ICT Directives on Maritime-Terrestrial Zone ProceduresDirectrices del ICT sobre procedimientos de Zona Marítimo Terrestre

… in the entirety of the text.

- Complete Text of Regulation 318 Instructs Municipalities and District Councils with jurisdiction in the maritime-terrestrial zone on various aspects related to it: demarcation, sectors with regulatory plans, zoning maps, concessions, works, ...)

Complete Text of record: CB35F COSTA RICAN TOURISM INSTITUTE COSTA RICAN TOURISM INSTITUTE OFFICIAL COMMUNICATION OF AGREEMENT SJD-318-2009 In ordinary session of the Board of Directors No. 5581, article 5, subsection XVII, held on May 12, 2009, the following agreement was adopted, which textually reads:

IT IS AGREED: Based on the General Management official letter No. G-785-2009, through which it forwards the official letter prepared jointly by the Legal Advisory and the Macro-process of Planning and Development under No. AL-0356-2009 and MPD-P-203-2009, in order to comply with what was ordered in ordinary session No. 5558, article 5, subsection III, held on January 13, 2009, communicated through agreement No. SJD-016-2009, related to compliance with the provisions addressed to the Board of Directors in Report No. DFOE-ED-71-2008, of the Comptroller General of the Republic "Results of the Study to Evaluate the Superior Oversight Function of the ICT, Regarding the Maritime-Terrestrial Zone," this Collegiate Body resolves to adopt the following agreements in the order in which the provisions are issued by the Comptroller Entity, in compliance with the superior and general oversight conferred by article 2 of Law No. 6043 on the Maritime-Terrestrial Zone to the Costa Rican Tourism Institute and in the terms indicated by the Comptroller in the aforementioned report:

IT IS AGREED: "1.- Municipalities and Municipal District Councils with jurisdiction in the maritime-terrestrial zone are instructed to:

i. Immediately and formally request MINAET to classify, within a period not exceeding one year, the State Natural Heritage areas in the Maritime-Terrestrial Zone under their jurisdiction.

ii. Immediately and formally request the National Geographic Institute (IGN) to proceed with the demarcation of the public zone in the Maritime-Terrestrial Zone under their jurisdiction and that it be clearly defined.

iii. Once the Maritime-Terrestrial Zone lands under their administration are defined, proceed with the preparation of coastal regulatory plans. Regarding the sectors that have approved regulatory plans and for which the Classification and Certification of the State Natural Heritage has been carried out, proceed as follows:

• a)Update the zoning and road maps, excluding the areas certified by MINAET as State Natural Heritage, and update the area tables for each use, as well as the corresponding Regulations.
• b)Take the necessary steps before the ICT and INVU to obtain the respective approvals and republish the corrected documentation.
• c)For the granting of concessions, the respective municipality must use the Current State Natural Heritage Certification to verify that the requested plot does not conflict with the State Natural Heritage. Concession applications will only be processed when the respective cadastral map is not affected in any way by the State Natural Heritage certified to date.

(Thus amended the previous subsection through agreement No. 660 of September 23, 2009)

IT IS AGREED: Municipalities and Municipal District Councils with jurisdiction in the maritime-terrestrial zone are instructed to verify that concession applicants wishing to develop tourism operations submit, for the signing of the concession contract, a project or profile and provide the performance guarantee established in article 56 of the Regulation to the Law on the Maritime-Terrestrial Zone. The concession contract must indicate the percentage and the amount of the guarantee to be provided by the interested party.

The profile must be a descriptive document in letter-size presentation format (8.5x11) in which the concession applicant literally describes what they intend to develop for tourism operation on the requested plot; it must contain the following:

a. Name of the applicant and the file number (número de expediente).

b. Indicate the requested use for concession.

c. In the form of a table, present in one column the requirements of the Regulatory Plan Regulations and in the other column the project values; an example is provided:

d. General description indicating at least the type of work intended to be developed, materials, finishes, layout of the constructions whether in a single module or in several units distributed on the plot, lobby areas; it must indicate compliance with the requirements of Law No. 7600 for persons with disabilities, parking areas, layout of green areas, among others.

e. The documentation must be signed by the concession applicant and must state their commitment to carry out the described works. Furthermore, a responsible professional in the field of engineering or architecture must sign, endorsing the technical guidelines described and establishing the estimated value amounts of the works.

f. Indicate the estimated value of the works from which the percentage of the guarantee to be provided will be applied.

g. Indicate the type of guarantee to be provided and a copy thereof (bank deposit, bill of exchange, or other).

h. If necessary for greater detail, designs on letter-size sheets (8.5x11) or additional sheets not exceeding tabloid size (11x17), known as double letter, may be provided; in this case, they must not exceed three sheets.

i. The additional designs on sheets must be signed by the responsible professional.

At the time the definitive construction plans are available, the Municipality must verify the originally assessed amounts and the definitive amounts assessed by the Federated College of Engineers and Architects, to readjust the guarantee; should the guarantee stipulated in the Concession Contract be modified, an update must be made through an addendum to the Concession Contract, which must be approved by the ICT.

IT IS AGREED: Municipalities and Municipal District Councils with jurisdiction in the maritime-terrestrial zone are instructed to take the necessary measures to minimize the internal control weaknesses present in the files of concession applications submitted to the ICT. In this regard, Municipalities and Municipal District Councils with jurisdiction in the Maritime-Terrestrial Zone must ensure that the documentation contained in the files includes complete, legible, and updated information so as to reflect the current status of the process undertaken. Furthermore, the concession forms must contain complete information and must be signed and duly authenticated by a lawyer. Concession contracts must establish the peremptory deadline for the commencement of works.

IT IS AGREED: Municipalities and Municipal District Councils with jurisdiction in the Maritime-Terrestrial Zone are instructed that the certified copies of concession, assignment, and extension files submitted to the ICT, in addition to being completely legible, must be duly and chronologically ordered, stamped, and numbered (foliados) by the competent official for this purpose.

In the event that the files are not submitted as indicated or any other deficiency is detected, the Costa Rican Tourism Institute, within the framework of the General Law of Public Administration, article No. 264, shall give the respective Municipality ten days to send the ICT a response to the observations made. If after this time the Municipality has not complied with what was requested, the ICT will proceed to return the file, and the Municipality must make a new re-entry submission, assigning a new entry date at the ICT.

To this end, the department responsible for the custody of concession files being processed at the ICT is instructed to initiate the steps to communicate to each Municipality the missing aspects in each file and to proceed as agreed, granting the indicated ten-day period.

IT IS AGREED: Municipalities and Municipal DISTRICT Councils with jurisdiction in the Maritime-Terrestrial Zone are instructed to establish a control of the entry and exit of documents contained in the application files, with the purpose of detecting delivery delays of information attributable to the concession applicants and, if necessary, proceeding to archive the file and notify the Institute, in accordance with the Regulation to the Law on the Maritime-Terrestrial Zone. The Costa Rican Tourism Institute, within the framework of the General Law of Public Administration, Article No. 264, shall give the respective Municipality ten days to send the ICT a response to the observations made. Once this time has elapsed and the Municipality has not complied with what was requested, the ICT will proceed to return the file, and the Municipality must make a new re-entry submission, assigning a new entry date at the ICT.

To this end, the department responsible for the custody of concession files being processed at the ICT is instructed to initiate the steps to communicate to each Municipality the missing aspects in each file and to proceed as agreed, granting the indicated ten-day period.

IT IS AGREED: Municipalities and Municipal District Councils with jurisdiction in the maritime-terrestrial zone are instructed to verify that the appraisals issued by the Directorate General of Direct Taxation and contained in the files clearly state, at least, the name of the entity responsible for its issuance, the signature of the official responsible for its preparation, or, failing that, the source from which said information was obtained (competent entity).

IT IS AGREED: The Administration is instructed that these directives addressed to Municipalities and Municipal District Councils with jurisdiction in the Maritime-Terrestrial Zone be published in the Official Gazette and in a nationally circulated newspaper, and that those related to other entities be communicated to them directly."

en la totalidad del texto - Texto Completo Norma 318 Instruye a Municipalidades y Concejos de Distrito con jurisdicción en zona marítimo terrestre sobre varios aspectos relacionados con la misma: demarcación, sectores con planes reguladores, láminas de zonificación, concesiones, obras, ...)

Texto Completo acta: CB35F INSTITUTO COSTARRICENSE DE TURISMO INSTITUTO COSTARRICENSE DE TURISMO COMUNICADO DE ACUERDO SJD-318-2009 En sesión ordinaria de Junta Directiva Nº 5581, artículo 5, inciso XVII, celebrada el día 12 de mayo del 2009, se tomó el siguiente acuerdo que textualmente dice:

SE ACUERDA: Con fundamento en el oficio de la Gerencia General Nº G-785-2009, mediante el cual remite oficio elaborado en forma conjunta por la Asesoría Legal y el Macroproceso de Planeamiento y Desarrollo bajo el Nº AL-0356-2009 y MPD-P-203-2009, con el fin de acatar lo ordenado en sesión ordinaria Nº 5558, artículo 5, inciso III, celebrada el 13 de enero del 2009, comunicado mediante acuerdo Nº SJD-016-2009, relacionado con el cumplimiento de las disposiciones dirigidas a la Junta Directiva en el Informe Nº DFOE-ED-71-2008, de la Contraloría General de la República "Resultados del Estudio para Evaluar la Función de Vigilancia Superior del ICT, en el Tema de Zona Marítimo Terrestre", este Órgano Colegiado resuelve tomar los siguientes acuerdos en el orden que se emiten las disposiciones por parte del Ente Contralor, en cumplimiento de la superior y general vigilancia que confiere el artículo 2 de la Ley Nº 6043 sobre la Zona Marítimo Terrestre al Instituto Costarricense de Turismo y en los términos señalados por la Contraloría en el citado informe:

SE ACUERDA: "1.- Se instruye a las Municipalidades y Concejos Municipales de Distrito, con jurisdicción en zona marítimo terrestre, para que:

i. De forma inmediata soliciten formalmente al MINAET, la clasificación, en un plazo no mayor a un año de las áreas de Patrimonio Natural del Estado en la Zona Marítimo Terrestre bajo su jurisdicción.

ii. De forma inmediata soliciten formalmente al Instituto Geográfico Nacional proceda a la demarcatoria de la zona pública en la Zona Marítimo Terrestre bajo su jurisdicción y que la misma sea claramente definida.

iii. Definidos los terrenos de Zona Marítimo Terrestre bajo su administración, procedan a la elaboración de los planes reguladores costeros. Respecto de los sectores que cuenten con planes reguladores aprobados y que a éstos se les haya realizado la Clasificación y Certificación del Patrimonio Natural del Estado, procedan a lo siguiente:

• a)Actualizar las láminas de zonificación y vialidad excluyendo las áreas certificadas por el MINAET como Patrimonio Natural del Estado y actualizar los cuadros de áreas de cada uso, así como el correspondiente Reglamento.
• b)Realizar las gestiones ante el ICT e INVU para obtener las aprobaciones respectivas y publicar nuevamente la documentación corregida.
• c)Para el caso del otorgamiento de las concesiones, la municipalidad respectiva deberá utilizar la Certificación de Patrimonio Natural de Estado Vigente, para comprobar que la parcela solicitada no se contrapone con el Patrimonio Natural del Estado. Solo se dará trámite a solicitudes de concesión cuando el respectivo plano de catastro no esté afectado de ninguna forma por el Patrimonio Natural del Estado certificado a la fecha.

(Así reformado el inciso anterior mediante acuerdo N° 660 del 23 de setiembre de 2009)

SE ACUERDA: Se instruye a las Municipalidades y Concejos Municipales de distrito con jurisdicción en la zona marítimo terrestre, para que verifiquen que los solicitantes de concesión que quieran desarrollar explotaciones turísticas presenten para el firma del contrato de concesión, un proyecto o perfil y se rinda la garantía de ejecución establecida en el artículo 56 del Reglamento de la Ley sobre Zona Marítimo Terrestre. El contrato de concesión deberá indicar el porcentaje y el monto de la garantía que rendirá el interesado.

El perfil deberá ser un documento descriptivo en formato de presentación tamaño carta (8.5x11) en donde se el solicitante de concesión describa literalmente lo que pretende desarrollar para explotación turística en la parcela solicitada, deberá contener lo siguiente:

a. Nombre del solicitante y el número de b. Indicar el uso solicitado para concesionar.

c. A menara de tabla deberá presentar en una columna los requisitos del Reglamento del Plan Regulador y en la otra columna los valores del proyecto, se indica un ejemplo:

d. Descripción general en donde se indique al menos el tipo de obra que se pretenda desarrollar, materiales, acabados, distribución de las construcciones si es en un solo módulo o en varias unidades distribuidas en la parcela, las áreas de vestíbulo, deberá indicar el cumplimiento a los requisitos de la Ley Nº 7600 para personas con discapacidad, áreas de estacionamientos, disposición de las áreas verdes, entre otros.

e. La documentación deberá estar firmada por el solicitante de la concesión y deberá quedar señalado el compromiso de su parte de realizar las obras descritas. Además deberá firmar un profesional responsable en el campo de la ingeniería o arquitectura que avale los lineamientos técnicos descritos y establezca los montos del valor estimado de las obras.

f. Indicar el valor estimado de las obras del cual se aplicará el porcentaje de garantía que deberá rendir.

g. Indicar el tipo de garantía que brindará y copia de la misma (depósito del banco, letra de cambio, u otro).

h. En caso de ser necesario para mayor detalle, se podrá aportar diseños en hojas tamaño carta (8,5x11) o láminas adicionales que no superen el tamaño tabloide (11x17), conocida como doble carta, en este caso no deberá sobrepasar las tres láminas.

i. Los diseños adicionales en láminas deberán estar firmados por el profesional responsable.

En el momento que se cuente con los planos constructivos definitivos, se deberá verificar por la Municipalidad los montos originalmente tazados y los montos definitivos tazados por el Colegio Federado de Ingenieros y de Arquitectos, para hacer la readecuación de la garantía, en caso de modificarse la garantía consignada en el Contrato de Concesión, se deberá hacer la actualización mediante un addedum al Contrato de Concesión, mismo que deberá ser aprobado por el ICT.

SE ACUERDA: Se instruye a las Municipalidades y Concejos Municipales de distrito, con jurisdicción en la zona marítimo terrestre, para que éstas tomen las medidas necesarias a fin de minimizar las debilidades de control interno, presentadas en los expedientes de solicitudes de concesiones que se remiten al ICT. En este sentido, las Municipalidades y Concejos Municipales de distrito con jurisdicción en la Zona Marítimo Terrestre, deberán asegurarse que la documentación que conste en los que reflejen la situación actual de la gestión realizada. Además, los formularios de concesión deben contener información completa y deben estar firmadas y debidamente autenticadas por un abogado. Los contratos de concesión deben establecer el plazo perentorio para el inicio de obras.

SE ACUERDA: Se instruye a las Municipalidades y Concejos Municipales de distrito, con jurisdicción en la Zona Marítimo Terrestre, para que las copias certificadas de los expedientes de concesión, cesiones y prórrogas que sean remitidos al ICT, además de estar completamente legibles, deberán estar debida y cronológicamente ordenados, sellados y foliados, por el funcionario competente para ello.

En caso de que los expedientes no vengan como se indica o se detecte alguna otra deficiencia, el Instituto Costarricense de Turismo, en el marco de la Ley General de Administración Pública, artículo Nº 264, dará diez días a la Municipalidad respectiva para que remita a ICT la respuesta a las observaciones realizadas. Si pasado este tiempo la Municipalidad no ha cumplido con lo solicitado, el ICT procederá a devolver el expediente y la Municipalidad deberá hacer una nueva gestión de reingreso, consignándose una nueva fecha de ingreso en el ICT.

Para ello, se instruye a la dependencia encargada de la custodia de los expedientes de concesiones que se encuentren en trámite en el ICT, iniciar las gestiones a efectos de comunicar a cada Municipalidad los aspectos faltantes en cada expediente y proceder conforme lo acordado, dando el plazo de los diez días señalados.

SE ACUERDA: Se instruye a las Municipalidades y Concejos Municipales de DISTRITO, con jurisdicción en la Zona Marítimo Terrestre, para que establezcan un control de los ingresos y salidas de los documentos que contienen los expedientes de solicitud, con el propósito de que se detecten los atrasos de entrega de información imputables a los solicitantes de concesión y de ser necesario se proceda a archivar el Ley sobre Zona Marítimo Terrestre. El Instituto Costarricense de Turismo, en el marco de la Ley General de Administración Pública Artículo N° 264 dará diez días a la Municipalidad respectiva para que remita a ICT la respuesta a las observaciones realizadas. Transcurrido este tiempo la Municipalidad no ha cumplido con lo solicitado, el ICT procederá a devolver el expediente y la Municipalidad deberá hacer una nueva gestión de reingreso consignándose una nueva fecha de ingreso en el ICT.

Para ello, se instruye a la dependencia encargada de la custodia de los expedientes de concesiones que se encuentren en trámite en el ICT, iniciar las gestiones a efectos de comunicar a cada Municipalidad los aspectos faltantes en cada expediente y proceder conforme lo acordado, dando el plazo de los diez días señalados.

SE ACUERDA: Se instruye a las Municipalidades y Concejos Municipales de distrito, con jurisdicción en la zona Marítimo Terrestre, para que verifiquen que en los avalúos emitidos por la Dirección General de Tributación Directa y que consten en los expedientes, se consigne claramente, al menos, nombre de la entidad responsable de su emisión, la firma del funcionario responsable de su elaboración o en su defecto la fuente de donde se obtuvo la citada información (entidad competente).

SE ACUERDA: Se instruye a la Administración para que estas directrices dirigidas a las Municipalidades y Concejos Municipales de distrito, con jurisdicción en la Zona Marítimo Terrestre, sean publicadas en el Diario Oficial y en un diario de circulación nacional y las relacionadas con otras entidades les sean comunicadas directamente."