Guide for Elaborating Institutional Environmental Management ProgramsGuía para la Elaboración de los Programas de Gestión Ambiental Institucional

in the entirety of the text - Full Text of Norm 429 Guide for the Preparation of Environmental Management Programs in the Public Sector of Costa Rica Full Text of record: DCC6F MINISTRY OF ENVIRONMENT, ENERGY AND TELECOMMUNICATIONS R-429-2011-MINAET.-San José, at nine thirty hours on the twenty-second of July, two thousand eleven.

1. 1That on the ninth day of May, two thousand eleven, Executive Decree No. 36499-S-MINAET "Reglamento para la elaboración de Programas de Gestión Ambiental Institucional en el Sector Público de Costa Rica" was published in La Gaceta Number 88, the purpose of which is to establish the guidelines for all Public Administration institutions to formulate, update, and implement an Institutional Environmental Management Program (Programa de Gestión Ambiental Institucional, PGAI).
2. 2That Article 4 of the regulation cited above indicates that a Technical Evaluation Commission (Comisión Técnica Evaluadora, CTE) will be formed, responsible for the review and monitoring of the PGAI.
3. 3That Articles 9 and 13 of the regulation cited above indicate that the MINAET, via administrative resolution, will define through the CTE of the PGAI the guidelines, manuals, guides, and other instruments based on which the Public Administration institutions will prepare their PGAI and their progress reports.
4. 4That at the Ordinary Meeting Number One-Acta 01-2011 of the CTE of the PGAI, its formation was validated, and it was agreed to proceed with the approval and formalization of the Guide and the necessary instruments for the preparation of Environmental Management Programs in the Public Sector of Costa Rica. Therefore,

THE MINISTER OF ENVIRONMENT, ENERGY AND TELECOMMUNICATIONS

1º-To formalize the Guide and the necessary instruments for the preparation of Environmental Management Programs in the Public Sector of Costa Rica, in accordance with Articles 9 and 13 of Executive Decree No. 36499-S-MINAET "Reglamento para la elaboración de Programas de Gestión Ambiental Institucional en el Sector Público de Costa Rica".

2º-The aforementioned guide will be published on the site www.digeca.go.cr Guide for the Preparation of the Institutional Environmental Management Program (Note from Sinalevi: This norm was extracted from the website of the Dirección de Gestión de Calidad Ambiental of the Ministerio del Ambiente, Energía y Telecomunicaciones, and is transcribed below:)

Contents 1. Foreword 4 2. Introduction 5 3. The concept of Greening the Public Sector and its relationship with Institutional Environmental Management Programs (PGAI) 9 4. Institutional Environmental Management Program (PGAI) 11 4.1. Definition of the PGAI 11 4.2. Components of the PGAI 11 4.2.1. Strategic components 11 4.2.2. Cross-cutting components of the PGAI 12 4.3. Responsible Parties for the Institutional Environmental Management Program 13 4.3.1. Head (Jerarca) of each Institution 13 4.3.2. Institutional Commission 13 4.3.3. PGAI Coordinator 14 4.4. Term of the PGAI 15 5. Preparation of the PGAI 17 5.1. General aspects in the preparation of a PGAI 17 5.2. Steps for the preparation of the PGAI 19 Step 1: Commitment of the Head (Jerarca) 20 Step 2: Formation of the Institutional Commission responsible for the PGAI and the appointment of the coordinator 20 Step 3: Preparation of the Institutional Environmental Policy 20 Step 4: Inventory of organizations (installations) 21 Step 5: Preparation of the initial environmental diagnosis 22 Step 6: Definition of the scope of the PGAI 31 Step 7. Preparation of the energy diagnosis and greenhouse gas inventory 31 Step 8. Define environmental objectives, targets, and indicators 32 Step 9. Define environmental measures 35 Step 10. Preparation of the PGAI document 37 Step 11. Submission of the PGAI document 39 6. Review of the PGAI Document 41 7. Monitoring of the PGAI 43 7.1. Semi-annual progress reports 43 7.2. Monitoring visits 43 8. Control and record of documentation 45 8.1. Document control 45 8.2. Document record 45 9. Bibliographic References 47 10. Glossary 49 11. Annex I: Basic thematic content for the presentation of the document of the Institutional Environmental Management Program 53 Guide for the Preparation of the Institutional Environmental Management Program 1. Foreword Being a country internationally recognized for its environmental performance is undoubtedly a great achievement, but it also represents an enormous challenge; this is because it obliges us to advance and innovate in new forms and mechanisms that allow us to grow from the perspective of sustainable development.

In this sense, the Institutional Environmental Management Programs (PGAI) are an example of a novel instrument, which will allow the continuation of the initiatives being executed to "green" (ambientalizar) the public sector, a governmental strategy to create awareness and "lead by example." In these programs, many of the efforts made over several years to incorporate the environmental variable are crystallized. First, in the year 2000, from a concern for energy efficiency, then developing the theme of green purchasing, today re-conceptualized as sustainable public procurement (compras públicas sustentables), then the approaches from climate change and environmental management plans (planes de gestión ambiental). And more recently the theme of environmental management systems (sistemas de gestión ambiental) proposed by the Ley para la Gestión Integral de Residuos.

In this regard, the "Guide for the Preparation of Institutional Environmental Management Programs" will be a great orientation for all institutions, public companies, or municipalities. This Guide explains the strategic and cross-cutting components of the Programs, as well as the monitoring and control mechanisms that will be carried out. In addition, it contains a section detailing the steps required to design and implement a PGAI.

In this sense, this Guide's purpose is to accompany all those public and municipal officials who will face the task of carrying out the PGAI in their respective workplaces. This will be a task for all State institutions, which must bring this tool to life through its implementation.

Among the steps of the PGAI, the initial one is the commitment of the heads (jerarcas). This means that the proper fulfillment of this new regulation will be in their hands, which seeks to continue combining actions that guarantee our constitutional right to a healthy environment, so I invite you to be part of this great effort.

2. Introduction Costa Rica is recognized worldwide for its leadership in promoting and executing initiatives that allow the development of society hand in hand with the protection of the environment. Due to the breadth of this topic, the environmental problematic can be solved from the adoption of concrete responses to state controls and regulations, to the promotion of an environmental awareness that anticipates environmental problems through prevention.

In this sense, Costa Rica initiated a model of greening (ambientalización) of the public administration in order to achieve greater consistency between the state controls established on the topic of the environment for the private sector and the internal work carried out by public institutions. The Iniciativa Paz con la Naturaleza, established by Decreto Ejecutivo No. 33487-MP (Gaceta No. 250 of December 29, 2006), promoted work in various programmatic areas, among them the area of Gestión Ambiental and the area of Cambio Climático. Within the framework of this proposal, the Reglamento para la elaboración de Planes de Gestión Ambiental en el Sector Público (PGA) was developed, published by Decreto Ejecutivo No. 33889-MINAE (Gaceta No. 160 of August 22, 2007). Subsequently, that same year, the Manual de Instrucciones for the preparation of Planes de Gestión Ambiental was published in order to guide the Institutions in the preparation of said plans. Furthermore, in July 2010, the Ley para la Gestión Integral de Residuos was published (Gaceta No. 135 of July 13, 2010), in whose Article 28 it is established that institutions of the Public Administration, public companies, and municipalities must implement environmental management systems (sistemas de gestión ambiental) in all their offices.

In the topic of Cambio Climático, Costa Rica, through Ley N° 7414, approved the United Nations Framework Convention on Climate Change (Gaceta No. 126 of July 4, 1994). Later, in March 2002, the Kyoto Protocol was ratified through Ley No 8219 (Gaceta No 127 of July 3, 2002). In this way, the country commits to taking concrete actions to mitigate climate change and facilitate adaptation to it. Additionally, in order to streamline decision-making mechanisms and establish monitoring controls that will allow the country to achieve carbon neutrality (carbono neutralidad) by 2021, the Estrategia Nacional de Cambio Climático (ENCC) is established, and within its framework, through Acta número 056 2007-2010 of the Consejo de Gobierno, all public institutions are requested and Local Governments and autonomous institutions are urged to prepare and put into execution an action plan with clear targets that contemplates the six axes of the Estrategia Nacional de Cambio Climático (ENCC). The creation of the Dirección de Cambio Climático through Decreto Ejecutivo No 35669-MINAET published in January 2010 (Gaceta No. 3 of January 6, 2010), seeks to follow up on the implementation of the ENCC, as well as other actions related to the development of the country's carbon neutrality (carbono neutralidad) strategy.

In the energy topic, efforts and directives at the country level have their origin in Ley 7447 on Regulación del Uso Racional de la Energía (Gaceta No. 236 of December 13, 1994) and the Reglamento of this Law published through Decreto Ejecutivo No 25584 in November 1996 (Gaceta No. 215 of November 8, 1996). The objective of this law and its regulation was to establish the mechanisms to achieve the efficient use of energy, promoting a mandatory gradual program of energy use in companies with high energy consumption. Subsequently, through Acuerdo de Gobierno Nº 121 of the year 2000, and modified in the years 2002 and 2004, public institutions are exhorted to establish a Programa Permanente de Conservación de la Energía. Furthermore, in May 2007, Directriz 017-MP-MINAE was published (Gaceta No. 94 of May 17, 2007), where it is established that public institutions must immediately prepare and put into execution plans for saving and efficient use of electrical energy consumption in their respective installations. As observed for these three themes: environmental management (gestión ambiental), climate change (cambio climático), and energy efficiency (eficiencia energética), there are common points, especially in the identification of environmental aspects (aspectos ambientales) derived from the activities carried out in public institutions, in aspects of execution, documentation, review, and monitoring. In order to develop a unified management procedure for these topics, Decreto Ejecutivo No. 36499-MINAET-MS, called Reglamento para la Elaboración de Programas de Gestión Ambiental Institucional en el Sector Público de Costa Rica, was published (Gaceta No 88 of May 09, 2011), which promotes that institutions, municipalities, and public companies, centralized and decentralized, establish an Institutional Environmental Management Program (PGAI) where environmental measures (medidas ambientales) are planned and incorporated on the topic of environmental management (gestión ambiental), climate change (cambio climático), and conservation and rational use of energy, within a process of continuous improvement (mejora continua). The integration of these topics into a single management program will facilitate for institutions the preparation of it, as well as the subsequent monitoring and control process.

With the aim of consolidating the creation of the PGAI, it is necessary to build capacities at the level of public institutions so that they assume the commitment involved in the design and execution of the program, making it necessary, first, to develop a manual that contemplates all the relevant thematic of environmental measures (medidas ambientales) and that serves as a guide for the preparation of the PGAI.

The present document was prepared with all those officials of public institutions, public companies, and municipalities who will be involved in the design and implementation of the PGAI in mind.

3. The concept of Greening the Public Sector and its relationship with Institutional Environmental Management Programs (PGAI) The greening (ambientalización) of the public sector is based on three objectives: a) promote continuous improvement in the environmental quality of public entities; b) promote awareness-raising actions by public officials on topics of improvement in the quality of the environment; and c) reduce emissions of greenhouse gases (GEI) in a way that steers the Public Sector towards C-Neutrality (C-Neutralidad) by 2021. In this way, the greening (ambientalización) of the public sector generates environmental protection initiatives "from home." The preparation of the PGAI is developed within the framework of the concept of greening (ambientalización) the public sector, which means it incorporates management actions on topics related to the environment, considered as priorities for the country, such as: Gestión Ambiental, Cambio Climático, and Eficiencia Energética. In this way, the environmental performance of the institutions can be improved by reducing and controlling the problems of environmental pollution that derive from their activities within a model of integrated management, which also has the following as cross-cutting components: a) training and communication; b) acquisition of goods and technological transfer; and c) metrics.

4. Institutional Environmental Management Program (PGAI) 4.1. Definition of the PGAI An Institutional Environmental Management Program (PGAI) is a planning instrument that starts from an environmental diagnosis of the institutional work that considers all the environmental aspects (aspectos ambientales) inherent to the organization, including those related to energy efficiency (eficiencia energética) and climate change (cambio climático).

Based on this diagnosis, prevention, mitigation, compensation, or restoration measures for environmental impacts are prioritized and established, whether short, medium, or long term; all the above under the principle of continuous improvement (mejora continua)1.

1 A PGAI must be a continuous cycle of planning, action, review, and improvement of the environmental performance of the institution.

4.2 Components of the PGAI The PGAI will establish its lines of action, based on three strategic components and three cross-cutting components, each on different topics, but with an integrating purpose that will allow the implementation of measures for institutional environmental well-being.

4.2.1 Strategic components The strategic components contemplate the topics of environmental quality management (gestión de calidad ambiental), climate change (cambio climático), and conservation and rational use of energy.

4.2.1.1 Environmental Quality Management (Gestión de Calidad Ambiental) Consists of the development of strategies and actions to prevent, mitigate, restore, or compensate for the impacts on the environment inherent to the institutional work, improving its environmental performance and promoting, in turn, the strengthening of greater environmental awareness.

4.2.1.2 Energy Management (Gestión de la Energía) Comprises the measures to be taken to ensure the most efficient use of energy resources, for the benefit of supplying future demands. It includes the topics of energy efficiency (eficiencia energética) and energy saving (electricity and fuels).

4.2.1.3 Climate Change Management (Gestión del Cambio Climático) Includes the development of measures for the reduction of greenhouse gas (GEI) emissions, derived from institutional activities such as, for example, transportation services and energy consumption. In addition, it includes actions related to the adaptation process of the institutions. In general, this component is based on the six action axes of the Estrategia Nacional de Cambio Climático (ENCC)2, which are presented in figure 3.

2 Available on the site www.digeca.go.cr 4.2.2 Cross-cutting components of the PGAI To achieve success in the implementation of the environmental measures (medidas ambientales) established in the PGAI, it is necessary to support its management on three fundamental cross-cutting components, which are:

4.2.2.1 Awareness-raising, training, and communication In the execution of a PGAI, all the officials of the institution must be part of the team that will successfully lead the fulfillment of the environmental commitments, making it necessary to promote the change of environmental attitudes and behaviors, as well as the recognition of the positive actions of each of them in the institutional environmental management (gestión ambiental).

The actions that must be involved in this axis must be oriented towards education, training, and awareness-raising on the topics of climate change (cambio climático), energy efficiency (eficiencia energética), waste management, and environmental quality management (gestión de calidad ambiental) in general, as well as public participation, among other aspects.

4.2.2.2 Acquisition of goods and technological transfer The purchase of goods is a basic activity in any institution; it includes from the acquisition of materials, office supplies, equipment, purchase of vehicles, inputs for cleaning and maintenance activities, to services.

The PGAI promotes a goods acquisition policy based on the concept of Sustainable Public Procurement (Compras Públicas Sustentables, CPS)3, a process through which organizations meet their needs for goods, services, works, and utilities, taking into account in an integrated manner social, economic, and environmental aspects. Within CPS, there is the concept of green purchasing, where the need of the institution that originates the purchase is met without neglecting the environmental impact that it will cause. This concept promotes innovation in products and services that are more environmentally friendly, by creating demand on the part of the State (CEGESTI, 2008). Similarly, by incorporating innovation processes and technologies respectful of the environment, improvement in the availability and access to specialized information is allowed.

3 It is recommended to consult the document: "Guía Práctica para la Compra Pública Sustentable en el Sector Público" developed by the Ministerio de Hacienda (2011), and available on the site https://www.hacienda.go.cr, in the Sistema Unificado Electrónico de Compras Públicas (*).

(*) (Its name modified by Article 5 of decreto ejecutivo N° 37943 of September 17, 2013, "Crea Sistema Unificado Electrónico de Compras Públicas as a technological platform for use by the Central Administration for the processing of administrative contracting procedures", formerly indicated "CompraRed") 4.2.2.3. Metrics:

The objective of metrics is to have a set of measurable, reliable, reportable, and verifiable indicators that serve to understand the institutional environmental situation. In addition, it considers the establishment of a baseline (línea base) in all sectors, in order to be able to evaluate the effectiveness of the actions implemented. Likewise, through metrics, a standardization is sought that allows comparing the performance of different organizations or institutions.

4.3 Responsible Parties for the Institutional Environmental Management Program 4.3.1 Head (Jerarca) of each Institution:

Given the magnitude and importance derived from the execution of the PGAI, at all times the Jerarca of each Institution will be responsible for its development and compliance before the Technical Evaluation Commission (Comisión Técnica Evaluadora, CTE)4 . Having the support of the head (jerarca) will allow for the allocation of the necessary human and technical resources to develop a successful PGAI, as well as the economic resources for its execution in the institutional operational budgets.

4 Commission composed of officials from the Ministerio de Salud and the Ministerio de Ambiente, Energía y Telecomunicaciones; responsible for the review and monitoring of the PGAI, as established in Articles 4 and 5 of Decreto Ejecutivo 36499-MINAET-MS.

The Jerarca will also be the one who approves the institutional environmental policy, names the Institutional Commission, and formally submits the PGAI to the CTE.

4.3.2 Institutional Commission The Institutional Commission will be named by the Jerarca in order to propose the institutional environmental policy and prepare and implement the PGAI. Said appointment must be made through a note sent to the CTE indicating the person responsible for coordinating the Institutional Commission.

The coordination of all the departments of the Institution will enhance and consolidate the PGAI, allowing coverage of relevant fields in their work. For this reason, it is recommended that the Institutional Commission be composed of at least representatives from the following areas: environmental, financial, budgetary, planning, general services, procurement, transportation, and communication. If the institution deems it necessary, it may include other departments that can support the development of the PGAI.

It should be noted that the functions of the institutional commission are detailed in Article 8 of Decreto Ejecutivo 36499-MINAET-MS.

4.3.3 PGAI Coordinator As has been mentioned, in order to establish a link between the CTE and the Institutional Commission, the head (jerarca) must designate the person (a member of said commission) who will act as the person responsible for the coordination of the PGAI, who should preferably be an official with knowledge in environmental management (gestión ambiental).

For those institutions that, by the nature of their operational structure, have different facilities, adjunct offices, headquarters, or other organizations3 and these are within the scope of the institutional PGAI, they must appoint a responsible person at the level of these organizations (who could keep control of consumption records, verify compliance with environmental measures (medidas ambientales), among other things); who in turn will be in direct contact with the coordinator of the PGAI at the institutional level.

In order to unify management criteria and form, the institutional responsible person will integrate the PGAI of each organization5 into a single Institutional PGAI document, presenting in a single group of aspects, objectives, targets, and environmental measures (medidas ambientales), framed within a single institutional environmental policy.

Both the Jerarca and the Institutional Commission are urged to internally recognize the work carried out at the level of each organization, in order to support the commitment of each one of them in the development of the PGAI.

5 An organization can range from an office to buildings, facilities, various types of installations, laboratories, health centers, and other similar ones, which fulfill defined functions within the administrative organization of the State (Astorga,2007) 4.4 Term of the PGAI In accordance with Decreto Ejecutivo No. 36499, the PGAI will have a term of 5 years; once this period has expired, each institution must reformulate and present its new PGAI, under the principle of continuous improvement (mejora continua), characteristic of a Sistema de Gestión Ambiental.

5. Preparation of the PGAI 5.1. General aspects in the preparation of a PGAI The preparation of the PGAI is based on a process of continuous improvement (mejora continua), common in the methodology of Sistemas de Gestión Ambiental (SGA), such as the ISO 14000 Standards, which provide a set of standards based on procedures from which one can create and maintain an environmental management system (sistema de gestión ambiental).

Although the execution of the PGAI does not require strictly following a certifiable standard, it is proposed to follow the logical and organizational framework presented by environmental management systems (sistemas de gestión ambiental) in general.

It should be noted that an SGA is a cyclical process of planning, implementation, review, and improvement of the procedures and actions carried out by an organization to perform its activity while guaranteeing the fulfillment of its environmental objectives. By developing the PGAI with the foundation of SGA, institutions will be able to incorporate environmental considerations into the general management of the institution, granting them a strategic advantage and greater competitiveness. PGAI have, as necessary principles for their implementation, the aspects presented in figure 5.

The continuous improvement (mejora continua) methodology is presented in figure 6. The process begins with the planning and organization phase, where the Jerarca commits to the PGAI process, forms the Institutional Commission, and the PGAI coordinator is defined. In this phase, an environmental evaluation is also developed, where the stages of the process or processes carried out in the institution are established, associating each of these stages with the environmental aspects (aspectos ambientales) and the corresponding environmental impacts, which will be explained later. Based on this information, the actions that will allow preventing, reducing, or controlling negative environmental impacts are established; concepts that are developed further on in section 5.2 of this document.

These actions will be concretized in the form of environmental objectives and targets that will be part of the PGAI. At this point, it is important to establish the costs associated with fulfilling the objectives and targets, as well as the commitments and responsibilities.

Subsequently, the execution and monitoring stages are carried out, for which it is necessary to perform compliance evaluations in relation to the proposed environmental performance indicators, and apply the necessary corrective measures for the adequate fulfillment of the objectives of the plan.

Finally, the review of the PGAI process is carried out, and the necessary improvements are made to close the management cycle and continuous improvement (mejora continua). It is necessary to communicate the results obtained both internally and externally to the institution, as well as to the Technical Evaluation Commission (Comisión Técnica Evaluadora).

Steps for the preparation of the PGAI 5.2. Steps for the preparation of the PGAI According to figure 6, the planning phase requires a series of steps for its development. Each of these steps is summarized in figure 7 and detailed below:

Step 1: Commitment of the Head (Jerarca) The success of the PGAI depends on the commitment and leadership of the highest authority of the Institution, whether this is a minister, executive manager, or mayor. For this, the heads (jerarcas) must be very clear that the environmental variable must be immersed in the institutional work, which in turn generates benefits for the Institution in terms of improvement in its environmental performance and even economic benefits derived from better utilization of inputs and materials.

Each head (jerarca) must promote the involvement of all the officials of the Institution in the PGAI and must ensure the necessary resources to carry out the process, from the stage of planning, implementation, monitoring, and continuous improvement (mejora contínua) of the PGAI.

Step 2: Formation of the Institutional Commission responsible for the PGAI and the appointment of the coordinator.

The head (jerarca) will establish the Institutional Commission, which will be composed of representatives from different departments, among which it is suggested that the following areas be included: environmental, financial, budgetary, planning, general services, procurement, transportation, communication, and any other deemed necessary to prepare and implement its PGAI.

Once the Commission is formed, the Coordinator must be defined, who will be responsible for the coordination of the PGAI and who in turn will be the liaison with the CTE, following for this purpose what is indicated in sections 4.3.2 and 4.3.3 of this document.

Step 3: Preparation of the Institutional Environmental Policy6 6 For more information on how to develop an environmental policy, the manual: "Definición de la Política Ambiental de la Organización", developed by the Centro Nacional de Producción más Limpia de Colombia (n.d.), can be consulted, available at: http://www.redpycs.net/MD_ upload/redpycs_net/File/ Manuales_y_guias/522107800_guiasdocumentos_id7.pdf The Institutional Environmental Policy must be proposed by the Institutional Commission and must be approved by the Head of the Institution. In this way, the Institution commits to Environmental Management from the highest levels and makes public its general environmental objectives, its principles of action, as well as its commitment to achieving C-Neutrality7. To develop the environmental policy, it becomes necessary to answer the following questions:

7 C-Neutrality refers to the commitment assumed by the country to be Carbon-Neutral by the year 2021. It refers to the practice of balancing the equivalents of carbon dioxide (CO2) emissions, including not only CO2 itself, but also other greenhouse gases (GHG). For more information, consult the National Climate Change Strategy (available at the site www.digeca.go.cr).

. What global commitment does the Institution assume regarding the environment and climate change?

. What principles will guide the Institution in these matters?

Every Institutional Environmental Policy must be supported by the three principles shown in figure 8. The policy must be the framework or guide for subsequently establishing environmental objectives and targets. Figure 8: Principles that must be considered in the Environmental Policy.

When developing the Environmental Policy, it must be considered that it is consistent with the activities carried out by the Institution. Furthermore, once established, it must be communicated and explained to all employees, as well as externally (clients, people to whom services are provided, suppliers, among others). Communication of the Environmental Policy can be included on the institutional website, in management reports, advertising, with external signs at the institution itself (board, murals, posters, decals, and others) or in advertising.

Step 4: Inventory of organizations (facilities) Each institution must identify and quantify the existing organizations that make up the institution. An organization can range from an office to buildings, campuses, various types of facilities, laboratories, health centers, and similar entities, which fulfill defined functions within the administrative organization of the State (Astorga, 2007). The foregoing is intended to clarify that an institution may be formed by one or several organizations, but the PGAI must be one for all organizations, meaning the lines of action must originate from the institutional PGAI.

Steps for developing the PGAI 5. Preparation of the PGAI The criteria that can be considered for identifying organizations are presented below:

Step 5: Preparation of the initial environmental diagnosis The preparation of the initial environmental diagnosis is an analysis phase that allows identifying opportunities for improvement in environmental management, for example: reduction in electricity consumption, reduction in the amount of paper consumed, a decrease in the costs of final waste disposal services, it allows promoting environmental behaviors in employees, among many other improvement options. The fundamental objective of this phase is to establish the baseline for each of the environmental aspects inherent to the institutional work. To do this, it is first required to identify the environmental aspects that concern the institution, identify environmental impacts, and subsequently identify the significant environmental aspects, as detailed below.

Step 5.1 Identify environmental aspects and impacts What are environmental aspects and how are they identified?

An environmental aspect is something that an activity, product, or service generates (in terms of emissions, discharges, waste, noise, consumption, etc.) that has or may have an impact on the environment; in this way, it corresponds to a component element of the integral process carried out in a public activity, work, or project that can (potentially or actually) interact with the environment and produce environmental impacts as a consequence of said interaction (Astorga, 2007).

Taking into account the above, environmental aspects can be divided into two groups:

1. Inputs (consumption):

. Energy consumption: fuel consumption, electricity consumption.

. Water consumption: from the supply network, well water.

. Consumption of paper, toners, printer cartridges, and other office supplies.

. Consumption of other goods or services.

2. Outputs (emissions):

. Generation of ordinary solid waste, special handling waste, hazardous waste8. For example: organic waste, paper, cardboard, aluminum, glass, plastic, electronic waste, scrap metal, waste from cleaning products or various chemical products, among other waste.

8 As provided in Law No. 8839, Law for Integrated Waste Management (La Gaceta No. 135 of July 13, 2010) . Emissions to the atmosphere (combustion gases from chimneys, emissions derived from transport vehicles, greenhouse gases, among others).

. Generation of wastewater (water from sinks, toilets, showers, scullery sinks, basins, cleaning sinks) and stormwater discharges.

. Fugitive emissions of other pollutants (oil spills, fuel spills) . Among other emissions or discharges that may be generated at the institution.

Figure 10 presents examples of environmental aspects for an organization that generates products and services.

The quantity and types of environmental aspects will be as diverse as the activities and organizations an Institution has.

In their identification, the environmental aspects considered in the document Evaluation Protocols, which is available at http://www.digeca.go.cr/ambientalizacion/herramientasPGA.html, can be taken as a reference. This document considers environmental aspects that could be common for activities carried out in various public sector institutions. Figure 11 summarizes basic considerations useful when identifying environmental aspects.

What are environmental impacts?

Once the environmental aspects are defined, it is necessary to identify how they impact the environment. Environmental Impact can be defined as any change in the environment, both adverse and beneficial, resulting wholly or partially from the Institution's environmental aspects.

For the same environmental aspect, there can be more than one environmental impact, and the same environmental impact may be common to different environmental aspects. Table 1 presents examples of environmental aspects and their corresponding adverse impacts.

Table 1: Examples of aspects and some of their environmental impacts.

| Environmental aspect | Environmental impact | | --- | --- | | Consumption of fossil fuels | Deterioration of air quality, acid rain, greenhouse effect. | | Consumption of electric energy from fossil sources | Air pollution, generation of greenhouse gases. | | Use of Chlorofluorocarbons (CFCs) in air conditioning systems | Damage to the ozone layer and greenhouse effect. | | Generation of wastewater | Deterioration of water quality in the receiving body. Generation of greenhouse gases. | | Generation of ordinary solid waste (e.g., paper, cardboard) | Generation of greenhouse gases. Loss of habitat. Soil contamination. Health effects. | | Generation of hazardous toxic waste | Soil and water contamination. | | Noise emission | Health effects on employees and neighbors. | Step 5.2. Identify legal requirements As mentioned in the Environmental Policy section, one of the foundations of this policy is compliance with the regulations or legal requirements that apply to the Institution's activities. For this, it is necessary to know the legal framework related to the Institution's environmental aspects.

The legal framework corresponds to the normative body of environmental legislation (directly related) that the country has enacted and which, being in force, must be considered as part of the preparation of the PGAI. Depending on its scope, it can establish general mandates, general or specific guidelines, and even concrete and well-defined standards that must be met by the entire society (Astorga, 2007).

For the evaluation of legal compliance, the legal framework applicable to the institution's activities must be reviewed. As a reference for conducting this review, the list of environmental regulations that can be accessed on the DIGECA website (http://www.digeca.go.cr/legislacion/legislacion.html) is recommended (without forgetting to verify the validity or modifications made to the regulations that apply to the institution), or consult the site of the Costa Rican System of Legal Information available at www.pgrweb.go.cr/scij. Furthermore, it is recommended that each Institution establish a procedure through which it can permanently update the legal requirements that apply to it.

Step 5.3. Identification of significant environmental aspects For the same activity, there can be various environmental aspects with related impacts; these environmental aspects must be assessed regarding their significance.

Every institution must focus efforts and resources to control Significant Environmental Aspects (SEA) in the first instance. Within the PGAI development process, SEAs are a priority and must be obligatorily reflected in the environmental objectives and targets. The foregoing so that, through the actions implemented over time, their significance decreases. Subsequently, new targets must be reformulated for these aspects, in addition to proposing new targets and objectives for other environmental aspects not initially considered, all under the principles of gradualism and continuous improvement.

A Significant Environmental Aspect (SEA) is one that generates a significant environmental impact or environmental alteration. The procedures for defining whether an environmental aspect is significant or not are very varied; they can be qualitative or quantitative, the latter often being complex.

In the PGAI development process, it is recommended to take into account as a decision criterion regarding the significance of an environmental aspect the procedure established in the document called Evaluation Protocols (available at http://www.digeca.go.cr/ambientalizacion/herramientasPGA.html).

In the event that an Institution does not see its environmental aspects reflected in the Evaluation Protocols document (or decides to apply another methodology), it must adopt some procedure to define the significance of these environmental aspects, which must consider at least the following criteria:

. Significance of the impact: based on criteria of impact scale, impact severity, probability of occurrence, duration of the impact.

. Compliance with the current environmental regulatory framework, as mentioned in the previous section.

. Concerns of interested parties: when defining significant environmental aspects, it is also important to consider the opinion of other actors related to the Institution's management, such as clients, suppliers, public opinion, neighbors, environmental authorities, or other institutions related to the institutional work.

It should be emphasized that institutions are free to select the procedure they consider most appropriate to define the significance of environmental aspects. As an alternative procedure, if the institution so decides, the methodology for the assessment of environmental impacts from Annex 2 of Executive Decree No. 32966-MINAE published in La Gaceta No. 85 of May 4, 2006 (available on the page http://www.digeca.go.cr/legislacion/legislacion.html) could be used.

It is important to emphasize that all Institutions must consider the following environmental aspects as significant within the PGAI:

. Electricity consumption . Fossil fuel consumption . Water consumption . Paper consumption . Emissions to air (from mobile and/or fixed sources) . Wastewater generation . Solid waste generation (ordinary, hazardous, and special handling) All significant environmental aspects must be included in the PGAI management process, with clear targets, indicators, and measures to prevent, reduce, restore, or compensate them, as explained in the following sections.

Step 5.4. Synthesis of the initial environmental diagnosis In order to generate a synthesis of the steps developed, it is recommended to generate a summary that includes all the environmental aspects that were identified as applicable to the institutional work, and that facilitates understanding of what the institutional environmental situation is at the time of preparing the PGAI (baseline).

As indicated, to carry out the diagnosis it is important, first of all, to identify all the activities of each organization that make up the institution, and for each activity, identify the environmental aspects (inputs of resources and outputs or emissions) (see figure 10). Each environmental aspect must be classified according to its impact significance (high, medium, or low).

Subsequently, the institutional situation in the management of each environmental aspect must be established. For "input or resource" environmental aspects, it is suggested to record issues such as: source or origin, type of material or resource, quantity, consumption saving measures, environmental criteria in its acquisition, among others that are applicable. For "output or emission" environmental aspects, it is suggested to consider: source where the waste or emission is generated, description of the waste, quantity generated, prevention measures, reduction, treatment, and form of final disposal.

As far as possible, quantifiable values must be established for these inputs and outputs. For this, it is recommended to keep the Registration Sheets available at http://www.digeca.go.cr/ambientalizacion/PGA-hojasregistro.html9, so that at least the indicators requested in figure 14 can be calculated for all the organizations of the institution. It must be clear that it is essential to establish indicators that allow defining a quantifiable baseline in order to subsequently monitor the degree of progress in managing the environmental aspects applicable to the institution over a determined period of time.

9 Registers for at least the last six months must be included.

The minimum information that must be considered in the synthesis of the initial environmental diagnosis is presented in table 2. There, a hypothetical example is shown for the case of the environmental aspect "wastewater generation." Table 2. Synthesis of the initial environmental diagnosis - hypothetical example for the case of the environmental aspect "Wastewater Generation." | Environmental aspect | Identified Environmental Impact | Significance (High - Medium - Low) | Synthesis of the environmental situation | Indicators | | --- | --- | --- | --- | --- | | Generation of ordinary type wastewater (grey and black water) | Deterioration of water quality. Generation of greenhouse gases. | Medium | Generation sources: Wastewater is generated in the cafeteria of the central building and in the different bathrooms and washbasins of the buildings; therefore, it is considered that only ordinary type wastewater is generated. Wastewater management: on the topic of prevention and reduction of generation, signs have been placed encouraging water saving in the bathrooms of the central building (and consequently the reduction in wastewater generation). Signs have not yet been placed in the other buildings. A program for identifying and repairing leaks and installing flow meters in all buildings is maintained. There are no low-consumption systems and/or mechanisms. Wastewater is only conveyed to its final disposal point (without treatment). Wastewater disposal: In the following buildings: Central, (.) there is a sanitary sewer network. Therefore, ordinary wastewater is disposed of in said system without the need for treatment. In buildings "X", "Y", and "Z" there is no availability of sanitary sewer service. Wastewater is disposed of in 6 septic tank systems (2 per building), from which sludge is extracted at a frequency of once every 3 years. The company contracted for this work is (.) which takes the sludge to (.) for its treatment. | The volume of wastewater generated over time (flow rate) is unknown, as no records are kept in this regard. However, the total institutional water consumption is 440 m3/month, according to AyA billing. | Step 6: Definition of the PGAI scope Defining the scope of the PGAI is one of the most important stages of the planning process. For the purposes of this guide, the scope of the PGAI will correspond to the delimitation of the organizations (buildings) that will be considered within the PGAI; that is, the organizations where objectives will be defined and environmental measures will be implemented. The scope describes the boundaries of the PGAI.

Some criteria that can be considered for defining the scope of the PGAI are the following:

. Main findings obtained in the institutional diagnosis (prioritization of organizations where greater environmental problems are detected).

. Institutional budget.

. Organizational ease for the implementation of the PGAI.

In the case of institutions with many physically separated organizations, the execution of the PGAI could be divided into stages, the foregoing under a gradualism approach. An example of defining the institutional scope by stages could be the following:

. The first year, work will be done with the central office building of the institution.

. By the second year, buildings #2, #3, and #4 will be included.

. By the third year, buildings #5, #6, the laboratories, and the Maintenance Department will be included; completing all the organizations that make up the institution within the PGAI.

It is requested that no later than 3 years after the implementation of the PGAI, all organizations that make up the institution are considered.

Step 7: Preparation of the energy diagnosis and greenhouse gas inventory In step 5 of this guide, the need was indicated to establish the initial environmental situation of the institution in order to subsequently focus the PGAI on the priority organizations (buildings) according to the criteria defined in step 6 (definition of the PGAI scope).

After the scope is defined, a more exhaustive process must be carried out to collect more detailed information from the institution regarding the topics of climate change and energy. These specific diagnoses are: a) Energy Efficiency Diagnosis and b) Greenhouse Gas (GHG) Emissions Inventory, which it is suggested be carried out in those organizations (buildings) contemplated within the scope of the PGAI.

In order to prepare the development of said studies, specific guides were created covering each of the topics; these documents can be found on the website http://www.digeca.go.cr/ambientalizacion/herramientasPGA.html.

Note: In the event that it is considered that the Energy Diagnosis and the Greenhouse Gas Emissions Inventory cannot be prepared during the PGAI formulation process, they must be included as part of the environmental measures to be developed by the institution in the PGAI Implementation process.

Step 8: Define environmental objectives, targets, and indicators The next step in the preparation of the PGAI consists of establishing the environmental objectives, targets, and indicators; aimed at preventing, mitigating, restoring, or compensating the negative environmental impacts derived from the institutional work.

What is an environmental objective?

An environmental objective is a general environmental aim or purpose, whose origin is based on the environmental policy. It constitutes a general action that the Institution takes to achieve a given environmental end, for example: "carry out integrated management of the solid waste generated at the institution, applying the following management principles: avoid, reduce, reuse, valorize (recycle, co-process), treat, and dispose, in adherence to current environmental regulations." It is very important to consider that to establish environmental objectives, it is necessary to have a preliminary evaluation that allows determining if the proposed environmental objective can be met.

It must be emphasized that clear objectives related to the topics of GHG emission reduction and energy efficiency must be included. These objectives must be measurable, verifiable, and reportable.

What is an environmental target?

An environmental target is the way in which environmental objectives are made concrete and must be specified in as much detail as possible. It must also be clear regarding the achievement to be reached and the timeframe in which it would be achieved. An example of environmental targets could be a) Environmental management of 40% of hazardous solid waste by 6 months, b) Environmental management of 70% of hazardous solid waste by 12 months, and c) Management of 100% by 18 months from the start of the Environmental Management Program implementation (Astorga, 2007). The requirements that environmental objectives and targets must meet are summarized in figure 13.

What is an environmental indicator?

Indicators are tools that quantify environmental information related to the proposed environmental objectives and targets, in a way that demonstrates the environmental performance of the Institution and the progress in meeting its targets.

Management indicators are verifiable measures of change or results, designed to have a standard against which to evaluate, estimate, or demonstrate progress with respect to established targets. They can also be seen as information to promote motivation among the institutional staff involved in the PGAI.

In order to standardize the base indicators for PGAI at the level of public sector institutions, each Institution must establish the indicators presented in figure 14 at a minimum, in addition to other indicators that allow evaluating compliance with environmental targets defined for other environmental aspects considered by the institution. On the website http://www.digeca.go.cr/ambientalizacion/herramientasPGA.html, the methodological sheets can be consulted where it is explained how to establish each of the indicators proposed in said figure; however, it must be mentioned that the registration sheets that appear on the previously indicated site calculate the suggested indicators upon entering the respective consumption data.

Step 9. Define environmental measures Environmental measures or actions are the steps that will be established to achieve the environmental objectives and targets. These can be for the prevention, reduction/control, restoration, compensation of a negative environmental impact that is occurring.

At this point, it is of utmost importance to consider execution criteria that will allow defining the priority for carrying out actions that allow meeting the environmental objectives and targets, based on the proposed environmental measures (principle of gradualism). The criteria can be of two types:

1. Technical criteria: allow evaluating whether, for the environmental aspects and impacts identified as significant, there is an improvement option that can really be applied by the Institution and in what timeframe this improvement can be implemented.

2. Economic criteria: evaluate the cost of the proposed environmental measures as well as the economic capacity of the institution to execute them. It is important to take into account that some environmental measures will allow for subsequent savings; for example, reduction in water and/or electricity consumption, which will be reflected in a decrease in the payment for these services, which can also be an economic criterion to consider in decision-making.

Within the PGAI, there will be environmental measures for immediate application that do not require a high budget (low execution cost); the development of the PGAI must begin precisely with these measures. On the other hand, there are environmental measures for long-term application that require significant economic investments; in this case, it is necessary to define their cost and include them in the operational plans and institutional budgets.

Taking these criteria into account, those environmental measures with low technical and economic requirements that can be implemented in a short timeframe and have high scope in terms of environmental improvements will be of high priority. This does not mean that those requiring larger investments are set aside.

Similarly, even if at the time of preparing the PGAI there are control measures for a specific environmental aspect, for example: there is a treatment system for wastewater, or low-consumption lighting, concrete actions must also be considered in the PGAI to maintain these environmental measures both operationally and economically.

For the definition of environmental measures, it is recommended to consult the "Environmental Guides for the Public Sector" that are available on the page http://www.digeca.go.cr/ambientalizacion/herramientasPGA.html. Table 3 presents some examples of environmental measures.

Table 3: Examples of environmental measures for identified environmental aspects (Astorga, 2007)10 10 General environmental measures are indicated; however, these can be more specific depending on the conditions of each institution.

| Environmental aspect | Identified environmental impact | Environmental measures | | --- | --- | --- | | Generation of hazardous solid waste | Environmental contamination (air, water, soil) due to inadequate management of hazardous solid waste | . Identify the hazardous solid waste produced and prepare a list for staff awareness. . Separate hazardous solid waste from non-hazardous waste. . Store hazardous solid waste separately. . Provide separate treatment for hazardous solid waste, promoting first, its prevention, reduction, reuse, recycling, and as a last resort, adequate final disposal. | | Atmospheric emissions (generation of greenhouse gases) | Climate change | . Change from fossil fuels to alternative fuels . Introduction of new technologies less intensive in GHG emissions . Adequate management of solid waste (mainly organic) | | Noise generation | Sonic contamination due to noise produced inside the facilities. | . Identify noise sources within the facilities. . Execute concrete maintenance and improvement actions on the equipment that produces the noise in order to reduce it. . Promote concrete isolation and noise dampening actions for the sources of impact, through acoustic barriers. . Adjust the usage schedules of the equipment that produces noise, so that it is not generated during hours when the impact is most significant. | Furthermore, it must be taken into account that non-compliance with objectives and targets would generate a loss of credibility in the PGAI process. It is for this reason that the actions to be developed by the institution must be reflected in the institutional operational plans and their budget (as indicated in Article 12 of Executive Decree No. 36499).

Step 10. Preparation of the PGAI document The institution must capture the PGAI in a document. The basic thematic content for the presentation of the PGAI document is detailed in Annex I11. It is essential that within the PGAI document a summary table is incorporated that will correspond to the synthesis of the environmental management (Action Plan) that the institution will carry out, and that also facilitates conducting subsequent evaluation and follow-up by both the institution and the Technical Evaluation Commission (MINAET - Ministry of Health).

11 Available at http://www.digeca.go.cr/ambientalizacion/herramientasPGA.html Table 4 presents a summary with some hypothetical examples. The columns to include in the table are detailed below:

. Reference environmental theme according to the themes incorporated in the Evaluation Protocols12 document and that apply to the institution; for example: air management, water management, energy management, etc.

12 Available at http://www.digeca.go.cr/ambientalizacion/herramientasPGA.html . Linked environmental aspect; for example: wastewater generation, water consumption, fuel consumption, solid waste generation, electricity consumption, etc.

. Priority or significance of the environmental aspect: high, medium, low impact.

. Objectives, that is, the environmental aim pursued. They must be clear and verifiable. An environmental aspect can contain one or more environmental objectives.

. Clear, detailed goals, for example: a 15% reduction in electrical energy consumption.

. Estimated timeframe for meeting the proposed goals. For example: achieving the 15% reduction in energy consumption by the end of the second semester of 2012.

. Clear, quantifiable, verifiable indicators, for example: total electrical energy consumption (KWh/month), total water consumption (m3/month).

. Environmental measures to be implemented. The environmental measures can be detailed in this same table or specific protocols can be developed for each environmental aspect and annexed to the document.

. Budget, indicating the cost of the investment required to implement the environmental measures.

. Person responsible within the organization for the application/promotion of the environmental measures.

Table 4: PGAI Summary Table.

| Topic | Environmental Aspect | Priority | Objectives | Environmental Goals | Estimated Timeframe for Compliance | Indicators | Environmental Measures | Budget | Responsible Parties | | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | | Air Management | Emissions from mobile sources | High | Reduce CO2 emissions | Decrease fuel consumption by 30% | January 2014. | -Total fuel consumption (liters of fuel consumed per month) -Fuel consumption per kilometer (liters of fuel consumed per month/total kilometers of the vehicle fleet). | Environmental protocol for the reduction of emissions from mobile sources | $ 2,000 | Head of the Transportation Department | | Water Management | Water consumption | Medium | Reduce water consumption | Decrease in water consumption by 15% | July 2012 | -Total water consumption (m3 of water consumed per month) -Water consumption per employee (m3 of water consumed per month/ number of employees) | Environmental protocol for the reduction of water consumption | $ 1,000 | Head of Maintenance | | Land and Solid Waste Management | Generation of ordinary solid waste | Medium | Separate recoverable ordinary solid waste generated in the institution | Have separation points for recoverable materials in all areas/depts/buildings of the institution | July 2012 | -Percentage of areas/depts./buildings that have separation points for recoverable materials - Kg of separated solid waste (by type of material) per month | Environmental protocol for the separation of ordinary solid waste | $ 1,500 | Environmental management team coordinator | | Energy Management | Electricity consumption | Very high | Reduce electrical energy consumption | Decrease in energy consumption by 20% | January 2013. | -Total electricity consumption (Kwh/month) -Electricity consumption per employee (Kwh/month/number of employees) | Environmental protocol for electricity consumption | $ 3,500 | General Services Dept. | Institutions are urged to submit a single PGAI, where they unify the aspects considered by each of the organizations that comprise it, as mentioned in step 4 regarding the inventory of organizations (installations).

Each Institution must prepare a Sworn Statement of Environmental Compliance (Declaración Jurada de Cumplimiento Ambiental, DJCA), which is a document summarizing the main actions the Institution will take to improve its environmental performance and its commitment to C-neutrality. This statement can be used as an internal communication document, promoting environmental awareness among employees and greater participation in the development of the PGAI. The format for preparing the DJCA is presented in point 4 of Anexo 1.

Step 11. Submission of the PGAI document The PGAI document must be submitted (in printed and digital form) to the Dirección de Gestión de Calidad Ambiental (DIGECA) of MINAET (a Directorate that will act as a single window according to Article 10 of Decreto Ejecutivo No. 36499). The head of the institution must formally submit the PGAI.

Note: This Guide establishes the steps for structuring a PGAI composed, among other sections, of a Diagnosis of the Initial Environmental Situation and its respective Action Plan, where all environmental aspects inherent to the institution's activities are considered. However, institutions have the option of developing a PGAI that is, in turn, divided into different plans, for example: solid waste management plan, water resource management plan, atmospheric emissions management plan, energy efficiency plan, soil management and conservation plan, among others. In this way, each plan incorporates a diagnosis of the initial environmental situation and its respective action plan.

6\. Review of the PGAI Document DIGECA will be responsible for digitally forwarding the PGAI to the other departments of MINAET with competencies in the areas of energy efficiency and climate change for their respective review. Once the review process is completed, the CTE will send a response to the institution within a period of 40 calendar days, integrating the criteria issued by each of the parties that make up the CTE. The PGAI review procedure is presented in figure 15.

7\. Follow-up of the PGAI 7.1 Semiannual progress reports:

As part of the control mechanisms, each institution must submit a semiannual progress report (starting from the approval of the PGAI and as indicated in Article 13 of Decreto Ejecutivo No. 36499) using the format available at http://www.digeca.go.cr/ambientalizacion/herramientasPGA.html. The progress reports may be signed by the PGAI coordinator.

7.2 Follow-up visits:

For their part, the technicians from the units of MINAET and Ministerio de Salud that make up the CTE will coordinate periodic follow-up and guidance visits to the institutions. For this purpose, it is necessary that all documentation prepared as part of the PGAI development process be safeguarded at the institution, as indicated in the following section.

8\. Control and Registration of Documentation 8.1 Documentation control:

All documentation prepared as part of the PGAI development and follow-up process must be safeguarded at the site where the organization is located, by the highest-ranking leadership or by the coordinator of the PGAI Commission in the institution.

Said documentation must be correctly ordered and labeled and, furthermore, duly accessible for review by the authorities, or failing that, by personnel designated by them for its review.

8.2 Documentation registration:

The registration of information, both consulted and generated during the preparation and execution of the PGAI, is important for following up on its formulation and implementation process. For this reason, all documentation related to the PGAI must be filed in chronological order and safeguarded. It is recommended to register the following information:

1\. Decreto Ejecutivo 36499- MS-MINAET Reglamento para la Elaboración de los Programas de Gestión Ambiental Institucional.

2\. This guide.

3\. The forms, records, and other instruments used to carry out the Initial Environmental Diagnosis of the Institution. Photographs may also be included.

4\. History of pertinent records of the Inventory of Greenhouse Gas (GEI) Emissions and other documents related to the Energy Efficiency Diagnosis.

5\. Minutes corresponding to coordination meetings and inspection visits carried out by the Comisión Técnica Evaluadora.

6\. The different working versions of the PGAI and its final version, as well as the environmental protocols developed, the PGAI summary table, and the Sworn Statement of Environmental Compliance (Declaración Jurada de Cumplimiento Ambiental).

7\. The information and historical records of water, electrical energy, and fuel consumption, paper use, waste separation (indicating the destination of separated waste), and other records used that support the indicators identified for the follow-up of the PGAI.

8\. The Progress Reports submitted to DIGECA, including the documents attached to said report.

9\. All other documents related to the development and implementation of the PGAI.

9\. Bibliographic References Astorga, A (2007): Manual de Instrucciones para la Elaboración de Planes de Gestión Ambiental en el Sector Público de Costa Rica. Documento Técnico, Dirección de Gestión de la Calidad Ambiental, Ministerio de Ambiente y Energía, 104 p.

CEGESTI (2008): Manual para la implementación de Compras Verdes en el sector público de Costa Rica. Documento Técnico. 52 p.

Ministerio de Ambiente, Energía y Telecomunicaciones. (2009): Estrategia Nacional de Cambio Climático. Primera Edición. 109 p. Costa Rica.

Leon, Ricardo. Análisis de los Aspectos Ambientales de una Organización. Curso para responsables y auditores ambientales, Centro Nacional de Producción mas Limpia, Colombia. 56 p.

Inquiries and/or suggestions:

Inquiries and/or suggestions can be sent to the email address [email protected]; or at the following offices:

1\. Dirección de Gestión de Calidad Ambiental Telephone: 2257-1839 / 2258-3272 Website: www.digeca.go.cr Location: Avenida 18, calles 9 y 9 bis, # 935, costado norte del Liceo de Costa Rica, Plaza González Víquez, San José.

2\. Dirección de Cambio Climático Telephone: 2222-7426 Location: Avenida 8 y 10, calle 25. Del Edificio de la Corte Suprema de Justicia 200 E, frente al edificio central del MINAET, San José.

3\. Dirección de Energía Telephone: 2257-3662 Location: Avenida 8 y 10, calle 25. Del Edificio de la Corte Suprema de Justicia 200 E, frente a la Iglesia Votivo Corazón de Jesús. Edificio Central del MINAET, 5 piso, San José.

4\. Unidad de Normalización - Dirección de Regulación de la Salud del Ministerio de Salud.

Telephone 2233-6922 Website: www.ministeriodesalud.go.cr Address: Calle 16, Avenida 6 y 8, San José, Costa Rica 10\. Glossary Adaptation: The adjustment of human or natural systems in response to projected or actual climatic stimuli, or their effects, which can moderate harm or exploit beneficial opportunities.

Mainstreaming environmental considerations into public administration (Ambientalización de la administración pública):

Promotion of continuous improvement in the environmental quality of public entities, which also includes promoting awareness-raising actions among public officials on issues of improvement in environmental quality.

Environment (Ambiente): All the elements that surround human beings: geological elements (rock and minerals); atmospheric system (air); water system (water: surface and underground); edaphological system (soils); biotic elements (living organisms); natural resources, landscape, and cultural resources, as well as the socioeconomic elements that affect human beings and their interrelationships.

Significant environmental aspect (Aspecto ambiental significativo): For the purposes of this Guide, an environmental aspect shall be understood as that aspect which was considered significant based on the procedures established by the institution.

Environmental aspect (Aspecto ambiental): Element arising from an organization's activities, products, or services that has an impact on the environment. For example: consumption of natural resources, handling of hazardous substances, production of emissions and immissions, waste generation, among others.

Climate change (Cambio climático): A change of climate attributed directly or indirectly to human activity that alters the composition of the global atmosphere and which is in addition to natural climate variability observed over comparable time periods (according to the Convención Marco de las Naciones Unidas sobre Cambio Climático).

Carbon neutrality (Carbono neutralidad): Achieved when, through a transparent process of measuring emissions (e), the result of the net calculation of emissions minus internal reductions and/or removals (r), minus compensation (c) equals zero. Expressed as: e - r - c = 0 CO2: Carbon dioxide.

CO2e: Carbon dioxide equivalent, a physical and/or chemical unit or process that removes GEI from the atmosphere.

Institutional PGAI Commission (Comisión Institucional del PGAI): Commission appointed by the head of the institution, which may be composed of representatives from the environmental, financial, budgetary, planning, occupational health, general services, procurement, vehicle fleet, and communication areas; and which exercises functions in the planning, implementation, evaluation, and continuous improvement of the PGAI.

Comisión Técnica Evaluadora: Commission composed of members from the following departments of MINAET: Dirección de Gestión de Calidad Ambiental, Dirección Sectorial de Energía, and Dirección de Cambio Climático of MINAET; and by the Ministerio de Salud, which is responsible for the review and follow-up of the PGAI.

Sustainable purchasing (Compras sustentables): Process through which organizations meet their needs for goods, services, works, and utilities, taking into account social, economic, and environmental aspects in an integrated manner.

Green purchasing (Compras verdes): Process through which the need of the institution that gives rise to the purchase is satisfied, without neglecting the environmental impact it will cause.

Energy conservation (Conservación de energía): Term used to define a policy comprising the measures to be taken to ensure the most efficient use of energy resources. Examples include: energy saving, its rational use, the substitution of one form of energy for another, etc.

Electrical consumption (Consumo eléctrico): Quantity of electricity in kWh used to convert it into secondary energy or for the production of useful energy.

Energy consumption (Consumo energético): Use of energy for its conversion into secondary energy or for the production of useful energy.

Sworn Statement of Environmental Compliance (Declaración Jurada de Cumplimiento Ambiental, DJCA): Document summarizing the main actions the institution will take to improve its environmental performance.

Energy diagnosis (Diagnóstico energético): Conceptualized as the application of a set of techniques that allows determining the degree of efficiency with which energy is used.

DCC: Dirección de Cambio Climático DIGECA: Dirección de Gestión de Calidad Ambiental.

DSE: Dirección Sectorial de Energía Greenhouse effect (Efecto invernadero): The effect generated by gases that trap heat within the Earth's troposphere system.

Energy efficiency (Eficiencia energética): The ability to achieve the greatest benefits in the final use of energy with the least impact on the environment. It consists of developing strategies and actions to prevent, mitigate, restore, or compensate for the environmental impacts inherent to the institution's activities, improving its environmental performance and simultaneously promoting the strengthening of greater environmental awareness.

Estrategia Nacional de Cambio Climático: Government initiative for the topic of climate change, which seeks to respond to the global problem with a national focus, with strong participation from different actors and sectors.

GEI: Greenhouse gases. An atmospheric component, both natural and anthropogenic, that absorbs and emits radiation at specific wavelengths within the spectrum of infrared radiation emitted by the Earth's surface, the atmosphere, and clouds.

Environmental Impact (Impacto Ambiental): The effect that an activity, work, or project, or any of its actions and components has on the environment or its constituent elements.

Public institutions (Instituciones públicas): Ministries, autonomous or semi-autonomous institutions, regional offices, municipalities, and all those offices or installations where Costa Rican State officials work.

GEI Emissions Inventory (Inventario de Emisiones de GEI): GEI sources, GEI sinks, GEI emissions, and removals of an organization.

ISO: International Organization for Standardization (ISO), a Geneva-based body, born after the Second World War and constituted by more than 100 member groups or countries. Its main function is to seek the standardization of product and safety norms for companies or organizations at the international level.

Biodegradable materials (Materiales biodegradables): Material that can be decomposed fairly rapidly by living organisms, the most important of which are aerobic bacteria.

Recyclable materials (Materiales reciclables): Parts of an item that can still be used or processed in order to obtain the same product or item, or a different one, despite having reached the end of its useful life.

Reusable materials (Materiales reutilizables): Materials that have already fulfilled the function for which they were created, and can therefore be used again for their usual functions or for other ones.

Recoverable materials (Materiales valorizables): Those recovered from the ordinary waste stream in order to give them value through their use in certain production processes or in energy recovery.

All of this with the aim of protecting health and the environment.

Continuous improvement methodology (Metodología de mejora continua): A methodology consisting of four structured steps (plan, do, check, act), following the concept of a continuous improvement cycle.

Metrics (Métrica): Process through which a set of measurable, reportable, and verifiable indicators and data must be available, as a follow-up and control mechanism.

MS: Ministerio de Salud MINAET: Ministerio de Ambiente, Energía y Telecomunicaciones.

Mitigation (Mitigación): Anthropogenic intervention to reduce sources or enhance sinks of greenhouse gases.

ISO Standards (Normas ISO): International standards that relate to the environmental management of organizations. Their basic objective is to promote the standardization of ways of producing and providing services that protect the environment, minimizing the harmful effects that organizational activities may cause.

Programa de Gestión Ambiental Institucional (PGAI): A PGAI is a planning instrument based on the methodological principles of an Environmental Management System. It starts from an environmental diagnosis of the institution's activities, considering all environmental aspects inherent to the organization, including those related to energy efficiency, waste, and climate change, among other environmental aspects. Based on this diagnosis, prevention, mitigation, compensation, or restoration measures for environmental impacts are prioritized, established, and implemented, whether in the short, medium, or long term.

Maintenance program (Programa de mantenimiento): Maintenance is understood as the action or set of actions aimed at conserving, preserving, or improving equipment, infrastructure, and installations, without adding additional value to them.

Fixed combustion systems (Sistemas de combustión fija): Fixed combustion systems shall be understood as installations or equipment that use fuels producing waste gases, belonging to industrial, commercial, or public premises, with capacities exceeding 25 liters per hour of any petroleum derivative or one gigajoule per hour of any other fuel.

Environmental Management System (Sistema de Gestión Ambiental): A cyclical process of planning, implementing, reviewing, and improving the procedures and actions carried out by an organization to perform its activity, guaranteeing the fulfillment of its environmental objectives.

Sinks (Sumideros): A physical and/or chemical unit or process that removes GEI from the atmosphere.

Troposphere (Tropósfera): The lowest and most important layer for the environment and human beings. Almost all meteorological events and climate manifestations develop within it. Its thickness varies from about 9 km at the poles to about 18 km at the Equator. In this layer, the temperature drops by about 6.5°C for each km of altitude. (taken from "Políticas de cambio climático en Costa Rica, integrando esfuerzos para asumir los retos, UNED, 2010) 11\. Anexo I: Basic thematic content for the presentation of the Programa de Gestión Ambiental Institucional document 1\. Cover Page:

Describing:

. Name of the institution . Name of the document . Logos . Date of preparation . Persons/department/commission that prepared the document.

2\. Table of Contents This will be the thematic content of the document.

3\. Introduction In this section, the institution is required to provide general information; therefore, the following must be indicated:

3.1 Institution background: Detail the vision and mission of the institution and provide a summary of the activities carried out.

3.2 Organization chart of the institution: Each organization of the public institution must be visualized in this diagram.

3.3 Composition of the Institutional PGAI Commission (Comisión Institucional del PGAI): The following table must be included:

Table No. 1 General Data of the Institution and the Institutional Commission | Data of the institution | | | | --- | --- | --- | | Institution: | | | | Website: | | | | Institutional email: | | | | Central office address: | | | | Central office telephone(s): | | | | Working hours: | | | | Number of buildings: | | | | Number of employees: | | | | | Data of the highest authority | | | | Name: | | | | Email: | | | | Telephone(s): | | | | Fax: | | | | Postal address: | | | | Institutional Commission Data of the PGAI coordinator | | | | Name: | | | | Email: | | | | Telephone: | | | | Fax: | | | | Postal address: | | | | Representatives of the Institutional Commission13 | | | | (name, position, and email) | | | | 13 The indicated areas are suggested areas. Each institution will appoint the Institutional Commission according to its structure, seeking the broadest representation of areas / departments / directorates it considers strategic for the implementation of the PGAI. | | | | Environmental | | | | Financial | | | | Budget | | | | Planning | | | | General Services | | | | Procurement | | | | Vehicle fleet | | | | Communication | | | | Other designated officials | | | | (name, position, and email) | | 4\. Sworn Statement of Institutional Environmental Compliance (Declaración Jurada de Cumplimiento Ambiental Institucional, DJCAI):

A Sworn Statement of Environmental Compliance must be completed, which must be signed by the highest authority of the institution. In this statement, the head commits to complying with the stipulations of the PGAI. The DJCA must include the environmental policy (environmental vision and mission, main environmental guidelines, and commitment to C-neutrality).

Table No. 2 | The undersigned ..., in my capacity as.. (Minister, Executive Director, Mayor, etc.) of..(name of the Ministry, Institution, | | | --- | --- | | Municipality, etc.) according to appointment made by .. (agreement, resolution, etc.) number., with legal ID number | | | ..., I commit to fulfilling the commitments acquired in this document "Programa de Gestión Ambiental | | | Institucional" and with what is consigned in Decreto Ejecutivo Número 36499-S-MINAET "Reglamento para la Elaboración de Programas | | | de Gestión Ambiental Institucional en el Sector Público de Costa Rica". | | | . | | | Air Management (Climate Change) | . | | Water Management | . | | Land and Solid Waste Management | . | | Energy Management | . | | Acquisition of goods (sustainable purchasing) | . | | . | . | | Signature of the highest authority | | | Note: The institution's seal must be affixed | | 5\. Initial Environmental Diagnosis.

The table called "Synthesis of the Initial Environmental Diagnosis," which corresponds to table 2 of this Guide (see step 5.4, section 5.2.), must be provided.

6\. Scope of the PGAI The PGAI document must clearly state the organizations (buildings) that will be considered within the PGAI. For this purpose, it is suggested to include an organization chart of the institution indicating the areas/departments/directorates where the PGAI will be applied.

Similarly, the criteria adopted for defining the scope of the PGAI must be included.

7\. Specific diagnoses: Energy Efficiency Diagnosis and Inventory of Greenhouse Gas Emissions.

Record the following specific diagnoses in this section:

. Energy Efficiency Diagnosis (Diagnóstico en Eficiencia Energética) . Inventory of Greenhouse Gas Emissions (Inventario de Emisiones de Gases de Efecto Invernadero) These diagnoses must be carried out in the organizations (buildings) considered within the scope of the PGAI.

In the event that the Energy Efficiency Diagnosis and the Inventory of Greenhouse Gas Emissions cannot be prepared during the PGAI formulation process, their development must be included as part of the environmental measures to be developed by the institution during the PGAI Implementation process.

8\. PGAI Action Plan:

The established actions will be arranged in a matrix form that will constitute the summary or synthesis of the PGAI. The matrix to be included in this section will correspond to table 4 of this Guide (see step 10 of section 5.2).

The criteria considered for defining the estimated timeframes for complying with the environmental goals must be indicated in this section.

9\. Pending tasks for environmental improvement This section applies when tasks are left pending due to various constraints (time, resources, among others) and/or are to be considered in the next phase and are expected to be included in future PGAI.

10\. Annexes The following must be attached:

• a)The results of the rating for each environmental aspect (if the methodology established in the document Protocolos de Evaluación available at http://www.digeca.go.cr/ambientalizacion/herramientasPGA.html was adopted).
• b)The Record Sheets for consumption of electrical energy, fuels, water, paper, and solid waste separation (available at http://www.digeca.go.cr/ambientalizacion/PGA- hojasregistro.html)14.

14 Records from at least the last six months must be included.

• c)Any other documentation deemed necessary.

San José, Costa Rica 2011

Considering:

RESOLVES:

en la totalidad del texto - Texto Completo Norma 429 Guía para la Elaboración de los Programas de Gestión Ambiental en el Sector Público de Costa Rica Texto Completo acta: DCC6F MINISTERIO DE AMBIENTE, ENERGÍA Y TELECOMUNICACIONES R-429-2011-MINAET.-San José a las nueve y treinta horas del veintidós de julio del dos mil once.

1. 1Que el día nueve de mayo de dos mil once, se publicó en La Gaceta Número 88 el Decreto Ejecutivo Nº 36499-S-MINAET "Reglamento para la elaboración de Programas de Gestión Ambiental Institucional en el Sector Público de Costa Rica", cuyo objeto es establecer los lineamientos para que todas las instituciones de la Administración Pública logren formular, actualizar e implementar un Programa de Gestión Ambiental Institucional "PGAI".
2. 2Que en el artículo 4 del reglamento citado supra señala que se conformará una Comisión Técnica Evaluadora "CTE", encargada de la revisión y seguimiento de los PGAI.
3. 3Que los artículos 9 y 13 del reglamento citado anteriormente, señalan que el MINAET, vía resolución administrativa, definirá a través de la CTE de los PGAI los lineamientos, manuales, guías y otros instrumentos con base en los cuales las instituciones de la Administración Pública elaborarán sus PGAI y sus informes de avance.
4. 4Que en la Reunión Ordinaria Número Uno-Acta 01-2011 de la CTE de los PGAI, se validó la conformación de ésta, y se acordó a proceder con la aprobación y oficialización de la Guía y los instrumentos necesarios para la elaboración de Programas de Gestión Ambiental en el Sector Público de Costa Rica. Por tanto,

El MINISTRO DE AMBIENTE, ENERGÍA Y TELECOMUNICACIONES

1º-Oficializar la Guía y los instrumentos necesarios para la elaboración de los Programas de Gestión Ambiental en el Sector Público de Costa Rica, de acuerdo a lo consignado en los artículos 9 y 13 del Decreto Ejecutivo Nº 36499-S-MINAET "Reglamento para la elaboración de Programas de Gestión Ambiental Institucional en el Sector Público de Costa Rica".

2º-La anterior guía estará publicada en el sitio www.digeca.go.cr Guía para la Elaboración del Programa de Gestión Ambiental Institucional (Nota de Sinalevi: La presente norma se extrajo del sitio Web de la Dirección de Gestión de Calidad Ambiental del Ministerio del Ambiente, Energía y Telecomunicaciones, y se transcribe a continuación:)

Contenidos 1. Prólogo 4 2. Introducción 5 3. El concepto de Ambientalización del Sector Público y su relación con los Programas de Gestión Ambiental Institucionales (PGAI) 9 4. Programa de Gestión Ambiental Institucional (PGAI) 11 4.1. Definición del PGAI 11 4.2. Componentes del PGAI 11 4.2.1. Componentes estratégicos 11 4.2.2. Componentes transversales del PGAI 12 4.3. Responsables del Programa de Gestión Ambiental Institucional 13 4.3.1. Jerarca de cada Institución 13 4.3.2. Comisión Institucional 13 4.3.3. Coordinador del PGAI 14 4.4. Vigencia del PGAI 15 5. Elaboración del PGAI 17 5.1. Aspectos generales en la elaboración de un PGAI 17 5.2. Pasos para la elaboración del PGAI 19 Paso 1: Compromiso del Jerarca 20 Paso 2: Conformación de la Comisión Institucional responsable del PGAI y la definición del coordinador 20 Paso 3: Elaboración de la Política Ambiental Institucional 20 Paso 4: Inventario de organizaciones (instalaciones) 21 Paso 5: Elaboración del diagnóstico ambiental inicial 22 Paso 6: Definición del alcance del PGAI 31 Paso 7. Elaboración del diagnóstico energético e inventario de gases de efecto invernadero 31 Paso 8. Definir objetivos, metas e indicadores ambientales 32 Paso 9. Definir medidas ambientales 35 Paso 10. Preparación del documento del PGAI 37 Paso 11. Entrega del documento PGAI 39 6. Revisión del Documento de PGAI 41 7. Seguimiento del PGAI 43 7.1. Informes de avance semestral 43 7.2. Visitas de seguimiento 43 8. Control y registro de la documentación 45 8.1. Control de la documentación 45 8.2. Registro de la documentación 45 9. Referencias Bibliográficas 47 10. Glosario 49 11. Anexo I: Contenido temático básico para la presentación del documento del Programa de Gestión Ambiental Institucional 53 Guía para la Elaboración del Programa de Gestión Ambiental Institucional 1. Prólogo Ser un país reconocido internacionalmente por su desempeño ambiental, sin duda es un gran logro, pero también representa un enorme desafío; esto por cuanto nos obliga a avanzar e innovar en nuevas formas y mecanismos que nos permitan crecer desde la perspectiva del desarrollo sostenible.

En este sentido, los Programas de Gestión Ambiental Institucional (PGAI) son ejemplo de un instrumento novedoso, el cual permitirá continuar con las iniciativas que se vienen ejecutando por "ambientalizar" el sector público, estrategia gubernamental para crear conciencia y "predicar con el ejemplo".

En estos programas se cristalizan muchos de los esfuerzos que se han hecho desde hace varios años por incorporar la variable ambiental. Primero, en el año 2000, desde una preocupación por la eficiencia energética, luego desarrollando el tema de las compras verdes, hoy re-conceptualizadas como compras públicas sustentables, luego los abordajes desde el cambio climático y los planes de gestión ambiental. Y más recientemente el tema de los sistemas de gestión ambiental que propone la Ley para la Gestión Integral de Residuos.

Al respecto la "Guía para la Elaboración de los Programas de Gestión Ambiental Institucional" será una gran orientación para todas las instituciones, empresas públicas o municipalidades. Esta Guía explica los componentes estratégicos y transversales de los Programas, así como los mecanismos de seguimiento y control que se llevarán a cabo. Además, contiene un apartado en el que se detallan los pasos que se requieren para diseñar e implementar un PGAI.

En este sentido, esta Guía tiene como propósito acompañar a todos/as esos funcionarios/as públicos y municipales que enfrentarán la tarea de realizar en sus respectivos espacios laborales el PGAI. Esta será una tarea de todas las instituciones del Estado, las que deberán darle vida a esta herramienta mediante su implementación.

Entre los pasos del PGAI destaca como el inicial el compromiso de los jerarcas. Esto significa que estará en manos de ellos/as el adecuado cumplimiento de esta nueva normativa, que busca seguir aunando acciones que permitan garantizar nuestro derecho constitucional a un ambiente sano, por lo que los invito a ser parte de este gran esfuerzo.

2. Introducción Costa Rica es reconocida a nivel mundial por su liderazgo en promover y ejecutar iniciativas que permitan el desarrollo de la sociedad de la mano con la protección del medio ambiente. Debido a la amplitud de este tema, la problemática ambiental puede ser solucionada desde la adopción de respuestas concretas a controles y normativas estatales, hasta la promoción de una conciencia ambiental que se adelante a los problemas ambientales por medio de la prevención.

En este sentido, Costa Rica inició un modelo de ambientalización de la administración pública con el fin de lograr mayor concordancia entre los controles estatales establecidos en el tema de medio ambiente hacia el sector privado y las labores internas desarrolladas por las instituciones públicas. La Iniciativa Paz con la Naturaleza, establecida mediante Decreto Ejecutivo No. 33487-MP (Gaceta No. 250 del 29 de diciembre del 2006), promovió el trabajo en diversas áreas programáticas, entre ellas el área de Gestión Ambiental y el área de Cambio Climático. En el marco de esta propuesta se elaboró el Reglamento para la elaboración de Planes de Gestión Ambiental en el Sector Público (PGA), publicado mediante el Decreto Ejecutivo No. 33889-MINAE (Gaceta No. 160 del 22 de agosto del 2007). Posteriormente, ese mismo año se publicó el Manual de Instrucciones para la elaboración de Planes de Gestión Ambiental con el fin de orientara las Instituciones en la elaboración de dichos planes. Además en julio del 2010 se publicó la Ley para la Gestión Integral de Residuos (Gaceta No. 135 del 13 de julio del 2010), en cuyo artículo 28 se establece que las instituciones de la Administración Pública, empresas públicas y municipalidades deberán implementar sistemas de gestión ambiental en todas sus dependencias.

En el tema de Cambio Climático, Costa Rica mediante la Ley N° 7414 aprobó la Convención Marco de las Naciones Unidas sobre Cambio Climático (Gaceta No. 126 del 4 de julio de 1994). Posteriormente en marzo del 2002, se ratifica el Protocolo de Kioto mediante la Ley No 8219 (Gaceta No 127 del 3 de julio de 2002). De esta forma el país se compromete a tomar acciones concretas para mitigar el cambio climático y facilitar la adaptación al mismo. Adicionalmente, con el fin de agilizar los mecanismos de toma de decisiones y establecer los controles de monitoreo que permitirán al país alcanzar la carbono neutralidad en el 2021, se establece la Estrategia Nacional de Cambio Climático (ENCC) y en el marco de ésta, mediante Acta número 056 2007-2010 del Consejo de Gobierno, se solicita a todas las instituciones públicas y se insta a los Gobiernos Locales e instituciones autónomas, elaborar y poner en ejecución un plan de acción con metas claras que contemple los seis ejes de la Estrategia Nacional de Cambio Climático (ENCC). La creación de la Dirección de Cambio Climático por medio del Decreto Ejecutivo No 35669-MINAET publicado en enero 2010 (Gaceta No. 3 del 6 de enero 2010), busca dar seguimiento a la implementación de la ENCC, así como a las demás acciones relacionadas con el desarrollo de la estrategia país de carbono neutralidad.

En el tema energético los esfuerzos y directrices a nivel de país tienen su origen en la Ley 7447 sobre Regulación del Uso Racional de la Energía (Gaceta No. 236 del 13 de diciembre de 1994) y el Reglamento de esta Ley publicado mediante Decreto Ejecutivo No 25584 en noviembre de 1996 (Gaceta No. 215 del 8 de noviembre de 1996). El objetivo de esta ley y su reglamento consistió en establecer los mecanismos para lograr el uso eficiente de la energía, promoviendo un programa gradual obligatorio de uso de la energía en empresas con alto consumo energético. Posteriormente, mediante el Acuerdo de Gobierno Nº 121 del año 2000 y modificado en los años 2002 y 2004 se exhorta a las instituciones públicas a establecer un Programa Permanente de Conservación de la Energía. Además, en mayo 2007 se publica la Directriz 017-MP-MINAE (Gaceta No. 94 del 17 de mayo de 2007), donde se establece que las Instituciones públicas deberán elaborar y poner en ejecución en forma inmediata planes de ahorro y uso eficiente del consumo de energía eléctrica en sus respectivas instalaciones. Como se observa para estas tres temáticas: gestión ambiental, cambio climático y eficiencia energética, existen puntos comunes especialmente en la identificación de aspectos ambientales derivados de las actividades desarrolladas en las instituciones públicas, en aspectos de ejecución, documentación, revisión y seguimiento. Con el fin de desarrollar un procedimiento unificado de gestión en estos temas, se publica el Decreto Ejecutivo No. 36499-MINAET-MS denominado Reglamento para la Elaboración de Programas de Gestión Ambiental Institucional en el Sector Público de Costa Rica (Gaceta No 88 del 09 de mayo del 2011), el cual promueve que las instituciones, municipalidades y empresas públicas, centralizadas y descentralizadas, establezcan un Programa de Gestión Ambiental Institucional (PGAI) donde se planifiquen e incorporen las medidas ambientales en el tema de gestión ambiental, cambio climático y conservación y uso racional de la energía, dentro de un proceso de mejora continua. La integración de estos temas en un solo programa de gestión, facilitará a las instituciones la elaboración de éste, así como el proceso de seguimiento y control posterior.

Con el fin de consolidar la creación de los PGAI es necesario crear capacidades a nivel de las instituciones públicas para que éstas asuman el compromiso que conlleva el diseño y ejecución del programa, siendo necesario en primer lugar, desarrollar un manual que contemple toda la temática relevante de las medidas ambientales y que sirva de guía para la elaboración de los PGAI.

El presente documento fue elaborado pensando en todos aquellos funcionarios/as de las instituciones públicas, empresas públicas y municipalidades que estarán involucrados en el diseño e implementación de los PGAI.

3. El concepto de Ambientalización del Sector Público y su relación con los Programas de Gestión Ambiental Institucionales (PGAI) La ambientalización del sector público tiene como base tres objetivos: a) promover una mejora continua en la calidad ambiental de las entidades públicas; b) impulsar acciones de toma de conciencia por parte de los funcionarios públicos en temas de mejora en la calidad del medio ambiente; y c) reducir las emisiones de gases de efecto invernadero (GEI) de manera que se encamine al Sector Público a la C-Neutralidad al 2021. De esta forma la ambientalización del sector público genera iniciativas de protección ambiental "desde la casa".

La elaboración de los PGAI se desarrolla en el marco del concepto de ambientalización del sector público, lo que significa que incorpora acciones de gestión en temas relacionados con el medio ambiente, considerados como prioritarios para el país, tales como: la Gestión Ambiental, el Cambio Climático y la Eficiencia Energética. De esta manera se podrá mejorar el desempeño ambiental de las instituciones reduciendo y controlando los problemas de contaminación ambiental que se derivan de sus actividades dentro de un modelo de gestión integrador, que además tiene como componentes transversales los siguientes: a) capacitación y comunicación; b) adquisición de bienes y transferencia tecnológica; y c) métrica.

4. Programa de Gestión Ambiental Institucional (PGAI) 4.1. Definición del PGAI Un Programa de Gestión Ambiental Institucional (PGAI) es un instrumento de planificación que parte de un diagnóstico ambiental del quehacer institucional que considera todos los aspectos ambientales inherentes a la organización, incluyendo los relacionados con eficiencia energética y cambio climático.

A partir de este diagnóstico, se priorizan y establecen medidas de prevención, mitigación, compensación o restauración de los impactos ambientales, ya sea a corto, mediano ó largo plazo; todo lo anterior bajo el principio de mejora continua1.

1 Un PGAI debe ser un ciclo continuo de planificación, acción, revisión y mejora de la actuación ambiental de la institución.

4.2 Componentes del PGAI El PGAI establecerá sus líneas de acción, basado en tres componentes estratégicos y en tres componentes transversales, cada uno en temas distintos, pero con un fin integrador que permitirá implementar medidas en pro del bienestar ambiental institucional.

4.2.1 Componentes estratégicos Los componentes estratégicos contemplan los temas de gestión de calidad ambiental, cambio climático y conservación y uso racional de la energía.

4.2.1.1 Gestión de Calidad Ambiental Consiste en el desarrollo de estrategias y acciones para prevenir, mitigar, restaurar ó compensar los impactos al ambiente propios del quehacer institucional, mejorando su desempeño ambiental y promoviendo a su vez el fortalecimiento de una mayor conciencia ambiental.

4.2.1.2 Gestión de la Energía Comprende las medidas a tomar para asegurar la utilización más eficiente de los recursos energéticos, en beneficio de un aprovisionamiento de demandas futuras. Incluye los temas de eficiencia energética y ahorro de energía (electricidad y combustibles).

4.2.1.3 Gestión del Cambio Climático Incluye el desarrollo de medidas para la reducción de emisiones de gases de efecto invernadero (GEI), derivadas de actividades institucionales como por ejemplo servicios de transporte y consumo energético. Además, incluye las acciones relacionadas con el proceso de adaptación de las instituciones. De manera general, este componente se fundamenta en los seis ejes de acción de la Estrategia Nacional de Cambio Climático (ENCC)2 , los que se presentan en la figura 3.

2 Disponible en el sitio www.digeca.go.cr 4.2.2 Componentes transversales del PGAI Para lograr el éxito en la implementación de las medidas ambientales establecidas en el PGAI, es necesario apoyar su gestión en tres componentes transversales primordiales, estos son:

4.2.2.1 Sensibilización, capacitación y comunicación En la ejecución de un PGAI, todos los funcionarios de la institución deben ser parte del equipo que llevará al éxito el cumplimiento de los compromisos ambientales, siendo necesario promover el cambio de actitudes y comportamientos ambientales, así como el reconocimiento de las acciones positivas de cada uno de ellos en la gestión ambiental institucional.

Las acciones que deben estar involucradas en éste eje deben estar orientadas a la educación, formación y sensibilización en los temas de cambio climático, eficiencia energética, gestión de residuos, y gestión de calidad ambiental en general, así como participación pública, entre otros aspectos.

4.2.2.2 Adquisición de bienes y transferencia tecnológica La compra de bienes es una actividad básica en cualquier institución, incluye desde la adquisición de materiales, implementos de oficina, equipos, compra de vehículos, insumos para actividades de limpieza, mantenimiento y hasta servicios.

El PGAI promueve una política de adquisición de bienes basada en el concepto de Compras Públicas Sustentables (CPS)3, proceso por medio del cual las organizaciones satisfacen sus necesidades de bienes, servicios, trabajos y utilidades, tomando en cuenta de forma integrada aspectos sociales, económico y ambientales. Dentro de las CPS, se encuentra el concepto de compras verdes, donde se satisface la necesidad de la institución que da origen a la compra, sin descuidar el impacto ambiental que ésta ocasionará. Este concepto impulsa la innovación en productos y servicios más amigables con el ambiente, al crear una demanda por parte del Estado (CEGESTI, 2008). Del mismo modo, al incorporar procesos de innovación y tecnologías respetuosas con el medio ambiente se permite la mejora en la disposición y acceso a la información especializada.

3 Se recomienda consultar el documento: "Guía Práctica para la Compra Pública Sustentable en el Sector Público" desarrollada por el Ministerio de Hacienda (2011), y disponible en el sitio https://www.hacienda.go.cr, en el Sistema Unificado Electrónico de Compras Públicas (*).

(*) (Modificada su denominación por el artículo 5° del decreto ejecutivo N° 37943 del 17 de setiembre del 2013, "Crea Sistema Unificado Electrónico de Compras Públicas como plataforma tecnológica de uso de la Administración Central para la tramitación de los procedimientos de contratación administrativa", anteriormente indicaba "CompraRed") 4.2.2.3. Métrica:

El objetivo de la métrica es disponer de un conjunto de indicadores medibles, confiables, reportables y verificables que sirvan para conocer la situación ambiental institucional. Además, considera el establecimiento de una línea base en todos los sectores, con el fin de poder evaluar la efectividad de las acciones implementadas. Igualmente mediante la métrica se procura una estandarización que permita comparar el desempeño de diferentes organizaciones o instituciones.

4.3 Responsables del Programa de Gestión Ambiental Institucional 4.3.1 Jerarca de cada Institución:

Dada la magnitud e importancia derivada de la ejecución del PGAI, en todo momento el Jerarca de cada Institución será el responsable de su desarrollo y cumplimiento ante la Comisión Técnica Evaluadora (CTE)4 . Contar con el respaldo del jerarca permitirá asignar los recursos humanos y técnicos necesarios para desarrollar un PGAI exitoso, así como los recursos económicos para su ejecución en los presupuestos operativos institucionales.

4 Comisión conformada por funcionarios del Ministerio de Salud y el Ministerio de Ambiente, Energía y Telecomunicaciones; encargada de la revisión y seguimiento de los PGAI, según lo establecido en los artículos 4 y 5 del Decreto Ejecutivo 36499-MINAET-MS.

El Jerarca además será quién apruebe la política ambiental institucional, nombre a la Comisión Institucional y remita formalmente el PGAI ante la CTE.

4.3.2 Comisión Institucional La Comisión Institucional será nombrada por el Jerarca con el fin de que proponga la política ambiental institucional, elabore e implemente el PGAI. Dicho nombramiento deberá realizarse por medio de una nota remitida a la CTE en donde se indique el responsable de la coordinación de la Comisión Institucional.

La coordinación de todos los departamentos de la Institución potenciará y consolidará el PGAI, permitiendo cubrir campos relevantes en sus quehaceres. Por esta razón, se recomienda que la Comisión Institucional esté conformada al menos por representantes de las áreas ambiental, financiera, presupuestal, planificación, servicios generales, proveeduría, transporte y comunicación. Si la institución lo considera necesario puede incluir otros departamentos que puedan apoyar el desarrollo del PGAI.

Cabe señalar que las funciones de la comisión institucional están detalladas en el articulo 8 del Decreto Ejecutivo 36499-MINAET-MS.

4.3.3 Coordinador del PGAI Tal como se ha mencionado, con el fin de establecer un enlace entre la CTE y la Comisión Institucional, el jerarca deberá designar la persona (integrante de dicha comisión) que fungirá como el responsable de la coordinación del PGAI, quien deberá ser preferiblemente un funcionario con conocimientos en gestión ambiental.

Para aquellas instituciones que por la naturaleza de su estructura operativa, cuentan con diferentes planteles, oficinas adjuntas, sedes u otras organizaciones3 y que éstas estén dentro del alcance del PGAI institucional, deberán nombrar un responsable a nivel de estas organizaciones (quien podría llevar control de registros de consumo, verificar el cumplimiento de medidas ambientales, entre otros); quien a su vez estará en contacto directamente con el coordinador del PGAI a nivel institucional.

Con el fin de unificar criterios de gestión y de forma, el responsable institucional integrará los PGAI de cada organización5 en un solo documento del PGAI Institucional, presentando en un solo grupo de aspectos, objetivos, metas y medidas ambientales, enmarcadas dentro de una sola política ambiental institucional.

Se insta a que tanto el/la Jerarca como la Comisión Institucional hagan reconocimiento interno de la labor que se realice a nivel de cada organización, con el fin de apoyar el compromiso de cada una de ellas en el desarrollo del PGAI.

5 Una organización puede ser desde una oficina hasta edificios, planteles, diversos tipos de instalaciones, laboratorios, centros de salud y otros similares, que cumplen funciones definidas dentro de la organización administrativa del Estado (Astorga,2007) 4.4 Vigencia del PGAI De acuerdo con Decreto Ejecutivo No. 36499 el PGAI tendrá una vigencia de 5 años; vencido este plazo, cada institución deberá reformular y presentar su nuevo PGAI, bajo el principio de mejora continua, propio de un Sistema de Gestión Ambiental.

5. Elaboración del PGAI 5.1. Aspectos generales en la elaboración de un PGAI La elaboración del PGAI se basa en un proceso de mejora continua, común en la metodología de los Sistemas de Gestión Ambiental (SGA), como las Normas ISO 14000, las cuales proporcionan un conjunto de estándares basados en procedimientos desde los cuales se puede crear y mantener un sistema de gestión ambiental.

Aunque para la ejecución del PGAI no se requiere seguir estrictamente una norma certificable, sí se propone seguir el marco lógico y organizacional que presentan los sistemas de gestión ambiental en general.

Cabe indicar que un SGA es un proceso cíclico de planificación, implementación, revisión y mejora de los procedimientos y acciones que lleva a cabo una organización para realizar su actividad garantizando el cumplimiento de sus objetivos ambientales. Al desarrollar el PGAI con el fundamento de los SGA, las instituciones lograrán incorporar consideraciones ambientales en la gestión general de la institución, otorgándoles una ventaja estratégica y una mayor competitividad. Los PGAI, tienen como principios necesarios para su implementación los aspectos presentados en la figura 5.

La metodología de mejora continua se presenta en la figura 6. El proceso inicia con la fase de planeación y organización, donde el Jerarca se compromete con el proceso del PGAI, conforma la Comisión Institucional y se define el coordinador del PGAI. En esta fase también se desarrolla una evaluación ambiental inicial, donde se establecen las etapas de él o los procesos que se llevan a cabo en la institución, asociando a cada una de estas etapas los aspectos ambientales y los correspondientes impactos ambientales, los cuales se explicarán más adelante. A partir de esta información se establecen las acciones que permitirán prevenir, reducir o controlar los impactos ambientales negativos; conceptos que se desarrollan más adelante en el apartado 5.2 de este documento.

Estas acciones se concretarán en forma de objetivos y metas ambientales que formarán parte del PGAI. En este punto es importante establecer los costos asociados al cumplimiento de los objetivos y metas, así como los compromisos y responsabilidades.

Posteriormente, se realizan las etapas de ejecución y seguimiento, para lo que es necesario realizar evaluaciones de cumplimiento con relación a los indicadores de desempeño ambiental propuestos, y aplicar las medidas correctivas necesarias para el adecuado cumplimiento de los objetivos del plan.

Finalmente, se realiza la revisión del proceso del PGAI y se efectúan las mejoras necesarias para cerrar el ciclo de gestión y mejora continua. Es necesario comunicar los resultados obtenidos tanto a nivel interno como a lo externo de la institución como a la Comisión Técnica Evaluadora.

Pasos para la elaboración del PGAI 5.2. Pasos para la elaboración del PGAI De acuerdo con la figura 6, la fase de planeamiento requiere de una serie de pasos para su desarrollo. Cada uno de estos pasos se resume en la figura 7 y son detallados a continuación:

Paso 1: Compromiso del Jerarca El éxito del PGAI depende del compromiso y liderazgo de la máxima autoridad de la Institución, sea este un ministro, gerente ejecutivo o alcalde. Para esto, los jerarcas deben tener muy claro que la variable ambiental debe estar inmersa en el quehacer institucional, lo que a su vez genera beneficios para la Institución en cuanto a mejora en su desempeño ambiental e incluso beneficios económicos derivados de un mejor aprovechamiento de insumos y materiales.

Cada jerarca deberá promover el involucramiento de todos/as los/as funcionarios/as de la Institución en el PGAI y deberá asegurar los recursos necesarios para llevar a cabo el proceso, desde la etapa de planeamiento, implementación, seguimiento y mejora contínua del PGAI.

Paso 2: Conformación de la Comisión Institucional responsable del PGAI y la definición del coordinador.

El jerarca establecerá la Comisión Institucional, que estará integrada por representantes de diferentes departamentos, dentro de los cuales se sugiere que estén las siguientes áreas: ambiental, financiera, presupuestal, planificación, servicios generales, proveeduría, transporte, comunicación y cualquier otro que considere necesario para elaborar e implementar su PGAI.

Una vez conformada la Comisión se deberá definir al Coordinador, el cual será el responsable de la coordinación del PGAI y quien a su vez será el enlace con la CTE, siguiendo para ello lo indicado en los apartados 4.3.2 y 4.3.3 del presente documento.

Paso 3: Elaboración de la Política Ambiental Institucional6 6 Para mayor información sobre cómo elaborar una política ambiental se puede consultar el manual: "Definición de la Política Ambiental de la Organización", desarrollado por el Centro Nacional de Producción más Limpia de Colombia (s.f.), disponible en: http://www.redpycs.net/MD_ upload/redpycs_net/File/ Manuales_y_guias/522107800_guiasdocumentos_id7.pdf La Política Ambiental Institucional debe ser propuesta por la Comisión Institucional y debe ser aprobada por el Jerarca. De esta forma, la Institución se compromete con la Gestión Ambiental desde los niveles superiores y hace públicos sus objetivos ambientales generales, sus principios de acción, así como su compromiso para alcanzar la C-Neutralidad7. Para elaborar la política ambiental, se vuelve necesario responder a las siguientes preguntas:

7 C - Neutralidad se refiere al compromiso asumido por el país para ser Carbono - Neutral al año 2021. Se refiere a la práctica de balancear los equivalentes de emisiones de dióxido de carbono (CO2), incluyendo no solamente el CO2 en sí, si no los otros gases de efecto invernadero (GEI). Para mayor información consultar la Estrategia Nacional de Cambio Climático (disponible en el sitio www.digeca.go.cr ).

. ¿Cuál compromiso global asume la Institución respecto al medio ambiente y el cambio climático?

. ¿Qué principios van a orientar a la Institución en estos temas?

Toda Política Ambiental Institucional debe estar soportada en los tres principios que se muestran en la figura 8. La política debe ser el marco o guía para que posteriormente se establezcan los objetivos y metas ambientales. Figura 8: Principios que deben ser considerados en la Política Ambiental.

Al elaborar la Política Ambiental debe considerarse que ésta guarde concordancia con las actividades que desarrolla la Institución. Además, una vez establecida, debe ser comunicada y explicada a todos los empleados, así como a nivel externo (clientes, personas a las que se les da servicios, proveedores, entre otros). La comunicación de la Política Ambiental puede incluirse en la página web institucional, en informes de gestión, publicidad, con signos externos en la misma institución (pizarra, murales, afiches, calcomanías y otros) o en publicidad.

Paso 4: Inventario de organizaciones (instalaciones) Cada institución deberá identificar y cuantificar las organizaciones existentes que conforman la institución. Una organización puede ser desde una oficina hasta edificios, planteles, diversos tipos de instalaciones, laboratorios, centros de salud y otros similares, que cumplen funciones definidas dentro de la organización administrativa del Estado (Astorga,2007). Con lo anterior se pretende aclarar que una institución puede estar formada por una o varias organizaciones, pero el PGAI debe ser uno para todas las organizaciones, es decir, las líneas de acción deben partir del PGAI institucional.

Pasos para la elaboración del PGAI 5. Elaboración del PGAI Los criterios que pueden considerarse para la identificación de organizaciones se presentan a continuación:

Paso 5: Elaboración del diagnóstico ambiental inicial La elaboración del diagnóstico ambiental inicial es una fase de análisis que permite identificar las oportunidades de mejora en la gestión ambiental, por ejemplo: disminución en el consumo eléctrico, la reducción en la cantidad de papel consumido, una disminución en los costos de servicios de disposición final de residuos, permite promover conductas ambientales en los empleados, entre muchas otras opciones de mejora. El objetivo fundamental de esta fase es establecer la línea base para cada uno de los aspectos ambientales inherentes al quehacer institucional. Para ello se requiere primeramente identificar los aspectos ambientales que le atañen a la institución, identificar impactos ambientales y posteriormente identificar los aspectos ambientales significativos, tal y como se detalla a continuación.

Paso 5.1 Identificar aspectos e impactos ambientales ¿Qué son y cómo se identifican los aspectos ambientales?

Un aspecto ambiental, es aquello que una actividad, producto o servicio genera (en cuanto a emisiones, vertidos, residuos, ruido, consumos, etc.) que tiene o puede tener incidencia sobre el ambiente; de esta forma corresponde con un elemento componente del proceso integral que se realiza en una actividad, obra o proyecto público que puede (potencial ó realmente) interactuar con el medio ambiente y producir impactos ambientales como consecuencia de dicha interacción (Astorga, 2007).

Tomando en cuenta lo anterior, los aspectos ambientales pueden dividirse en dos grupos:

1. De entradas (consumos):

. Consumo de energía: consumo de combustibles, consumo de electricidad.

. Consumo de agua: de la red de abastecimiento, agua de pozo.

. Consumo de papel, tonners, cartuchos para impresoras y demás artículos para oficina.

. Consumo de otros bienes o servicios.

2. De salidas (emisiones):

. Generación de residuos sólidos ordinarios, residuos de manejo especial, residuos peligrosos8. Por ejemplo: residuos orgánicos, papel, cartón, aluminio, vidrio, plástico, residuos electrónicos, chatarras, residuos de productos de limpieza o de productos químicos diversos, entre otros residuos.

8 Según lo dispuesto en la Ley No. 8839 Ley para la Gestión Integral de Residuos (La Gaceta No. 135 del 13 de julio del 2010) . Emisiones a la atmósfera (gases de combustión de chimeneas, emisiones derivadas de vehículos de transporte, gases de efecto invernadero, entre otros).

. Generación de aguas residuales (aguas de lavamanos, inodoros, duchas, fregaderos, pilas, piletas de aseo) y descargas de agua pluvial.

. Emisiones fugitivas de otros contaminantes (derrames de aceite, combustible) . Entre otras emisiones o descargas que se puedan generar en la institución.

En la figura 10 se presentan ejemplos de aspectos ambientales para una organización que genera productos y servicios.

La cantidad y tipos de aspectos ambientales van a ser tan diversos como actividades y organizaciones tenga una Institución.

En su identificación, se puede tomar como referencia los aspectos ambientales considerados en el documento Protocolos de Evaluación que se encuentra disponible en http://www.digeca.go.cr/ambientalizacion/herramientasPGA.html. En éste documento se consideran aspectos ambientales que podrían ser comunes para las actividades realizadas en diversas instituciones del sector público. En la figura 11 se resumen consideraciones básicas útiles en el momento de identificar los aspectos ambientales ¿Qué son los impactos ambientales?:

Una vez definidos los aspectos ambientales es necesario identificar en qué forma impactan al ambiente. El Impacto Ambiental se puede definir como cualquier cambio en el medio ambiente, tanto adverso como beneficioso, resultante en forma total o parcial de los aspectos ambientales de la Institución.

Para un mismo aspecto ambiental puede existir más de un impacto ambiental y puede que un mismo impacto ambiental sea común para diferentes aspectos ambientales. En el cuadro 1 se presentan ejemplos de aspectos ambientales y sus correspondientes impactos adversos.

Cuadro 1: Ejemplos de aspectos y algunos de sus impactos ambientales.

| Aspecto ambiental | Impacto ambiental | | --- | --- | | Consumo de combustibles fósiles | Deterioro de la calidad del aire, lluvia ácida, efecto invernadero. | | Consumo de energía eléctrica a partir de fuentes fósiles | Contaminación del aire, generación de gases de efecto invernadero | | Uso de Clorofluorocarbonados (CFC's) en sistemas de aire acondicionado | Afectación de la capa de ozono y efecto invernadero | | Generación de aguas residuales | Deterioro de la calidad del agua del cuerpo receptor. Generación de gases de efecto invernadero. | | Generación de residuos sólidos ordinarios (papel, cartón p.e) | Generación de gases de efecto invernadero. Pérdida de hábitat Contaminación del suelo Afectación a la salud | | Generación de residuos tóxicos peligrosos | Contaminación del suelo y aguas | | Emisión de ruido | Afectación a la salud de empleados y vecinos | Paso 5.2. Identificar requisitos legales Tal como se mencionó en el apartado de Política Ambiental, uno de los fundamentos de ésta es el cumplimiento de la normativa o requisitos legales que apliquen a las actividades de la Institución. Para esto, es necesario que se conozca el marco jurídico relacionado con los aspectos ambientales de la Institución.

El marco jurídico corresponde al cuerpo normativo de legislación ambiental (directamente relacionada), que ha promulgado el país y que, al encontrarse vigente, tiene que ser considerado como parte de la elaboración del PGAI. Según sea su alcance, puede establecer mandatos generales, lineamientos generales o específicos y hasta estándares concretos y bien definidos que deben ser cumplidos por toda la sociedad.(Astorga, 2007).

Para la evaluación del cumplimiento legal, debe revisarse el marco jurídico aplicable a las actividades de la institución. Se recomienda como referencia para hacer esta revisión, el listado de regulaciones ambientales que puede ser accesada en la página web de DIGECA (http://www.digeca.go.cr/legislacion/legislacion.html ) (sin olvidar verificar la vigencia o modificaciones realizadas a la normativa que aplique para la institución), o consultar el sitio del Sistema Costarricense de Información Jurídica disponible en www.pgrweb.go.cr/scij . Además es recomendable que cada Institución establezca un procedimiento mediante el cual logre actualizar permanentemente los requisitos legales que le corresponden.

Paso 5.3. Identificación de aspectos ambientales significativos Para una misma actividad, pueden existir diversos aspectos ambientales con impactos relacionados; estos aspectos ambientales deben ser valorados respecto a su significancia.

Toda institución debe enfocar esfuerzos y recursos para controlar los AAS en primera instancia. Dentro del proceso de elaboración del PGAI los AAS son prioritarios y deben verse reflejados obligatoriamente en los objetivos y metas ambientales. Lo anterior con el fin de que, mediante las acciones que se implementen en el tiempo, se disminuya su significancia. Posteriormente se deberán reformular nuevas metas para estos aspectos, además de proponer nuevas metas y objetivos para otros aspectos ambientales no considerados inicialmente, todo lo anterior bajo los principios de gradualidad y mejora contínua.

Un aspecto ambiental significativo (AAS) es aquel que genera un impacto ambiental o alteración ambiental significativa. Los procedimientos para definir si un aspecto ambiental es o no significativo son muy variados; pueden ser cualitativos o cuantitativos, siendo estos últimos muchas veces complejos.

En el proceso de elaboración del PGAI se recomienda tener en cuenta como criterio de decisión en cuanto a la significancia de un aspecto ambiental el procedimiento establecido en el documento denominado Protocolos de Evaluación (disponible en http://www.digeca.go.cr/ambientalizacion/herramientasPGA.html ).

En el caso de que alguna Institución no vea reflejados sus aspectos ambientales en el documento Protocolos de Evaluación (o que decida aplicar otra metodología), deberá adoptar algún procedimiento para definir la significancia de estos aspectos ambientales, que deberá considerar al menos los siguientes criterios:

. Significancia del impacto: basada en los criterios de escala del impacto, severidad del impacto, probabilidad de ocurrencia, duración del impacto.

. Cumplimiento con el marco regulatorio ambiental vigente, según lo mencionado en el apartado anterior.

. Inquietudes de las partes interesadas: al definir los aspectos ambientales significativos también es importante considerar la opinión de otros actores relacionados con la gestión de la Institución, como por ejemplo, los clientes, los proveedores, la opinión pública, los vecinos, las autoridades ambientales u otras instituciones relacionadas con el quehacer institucional.

Se debe recalcar que las instituciones tienen libertad de seleccionar el procedimiento que consideren más oportuno para definir la significancia de los aspectos ambientales. Como procedimiento alternativo, en caso que la institución así lo decida, se podría recurrir a la metodología para la valoración de impactos ambientales del Anexo 2 del Decreto Ejecutivo No. 32966-MINAE publicado en La Gaceta No. 85 dek 4 de mayo del 2006 (disponible en la página http://www.digeca.go.cr/legislacion/legislacion.html ).

Es importante recalcar que, todas las Instituciones deberán considerar como significativos dentro del PGAI los siguientes aspectos ambientales:

. Consumo de energía eléctrica . Consumo de combustibles fósiles . Consumo de agua . Consumo de papel . Emisiones al aire (de fuentes móviles y/o fijas) . Generación de aguas residuales . Generación de residuos sólidos (ordinarios, peligrosos y de manejo especial) Todos los aspectos ambientales significativos deberán incluirse en el proceso de gestión del PGAI, con metas, indicadores y medidas claras para prevenirlos, reducirlos, restaurarlos o compensarlos, según se explica en los apartados siguientes.

Paso 5.4. Síntesis del diagnóstico ambiental inicial Con el fin de generar una síntesis de los pasos desarrollados se recomienda generar un resumen en donde se incluyan todos los aspectos ambientales que fueron identificados como aplicables al quehacer institucional, y en donde se facilite la compresión de cuál es la situación ambiental institucional al momento de elaborar el PGAI (línea base).

Como se ha indicado, para realizar el diagnóstico es importante, en primer lugar, identificar todas las actividades de cada organización que conforman la institución, y para cada actividad identificar los aspectos ambientales (entradas de insumos y las salidas o emisiones) (ver figura 10). Cada aspecto ambiental deberá clasificarse según su significancia de impacto (alto, medio o bajo).

Posteriormente, se deberá establecer la situación institucional en la gestión de cada aspecto ambiental. Para los aspectos ambientales de "entradas o insumos" se sugiere consignar cuestiones como: fuente u origen, tipo de material o insumo, cantidad, medidas de ahorro en consumo, criterios ambientales en su adquisición, entre otros que sean aplicables. Para los aspectos ambientales de "salidas o emisiones" se sugiere considerar: fuente donde se genera el residuo o emisión, descripción del residuo, cantidad generada, medidas de prevención, reducción, tratamiento y forma de disposición final.

En la medida de lo posible, deberán establecerse valores cuantificables para estas entradas y salidas. Se recomienda para esto llevar las Hojas de Registro disponibles en http://www. digeca.go.cr/ambientalizacion/PGA-hojasregistro.html9, de forma que se puedan calcular al menos los indicadores solicitados en la figura 14, de todas las organizaciones de la institución. Se debe tener claro que resulta indispensable establecer indicadores que permitan definir una línea base cuantificable para así monitorear posteriormente el grado de avance de la gestión de los aspectos ambientales aplicables para la institución en un período de tiempo determinado.

9 Se deben incluir registros de al menos el último semestre.

La información mínima que se debe considerar en la síntesis del diagnóstico ambiental inicial se presenta en el cuadro 2. Ahí se muestra un ejemplo hipotético para el caso del aspecto ambiental "generación de aguas residuales".

Cuadro 2. Síntesis del diagnóstico ambiental inicial - ejemplo hipotético para el caso del aspecto ambiental "Generación de aguas residuales".

| Aspecto ambiental | Impacto Ambiental identificado | Significancia (Alta - media- Baja) | Síntesis de la situación ambiental | Indicadores | | --- | --- | --- | --- | --- | | Generación de aguas residuales de tipo ordinario (aguas grises y negras) | Deterioro de la calidad del agua. Generación de gases de efecto invernadero | Media | Fuentes de generación: Los aguas residuales se generan en la soda del edificio central y en los diferentes baños y lavatorios de los edificios; por lo que se considera que sólo se generan aguas residuales de tipo ordinario. Manejo de aguas residuales: en el tema de prevención y reducción de la generación, se han colocado rótulos incentivando al ahorro del agua en los baños del edificio central (y por consiguiente la reducción en la generación de aguas residuales ). En los demás edificios aún no se han colocado rótulos. Se mantiene un programa de identificación y reparación de fugas, colocación de medidores de flujo en todos los edificios. No se cuenta con sistemas y/o mecanismo de bajo consumo. Las aguas residuales únicamente son conducidas a su punto de disposición final (sin tratamiento) Disposición de aguas residuales: En los siguientes edificios: Central, (.) existe red de alcantarillado sanitario. Por lo que las aguas residuales ordinarias son dispuestas en dicho sistema sin necedidad de tratamiento. En los edificios "X", "Y" y "Z" no existe disponibilidad de servicio de alcantarillado sanitario. Las aguas residuales son dispuestas en 6 sistemas de tanques sépticos (2 por edificio), de los cuales se extraen los lodos con una frecuencia de 1 vez cada 3 años. La empresa que se contrata para esta labor es (.) la cual lleva los lodos a (.) para su tratamiento. | Se desconoce el volumen de agua residual generado en el tiempo (caudal), ya que no se llevan registros al respecto. Sin embargo el consumo total institucional de agua es de 440 m3/mes, según la facturación del AyA. | Paso 6: Definición del alcance del PGAI La definición del alcance del PGAI es una de las estapas más importantes del proceso de planeación. Para efectos de la presente guía el alcance del PGAI corresponderá a la delimitación de las organizaciones (edificios) que serán consideradas dentro del PGAI; es decir, las organizaciones en donde se definirán objetivos y se implementarán medidas ambientales. El alcance describe las fronteras del PGAI.

Algunos criterios que pueden ser considerados para la definición del alcance del PGAI son los siguientes:

. Principales hallazgos obtenidos en el diagnóstico institucional (priorización de organizaciones donde se detecten mayores problemas ambientales).

. Presupuesto institucional.

. Facilidad organizacional para la implementación del PGAI.

En caso de instituciones con muchas organizaciones separadas físicamente se podría dividir la ejecución del PGAI en etapas, lo anterior bajo un enfoque de gradualidad. Un ejemplo de definición del alcance institucional por etapas podría ser el siguiente:

. El primer año se trabajará con el edificio de oficinas centrales de la institución.

. Para el segundo año, se incluirán los edificio # 2 y #3 y #4.

. Para el tercer año, se incluirán los edificios #5, #6, los laboratorios, y el Departamento de Mantenimiento; completándose la totalidad de organizaciones que conforman la institución dentro del PGAI.

Se solicita que a más tardar al cumplirse los 3 años de la implementación del PGAI estén consideradas la totalidad de organizaciones que conforman la institución.

Paso 7: Elaboración del diagnóstico energético e inventario de gases de efecto invernadero En el paso 5 de la presente guía se indicó la necesidad de establecer la situación ambiental inicial de la institución para poder posteriormente enfocar el PGAI en las organizaciones (edificios) prioritarias según los criterios definidos en el paso 6 (definición del alcance del PGAI).

Luego de definido el alcance se debe realizar un proceso más exhaustivo que permita recopilar información más detallada de la institución respecto a las temáticas de cambio climático y energía. Estos diagnósticos específicos son: a) Diagnóstico de Eficiencia Energética y b) Inventario de Emisiones de Gases de Efecto Invernadero (GEI), los cuales se sugiere realizarlos en aquellas organizaciones (edificios) contemplados dentro del alcance del PGAI.

Con el fin de preparar la elaboración de dichos estudios se elaboraron las guías específicas que abarcan cada uno de los temas, estos documentos se encuentran en la página web http:// www.digeca.go.cr/ambientalizacion/herramientasPGA.html.

Nota: En caso que se considere que el Diagnóstico Energético y el Inventario de Emisiones de Gases de Efecto Invernadero no se puedan elaborar durante el proceso de formulación del PGAI, deberá incluirse como parte de las medidas ambientales a desarrollar por la institución en el proceso de Implementación del PGAI.

Paso 8: Definir objetivos, metas e ndicadores ambientales El siguiente paso en la elaboración del PGAI consiste en establecer los objetivos, metas, e indicadores ambientales; orientados a prevenir, mitigar, restaurar o compensar los impactos ambientales negativos derivados del quehacer institucional.

¿Qué es un objetivo ambiental?

Un objetivo ambiental es un fin o propósito ambiental de carácter general, cuyo origen se basa en la política ambiental. Constituye una acción general que toma la Institución para lograr un fin ambiental dado, por ejemplo: "realizar una gestión integrada de los residuos sólidos generados en la institución, en donde se apliquen los siguientes principios de gestión: evitar, reducir, reutilizar, valorizar (reciclar, co-procesar), tratar y disponer, en apego a la normativa ambiental vigente". Es muy importante considerar que para establecer los objetivos ambientales es necesario contar con una evaluación preliminar que permita determinar si se pude cumplir con el objetivo ambiental propuesto.

Hay que recalcar que se deben incluir objetivos claros relacionados con los temas de reducción de emisiones GEI y eficiencia energética. Estos objetivos deben ser medibles, verificables y reportables.

¿Qué es una meta ambiental?

La meta ambiental es la forma en que se concretan los objetivos ambientales y debe especificarse lo más detalladamente posible. Además debe ser clara en cuanto al logro a alcanzar y el plazo en el que se alcanzaría. Un ejemplo de metas ambientales pueden ser a) Manejo ambiental del 40% de los residuos sólidos peligrosos a los 6 meses, b) Manejo ambiental del 70% de los residuos sólidos peligrosos a los 12 meses, y c) Manejo del 100% a los 18 meses de haberse iniciado la implementación del Programa de Gestión Ambiental (Astorga, 2007). Los requisitos que deben cumplir los objetivos y metas ambientales se resumen en la figura 13.

¿Qué es un indicador ambiental?

Los indicadores son herramientas que cuantifican información ambiental relacionada con los objetivos y metas ambientales propuestas, de forma que evidencian el desempeño medioambiental de la Institución y el progreso en el cumplimiento de sus metas.

Los indicadores de gestión son medidas verificables de cambio o resultado, diseñados para contar con un estándar contra el cual evaluar, estimar o demostrar el progreso con respecto a metas establecidas. También pueden ser vistos como información para promover la motivación entre el personal institucional involucrado en el PGAI.

Con el fin de estandarizar los indicadores base para los PGAI a nivel de las instituciones del sector público, cada Institución deberá establecer los indicadores presentados en la figura 14 como mínimo, además de otros indicadores que permitan evaluar el cumplimiento de metas ambientales definidas para otros aspectos ambientales considerados por la institución. En la página web http://www.digeca.go.cr/ambientalizacion/herramientasPGA.html se pueden consultar las hojas metodológicas donde se explica cómo establecer cada uno de los indicadores propuestos en dicha figura, sin embargo se debe mencionar que las hojas de registro que aparecen en el sitio anteriormente indicado calculan los indicadores sugeridos al momento de ingresar los respectivos datos de consumo.

Paso 9. Definir medidas ambientales Las medidas o acciones ambientales son los pasos que se establecerán para alcanzar los objetivos y las metas ambientales. Estas pueden ser de prevención, reducción/control, restauración, compensación, de un impacto ambiental negativo que está ocurriendo.

En este punto es de suma importancia considerar criterios de ejecución que permitirán definir la prioridad para llevar a cabo acciones que permitan cumplir los objetivos y metas ambientales, a partir de las medidas ambientales propuestas (principio de gradualidad). Los criterios pueden ser de dos tipos:

1. Criterios técnicos: permiten evaluar si para los aspectos e impactos ambientales identificados como significativos existe una opción de mejora que realmente puede ser aplicada por la Institución y en qué plazo se puede implementar esta mejora.

2. Criterios económicos: evalúan el costo de las medidas ambientales propuestas así como la capacidad económica de la institución para ejecutarlas. Es importante tomar en cuenta que algunas medidas ambientales permitirán tener un ahorro posterior; por ejemplo reducción en el consumo de agua y/o electricidad, lo que se verá reflejado en una disminución en el pago de estos servicios, lo que puede ser también un criterio económico a considerar en la toma de decisiones.

Dentro del PGAI, existirán medidas ambientales de aplicación inmediata que no requieren de presupuesto elevado (costo de ejecución bajo), el desarrollo del PGAI debe iniciar precisamente por estas medidas. Por otra parte, existen medidas ambientales de aplicación a largo plazo que requieren inversiones económicas significativas; en este caso es necesario definir su costo e incluirlo en los planes operativos y en los presupuestos institucionales.

Tomando en cuenta estos criterios serán de prioridad alta aquellas medidas ambientales de bajo requerimiento técnico y económico, que puedan ser implementadas en un plazo corto y que tengan un alto alcance en cuanto a mejoras ambientales. Esto no quiere decir que aquellas que requieren de inversiones mayores se dejen de lado.

De igual forma, aunque en el momento de elaboración del PGAI se cuente con medidas de control para un aspecto ambiental determinado, como por ejemplo: se cuente con un sistema de tratamiento para las aguas residuales, o con luminarias de bajo consumo, de igual forma se deberán considerar en el PGAI acciones concretas para mantener estas medidas ambientales tanto operativa como económicamente.

Para la definición de medidas ambientales se recomienda consultar las "Guías Ambientales para el Sector Público" que están disponibles en la página http://www.digeca.go.cr/ambientalizacion/herramientasPGA.html. En el cuadro 3 se presentan algunos ejemplos de medidas ambientales.

Cuadro 3: Ejemplos de medidas ambientales para aspectos ambientales identificados (Astorga, 2007)10 10 Se indican medidas ambientales generales, sin embargo éstas pueden ser más específicas dependiendo de las condiciones de cada institución.

| Aspecto ambiental | Impacto ambiental identificado | Medidas ambientales | | --- | --- | --- | | Generación de residuos sólidos peligrosos | Contaminación ambiental (aire, agua, suelo) por inadecuado manejo de los residuos sólidos peligrosos | . Identificar los residuos sólidos peligrosos que se producen y elaborar una lista para el conocimiento del personal. . Separar los residuos sólidos peligrosos de los no peligrosos. . Almacenar los residuos sólidos peligrosos de forma separada. . Dar un tratamiento separado a los residuos sólidos peligrosos, promoviendo en primera instancia, su prevención, reducción, reutilización, reciclado y en última instancia, una disposición final adecuada. | | Emisiones atmosféricas (generación de gases de efecto invernadero) | Cambio climático | . Cambio de combustibles fósiles por combustibles alternativos . Introducción de nuevas tecnologías menos intensivas en emisiones de GEI . Manejo adecuado de residuos sólidos (principalmente orgánicos) | | Generación de ruido | Contaminación sónica por el ruido que se produce al interior de las instalaciones. | . Identificar las fuentes de ruido dentro de las instalaciones. . Ejecutar acciones concretas de mantenimiento y mejora del equipo que produce el ruido a fin de disminuir el mismo. . Promover acciones concretas de aislamiento y amortiguamiento del ruido que producen las fuentes de impacto, por medio de barreras acústicas. . Ajustar los horarios de uso del equipo que produce el ruido, para que el mismo no se genere durante horas en las que el impacto sea más significativo. | Además, debe tomarse en cuenta que el incumplimiento de objetivos y metas generaría una pérdida de credibilidad en el proceso del PGAI. Es por esta razón que las acciones a desarrollar por la institución deberán estar reflejadas en los planes operativos institucionales y su presupuesto (según lo señalado en el artículo 12 del Decreto Ejecutivo No. 36499) Paso 10. Preparación del documento del PGAI La institución deberá plasmar el PGAI en un documento. El contenido temático básico para la presentación del documento del PGAI se detalla en el Anexo I11. Es fundamental que dentro del documento de PGAI se incorpore una tabla resumen que corresponderá a la síntesis de la gestión ambiental (Plan de Acción) que realizará la institución, y que además facilte realizar la evaluación y seguimiento posterior tanto a la institución como por la Comisión Técnica Evaluadora (MINAET - Ministerio de Salud).

11 Disponible en http://www.digeca.go.cr/ambientalizacion/herramientasPGA.html En el cuadro 4 se presenta un resumen con algunos ejemplos hipotéticos. Las columnas a incluir en el cuadro se detallan a continuación:

. Tema ambiental de referencia conforme a los temas incorporados en el documento Protocolos de Evaluación 12 y que apliquen para la institución; por ejemplo: gestión del aire, gestión del agua, gestión de la energía, etc.

12 Disponible en http://www.digeca.go.cr/ambientalizacion/herramientasPGA.html . Aspecto ambiental vinculado; por ejemplo: generación de aguas residuales, consumo de agua, consumo de combustibles, generación de residuos sólidos, consumo de energía eléctrica, etc.

. Prioridad o significancia del aspecto ambiental: impacto alto, medio, bajo.

. Objetivos, es decir, el fin ambiental perseguido. Deben ser claros y verificables. Un aspecto ambiental puede contener uno o más objetivos ambientales.

. Metas claras, detalladas, por ejemplo: reducción del consumo de energía eléctrica en un 15%.

. Plazo estimado de cumplimiento de las metas propuestas. Por ejemplo: lograr la reducción del consumo de energía en un 15% al finalizar el segundo semestre del año 2012.

. Indicadores, claros, cuantificables, verificables, por ejemplo: consumo total de energía eléctrica (KWh/mes), consumo total de agua (m3/mes).

. Medidas ambientales a cumplir. Se pueden detallar las medidas ambientales en esta misma tabla o elaborar protocolos específicos según aspecto ambiental y anexarlos al documento.

. Presupuesto, señalando el costo de la inversión requerida para cumplir con las medidas ambientales.

. Responsable en la organización de la aplicación/promoción de las medidas ambientales.

Cuadro 4: Cuadro resumen del PGAI.

| Tema | Aspecto ambiental | Prioridad | Objetivos | Metas ambientales | Plazo estimado de cumplimiento | Indicadores | Medidas ambientales | Presupuesto | Responsables | | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | | Gestión de aire | Emisiones de fuentes móviles | Alta | Reducir las emisiones de CO2 | Disminución del consumo de combustibles en un 30% | Enero del año 2014. | -Consumo total de combustibles (litros de combustible consumidos por mes) -Consumo de combustibles por kilometro (litros de combustible consumidos por mes/total de kilometros por la flota vehicular). | Protocolo ambiental para la reducción de emisiones de fuentes móviles | $ 2.000 | Jefe del Departamento de Transportes | | Gestión del agua | Consumo de agua | Medio | Reducir el consumo de agua | Disminución en el consumo de agua en un 15% | Julio del 2012 | -Consumo total de agua (m3 de agua consumidos por mes) -Consumo de agua por empleado (m3 de agua consumidos por mes/ número de empleados) | Protocolo ambiental para la reducción del consumo de agua | $ 1.000 | Jefe de mantenimiento | | Gestión de suelo y residuos sólidos | Generación de residuos sólidos ordinarios | Medio | Separar los residuos sólidos ordinarios valorizables que se generan en la institución | Contar con puntos de separación de materiales valorizables en todas las áreas/ deptos/ edificios de la institución | Julio del 2012 | -Porcentaje de áreas/dptos./ edificios que cuentan con puntos de separación de materiales valorizables - Kg de residuos sólidos separados (según tipo de material) al mes | Protocolo ambiental para la separación de residuos sólidos ordinarios | $ 1.500 | Coordinador de equipo de gestión ambiental | | Gestión de la energía | Consumo de electricidad | Muy alta | Reducir el consumo de energía eléctrica | Disminución en el consumo de energía en un 20% | Enero del 2013. | -Consumo total de electricidad (Kwh/mes) -Consumo de electricidad por empleado (Kwh/mes/número de empleados) | Protocolo ambiental para el consumo de electricidad | $ 3.500 | Dpto. de Servicios Generales | Se insta a que las instituciones presenten un solo PGAI, donde unifiquen los aspectos considerados por cada una de las organizaciones que la integran, según lo mencionado en el paso 4 sobre inventario de organizaciones (instalaciones).

Cada Institución deberá preparar una Declaración Jurada de Cumplimiento Ambiental (DJCA), que consiste en un documento que resume las acciones principales que tomará la Institución para mejorar su desempeño ambiental y su compromiso con la C-neutralidad. Esta declaración puede ser utilizada como documento de comunicación interna promoviendo entre los funcionarios una conciencia ambiental y una mayor participación en el desarrollo del PGAI. El formato para la elaboración de la DJCA se presenta en el punto 4 del Anexo I.

Paso 11. Entrega del documento PGAI El documento de PGAI deberá ser presentado (en forma impresa y en forma digital) ante la Dirección de Gestión de Calidad Ambiental (DIGECA) del MINAET (Dirección que fungirá como ventanilla única según el artículo 10 del Decreto Ejecutivo No. 36499). La remisión del PGAI deberá realizarla el jerarca de manera formal.

Nota: En la presente Guía se establecen los pasos para estructurar un PGAI compuesto, entre otros apartados, por un Diagnóstico de la Situación Ambiental Inicial y su respectivo Plan de Acción, donde se consideran todos los aspectos ambientales inherentes al al quehacer institucional. Sin embargo, las instituciones tienen la opción de elaborar un PGAI que a su vez se divida en diferentes planes, por ejemplo: plan de gestión de residuos sólidos, plan de gestión del recurso hídrico, plan de gestión de emisiones atmosféricas, plan de eficiencia energética, plan de manejo y conservación de suelos, entre otros. De manera que en cada plan se incorpore un diagnóstico de la situación ambiental inicial y su respectivo plan de acción.

6. Revisión del Documento de PGAI La DIGECA se encargará de remitir en forma digital el PGAI a las demás instancias del MINAET con competencias en los temas de eficiencia energética y cambio climático para su respectiva revisión. Una vez realizado el proceso de revisión, la CTE remitirá una respuesta a la institución en un plazo de 40 días naturales, en donde se integren los criterios emitidos por cada una de las partes que conforman la CTE. El procedimiento de revisión del PGAI se presenta en la figura 15.

7. Seguimiento del PGAI 7.1 Informes de avance semestral:

Como parte de los mecanismos de control, cada institución deberá presentar un informe de avance semestral (a partir de la aprobación del PGAI y según lo indicado en el artículo 13 del Decreto Ejecutivo No. 36499) bajo el formato que se encuentra disponible en http://www.digeca.go.cr/ambientalizacion/herramientasPGA.html. Los informes de avance podrán ser firmados por el coordinador del PGAI.

7.2 Visitas de seguimiento:

Por su parte, los técnicos de las dependencias del MINAET y Ministerio de Salud que conforman la CTE, coordinarán visitas periódicas de seguimiento y orientación a las instituciones. Para lo cual es necesario que toda la documentación elaborada como parte del proceso de confección del PGAI esté resguardada en la institución, tal y como se indica en el siguiente apartado.

8. Control y registro de la documentación 8.1 Control de la documentación:

Toda la documentación elaborada como parte del proceso de confección y seguimiento del PGAI deberá ser resguardada en el sitio en que se localiza la organización, por parte de la jefatura de mayor rango o por parte del coordinador de la Comisión del PGAI en la institución.

Dicha documentación deberá estar correctamente ordenada y rotulada y, además, debidamente accesible para su revisión por parte de las autoridades, o en su defecto por personeros que éstas designen para su revisión.

8.2 Registro de la documentación:

El registro de la información, tanto consultada como generada durante la elaboración y ejecución del PGAI, es importante para dar seguimiento al proceso de formulación e implementación del mismo. Por esta razón, toda la documentación relacionada con el PGAI debe ser archivada en orden cronológico y resguardada. Se recomienda registrar la siguiente información:

1. Decreto Ejecutivo 36499- MS-MINAET Reglamento para la Elaboración de los Programas de Gestión Ambiental Institucional.

2. La presente guía.

3. Los formularios, registros y demás instrumentos utilizados para realizar el Diagnóstico Ambiental Inicial de la Institución. También se pueden incluir fotografías.

4. Historial de registros pertinentes del Inventario de emisiones de Gases de Efecto Invernadero (GEI) y demás documentos relacionado con el Diagnóstico en Eficiencia Energética.

5. Minutas correspondientes a reuniones de coordinación y a visitas de inspección que realice la Comisión Técnica Evaluadora.

6. Las diferentes versiones de trabajo del PGAI y su versión final, así como los protocolos ambientales elaborados, la tabla resumen del PGAI, la Declaración Jurada de Cumplimiento Ambiental.

7. La información y registros históricos de consumos de agua, energía eléctrica, combustibles, papel, separación de residuos (indicándose el destino de los residuos separados), y demás registros empleados que respalden los indicadores señalados para el seguimiento del PGAI.

8. Los Informes de Avance presentados en la DIGECA, incluyéndose los documentos que se adjunten a dicho informe.

9. Todos aquellos otros relacionados con la elaboración e implementación del PGAI.

9. Referencias Bibliográficas Astorga, A (2007): Manual de Instrucciones para la Elaboración de Planes de Gestión Ambiental en el Sector Público de Costa Rica. Documento Técnico, Dirección de Gestión de la Calidad Ambiental, Ministerio de Ambiente y Energía, 104 p.

CEGESTI (2008): Manual para la implementación de Compras Verdes en el sector público de Costa Rica. Documento Técnico. 52 p.

Ministerio de Ambiente, Energía y Telecomunicaciones. (2009): Estrategia Nacional de Cambio Climático. Primera Edición. 109 p. Costa Rica.

Leon, Ricardo. Análisis de los Aspectos Ambientales de una Organización. Curso para responsables y auditores ambientales, Centro Nacional de Producción mas Limpia, Colombia. 56 p.

Atención de consultas y /o sugerencias:

Para la atención de consultas y /o sugerencias éstas se pueden realizar al correo electrónico [email protected]; o en las siguientes dependencias:

1. Dirección de Gestión de Calidad Ambiental 2257-1839 / 2258-3272 2258-2820 Página Web: www.digeca.go.cr Ubicación: Avenida 18, calles 9 y 9 bis, # 935, costado norte del Liceo de Costa Rica, Plaza González Víquez, San José.

2. Dirección de Cambio Climático 2222-7426 2222-7426 Ubicación: Avenida 8 y 10, calle 25. Del Edificio de la Corte Suprema de Justicia 200 E, frente al edificio central del MINAET, San José.

3. Dirección de Energía 2257-3662 2257-2434 Ubicación: Avenida 8 y 10, calle 25. Del Edificio de la Corte Suprema de Justicia 200 E, frente a la Iglesia Votivo Corazón de Jesús. Edificio Central del MINAET, 5 piso, San José.

4. Unidad de Normalización - Dirección de Regulación de la Salud del Ministerio de Salud.

Teléfono 2233-6922 2255-4512 Página Web:www.ministeriodesalud.go.cr Dirección: Calle 16, Avenida 6 y 8, San José, Costa Rica 10. Glosario Adaptación: Es el ajuste de los sistemas humanos o naturales como respuesta a estímulos climáticos proyectados o reales, o sus efectos, que pueden moderar el daño o aprovechar sus aspectos beneficiosos.

Ambientalización de la administración pública:

Promoción de una mejora continua en la calidad ambiental de las entidades públicas que incluye también la promoción de acciones de toma de conciencia por parte de los funcionarios públicos en temas de mejora en la calidad del medio ambiente.

Ambiente: Son todos los elementos que rodean al ser humano, elementos geológicos (roca y minerales); sistema atmosférico (aire); hídrico (agua: superficial y subterránea); edafológico (suelos); bióticos (organismos vivos); recursos naturales, paisaje y recursos culturales, así como los elementos socioeconómicos que afectan a los seres humanos y sus interrelaciones.

Aspecto ambiental significativo: Para efectos de la presente Guía, aspecto ambiental se entenderá como aquel aspecto que fue considerado como significativo con base en los procedimientos establecidos por la institución.

Aspecto ambiental: Elemento que se genera de las actividades, productos o servicios de una organización, y que tienen un impacto en el medio ambiente. Por ejemplo: consumo de recursos naturales, manejo de sustancias peligrosas, producción de emisiones e inmisiones, generación de residuos, entre otros.

Cambio climático: Cambio de clima atribuido directa o indirectamente a la actividad humana que altera la composición de la atmósfera mundial y que se suma a la variabilidad natural del clima observada durante períodos de tiempo comparables (según Convención Marco de las Naciones Unidas sobre Cambio Climático) Carbono neutralidad: Se logra cuando a través de un proceso transparente de medición de las emisiones (e), el resultado del cálculo neto de las emisiones menos las reducciones y/o remociones internas (r), menos la compensación (c) es igual a cero. Expresada como: e - r - c= 0 CO2: Dióxido de carbono CO2e: Dióxido de carbono equivalente, unidad o proceso físico y/o químico que remueve GEI de la atmósfera Comisión Institucional del PGAI: Comisión nombrada por el jerarca de la institución que podrá estar conformada por representantes de las áreas ambiental, financiera, presupuestal, planificación, salud ocupacional, servicios generales, proveeduría, flota vehicular y comunicación; y que ejerce funciones en la planeación, implementación, evaluación y mejora contínua del PGAI.

Comisión Técnica Evaluadora: Comisión conformada por miembros de las siguientes dependencias del MINAET: Dirección de Gestión de Calidad Ambiental, Dirección Sectorial de Energía y Dirección de Cambio Climático del MINAET; y por el Ministerio de Salud, que se encarga de la revisión y seguimiento de los PGAI.

Compras sustentables: Proceso por medio del cual las organizaciones satisfacen sus necesidades de bienes, servicios, trabajos y utilidades, tomando en cuenta de forma integrada aspectos sociales, económicos y ambientales Compras verdes: Proceso mediante el cual se satisface la necesidad de la institución que da origen a la compra, sin descuidar el impacto ambiental que ésta ocasionará.

Conservación de energía: Término usado para definir una política que comprende las medidas a tomar para asegurar la utilización más eficiente de los recursos energéticos. Son ejemplos: el ahorro de energía, su empleo racional, la sustitución de una forma de energía por otra, etc.

Consumo eléctrico: Cantidad de electricidad en kWh utilizada para convertirla en energía secundaria o para la producción de energía útil.

Consumo energético: Utilización de la energía para su conversión en energía secundaria o para la producción de energía útil.

Declaración Jurada de Cumplimiento Ambiental (DJCA): Documento que resume las acciones principales que tomará la institución para mejorar su desempeño ambiental.

Diagnóstico energético: Se conceptualiza como la aplicación de un conjunto de técnicas que permite determinar el grado de eficiencia con que es utilizada la energía.

DCC: Dirección de Cambio Climático DIGECA: Dirección de Gestión de Calidad Ambiental.

DSE: Dirección Sectorial de Energía Efecto invernadero: Se le denomina al efecto que generan los gases que atrapan el calor dentro del sistema de la troposfera terrestre.

Eficiencia energética: Es la capacidad de alcanzar los mayores beneficios en el uso final de la energía con el menor impacto sobre el medio ambiente. Consiste en el desarrollo de estrategias y acciones para prevenir, mitigar, restaurar ó compensar los impactos al ambiente propios del quehacer institucional, mejorando su desempeño ambiental y promoviendo a su vez el fortalecimiento de una mayor conciencia ambiental.

Estrategia Nacional de Cambio Climático: Iniciativa gubernamental para el tema de cambio climático, que persigue responder a la problemática mundial con enfoque nacional, con una fuerte participación de los diferentes actores y sectores.

GEI: Gases de efecto invernadero. Componente atmosférico tanto natural como antropogénico, que absorbe y emite radiación a longitudes de onda específicas dentro del espectro de radiación infrarroja emitida por la superficie de la tierra, la atmósfera y las nubes.

Impacto Ambiental: Efecto que una actividad, obra o proyecto, o alguna de sus acciones y componentes tiene sobre el ambiente o sus elementos constituyentes.

Instituciones públicas: Ministerios, instituciones autónomas o semiautónomas, oficinas regionales, municipalidades y todas aquellas dependencias o instalaciones en las que laboren funcionarios del Estado costarricense.

Inventario de Emisiones de GEI: Fuentes de GEI, sumideros de GEI, emisiones y remociones de GEI de una organización.

ISO: Organización Internacional para la Estandarización (ISO), es un organismo con sede en Ginebra, que nace luego de la segunda guerra mundial y constituido por más de 100 agrupaciones o países miembros. Su función principal es la de buscar la estandarización de normas de productos y seguridad para las empresas u organizaciones a nivel internacional.

Materiales biodegradables: Material que puede ser descompuesto con cierta rapidez por organismos vivientes, los más importantes de los cuales son bacterias aerobias.

Materiales reciclables: Partes de un artículo que todavía pueden ser usadas o procesadas, con el fin de obtener el mismo producto o artículo u otro diferente, a pesar de haber llegado a su vida útil.

Materiales reutilizables: Materiales que ya cumplieron su función para el que han sido o fueron creados, por lo que pueden ser utilizados de nuevo para sus funciones habituales o para otras.

Materiales valorizables: son aquellos recuperados de la corriente de los residuos ordinarios con el fin de darles valor mediante el uso de estos en determinados procesos productivos o en el aprovechamiento energético.

Todo ello con el fin de proteger la salud y el ambiente.

Metodología de mejora continua: Metodología que consiste en cuatro pasos estructurados (planear, hacer, ejecutar y actuar), siguiendo el concepto de ciclo de mejoramiento continuo.

Métrica: Proceso por medio del cual se debe disponer de un conjunto de indicadores y datos medibles, reportables y verificables, como mecanismo de seguimiento y control.

MS: Ministerio de Salud MINAET: Ministerio de Ambiente, Energía y Telecomunicaciones.

Mitigación: Intervención antropogénica para reducir las fuentes o mejorar los sumideros de gases con efecto invernadero.

Normas ISO: Son normas internacionales que se refieren a la gestión ambiental de las organizaciones. Su objetivo básico consiste en promover la estandarización de formas de producir y prestar servicios que protejan al medio ambiente, minimizando los efectos dañinos que pueden causar las actividades organizacionales.

Programa de Gestión Ambiental Institucional (PGAI): Un PGAI es un instrumento de planificación que se fundamenta en los principios metodológicos de un Sistema de Gestión Ambiental. Se parte de un diagnóstico ambiental del quehacer institucional que considere todos los aspectos ambientales inherentes a la organización, incluyendo los relacionados con la eficiencia energética, residuos y cambio climático, entre otros aspectos ambientales. A partir de este diagnóstico, se priorizan, establecen e implementan medidas de prevención, mitigación, compensación o restauración de los impactos ambientales, ya sea a corto, mediano o largo plazo.

Programa de mantenimiento: Se entiende por mantenimiento la acción o conjunto de acciones que tienden a conservar, preservar o mejorar la equipos, infraestructura e instalaciones, sin agregarle valor adicional a éste.

Sistemas de combustión fija: Se entenderá como sistemas de combustión fijos a las instalaciones o equipos que utilicen combustibles que produzcan gases de desecho, pertenecientes a locales industriales, comerciales o públicos, con capacidades superiores a 25 litros por hora de cualquier derivado de petróleo o un giga julio por hora de cualquier otro combustible.

Sistema de Gestión Ambiental: Proceso cíclico de planificación, implementación, revisión y mejora de los procedimientos y acciones que lleva a cabo una organización para realizar su actividad garantizando el cumplimiento de sus objetivos ambientales.

Sumideros: Unidad o proceso físico y/o químico que remueve GEI de la atmósfera.

Tropósfera: Es la capa más baja y más importante para el ambiente y el ser humano. En ella se desarrollan casi la totalidad de eventos meteorológicos y manifestaciones del clima. Su grosor varía desde unos 9 Km. en los polos a unos 18 km. en el Ecuador. En esta capa la temperatura desciende unos 6,5°C por cada km. en altitud. (tomado de "Políticas de cambio climático en Costa Rica, integrando esfuerzos para asumir los retos, UNED, 2010) 11. Anexo I: Contenido temático básico para la presentación del documento del Programa de Gestión Ambiental Institucional 1. Portada:

Donde se describa:

. Nombre de la institución . Nombre del documento . Logotipos . Fecha de elaboración . Personas/departamento/comisión que elaboraron el documento.

2. Índice Será el contenido temático del documento.

3. Introducción En este apartado se requiere que la institución brinde información general; por lo que se debe indicar:

3.1 Antecedentes de la institución: Detallar la visión y misión de la institución y brindar un resumen de las actividades que se realizan.

3.2 Organigrama de la institución: En este diagrama se debe visualizar cada organización de la institución pública.

3.3 Conformación de la Comisión Institucional del PGAI: Se debe incluir el siguiente cuadro:

Cuadro N°1 Datos generales de la Institución y de la Comisión Institucional | Datos de la institución | | | | --- | --- | --- | | Institución: | | | | Página Web: | | | | Correo institucional: | | | | Dirección de oficinas centrales: | | | | Teléfono (s) de oficinas centrales: | | | | Jornada de trabajo: | | | | Cantidad de edificios: | | | | Número de trabajadores: | | | | | Datos del máximo jerarca | | | | Nombre: | | | | Correo electrónico: | | | | Teléfono (s): | | | | Fax: | | | | Apartado postal: | | | | Comisión Institucional Datos del coordinador del PGAI | | | | Nombre: | | | | Correo electrónico: | | | | Teléfono: | | | | Fax: | | | | Apartado postal: | | | | Representantes de la Comisión Institucional13 | | | | (nombre, puesto y correo electrónico) | | | | 13 Las áreas indicadas son áreas sugeridas. Cada institución nombrará la Comisión Institucional según su estructura procurarndo la mayor representación de áreas / departamentos / direcciones que considere estratégicos para la implementación del PGAI. | | | | Ambiental | | | | Financiero | | | | Presupuesto | | | | Planificación | | | | Servicios Generales | | | | Proveeduría | | | | Flota vehicular | | | | Comunicación | | | | Otros funcionarios designados | | | | (nombre, puesto, y correo electrónico) | | 4. Declaración Jurada de Cumplimiento Ambiental Institucional (DJCAI):

Se debe realizar una Declaración Jurada del Cumplimiento Ambiental, la cual deberá estar firmada por el máximo jerarca de la institución. En esta declaración el jerarca se compromete a cumplir lo estipulado en el PGAI. La DJCA debe incluir la política ambiental (visión y misión ambiental, lineamientos ambientales principales y compromiso con la C-neutralidad).

Cuadro N°2 | El suscrito ..., en mi condición de.. (Ministro, Director Ejecutivo, Alcalde, etc) de..(nombre del Ministerio, Institución, | | | --- | --- | | Municipalidad, etc) según nombramiento realizado mediante .. (acuerdo, resolución, etc) número., con número de cédula | | | jurídica ..., me comprometo a cumplir con los compromisos adquiridos en el presente documento "Programa de Gestión Ambiental | | | Institucional" y con lo consignado en eDecreto Ejecutivo Número 36499-S-MINAET "Reglamento para la Elaboración de Programas | | | de Gestión Ambiental Institucional en el Sector Público de Costa Rica". | | | . | | | Gestión del aire (Cambio Climático) | . | | Gestión del agua | . | | Gestión de suelo y residuos sólidos | . | | Gestión de la energía | . | | Adquisición de bienes (compras sustentables) | . | | . | . | | Firma del máximo jerarca | | | Nota: Se debe colocar sello de la institución | | 5. Diagnóstico Ambiental Inicial.

Se debe aportar la tabla denominada "Síntesis del Diagnóstico Ambiental Inicial" que corresponde al cuadro 2 de la presente Guía (ver paso 5.4, apartado 5.2.).

6. Alcance del PGAI Debe quedar bien claro en el documento de PGAI las organizaciones (edificios) que serán considerados dentro del PGAI. Para ello se sugiere incluir un organigrama de la institución señalando las áreas/departamentos/direcciones donde se aplicará el PGAI.

De igual forma se deben incluir los criterios asumidos para la delimitación del alcance del PGAI.

7. Diagnósticos específicos: Diagnóstico en Eficiencia Energética e Inventario de Emisiones de Gases de Efecto Invernadero.

Consignar en este apartado los siguientes diagnósticos específicos:

. Diagnóstico en Eficiencia Energética . Inventario de Emisiones de Gases de Efecto Invernadero Dichos diagnósticos deberán realizarse en las organizaciones (edificios) considerados dentro del alcance del PGAI.

En caso que se considere que el Diagnóstico en Eficiencia Energética y el Inventario de Emisiones de Gases de Efecto Invernadero no se puedan elaborar Durante el proceso de formulación del PGAI, su elaboración se deberá incluir como parte de las medidas ambientales a desarrollar por la institución durante del proceso de Implementación del PGAI.

8. Plan de Acción del PGAI:

Las acciones establecidas se ordenarán en forma de matriz que conformará el resumen o síntesis del PGAI. La matriz a incluir en este apartado corresponderá al cuadro 4 de la presente Guía (ver paso 10 del apartado 5.2).

Los criterios considerados para definir los plazos estimados de cumplimiento de las metas ambientales deberan de indicarse en este apartado.

9. Tareas pendientes de mejora ambiental Este apartado aplicará cuando se opte por dejar tareas pendientes debido a restricciones varias (tiempo, recursos, entre otros) y/o que sean consideradas en siguiente fase y que se espera se incluyan en futuros PGAI.

10. Anexos Deberá adjuntarse:

• a)Los resultados de la calificación de cada aspecto ambiental (en caso que se haya adoptado la metodología establecida en el documento Protocolos de Evaluación que se encuentra disponible en http://www.digeca.go.cr/ambientalizacion/herramientasPGA.html).
• b)Las Hojas de Registro de consumos de energía eléctrica, combustibles, agua, papel, separación de residuos sólidos, (disponibles en http://www.digeca.go.cr/ambientalizacion/PGA- hojasregistro.html)14.

14 Se deben incluir registros de al menos el último semestre.

• c)Cualquier otra documentación que se considere necesaria.

San José, Costa Rica 2011

Considerando:

RESUELVE: