Creation of the Commission for the Preparation, Implementation and Monitoring of the Environmental Management Plan of the Ministry of Public SecurityCreación de la Comisión para la Elaboración, Implementación y Seguimiento del Plan de Gestión Ambiental del Ministerio de Seguridad Pública

Its primary function shall be to advise the Head of the Ministry in the preparation, implementation, and follow-up of the Environmental Management Plan.

The Administrative Director, representing the Minister, who shall act as Chair.

The Deputy Director General of the Public Force in the Administrative area or their representative.

A specialist in the area of Occupational Health, designated by the head of the Occupational Health Department.

The head of the Civil Works Department.

The head of the Asset Control and Oversight Section.

The Commission shall meet under the direction of the Chair and, in the absence of the latter, the meeting shall be chaired by whomever the members of the Commission designate for that purpose.

Coordinate the preparation, implementation, and follow-up of the Environmental Management Plan in accordance with the provisions of Decree No. 3388-9 MINAE, published in La Gaceta 160 of August 22, 2007, and the Instruction Manual for the preparation of Environmental Management Plans, Define the organization whose environmental performance will be improved by means of the Environmental Management Plan, taking into account: the main activity, the physical space occupied (buildings), and the scale of the activity carried out.

Integrate into a single document the different Environmental Management Plans defined for each organization of the Institution.

Maintain control and follow-up of the application of the environmental measures considered in the Environmental Management Plan.

Only the points for which it was convened shall be discussed, and decisions shall be taken collegially, in the manner to be set forth.

The Commission shall meet at least once a month at the place and time that said body designates for that purpose; however, more than one meeting may be convened in the same month, if necessary.

The number of members shall be verified at the place designated to hold the meeting at the start thereof. No ordinary or extraordinary meeting shall be held if, thirty minutes after the scheduled time, there is no quorum. In all cases in which there is a tie vote on any matter among the members of the Commission, the Chair shall have, by reason of their position, a double vote, to decide the existing conflict.

When, for special reasons or force majeure, a member cannot attend an ordinary, extraordinary, or work meeting, they shall be obliged to notify the Chair, by whatever means they deem most effective, prior to the start time of the corresponding meeting, of the late arrival or non-attendance at the meeting. The Chair shall convey the notice to the Commission so that it is recorded in the minutes.

In the event that the Chair adjourns the meeting while a matter is under discussion, it shall be addressed at the following meeting, being included as the number one item in the Other Business article of the Agenda, and the precedence with which the floor was yielded to the members of the Commission to address the issue shall be respected.

The hearing shall be granted upon prior request to the Chair, who shall set the day and time of the meeting.

1. Chair: Is responsible for the following:

a. Preside over the meetings of the Commission.

b. Convene ordinary, extraordinary, and work meetings.

c. Prepare and propose the Agenda for ordinary meetings, maintaining a priority order in pursuit of institutional interest, and submit it for approval by the Commission immediately after verifying the quorum for the meeting.

d. Call the meetings to order at the designated time and adjourn them after having addressed the matters they resolved to consider. When deemed appropriate, for reasons of convenience and timeliness, the Chair may order the suspension of the meeting.

e. Direct the discussions, guiding the debate towards the fundamental points, and require that proper order and mutual respect be observed among the participants.

f. Authorize with their signature the minutes in the respective book.

g. Grant leave to members to be absent from meetings, provided this does not break the quorum.

h. Represent the Commission at meetings with the heads of the institution, becoming its spokesperson with respect to the proposals and recommendations developed by the body, without prejudice to that representation being delegated for a specific case, if convenient.

i. Designate the necessary commissions for the study or completion of specific tasks, in accordance with the work program that has been established, in an effort to make the work of the Commission more effective.

j. Shall also have all other functions granted by the Commission.

2. Secretary: Is responsible for the following:

a. Communicate the Agenda for ordinary meetings to the other members with sufficient notice prior to the date of the meeting.

b. Record, in the respective book, the minutes approved by the Commission, signing at the foot thereof, as proof of the faithfulness of the record.

c. Timely notify the resolutions issued by the Commission and the receipt of interested persons granted by the Chair.

d. Draft correspondence and sign those notes delegated by the Chair.

e. Organize and keep the Commission's archive up to date.

f. Keep attendance at meetings, leaving a record thereof in the minutes, as well as the justifications, if any, for absences and late arrivals.

g. Keep the summary of matters discussed in the meetings and draft the minutes, in order to leave a clear and precise record of the deliberations, resolutions, and decisions taken.

h. Any other function assigned by the Commission.

3. Members: The other members of the Commission are responsible for the following:

a. Attend punctually the ordinary, extraordinary, and work meetings for which they are summoned, and, if unable to attend, send the Secretary the corresponding justification.

b. Propose to the Chair the inclusion of matters to be addressed on the Agenda for ordinary meetings, and approve it as an initial action of the meeting.

c. Carry out the commissions that the Chair designates and report in writing on the results within the agreed timeframe.

d. Request the floor from the Chair, to address matters put forward for discussion.

e. Request the review of the Commission's resolutions and the revocation or modification thereof.

f. Cast their vote, affirmative or negative, on matters submitted for their consideration.

g. Formulate projects, proposals, and motions they deem appropriate.

h. Procure and study the necessary information, consult minutes, books, correspondence regarding environmental matters, etc., in order to have better judgment on matters resolved or to be resolved in the meetings.

i. Participate in all activities in which the Ministry has an interest regarding environmental matters.

j. Call the Chair to order, whenever in the exercise of their duties they deviate from the activities granted to them by law and this Regulation.

k. Request that the Secretary record their words in the minutes when they deem it necessary.

l. Sign in the respective book the minutes approved by the Commission, signing at the foot thereof, as proof of the faithfulness of the record.

m. The other powers that the Commission grants them by resolution.

Designation: The Chair shall designate the Work Groups to carry out activities, analyses, and studies to support the Heads of the Institution, which help to decide upon and foster the comprehensive development of the Ministry. Each work group shall submit a final report to the Commission, which shall review it and, prior to its approval, may recommend changes and expansions of it, so that it constitutes sufficient documentation for defining the policies to be established regarding environmental management.

The maximum deadline for submitting a report shall be one month. If the nature of the case warrants it, prior to the concluded, the Coordinator of the work group must state the reason for the delay and request an extension of the deadline from the Commission, which may not exceed another month.

Given at the Office of the Minister of Public Security, on the twenty-fifth day of March of two thousand ten.

Tendrá como función principal asesorar al Jerarca de la Cartera en la elaboración, implementación y seguimiento del Plan de Gestión Ambiental.

El Director Administrativo, en representación del Ministro, quien fungirá como Presidente.

El Subdirector General de la Fuerza Pública en el área Administrativa o su representante.

Un especialista en el área de Salud ocupacional, designado por el jefe del Departamento de Salud Ocupacional.

El jefe del Departamento de Obras Civiles.

El jefe de la Sección de Control y Fiscalización de Activos.

La Comisión sesionará bajo la dirección del Presidente y, en ausencia de éste, presidirá la reunión, quien designe los integrantes de la Comisión a ese efecto.

Coordinar la elaboración, implementación y seguimiento del Plan de Gestión Ambiental de acuerdo con lo establecido en el Decreto Nº 3388-9 MINAE, publicado en La Gaceta 160 del 22 de agosto del 2007 y el Manual de Instrucciones para la elaboración de Planes de Gestión Ambiental, Definir la organización que será objeto de mejoramiento del desempeño ambiental por medio del Plan de Gestión Ambiental, tomando en cuenta: la actividad principal, el espacio físico que se ocupa (edificios) y la dimensión de la actividad que se realiza.

Integrar en un solo documento los diferentes Planes de Gestión Ambiental definidos para cada organización de la Institución.

Mantener el control y el seguimiento de la aplicación de las medidas ambientales consideradas en el Plan de Gestión Ambiental.

Se analizarán solo los puntos para los que fue convocada y las decisiones serán tomadas en forma colegiada, en la forma en que se dirá.

La Comisión sesionará al menos una vez al mes en el lugar y hora que dicho órgano destine al efecto; sin embargo, en un mismo mes podrá convocarse más de una sesión, de ser necesario.

El número de estos se verificará en el lugar designado para llevar a cabo la sesión al inicio de la misma. No se sesionará en forma ordinaria o extraordinaria si treinta minutos después de la hora fijada no hay quórum. En todos aquellos casos en que medie el empate en la votación de algún asunto entre los miembros de la Comisión; el Presidente tendrá, en razón de su condición, doble voto, para dirimir el conflicto existente.

Cuando, por motivos especiales o de fuerza mayor, un integrante no pueda presentarse a una sesión ordinaria, extraordinaria o de trabajo, tendrá la obligación de avisar al Presidente, por la vía que estime más efectiva, previo a la hora de inicio de la sesión que corresponda, sobre la llegada tardía o la no asistencia a la sesión. El Presidente transmitirá el aviso a la Comisión para que conste en acta.

En el caso de que el Presidente levante la sesión estando en discusión un asunto, éste será tratado en la sesión siguiente, debiendo incluirse en el artículo de Asuntos Varios de la Orden del Día como el número uno y se respetará la precedencia en que esté cedida la palabra de los miembros de la Comisión, para referirse al tema.

La audiencia se concederá previa solicitud ante el Presidente, quién fijará el día y la hora de la reunión.

1. Presidente: Le corresponde lo siguiente:

a. Presidir las reuniones de la Comisión.

b. Convocar a sesiones ordinarias, extraordinarias y de trabajo.

c. Elaborar y proponer el Orden del Día de las sesiones ordinarias, guardando un orden prioritario en procura del interés institucional y someterlo a aprobación de la Comisión inmediatamente después de comprobar el quórum para la sesión.

d. Declarar abiertas las sesiones a la hora señalada y terminarlas después de haber tratado los asuntos que se dispusieron conocer. Cuando lo considere procedente, por motivos de conveniencia y oportunidad, podrá disponer la suspensión de la sesión.

e. Dirigir las discusiones orientando el debate hacia los puntos fundamentales y exigir que se observe el orden debido y el respeto mutuo entre los participantes.

f. Autorizar con su firma las actas en el libro respectivo.

g. Conceder permiso a los miembros para ausentarse de las sesiones, si con ello no se rompe el quórum.

h. Representar a la Comisión en reuniones con los jerarcas de la institución convirtiéndose en el vocero del mismo con respecto a los planteamientos y propuestas elaboradas por el órgano, sin perjuicio de que, por conveniencia, se delegue esa representación para el caso concreto.

i. Designar las comisiones necesarias para el estudio o realización de trabajos específicos, acorde con el programa de trabajo que se haya dispuesto, en un afán de hacer más efectiva la labor de la Comisión.

j. Tendrá además todas aquellas otras funciones que le otorgue la Comisión.

2. Secretario: Le corresponde lo siguiente:

a. Comunicar a los demás miembros el Orden del Día de las sesiones ordinarias con suficiente anticipación a la fecha de la reunión.

b. Registrar en el libro respectivo las actas aprobadas por la Comisión, firmando al pie de ellas, como constancia de la fidelidad del registro.

c. Notificar oportunamente los acuerdos que dicte la Comisión y la recepción de personas interesadas que conceda el Presidente.

d. Redactar correspondencia y firmar aquellas notas que le delegue el Presidente.

e. Organizar y mantener al día el archivo de la Comisión.

f. Llevar la asistencia a las sesiones, dejando constancia de ello en las actas, así como las justificaciones, si las hubieren, de las ausencias y llegadas tardías.

g. Llevar la minuta de lo tratado en las sesiones y redactar las actas, a efecto de dejar constancia clara y precisa de las deliberaciones, acuerdos y resoluciones tomadas.

h. Cualquier otra función que le asigne la Comisión.

3. Integrantes: Corresponde a los demás integrantes de la Comisión, lo siguiente:

a. Asistir puntualmente a las sesiones ordinarias, extraordinarias y de trabajo para los cuales sean citados y, en caso de no poder asistir, remitir al Secretario la justificación correspondiente.

b. Proponer a la Presidencia la inclusión de asuntos a tratar en el Orden del Día de las sesiones ordinarias, y aprobar esta como acto inicial de la reunión.

c. Desempeñar las comisiones que el Presidente designe e informar por escrito de los resultados en el plazo convenido.

d. Pedir al Presidente la palabra, para referirse a asuntos puestos en discusión.

e. Solicitar la revisión de los acuerdos de la Comisión y la revocatoria o modificaciones de los mismos.

f. Dar su voto, positivo o negativo, sobre los asuntos que se sometan a su conocimiento.

g. Formular proyectos, proposiciones y mociones que crean oportunos.

h. Procurar y estudiar la información necesaria, consultar actas, libros, correspondencia referente a la materia ambiental, etc., a efecto de tener mejor criterio sobre los asuntos resueltos o que deben resolverse en las sesiones.

i. Participar en todas aquellas actividades en que tenga interés el Ministerio en materia ambiental.

j. Llamar al orden al Presidente, cada vez que en el ejercicio de su cargo se separe de las actividades que la ley y este Reglamento le otorguen.

k. Solicitar al Secretario que se hagan constar sus palabras en el acta cuando lo considere necesario.

l. Registrar en el libro respectivo las actas aprobadas por la Comisión, firmando al pie de ellas, como constancia de la fidelidad del registro.

m. Las demás facultades que la Comisión les otorgue mediante acuerdo.

Designación: El Presidente designará los Grupos de Trabajo para realizar actividades, análisis y estudios de apoyo a los Jerarcas de la Institución, que coadyuven a decidir y a fomentar el desarrollo integral del Ministerio. Cada grupo de trabajo presentará un informe final a la Comisión quien lo conocerá y, previo a su aprobación, podrá recomendar cambios y ampliaciones del mismo, a efectos de que constituya documentación suficiente para la definición de las políticas a establecer en materia de gestión ambiental.

El plazo máximo para rendir un informe será de un mes. Si la naturaleza del caso lo amerita, previo al vencimiento del término para la presentación del informe, si el mismo no se encuentra concluido, el Coordinador del grupo de trabajo, deberá manifestar el motivo del atraso y solicitar una ampliación del plazo a la Comisión, que no podrá exceder de otro mes.

Dado en el Despacho de la Ministra de Seguridad Pública, a los veinticinco días del mes de marzo del dos mil diez.