Creation of Commission for the Environmental Management Plan of the MSPCreación de Comisión del Plan de Gestión Ambiental del MSP

Its main function shall be to advise the Head of the Ministry in the preparation, implementation, and follow-up of the Environmental Management Plan.

The Administrative Director, representing the Minister, who shall serve as President.

The Deputy General Director of the Public Force in the Administrative area or his representative.

A specialist in the area of Occupational Health, designated by the head of the Department of Occupational Health.

The head of the Department of Civil Works.

The head of the Section of Control and Supervision of Assets.

The Commission shall meet under the direction of the President and, in his absence, the meeting shall be chaired by whomever the members of the Commission designate for that purpose.

Coordinate the preparation, implementation, and follow-up of the Environmental Management Plan in accordance with the provisions of Decree No. 3388-9 MINAE, published in La Gaceta 160 of August 22, 2007, and the Instruction Manual for the preparation of Environmental Management Plans.

Define the organization whose environmental performance will be improved through the Environmental Management Plan, taking into account: the main activity, the physical space occupied (buildings), and the scale of the activity carried out.

Integrate into a single document the different Environmental Management Plans defined for each organization of the Institution.

Maintain control and follow-up of the application of the environmental measures considered in the Environmental Management Plan.

Only the items for which it was convened shall be discussed, and decisions shall be taken in a collegial manner, in the manner set forth herein.

The Commission shall meet at least once a month at the place and time designated for that purpose by said body; however, it may be convened more than once in the same month, if necessary.

The number of members shall be verified at the designated location for the session at the start thereof. An ordinary or extraordinary session shall not be held if, thirty minutes after the scheduled time, there is no quorum. In all cases where there is a tie vote on any matter among the members of the Commission, the President shall, by virtue of his position, have a double vote to resolve the existing conflict.

When, for special reasons or force majeure, a member cannot attend an ordinary, extraordinary, or working session, he shall have the obligation to notify the President, through the means he deems most effective, prior to the scheduled start time of the relevant session, of his late arrival or non-attendance. The President shall transmit the notice to the Commission for inclusion in the minutes.

In the event that the President adjourns the session while a matter is under discussion, said matter shall be addressed at the next session and must be included in the Miscellaneous Business article of the Agenda as item number one, respecting the order in which the floor was yielded to the members of the Commission to address the topic.

The audience shall be granted upon prior request to the President, who shall set the day and time of the meeting.

1. President: The following corresponds to him:

a. Chair the meetings of the Commission.

b. Convene ordinary, extraordinary, and working sessions.

c. Prepare and propose the Agenda for ordinary sessions, maintaining a priority order in pursuit of institutional interest, and submit it for approval by the Commission immediately after verifying the quorum for the session.

d. Declare the sessions open at the designated time and close them after having addressed the matters agreed to be discussed. When deemed appropriate, for reasons of convenience and timeliness, he may order the suspension of the session.

e. Direct the discussions, guiding the debate towards the fundamental points and demanding that due order and mutual respect be observed among participants.

f. Authorize with his signature the minutes in the respective book.

g. Grant permission to members to leave the sessions, provided this does not break the quorum.

h. Represent the Commission at meetings with the senior officials of the institution, becoming its spokesperson regarding the proposals and propositions prepared by the body, without prejudice to the delegation of that representation for a specific case, as a matter of convenience.

i. Designate the necessary commissions for the study or execution of specific tasks, in accordance with the work program that has been established, in an effort to make the work of the Commission more effective.

j. He shall also have all other functions granted to him by the Commission.

2. Secretary: The following corresponds to him:

a. Communicate the Agenda of ordinary sessions to the other members with sufficient advance notice before the date of the meeting.

b. Record in the respective book the minutes approved by the Commission, signing at the foot thereof, as proof of the fidelity of the record.

c. Timely notify the agreements issued by the Commission and the reception of interested persons granted by the President.

d. Draft correspondence and sign those notes delegated by the President.

e. Organize and keep the Commission's archive up to date.

f. Maintain attendance records for sessions, recording such in the minutes, as well as the justifications for absences and late arrivals, if any.

g. Maintain a minute record of matters discussed at sessions and draft the minutes, to provide a clear and precise record of the deliberations, agreements, and resolutions adopted.

h. Any other function assigned by the Commission.

3. Members: The following corresponds to the other members of the Commission:

a. Punctually attend the ordinary, extraordinary, and working sessions to which they are summoned and, if unable to attend, send the corresponding justification to the Secretary.

b. Propose to the Presidency the inclusion of matters to be addressed on the Agenda for ordinary sessions, and approve it as the initial act of the meeting.

c. Perform the tasks designated by the President and report the results in writing within the agreed period.

d. Request the floor from the President to address matters under discussion.

e. Request a review of the Commission's agreements and their revocation or modification.

f. Cast their vote, affirmative or negative, on matters submitted for their consideration.

g. Formulate projects, propositions, and motions they deem timely.

h. Procure and study necessary information, consult minutes, books, correspondence regarding environmental matters, etc., in order to have better judgment on matters resolved or to be resolved at sessions.

i. Participate in all activities in which the Ministry has an interest regarding environmental matters.

j. Call the President to order, whenever in the exercise of his duties he departs from the activities granted to him by law and these Regulations.

k. Request the Secretary to have their words recorded in the minutes when deemed necessary.

l. Record in the respective book the minutes approved by the Commission, signing at the foot thereof, as proof of the fidelity of the record.

m. The other powers granted to them by the Commission through agreement.

Designation: The President shall designate the Working Groups to carry out activities, analyses, and studies in support of the Senior Officials of the Institution, which contribute to making decisions and promoting the integral development of the Ministry. Each working group shall present a final report to the Commission, which will review it and, prior to its approval, may recommend changes and expansions to it, so that it constitutes sufficient documentation for defining the policies to be established regarding environmental management.

The maximum period for rendering a report shall be one month. If the nature of the case warrants it, prior to the expiration of the term for submitting the report, if it is not yet complete, the Coordinator of the working group must state the reason for the delay and request an extension of the deadline from the Commission, which may not exceed another month.

Given in the Office of the Minister of Public Security, on the twenty-fifth day of the month of March of two thousand ten.

Tendrá como función principal asesorar al Jerarca de la Cartera en la elaboración, implementación y seguimiento del Plan de Gestión Ambiental.

El Director Administrativo, en representación del Ministro, quien fungirá como Presidente.

El Subdirector General de la Fuerza Pública en el área Administrativa o su representante.

Un especialista en el área de Salud ocupacional, designado por el jefe del Departamento de Salud Ocupacional.

El jefe del Departamento de Obras Civiles.

El jefe de la Sección de Control y Fiscalización de Activos.

La Comisión sesionará bajo la dirección del Presidente y, en ausencia de éste, presidirá la reunión, quien designe los integrantes de la Comisión a ese efecto.

Coordinar la elaboración, implementación y seguimiento del Plan de Gestión Ambiental de acuerdo con lo establecido en el Decreto Nº 3388-9 MINAE, publicado en La Gaceta 160 del 22 de agosto del 2007 y el Manual de Instrucciones para la elaboración de Planes de Gestión Ambiental, Definir la organización que será objeto de mejoramiento del desempeño ambiental por medio del Plan de Gestión Ambiental, tomando en cuenta: la actividad principal, el espacio físico que se ocupa (edificios) y la dimensión de la actividad que se realiza.

Integrar en un solo documento los diferentes Planes de Gestión Ambiental definidos para cada organización de la Institución.

Mantener el control y el seguimiento de la aplicación de las medidas ambientales consideradas en el Plan de Gestión Ambiental.

Se analizarán solo los puntos para los que fue convocada y las decisiones serán tomadas en forma colegiada, en la forma en que se dirá.

La Comisión sesionará al menos una vez al mes en el lugar y hora que dicho órgano destine al efecto; sin embargo, en un mismo mes podrá convocarse más de una sesión, de ser necesario.

El número de estos se verificará en el lugar designado para llevar a cabo la sesión al inicio de la misma. No se sesionará en forma ordinaria o extraordinaria si treinta minutos después de la hora fijada no hay quórum. En todos aquellos casos en que medie el empate en la votación de algún asunto entre los miembros de la Comisión; el Presidente tendrá, en razón de su condición, doble voto, para dirimir el conflicto existente.

Cuando, por motivos especiales o de fuerza mayor, un integrante no pueda presentarse a una sesión ordinaria, extraordinaria o de trabajo, tendrá la obligación de avisar al Presidente, por la vía que estime más efectiva, previo a la hora de inicio de la sesión que corresponda, sobre la llegada tardía o la no asistencia a la sesión. El Presidente transmitirá el aviso a la Comisión para que conste en acta.

En el caso de que el Presidente levante la sesión estando en discusión un asunto, éste será tratado en la sesión siguiente, debiendo incluirse en el artículo de Asuntos Varios de la Orden del Día como el número uno y se respetará la precedencia en que esté cedida la palabra de los miembros de la Comisión, para referirse al tema.

La audiencia se concederá previa solicitud ante el Presidente, quién fijará el día y la hora de la reunión.

1. Presidente: Le corresponde lo siguiente:

a. Presidir las reuniones de la Comisión.

b. Convocar a sesiones ordinarias, extraordinarias y de trabajo.

c. Elaborar y proponer el Orden del Día de las sesiones ordinarias, guardando un orden prioritario en procura del interés institucional y someterlo a aprobación de la Comisión inmediatamente después de comprobar el quórum para la sesión.

d. Declarar abiertas las sesiones a la hora señalada y terminarlas después de haber tratado los asuntos que se dispusieron conocer. Cuando lo considere procedente, por motivos de conveniencia y oportunidad, podrá disponer la suspensión de la sesión.

e. Dirigir las discusiones orientando el debate hacia los puntos fundamentales y exigir que se observe el orden debido y el respeto mutuo entre los participantes.

f. Autorizar con su firma las actas en el libro respectivo.

g. Conceder permiso a los miembros para ausentarse de las sesiones, si con ello no se rompe el quórum.

h. Representar a la Comisión en reuniones con los jerarcas de la institución convirtiéndose en el vocero del mismo con respecto a los planteamientos y propuestas elaboradas por el órgano, sin perjuicio de que, por conveniencia, se delegue esa representación para el caso concreto.

i. Designar las comisiones necesarias para el estudio o realización de trabajos específicos, acorde con el programa de trabajo que se haya dispuesto, en un afán de hacer más efectiva la labor de la Comisión.

j. Tendrá además todas aquellas otras funciones que le otorgue la Comisión.

2. Secretario: Le corresponde lo siguiente:

a. Comunicar a los demás miembros el Orden del Día de las sesiones ordinarias con suficiente anticipación a la fecha de la reunión.

b. Registrar en el libro respectivo las actas aprobadas por la Comisión, firmando al pie de ellas, como constancia de la fidelidad del registro.

c. Notificar oportunamente los acuerdos que dicte la Comisión y la recepción de personas interesadas que conceda el Presidente.

d. Redactar correspondencia y firmar aquellas notas que le delegue el Presidente.

e. Organizar y mantener al día el archivo de la Comisión.

f. Llevar la asistencia a las sesiones, dejando constancia de ello en las actas, así como las justificaciones, si las hubieren, de las ausencias y llegadas tardías.

g. Llevar la minuta de lo tratado en las sesiones y redactar las actas, a efecto de dejar constancia clara y precisa de las deliberaciones, acuerdos y resoluciones tomadas.

h. Cualquier otra función que le asigne la Comisión.

3. Integrantes: Corresponde a los demás integrantes de la Comisión, lo siguiente:

a. Asistir puntualmente a las sesiones ordinarias, extraordinarias y de trabajo para los cuales sean citados y, en caso de no poder asistir, remitir al Secretario la justificación correspondiente.

b. Proponer a la Presidencia la inclusión de asuntos a tratar en el Orden del Día de las sesiones ordinarias, y aprobar esta como acto inicial de la reunión.

c. Desempeñar las comisiones que el Presidente designe e informar por escrito de los resultados en el plazo convenido.

d. Pedir al Presidente la palabra, para referirse a asuntos puestos en discusión.

e. Solicitar la revisión de los acuerdos de la Comisión y la revocatoria o modificaciones de los mismos.

f. Dar su voto, positivo o negativo, sobre los asuntos que se sometan a su conocimiento.

g. Formular proyectos, proposiciones y mociones que crean oportunos.

h. Procurar y estudiar la información necesaria, consultar actas, libros, correspondencia referente a la materia ambiental, etc., a efecto de tener mejor criterio sobre los asuntos resueltos o que deben resolverse en las sesiones.

i. Participar en todas aquellas actividades en que tenga interés el Ministerio en materia ambiental.

j. Llamar al orden al Presidente, cada vez que en el ejercicio de su cargo se separe de las actividades que la ley y este Reglamento le otorguen.

k. Solicitar al Secretario que se hagan constar sus palabras en el acta cuando lo considere necesario.

l. Registrar en el libro respectivo las actas aprobadas por la Comisión, firmando al pie de ellas, como constancia de la fidelidad del registro.

m. Las demás facultades que la Comisión les otorgue mediante acuerdo.

Designación: El Presidente designará los Grupos de Trabajo para realizar actividades, análisis y estudios de apoyo a los Jerarcas de la Institución, que coadyuven a decidir y a fomentar el desarrollo integral del Ministerio. Cada grupo de trabajo presentará un informe final a la Comisión quien lo conocerá y, previo a su aprobación, podrá recomendar cambios y ampliaciones del mismo, a efectos de que constituya documentación suficiente para la definición de las políticas a establecer en materia de gestión ambiental.

El plazo máximo para rendir un informe será de un mes. Si la naturaleza del caso lo amerita, previo al vencimiento del término para la presentación del informe, si el mismo no se encuentra concluido, el Coordinador del grupo de trabajo, deberá manifestar el motivo del atraso y solicitar una ampliación del plazo a la Comisión, que no podrá exceder de otro mes.

Dado en el Despacho de la Ministra de Seguridad Pública, a los veinticinco días del mes de marzo del dos mil diez.