Regulations for the Administration of the Aguirre Maritime-Terrestrial ZoneNormas para la Administración de la Zona Marítimo Terrestre de Aguirre

The Municipal Archive is an instrument for the organization and control of documents processed in the Municipality of Aguirre. It consists of a set of procedures for the classification, location, and controlled access of archived information.

The MTZ Archive is part of the Municipal Archive. Its preservation, custody, and control is the responsibility of the Maritime Terrestrial Zone Department.

A custodian shall be assigned for the archive and for the key or keys that allow access to it, who is responsible before the administration for the integrity and security of its contents. This designation shall be the responsibility of the Head of the MTZ Department, without prejudice to decisions made in this regard by their hierarchical superior.

To the extent possible, and without this being grounds for rejection, the case file (expediente) shall be composed of letter-size paper, printed or handwritten, and its folios (folios) shall be joined by stitching, following the system used for this purpose by the Judicial Archive.

The case files of this Archive shall be composed of a front cover and a back cover made of a material that guarantees their unity and preservation.

(*) (SINALEVI NOTE: In the publication of the Regulation, this article 3 appears immediately after article 4, so it is kept the same)

The front cover shall contain:

• a)Case file number.
• b)Date and time of application.
• c)Data of the applicant, whether an individual (persona física) or legal entity (persona jurídica).
• e)Location of the zone.
• g)Proposed use (aprovechamiento).
• h)Ecological environment.
• i)Place for notifications.
• j)Date of conclusion.

The case file number shall be recorded in the upper center of the front cover according to the consecutive number of the application and year. The consecutive numbering shall begin with the application and shall continue with the numbering of the folios accompanying it, in the order of presentation by the applicant, together with the date, time of receipt, and signature of the official.

The folios following the application and the documents accompanying it shall follow a successive order according to the date of receipt, regardless of the date of issuance, following the consecutive system established in the preceding article.

For the composition (conformación) of the case file, the following indications shall be followed:

a. Each folio shall contain in its upper right corner the respective foliation number. The original documents and certified copies of other documents shall be foliated (foliarán), whether photostatic, carbon, or obtained by another means of reproduction accepted by the legal system, with an indication of the reason that prevents having the original.

c. The case file shall be composed of a single set of the original documents and the certified copies that must be added. Duplicates of original documents shall not form part of the case file, nor shall copies intended for the involved parties that had not been collected by them at the time the file (legajo) is sent to its archive.

The archive shall be located in a place that guarantees its adequate custody and limited access. The documents that constitute the archive must be safeguarded in a preferably metallic piece of furniture with lockable closures.

However, the System requires consecutive numbering, so it has been created, but without text).

Access to the archive is restricted; therefore, the custodian must keep written control of those who request it. In the case of legal entities, the applicant must provide a current certification that authorizes them to act.

The following are legitimated (legitimados) to consult the archive:

• 1)Authorized municipal personnel.
• 2)The parties.
• 3)Public Institutions.
• 4)Third parties who demonstrate public interest.

Regarding the authorized personnel referred to in the preceding article, this means the Municipal Council, the Mayor, the Head of the MTZ Department, or the person in charge of the Department in their absence.

The consultation must be made in the presence of the official in charge. The use of pencil to make notes shall be permitted, and under no circumstances may these be made on the archive documents. If the applicant wishes to photocopy case files, documents, or parts thereof, they must indicate the document or documents, provide the value of the copies, and collect them within a time that will depend on the availability of the resource and the presence or absence of other requests.

Except for authorized personnel, no applicant may transfer case files or documents from this archive outside the premises assigned for consultation. When their transfer is requested for justified reasons, the authorized person must indicate their name and position, the justifying reason or reasons, and the place of destination. In cases of fortuitous event or force majeure (caso fortuito o fuerza mayor), the transfer of the case files or documents may not exceed the daily working hours of the municipal offices that serve the public.

(SINALEVI NOTE: In the publication of this Regulation, Article No. 14 was recorded twice)

In case of multiple requests, these shall be attended in the following order:

• 1)The Municipal Council.
• 2)The Mayor.
• 3)The Head of the MTZ Department.
• 4)The parties.
• 5)Public institutions related by law to procedures related to the MTZ.
• 6)Third parties with legitimate interest for reasons of particular impact or public interest.

All the foregoing without prejudice to orders for the seizure of documents that may be issued by jurisdictional authorities.

The Council Agrees: To approve the Manual for the Administration of the Archive of the Maritime Terrestrial Zone and to process its respective publication in the Official Gazette La Gaceta. Firm Agreement with Dispensation of Processing. 5 votes.

Quepos, May 21, 2007.

El Archivo Municipal es un instrumento de organización y control de los documentos tramitados en la Municipalidad de Aguirre. Consiste en un conjunto de procedimientos para la clasificación, ubicación y acceso controlado de la información archivada.

El Archivo de la ZMT es parte del Archivo Municipal. Su conservación, custodia y control es responsabilidad del Departamento de Zona Marítimo Terrestre.

Se asignará un encargado del archivo y de la llave o llaves que permiten su acceso, quien es responsable ante la administración de la integridad y seguridad de su contenido. Esta designación estará a cargo del Jefe del Departamento de ZMT, sin perjuicio de las decisiones que al respecto realice su superior jerárquico.

En lo posible, y sin que esto sea motivo de rechazo, el expediente se conformará con papel tamaño carta, impreso o manuscrito y sus folios se unirán mediante cosido, siguiendo el sistema que para el efecto lleva el Archivo Judicial.

Los expedientes de este Archivo se compondrán de una portada y una contraportada de un material que garantice su unidad y conservación.

(*) (NOTA DE SINALEVI: En publicación del Reglamento aparece este artículo 3 inmediatamente después del artículo 4 por lo que se mantiene igual)

La portada contendrá:

• a)Número de expediente.
• b)Fecha y hora de solicitud.
• c)Datos del solicitante, sea persona física o jurídica.
• e)Ubicación de la zona.
• g)Propuesta de aprovechamiento.
• h)Entorno ecológico.
• i)Lugar para notificaciones.
• j)Fecha de conclusión.

El número de expediente se consignará en la parte superior central de la portada según consecutivo de solicitud y año. El consecutivo iniciará con la solicitud y continuará con la numeración de los folios que la acompañan, según orden de presentación por parte del solicitante, junto a la fecha, hora de recepción y firma del funcionario.

Los folios siguientes a la solicitud y documentos que la acompañan, seguirán un orden sucesivo según fecha de recibido, sin importar la fecha de emisión, siguiendo el sistema consecutivo establecido en el artículo anterior.

indicaciones:

a. Cada folio contendrá en su esquina superior derecha el número respectivo de foliatura. Se foliarán los documentos originales y copias certificadas de otros documentos, ya sean fotostáticas, al carbón, u obtenidas por otro medio de reproducción aceptado por el ordenamiento jurídico, con indicación del motivo que impide contar con el original.

c. El expediente se conformará con un único juego de los documentos originales y las copias certificadas que deban agregarse. No formarán parte del expediente los duplicados de documentos originales, ni las copias destinadas a las partes involucradas que no hubieren sido retiradas por éstas al momento de enviar el legajo a su archivo.

El archivo se ubicará en un lugar que garantice su adecuada custodia y acceso limitado. Los documentos que constituyen el archivo deberán resguardarse en un mueble preferiblemente metálico con cierres bajo llave.

No obstante el Sistema exige una numeración consecutiva, por lo que se ha creado el mismo, pero sin texto).

El acceso al archivo es restringido, por lo tanto, el encargado debe llevar un control escrito de quienes lo solicitan. Tratándose de personas jurídicas, el solicitante deberá aportar certificación vigente que lo faculte para actuar.

Están legitimados para consultar el archivo:

• 1)El personal municipal autorizado.
• 2)Las partes.
• 3)Las Instituciones Públicas.
• 4)Los terceros que demuestren interés público.

Respecto del personal autorizado referido en el artículo anterior, entiéndase el Concejo Municipal, el Alcalde, el Jefe del Departamento de ZMT o bien el encargado del Departamento en ausencia de éste.

La consulta deberá hacerse en presencia del funcionario encargado. Se permitirá el uso de lápiz para hacer anotaciones y en ningún caso estas podrán hacerse sobre los documentos del archivo. Si el solicitante desea fotocopiar aportar el valor de las copias y retirarlas en un tiempo que dependerá de la disponibilidad del recurso y la presencia o no de otras solicitudes.

Salvo el personal autorizado, ningún solicitante podrá trasladar expedientes o documentos de este archivo fuera del recinto asignado para consulta. Cuando se solicite su traslado por razones justificadas, el autorizado deberá indicar nombre y cargo, la razón o razones que lo justifican y el lugar de destino. En casos de caso fortuito o fuerza mayor, el traslado de los expedientes o documentos no podrá ser mayor a la jornada laboral diaria de las oficinas municipales que atienden público.

(NOTA DE SINALEVI En la publicación de este Reglamento se consignó dos veces el artículo N° 14)

En caso de varias solicitudes, éstas se atenderán con el siguiente orden:

• 1)El Concejo Municipal.
• 2)El Alcalde.
• 3)El Jefe del Departamento de ZMT.
• 4)Las partes.
• 5)Instituciones públicas relacionadas por ley a procedimientos relativos a la ZMT.
• 6)Terceros con interés legítimo por razones de afectación particular o interés público.

Todo lo anterior sin perjuicio de las órdenes de secuestro de documentos que puedan emitir las autoridades jurisdiccionales.

El Concejo Acuerda: Aprobar el Manual para la Administración del Archivo de la Zona Marítimo Terrestre y tramitar su respectiva publicación en el Diario Oficial la Gaceta. Acuerdo Firme con Dispensa de Trámite. 5 votos.

Quepos, 21 de mayo del 2007.