Regulation for the Organizational Structure of the State Phytosanitary ServiceReglamento de la Estructura Organizativa del Servicio Fitosanitario del Estado

These Regulations establish the organizational structure of the State Phytosanitary Service, hereinafter SFE, for the proper execution of the functions and competencies entrusted in the Phytosanitary Protection Law Nº 7664, International Conventions, and related laws.

For the purposes of these regulations, the following shall be understood by:

AMSF: Agreement on the Application of Sanitary and Phytosanitary Measures ARP: Pest Risk Analysis (Análisis de Riesgo de Plagas) BPA: Good Agricultural Practices (Buenas Prácticas Agrícolas) BPH: Good Hygiene Practices (Buenas Prácticas de Higiene) BPM: Good Manufacturing Practices (Buenas Prácticas de Manufactura) CGR: Comptroller General of the Republic of Costa Rica (Contraloría General de la Republica de Costa Rica) CIPF: International Plant Protection Convention (IPPC, Convención Internacional de Protección Fitosanitaria) CODEX: Codex Alimentarius, organization under the FAO COMEX: Ministry of Foreign Trade of Costa Rica (Ministerio de Comercio Exterior de Costa Rica) FAO: Food and Agriculture Organization of the United Nations (by its acronym in English) LMR: Maximum Residue Limits (Límites Máximos de Residuos) MAG: Ministry of Agriculture and Livestock of Costa Rica (Ministerio de Agricultura y Ganadería de Costa Rica) MIP: Integrated Pest Management (Manejo Integrado de Plagas) NIMF: International Standards for Phytosanitary Measures (ISPMs, Normas Internacionales para Medidas Fitosanitarias) PROCOMER: Foreign Trade Promoter (Promotora de Comercio Exterior) OMC: World Trade Organization (WTO, Organización Mundial del Comercio) OGM: Genetically Modified Organisms (Organismos Genéticamente Modificados) OTC: Agreement on Technical Barriers to Trade (TBT, Acuerdo sobre Obstáculos Técnicos al Comercio) OVM: Living Modified Organisms (Organismos Vivos Modificados) SFE: State Phytosanitary Service (Servicio Fitosanitario del Estado) SUNII: Unified Institutional Information System of the MAG (Sistema Unificado de Información Institucional del MAG) The technical terms correspond to ISPM N° 5, Glossary of Phytosanitary Terms, version 2008, IPPC, FAO.

1- Organize the functions and competencies of the SFE based on the growing demand from the agro-export sector and producers in general, in order to facilitate compliance with requirements for trade. Likewise, facilitate the development of production systems compatible with the protection of human health and the environment, in accordance with national and international regulations.

2- Adapt the SFE as an organization capable of responding quickly and effectively to the commitments made in the AMSF-OMC, the CIPF-FAO, the integration agreements in Central America, and the commitments and implications of the free trade agreements approved by Costa Rica and others ratified in the future.

3- Create a modern administrative and financial management body that supports the improvement and generation of technical, logistical, and informative services, as well as projects that positively impact competitiveness and the fulfillment of the export goals proposed by the country.

4- Form professional, multi-functional, and interdisciplinary work teams that carry out comprehensive work at all levels and that, in accordance with the competencies of the SFE, participate within the Regional Plans of the Productive Sector.

5- Optimize the use of resources in pursuit of improving the quality and response times of services.

6- Administer the specific phytosanitary and safety regime within its scope of competence, with the powers to preserve the productive patrimony, phytosanitary improvement, and guarantee the safety of plant foods in the production and processing stages that correspond to the phytosanitary sector; the foregoing by protecting crops from damage caused by pests; avoiding and preventing their introduction and spread; promoting MIP; promoting the use of BPA, BPH, and BPM; regulating and controlling the use of agricultural inputs in crops.

ORGANIZATION SINGLE SECTION GENERALITIES

The SFE shall have the following organizational structure:

1- General Directorate: To exercise its functions, it shall have a General Director, two Deputy General Directors, and the support and operational bodies.

a- General Director: shall be appointed by the Minister of MAG, by Executive Order, and is the technical-administrative superior of the SFE personnel. They shall have broad and sufficient powers to sign acts or carry out technical-administrative or operational procedures for the normal functioning of the SFE and in accordance with its legal nature.

b- Deputy General Director of Technical-Normative Affairs: Is the immediate technical-administrative superior of the National Directorates.

c- Deputy General Director of Technical-Operational Affairs: Is the immediate technical-administrative superior of the Regional Directorates.

d- Support bodies (Staff) of the General Directorate:

i- Strategic Planning and Internal Control Unit (Unidad de Planificación Estratégica y Control Interno) ii- Quality Management Unit (Unidad de Gestión de la Calidad) iii- Legal Advisory Unit (Unidad de Asesoría Jurídica) iv- Cooperation, Trade Negotiations, and Protocol Unit (Unidad de Cooperación-Negociaciones Comerciales y Protocolo) v- Information and Notification Center (Centro de Información y Notificación) vi- Services Comptroller's Office (Contraloría de Servicios) vii- Press Office (Prensa) e- Operational bodies of the General Directorate:

i- Information Technology Unit (Unidad de Tecnologías de la Informática) ii- Geographic Information Systems (Sistemas de Información Geográfica) f- Internal Audit (Auditoría Interna) 2- Directorate of Administration and Finances (Dirección de Administración y Finanzas).

3- Directorates of the Technical-Normative Area:

a- National Directorate of Import and Export Regulation (Dirección Nacional de Regulación a la Importación y Exportación) b- National Directorate of Phytoprotection (Dirección Nacional de Fitoprotección) c- National Directorate of Agricultural Inputs (Dirección Nacional de Insumos Agrícolas) d- National Directorate of Safety and Environment (Dirección Nacional de Inocuidad y Ambiente) e- National Directorate of Laboratory Services (Dirección Nacional de Servicios de Laboratorios).

4- Directorates of the Technical-Operational Area:

a- Regional Directorate of Phytosanitary Services - Central Eastern Region (Dirección Regional de Servicios Fitosanitarios - Región Central Oriental) b- Regional Directorate of Phytosanitary Services - Central Western Region (Dirección Regional de Servicios Fitosanitarios - Región Central Occidental) c- Regional Directorate of Phytosanitary Services - Central Southern Region (Dirección Regional de Servicios Fitosanitarios - Región Central Sur) d- Regional Directorate of Phytosanitary Services - Brunca Region (Dirección Regional de Servicios Fitosanitarios - Región Brunca) e- Regional Directorate of Phytosanitary Services - Chorotega Region (Dirección Regional de Servicios Fitosanitarios - Región Chorotega) f- Regional Directorate of Phytosanitary Services - Central Pacific Region (Dirección Regional de Servicios Fitosanitarios - Región Pacífico Central) g- Regional Directorate of Phytosanitary Services - Huetar Atlántica Region (Dirección Regional de Servicios Fitosanitarios - Región Huetar Atlántica) h- Regional Directorate of Phytosanitary Services - Huetar Norte Region (Dirección Regional de Servicios Fitosanitarios - Región Huetar Norte)

OF THE GENERAL DIRECTORATE OF THE SFE

COMPETENCIES AND FUNCTIONS

It shall be headed by a General Director, who reports hierarchically to the Minister, and two Deputy General Directors as their immediate collaborators. The General Directorate shall ensure the adequate and timely execution of actions leading to the fulfillment of policies, plans, projects, and programs in the phytosanitary and sanitary field. By their nature, the activities correspond to stewardship, direction, leadership, integration, advisory, research, regulation, and representation.

Due to the scope of action and specialty of the competence, the General Directorate shall also have the support and operational bodies mentioned in Article 6° of this decree, as well as any other that may be required.

It is responsible for ensuring that the National Directorates develop the regulations, guidelines, plans, programs, and projects, and for their implementation in the cases established by the General Directorate or these regulations.

1- Substitute for the General Director, with the same functions during their temporary absences, when so designated by the latter.

2- Regulate, establish standards, provide guidelines, and establish procedures for the different competencies assigned to the SFE based on national and international regulations and submit them for approval to the General Director.

3- Develop and direct the mechanisms for the implementation of the regulations, guidelines, and procedures of the National Directorate of Laboratory Services and the National Directorate of Agricultural Inputs, concerning the registration of Agricultural Inputs, previously approved by the General Director.

4- Support the General Director in all administration and finance management.

5- Follow up on and evaluate the implementation of the regulations approved by the General Director.

6- Supervise, follow up on, and evaluate the adequate implementation of plans and projects in the National Directorates under their responsibility.

7- Coordinate with the respective bodies the planning and preparation of the budget for the National Directorates.

8- Coordinate with the Deputy General Directorate of Technical-Operational Affairs for the implementation of the guidelines, regulations, standards, and procedures generated by the National Directorates.

9- Coordinate with the National Directorate of Administration and Finances the human, logistical, and financial resources required for the implementation of the plans and projects of the Directorates under their responsibility.

10- Implement, maintain, and ensure the continuous improvement of the Quality Management System in the General Directorate, in accordance with national and international regulations.

11- Collaborate in the implementation and follow-up of internal control systems in the Directorate, under a quality system.

12- Advise and inform the General Director regarding the activities of their area of action.

13- Officially represent the General Directorate, when required, at national and international events.

14- Any other function assigned by the General Director.

Functions 1- Substitute for the General Director, with the same functions during their temporary absences, when so designated by the latter.

2- Develop and direct the mechanisms for the implementation of the regulations, guidelines, and procedures approved by the General Director.

3- Support the General Director in all administration and finance management.

4- Direct, follow up on, and evaluate the actions carried out by the Regional Directors of the Technical-Operational Area.

5- Supervise, follow up on, and evaluate the adequate implementation of plans and projects in the Regional Directorates under their responsibility.

6- Coordinate with the respective bodies the planning and preparation of the budget for the Regional Directorates.

7- Coordinate with the Deputy General Directorate of Technical-Normative Affairs the implementation of the guidelines, regulations, standards, and procedures generated by the National Directorates.

8- Coordinate with the National Directorate of Administration and Finances the human, logistical, and financial resources required for the implementation of the plans and projects of the Directorates under their responsibility.

9- Implement, maintain, and ensure the continuous improvement of the Quality Management System in the General Directorate, in accordance with national and international regulations.

10- Collaborate in the implementation and follow-up of internal control systems in the Directorate, under a quality system.

11- Advise and inform the General Directorate regarding the activities of their area of action.

12- Officially represent the General Directorate, when required, at national and international events.

13- Any other function assigned by the General Director.

SUPPORT BODIES

Functions 1. Strategic Planning and Internal Control Unit (Unidad de Planificación Estratégica y Control Interno) a- Advise the General Directorate in the formulation of policies, guidelines, and directives regarding institutional actions.

b- Advise, guide, and propose matters of planning and internal control to the General Directorate, in the development of SFE plans and policies, as well as in the implementation of the internal control system at all levels of the SFE.

c- Support and advise the different bodies of the SFE in the formulation, follow-up, and evaluation of Phytosanitary and Sanitary Plans, Programs, and Projects.

d- Integrate policies, plans, budgets, and regulations formulated by the different bodies of the SFE.

e- Generate strategic information for the formulation of public policies related to the actions of the SFE.

f- Establish a monitoring and evaluation system to comply with Law N° 7664 and the Institutional Strategic Plan.

g- Implement, follow up on, evaluate, and render reports on the Plans, Programs, Projects, and Policies defined by the General Directorate in national and regional bodies.

h- Establish coordination with different public institutions for the fulfillment of accountability processes and reports on the actions of the SFE.

i- Plan, design, and execute training in planning, budgeting, programming, follow-up, and evaluation.

j- Formulate and prepare the Annual Institutional Operational Plan, budget, and reports, in accordance with the guidelines of the CGR and the Ministry of Finance.

k- Organize, direct, and evaluate the Internal Control System of the SFE.

l- Advise the General Directorate and the Internal Control Commission on the implementation of internal control policies and procedures.

m- Serve as the Secretariat of the Internal Control Commission.

n- Formulate and submit for consideration by the Internal Control Commission the strategy, the Annual Work Plan, periodic reports, and training programs that allow the internal control system to be maintained aligned with compliance with current legal and technical norms.

o- Coordinate, process, and disseminate information related to risks and self-assessments of the internal control system at the SFE level.

p- Coordinate, process, and disseminate information regarding directives, orders, agreements, provisions, and recommendations issued within their scope of competence by bodies related to the oversight and control of public entities.

q- The other functions assigned by the Internal Control Commission and the Minister.

r- Any other action in the field of Planning and Internal Control assigned by the General Directorate.

2. Quality Management and Officialization Unit (Unidad de Gestión de la Calidad y Oficialización) a- Implement, maintain, and ensure the continuous improvement of the Quality Management System in the SFE, in accordance with national and international regulations.

b- Support the implementation and follow-up of internal control systems in the Directorate under a quality system.

c- Propose and follow up on the development of the personnel training plan in everything related to the Quality Management System.

d- Plan and execute internal audits in the SFE, as well as analyze, recommend, and follow up on the necessary adjustments to be made in the different bodies.

e- Review and record all original Quality Management documentation generated by the different bodies of the SFE and safeguard that which corresponds.

f- Plan, organize meetings, and activities aimed at the functioning of the quality management system jointly with the Directorate.

g- Develop and administer a service officialization system (outsourcing) in coordination with the technical and legal bodies of the SFE.

h- Establish a registration system for officialized functions, natural or legal persons, for information to external users.

i- Any other function assigned by the General Director.

3. Legal Advisory Unit (Unidad de Asesoría Jurídica) a- Advise the General Director and other bodies of the SFE on legal matters in the fulfillment of their functions.

b- Review and propose those legal instruments, such as regulations, decrees, agreements, among others, required by the SFE for the fulfillment of its objectives.

c- Advise on the preparation of legal complaints for infringements of phytosanitary and sanitary regulations.

d- Issue the legal opinions requested by the General Directorate of the SFE.

e- Address the legal actions processed in the different judicial and administrative bodies of the country in which the SFE is a party.

f- Train SFE officials on legislation related to institutional duties and its application.

g- Inform the General Directorate of the SFE about the updating of national regulations and international standards in matters of its responsibility.

h- Organize and keep updated a registry of laws, standards, opinions, agreements, and jurisprudential rulings related to the work of the SFE.

i- Develop, in coordination with the National Directorates, the guidelines and procedures for the different administrative acts related to the application of sanitary and phytosanitary regulations.

j- Implement, maintain, and ensure the continuous improvement of the Quality Management System in the Unit, in accordance with national and international regulations.

k- Collaborate in the implementation and follow-up of internal control systems in the Unit, under a quality system.

l- Any other function assigned by the General Director.

4. Cooperation, Trade Negotiations, and Protocol Unit (Unidad de Cooperación, Negociaciones Comerciales y Protocolo) a- Advise the General Directorate on matters of international trade projects, negotiations, and agreements in the field of competence of the SFE.

b- Participate in international trade negotiation processes when appropriate.

c- Identify different sources of financing and cooperation to assist in the process of continuous improvement of SFE services and infrastructure.

d- Prepare, manage, and follow up on projects submitted to different sources of cooperation and financing.

e- Plan events to build consensus between the public and private sectors on the country's position to be presented before international normative bodies (CIPF, Codex, among others).

f- Support and follow up on the implementation of Association Agreements, Free Trade Agreements, Treaties and Bilateral Meetings, Cooperation Agreements, and projects.

g- Identify and prepare, in coordination with SFE bodies, technical and financial cooperation projects in phytosanitary and sanitary matters.

h- Follow up on the SFE's commitments with other national or international entities or organizations with which agreements are developed to promote programs or projects in phytosanitary and sanitary matters.

i- Coordinate protocolary activities carried out within the scope of the SFE.

j- Prepare and coordinate the protocol for receiving national and international technical missions, auditors, and evaluators received by the SFE.

k- Implement, maintain, and ensure the continuous improvement of the Quality Management System in the Unit, in accordance with national and international regulations.

l- Collaborate in the implementation and follow-up of internal control systems in the Unit, under a quality system.

m- Any other function assigned by the General Director.

5. Information and Notification Center Unit (Unidad Centro de Información y Notificación) a- Address and respond to inquiries from countries or interested parties regarding sanitary and phytosanitary measures, as well as the OTC agreement, in their area of work.

b- Prepare notifications regarding Costa Rican sanitary and phytosanitary regulations that emanate from the technical areas of the SFE, in coordination with COMEX.

c- Receive notifications from OMC member countries, disseminate them, follow up, and, if necessary, communicate the country's position.

d- Implement an appropriate methodology for documentary consultation.

e- Serve as a liaison with the International Phytosanitary Portal for the exchange of official phytosanitary information under the provisions established in the new revised text of the CIPF, FAO, in relation to the principle of transparency.

f- Implement, maintain, and ensure the continuous improvement of the Quality Management System in the Unit, in accordance with national and international regulations.

g- Collaborate in the implementation and follow-up of internal control systems in the Unit, under a quality system.

h- Any other function assigned by the General Director.

6. Services Comptroller's Office (Contraloría de Servicios) a- Ensure that management indicators are established to identify different service trends in order to reduce complaints and grievances.

b- Develop procedures to address user complaints at the central and regional levels.

c- Issue recommendations to enhance the image regarding the provision of SFE services.

d- Promote the application of corrective actions by technical units in services that present difficulties.

e- Distinguish between different complaints to escalate to the General Directorate those that warrant its intervention.

f- Promote the establishment of accessible information mechanisms and procedures to file complaints and to monitor the resolutions and responses provided to the user.

g- Promote surveys that allow consulting, on a regular and systematic basis, the point of view of users regarding the services provided by the SFE.

h- Submit proposals to the General Director for the adoption of policies, standards, and procedures in pursuit of timely and effective service delivery.

i- Serve as a liaison and coordinate with other institutions, private entities, and Civil Society, regarding the quality, efficiency, and effectiveness of the services provided by the SFE.

j- Promote modernization processes and the implementation of innovative ideas in the provision of services.

k- Implement, maintain, and ensure the continuous improvement of the Quality Management System in the office, in accordance with national and international regulations.

l- Collaborate in the implementation and follow-up of internal control systems in the office, under a quality system.

m- Any other function assigned by the General Director.

7. Press Office (Prensa) a- Design and implement communication and image strategies for the development of the SFE with its respective operational plan.

b- Identify the information and communication needs of internal and external users of the SFE at the central and regional levels.

c- Prepare informational material for the written press, radio, television, or other computer-based media; as well as for the internal public of the SFE.

d- Produce audiovisual and printed material to disseminate health and phytosanitary topics aimed at diverse audiences.

e- Promote the image of the SFE before the administered public.

f- Implement, maintain, and ensure the continuous improvement of the Quality Management System, in accordance with national and international regulations.

g- Collaborate in the implementation and monitoring of internal control systems, under a quality system.

h- Any other function assigned by the Director General.

OPERATIONAL BODIES

Functions 1. Geographic Information Systems (SIG) Unit a- Collect, generate, and supply geographic, meteorological, and cartographic information necessary for the surveillance, control, and study of the population dynamics of pests and health events.

b- Support the Georeferencing of production units and productive infrastructure of phytosanitary and health interest.

c- Train SFE personnel in the implementation of geographic positioning techniques and related techniques in their work area.

d- Collaborate in the census information process for the design of sampling plans, establishment of phytosanitary and health measures, and their evaluation.

e- Implement, maintain, and ensure the continuous improvement of the Quality Management System in the Unit, in accordance with national and international regulations.

f- Collaborate in the implementation and monitoring of internal control systems in the Unit, under a quality system.

g- Any other function assigned by the Director General.

2. Information Technology Unit a. Identify, generate, manage, and update the information technologies necessary for the modernization and systematization of the SFE's operations.

b. Implement the Digital Government policy, creating and implementing projects that respond to the automation needs of the units and the services provided by the SFE.

c. Design, propose, and coordinate the implementation of rules, standards, guidelines, and procedures related to the hardware, software, network, and communications elements of the technical platform and technologies related to information technology management.

d. Develop and implement communication solutions through local and global information networks that enable the exchange of data among SFE members and with external persons via secure channels, guaranteeing the proper functioning of the networks, applications, related databases, and logistical support for their establishment.

e. Ensure that all subsystems implemented in the SFE are articulated.

f- Coordinate and supervise the study, design, development, execution, maintenance, security, and documentation of the information systems and their equipment.

g- Coordinate and provide timely guidance on information and computational technology matters for the external contracting, total or partial, of an institutional application information system, when required.

h- Promote the development and coordination of information systems, as well as the confidentiality, reliability, accuracy, and timeliness of the data, recommending appropriate and efficient procedures and technologies.

i- Design the ideal platform for the maintenance of the SFE's website in order to facilitate internal and external users' access to said page.

j- Implement, maintain, and ensure the continuous improvement of the Quality Management System in the Unit, in accordance with national and international regulations.

k. Collaborate in the implementation and monitoring of the internal control systems in the Unit, under a quality system.

l- Any other function assigned by the Director General.

THE SFE INTERNAL AUDIT

1. Conduct audits or special studies semi-annually, in relation to the public funds assigned and administered by the SFE, either directly or through Trusts.

2. Verify the compliance, validity, and sufficiency of the SFE's internal control system, report on it, and propose pertinent corrective measures.

3. Verify that the active administration takes the internal control measures indicated in the General Law of Internal Control No. 8292, in cases of decentralization of competencies or in the contracting of third parties in support of SFE services, and regularly examine the effective operation of critical controls in those decentralized units or in the provision of such services.

4. Advise the Director General on matters within its competence, as well as warn the passive bodies it oversees about the possible consequences of certain conducts or decisions, when they come to its knowledge.

5. Authorize, by means of an opening and closing entry, the accounting books and minute books that the various SFE bodies must keep, as well as other books that, in the internal auditor's judgment, are necessary for strengthening the internal control system.

6. Prepare work plans, in accordance with the guidelines established by the CGR.

7. Prepare an annual report on the execution of the work plan and the status of the internal audit, Contraloría General de la República, and public accounting firm recommendations.

8. Keep the internal audit's organization and operation regulations duly updated.

9. Implement, maintain, and ensure the continuous improvement of the Quality Management System in the Unit, in accordance with national and international regulations.

10. Collaborate in the implementation and monitoring of the internal control systems in the Unit, under a quality system.

ADMINISTRATION AND FINANCE DIRECTORATE SOLE SECTION COMPETENCE AND FUNCTIONS

Coordinate with the different SFE bodies the implementation of the guidelines and administrative procedures issued by the various higher-level bodies in this matter and this Directorate. It will be headed by a Director who will be the hierarchical superior of this area.

For the fulfillment of its functions, it will be organized into four Departments: Financial Resources, Human Development, General Services, and Procurement, and an Institutional Archive section. Each Department will be composed of units, which are detailed below:

1- Financial Resources Department a- Accounting Unit b- Treasury Unit c- Budget Unit 2- General Services Department a- Transport Unit b- Infrastructure Unit c- Miscellaneous Services Unit.

3- Human Development Department a- Human Resources Unit b- Training Unit c- Occupational Health Unit 4- Procurement Department a- Programming and Control Unit b- Contracting and Administrative Archive Unit Support section a- Institutional Archive

Functions 1- Coordinate, supervise, and evaluate the execution of the financial, accounting, revenue control, and budgetary tasks of the SFE's financial resources.

2- Coordinate and supervise the formulation of the preliminary drafts of the ordinary and extraordinary budgets; of resources generated by the SFE, those allocated by the National Budget, External Resources, and any other allocated economic resource.

3- Consolidate the draft of the different SFE budgets and submit it to the General Directorate for approval.

4- Collect and invoice the services requested from the SFE at the central level.

5- Guarantee the efficiency of the accounting, revenue control, and budgetary information systems for internal and external financial resources.

6- Administer the central petty cash fund and maintain control of the auxiliary petty cash funds.

7- Verify that the use of funds is correct and timely, in accordance with the directives, rules, and instructions established by the Ministry of Finance, the CGR, and international organizations, when legally applicable.

8- Advise all Directorates on the execution of financial-accounting and budgetary tasks.

9- Keep the record and control of assets, liabilities, income, and expenses from the various transactions and activities carried out by the SFE updated.

10- Record the budget execution in accordance with the legal and administrative provisions established by the competent body.

11- Prepare the financial statements required according to current regulations and submit them to the corresponding bodies.

12- Perform bank reconciliations and prepare cash counts when applicable.

13- Make the corresponding payments with the SFE's financial resources, in accordance with the existing rules and procedures established for this purpose.

14- Ensure that the financial resources entering the SFE are deposited into the corresponding bank accounts, followed by the necessary record for their control in that account.

15- Inform the higher authorities of the current status of the financial resources.

16- Review, update, and disseminate the rates for each of the services provided by the SFE, through the establishment and evaluation of the cost system.

17- Advise and support the SFE Directors on the need to make modifications to the budget programs.

18- Implement, maintain, and ensure the continuous improvement of the Quality Management System in the Department, in accordance with national and international regulations.

19- Collaborate in the implementation and monitoring of the internal control systems in the Department, under a quality system.

20- Any other function assigned by the Director General.

Functions 1- Manage efficiently and timely the administrative contracting, storage, control, and distribution procedures for goods.

2- Receive, process, and safeguard all kinds of documents and files related to its functions and proceed with their archiving when appropriate.

3- Prepare start orders, bid specifications for tenders and direct purchases; process the procedure until the issuance of the order, the receipt of goods at the supplies warehouse, or the receipt of services.

4- Develop the criteria for the evaluation and monitoring of contracted or subcontracted services.

5- Maintain and update the SFE's supplier registry, as well as develop and implement an evaluation system for them, considering parameters established by the national procurement system and the satisfaction of the recipients thereof.

6- Carry out the distribution and exit record of materials based on the demand from the different SFE bodies and keep the warehouse inventory updated.

7- Ensure the adequate and necessary conditions for the maintenance and control of inputs, supplies, reagents, chemicals, biological agents, among others, that enter the Supplies Warehouse.

8- Resolve objection appeals and motions to revoke the award resolution, in accordance with the provisions of the Ley de Contratación Administrativa and its Reglamento, and prepare the document for the Minister's signature.

9- Implement, maintain, and ensure the continuous improvement of the Quality Management System in the Department, in accordance with national and international regulations.

10- Collaborate in the implementation and monitoring of the internal control systems in the Department, under a quality system.

11- Any other function assigned by the Director General.

Functions 1- Promote and coordinate the processes for the recruitment and selection of the human resources required by the SFE.

2- Coordinate the administrative processes in human resources matters, establishing coordination relationships with the different regulatory and control bodies.

3- Coordinate the design and implementation of instruments that allow for the periodic and effective evaluation of staff performance.

4- Develop and keep updated the job descriptions, designs, and classification of positions.

5- Develop the necessary mechanisms and tools to guarantee the correct preparation of the payroll, the administration of deductions, and the transfer of information regarding the composition of salary payments, payroll payment, and its follow-up.

6- Ensure that SFE personnel have adequate health care and occupational conditions in accordance with regulations.

7- Develop and implement a strategic training and/or coaching plan for the development of the real and potential capabilities of the officials.

8- Structure and implement a registration system for training activities.

9- Control and issue the rules for the updating and custody of the SFE officials' files, as well as maintain their physical and digital custody.

10- Prepare the annual payroll budget for the Institution's officials.

11- Provide technical advice on labor matters.

12- Implement, maintain, and ensure the continuous improvement of the Quality Management System in the Department, in accordance with national and international regulations.

13- Collaborate in the implementation and monitoring of the internal control systems in the Department, under a quality system.

14- Any other function assigned by the Director General.

Functions 1- Administer and control the general services required for the SFE's operations.

2- Administer the SFE's fuel allocation system according to the budget approved for each body.

3- Administer the control system for vehicles, security, cleaning, green area maintenance, courier services, among others.

4- Establish preventive maintenance and renewal systems for the vehicle fleet.

5- Manage and coordinate the development of construction works for real estate, as well as their preventive maintenance.

6- Determine the condition of assets and record donations of materials and equipment.

7- Determine the disposal of disused assets.

8- Implement, maintain, and ensure the continuous improvement of the Quality Management System in the Department, in accordance with national and international regulations.

9- Collaborate in the implementation and monitoring of the internal control systems in the Department, under a quality system.

10- Any other function assigned by the Director General.

NATIONAL TECHNICAL-NORMATIVE DIRECTORATES COMPETENCE AND FUNCTIONS FIRST SECTION NATIONAL IMPORT AND EXPORT REGULATION DIRECTORATE

Propose regulations within its competence and coordinate with the other National and Regional Directorates of the SFE the implementation of the guidelines and procedures issued by this Directorate.

It will be headed by a National Director and, for the fulfillment of its functions, will be organized with two Departments: Imports and Exports, and Risk Analysis. Likewise, it will have the support units of Monitoring and Supervision, and Information and Documentation.

For the development of its functions, each department will have the following Units:

1- Imports and Exports Department a- Inspection and Certification Unit b- Importer and Exporter Registry Unit 2- Risk Analysis Department a- Economic Analysis Unit b- Technical-Environmental Analysis Unit c- Pest Risk Analysis and GMO Unit

Functions 1- Establish the phytosanitary and health measures, as well as control procedures, that must be applied in the import, transit, and export processes of regulated articles, as well as agricultural inputs for use in production processes.

2- Standardize and establish the procedure for notifying non-compliance with phytosanitary or health requirements to the countries of origin of the regulated articles.

3- Develop the procedure for the application of post-entry quarantine for plants and coordinate its execution with the SFE's Regional Directorates.

4- Standardize and generate the procedures to deny or authorize requests for the import of plant products, upon prior compliance with current phytosanitary requirements.

5- Develop, in coordination with the Legal Advisory, the guidelines and procedures for the application of the administrative acts involved in the import and export process of regulated articles.

6- Prepare, at the request of the General Directorate, applications for the equivalence of Costa Rica's phytosanitary measures to partner countries, considering import and export aspects; evaluate equivalence requests in a coherent, transparent, objective manner, and in accordance with current regulations.

7- Develop and implement an information system for users on relevant aspects of import and export, and on non-compliances of shipments of regulated articles.

8- Develop the procedures for the registration of importers and exporters.

9- Establish the requirements that packing plants and cargo terminals must meet to grant the Phytosanitary Operation Certificate.

10- Generate the procedures for the implementation of international bilateral agreements or work plans related to export and import products, in coordination with other Technical-Normative Directorates and SFE Regional Directorates.

11- Establish regulations and procedures for phytosanitary inspection on farms, packing plants, cargo terminals, and plant nurseries for export purposes.

12- Issue the formats, foundations, and rules for granting Phytosanitary Export Certificates.

13- Develop the rules and procedures that storage warehouses for imported plant-origin products must comply with.

14- Coordinate with other governmental and auxiliary public function bodies related to import and export processes.

15- Implement, maintain, and ensure the continuous improvement of the Quality Management System in the Department, in accordance with national and international regulations.

16- Collaborate in the implementation and monitoring of the internal control systems in the Department, under a quality system.

17- Any other function assigned by the Director General.

Functions 1- Prepare and update the PRAs in accordance with the current international regulations of the IPPC, which includes the analysis of environmental risks, GMOs, biological control agents, and other beneficial organisms.

2- Prepare risk management studies for the safety aspects of fresh plant products.

3- Collect and generate the required information that serves as support for the preparation of the PRA by the importing country.

4- Establish the phytosanitary requirements for regulated articles.

5- Keep the list of regulated pests (A1 and A2) and regulated non-quarantine pests (ISPM No. 5) updated.

6- Review and update the phytosanitary import requirements established by the SFE according to the country of origin and by product.

7- Conduct the economic studies required by the General Directorate to quantify the economic and social impact caused by pests or health events.

8- Implement, maintain, and ensure the continuous improvement of the Quality Management System in the Department, in accordance with national and international regulations.

9- Collaborate in the implementation and monitoring of the internal control systems in the Department, under a quality system.

10- Any other function assigned by the Director General.

Functions 1- Prepare and implement the monitoring and evaluation procedures for the actions developed by the National Import and Export Regulation Directorate.

2- Prepare the monitoring and evaluation procedures for the implementation of regulations and procedures issued by the National Import and Export Regulation Directorate in the regional offices.

3- Prepare and execute a training plan on the regulations or procedures issued by the National Import and Export Regulation Directorate and any other of interest, aimed at the SFE's regional technical teams and the service users.

4- Participate in the planning process at the regional level in its work area.

5- Implement, maintain, and ensure the continuous improvement of the Quality Management System in the National Directorate, in accordance with national and international regulations.

6- Collaborate in the implementation and monitoring of the internal control systems in the National Directorate, under a quality system.

7- Any other function assigned by the Director General.

Functions 1- Custody the documentation in physical and digital form emanating from the actions of the National Directorate and its Departments, in accordance with current regulations regarding deadlines, until its referral to the Institutional Archive.

2- Support the National Directorate in the planning processes and preparation of the corresponding reports.

3- Administer the databases related to the operations of the National Directorate.

4- Inform users about the documentation and procedures related to the operations of the National Directorate.

5- Support the National Directorate in administrative management.

6- Implement, maintain, and ensure the continuous improvement of the Quality Management System in the National Directorate, in accordance with national and international regulations.

7- Collaborate in the implementation and monitoring of the internal control systems in the National Directorate, under a quality system.

8- Any other function assigned by the Director General.

SECOND SECTION NATIONAL PLANT PROTECTION DIRECTORATE

Propose regulations in its work area. Coordinate with the SFE's National and Regional Directorates the implementation of the guidelines and procedures issued by this Directorate.

This Directorate will be headed by a National Director and, for the fulfillment of its functions, will be organized with two Departments: Agricultural Surveillance and Pest Control. It will also have the support units of Monitoring and Supervision, and Information and Documentation.

For the development of its functions, each department will have the following Units:

1. Agricultural Surveillance Department a. Regulated Pests Unit.

b. Non-Quarantine Pests Unit.

c. Fruit Fly Unit.

2. Pest Control Department a- Campaigns Unit.

b- IPM Unit.

c- Plant Propagation Material Unit.

Functions 1- Establish and standardize a surveillance system for each of the regulated and non-quarantine pests (ISPM No. 5) in accordance with current regulations.

2- Establish the procedure for recording surveillance actions for regulated and non-quarantine pests (ISPM No. 5).

3- Establish the procedures for the prevention or control of each of the pests, as applicable.

4- Develop, in coordination with the Legal Advisory, the guidelines and procedures for the application of the administrative acts involved in the surveillance process.

5- Develop and implement an information system for users on the status of regulated and non-quarantine pests.

6- Structure a reporting and alert system on the status of pests.

7- Prepare technical studies, in coordination with the regional and national bodies, to advise the General Directorate regarding its recommendation to the Executive Branch for declaring a state of emergency and for the declaration of pests subject to particular and obligatory control.

8- Establish the procedures for the field release of biological control agents.

9- Coordinate the execution of Technical and Economic Cooperation projects with International Organizations related to regulated pests.

10- Coordinate with competent national bodies in the protection and conservation of natural ecosystems, remnants of natural forests, or the environment, the application of phytosanitary measures for pest surveillance in these niches.

11- Propose techniques to prevent, detect, and control Fruit Flies with the application of international regulations.

12- Mass-produce fruit flies for the application of the sterile insect technique (SIT), produce parasitoids for the control of fruit flies, and identify captures at all stages, in accordance with the guidelines and the POI.

13- Implement, maintain, and ensure the continuous improvement of the Quality Management System in the Department, in accordance with national and international regulations.

14- Collaborate in the implementation and monitoring of the internal control systems in the Department, under a quality system.

15- Any other function assigned by the Director General.

Functions 1- Prepare the Phytosanitary Measures for the control of regulated and non-quarantine pests (ISPM No. 5).

2- Develop the procedures to implement technologies for the control of pests of national interest.

3- Design and coordinate phytosanitary campaigns for pest control.

4- Establish and update the technical-administrative rules and procedures for managing pest emergencies.

5- Develop, in coordination with the Legal Advisory, the guidelines and procedures for the application of the administrative acts involved in the pest control process.

6- Establish procedures for the promotion, validation, and implementation of IPM (MIP) techniques.

7- Coordinate with regional bodies on campaigns to promote the production and use of parasitoids and other biological control agents.

8- Establish the regulations and procedures for certifying the phytosanitary condition of propagating material.

9- Develop procedures for the establishment of internal quarantines.

10- Coordinate with national bodies competent in the protection and conservation of natural ecosystems, remnants of natural forests, or the environment, the application of phytosanitary measures for pest control in these niches.

11- Develop and implement a phytosanitary information system for users.

12- Implement, maintain, and ensure the continuous improvement of the Quality Management System (Sistema de Gestión de Calidad) in the Department, in accordance with national and international regulations.

13- Collaborate in the implementation and monitoring of internal control systems in the Department, under a quality system.

14- Any other function assigned by the Director General.

Functions 1- Develop and implement the procedures for monitoring and evaluating the actions carried out by the National Directorate of Phytoprotection (Dirección Nacional de Fitoprotección).

2- Develop the procedures for evaluating and monitoring the implementation of standards and procedures issued by the National Directorate of Phytoprotection.

3- Develop and execute a training plan on the regulations or procedures issued by the National Directorate of Phytoprotection and any others of interest, aimed at the SFE regional technical teams and service users.

4- Participate in the regional planning process in its area of work.

5- Implement, maintain, and ensure the continuous improvement of the Quality Management System (Sistema de Gestión de Calidad) in the National Directorate, in accordance with national and international regulations.

6- Collaborate in the implementation and monitoring of internal control systems in the National Directorate, under a quality system.

7- Any other function assigned by the Director General.

Functions 1- Safeguard documentation in physical and digital form arising from the actions of the National Directorate and its Departments, in accordance with current regulations regarding timeframes, until its transfer to the Institutional Archive.

2- Support the National Directorate in planning processes and report preparation.

3- Support the different SFE bodies with the technical information generated from their actions.

4- Administer the databases related to the actions of the National Directorate.

5- Inform users about the documentation and procedures of the Directorate's actions.

6- Support the National Directorate in administrative management.

7- Implement, maintain, and ensure the continuous improvement of the Quality Management System (Sistema de Gestión de Calidad) in the National Directorate, in accordance with national and international regulations.

8- Collaborate in the implementation and monitoring of internal control systems in the National Directorate, under a quality system.

9- Any other function assigned by the Director General.

THIRD SECTION NATIONAL DIRECTORATE OF AGRICULTURAL INPUTS (DIRECCIÓN NACIONAL DE INSUMOS AGRÍCOLAS)

Propose updates to the regulations within its competence. Coordinate with the National and Regional Directorates of the SFE the implementation of the guidelines and procedures issued by this Directorate.

This Directorate will be headed by a National Director and, for the fulfillment of its functions, will be organized into two Departments: Registration of Agricultural Inputs (Registro de Agroinsumos) and Efficacy Assessment and Control of Agricultural Inputs (Valoración de Eficacia y Control de Agroinsumos). It will also have the support unit of Information and Documentation.

For the development of their functions, each department will have the following Units:

1. Department of Registration of Agricultural Inputs a. Registration Unit for Synthetic Chemical, Non-Synthetic, and Other Types of Pesticides b. Registration Unit for Fertilizers and Related Products c. Registration Unit for Natural Biopesticides, Beneficial Organisms, and Application Equipment 2. Department of Efficacy Assessment and Control of Agricultural Inputs a- Efficacy Assessment Unit for Agricultural Inputs b- Control Unit for Establishments and Quality of Agricultural Inputs

Functions 1- Establish and implement the procedures for the registration of chemical, biological, and related substances for agricultural use and application equipment.

2- Establish and implement the procedures for the registration of individuals or legal entities that market, formulate, import, export, repackage, and rebottle chemical, biological, and related substances for agricultural use.

3- Establish and implement the procedures for the registration of individuals and legal entities that import, export, or are national manufacturers of application equipment.

4- Maintain custody of the registration files.

5- Establish the procedures for the import, transit, and export process of agricultural inputs under its competence, in coordination with the National Directorate of Import and Export Regulation (Dirección Nacional de Regulación a la Importación y Exportación).

6- Develop and keep updated the information system of the Department's actions.

7- Develop and implement an information system for internal and external users.

8- Develop, in coordination with the Legal Advisory Office (Asesoría Jurídica), the guidelines and procedures for the application of administrative acts involving the retention, confiscation, destruction, and return to the country of origin of agricultural inputs.

9- Implement, maintain, and ensure the continuous improvement of the Quality Management System (Sistema de Gestión de Calidad) in the Department, in accordance with national and international regulations.

10- Collaborate in the implementation and monitoring of internal control systems in the Department, under a quality system.

11- Any other function assigned by the Director General.

Functions 1- Establish the procedures for conducting efficacy trials of chemical, biological, and related substances for agricultural use.

2- Develop and implement the procedures for conducting or supervising efficacy trials of chemical, biological, and related substances for agricultural use for registration purposes.

3- Maintain custody of the files on efficacy trials.

4- Generate the regulations and procedures for managing agreements that allow the execution of research trials of inputs for agricultural use, with private companies and official entities, for registration purposes.

5- Propose the regulations, guidelines, procedures, and instruments for the supervision of agricultural services (agro-servicios), warehouses, and formulators of chemical, biological, and related substances for agricultural use, to be implemented by phytosanitary officials at the Regional level.

6- Propose the regulations, guidelines, procedures, and instruments for quality control of chemical, biological, and related substances for agricultural use, to be implemented by SFE officials at the Regional level, in coordination with the National Directorate of Laboratory Services (Dirección Nacional de Servicios de Laboratorios), regarding sampling.

7- Review and update policies relating to aerial applications of agrochemicals in accordance with current regulations.

8- Develop and keep updated the information system of the Department's actions.

9- Develop and implement an information system for internal and external users.

10- Implement, maintain, and ensure the continuous improvement of the Quality Management System (Sistema de Gestión de Calidad) in the National Directorate, in accordance with national and international regulations.

11- Collaborate in the implementation and monitoring of internal control systems in the National Directorate, under a quality system.

12- Any other function assigned by the Director General.

Functions 1- Safeguard documentation in physical and digital form arising from the actions of the National Directorate and its Departments, in accordance with current regulations regarding timeframes, until its transfer to the Institutional Archive.

2- Support the National Directorate in planning processes and in preparing the corresponding reports.

3- Prepare the Annual Quality Control Plan for Agricultural Inputs in coordination with the National Directorate of Laboratory Services.

4- Support the different SFE bodies with the technical information generated from their actions.

5- Administer the databases related to the actions of the National Directorate.

6- Inform users about the documentation and procedures related to the actions of the National Directorate.

7- Support the National Directorate in administrative management.

8- Implement, maintain, and ensure the continuous improvement of the Quality Management System (Sistema de Gestión de Calidad) in the National Directorate, in accordance with national and international regulations.

9- Collaborate in the implementation and monitoring of internal control systems in the National Directorate, under a quality system.

10- Any other function assigned by the Director General.

FOURTH SECTION NATIONAL DIRECTORATE OF SAFETY AND ENVIRONMENT (DIRECCIÓN NACIONAL DE INOCUIDAD Y AMBIENTE)

Regulate the registration and accreditation of organic agriculture. Regulate organisms and products of biotechnology in the phytosanitary field. Propose updates to the regulations related to its actions. Coordinate with the National and Regional Directorates of the SFE the implementation of the guidelines and procedures issued by this Directorate.

The Directorate will be headed by a National Director and, for the fulfillment of its functions, will be organized into two Departments: Accreditation and Registration in Organic Agriculture (Acreditación y Registro en Agricultura Orgánica) and Regulation in Safety and Environment (Regulación en Inocuidad y Ambiente). It will also have the support units of IPM (MIP), GAP (BPA), GMP (BPM), GHP (BPH) Training, and the Information and Documentation Unit.

The Departments will be the following:

1- Department of Accreditation and Registration in Organic Agriculture a. Accreditation Unit (Unidad de Acreditación) b. Registration and Documentation Unit (Unidad de Registro y Documentación) c. Monitoring and Coordination Unit (Unidad de Seguimiento y Coordinación) 2- Department of Regulation in Safety and Environment a- Biotechnology and Biosafety Unit (Unidad de Biotecnología y Bioseguridad) b- Inspection Unit for Fresh Plant Products (Unidad de Fiscalización de Productos Vegetales Frescos) c- Regulation Unit for Chemical and Biological Contaminants (Unidad de Regulación de Contaminantes Químicos y Biológicos)

Functions 1- Establish and regulate the procedures for registration and accreditation in organic agriculture.

2- Carry out the accreditation process for certification agencies.

3- Establish the procedures for the registration of producing companies, marketing companies, processing companies, inspectors, farms in production, and farms in transition of organic products.

4- Establish the procedures for accrediting certification agencies.

5- Develop, in coordination with the Legal Advisory Office (Asesoría Jurídica), the guidelines and procedures for the application of the administrative acts entailed in the accreditation process for certifiers.

6- Develop and keep updated the information system of the Department's actions.

7- Develop and implement an information system for users regarding regulations, producing companies, marketing companies, processing companies, inspectors, farms in production, and farms in transition of organic products.

8- Review, promulgate, and propose the update of the regulations related to production under the Organic Agriculture approach, as required.

9- Establish the requirements for the registration of inspectors in Organic Agriculture, Certification Agencies, farms, processing plants, and marketers of organic and in-transition production.

10- Advise the National Directorate on matters related to the scope of its work.

11- Implement, maintain, and ensure the continuous improvement of the Quality Management System (Sistema de Gestión de Calidad) in the Department, in accordance with national and international regulations.

12- Collaborate in the implementation and monitoring of internal control systems in the Department, under a quality system.

13- Any other function assigned by the Director General.

Functions 1- Develop and promote IPM (MIP), GAP (BPA), GHP (BPH), GMP (BPM), and other methodologies to minimize contamination risks.

2- Establish and regulate the procedures for inspecting plants or establishments intended for the production, packaging, storage, transportation, and points of sale of fresh plant products for human consumption.

3- Establish and regulate the procedures for the periodic control of agrochemical application equipment.

4- Develop and maintain an updated information system for recording the Department's actions.

5- Develop and implement an information system for users regarding the processes under its responsibility.

6- Advise the National Directorate on matters related to the scope of its activities.

7- Develop or adopt sampling techniques for plant products, in coordination with the corresponding National Directorates.

8- Develop, in coordination with the Legal Advisory Office (Asesoría Jurídica) and the National Directorate of Agricultural Inputs, the regulations related to MRLs (LMR) and other sanitary contaminants in fresh plant products.

9- Develop, in coordination with the Legal Advisory Office (Asesoría Jurídica), the guidelines and procedures for the application of the administrative acts entailed in the Department's actions.

10- Establish the procedures for the management and final disposal of agrochemical containers and waste.

11- Establish the procedures, in the areas of phytoprotection, import, export, research, experimentation, movement, multiplication, industrial production, marketing, and use of transgenic materials in the field of phytoprotection and other GMOs (OGM) for food production, in harmony with national and international phytosanitary norms and measures regarding GMOs, Biotechnology, and Biosafety.

12- Serve as counterpart and point of contact for the implementation and execution of national and international agreements, regulations, protocols, and projects in the field of GMOs (OGM), Biotechnology, and Biosafety.

13- Function as a Biosafety Clearing-House.

14- Establish the regulations and procedures to be implemented by the Regional Directorates to promote community bio-surveillance and responsible citizen participation.

15- In coordination with the involved National and Regional Directorates, modify or revoke any authorization granted for the use of transgenic materials and other genetically modified organisms for agricultural use or their products, in harmony with national and international phytosanitary measures regarding GMOs (OGM), biotechnology, and biosafety, based on technical, scientific, or safety criteria.

16- Resolve requests for the transfer for research, experimentation, release into the environment, multiplication, and marketing of transgenic materials and other GMOs (OGM) for agricultural use.

17- Coordinate with the Regional Directorates the location of research sites and the distribution of genetically modified material.

18- Implement, maintain, and ensure the continuous improvement of the Quality Management System (Sistema de Gestión de Calidad) in the Department, in accordance with national and international regulations.

19- Collaborate in the implementation and monitoring of internal control systems in the Department, under a quality system.

20- Advise the National Directorate on matters related to the scope of its activities.

21- Any other function assigned by the Director General.

Functions 1- Design, support, and follow up on the implementation of training activities on the use of IPM (MIP), GAP (BPA), GMP (BPM), GHP (BPH), and other methodologies, in the Regional Directorates and other bodies.

2- Develop and implement the procedures for monitoring and evaluating the actions carried out by the National Directorate of Safety and Environment.

3- Develop and implement the procedures for evaluating and monitoring the implementation of standards and procedures issued by the National Directorate of Safety and Environment.

4- Develop and execute a training plan on the regulations or procedures issued by the National Directorate of Safety and Environment and any others of interest, aimed at the SFE regional technical teams and service users.

5- Participate in the regional planning process.

6- Implement, maintain, and ensure the continuous improvement of the Quality Management System (Sistema de Gestión de Calidad) in the National Directorate, in accordance with national and international regulations.

7- Collaborate in the implementation and monitoring of internal control systems in the National Directorate, under a quality system.

8- Any other function assigned by the Director General.

Functions 1- Safeguard documentation in physical and digital form arising from the actions of the National Directorate and its Departments, in accordance with current regulations regarding timeframes, until its transfer to the Institutional Archive.

2- Support the National Directorate in planning processes and in preparing the corresponding reports.

3- Support the different SFE bodies with the technical information generated from their actions.

4- Administer the databases related to the actions of the National Directorate.

5- Inform users about the documentation and procedures related to the actions of the National Directorate.

6- Support the National Directorate in administrative management.

7- Implement, maintain, and ensure the continuous improvement of the Quality Management System (Sistema de Gestión de Calidad) in the National Directorate, in accordance with national and international regulations.

8- Collaborate in the implementation and monitoring of internal control systems in the National Directorate, under a quality system.

9- Any other function assigned by the Director General.

FIFTH SECTION NATIONAL DIRECTORATE OF LABORATORY SERVICES (DIRECCIÓN NACIONAL DE SERVICIOS DE LABORATORIOS)

Perform diagnostics and analysis for pest identification; analysis or tests to determine the quality of biological control agents and other beneficial organisms, analysis to determine the quality of synthetic and non-synthetic chemical pesticides and fertilizers, analysis to determine pesticide residues in plants, soil, and water, as well as analysis for the presence of contaminants. It is the official reference body for the purposes of diagnostics and analysis and is responsible for the monitoring and evaluation of the actions of regional laboratories. Propose updates to the regulations related to its actions. It is responsible for supporting the SFE Regional Directorates in the areas of its competence.

The Ministerio de Agricultura y Ganadería may grant official status to other public or private laboratories that comply with the regulations established for this purpose.

This Directorate will be headed by a National Director and, for the fulfillment of its functions, will be organized into three Departments: Pest Diagnostic Laboratory (Laboratorio de Diagnóstico de Plagas), Pesticide Quality Control Laboratory (Laboratorio de Control de Calidad de Plaguicidas), and Residue Analysis Laboratory (Laboratorio de Análisis de Residuos). It will also have the support units of the Information and Documentation Unit (Unidad de Información y Documentación) and Monitoring and Supervision (Seguimiento y Supervisión).

Each Department will have the respective laboratories.

The Departments will be the following:

1- Department-Laboratory of Pest Diagnostic a- Entomology Unit (Unidad de Entomología) b- Nematology Unit (Unidad de Nematología) c- Phytopathology Unit (Unidad de Fitopatología) d- Weed Science Unit (Unidad de Malezas) e- Molecular Biology Unit (Unidad de Biología Molecular) 2- Department-Laboratory of Pesticide Quality Control a- Analysis Unit for Biological Control Agents and Other Beneficial Organisms b- Pesticide Analysis Unit (Unidad de Análisis de Plaguicidas) c- Fertilizer Analysis Unit (Unidad de Análisis de Fertilizantes) 3- Department-Laboratory of Residue Analysis a- Plant Residue Unit (Unidad de Residuos en Vegetales) b- Water and Soil Residue Unit (Unidad de Residuos en agua y suelo)

Functions 1- Establish, develop, and update the procedures for sampling, sample reception, identification, and pest diagnostic reports.

2- Adopt and adapt methodologies, techniques, and analyses for pest diagnostics.

3- Perform the diagnostic or analysis of different pests.

4- Issue special certifications for export products.

5- Provide training and technical advice to users.

6- Develop the procedures for pest sampling and diagnostic in regional laboratories.

7- Prepare and update the official inventory of pests present in the country.

8- Maintain, preserve, and update pest collections.

9- Support the development of proposals for alternative phytosanitary technical options for the detection, control, suppression, and eradication of pests.

10- Develop and implement an information system for internal and external users.

11- Structure, implement, and update a system for recording the information generated by the unit.

12- Implement, maintain, and ensure the continuous improvement of the Quality Management System (Sistema de Gestión de Calidad) in the Department, in accordance with national and international regulations.

13- Collaborate in the implementation and monitoring of internal control systems in the Department, under a quality system.

14- Any other function assigned by the Director General.

Functions 1- Perform analyses using internationally recognized methodologies for the quality control of synthetic chemical pesticides and fertilizers, biological control agents, and other beneficial organisms.

2- Adopt or adapt analysis methodologies required for the Department's actions.

3- Verify the calibration of the analytical work equipment to ensure the repeatability, precision, and accuracy of the results obtained.

4- Implement the established procedures for sampling synthetic chemical pesticides and fertilizers, biological control agents, and other beneficial organisms for quality control purposes.

5- Structure and implement an information system for internal and external users.

6- Structure, implement, and update a system for recording the information generated by the Department.

7- Implement, maintain, and ensure the continuous improvement of the Quality Management System (Sistema de Gestión de Calidad) in the Department, in accordance with national and international regulations.

8- Collaborate in the implementation and monitoring of internal control systems in the Department, under a quality system.

9- Any other function assigned by the Director General.

Functions 1- Perform analyses using internationally recognized methodologies for the determination of residues of synthetic chemical pesticides in plant products, water, and soil; likewise, the determination of other contaminants.

2- Adopt or adapt analysis methodologies required for the Department's actions.

3- Verify the calibration of the analytical work equipment to ensure the repeatability, precision, and accuracy of the results obtained.

4- Implement the established procedures for sampling plant products, water, and soil, for the purpose of determining the presence of pesticide residues.

5- Structure and implement an information system for internal and external users.

6- Structure, implement, and update a system for recording the information generated by the Department.

7- Implement, maintain, and ensure the continuous improvement of the Quality Management System (Sistema de Gestión de Calidad) in the Department, in accordance with national and international regulations.

8- Collaborate in the implementation and monitoring of internal control systems in the Department, under a quality system.

9- Any other function assigned by the Director General.

Functions 1- Safeguard documentation in physical and digital form arising from the actions of the National Directorate and its Departments, in accordance with current regulations regarding timeframes, until its transfer to the Institutional Archive.

2- Support the National Directorate in planning processes and prepare the corresponding reports.

3- Support the different SFE bodies with the technical information generated on their actions.

4- Administer the databases related to the actions of the National Directorate.

5- Inform users about the documentation, procedures, and actions carried out by the National Directorate.

6- Support the National Directorate in administrative management.

7- Implement, maintain, and ensure the continuous improvement of the Quality Management System (Sistema de Gestión de Calidad) in the National Directorate, in accordance with national and international regulations.

8- Collaborate in the implementation and monitoring of internal control systems in the National Directorate, under a quality system.

9- Any other function assigned by the Director General.

Functions 1- Develop and implement the procedures for monitoring and evaluating the actions carried out by the National Directorate of Laboratory Services.

2- Develop and implement the procedures for evaluating and monitoring the actions of the national and regional laboratories.

3- Develop and execute a training plan on regulations, procedures, laboratory techniques, equipment management, and others related to the actions of the National Directorate of Laboratory Services, aimed at the officials of the National Directorate and, where applicable, regional and national technical teams.

4- Participate in the national and regional planning process.

5- Supervise, in its area of activities and in coordination with planning, compliance with the parameters established for officially recognized (oficializados) Laboratories.

6- Implement, maintain, and ensure the continuous improvement of the Quality Management System (Sistema de Gestión de Calidad) in the National Directorate, in accordance with national and international regulations.

7- Collaborate in the implementation and monitoring of internal control systems in the National Directorate, under a quality system.

8- Any other function assigned by the Director General.

REGIONAL TECHNICAL-OPERATIONAL DIRECTORATES OF THE SFE

The Regional Directorates report to the General Subdirectorate of the Technical Operational Area and shall coordinate with the National Normative Technical Directorates.

They are responsible for reporting violations of the regulations within the SFE's authority to the judicial authorities.

The Regional Director shall represent the SFE in Regional Commissions and Technical Committees and shall serve as a liaison with the other bodies of the MAG and the Agricultural Sector of the Region. The Director is responsible for integrating SFE actions regarding projects generated within the Regional Development Plans of the Agricultural Sector. They are responsible for implementing the quality management system.

Each Regional Directorate shall be headed by a Regional Director and, for the fulfillment of its functions, shall be organized with two Departments: the Department of Phytosanitary Services and the Department of Quarantine Control. It shall also have Technical-Administrative and Information, Registration, and Training support Units.

The Departments are:

1. Department of Phytosanitary Services a- Phytosanitary Inspection and Certification Unit b- Pest Control, Agricultural Inputs, and Alternative Production Systems Unit 2. Department of Quarantine Control a- Import and Export Control and Services Unit b- Pest Diagnostic Laboratory Unit c- Baggage and Means of Transport Control Unit (where applicable)

Functions 1- Execute Pest Surveillance Systems. 2- Execute, based on established regulations and procedures, phytosanitary inspections and pre-certifications, and sampling, when necessary, on farms, packing plants, or any other place where required. 3- Issue Phytosanitary Certificates for Export, in accordance with current regulations. 4- Implement and verify the phytosanitary and sanitary measures established in the bilateral work plans signed relating to plant products. 5- Supervise and verify in situ the phytosanitary treatments that must be applied to basic export products. 6- Execute, based on established regulations and procedures, sanitary inspections of plant products, water, and soil, and sampling when necessary, on farms, packing plants, collection centers, marketing points, or any other place where required. 7- Execute, based on established regulations and procedures, GMO inspections on farms. 8- Carry out the registration of producing, marketing, and processing companies, inspectors, farms in production, and farms in transition of organic products. 9- Carry out the accreditation of organic agriculture certification agencies and verify compliance with regulations through audits and farm-level inspections. 10- Execute or verify, as the case may be, compliance with phytosanitary, sanitary measures, and other provisions issued by the General Directorate or the Regional Director. 11- Execute oversight at storage and marketing centers for agricultural inputs. 12- Execute the National Plans for residue control, quality control of chemical substances, biological control agents, and beneficial organisms. 13- Execute information campaigns on the prevention and control of pests of economic importance. 14- Apply the alert system regarding the situation of pests of economic importance. 15- Promote the use of IPM, GAP, GMP, GHP, and other methodologies aimed at protecting plants, human health, and the environment. 16- Implement the necessary measures for the periodic control of agrochemical application equipment. 17- Execute the establishment and administration of internal quarantines. 18- Execute the phytosanitary measures established for imported plant material under the condition of fulfilling a post-entry quarantine. 19- Train producers, technicians, and marketers in matters related to their work area. 20- Implement the geographic information system for the area under their responsibility, regarding productive activities, production systems, cultivation areas, yields, packing plants, and other matters of interest for the SFE's operations. 21- Support the validation of control methods for pests of economic interest. 22- Maintain control of the pest situation in their region and inform the General Directorate when it is required to certify the situation of these pests in the country. 23- File complaints before judicial authorities in coordination with the Legal Advisory Office, and administrative complaints for violations of the Phytosanitary Protection Law (Ley de Protección Fitosanitaria) or applicable regulations. 24- Implement, maintain, and ensure the continuous improvement of the Quality Management System in the Department, in accordance with national and international regulations. 25- Collaborate in the implementation and monitoring of internal control systems in the Department, under a quality system. 26- Advise the Regional Director within the scope of their work area. 27- Any other function assigned by the General Directorate.

Functions 1- Receive, analyze, and resolve import applications and issue the corresponding documentation, and arrange and/or supervise the corresponding sanitary or phytosanitary measures for the authorization of import, nationalization, or transit of plant products, inspection of baggage and means of transport, or any other document required for these processes. 2- Inform the corresponding National Directorate of non-compliance and the sanitary or phytosanitary measure adopted in imports, to allow for issuing an official notification to the country of origin. 3- Receive, analyze, issue the documentation, and arrange and/or supervise the corresponding sanitary or phytosanitary measures for the inspection, certification, and authorization of the export or re-export of plant products, or any other document required for these processes. 4- Execute controls and administrative measures on the import and transit of agrochemicals, biological pesticides, biological control agents, and beneficial organisms. 5- Carry out the sampling of plant products for submission to the corresponding laboratory. 6- Implement the diagnostic procedures of the regional Laboratories in accordance with the guidelines of the National Directorate and issue the diagnoses for which they are authorized. 7- Implement the established procedures for sampling and diagnosis of pests in regional laboratories. 8- Propose and coordinate with the Regional Directorates the implementation of mobile quarantine posts to address critical routes or special situations considered to be high risk. 9- Implement the surveillance system for quarantine pests in the area of influence of the entry point. 10- Transmit the information required by the National Directorates to keep the technical or administrative information systems updated. 11- Ensure the timely transmission of information to the TICA System to authorize the import and export of basic products. 12- Apply the rules and procedures in the process of collecting and safeguarding the economic resources generated by services provided in the department in each region, in coordination with the Directorate of Administration and Finance. 13- Administer the auxiliary petty cash fund. 14- Coordinate with the different authorities present at the entry points the pertinent actions for the SFE's operations, and with judicial authorities for the application of phytosanitary measures to illicitly introduced basic products. 15- Implement and update the registration system for the information generated by the Department. 16- File complaints before judicial authorities for violations of the Phytosanitary Protection Law (Ley de Protección Fitosanitaria) or applicable regulations. 17- Implement, maintain, and ensure the continuous improvement of the Quality Management System in the Department, in accordance with national and international regulations. 18- Collaborate in the implementation and monitoring of internal control systems in the Department, under a quality system. 19- Advise the Regional Director within the scope of their work area. 20- Any other function assigned by the General Directorate.

Functions 1- Prepare and update, in coordination with the respective office of the Directorate of Administration and Finance, an inventory of the equipment and materials under the custody of the Regional Directorate. 2- Prepare, in coordination with the different Departments, the reports, documents, and technical and administrative procedures of the Regional Directorate. 3- Establish and develop a control of the documentation received and the actions carried out by officials in the process of registration, enrollment, and official recognition of natural and legal persons, and the accreditation of organic agriculture certification agencies, in accordance with the provisions issued by the National Directorates. 4- Archive, safeguard, and transfer, when appropriate, the documentation emanating from the technical and administrative actions of the Regional Directorate, in accordance with the Archives Law (Ley de Archivo) and the Internal Control Law (Ley de Control Interno). 5- Support the strategic planning, administration, and monitoring processes of the Regional Directorate's management actions. 6- Manage the requests for goods, services, and supplies required by the Regional Directorate and coordinate their delivery. 7- Apply the rules and procedures in the process of collecting and safeguarding the economic resources generated by services provided at the central office in each region, in coordination with the Directorate of Administration and Finance. 8- Administer the auxiliary petty cash fund. 9- Maintain a file for each official for administrative and technical aspects. 10- Manage the necessary resources to provide the necessary logistical support for phytosanitary control campaigns and phytosanitary emergency actions that occur in the region. 11- Maintain a control of the documentation received and the actions carried out by officials in the process of applying the regulations and phytosanitary procedures issued by the General Directorate, the National Normative Directorates, and, in cases of urgency, those issued by the Regional Director. 12- Implement, maintain, and ensure the continuous improvement of the Quality Management System in the Regional Directorate, in accordance with national and international regulations. 13- Collaborate in the implementation and monitoring of internal control systems in the Regional Directorate, under a quality system. 14- Any other function assigned by the Director General.

Functions 1- Receive, organize, and process documentation relating to the enrollment and registration of natural and legal persons for phytosanitary and sanitary purposes. 2- Administer the databases related to the Directorate's operations. 3- Update, in coordination with the national level, an information system with aspects relevant to the internal and external user of the Service. 4- Implement the procedures established by the SFE's Service Comptroller's Office to receive, process, and follow up on complaints received. 5- Establish, in coordination with the Department of Human Development, a Training Plan for the Regional Directorate. 6- Coordinate, promote, and develop training activities for external users on phytosanitary and sanitary topics of interest, in coordination with the National Directorates. 7- Maintain a record of training activities and their participants. 8- Implement, maintain, and ensure the continuous improvement of the Quality Management System in the Regional Directorate, in accordance with national and international regulations. 9- Collaborate in the implementation and monitoring of internal control systems in the Regional Directorate, under a quality system. 10- Any other function assigned by the Director General.

REPEALS

67 of April 4, 2006, is hereby repealed.

Given at the Presidency of the Republic.-San José, on the twentieth day of November, two thousand nine.

First Transitory Provision.-During the first sixty calendar days of implementation of this decree, the General Directorate of the SFE shall take the corresponding administrative measures so that the adjustments to the structure and other necessary processes of regionalization and decentralization of functions are carried out without detriment to the continuity of the public service.

Second Transitory Provision.-During the first six months of implementation of this decree, the Institutional Procurement Office of the Ministry of Agriculture and Livestock shall provide support to the Institutional Procurement Office of the State Phytosanitary Service in contracting processes, although the responsibility lies properly with the SFE.

El presente Reglamento establece la estructura organizativa del Servicio Fitosanitario del Estado, en adelante SFE, para la adecuada ejecución de las funciones y competencias encomendadas en la Ley de Protección Fitosanitaria Nº 7664, Convenios Internacionales y leyes conexas.

Para los efectos del presente reglamento se entenderá por:

AMSF: Acuerdo sobre la Aplicación de Medidas Sanitarias y Fitosanitarias ARP: Análisis de Riesgo de Plagas BPA: Buenas Prácticas Agrícolas BPH: Buenas Prácticas de Higiene BPM: Buenas Prácticas de Manufactura CGR: Contraloría General de la Republica de Costa Rica CIPF: Convención Internacional de Protección Fitosanitaria CODEX: Codex Alimentarius, organización adscrita a la FAO COMEX: Ministerio de Comercio Exterior de Costa Rica FAO: Organización para la Agricultura y Alimentación (por sus siglas en inglés) LMR: Límites Máximos de Residuos MAG: Ministerio de Agricultura y Ganadería de Costa Rica MIP: Manejo Integrado de Plagas NIMF: Normas Internacionales para Medidas Fitosanitarias PROCOMER: Promotora de Comercio Exterior OMC: Organización Mundial del Comercio OGM: Organismos Genéticamente Modificados OTC: Acuerdo sobre Obstáculos Técnicos al Comercio OVM: Organismos Vivos Modificados SFE: Servicio Fitosanitario del Estado SUNII: Sistema Unificado de Información Institucional del MAG Los términos técnicos corresponden a la NIMF N° 5, Glosario de Términos Fitosanitarios, versión 2008, CIPF, FAO.

1- Ordenar las funciones y competencias del SFE con base en la demanda creciente del sector agro exportador y de los productores en general, a efecto de facilitar el cumplimiento de los requisitos para el comercio. Asimismo, facilitar el desarrollo de sistemas de producción compatibles con la protección de la salud humana y del ambiente, en conformidad con la normativa nacional e internacional.

2- Adecuar al SFE como una organización que pueda responder en forma ágil y eficaz a los compromisos asumidos en el AMSF-OMC, la CIPF-FAO, a los acuerdos de integración en Centroamérica y a los compromisos e implicaciones de los tratados de libre comercio aprobados por Costa Rica y otros que a futuro sean ratificados.

3- Crear una instancia moderna de gestión administrativa y financiera que apoye el mejoramiento y generación de servicios técnicos, logísticos e informativos, así como proyectos que impacten positivamente la competitividad y el cumplimiento de la meta exportadora que se proponga el país.

4- Conformar equipos de trabajo profesionales, polifuncionales, e interdisciplinarios, que desarrollen una labor integral en todos los niveles y que conforme a las competencias del SFE participen dentro de los Planes Regionales del Sector Productivo.

5- Optimizar el uso de los recursos en procura de mejorar la calidad y los tiempos de respuesta de los servicios.

6- Administrar el régimen específico de fitosanidad, e inocuidad en el ámbito de su competencia con las atribuciones de preservar el patrimonio productivo, el mejoramiento fitosanitario y garantizar la inocuidad de los alimentos vegetales en los tramos productivos y de procesamiento que correspondan al sector fitosanitario, sea lo anterior protegiendo los cultivos de los perjuicios causados por las plagas; evitando y previniendo la introducción y diseminación de las mismas; fomentando el MIP, promoviendo el uso de BPA, BPH y BPM; regulando y controlando el uso de agro-insumos en los cultivos.

ORGANIZACIÓN

GENERALIDADES

El SFE contará con la siguiente estructura organizacional:

1- Dirección General: Para ejercer sus funciones contará con un Director General, dos Subdirectores Generales y los órganos de apoyo y operativos.

a- Director General: será nombrado por el Ministro del MAG, mediante Acuerdo Ejecutivo y es el superior técnico-administrativo del personal del SFE. Tendrá facultades amplias y suficientes para firmar actos o gestiones de naturaleza técnica-administrativa u operativa para el normal funcionamiento del SFE y conforme a la naturaleza jurídica de éste.

b- Subdirector General Técnico-Normativo: Es el superior inmediato técnico-administrativo de las Direcciones Nacionales.

c- Subdirector General Técnico-Operativo: Es el superior inmediato técnico-administrativo de las Direcciones Regionales.

d- Órganos de apoyo (Staff) de la Dirección General:

i- Unidad de Planificación Estratégica y Control Interno ii- Unidad de Gestión de la Calidad iii- Unidad de Asesoría Jurídica iv- Unidad de Cooperación-Negociaciones Comerciales y Protocolo v- Centro de Información y Notificación vi- Contraloría de Servicios vii- Prensa e- Órganos operativos de la Dirección General:

i- Unidad de Tecnologías de la Informática ii- Sistemas de Información Geográfica f- Auditoría Interna 2- Dirección de Administración y Finanzas.

3- Direcciones del Área Técnico-Normativa:

a- Dirección Nacional de Regulación a la Importación y Exportación b- Dirección Nacional de Fitoprotección c- Dirección Nacional de Insumos Agrícolas d- Dirección Nacional de Inocuidad y Ambiente e- Dirección Nacional de Servicios de Laboratorios.

4- Direcciones del Área Técnica-Operativa:

a- Dirección Regional de Servicios Fitosanitarios - Región Central Oriental b- Dirección Regional de Servicios Fitosanitarios - Región Central Occidental c- Dirección Regional de Servicios Fitosanitarios - Región Central Sur d- Dirección Regional de Servicios Fitosanitarios - Región Brunca e- Dirección Regional de Servicios Fitosanitarios - Región Chorotega f- Dirección Regional de Servicios Fitosanitarios - Región Pacífico Central g- Dirección Regional de Servicios Fitosanitarios - Región Huetar Atlántica h- Dirección Regional de Servicios Fitosanitarios - Región Huetar Norte

DE LA DIRECCIÓN GENERAL DEL SFE

COMPETENCIAS Y FUNCIONES

Estará a cargo de un Director General, que depende jerárquicamente del Ministro y dos Subdirectores Generales como sus inmediatos colaboradores. La Dirección General velará por la ejecución adecuada y oportuna de las acciones que conduzcan al cumplimiento de las políticas, planes, proyectos y programas en el ámbito fitosanitario y sanitario. Por su naturaleza, las actividades corresponden a la rectoría, dirección, conducción, integración, asesoría, investigación, regulación y representación.

Por el ámbito de acción y especialidad de la competencia, la Dirección General contará además con los órganos de apoyo y operativos, mencionados en el artículo 6° del presente decreto, así como cualquier otro que se requiera.

Le corresponde velar para que las Direcciones Nacionales desarrollen la normativa, lineamientos, planes, programas y proyectos y por su implementación en los casos que la Dirección General o este reglamento lo establezca.

1- Sustituir al Director General, con las mismas funciones en sus ausencias temporales, cuando así lo designe este último.

2- Regular, normar, dar lineamientos y establecer procedimientos de las diferentes competencias que le han sido asignadas al SFE con base en las normativas nacionales e internacionales y someterlos para su aprobación al Director General.

3- Desarrollar y dirigir los mecanismos para la implementación de la normativa, lineamientos y procedimientos de la Dirección Nacional de Servicios de Laboratorio y de la Dirección Nacional de Insumos Agrícolas, en lo concerniente al registro de Agroinsumos, previamente aprobados por el Director General.

4- Apoyar al Director General en toda la gestión de administración y finanzas.

5- Dar seguimiento y evaluar la implementación de la normativa aprobada por el Director General.

6- Supervisar, dar seguimiento y evaluar la adecuada implementación de los planes y proyectos en las Direcciones Nacionales bajo su responsabilidad.

7- Coordinar con las instancias respectivas la planificación y elaboración del presupuesto de las Direcciones Nacionales.

8- Coordinar con la Subdirección General Técnica-Operativa para la implementación de los lineamientos, regulaciones, normas y procedimientos generados por las Direcciones Nacionales.

9- Coordinar con la Dirección Nacional de Administración y Finanzas los recursos humanos, logísticos y financieros requeridos para la implementación de los planes y proyectos de las Direcciones bajo su responsabilidad.

10- Implementar, mantener y asegurar la mejora continua del Sistema de Gestión de Calidad en la Dirección General, de conformidad con la normativa nacional e internacional.

11- Colaborar en la implementación y seguimiento de los sistemas de control interno en la Dirección, bajo un sistema de calidad.

12- Asesorar e informar al Director General en lo relativo al quehacer de su área de acción.

13- Representar oficialmente, cuando así se requiera, a la Dirección General en eventos nacionales e internacionales.

14- Cualquier otra función que el Director General le asigne.

Funciones 1- Sustituir al Director General, con las mismas funciones en sus ausencias temporales, cuando así lo designe este último.

2- Desarrollar y dirigir los mecanismos para la implementación de la normativa, lineamientos y procedimientos aprobados por el Director General.

3- Apoyar al Director General en toda la gestión de administración y finanzas.

4- Dirigir, dar seguimiento y evaluar las acciones que ejecutan los Directores Regionales del Área Técnica-Operativa.

5- Supervisar, dar seguimiento y evaluar la adecuada implementación de los planes y proyectos en las Direcciones Regionales bajo su responsabilidad.

6- Coordinar con las instancias respectivas, la planificación y elaboración del presupuesto de las Direcciones Regionales.

7- Coordinar con la Subdirección General Técnica-Normativa la implementación de los lineamientos, regulaciones, normas y procedimientos generados por las Direcciones Nacionales.

8- Coordinar con la Dirección Nacional de Administración y Finanzas los recursos humanos, logísticos y financieros requeridos para la implementación de los planes y proyectos de las Direcciones bajo su responsabilidad.

9- Implementar, mantener y asegurar la mejora continua del Sistema de Gestión de Calidad en la Dirección General, de conformidad con la normativa nacional e internacional.

10- Colaborar en la implementación y seguimiento de los sistemas de control interno en la Dirección, bajo un sistema de calidad.

11- Asesorar e informar a la Dirección General en lo relativo al quehacer de su área de acción.

12- Representar oficialmente a la Dirección General cuando así se requiera en eventos nacionales e internacionales.

13- Cualquier otra función que el Director General le asigne.

ÓRGANOS DE APOYO

Funciones 1. Unidad de Planificación Estratégica y Control Interno a- Asesorar a la Dirección General en la formulación de políticas, lineamientos y directrices sobre el accionar institucional.

b- Asesorar, orientar y proponer en materia de planificación y control interno a la Dirección General, en el desarrollo de los planes y políticas del SFE, así como en la implementación del sistema de control interno en todos los niveles del SFE.

c- Apoyar y asesorar a las diferentes instancias del SFE en la formulación, seguimiento y evaluación de Planes, Programas y Proyectos fitosanitarios y sanitarios.

d- Integrar políticas, planes, presupuestos y normativas que formulan las diferentes instancias del SFE.

e- Generar información de carácter estratégico para la formulación de políticas públicas relacionadas con el accionar del SFE.

f- Establecer un sistema de seguimiento y evaluación para cumplir con la Ley N° 7664 y el Plan Estratégico Institucional.

g- Implementar, dar seguimiento, evaluar y rendir informes de los Planes, Programas, Proyectos y Políticas definidas por la Dirección General en las instancias nacionales y regionales.

h- Establecer la coordinación con las diferentes instituciones públicas para el cumplimiento de los procesos de rendición de cuentas e informes sobre el accionar del SFE.

i- Planificar, diseñar y ejecutar la capacitación en materia de planificación, presupuestación, programación, seguimiento y evaluación.

j- Formular y preparar el Plan Operativo Institucional, presupuesto e informes, en concordancia con los lineamientos de la CGR y el Ministerio de Hacienda.

k- Organizar, dirigir, y evaluar el Sistema de Control Interno del SFE.

l- Asesorar a la Dirección General y a la Comisión de Control Interno en la implementación de las políticas y procedimientos en materia de control interno.

m- Funcionar como Secretaría de la Comisión de Control Interno.

n- Formular y someter a consideración de la Comisión de Control Interno la estrategia, el Plan Anual de labores, informes periódicos y programas de capacitación que permita mantener ajustado el sistema de control interno al cumplimiento del ordenamiento jurídico y técnico vigente.

o- Coordinar, procesar y divulgar la información relativa a riesgos y autoevaluaciones del sistema de control interno a nivel del SFE.

p- Coordinar, procesar y divulgar la información relativa a directrices, órdenes, acuerdos, disposiciones y recomendaciones que emiten en el ámbito de su competencia, los órganos relacionados con la fiscalización y control de las entidades públicas.

q- Las demás funciones que le sean asignadas por la Comisión de Control Interno y el Ministro.

r- Cualquier otra acción que en materia de Planificación y Control Interno le señale la Dirección General.

2. Unidad de Gestión de la Calidad y Oficialización a- Implementar, mantener y asegurar la mejora continua del Sistema de Gestión de Calidad en el SFE, de conformidad con la normativa nacional e internacional.

b- Apoyar en la implementación y seguimiento de los sistemas de control interno en la Dirección bajo un sistema de calidad.

c- Proponer y dar seguimiento al desarrollo del plan de capacitación del personal en todo lo relacionado con el Sistema de Gestión de Calidad.

d- Planificar y ejecutar las auditorías internas en el SFE, así como analizar, recomendar y dar seguimiento a los ajustes necesarios que deban realizarse en las distintas instancias.

e- Revisar y registrar toda la documentación original de Gestión de Calidad generada por las diferentes instancias del SFE y custodiar aquella que le corresponda.

f- Planificar, organizar reuniones y actividades encaminadas al funcionamiento del sistema de gestión de la calidad en conjunto con la Dirección.

g- Desarrollar y administrar un sistema de oficialización de servicios (tercerización) en coordinación con las instancias técnicas y legales del SFE.

h- Establecer un sistema de registro de funciones, personas físicas o jurídicas oficializadas, para información a los usuarios externos.

i- Cualquier otra función que el Director General le asigne.

3. Unidad de Asesoría Jurídica a- Asesorar en materia jurídica al Director General y demás instancias del SFE en el cumplimiento de sus funciones.

b- Revisar y proponer aquellos instrumentos jurídicos, tales como reglamentos, decretos, convenios, entre otros, requeridos por el SFE para el cumplimiento de sus objetivos.

c- Asesorar en la elaboración de las denuncias legales por infracciones a la normativa fitosanitaria y sanitaria.

d- Rendir los dictámenes jurídicos que solicite la Dirección General del SFE.

e- Atender las acciones legales que se tramitan en las diferentes instancias judiciales y administrativas del país de las cuales el SFE es parte.

f- Capacitar a los funcionarios del SFE sobre legislación relacionada con el quehacer institucional y su aplicación.

g- Informar a la Dirección General del SFE sobre la actualización de la normativa en el país y sobre las normas internacionales en materia de su responsabilidad.

h- Organizar y mantener actualizado un registro de leyes, normas, dictámenes, convenios y fallos jurisprudenciales vinculados con la labor del SFE.

i- Desarrollar en coordinación con las Direcciones Nacionales los lineamientos y procedimientos de los diferentes actos administrativos relacionados con la aplicación de la normativa sanitaria y fitosanitaria.

j- Implementar, mantener y asegurar la mejora continua del Sistema de Gestión de Calidad en la Unidad, de conformidad con la normativa nacional e internacional.

k- Colaborar en la implementación y seguimiento de los sistemas de control interno en la Unidad, bajo un sistema de calidad.

l- Cualquier otra función que el Director General le asigne.

4. Unidad de Cooperación, Negociaciones Comerciales y Protocolo a- Asesorar a la Dirección General en materia de proyectos, negociaciones y acuerdos comerciales internacionales en el campo de la competencia del SFE.

b- Participar en procesos de negociaciones comerciales internacionales cuando corresponda.

c- Identificar las diferentes fuentes de financiamiento y cooperación para coadyuvar en el proceso de mejora constante de los servicios e infraestructura del SFE.

d- Elaborar, gestionar y dar seguimiento a los proyectos presentados a las distintas fuentes de cooperación y de financiamiento.

e- Planear eventos para consensuar entre el sector público y privado la posición país que se presente ante las instancias normativas internacionales (CIPF, Codex, entre otros).

f- Apoyar y dar seguimiento a la aplicación de los Acuerdos de Asociación, Tratados de Libre Comercio, Tratados y Reuniones Bilaterales, Convenios de Cooperación y proyectos.

g- Identificar y elaborar en coordinación con las instancias del SFE, proyectos de cooperación técnica y financiera en materia fitosanitaria y sanitaria.

h- Dar seguimiento a los compromisos del SFE con otros entes u organismos nacionales e internacionales con los cuales se desarrollen convenios para impulsar programas o proyectos en materia fitosanitaria y sanitaria.

i- Coordinar las actividades protocolarias que se desarrollen en el ámbito del SFE.

j- Preparar y coordinar el protocolo de atención de las misiones, auditores y evaluadores técnicos nacionales e internacionales que reciba el SFE.

k- Implementar, mantener y asegurar la mejora continua del Sistema de Gestión de Calidad en la Unidad, de conformidad con la normativa nacional e internacional.

l- Colaborar en la implementación y seguimiento de los sistemas de control interno en la Unidad, bajo un sistema de calidad.

m- Cualquier otra función que el Director General le asigne.

5. Unidad Centro de Información y Notificación a- Atender y dar respuesta a las consultas de los países o interesados sobre medidas sanitarias y fitosanitarias, así como del acuerdo OTC, en su área de trabajo.

b- Elaborar las notificaciones sobre las reglamentaciones sanitarias y fitosanitarias de Costa Rica, que emanen de las áreas técnicas del SFE, en coordinación con COMEX.

c- Recibir de la OMC las notificaciones de los países miembros, divulgarlas, dar seguimiento y en caso necesario comunicar la posición país.

d- Implementar una metodología adecuada para consulta documental.

e- Fungir como enlace con el Portal Fitosanitario Internacional para el intercambio de información fitosanitaria oficial en virtud de las disposiciones establecidas en el nuevo texto revisado de la CIPF, FAO, en relación con el principio de transparencia.

f- Implementar, mantener y asegurar la mejora continua del Sistema de Gestión de Calidad en la Unidad, de conformidad con la normativa nacional e internacional.

g- Colaborar en la implementación y seguimiento de los sistemas de control interno en la Unidad, bajo un sistema de calidad.

h- Cualquier otra función que el Director General le asigne.

6. Contraloría de Servicios a- Velar porque se establezcan indicadores de gestión para identificar las diferentes tendencias en los servicios con el fin de disminuir reclamos y quejas.

b- Desarrollar los procedimientos para atender las denuncias de los usuarios a nivel central y regional.

c- Emitir recomendaciones para elevar la imagen respecto a la prestación de servicios del SFE.

d- Promover que las unidades técnicas apliquen acciones correctivas en los servicios que presentan dificultades.

e- Discriminar entre las diferentes quejas para elevar a la Dirección General, aquellas que ameritan su intervención.

f- Impulsar el establecimiento de mecanismos de información y procedimientos accesibles para formular quejas y para controlar las resoluciones y respuestas brindadas al usuario.

g- Propiciar encuestas que permitan consultar en forma regular y sistemática, el punto de vista de los usuarios acerca de los servicios que presta el SFE.

h- Presentar propuestas ante el Director General para que se adopten políticas, normas y procedimientos en procura de una prestación de servicios oportuna y eficaz.

i- Servir de enlace y coordinación con otras instituciones, instancias privadas y la Sociedad Civil, en materia de la calidad, eficiencia y eficacia de los servicios que brinda el SFE.

j- Promover procesos de modernización e implementación de ideas innovadoras, en la prestación de servicios.

k- Implementar, mantener y asegurar la mejora continua del Sistema de Gestión de Calidad en la oficina, de conformidad con la normativa nacional e internacional.

l- Colaborar en la implementación y seguimiento de los sistemas de control interno en la oficina, bajo un sistema de calidad.

m- Cualquier otra función que el Director General le asigne.

7. Prensa a- Diseñar e implementar las estrategias de comunicación e imagen para el desarrollo del SFE con su respectivo plan operativo.

b- Identificar las necesidades de información y comunicación de los usuarios internos y externos del SFE a nivel central y regional.

c- Elaborar material divulgativo para la prensa escrita, radio, televisión, u otros medios de comunicación informáticos; así como para el público interno del SFE.

d- Producir material audiovisual e impreso para divulgar temas de corte sanitario y fitosanitario dirigido a públicos diversos.

e- Promover la imagen del SFE ante los administrados.

f- Implementar, mantener y asegurar la mejora continua del Sistema de Gestión de Calidad, de conformidad con la normativa nacional e internacional.

g- Colaborar en la implementación y seguimiento de los sistemas de control interno, bajo un sistema de calidad.

h- Cualquier otra función que el Director General le asigne.

ÓRGANOS OPERATIVOS

Funciones 1. Unidad de Sistemas de Información Geográfica (SIG) a- Recopilar, generar y suministrar información geográfica, meteorológica y cartográfica necesaria para la vigilancia, control y estudio de la dinámica poblacional de plagas y eventos sanitarios.

b- Apoyar la Georeferenciación de las unidades de producción e infraestructura productiva de interés fitosanitario y sanitario.

c- Capacitar al personal del SFE, en la implementación de técnicas de posicionamiento geográfico y afines en el área de su trabajo.

d- Colaborar en el proceso de la información censal para el diseño de muestreos, establecimiento de medidas fitosanitarias y sanitarias y su evaluación.

e- Implementar, mantener y asegurar la mejora continua del Sistema de Gestión de Calidad en la Unidad, de conformidad con la normativa nacional e internacional.

f- Colaborar en la implementación y seguimiento de los sistemas de control interno en la Unidad, bajo un sistema de calidad.

g- Cualquier otra función que el Director General le asigne.

2. Unidad de Tecnologías de la Informática a. Identificar, generar, administrar y actualizar las tecnologías de informática necesarias para la modernización y sistematización del funcionamiento del SFE.

b. Implementar la política de Gobierno Digital, creando e implementando proyectos que respondan a las necesidades de automatización de las unidades y los servicios que presta el SFE.

c. Diseñar, proponer y coordinar la implementación de normas, estándares, lineamientos y procedimientos relacionados con los elementos de hardware, software, redes y comunicaciones de la plataforma técnica y tecnologías relacionadas con la gestión informática.

d. Desarrollar e implementar soluciones de comunicación a través de redes locales y globales de información que permitan el intercambio de datos entre los miembros del SFE y con personas externas por medio de canales seguros, garantizando un buen funcionamiento de las redes, las aplicaciones, bases de datos relacionadas y el apoyo logístico para su establecimiento.

e. Velar para que todos los subsistemas implementados en el SFE estén articulados.

f. Coordinar y supervisar el estudio, diseño, desarrollo, ejecución, mantenimiento, seguridad y documentación de los sistemas de información y sus equipos.

g. Coordinar y orientar oportunamente en materia de información y tecnología computacional para la contratación externa, total o parcial de un sistema de información de aplicación institucional, cuando se requiera.

h. Promover el desarrollo y la coordinación de los sistemas de información, así como su confidencialidad, confiabilidad, exactitud y oportunidad de los datos, recomendando procedimientos y tecnologías apropiadas y eficientes.

i. Diseñar la plataforma ideal para el mantenimiento del sitio Web del SFE con la finalidad de facilitar a los usuarios internos y externos el acceso a dicha página.

j. Implementar, mantener y asegurar la mejora continua del Sistema de Gestión de Calidad en la Unidad, de conformidad con la normativa nacional e internacional.

k. Colaborar en la implementación y seguimiento de los sistemas de control interno en la Unidad, bajo un sistema de calidad.

l. Cualquier otra función que el Director General le asigne.

DE LA AUDITORÍA INTERNA DEL SFE

1. Realizar auditorías o estudios especiales semestralmente, en relación con los fondos públicos asignados y administrados por el SFE ya sea directamente o por medio de Fideicomisos.

2. Verificar el cumplimiento, la validez y la suficiencia del sistema de control interno del SFE, é informar de ello y proponer las medidas correctivas que sean pertinentes.

3. Verificar que la administración activa tome las medidas de control interno señaladas en la Ley General de Control Interno Nº 8292, en los casos de desconcentración de competencias o en la contratación de terceros en apoyo a los servicios del SFE y examinar regularmente la operación efectiva de los controles críticos en esas unidades desconcentradas o en la prestación de tales servicios.

4. Asesorar en materia de su competencia al Director General, así como advertir a los órganos pasivos que fiscaliza sobre las posibles consecuencias de determinadas conductas o decisiones, cuando sean de su conocimiento.

5. Autorizar mediante razón de apertura y cierre, los libros de contabilidad y de actas que deben llevar los diversos órganos del SFE, así como otros libros que a criterio del auditor interno sean necesarios para el fortalecimiento del sistema de control interno.

6. Preparar los planes de trabajo, de conformidad con los lineamientos que establece la CGR.

7. Elaborar un informe anual de ejecución del plan de trabajo y del estado de las recomendaciones de la auditoría interna, de la Contraloría General de la República y de los despachos de contadores públicos.

8. Mantener debidamente actualizado el reglamento de organización y funcionamiento de la auditoría interna.

9. Implementar, mantener y asegurar la mejora continua del Sistema de Gestión de Calidad en la Unidad, de conformidad con la normativa nacional e internacional.

10. Colaborar en la implementación y seguimiento de los sistemas de control interno en la Unidad, bajo un sistema de calidad.

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

COMPETENCIA Y FUNCIONES

Coordinar con las diferentes instancias del SFE la implementación de los lineamientos y procedimientos de carácter administrativo emanados por las diferentes instancias de carácter superior en esta materia y esta Dirección. Estará a cargo de un Director quien será el superior jerárquico de esta área.

Para el cumplimiento de sus funciones estará organizada por cuatro Departamentos: Recursos Financieros, Desarrollo Humano, Servicios Generales y Proveeduría y una sección de Archivo Institucional. Cada Departamento estará conformado por unidades, las cuales se detallan a continuación:

1- Departamento de Recursos Financieros a- Unidad de Contabilidad b- Unidad de Tesorería c- Unidad de Presupuesto 2- Departamento de Servicios Generales a- Unidad de Transporte b- Unidad de Infraestructura c- Unidad de Servicios Varios.

3- Departamento de Desarrollo Humano a- Unidad de Recursos Humanos b- Unidad de Capacitación c- Unidad de Salud Ocupacional 4- Departamento de Proveeduría a- Unidad de Programación y Control b- Unidad de Contrataciones y Archivo Administrativo

a- Archivo Institucional

Funciones 1- Coordinar, supervisar y evaluar la ejecución de las labores financieras, contables, control de ingresos y presupuestarias de los recursos financieros del SFE.

2- Coordinar y supervisar la formulación de los anteproyectos de los presupuestos ordinarios, extraordinarios; de recursos generados por el SFE, los asignados por Presupuesto Nacional, los Recursos Externos y de cualquier otro recurso económico asignado.

3- Realizar el consolidado del proyecto de los diferentes presupuestos del SFE y presentarlo a la Dirección General para su aprobación.

4- Recaudar y facturar los servicios solicitados al SFE en el nivel central.

5- Garantizar la eficiencia de los sistemas de información contable, control de ingresos y presupuestario de los recursos financieros internos y externos.

6- Administrar la caja chica central y mantener el control de las cajas chicas auxiliares.

7- Verificar que el uso de los fondos sea correcto y oportuno de conformidad con las directrices, normas e instrucciones establecidas por el Ministerio de Hacienda, la CGR y organismos internacionales, cuando por ley corresponda.

8- Asesorar en la ejecución de las labores financiero-contable y presupuestaria a todas las Direcciones.

9- Mantener actualizado el registro y control de los activos, pasivos, ingresos y egresos de las diversas transacciones y gestiones que realiza el SFE.

10- Realizar el registro de la ejecución presupuestaria de conformidad con las disposiciones legales y administrativas establecidas por el órgano competente.

11- Preparar los estados financieros requeridos según la normativa vigente y presentarlos a las instancias correspondientes.

12- Efectuar conciliaciones bancarias y elaborar arqueos cuando corresponda.

13- Efectuar los pagos que correspondan con los recursos financieros del SFE, de conformidad con las normas existentes y procedimientos que se establezcan al efecto.

14- Asegurar que los recursos financieros que ingresan al SFE sean depositados en las cuentas bancarias correspondientes seguidos del registro necesario para su control en esa cuenta.

15- Dar a conocer a las autoridades superiores el estado actual de los recursos financieros.

16- Revisar, actualizar y divulgar las tarifas de cada uno de los servicios que brinda el SFE, mediante el establecimiento y evaluación del sistema de costos.

17- Asesorar y apoyar a los Directores del SFE sobre la necesidad de efectuar modificaciones en los programas de los presupuestos.

18- Implementar, mantener y asegurar la mejora continua del Sistema de Gestión de Calidad en el Departamento, de conformidad con la normativa nacional e internacional.

19- Colaborar en la implementación y seguimiento de los sistemas de control interno en el Departamento, bajo un sistema de calidad.

20- Cualquier otra función que el Director General le asigne.

Funciones 1- Gestionar en forma eficiente y oportuna los procedimientos de contratación administrativa, de almacenamiento, control y distribución de bienes.

2- Recibir, tramitar y custodiar toda clase de documentos y expedientes relacionados con sus funciones y proceder a su archivo cuando corresponda.

3- Elaborar las órdenes de inicio, los carteles de las licitaciones y de compras directas; tramitar el procedimiento hasta la emisión del pedido, el recibo de las mercancías en el almacén de suministros, o el recibo de los servicios.

4- Desarrollar los criterios para la evaluación y seguimiento de los servicios contratados o subcontratados.

5- Mantener y actualizar el registro de proveedores del SFE, así como desarrollar e implementar un sistema de evaluación de éstos, considerando parámetros establecidos por la proveeduría nacional y la satisfacción por parte de los receptores de los mismos.

6- Realizar la distribución y registro de salida de materiales con base en la demanda de las diferentes instancias del SFE y mantener actualizado el inventario de bodega.

7- Asegurar las condiciones adecuadas y necesarias para el mantenimiento y control de los insumos, suministros, reactivos, químicos, biológicos, entre otros, que ingresen a la Bodega de Suministros.

8- Resolver los recursos de objeción y revocatoria de la resolución de adjudicación, de conformidad con los supuestos de la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento y preparar el documento para la firma del Ministro.

9- Implementar, mantener y asegurar la mejora continua del Sistema de Gestión de Calidad en el Departamento, de conformidad con la normativa nacional e internacional.

10- Colaborar en la implementación y seguimiento de los sistemas de control interno en el Departamento, bajo un sistema de calidad.

11- Cualquier otra función que el Director General le asigne.

Funciones 1- Promover y coordinar los procesos para el reclutamiento y selección del recurso humano requerido por el SFE.

2- Coordinar los procesos administrativos en materia de recursos humanos, estableciendo las relaciones de coordinación con las diferentes instancias normativas y de control.

3- Coordinar el diseño e implementación de instrumentos que permiten la evaluación periódica y eficaz del desempeño del personal.

4- Desarrollar y mantener actualizados las descripciones de cargos, diseños y clasificación de puestos.

5- Desarrollar los mecanismos y herramientas necesarias que garanticen la correcta elaboración de la planilla, la administración de las deducciones y la transferencia de la información de la composición de los pagos de salarios, pago de la planilla y su seguimiento.

6- Procurar que el personal del SFE cuente con una adecuada atención en salud y condiciones ocupacionales de conformidad con la normativa.

7- Desarrollar e implementar un plan estratégico de capacitación y/o entrenamiento para el desarrollo de las capacidades reales y potenciales de los funcionarios.

8- Estructurar e implementar un sistema de registro de las actividades de capacitación.

9- Controlar y dictar las normas para la actualización y custodia de los expedientes de los funcionarios del SFE, así como mantener la custodia física y digital de los mismos.

10- Elaborar el presupuesto anual de la planilla de los funcionarios de la Institución.

11- Brindar asesoría técnica en materia laboral.

12- Implementar, mantener y asegurar la mejora continua del Sistema de Gestión de Calidad en el Departamento, de conformidad con la normativa nacional e internacional.

13- Colaborar en la implementación y seguimiento de los sistemas de control interno en el Departamento, bajo un sistema de calidad.

14- Cualquier otra función que el Director General le asigne.

Funciones 1- Administrar y controlar los servicios generales requeridos para el accionar del SFE.

2- Administrar el sistema de asignación de combustible del SFE de acuerdo al presupuesto aprobado a cada instancia.

3- Administrar el sistema de control de vehículos, seguridad, limpieza, mantenimiento de áreas verdes, mensajería, entre otros.

4- Establecer sistemas de renovación y mantenimiento preventivo de la flotilla vehicular.

5- Gestionar y coordinar el desarrollo de las obras de construcciones de bienes inmuebles, así como su mantenimiento preventivo.

6- Determinar el estado de los bienes y hacer el registro de donaciones de materiales y equipos.

7- Determinar la disposición de los bienes en desuso.

8- Implementar, mantener y asegurar la mejora continua del Sistema de Gestión de Calidad en el Departamento, de conformidad con la normativa nacional e internacional.

9- Colaborar en la implementación y seguimiento de los sistemas de control interno en el Departamento, bajo un sistema de calidad.

10- Cualquier otra función que el Director General le asigne.

DIRECCIONES NACIONALES TÉCNICO-NORMATIVAS COMPETENCIA Y FUNCIONES

DIRECCIÓN NACIONAL DE REGULACIÓN A LA IMPORTACIÓN Y

Proponer la normativa de su competencia y coordinar con las otras Direcciones Nacionales y Regionales del SFE, la implementación de los lineamientos y procedimientos emanados por esta Dirección.

Estará a cargo de un Director Nacional y para el cumplimiento de sus funciones estará organizada con dos Departamentos: Importaciones y Exportaciones y el de Análisis de Riesgos. Asimismo, contará con las unidades de apoyo de Seguimiento y Supervisión y de Información y Documentación.

Para el desarrollo de sus funciones cada departamento contará con las siguientes Unidades:

1- Departamento de Importaciones y Exportaciones a- Unidad de Inspección y Certificación b- Unidad de Registro Importadores y Exportadores 2- Departamento de Análisis de Riesgos a- Unidad de Análisis Económico b- Unidad de Análisis Técnico-Ambiental c- Unidad de Análisis Riesgos de Plagas y de OGM

Funciones 1- Establecer las medidas fitosanitarias y sanitarias así como procedimientos de control que se deben aplicar en los procesos de importación, tránsito y exportación de artículos reglamentados, así como de los insumos agrícolas para uso en los procesos productivos.

2- Normar y establecer el procedimiento para notificar el incumplimiento de requisitos fitosanitarios o sanitarios, a los países de origen de los artículos reglamentados.

3- Desarrollar el procedimiento para la aplicación de la cuarentena post entrada de vegetales y coordinar su ejecución con la Direcciones Regionales del SFE.

4- Normar y generar los procedimientos para denegar o autorizar las solicitudes para la importación de productos vegetales, previo cumplimiento de los requisitos fitosanitarios vigentes.

5- Desarrollar en coordinación con Asesoría Jurídica, los lineamientos y procedimientos para la aplicación de los actos administrativos que conlleva el proceso de importación y 6- Elaborar a petición de la Dirección General las solicitudes de equivalencia de medidas fitosanitarias de Costa Rica a los países socios considerando los aspectos de importación y objetiva y de acuerdo con la normativa vigente.

7- Desarrollar e implementar un sistema de información para los usuarios sobre aspectos relevantes de la importación y exportación, y de los incumplimientos de los envíos de los artículos reglamentados.

8- Desarrollar los procedimientos para la inscripción de importadores y exportadores.

9- Establecer los requisitos que deben cumplir las plantas empacadoras y terminales de carga para otorgar el Certificado Fitosanitario de Operación.

10- Generar los procedimientos para la implementación de los convenios bilaterales internacionales o planes de trabajo relacionados con productos de exportación e importación, en coordinación con otras Direcciones Técnico-Normativo y Direcciones Regionales del SFE.

11- Establecer normas y procedimientos de inspección fitosanitaria en fincas, plantas empacadoras, terminales de carga y viveros de plantas con fines de exportación.

12- Emitir los formatos, fundamentos y normas para otorgar los Certificados Fitosanitarios de Exportación.

13- Elaborar las normas y procedimientos que deben cumplir las bodegas de almacenamiento de productos de origen vegetal importado.

14- Coordinar con otras instancias gubernamentales y auxiliares de la función pública relacionadas con los procesos de importación y exportación.

15- Implementar, mantener y asegurar la mejora continua del Sistema de Gestión de Calidad en el Departamento, de conformidad con la normativa nacional e internacional.

16- Colaborar en la implementación y seguimiento de los sistemas de control interno en el Departamento, bajo un sistema de calidad.

17- Cualquier otra función que el Director General le asigne.

Funciones 1- Elaborar y actualizar los ARP de acuerdo con la normativa internacional de la CIPF vigente, que incluye el análisis de riesgos ambientales, OVM, agentes de control biológico y otros organismos benéficos.

2- Elaborar los estudios de manejo de riesgo por aspectos de inocuidad de productos vegetales frescos.

3- Recopilar y generar la información requerida que sirva de apoyo para la elaboración del ARP por parte del país importador.

4- Establecer los requisitos fitosanitarios para los artículos reglamentados.

5- Mantener actualizado el listado de plagas reglamentadas (A1 y A2) y plagas no cuarentenarias reglamentadas (NIMF Nº 5).

6- Revisar y actualizar los requisitos fitosanitarios de importación establecidos por el SFE según país de origen y por producto.

7- Realizar los estudios económicos requeridos por la Dirección General para cuantificar el impacto económico y social causado por las plagas o eventos sanitarios.

8- Implementar, mantener y asegurar la mejora continua del Sistema de Gestión de Calidad en el Departamento, de conformidad con la normativa nacional e internacional.

9- Colaborar en la implementación y seguimiento de los sistemas de control interno en el Departamento, bajo un sistema de calidad.

10- Cualquier otra función que el Director General le asigne.

Funciones 1- Elaborar e implementar los procedimientos de seguimiento y evaluación de las acciones desarrolladas por la Dirección Nacional de Regulación a la Importación y Exportación.

2- Elaborar los procedimientos de seguimiento y evaluación sobre la implementación de normas y procedimientos emitidos por la Dirección Nacional de Regulación a la Importación y 3- Elaborar y ejecutar un plan de capacitación sobre la normativa o procedimientos emitidos por la Dirección Nacional de Regulación a la Importación y Exportación y cualquiera otra de interés, dirigido a los equipos técnicos regionales del SFE y a los usuarios de los servicios.

4- Participar en el proceso de planificación a nivel regional en su área de trabajo.

5- Implementar, mantener y asegurar la mejora continua del Sistema de Gestión de Calidad en la Dirección Nacional, de conformidad con la normativa nacional e internacional.

6- Colaborar en la implementación y seguimiento de los sistemas de control interno en la Dirección Nacional, bajo un sistema de calidad.

7- Cualquier otra función que el Director General le asigne.

Funciones 1- Custodiar la documentación en forma física y digital emanada de las acciones de la Dirección Nacional y sus Departamentos, conforme a la normativa vigente en cuanto a plazos, hasta su remisión al Archivo Institucional.

2- Apoyar a la Dirección Nacional en los procesos de planificación y elaboración de los informes correspondientes.

3- Administrar las bases de datos relacionadas con el accionar de la Dirección Nacional.

4- Informar a los usuarios sobre la documentación y procedimientos relacionados con el accionar de la Dirección Nacional.

5- Apoyar a la Dirección Nacional en la gestión administrativa.

6- Implementar, mantener y asegurar la mejora continua del Sistema de Gestión de Calidad en la Dirección Nacional, de conformidad con la normativa nacional e internacional.

7- Colaborar en la implementación y seguimiento de los sistemas de control interno en la Dirección Nacional, bajo un sistema de calidad.

8- Cualquier otra función que el Director General le asigne.

DIRECCIÓN NACIONAL DE FITOPROTECCIÓN

Proponer la normativa en su área de trabajo. Coordinar con las Direcciones Nacionales y Regionales del SFE la implementación de los lineamientos y procedimientos emanados por esta Dirección.

Esta Dirección estará a cargo de un Director Nacional y para el cumplimiento de sus funciones estará organizada con dos Departamentos: Vigilancia Agrícola y el de Control de Plagas. Asimismo contará con las unidades de apoyo de Seguimiento y Supervisión y de Información y Documentación.

Para el desarrollo de sus funciones cada departamento contará con las siguientes Unidades:

1. Departamento de Vigilancia Agrícola a. Unidad de Plagas Reglamentadas.

b. Unidad de Plagas no Cuarentenarias.

c. Unidad de Mosca de la Fruta.

2. Departamento de Control de Plagas a- Unidad de Campañas.

b- Unidad MIP.

c- Unidad de Material Propagativo.

Funciones 1- Establecer y normar un sistema de vigilancia para cada una de las plagas reglamentadas y no cuarentenarias (NIMF Nº 5) conforme a la normativa vigente.

2- Establecer el procedimiento para el registro de las acciones de vigilancia de las plagas reglamentadas y no cuarentenarias (NIMF Nº 5).

3- Establecer los procedimientos para la prevención o control de cada una de las plagas según corresponda.

4- Desarrollar en coordinación con Asesoría Jurídica, los lineamientos y procedimientos para la aplicación de los actos administrativos que conlleva el proceso de vigilancia.

5- Desarrollar e implementar un sistema de información para los usuarios sobre la situación de las plagas reglamentadas y no cuarentenarias.

6- Estructurar un sistema de denuncia y alerta sobre la situación de las plagas.

7- Elaborar los estudios técnicos en coordinación con las instancias regionales y nacionales, para asesorar a la Dirección General en cuanto a su recomendación al Poder Ejecutivo para que se declare estado de emergencia y para la declaratoria de plagas de combate particular y obligatorio.

8- Establecer los procedimientos para la liberación en campo de agentes de control biológico.

9- Coordinar la ejecución de los proyectos de Cooperación Técnica y Económica con Organismos Internacionales relacionados con las plagas reglamentadas.

10- Coordinar con instancias nacionales competentes en la protección y conservación de ecosistemas naturales, remanentes de bosques naturales ó ambiente, la aplicación de medidas fitosanitarias para la vigilancia de plagas en estos nichos.

11- Proponer técnicas para prevenir, detectar y controlar las Mosca de la fruta con aplicación de la normativa internacional.

12- Producir masivamente moscas de la fruta para la aplicación de la técnica de insecto estéril (TIE), producir parasitoides para el control de moscas de las frutas e identificar las capturas en todos los estadios, conforme a los lineamientos y al POI.

13- Implementar, mantener y asegurar la mejora continua del Sistema de Gestión de Calidad en el Departamento, de conformidad con la normativa nacional e internacional.

14- Colaborar en la implementación y seguimiento de los sistemas de control interno en el Departamento, bajo un sistema de calidad.

15- Cualquier otra función que el Director General le asigne.

Funciones 1- Elaborar las Medidas Fitosanitarias para el control de plagas reglamentadas y no cuarentenarias (NIMF Nº 5).

2- Desarrollar los procedimientos para implementar tecnologías para control de plagas de interés nacional.

3- Diseñar y coordinar las campañas fitosanitarias para el control de plagas.

4- Establecer y actualizar las normas y procedimientos técnico-administrativos para el manejo de emergencias por causa de plagas.

5- Desarrollar en coordinación con Asesoría Jurídica, los lineamientos y procedimientos para la aplicación de los actos administrativos que conlleva el proceso de control de plagas.

6- Establecer los procedimientos para el fomento, validación e implementación de técnicas MIP.

7- Coordinar con las instancias regionales campañas para fomentar la producción y uso de parasitoides y otros controladores biológicos.

8- Establecer la normativa y procedimientos para certificar la condición fitosanitaria del material propagativo.

9- Desarrollar los procedimientos para el establecimiento de cuarentenas internas.

10- Coordinar con instancias nacionales competentes en la protección y conservación de ecosistemas naturales, remanentes de bosques naturales ó ambiente, la aplicación de medidas fitosanitarias para el control de plagas en estos nichos.

11- Desarrollar e implementar un sistema de información fitosanitaria y para los usuarios.

12- Implementar, mantener y asegurar la mejora continua del Sistema de Gestión de Calidad en el Departamento, de conformidad con la normativa nacional e internacional.

13- Colaborar en la implementación y seguimiento de los sistemas de control interno en el Departamento, bajo un sistema de calidad.

14- Cualquier otra función que el Director General le asigne.

Funciones 1- Elaborar e implementar los procedimientos de seguimiento y evaluación de las acciones desarrolladas por la Dirección Nacional de Fitoprotección.

2- Elaborar los procedimientos de evaluación y seguimiento sobre la implementación de normas y procedimientos emitidos por la Dirección Nacional de Fitoprotección.

3- Elaborar y ejecutar un plan de capacitación sobre la normativa o procedimientos emitidos por la Dirección Nacional de Fitoprotección y cualquiera otra de interés, dirigido a los equipos técnicos regionales del SFE y a los usuarios de los servicios.

4- Participar en el proceso de planificación a nivel regional en el área de su trabajo.

5- Implementar, mantener y asegurar la mejora continua del Sistema de Gestión de Calidad en la Dirección Nacional, de conformidad con la normativa nacional e internacional.

6- Colaborar en la implementación y seguimiento de los sistemas de control interno en la Dirección Nacional, bajo un sistema de calidad.

7- Cualquier otra función que el Director General le asigne.

Funciones 1- Custodiar la documentación en forma física y digital emanada de las acciones de la Dirección Nacional y sus Departamentos, conforme a la normativa vigente en cuanto a plazos, hasta su remisión al Archivo Institucional.

2- Apoyar a la Dirección Nacional en los procesos de planificación y elaboración de informes.

3- Apoyar a las diferentes instancias del SFE con la información técnica generada de su accionar.

4- Administrar las bases de datos relacionadas con el accionar de la Dirección Nacional.

5- Informar a los usuarios sobre la documentación y procedimientos del accionar de la Dirección.

6- Apoyar a la Dirección Nacional en la gestión administrativa.

7- Implementar, mantener y asegurar la mejora continua del Sistema de Gestión de Calidad en la Dirección Nacional, de conformidad con la normativa nacional e internacional.

8- Colaborar en la implementación y seguimiento de los sistemas de control interno en la Dirección Nacional, bajo un sistema de calidad.

9- Cualquier otra función que el Director General le asigne.

DIRECCIÓN NACIONAL DE INSUMOS AGRÍCOLAS

Proponer la actualización de la normativa de su competencia. Coordinar con las Direcciones Nacionales y Regionales del SFE la implementación de los lineamientos y procedimientos emanados por esta Dirección.

Esta Dirección estará a cargo de un Director Nacional y para el cumplimiento de sus funciones estará organizada con dos Departamentos: Registro de Agroinsumos y Valoración de Eficacia y Control de Agroinsumos. Asimismo contara con la unidad de apoyo de Información y Documentación.

Para el desarrollo de sus funciones cada departamento contará con las siguientes Unidades:

1. Departamento de Registro de Agroinsumos a. Unidad de Registro de Plaguicidas Químicos Sintéticos, no sintéticos y otros tipos de plaguicidas b. Unidad de Registro de Fertilizantes y Afines c. Unidad de Registro de Bioplaguicidas Naturales, Organismos Benéficos, y Equipos de Aplicación 2. Departamento de Valoración de Eficacia y Control de Agroinsumos a- Unidad de Valoración de Eficacia de Agroinsumos b- Unidad de Control de Establecimientos y de la Calidad de Agroinsumos

Funciones 1- Establecer e implementar los procedimientos para el registro de sustancias químicas, biológicas, y afines de uso agrícola y de equipos de aplicación.

2- Establecer e implementar los procedimientos para el registro de personas físicas o jurídicas comercializadoras, formuladoras, importadoras, exportadoras, reempacadoras y reenvasadoras de sustancias químicas, biológicas y afines de uso agrícola.

3- Establecer e implementar los procedimientos para el registro de personas físicas y jurídicas importadoras, 4- Mantener la custodia de los expedientes de los registros.

5- Establecer los procedimientos para el proceso de importación, tránsito y exportación de los insumos agrícolas bajo su competencia, en coordinación con la Dirección Nacional de Regulación a la Importación y Exportación.

6- Desarrollar y mantener actualizado el sistema de información del accionar del Departamento.

7- Desarrollar e implementar un sistema de información para los usuarios internos y externos.

8- Desarrollar en coordinación con Asesoría Jurídica, los lineamientos y procedimientos para la aplicación de los actos administrativos que conlleve una retención, decomiso, destrucción y devolución al país de origen de los insumos agrícolas.

9- Implementar, mantener y asegurar la mejora continua del Sistema de Gestión de Calidad en el Departamento, de conformidad con la normativa nacional e internacional.

10- Colaborar en la implementación y seguimiento de los sistemas de control interno en el Departamento, bajo un sistema de calidad.

11- Cualquier otra función que el Director General le asigne.

Funciones 1- Establecer los procedimientos para realizar las pruebas de eficacia de sustancias químicas, biológicas, y afines de uso agrícola.

2- Desarrollar e implementar los procedimientos para realizar o supervisar las pruebas de eficacia sustancias químicas, biológicas, y afines de uso agrícola con fines de registro.

3- Mantener la custodia de los expedientes sobre las pruebas de eficacia.

4- Generar la normativa y procedimientos para la gestión de convenios que permitan la ejecución de las pruebas de investigación de insumos de uso en la agricultura, con la empresa privada y entes oficiales, con fines de registro.

5- Proponer la normativa, lineamientos, procedimientos e instrumentos para la supervisión de los agro-servicios, bodegas y formuladoras de sustancias químicas, biológicas y afines de uso en la agricultura, para ser implementados por los funcionarios fitosanitarios en el ámbito Regional.

6- Proponer la normativa, lineamientos, procedimientos e instrumentos para el control de la calidad de sustancias químicas, biológicas y afines de uso en la agricultura, para ser implementados por los funcionarios del SFE en el ámbito Regional, en coordinación con la Dirección Nacional de Servicios de Laboratorios, en lo referente al muestreo.

7- Revisar y actualizar las políticas relativas a aplicaciones aéreas de agroquímicos conforme la normativa vigente.

8- Desarrollar y mantener actualizado el sistema de información del accionar del Departamento.

9- Desarrollar e implementar un sistema de información para los usuarios internos y externos.

10- Implementar, mantener y asegurar la mejora continua del Sistema de Gestión de Calidad en la Dirección Nacional, de conformidad con la normativa nacional e internacional.

11- Colaborar en la implementación y seguimiento de los sistemas de control interno en la Dirección Nacional, bajo un sistema de calidad.

12- Cualquier otra función que el Director General le asigne.

Funciones 1- Custodiar la documentación en forma física y digital emanada de las acciones de la Dirección Nacional y sus Departamentos, conforme a la normativa vigente, en cuanto a plazos hasta su remisión al Archivo Institucional.

2- Apoyar a la Dirección Nacional en los procesos de planificación y a elaborar los informes correspondientes.

3- Elaborar el Plan Anual de Control de Calidad de Agroinsumos en coordinación con la Dirección Nacional de Servicios de Laboratorio.

4- Apoyar a las diferentes instancias del SFE con la información técnica generada de su accionar.

5- Administrar las bases de datos relacionadas con el accionar de la Dirección Nacional.

6- Informar a los usuarios sobre la documentación y procedimientos relacionados con el accionar de la Dirección Nacional.

7- Apoyar a la Dirección Nacional en la gestión administrativa.

8- Implementar, mantener y asegurar la mejora continua del Sistema de Gestión de Calidad en la Dirección Nacional, de conformidad con la normativa nacional e internacional.

9- Colaborar en la implementación y seguimiento de los sistemas de control interno en la Dirección Nacional, bajo un sistema de calidad.

10- Cualquier otra función que el Director General le asigne.

DIRECCIÓN NACIONAL DE INOCUIDAD Y AMBIENTE

Normar el registro y la acreditación de la agricultura orgánica. Normar en el ámbito fitosanitario los organismos y productos de la biotecnología. Proponer la actualización de la normativa relacionada con su accionar. Coordinar con las Direcciones Nacionales y Regionales del SFE la implementación de los lineamientos y procedimientos emanados por esta Dirección.

La Dirección estará a cargo de un Director Nacional y para el cumplimiento de sus funciones estará organizada con dos Departamentos: Acreditación y Registro en Agricultura Orgánica y Regulación en Inocuidad y Ambiente. Asimismo contara con las unidades de apoyo de Capacitación MIP, BPA, BPM, BPH y la Unidad de Información y Documentación.

Los Departamentos serán los siguientes:

1- Departamento de Acreditación y Registro en Agricultura Orgánica a. Unidad de Acreditación b. Unidad de Registro y Documentación c. Unidad de Seguimiento y Coordinación 2- Departamento de Regulación en Inocuidad y Ambiente a- Unidad de Biotecnología y Bioseguridad b- Unidad de Fiscalización de Productos Vegetales Frescos c- Unidad de Regulación de Contaminantes Químicos y Biológicos

Funciones 1- Establecer y normar los procedimientos para el registro y acreditación en la agricultura orgánica.

2- Realizar el proceso de acreditación de las agencias de certificación.

3- Establecer los procedimientos para el registro de empresas productoras, comercializadoras, procesadoras, inspectores, fincas en producción y fincas en transición de productos orgánicos.

4- Establecer los procedimientos para acreditar las agencias de certificación.

5- Desarrollar en coordinación con Asesoría Jurídica, los lineamientos y procedimientos para la aplicación de los actos administrativos que conlleva el proceso de acreditación de certificadoras.

6- Desarrollar y mantener actualizado el sistema de información del accionar del Departamento.

7- Desarrollar e implementar un sistema de información para los usuarios sobre las regulaciones, empresas productoras, comercializadoras, procesadoras, inspectores, fincas en producción y fincas en transición de productos orgánicos.

8- Revisar, promulgar y proponer la actualización de la reglamentación relativa a la producción bajo el enfoque de Agricultura Orgánica, que se requiera.

9- Establecer los requisitos para el registro de inspectores en Agricultura Orgánica, de Agencias Certificadoras, fincas, plantas procesadoras y comercializadores de producción orgánica y en transición.

10- Asesorar a la Dirección Nacional en lo relacionado con el ámbito de su labor.

11- Implementar, mantener y asegurar la mejora continua del Sistema de Gestión de Calidad en el Departamento, de conformidad con la normativa nacional e internacional.

12- Colaborar en la implementación y seguimiento de los sistemas de control interno en el Departamento, bajo un sistema de calidad.

13- Cualquier otra función que el Director General le asigne.

Funciones 1- Desarrollar y promover el MIP, BPA, BPH, BPM y otras metodologías para minimizar riesgos de contaminación.

2- Establecer y normar los procedimientos para fiscalizar plantas o establecimientos destinados a la producción, empaque, almacenamiento, transporte y puntos de venta de los productos vegetales frescos para consumo humano.

3- Establecer y normar los procedimientos para el control periódico de los equipos de aplicación de agroquímicos.

4- Desarrollar y mantener actualizado un sistema de información para el registro de las acciones del Departamento.

5- Desarrollar e implementar un sistema de información para los usuarios sobre los procesos bajo su responsabilidad.

6- Asesorar a la Dirección Nacional en lo relacionado con el ámbito de sus actividades.

7- Desarrollar o adoptar técnicas de muestreo en productos vegetales, en coordinación con las Direcciones Nacionales correspondientes.

8- Desarrollar en coordinación con Asesoría Jurídica y la Dirección Nacional de Insumos Agrícolas, la normativa relacionada con los LMR y otros contaminantes sanitarios en productos vegetales frescos.

9- Desarrollar en coordinación con Asesoría Jurídica, los lineamientos y procedimientos para la aplicación de los actos administrativos que conlleva el proceso del accionar del Departamento.

10- Establecer los procedimientos para el manejo y disposición final de recipientes y residuos de agroquímicos.

11- Establecer los procedimientos, en las áreas de fitoprotección, importación, exportación, investigación, experimentación, movilización, multiplicación, producción industrial, comercialización y el uso de materiales transgénicos en el ámbito de la fitoprotección y otros OGM para producción de alimentos, en armonía con las normas y medidas fitosanitarias de ámbito nacional e internacional, en materia de OGM, Biotecnología y Bioseguridad.

12- Servir como contraparte y punto de contacto para la implementación y ejecución de los acuerdos, normativas, protocolos y proyectos nacionales e internacionales en la materia de OGM, Biotecnología y Bioseguridad.

13- Fungir como Centro de Intercambio de Información sobre Seguridad de la Biotecnología.

14- Establecer la normativa y procedimientos a implementar por las Direcciones Regionales para promover la bio-vigilancia comunitaria y la participación ciudadana responsable.

15- En coordinación con las Direcciones Nacionales y Regionales involucradas, modificar o revocar cualquier autorización otorgada en el uso de materiales transgénicos y otros organismos genéticamente modificados para uso agrícola o sus productos, en armonía con las medidas fitosanitarias en materia de OGM, biotecnología y bioseguridad tanto nacional como internacional con base en criterios técnicos, científicos o de seguridad.

16- Resolver las solicitudes de traslado de investigación, experimentación, liberación al ambiente, multiplicación y comercialización de materiales transgénicos y otros OGM para uso agrícola.

17- Coordinar con las Direcciones Regionales la ubicación de sitios de investigación y la distribución de material genéticamente modificados.

18- Implementar, mantener y asegurar la mejora continua del Sistema de Gestión de Calidad en el Departamento, de conformidad con la normativa nacional e internacional.

19- Colaborar en la implementación y seguimiento de los sistemas de control interno en el Departamento, bajo un sistema de calidad.

20- Asesorar a la Dirección Nacional en lo relacionado al ámbito de sus actividades.

21- Cualquier otra función que el Director General le asigne.

Funciones 1- Diseñar, apoyar y dar seguimiento, en la implementación de las actividades de capacitación del uso de MIP, BPA, BPM, BPH y otras metodologías, en las Direcciones Regionales y otras instancias.

2- Elaborar e implementar los procedimientos de seguimiento y evaluación de las acciones desarrolladas por la Dirección Nacional de Inocuidad y Ambiente.

3- Elaborar e implementar los procedimientos de evaluación y seguimiento sobre la implementación de normas y procedimientos emitidos por la Dirección Nacional de Inocuidad y Ambiente.

4- Elaborar y ejecutar un plan de capacitación sobre la normativa o procedimientos emitidos por la Dirección Nacional de Inocuidad y Ambiente y cualquiera otra de interés, dirigido a los equipos técnicos regionales del SFE y a los usuarios de los servicios.

5- Participar en el proceso de planificación a nivel regional.

6- Implementar, mantener y asegurar la mejora continua del Sistema de Gestión de Calidad en la Dirección Nacional, de conformidad con la normativa nacional e internacional.

7- Colaborar en la implementación y seguimiento de los sistemas de control interno en la Dirección Nacional, bajo un sistema de calidad.

8- Cualquier otra función que el Director General le asigne.

Funciones 1- Custodiar la documentación en forma física y digital emanada de las acciones de la Dirección Nacional y sus Departamentos, conforme a la normativa vigente, en cuanto a plazos hasta su remisión al Archivo Institucional.

2- Apoyar a la Dirección Nacional en los procesos de planificación y a elaborar los informes correspondientes.

3- Apoyar a las diferentes instancias del SFE con la información técnica generada de su accionar.

4- Administrar las bases de datos relacionadas con el accionar de la Dirección Nacional.

5- Informar a los usuarios sobre la documentación y procedimientos relacionados con el accionar de la Dirección Nacional.

6- Apoyar a la Dirección Nacional en la gestión administrativa.

7- Implementar, mantener y asegurar la mejora continua del Sistema de Gestión de Calidad en la Dirección Nacional, de conformidad con la normativa nacional e internacional.

8- Colaborar en la implementación y seguimiento de los sistemas de control interno en la Dirección Nacional, bajo un sistema de calidad.

9- Cualquier otra función que el Director General le asigne.

DIRECCIÓN NACIONAL DE SERVICIOS DE LABORATORIOS

Realizar diagnóstico y análisis para identificación de plagas; análisis ó pruebas para determinar la calidad de agentes de control biológico y otros organismos benéficos, análisis para determinar la calidad de los plaguicidas químicos sintéticos, no sintéticos y fertilizantes, análisis para determinar residuos de plaguicidas en vegetales, suelo y agua así como análisis de presencia de contaminantes. Es el órgano oficial de referencia para efecto de los diagnósticos y análisis y responsable del seguimiento y evaluación de las acciones de los laboratorios regionales. Proponer la actualización de la normativa relacionada con su accionar. Le corresponde apoyar a las Direcciones Regionales del SFE en las áreas de su competencia.

El Ministerio de Agricultura y Ganadería podrá otorgar carácter oficial a otros laboratorios públicos o privados, que cumplan con la normativa establecida al respecto.

Esta Dirección estará a cargo de un Director Nacional y para el cumplimiento de sus funciones estará organizada con tres Departamentos: Laboratorio de Diagnóstico de Plagas, Laboratorio de Control de Calidad de Plaguicidas y Laboratorio de Análisis de Residuos. Asimismo contara con las unidades de apoyo de Unidad de Información y Documentación y Seguimiento y Supervisión.

Cada Departamento contará con los laboratorios respectivos.

Los Departamentos serán los siguientes:

1- Departamento-Laboratorio de Diagnóstico de Plagas a- Unidad de Entomología b- Unidad de Nematología c- Unidad de Fitopatología d- Unidad de Malezas e- Unidad de Biología Molecular 2- Departamento-Laboratorio de Control de Calidad de Plaguicidas a- Unidad de Análisis de Agentes de Control Biológico y Otros Organismos Benéficos b- Unidad de Análisis de Plaguicidas c- Unidad de Análisis de Fertilizantes.

3- Departamento-Laboratorio de Análisis de Residuos a- Unidad de Residuos en Vegetales b- Unidad de Residuos en agua y suelo

Funciones 1- Establecer, desarrollar y actualizar los procedimientos para el muestreo, recibo de muestras, identificación e informes de diagnóstico de plagas.

2- Adoptar y adaptar metodologías, técnicas y análisis de diagnóstico de plagas.

3- Realizar el diagnóstico ó análisis de las diferentes plagas.

4- Emitir las certificaciones especiales para los productos de exportación.

5- Dictar la capacitación y asesoría técnica a los usuarios.

6- Desarrollar los procedimientos para el muestreo y diagnóstico de plagas en los laboratorios regionales.

7- Elaborar y actualizar el inventario oficial de las plagas presentes en el país.

8- Mantener, conservar y actualizar colecciones de plagas.

9- Apoyar el desarrollo de propuestas de alternativas técnicas fitosanitarias de detección, control, supresión y erradicación de plagas.

10- Desarrollar e implementar un sistema de información para los usuarios internos y externos.

11- Estructurar, implementar y actualizar un sistema de registro de la información generada por la unidad.

12- Implementar, mantener y asegurar la mejora continua del Sistema de Gestión de Calidad en el Departamento, de conformidad con la normativa nacional e internacional.

13- Colaborar en la implementación y seguimiento de los sistemas de control interno en el Departamento, bajo un sistema de calidad.

14- Cualquier otra función que el Director General le asigne.

Funciones 1- Realizar análisis con metodologías reconocidas internacionalmente para el control de calidad de plaguicidas químicos sintéticos y fertilizantes, agentes de control biológico y otros organismos benéficos.

2- Adoptar o adaptar metodologías de análisis requeridas para el accionar del Departamento.

3- Verificar la calibración del equipo analítico de trabajo, para asegurar la repetibilidad, precisión y exactitud de los resultados obtenidos.

4- Implementar los procedimientos establecidos para el muestreo de plaguicidas químicos sintéticos y fertilizantes, agentes de control biológico y otros organismos benéficos, con fines de control de calidad.

5- Estructurar e implementar un sistema de información para los usuarios internos y externos.

6- Estructurar, implementar y actualizar un sistema de registro de la información generada por el Departamento.

7- Implementar, mantener y asegurar la mejora continua del Sistema de Gestión de Calidad en el Departamento, de conformidad con la normativa nacional e internacional.

8- Colaborar en la implementación y seguimiento de los sistemas de control interno en el Departamento, bajo un sistema de calidad.

9- Cualquier otra función que el Director General le asigne.

Funciones 1- Realizar análisis con metodologías reconocidas internacionalmente para la determinación de residuos de plaguicidas químicos sintéticos en productos vegetales, agua y suelo; así mismo la determinación de otros contaminantes.

2- Adoptar o adaptar metodologías de análisis requeridas para el accionar del Departamento.

3- Verificar la calibración del equipo analítico de trabajo, para asegurar la repetitividad, precisión y exactitud de los resultados obtenidos.

4- Implementar los procedimientos establecidos para el muestreo de productos vegetales, agua y suelo, con fines de determinar presencia de residuos de plaguicidas.

5- Estructurar e implementar un sistema de información para los usuarios internos y externos.

6- Estructurar, implementar y actualizar un sistema de registro de la información generada por el Departamento.

7- Implementar, mantener y asegurar la mejora continua del Sistema de Gestión de Calidad en el Departamento, de conformidad con la normativa nacional e internacional.

8- Colaborar en la implementación y seguimiento de los sistemas de control interno en el Departamento, bajo un sistema de calidad.

9- Cualquier otra función que el Director General le asigne.

Funciones 1- Custodiar la documentación en forma física y digital emanada de las acciones de la Dirección Nacional y sus Departamentos, conforme a la normativa vigente en cuanto a plazos hasta su remisión al Archivo Institucional.

2- Apoyar a la Dirección Nacional en los procesos de planificación y elaborar los informes correspondientes.

3- Apoyar a las diferentes instancias del SFE con la información técnica generada sobre su accionar.

4- Administrar las bases de datos relacionadas con el accionar de la Dirección Nacional.

5- Informar a los usuarios sobre la documentación, procedimientos y acciones desarrolladas por la Dirección Nacional.

6- Apoyar a la Dirección Nacional en la gestión administrativa.

7- Implementar, mantener y asegurar la mejora continua del Sistema de Gestión de Calidad en la Dirección Nacional, de conformidad con la normativa nacional e internacional.

8- Colaborar en la implementación y seguimiento de los sistemas de control interno en la Dirección Nacional, bajo un sistema de calidad.

9- Cualquier otra función que el Director General le asigne.

Funciones 1- Elaborar e implementar los procedimientos de seguimiento y evaluación de las acciones desarrolladas por la Dirección Nacional de Servicios de Laboratorios.

2- Elaborar e implementar los procedimientos de evaluación y seguimiento sobre el accionar de los Laboratorios nacionales y regionales.

3- Elaborar y ejecutar un plan de capacitación sobre la normativa, procedimientos, técnicas de laboratorio, manejo de equipo, y otras relacionadas con el accionar de la Dirección Nacional de Servicios de Laboratorios, dirigido a los funcionarios de la Dirección Nacional y en lo que procede a equipos técnicos regionales y nacionales.

4- Participar en el proceso de planificación a nivel nacional y regional.

5- Supervisar en el área de sus actividades y en coordinación con planificación el cumplimiento de los parámetros establecidas a los Laboratorios oficializados.

6- Implementar, mantener y asegurar la mejora continua del Sistema de Gestión de Calidad en la Dirección Nacional, de conformidad con la normativa nacional e internacional.

7- Colaborar en la implementación y seguimiento de los sistemas de control interno en la Dirección Nacional, bajo un sistema de calidad.

8- Cualquier otra función que el Director General le asigne.

DIRECCIONES TÉCNICAS-OPERATIVAS REGIONALES DEL SFE

Las Direcciones Regionales responden a la Subdirección General del Área Técnico Operativo y coordinarán con las Direcciones Técnicas Normativas Nacionales.

Le corresponde denunciar ante las instancias judiciales la violación a la normativa de la competencia del SFE.

El Director Regional representará al SFE, en Comisiones y Comités Técnicos Regionales, servirá de enlace ante las demás instancias del MAG y del Sector Agropecuario de la Región. El Director es responsable de integrar las acciones del SFE en lo que compete a los proyectos que se generen dentro de los Planes de Desarrollo Regional del Sector Agropecuario. Le corresponde la implementación del sistema de gestión de la calidad.

Cada Dirección Regional estará a cargo de un Director Regional y para el cumplimiento de sus funciones estará organizada con dos Departamentos: Departamento de Servicios Fitosanitarios y Departamento de Control Cuarentenario. Asimismo contará con las Unidades de apoyo Técnica-Administrativa y de Información, Registro y Capacitación.

Los Departamentos son:

1. Departamentos de Servicios Fitosanitarios a- Unidad de Inspección y Certificación Fitosanitaria b- Unidad de Control de Plagas, Agroinsumos y Sistemas Alternativos de Producción 2. Departamento de Control Cuarentenario a- Unidad de Control y Servicios a la Importación y Exportación b- Unidad de Laboratorio de Diagnóstico de Plagas c- Unidad de Control de Equipaje y Medios de Transporte (donde corresponda)

Funciones 1- Ejecutar los Sistemas de Vigilancia de Plagas.

2- Ejecutar con base en la normativa y procedimientos establecidos, las inspecciones y pre- certificaciones fitosanitarias y muestreo, cuando sea necesario, en finca, empacadoras, u otro lugar donde sea requerida.

3- Emitir los Certificados Fitosanitarios de Exportación, conforme a la normativa vigente.

4- Implementar y verificar las medidas fitosanitarias y sanitarias establecidas en los planes de trabajo bilaterales suscritos relacionados con productos vegetales.

5- Supervisar y verificar in situ los tratamientos fitosanitarios que deben aplicarse a productos básicos de exportación.

6- Ejecutar con base en la normativa y procedimientos establecidos las inspecciones sanitarias de productos vegetales, agua y suelo, y muestreo cuando sea necesario, en finca, empacadora, centros de acopio, puntos de comercialización, u otro lugar donde sea requerida.

7- Ejecutar con base en la normativa y procedimientos establecidos las inspecciones de OMG en finca.

8- Realizar el registro de empresas productoras, comercializadoras, procesadoras, inspectores, fincas en producción y fincas en transición de productos orgánicos.

9- Realizar la acreditación de las agencias de certificación en agricultura orgánica y verificar el cumplimiento de la normativa a través de auditorías e inspecciones a nivel de finca.

10- Ejecutar o verificar según sea el caso, el cumplimiento de medidas fitosanitarias, sanitarias y otras disposiciones dictadas por la Dirección General ó Director Regional.

11- Ejecutar la fiscalización en los centros de almacenamiento y comercialización de insumos agrícolas.

12- Ejecutar los Planes Nacionales de control de residuos, control de calidad de sustancias químicas, agentes de control biológico y organismos benéficos.

13- Ejecutar campañas de información sobre prevención y control de plagas de importancia económica.

14- Aplicar el sistema de alerta sobre la situación de las plagas de importancia económica.

15- Fomentar el uso de MIP, BPA, BPH, BPM y otras metodologías tendientes a la protección de los vegetales, la salud humana y el ambiente.

16- Implementar las medidas necesarias para el control periódico de los equipos de aplicación de agroquímicos.

17- Ejecutar el establecimiento y administración de cuarentenas internas.

18- Ejecutar las medidas fitosanitarias establecidas para el material vegetal importado bajo la condición de cumplir una cuarentena post-entrada.

19- Capacitar a productores, técnicos y comercializadores en la materia de su área de trabajo.

20- Implementar el sistema de información geográfica del área bajo su responsabilidad, en cuanto a actividades productivas, sistemas de producción, áreas de cultivo, rendimientos, plantas empacadoras y otras de interés para el accionar del SFE.

21- Apoyar la validación de métodos de control de plagas de interés económico.

22- Mantener el control de la situación de plagas en su región y informar a la Dirección General cuando se requiera certificar la situación de estas en el país.

23- Interponer las denuncias ante las instancias judiciales en coordinación con Asesoría Jurídica y aquellas administrativas por infracción a la Ley de Protección Fitosanitaria o normativa que sea de competencia.

24- Implementar, mantener y asegurar la mejora continua del Sistema de Gestión de Calidad en el Departamento, de conformidad con la normativa nacional e internacional.

25- Colaborar en la implementación y seguimiento de los sistemas de control interno en el Departamento, bajo un sistema de calidad.

26- Asesorar al Director Regional en el ámbito de su área de trabajo.

27- Cualquier otra función que la Dirección General le asignen.

Funciones 1- Recibir, analizar y resolver las solicitudes de importación y emitir la documentación correspondiente y disponer y/o supervisar las medidas sanitarias o fitosanitarias correspondientes, para la autorización de importación, nacionalización o tránsito de productos vegetales, inspección de equipajes y medios de transporte o cualquier otro documento que se requiera para estos procesos.

2- Informar a la Dirección Nacional correspondiente el no cumplimiento y la medida fitosanitaria o sanitaria adoptada en importaciones, que permita emitir la Notificación oficial al país de origen.

3- Recibir, analizar, emitir la documentación y disponer y/o supervisar las medidas sanitarias o fitosanitarias correspondientes, para la inspección, certificación y autorización de vegetales o cualquier otro documento que se requiera para estos procesos.

4- Ejecutar los controles y medidas administrativas en la importación y tránsito de agroquímicos, plaguicidas biológicos, agentes de control biológico y organismos benéficos.

5- Realizar la toma de muestras de los productos vegetales para envío al laboratorio correspondiente.

6- Implementar los procedimientos de diagnóstico de los Laboratorios regionales de acuerdo a los lineamientos de la Dirección Nacional y emitir los diagnósticos para los que estén autorizados.

7- Implementar los procedimientos establecidos para el muestreo y diagnóstico de plagas en los laboratorios regionales.

8- Proponer y coordinar con la Direcciones Regionales la implementación de puestos de cuarentena móviles para atender las rutas críticas o situaciones especiales que se consideren de riesgo.

9- Implementar el sistema de vigilancia de plagas cuarentenarias en el área de influencia del punto de ingreso.

10- Transmitir la información requerida por las Direcciones Nacionales para mantener actualizados los sistemas de información técnicos o administrativos.

11- Asegurar la transmisión oportuna de la información al Sistema TICA para autorizar la importación y exportación de productos básicos.

12- Aplicar las normas y procedimientos en el proceso de recaudación y custodia de los recursos económicos generados por servicios prestados en el departamento en cada región, en coordinación con la Dirección de Administración y Finanzas.

13- Administrar la caja chica auxiliar.

14- Coordinar con las diferentes autoridades presentes en los puntos de ingreso, las acciones pertinentes para el accionar del SFE y con las autoridades judiciales para la aplicación de medidas fitosanitarias a productos básicos de ingreso ilícito.

15- Implementar y actualizar el sistema de registro de la información generada por el Departamento.

16- Interponer las denuncias ante las instancias judiciales por infracción a la Ley de Protección Fitosanitaria o normativa que sea de competencia.

17- Implementar, mantener y asegurar la mejora continua del Sistema de Gestión de Calidad en el Departamento, de conformidad con la normativa nacional e internacional.

18- Colaborar en la implementación y seguimiento de los sistemas de control interno en el Departamento, bajo un sistema de calidad.

19- Asesorar al Director Regional en el ámbito de su área de trabajo.

20- Cualquier otra función que la Dirección General le asigne.

Funciones 1- Elaborar y actualizar en coordinación con la instancia respectiva de la Dirección de Administración y Finanzas, un inventario de los equipos y materiales bajo la custodia de la Dirección Regional.

2- Elaborar en coordinación con los diferentes Departamentos los informes, documentos y trámites técnicos y administrativos de la Dirección Regional.

3- Establecer y desarrollar un control de la documentación recibida y los actos realizados por los funcionarios en el proceso de inscripción, registro, oficialización de personas físicas y jurídicas y acreditación de agencias certificadoras de agricultura orgánica, de conformidad con las disposiciones dictadas por las Direcciones Nacionales.

4- Archivar, custodiar y trasladar cuando corresponda, la documentación emanada de las acciones técnicas y administrativas de la Dirección Regional, conforme con la Ley de Archivo y la Ley de Control Interno.

5- Apoyar los procesos de planificación estratégica, administración y seguimiento de las gestiones de la Dirección Regional.

6- Gestionar las solicitudes de bienes, servicios y suministros requeridos por la Dirección Regional y coordinar su entrega.

7- Aplicar las normas y procedimientos en el proceso de recaudación y custodia de los recursos económicos generados por servicios prestados en la oficina central en cada región, en coordinación con la Dirección de Administración y Finanzas.

8- Administrar la caja chica auxiliar.

9- Disponer de un expediente por funcionario para aspectos administrativos y técnicos.

10- Gestionar los recursos necesarios para dar el apoyo logístico necesario para las campañas de control fitosanitario y acciones de emergencia fitosanitaria que se presenten en la región.

11- Llevar un control de la documentación recibida y los actos realizados por los funcionarios en el proceso de aplicación de la normativa y procedimientos fitosanitarios emitidos por la Dirección General, las Direcciones Nacionales Normativas y en casos de urgencia los emitidos por el Director Regional.

12- Implementar, mantener y asegurar la mejora continua del Sistema de Gestión de Calidad en la Dirección Regional, de conformidad con la normativa nacional e internacional.

13- Colaborar en la implementación y seguimiento de los sistemas de control interno en la Dirección Regional, bajo un sistema de calidad.

14- Cualquier otra función que el Director General le asigne.

Funciones 1- Recibir, ordenar y tramitar la documentación relativa a la inscripción y registro de personas físicas y jurídicas para efectos fitosanitarios y sanitarios.

2- Administrar las bases de datos relacionadas con el accionar de la Dirección.

3- Actualizar en coordinación con el nivel nacional un sistema de información con aspectos relevantes para el usuario interno y externo del Servicio.

4- Implementar los procedimientos establecidos por la Contraloría de Servicios del SFE para recibir, tramitar y dar seguimiento a las denuncias recibidas.

5- Establecer en coordinación con el Departamento de Desarrollo Humano un Plan de Capacitación para la Dirección Regional.

6- Coordinar, promover y desarrollar actividades de capacitación para los usuarios externos sobre tópicos fitosanitarios y sanitarios de interés, en coordinación con las Direcciones Nacionales.

7- Llevar un registro de las actividades de capacitación y sus participantes.

8- Implementar, mantener y asegurar la mejora continua del Sistema de Gestión de Calidad en la Dirección Regional, de conformidad con la normativa nacional e internacional.

9- Colaborar en la implementación y seguimiento de los sistemas de control interno en la Dirección Regional, bajo un sistema de calidad.

10- Cualquier otra función que el Director General le asigne.

DEROGATORIAS

Dado en la Presidencia de la República.-San José, a los veinte días del mes de noviembre del dos mil nueve.

Transitorio Primero.-Durante los primeros sesenta días calendario de implementación del presente decreto, la Dirección General del SFE tomará las previsiones administrativas correspondientes a los efectos de que los ajustes en la estructura y otros procesos necesarios de regionalización y descentralización de funciones, se realicen sin detrimento de la continuidad del servicio público.

Transitorio Segundo.-Durante los primeros seis meses de implementación del presente decreto habrá un acompañamiento en los procesos de contratación por parte de la Proveeduría Institucional del Ministerio de Agricultura y Ganadería hacia la Proveeduría Institucional del Servicio Fitosanitario del Estado, aunque la responsabilidad propiamente es del SFE.