Autonomous Regulation on the Organization and Operation of the Osa Conservation Area Regional CouncilReglamento Autónomo de Organización y Funcionamiento del Consejo Regional del Área de Conservación Osa

The Regional Council of the Osa Conservation Area constitutes the highest collegiate body for decision-making and administration of the Osa Conservation Area.

The Regional Council of the Osa Conservation Area of the National System of Conservation Areas, hereinafter referred to as CORAC-Osa, shall have a Board of Directors composed of at least a President, a Vice President, a Treasurer, a Secretary, and two Members-at-Large (Vocales), all elected from within its membership, as well as the Director of the Osa Conservation Area, who shall always serve as Executive Secretary, with voice and vote. Furthermore, the Council shall have an Oversight Officer (Fiscal) elected by the Assembly, who shall have voice but no vote.

To elect the members of the CORAC-Osa through the Assembly, the Director of the Conservation Area shall issue the corresponding public notice to legally constituted community and non-governmental organizations, public institutions, and the municipalities present in the Osa Conservation Area.

The notice must be issued at least one month in advance of its celebration. The Assembly shall commence with the accredited representatives who are present at the convened time, among whom at least five members from different sectors and one municipal representative must be present.

The call for an assembly shall be conducted ordinarily once every two years in the month of October and extraordinarily whenever it is necessary to elect any of the members of the CORAC, as established in article 33 of the Regulation to the Biodiversity Law. The interested community and non-governmental organizations must appoint and accredit before the Executive Secretariat (Secretaría Ejecutiva) of the CORAC-Osa, one principal representative and one alternate representative who shall substitute for the principal in their absence. Each duly accredited principal representative shall have the right to voice and vote, as well as to elect and be elected as a representative in the CORAC-Osa.

The accreditations must be submitted eight business days in advance of the holding of the Assembly, which must be detailed in the notice.

The members of the Regional Council shall be appointed to their positions for a term of two years, and may be reelected for one additional term.

Every duly accredited representative may participate in the elected positions, which shall be elected by simple majority, always appointing one principal representative from each organization or sector and their respective alternate.

The representative of each Municipality must be accredited before the Assembly by means of agreement of their hierarchical superior, which would be the respective Municipal Council.

The representatives of each of the sectors shall meet within the Assembly to elect their principal and alternate representatives for the composition of the CORAC-Osa.

The positions to be elected shall be distributed among one of the following sectors: the Municipalities, community organizations, non-governmental organizations, public institutions, organized productive sector, and the Director of the Osa Conservation Area present in the Conservation Area. A municipal representative must always be elected in accordance with article 32 of the Regulation to the Biodiversity Law, Executive Decree No. 34433-MINAE.

The corresponding swearing-in shall be carried out by the Executive Secretary of the CORAC-Osa, in the same Assembly for the election of the CORAC members or in another official act within 15 days following their appointment. The appointment of the Board of Directors of the CORAC-Osa shall take place in the first ordinary session convened by the Executive Secretary for this purpose after the Assembly.

The members of the CORAC-Osa may be removed at any time, upon request by the organization, the sector they represent, or for any of the following grounds: failure to fulfill their duties and functions, conduct contrary to the purposes and principles established in the Biodiversity Law and other related laws. For this purpose, an agreement must be adopted by the CORAC-Osa. The CORAC-Osa agreement for the removal of any of its members must be adopted by qualified majority.

Persons who find themselves in any of the following situations may not be members of the CORAC-Osa:

• a)Being in default as a taxpayer.
• b)Being linked to another member of the Council, or to any of the Directors of SINAC, by kinship, consanguinity, or affinity up to the third degree inclusive. As well as the cases provided for in the General Law of Public Administration (Ley General de la Administración Pública) in articles 230 to 238.
• c)Those declared disqualified from holding public office by virtue of a final judicial sentence.
• d)Those who have been sanctioned or convicted for environmental or economic infractions or crimes.
• e)Those public officials covered by the impediments and prohibitions established in the Law against Corruption and Illicit Enrichment in Public Office No. 8422 published in La Gaceta No. 212 of October 29, 2004.
• f)When being a member of another Regional Council simultaneously. However, the same organization may be represented in more than two Regional Councils.
• g)Being an official of the National System of Conservation Areas, except for the Director of the Conservation Area.

• a)Attend the ordinary and extraordinary meetings to which they are convened. In the event that the principal member cannot attend for reasons of chance occurrence or force majeure, they must arrange for the participation of their respective alternate.
• b)Present reports to the CORAC-Osa, when applicable or when requested.
• c)Communicate to the sector or body they represent, the agreements, decisions, policies, work plans, programs, and everything decided by the CORAC-Osa and render written reports, at least once a year or when requested by the sector or body.
• d)Execute the agreements and commitments assigned to them.
• e)Maintain confidentiality regarding the matters discussed in the CORAC-Osa in accordance with the legal framework.
• f)The Council must prepare an annual work plan with the economic requirements necessary to fulfill said plan, in coordination with the annual work plan of the Osa Conservation Area, of the National System of Conservation Areas for the fulfillment of its functions.
• g)Promote communication mechanisms with civil society.
• h)Any other duty assigned by national legislation or the CORAC-Osa.

The members of the CORAC-Osa shall not earn a salary or any payment as per diem allowances, but they must be reimbursed for expenses for transportation, meals, and other expenses they incur by reason of their functions, subject to the annual work plan according to article 8, subsection f of this regulation.

The functions of the CORAC-Osa are established in article 30 of the Biodiversity Law No. 7788 of April 30, 1998, in addition to the following:

. The CORAC-Osa must maintain close coordination with the other bodies of the Conservation Area in the different areas of institutional management within its scope of competence.

. At the end of its term, the CORAC-Osa must submit a report in writing of its main achievements and pending matters, including the work of the existing Local Councils in the Conservation Area.

The CORAC-Osa shall meet ordinarily once a month, on the day that the Council defines according to the convenience of its members. To hold ordinary sessions, it shall be done by automatic notice thus agreed upon and scheduled by this Council. To meet in extraordinary session, a written notice from the Executive Secretariat (Secretaría Ejecutiva) of the CORAC-Osa shall always be necessary, at the request of the President or of half plus one of the members of the Council.

For the Regional Council to validly meet, the presence of half plus one of the members shall be required. In the event that a quorum is not reached, the meeting shall be suspended, recording it in the respective minutes, which must be drawn up, with an indication of the persons present.

The sessions of the CORAC as well as its deliberations shall always be private, however, the agreements shall be public and hearings shall be granted during the sessions to those who formally request it in writing to address some specific matter. Furthermore, the Council may invite different specialists to its sessions when so required, to analyze complex topics or specific aspects of its work, who shall participate in the meetings with voice but without vote.

The functions of the President shall be the following:

• a)Exercise the representation of the Regional Council of the Osa Conservation Area of the National System of Conservation Areas, before other public and private entities.
• b)Preside over the Sessions of the Regional Council.
• c)Resolve any matter in the event of a tie, in which case they shall have a casting vote (voto de calidad).
• d)Ensure that the Regional Council complies with the policies, laws, and regulations relating to its function, as established by the legal and technical framework binding on SINAC.
• e)Render reports to the Regional Council, when required.
• f)Sign the minutes of the Regional Council.
• g)Preside over the ordinary and extraordinary assemblies.
• h)Sign the correspondence sent by the CORAC-Osa.
• i)Any other function assigned by national legislation or by the Regional Council.

• a)Coordinate the notice for sessions, at the request of the President.
• b)Prepare the agenda, taking into account, where appropriate, the requests of the other members made at least three days in advance.
• c)Draw up the minutes of the sessions of the Regional Council and keep the corresponding minute book up to date.
• d)Sign the minutes of the Regional Council.
• e)Maintain a file of all documentation issued by or sent to the Regional Council.
• f)Convene the assemblies referred to in article 29 of the Biodiversity Law and preside over them and draw up the minutes of these Assemblies.
• g)Maintain permanent communication with the Local Councils and other members of the CORAC-Osa.
• h)Facilitate the transfer of information among the entire structure of the Conservation Area.
• i)Prepare quarterly reports on the level of execution of the agreements for presentation to the CORAC-Osa.
• j)Execute the agreements and resolutions of the CORAC.
• k)Any other function assigned by the CORAC.

• a)Collaborate with the executive secretary in the execution of the agreements adopted by the CORAC-Osa.
• b)Maintain permanent communication with the local councils and other members of the CORAC-Osa.
• c)Draw up the minutes of the sessions.
• d)Sign the session minutes jointly with the President.
• e)Any other function assigned by the CORAC.

To be part of the Financial Administration Body of the Osa Conservation Area of the National System of Conservation Areas.

The functions for the remaining members shall be those established by the General Law of Public Administration (Ley General de la Administración Pública) for collegiate bodies.

For each session, the Secretary of the CORAC-Osa shall draw up a digital or handwritten minute, which shall contain an indication of the persons attending, as well as the place and date of the session, the agenda, aspects of the deliberation, the manner and result of the voting, and the content of the agreements; for this purpose, they shall have the technical and logistical support of the Council Secretariat (Secretaría del Consejo). The minute shall be approved at the following ordinary session. Before such approval, the agreements adopted in the respective session shall lack finality (firmeza), unless the members present agree to their finality by unanimous vote of the members present.

In the event of disagreement by any member of the Council on a specific topic, at their request, the Executive Secretary of the CORAC-Osa must record it as such in the respective minute and must proceed to affix the signatures of those members who are against what was agreed, thus complying with the provisions of articles No. 56, subsection 3) and 57, subsection 1) of the General Law of Public Administration (Ley General de la Administración Pública) No. 6227 of May 2, 1978. Likewise, the Council member shall be exempt from the responsibilities that, where applicable, might derive from the agreements. In all cases, the minutes shall be signed by the President and the Secretary of the CORAC-Osa. Once the minutes are signed, the legend "last line" must be included in the following space, in such a way that anything written subsequently on that same folio shall be void.

Any internal or working document used in the Regional Council may be consulted by interested parties and shall be considered public and consultable without any limitation, except as provided in article 273 of the General Law of Public Administration (Ley General de la Administración Pública) and the Law on Undisclosed Information No. 7975 of January 4, 2000.

The agreements of the Regional Council shall only be subject to an appeal for reconsideration before the same Council, which must hear it in the session following the one in which finality (firmeza) is given to the appealed agreement. The appeal against the respective agreement must be filed within three days following its finality.

For the exercise of its functions, the Regional Council shall have a budget according to the annual work plan established in article 8, subsection f of this regulation.

For everything not established in this regulation, the provisions of the General Law of Public Administration (Ley General de la Administración Pública) regarding collegiate bodies shall apply.

Given at the Presidency of the Republic.-San José, at eight o'clock on July twentieth, two thousand nine Transitory Provision.-Once the Regulation is approved, a call shall be issued for the assembly so that for the first time a new council is elected for two years, which shall be governed by the present regulation.

El Consejo Regional del Área de Conservación Osa constituye el máximo órgano colegiado de decisión y administración del Área de Conservación Osa.

El Consejo Regional del Área de Conservación Osa del Sistema Nacional de Áreas de Conservación, en adelante denominado CORAC-Osa, contará con un Directorio conformado por al menos un Presidente, un Vicepresidente, un Tesorero, un Secretario y dos Vocales todos electos de su seno, así como también el Director del Área de Conservación Osa, quien siempre fungirá como Secretario Ejecutivo, el cual tendrá voz y voto. Además el Consejo contará con un Fiscal electo por la Asamblea, quien tendrá voz pero no voto.

Para elegir los miembros del CORAC-Osa mediante Asamblea, el Director (a) del Área de Conservación, realizará la correspondiente convocatoria pública a las organizaciones comunales y no gubernamentales interesadas legalmente constituidas, a las instituciones públicas y a las municipalidades presentes en el Área de Conservación Osa.

La convocatoria deberá realizarse con al menos un mes de antelación a la celebración de la misma. La Asamblea dará inicio con los representantes acreditados que se hallen presentes a la hora convocada, entre los cuales deberán estar presentes al menos cinco miembros de distintos sectores y un representante municipal.

La convocatoria de asamblea se realizará en forma ordinaria una vez cada dos años en el mes de octubre y en forma extraordinaria cada vez que sea necesario elegir alguno de los miembros del CORAC, según lo establecido en el artículo 33 del Reglamento a la Ley de Biodiversidad. Las organizaciones comunales y no gubernamentales interesadas, deberán nombrar y acreditar ante la Secretaría Ejecutiva del CORAC-Osa, un representante titular y un representante suplente quien sustituirá en ausencia al titular. Cada representante titular debidamente acreditado tendrá derecho a voz y voto, así como a elegir y ser electo como representante en el CORAC-Osa.

Las acreditaciones deberán ser presentadas con ocho días hábiles de antelación a la realización de la Asamblea, lo cual deberá detallarse en la convocatoria.

Los miembros del Consejo Regional, serán nombrados en sus cargos por el plazo de dos años, pudiendo ser reelectos por un período.

Todo representante debidamente acreditado podrá participar en los puestos de elección, los cuales serán elegidos por mayoría simple, nombrando siempre un representante titular de cada organización o sector y su respectivo suplente.

El representante de cada Municipalidad, deberá ser acreditado ante la Asamblea por medio de acuerdo de su superior jerárquico, que sería el Concejo Municipal respectivo.

Los representantes de cada uno de los sectores, se reunirán en el seno de la Asamblea para elegir su representante propietario y suplente para la integración del CORAC-Osa.

Los puestos a elegir se distribuirán en alguno de los siguientes sectores: las Municipalidades, las organizaciones comunales, las organizaciones no gubernamentales, las instituciones públicas, sector productivo organizado y el Director (a) del Área de Conservación Osa presentes en el Área de Conservación. Siempre deberá elegirse un representante municipal de conformidad al artículo 32 del Reglamento a la Ley de Biodiversidad, Decreto Ejecutivo Nº 34433-MINAE.

La juramentación correspondiente la efectuará el Secretario Ejecutivo del CORAC-Osa, en la misma Asamblea de elección de los miembros del CORAC- o en otro acto oficial dentro de los 15 días siguientes a su nombramiento. El nombramiento del Directorio del CORAC-Osa se realizará en la primera sesión ordinaria convocada por el Secretario Ejecutivo para este fin posterior a la Asamblea.

Los miembros del CORAC-Osa podrán ser removidos en cualquier momento, previa solicitud por parte de la organización, del sector que representa o por alguna de las siguientes causas: incumplimiento de sus deberes y funciones, conducta contraria a los fines y principios establecidos en la Ley de Biodiversidad y otras leyes conexas. Para ello se deberá tomar un acuerdo por parte del CORAC-Osa. El acuerdo del CORAC-Osa para la remoción de alguno de sus miembros, deberá tomarse por mayoría calificada.

No podrán ser miembros del CORAC-Osa, las personas que se encuentren en alguna de las siguientes situaciones:

• a)Ser deudores morosos del fisco.
• b)Estar ligado entre sí con otro miembro del Consejo, o con alguno de los Directores del SINAC, por parentesco, consanguinidad o afinidad hasta el tercer grado inclusive. Así como los casos previstos por la Ley General de la Administración Pública en los artículos del 230 al 238.
• c)Las declaradas inhabilitadas para ocupar cargos públicos en virtud de sentencia judicial firme.
• d)Aquellos que hayan sido sancionados o condenados por infracciones o delitos ambientales o económicos.
• e)Aquellos funcionarios públicos cubiertos por los impedimentos y prohibiciones establecidos en la Ley contra la corrupción y el enriquecimiento ilícito en la función pública Nº 8422 publicada en La Gaceta Nº 212 del 29 de octubre del 2004.
• f)Cuando sea miembro de otro Consejo Regional simultáneamente. Sin embargo, una misma organización sí podrá encontrarse representada en más de dos Consejos Regionales.
• g)Ser funcionario del Sistema Nacional de Áreas de Conservación, excepto el (la) Director (a) del Área de Conservación.

• a)Asistir a las reuniones ordinarias y extraordinarias a las que se les convoque. En caso de que el miembro propietario no pueda asistir por motivos de caso fortuito o fuerza mayor, deberá gestionar la participación de su respectivo suplente.
• b)Presentar informes al CORAC-Osa, cuando corresponda o le sea solicitado.
• c)Comunicar al sector o instancia a la que represente, los acuerdos, decisiones, políticas, planes de trabajo, programas y todo aquello que decida el CORAC-Osa y rendir informes escritos, al menos una vez al año o cuando le sea solicitado por el sector o la instancia.
• d)Ejecutar los acuerdos y compromisos que se le asignen.
• e)Mantener confidencialidad sobre los temas tratados en el CORAC-Osa de conformidad con el ordenamiento jurídico.
• f)El Consejo deberá elaborar un plan anual de trabajo con los requerimientos económicos necesarios para cumplir con dicho plan, en forma coordinada con el plan anual de trabajo del Área de Conservación Osa, del Sistema Nacional de Áreas de Conservación para el cumplimiento de sus funciones.
• g)Fomentar mecanismos de comunicación con la sociedad civil.
• h)Cualquier otro deber asignado por la legislación nacional o el CORAC-Osa.

Los miembros del CORAC-Osa no devengarán salario o pago alguno por concepto de dietas, pero se les deberá reconocer los gastos por concepto de transporte, alimentación y otros en que incurran en razón de sus funciones, sujetos al plan anual de trabajo según artículo 8 inciso f de este reglamento.

Las funciones del CORAC-Osa se encuentran establecidas en el artículo 30 de la Ley de Biodiversidad Nº 7788 del 30 abril de 1998, además de las siguientes:

. El CORAC-Osa deberá mantener una estrecha coordinación con los demás órganos del Área de Conservación en las diferentes áreas de la gestión institucional en el ámbito de su competencia.

. Al finalizar su período, el CORAC-Osa deberá entregar un informe por escrito de sus principales logros y asuntos pendientes, incluyendo la labor de los Consejos Locales existentes en el Área de Conservación.

El CORAC-Osa se reunirá ordinariamente una vez al mes, en el día en que el Consejo defina según la conveniencia de sus miembros. Para celebrar las sesiones ordinarias se hará mediante convocatoria automática así acordada y programada por este Consejo. Para reunirse en sesión extraordinaria, será siempre necesaria una convocatoria por escrito de la Secretaría Ejecutiva del CORAC-Osa, a solicitud del Presidente o de la mitad más uno de los miembros del Consejo.

Para que pueda sesionar válidamente el Consejo Regional será necesaria la presencia de la mitad más uno de los miembros. En caso de que no exista el quórum se suspenderá la reunión haciéndolo constar en el acta respectiva, que deberá levantarse, con la indicación de las personas presentes.

Las sesiones del CORAC así como sus deliberaciones serán siempre privadas, sin embargo, los acuerdos serán públicos y se dará audiencias durante las sesiones a quienes lo soliciten formalmente por escrito para tratar algún asunto específico. Además el Consejo podrá invitar a sus sesiones cuando así lo requiera, a diferentes especialistas para analizar temas complejos o aspectos específicos de su quehacer, los cuales participarán en las reuniones con voz pero sin voto.

Serán funciones del Presidente las siguientes:

• a)Ejercer la representación del Consejo Regional del Área de Conservación Osa del Sistema Nacional de Áreas de Conservación, ante los demás entes públicos y privados.
• b)Presidir, las Sesiones del Consejo Regional.
• c)Resolver cualquier asunto en caso de empate, en cuyo caso tendrá voto de calidad.
• d)Velar porque el Consejo Regional cumpla las políticas, leyes y reglamentos relativos a su función, según lo establece el ordenamiento jurídico y técnico vinculante al SINAC.
• e)Rendir informes al Consejo Regional, cuando sean requeridos.
• f)Firmar las actas del Consejo Regional.
• g)Presidir las asambleas ordinarias y extraordinarias.
• h)Firmar la correspondencia remitida por el CORAC-Osa.
• i)Cualquier otra función asignada por la legislación nacional o por el Consejo Regional.

• a)Coordinar la convocatoria a las sesiones, a solicitud del Presidente.
• b)Confeccionar el orden del día, teniendo en cuenta en su caso, las peticiones de los demás miembros formuladas al menos con tres días de antelación.
• c)Levantar las actas de las sesiones del Consejo Regional y llevar actualizado el correspondiente libro de actas.
• d)Firmar las actas del Consejo Regional.
• e)Llevar un archivo de toda la documentación que emita o se envíe al Consejo Regional.
• f)Convocar las asambleas a las que se refiere el artículo 29 de la Ley de Biodiversidad y presidirlas y levantar las actas de estas Asambleas.
• g)Mantener una permanente comunicación con los Consejos Locales y demás integrantes del CORAC-Osa.
• h)Facilitar la transferencia de información entre toda la estructura del Área de Conservación.
• i)Elaborar informes trimestrales del nivel de ejecución de los acuerdos para su presentación al CORAC-Osa.
• j)Ejecutar los acuerdos y resoluciones del CORAC.
• k)Cualquier otra función asignada por el CORAC.

• a)Colaborar con el secretario ejecutivo en la ejecución de los acuerdos que tome el CORAC-Osa.
• b)Mantener una permanente comunicación con los consejos locales y demás integrantes del CORAC-Osa.
• c)Realizar el levantamiento de las actas de las sesiones.
• d)Firmar conjuntamente con el Presidente, las actas de sesión.
• e)Cualquier otra función que le asigne el CORAC.

Formar parte del Órgano de Administración Financiera del Área de Conservación Osa del Sistema Nacional de Áreas de Conservación.

Las funciones para los miembros restantes serán las establecidas por la Ley General de la Administración Pública para los órganos colegiados.

De cada sesión el Secretario del CORAC-Osa levantará un acta digital o manuscrita, que contendrá la indicación de las personas asistentes, así como el lugar y fecha de la sesión, el orden del día, aspectos de la deliberación, la forma y resultado de la votación y el contenido de los acuerdos, para esto contará con el apoyo técnico y logístico de la Secretaría del Consejo. El acta se aprobará en la siguiente sesión ordinaria. Antes de esa aprobación carecerán de firmeza los acuerdos tomados en la respectiva sesión, a menos que los miembros presentes acuerden su firmeza por votación unánime de los miembros presentes.

En caso de desacuerdo de algún miembro del Consejo sobre algún tópico específico, a solicitud del mismo, el Secretario Ejecutivo del CORAC-Osa deberá hacerlo constar así en el acta respectiva y deberá proceder a estampar las firmas de aquellos miembros que estén en contra de lo acordado, cumpliendo así con lo indicado en los artículos Nº 56, inciso 3) y 57, inciso 1) de la Ley General de la Administración Pública Nº 6227 del 2 de mayo de 1978, asimismo el miembro del Consejo quedará exento de las responsabilidades que en su caso, pudieran derivarse de los acuerdos. En todos los casos las actas serán firmadas por el Presidente y el Secretario del CORAC-Osa. Una vez firmadas las actas, en el siguiente espacio debe incluirse la leyenda "última línea", de esa manera, lo escrito posteriormente en ese mismo folio carecerá de validez.

Todo documento interno o de trabajo que se utilice en el Consejo Regional, podrá ser consultado por los interesados y se considerarán públicos y consultables sin limitación alguna, salvo lo indicado en el artículo 273 de la Ley General de la Administración Pública y la Ley de Información no Divulgada Nº 7975 del 4 de enero del 2000.

Los acuerdos del Consejo Regional únicamente tendrán recurso de revocatoria ante el mismo Consejo, el cual deberá conocerlo en la sesión siguiente a la que le da la firmeza al acuerdo recurrido. El recurso contra el acuerdo respectivo deberá presentarse dentro de los tres días siguientes a su firmeza.

Para el ejercicio de sus funciones el Consejo Regional contará con un presupuesto de acuerdo al plan anual de trabajo establecido en el artículo 8 inciso f de este reglamento.

Para todo lo no establecido en este reglamento se aplicará lo estipulado por la Ley General de Administración Pública referente a los órganos colegiados.

Dado en la Presidencia de la República.-San José, a las ocho horas del veinte de julio del dos mil nueve Transitorio.-Una vez aprobado el Reglamento se hará una convocatoria a la asamblea para que por primera vez se elija un nuevo consejo por dos años que se regirá con el presente reglamento.