Operational Regulation of the Sustainable Agricultural Production Promotion ProgramReglamento Operativo del Programa de Fomento de la Producción Agropecuaria Sostenible

in the entirety of the text - Full Text of Regulation 2 Operational Regulation (contains special regulation for the use of funds from component 1 of the program to address emergencies due to natural disasters) Full Text of record: BA861 AGRICULTURE AND LIVESTOCK COSTA RICA-MINISTRY OF AGRICULTURE AND LIVESTOCK-MAG PROGRAM FOR THE PROMOTION OF SUSTAINABLE AGRICULTURAL PRODUCTION OPERATIONAL REGULATION Revised and updated version based on the Adjustments suggested by the component coordinators, the IDB Administration Mission. Includes the modification made by the CND to the Operational Manual of the CRMs. (Version, April 2008) TABLE OF CONTENTS CONTENTS

A. Objectives and Strategic Orientation of the Program B. Legal Bases and Scope of Application C. Term and Amendments

A. The Program for the Promotion of Sustainable Agricultural Production B. Bodies responsible for the Program and its execution C. The Organizations and entities Benefiting from the Program D. The Service Providers E. The proposals F. The contracts G. Monitoring and Evaluation System

A. Program Components B. On co-financing C. Restrictions on the use of approved resources

A. Of the beneficiaries B. Of the service providers C. Of the eligibility of proposals D. Of the selection criteria for projects to be submitted under Component I

A. The decision-making and policy level B. The managerial and administrative level C. The operational and execution level

A. Promotion and dissemination of the Program B. Preparation and submission of projects C. Review, selection, and award of projects D. Execution of Contracts and Management of Resources E. Movement of Funds F. Contracting and payment of service providers G. Project completion H. Maintenance of documentation and records by the organizations

A. Programming B. Monitoring and Evaluation

A. Ex-ante Dissemination B. Environmental Audits

General Provisions 1. The Government of Costa Rica is promoting a strategy that focuses on the promotion of new low-cost and easily accessible technologies for producers and the development of human capital through training, information, and technical assistance services to producers. In this way, the aim is for production processes to be more competitive and to improve the income of organizations of small and medium-sized agricultural producers. The proposed productive conversion involves the rational use of natural resources, based on the convergence of production interests and the principles of environmental sustainability. The Program will contribute to the poverty reduction activities included in the National Human Development Plan (PNDH) and framed within the Economic Reactivation Plan 2002-2006, as part of one of the four Target Areas that seek to "accelerate economic and social growth while protecting the environment", especially regarding the strengthening of human capital.

A. Program Objectives and Strategic Orientation 2. The Program is dedicated to the dissemination of innovative technologies that combine an increase in income with the conservation of the productive base and the recognition of environmental benefits through the reduction of negative externalities. The training and investment processes will allow for increasing the income of small and medium-sized producers in the shortest possible time and with the limited resources available; and at the same time reduce the negative environmental impacts of conventional practices oriented towards the intensive use of agrochemicals, soil destruction, pollution, etc. On this basis, the elements that have guided the design of this Operational Regulation are defined, as well as the modifications that will be made subsequently to the Regulation during the course of the Program's execution. The Program's approach will be governed by:

(a) A pluralistic vision in a Program composed of multiple actors, integrating diverse capabilities and defining specific functions, through the MAG, public sector entities, and with the active participation of the private sector and NGOs.

(b) A decentralized approach, where decisions are made based on the knowledge and information management of the organizations themselves, based on the levels of complexity and costs of their proposals. Decentralization for the review, approval of proposals, approval of funds, and monitoring.

(c) Focusing as a principal achievement, the improvement of the quality and competitiveness of small and medium-sized producers, ensuring their insertion into the market under better conditions.

(d) Moving from a technology and extension supply approach to the development of agricultural services that address the multiple range of demands for promoting the competitiveness of small and medium-sized producers.

(e) Execution is based on the distinct characteristics of the organizations and their level of development and the complexity of their proposals.

3. The resources made available for the execution of the Program come from the Loan Contract between the Government of the Republic of Costa Rica and the Inter-American Development Bank. They will be applied over four years for the execution of the components that will be described in this regulation. The resources will be applied throughout the country, and the Program will be executed on a demand basis. Because the Brunca, Chorotega, and Huetar Norte regions have the cantons with the highest poverty rates, they will have priority over the resources of Component I. The resources allocated to components II and III will be applied throughout the country.

B. Legal Bases and Scope of Application 4. The Loan Agreement between the Government of the Republic of Costa Rica and the Inter-American Development Bank, No. 1436/OC.CR, dated January 24, 2003, commits the MAG to establish a Program Coordinating Unit-UCP and to establish an Agreement with a Specialized Administrative Agency, in accordance with the procedures established with the IDB, for the management and coordination of the Program's activities.

5. The MAG will establish an agreement with the Banco Nacional de Costa Rica or any other financial entity with a recognized track record, to make available to producers, the credit resources that finance the productive investments of the projects submitted by the organizations benefiting from the Program.

6. The rights and obligations of the entities, regarding the administration of the resources allocated to the financing of the Program's activities, are stipulated in specific Contracts that will be signed for these purposes between the Government and the entities. These documents must be consistent with what is defined in this Regulation. In the event of any discrepancy, what is defined in the Loan Contract shall prevail.

7. This Operational Regulation establishes the criteria, norms, procedures, and mechanisms that will govern the actions and resources provided for the Program for the Promotion of Sustainable Agricultural Production, in accordance with the Loan Contract described in Article 4.

C. Term and Amendments 8. This Operational Regulation was approved by the National Executive Council (Consejo Nacional Directivo) in its session of July 7, 2004, and was modified by session of January 10, 2008, entering into force together with its ANNEX ONE as of its publication on the MAG Website. The amendments that may be introduced to this Operational Regulation will be subject to an approval process similar to the one that gave it origin.

Program Definitions A. The Program for the Promotion of Sustainable Agricultural Production 9. It is the Program sponsored by the Government of Costa Rica, under the direction of the MAG. The Program is governed by this Operational Regulation. The MAG will execute the Program through the bodies that make up the National Program of Agricultural Extension, namely: the Senior Directorate of Regional Operations and Agricultural Extension (DNEA), Regional Directorates and their Agricultural Service Agencies (ASA), fostering a favorable environment for the development of its activities and its linkage with the rest of the programs and activities carried out by entities of the Sector and the MAG itself.

B. Bodies responsible for the Program and its execution 10. The bodies responsible for the management and execution of the Program are the following:

MAG: Ministry of Agriculture and Livestock as the Executing Body of the Program and responsible for its technical and financial administration.

CND: National Executive Council (Consejo Nacional Directivo). Decision-making body that has the responsibility of establishing the priorities and guidelines of the Program.

CRM: Mixed Regional Committee (Comité Regional Mixto): responsible for reviewing and approving the projects submitted by the organizations in their respective regions.

UCP: Program Coordinating Unit (Unidad Coordinadora del Programa). Responsible for the coordination of the Program in an integral manner.

DNEA: National Directorate of Agricultural Extension (Dirección Nacional de Extensión Agropecuaria): Responsible for ensuring compliance with policies and strategies in agricultural extension and the supervision and evaluation of their application within the framework of the Program.

SEPSA: Secretariat for Planning of the Agricultural Sector (Secretaría de Planificación del Sector Agropecuario): Responsible for the overall evaluation of the Program and for the execution of the Information Subcomponent through the strengthening of the Agricultural Information System -InfoAgro-Director of the Program: Responsible for the Program Coordinating Unit.

Credit entity: The Banco Nacional de Costa Rica, or another credit entity that wishes to participate in the Program, will make available to its users a line of credit to finance the investments identified in the projects submitted by the organizations in component I.

AEA: Specialized Administrative Agency (Agencia Especializada Administradora): Responsible for the contracting and purchasing of goods and services for components II and III.

C. The organizations and entities benefiting from the Program 11. The main subjects of the Program are the organizations of small and medium-sized agricultural producers, located in the areas of influence of the Program, who, to access its resources, will submit their proposals based on the criteria indicated in this Operational Regulation. The Program will promote the active participation of organizations, according to their potential and particular characteristics, giving special relevance to the participation of indigenous organizations, groups of women, and youth.

The beneficiaries of this Program shall be small and medium-sized producers who qualify in accordance with ANNEX ONE of this Regulation.

12. Regarding component II, additional subjects of the Program are MAG officials, private entities, and study centers, which will participate in the execution of activities of its components.

D. Service Providers 13. Service providers are the professionals, technicians, producers, and legal entities (private organizations, non-governmental organizations, companies) that demonstrate the capacity to provide services to producer organizations and to the Program in general, and that meet the eligibility criteria established in this Regulation.

E. Proposals 14. Each participating organization or entity must prepare a project profile proposal to formalize its demand, in accordance with the criteria and activities established in the Program. The submission of this profile is exempted for those organizations and the small and medium-sized agricultural producers that comprise them and qualify in accordance with ANNEX ONE of this Regulation.

F. Contracts 15. All participating organizations or entities, except for those that qualify to receive resources in accordance with ANNEX ONE of this Regulation, will sign agreements or contracts, where the activities to be carried out will be formalized.

16. Producer organizations will sign two types of contracts and one agreement:

(a) Contracts with the Banco Nacional or other financial entity, which will stipulate the activities to be financed, the budget and schedule of disbursements and repayments of the credits, rights, and obligations for the use of the approved financing, and (b) Contracts with provider entities for the provision of the required services.

(c) Agreement with the MAG, which will stipulate the activities to be carried out with non-reimbursable resources.

All contracts will be protected by national laws. The contracts between the Banco Nacional or other financial entity and the organizations, for credit purposes, will be executed according to the procedures established by the Bank itself or the corresponding financial entity.

G. Monitoring and Evaluation System 17. The monitoring and periodic evaluation of the Program and of the projects being executed will be carried out by the National Directorate of Agricultural Extension (DNEA), through the National Extension Coordinators, Regional Extension Heads, and ASA Heads. The overall evaluation of the Program will be carried out by SEPSA, for which it will perform two evaluations: one midway through the Program's execution and another at the end. The terms of reference for both evaluations and their accompaniment are the responsibility of SEPSA. In both cases, in coordination with the Program's Planning, Monitoring, and Evaluation Area.

Program Activities A. Program Components 18. The Program has three components, through which the activities for producer organizations and other actors will be carried out, under the terms established in this Regulation:

Component I: Investments and Technical Assistance in sustainable agricultural production Component II: Training and Information Component III: Studies to support the competitiveness of the agricultural sector.

19. The objective of the Program and of these components is to increase income and improve the quality of life of the families of small and medium-sized agricultural producers, through the promotion of the competitiveness of agricultural production programs, on an economically and environmentally sustainable basis. To the extent that the proposals of the organizations are compatible with this objective, they may access the Program's resources through the line of credit and will not be excluded from other benefits that complement it.

Component I: Investments and Technical Assistance in sustainable agricultural production 20. This component has the purpose of supporting producer organizations in local projects of technical assistance and investments at the farm level and for small agro-enterprises. These projects consist of a set of technological changes and agro-business investments for collective and/or individual benefit, but under the responsibility of a producer organization; to achieve economic-financial sustainability, combining the increase in income with the conservation of the productive base and the recognition of environmental benefits through the reduction of negative externalities. The component includes three elements: (a) technical assistance offered by private sector providers; and (b) investments in productive materials and inputs; and (c) attention with program resources to adopt mitigation, prevention, rehabilitation, reconversion, and/or production improvement measures for small and medium-sized producers who qualify in accordance with ANNEX ONE of this Operational Regulation.

21. Without excluding other initiatives that may arise, this component1 will grant incentives to projects that meet the Program's objectives in topics such as:

. Agricultural and agroforestry systems in conservationist and/or organic production.

. Livestock and silvopastoral systems in conservationist and/or organic production.

. Certification of organic and/or conservationist production systems.

. Waste management when part of integrated agricultural production systems.

. Integrated farms.

. Good agricultural practices.

. Improvement and protection of the development areas of small and medium-sized agricultural producers against potential damages caused by natural emergencies and decreed as such.

. Productive reconversion or production improvement under mechanisms that guarantee an economically and environmentally sustainable basis.

22. Other initiatives suggested by producer organizations may be included, which must be evaluated and approved by the ASAS, and the Mixed Regional Committees (Comités Regionales Mixtos) in the first instance. These initiatives will be referred by the CRM to the UCP, which must ratify said recommendation in order to continue the process and develop the new productive project. If considered appropriate, the Program may finance consultancy studies, which include in detail the market possibilities, technical assistance requirements, in order to show the environmental and social viability, as well as the economic feasibility of these new initiatives, gathering of information on indicators, costs of mitigating negative environmental impacts, benefits and their subsequent processing before SETENA, in accordance with chapter IX of this Regulation. Once approved, they must follow the procedures indicated in this Regulation, and subsequently must be included in the list of financeable projects. In any case, the maximum amount to be financed will be US$ 5,000 on a one-time basis per initiative and organization.

Once the new initiatives have been approved, the UCP will communicate this to the CRMs, in accordance with the provisions of chapter IX of this Regulation, for dissemination among the organizations interested in accessing these incentives.

23. Producer organizations may access these resources through the preparation of project profiles that will be submitted in accordance with the provisions of Chapter VI of this Regulation.

24. They may be composed of two or three elements that can be combined with each other, but in any case, and in order to be beneficiaries with resources from Component I of the Program, the organizations must always have the element of productive investments in their project:

(a) organizations will have an incentive of 50% for contracting private technical assistance, with the exception of indigenous organizations, whose incentive may be up to 90%; this assistance may not exceed three years in any case; (b) environmental investments (referred to in Article 21), will be recognized with an amount that will range between 20% and 30% depending on the farm investment. Environmental investments will be financed through a line of credit from the Banco Nacional de Costa Rica, created for this purpose and as a complement to the Program. Other banks and financial entities could also participate under similar conditions. Agricultural investments financed through these lines of credit will be governed by the credit norms of the bank granting the credit. Organizations may also finance these investments with their own funds or from other sources, demonstrating in a reliable manner that such resources are available. The amounts of the investments will be determined based on each type of project.

25. When organizations do not have sufficient capacity to prepare their projects, they may request financing from the Program through the Mixed Regional Committees. This financing will not exceed US$ 1,500 per organization and on a one-time basis.

26. If the organization requires a pre-investment study regarding technological, productive, and environmental changes that are necessary to respond to opportunities and demands of the international market, the maximum amount to be financed will be US$ 5,000 on a one-time basis per organization.

27. For the recognition of environmental benefits that range between 20% and 30%, the maximum amount to be recognized per farm will be US$ 4,500, including the counterpart contribution from the producers for technical assistance.

Component II: Training and Information.

28. The component aims to strengthen the capacity of organizations of small and medium-sized producers, organizations of women agricultural producers, and rural youth so that they can operate in an entrepreneurial manner and gradually become independent of technical assistance from the government; to train MAG extension agents, organizations of small and medium-sized producers, and service providers (the latter for induction courses only) so that they can meet the new demands of organizations in non-traditional topics and competitiveness; and to modernize and adapt the InfoAgro Information System, developing and consolidating Information Centers in the Agricultural Service Agencies (Agencias de Servicios Agropecuarios) of the MAG to offer producers pertinent and adequate information for their needs and promoting the increase of their competitiveness and productive management. The Component has two activities contemplated: (a) training; and (b) information.

29. The activities of Component II referring to training are directed at producer organizations on business and technical topics and at the extension agents of the ASAs. They will be executed based on planning and content prepared by the specialist of the UCP, with the help of consultants. To access these resources, organizations must prepare their requests according to their interests. All organizations and producers in the Program's area of influence may access these resources, but preference will be given to those that are carrying out activities with resources from Component I. In all cases, producer organizations must contribute in cash or in-kind a minimum of 10% of the cost of participation of their members in the training courses.

As a methodological tool that contributes to the dissemination of technical options for sustainable production, the Program will promote the development of Didactic Integrated Farms (Fincas Integrales Didácticas), which are production units where their various activities are integrated and which have conditions to receive and exchange experiences with groups of farmers interested in the development of sustainable production systems. The maximum contribution to be granted for these integrated farms will be up to the sum of $10,000.00 dollars.

30. Training for organizations will include topics such as:

(a) Entrepreneurial development, organization of group work, administration, legal aspects, business structuring, marketing and promotion of products, as well as access to information including InfoAgro.

(b) General technical topics such as erosion, soil use and conservation, water conservation and management, considering land-use planning (planes de ordenamiento territorial) plans, municipal zoning, and watershed use plans, where they exist, pollution prevention, occupational health, effects and outcomes of agricultural waste on the environment, and innovative technologies for conservationist and organic agriculture with special emphasis on productivity. All training activities will emphasize the integration of women and young producers, as well as minority ethnic groups, considering special aspects of indigenous and Afro-Costa Ricans, and gender aspects.

31. Training for facilitating extension agents will be directed at technological updating in productive activities that are priorities for each region, in techniques and methods typical of public managers, assimilating innovations, and using computer tools. Training for ASAs technicians will include topics on new technologies and competitiveness, institutional service orientation, legal aspects, competitiveness and marketing at the national and international level, information management, and innovative new productive technologies. Induction courses will be organized for technical assistance and training service providers, so that they acquire the latest knowledge at the national and international level on techniques of participatory extension, conservationist agriculture, organic production, and other important topics for the development of the Program.

32. The Information Subcomponent aims to modernize the InfoAgro information system, adapting it to the needs of users, modernizing its service delivery means and tools. It must also strengthen and consolidate the role of the ASAs as InfoAgro Information Centers. It will be executed by SEPSA in accordance with the structure of the PFPAS in the regions and as specified in the following items. The scope of application of the resources will be at the local level (the ASAs), the regional level, and the national level. For the execution of the subcomponent, SEPSA will appoint a coordinator and assign existing staff from its unit and will have help from consultants to carry out the programmed actions. All purchases of equipment and materials will be made by the AEA. Those organizations of small and medium-sized producers that have adequate equipment and conditions may also benefit from this component.

33. For each scope, a plan will be established that identifies and specifies the actions to be developed in each one, and these will be part of the monitoring and evaluation processes to be carried out within the framework of the Program. This plan will contain at a minimum a Development Plan per region, a project for each Information Center that is established, and a project for all those instances other than the ASAs that access the subcomponent's resources.

34. The development of InfoAgro and the constitution of Information Centers of the system is a process that involves various preparation stages to consolidate ASAs with the capacity to access, use, and provide information services efficiently. These stages include phases of training, development and preparation of information and communication strategies, and the application of means and tools for the provision of services to the user. Investments in equipment and Internet connectivity represent a means to achieve the objective of timely, pertinent, and adequate services for producers. The participation of ASA officials in all the activities of the process is an indispensable requirement for constituting Information Centers and for the application of subcomponent resources.

35. In all scopes of application of the subcomponent's resources (local, regional, and national), the beneficiaries of these must ensure that the necessary counterpart resources are available to carry out the actions committed to in the project to access them. These will be, among others, sufficient human resources with a time dedication proportional to the goals and results to be achieved, transportation, fuel, per diem, and basic logistics.

36. At the local level, the ASAs will designate those responsible for the Information Center, who will be in charge of meeting the obligations implied by constituting an Information Center. In the regional space, the Mixed Regional Committee will designate a Regional InfoAgro Manager who will act as the liaison and responsible for the actions to be developed in that scope and who will coordinate with SEPSA and with the Program's Subcomponent Coordinator to ensure the successful execution of regional activities. At the national level, the responsibility falls on SEPSA, specifically on the Area of Economic Studies and Information which is in charge of the National Coordination of InfoAgro and has the responsibility of ensuring the indispensable human and material resources to promote, support, and carry out the corresponding tasks in all scopes of application of the resources.

37. The subcomponent's resources will prioritize investments aimed at the provision of equipment and Internet connectivity services, as well as other types of tools that allow the ASAs and InfoAgro operators at the regional and national level to efficiently develop the provision of information services to users.

38. The equipment and services acquired through the resources of the Program's Information subcomponent, upon prior submission of a project justifying them, shall be used exclusively for the purposes justifying their acquisition. The persons to whom they are assigned or who are designated as depositaries of responsibility for them shall be responsible for ensuring their proper use.

39. The investments of the subcomponent shall be made in those ASAs that meet the conditions to become an InfoAgro Information Center. The decision to designate the Information Centers corresponds to the Mixed Regional Committee (Comité Regional Mixto) of each region and shall be based on the objective application of the Institutional Capacity Index (Índice de Capacidad Institucional, ICI)2. If an ASA does not meet the parameters established in the ICI, it may not constitute an Information Center and, consequently, shall not be subject to investments from the subcomponent. SEPSA shall be responsible for verifying and supervising compliance with the parameters, standards, and guidelines that ensure resources are used following technical criteria leading to successful results according to the Program's objectives. The InfoAgro Liaison (Enlace de InfoAgro) of each region shall deliver the results of the ICI application to the National Coordination of InfoAgro (Coordinación Nacional de InfoAgro) and the Coordinator of the Information Subcomponent.

(2) The ICI is a composite indicator developed by InfoAgro that allows for the objective establishment of the capacity of public and private organizations to host, constitute, or be managers of InfoAgro Information Centers.

40. The Information subcomponent shall support the acquisition of equipment and connectivity services for the purposes already indicated. The expenses generated from the use, maintenance, repairs, and ordinary operation thereof shall be assumed by the user organization with counterpart resources.

41. In order to promote access to, use of, and provision of information services by producers, ASAs shall have signage identifying them as Information Centers and shall have physical space allowing users to consult, on their own or through ASA officials, the relevant information.

Component III: Studies to support the competitiveness of the agricultural sector 42. To complement the efforts in the Program, this component is available, which shall finance the conduct of studies or activities. Its objective is to provide MAG with the necessary instruments to develop its policy in the sector and to incentivize the development of agricultural activities in a sustainable and competitive manner within a framework of environmental sustainability. Studies related to the following shall be financed:

Studies of baseline information and data on the agricultural sector.

Competitiveness studies.

Studies on the Program for Monitoring and Evaluation of environmental and social impacts of the Program and socioeconomic impacts for the sector.

Market studies on economic recognition for environmental benefits of the agricultural sector.

Studies of specific projects in areas of agricultural production, marketing, and agroindustry.

Study on the intervention strategy for indigenous groups.

43. For the studies to be financed, interested parties must prepare their Terms of Reference proposal and budget with the support of the National Program for Agricultural Extension (Programa Nacional de Extensión Agropecuaria) and Sepsa and be approved by the National Governing Council (Consejo Nacional Directivo), after analysis and recommendation by the Specialist of Component III and the Director of the UCP, ensuring that they are contemplated within the Program's objectives, with their respective budget. Reference values have been established for the Terms of Reference; the budget ceiling values for the studies shall be determined at the time of preparing the final Terms of Reference for the studies, within whose range the costs of the proposals must be adjusted.

44. For the contracting of these studies, the Terms of Reference approved by the CND-UCP shall be transferred to the Specialized Administrative Agency (Agencia Especializada Administradora, AEA), so that it may proceed with their bidding. All disbursements related to this component must be processed by the AEA at the request of the UCP, upon satisfactory receipt of the services.

B. On co-financing 45. The co-financing contributions established for organizations for technical assistance shall be 50% of the value established in the project throughout its life. This contribution must be in cash and paid directly to the service providers. In the case of indigenous producer organizations, technical assistance shall be provided up to 90% and under the same scheme.

46. The co-financing contributions of organizations for training have been established at 10% of the total value of the events. This contribution may be in cash and/or in kind. For public entities and their officials, no type of co-financing has been established.

47. The UCP may suspend disbursements in the event that the awardee entity or organization fails to comply with the counterpart contributions established in the respective contract.

48. For environmental works, referred to in article 21, which provide positive externalities, the Government shall contribute this investment in the form of recognition for environmental benefits, with a minimum of 20% of the investment value, and a ceiling of up to 30% of the investment in the case of works of greater magnitude (total investment cost minus technical assistance cost, minus labor cost). In any case, this value shall be delivered directly to Banco Nacional or the financial entity based on the installments established in the project.

49. When the works are carried out with the organization's own resources, the incentive shall be granted to the organization.

C. Restrictions on the use of approved resources 50. The incentives granted by the Program may not be applied to:

- Payment of debt service for the organization or entity, or its affiliates; - Granting credit to associates and/or officials of the organization; - Financing of productive activities that are not strictly associated with those included in the submitted projects; - Acquisition of real estate or land and leasing of land; - Purchase of tools and equipment not stipulated in the approved projects; - Purchase of shares or securities; - Payment of taxes that do not strictly correspond to those incurred in the acquisitions and contracting of the projects; - Working capital; - Recreational, sports, political, or religious activities of any kind; - Payment of labor.

On the eligibility criteria A. On the beneficiaries 51. The eligibility criteria for the beneficiary producer organizations shall be:

- That they are organizations formed under the Law of Associations (Ley de Asociaciones), cooperative law, or any other valid legal form, and that their associates are agricultural producers. The organizations must have legal status (personería jurídica). - That the member families of the organization obtain their main income from agricultural production. - That the organization demonstrably shows its commitment to participate in the submitted project and to assume the responsibilities derived therefrom. - That they have managerial capacity to administer resources.

In the case of the Comprehensive Didactic Farms (Fincas Integrales Didácticas), the eligibility criteria are:

a. Of the producer and their family.

Ease of communication in at least one family member dedicated to the farm. Level of integration or experience in environmental sustainability.

Participation in training events scheduled by the ASA.

Willingness to be trained in events scheduled by the ASA.

Youth element within the family nucleus or availability of family labor.

b. Of the farm.

Representativeness of the production systems within the ASA's area of influence, considering size and use of the farm.

Diversity of uses on the farm. Comprehensiveness of the various uses.

Conforming use of the soil.

Availability of conditions to receive groups of visiting producers.

Location and access.

52. The eligibility criteria for the resources of the Information subcomponent shall be:

- Executing actions or activities linked to the development of the InfoAgro Information system and aimed at promoting, facilitating, or creating means for access to, use of, and provision of information services to producers. These actions or activities may be carried out at the national, regional, or local level. - Submitting a project that indicates and specifies the actions to be developed, the expected results, the demand for program resources, the counterpart contributions, the beneficiaries, the project managers, the execution periods, among others. The National Coordination of InfoAgro (Coordinación Nacional de InfoAgro) at SEPSA shall be responsible for establishing the formats and specific requirements for the content of the projects. - In the case of ASAs, in addition to the criteria indicated in the preceding point, they must qualify through the application of the Institutional Capacity Index (Indice de Capacidad Institucional) indicated in numeral 39 of Chapter III and participate in all activities entailed by the InfoAgro development process in each region.

53. The Program Coordinating Unit (Unidad Coordinadora del Programa), the National Directorate of Agricultural Extension (Dirección Nacional de Extensión Agropecuaria), SEPSA, the Regional Directorates (Direcciones Regionales) and their Agricultural Service Agencies (Agencias de Servicios Agropecuarios), shall maintain the list of organizations and entities awarded resources, including the component from which the funds used originate, project name, awarded values, and name or corporate name of the service provider, for the purpose of informing all actors who are being beneficiaries of the financial resources of this Program.

B. On the service providers 54. All natural or legal persons who demonstrate that they are qualified to provide these services in accordance with the needs of the organizations shall be considered service providers. The following may be providers:

- Independent technicians and professionals. - Technical service companies. - Non-governmental development organizations. - Qualified producers. This option is included for the execution of some topics in Component II, given that producer-to-producer training shall be one of the tools to be used.

55. The UCP must create a database of potential service providers, for which it shall carry out, ex-ante, a qualification process by organizing a Registry where those who meet the requirements to provide services within the framework of the Program shall be accredited. The registry, as well as the information relating to the providers, shall be made available to the interested participating organizations and entities.

56. To be incorporated into this Registry, the offerors must meet the following requirements, among others to be established by the National Directorate of Agricultural Extension (Dirección Nacional de Extensión Agropecuaria, DNA):

- In the case of technical assistance, training, and study services: natural persons must hold professional degrees, and legal persons must show documents related to the list of professionals with their specialties, experience, and credentials. - In all cases, both natural and legal persons must demonstrate: - Experience in working with agricultural producer organizations. - Presence in the Program's area of influence. - References on experience in projects or activities similar to those they will provide in the referred service. - Indicate areas of specialization. Be incorporated and active in the respective Professional Associations (Colegios Profesionales). - In the case of producers and other offerors, they must also meet the following requirements:

. Having received the induction course for service providers.

. Having received the training course for facilitators.

57. The DNA and the UCP shall organize a performance evaluation program for service providers, based on the follow-up reports from the DNA, from the Regional Directorates (Direcciones Regionales) and their ASAs, and the evaluation that the organizations make of the service received in the Final Report of each project. The provider performance rating shall be incorporated into the Service Provider Registry (Registro de Proveedores de Servicios) of the Senior Directorate of Regional Operations and Agricultural Extension (Dirección Superior de Operaciones Regionales y Extensión Agropecuaria) of MAG.

C. On the eligibility of the proposals.

58. To access the Program's resources, proposals may be submitted in different forms, in accordance with what is established for each component:

In the case of Component I, producer organizations may submit their proposals based on the specific demands of the organization. The project profile must include all aspects related to the objective, integrating the set of investments and technical assistance activities to be carried out in accordance with the provisions of Chapter VI of this Regulation. In any case, to be eligible, the organizations must demonstrate that they have the managerial and administrative capacity to execute the project according to its requirements.

59. To opt for training resources included in Component II, organizations must submit their proposals for participation in events related to the topics defined by the Program based on the identified demand. Preference shall be given to organizations that are executing funds from Component I. Regarding the participation of extension agents (extensionistas), this must be contemplated in the regional training plan sent to the UCP specialist, who must coordinate with the MAG Training instance for the institutionalization of such training activities.

For the development of Comprehensive Didactic Farms (Fincas Integrales Didácticas) as a tool to facilitate the dissemination of technical options for sustainable agricultural production, farms with prior experience in the practice of comprehensive productive processes shall be chosen. Said farms shall be subjected to an agroecological and socioeconomic characterization by the ASAs, and for each case, a work plan must be included describing the farm management and the dissemination activities programmed to share the developed experiences.

60. The general eligibility criteria for studies to be financed with resources from component III shall be:

- That the Terms of Reference proposal reflects the linkages between the achievement of objectives and what is established in the Program; - That the Terms of Reference proposal has detailed activities, expected products, and results. They shall be reviewed as demand arises.

D. Selection criteria for projects to be submitted in Component I 61. The participating organizations must submit to the local ASA for its consideration the project profile of their interest, detailing clearly and separately the actions to be carried out in three aspects: (a) investments; (b) technical assistance; and (c) environmental works. The merit of the submitted projects shall be judged on the basis of an analysis of financial, technical, and socio-environmental feasibility, through a scoring program by which the ASAs shall rate the degree of compliance thereof, with the criteria set forth in this Regulation and which have the purpose of: (i) Solving productivity problems resulting from failures in the technology applied in production programs; (ii) promoting the adoption of new production programs that respond to changes in national and international market preferences; (iii) introducing production programs that use the soil resource more efficiently and consequently release surplus land that can be dedicated to forest and conservation uses; (iv) reducing or eliminating the use of agrochemicals and improving soil use through the application of efficient natural resource management technologies; and (v) generating greater employment for the small producer's family group, either through the intensive use of labor or because they generate greater added value to primary production, through product classification and certification activities, and through quality and conformation to market preferences, which can be developed on the farm.

62. The National Governing Council (Consejo Nacional Directivo) of the Program shall approve the scales and weightings that the UCP proposes so that the ASAs and Mixed Regional Committees (Comités Regionales Mixtos) evaluate the projects through the assignment of minimum partial and total scores that the projects must obtain to be approved by the CRM.

63. In all cases, the productive investments proposed by the producer organizations must produce higher income than the programs they replace, must be environmentally feasible; the technology to be applied must be available and have been previously validated under field conditions in Costa Rica. The environmental impacts and the improvement in the management of natural resources must be clearly positive and verifiable and in accordance with national sustainable development strategies. There must be clearly identified marketing channels for the products and expanding markets. The projects must show a financial rate of return (IRR) equal to or greater than the basic passive rate.

Organization and Functions The decision-making and policy level The Ministry of Agriculture and Livestock-MAG 64. The borrower of the operation is the Government of Costa Rica. The executing agency for the funds shall be MAG through a Program Coordinating Unit (Unidad Coordinadora del Programa, UCP) with direct responsibility for its execution and coordination. The Program's own operation shall be carried out through the National Directorate of Agricultural Extension (Dirección Nacional de Extensión Agropecuaria) of MAG.

The National Governing Council-CND 65. The responsibility of the CND shall be to establish the Program's priorities, review and adjust the annual plans, approve the Program's Operating Regulations and future changes with the Bank's approval, review the annual financial statements, and resolve any other problem that arises during its execution. It shall act as a Council attached to MAG, whose Minister shall preside over it, and shall be composed of:

66. The Council shall be composed of:

- The Minister of MAG or the Vice Minister, who shall preside over it - The Director of SEPSA, who shall act as its Technical Secretariat - The Director of the DNA, in their capacity as the directing and facilitating entity for agricultural extension - A representative of the National Coordinator for Work with Peasant Women (Coordinadora Nacional de Trabajo con la Mujer Campesina-CNTMC) - A representative of the National Chamber of Agriculture and Agroindustry (Cámara Nacional de Agricultura y Agroindustria) - A representative of the Confederation of Cantonal Agricultural Centers (Confederación de Centros Agrícolas Cantonales) - A representative of the Agricultural Cooperatives appointed by INFOCOOP 67. All members not from the Public Sector shall be elected for a period of two years, and none of the members of the National Governing Council (Consejo Nacional Directivo) shall receive per diem allowances (dietas).

68. Representatives of other small and medium agricultural producer organizations who have been invited by its president may participate in the sessions of the National Governing Council (Consejo Nacional Directivo), who shall have a voice when so requested, but shall not have a vote.

69. The National Governing Council (Consejo Nacional Directivo) shall have the following functions and powers:

- Establish the Program's priorities. - Approve the Program's operational plans and semi-annual and annual reports. - Approve the Operating Regulations and possible future modifications and submit them to the IDB for no objection. - Ensure that the criteria for evaluating, prioritizing, and selecting projects submitted by producer organizations are met by the technical analysis and approval bodies. - Approve the minimum, formal, and content requirements that project profile proposals must include. - Issue the corresponding directives to the Mixed Regional Committees (Comités Regionales Mixtos), through the analysis and approval of the Operating Regulations of the Mixed Regional Committees (Reglamento Operativo de los Comités Regionales Mixtos). - Approve the formation of the technical analysis and approval bodies for project proposals. - Act as the superior instance to resolve conflicts that may arise at the regional and national level in the selection and execution of projects. - Select and appoint, through the established procedures, the Program Director, after requesting no objection from the IDB. - Ratify the personnel designated as the MAG counterpart for the formation of the UCP. - Approve the assessment scales and scores, as well as the procedures for the approval of project proposals and recognition of environmental benefits for producer organizations. - Any others in accordance with its objectives and nature.

70. All members of the Council must have a duly accredited alternate. In the case of the Minister, their alternate shall be solely the Vice Minister. The Program Director must also attend the Council sessions, who shall only have the right to speak. The Council shall be convened by its President. The Council shall require a quorum of four members to meet and make decisions, which shall be by simple majority of the votes present.

The Management and administration level The Program Coordinating Unit-UCP 71. The UCP depends hierarchically on the Minister of MAG as president of the National Governing Council (Consejo Nacional Directivo). The Coordinating Unit (Unidad Coordinadora) has a Director, specialists in technical assistance and production, socio-environmental matters, training, study follow-up, information, monitoring, and evaluation. The specialists in technical assistance and production, training, studies, and socio-environmental matters shall be selected from among MAG personnel, as well as the information specialist, who shall be provided by SEPSA. The UCP, in addition to the mentioned team, shall have an administrative support team composed of an administrative-financial assistant, an accountant, a secretary, and a person in charge of general services. Both the administrative support team and the Program Director and the Monitoring and Evaluation specialist shall be contracted with resources provided for by the Program. The National Governing Council (Consejo Nacional Directivo) shall select the Program Director and the monitoring and evaluation specialist through a public competition in accordance with the policies established by the IDB.

All personnel shall be appointed in accordance with the procedures established between MAG and the IDB. The appointment of the director and technical personnel shall require the no objection of the IDB. The UCP shall have the following functions:

- Ensure the proper functioning of the Program and the appropriate use of the assigned resources, following the guidelines of the National Governing Council (Consejo Nacional Directivo, CND).

- Present the Program's operational plans and annual reports to the National Governing Council (Consejo Nacional Directivo) for approval and ensure that an adequate monitoring and evaluation system is being applied.

- Keep the National Governing Council (Consejo Nacional Directivo) informed about the Program's actions and progress.

- Provide general guidance for the execution of the components and their respective budgets, ensuring their compatibility and complementarity, in accordance with the guidelines and provisions of the agreements governing the Program.

- Maintain permanent links with the DNA, SEPSA, Regional Directorates (Direcciones Regionales) and their ASAs, and the Mixed Regional Committees (Comités Regionales Mixtos) regarding Program execution.

- Establish appropriate control mechanisms for the proper progress of the program, using information from the monitoring and evaluation system.

- Negotiate the procurement of counterpart and co-financing resources from participating organizations when applicable.

- Set up and keep updated, in coordination with the National Directorate of Agricultural Extension (Dirección Nacional de Extensión Agropecuaria) of MAG, the Regional Directorates (Direcciones Regionales), and their Agricultural Service Agencies (Agencias de Servicios Agropecuarios), the registries of participating organizations, service providers, and approved and ongoing proposals.

- Prepare and coordinate the execution of the Program's promotion and dissemination.

- Supervise and verify, in coordination with the DNA, that the Regional Directorates (Direcciones Regionales) and their ASAs disseminate information for the preparation of new project profile proposals, know and adequately apply the mechanisms for submission and approval of proposals, and are processing the demands of the organizations in a timely manner.

- Verify that contracts between the organizations and the financial entity are executed for Component I projects and support the organizations in their efforts to ensure they have access to approved resources.

- Prepare and/or review the Terms of Reference for consultancies carried out with Program funds, both in technical assistance, investments, studies, and training to be contracted by the AEA.

- Verify the work of the Specialized Administrative Agency (Agencia Especializada Administradora-AEA), and coordinate actions related to credit with Banco Nacional and other participating financial entities.

- Prepare, together with the Regional Directorates (Direcciones Regionales), the proposed Regulation for the Mixed Regional Committees (Comités Regionales Mixtos) and provide permanent advisory services to these Committees.

- Participate with voice, but without vote, in the meetings of the CRMs for the analysis and approval of matters pertaining to these Committees.

- Promote, together with the CND and the DNA, the formation of the CRMs in each Region.

The Program Director - The Director of the UCP has the principal responsibility for establishing and maintaining working relationships with the various participating institutions and organizations and for making the Program's structure and mechanisms function. The Director shall be appointed by the National Governing Council (Consejo Nacional Directivo), based on the procedures established between the IDB and MAG, and shall require the no objection of the IDB.

The Secretariat for Agricultural Sector Planning-SEPSA 72. SEPSA shall have close ties with the UCP and the DNA, with which it establishes operational relationships; it has responsibility for the execution of the Information Subcomponent, in addition to the following responsibilities:

- Carry out the overall monitoring and evaluation of the program and the proposals for adjustments to it, and the technical quality of the results, together with the DNA and the Program's Planning, Monitoring, and Evaluation Area.

- The dissemination of information on the results and their impacts and the goals agreed upon according to the Program's logical framework.

- Provide information and data to producer organizations through the Regional Directorates (Direcciones Regionales) and their ASAs; - SEPSA must, together with the DNA, ensure the coordination of the various current and future actions of international cooperation agencies in areas related to achieving the sector's competitiveness.

- Execute, as established by the Program, the Information subcomponent.

- Act as secretary to the National Governing Council (Consejo Nacional Directivo).

- Draft and safeguard the CND minutes, of which, once approved, a copy must be sent to the UCP.

The National Directorate of Agricultural Extension (DNA) 73. The DNA, for the execution of the Program, shall have the following functions:

- Support the UCP in the identification, programming, implementation, and monitoring of the Program's activities.

- To ensure the adequate execution of the Program in topics related to its mandate, the DNA participates in the CND.

- Maintain close linkage and accompaniment with the Regional Directorates (Direcciones Regionales) and their ASAs, in order to ensure compliance with policies and strategies in agricultural extension and the supervision and evaluation of their application within the Program's framework.

- It must also promote, together with the CND and the UCP, the formation of the CRMs in each Region.

- It is responsible for participating in the regional technical teams for the evaluation and follow-up of projects to be submitted by the organizations.

- Periodic monitoring and evaluation of the Program.

- Establish an accreditation system for providers of technical assistance and training services.

The Financial Entity Banco Nacional de Costa Rica or another financial entity may participate in the execution mechanism through the provision of a line of credit for the producers participating in the Program who wish to access it.

74. The main functions of the financial entity shall be defined in the Agreement to be established for such purposes between the MAG and the financial entity. The participating financial entity shall fulfill, among other functions, the following:

- Participate with reasoned veto power, as a member of the Mixed Regional Committee, in the approval of component I projects and comply with the eligibility criteria established in these Regulations; - Grant credit resources directly to the organizations or producers requesting them within the framework of the projects, for the financing of productive investments. The amounts, terms, and guarantees shall depend on the nature of each project and on the internal policies and rules of the financial entity; - Prepare the credit contracts related to the Component I projects approved by the MRC and inform the participating organizations when they are ready to be signed; - Develop and maintain an agile and timely administrative system to transfer resources to the participating organizations whose projects have been approved; - Keep account control of the credit resources per organization and submit the corresponding reports to the PCU and the SCA; - Carry out payment management and guarantee the repayment of the funds given as credits, in accordance with the schedule and the fulfillment of the objectives.

C. The operational and execution level The MAG Regional Directorates 75. The MAG Regional Directorates shall have the following functions:

- Disseminate the Program's actions through the ASAS.

- Receive the proposals submitted by the organizations and process their approval before the MRCs. Once approved by the MRCs, they must carry out the corresponding procedure before the PCU.

- Support the ASAS in the supervision and evaluation of activities carried out within the framework of the Program.

- Support the PCU and the National Directorate of Agricultural Extension (Dirección Nacional de Extensión Agropecuaria), in the evaluation of the capacities of organizations and service providers.

- Consolidate the Program's regional PAO per component and send it to the PCU and the DNA.

The Agricultural Services Agencies-ASAS 76. The Agricultural Services Agencies-ASAS are the key actors in the execution of the Program and shall have, among others, the following responsibilities:

- Disseminate the Program's actions and the financing mechanisms and schemes.

- Support producer organizations so that they prepare and manage their projects.

- Review whether the content of the projects submitted conforms to the eligibility criteria established in these Regulations.

- Carry out the assessment to ensure that the elements are included and that they are viable projects, in accordance with the instruments that the PCU, together with the DNA, shall develop for this purpose.

- Supervise the agricultural technical activities implemented by the natural and legal persons that provide services to the participating organizations.

- Supervise and evaluate the quality of the service providers.

- Request from the PCU, when appropriate, the contracting of consultancies to evaluate projects of greater complexity or specialization.

- Provide information to agricultural producers, becoming InfoAgro Information Centers through the Information sub-component.

The Mixed Regional Committee "MRC", for the approval of projects in Component I 77. For the review and approval process of the projects submitted by the organizations, the National Directorate of Agricultural Extension together with the National Governing Council, and the Director of the PCU, shall be responsible for forming a Mixed Regional Committee-MRC per region.

78. The Mixed Regional Committee shall be composed of the Regional Director of the MAG, who shall preside over it, the Regional Head of Extension, who shall also act as spokesperson for the regional technical extension team and secretary of the MRC, two technicians from the respective financial entity (one with voice and vote, the other only with voice), one representative of the agricultural producer organizations of the Region, preferably organic or conservationist, one representative of the women agricultural producer organizations, who shall have their respective alternate, and one representative of the PCU, with voice but without vote, who shall act as an observer.

79. The evaluation of the proposals considers aspects related to the technical contents and those specific to the financial entity. The projects previously prepared with their technical, financial, and environmental feasibility, and reviewed by the respective ASAS and the regional technical extension team, shall be presented to this committee.

80. The Committee shall have the authority to select and approve projects, but the representative of the financial entity shall have veto power, in the event that a project does not meet the requirements established in its guidelines.

81. Once a project is approved, the Regional Director of the MAG shall be responsible for informing the applicant organization in writing about the result of the process and for carrying out the corresponding procedure before the PCU. In the case of rejected projects, the Regional Director must likewise inform in writing the reasons why the Committee made such a determination and the required actions.

82. The Mixed Regional Committee, for the execution of its functions, shall have:

• a)an operational regulation, (b) selection and eligibility criteria stipulated in Article 49 of these Regulations, (c) criteria and weightings established by the financial entity; (c) meeting schedules to comply with the established processing deadlines, (e) Procedures Manual.

The Specialized Contract Administration Agency- SCA 83. An external Specialized Administration Agency shall be responsible for the aspects of bidding, award, contracts, procurement, and disbursements. Its main role shall be to provide support services for the execution activities in the contracting of works and services of Components II and III and of the PCU (preparation, bidding and approval, submission of reports, and preparation of various documentation).

84. The functions of this Agency shall be set forth in an Agreement to be established between it and the MAG, which forms an integral part of these Regulations. Actions of these components may not be initiated without having first established said Agreement. Among others, it shall perform the following support services:

- Process the tenders for goods and services.

- Maintain specific and separate bank accounts for the use of the financing resources and the local counterpart.

- Make, with the prior approval of the PCU, all payments related to the execution of the activities within the Program Components.

- Maintain specific and detailed accounting records on the use of the financing resources and the local counterpart.

- Maintain the original supporting documentation for the Program's eligible expenses.

- Make all information and documentation available to the Program's internal and external auditors and provide all clarifications and explanations that may be necessary.

- Present the financial statements corresponding to the Program's resources, duly audited by the Program's auditing firm, before the NGC, the IDB, and the PCU.

- Prepare the requests for the disbursement of resources before the IDB.

- Present progress reports on the budget execution of components II and III of the Program.

85. For the operation of these funds, a separate operating account shall be set up and maintained, which shall function as a revolving fund, reimbursing the resources upon adequately demonstrating their destination, in accordance with the provisions of the Program, its regulations, and the Agreement.

86. For the selection and contracting of this Agency, the Director of the PCU shall prepare its Terms of Reference and the bidding process, which must be approved by the NGC. Its contracting must follow a national and international public bidding process, which must have the IDB's no-objection.

87. For the selection of the SCA, the following main attributes must be considered: that it has sufficient administrative and managerial capacities to accompany these processes; with ample experience in the agricultural sector; that it is an entity accredited before the Office of the Comptroller General of the Republic (Contraloría General de la República); that its costs be related to the magnitude of the Program's costs; that it have sufficient international coverage and linkage to allow the Program and its different actors, within the framework of its objectives, to obtain benefits from this relationship.

The producer organizations 88. The producer organizations shall be represented on the National Governing Council and on the Mixed Regional Committee and shall be actively participating as direct actors in the execution of their projects.

89. The participating producer organizations must, among other functions:

- Participatively identify the activities to be carried out in their projects.

- Present the demands of their members in an orderly manner, in accordance with the provisions of these Regulations.

- Support the ASAS, the PCU, and the DNA in the evaluation of the performance of the service providers.

- Participate in the monitoring and evaluation processes of the Program's actions.

- Request the approval of economic support from the PCU through the MRCs to prepare their projects, if necessary.

- Formalize the respective contract with the technical assistance service provider, if this aspect is contemplated in the project.

- Must undergo the training processes deemed appropriate by the PCU and the National Directorate of Agricultural Extension.

The service providers 90. The service providers are all natural or legal persons, technicians, professionals, producers, or service companies and non-governmental development organizations that demonstrate before the Program Coordinating Unit suitability to provide the services demanded by the organizations and the Program in accordance with the established parameters.

The cycle of the projects financed under component I A. Promotion and dissemination of the Program 91. The process shall begin with a promotion and dissemination campaign by the PCU, through a broad and massive communication strategy, placing special emphasis on the priority regions and using mechanisms close to the organizations, such as radio, pamphlets, and other types of media. During dissemination, the operational mechanisms that allow the proposals to be specified must be explained, in assemblies, meetings, seminars, workshops, according to the characteristics of each canton and region. The promotion and dissemination of the Program shall be concentrated in the first two years of execution, while the information activities on the Program's progress and achievements shall be carried out throughout its entire execution period, particularly concentrated in the final years. At the same time, the PCU shall work on establishing a registry of specialized entities and individual consultants that have the capacity to provide the required technical assistance services.

B. Preparation and presentation of projects 92. The projects shall be identified and formulated directly by a producer organization, through a participatory process that allows for a concrete demand in accordance with the parameters established by the Program. Where projects do not exist, or the organizations do not have the capacity to do so, they may request assistance through the ASAS, which shall support the requesting organizations in the preparation of the necessary documents.

93. The organization may request financing to contract consultancy services, whose request must be submitted to the Mixed Regional Committee for its respective endorsement in order to approve the requested financing. The PCU shall evaluate the feasibility of the proposal, based on the prior criterion of the respective MRC. To complete the proposals, resources of up to US$1,500 shall be granted per organization on a one-time basis. Upon approval of this financing, the organization may contract the necessary consultancy services to complete the project preparation process, including its technical, environmental, and financial feasibility. The resources shall be delivered to the service provider contracted by the organization, according to the agreed terms of reference.

94. The organizations shall prepare and present their projects based on the guide established in these regulations, and on the Format for the presentation and evaluation of projects that shall be included in the Procedures Manual. Each project must indicate in detail the amounts required for technical assistance, agricultural investments, and environmental works, and shall subsequently present them to the ASAS, which shall review them in the first instance, in order to determine if they have financial and socio-environmental feasibility and that they conform to the criteria established by the Program. The projects must contain at least the following information:

- Name of the organization and participants.

- Justification for financing.

- Current situation to be addressed.

- Results expected to be achieved at the end of the project.

- Estimated impact of the activity.

- Activities to be carried out.

- Required inputs, labor needs, major investments for the preparation of the project budget.

- Estimated cost/benefit analysis.

- Execution scheme, including the period for the execution of works and technical assistance.

- Budget and financing.

95. The general eligibility criteria for the projects to be presented by the organizations, prior to their technical review, in the form of a profile, shall be those whose purpose is to:

- Solve productivity problems resulting from failures in the technology applied in production systems.

- Promote the adoption of new productive systems that respond to changes in the preferences of local and international markets.

- Introduce productive systems that use the soil resource more efficiently and consequently release land surpluses that can be dedicated to forestry and conservation uses.

- Reduce the use of agrochemicals and improve land use through the application of efficient natural resource management technologies and - Generate greater added value to primary production, through product classification and certification activities, and for quality and in accordance with market preferences.

Other general requirements they must meet are:

- That the project be presented by a producer organization.

- That the project reflects the linkages of the achievement of objectives with the provisions of the Program.

- That the organization ensures its commitment to responsibly assume the implications deriving from subsequent contracts.

96. The projects prepared in accordance with the established criteria must be submitted accompanied by the following documents:

- Letter of request signed by the members of the Board of Directors of the applicant organization.

- Copy of the minutes of the Board of Directors session in which the following agreements were adopted: (a) approval of the project; (b) delegation of powers to three representatives to sign contracts with the Program and the financial institution, (c) agreement on co-financing.

- Certification from the credit entity that the producers involved in the Project are creditworthy.

97. Once the projects are prepared and the documents completed, the organizations shall present them to the corresponding ASA, which shall be responsible for verifying that the documentation is complete, providing a receipt of delivery for the proposal. If the documentation is incomplete, the request shall not be received, and the ASA shall indicate to the applicant organizations the missing documents.

C. Review, selection, and award of projects 98. The projects received by the ASA shall be registered, reviewed, and evaluated considering their financial and socio-environmental feasibility. Based on the evaluation, the ASA shall determine if the project is eligible, or if it requires modifications or adjustments, the result of which shall be communicated to the respective organization.

99. The projects that the ASA has positively assessed are forwarded to the corresponding organization, duly signed by the Extension Agent, so that the latter may deliver them at the MRC headquarters, specifically at the office of the Regional Head of Extension.

100. Based on the background information presented by the ASA, the regional extension team, chaired by the Regional Head of Extension, who in turn shall act as the technical secretary of the MRC, shall analyze the project and the financial and socio-environmental evaluation to issue a technical criterion that serves as the basis for the approval decision by the MRC.

101. The MRC may subject the approval of projects to the fulfillment of conditions deemed necessary such as adjustments to the budget or execution timelines, contracting or procurement of certain critical inputs, or any other that, privileging technical and cost-effectiveness criteria, facilitates the achievement of its results more efficiently.

102. In any case, the representatives of the Banco Nacional or of the financial entity shall have the right to veto any project presented, given that they assume the final risk of the loan. In the case of projects that do not require credit, the Banco Nacional or the financial entity shall have no vote.

103. The organizations obtaining financing from other sources must demonstrate in a reliable manner the origin of the credit resources so that their proposal can be evaluated.

104. The Committee must record in its minutes all the details related to the project selection process, particularly the aspects referring to the transparency of the process, and shall keep all the documentation on file. All this documentation shall be registered by both the Technical Secretariat of the MRC and the bank or other participating financial entity, if a credit application is included, and a copy thereof must be sent to the PCU.

105. The Committee's decisions shall be communicated in writing by the Regional Director of the MAG to the Director of the PCU, the DNA, and the beneficiary organization, while the Bank shall keep the information for the time of formalizing the credit with the beneficiary organization. Should the Mixed Regional Committee reject a project, the communication must clearly indicate the reasons and adjustments, if pertinent, to review its project.

Timeframes for the processing of projects 106. The following maximum timeframes are established for the processing of projects:

| Action | Maximum working timeframe | Responsible | | --- | --- | --- | | From receipt of project profile to review of requirements | 2 working days | ASA | | From project review by the ASA and submission to the Regional Extension Team | 10 working days | ASA | | From project review by the Regional Extension Team to preparation and delivery of Report for MRC | 10 working days | Regional Technical Extension Team | | From Committee session to communication to organization and PCU | 3 working days | Regional Director of the MAG | | From communication to organization to signing of agreement with PCU and credit contract with lending bank | 15 working days | PCU Bank | | Total maximum timeframe | 40 working days | | D. Execution of Contracts and Resource Management 107. Upon receiving the approval of a project from the MRC, both the PCU and the Banco Nacional or other financial entity, in their respective folders, shall proceed to formalize the relationship with the corresponding organization. Two documents shall govern this relationship, which form an integral part of these Regulations:

(a) An agreement between the organization and the MAG/PCU, detailing the aspects related to the guidelines to be followed to deliver the resources to the Bank or other financial entity and from the Bank or other financial entity to the organization to finance technical assistance and environmental works; (b) A contract between the organization and the Banco Nacional or other financial entity, detailing the aspects related to the credit. This document shall be issued in accordance with the ordinary procedures of the banks or any other financial entity.

108. Once these relationships have been formalized, the PCU shall issue two payment orders so that the first installment is disbursed to cover the payments to the technical assistance service providers and the first disbursements for incentives in works with environmental benefits, in accordance with the timeframes and objectives established in the project.

109. At the same time, the organization, upon receiving its written communication from the respective Mixed Regional Committee, shall proceed to carry out two parallel actions: (a) a service contract with its selected provider and (b) the pertinent procedures with the Banco Nacional or the financial entity for obtaining the credit. The Banco Nacional or the financial entity retains the right to execute individual contracts with each member of the organization or with the organization itself as an entity, depending on the project and the decision of the MRC. The disbursements shall be made in installments according to the management plan of each project.

110. In essence, the agreement between the organization and the MAG shall establish the following:

- The obligation of the organization to carry out the approved project and use the non-reimbursable resources exclusively for its execution; - The obligation of the organization to co-finance the activities with counterpart resources, at the cost percentages established in the agreement; - The right of the organization to select and contract the service providers that are accredited by the MAG's DNA, required for the execution of the project; - The obligation of the organization to manage the incentive and counterpart funds in accordance with the provisions of the agreement, and - The obligation of the organization to inform the Regional Directorate and its ASAs and the PCU on the progress of execution and to submit to the training, evaluations, and internal and external audits determined.

111. The contract between the organization (or the producer) and the Banco Nacional or other financial entity shall be signed in a minimum of three original copies and one copy, with one remaining in the possession of the Bank or financial entity, another with the PCU, and the third in the possession of the organization, and a copy with the respective ASA.

E. Movement of Funds Non-reimbursable resources 112. Regarding the resources for technical assistance and environmental benefits, once the project has been approved by the MRC, the PCU shall authorize the deposit into the organization's accounts of the amounts corresponding to the installments established in each project in accordance with the professional services contract, in the case of technical assistance. Regarding the incentive for environmental benefits, the disbursements shall be made based on the criterion issued by the ASA on the progress of the project execution.

113. The corresponding reports on the execution of the non-reimbursable resources shall be available to the PCU in order to carry out the corresponding monitoring.

Credit funds 114. The organizations and their beneficiaries shall manage the funds related to the credit, in accordance with the provisions issued by the Banco Nacional or the corresponding financial entity, which for such purposes shall be set forth in the corresponding contract. In all cases, the financial entity, to initiate the disbursements to the organizations on the credits, requires that the technical assistance has been contracted, if this service is required.

F. Contracting and payment of service providers 115. The organizations shall select and contract the provider from the registry of providers accredited by the DNA for the execution of the activities specified in the project and in their agreement with the PCU. A service contract shall be established that strictly reflects the terms established in the project, objectives, activities, schedule, budgets, forms of payment, and monitoring.

116. The technical assistance contracts shall be made solely and exclusively between the organization and the service provider, in a minimum of two original copies and one copy, with one remaining in the possession of the organization and the other in the possession of the provider. A copy of the contract must be sent to the ASA and may be required by the PCU. No type of contractual relationship or liability for this contract shall be established between the PCU, the Program, and the service provider.

117. The service providers for the execution of Component II: Training for both producers and extension agents, shall formalize a contract with the SCA.

118. The timely execution of the activities and the achievement of the stipulated products shall be the exclusive responsibility of the organization. Upon fulfillment of the deadlines established in the contracts, the organization must inform the PCU in order to carry out the corresponding procedures. A quarterly report of the activities carried out by the providers must be submitted by the organizations to the ASA, MRC, and PCU through the ASAS. In the case of short-term activities (less than three months), the organization must send the respective report to the PCU, within the timeframes previously established in the terms of reference for contracting the provider.

G. Project completion 119. A project shall be considered completed when the activities established in the schedule and in the contract are fulfilled. It may be prematurely suspended for fully identified and justified causes, by one of the parties, who shall communicate it to the MRC and the PCU.

120. Upon completion of the project, the organization must send to the ASA, the MRC, and the Program Coordinating Unit a Final Project Completion Report, in a format that the PCU itself shall provide.

H. Maintenance of documentation and records by the organizations 121. The organization shall be obligated to maintain and safeguard, for a period of no less than two years from the termination of the agreement, all documentation related to the project, including: contracts, vouchers, invoices or purchase receipts, reports on the movement of the bank account, contributions from the producers, and all communications, requests, and reports. The accounting documents must be kept for a period of no less than five years, or as dictated by the current regulations on the matter.

122. The organization must keep available to the Program a copy of each project, along with its final evaluation, and all necessary documents referred to in the preceding paragraph, for the purposes of monitoring and conducting the audits deemed appropriate.

Contracting and procurement in components II and III 123. All goods and services acquired within the framework of components II and III must be carried out through the Specialized Administration Agency, which shall establish the mechanisms and procedures through which these goods and services shall be procured, which must be carried out in accordance with the rules of the Government and the IDB. These mechanisms and procedures must be approved by the NGC and submitted for the IDB's no-objection. In any case, international public bidding shall be required for the procurement of goods and services whose cost is equal to or greater than the equivalent of US$250,000. International public competition shall be required for consultancies whose cost is equal to or greater than the equivalent of US$200,000.

124. All those who have been accredited by the MAG's DNA to carry out the activities of said components may be service providers for components II and III. The PCU must maintain records of those who are active within the Program as providers of training and study services and keep an evaluation of their performance. The provider registry is the responsibility of the DNA, which provides information to the PCU and the SCA when they require it.

125. All providers shall be obligated to comply with the provisions of these Regulations and the specifications considered in the contracts for the stated purposes.

126. Component II will be executed by the UCP through the specialist, who will prepare the Training Plan based on needs identified with the support of the Regional Directorates and their ASAs, defining topics, events, participants, indicative budgets, and including the Terms of Reference for each event; all of this will be approved by the UCP. For the execution of this component, the UCP will also have the support of consultants. Once this plan is available, a public bidding process will be conducted and contracts will be executed through the AEA, in accordance with established procedures. The UCP is responsible for monitoring the activities carried out within the framework of these contracts and authorizing the AEA to make the corresponding disbursements for services satisfactorily rendered.

127. The Information subcomponent will be executed by SEPSA through its regional organization established via the InfoAgro Regional Liaisons. The actions to be developed will be recorded in a format containing the activities for the execution of the subcomponent, the annual plan, the defined budget, and the monitoring and evaluation mechanisms. For its execution, SEPSA will appoint a Coordinator and assign existing staff from its unit. It will also have the support of consultants provided for in the Program to carry out the scheduled actions. All contracting of consultancies and purchases of materials and equipment will be handled by the AEA at the request of SEPSA, with prior authorization from the UCP.

128. For the consultancies related to the studies of Component III, the terms of reference will be prepared by the interested entities and submitted to the UCP for evaluation and approval. The UCP will issue a technical opinion, ensuring that their content aligns with the Program's objectives, is included in the operational plan, and that the budget is available. Subsequently, they will be forwarded to the CND for approval. The UCP will inform the AEA of the approval of these proposals so that the bidding and eventual contracting process can proceed.

129. All disbursements to be made with resources from Components II and III may only be processed by the AEA, upon having the endorsement of the UCP, to verify that the services were rendered satisfactorily.

130. All goods and services must be procured at a reasonable price, considering other factors such as quality, delivery time, efficiency, reliability, and availability of services, and in accordance with the parameters established by the Government and the BID. In the case of studies or training, both their quality and the capacity of the providers to deliver them in a timely manner must be considered.

131. All goods and services must be used exclusively for the execution of the contracted activities. The UCP may request the AEA to partially or fully suspend a contract if it finds that said resources are not being used for the purposes for which they were contracted.

Programming, Monitoring, and Evaluation A. Programming 132. The UCP will prepare, between the months of September and October, an Annual Operational Plan (Plan Operativo Anual), based on the regional POAs. This plan must establish the goals for geographic coverage and organizations, the activities to be carried out, and the budget necessary to implement them. The Plan will define a reference budget for the credit line, which will be based on an estimated average cost per organization.

133. The Program Director will present the proposed Annual Operational Plan to the CND for review and approval. The approved proposal will be submitted to the BID for non-objection.

B. Monitoring and Evaluation 134. Advances in the execution of Component I projects, as well as supervision and monitoring, will be a shared responsibility between the Regional Directorate with its ASAS and the Banco Nacional or the financial institution. The ASA technicians will ensure that the project proceeds according to the approved plan, including investments in environmental works, which should normally be executed in the early stages of the project. To fulfill this task, the ASA will use as a source of information the requests for disbursement of funds submitted by the organizations. For this purpose, they will receive complementary training through the activities included in Component II.

135. The Banco Nacional or another financial institution will carry out its supervision as it deems appropriate to ensure the repayment capacity of the farmer and/or the organization.

136. The overall monitoring of the Program's execution will be carried out by SEPSA in coordination with the DNEA and the UCP. It will also establish a series of indicators to enable the timely evaluation of the Program's activities and achievements. Periodic monitoring will be carried out by the DNA through its National Coordinators and the Regional Directorates through the ASAs.

137. The responsibility for evaluating and monitoring the Program's activities and its components will lie with the DNEA and the Regional Directorates with their ASAS. The overall evaluation of the program will be the responsibility of SEPSA, which will carry it out based on random samples of projects and activities, aimed at verifying progress and impact in their execution with the organizations and executing entities. This work will be conducted jointly with the Regional Directorates and the ASAS. During each year of the Program's execution, SEPSA will randomly select, jointly with the UCP, at least 10% of the projects for partial evaluation. Two years into the Program's execution, or when 50% of the financing resources have been disbursed, SEPSA will prepare the terms of reference for contracting a mid-term evaluation, using performance indicators for this purpose. At the end of the execution, a final evaluation of the Program will be contracted, in which the achievement of the Program's objectives and goals will be measured, and at least one-third of the defined projects will be randomly selected jointly with the UCP for evaluation.

Environmental Considerations A. Ex-Ante Dissemination 138. The UCP will carry out ex-ante dissemination of approved project initiatives, as per Articles 21, 22, and 23 of this Regulation, of the benefits of such initiatives, of the environmental audits, and of the activities or investments necessary to mitigate the possible negative externalities of these projects, in accordance with the provisions of current legislation, as safeguard measures against potential environmental damage.

139. To include a new project initiative, the UCP will establish the corresponding procedure in agreement with SETENA, which must allow the environmental, social, and financial benefits to be visualized.

B. Environmental Audits 140. For monitoring potential environmental and social impacts during execution, the procedure established in the Environmental Report (Informe ambiental) of SETENA 3 and the recommendations of said Secretariat, which must be attached to the Report of the new Project initiative and is considered an integral part thereof, will be followed.

(SIC) 2 Under current regulations, the Environmental Report is known as FEAP (Preliminary Environmental Assessment Form, Formulario de Evaluación Preliminar Ambiental).

141. The Director of the UCP and the socio-environmental and Component I specialist may recommend, based on the results of the Environmental Audit Reports, the suspension of disbursements or the early termination of the project, due to critical situations encountered.

Internal Controls and Audits 142. Both the AEA and the UCP will maintain a program of accounting standards, procedures, records, and controls for the entire Program and its components, which will be subject to the audits and comptrollerships of the Government and the BID.

143. Annual audits will be conducted through the contracting, by the Executing Agency, of an independent audit firm, in accordance with the terms of reference accepted by the Bank. The audit will include a sample examination of disbursements, an evaluation of the supporting documentation for acquisitions and contracting of works, goods, and services; a sample examination of the supporting documentation for disbursement requests; and inspection visits to a sample of projects financed with Program resources. All Program dependencies and related actors (including, among others: CND, UCP, AEA, CRM, ASAS, DNEA, SEPSA, Organizations, etc.), as well as direct contractors, will be subject to both the internal audits determined by the CND and the external audit program established in Loan Contract No. 1436OC-CR between the Republic of Costa Rica and the BID, and other provisions emanating from the Contraloría General de la República.

FINAL CONSIDERATIONS This Operative Regulation was reviewed and approved unanimously by all members of the National Directive Council in its Session No. 2 of July 7, 2004, and ratified by the BID in San José, Official Communication COF/CCR/1133/2004 of August 11, 2004.

It includes the modifications made by the CND in its session of April 2008; its modification and ANNEX ONE were reviewed and approved unanimously by all members of the National Directive Council in its session of January 10, 2008.

FROM COMPONENT 1 OF THE PROGRAM TO ADDRESS NATURAL DISASTER EMERGENCIES A. GENERAL PROVISIONS 1- To preserve an economically and environmentally sustainable base by improving and protecting the development areas of small and medium-sized agricultural producers against potential damages caused by natural emergencies thus declared, this ANNEX ONE is incorporated, which, in terms of its application, is independent from the percentages, amounts, and restrictions established in the Operative Regulation of the PFPAS.

2- Emergency Decree No. 45045-MP, published in the Official Gazette La Gaceta No. 207 of October 29, 2007, establishes the Chorotega and Central Sur Regions of the country as two of the most affected areas, the first of which is a priority region of the PFPAS.

3- Up to fifty percent of the NOT committed resources may be used in the execution of Component 1 of the PFPAS to address natural disaster emergencies.

4- The responsibility for the correct application and execution of this procedure will lie with the Ministerio de Agricultura y Ganadería through the Extension Program and other MAG departments that participate herein.

B. TECHNICAL DEFINITIONS AND DOCUMENTATION TO BE USED IN THE EXECUTION OF THIS PROCEDURE 5 - Technical definitions.

| ASA | Agencia de Servicios Agropecuarios | | AT | Technical Assistance (Asistencia Técnica) | | Component 1 | Investments and Technical Assistance | | DSOREA | Dirección Superior de Operaciones Regionales y Extensión Agropecuaria of the Ministerio de Agricultura y Ganadería | | DR | Regional Directorate (Dirección Regional) of the Ministerio de Agricultura y Ganadería | | MAG | Ministerio de Agricultura y Ganadería | | PFPAS | Programa de Fomento de la Producción Agropecuaria Sostenible | | Eligible Producer | Those agricultural producers previously identified by the MAG through the ASA, who belong to agricultural producer organizations and suffered losses caused by the natural emergency declared under Emergency Decree No. 34045-MP | | RPA | Recognition of Investments for Recovery of Agricultural Productive Capacity (Reconocimiento de Inversiones para recuperación de capacidad productiva agropecuaria) | | UCP | Programa de Fomento de la Producción Agropecuaria Sostenible Coordination Unit | 6 - Reference documents.

- Sworn declaration (declaración jurada) of the affected person (includes instructions and space for ASA certification) - ASA field verification report - Regulations for the application and allocation of RPA - Rehabilitation Plan for the farms of affected producers C. PROCEDURE FOR THE RECOGNITION OF INVESTMENTS FOR RECOVERING AGRICULTURAL PRODUCTIVE CAPACITY 7- Selection of beneficiaries: The ASA and the producer organization accepted by the MAG will be responsible for selecting the producer beneficiaries of the resources from this ANNEX ONE based on existing lists of affected persons.

8- Delivery of documents and their signature: The ASA Agents will be responsible for delivering the form to each beneficiary producer, providing information on the affected person, geographic location, farm size, identity document number, producer's identification card, legal conditions, and agricultural activities at the time the natural phenomena occurred. The form will also contain the producer's sworn declaration and RPA request for the affected farming activities that suffered damages, along with the farm rehabilitation plan and its description; and the producer's acceptance clause for the MAG to accompany them in the implementation of said rehabilitation. To complete all documents, assistance will be provided by the responsible ASA official, who will provide certification of the loss incurred by each producer.

9- Transfer of documentation to the DSOREA: Once the procedure indicated in point 8) above is completed, the DR will be responsible for sending to the DSOREA of the MAG in San José, via an official note, the list of affected producers who qualified for the RPA, attaching the corresponding supporting documentation provided for in point 8) above in digitized files, duly coded by the regional directors. The original physical documentation will be kept in custody by the respective ASAs.

10- Coding and transfer of the official report from the DSOREA to the UCP: The DSOREA will be responsible for processing the documentation received to generate an official printed and digital report containing the following information:

The official report and the digital version of the files are transferred to the UCP.

11- Issuance of RPA payments: The Administrative Unit of the UCP will be responsible for receiving the official report and proceeding with the management and processing of the payment order through a global capital transfer to a suitable institution that will administer the monetary resource, where the affected producers debit the resources allocated for RPA payment from their individual accounts.

12- Impossibility of RPA not indicated: No eligible producer, in accordance with this ANNEX ONE, may, under any mechanism or procedure, use RPA resources to acquire inputs and needs NOT authorized by the MAG and in their rehabilitation plan; failure to comply will expose them to any administrative action against them and their inclusion on a blacklist for other similar or additional aid.

13- Monitoring and control of the issuance of RPA payments and their application: The DR, through the involved ASA, is responsible for verifying the proper use of monetary resources intended for the RPA payment through the AT, according to the investment plan and review of results. The ASA representative submits a final report of the results achieved by the beneficiary producer of these resources. These reports are sent to the DR of the MAG, with a copy to the DSOREA and the UCP for appropriate action. The DSOREA representative is responsible for preparing a final report.

14- Final evaluation: An independent consultancy will be responsible for conducting a final evaluation of the destination and results of the resources used in accordance with this ANNEX ONE; this report will be submitted to and reviewed by the BID and the MAG authorities.

CHAPTER I. GENERAL PROVISIONS

CHAPTER II. PROGRAM DEFINITIONS

CHAPTER III. PROGRAM ACTIVITIES

CHAPTER IV. OF THE ELIGIBILITY AND SELECTION CRITERIA

CHAPTER V. ORGANIZATION AND FUNCTIONS

CHAPTER VI. THE CYCLE OF FINANCED PROJECTS

UNDER COMPONENT I

CHAPTER VII. CONTRACTING AND PROCUREMENT IN COMPONENTS II AND III

CHAPTER VIII. PROGRAMMING, MONITORING, AND EVALUATION

CHAPTER IX. ENVIRONMENTAL CONSIDERATIONS

CHAPTER X. INTERNAL CONTROLS AND AUDITS

FINAL CONSIDERATIONS

CHAPTER I

CHAPTER II

CHAPTER III

CHAPTER IV

CHAPTER V

CHAPTER VI

CHAPTER VII

CHAPTER VIII

CHAPTER IX

CHAPTER X

ANNEX ONE

SPECIAL REGULATION FOR THE USE OF FUNDS

en la totalidad del texto - Texto Completo Norma 2 Reglamento operativo (contiene reglamento especial para uso de fondos del componente 1 del programa para atender emergencias por desastres naturales) Texto Completo acta: BA861 AFRICULTURA Y GANADERÍA COSTA RICA-MINISTERIO DE AGRICULTURA Y GANADERIA-MAG PROGRAMA DE FOMENTO DE LA PRODUCCIÓN AGROPECUARIA SOSTENIBLE REGLAMENTO OPERATIVO Versión revisada y actualizada sobre los Ajustes sugeridos por los coordinadores de componente, la Misión de Administración BID. Incluye la modificación realizada por el CND al Manual Operativo de los CRM. (Versión, abril 2008) ÍNDICE DE CONTENIDO CONTENIDO

A. Objetivos y Orientación Estratégica del Programa B. Bases Jurídicas y Ámbito de Aplicación C. Vigencia y Enmiendas

A. El Programa de Fomento a la Producción Agropecuaria Sostenible B. Organismos responsables del Programa y su ejecución C. Las Organizaciones y entidades Beneficiarias del Programa D. Los Proveedores de Servicios E. Las propuestas F. Los contratos G. Sistema de Seguimiento y Evaluación

A. Componentes del Programa B. Sobre el co-financiamiento C. Restricciones para el uso de los recursos aprobados

A. De los beneficiarios B. De los proveedores de servicios C. De la elegibilidad de las propuestas D. De los criterios de selección de los proyectos a ser presentados en el Componente I

A. El nivel decisorio y de políticas B. El nivel gerencial y de administración C. El nivel operativo y de ejecución

A. Promoción y difusión del Programa B. Preparación y presentación de proyectos C. Revisión, selección y adjudicación de proyectos D. Celebración de Contratos y Manejo de Recursos E. Movimiento de Fondos F. Contratación y pago de proveedores de servicios G. Finalización del proyecto H. Mantenimiento de documentación y registros por parte de las organizaciones

A. Programación B. Seguimiento y Evaluación

A. Difusión Ex-ante B. Auditorías Ambientales

1. El Gobierno de Costa Rica está impulsando una estrategia que se concentra en la promoción de nuevas tecnologías de bajo costo y de fácil acceso para los productores (as) y el desarrollo del capital humano mediante servicios de capacitación, información y asistencia técnica a los productores. De esta manera, se pretende que los procesos productivos sean más competitivos y mejoren los ingresos de las organizaciones de pequeños y medianos productores agropecuarios. La reconversión productiva propuesta involucra el uso racional de los recursos naturales, basado en la convergencia de los intereses de producción y los principios de sostenibilidad ambiental. El Programa contribuirá a las actividades de reducción de la pobreza incluidas en el Plan Nacional de Desarrollo Humano (PNDH) y enmarcado en el Plan de Reactivación Económica 2002-2006, como parte de una de las cuatro Áreas de Focalización que persiguen "acelerar el crecimiento económico y social protegiendo el medio ambiente", especialmente en lo concerniente al fortalecimiento del capital humano.

A. Objetivos y Orientación Estratégica del Programa 2. El Programa se aboca a la difusión de tecnologías innovadoras que combinan un aumento de ingresos con la conservación de la base productiva y el reconocimiento de los beneficios ambientales por la reducción de las externalidades negativas. Los procesos de capacitación e inversión permitirán elevar los ingresos de los pequeños y medianos productores, en el menor tiempo posible y con los recursos limitados disponibles; y al mismo tiempo reducir los impactos ambientales negativos de las prácticas convencionales orientadas al uso intensivo de agroquímicos, destrucción del suelo, contaminación, etc. Sobre esta base se definen los elementos que han orientado el diseño del presente Reglamento Operativo, así como las modificaciones que se realizarán posteriormente al Reglamento, en el transcurso de la ejecución del Programa. El enfoque del Programa estará normado por:

(a) Una visión pluralista en un Programa compuesto por múltiples actores, integrando capacidades diversas y definiendo funciones específicas, a través del MAG, entidades del Sector público, y con la participación activa del sector privado y ONG´s.

(b) Un enfoque descentralizado, donde las decisiones son tomadas a partir del conocimiento y manejo de información de las mismas organizaciones, basadas en los niveles de complejidad y costos de sus propuestas. Descentralización para la revisión, aprobación de propuestas, aprobación de fondos y del seguimiento.

(c) Enfocar como principal logro, el mejoramiento de la calidad y competitividad de pequeños y medianos productores, permitiendo asegurar su inserción en el mercado en mejores condiciones.

(d) Pasar de un enfoque de oferta de tecnología y extensión, al desarrollo de servicios agropecuarios que atiende la múltiple gama de demandas para el fomento de la competitividad de pequeños y medianos productores.

(e) La ejecución se basa en las distintas características de las organizaciones y su nivel de desarrollo y de la complejidad de sus propuestas.

3. Los recursos puestos a disposición para la ejecución del Programa, son a partir del Contrato de préstamo entre el Gobierno de la República de Costa Rica y el Banco Interamericano de Desarrollo. Se aplicarán durante cuatro años para la ejecución de los componentes que se describirán en el presente reglamento. Los recursos serán aplicados en todo el país y el Programa se ejecutará por demanda. Debido a que las regiones: Brunca, Chorotega y Huetar Norte, presentan los cantones con mayores índices de pobreza, tendrán prioridad sobre los recursos del Componente I. Los recursos asignados a los componentes II y III se aplicarán en todo el país.

B. Bases jurídicas y Ámbito de Aplicación 4. El Convenio de Préstamo entre el Gobierno de la República de Costa Rica y el Banco Interamericano de Desarrollo, N°. 1436/OC.CR, de fecha 24 de enero de 2003, comprometen al MAG a establecer una Unidad Coordinadora del Programa-UCP y a establecer un Convenio con una Agencia Especializada Administradora, de acuerdo con los procedimientos establecidos con el BID, para la gerencia y coordinación de las actividades del Programa.

5. El MAG establecerá un convenio con el Banco Nacional de Costa Rica o cualquier otra entidad financiera de reconocida trayectoria, para poner a disposición de los productores (as), los recursos crediticios que financien las inversiones productivas de los proyectos presentados por las organizaciones beneficiarias del Programa.

6. Los derechos y obligaciones de las entidades, respecto a la administración de los recursos destinados al financiamiento de las actividades del Programa, se estipulan en Contratos específicos que para tales efectos se firmarán entre el Gobierno y las mismas. Estos documentos deberán ser acordes con lo definido en este Reglamento. En caso de presentar alguna diferencia, prevalecerá lo definido en el Contrato de Préstamo.

7. El presente Reglamento Operativo establece los criterios, normas, procedimientos y mecanismos que regirán las acciones y los recursos previstos para el Programa de Fomento de la Producción Agropecuaria Sostenible, de acuerdo con el Contrato de Préstamo descrito en el Artículo 4.

C. Vigencia y Enmiendas 8. El presente Reglamento Operativo ha sido aprobado por el Consejo Nacional Directivo en su sesión del 7 de julio de 2004 y ha sido modificado mediante sesión de 10 de enero de 2008, entrando en vigencia junto con su ANEXO UNO a partir de su publicación, en la Página Web del MAG. Las enmiendas que se introdujeran al presente Reglamento Operativo estarán sujetas a un proceso aprobatorio similar al que le dio origen.

Definiciones del programa A. El Programa de Fomento a la Producción Agropecuaria Sostenible 9. Es el Programa auspiciado por el Gobierno de Costa Rica, bajo la conducción del MAG, El Programa se norma con el presente Reglamento Operativo. El MAG ejecutará el Programa a través de las instancias que conforman el Programa Nacional de Extensión Agropecuaria a saber: Dirección Superior de Operaciones Regionales y Extensión Agropecuaria (DNEA), Direcciones Regionales y sus Agencias de Servicios Agropecuarios (ASA), fomentando un entorno favorable para el desarrollo de sus actividades y su vinculación con el resto de programas y actividades realizadas por entidades del Sector y el mismo MAG.

B. Organismos responsables del Programa y su ejecución 10. Los organismos responsables de la gestión y ejecución del Programa son los siguientes:

MAG: Ministerio de Agricultura y Ganadería como Organismo Ejecutor del Programa y responsable de su administración técnica y financiera.

CND: Consejo Nacional Directivo. Órgano decisorio que tiene la responsabilidad de establecer las prioridades y orientaciones del Programa.

CRM: Comité Regional Mixto: responsable de revisar y aprobar los proyectos presentados por las organizaciones en sus respectivas regiones UCP: Unidad Coordinadora del Programa. Responsable de la coordinación del Programa de forma integral.

DNEA: Dirección Nacional de Extensión Agropecuaria: Responsable de asegurar el cumplimiento de políticas y estrategias en la extensión agropecuaria y la supervisión y evaluación de su aplicación en el marco del Programa.

SEPSA: Secretaría de Planificación del Sector Agropecuario: Responsable de la evaluación global del Programa y de la ejecución del Subcomponente de Información a través del fortalecimiento del Sistema de Información Agropecuario -InfoAgro-Director del Programa: Responsable de la Unidad Coordinadora del Programa.

Entidad crediticia: El Banco Nacional de Costa Rica, u otra entidad crediticia que quiera participar en el Programa, pondrá a disposición de los usuarios del mismo, una línea de crédito para financiar las inversiones identificadas en los proyectos presentados por las organizaciones en el componente I.

AEA: Agencia Especializada Administradora: Encargada de las contrataciones y compras de bienes y servicios de los componentes II y III.

C. Las organizaciones y entidades beneficiarias del Programa 11. Son sujetos principales del Programa las organizaciones de pequeños / as y medianos / as productores / as agropecuarios, ubicados en las áreas de influencia del Programa, quienes para acceder a los recursos del mismo, presentarán sus propuestas sobre la base de los criterios señalados en este Reglamento Operativo. El Programa promoverá la participación activa de las organizaciones, de acuerdo con sus potencialidades y características particulares, dándole especial relevancia a la participación de organizaciones indígenas, grupos de mujeres y jóvenes.

Serán sujetos de los beneficios del presente Programa los pequeños y medianos productores que califiquen de conformidad con el ANEXO UNO del Presente Reglamento.

12. En cuanto al componente II, son sujetos adicionales del Programa, los funcionarios del MAG, las entidades privadas y centros de estudios, que participarán en la ejecución de actividades de sus componentes.

D. Los Proveedores de Servicios 13. Son proveedores de servicios, los profesionales, técnicos (as) productores (as) y las personas jurídicas (organizaciones privadas, no gubernamentales, empresas), que evidencien capacidad de prestar servicios a las organizaciones de productores (as) y al Programa en general, que cumplan con los criterios de elegibilidad establecidos en el presente Reglamento.

E. Las propuestas 14. Cada organización o entidad participante deberá elaborar una propuesta de perfil de proyecto, para formalizar su demanda, de acuerdo con los criterios y actividades establecidas en el Programa. Se exime la presentación de este perfil a aquellas organizaciones y a los pequeños y medianos productores agropecuarios que las integren y califiquen de conformidad con el ANEXO UNO del presente Reglamento.

F. Los contratos 15. Todas las organizaciones o entes participantes, a excepción de aquellas que califiquen para recibir recursos de conformidad con el ANEXO UNO del presente Reglamento, suscribirán convenios o contratos, donde se formalizarán las actividades a realizar.

16. Las organizaciones de productores suscribirán dos tipos de contratos y un convenio:

(a) Contratos con el Banco Nacional u otra entidad financiera, donde se consignarán las actividades a ser financiadas, presupuesto y cronograma de desembolsos y de repagos de los créditos, derechos y obligaciones para el uso del financiamiento aprobado y, (b) Contratos con las entidades proveedoras para la prestación de los servicios requeridos.

(c) Convenio con el MAG donde se consignarán las actividades a realizar con recursos no reembolsables.

Todos los contratos estarán protegidos por las leyes nacionales. Los contratos entre el Banco Nacional u otra entidad financiera y las organizaciones, para efectos del crédito, serán celebrados conforme los procedimientos establecidos por el mismo Banco o la entidad financiera correspondiente.

G. Sistema de Seguimiento y Evaluación 17. El seguimiento y la evaluación periódica del Programa y de los proyectos que se ejecutan será realizado por la Dirección Nacional de Extensión Agropecuaria (DNEA), a través de los Coordinadores Nacionales de Extensión, Jefes Regionales de Extensión y Jefes de ASA. La evaluación global del Programa será realizada por SEPSA, para lo cual realizará dos evaluaciones: una a la mitad de la ejecución del Programa y otra al final. Los términos de referencia para ambas evaluaciones y su acompañamiento son responsabilidad de SEPSA. En ambos casos, en coordinación con el Área de Planificación, Seguimiento y Evaluación del Programa.

Actividades del programa A. Componentes del Programa 18. El Programa cuenta con tres componentes, a través de los cuales se realizarán las actividades para las organizaciones de productores/as y otros actores, en los términos que se establecen en este Reglamento:

Componente I: Inversiones y Asistencia Técnica en producción agropecuaria sostenible Componente II: Capacitación e Información Componente III: Estudios para apoyar la competitividad del sector agropecuario.

19. El objetivo del Programa y de estos componentes es incrementar los ingresos y mejorar la calidad de vida de las familias de los pequeños y medianos productores (as) agropecuarios, a través del fomento de la competitividad de los Programas de producción agropecuaria, sobre una base económica y ambientalmente sostenible. En la medida en que las propuestas de las organizaciones sean compatibles con este objetivo, podrán acceder a los recursos del Programa en la línea de crédito y no serán excluidos de otros beneficios que la complemente.

Componente I: Inversiones y Asistencia Técnica en producción agropecuaria sostenible 20. Este componente tiene el propósito de apoyar a las organizaciones de productores, en proyectos locales de asistencia técnica e inversiones a nivel de finca y de pequeñas agro empresas. Estos proyectos consisten en un conjunto de cambios tecnológicos y de inversiones agro-empresariales de beneficio colectivo y/o individual, pero bajo la responsabilidad de una organización de productores; para lograr la sostenibilidad económica-financiera, combinando el aumento de ingresos con la conservación de la base productiva y el reconocimiento de los beneficios ambientales por la reducción de las externalidades negativas. El componente incluye tres elementos: (a) la asistencia técnica ofrecida por proveedores del sector privado; y (b) las inversiones en materiales e insumos productivos y (c) la atención con recursos del programa para adoptar medidas de mitigación, prevención, rehabilitación, reconversión y/o mejoramiento de la producción de los pequeños y medianos productores que califiquen de conformidad con el ANEXO UNO del presente Reglamento Operativo 21. Sin excluir otras iniciativas que puedan surgir, este componente1 otorgará incentivos a proyectos que cumplan con los objetivos del Programa en temas como:

. Sistemas agrícolas y agroforestales en producción conservacionista y/o orgánica.

. Sistemas pecuarios y silvopastoriles en producción conservacionista y/o orgánica.

. Certificación de sistemas de producción orgánica y/o conservacionista.

. Manejo de desechos cuando formen parte de sistemas integrados de producción agropecuaria.

. Fincas integrales.

. Buenas prácticas agrícolas.

. Mejoramiento y protección de las áreas de desarrollo de los pequeños y medianos productores agropecuarios ante eventuales daños producidos por emergencias naturales y así decretadas.

. Reconversión productiva o mejoramiento de la producción bajo mecanismos que garanticen una base económica y ambientalmente sostenible.

22. Se podrán incluir otras iniciativas sugeridas por las organizaciones de productores, las cuales deberán ser evaluadas y aprobadas por las ASAS, y los Comités Regionales Mixtos en primera instancia. Estas iniciativas serán remitidas por el CRM a la UCP, la cual deberá ratificar dicha recomendación para poder continuar el proceso y desarrollar el nuevo proyecto productivo. De considerarse adecuado, el Programa podrá financiar estudios de consultoría, que incluyan en forma detallada las posibilidades de mercado, requerimientos de asistencia técnica, con el fin de mostrar la viabilidad ambiental y social, así como la factibilidad económica de estas nuevas iniciativas, levantamiento de información sobre indicadores, costos de mitigación de los impactos ambientales negativos, beneficios y su trámite posterior ante la SETENA, de acuerdo con el capítulo IX de este Reglamento. Una vez aprobados, deberán seguir los procedimientos indicados en este Reglamento, posteriormente deberán ser incluidos en la lista de proyectos financiables. En todo caso, el monto máximo a financiar será de US$ 5,000 por una sola vez por iniciativa y organización.

Una vez que las nuevas iniciativas han sido aprobadas, la UCP lo comunicará a los CRM, de acuerdo con lo establecido en el capítulo IX del presente Reglamento, para su difusión entre las organizaciones interesadas en acceder a estos incentivos.

23. Podrán acceder a estos recursos las organizaciones de productores, mediante la preparación de perfiles de proyectos que serán presentados de acuerdo con lo establecido en el Cap. VI de este Reglamento.

24. Se podrá componer de dos o tres elementos que pueden ser combinados entre sí, pero en todo caso y para poder ser beneficiarias con recursos del Componente I del Programa, las organizaciones deberán siempre contar en su proyecto con el elemento de inversiones productivas:

(a) las organizaciones contarán con un incentivo de un 50% para la contratación de asistencia técnica privada, a excepción de organizaciones indígenas, cuyo incentivo podrá ser de hasta un 90%, ésta no podrá exceder de los tres años en ningún caso; (b) las inversiones ambientales (referidas al artículo 21), se reconocerán, con un monto que oscilará entre el 20% y el 30% dependiendo de la inversión en finca. Las inversiones ambientales, serán financiadas a través de una línea de crédito del Banco Nacional de Costa Rica, creada para este propósito y como complemento al Programa. Otros bancos y entidades financieras podrían participar también bajo condiciones similares. Las inversiones agropecuarias que sean financiadas a través de estas líneas de crédito, estarán regidas por las normas crediticias del banco otorgante del crédito. Las organizaciones también podrán financiar estas inversiones con fondos propios o de otras fuentes, demostrando en forma fehaciente que se cuenta con dichos recursos. Los montos de las inversiones serán determinados con base en cada tipo de proyecto.

25. Cuando las organizaciones no cuenten con la capacidad suficiente para preparar sus proyectos podrán solicitar financiamiento al Programa a través de los Comités Regionales Mixtos. Este financiamiento no será mayor de US$ 1,500 por organización y por una sola vez.

26. Si la organización requiere un estudio de pre-inversión referente a cambios tecnológicos productivos y ambientales que son necesarios para responder a oportunidades y exigencias del mercado internacional, el monto máximo a financiar será de US$ 5,000 por una sola vez y por organización.

27. Para el reconocimiento de los beneficios ambientales que oscilan entre 20% y 30%, el monto máximo a ser reconocido por finca será de US$ 4.500 incluida la contrapartida de los productores para la asistencia técnica.

Componente II: Capacitación e Información.

28. El componente pretende fortalecer la capacidad de las organizaciones de pequeños y medianos productores, organizaciones de mujeres productoras agropecuarias y la juventud rural para que puedan operar en forma empresarial y gradualmente independizarse de la asistencia técnica por parte del gobierno; capacitar a los extensionistas del MAG, organizaciones de pequeños y medianos productores, los proveedores de servicios (éstos últimos para cursos de inducción solamente) para que hagan frente a las nuevas exigencias de las organizaciones en temas no tradicionales y de competitividad; y modernizar y adecuar el Sistema de Información InfoAgro, desarrollando y consolidando Centros de Información en las Agencias de Servicios Agropecuarios del MAG para ofrecer a los productores la información pertinente y adecuada a sus necesidades y promoviendo el aumento de su competitividad y su gestión productiva. El Componente tiene dos actividades contempladas: (a) capacitación; y (b) información.

29. Las actividades del Componente II referidas a capacitación se dirigen a las organizaciones de productores (as) en temas empresariales y técnicos y a los (as) extensionistas de las ASAs. Se ejecutarán basadas en una planificación y contenido preparado por el (la) especialista de la UCP, con ayuda de consultores (as). Para optar a estos recursos, las organizaciones deberán preparar sus solicitudes de acuerdo con los intereses que tengan. Todas las organizaciones y productores (as) en el área de influencia del Programa, podrán optar a estos recursos, pero tendrán preferencia aquellos que estén realizando actividades con recursos del Componente I. En todo caso, las organizaciones de productores (as) deberán aportar en efectivo o en especie un mínimo del 10% del costo de participación de sus miembros en los cursos de capacitación.

Como herramienta metodológica que contribuya en la difusión de opciones técnicas para la producción sostenible, el Programa promoverá el desarrollo de Fincas Integrales Didácticas, que son unidades de producción, en donde sus diversas actividades se encuentran integradas y que cuenta con condiciones para recibir e intercambiar experiencias con grupos de agricultores y agricultoras interesadas en el desarrollo de sistemas de producción sostenible. El aporte máximo a otorgar para estas fincas integrales será de hasta la suma de $10.000,00 dólares.

30. La capacitación a organizaciones incluirá temas tales como:

(a) Desarrollo empresarial, organización de trabajo en grupos, administración, aspectos legales, estructuración empresarial, mercadeo y promoción de productos, así como acceso a información incluyendo InfoAgro.

(b) Temas técnicos generales como erosión, uso y conservación de suelos, conservación y manejo de aguas, considerando planes de ordenamiento territorial, ordenamiento municipal, y de uso de cuencas, donde existan, prevención de la contaminación, salud ocupacional, efectos y resultados de desechos agrícolas al medio ambiente y tecnologías innovadoras de agricultura conservacionista y orgánica con especial énfasis en la productividad. Todas las actividades de capacitación enfatizarán la integración de productores mujeres y jóvenes, así como de grupos étnicos minoritarios, considerando aspectos especiales de indígenas y afro-costarricenses, y aspectos de género.

31. La capacitación a los extensionistas facilitadores se dirigirá a la actualización tecnológica en actividades productivas prioritarias para cada región, en técnicas y métodos propios de gerentes públicos, asimilar innovaciones y usar herramientas informáticas. La capacitación para los técnicos de las ASAs incluirá temas sobre nuevas tecnologías y de competitividad, orientación institucional de servicios, aspectos jurídicos, competitividad y mercadeo a nivel nacional e internacional, gestión de la información, y nuevas tecnologías productivas innovadoras. Se organizarán cursos de inducción para los proveedores de servicios de asistencia técnica y capacitación, para que adquieran los últimos conocimientos en el ámbito nacional e internacional sobre técnicas de la extensión participativa, de agricultura conservacionista, producción orgánica y otros temas importantes para el desarrollo del Programa.

32. El Subcomponente de Información tiene como finalidad modernizar el sistema de información InfoAgro, adecuándolo a las necesidades de los usuarios, modernizando sus medios y herramientas de prestación de servicios. Además debe fortalecer y consolidar el papel de las ASA como Centros de Información de InfoAgro. Será ejecutado por SEPSA de conformidad con la estructura del PFPAS en las regiones y según se especifica en los ítem siguientes. El ámbito de aplicación de los recursos será en el nivel local (las ASA), el nivel regional y el nivel nacional. Para la ejecución del subcomponente SEPSA nombrará un coordinador y asignará personal existente de su unidad y tendrá ayuda de consultores para realizar las acciones programadas. Todas las compras de equipo y materiales serán realizadas por la AEA. Aquellas organizaciones de pequeños y medianos productores (as) que cuenten con equipo y condiciones adecuadas, podrán beneficiarse también de este componente.

33.Para cada ámbito se establecerá una planificación que identifique y concrete las acciones a desarrollar en cada uno de ellos y estos serán parte de los procesos de seguimiento y evaluación a realizar en el marco del Programa. Esta planificación contendrá como mínimo un Plan de Desarrollo por región, un proyecto por cada Centro de Información que se establezca, un proyecto para todas aquellas instancias diferentes a las ASA que accedan recursos del subcomponente.

34.El desarrollo de InfoAgro y la constitución de Centros de Información del sistema es un proceso que involucra etapas diversas de preparación para consolidar ASAs con capacidad de acceder, usar y prestar servicios de información con eficiencia. Estas etapas incluyen fases de capacitación, de desarrollo y preparación de estrategias de información y comunicación y aplicación de medios y herramientas para la prestación de servicios al usuario. Las inversiones en equipo y conectividad a Internet representan un medio para lograr el objetivo de servicios oportunos, pertinentes y adecuados a los productores. La participación de los funcionarios de las ASA en todas las actividades del proceso es un requisito indispensable para constituir Centros de Información y para la aplicación de recursos del subcomponente.

35.En todos los ámbitos de aplicación de los recursos del subcomponente (local, regional y nacional) los beneficiarios de estos deberán asegurar que se cuenta con los recursos de contrapartida necesarios para llevar adelante las acciones que se comprometan en el proyecto para acceder a los mismos. Estos serán, entre otros, recurso humano suficiente y con una dedicación de tiempo proporcional a las metas y resultados a alcanzar, transporte, combustible, viáticos y logística básica.

36.En el nivel local, las ASA designarán responsables del Centro de Información quienes tendrán a su cargo la atención de las obligaciones que implica constituir un Centro de Información. En el espacio de región, el Comité Regional Mixto designará un Encargado Regional de InfoAgro que fungirá como el enlace y responsable de las acciones a desarrollar en ese ámbito y quien coordinará con SEPSA y con el Coordinador del Subcomponente del Programa para asegurar la ejecución exitosa de las actividades regionales. En el nivel nacional, la responsabilidad recae en SEPSA, específicamente en el Área de Estudios Económicos e Información quien tiene a cargo la Coordinación Nacional de InfoAgro y tiene la responsabilidad de asegurar el recurso humano y material indispensable para promover, apoyar y llevar a cabo las tareas correspondientes en todos los ámbitos de aplicación de los recursos.

37.Los recursos del subcomponente privilegiarán las inversiones orientadas a la dotación de equipos y de servicios de conectividad a Internet, así como otro tipo de herramientas que le permitan a las ASA y a los operadores de InfoAgro en el nivel regional y nacional, desarrollar con eficiencia la prestación de servicios de información a los usuarios.

38. Los equipos y servicios que se adquieran mediante los recursos del subcomponente de Información del Programa, previa presentación de un proyecto que los justifique, tendrán un uso exclusivo para los fines que justifican su adquisición. Los responsables de velar por su uso adecuado serán las personas a quienes se asignan los mismos o quienes se señalen como depositarios de la responsabilidad sobre ellos.

39. Las inversiones del subcomponente se realizarán en aquellas ASA que reúnan condiciones para ser Centro de Información de InfoAgro. La decisión de determinar los Centros de Información corresponde al Comité Regional Mixto de cada región y la misma se sustentará en la aplicación objetiva del Índice de Capacidad Institucional (ICI)2. Si una ASA no cumple los parámetros establecidos en el ICI no podrá constituir un Centro de Información y, en consecuencia, no será objeto de inversiones del subcomponente. Corresponderá a SEPSA verificar y supervisar que se cumple con los parámetros, normas y orientaciones que permitan que los recursos se emplean siguiendo criterios técnicos que conduzcan a resultados exitosos según los objetivos del Programa. El Enlace de InfoAgro de cada región hará entrega a la Coordinación Nacional de InfoAgro y al Coordinador del Subcomponente de Información los resultados de la aplicación del ICI.

(2) El ICI es un es un indicador compuesto elaborado por InfoAgro que permite establecer de manera objetiva la capacidad de las organizaciones públicas y privadas para alojar, constituir o ser gestoras de Centros de Información de InfoAgro.

40.El subcomponente de Información apoyará la adquisición de equipos y servicios de de conectividad para los fines ya indicados. Los gastos que se generen del uso, mantenimiento, reparaciones y operación ordinaria de los mismos serán asumidos por la organización usuaria con recursos de contrapartida.

41.En función de promover el acceso, uso y prestación de servicios de información por parte de los productores, las ASA contarán con una rotulación que las identifique como Centros de Información y dispondrán de espacio físico que permita a los usuarios consultar, por su medio o a través de funcionarios de la ASA, la información que corresponda.

Componente III: Estudios para apoyar la competitividad del sector agropecuario 42. Para complementar los esfuerzos en el Programa, se cuenta con este componente, que financiará la realización de estudios o actividades. Su objetivo es proveer al MAG los instrumentos necesarios para desarrollar su política en el sector e incentivar el desarrollo de actividades agropecuarias en forma sostenible y competitiva dentro de un marco de sostenibilidad ambiental. Se financiarán estudios referidos a:

Estudios de información y datos de línea de base sobre el sector agropecuario.

Estudios de competitividad.

Estudios sobre el Programa de Monitoreo y Evaluación de impactos ambientales y sociales del Programa e impactos socioeconómicos para el sector.

Estudios de mercado sobre reconocimiento económico por beneficios ambientales del sector agropecuario.

Estudios de proyectos específicos en áreas de producción agropecuaria, mercadeo y agroindustria.

Estudio sobre la estrategia de intervención para los grupos indígenas.

43. Para los estudios a financiar, los interesados deberán preparar su propuesta de Términos de Referencia y presupuesto con el apoyo del Programa Nacional de Extensión Agropecuaria y Sepsa y ser aprobados por el Consejo Nacional Directivo, previo análisis y recomendación del Especialista del Componente III y el Director de la UCP, asegurando que están contemplados en los objetivos del Programa, con su respectivo presupuesto. Se han establecido valores referenciales para los Términos de Referencia, los valores del techo presupuestario de los estudios se determinarán al momento de elaborarse los Términos de Referencia finales de los estudios, dentro de cuyo rango deberán ajustarse los costos de las propuestas.

44. Para la contratación de estos estudios, los Términos de Referencia aprobados por el CND-UCP, serán transferidos a la Agencia Especializada Administradora (AEA), a fin de que se proceda con su licitación. Todos los desembolsos referidos a este componente deberán ser tramitados por la AEA a solicitud de la UCP, al recibir los servicios a satisfacción.

B. Sobre el co-financiamiento 45. Los aportes de co-financiamiento establecidos para las organizaciones para la asistencia técnica, serán de un 50% del valor establecido en el proyecto durante toda su vida. Este aporte deberá ser en efectivo y pagado directamente a los proveedores de servicios. Para el caso de las organizaciones de productores indígenas se brindará la asistencia técnica hasta en un 90% y bajo el mismo esquema.

46. Los aportes de co-financiamiento de las organizaciones para la capacitación se han establecido en 10% del valor total de los eventos. Este aporte podrá ser en efectivo y/o en especie. Para las entidades públicas y sus funcionarios no se ha establecido ningún tipo de co-financiamiento.

47. La UCP podrá suspender los desembolsos, en el caso de que la entidad u organización adjudicataria incumpliera con los aportes de contrapartida establecidos en el contrato respectivo.

48. Para las obras ambientales, referidas en el artículo 21, que brindan externalidades positivas, el Gobierno aportará esta inversión en forma de un reconocimiento por beneficios ambientales, con un mínimo de 20% del valor de la inversión, y un techo de hasta el 30% de la inversión en el caso de obras de mayor magnitud (costo total de la inversión menos costo de la asistencia técnica, menos costo de mano de obra). En todo caso, este valor se le entregará directamente al Banco Nacional o a la entidad financiera con base en las cuotas establecidas en el proyecto.

49. Cuando las obras son realizadas con recursos propios de la organización, el incentivo se le otorgará a la misma.

C. Restricciones para el uso de los recursos aprobados 50. Los incentivos otorgados por el Programa, no podrán ser aplicados a:

- Pago de servicio de deudas de la organización o entidad, o de sus afiliados; - Dar crédito a los asociados y/o funcionarios de la organización; - Financiamiento de actividades productivas que no estén estrictamente asociadas con las incluidas en los proyectos presentados; - Adquisición de inmuebles o terrenos y arriendo de terrenos; - Compra de herramientas y equipos que no estén estipulados en los proyectos aprobados; - Compra de acciones o títulos valores; - Pago de impuestos que no correspondan estrictamente a aquellos devengados en las adquisiciones y contrataciones de los proyectos; - Capital de trabajo; - Actividades recreativas, deportivas, políticas o religiosas de cualquier tipo; - Pago de mano de obra.

De los criterios de elegibilidad A. De los beneficiarios 51. Los criterios de elegibilidad para las organizaciones de productores (as) beneficiarias serán:

- Que sean organizaciones formadas bajo la Ley de Asociaciones, ley de cooperativas u alguna otra forma legal vigente, y que sus asociados sean productores (as) agropecuarios. Las organizaciones deberán tener personería jurídica.

- Que las familias miembros de la organización obtengan sus ingresos principales de la producción agropecuaria.

- Que la organización demuestre en forma manifiesta su compromiso de participar en el proyecto presentado y de asumir las responsabilidades que de éste se deriven.

- Que cuenten con capacidad gerencial para administrar recursos.

En el caso de las Fincas Integrales Didácticas los criterios de elegibilidad son:

a. Del productor y su familia.

Facilidad de comunicación en al menos un miembro de la familia que se dedica a la finca. Nivel de integración o experiencia en sostenibilidad ambiental.

Participación en eventos de capacitación programados por el ASA.

Disponibilidad de capacitarse en eventos programados por el ASA.

Elemento juventud dentro del núcleo familiar o disponibilidad de mano de obra familiar.

b. De la finca.

Representatividad de los sistemas de producción dentro del área de influencia del ASA, considerando tamaño y uso de la finca.

Diversidad de usos en la finca. Integralidad de los diversos usos.

Uso conforme del suelo.

Disponibilidad de condiciones para recibir grupos de productores visitantes.

Ubicación y acceso.

52. Los criterios de elegibilidad para los recursos del subcomponente de Información serán:

- Ejecutar acciones o actividades vinculadas con el desarrollo del sistema de Información InfoAgro y dirigidas a promover, facilitar o crear medios para el acceso, uso y prestación de servicios de información a los productores. Estas acciones o actividades pueden ser desempeñadas en el nivel nacional, regional o local.

- Presentar un proyecto que indique y especifique las acciones a desarrollar, los resultados esperados, la demanda de recursos del programa, los aportes de contrapartida, los beneficiarios, los responsables del proyecto, los períodos de ejecución, entre otros. Corresponderá a la Coordinación Nacional de InfoAgro en SEPSA establecer los formatos y requisitos concretos de los contenidos de los proyectos.

- En el caso de las ASA, además de los criterios indicados en el punto anterior, se deberá calificar por la aplicación del Indice de Capacidad Institucional señalado en el numeral 39 del Capítulo III y participar de todas las actividades que conlleva el proceso de desarrollo de InfoAgro en cada región.

53. La Unidad Coordinadora del Programa, la Dirección Nacional de Extensión Agropecuaria, SEPSA, las Direcciones Regionales y sus Agencias de Servicios Agropecuarios, mantendrán el listado de organizaciones y entidades adjudicatarias de los recursos, incluyendo el componente de donde provienen los fondos utilizados, nombre del proyecto, valores adjudicados y nombre o razón social del proveedor de servicios, con el objeto de informar a todos los actores quiénes están siendo beneficiarios de los recursos financieros de este Programa.

B. De los proveedores de servicios 54. Serán considerados proveedores de servicios, todas las personas físicas o jurídicas que evidencien estar calificadas para prestar estos servicios de acuerdo con las necesidades de las organizaciones. Podrán ser proveedores los siguientes:

- Técnicos y profesionales independientes.

- Empresas de servicios técnicos.

- Organizaciones no gubernamentales de desarrollo.

- Productores calificados. Esta opción se incluye para la ejecución de algunos temas en el Componente II, dado que la capacitación de productor a productor, será una de las herramientas a utilizar.

55. La UCP deberá conformar una base de datos de los potenciales proveedores de servicios para lo cual realizará en forma ex-ante, un proceso de calificación organizando un Registro donde se acreditará a aquellos que llenen los requisitos para prestar servicios en el marco del Programa. El registro, así como la información relativa a los proveedores, será puesta a disposición de las organizaciones y entes participantes interesados.

56. Para ser incorporados a este Registro, los oferentes deberán cumplir con los siguientes requisitos entre otros que establecerá la Dirección Nacional de Extensión Agropecuaria (DNA):

- En el caso de servicios de asistencia técnica, de capacitación y de estudios: las personas naturales físicas, deberán contar con títulos profesionales, y las personas jurídicas, mostrar documentos relacionados con la nómina de profesionales con sus especialidades, experiencia y atestados.

- En todos los casos, tanto las personas naturales como jurídicas deberán demostrar:

- Experiencia en el trabajo con organizaciones de productores agropecuarios.

- Presencia en el área de influencia del Programa.

- Referencias sobre experiencia en proyectos o actividades similares a las que brindarán en el servicio referido.

- Indicar áreas de especialización. Estar incorporados y activos en los Colegios Profesionales respectivos.

- En el caso de los productores y demás oferentes, deberán cumplir, además con los siguientes requisitos:

. Haber recibido el curso de inducción para proveedores de servicios.

. Haber recibido el curso de capacitación para facilitadores.

57. La DNA y la UCP organizarán un Programa de evaluación del desempeño de los proveedores de servicios, a partir de los informes de seguimiento tanto de la DNA, como de las Direcciones Regionales y sus ASAS y de la valoración que las organizaciones hicieran del servicio recibido en el Informe Final de cada proyecto. La calificación del desempeño de los proveedores se incorporará al Registro de Proveedores de Servicios de la Dirección Superior de Operaciones Regionales y Extensión Agropecuaria del MAG.

C. De la elegibilidad de las propuestas.

58. Para acceder a los recursos del Programa se podrán presentar propuestas en distintas formas, de acuerdo con lo establecido para cada componente:

En el caso del Componente I, las organizaciones de productores podrán presentar sus propuestas en función de las demandas específicas de la organización. El perfil de proyecto deberá incluir todos los aspectos relacionados con el objetivo, integrando el conjunto de inversiones, y actividades de asistencia técnica que se realizarán de acuerdo con lo establecido en el capítulo VI del presente Reglamento. En todo caso, las organizaciones, para ser elegibles, deberán demostrar que cuentan con la capacidad gerencial y administrativa para ejecutar el proyecto conforme sus exigencias.

59. Para optar a recursos de capacitación incluidos en el Componente II, las organizaciones deberán presentar sus propuestas de participación en eventos relacionados con los temas definidos por el Programa con base en la demanda identificada. Se dará preferencia a organizaciones que estén ejecutando fondos del Componente I. En cuanto a la participación de los extensionistas, ésta deberá estar contemplada en el plan de capacitación regional enviado al especialista de la UCP quien deberá coordinar con la instancia de Capacitación del MAG para la institucionalización de dichas capacitaciones.

Para el desarrollo de Fincas Integrales Didácticas como herramienta que facilite la difusión de opciones técnicas para la producción agropecuaria sostenible, se elegirán fincas que cuenten con experiencia previa en la práctica de procesos productivos integrales. Dichas fincas serán sometidas a una caracterización agroecológica y socioeconómica por parte de las ASAs y para cada caso se deberá incluir un plan de trabajo que describa el manejo de la finca y las actividades de difusión programadas para compartir las experiencias desarrolladas.

60. Los criterios generales de elegibilidad de los estudios a ser financiados con recursos del componente III, serán:

- Que la propuesta de Términos de Referencia refleje las vinculaciones del logro de objetivos con lo establecido en el Programa; - Que la propuesta de Términos de Referencia tenga detallados las actividades, productos esperados y resultados.

Serán revisados conforme se presente la demanda.

D. Criterios de selección de los proyectos a ser presentados en el Componente I 61. Las organizaciones participantes deberán presentar a la ASA local para su consideración, el perfil de proyecto de su interés, que detalle en forma clara y separada las acciones a realizar en tres aspectos: (a) inversiones; (b) asistencia técnica y (c) obras ambientales. El mérito de los proyectos presentados será juzgado sobre la base de un análisis de la factibilidad financiera, técnica, socio ambiental, a través de un Programa de puntaje con que las ASAS calificarán el grado de cumplimiento de las mismas, con los criterios que se señalan en el presente Reglamento y que tengan por propósito: (i) Resolver problemas de productividad resultantes de fallas en la tecnología aplicada en los Programas de producción (ii) promover la adopción de nuevos Programas productivos que respondan a cambios en las preferencias de los mercados nacionales e internacionales, (iii) introducir Programas productivos que utilicen en forma más eficiente el recurso suelo y liberen como consecuencia excedentes de tierra que puedan dedicarse a usos forestales y de conservación, (iv) reducir o eliminar el empleo de agroquímicos y mejorar el uso del suelo mediante la aplicación de tecnologías de manejo eficiente de los recursos naturales y (v) generar mayor ocupación para el grupo familiar del pequeño productor (a) ya sea por el uso intensivo de la mano de obra o porque generan mayor valor agregado a la producción primaria, por actividades de clasificación y certificación de los productos, y por calidad y conformación a las preferencias del mercado, que pueden ser desarrolladas en la finca.

62.El Consejo Nacional Directivo del Programa aprobará las escalas y ponderaciones que la UCP proponga para que las ASAS y Comités Regionales Mixtos evalúen los proyectos mediante la asignación de puntajes mínimos parciales y totales que deberán obtener los proyectos para ser aprobados por el CRM.

63. En todos los casos, las inversiones productivas que propongan las organizaciones de productores (as) deberán producir mayor ingreso que los Programas que reemplazan, deben ser ambientalmente factibles; la tecnología a aplicar debe estar disponible y haber sido previamente validada en condiciones de campo en Costa Rica. Los impactos ambientales y el mejoramiento en el manejo de los recursos naturales deben ser netamente positivos y verificables y de conformidad con las estrategias nacionales de desarrollo sostenible. Deben existir canales de comercialización de los productos claramente identificados y mercados en expansión. Los proyectos deben mostrar una tasa de rentabilidad financiera (TIR) igual o superior a la tasa básica pasiva.

Organización y Funciones El nivel decisorio y de políticas El Ministerio de Agricultura y Ganadería-MAG 64. El prestatario de la operación es el Gobierno de Costa Rica. El organismo ejecutor de los fondos será el MAG a través de una Unidad Coordinadora del Programa (UCP) con la responsabilidad directa de su ejecución y coordinación. La operación propia del programa se realizará a través de la Dirección Nacional de Extensión Agropecuaria del MAG.

El Consejo Nacional Directivo-CND 65. La responsabilidad del CND, será la de establecer las prioridades del Programa, revisar y ajustar los planes anuales, aprobar el Reglamento Operativo del Programa y cambios futuros con el visto bueno del Banco, revisar los estados financieros anuales, y resolver cualquier otro problema que surja durante su ejecución Actuará como un Consejo adscrito al MAG, cuyo Ministro lo presidirá y estará conformado por:

66. El Consejo estará integrado por:

- El Ministro del MAG o el Viceministro, quien lo presidirá - El Director de SEPSA, que actuará como su Secretaría Técnica - El Director de la DNA, en su calidad de ente Director y facilitador de la extensión agropecuaria - Una representante de la Coordinadora Nacional de Trabajo con la Mujer Campesina-CNTMC - Un representante de la Cámara Nacional de Agricultura y Agroindustria - Un representante de la Confederación de Centros Agrícolas Cantonales - Un representante de las Cooperativas Agropecuarias nombrado por el INFOCOOP 67. Todos los miembros que no provengan del Sector Público serán electos por un período de dos años y ninguno de los miembros del Consejo Nacional Directivo devengarán dietas.

68. Podrán participar en las sesiones del Consejo Nacional Directivo representantes de otras organizaciones de pequeños y medianos productores (as) agropecuarios que hayan sido invitados por su presidente, los cuales tendrán voz cuando así se les solicite, pero no tendrán voto.

69. El Consejo Nacional Directivo tendrá las siguientes funciones y atribuciones:

- Establecer las prioridades del Programa.

- Aprobar los planes operativos e informes semestrales y anuales del Programa.

- Aprobar el Reglamento Operativo y posibles modificaciones futuras y presentarlo para no objeción al BID.

- Asegurar que los criterios para evaluar, priorizar y seleccionar los proyectos presentados por las organizaciones de productores (as) sean cumplidos por los órganos de análisis y aprobación técnica.

- Aprobar los requisitos mínimos, formales y de contenido, que deben incluir las propuestas de perfiles de proyectos.

- Emitir las directrices correspondientes a los Comités Regionales Mixtos, mediante el análisis y aprobación del Reglamento Operativo de los Comités Regionales Mixtos.

- Aprobar la conformación de los órganos de análisis y aprobación técnica de las propuestas de proyectos.

- Actuar como instancia superior para resolver conflictos que se puedan generar en el ámbito regional y nacional en la selección y ejecución de proyectos.

- Seleccionar y nombrar, mediante los procedimientos establecidos al Director del Programa, previa solicitud de no objeción del BID.

- Ratificar el personal designado como contraparte del MAG para la conformación de la UCP.

- Aprobar las escalas de valoración y puntajes, así como los procedimientos para la aprobación de las propuestas de proyectos y de reconocimientos de beneficios ambientales de las organizaciones de productores (as).

- Cualesquiera otras acorde con sus objetivos y naturaleza.

70. Todos los miembros del Consejo deberán contar con un suplente debidamente acreditado. En el caso del Ministro, su suplente será únicamente el Viceministro. El Director del Programa deberá también asistir a las sesiones del Consejo, quien sólo tendrá derecho a voz. El Consejo, será convocado por su Presidente. El Consejo requerirá de un quórum de cuatro miembros para sesionar y tomar decisiones, las cuales serán de mayoría simple de los votos presentes.

El nivel Gerencial y de administración La Unidad Coordinadora del Programa-UCP 71. La UCP depende jerárquicamente del Ministro del MAG como presidente del Consejo Nacional Directivo. La Unidad Coordinadora cuenta con un Director, especialistas en asistencia técnica y producción, socio- ambiental, capacitación, seguimiento de estudios, información, monitoreo y evaluación. Los especialistas en asistencia técnica y producción, capacitación, estudios y socio- ambiental serán seleccionadas entre el personal MAG, así como el especialista en información el cual será aportado por SEPSA. La UCP, además, del equipo mencionado, contará con equipo de apoyo administrativo conformado por un asistente administrativo-financiero, un contador, una secretaria y un encargado de servicios generales. Tanto el equipo de apoyo administrativo, como el Director del Programa y el especialista en Monitoreo y Evaluación serán contratados con recursos previstos por el Programa. El Consejo Nacional Directivo seleccionará al Director del Programa y al especialista en monitoreo y evaluación, mediante concurso público de acuerdo con las políticas establecidas por el BID.

Todo el personal se nombrará de acuerdo con los procedimientos establecidos entre el MAG y el BID. El nombramiento del director y del personal técnico requerirá de la no objeción del BID. La UCP tendrá las siguientes funciones:

- Asegurar el buen funcionamiento del Programa y el uso apropiado de los recursos asignados, siguiendo los lineamientos del Consejo Nacional Directivo (CND).

- Presentar al Consejo Nacional Directivo los planes operativos e informes anuales del Programa para su aprobación y garantizar que se está aplicando un adecuado sistema de seguimiento y evaluación.

- Mantener informado al Consejo Nacional Directivo sobre las acciones y avances del Programa.

- Dar las orientaciones generales para la ejecución de los componentes y sus respectivos presupuestos, asegurando su compatibilidad y complementariedad, de acuerdo con los lineamientos y las disposiciones de convenios que norman el Programa.

- Mantener vínculos permanentes con la DNA, SEPSA, Direcciones Regionales y sus ASAS y los Comités Regionales Mixtos en relación con la ejecución del Programa.

- Establecer los mecanismos de control apropiados para la buena marcha del programa, utilizando información proveniente del sistema de seguimiento y evaluación.

- Negociar la consecución de recursos de contrapartida y de co-financiamiento de las organizaciones participantes cuando proceda.

- Montar y mantener actualizado en coordinación con la Dirección Nacional de Extensión Agropecuaria del MAG, las Direcciones Regionales y sus Agencias de Servicios Agropecuarios, los registros de organizaciones participantes, los proveedores de servicios y las propuestas aprobadas y en ejecución.

- Preparar y coordinar la ejecución de la promoción y difusión del Programa.

- Supervisar y verificar en coordinación con la DNA, que las Direcciones Regionales y sus ASAS difundan la información para la preparación de nuevas propuestas de perfiles de proyectos, conozcan y apliquen adecuadamente los mecanismos de presentación y aprobación de propuestas y se estén procesando oportunamente las demandas de las organizaciones.

- Verificar que se realicen los contratos entre las organizaciones y la entidad financiera para los proyectos del Componente I y apoyar a las organizaciones, en sus gestiones para asegurar que tienen acceso a los recursos aprobados.

- Preparar y/o revisar los Términos de Referencia de las consultorías que se realicen con los fondos del Programa tanto en asistencia técnica, inversiones, estudios y de la capacitación a ser contratada por la AEA.

- Verificar las labores de la Agencia Especializada Administradora-AEA, y coordinar las acciones relacionadas con el crédito con el Banco Nacional y otras entidades financieras participantes.

- Elaborar en conjunto con las Direcciones Regionales, la propuesta de Reglamento de los Comités Regionales Mixtos y brindar una asesoría permanente a estos Comités.

- Participar con voz, pero sin voto, en las reuniones de los CRM para el análisis y aprobación de los asuntos propios de estos Comités.

- Promover, junto con el CND y la DNA, la conformación de los CRM en cada Región.

El Director del Programa - El Director de la UCP tiene la principal responsabilidad de establecer y mantener las relaciones de trabajo con las distintas instituciones y organizaciones participantes y hacer funcionar la estructura y mecanismos del Programa. El Director será nombrado por el Consejo Nacional Directivo, sobre la base de los procedimientos establecidos entre el BID y el MAG y requerirá de la no objeción del BID.

La Secretaría de Planificación Sectorial Agropecuaria-SEPSA 72. SEPSA tendrá estrecha vinculación con la UCP y la DNA, con quienes establece relaciones operativas; tiene la responsabilidad por la ejecución del Subcomponente de Información, además de las siguientes responsabilidades:

- Realizar el seguimiento y la evaluación global del programa y las propuestas de ajustes al mismo, y de la calidad técnica de los resultados, en conjunto con la DNA y el Área de Planificación Seguimiento y Evaluación del programa.

- La difusión de información sobre los resultados y sus impactos y las metas acordadas según el marco lógico del Programa.

- Proveer de información y datos a las organizaciones de productores a través de las Direcciones Regionales y sus ASAS; - SEPSA deberá, en conjunto con la DNA, asegurar la coordinación de las distintas acciones actuales y futuras de las agencias de cooperación internacional, en las áreas relacionadas con el logro de la competitividad del sector.

- Ejecutar, tal como lo establece el Programa, el subcomponente de Información.

- Actuar como secretaría del Consejo Nacional Directivo.

- Redactar y custodiar las actas del CND, de las que una vez aprobadas debe remitir copia a la UCP.

La Dirección Nacional de Extensión Agropecuaria (DNA) 73. La DNA, para la ejecución del Programa tendrá las siguientes funciones:

- Apoyar a la UCP en la identificación, programación, implementación y monitoreo de las actividades del Programa.

- Para asegurar la adecuada ejecución del Programa en los temas relacionados a su mandato, la DNA tiene participación en el CND.

- Mantener una estrecha vinculación y acompañamiento a las Direcciones Regionales y sus ASAs, con el fin de asegurar el cumplimiento de políticas y estrategias en la extensión agropecuaria y la supervisión y evaluación de su aplicación en el marco del Programa.

- Deberá también promover, junto con el CND y la UCP, la conformación de los CRM en cada Región.

- Le compete participar en los equipos técnicos regionales para la evaluación y seguimiento de los proyectos a ser presentados por las organizaciones.

- Seguimiento y evaluación periódica del Programa.

- Establecer un sistema de acreditación de oferentes de servicios de asistencia técnica y capacitación.

La Entidad Financiera El Banco Nacional de Costa Rica u otra entidad financiera, podrán participar en el mecanismo de ejecución a través de la disposición de una línea de crédito para los productores (as) participantes en el Programa que quieran acceder a ella.

74. Las principales funciones de la entidad financiera estarán definidas en el Convenio que para tales efectos se establecerá entre el MAG y la entidad financiera. La entidad financiera que participe deberá cumplir entre otras funciones con las siguientes:

- Participar con potestad de veto argumentado, como miembro del Comité Regional Mixto en la aprobación de proyectos del componente I y cumplir con los criterios de elegibilidad establecidos en el presente Reglamento; - Otorgar recursos crediticios en forma directa a las organizaciones o productores (as) que lo soliciten en el marco de los proyectos, para el financiamiento de las inversiones productivas. Los montos, plazos y garantías dependerán de la naturaleza de cada proyecto y de las políticas y normas internas de la entidad financiera; - Preparar los contratos para el crédito relacionado con los proyectos del Componente I aprobados por el CRM e informar a las organizaciones participantes cuando están listos para ser firmados; - Desarrollar y mantener un sistema administrativo ágil y oportuno para trasladar los recursos a las organizaciones participantes cuyos proyectos han sido aprobados; - Llevar el control de cuentas de los recursos crediticios por organización y presentar los informes correspondientes a la UCP y la AEA; - Realizar la gestión de pago y garantizar el repago de los fondos dados en créditos, de acuerdo con la programación y el cumplimiento de los objetivos.

C. El nivel operativo y de ejecución Las Direcciones Regionales del MAG 75. Las Direcciones Regionales del MAG tendrán las siguientes funciones:

- Difundir las acciones del Programa a través de las ASAS.

- Recibir las propuestas presentadas por las organizaciones y tramitar su aprobación ante los CRM. Una vez aprobadas por los CRM, deberán realizar el trámite correspondiente ante la UCP.

- Apoyar a las ASAS en la supervisión y evaluación de actividades realizadas en el marco del Programa.

- Apoyar a la UCP y a la Dirección Nacional de Extensión Agropecuaria, en la evaluación de capacidades de organizaciones y oferentes de servicios.

- Consolidar el PAO regional del Programa por componente y enviarlo a la UCP y a la DNA.

Las Agencias de Servicios Agropecuarios-ASAS 76. Las Agencias de Servicios Agropecuarios-ASAS son los actores claves en la ejecución del Programa y tendrán entre otras, las siguientes responsabilidades:

- Difundir las acciones del Programa y los mecanismos y esquemas de financiamiento.

- Apoyar a las organizaciones de productores para que preparen y gestionen sus proyectos.

- Revisar si el contenido de los proyectos presentados se adecua a los criterios de elegibilidad establecidos en este Reglamento.

- Realizar la valoración para asegurar que los elementos están incluidos y son proyectos viables, de acuerdo con los instrumentos que la UCP, en conjunto con la DNA elaborarán para este fin.

- Supervisar las actividades técnicas agropecuarias que implementan las personas físicas y jurídicas que prestan servicios a las organizaciones participantes.

- Supervisar y evaluar la calidad de los oferentes de servicios.

- Solicitar a la UCP, cuando proceda, la contratación de consultorías, para evaluar proyectos de mayor complejidad o especialización.

- Brindar información a los productores (as) agropecuarios, constituyéndose en Centros de Información de InfoAgro por medio del subcomponente de Información.

El Comité Regional Mixto "CRM", para aprobación de proyectos en el Componente I 77. Para el proceso de revisión y aprobación de los proyectos presentados por las organizaciones, la Dirección Nacional de Extensión Agropecuaria junto con el Consejo Nacional Directivo, y el Director de la UCP, serán responsables de conformar un Comité Regional Mixto-CRM por región.

78. El Comité Regional Mixto estará integrado por el Director Regional del MAG, quien lo presidirá, el Jefe Regional de Extensión, quien además actuará como vocero del equipo técnico regional de extensión y secretario del CRM, dos técnicos de la respectiva entidad financiera (uno con voz y voto, el otro solo con voz), un representante de las organizaciones de productores agropecuarios de la Región, preferiblemente orgánicos o conservacionistas, una representante de las organizaciones de productoras agropecuarias, quienes tendrán su respectivo suplente y un representante de la UCP, con voz y sin voto, quien fungirá como observador.

79. La evaluación de las propuestas considera los aspectos relativos a los contenidos técnicos y los propios de la entidad financiera. A este comité, se presentarán los proyectos previamente elaborados con su viabilidad técnica, financiera y ambiental, y revisados por las ASAS respectivas y el equipo técnico regional de extensión.

80. El Comité tendrá las facultades para seleccionar y aprobar los proyectos, pero el representante de la entidad financiera tendrá poder de veto, en caso de que un proyecto no llene los requisitos establecidos en sus lineamientos.

81. Una vez aprobado un proyecto, el Director Regional del MAG será el responsable de informar por escrito a la organización solicitante, sobre el resultado del proceso y de realizar el trámite correspondiente ante la UCP. En el caso de los proyectos rechazados, el Director Regional, igualmente deberá informar por escrito las razones por las cuales el Comité tomó tal determinación y las acciones requeridas.

82. El Comité Regional Mixto, para la ejecución de sus funciones, contará con:

• a)un reglamento operativo, (b) criterios de selección y elegibilidad estipulados en el artículo 49 del presente Reglamento, (c) criterios y ponderaciones que establezca la entidad financiera; (c) cronogramas de reuniones para cumplir con los plazos de procesamiento establecidos, (e) Manual de Procedimientos.

La Agencia Especializada Administradora de Contratos- AEA 83. Una Agencia Especializada Administradora externa se encargará de los aspectos de licitación, adjudicación, contratos, adquisiciones y desembolsos. Su rol principal será el de proporcionar servicios de apoyo para las actividades de ejecución en la contratación de obras y servicios de los Componentes II y III y de la UCP (preparación, licitación y aprobación, presentación de informes y preparación de documentación varia).

84.Las funciones de esta Agencia quedarán consignadas en un Convenio que se establecerá entre ésta y el MAG, el cual forma parte integral de este Reglamento. No se podrán iniciar acciones de estos componentes sin antes haber establecido dicho Convenio. Entre otros, realizará los siguientes servicios de apoyo:

- Tramitar las licitaciones de bienes y servicios.

- Mantener cuentas bancarias específicas y separadas para el uso de los recursos del financiamiento y la contrapartida local.

- Efectuar, previo visto bueno de la UCP, todos los pagos relacionados con la ejecución de las actividades dentro de los Componentes del Programa.

- Mantener registros contables específicos y detallados sobre el uso de los recursos del financiamiento y de la contrapartida local.

- Mantener la documentación original de soporte de los gastos elegibles del Programa.

- Poner, a disposición de los auditores internos y externos del Programa toda la información y documentación y rendir todas las aclaraciones y explicaciones que sean necesarias.

- Presentar los estados financieros correspondientes a los recursos del Programa debidamente auditados por la firma auditora del Programa, ante el CND, el BID y la UCP.

- Preparar las solicitudes de desembolso de los recursos ante el BID.

- Presentar informes de avance de la ejecución presupuestaria de los componentes II y III del Programa.

85. Para la operación de estos fondos, se habilitará y mantendrá una cuenta operativa separada, la cual funcionará como un fondo rotatorio, reembolsando los recursos al momento de mostrar en forma adecuada el destino de los mismos, de acuerdo con lo establecido en el Programa, su reglamento y el Convenio.

86. Para la selección y contratación de esta Agencia, el Director de la UCP elaborará sus Términos de Referencia y el proceso de licitación, que deberán ser aprobados por el CND. Para su contratación se deberá seguir un proceso de licitación pública nacional e internacional, el cual deberá contar con la no objeción del BID.

87. Para la selección de la AEA se deberá considerar entre los principales atributos los siguientes: que tenga capacidades suficientes, administrativas y gerenciales para acompañar estos procesos; con amplia experiencia en el sector agropecuario; que sea una entidad acreditada en la Contraloría General de la República; que sus costos estén relacionados con la magnitud de costos del Programa; que cuente con la cobertura y vinculación internacional suficiente que le permita al Programa y sus distintos actores, en el marco de sus objetivos, obtener beneficios de esta relación.

Las organizaciones de productores / as 88. Las organizaciones de productores estarán representadas en el Consejo Nacional Directivo, y en el Comité Regional Mixto y estarán participando activamente como actores directos en la ejecución de sus proyectos.

89. Las organizaciones de productores / as participantes deberán, entre otras funciones:

- Identificar en forma participativa las actividades a realizar en sus proyectos.

- Presentar las demandas de sus asociados en forma ordenada, de acuerdo con lo establecido en este Reglamento.

- Apoyar a las ASAS, la UCP y la DNA en la evaluación del desempeño de los proveedores de servicios.

- Participar en los procesos de seguimiento y evaluación de las acciones del Programa.

- Solicitar la aprobación de apoyo económico a la UCP a través de los CRM para elaborar sus proyectos en caso necesario.

- Formalizar el contrato respectivo con el proveedor de servicios de asistencia técnica, en el caso de que este aspecto se contemple en el proyecto.

- Debe someterse a los procesos de capacitación que estimen convenientes la UCP y la Dirección Nacional de Extensión Agropecuaria.

Los proveedores de servicios 90. Los proveedores de servicios, son todas las personas físicas o jurídicas, técnicos, profesionales, productores (as) o empresas de servicios y organizaciones no gubernamentales de desarrollo, que demuestren ante la Unidad Coordinadora del Programa idoneidad para prestar los servicios demandados, por las organizaciones y el Programa de acuerdo con los parámetros establecidos.

El ciclo de los proyectos financiados en el componente I A. Promoción y difusión del Programa 91. El proceso iniciará con una campaña de promoción y difusión por parte de la UCP, a través de una estrategia de comunicación amplia y masiva, poniendo especial énfasis en las regiones prioritarias y haciendo uso de los mecanismos cercanos a las organizaciones, como radio, folletos y otro tipo de medios. Durante la difusión se deberán explicar los mecanismos operativos que permitan precisar las propuestas, en asambleas, encuentros, seminarios, talleres, de acuerdo con las características de cada cantón y región. La promoción y difusión del Programa se concentrará en los dos primeros años de ejecución, mientras que las actividades de información sobre los avances y logros del Programa serán realizadas en todo el período de ejecución del mismo, particularmente concentrado en los últimos años. Al mismo tiempo la UCP trabajará en el establecimiento de un registro de entes especializados y consultores individuales que tienen la capacidad para proveer los servicios de asistencia técnica requeridos.

B. Preparación y presentación de proyectos 92. Los proyectos serán identificados y formulados directamente por una organización de productores, a través de un proceso participativo que permita contar con una demanda concreta de acuerdo con los parámetros establecidos por el Programa. Donde no existan proyectos, o las organizaciones no tuvieran la capacidad para hacerlo, podrán solicitar asistencia a través de las ASAS, que apoyarán a las organizaciones que lo demanden, en la preparación de los documentos necesarios.

93. La organización podrá solicitar financiamiento para contratar los servicios de consultoría, cuya solicitud deberá presentarla al Comité Regional Mixto para su respectivo aval con el fin de aprobar el financiamiento demandado. La UCP evaluará la factibilidad de la propuesta, con base en el criterio previo del CRM respectivo. Para completar las propuestas, se otorgarán recursos de hasta US$1.500 por organización por una sola vez. Al ser aprobado este financiamiento, la organización podrá contratar los servicios de consultoría necesarios para completar el proceso de preparación del proyecto, incluyendo su factibilidad técnica, ambiental y financiera. Los recursos serían entregados al oferente de servicios contratado por la organización, según los términos de referencia acordados.

94. Las organizaciones prepararán y presentarán sus proyectos con base en la guía establecida en el presente reglamento, y en el Formato para la presentación y evaluación de proyectos que será incluido en el Manual de Procedimientos. En cada proyecto se deberá indicar detalladamente los montos requeridos para la asistencia técnica, las inversiones agropecuarias y obras ambientales y las presentarán posteriormente a las ASAS, las cuales revisarán en primera instancia, con el fin de determinar si tiene viabilidad financiera y socio ambiental y que se ajusta a los criterios establecidos por el Programa. Los proyectos deberán contener al menos la siguiente información:

- Nombre de la organización y participantes.

- Justificación del financiamiento.

- Situación actual a atender.

- Resultados que se esperan alcanzar al final del proyecto.

- Impacto estimado de la actividad.

- Actividades a realizar.

- Insumos requeridos, necesidades de mano de obra, de inversiones importantes para la elaboración del presupuesto del proyecto.

- Análisis costo/beneficio estimados.

- Esquema de ejecución, incluyendo período de ejecución de las obras y asistencia técnica.

- Presupuesto y financiamiento.

95. Los criterios generales de elegibilidad de los proyectos a ser presentados por las organizaciones previo a su revisión técnica, en forma de perfil serán los que tengan como propósito:

- Resolver problemas de productividad resultantes de fallas en la tecnología aplicada en los sistemas de producción.

- Promover la adopción de nuevos sistemas productivos que respondan a cambios en las preferencias de lo mercados locales e internacionales.

- Introducir sistemas productivos que utilicen en forma más eficiente el recurso suelo y liberen como consecuencia excedentes de tierra que puedan dedicarse a usos forestales y de conservación.

- Reducir el empleo de agroquímicos y mejorar el uso del suelo mediante la aplicación de tecnologías de manejo eficiente de los recursos naturales y - Generar mayor valor agregado a la producción primaria, por actividades de clasificación y certificación de los productos, y por calidad y conforme a las preferencias del mercado.

Otros requisitos generales que deberán cumplir son:

- Que el proyecto sea presentado por una organización de productores.

- Que el proyecto refleje las vinculaciones del logro de objetivos con lo establecido en el Programa.

- Que la organización asegure su compromiso de asumir responsablemente las implicaciones que de los contratos posteriores se derivarán.

96. Los proyectos elaborados conforme los criterios establecidos, tienen que ser presentados acompañados de los siguientes documentos:

- Carta de solicitud firmada por los miembros de la Junta Directiva de la organización solicitante.

- Copia del acta de la sesión de la Junta Directiva en la cual se tomaron los siguientes acuerdos: (a) aprobación del proyecto; (b) delegación de poderes a tres representantes para firmar contratos con el Programa e institución financiera, (c) acuerdo sobre co-financiamiento.

- Constancia de la entidad crediticia de que los productores (as) involucrados en el Proyecto son sujetos de crédito.

97. Una vez preparados los proyectos y completados los documentos, las organizaciones los presentarán a la ASA correspondiente, quien se encargará de verificar que la documentación esté completa, entregando un comprobante de recepción de la propuesta. En caso de que la documentación esté incompleta, la solicitud no será recibida y la ASA le indicará a las organizaciones solicitantes los documentos faltantes.

C. Revisión, selección y adjudicación de proyectos 98. Los proyectos recibidos por la ASA serán registrados, revisados y evaluados considerando su viabilidad financiera y socioambiental. Con base en la evaluación, la ASA determinará si el proyecto es elegible, o si requiere de modificaciones o ajustes, cuyo resultado será comunicado a la organización respectiva.

99. Los proyectos que el ASA dictaminó positivamente, son trasladados a la organización correspondiente, debidamente firmados por el Agente de Extensión para que ésta los entregue en la sede del CRM, concretamente en la oficina del Jefe Regional de Extensión.

100. Sobre la base de los antecedentes que presenta la ASA, el equipo regional de extensión, presidido por el Jefe Regional de Extensión, quien a su vez actuará como secretario técnico del CRM, analizará el proyecto y la evaluación financiera y socioambiental para emitir un criterio técnico que sirva de base para la decisión de aprobación por parte del CMR.

101. El CMR podrá sujetar la aprobación de proyectos al cumplimiento de condiciones que se estimen necesarias como ajustes al presupuesto o tiempos de ejecución, contratación o adquisición de ciertos insumos críticos, o cualquier otra que, privilegiando criterios técnicos y de costo-efectividad, facilite el logro de sus resultados en forma más eficiente.

102. En todo caso, los representantes del Banco Nacional o del ente financiero, tendrán derecho a veto sobre cualquier proyecto presentado, dado que asumen el riesgo final del préstamo. En el caso de proyectos que no requieran crédito, el Banco Nacional o la entidad financiera, no tendrán voto.

103. Las organizaciones que obtengan el financiamiento por otras fuentes, deberán mostrar en forma fehaciente el origen de los recursos crediticios para que su propuesta pueda ser evaluada.

104. El Comité deberá consignar en sus actas todos los detalles relativos al proceso de selección de los proyectos, particularmente los aspectos referidos a la transparencia del proceso y mantendrán en archivo toda la documentación. Toda esta documentación será registrada tanto por la Secretaría Técnica del CRM, como por el banco u otra entidad financiera que esté participando, en caso de ser incluida una solicitud de crédito y una copia de la misma, deberá ser remitida a la UCP.

105. Las decisiones del Comité serán comunicadas en forma escrita, por el Director Regional del MAG al Director de la UCP, la DNA y a la organización beneficiaria, mientras que el Banco guardará la información para el momento de la formalización del crédito con la organización beneficiaria. En caso de que el Comité Regional Mixto rechace un proyecto, la comunicación deberá indicar claramente las razones y ajustes si fuera pertinente para revisar su proyecto.

Plazos para el procesamiento de proyectos 106. Se establecen los siguientes plazos máximos para el procesamiento de los proyectos:

| Acción | Plazo máximo hábil | Responsable | | --- | --- | --- | | De recepción de perfil de proyecto a revisión de requisitos | 2 días hábiles | ASA | | De revisión del proyecto por el ASA y envío al Equipo Regional de Extensión | 10 días hábiles | ASA | | De revisión de proyecto por el Equipo Regional de Extensión a elaboración y entrega de Informe para CRM | 10 días hábiles | Equipo Técnico Regional de Extensión | | De sesión de Comité a comunicación a organización y UCP | 3 días hábiles | Director Regional del MAG | | De comunicación a organización a firma de convenio con UCP y contrato de crédito con banco crediticio | 15 días hábiles | UCP Banco | | Plazo máximo total | 40 días hábiles | | D. Celebración de Contratos y Manejo de Recursos 107. Al momento de recibir de parte del CRM la aprobación de un proyecto, en sus carpetas respectivas, tanto la UCP como el Banco Nacional u otra entidad financiera, procederán a formalizar la relación con la organización correspondiente. Dos documentos normarán esta relación, los cuales forman parte integral de este Reglamento:

(a) Un convenio entre la organización y el MAG/UCP, donde se detallarán los aspectos relacionados a las pautas a seguir para hacer llegar los recursos al Banco u otra entidad financiera y del Banco u otra entidad financiera a la organización para financiar la asistencia técnica y obras ambientales; (b) Un contrato entre la organización y el Banco Nacional u otra entidad financiera, donde se detallarán los aspectos relacionados con el crédito. Este documento será emitido de acuerdo con los procedimientos ordinarios de los bancos o cualquier otra entidad financiera.

108. Una vez se hayan formalizado estas relaciones, la UCP emitirá dos órdenes de pago, para que se desembolse la primera cuota para cubrir los pagos a los proveedores de servicios de asistencia técnica y de los primeros desembolsos por incentivos en las obras con beneficios ambientales, conforme a los plazos y objetivos establecidos en el proyecto.

109. Al mismo tiempo, la organización, al recibir su comunicación por escrito por parte del Comité Regional Mixto respectivo procederá a realizar dos acciones paralelas: (a) un contrato de servicios con su proveedor seleccionado y (b) los trámites pertinentes con el Banco Nacional o la entidad financiera para la obtención del crédito. El Banco Nacional o la entidad financiera, se reservará el derecho de efectuar contratos individuales con cada miembro de la organización o con la organización misma como ente, dependiendo del proyecto y de la decisión del CRM. Los desembolsos se efectuarán en cuotas según el plan de manejo de cada proyecto.

110. En lo esencial, el convenio entre la organización y el MAG establecerá lo siguiente:

- La obligación de la organización de llevar a cabo el proyecto aprobado y usar los recursos no reembolsables exclusivamente en la ejecución del mismo; - La obligación de la organización de cofinanciar las actividades con recursos de contraparte, en los porcentajes de los costos establecidos en el convenio; - El derecho de la organización de seleccionar y contratar a los proveedores de servicios que se encuentren acreditados por la DNA del MAG, que requiera para la ejecución del proyecto; - La obligación de la organización de manejar los fondos de incentivos y de contraparte de acuerdo con lo establecido en el convenio, y - La obligación de la organización de informar a la Dirección Regional y sus ASAs y a la UCP sobre el progreso de la ejecución y someterse a las capacitaciones, evaluaciones y auditorías internas y externas que se determinen.

111. El contrato entre la organización (o el productor) y el Banco Nacional u otra entidad financiera, se suscribirá en un mínimo de tres ejemplares originales y una copia, quedando uno en poder del Banco o entidad financiera, otro de la UCP y el tercero en poder de la organización y una copia en la ASA respectiva.

E. Movimiento de Fondos De los recursos no reembolsables 112. En lo que se refiere a los recursos para la asistencia técnica y beneficios ambientales, una vez el proyecto haya sido aprobado por el CRM, la UCP autorizará el depósito en las cuentas de la organización, los montos correspondientes a las cuotas establecidas en cada proyecto de acuerdo con el contrato de servicios profesionales en el caso de la asistencia técnica. En lo que se refiere al incentivo por beneficios ambientales, los desembolsos se realizarán con base en el criterio emitido por la ASA sobre el avance en la ejecución del proyecto.

113. Los informes correspondientes sobre la ejecución de los recursos no reembolsables, estarán a disponibilidad de la UCP con el fin de hacer el seguimiento correspondiente.

De los fondos de crédito 114. Las organizaciones y sus beneficiarios manejarán los fondos relacionados con el crédito, de acuerdo con las disposiciones emitidas por el Banco Nacional o la entidad financiera correspondiente, y que para los efectos quedarán consignadas en el contrato correspondiente. En todos los casos, la entidad financiera, para iniciar los desembolsos a las organizaciones sobre los créditos, requiere que la asistencia técnica haya sido contratada, en caso de que se requiera este servicio.

F. Contratación y pago de proveedores de servicios 115. Las organizaciones seleccionarán y contratarán al proveedor del registro de proveedores acreditados por la DNA para la ejecución de las actividades especificadas en el proyecto y en su convenio con la UCP. Se establecerá un contrato de servicios que reflejará estrictamente los términos establecidos en el proyecto, objetivos, actividades, cronograma, presupuestos, formas de pago y de seguimiento.

116. Los contratos de asistencia técnica se realizarán única y exclusivamente entre la organización y el proveedor de servicios, en un mínimo de dos ejemplares originales y una copia, quedando uno en poder de la organización y otro en poder del proveedor. Una copia del contrato deberá ser enviada al ASA y podrá ser requerida por la UCP. Ningún tipo de relación contractual o responsabilidad por este contrato se establecerá entre la UCP, el Programa y el proveedor de servicios.

117. Los proveedores de servicios para la ejecución del Componente II: Capacitación tanto a productores como a extensionistas, formalizarán un contrato con la AEA.

118. La oportuna ejecución de las actividades y la obtención de los productos estipulados, serán de exclusiva responsabilidad de la organización. Al cumplirse los plazos establecidos en los contratos, la organización deberá informar a la UCP a fin de realizar los trámites correspondientes. Un informe trimestral de las actividades desarrolladas por los proveedores deberá ser remitida por las organizaciones a la ASA, CRM y UCP a través de las ASAS. En el caso de actividades de corto plazo (inferior a tres meses), la organización deberá enviar el informe respectivo a la UCP, en los plazos previamente establecidos en los términos de referencia para la contratación del proveedor.

G. Finalización del proyecto 119. Un proyecto se dará por finalizado cuando se cumplan las actividades establecidas en el cronograma y en el contrato. Podrá ser suspendido prematuramente por causas identificadas y justificadas plenamente, por una de las partes, quien lo comunicará al CRM y a la UCP.

120. Al finalizar el proyecto, la organización deberá enviar a la ASA, CRM y a la Unidad Coordinadora del Programa un Informe Final de Conclusión de Proyecto, en formato que suministrará la misma UCP.

H. Mantenimiento de documentación y registros por parte de las organizaciones 121. La organización estará obligada a mantener y resguardar, por un tiempo no inferior a dos años de la terminación del convenio, toda la documentación relativa al proyecto, incluyendo: los contratos, comprobantes, facturas o recibos de compras, informes del movimiento de la cuenta bancaria, aportes de los productores y todas las comunicaciones, solicitudes e informes. Los documentos contables deberán conservarse por un periodo no inferior a los cinco años, o lo que dicte la normativa vigente en la materia.

122. La organización deberá mantener a disposición del Programa, copia de cada proyecto, junto a su evaluación final, y de todos los documentos necesarios, a los que se hace referencia en el párrafo precedente, a efectos de realizar el seguimiento y practicar las auditorías que se estimen convenientes.

Contrataciones y adquisiciones en los componentes II y III 123. Todos los bienes y servicios que se adquieran en el marco de los componentes II y III, deberán ser realizados por medio de la Agencia Especializada Administradora, la cual establecerá los mecanismos y procedimientos a través de los cuales serán procurados estos bienes y servicios, los cuales deberán ser realizados de acuerdo con las normas del Gobierno y el BID. Estos mecanismos y procedimientos deberán ser aprobados por el CND y enviados a no-objeción del BID. En todo caso, se requerirá licitación pública internacional para las adquisiciones de bienes y servicios cuyo costo sea igual o superior al equivalente de US$250.000. Se requerirá concurso público internacional para las consultorías cuyo costo sea igual o superior al equivalente de US$200.000.

124. Podrán ser proveedores de servicios de los componentes II y III, todos aquellos que hayan sido acreditados por la DNA del MAG para efectuar las actividades de dichos componentes. La UCP deberá mantener registros de los que están activos dentro del Programa como proveedores de servicios de capacitación y estudios y llevar una evaluación de su ejecución. El registro de proveedores es responsabilidad de la DNA, la que le provee información a la UCP y a la AEA cuando éstas lo requieran.

125. Todos los proveedores se obligarán a cumplir lo estipulado en el presente Reglamento y las especificaciones que se consideren en los contratos para los fines señalados.

126. El componente II será ejecutado por la UCP a través del (la) especialista (a) quien elaborará, el Plan de capacitación, con base en las necesidades identificadas con el apoyo de las Direcciones Regionales y sus ASAs, con definición de temas, eventos y participantes, presupuestos indicativos, incluyendo los Términos de Referencia de cada evento, todo será aprobado por la UCP. Para la ejecución de este componente, la UCP también contará con ayuda de consultores. Al contar con este plan, se procederá a licitarlos públicamente y realizar las contrataciones a través de la AEA, de acuerdo con los procedimientos establecidos. La UCP tiene la responsabilidad de dar seguimiento a las actividades realizadas en el marco de estos contratos y autorizar a la AEA los desembolsos correspondientes por los servicios prestados a satisfacción.

127. El subcomponente de Información será ejecutado por SEPSA por medio de la organización regional que dispone a través de los Enlaces Regionales de InfoAgro. Las acciones a desarrollar se consignarán en un formato que contenga las actividades para la ejecución del subcomponente, plan anual, presupuesto definido y mecanismos de seguimiento y evaluación. Para la ejecución, SEPSA nombrará un Coordinador y asignará personal existente de su unidad. Contará adicionalmente con ayuda de consultores previstos en el Programa para efectuar las acciones programadas. Todas las contrataciones de consultorías y compra de material y equipo serán realizadas por la AEA a solicitud de SEPSA, previa autorización de la UCP.

128. Para las consultorías de los estudios del componente III, los términos de referencia serán preparados por los entes interesados y presentados para su evaluación y aprobación a la UCP, quien emitirá el criterio técnico asegurándose que sus contenidos se ajustan a los objetivos del Programa, se encuentran en el plan operativo y se cuenta con el presupuesto. Posteriormente, serán trasladados para su aprobación al CND. La UCP informará a la AEA de la aprobación de dichas propuestas, a fin de proceder a su licitación y eventual contratación.

129. Todos los desembolsos a realizar con recursos de los Componentes II y III, sólo podrán ser efectuados por la AEA, al contar con el aval de la UCP, a fin de constatar que los servicios fueron rendidos en forma satisfactoria.

130. Todos los bienes y servicios deberán ser procurados a un precio razonable, considerando otros factores como, calidad, momento de su entrega, eficiencia, confiabilidad, y disponibilidad de servicios y de acuerdo a los parámetros establecidos por el Gobierno y el BID. En el caso de los estudios o capacitación, deberá considerarse tanto su calidad, como la capacidad de los proveedores para entregar los mismos oportunamente.

131. Todos los bienes y servicios deberán ser utilizados exclusivamente en la ejecución de las actividades contratadas. La UCP podrá solicitar a la AEA la suspensión parcial o total de un contrato, si encuentra que dichos recursos no están siendo utilizados para lo que fueron contratados.

Programación, seguimiento y evaluación A. Programación 132. La UCP elaborará, entre los meses de setiembre y octubre, un Plan Operativo Anual, con base en los PAOs regionales. En éste se deberán establecer las metas de cobertura geográfica y organizaciones, las actividades que se realizarán y el presupuesto necesario para llevar a cabo las mismas. En el Plan se definirá un presupuesto de referencia para la línea de crédito, la que se basará en un costo promedio estimado por organización.

133. El Director del Programa presentará la propuesta del Plan Operativo Anual al CND, para su revisión y aprobación. La propuesta aprobada será sometida a la no-objeción del BID.

B. Seguimiento y Evaluación 134. Los avances en la ejecución de los proyectos del Componente I, supervisión y seguimiento, será una responsabilidad compartida entre la Dirección Regional y sus ASAS y el Banco Nacional o la entidad financiera. Los técnicos de la ASA se asegurarán que el proyecto procede según el plan aprobado, incluyendo las inversiones en las obras ambientales, las cuales normalmente deberán ser ejecutadas en las primeras etapas del proyecto. Para cumplir con esta tarea, la ASA utilizará como fuente de información las solicitudes de desembolso de fondos que fueran presentadas por las organizaciones. Para este efecto recibirán una capacitación complementaria a través de las actividades incluidas en el Componente II.

135. El Banco Nacional u otra entidad financiera, efectuará su supervisión como lo estime pertinente para asegurar la capacidad de repago del agricultor y/o de la organización.

136. El seguimiento global de la ejecución del Programa lo realizará SEPSA en coordinación con la DNEA y la UCP. Establecerá igualmente una serie de indicadores que permitan realizar la evaluación oportuna de las actividades y logros del Programa. El seguimiento periódico lo realizarán la DNA a través de sus Coordinadores Nacionales y las Direcciones Regionales a través de las ASAs.

137. La responsabilidad de la evaluación y seguimiento de las actividades del Programa y de sus componentes, será de la DNEA y las Direcciones Regionales y sus ASAS. La evaluación global del programa será responsabilidad de SEPSA, que lo realizará sobre la base de muestras aleatorias de proyectos y actividades, destinado a verificar con las organizaciones y entidades ejecutoras, el progreso e impacto en la ejecución de los mismos. Esta labor se realizará en conjunto con las Direcciones Regionales y las ASAS. En el transcurso de cada año de ejecución del Programa, SEPSA seleccionará aleatoriamente, en conjunto con la UCP, para su evaluación parcial, como mínimo al 10% de los proyectos. A los dos años de ejecución del Programa o cuando se haya desembolsado el 50% de los recursos del financiamiento, la SEPSA preparará los términos de referencia para la contratación de una evaluación intermedia, haciendo uso para ello de los indicadores de desempeño. Al término de la ejecución se contratará una evaluación final del Programa, en la cual se medirá el logro de los objetivos y metas del Programa y se seleccionará aleatoriamente en conjunto con la UCP, para su evaluación, al menos un tercio de los proyectos definidos.

Consideraciones ambientales A. Difusión Ex ante 138. La UCP realizará una difusión ex ante de las iniciativas de proyectos aprobadas, según los artículos 21, 22 y 23 del presente Reglamento, de los beneficios de dichas iniciativas, de las auditorias ambientales y de las actividades o inversiones necesarias para mitigar las posibles externalidades negativas de dichos proyectos acorde con lo estipulado en la legislación vigente como medidas de resguardo ante posibles daños al ambiente.

139. Para incluir una nueva iniciativa de proyecto, la UCP establecerá el procedimiento correspondiente en concordancia con la SETENA, el cual deberá permitir visualizar los beneficios ambientales, sociales y financieros.

B. B. Auditorías Ambientales 140. Para el monitoreo de posibles impactos ambientales y sociales, durante la ejecución, se seguirá el procedimiento establecido en el Informe ambiental de la SETENA 3 y de las recomendaciones de dicha Secretaría, que se debe anexar al Informe de la nueva iniciativa de Proyecto y se considera parte integral del mismo.

(SIC) 2 Bajo la reglamentación vigente el Informe Ambiental es conocido como FEAP (Formulario de Evaluación Preliminar Ambiental) 141. El Director de la UCP y el especialista socio-ambiental y del Componente I, podrán recomendar, según los resultados del Informe de Auditorías ambientales, la suspensión de desembolsos o terminación anticipada del proyecto, debido a situaciones críticas encontradas.

Controles internos y auditorías 142. Tanto la AEA, como UCP, mantendrán un Programa de normas, procedimientos, registros y controles contables para todo el Programa y sus componentes, las cuales estarán sujetas a las auditorías y contralorías del Gobierno y del BID.

143. Se efectuarán auditorías anuales por medio de la contratación por parte del Organismo Ejecutor, de una firma de auditores independientes, conforme a los términos de referencia aceptados por el Banco. La auditoría incluirá examen por muestreo de los desembolsos, evaluación de la documentación de soporte de adquisiciones y contrataciones de obras, bienes y servicios; examen por muestreo, de la documentación de soporte de las solicitudes de desembolso y visitas de inspección de una muestra de proyectos financiados con recursos del Programa. Todas las dependencias del Programa y actores relacionados (entre otras: CND, UCP, AEA, CRM, ASAS, DNEA, SEPSA, Organizaciones, etc.) así como los contratistas directos, estarán sujetos tanto a las auditorias internas que el CND determine, como al Programa de auditorias externas que se establece en el Contrato de Préstamo Nº 1436OC-CR. entre la República de Costa Rica y el BID y otras disposiciones que emanan de la Contraloría General de la República.

CONSIDERACIONES FINALES Este Reglamento Operativo ha sido revisado y aprobado por unanimidad por todos los miembros del Consejo Nacional Directivo en su sesión Nº 2 del 07 de julio de 2004 y ratificado por el BID en San José, Oficio COF/CCR/1133/2004 del 11 de agosto de 2004.

Incluye las modificaciones realizadas por el CND en su sesión del mes de abril, 2008; su modificación y ANEXO UNO fueron revisados y aprobados por unanimidad por todos los miembros del Consejo Nacional Directivo en su sesión de 10 de enero del 2008.

DEL COMPONENTE 1 DEL PROGRAMA PARA ATENDER EMERGENCIAS POR DESASTRES NATURALES A. DE LAS GENERALIDADES 1- Para preservar una base económica y ambientalmente sostenible mejorando y protegiendo las áreas de desarrollo de los pequeños y medianos productores agropecuarios ante eventuales daños producidos por emergencias naturales y así decretadas, se incorpora el presente ANEXO UNO que en cuanto a su aplicación es independiente en porcentajes, montos y restricciones establecidas en el Reglamento Operativo del PFPAS.

2- El Decreto de Emergencias Nº 45045-MP publicado en el Diario Oficial La Gaceta Nº 207 de 29 de octubre del 2007, establece como dos de las zonas más afectadas las Regiones Chorotega y Central Sur del país, la primera de las cuales es una región prioritaria del PFPAS.

3- Podrá utilizarse en la ejecución de Componente 1 del PFPAS recursos por hasta un cincuenta por ciento de los recursos NO comprometidos, para la atención de emergencias por desastres naturales.

4- La responsabilidad en la correcta aplicación y ejecución del presente procedimiento será del Ministerio de Agricultura y Ganadería a través del Programa de Extensión y demás departamentos del MAG que aquí participen.

B. DE LAS DEFINICIONES TÉCNICAS Y DOCUMENTACIÓN A UTILIZAR EN LA EJECUCIÓN DEL PRESENTE PROCEDIMIENTO 5 - Definiciones técnicas.

ASA: Agencia de Servicios Agropecuarios.

AT: Asistencia Técnica.

Componente 1: Inversiones y Asistencia Técnica.

DSOREA: Dirección Superior de Operaciones Regionales y Extensión Agropecuaria del Ministerio de Agricultura y Ganadería.

DR: Dirección Regional del Ministerio de Agricultura y Ganadería MAG: Ministerio de Agricultura y Ganadería PFPAS: Programa de Fomento de la Producción Agropecuaria Sostenible.

Productor Elegible: Serán aquellos productores o productoras agropecuarios que previamente han sido determinados por el MAG a través de las ASA, que pertenecen a organizaciones de productores agropecuarios, y que sufrieron pérdidas ocasionadas por la emergencia natural decretada según el Decreto de Emergencias Nº 34045-MP.

RPA: Reconocimiento de Inversiones para recuperación de capacidad productiva agropecuaria.

UCP: Unidad de Coordinación del Programa de Fomento de la Producción Agropecuaria Sostenible.

6 - Documentos de referencia.

-Declaración jurada del afectado (incluye instrucciones y espacio para certificación de la ASA) - Informe de verificación de campo de la ASA.

-Normativa para la aplicación y asignación de RPA - Plan de Rehabilitación de las Fincas de los productores (as) afectados (as) C. DEL PROCEDIMIENTO PARA EL RECONOCIMIENTO DE INVERSIONES PARA RECUPERACIÓN DE CAPACIDAD PRODUCTIVA AGROPECUARIA 7- De la selección de beneficiarios: Corresponderá a la ASA y a la organización de productores aceptadas por el MAG seleccionar a los productores beneficiarios de los recursos del presente ANEXO UNO con base en listas ya existentes de damnificados.

8- De la entrega de documentos y su firma: Corresponderá a los Agentes de la ASA la entrega del formulario a cada productor beneficiario que brinda información del afectado (a), ubicación geográfica, tamaño de la finca, número de cédula, carné de identidad del productor, condiciones legales, y actividades agropecuarias al momento de ocurrir los fenómenos naturales. Contendrá además el formulario la declaración jurada y solicitud de RPA por parte del productor para las actividades de explotación afectadas y que han sufrido daños, junto con el plan de rehabilitación de fincas y su descripción; y la cláusula de aceptación del productor para que el MAG lo acompañe en la puesta en marcha de tal rehabilitación. Para llenar todos los documentos se contará con la asistencia del funcionario del ASA responsable, quien aportará una certificación de la pérdida ocasionada por cada productor.

9- Del traslado de la documentación a la DSOREA: Una vez completado el trámite indicado en el punto 8) anterior, corresponderá a la DR trasladar a la DSOREA del MAG en San José mediante una nota oficial la lista de los productores afectados que calificaron para el RPA, adjuntado en expedientes digitalizados, debidamente codificados por los directores regionales la documentación de respaldo correspondiente prevista en el punto 8) anterior. El original de la documentación física será custodiada por las ASAs respectivas.

10- Codificación y traslado del reporte oficial de la DSOREA a la UCP: Corresponderá a la DSOREA procesar la documentación recibida para generar un reporte oficial impreso y digital, que contenga la siguiente información:

Código, Nombre del productor (a) afectado, cédula de identidad, monto en colones para reconocimiento de RPA. y forma de pago (cheque, transferencia electrónica).

El reporte oficial y la versión digital de los expedientes es trasladado a la UCP.

11- De la emisión de pagos por RPA: Corresponderá a la Unidad Administrativa de la UCP recibir el reporte oficial y proceder a la gestión y trámite de la orden de pago por medio de una transferencia de capital global a una institución idónea que administre el recurso monetario en donde los productores (as) afectados debitan de su cuenta individual, los recursos asignados por concepto de pago de RPA.

12- De la imposibilidad de RPA no indicados: Ningún productor o productora elegible de conformidad con el presente ANEXO UNO, podrá bajo ningún mecanismo ni procedimiento adquirir con cargo a los recursos del RPA insumos y necesidades NO autorizadas por el MAG y en su plan de rehabilitación; de hacerlo así, se expondrán a cualquier acción administrativa en su contra y su inclusión en una lista negra para otro tipo de ayuda similar o adicional.

13- Del seguimiento y control de la emisión de los pagos por RPA y su aplicación: Le corresponde a la DR por medio del ASA involucrada, la verificación del buen uso de los recursos monetarios destinado al pago del RPA por medio de la AT según plan de inversiones y revisión de resultados. El representante del ASA remite un informe final de los resultados alcanzados por parte del productor beneficiario de esos recursos. Estos informes son remitidos a la DR del MAG con copia a la DSOREA y a la UCP para lo que corresponda. Corresponde al representante de la DSOREA elaborar un informe final.

14- De la evaluación final: Corresponderá a una consultoría independiente realizar una evaluación final del destino y resultado de los recursos utilizados conforme a este ANEXO UNO; informe que será remitido y revisado por el BID y por las autoridades del MAG.

CAPÍTULO I. DISPOSICIONES GENERALES

CAPÍTULO II. DEFINICIONES DEL PROGRAMA

CAPÍTULO III. ACTIVIDADES DEL PROGRAMA

CAPÍTULO IV. DE LOS CRITERIOS DE ELEGIBILIDAD Y SELECCIÓN

CAPÍTULO V. ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

CAPÍTULO VI. EL CICLO DE LOS PROYECTOS FINANCIADOS

EN EL COMPONENTE I

CAPÍTULO VII. CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES EN LOS COMPONENTES II Y III

CAPÍTULO VIII. PROGRAMACIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN

CAPÍTULO IX. CONSIDERACIONES AMBIENTALES

CAPÍTULO X. CONTROLES INTERNOS Y AUDITORÍAS

CONSIDERACIONES FINALES

CAPÍTULO I

Disposiciones Generales

CAPÍTULO II

CAPÍTULO III

CAPÍTULO IV

CAPÍTULO V

CAPÍTULO VI

CAPÍTULO VII

CAPÍTULO VIII

CAPITULO IX

CAPÍTULO X

ANEXO UNO

REGLAMENTO ESPECIAL PARA USO DE FONDOS