Regulation for Risk Management and Emergency and Disaster Response in the Canton of CurridabatReglamento para la Gestión de Riesgo y Atención de Emergencias y Desastres en el cantón de Curridabat

Municipal Mayor (Alcalde Municipal): Municipal Mayor of Curridabat.

Stormwater (Aguas Pluviales): Rainwater.

Hazard (Amenaza): Physical factor of natural (hydrometeorological-geological), anthropogenic, and technological origin, determined in a specific time and space, which due to its destructive potential endangers living beings, property, and the natural environment.

Canton (Cantón): Canton of Curridabat.

Municipal Council (Concejo Municipal): Municipal Council of the Canton of Curridabat.

Committee (Comisión): Local Emergency Committee (Comité Local de Emergencias) of the Canton of Curridabat.

Disaster (Desastre): It is the interruption of the normal functioning of society due to the progressive, sudden, or recurrent manifestation of an event. It is a historical product that manifests, in time and place, the harmful consequences of risk factors, constituting a situation of calamity or commotion for the group experiencing it and exposing it to unforeseen changes in the environmental setting and social organization.

A disaster is the end of a process, sometimes very long, of building risk conditions in society. Its manifestation leads to impacts on the environment, human beings, and material resources, and exceeds the response capacity of the community.

Emergency (Emergencia): It is the temporal and spatial identification of the state of crisis caused by the disaster based on the magnitude of the damages and losses, a state of necessity and urgency that compels immediate actions and the extraordinary use of resources to save lives, works, and property, avoid suffering, and meet needs, which can be managed in progressive phases of response, recovery, and reconstruction and which extends over time until definitive control of the situation is achieved.

Risk scenario (Escenario del riesgo): It is a tool that allows for the determination in advance of the possible damages that an event may generate in a specific environment and space, according to the characteristics of the hazard and the existing vulnerability. Its proper application helps to assess the magnitude of the impact.

State of emergency (Estado de emergencia): Occurs when the administration, faced with an unforeseeable and unavoidable event with harmful effects for the administered parties and by way of exception, declares a state of emergency due to reasons of public convenience, designing an action plan and allocating the necessary resources to resolve the crisis. The declaration of emergency may be made via executive decree or, at the local level, through a reasoned resolution issued by the Municipal Mayor, following a technical opinion from the Local Emergency Committee.

State of necessity and urgency (Estado de necesidad y urgencia): A situation of danger for a legal right that can only be saved by violating another legal right, with the least possible damage to the second and subject to subsequently rendering the accounts required by the laws of economic, legal, and fiscal control.

Risk management (Gestión del riesgo): Process by which the vulnerability conditions of the population, human settlements, infrastructure, lifeline systems, productive activities of goods and services, and the environment are reversed. It is a sustainable and preventive model, incorporating effective criteria for disaster prevention and mitigation within territorial, sectoral, and socioeconomic planning, as well as in disaster preparedness, response, and recovery. Risk management is a process, not a product, whose final objective is the reduction, through foresight and control, of risk in society, seeking the safety of people, property, investments, and services, with the goal of achieving sustainable development.

Mitigation (Mitigación): Application of measures to reduce the negative impact caused by an event of natural, human, or technological origin.

Municipality (Municipalidad): Municipality of Curridabat, a state legal entity, with its own assets and full legal personality and capacity.

Preparedness (Preparación): Set of activities and measures taken in advance to ensure an anticipatory and effective response to the negative impact of an event. It includes, among other measures: the issuance of alerts and the temporary relocation of people and property from a threatened locality.

Prevention (Prevención): Policies, planning processes, actions, and programs, whether sectoral or national, regional, or local, aimed at reducing and avoiding risk and disasters.

Risk (Riesgo): Probability determined by technical and scientific studies that the specific relationship between the hazard, as a physical and possible triggering factor, and vulnerability, as an intrinsic condition of living beings, works, property, and the environmental setting of being susceptible to its effects, will generate the disaster. Consequently, risk estimation implies the identification of possible causative agents, but also the calculation of the probable degree of damages and losses that may occur. Efforts to avoid or control them involve acting on the causes and their effects, recognizing the socio-historical nature of their origin.

Reconstruction (Reconstrucción): These are the final measures aimed at the recovery of the affected area, infrastructure, and systems for the production of goods and services, among others. In general, they are actions that contribute to the stabilization of the social, economic, and environmental conditions of the areas affected by a disaster.

Recovery (Rehabilitación): These are actions aimed at the re-establishment of lifeline systems (water, communication routes, telecommunications, electricity, others), basic sanitation, health, food assistance, temporary relocation, and any other that contributes to the return of self-sufficiency and stability for the population and the area affected by an emergency.

Response (Respuesta): These are the immediate actions aimed at controlling a situation to safeguard works and lives, prevent further damage, and stabilize the area of the region directly impacted by a disaster.

Vulnerability (Vulnerabilidad): Intrinsic condition of people, as a collective and as individual beings, of other living beings, of property, works, and the environmental setting, arising from imbalances in the historical processes of human development, which determines the degree of exposure to the hazard and the susceptibility to damage from disaster events. It also determines the degree of resistance of people and other agents to being affected and their capacity to recover.

The vulnerability of society can manifest through different components or elements, each the result of a particular social process. Some of the prevailing manifestations or dimensions of vulnerability are found in the location of population, production, and infrastructure in areas of potential impact; the structural insecurity of buildings; the lack of economic resources, autonomy, and decision-making capacity of the population; families, communities, or production units, which allows them to face threat contexts or to recover after the impact of a specific physical event; the lack of an organized and supportive society; the existence of fatalistic ideologies and the absence of adequate environmental education; the absence of institutions and organizations that ensure citizen safety and promote risk reduction and control.

Municipal Duties Risk Management and Emergency and Disaster Response

Likewise, the Municipality shall attend, in a timely manner, to matters corresponding to risk management and emergency and disaster response in the canton; for such purposes, the Local Emergency Committee shall prepare a plan to address the emergency that has occurred; which shall include a technical report of the events with the respective justification for the investment to be made; and which must be submitted for approval by the Municipal Mayor.

On the Objectives of Risk Management and Emergency and Disaster Response

• a)Prevention and Mitigation: Contribute to the reduction of risk generated by hazards of natural, anthropogenic, and technological origin in the Municipality that affect and cause losses to human life, infrastructure, and economic, social, and environmental activity.

Establish strategic alliances with the institutional, private, community, and NGO sectors, oriented towards joint local management for disaster risk reduction in the Municipality. Furthermore, it will generate prevention and mitigation processes, programs, and projects in a sustained and permanent manner considering the following components:

• a)Scientific-technical research of hazards of natural, human anthropogenic, and technological origin as input for decision-making in the urban planning of the canton.

● Analysis of vulnerability elements as input for municipal processes and intervention in risk reduction.

● Management of territorial information, cartography, hazard microzoning, and application of the Geographic Information System.

● Community promotion and management.

● Awareness-raising, education, training, dissemination, and information on risk topics to municipal officials and the population of the Canton of Curridabat.

● Regulation and control of urban risk through current regulations, the Urban Master Plan (Plan Regulador Urbano), and municipal control mechanisms.

● Technical assessments at sites or risk areas to determine municipal intervention or coordination with other institutions.

● Regulation and control of risk and the performance of risk audit studies at municipal workplaces.

● Investments in mitigation works according to the municipal competency framework.

• b)In Preparedness and Response: Strengthen the municipal response capacity of administrative, technical, and operational personnel in the field of municipal intervention in emergency and disaster situations, through:

● Training and organization programs for administrative, technical, and operational personnel in the field of municipal intervention in emergency and disaster situations.

● Provision of the Local Emergency Plan as a protocol in emergency and/or disaster situations.

● Response or attention to the emergency or disaster through the activation of the Local Emergency Plan, starting from the manifestation of an event impacting the workplace, the population, the system, or service in the Municipality. As a reference, municipal intervention is not a first response but rather one of recovery and reconstruction of the affected systems and services.

• c)Recovery and Reconstruction:

● Formulate, in the event of a local emergency, the Institutional Investment Plan by means of a technical report containing the design and budget for the work to be used in the recovery and reconstruction of services and infrastructure, among others.

The justification for the Investment Plan shall be carried out as follows:

After an emergency event occurs and, as provided in Article 5 of this regulation, once the technical report of the events with the justification for the investment to be made has been prepared; the Coordinator of the Local Emergency Committee shall submit it to the Municipal Mayor for respective approval.

On the local emergency committee

The Heads of Works, Solid Waste Collection, Licenses, and the Cemetery shall be direct collaborators of this Committee, as well as members, and any other collaborators from different areas designated by the Municipal Mayor; who shall work at all times under the rules and procedures established by the National Emergency Commission (Comisión Nacional de Emergencias) in addressing emergency situations.

On the procedure to be used in risk management, emergencies, and disasters

At the national level, the declarations must comply with the requirements contemplated in the National Emergency Law No. 7914 (Ley Nacional de Emergencias Nº 7914) of September 28, 1999, and its amendments, and the National Emergency and Risk Prevention Law No. 8488 (Ley Nacional de Emergencias y Prevención del Riesgo Nº 8488).

In addition, the Municipality, through this Committee, shall be responsible for coordination with the National Commission for Risk Prevention and Emergency Response (Comisión Nacional de Prevención de Riesgo y Atención de Emergencias) and other public institutions, regarding what corresponds to it for addressing such a situation.

On municipal action in disaster response and prevention

The Local Emergency Committee shall depend, according to the National Emergency Law, directly on the Municipal Mayor, who may delegate this to the person he deems appropriate. Said Committee shall verify and rule, based on technical criteria, on the occurrence of an emergency or the presence of a risk.

• a)Through acquisition by means of the petty cash fund (caja chica) designated for emergencies or disasters, for a defined amount, upon prior compliance with the requirements stipulated by the Municipal Code and the Petty Cash Regulation (Reglamento de Caja Chica) in force at the Municipality.
• b)Through the administrative contracting procedures indicated by the law and regulations on that matter.
• c)Through the extraordinary or special procedures contemplated in the Administrative Contracting Law (Ley de la Contratación Administrativa), the General Regulation of the Administrative Contracting Law (Reglamento General de la Contratación Administrativa), and the guidelines issued by the Office of the Comptroller General of the Republic (Contraloría General de la República).

Said funds may only be used with the authorization of the Municipal Mayor, following a technical opinion from the Local Emergency Committee, to cover all needs and expenses that are a direct or indirect product of the occurrence of an emergency or for its prevention.

Direct expenses shall be considered as the payment of overtime worked by municipal personnel who have some participation in addressing the risk and/or emergency that may arise outside the institution's normal working hours. Said payment shall be made in the same form used by the Municipality, and must conform to the legal and technical provisions in force.

Said operations center shall be under the authority of the Local Emergency Coordinator.

Final provisions

Interested parties in said public consultation may submit their observations to the Office of the Municipal Mayor of Curridabat, located on the fourth floor of the Municipal Palace.

Publish in the Official Gazette La Gaceta, in order to grant the public hearing ordered by Article 43 of the Municipal Code.

Alcalde Municipal: Alcalde Municipal de Curridabat.

Aguas Pluviales: Aguas de lluvia.

Amenaza: Factor físico de origen natural (hidrometeoro lógico-geológico), antropológico y tecnológico, determinado en un tiempo y espacio específico, que por su potencial destructivo pone en peligro a los seres vivos, a los bienes y el medio natural.

Cantón: Cantón de Curridabat.

Concejo Municipal: Concejo Municipal del Cantón de Curridabat.

Comisión: Comisión o Comité Local de Emergencias del Cantón de Curridabat.

Desastre: Es la interrupción del funcionamiento normal de la sociedad ante la manifestación progresiva, súbita o recurrente de un suceso. Es un producto histórico que hace manifiesto en tiempo y lugar las consecuencias dañinas de los factores de riesgo, constituyendo una situación de calamidad o de conmoción para el grupo que lo vive y que expone a cambios imprevistos en el entorno ambiental y la organización social.

Un desastre es el fin de un proceso, a veces muy largo, de construcción de condiciones de riesgo en la sociedad. La manifestación de este conlleva a impactos sobre el ambiente, los seres humanos y recursos materiales, y que sobrepasa la capacidad de respuesta de la comunidad.

Emergencia: Es la identificación temporal y espacial del estado de crisis provocado por el desastre con base en la magnitud de los daños y las pérdidas, un estado de necesidad y urgencia que obliga a tomar acciones inmediatas y a la utilización extraordinaria de recursos con el fin de salvar vidas, obras y bienes, evitar el sufrimiento y atender las necesidades, que puede ser manejado en fases progresivas de respuestas, rehabilitación y reconstrucción y que se extiende en el tiempo hasta que se logra el control definitivo de la situación.

Escenario del riesgo: Es una herramienta que permite determinar de antemano los posibles daños que pueda generar un suceso en un entorno y espacio específico, de acuerdo con las características de la amenaza y de la vulnerabilidad presente. Su aplicación adecuada ayuda a valorar la magnitud del impacto.

Estado de emergencia: Ocurre cuando la administración frente a un evento imprevisible e inevitable, con efectos dañosos para los administrados y por vía de excepción, declara un estado de emergencia, por existir razones de conveniencia pública, diseñando un plan de acción y asignando los recursos necesarios para solventar la crisis. La declaración de emergencia puede hacerse vía decreto ejecutivo o en el ámbito local mediante resolución razonada emitida por el Alcalde Municipal, previo criterio técnico de la Comisión Local de Emergencias.

Estado de necesidad y urgencia: Situación de peligro para un bien jurídico que solo puede salvarse mediante la violación de otro bien jurídico, con el menor daño posible para el segundo y a reserva de rendir luego las cuentas que demandan las leyes de control económico, jurídico y fiscal.

Gestión del riesgo: Proceso mediante el cual se revierten las condiciones de vulnerabilidad de la población, los asentamientos humanos, la infraestructura, líneas vitales, actividades productivas de bienes y servicios y al ambiente. Es un modelo sostenible y preventivo, en donde se incorporan criterios efectivos de prevención y mitigación de desastres dentro de la planificación territorial, sectorial y socioeconómica, así como en la preparación, atención y recuperación ante los desastres. La gestión del riesgo es un proceso, y no un producto, cuyo objetivo final es la reducción, mediante la previsión y control, del riesgo en la sociedad, procurando la seguridad de las personas, bienes, inversiones y servicios, con la meta de alcanzar un desarrollo sostenible.

Mitigación: Aplicación de medidas para reducir el impacto negativo que provoca un suceso de origen natural, humano o tecnológico.

Municipalidad: Municipalidad de Curridabat persona jurídica estatal, con patrimonio propio y personalidad y capacidad jurídica plena.

Preparación: Conjunto de actividades y medidas tomadas previamente, para asegurar una respuesta anticipada y efectiva ante el impacto negativo de un suceso. Incluye, entre otras medidas: la emisión de alertas y el traslado temporal de personas y bienes de una localidad amenazada.

Prevención: Políticas, procesos de planificación, acciones y programas, tanto sectoriales como nacionales, regionales o locales, orientados a reducir y evitar el riesgo y los desastres.

Riesgo: Probabilidad determinada por estudios técnicos y científicos, de que la relación específica entre la amenaza, como factor físico y posible disparador y la vulnerabilidad como condición intrínseca de los seres vivos, las obras, los bienes y el entorno ambiental de ser susceptibles a los efectos de éste, generen el desastre. En consecuencia, la estimación del riesgo implica la identificación de los posibles agentes causantes, pero además, el cálculo del grado probable de daños y de pérdidas que pueden ocurrir. Los esfuerzos para evitarlos o controlarlos suponen actuar sobre las causas y sus efectos reconociendo el carácter histórico social de su origen.

Reconstrucción: Son las medidas finales que procuran la recuperación del área afectada, la infraestructura y sistemas de producción de bienes y servicios entre otros. En general, son acciones que contribuyen con la estabilización de las condiciones sociales, económicas y ambientales de las áreas afectadas por un desastre.

Rehabilitación: Son las acciones orientadas al restablecimiento de las líneas vitales (agua, vías de comunicación, telecomunicaciones, electricidad, otros), saneamiento básico, salud, asistencia alimentaria, reubicación temporal y cualquier otra que contribuya a la recuperación de la autosuficiencia y estabilidad de la población y el área afectada por una emergencia.

Respuesta: Son las acciones inmediatas que procuran el control de una situación para salvaguardar obras y vidas, evitar daños mayores y estabilizar el área de la región directamente impactada por un desastre.

Vulnerabilidad: Condición intrínseca de las personas, como colectividad y como seres individuales, de los demás seres vivos, de los bienes, las obras y el entorno ambiental, producto de desequilibrios en los procesos históricos del desarrollo humano, que determina el grado de exposición a la amenaza y la susceptibilidad de daños ante los sucesos de desastre. Determina también el grado de resistencia de las personas y demás agentes de ser afectadas y su capacidad para recuperarse.

La vulnerabilidad de la sociedad puede manifestarse a través de distintos componentes o elementos, cada uno resultado de un proceso social particular. Algunas de las manifestaciones o dimensiones prevalecientes de la vulnerabilidad se encuentran en la ubicación de población, producción e infraestructura en áreas de potencial impacto; la inseguridad estructural de las edificaciones; la falta de recursos económicos, de autonomía y de capacidad de decisión de la población; las familias, las comunidades o las unidades de producción, que les permiten hacer frente a contextos de amenaza o de recuperarse después del impacto de un evento físico determinado; la falta de una sociedad organizada y solidaria; la existencia de ideologías fatalistas y la ausencia de educación ambiental adecuada; la ausencia de instituciones y organizaciones que velen por la seguridad ciudadana y que promuevan la reducción y control de riesgo.

Deberes Municipales Gestión de Riesgo y Atención de Emergencias y Desastres

De igual forma, la Municipalidad atenderá, de forma oportuna, lo correspondiente a la gestión del riesgo y la atención de emergencias y desastres en el cantón; para tales efectos la Comisión Local de Emergencias elaborará un plan para atender la emergencia presentada; que incluirá un informe técnico de lo sucedido con la respectiva justificación de la inversión que debe realizarse y; el cual deberá ser sometido para aprobación por parte del Alcalde Municipal.

De los Objetivos de la Gestión de Riesgos y Atención de Emergencias y Desastres

• a)De Prevención y Mitigación: Contribuir con la reducción del riesgo generado por amenazas de origen natural, antrópico y tecnológico en el Municipio que afecten y causen pérdidas a la vida humana, la infraestructura, la actividad económica, social y ambiental.

Establecer alianzas estratégicas con el sector institucional, privado, comunal y ONG, orientadas hacia una gestión local conjunta para la reducción del riesgo por desastre en el Municipio. Además, generará procesos, programas y proyectos de prevención y mitigación en forma sostenida y permanente considerando los siguientes componentes:

• a)La investigación científica-técnica de las amenazas de origen natural, antrópico humano y tecnológico como insumo para la toma de decisiones en el ordenamiento urbano del cantón.

● Análisis de los elementos de vulnerabilidad como insumo a los procesos e intervención municipal en la reducción del riesgo.

● Manejo de información territorial, cartografía, de microzonificación de amenazas y aplicación del Sistema de Información Geográfico.

● Promoción y gestión comunitaria.

● Sensibilización, educación, capacitación, divulgación e información de la temática de riesgo a los funcionarios municipales y la población del Cantón de Curridabat.

● Regulación y control del riesgo urbano mediante la normativa vigente, el Plan Regulador Urbano y los mecanismos de control municipal.

● Valoraciones técnicas en sitios o áreas de riesgo para determinar la intervención municipal o coordinación con otras instituciones.

● Regulación y control del riesgo y la realización de estudios de auditoría de riesgo a los centros de trabajo municipal.

● Inversiones en obras de mitigación de acuerdo con el marco de competencia municipal.

• b)En los Preparativos y Respuestas: Fortalecer la capacidad de respuesta municipal del personal administrativo, técnico y operativo en el campo de la intervención municipal en situaciones de emergencia y desastres, mediante:

● Programas de capacitación y organización del personal administrativo, técnico y operativo en el campo de la intervención municipal en situaciones de emergencia y desastre.

● Disposición del Plan Local de Emergencias como protocolo en situaciones de emergencias y/o desastres.

● Respuesta o atención de la emergencia o desastre mediante la activación del Plan Local de Emergencias, a partir de la manifestación de un evento con afectación en el centro de trabajo, la población, el sistema o servicio en el Municipio. Como referencia, la intervención municipal no es de primera respuesta sino de rehabilitación y o construcción de los sistemas y servicios afectados.

• c)De Rehabilitación y Reconstrucción:

● Formular en caso de emergencia local el Plan de Inversión Institucional mediante un informe técnico que contenga diseño y presupuesto de la obra a utilizar en la rehabilitación y reconstrucción de los servicios e infraestructura entre otros.

La justificación del Plan de Inversión, se llevará a cabo de la siguiente forma:

Después de ocurrido un evento de emergencia y, según lo dispuesto por el artículo 5 de este reglamento, una vez elaborado el informe técnico de lo sucedido con la justificación de la inversión que debe realizarse; el Coordinador de la Comisión Local de Emergencias lo elevará a conocimiento del Alcalde Municipal para su respectiva aprobación.

De la comisión local de emergencias

Serán colaboradores directos de esta Comisión, así como miembros, las Jefaturas de Obras, Recolección de Desechos Sólidos, Patentes y el Cementerio y, cualesquiera otros colaboradores de diferentes áreas que designe el Alcalde Municipal; quienes trabajarán en todo momento bajo las normas y procedimientos que establece la Comisión Nacional de Emergencias en la atención de situaciones de emergencia.

Del procedimiento a emplear en la gestión del riesgo, emergencias y desastres

A nivel nacional, las declaratorias deben cumplir con los extremos contemplados en la Ley Nacional de Emergencias Nº 7914 del 28 de setiembre de 1999 y sus reformas y la Ley Nacional de Emergencias y Prevención del Riesgo Nº 8488.

Además, la Municipalidad a través de esa Comisión, se encargará de la coordinación con la Comisión Nacional de Prevención de Riesgo y Atención de Emergencias y las demás instituciones públicas, respecto de lo que le corresponda para la atención de tal situación.

Del actuar municipal en la atención y prevención de desastres

La Comisión Local de Emergencias, dependerá, según la Ley Nacional de Emergencias, en forma directa, del Alcalde Municipal, pudiendo ser delegada en la persona que él estime conveniente. Dicha Comisión verificará y dictaminará, con fundamento en criterios técnicos, la ocurrencia de una emergencia o la presencia de un riesgo.

• a)Mediante adquisición por la caja chica destinada para emergencias o desastres, por un monto definido, previo cumplimiento de los requisitos que estipule el Código Municipal y el Reglamento de Caja Chica vigente en la Municipalidad.
• b)Mediante los trámites de contratación administrativa que señala la ley y reglamento de esa materia.
• c)A través de los procedimientos extraordinarios o especiales que contemple la Ley de la Contratación Administrativa, el Reglamento General de la Contratación Administrativa y las directrices emitidas por la Contraloría General de la República.

Dichos fondos sólo podrán ser utilizados con autorización del Alcalde Municipal, previo criterio técnico de la Comisión Local de Emergencias, para sufragar todas las necesidades y gastos que sean producto directo o indirecto del acaecimiento de una emergencia o para su prevención.

Se considerarán gastos directos, el pago de horas extraordinarias realizado al personal municipal que tenga alguna participación en la atención del riesgo y/o emergencia que pudiera suscitarse fuera del horario normal de la institución. Dicho pago se realizará en la misma forma utilizada por la Municipalidad, debiéndose ajustar a las disposiciones legales y técnicas vigentes.

Dicho centro de operaciones estará bajo la autoridad del Coordinador Local de Emergencias.

Los interesados en dicha consulta pública, podrán hacer sus observaciones ante el Despacho del Alcalde Municipal de Curridabat, ubicado en el cuarto piso del Palacio Municipal.

Publíquese en el Diario Oficial La Gaceta, a efecto de conceder la audiencia pública que ordena el artículo 43 del Código Municipal.