SENARA Regulation on Management and Investment for Irrigation and Drainage ProjectsReglamento de Gestión e Inversión para Proyectos de Riego y Drenaje de SENARA

Likewise, support shall be provided to the farmers' organization to carry out the processing of the water concessions (concesión de agua), and the water discharge, environmental, and right-of-way (paso) permits required for the project.

Conditions for the Investment of SENARA in the Construction of Irrigation and Drainage Projects

The Regional Coordinator shall determine, with the farmers' organization, the possibility of other contributions from the beneficiaries to the project.

In the event that the project requires the construction of one or more collective-use storage works to optimize water use, these shall be considered part of the conveyance network (red de conducción), even if they are located after the first on-farm irrigation turnout (toma de riego parcelario).

479-05, held on June 21, 2005. The distribution network (red de distribución) shall be considered to include the works necessary to convey water from the first on-farm irrigation turnout (toma de riego parcelario) on the main conveyance line to the rest of the on-farm turnouts (tomas parcelarias), inclusive.

When there is a delay in the payment of the debt by the beneficiary, a late-payment interest rate shall be charged, which shall be equal to the current interest rate with which the project was financed, plus three percent (3%).

However, under no circumstances shall the maximum term for the total cancellation of each farmer's debt be more than 12 years, including the grace period within this term.

The amount corresponding to interest not charged during the grace period shall be distributed among the payments that each farmer must pay to SENARA in the remaining period established for the total payment of the debt principal.

Agreements with user associations (sociedades de usuarios)

Formalization of the Debts

The amount to be paid by each beneficiary shall be estimated based on the total estimated budget for the project in the design. Each pagaré shall require at least one guarantor with assets registered in the Registry of Movable or Immovable Assets.

for judicial collection.

. Complete and legible forms indicating: name, ID number (cédula) (attach a current photocopy of the debtor's and guarantor's ID), marital status, exact address of each debtor and guarantor, and indicate a place for notifications and telephone numbers where they can be located. Sworn declaration of the debtor and guarantor regarding average monthly income. In the case of a legal entity, a photocopy of the legal entity ID and certification of legal representation not more than three months old must also be attached.

. Distribution of the reimbursable amount for each user of the irrigation project. The financing amount to be charged to each farmer shall be established proportionally to the quota of available irrigation flow that will directly benefit them, or, failing that, according to the proposal made by the organization, provided that the total amount to be recovered by SENARA is covered.

. Form of payment, term, grace period, and estimated date of the first payment.

If a user does not meet the requested requirements, immediate notice shall be given to the responsible Regional Coordinator to make the corresponding changes.

A representative of the Administrative-Financial Directorate shall be present at the same and shall be responsible for comparing the signatures and ID numbers on the pagaré with those on the ID. If not all users attend the meeting, the pagarés pending signature shall be delivered by memorandum to the Regional Coordinator, who shall be responsible for their formalization, verifying the authenticity of the signature and ID number on the pagaré compared against the identity document of each signatory.

Without this certificate, the contracting of the works shall not begin.

Delivery of the Project to the Users and the Recording of Accounts Receivable

The Delivery Record (Acta de Entrega) must be signed by the Regional Coordinator within a period of no more than 60 calendar days counted from the date on which the final acceptance (recepción definitiva) of the works was made from the contractors. In the Delivery Record (Acta de Entrega), the Regional Coordinator must indicate the final cost of the Project and the amount thereof that must be charged to the farmers, in accordance with what was established by Management upon approving the Project execution and the signed Agreement (Convenio).

If the final cost of the project is higher than that considered for the formalization of the agreement (convenio), the value defined in the agreement shall be recorded for collection purposes. If the final cost of the project is lower than that considered for the formalization of the agreement (convenio), the corresponding adjustment shall be made in favor of the beneficiaries, and the debt shall be recorded accordingly. The Regional Coordinator is the official responsible for ensuring the Delivery Record (Acta de Entrega) reaches the Financial Accounting Unit without delay, within a period of no more than 10 business days, so that the immediate registration of the account receivable and settlement of the balance for expenses may proceed.

Administrative Collection Procedure

These collection notices shall be sent according to the circumstances: via mail, telegram, SENARA personnel, externally contracted courier services (individuals or legal entities), fax, email, through alliances with other entities, or publications on radio, television, or written press.

Credit portfolios may also be sold when the law so permits.

Judicial Collection Procedure

• a)Original of the executory instrument (pagaré).
• b)Original of the administrative collection notices received by the debtor and guarantor.
• c)Statement of account as of the date of referral.
• d)Any additional information considered pertinent.

A copy of all requests for judicial collection shall be sent to the respective Regional Coordinator.

The Legal Directorate shall be responsible for estimating the amount to be charged for these concepts in accordance with current regulations.

Procedure for Payment Arrangements and Extensions (prórrogas)

• a)Extensions (prórrogas) for payments may be approved when, due to demonstrated circumstances, the debtor person cannot meet the payment; this procedure must be completed before the due date of the transaction, for a term no greater than twelve months counted from the due date. The agreed-upon conditions of the original credit shall remain unchanged.
• b)Readjustments, consisting of the modification of one or more of the original credit conditions, prior to its maturity.
• c)The debt amount shall be composed of all accumulated obligations, together with the respective current and late-payment interest duly detailed, as well as professional fees in the event that it is under judicial collection.

While a payment arrangement request is not formally resolved, the collection management must continue regularly, in accordance with the conditions established in the pagaré and the procedures established for such purposes.

Procedure for Uncollectible Accounts

Management shall approve accounts less than or equal to US $2,000.00 (two thousand exact dollars).

• a)That the administrative collection management has been exhausted, as accredited in writing by the Financial Accounting Unit.
• b)That both the debtor and the guarantor lack real estate and vehicles registered in their name, as accredited through an asset study prepared by the Legal Directorate.
• c)In any case, the approval of Management is required to record the estimation of uncollectibles as an expense.

This Management and Investment Regulation for the Establishment and Development of Irrigation and Drainage Projects is effective from its publication in the Official Gazette La Gaceta.

De igual forma, se apoyará a la organización de agricultores, para que realice la gestión de la concesión de agua y los permisos de descarga de aguas, ambientales y de paso que se requieran para el proyecto.

Condiciones para la inversión del SENARA en la construcción de proyectos de riego y drenaje

El Coordinador Regional determinará con la organización de agricultores, la posibilidad de otros aportes de los beneficiarios al proyecto.

En caso de que el proyecto requiera la construcción de una o más obras de almacenamiento de uso colectivo para optimizar el uso del agua, estos se considerarán como parte de la red de conducción, aunque se ubiquen después de la primera toma de riego parcelario.

Se considerará como red de distribución, a las obras necesarias para llevar el agua desde la primera toma de riego parcelario en la conducción principal hasta el resto de las obras de toma parcelarias inclusive.

Cuando haya retraso en el pago de la deuda por parte del beneficiario, se cobrará una tasa de interés moratoria anual, que será igual a la tasa de interés corriente con la cual se financió el proyecto, más un tres por cien (3%).

Sin embargo, en ningún caso, el plazo máximo para la cancelación total de la deuda de cada agricultor, será superior a 12 años, considerando dentro de este plazo el periodo de gracia.

El monto por concepto de intereses no cobrados durante el periodo de gracia, se distribuirá en los pagos que cada agricultor deberá cancelar al SENARA en el periodo restante establecido para el pago total del principal de la deuda.

Convenios con sociedades de usuarios

Formalización de las deudas

El monto a pagar por cada beneficiario, se estimará con base en el presupuesto total estimado para el proyecto en el diseño. En cada pagaré se requerirá de al menos un fiador con bienes inscritos en el Registro de bienes muebles o inmuebles.

. Formularios completos y legibles con indicación de: nombre, número de cédula (adjuntar fotocopia vigente de cédula del deudor y fiador), estado civil, dirección exacta, de cada uno de los deudores y fiadores, e indicar lugar para notificaciones, números de teléfonos donde puedan ser localizados. Declaración jurada del deudor y fiador sobre los ingresos promedio mensuales. En caso de ser una persona jurídica se debe adjuntar además, una fotocopia de la cédula jurídica y certificación de personería con no más de tres meses de emitida.

. Distribución del monto reembolsable por cada uno de los usuarios del proyecto de riego. El monto de financiamiento que se cobrará a cada agricultor, se establecerá de forma proporcional a la cuota del caudal de riego disponible que directamente lo beneficiará, o en su defecto, conforme con la propuesta que realice la organización, siempre que se cubra la totalidad del monto a recuperar por el SENARA.

. Forma de pago, plazo, periodo de gracia, y fecha estimada del primer pago.

En caso de que un usuario no cumpla con los requisitos solicitados se dará aviso inmediato al Coordinador Regional responsable para que haga los cambios según corresponda.

Un representante del Dirección Administrativa Financiera estará presente en la misma y será el responsable de confrontar las firmas y números de cédula del pagaré con las de la cédula. Si a la convocatoria no asisten todos los usuarios, los pagarés que queden pendientes de firma se le entregarán mediante oficio al Coordinador Regional, quién será el responsable de la formalización, verificando la autenticidad de la firma y número de cédula del pagaré confrontada con la cédula de identidad de cada firmante.

Sin esta constancia no se dará inicio a la contratación de las obras.

Entrega del proyecto a los usuarios y el registro de las cuentas por cobrar

El Acta de Entrega, deberá ser suscrita por el Coordinador Regional, en un plazo no mayor de 60 días naturales contados a partir de la fecha en que fue realizada la recepción definitiva de las obras a los contratistas. En el Acta de Entrega, el Coordinador Regional debe indicar el costo final del Proyecto y el monto de éste que debe ser cobrado a los agricultores, conforme con lo establecido por la Gerencia al aprobar la ejecución del Proyecto y el Convenio suscrito.

Si el costo final del proyecto es superior al considerado para la formalización del convenio, se registrará para efectos de cobro el valor definido en el convenio. Si el costo final del proyecto es inferior al considerado para la formalización del convenio, se realizará el ajuste correspondiente a favor de los beneficiarios y así se registrará la deuda. El Coordinador Regional es el funcionario responsable de hacer llegar sin demora en un plazo no mayor de 10 días hábiles, el Acta de Entrega a la Unidad Financiero Contable, para que se proceda de inmediato al registro de la cuenta por cobrar y liquidar el saldo por gastos

Procedimiento de cobro administrativo

Estos avisos de cobro se enviarán según las circunstancias: vía correo, telegrama, personal de SENARA, mensajería (personas físicas o jurídicas) contratadas externamente, fax, correo electrónico, mediante alianzas con otras entidades, publicaciones en radio, televisión o prensa escrita.

También se podrán vender carteras de crédito cuando la ley así lo permita.

Procedimiento de cobro judicial

• a)Original del título ejecutivo (pagaré).
• b)Original de los avisos de cobro administrativo recibidos por el deudor y fiador.
• c)Estado de cuenta a la fecha de remisión.
• d)Toda aquella información adicional que se considere pertinente.

De todos los oficios de solicitud de cobro judicial se enviará copia al Coordinador Regional respectivo.

Le corresponderá a la Dirección Jurídica estimar el monto a cobrar por estos conceptos de acuerdo a la normativa vigente.

Procedimiento para arreglos de pago y prórrogas

• a)Se podrá aprobar prórrogas a pagos, cuando por circunstancias demostradas, la persona deudora, no pueda atender el pago de la misma; trámite que debe hacerse antes del vencimiento de la operación, por un plazo no mayor a doce meses contados a partir de la fecha de vencimiento. Se mantendrán íguales las condiciones pactadas del crédito original.
• b)Readecuaciones, que consisten en la modificación de una o más de las condiciones originales del crédito, previo a su vencimiento.
• c)El monto de la deuda estará compuesta por todas las obligaciones acumuladas, conjuntamente con los respectivos intereses corrientes y moratorios debidamente detallados, así como honorarios profesionales en caso que se encuentre en cobro judicial.

Para su resolución deberá contar con la recomendación del Director del Área Administrativa Financiera.

Mientras no se resuelva formalmente una solicitud de arreglo de pago, la gestión de cobro debe continuar de forma regular, de acuerdo con las condiciones establecidas en el pagaré y a los procedimientos establecidos para tales efectos.

Procedimiento para cuentas incobrables

La Gerencia aprobará las cuentas menores o iguales a US$2.000,00 (dos mil dólares exactos).

• a)Que se haya agotado la gestión de cobro administrativo y así lo acredite por escrito la Unidad Financiero Contable.
• b)Que tanto el deudor como el fiador carezcan de bienes inmuebles y vehículos inscritos a su nombre, y así se acredite mediante un estudio de bienes que elabore la Dirección Jurídica.
• c)En todo caso se requiere de la aprobación de la Gerencia para registrar como gasto la estimación de los incobrables.

Este Reglamento de Gestión e Inversión para el Establecimiento y el Desarrollo de Proyectos de Riego y Drenaje rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta.