordinación institucional e interinstitucional.
• h)Irrespetar el trámite ante única instancia administrativa.
• i)Rechazar los documentos expedidos válidamente por otros órganos, entes o instituciones del Estado en el ejercicio de su propia competencia.
• j)No realizar la evaluación costo-beneficio de la regulación, cuando corresponda.
• k)No acatar los criterios realizados por el Ministerio de Economía, Industria y Comercio (MEIC), por medio de la Dirección de Mejora Regulatoria, en cumplimiento de las obligaciones establecidas en esta ley y los principios de mejora regulatoria. Se excluyen los casos en que el criterio del MEIC no sea vinculante.

En aplicación del inciso i) anterior, cuando un funcionario considere que algún documento expedido por otra institución pueda presentar vicios susceptibles de producir una nulidad, así lo comunicará a la institución que lo emitió, y contará con un plazo perentorio de ocho días hábiles para comprobar los vicios, transcurrido dicho plazo sin tener respuesta tendrá la obligación de aceptar la validez del documento, siempre y cuando este no sea anulado de conformidad con lo dispuesto en el capítulo VI, título VI, libro I de la Ley General de la Administración Pública, N.º 6227, de 2 de mayo de 1978, y sus reformas.

En la declaratoria de responsabilidad personal del funcionario público en sede administrativa se impondrán, en su orden, según la gravedad del hecho y sin perjuicio de la responsabilidad civil y penal correspondiente, las siguientes sanciones:

• i)Suspensión sin goce de salario o remuneración de cualquier clase o forma de tres a ocho días, ante el primer incumplimiento.
• ii)Suspensión sin goce de salario o remuneración de cualquier clase o forma de ocho días a un mes, ante el segundo incumplimiento.
• iii)Despido sin responsabilidad patronal, para los casos de tres o más incumplimientos.

Para efectos de responsabilidad personal del funcionario público, se aplicará el procedimiento administrativo ordinario dispuesto en la Ley General de la Administración Pública.

Las instituciones del Estado en las que el régimen disciplinario está regulado por ley o normativa especial, se ajustarán a dicha regulación específica para el trámite del procedimiento y la aplicación de las sanciones correspondientes."

Adiciónanse los artículos 11, 12, 13 y 14, y un transitorio a la Ley N.° 8220, Protección al Ciudadano del Exceso de Requisitos y Trámites Administrativos, de 4 de marzo de 2002. Los textos son los siguientes:

"Artículo 11.- Rectoría El Ministerio de Economía, Industria y Comercio (MEIC), por medio de la Dirección de Mejora Regulatoria, será el órgano rector en materia de simplificación de trámites y mejora regulatoria y, como tal, deberá velar por el cumplimiento de esta ley.

Los órganos y las entidades contemplados en el artículo 1 de esta ley serán también responsables de velar por su cumplimiento y por el seguimiento de los programas de mejora regulatoria que se establezcan.

Para cumplir con lo anterior, el jerarca respectivo deberá designar un oficial de simplificación de trámites en cada órgano o ente. Estos oficiales junto con los jerarcas serán los responsables de dar seguimiento a las disposiciones de esta ley.

Cada ente autónomo, semiautónomo o con autonomía universitaria establecerá sus programas de mejora regulatoria y designará a sus oficiales de simplificación de trámites, y tendrá como referente los criterios que en esta materia emita el órgano rector.

Las instituciones señaladas en el artículo 1 de la presente ley están obligadas a realizar una evaluación costo-beneficio antes de emitir cualquier nueva regulación o reformar las existentes, cuando establezcan trámites, requisitos y procedimientos que deba cumplir el administrado ante la Administración y, en todo momento, velarán por que tales regulaciones cumplan, en todos sus alcances, con la presente ley y los principios de la mejora regulatoria que establezca el reglamento a esta ley.

Los encargados de velar por el cumplimiento de esta obligación serán el Ministerio de Economía, Industria y Comercio (MEIC) por medio de la Dirección de Mejora Regulatoria.

El criterio que emita el Ministerio de Economía, Industria y Comercio (MEIC), por medio de la Dirección de Mejora Regulatoria, sobre los trámites existentes cubiertos por esta ley, así como sobre la emisión de nuevas regulaciones o reformas a las ya existentes que contengan trámites requeridos a los ciudadanos, tendrá carácter vinculante para la Administración Pública central.

Cuando los entes autónomos, semiautónomos o con autonomía universitaria emitan nuevas regulaciones o reformas a las ya existentes que contengan trámites requeridos a los ciudadanos, consultarán al órgano rector la conformidad de estas con los principios y objetivos de la mejora y simplificación de los trámites y a la Ley N.° 8220 y su reglamento. EI criterio que vierta el órgano rector para estos casos será con carácter de recomendación.

Los criterios que emita la Dirección de Mejora Regulatoria, en aplicación de lo dispuesto en el artículo 13 de esta ley, deberán circunscribirse a la simplificación de trámites. Se prohíbe el ejercicio de esta potestad para interferir o modificar las competencias de otros órganos de la Administración Pública." "Transitorio.- Todos los órganos y las entidades públicas deberán ajustar sus requisitos a lo establecido en el artículo 4 de la presente ley, dentro del plazo de seis meses contados a partir de su entrada en vigencia." Dado en la Presidencia de la República , San José, a los veintisiete días del mes de setiembre del año dos mil once.