Regulation for the Creation and Operation of the National Advisory Commission of the State Phytosanitary ServiceReglamento de Creación y Funcionamiento de la Comisión Nacional Asesora del Servicio Fitosanitario del Estado

The National Advisory Commission of the State Phytosanitary Service is created, known in this Decree as the "Commission," in an advisory capacity, which shall be attached to the Ministry of Agriculture and Livestock, to provide support to the Directorate of the State Phytosanitary Service (hereinafter "SFE"), and to achieve an articulation between the public sector, represented by this Ministry, and the agricultural production and export, professional, and academic sectors. Its powers and duties are set forth in Article 8 of this Decree.

The Commission shall be composed of one full representative and their respective alternate, from the following institutions and entities:

1. The Director of the State Phytosanitary Service, who shall chair the Commission.

2. One representative from the College of Agronomic Engineers.

3. One representative from the National Chamber of Agriculture and Agroindustry-CNAA.

4. One representative from the Chamber of Exporters of Costa Rica-CADEXCO.

5. One representative from the organizations of small and medium agricultural producers.

6. One representative from the state universities, designated by the National Council of Rectors-CONARE.

The Minister of Agriculture and Livestock shall invite all organizations of small and medium agricultural producers to participate in a meeting, in which the sector shall choose its representative.

The Commission may summon specialized organizations and technicians to act as advisory bodies, who may participate in the sessions as special guests, with a voice but without a vote.

The Technical Secretariat of the Commission shall be exercised by a representative of the State Phytosanitary Service, designated by its Director.

The Minister of Agriculture and Livestock delegates to the person of the Director of the SFE the power to request from the private entities that make up the Commission the designation of their full and alternate representatives.

The Director of the SFE must send the request for nomination within a period of no more than eight business days counted from the publication of this Decree or each time a vacancy occurs. Subsequently, the Director shall prepare a proposal for an Executive Agreement for the Minister of Agriculture and Livestock so that he may initiate the corresponding procedure for issuance and publication.

The public sector members who compose the Commission shall be appointed for an indefinite term, without prejudice to the powers of the superior who may replace them at any time.

Private sector and academic representatives shall be appointed for a period of three years, and may be reelected. In case of resignation or removal, the Director of the SFE shall request the respective entity to designate a replacement, in which case the new representative shall be appointed for the remaining period of the term established for the previous one.

The Executive Branch shall proceed to issue the Agreement and publish the respective appointment in the Official Gazette La Gaceta.

The members of the Commission shall receive no per diem or any additional emolument for participating in and composing said body.

The powers and duties of the Commission are:

1. To advise the SFE so that it efficiently and effectively fulfills its powers, functions, and obligations, responding to the current needs of the agricultural sector and international trade of agricultural products.

2. To issue the technical reports requested by the Director of the State Phytosanitary Service or the Minister of Agriculture and Livestock.

3. To prepare the necessary studies to support the technical reports it issues.

4. To provide support in whatever is entrusted to it by the Director of the State Phytosanitary Service or the Minister of Agriculture and Livestock.

5. To recommend to the SFE or to the Minister of Agriculture and Livestock the changes it deems necessary for the proper functioning of said Service, seeking mechanisms that allow it to respond to the needs of efficiency, effectiveness, and modernization.

6. To propose plans and programs for the fulfillment of the functions and obligations of the SFE.

7. To propose training programs for field technicians and producers in matters of phytosanitary protection in general and in all areas of work of the SFE.

8. To propose the formation of subcommittees or technical working groups specific by area, as support for the Commission.

9. To prepare an annual work program.

10. To define the topics that require analysis and coordination for the integration of the public and private sectors.

11. To analyze and propose to the SFE the topics that the private sector has brought to the attention of the Commission.

The functions of the Chairperson of the Commission are:

1. To preside over debates, to decide when the topics under discussion have been sufficiently debated, and to submit them to a vote.

2. To request the Technical Secretariat of the Commission to convene extraordinary sessions.

3. To set technical guidelines and issue instructions regarding the formal aspects of the tasks of the Commission.

4. The other functions inherent to the position.

The Commission shall meet ordinarily once a month and extraordinarily when convened by the Chairperson ex officio or at the request of two of its members.

The venue for the sessions of the Commission shall be at the State Phytosanitary Service, unless by simple majority the members agree to meet elsewhere.

The Commission may validly meet with the presence of five of its members, two of which must be from the public sector.

The agreements of the Commission shall be adopted by a simple majority vote of those present. In case of a tie, the Chairperson shall exercise the casting vote, that is, a double vote.

That full member who does not attend ordinary and extraordinary sessions, nor arranges to be represented by their alternate, for three consecutive sessions or five alternate ones within a period of six months shall lose their status as a member of the Commission.

The Director of the SFE shall communicate this situation to the institution or sector in question, so that the irregularity may be rectified, or failing that, the corresponding measures may be taken, proceeding with the change or substitution of the representative.

The members of the Commission shall act in representation of their respective organization, in exclusive consideration of their capacity and professional excellence.

The members designated or invited by the Chairperson of the Commission shall have the obligation to declare any real or moral inability or incompatibility that may affect them, regarding any topic or matter, due to any grounds for implication or recusal such as having a direct or indirect interest in the matter, having a family relationship with the sponsor of the matter, or providing professional advice on the same.

The information delivered to the Commission and the conclusions emanating from it shall be of a public nature.

The minutes of the sessions of the Commission shall be approved in the next session and shall be signed by the Chairperson and the Technical Secretary.

Agreements declared final may be executed from the date on which they were adopted.

An agreement may be declared final in the same session in which it was adopted. Its execution shall be the responsibility of the Chairperson or whomever the Commission designates; the Technical Secretary shall follow up on it.

Any member of the Commission may request a review of the agreements adopted in the previous session; said request must be made effective at the time of reading and discussion of the minutes of the previous session.

The functions and duties of the Technical Secretariat or secretary of the Commission are:

1. To issue invitations and convene ordinary sessions ex officio, and convene extraordinary ones at the request of the Chairperson, the interested parties, or three members of the Commission, with no less than forty-eight hours' notice.

2. To receive and submit for the Commission's consideration the correspondence, requests, and technical documents for analysis.

3. To maintain the Book of Minutes, which must be duly and consecutively foliated and sealed, in which the agreements adopted by the Commission shall be recorded.

4. To present, jointly with the Chairperson, the agenda of the matters to be addressed at each meeting.

5. To register, file, classify, and chronologically order the correspondence or documents received and issued by the Commission.

6. To execute and coordinate the studies requested by the Commission, for which it shall have the support of all the specialized bodies in the subject under study.

7. To keep an updated technical file.

8. To answer correspondence and maintain a file of it.

9. To communicate and notify interested parties of the agreements of the Commission.

10. To prepare and distribute in a timely manner the documentation relating to the illustrative and technical background of the matter to be addressed.

11. To coordinate the participation of specialists from both the Public Sector and the Private Sector, when the Chairperson of the Commission deems it necessary or convenient.

12. To coordinate the preparation of the conclusions and reports for the Chairperson of the Commission on the matters that emerge as a result of the sessions.

13. The other functions assigned to it by the Commission.

In matters not regulated by this Decree concerning collegiate bodies, the provisions of the General Law of Public Administration shall apply supplementarily.

In order to exercise the powers that the Phytosanitary Protection Law, its regulation, and this Executive Decree indicate, SFE officials shall be obliged to collaborate with the Commission and provide them with the information they require, in an agile and transparent manner, provided it is channeled through the Director of the SFE.

The Director of the SFE shall act as a liaison between the Service and its different bodies.

The Executive Branch establishes that this Executive Decree does not create positions nor commit the budgetary resources of the State Phytosanitary Service. Likewise, that the support offered to the Commission consists solely of: the contribution of an official who shall act as Technical Secretariat and the contribution of a legal advisor, only when requested by agreement of the Commission. Both officials shall participate with a voice but without a vote. The Executive Branch shall provide a suitable place to hold the sessions and provide the logistical support required for their holding.

This decree comes into effect upon its publication in the Official Gazette La Gaceta.

Given at the Presidency of the Republic.-San José, on the fourth day of the month of December of the year two thousand eight.

Créase la Comisión Nacional Asesora del Servicio Fitosanitario del Estado, conocida en este Decreto como "Comisión", con carácter de asesora, la cual estará adscrita al Ministerio de Agricultura y Ganadería, para dar apoyo a la Dirección del Servicio Fitosanitario del Estado (en adelante "SFE"), y lograr una articulación entre el sector público, representado por este Ministerio y los sectores de producción y de exportación agrícola, profesional y académico. Sus atribuciones y deberes, se disponen en el artículo 8° del presente Decreto.

La Comisión estará integrada por un representante titular y su respectivo suplente, de las siguientes instituciones y entidades:

1. El Director del Servicio Fitosanitario del Estado, quien presidirá la Comisión.

2. Un representante del Colegio de Ingenieros Agrónomos.

3. Un representante de la Cámara Nacional de Agricultura y Agroindustria-CNAA.

4. Un representante de la Cámara de Exportadores de Costa Rica-CADEXCO.

5. Un representante de las organizaciones de pequeños y medianos productores agropecuarios.

6. Un representante de las universidades estatales, designado por el Consejo Nacional de Rectores-CONARE.

El Ministro de Agricultura y Ganadería invitará a todas las organizaciones de pequeños y medianos productores agropecuarios, a participar de una reunión, en la que el sector escogerá a su representante.

La Comisión podrá convocar a organizaciones y técnicos especializados para que actúen como órganos consultivos, quiénes podrán participar en las sesiones como invitados especiales, con voz pero sin voto.

La Secretaría Técnica de la Comisión la ejercerá un representante del Servicio Fitosanitario del Estado, designado por su Director.

El Ministro de Agricultura y Ganadería delega en la persona del Director del SFE, la potestad de solicitar a las entidades privadas que conforman la Comisión, la designación de su representante propietario y suplente.

El director del SFE deberá enviar la solicitud de postulación en un plazo no mayor a ocho días hábiles contados a partir de la publicación del presente Decreto o cada vez que ocurra una vacante. Posteriormente, el director preparará una propuesta de Acuerdo Ejecutivo al señor Ministro de Agricultura y Ganadería, para que inicie el trámite correspondiente de emisión y publicación.

Los miembros del sector público que integren la Comisión serán nombrados por tiempo indefinido, sin perjuicio de las facultades del jerarca que tiene para sustituirlos en cualquier momento.

Los representantes del sector privado y académico serán nombrados por un período de tres años, pudiendo ser reelectos. En caso de renuncia o remoción el director del SFE solicitará al ente respectivo su designación, en cuyo caso el nuevo representante será nombrado por el plazo restante del período establecido para el anterior.

El Poder Ejecutivo procederá a emitir el Acuerdo y publicar en el Diario Oficial La Gaceta el nombramiento respectivo.

Los integrantes de la Comisión no percibirán dietas ni emolumento alguno adicional por participar e integrar dicho órgano.

Son atribuciones y deberes de la Comisión:

1. Asesorar al SFE a fin de que cumpla en forma eficiente y eficaz sus atribuciones, funciones y obligaciones respondiendo a las necesidades actuales del sector agrícola y del comercio internacional de productos agrícolas.

2. Emitir los informes técnicos que le solicite el Director del Servicio Fitosanitario del Estado o el Ministro de Agricultura y Ganadería.

3. Elaborar los estudios necesarios para sustentar los informes técnicos que emita.

4. Apoyar en lo que le encomiende el Director del Servicio Fitosanitario del Estado o el Ministro de Agricultura y Ganadería.

5. Recomendarle al SFE o al Ministro de Agricultura y Ganadería, los cambios que estime necesarios para el buen funcionamiento de dicho Servicio, buscando mecanismos que le permitan, responder a las necesidades de eficiencia, eficacia y modernización.

6. Proponer planes y programas para el cumplimiento de las funciones y obligaciones del SFE.

7. Proponer programas de capacitación a técnicos de campo y productores en materia de protección fitosanitaria en general y en todas las áreas de trabajo del SFE.

8. Proponer la conformación de subcomités o grupos de trabajo de carácter técnico específicos por áreas, como apoyo de la Comisión.

9. Elaborar un programa de trabajo anual.

10. Definir los temas que requieran ser analizados y coordinados para la integración de los sectores público y privado.

11. Analizar y proponer al SFE los temas que el sector privado haya puesto en conocimiento de la Comisión.

Son funciones del Presidente de la Comisión:

1. Presidir los debates, decidir cuando los temas en discusión han sido suficientemente debatidos y someterlos a votación.

2. Solicitar a la Secretaría Técnica de la Comisión la convocatoria a sesiones extraordinarias.

3. Fijar directrices técnicas e impartir instrucciones, en cuanto a los aspectos de forma de las tareas de la Comisión.

4. Las demás funciones propias de su cargo.

La Comisión sesionará en forma ordinaria una vez al mes y en forma extraordinaria cuando lo convoque el presidente de oficio o a petición de dos de sus miembros.

La sede de las sesiones de la Comisión será en el Servicio Fitosanitario del Estado, salvo que por mayoría simple los miembros acordaran sesionar en otro lugar distinto.

La Comisión podrá sesionar válidamente con la presencia de cinco de sus miembros, dos de los cuales deberán ser del sector público.

Los acuerdos de la Comisión se adoptarán por mayoría simple de votos de los presentes. En caso de empate el Presidente ejercerá el voto de calidad, es decir, doble voto.

Perderá su condición de miembro de la Comisión, aquel miembro propietario que no asista a las sesiones ordinarias y extraordinarias, ni se haga representar por su suplente, durante tres sesiones consecutivas o cinco alternas, dentro de un período de seis meses.

El Director del SFE comunicará esta situación a la institución o sector de que se trate, con el objeto de que se rectifique la irregularidad, o en su defecto, se tomen las medidas correspondientes, procediéndose al cambio o sustitución del representante.

Los miembros de la Comisión actuarán en representación de su respectiva organización, en exclusiva consideración a su capacidad y excelencia profesional.

Los integrantes designados o invitados por la Presidencia de la Comisión, tendrán la obligación de declarar su inhabilidad o incompatibilidad real o moral por asistirles, respecto de cualquier tema o materia, alguna causal de implicancia o de recusación tal como tener interés directo o indirecto en el tema, tener vínculo de parentesco con el patrocinante de la materia, o prestar asesoría profesional sobre la misma.

La información entregada a la Comisión y las conclusiones que de ella emanen serán de carácter público.

Las actas de las sesiones de la Comisión, serán aprobadas en la sesión siguiente, y serán firmadas por el Presidente y el Secretario Técnico.

Los acuerdos declarados en firme, podrán ejecutarse desde la fecha en que fueron adoptados.

Podrá declararse un acuerdo en firme en la misma sesión en que se adoptó. Su ejecución será del Presidente o a quién designe la Comisión, la Secretaría Técnica le dará seguimiento.

Cualquier miembro de la Comisión podrá solicitar revisión de los acuerdos adoptados en la sesión anterior, dicha solicitud deberá hacerse efectiva al momento de lectura y discusión del acta de la sesión anterior.

Son funciones y deberes de la Secretaría Técnica o secretario de la Comisión:

1. Efectuar las invitaciones y convocar de oficio a las sesiones ordinarias y convocar a las extraordinarias, a instancia del Presidente, de los interesados o de tres miembros de la Comisión, con no menos de cuarenta y ocho horas de antelación.

2. Recibir y someter a conocimiento de la Comisión, la correspondencia, las solicitudes y documentos técnicos para su análisis.

3. Llevar el Libro de Actas, el cual deberá estar debida y consecutivamente foliado y sellado, en donde se anotarán los acuerdos tomados por la Comisión.

4. Presentar en conjunto con la Presidencia, la agenda de los asuntos a tratar en cada reunión.

5. Registrar, archivar, clasificar y ordenar cronológicamente la correspondencia o documentos recibidos y emitidos por la Comisión.

6. Ejecutar y coordinar los estudios que solicita la Comisión, para lo cual contará con el respaldo de todas las instancias especializadas en la materia en estudio.

7. Mantener actualizado un archivo técnico.

8. Contestar la correspondencia y llevar un archivo de ella.

9. Comunicar y notificar a los interesados los acuerdos de la Comisión.

10. Preparar y distribuir oportunamente la documentación referente a los antecedentes ilustrativos y técnicos de la materia a tratar.

11. Coordinar la participación de los especialistas tanto del Sector Público como del Sector Privado, cuando el Presidente de la Comisión lo estime necesario o conveniente.

12. Coordinar la preparación de las conclusiones e informes para el Presidente de la Comisión de los asuntos que emanen como resultado de las sesiones.

13. Las demás funciones que le asigne la Comisión.

En lo no regulado por el presente Decreto en materia de órganos colegiados, rige supletoriamente lo dispuesto por la Ley General de la Administración Pública.

Para poder ejercer las facultades que la Ley de Protección Fitosanitaria, su reglamento y este Decreto Ejecutivo indican, los funcionarios del SFE estarán obligados a colaborar con la Comisión y brindarles la información que éstos requieran, de una manera ágil y transparente, siempre que sea canalizada a través del Director del SFE.

El Director del SFE actuará como ente de enlace entre el Servicio y las diferentes instancias de este.

El Poder Ejecutivo establece que el presente Decreto Ejecutivo no crea cargos ni compromete los recursos presupuestarios del Servicio Fitosanitario del Estado. Asimismo, que el apoyo que ofrece a la Comisión consiste únicamente en: el aporte de un funcionario que ejercerá la Secretaría Técnica y el aporte de un asesor legal, sólo cuando sea solicitado por acuerdo de la Comisión. Ambos funcionarios participarán con voz pero sin voto. El Poder Ejecutivo, dispondrá un lugar adecuado para llevar a cabo las sesiones y brindará el apoyo logístico requerido para su celebración.

El presente decreto rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta.

Dado en la Presidencia de la República.-San José, a los cuatro días del mes de diciembre del año dos mil ocho.