Archives Administration Manual for the Maritime-Terrestrial Zone DepartmentManual Administración de Archivos Departamento de Zona Marítimo Terrestre

in the entirety of the text - Complete Text of Regulation 3 File Management Manual Department of the Maritime-Terrestrial Zone Complete Text record: C0885 ( NOTE FROM SINALEVI: By means of notice published in La Gaceta N° 216 of November 7, 2008, the Municipality of La Cruz po (Note from Sinalevi: By means of notice published in La Gaceta N° 216 of November 7, 2008, the Municipality of La Cruz, through Agreement N° 3-25 of regular session N° 25-2008, on July 7, 2008, approved "The Proposal for a Comprehensive Policy for the ZMT at the Municipality of La Cruz Guanacaste," together with the "Regulations for the Concession Procedure of the Maritime-Terrestrial Zone," the "File Management Manual Department of the Maritime-Terrestrial Zone," and the "Regulations for Processing Land Use Permits in the Maritime-Terrestrial Zone." These were referred by the Area Management of the Operational Oversight Division of the General Comptroller's Office of the Republic, in report DFOE-SM-117-2007, regarding the management of the Municipality of La Cruz concerning the administration, planning, surveillance, and protection of lands located in the Maritime-Terrestrial Zone of the canton, and DFOE-SM-119-2007 regarding the Punta Castilla Coastal Regulatory Plan and the concessions granted by the Municipality of La Cruz outside the provisions of the legal system. The texts of the approved regulations were published in La Gaceta N° 217 of November 10, 2008. The File Management Manual Department of the Maritime-Terrestrial Zone is transcribed).

MUNICIPALITY OF LA CRUZ DEPARTMENT OF THE MARITIME-TERRESTRIAL ZONE FILE MANAGEMENT MANUAL Digital information of the files (expedientes) 1. Create a list of all the different Processes managed by the Department of the Maritime-Terrestrial Zone and assign a code to each, in order to internally identify each procedure or Process, such as:

PUS: Land Use Permits (Permisos de Uso del Suelo): These are all the files for land use permit applications. Files in process must be separated from those already approved and in force.

PUS files that are already approved must not be moved to the Inactive Files (Expedientes Pasivos, PAS) cabinet because they must be followed up regarding the permit expiration date and for the collection of the occupancy fee (canon de ocupación). Therefore, they remain active files.

CON: Concession Contracts (Contratos de Concesión): These are all the files for concession applications. A separation must be made between inactive ones, those in process, and those already approved and in force.

CON files that are already approved must not be moved to Inactive Files (PAS) because they must be followed up regarding the contract expiration date, for the collection of the occupancy fee, and any other notification. Therefore, they remain active files.

PLR: Regulatory Plans (Planes Reguladores): These are all the files for regulatory plans submitted to the municipality for processing. The PLR files that are in process must be kept here, and those already approved must be moved to the Inactive Files (PAS) cabinet.

However, the PLR filing cabinet must have at least one drawer to store the regulations and maps of the approved and in-force regulatory plans, since they will be continuously used for consultation. And within this drawer, the regulatory plans can be ordered, for example, by district or alphabetically.

OPS: Oppositions (Oposiciones): These are all the files corresponding to the opposition procedure by third parties against concession applications or other procedures. Given that this Process arises as a result of another, the OPS files must be kept together with their respective originals (COM, PLR...), whether the OPS file is still in process, has been approved, or has been rejected. This is because the main procedure is suspended while the opposition is resolved.

The OPS file will move to Inactive Files (PAS) once the originating file also moves to Inactive.

Although the OPS files are always kept together with their respective originating files, both files must remain linked. That is, a clearly visible note must be kept in both folders clarifying that such OPS file is related to (originates from or corresponds to) such PUS, COM, PLR file, etc.

DES: Evictions (Desalojos): These are all the files for eviction of squatters (precaristas) on lands under concession or land use permit (permiso de uso) proceedings, initiated by complaints, municipal inspections, etc.

A separation must be made between those in process and those already resolved and executed, as the latter move to Inactive Files (PAS).

Each DES file must be linked with the corresponding concession or land use permit file, if it exists. That is, a clearly visible note must be made in the file clarifying that such DES file is related to (originates from or corresponds to) such concession or land use permit application procedure, and vice versa.

DEM: Demolitions (Demoliciones): These are all the files for demolition of illegal constructions on lands under concession or land use permit proceedings, initiated by complaints, municipal inspections, etc.

A separation must be made between those in process and those already resolved and executed, as the latter move to Inactive Files (PAS).

Each DEM file must be linked with the corresponding concession or land use permit file, if it exists. That is, a clearly visible note must be made in the file clarifying that such DEM demolition file is related to (originates from or corresponds to) such concession or land use permit application procedure, and vice versa.

PAS: Inactive Files (Expedientes Pasivos): These are all those files that underwent one or another procedure before the municipality but were rejected, annulled, or are expired, and therefore the file should have been irreversibly closed. They must be separated by procedure: PUS, CON, PLR, DES, DEM. And to identify the inactive ones from the active ones, the acronym PAS must be added to the number under which the file was processed.

That is, if a file was processed with the number PLR-2015-2001, once this procedure concludes and it moves to Inactive Files, the file number will change to PLR-2015-2001-PAS. And in the digital sequential list, the file will be transferred from the digital PLR archive to the digital PAS archive.

2. Once the Processes are defined, an Excel file must be created, where each Process will be separated into a separate Spreadsheet. Each Sheet will be titled with the code corresponding to the procedure or Process that will be managed in that Sheet.

3. For information security purposes, this digital file must be used with a password to which only the Department's personnel will have access. Said password must be changed with certain regularity.

4. Each Spreadsheet within the Excel file will contain the following information in columns:

PROCEDURE (TRÁMITE): Identification code of the Process being applied to each file (PUS, CON, PLR, OPS, DES, DEM, PAS).

SEQUENTIAL NUMBER (CONSECUTIVO): Ordered list of numbers with at least three or four digits. No number will be repeated for each Process. That is, if the last concession application file opened in 1999 was CON-3241-1999, the first concession file of the following year will be CON-3242-2000. This is to keep a count of the files that will be opened.

However, sequential numbers may repeat across different Processes. For example, PUS-1123-2000 and CON-1123-1996, or DES-2080-2001 and DEM-2080-2001.

YEAR (AÑO): Year in which a procedure application accepted by the municipality is submitted.

TITLEHOLDER (TITULAR): Name of the procedure applicant. This can be a natural or legal person. It is the same name indicated on the file, the procedure application form, the respective cadastral map, or the occupant of the land under procedure.

LOCATION (UBICACIÓN): Location of the land under procedure.

STATUS (ESTADO): Status of the procedure, described with the following acronyms, as applicable: T (in process), S (suspended), A (approved), R (rejected), P (inactive), AP (approved and published), AE (approved and executed), (V) expired, F (finalized).

5. Likewise, new columns can be added or the suggested ones changed according to the department's needs. For example, one can be added to indicate the regulatory plan corresponding to each procedure, if this is information the department needs to have available.

6. A Filter (Data/Filter/AutoFilter) will be inserted into each column of each Spreadsheet, which will be used to find information more quickly or to classify files by specific groups within each Process.

7. Information input will then begin in each of the Spreadsheets according to the corresponding Process, and will be kept up to date.

The Files (expedientes) 8. With the defined process names and assigned codes, each new file resulting from the submission of a procedure application by the administrated party and its respective acceptance by the municipality will be assigned the code corresponding to the Process requested (PUS, CON, PLR, OPS, DES, DEM, PAS) + the next available number in the respective sequential list in the Excel file + the year the application was received.

For example, on December 20, 2007, the administrated party submits a concession application to the Municipality of La Cruz. On January 7, 2008, the municipality reviews the documentation received in detail, and if it meets all the requirements, opens a file and assigns the number:

Thus, the procedure can then be identified by the file number, and it will be easier to locate the file in the filing cabinets.

9. With the files opened and numbers assigned, foliation of the file must then begin, that is, numbering each page in order. For example, page number 1 becomes the document that opens the file.

Every new document arriving at the Department as part of a procedure must be stamped with the date received and the name of the receiving official, then it must be filed in the respective file and foliated following the corresponding numbering order.

The foliation must be clear and neat, and always located in the same place on the page. A Department stamp must be used with each new number, to support that the numbering was indeed written by the Department official.

If the document needs to be resolved before being filed, it may remain outside as pending. But once resolved or answered, it must be placed in the file following the foliation order.

Physical Archives 10. When storing files and for better management thereof, it is recommended to place them in different filing cabinets according to the procedure they are undergoing. One may well have filing cabinets for each of the Processes (and within, separate the files in process from those approved), or have filing cabinets for files in process, others for approved files, and others for inactive files.

Two examples of how to manage the filing cabinets are presented below.

Example 1:

Land use permits (Permisos de uso del suelo) - In process - Approved and in force Concession contracts (Contratos de concesión) - In process + Oppositions - Approved and in force Regulatory plans (Planes reguladores) - In process - Approved and in force - Official demarcations (amojonamientos oficiales) (this information may also be filed in binders (ampos), as will be explained at the end) Evictions (Desalojos) - In process Demolitions (Demoliciones) - In process Inactive files (Expedientes pasivos) - Land use permits (closed, rejected, expired, annulled files) - Concession contracts (closed, rejected, expired, annulled files) - Regulatory plans (approved or closed files) - Evictions (approved and executed, or closed files) - Demolitions (approved and executed, or closed files) Example 2:

Files in process:

- Land use permits - Concession contracts + Oppositions - Regulatory plans - Evictions + Demolitions Approved files:

- Land use permits - Concession contracts - Regulatory plans (official regulations and maps) - Official demarcations (this information may also be filed in binders (ampos), as will be explained at the end) Inactive files - Land use permits (closed, rejected, expired, annulled files) - Concession contracts (closed, rejected, expired, annulled files) - Regulatory plans (approved or closed files) - Evictions (approved and executed, or closed files) - Demolitions (approved and executed, or closed files) 11. Having defined the file administration and having an updated digital record, each file can then be arranged in its respective filing cabinet in numerical order.

Arrangement in numerical rather than alphabetical order is recommended to avoid having to shift files each time new ones arrive.

12. Once all are arranged inside the filing cabinets, an administration and surveillance system must be maintained, both for the files and for any other archived documentation used. For this, every time a file is taken out of the cabinets, a Log or Control must be kept where each file leaving and entering the cabinets is noted down.

The minimum information to be managed in that Log is as follows:

- File number - File name - Date of file checkout or loan - Name and signature of the person receiving it - Name of the person delivering it - Date of file check-in or return - Name and signature of the person receiving it - Name of the person delivering it Thus, the person or persons handling the files can be held responsible in case of loss or mistreatment.

13. For this, a book can be kept where that information is written down, or a computer template can be created from which several copies will be printed and kept near the filing cabinets, to be filled in by hand.

14. Another solution for surveillance of files and archives is to assign a single person responsible for managing the filing cabinets. That person will be the one who keeps the loan control and will oversee the return of the files and any other document handled in the archives. However, if this person is unavailable, the head of the ZMT office will be in charge of controlling these documents.

15. A final recommendation that facilitates the Department's work regarding file administration is to place a control slip inside the back cover of each file in process, with the list of steps corresponding to the procedure it is undergoing, so that the official can fill in by hand, as the procedure progresses, the steps that are being completed towards the approval of the application.

With this, it will not be necessary to study the files every time one needs to know the progress of the procedure, as it facilitates reading and understanding, especially for files that have become complicated and have a lot of paperwork.

For example, the following form corresponding to the concession application procedure is presented.

On the first line, the basic information of each file is written: name, number, regulatory plan, and land uses corresponding to the land under procedure.

Next, in the first column, the steps corresponding to the concession application procedure are listed.

The second column is for identifying with a "YES" the step satisfactorily completed, or a "NO" if the step has been fulfilled but the resolution is negative. If the step is still in process, the space is left blank, and once completed, it will be marked "YES" or "NO," as appropriate. If the step does not apply to the file in question, then "N/A" is marked. In this way, the boxes will be filled in little by little as the procedure progresses.

Finally, the third column corresponds to any type of information that might be necessary to complete the data, for example, the date or some observation.

At the end of the table, there is another, larger box for general observations on the file, and another one indicating the relationships of this file (PUS, CON, PLR) with others (OPS, DES, DEM), as indicated in point 1 for linking files.

In the table above, the control slip for a file in process is shown. With this example, the following information can be obtained:

This concerns the company Inversiones Turísticas Cristal S. A., applicant for a concession for land located in the (fictitious) Playa Soley Noreste Regulatory Plan, and whose land uses correspond to Hotel Zone, Protection Zone, and Commercial Zone. The first step of the concession application presentation was satisfactorily completed (date indicated). The lot is not affected, either totally or partially, by the natural heritage of the State, and the respective MINAE certification is already available. The map is in the cadastre procedure, but the final area of the lot is available at 5,845.20 m2. The field inspection was already carried out, and an edict was published (dates indicated). The period for oppositions ended, and none were filed against this application, so no opposition had to be resolved. The appraisal from Direct Taxation is still in process. The land has constructions (2 houses and 1 warehouse), but these do not conform to legal opinion C-230-97 of the General Attorney's Office of the Republic, so they are undergoing demolition proceedings, for which a separate file was opened under the number DEM-2059-99. Approval of a preliminary project by the ICT does not apply for this case. The remaining steps are still pending.

As can be seen, sufficient general information about the file is obtained from this slip, which avoids having to constantly review the folios to obtain any data.

Binders (Ampos) 16. Binders (ampos) are very useful for documentation such as:

- Current official demarcations (amojonamientos) by the IGN - Declarations of tourist suitability by the ICT - Published regulations of regulatory plans - Decrees, laws, regulations - Notifications, agreements, reports, pronouncements, official letters (oficios), and publications in La Gaceta related to the maritime-terrestrial zone or the municipality.

Clearly identified binders must be maintained, where information is separated by topic. All this documentation must be kept in good condition because it is used for consultation by all municipal officials.

en la totalidad del texto - Texto Completo Norma 3 Manual Administración de Archivos Departamento de Zona Maritimo Terrestre Texto Completo acta: C0885 ( NOTA DEL SINALEVI: Mediante aviso publicado en la Gaceta N° 216 del 07 de noviembre del 2008, la Municipalidad de la Cruz po (Nota de Sinalevi: Mediante aviso publicado en la Gaceta N° 216 del 07 de noviembre del 2008, la Municipalidad de la Cruz por Acuerdo N° 3-25 de la sesión ordinaria N° 25-2008, que el día 7 de julio del 2008 aprobó " La Propuesta para una Política Integral de la ZMT en la Municipalidad de la Cruz Guanacaste", junto con el "Reglamento para el Trámite de Concesión de la Zona Marítimo Terrestre, el "Manual Administración de Archivos Departamento de Zona Marítimo Terrestre" y el "Reglamento para Tramitar Permisos de Usos del Suelo en la Zona Marítimo Terrestre". Las cuales mediante los oficios FOE-SM-2383 y FOE-SM-2393, la Gerencia de Área de la División de Fiscalización Operativa de la Contraloría General de la República, ha remitido en el informe DFOE-SM-117-2007, la gestión de la Municipalidad de La Cruz, referente a la administración, planificación, vigilancia y protección de los terrenos ubicados en la Zona Marítimo Terrestre del cantón y DFOE-SM-119-2007 sobre el Plan Regulador Costero de Punta Castilla y las concesiones otorgarlas por la Municipalidad de La Cruz, al margen de lo dispuesto por el ordenamiento jurídico. Los textos de los reglamentos aprobados fueron publicados en la Gaceta N° 217 de 10 de noviembre del 2008. Se trascribe el Manual Administración de Archivos Departamento de Zona Marítimo Terrestre).

MUNICIPALIDAD DE LA CRUZ DEPARTAMENTO DE ZONA MARÍTIMO-TERRESTRE MANUAL ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS Información digital de los expedientes 1. Crear un listado de todos los diferentes Procesos a cargo del Departamento de Zona Marítimo-Terrestre y asignar un código a cada uno, a fin de identificar internamente cada trámite o Proceso, como pueden ser:

PUS: Permisos de Uso del Suelo: Son todos los expedientes de solicitud de permiso de uso del suelo. Se debe separar los que están en trámite de los que ya están aprobados y vigentes.

Los expedientes PUS que ya están aprobados no deben pasarse al archivador de Expedientes Pasivos (PAS) porque se les debe dar seguimiento en cuanto al plazo de vencimiento del permiso y para el cobro del canon de ocupación. Por lo tanto, siguen siendo expedientes activos.

CON: Contratos de Concesión: Son todos los expedientes de solicitud de concesión. Se debe separar los que están en pasivos, trámite y los que ya están aprobados y vigentes.

Los expedientes CON que ya están aprobados no deben pasarse a Expedientes Pasivos (PAS) porque se les debe dar seguimiento en cuanto al plazo de vencimiento del contrato, para el cobro del canon de ocupación y otra cualquier notificación. Por lo tanto, siguen siendo PLR: Planes Reguladores: Son todos los expedientes de los planes reguladores que llegan a trámite a la municipalidad. Se debe mantener aquí los expedientes PLR que están en trámite, y los que ya están aprobados deben pasarse al archivador de Expedientes Pasivos (PAS).

Sin embargo, en el archivador de PLR se debe tener al menos una gaveta para guardar los reglamentos y láminas de los planes reguladores aprobados y vigentes, por cuanto se estarán utilizando continuamente para consulta. Y dentro de esta gaveta se puede ordenar los planes reguladores por ejemplo por distrito u orden alfabético.

OPS: Oposiciones: Son todos los las solicitudes de concesión u otro trámite. Dado que este Proceso nace como resultado de otro, se debe mantener los expedientes OPS junto a sendos originales (COM, PLR...), ya sea que el expediente OPS aún esté en trámite, se haya aprobado o rechazado. Esto, por cuanto el trámite principal se detiene mientras se resuelve la oposición.

El expediente OPS pasará a Expedientes Pasivos (PAS) una vez que el expediente de origen también pase a Pasivos.

Aunque los expedientes OPS siempre estén juntos con sus respectivos expedientes de origen, se debe mantener ambos siempre visible donde se aclare que tal expediente de OPS se relaciona (proviene o corresponde) con tal expediente PUS, COM, PLR, etc.

DES: Desalojos: Son todos los permiso de uso, que se inician por denuncias, inspecciones municipales, etc.

Se debe separar los que están en trámite de los que ya han sido resueltos y ejecutados, ya que estos últimos pasan a Expedientes Pasivos (PAS).

A cada expediente DES se le debe relacionar con el expediente de concesión o de permiso de uso que le corresponda, si tuviese. Es decir, debe hacerse en el expediente una nota siempre visible donde se aclare que tal expediente DES se relaciona (proviene o corresponde) con tal trámite de solicitud de concesión o permiso de uso del suelo, y viceversa.

DEM: Demoliciones: Son todos los de concesión o permiso de uso, que se inician por denuncias, inspecciones municipales etc.

Se debe separar los que están en trámite de los que ya han sido resueltos y ejecutados, ya que estos últimos pasan a Expedientes Pasivos (PAS).

A cada expediente DEM se le debe relacionar con el expediente de concesión o de permiso de uso que le corresponda, si tuviese. Es decir, debe hacerse en el expediente una nota siempre visible donde se aclare que tal expediente DEM de desalojo se relaciona (proviene o corresponde) con tal trámite de solicitud de concesión o permiso de uso del suelo, y viceversa.

PAS: Expedientes Pasivos: Son todos aquellos expedientes que han llevado ante la municipalidad uno u otro trámite, pero que han sido rechazados, anulados o están caducos y por lo tanto el PUS, CON, PLR, DES, DEM. Y para identificar los pasivos de los activos, se debe agregar las siglas PAS al número con que se tramitó el expediente.

Es decir, si se tramitó un expediente con el número PLR-2015-2001, una vez que este trámite finalice y se pase a Expedientes Pasivos, el número del expediente cambiará a PLR-2015-2001-PAS. Y en el consecutivo digital se trasladará el expediente del archivo digital PLR al archivo digital PAS.

2. Una vez que se tiene definidos los Procesos, se deberá crear un archivo en Excel, donde se separará cada Proceso en una Hoja de Cálculo aparte. A cada Hoja, se le pondrá como título el código que corresponde al trámite o Proceso que se manejará en esa Hoja.

3. Para efectos de seguridad de la información, este archivo digital se debe utilizar con una clave o password a la cual únicamente tendrán acceso los personeros del Departamento. Se debe estar cambiando dicha la clave cada con cierta regularidad.

4. Cada Hoja de Cálculo dentro del archivo en Excel contendrá la siguiente información en columnas:

TRÁMITE: Código de identificación del Proceso que se le está dando a cada expediente (PUS, CON, PLR, OPS, DES, DEM, PAS).

CONSECUTIVO: Lista ordenada de números con al menos tres o cuatro dígitos. Ningún número se repetirá para cada Proceso. Es decir, si el último expediente de solicitud de concesión abierto en 1999 fue el CON-3241-1999, el primer de llevar una cuenta de los expedientes que se irán abriendo.

Sin embargo, los consecutivos sí podrán repetirse en Procesos diferentes. Por ejemplo, PUS-1123-2000 y CON-1123-1996, ó DES-2080-2001 y DEM-2080-2001.

AÑO: Año en que se presenta una solicitud de trámite que ha sido aceptada por la municipalidad.

TITULAR: Nombre del solicitante de trámite. Puede ser persona física o jurídica. Es el mismo nombre que indica el catastro o el ocupante del terreno en trámite.

UBICACIÓN: Localización del terreno en trámite.

ESTADO: Estado del trámite, el cual se describe con las siguientes siglas, según sea el caso: T (en trámite), S (suspendido), A (aprobado), R (rechazado), P (pasivo), AP, (aprobado y publicado), AE (aprobado y ejecutado), (V) vencido, F (finalizado).

5. Asimismo, se puede agregar nuevas columnas o cambiar las sugeridas según sean las necesidades del departamento. Por ejemplo, se puede añadir una para indicar el plan regulador que corresponde a cada trámite, si es ésta información que el departamento necesita tener presente.

6. A cada columna en cada Hoja de Cálculo se le insertará un Filtro (Datos/Filtro/Autofiltro) que se utilizará para encontrar la información más rápidamente o para clasificar los 7. Se empezará entonces a ingresar información en cada una de las Hojas de Cálculo según el Proceso que corresponde, y se llevará al día.

Los expedientes 8. Con los nombres de los procesos definidos y los códigos asignados, a cada nuevo expediente resultado de la presentación de una solicitud de trámite por el administrado y su respectiva aceptación por parte de la municipalidad, se le asignará el código correspondiente al Proceso que se solicita (PUS, CON, PLR, OPS, DES, DEM, PAS) + el siguiente número disponible en el consecutivo respectivo del archivo en Excel + el año de recibida la solicitud.

Por ejemplo, el 20 de diciembre del año 2007 el administrado presenta ante la Municipalidad de La Cruz una solicitud de concesión. El 07 de enero del 2008, la municipalidad revisa con detalle la documentación recibida y si cumple con la totalidad de los requisitos, abre un expediente y le asigna el número:

Así, se puede entonces identificar el trámite por el número del expediente y será más fácil de localizar el 9. Con los expedientes abiertos y números asignados, se debe entonces comenzar a foliar el expediente, es decir, numerar cada página en orden. Por ejemplo, la número 1 viene a ser el documento que abre el expediente.

Todo nuevo documento que llegue al Departamento como parte de un trámite, debe sellarse con fecha de recibido y nombre del funcionario que recibe, luego debe archivarse en el expediente respectivo y foliarlo siguiendo el orden de numeración que corresponde.

El foliado debe ser claro y limpio, y ubicarse siempre en el mismo lugar de la hoja. Se debe utilizar un sello del Departamento con cada nuevo número, a fin de respaldar que la numeración haya efectivamente sido escrita por el funcionario del Departamento.

Si se necesita resolver el documento antes de archivarse, este podrá permanecer fuera como pendiente. Pero una vez resuelto o contestado, deberá guardarse en el expediente siguiendo el orden del foliado.

Archivos físicos 10. A la hora de guardar los expedientes y para un mejor manejo de los mismos, se recomienda colocarlos en archivadores diferentes según el trámite que llevan. Bien puede tenerse archivadores para cada uno de los Procesos (y dentro separar los expedientes que están en trámite de los aprobados), o tener archivadores para expedientes en trámite, otros para Se expone a continuación dos ejemplos de cómo se pueden administrar los archivadores.

Ejemplo 1:

Permisos de uso del suelo - En trámite - Aprobados y vigentes Contratos de concesión - En trámite + Oposiciones - Aprobados y vigentes Planes reguladores - En trámite - Aprobados y vigentes - Amojonamientos oficiales (esta información igualmente puede archivarse en ampos, como se explicará al final) Desalojos - En trámite Demoliciones - En trámite - Permisos de uso del suelo (expedientes cerrados, rechazados, vencidos, anulados) - Contratos de concesión (expedientes cerrados, rechazados, vencidos, anulados) - Planes reguladores (expedientes aprobados o cerrados) - Desalojos (expedientes aprobados y ejecutados, o cerrados) - Demoliciones (expedientes aprobados y ejecutados, o cerrados) Ejemplo 2:

- Permisos de uso del suelo - Contratos de concesión + Oposiciones - Planes reguladores - Desalojos + Demoliciones - Permisos de uso del suelo - Contratos de concesión - Planes reguladores (reglamentos y láminas oficiales) - Amojonamientos oficiales (esta información igualmente puede archivarse en ampos, como se explicará al final) - Permisos de uso del suelo (expedientes cerrados, rechazados, vencidos, anulados) - Contratos de concesión (expedientes cerrados, rechazados, vencidos, anulados) - Planes reguladores (expedientes aprobados o cerrados) - Desalojos (expedientes aprobados y ejecutados, o cerrados) - Demoliciones (expedientes aprobados y ejecutados, o cerrados) 11. Teniendo definida la administración de los expedientes y contando con una memoria digital actualizada, se podrá entonces acomodar cada Se recomienda el acomodo en orden de numeración y no alfabético para evitar estar corriendo expedientes cada vez que entran nuevos.

12. Una vez que todos estén acomodados dentro de los archivadores, se debe mantener un sistema de administración y vigilancia, tanto de los expedientes como de cualquier otra documentación que se use archivada. Para esto, cada vez que se saque un expediente de los archivadores, se debe llevar un Diario o Control donde se vaya anotando cada expediente que sale y entra de los archivadores.

La información que como mínimo se debe manejar en ese Diario es la siguiente:

- Número de expediente - Nombre del expediente - Fecha de salida o préstamo del expediente - Nombre y firma de quien lo recibe - Nombre de quien lo entrega - Fecha de entrada o devolución del expediente - Nombre y firma de quien lo recibe - Nombre de quien lo entrega Así, se puede responsabilizar a quien o quienes manipulen los expedientes en caso de pérdida o maltrato.

13. Para esto, se puede llevar un libro donde se apunte esa información, o bien, se puede crear un machote en cómputo del cual se imprimirá varias copias que se mantendrán cerca de los archivadores, para ser llenadas a mano.

14. Otra solución para la vigilancia de los los archivadores. Esa persona será quien lleve el control de préstamo y velará por la devolución de los expedientes y cualquier otro documento que se maneje en los archivos, pero en caso de disponer de esta persona será el jefe de la oficina de ZMT el que se encargue del control de estos documentos.

15. Una última recomendación que facilita el trabajo del Departamento en cuanto a la administración de los expedientes, es que se coloque en la contraportada de cada expediente en trámite una boleta con la lista de pasos que corresponden al trámite que está llevando, de modo que el funcionario vaya llenado a mano, conforme avanza el trámite, los pasos que se van cumpliendo en vías de aprobación de la gestión.

Con esto, no habrá que estar estudiando los facilita su lectura y comprensión, especialmente para expedientes que se han complicado y tienen mucha papelería.

Por ejemplo, se presenta el siguiente formulario que corresponde al trámite de solicitud de concesión.

En la primera línea se escribe la información básica de cada expediente: nombre, número, plan regulador y usos del suelo que corresponden al terreno en trámite.

Seguidamente, en la primera columna se lista los pasos que corresponden al trámite de solicitud de concesión.

La segunda columna es para identificar con un "SÍ" el paso finiquitado satisfactoriamente o un "NO" si el paso ya está cumplido pero la resolución es negativa. Si el paso aún está en trámite, se deja el espacio en blanco y una vez completado, se marcará "SÍ" o "NO", según corresponda. Si el paso no aplica para el expediente en cuestión, entonces se marca "N/A". De este modo poco a poco se irán llenando las casillas conforme el trámite avance.

Finalmente, la tercera columna corresponde a cualquier tipo de información que pudiera ser necesaria para completar el dato, por ejemplo, la fecha o alguna observación.

Al final del cuadro existe otra casilla más grande para observaciones generales del expediente y una más donde se indica las relaciones de este expediente (PUS, CON, PLR) con otros (OPS, DES, DEM), tal y como se indicó en el punto 1 para relacionar expedientes.

En el cuadro anterior, se muestra la boleta de un expediente en trámite. Con este ejemplo se puede obtener la siguiente información:

Se trata de la sociedad Inversiones Turísticas Cristal S. A., solicitante de concesión por un terreno ubicado en el (ficticio) Plan Regulador de Playa Soley Noreste y cuyos usos del suelo corresponden a Zona Hotelera, Zona de Protección y Zona Comercial. El primer paso de la presentación de la solicitud de concesión fue cumplido satisfactoriamente (se indica la fecha). El lote no está afectado ni total ni parcialmente por el patrimonio natural del Estado y ya se tiene la respectiva certificación del MINAE. El plano está en trámite de catastro, pero se tiene el área final del lote por 5.845,20 m2. Ya se realizó la inspección de campo y se publicó un edicto (se indican fechas), finalizó el plazo para oposiciones y no se presentó ninguna contra esta solicitud, por lo que no se tuvo que resolver ninguna oposición. El avalúo de Tributación Directa aún está en trámite. El terreno tiene construcciones (2 casas y 1 bodega), pero estas no se ajustan al dictamen C-230-97 de la Procuraduría General de la República, por lo que están en trámite de demolición, para lo cual se abrió un expediente aparte con el número DEM-2059-99. La aprobación de un anteproyecto por parte del ICT no aplica para este caso. El resto de los pasos aún están pendientes.

Como se puede ver, de esta boleta se obtiene información general suficiente sobre el expediente, lo cual evita tener que estar revisando los folios constantemente para obtener algún dato.

Ampos 16. Los ampos son muy útiles para documentación como:

- Amojonamientos vigentes del IGN - Declaratorias de aptitud turística por el ICT - Reglamentos publicados de planes reguladores - Decretos, leyes, reglamentos - Notificaciones, acuerdos, informes, pronunciamientos, oficios y publicaciones en La Gaceta que tengan que ver con la zona marítimo-terrestre o con la municipalidad.

Se debe mantener ampos claramente identificados en donde se separe la información por temas. Toda esta documentación debe mantenerse en buen estado porque se utiliza para consulta de todos los funcionarios municipales.