This regulation establishes an internal administrative procedure for the Municipality of Nicoya to clean up its database of concessions in the Maritime Terrestrial Zone. The objective is to correct inconsistencies such as duplicate records, outdated information, errors in concession ownership, improper charges, and lack of due process leading to fictitious balances. Special files are created for each case, with technical recommendations and administrative resolutions ordering deletion, modification, or inclusion of records. The cleanup is organized into five stages of analysis, prioritizing registry verification and cross-checking with administrative files. The removal of records reduces the Pending Collection balance. The regulation aims to improve municipal tax management, ensuring that charges for concession fees and municipal services in the maritime terrestrial zone are accurate and lawful.El Reglamento establece un procedimiento administrativo interno para que la Municipalidad de Nicoya depure su base de datos de concesiones en la Zona Marítimo Terrestre. El objetivo es corregir inconsistencias como registros duplicados, información desactualizada, errores en la titularidad de las concesiones, cobros indebidos y falta de debido proceso que generan saldos ficticios. Se crean expedientes especiales por cada caso, con recomendaciones técnicas y resoluciones administrativas que ordenan la eliminación, modificación o inclusión de registros. La depuración se organiza en cinco etapas de análisis, priorizando la verificación registral y la confrontación con expedientes administrativos. La desafectación de la base de datos reduce el Pendiente de Recaudación. El reglamento busca mejorar la gestión tributaria municipal, asegurando que los cobros por canon y servicios municipales en la zona marítimo terrestre sean precisos y ajustados a derecho.
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Article 1 – Database Cleanup. Municipal database cleanup shall be understood as the action corresponding to the elimination, modification, or inclusion of the record, whether due to: discrepancy between the amount owed or pending payment and the administrative file maintained in the Maritime Terrestrial Zone Department; duplicate record; because the record does not correspond to the concession holder; inability to identify the land; lack of identity card, legal entity card, or residency card; lack of name of the supposed owner, whether physical or juridical person, with respect to the record; or inclusion in the case of new concessions.Artículo 1º-Depuración de la Base de datos. Se entenderá por depuración de la base de datos municipal aquella acción que corresponda a la eliminación, modificación o inclusión del registro, ya sea por: discrepancia existente entre el monto adeudado o pendiente de pago con respecto al Expediente administrativo que se lleva en el Departamento de Zona Marítimo Terrestre; por registro duplicado; por no corresponder al titular de la concesión; por no poderse identificar el terreno; por falta de cédula de identidad, jurídica o de residencia; por falta del nombre del supuesto propietario, sea persona física o jurídica, con respecto al registro; por inclusión en el caso de concesiones nuevas.
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"Se entenderá por depuración de la base de datos municipal aquella acción que corresponda a la eliminación, modificación o inclusión del registro, ya sea por: discrepancia existente entre el monto adeudado o pendiente de pago con respecto al Expediente administrativo que se lleva en el Departamento de Zona Marítimo Terrestre..."
"Municipal database cleanup shall be understood as the action corresponding to the elimination, modification, or inclusion of the record, whether due to: discrepancy between the amount owed or pending payment and the administrative file maintained in the Maritime Terrestrial Zone Department..."
Artículo 1º
"Se entenderá por depuración de la base de datos municipal aquella acción que corresponda a la eliminación, modificación o inclusión del registro, ya sea por: discrepancia existente entre el monto adeudado o pendiente de pago con respecto al Expediente administrativo que se lleva en el Departamento de Zona Marítimo Terrestre..."
Artículo 1º
"Todo caso sometido a estudio para depurar, deberá ser revisado y confrontado con el Expediente Administrativo del Departamento de Zona Marítimo Terrestre, de modo que se determine si en éste es o no localizable la concesión en cuestión."
"Every case subjected to study for cleanup must be reviewed and compared with the Administrative File of the Maritime Terrestrial Zone Department, so as to determine whether the concession in question is or is not locatable therein."
Artículo 5, inciso d)
"Todo caso sometido a estudio para depurar, deberá ser revisado y confrontado con el Expediente Administrativo del Departamento de Zona Marítimo Terrestre, de modo que se determine si en éste es o no localizable la concesión en cuestión."
Artículo 5, inciso d)
"Una vez conocido y ratificado el informe técnico, se procederá a desafectar la base de datos y por ende se deducirá del Pendiente de Recaudación."
"Once the technical report is known and ratified, the database shall be de-affected and consequently the amount shall be deducted from the Pending Collection."
Artículo 7
"Una vez conocido y ratificado el informe técnico, se procederá a desafectar la base de datos y por ende se deducirá del Pendiente de Recaudación."
Artículo 7
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throughout the entire text - Complete Text of Standard 006 Regulations for the Purification of the Maritime Terrestrial Zone Database Complete Text of record: D2546 MUNICIPALITY OF NICOYA Upon instruction of Mr. Marco Antonio Jiménez Muñoz, Titular Municipal Clerk, of legal age, divorced, resident of Nicoya, in accordance with the provisions of Article 53 of Law No. 7794, and in observance of the rules governing the matter, I transcribe agreement No. 10 of ordinary session No. 006 of Monday, June 7, 2010, which reads:
Agreement No. 10: The Municipal Council unanimously approves the Regulations for the Purification of the Maritime Terrestrial Zone Database.
Also recommend that the possibility of adding to or modifying said Regulations according to needs be included.
Publish in the Official Gazette La Gaceta.
Nicoya, April 17, 2010.
MUNICIPALITY OF NICOYA TAX MANAGEMENT REGULATIONS FOR THE PURIFICATION OF MARITIME TERRESTRIAL ZONE DATA Procedure for the purification of the municipal database.
I.-Justification: One of the main problems presented by municipal databases, Nicoya being no exception, is the excess of inconsistencies in its records.
The reasons for which these inconsistencies have arisen, the most important being:
1. Misuse of information due to lack of knowledge, caused by a lack of training when entering data.
2. A database that accumulates outdated information.
3. Change at the registry level of the concession (cesión de derechos) holder, without simultaneously doing so in the SIM.
4. Duplicate records (originating from some defects in the SIM, which for some reason steal the canon information) causing the taxpayer's taxable base to be calculated double and payments that are not recorded.
5. Charging records to administered parties who, according to the Law, should not have been included.
6. Inclusion of canons where due process was not followed, generating a fictitious outstanding balance (pendiente).
II.-Objectives:
General Objective: Purify the municipal database through data updating in the Maritime Terrestrial Zone.
Specific objectives:
1. Determine, within the first month of starting the database purification work, the quantification of inconsistencies, whose determination will be carried out based on the records that exist in the Public Property Registry.
2. Reduce the inconsistencies in the database.
3. Carry out the purification in an orderly manner by districts.
4. Have periodic files and reports (Daily and Monthly) that demonstrate the actions taken.
III.-Procedure:
1
Purification of the municipal database shall be understood as that action corresponding to the elimination, modification, or inclusion of the record, whether due to: an existing discrepancy between the amount owed or pending payment with respect to the Administrative file kept in the Maritime Terrestrial Zone Department; due to a duplicate record; because it does not correspond to the concession holder; because the land cannot be identified; due to lack of an identity card, legal or residency card; due to lack of the name of the supposed owner, whether a natural or legal person, with respect to the record; due to inclusion in the case of new concessions.
2
For the purpose of conducting studies that lead to the purification of the charging record, a file specially created for this purpose must be prepared, which must contain at least the following information:
1. Taxpayer's account statement.
2. Taxpayer's payment list.
3. Photocopies of deposits made and canceled receipts.
4. A balance between the amount owed and the amount of the sums deposited and/or canceled.
5. Registry study that demonstrates the existence or non-existence of the concession. Or, failing that, a study that accredits the concession applicant as a settler or occupant, as the case may be.
6. Technical recommendation that justifies the respective purification.
7. Administrative Resolution ordering the purification.
8. Document from the official executing the order, where the movement carried out is archived and which will serve as support in the event of any claim or doubt.
3
It shall be prepared by the Head of the Department corresponding to the tax, and the Tax Administrator authorized by the Coordinator for amounts less than ¢300,000.00 or by the Municipal Mayor for amounts exceeding ¢300,000.00 for cases in which the removal from the Database will deduct from the Collection Outstanding Balance (Pendiente de Recaudación). It shall consist of a reasoning justified by the documentation provided and the result of the investigation, as well as the impossibility of determining the actual existence of the taxable event for the record. Said recommendation shall be addressed to the Purification Coordinator in the Annex 1 format, signed by the official issuing the recommendation, reviewed and signed by the Head of the Maritime Terrestrial Zone Department.
4
The procedure shall consist of 5 stages for its analysis, with no pre-set order of execution, although it is suggested to apply them in the proposed order, namely:
1. Carry out the analysis of the taxpayer with properties (read concessions) not transferred to eliminate duplicate data or include missing data, and file documentation of the movements made in the existing file.
2. Analysis of identification numbers, especially those beginning with the number ? or others.
3. Analysis of the names of taxpayers registered in the Database, in a duplicated manner but with a different identification number, poorly typed first or last names.
4. Analysis of inconsistencies in the canon charge, where each study carried out based on this tax will mandatorily involve analyzing the application of the services that, by institutional definition, are provided in the sector where the land under study is located.
5. Study of inconsistencies in the charge for municipal services, where each analysis carried out based on this tax will mandatorily involve analyzing the application of the services that, by institutional definition, are provided in the sector where the land under analysis is located.
5
The Head of Information Technology shall exercise daily, permanent, and constant control over the work performed by the officials designated for the database purification work. The tasks to be performed shall consist of:
a)Issuing listings, extracted from the billing system, containing the following inconsistencies:
I. identification numbers with repetitive numbering of nines.
II. duplicate concession numbers.
III. taxpayer numbers, names without identification.
IV. any other that, at the discretion of the Head of Information Technology, is convenient to analyze and that has due approval from the responsible parties.
b)Once the information indicated in the previous point is obtained, the coordinator will quantify the percentage of inconsistencies to be purified.
c)Conduct registry studies to determine the ownership of the property; in this case, the study will be carried out by property (concession) numbers. Once ownership is verified and it is evidenced that the tax charges are made in accordance with the law, the property owner will be charged.
d)Each case submitted to study for purification must be reviewed and compared with the Administrative File of the Maritime Terrestrial Zone Department, so that it can be determined whether or not the concession in question is locatable within it.
e)Every case submitted to study must have a file that clearly contains the documents supporting the accumulated information, including inspections.
f)Daily (Periodically), the department coordinators, together with the Head of Information Technology, will plan the work to be carried out in the area of purification. Likewise, they will prepare the recommendations for the cases that qualify to be purified.
6
The Purifiers will keep, on a daily basis through an Excel spreadsheet, a record of the cases that have been analyzed as inconsistent. During the third week of each month, they will present a report to the Municipal Mayor for his knowledge and to the Municipal Council.
7
Once the technical report is known and ratified, the database will be removed from service (desafectación) and, therefore, it will be deducted from the Collection Outstanding Balance.
8
Once the database removal has been carried out, the files will be sent to the central archive (Maritime Terrestrial Zone) for the purpose of safeguarding them like the rest of the institutional documentation. For these purposes, the purifiers will issue an official letter to the Head of the Maritime Terrestrial Zone with the following information:
a)Detail by name and identification number of the files sent.
b)Number of folios contained in each file.
c)Any other information deemed convenient.
9
Prior to starting the purification work, the Head of Information Technology will issue a report on the Collection Outstanding Balance as of that date, which will be broken down by tax and by period. Each time a purification report is issued, a new report on delinquency (morosidad) will be issued simultaneously.
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Artículos
en la totalidad del texto - Texto Completo Norma 006 Reglamento de la Depuración de la Base de Datos Zona Marítimo Terrestre Texto Completo acta: D2546 MUNICIPALIDAD DE NICOYA Con instrucciones del señor Marco Antonio Jiménez Muñoz, Secretario Municipal Titular, mayor, divorciado, vecino de Nicoya, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 53 de la Ley Nº 7794, y en observancia de las normas que rigen la materia, transcribo el acuerdo Nº 10 de la sesión ordinaria Nº 006 del lunes 7 de junio del 2010, que dice:
Acuerdo Nº 10: El Concejo Municipal en forma unánime aprueba el Reglamento de la Depuración de la Base de Datos Zona Marítimo Terrestre.
Recomendar igualmente incluir en dicho Reglamento la posibilidad de que sea adicionado o modificado de acuerdo a las necesidades.
Publíquese en el Diario Oficial La Gaceta.
Nicoya, 17 de abril del 2010.
MUNICIPALIDAD DE NICOYA GESTIÓN TRIBUTARIA REGLAMENTO DE LA DEPURACIÓN DE DATOS ZONA MARÍTIMO TERRESTRE Procedimiento para la depuración de la base de datos municipal.
I.-Justificación: Uno de los principales problemas que presentan las bases de datos municipales sin que Nicoya sea la excepción, es el exceso de inconsistencias en sus registros.
Las razones por las cuales se han dado dichas inconsistencias, destacándose como los más importantes:
1. Mal uso de la información por desconocimiento, ocasionado por falta de capacitación a la hora de ingresar los datos.
2. Base de datos que acumula información desactualizada.
3. Cambio a nivel registral del titular de la concesión (cesión de derechos), sin realizarlo a su vez en el SIM.
4. Registros duplicados (provenientes de algunos defectos en el SIM, que por algún motivo roban la información del canon) ocasionando que el imponible que tiene el contribuyente se le calcule doble y pagos que no son registrados.
5. Registro de cobro a administrados que según la Ley no se les debió incluir.
6. Inclusión de cánones donde no se siguió el debido proceso, que generan un pendiente ficticio.
II.-Objetivos:
Objetivo General: Depurar la base de datos municipal mediante la actualización de datos en Zona Marítimo Terrestre.
Objetivos específicos:
1. Determinar en el primer mes de iniciada la labor de depuración de la base de datos la cuantificación de inconsistencias, cuya determinación se realizará basada en los registros que existen en el Registro Público de la Propiedad.
2. Reducir las inconsistencias de la base de datos.
3. Efectuar la depuración de manera ordenada por distritos.
4. Contar con expedientes e informes periódicos (Diarios y Mensuales) que demuestren las acciones realizadas.
III.-Procedimiento:
1
Se entenderá por depuración de la base de datos municipal aquella acción que corresponda a la eliminación, modificación o inclusión del registro, ya sea por: discrepancia existente entre el monto adeudado o pendiente de pago con respecto al Expediente administrativo que se lleva en el Departamento de Zona Marítimo Terrestre; por registro duplicado; por no corresponder al titular de la concesión; por no poderse identificar el terreno; por falta de cédula de identidad, jurídica o de residencia; por falta del nombre del supuesto propietario, sea persona física o jurídica, con respecto al registro; por inclusión en el caso de concesiones nuevas.
2
Para efectos de realizar estudios que conlleven a la depuración del registro de cobro, se deberá elaborar un la siguiente información:
1. Estado de cuenta del contribuyente.
2. Listado de pagos del contribuyente.
3. Fotocopias de depósitos realizados y de recibos cancelados.
4. Un balance entre el monto adeudado y el monto de las sumas depositadas y/o canceladas.
5. Estudio de registro que demuestre la existencia o no de la concesión. O en su defecto estudio que acredite al solicitante de concesión como poblador u ocupante, según sea el caso.
6. Recomendación técnica que justifique la respectiva depuración.
7. Resolución Administrativa que ordena la depuración.
8. Documento del funcionario que ejecuta la orden, donde quede archivado el movimiento realizado y que servirá como respaldo ante algún reclamo o duda.
3
Será elaborada por el Encargado del Departamento correspondiente al tributo, y el Administrador Tributario autorizado por el Coordinador en montos menores a ¢300.000,00 o por el Alcalde Municipal en cantidades superior a los ¢300.000,00 para los casos en el que la desafectación de la Base de Datos deducirá el Pendiente de Recaudación. Consistirá en un razonamiento justificado en la documentación aportada y el resultado de la investigación, así como la imposibilidad de determinar la existencia real del hecho generador del registro. Dicha recomendación será dirigida al Coordinador de la depuración en el formato Anexo 1, firmada por el funcionario que emite la recomendación, revisada y firmada por el Encargado del Departamento de Zona Marítimo.
4
El procedimiento constará de 5 etapas para su análisis sin que exista un orden previo de ejecución, aun cuando se sugiere aplicar en el orden propuesto, a saber:
1. Realizar el análisis al contribuyente con fincas (léase concesiones) no traspasadas para eliminar datos duplicados o incluir datos faltantes, y archivar en el expediente existente documentación de los movimientos realizados.
2. Análisis de los números de cédula, especialmente aquellos que inician con el número ? u otros.
3. Análisis de los nombres de contribuyentes registrados en la Base de datos, de manera duplicada pero con diferente número de cédula, nombre o apellidos mal digitados.
4. Análisis de inconsistencias en el cobro de canon, donde por cada estudio que se realice partiendo de este tributo, implicará de manera obligatoria, analizar la aplicación de los servicios que por definición institucional se brindan en el sector donde se ubica el terreno en estudio.
5. Estudio de inconsistencias en el cobro por servicios municipales, en donde por cada análisis que se realice partiendo de este tributo, implicará de manera obligatoria, analizar la aplicación de los servicios que por definición institucional se brindan en el sector donde se ubica el terreno en análisis.
5
El Encargado de Informática ejercerá el control diario, permanente y constante sobre la labor que realiza los funcionarios designados para la labor de depuración de la base de datos. Las tareas a realizar consistirán en:
a)Emitir listados, extraídos del sistema de facturación que contengan las siguientes inconsistencias:
I. números de cédula con numeración reiterativa de nueves.
II. números de concesiones duplicadas.
III. números de contribuyentes, nombres sin cédula.
IV. cualquier otra que a criterio del Encargado de Informática sea conveniente analizar y que cuente con la debida aprobación por parte de los responsables.
b)Una vez obtenida la información indicada en el punto anterior, el coordinador, cuantificará el porcentaje de las inconsistencias a depurar.
c)Realizar estudios registrales para determinar la titularidad del bien, en este caso el estudio se realizará por números de finca (concesión), una vez comprobada la titularidad y evidenciando que el cobro de los tributos se realiza conforme en ley corresponde, se le cobra al titular de la finca.
d)Cada caso sometido a estudio para depurar, deberá ser revisado y confrontado con el Expediente Administrativo del Departamento de Zona Marítimo Terrestre, de modo que se determine si en éste es o no localizable la concesión en cuestión.
e)Todo caso sometido a estudio debe contar con un expediente que contenga claramente los documentos que respalden la información acumulada, incluyendo inspecciones.
f)Diariamente (Periódicamente) los coordinadores de departamento junto con el Encargado de Informática planificarán la labor a realizar en materia de depuración, así mismo, elaborarán las recomendaciones de los casos que califiquen para ser depurados.
6
Los Depuradores llevaran en forma diaria a través de hoja electrónica de Excel, un registro de los casos que han sido analizados como inconsistentes. La tercera semana de cada mes presentará un informe al Alcalde Municipal para su conocimiento y del Concejo Municipal.
7
Una vez conocido y ratificado el informe técnico, se procederá a desafectar la base de datos y por ende se deducirá del Pendiente de Recaudación.
8
Una vez realizada la desafectación de la base de datos, los expedientes serán remitidos al archivo central (Zona Marítimo Terrestre) con el propósito de custodiarlos como el resto de la documentación institucional. Para tales efectos, los depuradores emitirán oficio al Encargado del Zona Marítimo con la siguiente información:
a)Detalle por nombre y número de cédula de los expedientes remitidos.
b)Número de folios que constan en cada expediente.
c)Cualquier otra información que se considere conveniente.
9
Previo a iniciar la labor de depuración, el Encargado de Informática emitirá un informe del Pendiente de Recaudación a la fecha el cual se realizará por tributo y por periodo. Cada vez que se emita un informe de depuración, de manera simultánea se emitirá un nuevo reporte de la morosidad.