File Management Manual for the Maritime-Terrestrial Zone DepartmentManual Administración de Archivos del Departamento de Zona Marítimo Terrestre

in the entirety of the text - Complete Text of Norm 3 File Administration Manual for the Maritime-Terrestrial Zone Department Complete Text of act: C0885 ( NOTE FROM SINALEVI: By means of a notice published in Gaceta N° 216 of 07 November 2008, the Municipalidad de la Cruz po (Note from Sinalevi: By means of a notice published in Gaceta N° 216 of 07 November 2008, the Municipalidad de la Cruz, by Agreement N° 3-25 of regular session N° 25-2008, on 7 July 2008, approved "The Proposal for a Comprehensive ZMT Policy in the Municipalidad de la Cruz Guanacaste", together with the "Regulation for Concession Processing of the Zona Marítimo Terrestre", the "File Administration Manual for the Maritime-Terrestrial Zone Department" and the "Regulation for Processing Land-Use Permits in the Zona Marítimo Terrestre". These, through official letters FOE-SM-2383 and FOE-SM-2393, the Area Management of the Operational Audit Division of the Contraloría General de la República, forwarded in report DFOE-SM-117-2007, on the management of the Municipalidad de La Cruz, regarding the administration, planning, monitoring and protection of lands located in the Zona Marítimo Terrestre of the canton and DFOE-SM-119-2007 on the Punta Castilla Coastal Regulatory Plan and the concessions granted by the Municipalidad de La Cruz, outside the framework of the legal system. The texts of the approved regulations were published in Gaceta N° 217 of 10 November 2008. The File Administration Manual for the Maritime-Terrestrial Zone Department is transcribed).

MUNICIPALIDAD DE LA CRUZ MARITIME-TERRESTRIAL ZONE DEPARTMENT FILE ADMINISTRATION MANUAL Digital information of case files (expedientes) 1. Create a list of all the different Processes under the responsibility of the Maritime-Terrestrial Zone Department and assign a code to each one, in order to internally identify each proceeding or Process, such as:

PUS: Land-Use Permits (Permisos de Uso del Suelo): These are all the case files for applications for land-use permits (permiso de uso del suelo). There must be a separation between those in process and those already approved and in force.

PUS case files that are already approved must not be transferred to the Passive Case Files (Expedientes Pasivos) (PAS) archive because they must be followed up regarding the permit expiration period and for the collection of the occupancy fee (canon de ocupación). Therefore, they remain active case files.

CON: Concession Contracts (Contratos de Concesión): These are all the case files for concession applications. There must be a separation between those that are passive, in process, and those already approved and in force.

CON case files that are already approved must not be transferred to Passive Case Files (Expedientes Pasivos) (PAS) because they must be followed up regarding the contract expiration period, for the collection of the occupancy fee (canon de ocupación) and any other notification. Therefore, they remain active case files.

PLR: Regulatory Plans (Planes Reguladores): These are all the case files for regulatory plans that enter into processing at the municipality. PLR case files that are in process must be kept here, and those already approved must be transferred to the Passive Case Files (Expedientes Pasivos) (PAS) archive.

However, in the PLR archive there must be at least one drawer to store the regulations and sheets of the approved and in-force regulatory plans, as they will be used continuously for consultation. And within this drawer, the regulatory plans can be ordered, for example, by district or alphabetically.

OPS: Oppositions (Oposiciones): These are all the case files corresponding to the opposition proceeding by third parties against concession applications or other proceedings. Given that this Process arises as a result of another, OPS case files must be kept together with their respective originals (COM, PLR...), whether the OPS case file is still in process, has been approved or rejected. This is because the main proceeding is suspended while the opposition is resolved.

The OPS case file will be transferred to Passive Case Files (Expedientes Pasivos) (PAS) once the originating case file is also transferred to Passive Case Files.

Although OPS case files are always together with their respective originating case files, both case files must be kept linked. That is, a perpetually visible note must be kept in both folders clarifying that such OPS case file is related (originates from or corresponds) to such PUS, COM, PLR, etc. case file.

DES: Evictions (Desalojos): These are all the case files for evictions of squatters (precaristas) on lands undergoing concession or permit-of-use proceedings, initiated by complaints, municipal inspections, etc.

There must be a separation between those in process and those that have been resolved and executed, since the latter are transferred to Passive Case Files (Expedientes Pasivos) (PAS).

Each DES case file must be linked with the corresponding concession or land-use-permit case file, if any. That is, a perpetually visible note must be placed in the case file clarifying that such DES case file is related (originates from or corresponds) with such concession or land-use-permit application proceeding, and vice versa.

DEM: Demolitions (Demoliciones): These are all the case files for demolition of illegal constructions on lands undergoing concession or permit-of-use proceedings, initiated by complaints, municipal inspections, etc.

There must be a separation between those in process and those that have already been resolved and executed, since these latter are transferred to Passive Case Files (Expedientes Pasivos) (PAS).

Each DEM case file must be linked with the corresponding concession or land-use-permit case file, if any. That is, a perpetually visible note must be placed in the case file clarifying that such DEM demolition case file is related (originates from or corresponds) with such concession or land-use-permit application proceeding, and vice versa.

PAS: Passive Case Files (Expedientes Pasivos): These are all those case files that have undergone one or another proceeding before the municipality, but that have been rejected, annulled or are expired and therefore the case file had to be permanently closed. They must be separated by proceeding: PUS, CON, PLR, DES, DEM. And to identify the passive from the active ones, the acronym PAS must be added to the number under which the case file was processed.

That is, if a case file was processed with the number PLR-2015-2001, once this proceeding concludes and it is transferred to Passive Case Files (Expedientes Pasivos), the case file number will change to PLR-2015-2001-PAS. And in the digital sequential listing, the case file will be moved from the PLR digital archive to the PAS digital archive.

2. Once the Processes have been defined, an Excel file must be created, where each Process will be separated into a different Spreadsheet. Each Sheet will be given as a title the code corresponding to the proceeding or Process that will be managed in that Sheet.

3. For the purposes of information security, this digital file must be accessed with a password to which only the Department officials will have access. Said password must be changed with some regularity.

4. Each Spreadsheet within the Excel file will contain the following information in columns:

PROCEEDING (TRÁMITE): Identification code of the Process being given to each case file (PUS, CON, PLR, OPS, DES, DEM, PAS).

SEQUENTIAL NUMBER (CONSECUTIVO): Ordered list of numbers with at least three or four digits. No number will be repeated for each Process. That is, if the last concession application case file opened in 1999 was CON-3241-1999, the first concession case file of the following year will be CON-3242-2000. This, in order to keep a count of the case files that are being opened.

However, sequential numbers may repeat in different Processes. For example, PUS-1123-2000 and CON-1123-1996, or DES-2080-2001 and DEM-2080-2001.

YEAR (AÑO): Year in which a proceeding application accepted by the municipality is filed.

HOLDER (TITULAR): Name of the proceeding applicant. May be a natural or legal person. It is the same name indicated by the case file, the proceeding application form, the respective cadastral map or the occupant of the land under proceeding.

LOCATION (UBICACIÓN): Location of the land under proceeding.

STATUS (ESTADO): Status of the proceeding, which is described with the following acronyms, as the case may be: T (in process), S (suspended), A (approved), R (rejected), P (passive), AP, (approved and published), AE (approved and executed), (V) expired, F (finalized).

5. Likewise, new columns can be added or the suggested ones changed according to the department's needs. For example, one can be added to indicate the regulatory plan that corresponds to each proceeding, if this is information the department needs to keep in mind.

6. In each column in each Spreadsheet, a Filter (Data/Filter/Autofilter) will be inserted, which will be used to find information more quickly or to classify case files by specific groups within each Process.

7. Information will then begin to be entered into each of the Spreadsheets according to the corresponding Process, and will be kept up to date.

The case files (expedientes) 8. With the names of the defined processes and the assigned codes, each new case file resulting from the submission of a proceeding application by the individual and its respective acceptance by the municipality, will be assigned the code corresponding to the Process being requested (PUS, CON, PLR, OPS, DES, DEM, PAS) + the next available number in the respective sequential listing of the Excel file + the year the application was received.

For example, on 20 December 2007 the individual files before the Municipalidad de La Cruz a concession application. On 07 January 2008, the municipality reviews in detail the documentation received and, if it meets all the requirements, opens a case file and assigns it the number:

Thus, the proceeding can then be identified by the case file number and it will be easier to locate the case file in the filing cabinets.

9. With the case files opened and numbers assigned, the case file must then begin to be foliated (foliar), that is, each page must be numbered in order. For example, number 1 becomes the document that opens the case file.

Every new document that arrives at the Department as part of a proceeding must be stamped with the date received and the name of the official who receives it, then it must be filed in the respective case file and foliated following the corresponding numbering order.

The foliation (foliado) must be clear and neat, and always placed in the same location on the page. A Department stamp must be used with each new number, in order to certify that the numbering was effectively written by the Department official.

If the document needs to be resolved before being filed, it may remain outside as pending. But once resolved or responded to, it must be stored in the case file following the order of foliation.

Physical archives 10. When storing case files (expedientes) and for better handling thereof, it is recommended to place them in different filing cabinets according to the proceeding they carry. One may well have filing cabinets for each one of the Processes (and within, separate the case files that are in process from the approved ones), or have filing cabinets for case files in process, others for approved case files, and others for passive case files.

Two examples of how the filing cabinets can be administered are presented below.

Example 1:

Land-use permits (permisos de uso del suelo) - In process - Approved and in force Concession contracts (contratos de concesión) - In process + Oppositions (Oposiciones) - Approved and in force Regulatory plans (planes reguladores) - In process - Approved and in force - Official demarcations (amojonamientos oficiales) (this information can also be filed in folders (ampos), as will be explained at the end) Evictions (desalojos) - In process Demolitions (demoliciones) - In process Passive case files (expedientes pasivos) - Land-use permits (permisos de uso del suelo) (closed, rejected, expired, annulled case files) - Concession contracts (contratos de concesión) (closed, rejected, expired, annulled case files) - Regulatory plans (planes reguladores) (approved or closed case files) - Evictions (desalojos) (approved and executed, or closed case files) - Demolitions (demoliciones) (approved and executed, or closed case files) Example 2:

Case files in process (expedientes en trámite):

- Land-use permits (permisos de uso del suelo) - Concession contracts (contratos de concesión) + Oppositions (Oposiciones) - Regulatory plans (planes reguladores) - Evictions (desalojos) + Demolitions (demoliciones) Approved case files (expedientes aprobados):

- Land-use permits (permisos de uso del suelo) - Concession contracts (contratos de concesión) - Regulatory plans (planes reguladores) (regulations and official sheets) - Official demarcations (amojonamientos oficiales) (this information can also be filed in folders (ampos), as will be explained at the end) Passive case files (expedientes pasivos) - Land-use permits (permisos de uso del suelo) (closed, rejected, expired, annulled case files) - Concession contracts (contratos de concesión) (closed, rejected, expired, annulled case files) - Regulatory plans (planes reguladores) (approved or closed case files) - Evictions (desalojos) (approved and executed, or closed case files) - Demolitions (demoliciones) (approved and executed, or closed case files) 11. Having defined the administration of the case files (expedientes) and having an updated digital memory, each case file can then be arranged in its respective filing cabinet in numerical order.

Arrangement in numbering order and not alphabetical order is recommended to avoid having to shift case files each time new ones arrive.

12. Once all are arranged within the filing cabinets, an administration and monitoring system must be maintained, both for the case files and for any other documentation used and archived. For this, each time a case file is removed from the filing cabinets, a Log or Control must be kept where each case file that leaves and enters the filing cabinets is recorded.

The minimum information that must be managed in this Log is the following:

- Case file number (Número de expediente) - Case file name (Nombre del expediente) - Date of departure or loan of the case file - Name and signature of the person who receives it - Name of the person who hands it over - Date of entry or return of the case file - Name and signature of the person who receives it - Name of the person who hands it over Thus, the person or persons who handle the case files can be held responsible in case of loss or mistreatment.

13. For this, a book can be kept where that information is noted, or a computer template can be created from which several copies will be printed and kept near the filing cabinets, to be filled in by hand.

14. Another solution for the monitoring of case files (expedientes) and archives is to assign a single person in charge of administering the filing cabinets. That person will be the one who keeps the loan control and will ensure the return of case files and any other document handled in the archives, but if this person is not available, it will be the head of the ZMT office who takes charge of controlling these documents.

15. A final recommendation that facilitates the work of the Department regarding the administration of case files, is to place on the inside back cover of each case file in process a checklist (boleta) with the list of steps that correspond to the proceeding being carried out, so that the official fills it in by hand, as the proceeding advances, the steps that are being completed towards the approval of the process.

With this, there will be no need to study the case files every time it is necessary to know how the proceeding is progressing, since it facilitates its reading and understanding, especially for case files that have become complicated and have a lot of paperwork.

For example, the following form corresponding to the concession application proceeding is presented.

On the first line, the basic information of each case file is written: name, number, regulatory plan, and land uses (usos del suelo) that correspond to the land under proceeding.

Next, in the first column, the steps corresponding to the concession application proceeding are listed.

The second column is to identify with a "YES" the step completed satisfactorily or a "NO" if the step is already completed but the resolution is negative. If the step is still in process, the space is left blank and once completed, it will be marked "YES" or "NO", as appropriate. If the step does not apply to the case file in question, then it is marked "N/A". In this way, boxes will gradually be filled in as the proceeding progresses.

Finally, the third column corresponds to any type of information that might be necessary to complete the data, for example, the date or some observation.

At the end of the table there is another, larger box for general observations of the case file and one more where the relationships of this case file (PUS, CON, PLR) with others (OPS, DES, DEM) are indicated, just as indicated in point 1 for linking case files (expedientes).

In the previous table, the checklist (boleta) of a case file in process is shown. With this example, the following information can be obtained:

This concerns the company Inversiones Turísticas Cristal S. A., applicant for a concession for a land located in the (fictitious) Playa Soley Noreste Regulatory Plan and whose land uses (usos del suelo) correspond to Hotel Zone, Protection Zone, and Commercial Zone. The first step of submitting the concession application was satisfactorily completed (the date is indicated). The lot is not affected either totally or partially by the State's natural heritage and the respective certification from MINAE is already in hand. The map is in the cadastral process, but the final area of the lot is known as 5,845.20 m2. The field inspection has already been carried out and an edict was published (dates are indicated), the period for oppositions (oposiciones) ended and none was filed against this application, so no opposition had to be resolved. The appraisal by Tributación Directa is still in process. The land has constructions (2 houses and 1 warehouse), but these do not comply with legal opinion C-230-97 of the Procuraduría General de la República, so they are in the process of demolition, for which a separate case file was opened under number DEM-2059-99. The approval of a preliminary project by the ICT does not apply to this case. The rest of the steps are still pending.

As can be seen, from this checklist (boleta) sufficient general information about the case file is obtained, which avoids having to be constantly reviewing the folios to obtain any data.

Folders (ampos) 16. Folders (ampos) are very useful for documentation such as:

- In-force demarcations (amojonamientos) by the IGN - Declarations of tourist aptitude by the ICT - Published regulations of regulatory plans - Decrees, laws, regulations - Notifications, agreements, reports, pronouncements, official letters (oficios) and publications in La Gaceta that are related to the maritime-terrestrial zone ( zona marítimo-terrestre) or to the municipality.

Clearly identified folders (ampos) must be maintained where information is separated by topic. All this documentation must be kept in good condition because it is used for consultation by all municipal officials.

en la totalidad del texto - Texto Completo Norma 3 Manual Administración de Archivos Departamento de Zona Maritimo Terrestre Texto Completo acta: C0885 ( NOTA DEL SINALEVI: Mediante aviso publicado en la Gaceta N° 216 del 07 de noviembre del 2008, la Municipalidad de la Cruz po (Nota de Sinalevi: Mediante aviso publicado en la Gaceta N° 216 del 07 de noviembre del 2008, la Municipalidad de la Cruz por Acuerdo N° 3-25 de la sesión ordinaria N° 25-2008, que el día 7 de julio del 2008 aprobó " La Propuesta para una Política Integral de la ZMT en la Municipalidad de la Cruz Guanacaste", junto con el "Reglamento para el Trámite de Concesión de la Zona Marítimo Terrestre, el "Manual Administración de Archivos Departamento de Zona Marítimo Terrestre" y el "Reglamento para Tramitar Permisos de Usos del Suelo en la Zona Marítimo Terrestre". Las cuales mediante los oficios FOE-SM-2383 y FOE-SM-2393, la Gerencia de Área de la División de Fiscalización Operativa de la Contraloría General de la República, ha remitido en el informe DFOE-SM-117-2007, la gestión de la Municipalidad de La Cruz, referente a la administración, planificación, vigilancia y protección de los terrenos ubicados en la Zona Marítimo Terrestre del cantón y DFOE-SM-119-2007 sobre el Plan Regulador Costero de Punta Castilla y las concesiones otorgarlas por la Municipalidad de La Cruz, al margen de lo dispuesto por el ordenamiento jurídico. Los textos de los reglamentos aprobados fueron publicados en la Gaceta N° 217 de 10 de noviembre del 2008. Se trascribe el Manual Administración de Archivos Departamento de Zona Marítimo Terrestre).

MUNICIPALIDAD DE LA CRUZ DEPARTAMENTO DE ZONA MARÍTIMO-TERRESTRE MANUAL ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS Información digital de los expedientes 1. Crear un listado de todos los diferentes Procesos a cargo del Departamento de Zona Marítimo-Terrestre y asignar un código a cada uno, a fin de identificar internamente cada trámite o Proceso, como pueden ser:

PUS: Permisos de Uso del Suelo: Son todos los expedientes de solicitud de permiso de uso del suelo. Se debe separar los que están en trámite de los que ya están aprobados y vigentes.

Los expedientes PUS que ya están aprobados no deben pasarse al archivador de Expedientes Pasivos (PAS) porque se les debe dar seguimiento en cuanto al plazo de vencimiento del permiso y para el cobro del canon de ocupación. Por lo tanto, siguen siendo expedientes activos.

CON: Contratos de Concesión: Son todos los expedientes de solicitud de concesión. Se debe separar los que están en pasivos, trámite y los que ya están aprobados y vigentes.

Los expedientes CON que ya están aprobados no deben pasarse a Expedientes Pasivos (PAS) porque se les debe dar seguimiento en cuanto al plazo de vencimiento del contrato, para el cobro del canon de ocupación y otra cualquier notificación. Por lo tanto, siguen siendo PLR: Planes Reguladores: Son todos los expedientes de los planes reguladores que llegan a trámite a la municipalidad. Se debe mantener aquí los expedientes PLR que están en trámite, y los que ya están aprobados deben pasarse al archivador de Expedientes Pasivos (PAS).

Sin embargo, en el archivador de PLR se debe tener al menos una gaveta para guardar los reglamentos y láminas de los planes reguladores aprobados y vigentes, por cuanto se estarán utilizando continuamente para consulta. Y dentro de esta gaveta se puede ordenar los planes reguladores por ejemplo por distrito u orden alfabético.

OPS: Oposiciones: Son todos los las solicitudes de concesión u otro trámite. Dado que este Proceso nace como resultado de otro, se debe mantener los expedientes OPS junto a sendos originales (COM, PLR...), ya sea que el expediente OPS aún esté en trámite, se haya aprobado o rechazado. Esto, por cuanto el trámite principal se detiene mientras se resuelve la oposición.

El expediente OPS pasará a Expedientes Pasivos (PAS) una vez que el expediente de origen también pase a Pasivos.

Aunque los expedientes OPS siempre estén juntos con sus respectivos expedientes de origen, se debe mantener ambos siempre visible donde se aclare que tal expediente de OPS se relaciona (proviene o corresponde) con tal expediente PUS, COM, PLR, etc.

DES: Desalojos: Son todos los permiso de uso, que se inician por denuncias, inspecciones municipales, etc.

Se debe separar los que están en trámite de los que ya han sido resueltos y ejecutados, ya que estos últimos pasan a Expedientes Pasivos (PAS).

A cada expediente DES se le debe relacionar con el expediente de concesión o de permiso de uso que le corresponda, si tuviese. Es decir, debe hacerse en el expediente una nota siempre visible donde se aclare que tal expediente DES se relaciona (proviene o corresponde) con tal trámite de solicitud de concesión o permiso de uso del suelo, y viceversa.

DEM: Demoliciones: Son todos los de concesión o permiso de uso, que se inician por denuncias, inspecciones municipales etc.

Se debe separar los que están en trámite de los que ya han sido resueltos y ejecutados, ya que estos últimos pasan a Expedientes Pasivos (PAS).

A cada expediente DEM se le debe relacionar con el expediente de concesión o de permiso de uso que le corresponda, si tuviese. Es decir, debe hacerse en el expediente una nota siempre visible donde se aclare que tal expediente DEM de desalojo se relaciona (proviene o corresponde) con tal trámite de solicitud de concesión o permiso de uso del suelo, y viceversa.

PAS: Expedientes Pasivos: Son todos aquellos expedientes que han llevado ante la municipalidad uno u otro trámite, pero que han sido rechazados, anulados o están caducos y por lo tanto el PUS, CON, PLR, DES, DEM. Y para identificar los pasivos de los activos, se debe agregar las siglas PAS al número con que se tramitó el expediente.

Es decir, si se tramitó un expediente con el número PLR-2015-2001, una vez que este trámite finalice y se pase a Expedientes Pasivos, el número del expediente cambiará a PLR-2015-2001-PAS. Y en el consecutivo digital se trasladará el expediente del archivo digital PLR al archivo digital PAS.

2. Una vez que se tiene definidos los Procesos, se deberá crear un archivo en Excel, donde se separará cada Proceso en una Hoja de Cálculo aparte. A cada Hoja, se le pondrá como título el código que corresponde al trámite o Proceso que se manejará en esa Hoja.

3. Para efectos de seguridad de la información, este archivo digital se debe utilizar con una clave o password a la cual únicamente tendrán acceso los personeros del Departamento. Se debe estar cambiando dicha la clave cada con cierta regularidad.

4. Cada Hoja de Cálculo dentro del archivo en Excel contendrá la siguiente información en columnas:

TRÁMITE: Código de identificación del Proceso que se le está dando a cada expediente (PUS, CON, PLR, OPS, DES, DEM, PAS).

CONSECUTIVO: Lista ordenada de números con al menos tres o cuatro dígitos. Ningún número se repetirá para cada Proceso. Es decir, si el último expediente de solicitud de concesión abierto en 1999 fue el CON-3241-1999, el primer de llevar una cuenta de los expedientes que se irán abriendo.

Sin embargo, los consecutivos sí podrán repetirse en Procesos diferentes. Por ejemplo, PUS-1123-2000 y CON-1123-1996, ó DES-2080-2001 y DEM-2080-2001.

AÑO: Año en que se presenta una solicitud de trámite que ha sido aceptada por la municipalidad.

TITULAR: Nombre del solicitante de trámite. Puede ser persona física o jurídica. Es el mismo nombre que indica el catastro o el ocupante del terreno en trámite.

UBICACIÓN: Localización del terreno en trámite.

ESTADO: Estado del trámite, el cual se describe con las siguientes siglas, según sea el caso: T (en trámite), S (suspendido), A (aprobado), R (rechazado), P (pasivo), AP, (aprobado y publicado), AE (aprobado y ejecutado), (V) vencido, F (finalizado).

5. Asimismo, se puede agregar nuevas columnas o cambiar las sugeridas según sean las necesidades del departamento. Por ejemplo, se puede añadir una para indicar el plan regulador que corresponde a cada trámite, si es ésta información que el departamento necesita tener presente.

6. A cada columna en cada Hoja de Cálculo se le insertará un Filtro (Datos/Filtro/Autofiltro) que se utilizará para encontrar la información más rápidamente o para clasificar los 7. Se empezará entonces a ingresar información en cada una de las Hojas de Cálculo según el Proceso que corresponde, y se llevará al día.

Los expedientes 8. Con los nombres de los procesos definidos y los códigos asignados, a cada nuevo expediente resultado de la presentación de una solicitud de trámite por el administrado y su respectiva aceptación por parte de la municipalidad, se le asignará el código correspondiente al Proceso que se solicita (PUS, CON, PLR, OPS, DES, DEM, PAS) + el siguiente número disponible en el consecutivo respectivo del archivo en Excel + el año de recibida la solicitud.

Por ejemplo, el 20 de diciembre del año 2007 el administrado presenta ante la Municipalidad de La Cruz una solicitud de concesión. El 07 de enero del 2008, la municipalidad revisa con detalle la documentación recibida y si cumple con la totalidad de los requisitos, abre un expediente y le asigna el número:

Así, se puede entonces identificar el trámite por el número del expediente y será más fácil de localizar el 9. Con los expedientes abiertos y números asignados, se debe entonces comenzar a foliar el expediente, es decir, numerar cada página en orden. Por ejemplo, la número 1 viene a ser el documento que abre el expediente.

Todo nuevo documento que llegue al Departamento como parte de un trámite, debe sellarse con fecha de recibido y nombre del funcionario que recibe, luego debe archivarse en el expediente respectivo y foliarlo siguiendo el orden de numeración que corresponde.

El foliado debe ser claro y limpio, y ubicarse siempre en el mismo lugar de la hoja. Se debe utilizar un sello del Departamento con cada nuevo número, a fin de respaldar que la numeración haya efectivamente sido escrita por el funcionario del Departamento.

Si se necesita resolver el documento antes de archivarse, este podrá permanecer fuera como pendiente. Pero una vez resuelto o contestado, deberá guardarse en el expediente siguiendo el orden del foliado.

Archivos físicos 10. A la hora de guardar los expedientes y para un mejor manejo de los mismos, se recomienda colocarlos en archivadores diferentes según el trámite que llevan. Bien puede tenerse archivadores para cada uno de los Procesos (y dentro separar los expedientes que están en trámite de los aprobados), o tener archivadores para expedientes en trámite, otros para Se expone a continuación dos ejemplos de cómo se pueden administrar los archivadores.

Ejemplo 1:

Permisos de uso del suelo - En trámite - Aprobados y vigentes Contratos de concesión - En trámite + Oposiciones - Aprobados y vigentes Planes reguladores - En trámite - Aprobados y vigentes - Amojonamientos oficiales (esta información igualmente puede archivarse en ampos, como se explicará al final) Desalojos - En trámite Demoliciones - En trámite - Permisos de uso del suelo (expedientes cerrados, rechazados, vencidos, anulados) - Contratos de concesión (expedientes cerrados, rechazados, vencidos, anulados) - Planes reguladores (expedientes aprobados o cerrados) - Desalojos (expedientes aprobados y ejecutados, o cerrados) - Demoliciones (expedientes aprobados y ejecutados, o cerrados) Ejemplo 2:

- Permisos de uso del suelo - Contratos de concesión + Oposiciones - Planes reguladores - Desalojos + Demoliciones - Permisos de uso del suelo - Contratos de concesión - Planes reguladores (reglamentos y láminas oficiales) - Amojonamientos oficiales (esta información igualmente puede archivarse en ampos, como se explicará al final) - Permisos de uso del suelo (expedientes cerrados, rechazados, vencidos, anulados) - Contratos de concesión (expedientes cerrados, rechazados, vencidos, anulados) - Planes reguladores (expedientes aprobados o cerrados) - Desalojos (expedientes aprobados y ejecutados, o cerrados) - Demoliciones (expedientes aprobados y ejecutados, o cerrados) 11. Teniendo definida la administración de los expedientes y contando con una memoria digital actualizada, se podrá entonces acomodar cada Se recomienda el acomodo en orden de numeración y no alfabético para evitar estar corriendo expedientes cada vez que entran nuevos.

12. Una vez que todos estén acomodados dentro de los archivadores, se debe mantener un sistema de administración y vigilancia, tanto de los expedientes como de cualquier otra documentación que se use archivada. Para esto, cada vez que se saque un expediente de los archivadores, se debe llevar un Diario o Control donde se vaya anotando cada expediente que sale y entra de los archivadores.

La información que como mínimo se debe manejar en ese Diario es la siguiente:

- Número de expediente - Nombre del expediente - Fecha de salida o préstamo del expediente - Nombre y firma de quien lo recibe - Nombre de quien lo entrega - Fecha de entrada o devolución del expediente - Nombre y firma de quien lo recibe - Nombre de quien lo entrega Así, se puede responsabilizar a quien o quienes manipulen los expedientes en caso de pérdida o maltrato.

13. Para esto, se puede llevar un libro donde se apunte esa información, o bien, se puede crear un machote en cómputo del cual se imprimirá varias copias que se mantendrán cerca de los archivadores, para ser llenadas a mano.

14. Otra solución para la vigilancia de los los archivadores. Esa persona será quien lleve el control de préstamo y velará por la devolución de los expedientes y cualquier otro documento que se maneje en los archivos, pero en caso de disponer de esta persona será el jefe de la oficina de ZMT el que se encargue del control de estos documentos.

15. Una última recomendación que facilita el trabajo del Departamento en cuanto a la administración de los expedientes, es que se coloque en la contraportada de cada expediente en trámite una boleta con la lista de pasos que corresponden al trámite que está llevando, de modo que el funcionario vaya llenado a mano, conforme avanza el trámite, los pasos que se van cumpliendo en vías de aprobación de la gestión.

Con esto, no habrá que estar estudiando los facilita su lectura y comprensión, especialmente para expedientes que se han complicado y tienen mucha papelería.

Por ejemplo, se presenta el siguiente formulario que corresponde al trámite de solicitud de concesión.

En la primera línea se escribe la información básica de cada expediente: nombre, número, plan regulador y usos del suelo que corresponden al terreno en trámite.

Seguidamente, en la primera columna se lista los pasos que corresponden al trámite de solicitud de concesión.

La segunda columna es para identificar con un "SÍ" el paso finiquitado satisfactoriamente o un "NO" si el paso ya está cumplido pero la resolución es negativa. Si el paso aún está en trámite, se deja el espacio en blanco y una vez completado, se marcará "SÍ" o "NO", según corresponda. Si el paso no aplica para el expediente en cuestión, entonces se marca "N/A". De este modo poco a poco se irán llenando las casillas conforme el trámite avance.

Finalmente, la tercera columna corresponde a cualquier tipo de información que pudiera ser necesaria para completar el dato, por ejemplo, la fecha o alguna observación.

Al final del cuadro existe otra casilla más grande para observaciones generales del expediente y una más donde se indica las relaciones de este expediente (PUS, CON, PLR) con otros (OPS, DES, DEM), tal y como se indicó en el punto 1 para relacionar expedientes.

En el cuadro anterior, se muestra la boleta de un expediente en trámite. Con este ejemplo se puede obtener la siguiente información:

Se trata de la sociedad Inversiones Turísticas Cristal S. A., solicitante de concesión por un terreno ubicado en el (ficticio) Plan Regulador de Playa Soley Noreste y cuyos usos del suelo corresponden a Zona Hotelera, Zona de Protección y Zona Comercial. El primer paso de la presentación de la solicitud de concesión fue cumplido satisfactoriamente (se indica la fecha). El lote no está afectado ni total ni parcialmente por el patrimonio natural del Estado y ya se tiene la respectiva certificación del MINAE. El plano está en trámite de catastro, pero se tiene el área final del lote por 5.845,20 m2. Ya se realizó la inspección de campo y se publicó un edicto (se indican fechas), finalizó el plazo para oposiciones y no se presentó ninguna contra esta solicitud, por lo que no se tuvo que resolver ninguna oposición. El avalúo de Tributación Directa aún está en trámite. El terreno tiene construcciones (2 casas y 1 bodega), pero estas no se ajustan al dictamen C-230-97 de la Procuraduría General de la República, por lo que están en trámite de demolición, para lo cual se abrió un expediente aparte con el número DEM-2059-99. La aprobación de un anteproyecto por parte del ICT no aplica para este caso. El resto de los pasos aún están pendientes.

Como se puede ver, de esta boleta se obtiene información general suficiente sobre el expediente, lo cual evita tener que estar revisando los folios constantemente para obtener algún dato.

Ampos 16. Los ampos son muy útiles para documentación como:

- Amojonamientos vigentes del IGN - Declaratorias de aptitud turística por el ICT - Reglamentos publicados de planes reguladores - Decretos, leyes, reglamentos - Notificaciones, acuerdos, informes, pronunciamientos, oficios y publicaciones en La Gaceta que tengan que ver con la zona marítimo-terrestre o con la municipalidad.

Se debe mantener ampos claramente identificados en donde se separe la información por temas. Toda esta documentación debe mantenerse en buen estado porque se utiliza para consulta de todos los funcionarios municipales.