SINAC Petty Cash Fixed Fund Operations RegulationReglamento para la operación del Fondo Fijo-Caja Chica del SINAC

This Regulation establishes the general provisions that regulate the organization, operation and control of the Fixed Fund - Petty Cash for the National System of Conservation Areas, in accordance with the provisions of the Law of Financial Administration of the Republic and Public Budgets No. 8131, in the Regulation for the Operation of the Single State Treasury, decree No. 31527-H and in the General Regulation of the Petty Cash Fund, decree No. 32874-H, published in La Gaceta No. 22 of January 31, 2006.

For the purposes of this Regulation, the Fixed Fund - Petty Cash will consist of the advances of own resources and those assigned by the National System of Conservation Areas, with the approval of the National Treasury, as a facilitating service for budget execution, to carry out minor expenses, addressing situations not foreseeable in a timely manner and to acquire essential and urgent goods and services according to the budgetary items, groups and sub-items authorized by the National Treasury. Said fund will operate through a fixed fund scheme.

The execution of those minor expenses of true necessity and importance for the operation of SINAC, which justifies payment outside ordinary procedures, according to the justified criteria of the Administration, established in the budgetary items in accordance with the provisions of Article 18 of this Regulation.

Minor expenses will be considered those that do not exceed the maximum amount set by the General Directorate of SINAC and that correspond to the acquisition of goods and services that are not found in the warehouses of the Institutional Procurement Office or the Auxiliary Procurement Offices or warehouses of the Conservation Areas, either because the corresponding administrative contracting has not been carried out or is in process, or because their nature prevents them from being stored in warehouses. Furthermore, among the so-called minor expenses, per diems (viáticos), both domestic and international, and representation expenses are considered; the foregoing, provided that the requirements established in Articles 21 and 22 of this Regulation are met.

The Institutional Procurement Office must organize and adequately plan the purchases of materials and supplies that SINAC needs in order to use the authorized Fixed Fund - Petty Cash as little as possible.

All purchases or payments made through the Fixed Fund - Petty Cash must have the proper budgetary and economic content, the Head of the Financial Department of SINAC being responsible for ensuring compliance with this provision.

By agreement of the General Directorate of SINAC, the Director will submit to the National Treasury the proposal for the amount of the Fixed Fund - Petty Cash.

The responsible party for the administration of the Fixed Fund - Petty Cash is the head of the Financial Department of SINAC or whoever acts in his stead, who will hereinafter be referred to as "Responsible Party", who will be responsible for the functions of control, purchases, payments, custody and approval of the request for opening auxiliary cash funds. Likewise, he will communicate to the General Directorate the record of the authorized signatures to operate the respective checking account. The Responsible Party will be given the resources for proper disposal and correct administration of the cash, securities and documents under his custody.

The operation of the Fixed Fund-Petty Cash must be subject to the provisions of this Regulation, the Law of Financial Administration of the Republic and Public Budgets and its Regulation, the General Public Administration Law, the General Internal Control Law, the Regulation for the Operation of the Single State Treasury, the Regulation on Travel and Transportation Expenses for Public Officials of the Comptroller General of the Republic and its amendments, the General Regulation of the Petty Cash Fund for the Central Administration and its amendments, and the guidelines of the General Directorate of SINAC.

The Financial Department of SINAC will maintain an updated record with the name, identity card number and photocopy thereof, record of signatures and location of the funds of the auxiliary petty cash funds.

Allocation of Resources

The proposal submitted by the Directorate of SINAC will be based on the estimate of minor expenses to be addressed through this modality, in the interest of an agile and efficient institutional management. It will be the responsibility of the National Treasury to analyze the submitted request and grant the respective approval, taking into account: the budget authorized in the Institution in the budgetary sub-items authorized by the National Treasury for petty cash functional structure.

The creation and authorization of the Fixed Fund - Petty Cash will be approved by the General Directorate of the National System of Conservation Areas, in accordance with the availability of resources and prior approval of the National Treasury, and must submit the following requirements:

• a)Request for creation of the Fixed Fund - Petty Cash, with the reasons justifying its existence.
• b)Estimate of the necessary resources in the Fixed Fund - Petty Cash to cover minor expenses and the initial and available budget of the items authorized by the National Treasury, in accordance with the provisions of Article 10 of this regulation.
• c)Indication of the person responsible for managing the Fixed Fund - Petty Cash.

The Fixed Fund - Petty Cash may be subdivided into auxiliary cash funds, in checking accounts and in cash, which will operate as fixed funds.

• a)The opening of an account in a financial institution for the management of an auxiliary cash fund must be justified before the National Treasury.
• b)In the creation of auxiliary cash funds, the following criteria must be observed:

i The creation of auxiliary cash funds will be defined according to the needs of the different Conservation Areas, approved by the Responsible Party.

ii. The Responsible Party must communicate to the General Directorate of SINAC the location, the name of the person responsible for the operation and the amount assigned to the auxiliary cash funds.

• c)In the case of auxiliary cash funds with a checking account, in addition to the above, the following will be observed:

i. The determination of the amount to be assigned and the number of auxiliary cash funds with a bank account will be made by the respective Responsible Party, in coordination with the General Directorate and the respective Area.

ii. The expenditure limit for auxiliary cash funds with a bank account will be determined by the Responsible Party of the Fixed Fund - Petty Cash, in accordance with the provisions of Article 19 of this Regulation.

• d)For auxiliary cash funds in cash, in addition to the provisions of subsection b), the following must be observed:

i. The amount authorized by the Responsible Party of the Fixed Fund - Petty Cash will be that established by the current General Regulation of the Fixed Fund Petty Cash.

ii. The Expenditure Limit for auxiliary cash funds in cash will be that established by the current General Regulation of the Fixed Fund Petty Cash.

iii. The General Directorate of SINAC may authorize expenses from the Fixed Fund greater than those established in the current General Regulation of the Fixed Fund - Petty Cash and may authorize expenses exceeding the established percentage for duly justified cases by the Responsible Party.

• e)The General Directorate of SINAC, when it deems it necessary and for reasons of convenience, may request the closure of one or more auxiliary cash funds.

The auxiliary cash funds will be under the responsibility of the Directors of the Conservation Areas, who may delegate the management to another official, who will be responsible for the correct use of the resources. Therefore, once the Director of the Conservation Area has received to his satisfaction the formal delivery of the resources, he will be responsible for the correct operation of the funds, the custody of the cash, the checks and the respective vouchers. He must also comply with the provisions of this Regulation, those that the General Directorate of SINAC issues for the operation of these auxiliary cash funds, and those that the respective Responsible Party complementarily issues. The foregoing without prejudice to the responsibility that the latter has in the general operation controls established over the assigned fund, to guarantee the adequate use of the resources.

The General Directorate of SINAC may request transfers for temporary or permanent increases of the Fixed Fund - Petty Cash using the resources of the domiciliary account deposited in the Single State Treasury (Caja Única), in order to address extremely special situations, in accordance with the following requirements:

• a)Request for a temporary or permanent increase of the Fixed Fund - Petty Cash, indicating: the composition of the fund or the current status of the authorized resources at the close of the last quarter, the balance of the checking account on the last day of the previous month, the cash flow of the last three months; for temporary increases, the date of the reimbursement of the requested amount to the domiciliary account of the Single State Treasury (Caja Única) at the National Treasury must be indicated.
• b)Carry out the procedure for the transfer of funds from the domiciliary account in the Single State Treasury (Caja Única) to the account of the Fixed Fund - Petty Cash of SINAC.
• c)Comply with the provisions that the National Treasury issues through guidelines related to the Single State Treasury (Caja Única).

The authorized amount in the creation of the Fixed Fund - Petty Cash and the authorized temporary or permanent increases, will be made effective through electronic fund transfers, from the domiciliary account of the Single State Treasury (Caja Única) to the exclusive checking account for the Petty Cash of SINAC.

The Responsible Party for the Fixed Fund - Petty Cash will be responsible for: receiving the authorized funds, safeguarding them, making the expenditure records in the corresponding system, as well as paying against the fund for the goods or services received to satisfaction, in accordance with the procedure established in this Regulation and in the guidelines issued for this purpose by the General Directorate of SINAC.

If delegation of functions is required, it must conform to the provisions of numeral 89 and following and concordant of the General Public Administration Law.

Operation

The person responsible for the administration of the Fixed Fund - Petty Cash must have an institutional operations manual formalized and updated by administrative resolution, establishing in a detailed, clear and precise manner, the work routines related to the management of said fund and those responsible for executing them.

authorized to make expenses through the Fixed Fund - Petty Cash will be in accordance with the provisions of the Classifier by Object of Expenditure of the Public Sector. The National Treasury will issue the guidelines with the respective regulations and authorizations, in accordance with the scope of application established in the General Regulation of the Petty Cash Fund.

To incur Responsible Party, the economic limits established by the General Directorate of SINAC must be observed; therefore, the Responsible Party of the fund, at the beginning of each budget period and in accordance with the annual budget in the items authorized for petty cash purchases, must make the corresponding calculation and request approval from the General Directorate of SINAC,

To make purchases through the Fixed Fund - Petty Cash, the following forms will be used:

• a)Purchase Order Request by Fixed Fund - Petty Cash, form prepared and approved by the National Treasury.
• b)Purchase Order by Fixed Fund - Petty Cash, form prepared and approved by the National Treasury, which will be governed by the procedure and guidelines established by the Governing Body; its use is exclusive to the Financial Department of SINAC. These documents will be kept in an orderly manner in the Financial Department of SINAC.
• c)Other forms that the Directorate of SINAC deems pertinent.

Regarding the expenditures authorized through the Fixed Fund - Petty Cash, both for purchases and for per diems (viáticos) and transportation domestically and abroad, the responsible and authorized officials, depending on the institutional particularities, must observe the following requirements, without prejudice to others established by the current regulations on the matter:

1- For Purchases:

• a)Evaluate the necessity and urgency of making purchases through the Fixed Fund - Petty Cash.
• b)Evaluate the cost-benefit of the acquisition of the good or service through the Fixed Fund - Petty Cash.
• c)Ensure the requested good or service corresponds to the budgetary sub-items authorized for d) Select the supplier of the goods or services seeking the greatest institutional benefit in terms of price and quality.
• e)For purchases of goods exceeding a minimum amount defined by the Responsible Party, considering the guidelines established by the National Treasury, a certification from the Administrative Coordinator of the Conservation Areas or whomever they delegate will be required, indicating that the requested good or service does not exist in the warehouse or whether or not it is currently undergoing an administrative contracting procedure.
• f)Request quotations from suppliers for the good or service to be purchased, excluding taxes.
• g)Verify if the commercial suppliers from whom goods and services are requested through the Fixed Fund - Petty Cash are registered as such. Otherwise, the Financial Department of SINAC must keep its own records of occasional commercial suppliers until they can be registered in the corresponding system. If the supplier is a regular one, it must request its registration in said system from the General Directorate of Goods and Administrative Contracting. Verification of suppliers registered in the SIGAF can also be done through the Unified Electronic Public Procurement System (*).

(*) (Its name modified by Article 5 of Executive Decree No. 37943 of September 17, 2013, "Creates the Unified Electronic Public Procurement System as a technological platform for use by the Central Administration for the processing of administrative contracting procedures", previously indicated "CompraRed") h) From the amount established by the Responsible Party of the Fixed Fund - Petty Cash for the purchase of a good or product, two or three quotations must be submitted attached to the Purchase Order Request, so that the latter may choose one based on convenience of price and quality. Exceptionally, and with due justification, the responsible party may authorize the procedure to be carried out considering only one quotation.

• i)Purchases of goods and services will be made according to the Purchase Order Request by Fixed Fund - Petty Cash form, a document that supports the purchase process before the Financial Department of SINAC.
• j)Use and recording of standardized and pre-numbered forms.

If generated by a computer system, it must assign a consecutive number that identifies them individually and specifically.

• k)The Purchase Order by Fixed Fund - Petty Cash must be prepared manually or by a computerized system by the authorized official in the Financial Department of SINAC and approved by the Responsible Party in charge of assessing the urgency and necessity of the purchase, as well as verifying compliance with the stipulations of this Regulation.
• l)The official in charge of carrying out the purchase process will be responsible for delivering the Purchase Order by Fixed Fund - Petty Cash to the commercial supplier and carrying out the accountability within five days at the latest after the document is issued, before the Financial Department of SINAC.
• m)The Financial Department of SINAC must verify the truthfulness of the data recorded in the documents, the correspondence of the amount with the expenditure limit, the availability of budgetary content and the corresponding authorizations.
• n)The Financial Department of SINAC will withhold and make the corresponding deposit of 2%, for the income tax, in accordance with the regulations issued for this purpose by the General Directorate of Direct Taxation, o) Purchases must be exempt from the General Sales Tax, except in special situations authorized by the Responsible Party, in which invoices or cash vouchers with the sales tax included may be accepted for the purpose of making the corresponding payment and reimbursement.
• p)Receipt of the goods or services to satisfaction by the Director of the respective Conservation Area or whomever he designates.
• q)Every purchase must be backed by a reservation of resources for petty cash, a commercial invoice duly issued by the respective supplier, pro forma invoices, Purchase Order Request by petty cash, Purchase Order, a copy of the check or the payment receipt if a transfer was used or payment was made in cash. These documents are the responsibility of the Financial Department of SINAC regarding receipt, issuance and recording, as applicable.
• r)Detailed recording by those responsible for the main operations and filing of supporting documents that allows easy location and identification of the process carried out.
• s)Payments to suppliers processed through a checking account must be made through checks in national currency, using standard, continuous and pre-printed forms, complying with the security provisions issued by the corresponding banks and the guidelines issued by the General Directorate of SINAC. These checks must be signed jointly by duly authorized officials belonging to different levels. Payments will be made through electronic fund transfers, as long as the automated means are available and as established for this purpose by said Directorate.
• t)Payments through auxiliary cash funds with a checking account must incorporate the use of checks in continuous forms or checkbooks and conform to this Regulation, the guidelines of the General Directorate of SINAC and the binding regulations on this matter. In auxiliary cash funds in cash, payments corresponding to invoices, tickets or vouchers may be made for minor amounts, as established in this Regulation, u) For unforeseen purchases of extreme urgency, expenses may be authorized with suppliers whether or not registered in the corresponding registry, paid directly by authorized officials, reimbursing the amount by check, transfer or cash, as the case may be. The invoices or vouchers must be duly authorized and signed on the back by the Director or whomever he designates, so that the Financial Department of SINAC registers them where applicable.

2-For Per Diems (Viáticos):

• a)Evaluate the necessity of undertaking a field trip (gira), as applicable, both domestically and abroad, by the Director or authorized official.
• b)All per diem (viáticos) procedures must be governed by the provisions of the Regulation on Travel Expenses for Public Officials approved by the Comptroller General of the Republic.
• c)Submit the request for an advance or settlement of per diems (viáticos) to the Financial Department of SINAC, requesting the transfer of funds to the official's personal account or carry out this transaction by check.
• d)Prior to the authorization of advances for per diems (viáticos) and transportation abroad, the Travel Agreement (Acuerdo de Viaje) must be available, duly signed as established in the Regulation on Travel Republic, and its amendments.
• e)Mileage granted by airlines for the purchase of air tickets must be credited to the General Directorate of SINAC in the corresponding corporate account, the Financial Department of SINAC being responsible for keeping its record and control, in order to be used at the appropriate time by an official of the Institution in the performance of his duties. Furthermore, it must indicate to that General Directorate in the monthly report of travel expenses abroad, the mileage obtained during the month, the accumulated balance and the mileage assigned when applicable.
• f)In the case of expenses for transportation and travel expenses abroad, if the amount exceeds the limit established for petty cash expenses, the authorization of the Responsible Party of the Fixed Fund - Petty Cash will not be required, for which the stipulations of the Regulation on Travel and Transportation Expenses for Public Officials of the Comptroller General of the Republic, the provisions of this Regulation and the guidelines issued for this purpose by the General Directorate of SINAC must be observed.
• g)The file for a settlement of per diems (viáticos) and transportation abroad must attach the respective Travel Agreement (Acuerdo de Viaje) duly signed in accordance with subsections d) and e) of this article and the respective documents supporting the settlement of travel or transportation expenses, both domestic and abroad.
• h)The Responsible Party of the Financial Department of SINAC must submit a monthly report to the General Directorate of the per diems (viáticos) and transportation authorized, both domestic and abroad.

Payments for representation expenses may be made against the Fixed Fund -Petty Cash only in the cases specified below:

• a)Expenses arising from the holding of official receptions of an institutional nature, in accordance with the provisions of Regulation For the Payment of Representation Expenses in the Government of the Republic and its Attached Bodies No. 32031-H.
• b)Advances for Occasional Representation established in the Regulation on Travel and Transportation Expenses for Public Officials, issued by the Comptroller General of the Republic, the guidelines of this Regulation and the provisions issued by the National Treasury.
• c)Payments may not be made against the Fixed Fund - Petty Cash for: fixed representation expenses, nor for representation expenses corresponding to personal activities subject to settlement.

A cash advance will not be authorized to an official who has one pending settlement. The Responsible Party of the Fixed Fund - Petty Cash must request the official to submit the pending settlement; non-compliance with this provision will make them subject to the provisions of Article 42 of this Regulation.

Any surplus of money arising from the settlement of the advance must be returned together with the settlement. If the settlement is not made by the official within the established time, the provisions established in Article 42 of this Regulation will be applied. In the event that the presented expenditure is greater than the petty cash advance, the responsible official must attach to the settlement a justification signed by the immediate superior, and the amount will be transferred to the official's personal account by check or will be paid in cash.

The execution of petty cash operations and reimbursement procedures may be carried out by electronic means provided that the institution and the corresponding bank have a computerized information system that guarantees adequate functionality and security. For this purpose, the corresponding authorization of the General Directorate of SINAC will be required.

Every payment made to suppliers by the responsible party of the Fixed Fund - Petty Cash must be recorded in the authorized electronic system and be backed by a purchase order request by petty cash, the original of the purchase order, a commercial invoice, ticket or voucher and meet the following requirements for its cancellation:

• a)An original invoice made out to MINAE-SINAC, indicating the goods or services acquired, the acquisition date, and that it complies with the provisions established by the Dirección General de Tributación Directa. It must bear a cancellation stamp and contain the following information: identification number, amount, and trade name of the supplier, and indicate whether payment was made in cash, by check, or by electronic transfer. In the case of a cash register receipt or other type of voucher that substitutes for the invoice, these must meet the requirements established by the Dirección General de Tributación Directa. The maximum amount for this expense shall be approved by the Responsible Person for the Revolving Fund (Fondo fijo).
• b)In the event of loss of the original invoice, a copy or photocopy may be accepted, which must be stamped and signed by the person in charge at the company responsible for these procedures, certifying that it is a faithful copy of the original invoice. The Director or their delegate must provide approval so that the official under their supervision may submit said document in place of the original invoice to the SINAC Finance Department (Departamento Financiero del SINAC), so that the latter may process the payment and the corresponding replenishment (reintegro).
• c)Every invoice, receipt, or voucher must indicate only goods or services from the same budget sub-line (subpartida presupuestaria).
• d)Invoices with amendments, erasures, in a deteriorated state, or illegible shall not be accepted. Invoices may not be modified or corrected in any way with correction fluid, cross-outs, or smudges.
• e)Invoices paid in cash must be approved on the reverse by the Responsible Person for the Petty Cash Revolving Fund (Fondo Fijo - Caja Chica), or by the person authorized for these purposes in the SINAC Finance Department, or by the persons responsible in the auxiliary petty cash funds.
• f)Acknowledgment of receipt of the goods or services, indicating the name, signature, and identification number of the person who received them.
• g)For their settlement (liquidación), all invoices must be processed within the year in which they are dated. No invoice may be paid once December 31 of the current budget year has passed, except for those that are part of the unaccrued commitment that allows for the payment of invoices charged to the following year's budget, provided that the respective reserves exist and for a period no later than January 31 of the new budget period.
• h)Other provisions that the Directorate General (Dirección General) deems necessary for the proper use of resources, which it shall communicate in a timely manner.

The Responsible Person for the Petty Cash Revolving Fund must ensure adequate rotation of the fund so that it is not depleted. The estimated minimum amount to be maintained in the fund to request replenishments shall be 10% of the total amount allocated.

The Responsible Person for the Petty Cash Revolving Fund must process, with due diligence and frequency, the replenishments of the sums paid, in accordance with the procedure and the budgetary and payment requirements established by the Directorate General of SINAC, according to the financial schedule submitted to the Tesorería Nacional in its capacity as governing body of the Financial Administration System. Once the above requirements are met, said Directorate General shall proceed with the requested replenishment.

For replenishments to the auxiliary funds, the persons responsible for these funds must submit to the Responsible Person for the Petty Cash Revolving Fund, within the established period: Paid invoices, the original purchase order request, and a copy of the Purchase Order by Revolving Fund (Pedido de Compra por Fondo Fijo) and other supporting documents.

Invoices, receipts, or vouchers must meet the requirements established in this Regulation. The SINAC Finance Department shall make the replenishment by check or deposit into the current account of the corresponding auxiliary petty cash fund, or by check or cash in the case of auxiliary cash funds.

Control Mechanisms

The Responsible Person for the Petty Cash Revolving Fund shall be responsible for evaluating and maintaining an adequate control system for the authorized fund, in accordance with the sound internal control practices established in the Ley General de Control Interno, the Manual de Normas Generales de Control Interno para la Contraloría General de la República y demás Órganos Sujetos a su Fiscalización, this Regulation, and the guidelines issued for this purpose by the Directorate General in coordination with the SINAC Finance Department.

The administration control system for the Petty Cash Revolving Fund must guarantee the custody and proper use of these resources and the recording of data necessary to have truthful, reliable, and timely information, for which the respective responsible person shall have a filing system that allows for the easy location of documents and other purposes deemed convenient.

The supporting documents for petty cash operations, as well as the surprise cash counts (arqueos) that have been conducted, must be kept in the SINAC Finance Department and other control bodies for possible reviews, without prejudice to the regulations established in the Law and the Reglamento General de Archivo and the directives on this matter issued by other oversight and control bodies.

All money funds established under this Regulation shall operate through the Petty Cash Revolving Fund system, which implies that the person in charge of the fund shall have at all times the total allocated sum, represented by cash on hand or in banks and the documents supporting the operations.

The Responsible Person for the Petty Cash Revolving Fund, considering the institutional particularities, shall carry out a program of reviews, bank reconciliations, and intensive cash counts for the Petty Cash Revolving Fund and the authorized auxiliary petty cash funds, sending the following information to the Directorate General of SINAC:

• a)Program of cash counts for the following year, which must be submitted in the month of December of each year.
• b)Quarterly report on the cash counts conducted for both the central fund and the auxiliary funds.
• c)The detailed information in the documents prepared by officials of the SINAC Finance Department concerning the cash counts must include their name, signature, and departmental stamp; a requirement that must also be met by the officials in charge of the auxiliary petty cash funds.

The senior official (jerarca) must request that the Internal Audit Office (Auditoría Interna) of their unit include in its work program, at a minimum, the performance of an annual audit of the authorized Petty Cash Revolving Fund, in order to evaluate the sufficiency and effectiveness of the controls. A copy of the respective report must be sent to the Directorate General of SINAC, as well as to the Responsible Person for the Petty Cash Revolving Fund, for the relevant purposes.

Shortages resulting from the ordinary operations of the petty cash fund that are duly verified upon conducting a cash count must be covered by the person responsible for the fund, once their responsibility has been established; otherwise, action shall be taken in accordance with the provisions of Article 42 of this Regulation, or failing that, due process shall be followed in order to establish responsibilities.

In the event that an overage is determined, it must be credited to the Cuenta Fondo General del Gobierno, no later than two business days after conducting the cash count, through the mechanisms determined for this purpose by the Directorate General of SINAC; otherwise, due process shall be followed in order to establish responsibilities.

In the event that misappropriations (sustracciones) are detected to the detriment of the Petty Cash Fund, the respective responsible person must notify the hierarchical superior and the corresponding judicial bodies so that they may proceed with the respective investigation, without prejudice to the initiation of administrative, disciplinary, civil, or criminal procedures as they may arise. The Directorate General of SINAC shall not compensate the misappropriated amounts nor authorize permanent increases to the Petty Cash Revolving Fund, until the indicated procedures are completed and the declaration of uncollectibility is issued by the Oficina de Cobros Judiciales of the Dirección General de Tributación Directa. In the meantime, the information related to these acts must be reflected in the cash counts and in the respective reports.

Interest earned on the balances in the bank accounts of the petty cash funds must be deposited into the Cuenta Fondo General del Gobierno, within a period of eight business days after receipt of the respective account statement. Otherwise, action shall be taken in accordance with the provisions of Article 42 of this Regulation. The persons responsible for the auxiliary petty cash funds must send the respective information to the SINAC Finance Department, and the latter, in turn, must send a formal communication with the relevant details to the Unidad de Operaciones Bancarias of the Tesorería Nacional and to the Directorate General of SINAC, attaching a copy of the respective voucher and the bank statement. Alternatively, copies may be attached to the quarterly cash count report referred to in Article 33 of this regulation or through the mechanisms determined for this purpose by the Directorate General of SINAC.

Periodically and without prior notice, the Directorate General of SINAC or control bodies such as the Contraloría General de la República, the Internal Audit Office, as well as authorized Oversight and Control Units (Unidades de Fiscalización y Control), may carry out partial or total reviews of the petty cash revolving funds in accordance with their competence and shall report the results to the respective responsible person and to the senior authorities of the institution. The Director General of SINAC may request from the aforementioned entities the report on the studies carried out.

In the event that the Directorate General of SINAC detects non-compliance with the provisions contained in Article 8 of this Regulation, which makes evident an irregular handling of the funds authorized for petty cash, this shall be sufficient grounds to proceed with the temporary or definitive suspension, without prior notice, of the authorized fund in accordance with the guidelines issued for this purpose. The foregoing is without prejudice to the corresponding administrative disciplinary, civil, or criminal sanctions against the responsible employees who act directly and jointly and severally.

In the event that the Responsible Person for the central Petty Cash Revolving Fund deems closure appropriate, they shall proceed in accordance with the guidelines established by the Directorate General of SINAC in this regard.

For the closure of an auxiliary petty cash fund, whether a current account or cash, the following must be observed:

• a)There must be an agreement between the Director General of SINAC and the Responsible Person.
• b)A cash count must be carried out by the SINAC Finance Department and by officials independent of those administering the fund.
• c)Replacement of shortages by the person responsible for the auxiliary petty cash fund at the time of the cash count or when their responsibility is determined. In case of refusal by the responsible person, the provisions of Article 42 of this Regulation shall apply.
• d)Overages resulting from the cash count must be deposited the following business day by the person responsible for the petty cash fund into the Cuenta Fondo General del Gobierno according to the mechanism established by the Directorate General of SINAC; otherwise, the provisions of Article 42 of this Regulation shall apply.
• e)Closure of the current account, cancellation of check formulas or checkbooks as applicable, deposit of the available balance into the Petty Cash Revolving Fund, and the transfer of documents for pending operations to the responsible person in the SINAC Finance Department, in order to settle the fund.
• f)The cash and documents that comprise the cash count of an auxiliary petty cash fund must be delivered by the responsible person to the person in charge in the SINAC Finance Department, to be deposited into the institution's Petty Cash Revolving Fund.
• g)The Responsible Person must render a report on the actions taken to the Head of the Finance Department and to the Directorate General of SINAC, file in accordance with the provisions of the Ley General de Archivo, and keep the documentation accessible to control and oversight bodies.

Final Provisions

Disbursements made by Department Heads or other officials with their own personal funds to pay for institutional materials and supplies, and those disbursements that fail to comply with the stipulations of this regulation or the guidelines issued by the Directorate General of SINAC and by any other authorized control entity or body, shall be the exclusive responsibility of the official who made them and shall not be reimbursed to them through the Petty Cash Revolving Fund, unless they were exceptionally authorized in advance by the Responsible Person for the petty cash fund.

The Responsible Person for the Petty Cash Revolving Fund and the oversight and control bodies shall bring to the attention of the Directorate General of SINAC the irregular acts committed by employees, related to settlements for cash advances, authorization of advances while another pending settlement exists, returns, overages, shortages from petty cash closures, cash counts, settlements for travel allowances (viáticos) and transport within and outside the country, deposits of interest generated in current accounts, and other irregularities in the handling of the resources of the Petty Cash Revolving Fund, so that it may initiate the corresponding disciplinary procedure, guaranteeing in all cases due process to the official, under penalty of responsibility, without prejudice to the civil and criminal liability they may be subject to.

For any matter not provided for in this Regulation, the Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos and its Regulation, the Ley General de la Administración Pública, the Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte para Funcionarios Públicos of the Contraloría General de la República and its amendments, the Reglamento General del Fondo Cajas Chicas and its amendments, the Reglamento de la Contratación Administrativa, and the Ley General de Control Interno shall apply supplementarily, as well as any other applicable regulations not contrary to these provisions, and the guidelines issued by the Tesorería Nacional when it deems it appropriate.

It becomes effective upon its publication in the Diario Oficial La Gaceta.

Given in San José, on the 07th day of January two thousand eight, final agreement N° 13, of ordinary session N° 11, held on the 18th day of September 2007, by the Consejo Nacional de Áreas de Conservación.

San José, March 3, 2008.

El presente Reglamento establece las disposiciones generales que regulan la organización, operación y control del Fondo Fijo - Caja Chica para el Sistema Nacional de Áreas de Conservación, de conformidad con lo dispuesto en la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos N° 8131, en el Reglamento para el Funcionamiento de la Caja Única del Estado, decreto N° 31527-H y en el Reglamento General del Fondo Cajas Chicas, decreto N° 32874-H, publicado en la Gaceta N° 22 del 31 de enero del 2006.

Para los efectos del presente Reglamento, el Fondo Fijo - Caja Chica lo constituirán los anticipos de recursos propios y asignados por el Sistema Nacional de Áreas de Conservación, con el visto bueno de la Tesorería Nacional, como un servicio facilitador de la ejecución presupuestaria, para realizar gastos menores, atendiendo situaciones no previsibles oportunamente y para adquirir bienes y servicios de carácter indispensables y urgentes según las partidas, grupos y subpartidas presupuestarias autorizadas por la Tesorería Nacional. Dicho fondo operará mediante esquema de fondo fijo.

La ejecución del gasto mediante el Fondo Fijo - Caja Chica es un procedimiento de excepción para aquellos gastos menores de verdadera necesidad e importancia para el funcionamiento del SINAC, que justifique el pago fuera de los trámites ordinarios, según criterio justificado de la Administración, establecidos en las partidas presupuestarias de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 18 de este Reglamento.

Si considerarán gastos menores aquellos que no excedan el monto máxime fijado por la Dirección General del SINAC y que corresponden a la adquisición de bienes y servicios que no se encuentren en bodegas de la Proveeduría Institucional o de las Proveedurías Auxiliares o bodegas d< las Áreas de Conservación, ya sea porque no se ha llevado a cabo o está en proceso la correspondiente contratación administrativa o porque su naturaleza impide ubicarlos en bodegas. Además, entre los denominados gastos menores se consideran los viáticos, tanto al interior como al exterior del país y los gastos de representación; lo anterior, siempre que se atiendan los requisitos establecidos en los artículos 21 y 22 de este Reglamento.

La Proveeduría Institucional deberá organizarse y planificar adecuadamente las compras de materiales y suministros que el SINAC necesite con el fin de utilizar lo menos posible el Fondo Fijo - Caja Chica autorizado.

Todas las compras o pagos que se realicen por medio del Fondo Fijo - Caja Chica deberán contar con el debido contenido presupuestario y económico, siendo responsabilidad del Jefe del Departamento Financiero del SINAC velar por el cumplimiento de esta disposición.

Por acuerdo de la Dirección General del SINAC, el Director presentará a la Tesorería Nacional la propuesta del monto del Fondo Fijo - Caja Chica.

El responsable de la administración del Fondo Fijo - Caja Chica es el jefe del Departamento Financiero del SINAC o quien haga las veces de éste, al cual en lo sucesivo se le denominará "Responsable", a quien le corresponderán las funciones de control, compras, pagos, custodia y aprobación de la solicitud de apertura de cajas auxiliares. Asimismo comunicará a la Dirección General el registro de las firmas autorizadas para operar la cuenta corriente respectiva. Al Responsable se le hará entrega de los recursos para una adecuada disposición y correcta administración del efectivo, valores y documentos bajo su custodia.

La operación del Fondo Fijo -Caja Chica deberá sujetarse a las disposiciones de este Reglamento, de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos y su Reglamento, de la Ley General de la Administración Pública, de la Ley General _de Control Interno, del Reglamento para el Funcionamiento de la Caja Única, del Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte para Funcionarios Públicos de la Contraloría General de la República y sus reformas, del Reglamento General del Fondo Cajas Chicas para la Administración Central y sus reformas y a las directrices de la Dirección General del SINAC.

En el Departamento Financiero del SINAC, se mantendrá un registro actualizado con el nombre, número de cédula de identidad y fotocopia de la misma, registro de firmas y ubicación de los fondos de las cajas chicas auxiliares.

Asignación de recursos

La propuesta presentada por la Dirección del SINAC se hará con base a la estimación de los gastos menores a atender mediante esta modalidad, en aras de una ágil y eficiente gestión institucional. Corresponderá a la Tesorería Nacional analizar la solicitud presentada y conceder el respectivo visto bueno, tomando en cuenta: el presupuesto autorizado en la Institución en las subpartidas presupuestarias autorizadas por la Tesorería Nacional para el gasto por caja chica, el Límite de Gasto establecido y la estructura organizacional y funcional.

La creación y autorización del Fondo Fijo - Caja Chica será aprobado por la Dirección General del Sistema Nacional de Áreas de Conservación, de acuerdo con la disponibilidad de recursos y previo visto bueno de la Tesorería Nacional, debiendo presentar los siguientes requisitos:

• a)Solicitud de creación del Fondo Fijo - Caja Chica, con las razones que justifican su existencia.
• b)Estimación de los recursos necesarios en el Fondo Fijo - Caja Chica para atender los gastos menores y presupuesto inicial y disponible de las partidas autorizadas por la Tesorería Nacional, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 10 de este reglamento.
• c)Indicación del responsable del manejo del Fondo Fijo - Caja Chica.

El Fondo Fijo - Caja Chica podrá subdividirse en cajas auxiliares, en cuenta corriente y en efectivo, las cuales operarán como fondos fijos.

• a)Debe justificarse ante la Tesorería Nacional la apertura de una cuenta para el manejo de una caja auxiliar en alguna entidad financiera.
• b)En la creación de las cajas auxiliares se deberá atender los siguientes criterios:

i La creación de las cajas auxiliares será definida en atención de las necesidades de las diferentes Áreas de Conservación, aprobadas por el Responsable.

ii. El Responsable deberá comunicar a la Dirección General del SINAC la ubicación, el nombre del responsable de la operación y el monto asignado de las cajas auxiliares.

• c)En caso de las cajas auxiliares con cuenta corriente, además de lo ' anterior, se atenderá lo siguiente:

i. La determinación del monto a asignar y el número de cajas auxiliares con cuenta bancaria la realizará el respectivo Responsable, en coordinación con la Dirección General y el Área respectiva.

ii. El límite de gasto para las cajas auxiliares con cuenta bancaria será determinado por el Responsable del Fondo Fijo - Caja Chica, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 19 de este Reglamento.

• d)Para las cajas auxiliares en efectivo, además de lo expuesto en el inciso b), se deberá atender lo siguiente:

i. El monto autorizado por el Responsable del Fondo Fijo - Caja Chica será el que establece el Reglamento General del Fondo Fijo Caja Chica vigente, ii. El Límite de gastos para las cajas auxiliares en efectivo será el que establece el Reglamento General del Fondo Fijo Caja Chica vigente.

iii. La Dirección General del SINAC podrá autorizar gastos por el Fondo Fijo mayores a los establecidos en el Reglamento General del Fondo Fijo - Caja Chica vigente y podrá autorizar gastos superiores al porcentaje establecido para casos debidamente justificados por el Responsable.

• e)La Dirección General del SINAC, cuando lo estime necesario y por razones de conveniencia, podrá solicitar el cierre de una o más cajas auxiliares.

Las cajas auxiliares estarán bajo la responsabilidad de los Directores de las Áreas de Conservación, pudiendo delegar el manejo en otro funcionario, quien responderá por el correcto uso de los recursos. Por lo tanto, una vez que el Director del Área de Conservación haya recibido a satisfacción la entrega formal de los recursos, será el responsable de la correcta operación de los fondos, de la custodia del efectivo, de los cheques y de los respectivos comprobantes. Asimismo debe acatar las disposiciones de este Reglamento, las que la Dirección General del SINAC disponga en el funcionamiento de estas cajas auxiliares y las que complementariamente emita el respectivo Responsable. Lo anterior sin detrimento de la responsabilidad que este último tenga en los controles de operación general establecido sobre el fondo asignado, en garantía del adecuado uso de los recursos.

La Dirección General del SINAC podrá solicitar las transferencias por ampliaciones temporales o permanentes del Fondo Fijo - Caja Chica utilizando los recursos de la cuenta domiciliaria depositados en la Caja Única, con el fin de atender situaciones sumamente especiales, de acuerdo con los siguientes requisitos:

• a)Solicitud de ampliación del Fondo Fijo - Caja Chica temporal o permanente, indicando: la composición del fondo o el estado actual de los recursos autorizados al cierre del último trimestre, el saldo de la cuenta corriente al último día de.1 mes anterior, el flujo de efectivo de los últimos tres meses; para ampliaciones temporales se debe señalar la fecha del reintegro del monto solicitado a la cuenta domiciliaria de Caja Única en la Tesorería Nacional.
• b)Realizar el trámite de la transferencia de fondos de la cuenta domiciliaria en Caja Única a la cuenta del Fondo Fijo - Caja Chica del SINAC.
• c)Acatar las disposiciones que por medio de lineamientos emite la Tesorería Nacional relacionado con la Caja Única.

El monto autorizado en la creación del Fondo Fijo - Caja Chica y los aumentos temporales o permanentes autorizados, se harán efectivos por medio de transferencias electrónicas de fondos, de la cuenta domiciliaria de Caja Única a la cuenta corriente exclusiva para la Caja Chica del SINAC.

Corresponderá al Responsable del Fondo Fijo - Caja Chica: recibir los fondos autorizados, custodiarlos, efectuar los registros del gasto en el sistema correspondiente, así como pagar con cargo al fondo los bienes o servicios recibidos a satisfacción, de acuerdo con el procedimiento establecido en este Reglamento y en los lineamientos que al efecto emita la Dirección General del SINAC.

De requerirse la delegación de funciones, ésta deberá ajustarse a lo ordenado por el numeral 89 siguientes y concordantes de la Ley General de la Administración Pública.

Funcionamiento

El responsable de la administración del Fondo Fijo - Caja Chica deberá disponer de un manual institucional de operación oficializado y actualizado por resolución administrativa, estableciendo en forma detallada, clara y precisa, las rutinas de trabajo relacionadas con el manejo de dicho fondo y los responsables de ejecutarlas.

Las partidas, grupos y subpartidas presupuestarias autorizadas para realizar gastos por Fondo Fijo - Caja Chica serán de conformidad con lo indicado en el Clasificador por el Objeto del Gasto del Sector Público. La Tesorería Nacional emitirá los lineamientos con las regulaciones y autorizaciones respectivas, de acuerdo con el ámbito de aplicación establecido en el Reglamento General del Fondo Cajas Chicas.

Para incurrir en gastos por medio del Fondo Fijo - Caja Chica debidamente autorizados por el Responsable, se deberá acatar los límites económicos establecidos por la Dirección General del SINAC por lo que el Responsable del fondo al inicio de cada periodo presupuestario y de conformidad con el presupuesto anual en las partidas autorizadas para compras por caja chica deberá efectuar el cálculo correspondiente y solicitar la aprobación a la Dirección General del SINAC,

Para efectuar compras por medio del Fondo Fijo - Caja Chica se utilizarán los siguientes formularios:

• a)Solicitud pedido de compra por Fondo Fijo - Caja Chica, formulario elaborado y aprobado por la Tesorería Nacional.
• b)Pedido de Compra por Fondo Fijo - Caja Chica, formulario elaborado y aprobado por la Tesorería Nacional, el cual se regirá por el procedimiento y los lineamientos que establezca el ente Rector; ,, su uso es exclusivo del Departamento Financiero del SINAC. Estos documentos se conservarán de manera ordenada en el Departamento Financiero del SINAC.
• c)Otros formularios que la Dirección del SINAC considere pertinentes.

En atención a las erogaciones autorizadas por el Fondo Fijo - Caja Chica, tanto para compras como para viáticos y transportes al interior y al exterior del país, los funcionarios responsables y autorizados dependiendo de las particularidades institucionales, deberán observar los siguientes requisitos, sin perjuicio de otros fijados por la normativa vigente sobre la materia:

1- Para Compras:

• a)Evaluar la necesidad y urgencia de realizar compras por Fondo Fijo - Caja Chica.
• b)Evaluar el costo beneficio de la adquisición del bien o servicio a través del Fondo Fijo - Caja Chica.
• c)Que el bien o servicio solicitado corresponda a las subpartidas presupuestarias y autorizadas para realizar erogaciones por caja chica.
• d)Seleccionar el proveedor de los bienes o servicios en procura del mayor beneficio institucional en cuanto a precio y calidad.
• e)Para las compras de bienes superiores a un monto mínimo que defina el Responsable, atendiendo las orientaciones que establezca la Tesorería Nacional, se requerirá certificación del Coordinador Administrativo de las Áreas de Conservación o de quién éste delegue indicando que el bien o servicio solicitado no existe en bodega o que se encuentra o no con un trámite de contratación administrativa.
• f)Solicitar a los proveedores cotizaciones del bien o servicio a comprar sin impuestos.
• g)Verificar si los proveedores comerciales a los cuales se les solicite bienes y servicios por el Fondo Fijo - Caja Chica se encuentran registrados como tales. De lo contrario, el Departamento Financiero del SINAC deberá llevar registros propios de proveedores comerciales ocasionales hasta que se puedan registrar en el sistema correspondiente. En caso de ser un proveedor habitual, deberá solicitar a la Dirección General de Bienes y Contratación Administrativa su registro en dicho sistema. La verificación de los proveedores que se encuentren registrados en el SIGAF también se puede hacer por medio del Sistema Unificado Electrónico de Compras Públicas (*).

(*) (Modificada su denominación por el artículo 5° del decreto ejecutivo N° 37943 del 17 de setiembre del 2013, "Crea Sistema Unificado Electrónico de Compras Públicas como plataforma tecnológica de uso de la Administración Central para la tramitación de los procedimientos de contratación administrativa", anteriormente indicaba "CompraRed") h) A partir del monto que establezca el Responsable del Fondo Fijo - Caja Chica para la compra de una mercancía o de un bien se deberán presentar adjunto a la Solicitud de Pedido de Compra dos o tres cotizaciones, a fin de que éste elija una bajo conveniencia de precio y calidad. Excepcionalmente y con la debida justificación, el responsable podrá autorizar que el trámite se realice considerando sólo una cotización.

• i)Las compras de bienes y servicios se realizarán de acuerdo con el formulario Solicitud de Pedido de Compra por Fondo Fijo - Caja Chica, documento que respalda el proceso de compra ante el Departamento Financiero del SINAC.
• j)Uso y registro de formularios estandarizados y prenumerados.

En caso de ser generado por un sistema informático, éste deberá asignar un número consecutivo que los identifique individual y específicamente.

• k)El Pedido de Compra por Fondo Fijo - Caja Chica deberá ser confeccionado en forma manual o por medio de sistema computarizado por el funcionario autorizado en el Departamento Financiero del SINAC y aprobado por el Responsable encargado de medir la urgencia y necesidad de la compra, así como de verificar el cumplimiento de lo estipulado en este Reglamento.
• l)El funcionario encargado de realizar la gestión de compra será el responsable de entregar el Pedido de Compra por Fondo Fijo - Caja Chica al proveedor comercial y efectuar la rendición de cuentas a más tardar cinco días después de emitido el documento ante el Departamento Financiero del SINAC.
• m)Se deberá verificar por parte del Departamento Financiero del SINAC la veracidad de los datos consignados en los documentos, la correspondencia del importe con el límite de gasto, el disponible del contenido presupuestario y las autorizaciones correspondientes.
• n)El Departamento Financiero del SINAC efectuará la retención y el correspondiente depósito del 2 %, por concepto del impuesto sobre la renta, de conformidad con la normativa que al efecto emita la Dirección General de Tributación Directa, o) Las compras deberán estar exentas del Impuesto General sobre las Ventas, salvo situaciones especiales y autorizadas por el Responsable, en las que se podrán aceptar facturas o comprobantes de caja con el impuesto de venta incluido a fin de efectuar el pago y reintegro correspondiente.
• p)Recepción a conformidad de los bienes o servicios por parte del Director de la respectiva Área de Conservación o el que éste designe.
• q)Toda compra deberá quedar respaldada por una reserva de recursos para caja chica, factura comercial debidamente emitida por el proveedor respectivo, facturas proformas, Solicitud de Pedido de compra por caja chica, Pedido de Compra, copia del cheque o del comprobante de pago si se ha usado una transferencia o cancelado en efectivo. Estos documentos son responsabilidad del Departamento Financiero del SINAC en cuanto a recibo, emisión y registro, según corresponda.
• r)Registro detallado por parte de los responsables de las operaciones principales y archivo de documentos de respaldo que permita la fácil localización e identificación del proceso efectuado.
• s)Los pagos a los proveedores tramitados con cuenta corriente deberán efectuarse a través de cheques en moneda nacional, utilizando fórmulas estándar, continuas y preimpresas, acatando las disposiciones de seguridad emitidas por los bancos correspondientes y los lineamientos que emita la Dirección General del SINAC. Estos cheques deberán firmarse de manera mancomunada por funcionarios debidamente autorizados pertenecientes a niveles diferentes. Se concretarán pagos por medio de transferencias electrónicas de fondos, siempre y cuando se cuente con los medios automatizados y lo que al efecto establezca dicha Dirección.
• t)Los pagos a través de cajas auxiliares con cuenta corriente deberán incorporar el uso de cheques en formularios continuos o chequeras y ajustarse a este Reglamento, a los lineamientos de la Dirección General del SINAC y a la normativa vinculante en esta materia. En cajas auxiliares en efectivo se podrán realizar pagos correspondientes a facturas, tiquetes o comprobantes por montos, menores, según lo establecido en este Reglamento, u) Para compras imprevistas de suma urgencia, se podrán autorizar gastos con proveedores inscritos o no en el registro correspondiente, cancelados directamente por funcionarios autorizados, reembolsándole el monto por medio de cheque, transferencia o efectivo según sea el caso. Las facturas o comprobantes deberán estar debidamente autorizadas y firmadas al reverso por el Director o el que éste designe, para que el Departamento Financiero del SINAC las registre donde corresponda.

2-Para Viáticos:

• a)Evaluar la necesidad de realizar una gira, según corresponda tanto al interior como al exterior del país por parte del Director o funcionario autorizado.
• b)Todo trámite de viáticos deberá regirse por lo dispuesto en el Reglamento de Gastos de Viaje para funcionarios Públicos aprobado por la Contraloría General de la República.

.c) Presentar la solicitud de adelanto o liquidación de viáticos en el ;r Departamento Financiero del SINAC, solicitando la transferencia de fondos a la cuenta personal del funcionario o efectuar esta transacción mediante cheque.

• d)Previo a la autorización de los adelantos de viáticos y transportes al exterior del país, se deberá contar con el Acuerdo de Viaje debidamente firmado según lo establece el Reglamento de Gastos de Viaje para Funcionarios Públicos aprobado por la Contraloría General de la República, y sus reformas.
• e)El millaje cedido por las líneas aéreas por compras de tiquetes aéreos deberá acreditarse a la Dirección General del SINAC en la cuenta corporativa correspondiente, siendo el Departamento Financiero del SINAC la responsable de llevar su registro y control, a fin de ser usado en el momento oportuno por algún funcionario de la Institución en cumplimiento de sus funciones. Además deberá indicar a esa Dirección General en el informe mensual de gastos de viaje al exterior del país, el millaje obtenido durante el mes, el saldo acumulado y el asignado cuando fuere del caso.
• f)En el caso de gastos por concepto de transporte y gastos de viaje al exterior del país, si el monto sobrepasa el límite establecido para gastos por caja chica, no se requerirá la autorización del Responsable del Fondo Fijo - Caja Chica, para lo que se deberá atender lo estipulado en el Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte para Funcionarios Públicos de la Contraloría General de la República, a lo indicado en este Reglamento y a los lineamientos que al efecto emita la Dirección General del SINAC.
• g)El archivo de una liquidación de viáticos y transportes al exterior del país, deberá adjuntar el respectivo Acuerdo de Viaje' debidamente firmado de acuerdo con los incisos d) y e) de este artículo y los documentos respectivos que respalden la liquidación de gastos de viaje o transporte, tanto al interior como al exterior del país.
• h)El Responsable del Departamento Financiero del SINAC deberá rendir un informe mensual a la Dirección General de los viáticos y transporte autorizados tanto al interior como al exterior del país.

Con cargo al Fondo Fijo -Caja Chica se podrán realizar pagos por concepto de gastos de representación únicamente en los casos que a continuación se especifican:

• a)Gastos originados en la celebración de recepciones oficiales con carácter Institucional, de conformidad con lo establecido en el Reglamento Para el Pago de Gastos de Representación en el Gobierno de la República y sus Órganos Adscritos N° 32031-H.
• b)Los adelantos para Gastos de Representación Ocasionales en el Exterior estarán sujetos a las disposiciones establecidas en el Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte para Funcionarios Públicos, emitido por la Contraloría General de la República, a los lineamientos de este Reglamento y a las disposiciones que emita la Tesorería Nacional.
• c)No podrán realizarse pagos con cargo al Fondo Fijo - Caja Chica por concepto de: gastos de representación fijos, ni de gastos de representación correspondientes a actividades personales sujetos a liquidación.

No se autorizará un anticipo de dinero a un funcionario que tenga alguno pendiente de liquidar. El Responsable del Fondo Fijo - Caja Chica deberá solicitar al funcionario la presentación de la liquidación pendiente; el incumplimiento de esta disposición los hará acreedores a lo dispuesto en el artículo 42 de este Reglamento.

Todo sobrante de dinero originado en la liquidación del adelanto, deberá ser devuelto junto con la liquidación. Si la liquidación no la efectúa1 el funcionario en el tiempo establecido se procederá con lo establecido en el artículo 42 de este Reglamento. En caso de que el gasto presentado sea superior al adelanto de caja, el funcionario responsable deberá adjuntar a la liquidación una justificación firmada por el jefe inmediato y el monto será' girado a la cuenta personal del funcionario, mediante cheque o se le pagará, en efectivo.

La ejecución de las operaciones de caja chica y los trámites de reintegro se podrán realizar por medios electrónicos en el tanto se disponga, por parte de la institución y del correspondiente banco, de un sistema de información computadorizado que garantice la adecuada funcionalidad y seguridad. Para tal efecto, se requerirá la correspondiente autorización de la Dirección General del SINAC.

Todo pago realizado a los proveedores por parte del responsable del Fondo Fijo - Caja Chica deberá quedar registrado en el sistema electrónico autorizado y contar con el respaldo de una solicitud de pedido de compra por caja chica, original del pedido de compra, de una factura comercial, tiquete o comprobante y cumplir con los siguientes requisitos para su cancelación:

• a)Factura confeccionada en original a nombre del MINAE-SINAC, indicando los bienes o servicios adquiridos, la fecha de adquisición y que ésta cumpla con las disposiciones establecidas por la Dirección General de Tributación Directa. Deberá contar con sello de cancelación y contener la siguiente información: número de cédula, monto y nombre comercial de la casa proveedora e indicar si el pago se realizó' en efectivo, por medio de cheque o transferencia electrónica. Para los casos de un tiquete de caja u otro tipo de comprobante que sustituya a la factura, éstos deberán cumplir con los requisitos establecidos por la Dirección General de Tributación Directa. El monto límite para este gasto será aprobado por el Responsable del Fondo fijo.
• b)En caso de pérdida de la factura original, se podrá aceptar una copia o fotocopia que deberá estar sellada y firmada por el encargado de la empresa responsable de estos trámites, haciendo constar que es copia fiel de la factura original. El Director o quien éste delegue, deberá dar el visto bueno para que el funcionario a su cargo presente dicho documento en sustitución de la factura original ante el Departamento Financiero del SINAC, para que ésta pueda realizar el trámite de pago y el respectivo reintegro.
• c)Toda factura, tiquete o comprobante deberá indicar sólo bienes o servicios de la misma subpartida presupuestaria.
• d)No se admitirán facturas con enmiendas, raspaduras, deterioradas o ilegibles. Las facturas no se pueden modificar o corregir de ningún modo con líquido corrector, tachaduras o borrones.
• e)Las facturas canceladas mediante efectivo deberán estar aprobadas al reverso por el Responsable del Fondo Fijo - Caja Chica, o por la persona autorizada para estos efectos en el Departamento Financiero; del SINAC o por los responsables en las cajas chicas auxiliares.
• f)Recibido conforme de los bienes o servicios, indicando el nombre, la firma y el número de cédula de la persona que los recibió.
• g)Para su liquidación todas las facturas deberán tramitarse dentro del año en que estén fechadas. No se podrá cancelar ninguna factura una vez pasado el 31 de diciembre del año presupuestario vigente, salvo las que se encuentren en el compromiso no devengado que permite pagar facturas con cargo al presupuesto del año siguiente, siempre y cuando existan las reservas respectivas y con un tiempo no mayor alj 31 de enero del nuevo período presupuestario.
• h)Otras disposiciones que la Dirección General considere necesarias para un adecuado uso de los recursos, las que comunicará! oportunamente.

El Responsable del Fondo Fijo -Caja Chica deberá procurar una adecuada rotación del fondo a fin de que éste no se agote. El monto mínimo estimado que deberá mantenerse en el fondo para solicitar los reintegros será de un 10% del total asignado.

El responsable del Fondo Fijo -Caja Chica deberá tramitar con la diligencia y frecuencia debida, los reintegros de las sumas pagadas, de conformidad con el procedimiento y los requerimientos presupuestarios y de pago que establezca la Dirección General del SINAC, según la programación financiera presentada a la Tesorería Nacional en su carácter de rector del Sistema de la Administración Financiera. Cumplidos los requisitos anteriores, dicha Dirección procederá al reintegro solicitado.

Para los reintegros a las cajas auxiliares, los responsables de estas cajas deberán presentar ante el responsable del Fondo Fijo - Caja Chica dentro del plazo que se establezca: Facturas canceladas, original de la solicitud de pedido de compra y copia del Pedido de Compra por Fondo Fijo y demás documentos de respaldo.

Las facturas, tiquetes o comprobantes deberán cumplir con los requisitos establecidos en este Reglamento. El Departamento Financiero del SINAC realizará el reintegro por medio de cheque o depósito en la cuenta corriente de la caja auxiliar correspondiente, o bien por medio de cheque o efectivo para el caso de las cajas auxiliares en efectivo.

Mecanismos de control

Corresponderá al Responsable del Fondo Fijo -Caja Chica evaluar y mantener un adecuado sistema de control del fondo autorizado, en concordancia con las sanas prácticas de control interno establecidas en la Ley General de Control Interno, , en el Manual de Normas Generales de Control Interno para la Contraloría General de la República y demás Órganos Sujetos a su Fiscalización, en este Reglamento y en los lineamientos que al efecto emita la Dirección General en coordinación con el Departamento Financiero del SINAC.

El sistema de control de la administración del Fondo Fijo - Caja Chica deberá garantizar la custodia y el buen uso de estos recursos y el registro de datos necesarios para disponer de información veraz, confiable y oportuna, para lo cual el respectivo responsable dispondrá de un sistema de archivo que permita la fácil localización de documentos y otros fines que se estimen convenientes.

Los documentos de respaldo de operaciones de caja chica así como los arqueos sorpresivos que se hayan practicado deberán mantenerse en el Departamento Financiero del SINAC y de otras instancias de control para posibles revisiones, sin detrimento de las regulaciones establecidas en la Ley y en el Reglamento General de Archivo y en las directrices que sobre esta materia hayan girado otros órganos de fiscalización y control.

Todos los fondos de dinero establecidos al amparo de este Reglamento operarán por medio del sistema de Fondo Fijo - Caja Chica, lo que implica que el encargado del fondo tendrá en todo momento la suma total asignada, representada por efectivo en caja o bancos y los documentos que respaldan las operaciones.

El responsable del Fondo Fijo - Caja Chica, en consideración de las particularidades institucionales realizará un programa de revisiones, conciliaciones bancarias y arqueos intensos, para el Fondo Fijo - Caja Chica y las cajas auxiliares autorizadas, remitiendo a la Dirección General del SINAC la siguiente información:

• a)Programa de arqueos del año siguiente, el cual deberá ser entregado en el mes de diciembre de cada año.
• b)Informe trimestral con arqueos realizados tanto a la caja central como a las auxiliares.
• c)La información detallada en los documentos elaborados por funcionarios del Departamento Financiero del SINAC referente a los arqueos, deberá contar con su nombre, firma y sello de la dependencia; situación que también deberán cumplir los funcionarios encargados de las cajas auxiliares.

El jerarca deberá solicitar a la Auditoría Interna de su dependencia, incluir en el programa de trabajo de ésta, como mínimo la realización de una auditoría anual al Fondo Fijo - Caja Chica autorizado, con el fin de evaluar la suficiencia y la efectividad de los controles. Del respectivo informe se deberá enviar una copia a la Dirección General del SINAC, así como al responsable del Fondo Fijo - Caja Chica, para lo que corresponda.

Los faltantes que resulten de las operaciones ordinarias de la caja chica y que sean debidamente comprobados al efectuar un arqueo, deberán ser cubiertos por el responsable del fondo, una vez establecida su responsabilidad, de lo contrario se procederá de conformidad con lo establecido en el artículo 42 de este Reglamento, o en su defecto, se procederá con el debido proceso a fin de sentar responsabilidades.

En caso de que se determine un sobrante, éste deberá acreditarse a la Cuenta Fondo General del Gobierno, a más tardar dos días hábiles después de efectuado el arqueo, por medio de los mecanismos que al efecto determine la Dirección General del SINAC, caso contrario se procederá con el debido proceso a fin de sentar responsabilidades.

En caso de que se detecten sustracciones en perjuicio del Fondo de Caja Chica, el respectivo responsable deberá comunicar al superior jerárquico y a las instancias judiciales correspondientes para que procedan con la investigación respectiva, sin perjuicio de poder iniciar los procedimientos administrativos, disciplinarios, civiles o penales según se deriven. La Dirección General del SINAC no compensará los montos sustraídos ni autorizará aumentos permanentes al Fondo Fijo - Caja Chica, hasta tanto se cumpla con los trámites indicados y se produzca la declaratoria de incobrabilidad por parte de la Oficina de Cobros Judiciales de la Dirección General de Tributación Directa. Entre tanto, la información relacionada con estos actos deberá se reflejada en los arqueos y en los informes respectivos.

Los intereses devengados por los saldos en las cuentas bancadas de los fondos de caja chica, deberán ser depositados a la cuenta Fondo General del Gobierno, dentro de un plazo de ocho días hábiles después de recibido el respectivo estado de cuenta. De lo contrario se procederá de conformidad con lo establecido en el artículo 42 de este Reglamento. Los responsables de las cajas chicas auxiliares, deberán enviar la respectiva información al Departamento Financiero del SINAC y este a su vez enviar a la Unidad de Operaciones Bancarias de la Tesorería Nacional y a la Dirección General del SINAC un oficio con el detalle que corresponda, adjuntando copia del respectivo comprobante y el estado bancario. Alternativamente podrá adjuntar las copias en el informe de arqueo trimestral a que hace referencia el artículo 33 de este reglamento o bien por medio de los mecanismos que al efecto determine la Dirección General del SINAC.

Periódicamente y sin previo aviso la Dirección General del SINAC u órganos de control como la Contraloría General de la República, la Auditoria Interna, así como Unidades de Fiscalización y Control autorizadas, podrán efectuar revisiones parciales o totales de los fondos-fijos de caja chica de acuerdo con su competencia e informarán de los resultados al respectivo responsable y a las autoridades superiores de la institución. El Director General del SINAC podrá solicitar a los entes antes citados el informe de los estudios realizados.

En caso de que la Dirección General del SINAC detecte incumplimiento de las disposiciones contenidas en el artículo 8° de este Reglamento, que hagan evidente un manejo irregular de los fondos autorizados para caja chica, será motivo suficiente para proceder a la suspensión temporal o definitiva, sin previo aviso, del fondo autorizado de conformidad con los lineamientos que para tal efecto emita. Lo anterior, sin perjuicio de las sanciones disciplinarias administrativas, civiles o penales correspondientes a los servidores responsables que actúan en forma directa y solidariamente.

En caso de que el Responsable del Fondo Fijo - Caja Chica central considere procedente el cierre, procederá de acuerdo con los lineamientos que establezca la Dirección General del SINAC al respecto.

Para el cierre de una caja chica auxiliar, sea en cuenta corriente o en efectivo, deberá atender lo siguiente:

• a)Deberá existir un acuerdo entre el Director General del SINAC y el Responsable.
• b)Realizar un arqueo por parte del Departamento Financiero del SINAC y por funcionarios independientes a los de la administración del fondo.
• c)Reposición de faltantes por parte del responsable de la caja auxiliar al momento del arqueo o cuando se determine su responsabilidad. En caso de negativa por parte del responsable se aplicará lo establecido en el artículo 42 de este Reglamento.
• d)Los sobrantes que resulten del arqueo deberán ser depositados al día siguiente por el responsable de la caja chica a la cuenta Fondo General del Gobierno según el mecanismo que establezca la Dirección General del SINAC, de lo contrario se aplicará lo establecido en el artículo 42 de este Reglamento.
• e)Cierre de la cuenta corriente, anulación de fórmulas de cheques o chequeras según corresponda, depósito del disponible al Fondo Fijo - Caja Chica y el traslado de documentos de operaciones pendientes al responsable en el Departamento Financiero del SINAC, a fin de liquidar el fondo.
• f)El efectivo y los documentos que conforman el arqueo de una caja chica auxiliar deberá ser entregado por el responsable al encargado en el Departamento Financiero del SINAC, para que sea depositado en el Fondo Fijo - Caja Chica de la institución.
• g)El Responsable deberá rendir informe sobre lo actuado al Jefe del Departamento Financiero y a la Dirección General del SINAC, archivar de acuerdo con lo establecido por la Ley General de Archivo y mantener la documentación al alcance de los entes de control y fiscalización.

Las erogaciones que realicen las Jefaturas u otros funcionarios con su peculio personal, para pagar materiales y suministros de la institución y aquellas erogaciones que incumplen con las estipulaciones de este reglamento o los lineamientos emanados por la Dirección General del SINAC y por algún otro ente u órgano de control autorizado, serán de responsabilidad exclusiva del funcionario que las realizó y no le serán reintegradas por medio del Fondo Fijo - Caja Chica, salvo que excepcionalmente hubieran sido autorizadas previamente por el Responsable de la caja chica.

El Responsable del Fondo Fijo - Caja Chica y los entes fiscalizadores y de control, pondrán en conocimiento de la Dirección General del SINAC, los hechos irregulares en que incurran los servidores, relacionados con liquidaciones por anticipos de dinero, autorización de anticipos existiendo otro pendiente de liquidar, devoluciones, sobrantes, faltantes por cierres de cajas chicas, arqueos, liquidaciones de viáticos y transportes al interior y exterior del país, por depósitos de intereses generados en las cuentas corrientes y oirás irregularidades en el manejo de los recursos del Fondo Fijo - Caja Chica, para que inicie el procedimiento disciplinario que corresponda, garantizando en todo caso el debido proceso al funcionario, bajo pena de responsabilidad, sin perjuicio de la responsabilidad civil y penal que pudiera ser objeto.

Para todo aquello no previsto en el presente Reglamento, se aplicarán supletoriamente la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos y su Reglamento, la Ley General de la Administración Pública, Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte para Funcionarios Públicos de la Contraloría General de la República y sus reformas, el Reglamento General del Fondo Cajas Chicas y sus reformas, el Reglamento de la Contratación Administrativa y la Ley General de Control Interno, demás normativa que resulte aplicable y no se oponga a estas regulaciones, así como a los lineamientos que emita la Tesorería Nacional cuando lo estime conveniente.

Rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta.

Dado en San José, a los 07 días del mes de enero del dos mil ocho, acuerdo firme N° 13, de la sesión ordinaria N° 11, celebrada del día 18 de setiembre del 2007, por el Consejo Nacional de Áreas de Conservación.

San José, 3 de marzo del 2008.-