Regulation for the Distribution of Coffee Seedlings for the Coffee Plantation Renewal ProjectReglamento para la Distribución de Almácigo para el Proyecto de Renovación de Plantaciones de Café

• a)Renovation of exhausted plantations.
• b)Replacement of varieties not authorized by ICAFE.
• c)New planting areas.

(As amended by agreement No. 6 taken in session No. 1768 of December 17, 2008)

General Provisions

• a)Coffee nursery stock: A coffee plant from six months to one year of age, produced under technical criteria of mass reproduction and with certified seed.
• b)Internal Audit: Unit that operates under the responsibility and immediate direction of the internal auditor.
• c)Coffee processing plant (beneficio de café): A coffee processing plant using the wet process, primary or auxiliary, duly registered with ICAFE.
• d)Executive Directorate: Unit directly in charge of the Executive Director and the Deputy Executive Director of ICAFE.
• e)Technical Management: Administrative area of ICAFE that groups the technical units of research and transfer, development, and services provided by ICAFE.
• f)ICAFE: Instituto del Café de Costa Rica.
• g)Regional Offices (oficinas regionales): Decentralized technical units of the Instituto del Café de Costa Rica whose main function is the representation of the Instituto del Café de Costa Rica at the regional level of influence, as well as exercising the functions of research, technology transfer, and service provision to the regional coffee sector.
• h)Coffee producer: Any natural or legal person who possesses, with the right to exploit under any legitimate title, a coffee plantation.
• i)Coffee plantation renovation project: It is an initiative of ICAFE to contribute to national coffee farming for the renovation of exhausted plantations, the replacement of unauthorized varieties, or the planting of new coffee areas.

(As amended the previous subsection by agreement No. 6 taken in session No. 1768 of December 17, 2008) j) Application (solicitud): Document provided by ICAFE by means of which the producer requests nursery stock.

• k)Financial Unit (Unidad Financiera): Administrative unit in charge of executing the accounting and budgetary process; it must also oversee the administrative collection and payment management and the correct use of funds.
• l)Technicians: Agronomist engineers and mid-level technicians in agronomy.

The following definitions shall be understood:

Renovation: Changing exhausted areas.

Replacement: Changing of non-authorized varieties.

New planting: Expansion of coffee areas.

(As amended by agreement No. 6 taken in session No. 1768 of December 17, 2008)

Aspects for the compliance and application of this Regulation

• a)Be registered in the ICAFE producer registry (nomina de productores).
• b)Complete the project entry application (solicitud) at the ICAFE Regional Offices (oficinas regionales) or at the coffee processing plants (beneficios de café).
• c)Be willing to receive and follow the technical recommendations by the ICAFE professionals located in the ICAFE Regional Offices (oficinas regionales).
• d)The beneficiary must pay, at the time of delivery of the coffee nursery stock, 50% of the production cost that ICAFE sets per plant. In addition, they must sign a promissory note (letra de cambio) for the remaining 50% of the production cost of the plants sold, which would become effective if the Producer does not follow the recommendations given, if there is neglect or abandonment of the areas planted as a result of this program, and they would not be eligible for new projects. This promissory note (letra de cambio) becomes void from the second year after the planting of the delivered nursery stock. The Producer who is verified to have resold, and the one who buys (as a result of this resale) the nursery stock, will lose the right to be beneficiaries of this project in the future, and the collection of the promissory note (letra de cambio) will be applied to the one who resells.

(As amended by agreement No. 6 taken in session No. 1768 of December 17, 2008)

(As amended by agreement No. 6 taken in session No. 1768 of December 17, 2008)

Said applications may be picked up at the ICAFE Regional Offices (oficinas regionales) as well as at all coffee processing plants (beneficios de café), for which ICAFE will make the respective forms available to the processing plants (beneficios). In the case of the forms processed through the coffee processing plants (beneficios de café), these will forward them to the ICAFE Regional Offices (oficinas regionales) of the zone where they are located in order to corroborate the requirements.

• a)The producer's capacity to attend to the areas to be renovated, replaced, or expanded.
• b)Evaluation of the areas to be planted against the plants requested in relation to appropriate planting densities for the zone, according to the criteria of the ICAFE Technicians.
• c)Work carried out on the lot subject to renovation, replacement, or expansion.
• d)Agronomic condition of the farm.
• e)In the case of previous beneficiary Producers, the condition of the area where plants acquired through this program were used will be reviewed.
• f)The Technician in charge of the supervision and analysis of applications (solicitudes) must provide a report to the Regional Management (Jefatura de la Regional) and recommend the number of plants to be delivered. This official must fill out a logbook of the evaluations carried out.

(As amended by agreement No. 6 taken in session No. 1768 of December 17, 2008)

(As amended by agreement No. 6 taken in session No. 1768 of December 17, 2008)

The allocation of nursery stock to applicant producers must be communicated to the producer no later than the last week of February to March according to the climatic characteristics of the zone.

Internal control aspects

For this, the engineer in charge of supervision must fill out a control logbook of the activities carried out.

When the returns of these promissory notes (letras de cambio) are made, the regional office must leave a record of the act and send the corresponding report to the Financial Unit (Unidad Financiera).

(As amended by agreement No. 6 taken in session No. 1768 of December 17, 2008)

Other Provisions

Approved by the Board of Directors (Junta Directiva) of ICAFE by agreement No. 18 of session No. 1678 held on April 11, 2007.

San José, April 17, 2007.

• a)Renovación de plantaciones agotadas.
• b)Sustitución de variedades no autorizadas por ICAFE.
• c)Nuevas áreas de siembra.

(Así reformado mediante acuerdo N° 6 tomado en sesión N° 1768 del 17 de diciembre de 2008)

• a)Almácigo de café: Planta de café de seis meses a un año de edad, producida bajo criterios técnicos de reproducción masiva y con semilla certificada.
• b)Auditoría interna: Dependencia que funciona bajo la responsabilidad y dirección inmediata del auditor interno.
• c)Beneficio de café: Planta beneficiadora de café en proceso húmedo, principal o auxiliar, debidamente inscrita en el ICAFE d) Dirección ejecutiva: Dependencia directamente a cargo del Director Ejecutivo y del Subdirector Ejecutivo del ICAFE.
• e)Gerencia técnica: Área administrativa del ICAFE que agrupa las unidades técnicas de investigación y transferencia, desarrollo y servicios, que brinda el ICAFE.
• f)ICAFE: Instituto de Café de Costa Rica.
• g)Oficinas regionales: Unidades técnicas descentralizadas del Instituto del Café de Costa Rica cuya función principal es la representación del Instituto del Café de Costa Rica a nivel de la región de influencia, así como ejercer las funciones de investigación, transferencia de tecnología y prestación de servicios al sector cafetalero regional.
• h)Productor de café: Todo aquella persona física como jurídica, que posea con derecho a explotar por cualquier título legítimo, una plantación de café.
• i)Proyecto de renovación de plantaciones de café: Es una iniciativa del ICAFE, para contribuir con la caficultura nacional, para renovación de plantaciones agotadas, la sustitución de variedades no autorizadas o la siembra de nuevas áreas de café.

(Así reformado el inciso anterior mediante acuerdo N° 6 tomado en sesión N° 1768 del 17 de diciembre de 2008) j) Solicitud: Documento suministrado por el ICAFE por medio del cual el productor solicita almácigo.

• k)Unidad financiera: Unidad administrativa encargada de ejecutar el proceso contable y presupuestario, además debe velar por la gestión de cobro y pago administrativo y por el correcto uso de los fondos.
• l)Técnicos: Ingenieros agrónomos y técnicos medios en agronomía.

Entiéndase las siguientes definiciones:

Renovación: Cambiar áreas agotadas.

Sustitución: Cambio de variedades no autorizadas.

Siembra nueva: Ampliación áreas de café.

(Así reformado mediante acuerdo N° 6 tomado en sesión N° 1768 del 17 de diciembre de 2008)

Aspectos para el cumplimiento y aplicación de este Reglamento

• a)Estar registrado en la nomina de productores de ICAFE.
• b)Llenar la solicitud de ingreso al proyecto en las oficinas regionales del ICAFE o en los Beneficios de café.
• c)Estar dispuesto a recibir y acatar las recomendaciones técnicas por parte de los profesionales del ICAFE ubicados en las oficinas regionales del ICAFE.
• d)El beneficiario debe cancelar al momento de la entrega del almácigo de café, el 50% del costo de producción que fije ICAFE por planta. Además, deberá firmar una letra de cambio por el 50% restante del costo de producción de las plantas vendidas, la cual se haría efectiva si el Productor no acata las recomendaciones dadas, si existiera descuido o abandono de las áreas sembradas fruto de este programa y no sería sujeto para nuevos proyectos. Queda sin valor esta letra de cambio a partir del segundo año de la siembra del almácigo entregado. Al Productor que se constate que revenda y al que compre (producto de esta reventa) el almácigo, perderán el derecho a ser beneficiarios en el futuro de este proyecto, y se le aplicara el cobro de la letra de cambio al que revende.

(Así reformado mediante acuerdo N° 6 tomado en sesión N° 1768 del 17 de diciembre de 2008)

(Así reformado mediante acuerdo N° 6 tomado en sesión N° 1768 del 17 de diciembre de 2008)

Dichas solicitudes se podrán retirar en las Oficinas Regionales del ICAFE así como en los todos los Beneficios de café, para lo cual el ICAFE pondrá a disposición de los Beneficios los formularios respectivos. En el caso de los formularios tramitados por medio de los Beneficios de café, éstos los remitirán a las oficinas Regionales del ICAFE de la zona donde se encuentran a fin de corroborar los requisitos.

• a)Capacidad del productor para atender las áreas a renovar, sustituir o ampliar su área.
• b)Evaluación de las áreas a sembrar contra las plantas solicitadas en relación a densidades de siembras apropiadas para la zona, según el criterio de los Técnicos del ICAFE.
• c)Labores realizadas en el lote motivo de renovación, sustitución o ampliación.
• d)Condición agronómica de la finca.
• e)En el caso de Productores beneficiarios anteriores, se revisará el estado del área donde se utilizaron plantas adquiridas a través de este programa.
• f)El Técnico a cargo de la supervisión y análisis de solicitudes, deben brindar un informe a la Jefatura de la Regional y recomendar el número de plantas a entregar. Este funcionario deberá llenar una bitácora de las evaluaciones realizadas.

(Así reformado mediante acuerdo N° 6 tomado en sesión N° 1768 del 17 de diciembre de 2008)

(Así reformado mediante acuerdo N° 6 tomado en sesión N° 1768 del 17 de diciembre de 2008)

La asignación de almácigos a los productores solicitantes debe comunicársele al productor a más tardar la última semana de febrero a marzo según las características climáticas de la zona.

Aspectos de control interno

Para esto el ingeniero a cargo de la supervisión deberá llenar una bitácora de control de las actividades realizadas.

Cuando se realicen las devoluciones de estas letras de cambio, la oficina regional deberá dejar constancia del acto y remitir el reporte correspondiente a la Unidad Financiera.

(Así reformado mediante acuerdo N° 6 tomado en sesión N° 1768 del 17 de diciembre de 2008)

Otras disposiciones

Aprobado por la Junta Directiva del ICAFE mediante acuerdo Nº 18 de la sesión Nº 1678 celebrada el 11 de abril del año 2007.

San José, 17 de abril del 2007.