Regulation for the Administration and Control of Fixed Assets of SENARAReglamento para la Administración y Control de Activos Fijos del SENARA

When the following terms and definitions are used in this Regulation, they shall be given the meanings indicated below:

3.1 SENARA: National Groundwater, Irrigation, and Drainage Service (Servicio Nacional de Aguas Subterráneas, Riego y Avenamiento).

3.2 User: Is that SENARA official who has been effectively delivered an asset for their use and custody, exclusively for the fulfillment of their functions.

3.3 Form: Are all documents designed for the registration and control of assets, for example: assignment, transfer, internal loan, external loan, and equipment repair, among others.

3.4 Asset: Is the total amount of rights and fixed assets owned by SENARA 3.4.1 Fixed asset: A good that is acquired to be used in the institution's operations, in the achievement of its objectives, which are not intended for sale, such as: land, buildings, canals, dams, machinery, furniture, vehicles, among others, and is expected to be used for more than one accounting period.

3.4.2 Immovable fixed asset: Comprises land, buildings, easements (servidumbres), bridges, dams, canals, everything that is attached to the land or joined to buildings and constructions in a fixed and permanent manner, and other real rights that weigh on real estate.

3.4.3 Movable fixed asset: For the purposes of this regulation, this shall be understood as those assets destined by SENARA for its use in the achievement of its institutional objectives, which meet the following characteristics:

• a)That the fixed asset does not constitute a permanent part of the buildings and can be transferred without altering its material integrity.
• b)That the fixed asset has a material configuration that allows its adequate identification, whether by means of a metal plate, engraving, seal, adhesive tapes, or any other technological means that provides security to the registry.

3.4.4 Mobile functioning fixed asset: Are all those assets that, due to their functioning characteristics and size, were designed for such purpose. These assets are assigned through the signing of the commitment form for their use and custody called "Asset Assignment (Asignación de Activos)".

3.5 Useful life: Is the estimation of the time a fixed asset will remain in service; this valuation is necessary to know the depreciation expense in accordance with the tables of the Dirección General de Tributación Directa.

3.6 Depreciation: Is the non-disbursable expense of a part of the fixed asset's cost, within the period of its useful life. The Institution's fixed assets will be depreciated using the Straight-Line method.

3.7 Replacement value: The replacement value of a fixed asset is the monetary amount that would have to be paid for its acquisition if its purchase were decided at a given time. This amount is always subject to the age of the good, its state of wear or conservation, and the law of supply and demand.

3.8 Additions or improvements: Are the monetary disbursements that have the direct effect of increasing the value of an existing asset, by increasing its capacity, its useful life, and its efficiency; therefore, they must be charged to the asset's value.

3.9 Repair and maintenance: Expense incurred for the correct operation and functioning of the asset; they can be complete or partial modifications made to the asset due to normal deterioration.

3.10 Donation: Is the transmission of fixed assets without a commitment of consideration by the parties.

3.11 Asset retirement (Baja de activo): Asset retirement shall be understood as those assets withdrawn from service and excluded from the records for being obsolete according to a technical criterion, due to irreparable damage, or for other circumstances such as theft or loss.

Administration of Assets

4.1 Permanent Assignment: Permanent assignment of fixed assets for individual use: will be made to each official to be used personally for the fulfillment of their functions, through the use of the form called "Asset Assignment (Asignación de Activos)", designed for these purposes. It is the obligation of the Human Resources Process to inform the Administrative Process about the entry of new officials, to proceed with the assignment of the corresponding assets.

Permanent assignment of fixed assets for common use: will be assigned to managerial levels, directors, coordinators, heads of area or administrative units, where they are to be used, through the use of the form called "Asset Assignment (Asignación de Activos)", designed for these purposes.

4.2 Assignment for a defined time: The assignment will be made for a specific established period, to whoever requests it, through the use of the form called "Asset Assignment (Asignación de Activos)", designed for these purposes.

The physical entry of assets will be done through the Administrative Services process, in central or regional offices, as applicable. Administrative Services of central offices must assign a numerical or alphanumeric identification according to their classification, by means of a metal plate, adhesive tape, barcode, or use of markers.

Assets will be classified for their entry registration through the Administrative Services process in the system designed for that purpose, which in turn must inform the Financial Accounting process.

Said report will be sent to management, area directors, regional coordinators, and advisory units, as applicable, so that they may carry out the verifications, observations, and justifications they deem pertinent, before the Administrative Services process, within 15 business days counted from the receipt of the report. Once this last period has expired, the Administrative Services Process will send, within a period not exceeding 30 calendar days, a definitive report to the Administrative Area Directorate (Dirección del Área Administrativa), with the observations, justifications, and recommendations presented by the Person in Charge of permanent asset control and inventory, so that action may be taken accordingly.

11.1 Adjustments less than the colón equivalent of US $1,000.00 at the reference exchange rate for sale, set by the Banco Central de Costa Rica, must be approved by the Head of the Administrative Directorate (Jefatura de la Dirección Administrativa).

11.2 Adjustments equal to or greater than the colón equivalent of US $1,000.00 at the reference exchange rate for sale, set by the Banco Central de Costa Rica, must be approved by Management (Gerencia).

When a fixed asset undergoes an addition or improvement that significantly increases its service capacity, its efficiency, prolongs its useful life, or reduces its future operating costs, it must be capitalized.

Ordinary and extraordinary repairs aimed at maintaining the asset in normal service conditions are not capitalizable.

For cases of sale and donation, the appraisal by the corresponding expert must also be attached.

This form will require the approval of the respective Head (Jefatura).

When fixed assets must temporarily leave the SENARA facilities to undergo a diagnosis of their condition, repair, or maintenance, it will be processed through the Administrative Services process in central offices or regional administrative units, through the use of the form called "Asset Exit Authorization (Autorización de Salida Activos)", designed for these purposes.

It will be the responsibility and obligation of the official to deliver to the warehouses designated for fixed assets (Central and Regional Offices) the obsolete, unserviceable, poorly maintained, or disused fixed assets by means of the corresponding transfer slip, so that they are temporarily stored, until it is technically determined whether the equipment is waste or not, so that the retirement process (proceso de dar de baja) is subsequently carried out by the administrative process and its corresponding registration by the accounting process. For the purposes of the mentioned records, what is cited in Article 11° must be considered.

Loss or Theft of Assets

In case of disappearance, damage, or loss of fixed assets due to a presumed crime of robbery, theft, or removal, the official to whom the fixed asset is assigned must file the corresponding complaint before the Judicial Investigation Agency (Organismo de Investigación Judicial) when appropriate, within twenty-four hours following the occurrence or detection of the event; additionally, they must comply with the provisions of this regulation regarding the procedure to be followed in general terms in the case of misplacement, loss, damage, deterioration, traffic accident, collision, or other events implying irreparable damage or loss of institutional assets.

Of the summary administrative procedure

For this purpose, said Process will have a term that may not exceed five business days to forward the report of the damages caused to the asset to the servant whose custody it falls under, granting them a maximum period of eight business days to refer to the damages suffered by the asset assigned in their name and offer the evidence in their defense, if any.

The report will be forwarded to the Administrative Area Directorate (Dirección del Área Administrativa) and will notify the involved official by reasoned resolution, the latter having three business days to express their disagreement if any, which will be resolved on appeal by Management (La Gerencia). Once said disagreement is resolved and communicated to the interested party, the applicable disciplinary sanction will be set, for which the Human Resources Process will be notified, and the replacement cost of the asset will be determined when appropriate, with the official being required to pay from their own funds the replacement value of the asset of similar characteristics through the mechanism established to make the reimbursement of its value effective.

• a)Receive and process all reports of damage or loss of fixed assets due to a presumed crime of robbery, theft, or removal, due to deterioration, or traffic accidents and collisions that affect institutional assets; b) Receive testimonial evidence and gather the other evidence offered by the parties; c) Request from any SENARA servant, or from a competent external third party who can provide a technical criterion, the necessary collaboration to conclude the investigation; d) Verify that there are no errors or omissions in the process capable of causing nullity or defenselessness; e) Prepare the reasoned report of the case under study, previously verifying that there are no procedural errors or defects causing defenselessness, and communicate it to the Administrative Area Directorate (Dirección del Área Administrativa); f) In accordance with the analysis of the case, the Administrative Services Process must recommend in the reasoned report it must render, the corresponding sanction, according to the severity of the case, and in accordance with current legislation.
• g)Whether or not liability is proven through the investigation conducted by the involved official(s), the Administrative Services Process and the Accounting Process must retire the asset (dar de baja el activo) when appropriate, according to the supporting documents issued to justify such effects.

Assignment and Use of Cellular Phones

The cellular phone is a work instrument to facilitate the better performance of the duties of the person to whom it was assigned. The assignment and subsequent use of a cellular phone will not be considered part of the salary, nor will it originate any right, nor should it be taken as a personal attribution or benefit.

The General Manager is authorized as responsible for the assignment of cellular phones, in accordance with the provisions of this Regulation. The assignment of cellular phones must be carried out exceptionally and restrictively, provided there is a proven and manifest need.

Only the General Manager, the Deputy General Manager, as well as other positions or officials that are justified, as determined and authorized by the General Manager, will have a cellular phone assigned.

The cellular phone is for the exclusive use of the official to whom it is assigned, to attend to and make calls related to the fulfillment of the functions inherent to the position they hold in the Institution.

SENARA will recognize the General Manager and Deputy General Manager the monthly expense for the use of the cellular phone up to a maximum limit equivalent to four times the basic monthly tariff. In all other cases, the basic monthly tariff for this service will be covered. The excess over the established limits must be paid by the official immediately, via automatic deduction from payroll, previously accepted by the user, or by another system that ensures agile and secure payment to SENARA; otherwise, the equipment will be withdrawn.

The use of the cellular phone does not create rights; consequently, the Institution may withdraw its use at any time, whether due to the disappearance of the institutional need, non-compliance with this Regulation, budgetary limitations, or any other reason that SENARA discretionarily determines.

Donations and Loans of Assets

The loan of assets to other institutions must be approved by SENARA management and will be formalized through an agreement. The agreement must contain the following minimum information so that it can be registered and controlled in the fixed asset module managed by the Administrative Services Unit (Unidad de Servicios Administrativos):

33.1 Location 33.2 Period covered 33.3 Person responsible for the good given on loan 33.4 Asset numbers (Plate) 33.5 In the case of vehicles, model, series, color, type, engine number, chassis number, circulation plate number, general condition of all the systems that make up the unit, as well as a detail of the documentation that supports it to circulate without problems, as established by the General Traffic Law of Costa Rica (Ley General de Tránsito de Costa Rica).

33.6 Delivery condition of the assets provided 33.7 Name of the institution to which the loan is being made 33.8 Other conditions of the loan and return

The Institutions that have assets loaned by SENARA must periodically provide the information requested regarding their condition (physical and operational).

35.1 that the donated item is useful for the development of SENARA's work, 35.2 that the market cost of the Asset is less than the cost of receiving and maintaining the Asset to be taken as a donation 35.3 that the necessary resources are available to cover all expenses generated by the receipt and maintenance of the asset.

Registration (alta) will only be given to donations previously approved by Management (Gerencia). (See Article 32°)

Said record must state the condition of the donated goods, their essential characteristics, and their institutional registration number.

Obligations Regarding Fixed Assets

44.1 Maintain the necessary controls for adequate monitoring of all fixed assets of the Institution and their assignment.

44.2 Program and coordinate the physical inventory count of fixed assets in the Institution's Central and Regional Offices.

44.3 Register movements in the fixed asset inventories in the system designed for these purposes, in accordance with the provisions indicated in this regulation and the procedures established for that end.

44.4 Reliably determine inventory shortages and supply the pertinent documentation to the corresponding party, according to the procedure established for that end.

44.5 Ensure that in each asset movement, the requirements established in this Regulation and the procedures established for that end are met.

It will be the obligation of the heads:

45.1 To ensure the correct use, care, maintenance, repair, and modification of all fixed assets assigned to the officials under their charge.

45.2 In case of leaves of absence with or without pay, or scholarships inside or outside the country, exceeding one month, or when ceasing in the exercise of their position due to resignation, dismissal, or retirement, the head must ensure that the user requests the inventory of fixed assets assigned in their name, through Administrative Services, as well as make a determination regarding their destination. This provision must be complied with sufficiently in advance, prior to the definitive departure of the official from SENARA.

45.3 To ensure the integrity of the fixed assets assigned to officials who are unable to work, who are on leave, or enjoying vacations, for which they may adopt the measures they deem opportune.

SENARA officials must comply with the following obligations regarding fixed asset control and inventory:

46.1 Fully assume responsibility for the custody and correct use of all assets that have been formally assigned to them for the performance of their functions; this includes fixed assets assigned on a temporary use basis by another unit, as well as assets for common use.

46.2 The official must answer for the proper use and handling of the assets assigned to their charge, having to replace their cost when negligent and irresponsible handling is proven by adequate means.

46.3 Exercise the strictest care and diligence in the handling and maintenance of the institutional fixed assets assigned for the performance of the functions inherent to each position.

46.4 Ensure that the assigned assets are located at the workplace designated for the performance of the functions inherent to each position and take responsibility for those assets that are not located in their place.

46.5 Every time a work trip (gira) is finished, bring into the workplace (SENARA Offices) the assets that were assigned by the institution for the fulfillment of their functions.

46.6 Safeguard the fixed assets under their responsibility from all danger, for which they will inform their head in writing of any security measure they deem advisable to adopt, with a copy to Administrative Services.

46.7 Timely report to their head when the fixed asset under their responsibility requires preventive maintenance or when they perceive it is failing, so that its repair can be managed.

46.8 Timely communicate the loss or removal of an asset under their responsibility and proceed in the manner provided for in this Regulation.

46.9 Use the current forms to process the movements of fixed assets.

46.10 Comply within the indicated term and place with the return of those fixed assets assigned temporarily.

46.11 Be present and provide facilities to the Administration when the physical, selective, or general inventories are conducted.

This return must be managed with the same official who initially delivered the asset, by means of a record (acta) indicating the physical condition of the asset.

47.1 Manage the return of all assets that have been assigned to them, when a leave with or without pay is granted that exceeds one month, or when ceasing in the exercise of their position due to resignation, dismissal, or retirement. This provision must be complied with sufficiently in advance, prior to the official's departure.

47.2 When an official is transferred to another office of the same institution where the immediate superior is another person, they are obligated to deliver the assets that were assigned to them to their immediate superior and request their consent to transfer them to the new unit. On this last point, the asset transfer document must be completed before the administrative services process.

47.3 The official assigned a cell phone is responsible for its custody, conservation, and correct and rational use, as provided in this Regulation and as established in the General Law of the Republic.

47.4 Comply with the other obligations set forth in this regulation.

Final Provisions

For the good to be removed, authorization must be requested from Administrative Services and presented without exception to the security officer. In the event that these goods suffer any damage, deterioration, loss, or misplacement while within the SENARA facilities, the institution shall assume no responsibility whatsoever in this regard.

The Regulation on control of assets of the Institution approved by the Board of Directors through Agreement No. 203, Extraordinary Session No. 22, held on May 08, 1984, is repealed.

Cuando en el presente Reglamento se empleen los siguientes términos y definiciones, debe dárseles las acepciones que se señalan a continuación:

3.1 SENARA: Servicio Nacional de Aguas Subterráneas, Riego y Avenamiento.

3.2 Usuario: Es aquel funcionario del SENARA a quien se le ha hecho entrega efectiva de un activo para su uso y custodia, en forma exclusiva para el cumplimiento de sus funciones.

3.3 Formulario: Son todos los documentos diseñados para el registro y control de los activos, por ejemplo: asignación, traslado, préstamo interno, préstamo externo y reparación de equipo, entre otros.

3.4 Activo: Es el importe total de los derechos y activos fijos propiedad del SENARA 3.4.1 Activo fijo: Bien que se adquiere para ser utilizado en las operaciones de la institución, en la realización de sus objetivos, los cuales no están destinados para su venta, como: terrenos, edificios, canales, represas, maquinaria, mobiliario, vehículos entre otros y se espera que sean utilizados durante más de un período contable.

3.4.2 Activo fijo inmueble: Comprende los terrenos, edificios, servidumbres, puentes, represas, canales, todo lo que esté adherido a la tierra o unido a los edificios y construcciones de una manera fija y permanente y demás derechos reales que pesan sobre inmuebles.

3.4.3 Activo fijo mueble: A efectos del presente reglamento se entenderá como aquellos activos destinados por el SENARA para su uso en la realización de sus objetivos institucionales, que cumplan las siguientes características:

• a)Que el activo fijo no constituya parte permanente de los edificios y pueda ser traspasado sin alterar su integridad material.
• b)Que el activo fijo posea una conformación material que permita su adecuada identificación, sea por medio de placa metálica, grabación, sello, cintas adhesivas o cualquier otro medio tecnológico que brinde seguridad al registro.

3.4.4 Activo fijo de funcionamiento móvil: Son todos aquellos activos que por sus características de funcionamiento y tamaño, fueron diseñados para tal efecto. Estos activos se asignan mediante la firma del formulario de compromiso para su uso y custodia denominado "Asignación de Activos".

3.5 Vida útil: Es la estimación del tiempo que durará en servicio un activo fijo, esta valoración es necesaria para conocer el gasto por depreciación de acuerdo con las tablas de la Dirección General de Tributación Directa.

3.6 Depreciación: Es el gasto no erogable, de una parte del costo del activo fijo, dentro del período de su vida útil. Los activos fijos de la Institución serán depreciados por el método de Línea Recta.

3.7 Valor de reposición: Se denomina valor de reposición de un activo fijo, al importe monetario que se debería pagar por su adquisición si en un momento dado se decidiera su compra. Este importe está siempre sujeto a la antigüedad del bien, a su estado de desgaste o conservación y a la ley de la oferta y la demanda.

3.8 Adiciones o mejoras: Son las erogaciones monetarias que tienen el efecto directo de aumentar el valor de un activo existente, al incrementar su capacidad, su vida útil y su eficiencia, por lo tanto las mismas deben cargarse al valor del activo.

3.9 Reparación y mantenimiento: Gasto en que se incurre para la correcta operación y funcionamiento del activo, pueden ser modificaciones completas o parciales practicadas al activo por el deterioro normal.

3.10 Donación: Es la transmisión de activos fijos sin compromiso de contraprestación por las partes.

3.11 Baja de activo: Se entenderá por baja de activo, aquellos retirados de servicio y excluidos de los registros por encontrarse obsoletos de acuerdo con un criterio técnico, por daños irreparables o por otras circunstancias como el robo o extravío.

Administración de activos

4.1 Asignación Permanente: Asignación permanente de activos fijos de uso individual: se hará a cada funcionario para ser utilizados personalmente para el cumplimiento de sus funciones, mediante el uso del formulario denominado "Asignación de Activos", diseñado para estos efectos. Es obligación del Proceso de Recursos Humanos informar al Proceso Administrativo sobre el ingreso de nuevos funcionarios, para proceder con la asignación de los activos correspondientes.

Asignación permanente de activos fijos de uso común: serán asignados a los niveles gerenciales, directores, coordinadores, encargados de área o unidades administrativas, en la que vayan a ser utilizados, mediante el uso del formulario denominado "Asignación de Activos", diseñado para estos efectos.

4.2 Asignación por tiempo definido: La asignación se hará por un período determinado establecido, a quien lo solicite, mediante el uso del formulario denominado "Asignación de Activos", diseñado para estos efectos.

El ingreso físico de activos se hará por medio del proceso de Servicios Administrativos, en oficinas centrales o regionales según corresponda. Servicios Administrativos de oficinas centrales debe asignar una identificación numérica o alfa numérica de acuerdo a su clasificación, por medio de una placa metálica, cinta adhesiva, código de barras o uso de marcadores.

Los activos serán clasificados para su registro de ingreso por medio del proceso de Servicios Administrativos en el sistema diseñado para ese fin, a su vez deberá informar al proceso Financiero Contable.

Dicho informe se remitirá a la gerencia, direcciones de área, coordinadores regionales y unidades asesoras, según corresponda, a efecto de que se sirvan realizar las verificaciones, observaciones y justificaciones que estimen pertinentes, ante el proceso de Servicios Administrativos, dentro de los 15 días hábiles contados a partir de la recepción del informe. Vencido este último plazo, el Proceso de Servicios Administrativos, remitirá en un plazo no mayor de 30 días naturales, un informe definitivo a la Dirección del Área Administrativa, con las observaciones, justificaciones y recomendaciones presentadas por el Encargado del control e inventario permanente de activos, para que se proceda según corresponda.

11.1 Ajustes inferiores al equivalente en colones de US $1.000.00 al tipo de cambio de referencia para la venta, fijado por el Banco Central de Costa Rica, deberán ser aprobados por la Jefatura de la Dirección Administrativa.

11.2 Ajustes iguales o superiores al equivalente en colones de US $1.000.00 al tipo de cambio de referencia para la venta, fijado por el Banco Central de Costa Rica, deberán ser aprobados por la Gerencia.

Cuando un activo fijo sea objeto de alguna adición o mejora que incremente significativamente su capacidad de servicio, su eficiencia, prolongación de su vida útil o reducción de sus costos de operación futura se deberán capitalizar.

Las reparaciones ordinarias y extraordinarias que tiendan a la conservación del activo en condiciones normales de servicio, no son capitalizables.

Para los casos de venta y donación deberá adjuntarse además el avalúo del perito correspondiente.

Cuando los activos fijos deban salir temporalmente de las instalaciones del SENARA, para ser objeto de diagnóstico de su estado, reparación o mantenimiento, se tramitará a través del proceso de Servicios Administrativos en oficinas centrales o unidades administrativas regionales, mediante el uso del formulario denominado "Autorización de Salida Activos", diseñado para estos efectos.

Será responsabilidad y obligación del funcionario entregar en las bodegas destinadas para activos fijos (Oficinas Centrales y Regionales), los activos fijos obsoletos, inservibles, en mal estado o en desuso mediante boleta correspondiente de traslado, para que éstos sean almacenados de forma temporal, hasta que se determine de manera técnica que el equipo es de desecho o no, para que posteriormente se realice el proceso de dar de baja por parte del proceso administrativo y su correspondiente registro por parte del proceso contable. Para efectos de los registros mencionados se debe considerar lo citado en el artículo 11°.

Extravío o robo de activos

En caso de desaparición, daño o pérdida de activos fijos por un presunto delito de robo, hurto, o sustracción, el funcionario que tenga asignado el activo fijo deberá interponer la denuncia correspondiente ante el Organismo de Investigación Judicial cuando así corresponda, dentro de las veinticuatro horas siguientes de haber sucedido o detectado el hecho, adicionalmente deberá sujetarse a lo preceptuado en este reglamento en relación con el procedimiento que deberá observarse en términos generales en el caso de extravío, pérdida, daño, deterioro, accidente de tránsito, colisión, u otros eventos que lleven implícito daño o pérdidas irreparables de activos institucionales.

Del procedimiento sumario administrativo

Para ello dicho Proceso, dispondrá de un término que no podrá exceder de cinco días hábiles, para darle traslado del reporte de los daños causados al activo, al servidor(a) cuya custodia le corresponde, concediéndosele un plazo máximo de ocho días hábiles, para que se refiera a los daños sufridos por el activo asignado a su nombre y ofrezca los medios de prueba en descargo de los mismos si los hubiere.

El informe será trasladado ante la Dirección del Área Administrativa y notificará al funcionario involucrado mediante resolución razonada, teniendo este último, tres días hábiles para manifestar su disconformidad si la hubiera, la cual será resuelta en alzada por La Gerencia. Resuelta dicha disconformidad, y comunicada al interesado, se procederá a fijar la sanción disciplinaria que sea del caso, para lo cual se notificará al Proceso de Recursos Humanos y se determinará el costo de reposición del activo cuando esto proceda, debiendo el funcionario cancelar de su propio peculio el valor de reposición del activo de características similares a través del mecanismo fijado para hacer efectivo el reintegro del valor del mismo.

• a)Recibir y darle trámite a todos los informes de daño o pérdida de activos fijos por un presunto delito de robo, hurto, o sustracción, por deterioro, o accidentes de tránsito y colisiones que afecten los activos institucionales; b) Recibir las pruebas testimoniales y recabar las demás probanzas ofrecidas por las partes; c) Solicitar a cualquier servidor o servidora del SENARA, o bien a un tercero externo competente que pueda brindar un criterio técnico, la colaboración necesaria para concluir la investigación; d) Verificar que en el proceso no existan errores u omisiones capaces de producir nulidad o indefensión; e) Elaborar el informe razonado del caso en estudio, verificando previamente, que no hayan errores de procedimiento o vicios causantes de indefensión y comunicarlo a la Dirección del Área Administrativa; f) Conforme al análisis del caso, deberá el Proceso Servicios Administrativos recomendar en el informe razonado que debe rendir, la sanción que corresponda, de acuerdo con la gravedad del caso, y de conformidad con la legislación vigente.
• g)Exista o no responsabilidad comprobada a través de investigación levantada por parte del o de los funcionarios involucrados, el Proceso de Servicios Administrativos y el Proceso de Contabilidad, deberán dar de baja el activo cuando ello proceda, de acuerdo a los documentos de respaldo que se emitan para justificar tales efectos.

Asignación y uso de los teléfonos celulares

El teléfono celular es un instrumento de trabajo para facilitar el mejor desempeño de las labores de la persona a quien le fue asignado. La asignación y posterior uso de un teléfono celular no se considerará parte del salario ni originará ningún derecho, ni debe tomarse como atribución o beneficio personal.

Se autoriza al Gerente General como responsable de la asignación de teléfonos celulares, de acuerdo con lo establecido en este Reglamento. La asignación de teléfonos celulares debe efectuarse en forma excepcional y restrictiva, siempre que exista necesidad comprobada y manifiesta.

Tendrán un teléfono celular asignado únicamente el Gerente General, el Subgerente General, así como a otros cargos o funcionarios que se justifique, que así lo determine y autorice el Gerente General.

El teléfono celular es de uso exclusivo del funcionario al cual se le asigna, para atender y realizar llamadas relativas al cumplimiento de las funciones propias del cargo que ostenta en la Institución.

El SENARA reconocerá al Gerente y Subgerente General el gasto mensual por el uso del teléfono celular hasta un límite máximo equivalente a cuatro veces la tarifa básica mensual. En todos los demás casos se cubrirá la tarifa básica mensual por este servicio. El exceso a los límites establecidos, deberá ser cancelado por el funcionario de inmediato, vía deducción automática por planilla, aceptada de previo por el usuario, o bien por otro sistema que asegure el pago ágil y seguro al SENARA, de lo contrario se le retirará el equipo.

El uso del teléfono celular no crea derechos, en consecuencia la Institución puede retirar su uso en cualquier momento, sea por la desaparición de la necesidad institucional, incumplimiento de este Reglamento, limitaciones presupuestarias o cualquier otra razón que SENARA discrecionalmente determine.

Donaciones y préstamos de activos

El préstamo de activos a otras instituciones, deberá ser aprobado por la gerencia del SENARA y se formalizará mediante convenio. El convenio debe contener la siguiente información mínima para que se registre y se lleve el control en el módulo de activos fijos que administra la Unidad de Servicios Administrativos:

33.1 Ubicación 33.2 Período que cubre 33.3 Responsable del bien dado en calidad de préstamo 33.4 Números de activos (Placa) 33.5 En el caso de vehículos, modelo, serie, color, tipo, Nº motor, Nº de chasis, Nº placa de circulación, estado general de todos los sistemas que componen la unidad, así como un detalle de la documentación que la respalda para circular sin problemas, según lo establece la Ley General de Tránsito de Costa Rica.

33.6 Estado de entrega de los activos facilitados 33.7 Nombre de la institución a la cual se le está prestando 33.8 Otras condiciones del préstamo y devolución

Las Instituciones que cuenten con activos prestados por parte del SENARA deberán brindar periódicamente la información que se les solicite en cuanto a estado de los mismos (físico y de funcionamiento).

35.1 que lo donado es de utilidad para el desarrollo de labores de SENARA, 35.2 que el costo de mercado del Activo es menor al costo de recibir y mantener el Activo que se tomará como donación 35.3 que se cuenta con los recursos necesarios para cubrir todos los gastos que genere la recepción y mantenimiento del activo.

Se le dará de alta únicamente a las donaciones previamente aprobadas por parte de la Gerencia. (Ver artículo 32°)

En dicha acta deberá consignarse el estado de los bienes donados, sus características esenciales y su número de registro institucional.

De las obligaciones en materia de activos fijos

44.1 Llevar los controles necesarios para un adecuado seguimiento de todos los activos fijos de la Institución y asignación de los mismos.

44.2 Programar y coordinar la toma física de los activos fijos en Oficinas Centrales y Regionales de la Institución.

44.3 Registrar los movimientos en los inventarios de activos fijos en el sistema diseñado para estos efectos, conforme a las disposiciones que indica el presente reglamento y los procedimientos que se establezcan para tal fin.

44.4 Determinar los faltantes, de inventario en forma fehaciente y suministrar la documentación pertinente a quien corresponda, según el procedimiento que se establezca para tal fin.

44.5 Velar porque en cada movimiento de activos se cumpla con los requisitos establecidos en este Reglamento y los procedimientos que se establezcan para tal fin.

Será obligación de las jefaturas:

45.1 Velar por el correcto uso, cuidado, mantenimiento, reparación y modificación de todos los activos fijos asignados a los funcionarios a su cargo.

45.2 En caso de permisos con o sin goce de salario y de becas dentro o fuera del país, superior a un mes o cuando cese en el ejercicio de su cargo por renuncia, despido o jubilación, la jefatura deberá velar por que el usuario solicite el inventario de activos fijos asignados a su nombre, por medio de Servicios Administrativos, así como tomar una determinación del destino de los mismos. Esta disposición deberá cumplirse con el tiempo suficiente, previo a la salida definitiva del funcionario del SENARA.

45.3 Velar por la integridad de los activos fijos asignados a los funcionarios que estén incapacitados para laborar, que se encuentren con licencia o disfrutando de vacaciones, para lo cual podrán adoptar las medidas que estimen oportunas.

Los funcionarios del SENARA deberán cumplir las siguientes obligaciones en materia de control de activos fijos e inventario:

46.1 Asumir plenamente la responsabilidad por la custodia y por el uso correcto de todos los activos que le han sido formalmente asignados para el desempeño de sus funciones, se incluye en este punto los activos fijos asignados en carácter de uso temporal por otra unidad así como los activos de uso común.

46.2 El funcionario deberá responder por el buen uso y manejo de los activos asignados a su cargo, debiendo reponer el costo de los mismos cuando se compruebe por los medios adecuados un manejo negligente e irresponsable.

46.3 Guardar el más estricto cuidado y diligencia en el manejo y mantenimiento de los activos fijos institucionales asignados para el desempeño de las funciones propias de cada puesto.

46.4 Velar porque los activos asignados estén ubicados en el lugar de trabajo destinado para el desempeño de las funciones propias de cada puesto y responsabilizarse por aquellos activos que no estén localizados en su sitio.

46.5 Toda vez finalizada una gira de trabajo, ingresar al centro laboral (Oficinas SENARA), los activos que le fueron asignados por la institución para el cumplimiento de sus funciones.

46.6 Salvaguardar de todo peligro los activos fijos bajo su responsabilidad, para lo cual informará por escrito a su jefatura cualquier medida de seguridad que estime conveniente adoptar, con copia a Servicios Administrativos.

46.7 Reportar en forma oportuna a su jefatura, cuando el activo fijo bajo su responsabilidad requiera de mantenimiento preventivo o bien cuando perciba que está fallando, para que sea gestionada su reparación.

46.8 Comunicar oportunamente la pérdida o sustracción de un activo bajo su responsabilidad y proceder en la forma prevista en este Reglamento.

46.9 Utilizar los formularios vigentes para tramitar los movimientos de activos fijos.

46.10 Cumplir dentro del plazo y lugar señalado, con la devolución de aquellos activos fijos asignados temporalmente.

46.11 Estar presente y brindar las facilidades a la Administración, cuando efectúen los inventarios físicos, selectivos o generales.

Esta devolución debe gestionarse con el mismo funcionario que inicialmente entregó el activo, mediante una acta en donde se indique el estado físico del activo.

47.1 Gestionar la devolución de todos los activos que le han sido asignados, cuando se le otorgue una licencia con goce de salario o sin él, que exceda de un mes o cuando cese en el ejercicio de su cargo por renuncia, despido o jubilación. Esta disposición deberá cumplirse con el tiempo suficiente, previo a que el funcionario se marche.

47.2 Cuando un funcionario sea trasladado a otra oficina de la misma institución del cual el superior inmediato es otra persona, está en la obligación de entregar a su superior inmediato los activos que le fueron asignados y solicitar la anuencia de éste para trasladarlo a la nueva unidad. En este último punto se deberá llenar el documento de traslado de activos ante el proceso de servicios administrativos.

47.3 El funcionario que tenga asignado un teléfono celular es responsable de su custodia, conservación, uso correcto y racional, conforme lo dispone este Reglamento y lo establecido en la Ley General de la República.

47.4 Cumplir con las demás obligaciones que se contemplan en este reglamento.

Para que el bien pueda salir debe solicitarse la autorización a Servicios Administrativos y presentarla sin excepción al oficial de seguridad, en los casos que estos bienes sufran algún desperfecto, deterioro, pérdida o extravío mientras se encuentren dentro de las instalaciones del SENARA, la institución no asumirá ninguna responsabilidad al respecto.

Se deroga el Reglamento sobre control de bienes de la Institución aprobado por la Junta Directiva mediante Acuerdo Nº 203, Sesión Extraordinaria Nº 22, celebrada el 08 de mayo de 1984.