Regulations on the Rendering of Sureties in Favor of SENARAReglamento sobre la rendición de cauciones en favor del SENARA

The provisions contained in this Regulation are applicable to all those SENARA officials who administer, collect, and safeguard public funds or securities or who, due to the nature of their duties and responsibilities, must provide a surety bond (caucionar).

The surety bond (caución) is intended to guarantee the compensation for eventual damages and losses that the responsible bonded official (caucionante), in the exercise of their duties, may cause to the assets of SENARA, without this limiting eventual civil liability.

The surety bond (caución) in favor of SENARA may only be admitted through the constitution of insurance or a fidelity policy with the National Insurance Institute, or the authorized insurance entities or companies that may be constituted. It is the duty of the bonded official (caucionante) to process and pay from their own assets the cost of the guarantee (garantía) in favor of SENARA.

The guarantees offered by officials who are obliged to render a surety bond (caución) shall remain in force for the entire time they hold their positions, as well as for the statute of limitations period for civil liability or while an administrative procedure for damages and losses is pending.

The surety bond (caución) must be rendered, when applicable, once the person is notified of the appointment to the position and before assuming the post. The Human Resources Unit shall be responsible for instructing the person appointed to a position that has this condition, and immediately informing the Financial Unit of appointments, terminations, and transfers in positions that require rendering a surety bond (caución).

Of the Bonded Officials

All those officials who collect, safeguard, or administer public funds and securities must provide a surety bond (caucionar), according to the following levels:

• a)Level A (Superior).
• b)Level B (Managerial).
• c)Level C (Headship).
• d)Level D (Operational).

Officials who substitute for absences at these levels for a period equal to or greater than one month must also render the respective surety bond (caución). The Human Resources Unit shall be obliged to notify these substitutions, within a period of three business days, to the Financial Unit; for its part, the public servant shall have five business days from assuming the substitution to fulfill the rendering of said guarantee.

The preceding obligation is maintained even when the nomenclature of the position varies, provided that the duties remain analogous.

By reasoned resolution, the Management, after a prior study or report jointly prepared by the Financial and Human Resources Units, may subject another position or function in addition to those already contemplated to a surety bond (caución). Once the resolution is final, the public servant shall have up to twenty business days to comply with the respective obligation.

At this level, the members of the Board of Directors must render a surety bond (caución) for the exercise of their positions, throughout the entire time of their appointment.

At this level, the General Manager, Deputy Manager, Area Directors, and Auditor must render a surety bond (caución) for the exercise of their positions.

At this level, those responsible for the Financial, Administrative Services, and Human Resources Units, the DRAT Financial Administrative person, the Regional Coordinators, those in charge of Sub-Districts and the Primary Network, Design and Construction Engineering Professionals, and Geology Professionals must render a surety bond (caución) for the exercise of their positions.

At this level, those who perform any of the following functions must render a surety bond (caución):

. Persons in Charge of the Treasury Area.

. Persons in Charge of petty cash (caja chica) and fixed funds.

. Person in Charge of cash purchases.

Once a year, the Financial Unit and the Human Resources Unit shall review the list of officials obliged to provide a surety bond (caucionar), for which they must consider, among other aspects:

• a)The existence, in a separate or combined form, of the functions and activities of administering, safeguarding, or collecting public funds and securities.
• b)The reliability and effectiveness of the internal control system and the degree of risk in accordance with the assessment carried out by the Administration.
• c)The level of responsibility, the amount or assets under the charge of or administered by the official.

The official who, being obliged to provide a surety bond (caucionar), is assigned a function that generates that same duty, shall provide a surety bond (caucionará) only once and for the highest amount.

The bonded official (caucionante) who, for any reason, is transferred from one position to another that implies a new placement in the classification by levels of responsibility, must adjust the surety bond (caución) in accordance with the new situation, for which they shall have a period of twenty business days.

Of the Amount to be Bonded

Annually, the Financial Unit shall update for each level the amount to be bonded (monto por caucionar) using as a parameter the base salary established in Law No. 7337 of May 5, 1993, published by the Supreme Court of Justice in the Judicial Bulletin at the beginning of each year. Said update shall be communicated in writing to the bonded officials. Officials who must adjust to the new guarantee coverage amount shall have a maximum period of twenty business days counted from the notification of said communication. According to the level of responsibility, the calculation of the surety bond amounts shall be made as follows:

• a)Level A. Those holding positions classified within Level A must render a surety bond (caución) equivalent to four base salaries.
• b)Level B. Those holding positions classified within Level B must render a surety bond (caución) equivalent to three base salaries.
• c)Level C. Those holding positions classified within Level C must render a surety bond (caución) equivalent to two base salaries.
• d)Level D. Those holding positions classified within Level D must render a surety bond (caución) equivalent to one and one-half base salaries.

Of the Administration, Safekeeping, and Execution of Surety Bonds

The Financial Unit shall be responsible for the general administration of the surety bonds (cauciones) rendered in favor of SENARA. To this end, it shall:

• a)Calculate and keep updated the amounts that, for the concept of the guarantees (garantías), the bonded officials (caucionantes) must render.
• b)Advise and recommend to the corresponding instances the appropriate measures for the purpose of maintaining appropriate guarantee amounts.
• c)Receive, safeguard, and verify the effectiveness of the documents proving the presentation of guarantees by the bonded officials, establishing the pertinent controls and security measures for this purpose.
• d)Notify the bonded official in writing, with a minimum of twenty business days' notice, of the moment when they must renew or update the surety bond (caución). The absence of a reminder does not exempt the bonded official from their duty to renew the surety bond (caución).
• e)Inform the Human Resources Department and the hierarchical superior of any non-compliance observed in the surety bond (caución) process.
• f)Take the additional measures that correspond for the compensation of damages and losses caused by the bonded official to the assets of SENARA, when the liability of the bonded official has been declared in accordance with the provisions of the current legal system.
• g)Maintain an updated registry of the bonded officials containing at least: name, position, type of guarantee, policy number, group to which they belong, itemized premium amount, insured amount, issuance and expiration date of the guarantee, and current status regarding its validity.

Every three years from the effective date of this Regulation, the Administrative Services Department must coordinate a study to update or ratify the procedure for calculating the amount of the guarantee that bonded officials must render, and propose the adjustments that should be applied, following the procedure in force at the institution for regulatory modifications.

The execution of the guarantee must be preceded by an administrative procedure processed in accordance with Book Two of the General Law of Public Administration, in which the fault of the bonded public servant is demonstrated and the compensation for the damages and losses caused to the Treasury of SENARA is ordered, the foregoing without prejudice to other administrative, civil, and criminal liabilities that may apply. In the course of the execution process, the Administration is empowered to access information from the instances that processed or possess supporting documents for the guarantee procedure.

Of Liability for Failure to Present a Surety Bond

Failure to render or renew the guarantee within the period provided for this purpose shall be grounds for termination from the position without employer liability, under the terms of Article 120 of the Law of the Financial Administration of the Republic and Public Budgets, in those cases where, having been warned to this effect, the negligent official maintains their non-compliance for more than twenty business days.

Effective as of its publication.

First Transitional Provision. Officials who, at the time this Regulation enters into force, are obliged to provide a surety bond (caucionar) shall have a period of one calendar month to process the surety bond (caución) and present a copy to the Financial Unit.

Second Transitional Provision. Officials who, at the time this Regulation enters into force, are obliged to provide a surety bond (caucionar) shall have a period of one calendar month to process the surety bond (caución) and present a copy to the Financial Unit.

Las disposiciones contenidas en el presente Reglamento son aplicables a todos aquellos funcionarios de SENARA que administren, recauden y custodien fondos o valores públicos o que por la naturaleza de sus funciones y responsabilidades deban caucionar.

La caución tiene como finalidad garantizar el resarcimiento de eventuales daños y perjuicios que el caucionante responsable, en el ejercicio de sus funciones pueda producir al patrimonio de SENARA, sin que ello limite la eventual responsabilidad civil.

La caución en favor de SENARA, sólo podrá ser admitida mediante la constitución de un seguro o póliza de fidelidad ante el Instituto Nacional de Seguros, o las entidades o empresas aseguradoras autorizadas que llegaren a constituirse. Es deber del caucionante gestionar y sufragar de su propio peculio el costo de la garantía a favor de SENARA.

Las garantías ofrecidas por los funcionarios que estén obligados a rendir caución, se mantendrán vigentes durante todo el tiempo que ocupen sus cargos, así como por el lapso de prescripción de la responsabilidad civil o mientras se encuentre pendiente un procedimiento administrativo por daños y perjuicios.

La caución deberá de ser rendida, cuando así corresponda, una vez conocida por la persona la designación en el puesto y antes de asumir el cargo. La Unidad de Recursos Humanos será la responsable de instruir a la persona nombrada en un puesto que tenga esta condición, e informar inmediatamente a la Unidad Financiera sobre los nombramientos, ceses y traslados en puestos que requieren rendir caución.

De los caucionantes

Deberán caucionar todos aquellos funcionarios que recauden, custodien o administren fondos y valores públicos, según los siguientes niveles:

• a)Nivel A (Superior).
• b)Nivel B (gerencial).
• c)Nivel C (jefaturas).
• d)Nivel D (operativo).

También deberán rendir la respectiva caución, los funcionarios que suplan por ausencias a dichos niveles durante un plazo igual o mayor a un mes. La Unidad de Recursos Humanos estará obligada a notificar estas suplencias, en un plazo de tres días hábiles, a la Unidad Financiera; por su parte, el servidor contará con cinco días hábiles a partir de que asuma la suplencia, para cumplir la rendición de dicha garantía.

La anterior obligación se mantiene aún cuando la nomenclatura del puesto varíe, siempre que las funciones se mantengan análogas.

Por resolución razonada, la Gerencia, previo estudio o informe que al respecto elaboren de manera conjunta las Unidades de Financiero y Recursos Humanos podrá sujetar a caución otro puesto o función adicional a los ya contemplados. Firme la resolución, el servidor contará con hasta veinte días hábiles para cumplir con la respectiva obligación.

En este nivel deben rendir caución para el ejercicio de sus cargos, los miembros de la Junta Directiva, durante todo el tiempo de su nombramiento.

En este nivel deben rendir caución para el ejercicio de sus cargos, el Gerente General, Subgerente, Directores de Área y Auditora.

En este nivel deben rendir caución para el ejerció de sus cargos los encargados de las Unidades, Financiero, Servicios Administrativos, Recursos Humanos, Administrativa Financiera del DRAT, los Coordinadores Regionales, los Encargados de Sub-Distritos y de la Red Primaria, Profesionales de Ingeniería de Diseño y Construcción, Profesionales en Geología

En este nivel deben rendir caución quienes desempeñen alguna de las funciones que citan a continuación:

. Encargados del Área de Tesorería.

. Encargados de fondos de caja chica y fondos fijos.

. Encargado de compras en efectivo.

Una vez al año la Unidad Financiera y la Unidad de Recursos Humanos, revisarán el listado de funcionarios obligados a caucionar, para lo cual deberá de considerar, entre otros aspectos:

• a)La existencia en forma separada o combinada de las funciones y actividades de administrar, custodiar o recaudar fondos y valores públicos.
• b)La confiabilidad y eficacia del sistema de control interno y el grado de riesgo de acuerdo con la valoración realizada por la Administración.
• c)El nivel de la responsabilidad, el monto o bienes a cargo o administrado por el funcionario.

El funcionario que obligado a caucionar, se le asigne una función que genere ese mismo deber, caucionará una sola vez y por el monto de mayor valor.

El caucionante que por algún motivo sea trasladado de un puesto a otro que implique una nueva ubicación en la clasificación por niveles de responsabilidad deberá ajustar la caución conforme a la nueva situación, para lo cual contará con un plazo de veinte días hábiles.

Del monto a caucionar

Anualmente, Unidad Financiera actualizará para cada nivel el monto por caucionar tomando como parámetro el salario base establecido en la Ley Nº 7337 del 5 de mayo de 1993, publicado por la Corte Suprema de Justicia en el Boletín Judicial cada inicio de año. Dicha actualización será comunicada por escrito a los funcionarios caucionantes. Los funcionarios que deban ajustarse al nuevo monto de cobertura de la garantía, contarán para ello con un plazo máximo de veinte días hábiles contados a partir de la notificación de dicha comunicación. Según el nivel de responsabilidad, el cálculo de los montos de las cauciones se hará de la siguiente manera:

• a)Nivel A. Quienes desempeñen puestos clasificados dentro del nivel A, deberán de rendir una caución equivalente a cuatro salarios base.
• b)Nivel B. Quienes desempeñen puestos clasificados dentro del nivel B, deberán de rendir una caución equivalente a tres salarios base.
• c)Nivel C. Quienes desempeñen puestos clasificados dentro del nivel C, deberán de rendir una caución equivalente a dos salarios base.
• d)Nivel D. Quienes desempeñen puestos clasificados dentro del nivel D, deberán de rendir una caución equivalente a uno y medios salarios base.

De la administración, custodia y ejecución de las cauciones

Competerá a la Unidad Financiera la administración general de las cauciones que se rindan a favor de SENARA. Para ello, deberá:

• a)Calcular y mantener actualizados los montos, que por concepto de las garantías, deben rendir los caucionantes.
• b)Asesorar y recomendar a las instancias correspondientes las medidas que correspondan con el propósito de mantener montos de garantía apropiados.
• c)Recibir, custodiar y verificar la efectividad de los documentos que comprueban la presentación de garantías por parte de los caucionantes, estableciendo para ello los controles y medidas de seguridad pertinentes.
• d)Notificar por escrito al caucionante, con un mínimo de veinte días hábiles de anticipación, del momento en que debe renovar o actualizar la caución. La ausencia de recordatorio no exime al caucionante de su deber de renovación de la caución.
• e)Informar al Departamento de Recursos Humanos y al superior jerárquico, cualquier incumplimiento observado en el proceso de caución.
• f)Tomar las medidas adicionales que le correspondan para el resarcimiento de daños y perjuicios irrogados por el caucionante al patrimonio de SENARA, cuando la responsabilidad del caucionante haya sido declarada conforme lo establece el ordenamiento jurídico vigente.
• g)Mantener un registro actualizado de los caucionantes que contenga al menos: nombre, puesto, tipo de garantía, número de póliza, grupo al que pertenece, monto desglosado de la prima, monto asegurado, fecha de emisión y vencimiento de la garantía y estado actual en cuanto a su vigencia.

Cada tres años a partir de la vigencia de este Reglamento, El Departamento de Servicios Administrativos deberá coordinar un estudio de actualización o ratificación del procedimiento de cálculo del monto de la garantía que deben rendir los caucionantes y proponer los ajustes que deban ser aplicados, siguiendo el procedimiento vigente en la institución para modificaciones reglamentarias.

La ejecución de la garantía debe de ir precedida de un procedimiento administrativo tramitado conforme al Libro Segundo de la Ley General de la Administración Pública, en donde se demuestre la falta del servidor caucionante y se ordene el resarcimiento de los daños y perjuicios irrogados a la Hacienda de SENARA, lo anterior sin perjuicio de otras responsabilidades administrativas, civiles y penales que correspondan. En el transcurso del proceso de ejecución la Administración está facultada para acceder a la información ante las instancias que efectuaron o poseen comprobantes del trámite de la garantía.

De la responsabilidad por no presentar caución

El no rendir o renovar la garantía dentro del plazo previsto al efecto, será causal para el cese en el cargo sin responsabilidad patronal, en los términos del artículo 120 de la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos públicos, en aquellos caso en que, prevenido al efecto, el funcionario omiso, mantenga su incumplimiento por más de veinte días hábiles.

Rige a partir de su publicación.

Transitorio uno. Los funcionarios que al momento de entrada en vigencia de este Reglamento estén obligados a caucionar, contarán con un plazo de un mes calendario para gestionar la caución y presentar una copia a la Unidad Financiera.

Transitorio dos. Los funcionarios que al momento de entrada en vigencia de este Reglamento estén obligados a caucionar, contarán con un plazo de un mes calendario para gestionar la caución y presentar una copia a la Unidad Financiera.